Manual Chip

7/21/2019 Manual Chip

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Los procedimientos recopilados en este manual servirn como gua en los

procesos de preparacin de ambiente, instalacin, configuracin y puesta enmarcha del Chip local, para facilitar a los usuarios responsables las tareasenvueltas en el correcto funcionamiento del sistema.

El manual va dirigido a los usuarios de las entidades que reportan informacinfinanciera pblica, que no poseen conocimientos tcnicos sobre herramientasde soft!are. El lengua"e esta orientado a la identificacin de los requerimientosde soft!are y hard!are necesario para reali#ar una correcta instalacin ypuesta en marcha del Chip local.

1.1.1 Qu es el CHIP

Es un sistema de informacin, dise$ado y desarrollado por la Contadura%eneral de la &acin con el apoyo del 'inisterio de (acienda y Crdito)blico, a travs del )rograma *+-, el cual captura, valida, transmite ypublica informacin financiera de las entidades pblicas hacia los organismoscentrales y al publico en general.

Este sistema, est compuesto por un con"unto de procesos e instrumentosrequeridos, para la generacin, transmisin, procesamiento y publicidad deinformacin financiera pblica.

1.1.2 Objetivo del CHIP

El ob"etivo del C(-) es generar y difundir informacin confiable, oportuna yoficial con el fin de refor#ar la capacidad de seguimiento fiscal y financiero delas entidades gubernamentales del nivel central.

1.1.3 Quines hacen parte del CHIP?

Los usuarios del C(-) son/

La Contadura %eneral de la &acin 0C%&1/ ser el centro de gestin del C(-)y, por lo tanto, la entidad encargada de administrar el sistema de informacin.Los usuarios son/

Las entidades pblicas 0nacionales, departamentales municipales y distritales1/sern las responsables de reportar y registrar la informacin financieranecesaria para el sistema.

Entidades estratgicas / entre otras, se encuentran el 'inisterio de (acienda yCrdito )blico, el 2epartamento &acional de )laneacin, el 3anco de la4epblica, el 2epartamento 5dministrativo &acional de Estadstica y la
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Contralora %eneral de la 4epblica. on las entidades encargadas de definirlos requerimientos de informacin financiera necesaria para tomar decisionesde poltica macroeconmica financiera y fiscal.

6niversidades, centros de investigacin y la comunidad en general/ tendrnacceso a informacin relacionada con las finan#as territoriales para sus propias

necesidades de investigacin, control y veedura ciudadana o para informacingeneral.

1.1.4 Inor!aci"n #ue contendr$ el CHIP

El C(-) contendr informacin sobre registros de transacciones y resultadosfinancieros, refle"ados y registrados en el presupuesto, la contabilidad, latesorera y, en conte7to amplio, los fiscos territoriales, que cubren movimientospatrimoniales, de ingresos, de gastos, de endeudamiento y de variacin deactivos y pasivos en general. La informacin refle"a variables de flu"o 0e"ecucin

presupuestal y operaciones efectivas de ca"a, entre otros1 y 8stoc9s8 0niveles deendeudamiento y situacin patrimonial, por e"emplo1 que, en su con"unto,generan informacin de anlisis y seguimiento fiscal, estados contablesgeneralmente aceptados y sus vnculos con las cuentas nacionales.

1.1.% Co!ponentes #ue inte&ran el CHIP

El sistema de informacin est integrado por un con"unto de componentes,subsistemas y procesos que tienen un propsito especfico y que coadyuvarnen la obtencin de los ob"etivos del %obierno &acional y que son/

5dministracin de entidades, que permite registrar el con"unto de entidades quereportan informacin %eneracin de formatos de captura, cuyo fin es el dedefinir los formularios, periodicidad y entidades obligadas a reportar lainformacinControl de calidad, que permite introducir las condiciones de calidad que debeposeer la informacin a reportar por las entidades a travs de formularios)ublicacin de informacin, que publica informacin para los usuariosestratgicos y para gestin de informacin5ctuali#acin, registro y envo de informacin, que permite capturar lainformacin que enviarn las entidades a travs de los formularios que estn

obligados a reportar5dministracin de consulta documental y de glosario de trminos, cuyopropsito es ofrecer informacin documental y de definicin de trminosasociados con la informacin e7istenteConsolidacin de informacin contable, cuyo resultado final es el 3alance%eneral de la &acin%estin de informacin, cuyo ob"eto es generar requerimientos a las entidadespor las omisiones o deficiencias presentadas en la informacin enviada por lasentidades.1.1.' Qu !otiv" la creaci"n del CHIP?

