Manual de Calidad - FJD · MANUAL DE ACOGIDA – SERVICIO DE FARMACIA HOSPITALARIA HUFJD_18_P12 Versión 1 MANUAL DE ACOGIDA SERVICIO DE FARMACIA HOSPITALARIA CONTROL DE CAMBIOS RESPECTO

MANUAL DE ACOGIDA – SERVICIO DE FARMACIA HOSPITALARIA HUFJD_18_P12 Versión 1

MANUAL DE ACOGIDA

SERVICIO DE FARMACIA HOSPITALARIA

CONTROL DE CAMBIOS RESPECTO A ULTIMA VERSIÓN

Versión Fecha Modificación

1.0 Marzo 2016 Primera versión del documento

0 Agosto 2018 Cambio de formato. Cambios en la redacción de algunos puntos.


INDICE

1. OBJETO Y ALCANCE ...................................................................................... 3

2. PRESENTACIÓN DEL SERVICIO ...................................................................... 3

2.1. Misión, visión y valores. ............................................................................ 3

2.2. Funciones del Servicio de Farmacia. ......................................................... 5

2.3. Organigrama del Servicio de Farmacia ..................................................... 6

2.4. Áreas del Servicio de Farmacia y objetivo de las mismas ........................ 7

2.5. Plano del Servicio de Farmacia ................................................................. 9

3. MAPA DE PROCESOS .................................................................................. 10

3.1. Pacientes ................................................................................................. 11

4. POLÍTICA DE CONFIDENCIALIDAD DE LA FUNDACIÓN JIMÉNEZ DÍAZ ....... 11

4.1. Sistema informático ................................................................................ 12

4.2. Ley de Protección de Datos de Carácter Personal.................................. 12

5. POLITICA DE SEGURIDAD DEL PACIENTE DEL HOSPITAL. ........................... 13

6. HORARIO DEL SERVICIO DE FARMACIA ...................................................... 14

7. ORGANIZACIÓN INTERNA DEL PERSONAL ................................................. 14

7.1. Uniformidad ............................................................................................ 14

7.2. Normativa de permisos y vacaciones ..................................................... 14

7.3. Hoja de firmas del personal .................................................................... 14

8. NORMAS DE AUTOPROTECCIÓN DEL PERSONAL ....................................... 15

8.1. Pauta de actuación en caso de accidente laboral .................................. 15

9. GESTIÓN DE RESIDUOS ............................................................................... 16

10. FORMATOS Y ANEXOS ............................................................................ 17


1. OBJETO Y ALCANCE

Nuestro objetivo principal es que te sientas cómodo trabajando. Estamos seguros de que pronto serás uno más del equipo con la experiencia que vayas adquiriendo, con tu motivación y ganas de trabajar. El objetivo de este manual es reflejar la organización y funciones del personal del Servicio de Farmacia del Hospital Universitario Fundación Jiménez Díaz. Este documento permite establecer las cargas de trabajo y responsabilidades de farmacéuticos, enfermeras, técnicos, auxiliares de enfermería y celadores.

2. PRESENTACIÓN DEL SERVICIO

El personal de esta Unidad desea que tu incorporación sea lo más satisfactoria posible. Siempre tendrás un compañero/a con la experiencia suficiente para resolver tus dudas. El nuevo Servicio de Farmacia se inaugura en el mes de octubre de 2007. Está ubicado en la planta –1 del edificio C con un acceso directo para la entrada de mercancías, acceso directo a las unidades de hospitalización y otro acceso directo a la sala de espera de Pacientes Externos. Cada área del Servicio de Farmacia cuenta con protocolos e instrucciones de trabajo, avalados por el Servicio de Calidad del hospital que facilitan la tarea al personal nuevo.

