Manual Autorizaciones SBO

Sap Business One Exxis S.A.

Autorizaciones

Usted usa esta función para definir las autorizaciones del usuario de SAP Business One. Al escoger cualquier combinación de autorizaciones de los usuarios Administradores-quién tiene todas las autorizaciones-y usuarios con el despliegue diferente y autorizaciones de cambio en las aplicaciones diferentes a usuarios que no tienen ninguna autorización del sistema en absoluto. Cuando usted define una autorización, usted escoge entre conceder el despliegue autorización, concediendo la autorización de cambio, o excluyendo a un usuario de una función en total. Usted también define si un usuario es autorizado para realizar cierto las acciones-por ejemplo, otorgar un descuento en una cantidad específica, cambiar, los precios, acceder las cuentas confidenciales, y así sucesivamente. Las descripciones de las autorizaciones son auto explicativas. Las funciones de los menús de la aplicación son idénticas a la lista de autorizaciones. Usted puede completamente defina la autorización de un usuario para la función Cotización, por ejemplo.

Hay también funciones específicas, como el Despliegue de las Cuentas Confidenciales, Confirme la Desviación de Línea de Crédito, o Confirme la Entrada con los Dineros Múltiples para los documentos de contabilidad. Esto le permite que defina en detalle exactamente qué acciones un usuario es autorizado para realizar. Otro ejemplo de posibles autorizaciones es el acceso a ciertos grupos de rangos del número de folios. Si usted ha definido el número diferente los rangos para los tipos del documento (vea la Enumeración de los Documentos), usted puede usar el grupo de un rango del número para restringir el acceso a los documentos. Usted puede especificar, por ejemplo, que un usuario puede acceder sólo algunos grupos de un cierto número el rango. El acceso a los grupos de otros rangos del número puede limitarse o puede negarse completamente. Además de las autorizaciones, usted puede definir también los procedimientos de autorización para el comprador y transacciones de las ventas en el sistema (vea los Procedimientos del autorización). Si un usuario es autorizado para agregar una factura aun cuando esto excedería al cliente por ejemplo, límite del crédito entonces un procedimiento del autorización adicional puede activarse aquí eso puede usarse siempre que el límite del crédito se exceda por un específico sume, por ejemplo.

Antes de que usted pueda definir las autorizaciones, usted tiene que definir los usos en primero el sistema (vea Definiendo a los Usuarios). Cuando usted define a un usuario, usted también especifica si ese usuario será un usuario Administrador o no. Si el usuario es un usuario Administrador, él o ella automáticamente tiene la autorización llena para todas las funciones en el sistema. Usted no puede cambie las autorizaciones para este tipo de usuario. Por consiguiente, si usted quiere restringir un las autorizaciones de usuario, usted no debe definir a ese usuario como un usuario administrador. Generalmente, un el usuario puede ejecutar sólo las funciones y acciones para que él o ella son autorizado. Usuarios que no son marcados como los usuarios administradores no tienen la autorización para el as autorizaciones funcionan. Esta función no se despliega para las usuarias de este tipo.

Esta sección describe cómo definir las autorizaciones para los usuarios del sistema.

Cuando usted escoge las Autorizaciones, el sistema abre la ventana siguiente:

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La lista de usuarios definidos aparece en la izquierda. Cuando usted hace clic en la fila para un usuario, las autorizaciones correspondientes aparecen al derecho. Las autorizaciones específicas del usuario para las funciones y aplicaciones se despliegan el lado derecho de la lista. Usted puede conceder o puede restringir las autorizaciones para las opciones de grupo. Usted también puede definir o puede restringir las autorizaciones diferentes para las funciones individuales en una aplicación. Haga clic en el triángulo anaranjado a la izquierda de una aplicación en la lista a extienda al próximo nivelado de autorizaciones.

En el ejemplo anterior, la ventana siguiente aparece:

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Mostrar o esconder todas las funciones de una aplicación en seguida, haga clic Expanda o Minimice, respectivamente.