La necesidad por parte de las dependencias del gobierno central, de contarcon informacin financiera territorial para diversos propsitos tales como/seguimiento macroeconmico y financiero, control y evaluacin de la gestin
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fiscal, definicin de los montos a transferir a las entidades territoriales,adopcin de polticas macroeconmicas, control del endeudamiento puntual yagregado, y preservacin del equilibrio fiscal y financiero del Estado.)or esto resulta de vital importancia facilitar la gestin de los flu"os deinformacin entre las entidades territoriales y las dependencias del gobiernocentral, los organismos de control y la ciudadana, de modo que los interesados

puedan disponer de datos completos, confiables, coherentes y oportunos.

1.1.( Horario de servicio )esa de *ervicio

La mesa de ayuda presta el servicio de soporte tcnico telefnico del sistemaC(-) de lunes a viernes 0das laborales1 de :/;; a.m a


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5 travs de la 4esolucin =>: del ? de "ulio de =;;@, el Contador %eneral de la&acin adopto como sistema e7clusivo de recepcin de la informacinfinanciera, econmica social y ambiental para las entidades del mbito de lacontabilidad pblica el sistema C(-). Esta resolucin y ms informacinrelacionada con normatividad podemos encontrarla en la pgina Aeb del Chiphttp/BB!!!.chip.gov.co en la opcin Consulta B 2ocumentos.
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)ara la instalacin y operacin del C(-)Local en una DEntidad 4eportante setienen dos instrumentos bsicos/La pgina Aeb !!!.chip.gov.co y la ayuda del C(-)Local.

En la gua para la -nstalacin y operacin del C(-)Local se detalla un D)lan deraba"o el cual se va a seguir en esta presentacin cuyo ob"etivo bsico es/-ngresar a La pgina Aeb !!!.chip.gov.co , en la opcin Consulta B2ocumentos B Fndice B -nstrumentos -mplementacin Chip.

)resentar el proceso de instalacin y operacin del C(-)Local en unaentidad reportante.

(acer un recorrido por las funcionalidades de la pgina!!!.chip.gov.co.
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2.1.1 Prerre#uisitos

2.1.1.1 Inscripci"n de la entidad al chip

Este proceso slo lo llevan a cabo las entidades nuevas a las cuales la C%& no lesha asignado cdigo. Las entidades que ya se encuentran registradas en la base dedatos de la C%& no requieren hacerlo, pero s es preciso que revisen y actualicenlos datos bsicos y complementarios en lo relativo a direccin, correo electrnicoinstitucional, identificacin y responsables entre otros. Esta actuali#acin debenhacerla siguiendo las orientaciones del )lan de traba"o.

5 las entidades activas ya inscritas en la C%& se les asign como 6654-+/ E&seguido del cdigo de la entidad y como C+&45EG5/ la misma del usuario,para que ingresen por primera ve# al sistema.

2.1.1.2 0plicaci"n usuario contrasea para entidades nuevas noinscritas a la C5

Las entidades nuevas deben ingresar a la pgina de la C%&,!!!.contduria.gov.coal lin9 DFndice -nstitucionalBolicitud cdigo. En caso derequerir un cdigo institucional, siga las instruccionesH luego remita ladocumentacin requerida a la Carrera @ &o I= J? )isos I> >; de 3ogot2.C. 0Colombia1 +ficina Kurdica, en donde su solicitud ser evaluada.

La C%& asigna el cdigo institucional y mediante comunicacin directa a la nuevaentidad le indica cual es su usuario y contrase$a para ingresar a la pgina delC(-) e iniciar el proceso de instalacin y operacin del C(-).

2.1.1.3 6e#ueri!ientos de Instalaci"n

La siguiente tabla muestra el detalle de los elementos mnimos requeridos parael C(-) local, tanto de soft!are como de hard!are, para las estaciones clientede entidades que reportan informacin. 5ntes de reali#ar la instalacin asegureque su computador cumple con estos requisitos.

C7I080 90 08I9:90* Q;0 60PO68: I


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2.1.2 Preparaci"n de 9irectorios

Cree la estructura bsica de directorios recomendada para la operacin delC(-). )ara esto ingrese al E7plorador de Aindo!s de su computador,ubquese en la ra# del disco duro 0C para este caso1 y cree las siguientescarpetas/

C:\InsataladorChipLocal

C:\ActualizadorChipLocal

C:\SCHIP\NombreCortoEntidad

C:\SCHIP\NombreCortoEntidad\Aplicativo

C:\SCHIP\NombreCortoEntidad\DatosFormularios

C:\SCHIP\NombreCortoEntidad\Envios

C:\SCHIP\NombreCortoEntidad\ActualizadorFormularios

C:\SCHIP\NombreCortoEntidad\ErroresValidacion

4eemplace o!breCorto0ntidad por la sigla o nombre corto de la ra#nsocial de la entidad.

2.1.3 Instalador del CHIP a travs de la p$&ina eb.

2.1.3.1 In&reso por pri!era ve@


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1. -ngrese a !!!.chip.gov.coH -ngrese el usuario y la contrase$a que lefueron enviados por correo, una ve# activada la entidad en el C(-)Central y, a continuacin, haga clic en el botnIn&resar.