2.1. Misión, visión y valores.



2.2. Funciones del Servicio de Farmacia.

Las funciones del Servicio de Farmacia, según el Real Decreto Legislativo 1/2015, de 24 de julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de garantías y uso racional de los medicamentos y productos sanitarios, son las siguientes:

a) Garantizar y asumir la responsabilidad técnica de la adquisición, calidad, correcta conservación, cobertura de las necesidades, custodia, preparación de fórmulas magistrales o preparados oficinales y dispensación de los medicamentos precisos para las actividades intrahospitalarias y de aquellos otros, para tratamientos extrahospitalarios, que requieran una particular vigilancia, supervisión y control.

b) Establecer un sistema eficaz y seguro de distribución de medicamentos, tomar las medidas para garantizar su correcta administración, custodiar y dispensar los productos en fase de investigación clínica y velar por el cumplimiento de la legislación sobre medicamentos de sustancias psicoactivas o de cualquier otro medicamento que requiera un control especial.

c) Formar parte de las comisiones hospitalarias en que puedan ser útiles sus conocimientos para la selección y evaluación científica de los medicamentos y de su empleo.

d) Establecer un servicio de información de medicamentos para todo el personal del hospital, un sistema de farmacovigilancia intrahospitalario, estudios sistemáticos de utilización de medicamentos y actividades de farmacocinética clínica.

e) Llevar a cabo actividades educativas sobre cuestiones de su competencia dirigidas al personal sanitario del hospital y a los pacientes.

f) Efectuar trabajos de investigación propios o en colaboración con otras unidades o servicios y participar en los ensayos clínicos con medicamentos.

g) Colaborar con las estructuras de atención primaria y especializada de la zona en el desarrollo de las funciones señaladas en el artículo 81.

h) Realizar cuantas funciones puedan redundar en un mejor uso y control de los medicamentos.

i) Participar y coordinar la gestión de las compras de medicamentos y productos sanitarios del hospital a efectos de asegurar la eficiencia de la misma.

Como Unidad Docente lleva a cabo las actividades que se citan seguidamente:

• Formación de futuros licenciados en Farmacia. • Formación de futuros especialistas en Farmacia Hospitalaria. • Formación de futuros Técnicos de Farmacia. • Participación en los programas docentes de la Fundación Jiménez Díaz. • Cursos y Seminarios extrahospitalarios. • Colaboración con los Departamentos del Hospital que lo requieran.

Además, como estrategia de recursos humanos en el Servicio de Farmacia, enmarcada dentro de la estrategia global de la organización, se ofrece la posibilidad de formación gratuita, asistencia a congresos, presentación de trabajos a éstos y asistencia a diferentes sesiones.


2.3. Organigrama del Servicio de Farmacia


2.4. Áreas del Servicio de Farmacia y objetivo de las mismas

Área Objetivo Gestión Gestión de adquisiciones y control del stock de los medicamentos.

Centro de información de medicamentos

Dar respuesta a la demanda de información sobre medicamentos de forma objetiva y en tiempo útil, contribuir a una correcta selección y al uso racional de los medicamentos y promover una terapéutica correcta.

Atención Farmacéutica a Pacientes Externos (Pacex)

Dispensar los medicamentos prescritos a pacientes externos y realizar su seguimiento, garantizando la provisión de una farmacoterapia responsable y consiguiendo resultados óptimos que mejoren la calidad de vida del paciente considerado individualmente.

Ensayos clínicos Gestionar los medicamentos en investigación según las Normas de Buena Práctica Clínica.

Validación de la prescripción de pacientes ingresados

Revisar la orden médica de los pacientes ingresados, asegurando que esta prescripción se entiende correctamente, que es viable técnica y temporalmente, y que se han resuelto los problemas relacionados con los medicamentos detectados.

Validación y dispensación de medicamentos especiales

Validar, dispensar y controlar medicamentos que requieran condiciones especiales: estupefacientes, medicamentos no incluidos en guía y medicamentos restringidos.

Mezclas intravenosas y citostáticos

Elaborar medicamentos estériles en CFLV y CFLH según las Normas de Buenas Prácticas de Elaboración, con especial cuidado en los productos citotóxicos y en la protección del personal implicado en su preparación y manipulación.