Una vez usted ha hecho clic en un usuario seleccionar, usted puede desplegar y puede cambiar las autorizaciones correspondientes. Si el usuario es un usuario administrador, usted no puede cambiar las autorizaciones. Los usuarios administradores aparecen en gris en la lista.

Los niveles de la autorización siguientes se han definido:

La Autorización TotalCuando usted asigna esta autorización para una función o aplicación a un usuario, ese usuario tiene el acceso Total, es decir, el despliegue y las sub. Carpetas tiene acceso el usuario.En el ejemplo anterior, usuario gbl tiene la autorización total para las Parametrizaciones de documentos.

Ninguna Autorización Cuando usted asigna esta autorización para una función o aplicación a un usuario, ese usuario no tiene el acceso a esa aplicación o función. En el ejemplo anterior, usuario gbl no tiene ninguna autorización para el La aplicación Utilidades.

Sólo LecturaCuando usted asigna esta autorización a un usuario, que el usuario sólo tiene el despliegue la autorización para esta función, pero no la autorización de Modificación. En el ejemplo anterior, usuario gbl ha leído la autorización para el Defina La función de Parametrizaciones Generales.

Permisos Varias autorizacionesCuando usted asigna esta autorización para una función o aplicación a un usuario, ese usuario tiene varias autorizaciones para las funciones de esa aplicación. En el ejemplo anterior, usuario gbl tiene las autorizaciones diferentes para el La aplicación Gestión.

Para conceder la autorización total a un usuario para todas las funciones en todas las aplicaciones, haga clic en el botón de la Autorización total al fondo de la ventana.

Para conceder solo lectura la autorización a un usuario para todas las funciones en todas las aplicaciones, Pulse el botón permiso solo lectura al fondo de la ventana. El usuario puede entonces despliegue todos los datos en el sistema, pero no puede hacer ningún cambio.

Si usted no quiere conceder cualquier autorización para cualquier función en cualquiera la aplicación, haga clic el No el botón de la Autorización al fondo del la ventana. El usuario no podrá desplegar o cambiar cualquiera de los datos.

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Para cambiar la autorización de un usuario para una función o una aplicación completa, solo-pulse el botón la autorización en la lista al derecho. Una caja de lista aparece con las posibles autorizaciones para la función o aplicación.

Cuando usted concede una autorización para una aplicación o una función del menú padre, la autorización se copia automáticamente a todas las funciones del hijo. Si usted no conceda Ninguna Autorización para la aplicación de las Ventas, por ejemplo, el usuario no tendrá ninguna autorización para cualquier función en la aplicación completa. Si usted concede la Autorización completa para la función de padre de Definición en la aplicación de administración, el usuario tendrá acceso completo y modificación la autorización para las definiciones que aparecen aquí.

Máximo Descuento, especifique el descuento máximo a que el usuario es autorizado entre el maestro de clientes o documentos de las ventas.

Use el campo del Encriptación Usted puede definir la codificación para un usuario para los datos confidenciales siguientes en el sistema.

Cuando usted define la codificación, los caracteres puestos en código se despliegan en cambio de los dedos reales y caracteres. Las Autorizaciones copiando para Otro usuario Una vez usted ha definido las autorizaciones para un usuario, usted necesita a menudo copiar esto el perfil de la autorización para otros usuarios. Por ejemplo, usted puede conceder el mismo las autorizaciones a todos los empleados que trabajan en el mismo departamento. Para evitar tener que definir las autorizaciones para cada usuario, usted puede copiar las autorizaciones de un usuario a otro usuario.

Proceda como sigue: 1. entre en el nombre del usuario cuyo autorizaciones que usted quiere copiar.

Mantenga presionado el botón del ratón hasta que un rectángulo aparezca alrededor del nombre del usuario.

2. entonces arrastre el rectángulo al nombre del usuario a quien usted quiere a conceda las autorizaciones.

