Manual Contratos Carga Masiva

MINISTERIO DE RELACIONES LABORALES

SISTEMA DE REVISIÓN DE CONTRATOS

Plantillas de Contratos ‐ Carga Masiva

MANUAL DE USUARIO

01/11/2012

A partir del 01 de Noviembre de 2012, sale a producción el Modulo de Plantillas de Contratos para Carga Masiva / Empresas, como parte del Sistema de Revisión de Contratos, aplicación que permitirá a los empleadores optimizar el tiempo de legalización en la Inspectoría de Trabajo ya que evitara la emisión de observaciones por parte del inspector y la generación automática de turnos.

Manual de Usuario Página 2 de 28

2 SISTEMA DE REVISIÓN DE CONTRATOS –PLANTILLAS PARA CARGA MASIVA/ EMPRESA

CONTENIDO

1. OBTENCIÓN DE LA CLAVE DE ACCESO AL SISTEMA……………………………………………………...3

2. INGRESO DE DOCUMENTOS HABILITANTES Y APODERADOS.……………………………..…….…6

2.1 Documentos Habilitantes.…………………………………………………………………………………………….6

2.2 Documentos Apoderado……………………………………………………………………………………….……..8

3. GENERAR PLANTILLAS…………………………………………………………………………………………..……10

3.1 Descargar plantilla y exportar a formato CSV……………………………………………………………..11

4. CARGA MASIVA DE CONTRATOS – PLANTILLAS……………………………………………………….…15 4.1 Carga de plantillas CSV…………………………………………………………………………………………….…16

5 REVISION DE ESTADO DE TRAMITES…………………………………………………………………….…………23

5.1 Estado de Trámites……………………………………………………………………………………………………….23

5.2 Estado de Trámites – Contratos Ingresados…………………………………………………………………24

5.2.1 Generar Turno……………………………………………………………………………………………………25

5.3 Estado de Trámites – Contratos Listos para Registro…………………………………………………...26

5.4 Estado de Trámites – Contratos Vencidos y Contratos Legalizados…………………………27



MANUAL DE USUARIO

1 OBTENCIÓN DE LA CLAVE DE ACCESO AL SISTEMA

El empleador registrado en el “Sistema de Actas de Finiquito en línea” y “Sistema de Revisión de Contratos”, deberá utilizar la misma clave, caso contrario deberá obtener una clave siguiendo los siguientes pasos:

1. Tener creada y activa dirección de correo electrónico (yahoo, hotmail, gmail, entre otras).

2. Ingresar al portal Web del Ministerio de Relaciones Laborales www.relacioneslaborales.gob.ec , opción “Servicios en Línea”.



3. Escoger opción “Sistema de Contratos” para registrar los datos del empleador. Para registrar un contrato utilizando plantillas clic en la opción “Sistema de Contratos con Plantillas”



4. Pantalla de ingreso al sistema

5. Para autentificarse digitar usuario y contraseña, a continuación clic en el botón ingresar al sistema

6. Se visualiza pantalla con información general del sistema, para descargar manual

de usuario dar clic en el botón



2. INGRESO DE DOCUMENTOS HABILITANTES Y APODERADOS

2.1 Documentos Habilitantes

Ruta: Menú Documentos Habilitantes Pestaña Habilitantes

Los documentos habilitantes de la empresa que deben adjuntarse en el sistema deben estar en formato pdf, para adjuntar los habilitantes clic en “Examinar”, para buscar y adjuntar cada archivo.

Los documentos que debe adjuntar como mandatorios son:

• Nombramiento o poder del representante legal

• RUC, CI y Papeleta de Votación Únicamente si el empleador tiene jornada laboral especial validada por el Ministerio de Relaciones Laborales deberá adjuntar la documentación por una sola vez en esta ventana.

Al adjuntar cada archivo se visualizara barra de progreso para carga de datos



Una vez adjuntado el archivo, el usuario visualizara mensaje de validación de carga de documento habilitante.

Para finalizar la carga, clic en “Guardar”, a continuación podrá visualizar resumen de las cargas realizadas.



2.2 Documentos Apoderado

Ruta: Menú Documentos Habilitantes Documentos Apoderado

El empleador debe registrar la nómina de los apoderados para la legalización de contratos. Los campos que debe llenar de forma mandatoria son los siguientes:

• Numero de documento de identidad

• Nombres y apellidos



Se visualizara la barra de progreso para carga de archivos

Clic en el botón deshabilitar para que el apoderado que está registrado sea inactivado.



Una vez ingresados el numero de cedula, nombres y apellidos del apoderado, es obligatoria la carga de archivos; el sistema validara que se hayan subido los adjuntos mostrando mensaje.

Una vez anexado el archivo, clic en guardar para finalizar la carga del archivo, para validar la carga el usuario visualizara el siguiente mensaje.

El sistema permite registrar datos de todos los apoderados que se requiera a fin de que puedan gestionar la legalización de contratos en cada una de sus sucursales.

3 GENERAR PLANTILLAS

Los pasos a seguir, son los siguientes:

1.‐ Petición del usuario (empleador) al Viceministerio de Trabajo y Empleo para pre‐aprobación del formato de contrato

2.‐ Ministerio de Relaciones Laborales revisa formatos, observa y aprueba párrafos y clausulas.

3.‐ Se genera código para cada tipo de contrato que se convertirá en plantilla



4.‐ Con el código, empleador ingresa al sistema y registra contratos escogiendo el tipo de contrato que va a utilizar.