Farmacotecnia Elaborar fórmulas magistrales no estériles siguiendo los controles de calidad recomendados por el Formulario Nacional.

Reenvasado en dosis unitarias Envasar medicamentos para que puedan ser administrados al paciente a la dosis prescrita por el médico, permitiendo una fácil y completa identificación, sin necesidad de manipulaciones.

Dispensación de medicamentos y preparación de la unidosis

Dispensar medicamentos en la dosis concreta que un paciente determinado recibe en el momento de la administración, con intervención previa del farmacéutico cuando sea conveniente.

Recepción y almacén de medicamentos

Recepcionar y almacenar los medicamentos y productos sanitarios que el Servicio de Farmacia adquiere a los proveedores, de acuerdo a la ubicación asignada, manteniendo en todo momento unas correctas condiciones de conservación.

Farmacovigilancia y gestión del uso seguro del medicamento

Notificar las sospechas de reacciones adversas de los medicamentos autorizados, incluidas las de aquellos que se hayan utilizado en condiciones diferentes a las autorizadas Actividades e intervenciones de farmacovigilancia dirigidas a determinar, caracterizar, prevenir o minimizar los riesgos relativos a un medicamento, incluida la evaluación de la efectividad de dichas actividades e intervenciones


El Servicio cuenta además con: 1 Sala de espera de Pacientes Externos

1 Despacho del Jefe de Servicio 1 Puesto de Admisión

1 Despacho Administrativo 1 Office 1 Despacho de Supervisora

1 Almacén de material clínico 1 Almacén de medicamentos 2 Vestuarios (servicios y ducha) 1 Cuarto de Almacenamiento de residuos


2.5. Plano del Servicio de Farmacia

El Servicio de Farmacia está ubicado en la planta –1 del edificio C con un acceso directo para la entrada de mercancías, acceso directo a las unidades de hospitalización y otro acceso directo a la sala de espera de Pacientes Externos.


3. MAPA DE PROCESOS

La organización del Servicio de Farmacia es horizontal y está definida con el mapa de procesos, el cual incluye los procesos estratégicos, operativos y de soporte asistencial y no asistencial. Este mapa de procesos es conocido y asumido por todo el personal del Servicio de Farmacia. Existen Procedimientos Operativos de Calidad (POC) de todos los procesos. También existen Instrucciones Asistenciales (IA) que derivan de los POC, de todas las actividades que se realizan en el servicio.


3.1. Pacientes

El Servicio de Farmacia lleva a cabo las acciones mostradas en el mapa de procesos en los siguientes tipos de pacientes:

• Paciente ingresado: Es el paciente que está ocupando una cama de hospital, durante el período comprendido, al menos entre las 0 horas y las 24 horas de un mismo día.

• Paciente ambulatorio: es el paciente que requiere cuidados hospitalarios aunque no hospitalización, es decir, el paciente que acude a Hospital de Día para recibir tratamientos especiales y controlados por el Hospital tales como: tratamiento citostático, radiodiagnóstico, tratamiento con inmunoglobulinas, etc.

• Paciente externo (PACEX): Es el paciente que no requiere cuidado hospitalario, pero sí medicación que se dispensa en los Servicios de Farmacia Hospitalaria.

4. POLÍTICA DE CONFIDENCIALIDAD DE LA FUNDACIÓN JIMÉNEZ DÍAZ

Todos los trabajadores de la FJD deben cumplir la cláusula de confidencialidad del centro para proteger la privacidad de los pacientes. El personal sólo accederá a las historias clínicas necesarias para desarrollar sus funciones profesionales. El personal podrá acceder a las historias de los pacientes que esté tratando, incluyendo toda la información necesaria para proporcionar una correcta asistencia. El personal sanitario está obligado al cumplimiento del deber de secreto respecto a todos los datos de los pacientes de carácter personal; asimismo esto también debe cumplirse una vez que el facultativo ya no trabaje en el hospital. El personal será responsable del uso que haga de los datos personales de los pacientes. El personal tiene prohibido cualquier comunicación de los datos de los pacientes que no hayan sido autorizados expresamente.