3. Suelte el botón el botón del ratón. 4. El sistema le pregunta si desea confirmar el funcionamiento de la copia. 5. escoge OK para confirmar el funcionamiento.

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6. Las autorizaciones se copian completamente a cualquier usuario.

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Licencia de la aplicación

Las Licencias de SAP Business One usa un modelo llamado Autorización por Usuario Nombrado. Bajo este modelo el usuario se le asigna por el nombre del usuario. Cada usuario puede conseguir uno de lo siguiente

Tres opciones de la autorización:

El Elemento esencial que incluye formularios que no requieren una llave de la licencia. Por ejemplo, Cambio de compañía

El CRM-ventas, Oportunidades de las Ventas y módulos de Dirección de Contacto. CRM-servicio, el módulo de Dirección de Servicio.El Profesional, incluye toda la funcionalidad de Sap Business One.

Las opciones de la autorización no se conectan a una base de datos de la Compañía específica. Esto significa que un usuario con una licencia Profesional, por ejemplo, puede acceder a cualquier base de datos de la Compañía con el mismo usuario y tiene la misma licencia. Usando el mismo username, usted puede acceder a más de una compañía al mismo tiempo.

Los detalles del mapa siguientes que la funcionalidad incluyó en cada opción de la licencia. Use este mapa para planear el número de licencias requirió de cada opción basada en sus necesidades del cliente.

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Módulo/Funcionalidad Add-OnBasic

CRMSales

CRMService

Profesional

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Administración Seleccionar Sociedad Definir Tipos de Cambio de Moneda Extranjera

Inicialización sistema Cambio Contraseña Autorizaciones Definición de Sistema Definir Oportunidades de Socios Definir Oportunidades de Competidores Definir Relaciones de Oportunidades Editar Plan de cuentas Procedimiento Aprobación Reporte Procedimiento Aprobación Administración Alertas Mensajes/Alerta Overview Crear y Editar plan de Cuenta Crear entrada de diario

Finanzas Plantillas de ContabilizaciónAnular Transacciones Administración Tipos de Cambio Conversión en entrada de diario Edición de plantillas Administrar Presupuestos Costeo Reportes Financieros Balance General Balance de Comprobación Informe Perdida y Ganancia Reporte documento diario

Oportunidad de Ventas

Crear oportunidad de venta

Generar reporte oportunidades venta Ventas – C/C Crear ventas todos documentos

Crear Cotizaciones Crear Orden Crear Entregas Crear Devoluciones Crear Documento Prepagado Crear Factura Prepagada Crear Factura Crear Factura + Pago Crear Nota de Crédito Crear factura Reversa Reporte de Venta Impresión documento

Compras – C/P Crear todos los documentos de compra Orden de Compra Reporte de Compras Valores Agregados

Socios de Negocio

Datos de socios de negocio

Actividades Reporte socio negocio Calendario

Banco Entrada y Salida de Pagos Depositar Cheques tarjetas Reconciliación Bancos Reconciliación Interna Administración Tarjetas de Crédito Administración de Cheques Facturas de Cambio Creación Automática de Pagos

Inventario Datos maestros Artículos Crear Series y Lotes Crear y Actualizar Lista de precio Transacciones Inventario Conteo Stock

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Escoger y Empacar Reporte Inventario

Producción Definir BOM Crear y procesar ordenes de Producción

Actualizar lista de precio padre Reporte Producción

MRP Definir presupuesto de producción Generar recomendaciones Y ordenes de compra Automáticamente Informe de recomendaciones

Servicios Crear y procesar llamados de servicios Seguimientos Crear contratos de servicios Building solutions knowledge base Informe de servicios

Recursos Humanos

Datos de empleados

HR reporte Reportes Generar consultas por usuarios General Búsqueda avanzada

Definición de campos Definición de tablas Menú de usuario Acceso directos Configuración formulario Mensajes alertas Seleccionar & Arrastrar

Administración de la licencia

Sap Business One permite manejar fácilmente y asignar las licencias a los usuarios. La administración de la licencia incluye asignar las licencias a los usuarios, mientras viendo el formulario, el archivo de la licencia, importando un nuevo archivo de la licencia, y modificando el servidor de la licencia.

