MANUAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA

MUNICIPIO DE SANTANDER DE QUILICHAO (CAUCA)

Julio de 2014

1

INTRODUCCIÓN

De acuerdo con el COLOMBIA COMPRA EFICIENTE, el Manual de Contratación es un documento que:

a. establece la forma como opera la Gestión Contractual del Municipio de SANTANDER DE QUILICHAO,

b. da a conocer a los partícipes del sistema de compras y contratación pública la forma en que opera dicha Gestión Contractual.

c. Es un instrumento de Gestión Estratégica puesto que tiene como propósito principal servir de apoyo al cumplimiento del Objetivo Misional de cada Entidad Estatal.

El presente manual esta orientado a que en los Procesos de Contratación se garanticen los objetivos del sistema de compras y contratación pública incluyendo eficacia, eficiencia, economía, promoción de la competencia, rendición de cuentas, manejo del Riesgo y publicidad y transparencia.

El presente documento, esta amparado por la Ley 23 de 1982, en cuanto a propiedad intelectual y derechos de autor a favor del profesional que lo elaboro, por lo tanto, no puede ser modificado, alterado o reproducido sin su autorización

Es así como se presenta el presente manual.

2

CAPITULO I

ARTICULO PRIMERO: PRINCIPIOS DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL

1.1. Principio de transparencia:

Este principio garantiza la publicidad y contradicción de los informes y actuaciones surgidos dentro del proceso, así como la libre concurrencia e igualdad de oportunidades para quienes intervengan en él.

1.2. Principio de Planeación:

Este principio tiene como finalidad lograr los objetivos institucionales de la contratación, esto es, armonizar y articular los requerimientos técnicos del proyecto a desarrollar con miras a satisfacer las necesidades del Municipio de Santander de Quilichao.

1.3. Principio de Economía:

Se tendrá en cuenta que las normas de procedimiento sean utilizadas para agilizar las decisiones, y las etapas sean las estrictamente necesarias para asegurar la selección objetiva; que los procedimientos se adelanten en el menor tiempo y con la menor cantidad de gastos de quienes intervengan en ellos y que no se exija sino los documentos necesarios.

1.4. Principio de responsabilidad

Los servidores públicos del Municipio están obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la contratación y a vigilar la correcta ejecución de los contratos.

3

Así mismo, el numeral 31 del artículo 48 de la Ley 734 de 2002, consagra; como falta gravísima; el hecho de ―…Participar en la etapa precontractual o en la actividad contractual, en detrimento del patrimonio público, o con desconocimiento de los principios que regulan la contratación estatal y la función administrativa contemplados en la Constitución y en la ley. Texto subrayado declarado EXEQUIBLE por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-818 de 2005, en el entendido que la conducta constitutiva de la falta gravísima debe ser siempre de carácter concreto y estar descrita en normas constitucionales de aplicación directa o en normas legales que desarrollen esos principios…”

Los funcionarios que intervengan en la planeación, trámite, celebración, ejecución y liquidación de un contrato, están obligados a proteger los derechos del Municipio, del Contratista y de terceras personas que puedan verse afectadas con el mismo. Dichos funcionarios deberán responder por sus actuaciones y omisiones antijurídicas e indemnizar los daños que se causen por razón de ellas.

El comité de evaluación es la instancia encargada de analizar que las propuestas presentadas en los diferentes procesos de selección se sujeten a las reglas contenidas en los pliegos de condiciones, aplicando los principios que rigen la contratación administrativa. Sus integrantes están sujetos a las inhabilidades, incompatibilidades y conflictos de intereses y recomendarán al ordenador del gasto el sentido de la decisión a adoptar, de conformidad con la evaluación efectuada.

Los Contratistas responderán por haber ocultado al contratar inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones, o por haber suministrado información falsa o no ajustada a la verdad y por la buena calidad del objeto a contratar

Los contratistas interventores (si no son servidores públicos) y los asesores externos, son particulares que ejercen funciones públicas y por lo tanto están sujetos al régimen de responsabilidades aplicable a los servidores públicos.