4.1. Sistema informático

Existe un sistema informático para la gestión del medicamento. Existen otros sistemas informáticos para la consulta de la historia clínica de los pacientes del hospital. Cada trabajador tendrá una clave para el acceso a estos sistemas, correspondiente con su puesto de trabajo. La utilización de estos sistemas está definido en su correspondiente POC e IA. El personal Técnico dispone de un Anexo: “Introducción al Sistema Informático”.

4.2. Ley de Protección de Datos de Carácter Personal

Objeto de la Ley de Protección de Datos Personales: La Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal LOPD, basada en el artículo 18.4 de la Constitución Española de 1978, y el Real Decreto 994/1999 de Reglamento de Medidas de Seguridad, tienen por objeto garantizar y proteger, en lo relativo al tratamiento de los datos personales, las libertades públicas y los derechos fundamentales de las personas físicas, y especialmente de su honor e intimidad personal y familiar. Para ello la legislación vigente ha establecido mecanismos de seguridad, orientados a garantizar la integridad de los datos personales almacenados por diferentes medios y limitar el uso de dichos datos a los fines previstos y a posibilitar a la persona física titular de dichos datos el control de los mismos. Las leyes obligan a todas las personas y organizaciones, tanto públicas como privadas, que dispongan y manejen datos de carácter personal, a cumplir una serie de requisitos y aplicar severas medidas de seguridad en función del tipo de datos que posean. Niveles y medidas de seguridad Los niveles de seguridad sobre los datos protegidos se establecen atendiendo a la naturaleza de la información tratada, en relación con la mayor o menor necesidad de garantizar la confidencialidad y la integridad de la información. Las medidas de seguridad exigibles se clasifican en tres niveles: Básico, Medio y Alto. • Nivel básico: Todos los ficheros que contengan datos de carácter personal: nombre y

apellidos, dirección, teléfono, fotografías, imágenes en vídeo, direcciones de correo electrónico personalizado, etc.

• Nivel medio: Los ficheros que contengan datos relativos a la comisión de infracciones administrativas o penales, Hacienda Pública, servicios financieros, solvencia patrimonial y de crédito, y los suficientes que permitan obtener una evaluación de la personalidad del afectado.

• Nivel alto: Los ficheros que contengan datos de ideología, afiliación sindical, religión, creencias, origen racial, salud o vida sexual, así como los que contengan datos recabados para fines policiales sin consentimiento de las personas afectadas.


Los datos de carácter personal que hagan referencia a los aspectos aquí expuestos sólo podrán ser recabados, tratados y cedidos cuando, por razones de interés general, así lo disponga una ley o el afectado consienta expresamente. Los datos manejados por el Servicio de Farmacia, dado que son referidos a la salud de las personas deben estar protegidos bajo el nivel alto de seguridad.

5. POLITICA DE SEGURIDAD DEL PACIENTE DEL HOSPITAL.

La Seguridad del Paciente es un componente clave de la calidad asistencial, de importancia

capital tanto para los profesionales como para los gestores de nuestro centro. Por ello,

desde la Unidad Funcional de Gestión de Riesgos Sanitarios de la FJD se ha desarrollado el

Portal de Seguridad del Paciente, dentro la Intranet del hospital, con el objetivo de que en

él cualquier profesional acceda a toda la información relacionada con la Seguridad del

Paciente. Los objetivos de nuestra institución relacionados con la Seguridad del Paciente

incluyen aquellos ya recogidos en el Programa de Seguridad del Paciente de la OMS, que

son fundamentalmente los siguientes:

1. Promover y desarrollar el conocimiento y la cultura de seguridad del paciente

entre los profesionales y los pacientes. Esto implica el desarrollo de acciones para

mejorar la información y formación sobre seguridad de los pacientes.