Licencias asignadas

Asigne la licencia en la etiqueta de la Configuración de la ventana de Administración de Licencia. Asignando las licencias requiere los permisos de Administrador Sap Business One.

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Para asignar las licencias: 1. asegúrese todos los usuarios están desconectados a Sap Business One. Usted no

será capaz asignar o modificar las licencias a los usuarios mientras estén conectados.

2. escoge el icono de la Cerradura para impedirles a los usuarios conectar al servicio de la licencia durante la asignación. Otros administradores podrán continuar asignando las licencias.

3. escoge actualizar para conseguir los más recientes estados de licencias disponibles.

4. en la etiqueta de la Configuración, seleccione al usuario usted quiere y escoge la licencia requerida bajo el La columna usada. El número de licencias es compartido entre todas las bases de datos de la Compañía conectadas al mismo servicio de la licencia. Por consiguiente, la columna Disponible puede mostrar lo a menos licencias que qué espere al anotar adelante a una Compañía específica.

5. escoge la Actualización para ahorrar sus escenas.

Información de la Licencia

Usted puede ver la información de su Archivo de la Licencia actual en la etiqueta de Propiedades de la Licencia

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De las Licencias, escoja una opción de la licencia. La información para cada opción incluye:

Total el número de licencias Numero de licencias disponibles Comienzo y fecha de expiración

Cambio de licencia

En la ventana de Administración de Licencia, usted puede modificar la máquina de servidor de licencia escogiendo y seleccionando la máquina requerida de la ventana que abre. Cambiando el servidor de la licencia afecta todas las bases de datos de la Compañía conectadas a este servidor. El cambio se reflejará en el próximo acceso a la compañía.

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Propiedad de los datos en SBO 2004

La Propiedad de los datos les permite a gerentes determinar qué documentos pudieran verse y ser actualizados por los usuarios regulares en SAP Business One. La propiedad de los datos sólo es pertinente para usuarios que no han sido definidos como Super Usuarios en la ventana de Definición de Usuarios. De esta manera, gerentes (es decir los super usuarios) puede controlar los datos accesibles a cada uno de sus empleados. Una autorización puede concederse para cada tipo del documento e incluso al nivel del documento. La propiedad de los datos se mantiene según los datos definidos para sus empleados en el módulo de Recursos Humanos, por consiguiente es muy recomendado leer el documento de Recursos Humano antes de definir la propiedad de los datos en su compañía.

Definiciones Iniciales 1. Inicializando la Propiedad de los Datos en su compañía. 2. Definiendo a los usuarios. 3. Asignando una licencia para cada usuario.4. Definiendo a los empleados en el módulo de los Recursos Humano:

a. Defina a los empleados en la ventana de Datos Maestros de Empleados.

b. Definiendo a usuarios que funcionan como Empleados de las Ventas en el módulo de Recursos Humanos.

c. Definiendo a un gerente directo para cada empleado.d. Vincule los empleados a los departamentos y Sucursales.e. Vincule los empleados a los equipos que requiere.

5. Defina las autorizaciones generales para cada usuario regular. 6. Defina las autorizaciones de propiedad de datos pertinentes para cada empleado. 7. Defina las excepciones de propiedad de datos si requirió.

Iniciando la Propiedad de los DatosPara inicializar la propiedad de los datos en su compañía, ir a Gestión → Inicialización Sistema → Autorizaciones → Excepciones Propiedad Datos:

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En esta ventana, verifique el flag Activo Filtrado Propiedad y haga clic en la Actualización.Definición de EmpleadosContrariamente a las autorizaciones generales estas pueden concederse al nivel funcional del usuario, las autorizaciones de propiedad de datos se conceden para los empleados definidos en el módulo de los Recursos Humanos.