5.‐ Se genera vista previa del contrato, para que visualice y pueda actualizar y modificar datos

6.‐ Una vez validada la información, empleador genera turno para legalización ante el inspector de trabajo

7.‐ Inspector de trabajo legaliza contrato en la Inspectoría de trabajo

3.1 Descargar plantilla y exportar a formato CSV

Ruta: Ingreso al Módulo de Carga Masiva‐ Plantillas de Contratos Menú Plantillas

En el campo “tipo de contrato” se escogerá el contrato que se requiere registrar, clic en el combo box para seleccionar con el cursor.

Clic en el botón “Consultar” para desplegar y visualizar los códigos que se requiere registrar.



Escoger visualmente el contrato que va a registrar, para visualizar el contrato plantilla, clic en “Vista previa”.



En la plantilla visualizara los campos que deben llenarse en la plantilla CSV. Para exportar a formato CSV el contrato clic en el botón “Exportar”



Ejemplo de plantilla de contrato: 000005CPFMRL CONTRATO DE TRABAJO FIJO

Todas las plantillas en formato CSV tendrán un encabezado en el que se detallara la información que debe ser llenada.



Ejemplo: Catalogo para llenar plantilla

Para llenar la plantilla CSV, se debe utilizar los códigos del catálogo.

4 CARGA MASIVA DE CONTRATOS ‐ PLANTILLAS

Ruta: Menú Registro Carga Masiva

Ej.: Para la ciudad de Guayaquil corresponde el código: 593.009.001.000



4.1 Carga de plantillas CSV

Se visualiza la pantalla “Carga Masiva de Contratos”, en esta sección se va a especificar la información del contrato considerando:

• Tipo de contrato

• Apoderado para la firma de contratos

• Marcar si aplica jornada especial (se cargo en la pantalla de habilitantes)

• Marcar si el archivo CSV fue realizado en Windows

Para cargar la plantilla, clic en el combo box seleccionar para elegir con el cursor el tipo de contrato que se va a carga (previo a llenar la plantilla en formato CSV).



Una vez seleccionado el tipo de contrato, se va a desplegar una ventana para escoger el código de contrato a cargar. Clic en el botón “Ir” para continuar con la carga del archivo.



Se valida el código de plantilla de contrato, visualizando en la pantalla la información del número.

Para escoger el apoderado para la firma de contratos, clic en el botón “Seleccionar”

Se desplegará una ventana para seleccionar el nombre del apoderado. Seleccionar “Ir” para fijar el nombre del apoderado.



En la pantalla de documentos habilitantes se cargo el archivo de la jornada laboral especial, clic para habilitar el campo y especificar que los contratos a registrar están dentro de esta condición.

Clic en recuadro para especificar que el archivo CSV fue realizado en Windows.



Para adjuntar archivo clic en el botón seguido de clic en

Se desplegará la información registrada en el archivo CSV, los datos se visualizaran línea a línea.

La validación de registros correctos se visualizara con el siguiente mensaje:



Para visualizar el contrato, clic en el botón “Vista Previa”



Una vez validados los datos, clic en “Guardar”, aparecerá un mensaje de verificación confirmando que la acción de grabar se va a realizar.

Una vez guardados los datos se debe imprimir la guía, para ejecutar esta acción clic en “Imprimir Guía”



Se desplegara y visualizara pantalla con todos los registros ingresados, asignados un número de contrato y asignados a un número de guía.

5 REVISION DE ESTADO DE TRAMITES

5.1 Estado de Trámites

Para revisión de los contratos ingresar, siguiendo la siguiente ruta:

Menú Estado de Trámites



5.2 Estado de Trámites – Contratos Ingresados

Menú Estado de Trámites Contratos Ingresados

La pestaña “Contratos Ingresados” permitirá visualizar los contratos ingresados en el sistema. Se tiene tres criterios de búsqueda:

• Ciudad en la que presta servicios el trabajador

• Ingrese le código del contrato a buscar

• Ingrese la identificación del documento a buscar

Clic en “buscar” para que se despliegue la información



En esta pantalla se va a visualizar el código del contrato, información del empleado o trabajador, permite imprimir el contrato, anular contratos y generar turnos.

5.2.1 Generar Turno

Vistear los contratos que requieren generar turno.



Se visualizara ventana de confirmación para generar turno y finalmente se generara turno.

Una vez que se haya generado turno se visualizara confirmación con el mensaje: “Los turnos se generaron correctamente”

5.3 Estado de Trámites – Contratos Listos para Registro

Menú Estado de Trámites Contratos Listos para Registro

En esta pantalla se podrá imprimir el turno generado en la pestaña “contratos ingresados”,

para lo cual se escogerá la línea del contrato, vistear el recuadro y finalmente clic en el botón “Imprimir Turno Seleccionado”

1

2

3



Se visualizara pantalla con turno y explicación de documentos para legalización y registro de contratos.

Imprimir turno para acercarse a Inspectoría de Trabajo para firma ante en Inspector de Trabajo

5.4 Estado de Trámites – Contratos Vencidos y Contratos Legalizados

Menú Estado de Trámites Contratos Vencidos

Menú Estado de Trámites Contratos Legalizados

Importante



• Contratos Vencidos.‐ En esta ventana se visualizaran los registros de contratos que el empleador no asistió a legalizar considerando aquellos en los que hay inconsistencias de información o no asistió una de las partes.

• Contratos Legalizados.‐ En esta ventana se visualizaran los registros de contratos que han sido legalizados en la Inspectoría de Trabajo.

Documents

Manual Contratos Carga Masiva