Los consultores y asesores externos responden civil, penal y fiscalmente por los daños que se ocasionen a la entidad con sus acciones u omisiones en el desempeño de las funciones.

1.5. Principio de Selección Objetiva:

Es una obligación del Municipio de SANTANDER DE QUILICHAO, respecto de todos los procesos y procedimientos contractuales, la escogencia de los contratistas de

4

forma objetiva, esto es que en ningún caso la selección del contratista puede ser subjetiva.

1.6. Principio de Publicidad:

Principio generador de participantes que tienen la posibilidad de conocer los proyectos de pliegos, pliegos de condiciones definitivos de los procesos que se están adelantando en el Municipio de SANTANDER DE QUILICHAO, de acuerdo con el artículo 223 de Decreto Ley 019 de 2012, el cual elimina el diario único de contratación y establece que los contratos estatales sólo se publicaran en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública -SECOP- que administra la Agencia Nacional de Contratación Pública-Colombia Compra Eficiente.

Los documentos que deben publicarse en el SECOP, a modo enunciativo, son:1. El aviso de la convocatoria pública. 2. El proyecto de pliego de condiciones y la indicación del lugar físico o electrónico en

que se podrán consultar los estudios y documentos previos. 3. Las observaciones y sugerencias al proyecto de pliego de condiciones, y el

documento que contenga las apreciaciones de la entidad sobre las observaciones presentadas.

4. El acto administrativo general que dispone la apertura del proceso de selección. 5. El pliego de condiciones definitivo. 6. El acta de audiencia de aclaración de pliegos, cuando se trate de licitación pública. 7. El acta de la audiencia de revisión de la asignación de riesgos previsibles. 8. El acto administrativo de suspensión del proceso. 9. El acto de revocatoria del acto administrativo de apertura. 10. Las adendas a los pliegos de condiciones. 11. El informe de evaluación a las propuestas. 12. El informe de verificación de los requisitos habilitantes. 13. El acto administrativo de adjudicación del contrato. En los casos de licitación

pública, también el acta de la audiencia pública de adjudicación. 14. El acto de declaratoria de desierta de los procesos de selección. 15. El contrato, las adiciones, modificaciones o suspensiones y la información sobre

las sanciones ejecutoriadas que se profieran en el curso de la ejecución contractual o con posterioridad a ésta.

16. El acta de liquidación de mutuo acuerdo, o el acto administrativo de liquidación unilateral.

5

Así mismo en los procesos de Licitación, deberá publicarse dentro de los diez (10) a veinte (20) días calendario anteriores a la apertura de la licitación, hasta tres (3) avisos con intervalos entre dos (2) y cinco (5) días calendario, según lo exija la naturaleza, objeto y cuantía del contrato, en la página Web de la entidad contratante y en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública -SECOP.

1.7. Principio del debido proceso:

EL MUNICIPIO, garantizará que toda actuación administrativa vinculada con la actividad contractual dé cumplimiento al debido proceso, que incluye la posibilidad de conocer y controvertir las decisiones de la administración.

El debido proceso es un principio rector en materia sancionatoria de las actuaciones contractuales, para lo cual debe adelantarse el procedimiento del artículo 86 de la Ley 1474 de 2011. Igualmente, opera cuando, dentro del desarrollo de un proceso contractual de selección de contratistas, se omite alguna de las etapas necesarias.

1.8. Supremacía de lo sustancial sobre lo formal:

En todo proceso de selección de contratistas primará lo sustancial sobre lo formal. En consecuencia, no podrá rechazarse una propuesta por la ausencia de requisitos o la falta de documentos que verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido de la oferta y que no constituyan los factores de escogencia establecidos por el Municipio en el pliego de condiciones.