Recursos Humanos → Datos Maestros Empleado

Para trabajar con las autorizaciones de propiedad de datos, es necesario definir los datos siguientes para los empleados pertinentes:

Código Usuario - seleccione un código de usuario correspondiente bajo Definiciones → General → Definición Usuarios. Note que este campo es obligatorio por trabajar con la propiedad de los datos.

Empleado de Ventas - en caso de que un empleado funcione como un empleado de ventas en su compañía, usted necesita especificar a su empleado de ventas bajo Definiciones → Generales → Definir Empleados de Venta. Marque la última fila en blanco e ingrese el empleado de ventas correspondiente o seleccione Definir Nuevo para definir uno nuevo. En el ejemplo anterior, el empleado de ventas Ruth Jefferson se selecciona en el campo de Empleado de Ventas, estableciendo así una conexión entre los datos del maestro de empleado de Ruth y sus empleados de ventas que pueden unirse a las ventas y los documentos de adquisición.

Director – seleccione el Director del empleado actual. Note que solo los empleados existentes estarán disponibles para la selección.

Departamento Sucursal Los equipos - usted puede definir a los empleados como miembros del equipo o

líder del equipo, bajo la etiqueta de la página "Miembros".

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Autorizaciones

Autorización GeneralAntes de que usted empiece a definir las autorizaciones de propiedad de datos, asegúrese de conceder autorizaciones funcionales a los usuarios regulares en su compañía. Estas autorizaciones funcionales determinan si un usuario puede abrir documentos, informes y varias ventanas en Solo Lectura, Autorización Total o nada.Estas Autorizaciones pueden ser definidas bajo Gestión → Inicialización Sistema → Autorizaciones → Autorización General:

Mapa de Jerarquías de empleadoEl mapa siguiente se usará por demostrar cómo la funcionalidad de propiedad de datos se maneja en SAP Business One:

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Tipos de PropiedadesLa propiedad de los datos se basa en las relaciones entre los empleados de la compañía. Los tipos de propiedades son:

1. Par - este tipo de propiedad describe las relaciones entre todos los empleados que tienen el mismo gerente directo. Una autorización Par permite a un empleado acceder a los documentos poseídos por uno de sus pares. En el mapa anterior, Bill Levine y Sophie Klogg son los pares.

2. Director - este tipo de propiedad permite definir para el empleado su Gerente directo. Una autorización Director le permite a un empleado acceder a los documentos poseído por su gerente directo. En el mapa anterior, Daniel Jordan es el gerente directo de Bill Levine y Sophie Klogg.

3. Subordinado - este tipo de propiedad puede definirse para todos los empleados que trabajen directamente bajo el mismo empleado. Una autorización Subordinado permite a un empleado acceder a los documentos poseídos por todos sus empleados subordinados. En el mapa anterior, Bill Levine y Sophie Klogg son subordinados de Denial Jordan.

4. Departamento - este tipo de propiedad describe las relaciones entre todos los empleados que trabajan en el mismo departamento. Una autorización Departamento le permite a un empleado acceder a los documentos poseídos por todos los empleados en su departamento. En el mapa anterior, Daniel, Bill, Sophie, Barbara, Peter, Ruth y Brad pertenece al departamento de Ventas.

5. Sucursal - este tipo de propiedad describe las relaciones entre todos los empleados que trabajan en la misma Sucursal. Una autorización Sucursal permite a un empleado acceder a los documentos poseídos por todos los empleados de su sucursal. En el mapa anterior, Ron Palmer, Daniel Jordan y Linda Carter pertenecen a la sucursal principal.

6. Equipo - este tipo de propiedad describe las relaciones entre todos los empleados que pertenecen al mismo equipo. Una autorización de Equipo permite a un empleado acceder a los documentos poseídos por todos los empleados de su equipo.