5l ingresar por primera ve#, el sistema le solicitar cambio de contrase$a.

-ngrese la informacin solicitada y Cambiar )ass!ord.

2.1.4 Posibles !ensajes de error

El siguiente mensa"e se presenta cuando el cdigo de la entidad nocorresponde a un usuario registrado en el sistema/

El usuario ENT no est registrado en el sistema.El siguiente mensa"e se presenta cuando la contrase$a no corresponde alusuario/

La contrasea no corresponde (Contrasea mal escrita)

El siguiente mensa"e se presenta si el usuario agota los posibles intentos deingresar al sistema. En este caso el usuario se bloquea y debe solicitar a laD'esa de ayuda el cambio de contrase$a.

La contrasea no corresponde y el usuario ha sido bloueado


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2.1.5 Clave Aeb blo#ueada

Cuando se supera el nmero de intentos parametri#ados para ingresar a la-ntranet en la pgina !!!.chip.gov.co, se bloquea la clave de acceso a laAeb, es por esto que se recomienda seguir el proceso de custodia de lasclaves, es decir, escribirla y guardarla en lugar seguro, para evitar problemaspor olvido o perdida de la clave. El asignar una nueva clave implica un procesoadministrativo en la C%&, para lo cual es necesario comunicarse con la mesade ayuda e informar la situacin para la asignacin de la nueva clave, la cual sedar e7clusivamente al contador. 5 continuacin se detallan los mensa"esrelacionados con la clave Aeb.

DEl usuario Ent777777777 0cdigo entidad1 no est registrado en el sistema .Es posible que usted haya registrado mal el cdigo, intntelo nuevamente, sipersiste la situacin comunquese con la mesa de ayuda.

DLa contrase$a no corresponde. -ntntelo nuevamente.

DLa contrase$a no corresponde y el usuario ha sido bloqueado

2.1.%.1 Clave chip local blo#ueado

Cuando un usuario supera el nmero de intentos parametri#ados para ingresaral aplicativo C(-) Local, su clave se bloquea, en este caso debe acudir alusuario de seguridad para el cambio de clave. i el bloqueo es del usuario deseguridad, debe acudir a la clave del administrador general, la cual debepermanecer en un lugar seguro, de acuerdo al proceso custodia de clave,proceso definido precisamente para solucionar estos eventos y as poderingresar a las funciones de seguridad y asignar nuevas claves.

i finalmente fallan las claves de seguridad y administrador general, serequiere desinstalar el aplicativo, llevando a cabo los siguientes pasos/ Entre

por inicioBconfiguracinBpanel de controlBagregar o quitar programas y eliminelas carpetas C(-). &uevamente instale el aplicativo siguiendo losprocedimientos descritos en el manual de instalacin, sin necesidad de volver acrear las carpetas, eso s tenga en cuenta que antes de reinstalar la carpetaaplicativo no contenga ningn archivo. La reinstalacin del C(-) slo se debehacer en un caso e7tremo, recuerde que los datos del aplicativo se perdern.


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2.1.6 9escar&a del archivo *08;P.0,0

1. i no ha ingresado al sistema, ingrese a !!!.chip.gov.coH haga clic enla opcin -ntranet, digite su usuario y contrase$a, y presione aceptar.

=. 5l ingresar, el sistema desplegar la pantalla de 3ienvenida. En estapantalla se muestra un resumen de su entidad.

I. En el men de la i#quierda de su pantalla, ingrese a la opcin istema.eleccione la opcin 2escargar oft!are.

>. Esta opcin, le permitir acceder a los archivos de instalacin.


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?. 6bquese en el directorio con el nombre -nstaladorChipLocal y presione

%uardar 0ave1.

@. Espere a que se indique la descarga ha finali#ado.


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2.1.7 BC"!o reali@ar la instalaci"n del chip local?

J. -ngrese al E7plorador de Aindo!s de su computador. 6bquese en eldirectorio C/O-nstaladorC(-)Local donde guard el instalador. eleccioneel archivo etup.e7e y e"ectelo oprimiendo la tecla Enter o haciendodoble clic sobre el archivo.

=. 5l iniciar el proceso de instalacin, se reali#a la e7traccin de losarchivos de la aplicacin. La ventana inicial es la siguiente/


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I. 6na ve# terminada la e7traccin de archivos, se presenta una ventanade bienvenida. )ara continuar se debe presionar el botn Diguiente.

>. )ara continuar se debe presionar el botn Diguiente. El sistema

muestra la pantalla donde se muestra el directorio por defecto donde seinstalar el aplicativo. (aga clic sobre el botn Cambiar para cambiar eldirectorio.


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6. El sistema indica que los datos necesarios para iniciar el proceso estnlistos. (aga clic en instalar para iniciar la copia de archivos.

