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Gua de Referencia SISTEMA CONCAR CB VERSIN

FECHA 30/11/2013 AUTOR Dante Solis

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PROCESO: Carga de Comprobantes desde Excel_CTMOVI49

Proceso que carga los comprobantes registrados en n hoja de Excel (con las versiones .xls

xlsx), bajo un formato establecido. Este formato lo genera el mismo proceso y se debe respetar en

el registro de la informacin del comprobante. Tomar en cuenta que este proceso se debe

ejecutar de modo exclusivo, si est trabajando con la versin de redes (multiusuario) ningn otro

usuario debe de estar conectado en el Concar

Al invocar al proceso nos presenta el siguiente formulario:

Donde:

- Explorador: Seleccionar la unidad de disco y la carpeta para ubicar el archivo de Excel que contiene los comprobantes a importar

- Lista de Archivo: Filtra los archivo de Excel (versiones .xls y .xlsx) de la carpeta activa - En nombre de archivo: Muestra la ruta y nombre del archivo seleccionado, tambin est

habilitado para digitar la ruta y nombre del archivo de Excel - Check, Respetar numeracin de comprobante: Determina al momento de la

importacin si se mantiene la numeracin de comprobantes registrados en al archivo del Excel, estos se validaran que no exista en la tabal de comprobantes. Se encuentra desactivado, el proceso genera en forma automtica el nmero de comprobante.

- Botn Exportar Formato: En esta opcin, el proceso genera el formato del Excel para importacin de comprobantes.

- Botn Validacin: En esta opcin, solo realiza una validacin del contenido del archivo del Excel. Verifica que no falte algn dato obligatorio exista inconsistencias.

- Botn Importar: En esta opcin, realiza una validacin, si la informacin del archivo del Excel est correcta inicia el proceso de importacin, grabando estos comprobantes



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- Botn Continuar: Restaura los controles del formulario para un nuevo proceso de importacin.

- Botn Salir: Salir del Proceso

Generar Formato del Archivo de Excel Al abrir el formulario de Carga de comprobante desde Excel, dar clic en el botn Exportar

Formato, nos genera el siguiente archivo de Excel:

Mostrndose las siguientes columnas:



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- Columna B - Sub Diario, Columna con dato obligatorio. Ingresar el cdigo del Sub-Diario para el comprobante, debe repetirse por cada lnea del comprobante. Debe existir en la T.G. 02

- Columna C - Nmero de Comprobante, Columna con dato obligatorio, si el check, Respetar numeracin de comprobante est habilitado, no debe existir en la tabla de comprobantes, en caso contrario deber ser un nmero de control para identificar a cada comprobante.

- Columna D - Fecha de Comprobante, Columna con dato obligatorio, se ingresa la fecha para el comprobante, debe ser una fecha valida con formato DD/MM/AAAA

- Columna E - Cdigo de Moneda, Columna con dato obligatorio, donde se ingresa la moneda de la operacin contable, debe existir en la Tabla General 03

- Columna F - Glosa Principal, Columna con dato obligatorio, se ingresa la glosa de la cabecera del comprobante, no debe excederse de los 40 caracteres.

- Columna G - Tipo de Cambio, Se ingresa el tipo de cambio, solo si en el campo de Tipo de Conversin se ingresar el valor C (Cambio Especial).

- Columna H - Tipo de Conversin, Columna con dato obligatorio, solo se podr ingresar los siguientes valores: C= Especial, M=Compra, V=Venta , F= De acuerdo a fecha

- Columna I - Flag de Conversin de Moneda, Columna con dato obligatorio, solo se podr ingresar los siguientes valores: S = Si se convierte, N= No se convierte

- Columna J - Fecha Tipo de Cambio, En esta columna se ingresa la Fecha del Tipo de Cambio, solo s en el columna de Tipo de Conversin se ingres el valor de F (De acuerdo a fecha)

- Columna K - Cuenta Contable, Columna con dato obligatorio, se ingresa el cdigo de la cuenta contable, debe existir en la tabla de Plan de Cuentas

- Columna L - Cdigo de Anexo, En esta columna se ingresa el cdigo de Anexo, solo si la cuenta contable tiene configurado un tipo de Anexo. Este cdigo (y el tipo configurado en la cuenta contable) debe existir en la tabla de Anexo

- Columna M - Cdigo de Centro de Costo, En esta columna se ingresa un cdigo de Centro de costo, solo si la cuenta contable tiene el flag activado de Centro de Costo

- Columna N - Debe / Haber, Columna con dato obligatorio, solo debe contener los siguientes valores: D (debe) H (Haber)

- Columna O - Importe Original, En esta columna se ingresa el importe en moneda original del movimiento contable, el valor debe estar comprendido entre >=0 y =0 y =0 y



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- Columna S - Nmero de Documento, En esta columna se ingresa el nmero de documento (incluido la serie), solo si la cuenta contable tiene habilitado el flag de Documento de Referencia.

- Columna T - Fecha de Documento, En esta columna se ingresa la fecha del documento, solo si la cuenta contable tiene habilitado el flag de Documento de Referencia, debe ser una fecha valida con formato DD/MM/AAAA

- Columna U - Fecha de Vencimiento, En esta columna se ingresa una fecha de vencimiento, solo si la cuenta contable tiene habilitado el flag de Fecha de Vencimiento, debe ser una fecha valida con formato DD/MM/AAAA

- Columna V - Cdigo de rea, En esta columna se ingresa un cdigo de Area, definidos en la Tabla General 26. Solo se ingresa si la cuenta tiene habilitado el flag de rea.

