Manual de Configuracion Sugarcrm

Manual de Instalacin y Configuracin de SugarCRM

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MANUALDE CONFIGURACION SUGARCRM

Pantalla principal de SugarCRM

Men principal: Contiene los puntos de acceso a todos los mdulos, cada uno de loscuales representa un aspecto funcional especfico del sistema SugarCRM.

GRUPOS DELMENU PRINCIPAL

Sales(Ventas): En este grupo se configuran todos los aspectos necesarios para las ventasde la empresa. Modulos: Inicio, Cuentas, Contactos, Oportunidades e InteresadosMarketing(Mercadeo): En esta opcin se configuraran todas las opciones, estrategias yobjetivos de mercadeo que tendr la empresa para obtener nuevos clientes y mantener los



actuales. Modulos: Inicio, Cuentas, Contactos, Interesados, Campaas, Prospectos yGrupos objetivoSupport(Soporte): En este grupo se configurara aquellos casos o fallas que podrapresentar la empresa con los clientes. Modulos: Inicio, Cuentas, Contactos, Casos y FallasActivities(Actividades): En esta opcion se configuraran aquellas actividades que tieneque hacer la empresa con los clientes, como algunas llamadas, una reunin importantecon un cliente especifico, etc. Modulos: Inicio, Calendario, Llamadas, Reuniones,CorreoE, Tareas y NotasCollaboration(Colaboracin): En este grupo se almacenaran algunos modulos comoInicio, CorreoE y DocumentosAll: En esta opcin se listan todos los mdulos disponibles.

Nota: Como hemos visto en algunos mens se repiten los mdulos, se trata del mismomodulo no de diferentes. As podemos acceder a ese modulo desde diferente partes delmen.

MODULOS

Ya hemos listado todas las opciones de men con las que disponemos en nuestro CRM,ahora explicaremos brevemente los principales mdulos con los que disponemos.

Inicio. Tiene la finalidad de mostrar de un vistazo las actividades de cada usuariomediante los Sugar Dash-lets que pueden personalizarse con las necesidades individualesen cualquier momento.Cuentas. Contiene la informacin primaria acerca de cada cliente lo que incluye, entreotras, direcciones fsicas, direcciones de correo y pgina web.Contactos. Contiene la informacin de todos los contactos asociados a una cuenta, cadacontacto describe a una persona con la que nuestra empresa tiene una relacin denegocios. Se registran datos como cargo, telfonos y direcciones de correo.Interesados. Muy similar a los contactos, con la diferencia de que los interesados sonpersonas con quienes es probable que nuestra empresa tenga alguna relacin de negociosen el futuro. Un interesado puede convertirse en una Oportunidad o en una Cuenta.Prospectos. Tambin similar a los dos anteriores, con la diferencia de que los prospectosson personas con quienes nuestra empresa quisiera tener alguna relacin de negocios en



el futuro.Oportunidades. Son las ventas puntuales en que cada ejecutivo est trabajandoactualmente. Este mdulo ayuda a manejar el proceso de la venta a travs de lasdiferentes etapas de la misma registrando datos como la probabilidad de cierre y elmonto.Calendario. Permite revisar las actividades programadas (por da, por semana o por mes)como llamadas, reuniones y tareas. Este calendario puede compartirse con los colegaspara ayudar a coordinar las labores diarias.CorreoE. Permite almacenar mensajes de correo que son relevantes al inters comercialde nuestra empresa. Se puede redactar y recibir correos de varias direcciones internas oexternas. Tambin es posible crear plantillas para campaas de mercadeo basadas encorreo electrnico.Tareas. Permite manejar una lista de tareas que es necesario completar para una fechadeterminada.Documentos. Permite que cada usuario pueda subir y descargar documentos asignandofechas de expiracin, nmero de versin y especificando los usuarios que tienen acceso alos mismos.Campaas. Este mdulo se usa para definir y ejecutar campaas de mercadeo del tipoteleventas, basadas en correoE, boletines de noticias o publicidad en medios. Ladefinicin se puede hacer mediante un asistente que le gua paso a paso.Casos. Permite al personal de Soporte al Cliente tratar problemas e inquietudesregistrando informacin para cada caso como prioridad, estatus y usuario asignado.

Ya habiendo explicado los mdulos principales de nuestro CRM, procederemos a laconfiguracin del mismo.