@. El instalador comien#a a copiar los archivos al disco duro. Esteproceso toma algunos minutos. e le indicar mediante la barra

de progreso el desarrollo de la operacin.


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:. La pantalla final de instalacin indica si la instalacin fue e7itosa ysi est completa. )ara salir del instalador se debe presionar elbotn D*inali#ar.

2.1.8 eriicaci"n del acceso directo

Naya al escritorio y verifique la creacin del acceso directo DChipLocal ingresea propiedades del acceso directo y cambie el nombre porDChip&ombreCortoEntidad En este momento queda disponible el accesodirecto para ingresar al C(-)L+C5L.

2.1.9 In&reso al Chip 7oca por pri!era ve@

)ara ingresar al C(-) Local, haga doble clic en el cono 8chipNombreCortoEntidad

8, que se encuentra locali#ado en el escritorio de sucomputador.5parece la pantalla de DCone7in al istema. Cuando se ingresa por primerave# al sistema, digite 52'P%E&E45L en los campos de 6suario yContrase$a 0todo en maysculas1. El sistema solicita DCambio de contrase$a.

Schip Local


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Cambie la contrase$a y antela en un lugar seguro, pues su olvido puedeconllevarlo a instalar nuevamente y en ese caso pierde la informacinrelacionada con los envos que haya reali#ado.

El administrador general debe ser una persona diferente a los dems usuarios,por cuanto tiene acceso a todas las funcionalidades del sistema, serecomienda que sea el Kefe *inanciero o ecretario de (acienda, cuya funcines solamente dar acceso al sistema cuando alguno de los otros usuarios noestn o el usuario de seguridad ha olvidado la clave.

En este momento el C(-) Local para su entidad se encuentra listo para operar.


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Las actuali#aciones de versin del aplicativo local se publican en la pgina

AE3 del C(-). Las entidades reportantes obtienen el archivo de actuali#acindel aplicativo local 0updatePchip.e7e1 ingresando a la pgina AE3 del C(-).

)ara saber si e7iste una nueva versin del aplicativo local la entidad debeingresar a la pgina AE3 del C(-). i el equipo donde est instalado el C(-)Local tiene una cone7in habilitada a -nternet, al ingresar al C(-) Local este leinformar que e7iste una nueva versin del aplicativo.La entidad es responsable de mantener actuali#ada la versin del C(-) Local.

2.2.1 :ctuali@aci"n del Chip 7ocal

-ngrese a la pgina AE3 del C(-), !!!.chip.gov.co

-ngrese a la opcin DIntranetEdel men ubicado a la i#quierda de lapantalla.

-ngrese su usuario y contrase$a, y presione 5ceptar. 5l ingresar, elsistema desplegar la pantalla de 3ienvenida. En esta pantalla se

muestra un resumen de su entidad. En el men de la i#quierda de su pantalla, ingrese a la opcin istema y

seleccione la opcin 9escar&ar *otare. Esta opcin le llevar a lasiguiente pantalla/

5l hacer clic en Da#uFE, se desplegar la ventana de descarga dearchivos.

Esco"a la opcin %uardar el archivo en disco 0si su computador tiene pordefecto idioma ingls, seleccione la opcin ave this program to dis91.

eleccione la carpeta C/O5ctuali#adorC(-)Local y de 5ceptar 0+91.

Espere a que se le indique que la descarga ha finali#ado.


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2.2.2 C"!o ejecutar el archivo actuali@ador

=. -ngrese al E7plorador de Aindo!s, ubquese en el directorioC/O5ctuali#adorC(-)Local donde guard el actuali#ador. eleccione elarchivo 6pdatePchip.e7e y e"ectelo con Enter o doble clic.

I. 6na ve# terminada la e7traccin de archivos, aparece la pantalla debienvenida, oprima el botn Diguiente.


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>. El sistema muestra la pantalla donde se indica el directorio por defectodonde se instalar el aplicativo.

5. eleccione la carpeta C/OC(-)Oo!breCorto0ntidadO5plicativo,

donde tiene todos los archivos del sistema y oprima el botn iguiente.


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6. (aga clic en el botn DinstalarE para iniciar la actuali#acin del ChipLocal.

@. El actuali#ador comien#a a actuali#ar los archivos del Chip Local. Esteproceso se demora unos minutos, la barra de progreso le informar elavance de la operacin.


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8. En la ltima pantalla de instalacin se indica si la instalacin fue e7itosay si est completa. )ara salir del instalador haga clic en el botnD


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2.2.3 eriicar #ue el Chip 7ocal #uedo :ctuali@ado

J. -ngrese al C(-) Local haciendo doble clic en el cono8chip NombreCortoEntidad8, que se encuentra locali#ado en el

escritorio de su computador.