Autorizaciones de Propiedad de DatosGestión → Inicialización Sistema → Autorizaciones → Autorizaciones de propiedad de datosUse esta ventana para definir los tipos de propiedad pertinente para cada uno de sus empleados.

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Empleado – Esta lista contiene a todos los empleados definidos en la ventana de Datos Maestro de Empleados y ese se unió a los usuarios con el campo Código de Usuario en esa misma ventana.Documento – Esta columna despliega todos los tipos de documentos para que usted pueda definir la autorización de propiedad de datos.Par, Director, Subordinado, Departamento, Sucursal, Equipo - use estas columnas para definir las autorizaciones de propiedad de datos pertinentes, según las relaciones descritas antes.Para definir una autorización requerida para un empleado, haga clic en el nombre del empleado correspondiente y luego pulse el campo de la columna requerida para que se abra el menú:

Completo - seleccione esta opción para conceder la autorización completa del documento en la relación actual.

R/O – (Solo Lectura) seleccione esta opción para conceder autorización de lectura del documento en la relación actual.

Ninguno - seleccione esta opción para definir que el usuario sólo puede ver y puede actualizar los documentos de éste tipo creados por él.

Autorización Total – pulse este botón para definir una autorización total en todos los campos de la tabla.Solo Lectura – pulse este botón para definir autorización de solo lectura (R/O) en todos los campos de la tabla.Falta Autorización – pulse este botón para definir que el usuario solo puede ver y actualizar los documentos creados por él.

Nota! A un empleado definido como súper usuario se concede automáticamente la

autorización de propiedad para todos los tipos del documento. En este caso, la opción Completo se desplegará en todas las columnas en la tabla y usted no podrá seleccionar una autorización diferente por mano.

La autorización de propiedad de datos predefinida para un usuario regular es Ninguno.

Las autorizaciones de propiedad de datos aplican a las ventas y los documentos de adquisiciones, listado de partidas abiertas, oportunidades de ventas e informes de oportunidades de ventas.

Ejemplo para Definir y Usar las Autorizaciones de Propiedad de DatosEl siguiente ejemplo demuestra cómo las diferentes autorizaciones de propiedad de datos, para los tres empleados resaltados, influirán en su trabajo en SAP Business One.

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Aspectos Generales: Ron Palmer , gerente general, se define como un super usuario y por consiguiente

tiene la autorización de propiedad de datos Completo. Linda and Barbara pertenecen al mismo equipo, el equipo de Eventos Social.

Conforme sus papeles en este equipo:o Linda tiene la autorización de propiedad de datos Completo para todos los

documentos creados por cualquiera de los miembros del equipo, es decir para los documentos de ella y Barbara.

o Barbara tiene una autorización de propiedad de datos solo para desplegar documentación de ella.

Nota! Linda y Barbara pueden tener las autorizaciones de propiedad de datos adicionales como Director, Subordinado, etc. El ejemplo anterior describe una situación en que hay sólo una tipo Equipo para la autorización de propiedad de datos.Éstas son las autorizaciones de propiedad de datos para Ron, Linda y Barbara se definen según los aspectos que se describieron anteriormente:

Ron

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Como Ron es súper usuario, usted puede ver que él tiene la autorización de propiedad de datos Completo para todos los documentos. Las autorizaciones se despliegan en gris y se bloquean para los cambios.

Linda

Linda tiene la autorización de propiedad de datos Completo para todos los documentos creados por los miembros de su equipo; por consiguiente usted puede ver que la opción Completo se seleccionó para todo los tipos de documentos bajo la columna Equipo.

Barbara

Desde que Barbara es autorizada sólo para acceder a documentos creados por ella, usted puede ver que ella no tiene ninguna autorización de propiedad de datos en absoluto. Todos los campos despliegan Ninguno.