2. Diseñar y establecer sistemas de información y notificación de efectos adversos

para aprender de ellos y extraer acciones de mejora.

3. Implantar prácticas seguras recomendadas en los centros del Sistema Nacional de

Salud y específicamente en los de la Comunidad de Madrid.

4. Promover la investigación en seguridad del paciente.

Con estos objetivos, en el Portal de Seguridad hay vínculos a documentos y sitios de

información sobre seguridad del paciente, tanto a nivel nacional como internacional; la

composición de la Unidad Funcional de Gestión de Riesgos Sanitarios (UFGRS) de la FJD,

para la que se ha creado un correo común que llega a todos sus miembros

([email protected]), los accesos a los distintos sistemas de notificación de

efectos adversos, etc.

Desde la UFGRS os animamos a comunicar de forma confidencial y anónima, a través de

este nuevo portal de comunicación de efectos adversos, todos los incidentes que

presenciéis o de los que tengáis conocimiento, estéis o no involucrados. Gracias a vuestras

notificaciones podremos identificar problemas en la organización de nuestro centro, y

aplicar las medidas de mejora precisas que redunden en beneficio de nuestros pacientes.

mailto:[email protected]


6. HORARIO DEL SERVICIO DE FARMACIA

El horario del Servicio de Farmacia es el siguiente:

De lunes a domingo: de 08:00 a 22:00

El horario de Atención Farmacéutica a Pacientes Externos es el siguiente:

De lunes a viernes: mañanas: de 09:00 a 15:00 tardes: de 19:00 a 20:00

7. ORGANIZACIÓN INTERNA DEL PERSONAL

7.1. Uniformidad

• El personal del Hospital deberá ir correctamente uniformado e identificado.

• No están permitidos los piercing ni los tatuajes (no se puede utilizar ningún tipo de vendaje para tapar los tatuajes).

• Es obligatorio la utilización de camiseta de manga larga de color blanco.

7.2. Normativa de permisos y vacaciones

Los permisos retribuidos deben solicitarse a través del formato oficial, colgado en la Intranet FJD, en el Portal de RRHH “solicitud de permisos retribuidos”, con antelación suficiente (antes del día 15 del mes anterior), precisando para ser efectivos la autorización por el responsable directo y la reseña en la planilla oficial del Servicio. La elección de vacaciones será rotatoria.

7.3. Hoja de firmas del personal

Cuando se incorpora personal nuevo al Servicio de Farmacia, éste debe plasmar su firma en la “hoja de firmas de personal elaborador y de resto de personal” localizada en el área de farmacotecnia, teniendo la obligación de notificar si su firma se modifica y actualizar este registro.


8. NORMAS DE AUTOPROTECCIÓN DEL PERSONAL

Las normas de autoprotección del personal se describen en cada IA de cada proceso correspondiente. Es necesario destacar el riesgo específico que existe en el Servicio de Farmacia teniendo en cuenta la elaboración de medicamentos citostáticos. Para la protección y actuación del personal manipulador expuesto se dispone de las siguientes IA:

• Vertido citotóxicos

• Exposición accidental a citostáticos

• Extravasación de citostáticos

8.1. Pauta de actuación en caso de accidente laboral

Todo el personal del Servicio de Farmacia está sujeto a un reconocimiento médico anual. Todo Accidente Laboral, con independencia de que cause o no Baja Laboral, debe ser comunicado por el superior jerárquico del trabajador accidentado al SERVICIO DE SALUD LABORAL y PREVENCION (extensión 3259).

Ante un Accidente Laboral se actuará de acuerdo al siguiente esquema:


9. GESTIÓN DE RESIDUOS


10. FORMATOS Y ANEXOS

No aplica

Documents

Manual de Calidad - FJD · MANUAL DE ACOGIDA – SERVICIO DE FARMACIA HOSPITALARIA HUFJD_18_P12 Versión 1 MANUAL DE ACOGIDA SERVICIO DE FARMACIA HOSPITALARIA CONTROL DE CAMBIOS RESPECTO