=. i es la primera ve# que ingresa al sistema digite 52'P%E&E45L enlos campos de 6suario y Contrase$a. enga cuidado de ingresar lacontrase$a en maysculasH si no lo hace, no podr ingresar al sistema.

I. El sistema le solicitar cambio de contrase$a. 4ecuerde que lacontrase$a es sensible a maysculas y minsculas.

>. En este momento el C(-) Local para su entidad se encuentra listo paraoperar.


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?. El sistema muestra una pantalla con la informacin del Chip Local,donde podr verificar la versin que tiene instalada.

@. Nerifique que la Nersin y la fecha que tiene instalada es igual a la

publicada en la pgina !eb del C(-).


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2.3.1 Creaci"n de ;suarios en el Chip 7ocal

J. -ngrese al chip local.

=. eleccione la opcin *e&uridad del panel de ob"etos ubicado a lai#quierda de la pantalla o por el men desplegable C(-).


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I. En la pantalla se despliega la ventana Par$!etros de se&uridad quemuestra en le panel de ob"etos las opciones que se pueden e"ecutar enesta funcionalidad.

>. eleccione la opcin ;suarios 6e&istrado


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?. 2iligencie cada uno de los campos de la ventana uevos ;suario.;suario> Escriba el nombre del usuario con el que va ha ingresar al chip

local.o!bre> Escriba el nombre completo del usuario.o. 9ocu!ento Id> Escriba el documento de identidad, del usuario.Peril de se&uridad>eleccione de la lista el perfil que desea asociar alusuario.

@. (aga clic en o la opcin 5uardar del men Edicin o utilice lasteclas ctrl. Q %.

En la pantalla se despliega un mensa"e informando sobre el 7ito de laoperacin/


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:. (aga clic en el botn 5ceptar.


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Esta opcin permite a la entidad obtener los formularios y las actuali#acionesde stos cada ve# que sur"an cambios o me"oras reali#adas por el5dministrador del Chip Central.

La entidad puede hacer la actuali#acin de dos formas/

0n lFnea> Conectndose al Chip Central a travs de -nternet y reali#andola actuali#acin de los formularios de manera directa.

Cargando el archivo de actuali#acin de formularios,enviado por el 5dministrador del Chip Central a travs de C2 o Na maila la aplicacin local.

2.4.1 :C8;:7I:CI= 90


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3. (aga clic en la opcin 0n 7Fnea, seleccione 6suario y la Contrase$a conla cual ingresa a la pgina de -nternet para identificar la entidad que estsolicitando la actuali#acin de archivos, seleccione el a$o y mes delcorte para la actuali#acin de formularios, haga clic en el botn aceptarpara iniciar el proceso de actuali#acin de formularios de las diferentescategoras.

Es posible que el sistema le solicite cambio de contrase$a, si esto ocurre

ingrese a la )gina Aeb del Chip y realice el cambio. 4eali#ando el cambio,ingrese de nuevo a la aplicacin y contine con el proceso de actuali#acin enlnea.

4. 6na ve# aceptado el proceso de actuali#acin de formularios, enpantalla se despliega el siguiente mensa"e/

5. (aga clic en el botn , si desea reempla#ar los *ormularios yae7istentes y &o para seguir con los formularios que tiene actualmente.


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6. (aga clic en el 3otn %uardar, para almacenar los resultados de laactuali#acin de los formularios y Cerrar, para cerrar esta ventana.

5 partir de este momento tendr disponibles los formularios yBo actuali#acionesa stos de las distintas categoras a reportar.

2.4.2 :C8;:7I:CI= 90


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3 (aga clic en el botn 0a!inar, para ubicar el archivo actuali#ador.

En la pantalla se despliega la ventana 5brir/

4 En el cuadro 3uscar en, haga clic en la carpeta o en la siguiente ruta C/OC(-)Oo!breCorto0ntidadO5ctuali#ador*ormularios, en la cual guardoel archivo actuali#ador.

5 6bique el archivo y, a continuacin, haga clic en el botn :brir.

En la pantalla se despliega nuevamente la ventana :ctuali@aci"n de


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6 (aga clic en el botn :ceptarJ para iniciar el proceso de actuali#acin deformularios de las diferentes categoras.

7 6na ve# aceptado el proceso de actuali#acin de formularios, en pantallase despliega el siguiente mensa"e/

8. (aga clic en el botn , si desea reempla#ar los *ormularios yae7istentes y &o para seguir con los formularios que tiene actualmente.

9. (aga clic en el 3otn %uardar, para almacenar los resultados de laactuali#acin de los formularios y Cerrar, para cerrar esta ventana.


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5 partir de este momento tendr disponibles los formularios yBo actuali#acionesa stos de las distintas categoras a reportar.


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6na ve# instalado y operado el aplicativo con 7ito, en el futuro pueden

presentarse problemas de comunicacin con -nternet, imposibilitando laactuali#acin en lnea del aplicativo, la actuali#acin de los formularios o lareali#acin de los envos en lnea. En este sentido, a continuacin se detallanalgunos de estos problemas y su posible solucin.