Resultado: Ron puede desplegar y actualizar todos los documentos de la compañía. Linda puede desplegar y actualizar documentos de ella o Barbara. Barbara solo puede desplegar y actualizar documentos creada por ella.

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Todos los usuarios anteriores pueden desplegar y actualizar documentos que no se unen a un cierto dueño.

Cuando Linda o Barbara visualizan los documentos existentes, SAP Business One salta esos documentos que no son autorizados para que ellos vean.

Si Linda o Barbara intenta encontrar un documento específico a que no son autorizado, se despliega el siguiente mensaje de error: "Ningún archivo encontrado".

Linda y Barbara no pueden ver los documentos que ellas no tienen autorización de propiedad de datos en el listado de partidas abiertas.

En otros reportes y consultas, Linda y Barbara no podrán usar cualquiera de las flechas para abrir los documentos que no tengan autorización de propiedad de datos (sin embargo ellos pueden ver los datos desplegados en el informe o consulta).

La Propiedad de los Datos de un Documento

Supuestos: La compañía trabaja con las autorizaciones de propiedad de datos. Cada uno de los usuarios es autorizado para crear las Cotizaciones de Ventas (en

la ventana Autorización General). Cada uno de los usuarios ha creado y ha poseído al menos una Cotización de

Ventas.

Un ejemplo de una Cotización de Ventas creada por Linda:

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Titular (Owner) – este campo despliega el nombre del empleado de venta que posee el documento.

Los valores predeterminados para el campo Titular en la cabecera del documento:1. Cuando un empleado de venta predefinido se define para un Socio de Negocio

(Datos Maestros Socio de Negocio → etiqueta General), el empleado que se asocia a ese empleado de venta (venta Maestro Datos Empleado) se desplegará automáticamente.

2. Si el nombre del empleado de ventas seleccionado en el documento no se une a un empleado, el campo Titular desplegará el empleado unido al usuario que se encuentra actualmente registrado (logged) en SAP Business One.

3. Si no hay ningún vínculo entre el usuario y un empleado, el campo Titular permanecerá en blanco.

Es posible seleccionar a diferentes Titulares en el valor predeterminado, haciendo un clic en el icono de la lista .

Autorización de la Propiedad de Datos a Nivel de la Fila.Además de la autorización de propiedad de datos al nivel de la cabecera del documento, está la posible de definir la autorización al nivel de fila del documento.Esta opción es principalmente usada para casos dónde cierto documento es actualizado por más de un usuario. Por ejemplo, cuando cierto empleado reemplaza la posición de otro empleado y agrega las nuevas filas a un documento existente. En este caso las nuevas filas deben ser poseídas por el nuevo empleado.

Excepciones Propiedad DatosGestión → Inicialización Sistema → Autorizaciones → Excepciones Propiedad DatosEsta ventana te permite definir un método para filtrar las autorizaciones de propiedad de datos. La filtración se hará según la definición para cada usuario en la ventana de autorización de propiedad de datos.

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Los Objetos de la Página

Use esta etiqueta para definir el método de la filtración para cada tipo de documento.Documento – despliega los tipos de documentos que usted definir un método de filtrado de la propiedad de datos.Filtrado - use esta columna para seleccionar un método de filtración pertinente para cada tipo de documento:

No Filtrado - seleccione este método para permitir el acceso completo a los documentos para todos los usuarios. En efecto, esta opción cancela la autorización de propiedad de datos para este tipo de documento.

Por Propietario Cabecera y Línea - seleccione este método para permitir a los usuarios con una definición de propiedad de datos a la cabecera o nivel de la fila, a acceder este tipo de documento.

Solo por Propietario Cabecera - seleccione este método para permitir a los usuarios con una definición de propiedad de datos a nivel de la cabecera, sólo para acceder este tipo de documento.

Para cambiar los titulares a una fila en un cierto documento, usted necesita despliegue la columna de Titular en la tabla del documento. Haga Clic en el icono de Parametrización

de Formulario .