Paso 1: Creando las cuentas de nuestros clientes.Para ello daremos click sobre el modulo Accounts(cuentas) desde cualquier parte delmen en que este disponible.



Nos aparecer la siguiente ventana, donde veremos una lista de todos nuestros clientes;sino tenemos aparecer en blanco.

Daremos click sobre Create Account para crear uno nuevo. Nos aparecer la siguientepantalla.



Los llenamos con los datos correspondientes a nuestro cliente y lo guardamos dando clicken el botn Save.

As ya tendremos nuestro cliente configurado, de esta manera crearemos las cuentasnecesarias.



Paso 2: Ahora crearemos nuestros contactos, es decir aquellas personas asociadas a unacuenta especifica. Para ello damos click sobre el modulo Contactos desde alguna partedel men donde este disponible.

Nos aparecer la siguiente ventana.

Damos click en Create Contact para crear uno nuevo y nos aparecer la ventana de nuevocontacto.



Lo llenamos con los datos correspondientes al contacto especificando la cuenta asociadaen el campo correspondiente a Account Name.

Crearemos la cantidad de contactos que necesitemos.



Paso 3: Ahora crearemos las oportunidades, es decir todos aquellos posibles negociosque se pueden hacer. Para ello damos click sobre Opportunities desde cualquier parte delmen donde este disponible.

Nos aparecera la siguiente pantalla. Damos click sobre Create Opportunity para crear unanueva.

Nos aparecer el formulario de nueva oportunidad.



Los llenamos con los datos correspondientes y luego damos click en el boton Save.



Paso 4: Ahora crearemos nuestros Leads(Clientes Potenciales), para ello damos clicksobre Leads dentro de alguna parte del men en donde este disponible. Y nos aparecer lapantalla de Gestin de Leads, ya que no tenemos ninguno nos aparecer en blanco.Crearemos uno nuevo, para ello damos click sobre Create Lead.

Nos aparecer la pantalla de nuevo Lead.

La llenamos con los datos correspondientes, recordando que los Leads son nuestrosclientes potenciales, es decir aquellas personas que se pueden convertir en clientes de laempresa.Por ultimo damos click sobre el botn Save.



Crearemos varios registros.

Paso 5: Ahora crearemos las campaas, que es otra herramienta para que el departamentode Mercadeo pueda atraer nuevos clientes u oportunidades. Damos click en la opcionrespectiva dentro del men.



Creamos una nueva campaa, dando click en Create Campaign(Classic) y luegollenamos los datos respectivos. Por ultimo damos click sobre el boton Save.

Crearemos las campaas necesarias para nuestra empresa.

Paso 6: Ahora crearemos algunas actividades que como empresa necesitaremos realizarpara mantener una buena relacion con nuestros clientes. Empezaremos registrandollamadas a realizar, para ello damos click sobre el men Activities y luego sobre elmodulo Calls.



Nos aparece como en la mayora de mdulos la pantalla de gestin de llamadas, daremosclick en Log Call para registrar una nueva llamada.

Lo llenamos con los datos respectivos.



Crearemos todas las llamadas que se realizaran con nuestros clientes, detallando cadauna.

Paso 7: Ahora registraremos las reuniones que vamos a sostener, para ello damos clicksobre el modulo Meetings desde el men Activities.

Programamos una nueva reunion dando click sobre Schedule Meeting y nos aparecer elformulario correspondiente, lo llenamos con los datos necesarios y luego lo guardamos.



Crearemos los registros de todas nuestra reuniones pendientes con los clientes.

Si vemos que nos aparece este error es porque todava no hemos configurado un servidorde correo electrnico,



Para configurarlo damos click en Email Settings y nos aparecer la pantalla deconfiguracin de correo electrnico.

Lo llenamos con los datos respectivos a nuestra empresa, el servidor de CorreoElectrnico, usuario y contrasea.Al hacer todo esto ya nuestro CRM dejara de emitir ese mensaje y estara listo para entraren funcionamiento; si vemos en la pantalla principal tenemos un resumen diario de todaslas actividades a realizar con nuestros clientes.



Tambin podemos configurar tareas, emails, tener un calendario definido de actividades,etc..

Como podremos observar SugarCRM nos sirve para tener un excelente control de larelacin con nuestros clientes actuales y futuros clientes; de esta manera aumentar losniveles de ventas de nuestra empresa, as como tambin mantener satisfechos a nuestrosclientes y mantener una excelente relacin con ellos.

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Manual de Configuracion Sugarcrm