2.5.1 *in acceso a la p$&ina .chip.&ov.co

i al consultar la pgina no se puede tener acceso, es posible que haya algnproblema en el servidor de la C%&, en tal caso, comunquese con la mesa deayuda y verifique s sta es la situacin. i el problema no es con el servidor dela C%& y la situacin se mantiene, solicite al ingeniero o tcnico de soporte desu entidad, que verifique la cone7in a -nternet, ya que puede tratarse de unproblema interno en su entidad o con el proveedor del acceso a -nternet.

2.5.2 Con acceso a la p$&ina pero sin co!unicaci"n con elservidor de la C5

i fue posible acceder a la pgina y pudo ingresar con su usuario ycontrase$a, pero no ve los datos de su entidad en la pgina, es posible quehubiese interrupcin en la comunicacin con el servidor de la C%&, informeesta situacin a la mesa de ayuda P+, 3-3/K e intente nuevamente lacomunicacin.

2.%.3 Coni&uraci"n Pro

5lgunas entidades tienen un sistema de seguridad )ro7y, el cual brinda unmayor control para el acceso a -nternet. i es as, se requiere al momento de lainstalacin, configurar el C(-) L+C5L para que pueda conectarse a la C%& atravs del )ro7y y poder reali#ar los procesos en lnea. i este es el caso desu entidad, verifique la configuracin del aplicativo y pida el apoyo si esnecesario, al ingeniero o tcnico de soporte de su entidad. )ara reali#ar la

configuracin realice el procedimiento descrito en el punto >.> del manual deinstalacin, que se describe a continuacin/

DEl acceso a -nternet puede ser directo o a travs de servidores deautenticacin 0)ro7y1. )or defecto el aplicativo mane"a el acceso directo a-nternet, sin embargo, es posible configurar un servidor )ro7y. )ara lograr estaconfiguracin se debe editar el archivo \bin\proxy.properties, el cualqued ubicado en la carpeta SCHIP\NombreCortoEntidad\Aplicativo,que contiene los parmetros necesarios para que la aplicacin se conecte a-nternet a travs de un )ro7y.

Cada uno de los parmetros indica cual es su papel en el proceso.Re utili#a pro7y o &


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usepro7yS

e debe indicar al aplicativo la direccin -) del equipo que lo llevar a -nternet yel puerto.

R2ireccion -) del pro7y

pro7ySJ;.;.;.JRpuerto por donde atiende el pro7yportS:;:;

Cuando el )ro7y mane"a autenticacin por usuario y contrase$a, la variableauthentication4equired se debe colocar en D para que el aplicativo solicite lainformacin y la utilice para salir a -nternet.

authentication4equiredS

2ependiendo del esquema de autenticacin, se puede solicitar el dominio a

travs de la variable usedomain.

usedomainS&domainS

&+5/ DLos valores de estos parmetros son del conocimiento del ingeniero desistemas que d soporte a la entidad.


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)ara efecto del envo de informacin a travs del C(-)L+C5L, es necesario elaborar

los archivos planos que e7ige el sistema C(-) a partir del formato e7cel 0ico1. eprecisa que esta actividad de conversin es transitoria, por cuanto las entidades debena"ustar sus aplicativos financieros a los requerimientos de este sistema, sin hacer latransicin por el sistema e7cel ico.

)ara la conversin, la entidad debe tener los siguientes archivos/

6n archivo en e7cel denominado concatenar.7ls, el cual contiene una formula quepermite colocar un cero inicial a la i#quierda de las cuentas de planeacin ypresupuesto 0Cuentas Cero1 cuando stas no lo tienen.

6n archivo en e7cel denominado econvertconceptos.7ls, el cual contiene una

formula que renombra los cdigos de las cuentas del Catlogo %eneral deCuentas, separando con puntos las Clases de los %rupos, Cuentas y ubcuentas.enga en cuenta que el ltimo digito de un concepto no lleva punto final.

6n archivo en e7cel denominado inPCeros.7ls, el cual contiene una formula quepermite eliminar el cero inicial de la i#quierda a los cdigos de la entidades queinician con cero.

El formato ico en e7cel que tienen el nombre DC%&=;;


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a1 4enombre y guarde el archivo 0ico1 DC%&=;;


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d1 'arque la columna 5 que contiene los cdigos de las cuentas y de la barra deherramientas, seleccione la opcin D*ormato BCelda BCarpeta &meroBe7to yhaga clic en aceptar o simplemente oprima E&E4


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e1 'arque las columnas 0C2E*%(1, de la barra de herramienta seleccione laopcin D*ormato BCelda B Carpeta &mero B &mero y elimine los decimales yseparadores en miles si los hay. -nmediatamente sin desmarcar vuelva a labarra de herramientas y seleccione la opcin DEdicinBcopiar y sin desmarcarvuelva a DEdicin B)egado especial Bvalores y haga clic en aceptar.