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En la etiqueta Formato de Tabla, verifique las cajas Visible y Activo al lado del campo Titular.

Usted puede cambiar el Titular en la fila del documento de dos maneras:

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Eliminando el nombre del titular existente y reemplazar con un titular diferente Cambiando el nombre en el campo Titular de la cabecera del documento. En este

caso, el sistema desplegará el siguiente mensaje:

Click en “SI” actualizará el nuevo titular en todas las líneas del documento.Click en “NO” no modificará el titular en las líneas del documento. El titular en cada nueva línea agregada será el titular de la cabecera del documento.

Nota! Sólo usuarios autorizados para poner al día un documento existente podrán cambiar el titular en las filas del documento. Además, cada usuario que agrega un nuevo documento puede cambiar el titular de la línea antes de agregar el documento.

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Propiedad de Datos de un Documento (una propiedad por el encabezado del documento y sus filas)

Supuestos: La compañía trabaja con autorización de propiedad de datos. Cada uno de los usuarios es autorizado para crear Cotizaciones de Venta (en la

ventana de Autorización General) La Cotización de Venta número 124 de propiedad de Linda contiene líneas de

propiedad de Barbara:

Resultados:1. Si el método de la filtración 'Ninguna Filtración' se seleccionó para la

Cotización de Venta bajo Excepciones Propiedad Datos → Etiqueta Objetos:a. Linda y Barbara tiene autorización de propiedad de datos para

desplegar y actualizar todas las cotizaciones existentes, incluso las cotizaciones de propiedad de Ron Palmer.

b. Sap Business One no se saltará documentos mientras se este buscando Cotizaciones.

2. Si se selecciona el método de filtración "Por Titular de Cabecera y Línea" para las Cotizaciones de Venta, bajo Excepciones Propiedad Datos → Etiqueta Objetos:

a. Linda y Barbara podrían acceder y actualizar las cotizaciones de Ventas en qué ellas se definan como propietarias en el campo Titular

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de la cabecera del documento o sus líneas. Además ellas pueden acceder a las cotizaciones que no se unen a un propietario. Barbara puede acceder y actualizar la cotización número 124 mostrada anteriormente.

b. Cuando Linda y Barbara buscan cotizaciones existentes, Sap Business One salta los documentos que no pueden ver.

3. Si se selecciona el método de filtración "Solo por Propietario Cabecera" para las Cotizaciones de Venta, bajo Excepciones Propiedad Datos → Etiqueta Objetos:

a. Linda puede acceder y actualizar las cotizaciones en que ella o Barbara se definan como propietarias en la cabecera del documento.

b. Barbara puede acceder y actualizar las cotizaciones en que ella se defina como propietaria en la cabecera del documento o a las cotizaciones que no tengan un propietario definido.

c. Cuando Linda y Barbara buscan cotizaciones existentes, Sap Business One saltará los documentos que no tengan autorización a ver.

Etiqueta Formularios ExcluidosEs posible permitir a los usuarios desautorizados ver los documentos desplegados por varios informes y ventanas. En este caso, usted debe usar la etiqueta Formularios Excluidos para permitir esta opción.Gestión → Inicialización Sistema → Autorizaciones → Excepciones Propiedad Datos → Etiqueta Formularios Excluidos.

Formulario – marque este campo para bajar el menú y seleccione el formulario requerido que le gustaría aplicar un cierto método de filtración.Nota! El menú desplegado muestra todos los formularios en Sap Business One, incluyendo formularios que no son pertinentes para las autorizaciones de propiedad de datos.

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Filtrado – use esta columna para seleccionar el método de filtrado requerido para cada documento seleccionado.

No Filtrado - seleccione este método para permitir un acceso completo al formulario seleccionado por todos los usuarios.

Solo por Propietario Cabecera – seleccione este método para permitir a los usuarios con propiedad de datos definido en la cabecera del documento

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