Tales requisitos o documentos podrán ser requeridos por la entidad en condiciones de igualdad para todos los proponentes hasta la adjudicación. (SALA DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO SECCIÓN TERCERA, Consejero ponente: ENRIQUE GIL BOTERO, febrero veintiséis (26) de dos mil catorce (2014),Radicación: 13001-23-31-000-1999-00113-01(25.804), Demandante: GermánEduardo Zea Gómez, Demandado: Municipio de Magangué,Referencia: Acción de controversias contractuales)

6

CAPITULO II

ASPECTOS GENERALES DE LA CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA

ARTICULO SEGUNDO: NATURALEZA JURÍDICA DEL MUNICIPIO DE SANTANDER DE QUILICHAO Y UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA DEL ESTADO

El Municipio de Santander de Quilichao (Cauca), es una entidad pública, del nivel territorial, perteneciente a la rama del Poder Ejecutivo, cuya misión se comporta con toda fidelidad al mando de la Constitución Política que reza: ―Son fines esenciales del Estado: servir a la comunidad, promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución; facilitar la participación de todos en las decisiones que los afectan y en la vida económica, política, administrativa y cultural de la Nación; defender la independencia nacional, mantener la integridad territorial y asegurar la convivencia pacífica y la vigencia de un orden justo‖.

Como visión, el Municipio de Santander de Quilichao (Cauca) se ha propuesto ser para el año 2015 uno de los Municipios modelos, de Colombia, sobre la base de su legalidad, transparencia y del buen cuidado de los bienes públicos a su haber.

ARTICULO TERCERO: LA CONTRATACIÓN EN EL MUNICIPIO

El Municipio de Santander de Quilichao (Cauca), por medio del proceso de contratación, garantiza la ejecución de los recursos, de manera estructurada, ordenada, articulada y trasparente por medio de los procesos y Procedimientos,

7

acordes con la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011 y Decreto 1510 de 2013

El presente manual, además de simplificar los procedimientos y de ser un elemento de transparencia, pretende determinar, las competencias y funciones de cada una de las secretarias, para lo cual se delega en los diferentes actores, con el fin de optimizar la gestión contractual de la Administración Municipal, fortaleciendo la regulación y el control de las adquisiciones de bienes, servicios y obra pública requeridos, incrementando la eficiencia y la transparencia por medio de la especialización, brindando así, mayor garantía de la correcta gestión administrativa para el logro de los cometidos y funciones encomendadas a cada una de las secretarias.

ARTICULO CUARTO: Alcance de la Contratación Administrativa

Aplica para todas las entidades descentralizadas y dependencias que requieran bienes, servicios y obra pública necesarios para el cumplimiento misional de la Administración Municipal. Inicia con la etapa pre- precontractual, en la cual se deben realizarse los estudios y análisis necesarios que servirán de soporte para los estudios previos; precontractual, en la cual con base en la etapa preliminar se elaborar los estudios y documentos previos, identificando entre otros elementos, la necesidad de los bienes y/o servicios requeridos con base en el Plan Anual de Adquisiciones, continúa con la etapa contractual y culmina con la liquidación del contrato o etapa postcontractual. Todo lo anterior debe estar articulado con lo establecido en el Plan de Desarrollo de la Administración Municipal (UNIDOS POR QUILICHAO 2012-2015)

ARTICULO QUINTO: PARTÍCIPES DE LA CONTRATACIÓN PÚBLICA

Son partícipes del sistema de compras y contratación pública:

1. Municipio de Santander de Quilichao. 2. Colombia Compra Eficiente. 3. Los secretarios de despacho que intervengan en cada proceso 4. Los oferentes en los Procesos de Contratación. 5. Los contratistas. 6. Los supervisores. 7. Los interventores. 8. Las organizaciones de la sociedad civil y los ciudadanos cuando