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f1 Elimine la columna 3 donde estn los nombres de las cuentas e inserte unanueva columna 031, o simplemente borre los datos de esa columna.


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g1 4evise si las cuentas Dcero 0)laneacin y )resupuesto1 tienen el cero 0;1 a lai#quierda. i no lo tienen se debe anteponer el cero 0;1 utili#ando la formulaque est en el archivo Dconcatenar. i quiere puede ordenar el archivo porcdigo de manera ascendente para que la cuentas cero queden al inicio.


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5bra el archivo Dconcatenar y copie la formula de la primera celda de la columna 3 ala columna 3 del archivo que est traba"ando, luego duplique esta frmula en todas lacuentas DCero. Nerifique que la duplicacin est correcta. 4esalte esta parte de lacolumna 3, cpiela y pguela como valores, 0Como se e7plic anteriormente1.Enseguida revise que todos los cdigos de estas cuentas tengan seis dgitos, si es as,

rsaltelos, crtelos y pguelos en la columna 5, sobre las cuentas de planeacin ypresupuesto.


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i1 3orre los datos duplicados que quedaron en la columna 3, o elimine lacolumna 3, inserte inmediatamente otra, en la cual se va a efectuar el procesode conversin de todos los cdigos.

"1 5bra el archivo Deconvertconceptos y copie la formula de la primera fila de lacolumna 3 a la columna 3 del archivo que est traba"ando, duplique la formulahasta la ltima subcuenta. Como resultado se obtendrn los cdigos separados


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por puntos en los niveles de clase, grupo, cuenta y subcuenta, inmediatamenteconvirtalos a valores.


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91 5segrese que los datos de la columna 3 se hayan convertido a valores y quelos cdigos cumplan con el protocolo de importacin, 0cdigos separados porpuntos en los niveles de clase, grupo, cuenta y subcuenta1. Elimine la columna5 del cdigo sin convertir, luego marque toda la ho"a y elimine las negrillas,

lneas u otros caracteres que puedan generar errores.


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l1 -nserte una nueva columna 051 y en la celda 5J registre la letra D2 02e dato1y duplquela desde el siguiente registro hasta el ltimo que tenga dato.Nerifique que la duplicacin no supere el ltimo registro.


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m1 Nerifique que todas las celdas tengan algn valor. i hay celdas vacas se debenllenar con cero. )ara hacerlo sombree las columnas de saldo inicial, movimientodbito, movimiento crdito, saldo final, saldo final corriente y saldo final no corriente0enga cuidado de sombrear las columnas slo hasta el ltimo concepto 0subcuenta1,haga clic en EdicinB4eempla#ar, en la ventana D3uscar y reempla#ar, opcin 3uscar/no coloque ningn carcter y en la opcin reempla#ar con/ escriba el nmero cero.4evise que no queden celdas vacas.


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m) Elimine las columnas que quedan a la derecha y luego las filas que quedanhacia aba"o, despus del ltimo registro, esto con el fin de evitar cualquiercarcter que pueda generar error.


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+1 %enere el protocolo de importacin del respectivo formulario desde el C(-) L+C5Las/ C(-)Local, opcin D*ormulario B%enerar protocolo de importacin. 2e estaforma obtiene el encabe#ado del archivo plano con el cdigo de la entidad y el periodode corte.


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-nmediatamente, marque la fila de encabe#ado que empie#a con , hasta la ltimaletra del nombre del formulario y utili#ando las teclas C4L y C al mismo tiempo copieeste protocolo y pguelo en la primera fila insertada en el archivo que est traba"ando.Nerifique que la lnea copiada tenga los datos correctos del cdigo de la entidad,perodo, a$o y nombre del formulario, como se observa a continuacin/

* 21%1%1% 1K4K' 2KK' C52KK%LKK1L*:79O*LML)OI)I08O*


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p1 %uarde nuevamente el archivo *JN-LL5+J;>;?)lano como De7to delimitadopor tabulaciones en la carpeta D2atos *ormularios 0creada al instalar el C(-) Local1.2iga s a todas las ventanas de dialogo que apare#can, hasta que el archivo quedeguardado en la carpeta, verifique en la carpeta si est el archivo plano, el cual quedadisponible para el proceso de importacin. Este archivo presenta la siguienteestructura


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-ngrese al Chip Local 06suario y contrase$a1 B *ormulario, en la barra de meningresar por *ormulario B -mportar.

El sistema le presenta una subpantalla para diligenciar/ 2ar clic en seleccionar archivo,despliega una pantalla de D5gregar archivo y en la tercera pantalla se ubica el archivoy aceptar.