- Columna W - Glosa Detalle, En esta columna se ingresa la glosa para el detalle de comprobante

- Columna X - Cdigo de Anexo Auxiliar, en esta columna se ingresa un cdigo de Anexo Auxiliar o de referencia. Solo se ingresa si la cuenta contable tiene configurado un tipo de Anexo de referencia y debe estar registrado (conjuntamente con el tipo de anexo de referencia de la cuenta contable) en la tabla de Anexo

- Columna Y - Medio de Pago, En esta columna se registra un cdigo de Medio de Pagos, solo si la cuenta tiene habilitado el flag de Medio de Pago; este cdigo debe estar registrado en la Tabla General S1

- Columna Z - Tipo de Documento de Referencia, En este campo se ingresar un tipo de documento de referencia solo cuando se ingresa un Documento de Tipo NA o ND, de este valor debe estar registrado en la Tabla General 06. Este se graba en la tabla de Documentos de Referencia

- Columna AA - Nmero de Documento Referencia En esta columna se ingresa el nmero (incluido la serie) del Documento de Referencia, solo cuando se ingresa un Documento de Tipo NA o ND . Este se graba en la tabla de Documentos de Referencia.

- Columna AB - Fecha Documento Referencia, En esta columna se ingresa la Fecha del documento de Referencia, solo cuando se ingresa un Documento de Tipo NA o ND. Debe ser una fecha valida con formato DD/MM/AAAA, este se graba en la tabla de Documentos de Referencia.

- Columna AC - Base Imponible Documento Referencia, En esta columna se ingresa la base Imponible del documento de Referencia, solo cuando se ingresa un Documento de Tipo NA o ND. Este valor debe estar comprendido entre >=0 y =0 y



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- Columna AG - Fecha de Operacin, En esta columna se ingresa la fecha de operacin , , solo cuando se quiere informar sobre la Mquina Registradora. En la columna de Tipo de Documento debe estar definido TK. Debe ser una fecha valida con formato DD/MM/AAAA

- Columna AH - Tipo de Tasa, En esta columna se ingresa el tipo de Tasa de Detraccin Percepcin, si la cuenta contable se ha configurado en el tem Tasa 1 (Detraccin) 2 (Percepcin). Este Tipo de Tasa debe estar registrado en la Tabla General 28 para Detraccin en la Tabla General 29 para la Percepcin.

- Columna AI - Tasa Detraccin/Percepcin, En esta columna se ingresa la Tasa porcentual correspondiente al Tipo de Tasa de detraccin Percepcin. Solo s la cuenta contable se ha configurado en el tem Tasa 1 (Detraccin) 2 (Percepcin). Este valor debe estar comprendido entre >=0 y =0 y =0 y



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Ejemplo del registro de comprobantes en el formato del archivo del Excel.



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Proceso de Validacin de Archivo de Carga de Excel Este proceso solo valida el contenido del archivo de carga de Excel, al finalizar muestra en el

resultado de la operacin.

Al ejecutar el proceso de Carga de Comprobante desde Excel, el usuario ubicar el archivo en el

formato de Excel con el contenido de los comprobantes, luego dar clic en el botn Validacin.

Si al realizar las validaciones no se han encontrado inconsistencias, el proceso nos muestra la

siguiente venta de Resultados, donde nos indica la cantidad de Comprobante Validos y el

comentario de OK.



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En el caso el proceso encuentre algunas inconsistencias, nos mostrar los siguientes mensajes:



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Donde, Nos informa sobre la cantidad de comprobantes incorrectos. En el detalle de

inconsistencias, nos muestra el mensaje de error en la columna producido, el valor faltante o el

valor errado y las filas donde se produjeron.

Solo le queda al usuario abrir el archivo de Excel y realizar las modificaciones en las columnas y

filas correspondientes.

Al dar clic en el botn Imprimir, el proceso imprimir el contenido de la ventana de resultados,

tal como se muestra en la siguiente grfica.



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Proceso de Importacin de Archivo de Carga de Excel En este proceso se ejecuta la validacin y al final si todo est conforme recin se procede a grabar

los comprobantes en las tablas correspondientes.

Al ejecutar el proceso de Carga de Comprobante desde Excel, el usuario ubicar el archivo en el

formato de Excel con el contenido de los comprobantes, luego dar clic en el botn Importar.



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Si no existen inconsistencias en la informacin del archivo de Excel a cargar, el proceso al finalizar

de grabar los comprobantes, muestra la informacin de la cantidad de Comprobantes validos

(grabados), la cantidad de comprobantes Finalizados y Pendientes.

Procedemos a la consulta del comprobante generado (ejecutando el proceso de Situacin de

Comprobantes).



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Ejecutamos el proceso d Carga de Comprobantes, donde se est informando 4 comprobantes (los

que se muestra en el ejemplo del Registro de comprobantes en el formato del archivo del Excel),

en esta ocasin se est desactivando el check de Respetar numeracin de comprobantes, damos

clic en el botn Importar

Al finalizar el procese (si lo informado en la hoja de Excel est Ok), muestra la estadsticas del

proceso, adems se informa los comprobantes generados con su situacin, tal como se muestra en

la grfica.



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Procedemos a la consulta de los comprobantes generados. En el primer caso mostramos el

comprobante con la informacin del detalle informado.



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En este segundo caso, se informa la tasa de detraccin.

En el siguiente caso, se informa el documento de referencia de la Nota de Abono (Crdito)



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En este ltimo caso, se informa los datos de la mquina registradora para un venta con Ticket



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