8

ARTICULO SEXTO: DEPENDENCIAS Y FUNCIONES DENTRO DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL

DESPACHO DEL ALCALDE

CONTROLOFICINA

ASESORAINTERNO Jurídica

SECRETARIA SECRETARIA

DE SECRETARIA DESECRETARIA SECRETARIA

PLANEACIÓN DE GOBIERNO DESARROLLO SECRETARIADE SALUD DE EDUCACIÓN

ORDENAMIENT PAZ Y SOCIAL DE TRANSITOMUNICIPAL Y CULTURA

O TERRITORIAL CONVIVENCIA ECONÓMICO Y

Y VIVIENDA MEDIO

9

SECRETARIADE TALENTO

SECRETARIA HUMANO Y SECRETARIA DE SECRETARIA

GENERAL SERVICIOS INFRAESTRUCTURA DE HACIENDA

ADMINISTRATIVOS

CAPITULO III

DELEGACIONES

ARTICULO SÉPTIMO: DELEGACIÓN DE COMPETENCIAS

La delegación de competencias se fundamenta en los artículos 209 y 211 de la Constitución Política; artículos 12 y 25 numeral 10 de la Ley 80 de 1993; artículo 92 de la Ley 136 de 1994; artículo 110 del Decreto 111 de 1996, artículos 9, 10 y 12 de la Ley 489 de 1998; artículo 21 de Ley 1150 de 2007; y las demás normas vigentes que las reglamentan, modifican o adicionan.

El ALCALDE DEL MUNICIPIO DE SANTANDER DE QUILICHAO, en su calidad de representante legal del ente territorial y ordenador del gasto, tiene la competencia para adelantar toda la contratación en el Municipio de Santander de Quilichao (Cauca) (artículo 11 numeral 1º y literal b del numeral 3º de la Ley 80 de 1993).

El Alcalde del Municipio de Santander de Quilichao, está facultado para delegar total o parcialmente la competencia para expedir los actos inherentes a la actividad contractual, realizar los procesos de selección y celebrar los contratos en los servidores

10

públicos que desempeñen cargos del nivel directivo o ejecutivo o sus equivalentes (artículo 12 de la Ley 80 de 1993, adicionado por el artículo 21 de la Ley 1150 de 2007; artículo 37 del Decreto 2150 de 1995; artículo 9 y siguientes de la Ley 489 de 1998).

Por medio del presente documento se realizan las siguientes delegaciones:

7.1. Delegaciones generales

LA SUPERVISIÓN: La supervisión de un contrato estará a cargo de los servidores públicos que ocupan los cargos de Secretario de Despacho, sin perjuicio de la contratación del personal idóneo por medio de contratos de prestación de servicios, para ejercer dicha supervisión.

Desconcentrar la realización de Estudios Previos, matriz de riesgo, análisis del mercado y de todos los actos y trámites inherentes a la realización de licitaciones, concursos, selecciones abreviadas, contratación directa, mínima cuantía, para la celebración de contratos, sin consideración a la naturaleza o cuantía de los mismos, en los SUPERVISORES, cuando esta es ejercida por los servidores públicos que ocupan los cargos de Secretario de Despacho - Esta desconcentración no incluye la adjudicación o la celebración del contrato.

Delegar en los servidores públicos que ocupan los cargos de Secretario de Despacho, la actividad de aprobación de la garantía de los contratos, suscritos por el Municipio de SANTANDER DE QUILICHAO y otorgada por el contratista, de acuerdo al negocio que le corresponda.

7.2. DELEGACIONES ESPECÍFICAS

DELEGACIONES ESPECIFICASDELEGACIONES ESPECÍFICAS

DEPENDENCIASLos contratos para la adquisición debienes y servicios de característicastécnicas uniformes o genéricas,comunes a las distintas dependenciassiempre y cuando se requiera para elcumplimiento de la misión, de

Secretaría de Talento Humano y conformidad con el literal a. del numeralServicios Administrativos 2 del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007

11

y el inciso 6 del artículo 3 del Decreto

1510 de 2013.

Esta dependencia se delega la

competencia para el desarrollo de la

actividad precontractual y expedir los

correspondientes actos Administrativos

inherentes al proceso de selección para

el suministro de tiquetes aéreos.