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eleccionar el periodo

eleccionar Categoria


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)resionar el botn DNer encabe#ado, presenta subpantalla informando si el archivocorresponde al solicitado al chip.

)resionar 5ceptar, para iniciar la importacin y el sistema genera Log de confirmacinde la operacin o Log de errores.


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Esta funcionalidad permite transmitir datos a la base de datos del Chip

central, una ve# sean diligenciados y validados localmente los formulariosde captura de las diferentes categoras de informacin.

1. 0nviar Cate&orFa

Esta opcin permite enviar 0en lnea o fuera de lnea1 todos los formulariosdiligenciados de una categora de informacin para un determinado periodoal C(-) central. i la validacin de alguno de los formularios en el momentodel envo genera errores no permisibles, el sistema no permite sutransmisin.

0s i!portante #ue ten&a en cuentaJ #ue ser$n considerados co!oreporte oicial Nnica!ente los envFos reali@ados por esta opci"n.

1.1. C"!o 0nviar inor!aci"n de una cate&orFa>

6na Ne# ingresados y validados todos los datos de los formularios queconforman una categora de informacin, contine con los siguientes pasos.

J. (aga clic en el men Categoras y seleccione la opcin enviar.


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=. En la pantalla se despliega la siguiente ventana/

3. 6na ve# ingresada la informacin presione el botn :ceptar.

a. i se va enviar fuera del periodo, se va a desplegar la siguienteventana de informacin/

>. )resione el botn 5ceptar

5. e despliega las siguientes ventanas de informacin/


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2. 0nvFo en 7Fnea

J. En la pantalla se despliega la siguiente ventana/

2. eleccione la opcin en lnea y presione 5ceptar.

I. El sistema le solicitar el 6suario y la Contrase$a con la cual ingresa ala pgina del Chip para identificar la entidad que est enviando lainformacin.


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>. En la pantalla se despliega la siguiente ventana/

3. 0nvFo uera de lFnea

J. En la pantalla se despliega la siguiente ventana/


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2. eleccione la opcin en *uera de lnea y eleccione +uscary seleccione C:\ SCHIP\NombreCortoEntidad\Envios,donde se va a guardar el archivo que se va a enviar.

3. En pantalla se despliega un mensa"e informando el 7ito de laoperacin, haga clic en el botn 5ceptar.


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Esta opcin permite generar copias de los diferentes formularios en un archivoplano, con iguales caractersticas a los archivos generados para importar a la

aplicacin.

Cmo E7portar un *ormulario/

1. -ngrese a la opcin Formulariosdel panel de ob"etos o por el mendesplegable C(-).

2. eleccione del men


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4. eleccione la carpeta en la cual desea guardar el documento desplegandola opcin Guardar en.

5. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el documento y, a

continuacin haga clic en el botn Guardar.

En pantalla se despliega nuevamente la ventana 0portar


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9. eleccione los formularios a e7portar haciendo clic en los recuadros de laventana y, a continuacin haga clic en el botn Aceptar.

10. (aga clic en el botn Aceptarde la ventana Exportar Formulario.

En pantalla se despliega un mensa"e informando sobre el 7ito de la operacin/

11. )resione el botn Spararevisar el log de e7portacin.

En pantalla se despliega la ventana !og o 6eporte de 0portaci"n>


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12. i desea guardar el reporte o log de e7portacin, presione el botnGuardar.

En pantalla se despliega la ventana Guardar:

13. Con clic seleccione la unidad de disco o la carpeta en la cual deseeguardar el documento desplegando la opcin Guardar en.

14. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el documento y, acontinuacin haga clic en el botn Guardar.


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En pantalla se despliega un mensa"e informando sobre el 7ito de la operacin/

15. ermine la operacin presionando el botn:ceptar.


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1. Consulta de envFos

1. -ngrese a la pgina AE3 del C(-), !!!.chip.gov.co

2. -ngrese el usuario y la contrase$a en la parte superior derecha, acontinuacin, haga clic en el botn -ngresar..

I. 5l ingresar, el sistema desplegar la pantalla de 3ienvenida. En estapantalla se muestra un resumen de su entidad.


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>. En el men de la i#quierda de su pantalla, ingrese a la opcin Consultasy seleccione la opcin (istrico de envos.

< eleccione la Entidad, Categora y )eriodo.


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6 eleccione Consultar

@ e desplegara en la pantalla la informacin


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2 Consulta de envFos

1 -ngrese a la pgina AE3 del C(-),!!!.chip.gov.co

2 -ngrese a la opcin Consultasdel men ubicado ala i#quierda de la pantalla.

eleccione la opcin Inor!aci"n 0nviada.

4. -ngrese el cdigo de la Entidad, eleccione la Categora, )eriodo y*ormulario. +prima Consultar.


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5. eleccione ConsultarJ e desplegara en la pantalla la informacin.

Documents

Manual Chip