Así como todos los procesos que no

estén delegados a una secretaria

específica y que sean de carácter

misional

Oficina Jurídica Los contratos que correspondan para el

cumplimiento de actividades del

Despacho del Alcalde, sin límite de

cuantía

Presidir las audiencias de

incumplimiento de que trata el artículo

86 de la Ley 1474 de 2011

Se delega todos los proceso para

contratar la adquisición de bienes y

servicios de características técnicas

uniformes o genéricas, propios de las

Instituciones Educativas Oficiales y

Secretaria de Educación y Cultura demás sedes externas en los

municipios del Municipio de Santander

de Quilichao (Cauca)y los contratos y

convenios sin consideración a la

cuantía que tengan por objeto lo

relacionado con estrategias deeducación y cultura, necesarios para el cumplimiento de sus fines misionales. Realización de los procesos de obra , interventoria , consultoria que tengan relación directa con la Instituciones Educativas Oficiales y demás sedes externas en los municipios de santander de Quilichao.

Secretaria de Infraestructura Realización de los procesos de

obras, interventoría, consultoría,

contratos de concesión, procesos que

adelantan, de que realizar las actas de

cierre del proceso contractual que

tengan que ver con los trata el artículo

12

37 del Decreto 1510 de 2013

Secretaria de Planeación Realización de todos los procesos queOrdenamiento Territorial y Vivienda tengan que ver con la planeación

estratégica, planes, procesos degestión y desarrollo integral. Realizarel apoyo a las dependencias en larealización de estudios previos,estudios de mercado y análisis deriesgo. Apoyo y seguimiento a lossupervisores en la realización de lasactas de cierre del proceso contractualde que trata el artículo 37 del Decreto1510 de 2013

Secretaría de SaludRealización de todos los procesos, contratos y convenios sinconsideración a la cuantía que tenganpor objeto lo relacionado conprogramas estratégicas para la salud

Secretaria de desarrollo socialRealización de todos los procesos , los contratos o convenios sin

económico y Medio Ambiente consideración a su cuantía que tenganque ver con la Asistencias técnica a lospequeños productores, transferenciatecnología en los sistemas agrícolas,pecuarios, ambientales y mineros,proyectos o procesos de desarrollosostenible y socio empresarial en lasdiversas explotaciones.

Secretaria General Realización de todos los procesos quetengan que ver de comunicaciónpública, comunicación organizacional yrelaciones públicas institucionales querequieran ser ejecutados con recursosprovenientes de la Nación condestinación específica

GERENTE DE EMQUILICHAO Los contratos y convenios sinconsideración a la cuantía que tenganpor objeto lo relacionado conestrategias de mercadeo y publicidad

13

así como todos los contratos para su funcionamiento, de acuerdo con el manual de contratación de EMQUILICHAO.

ARTICULO OCTAVO: CREACIÓN DEL COMITÉ DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA CONTRATACIÓN

El Comité de Orientación y Seguimiento en Contratación del Municipio de Santander de Quilichao, está integrado por:

Secretario de Hacienda MunicipalJefe de la Oficina Asesora JurídicaSecretaria de la Oficina Gestora

Sin embargo el ALCALDE, por medio de un acto administrativo, podrá designar un comité diferente, para los procesos que así lo requieran, sin que ello implique modificación al presente manual.

ARTICULO NOVENO: FUNCIONES DEL COMITÉ

9.1.1. ETAPA PRECONTRACTUAL

9.1.1. Revisar los estudios previos elaborados por los responsables de cada proceso, así como el estudio de mercado y análisis de riesgo.

9.1.2. Realizar la evaluación de los procesos de menor cuantía y procesos licitatorios. Siempre que el mismo esté incluido dentro del respectivo Plan Anual de Adquisiciones.

14

9.1.3. Analizar las recomendaciones realizadas por cada responsable del proceso de contratación

9.1.4. Revisar las respuestas proyectada por el responsable de cada proceso a las observaciones presentadas en el desarrollo de los procesos contractuales. 91.5. Revisar los actos de adjudicación, declaratoria desierta, para la firma del

ALCALDE

9.2. ETAPA CONTRACTUAL

9.2.1 Asesorar al titular del respectivo Despacho en los diferentes temas contractuales que se requieran.

9.2.2 Asesorar en forma permanente a los supervisores e interventores del Municipio, para recomendar sobre temas asociados a los aspectos administrativos, financieros, tributarios, técnicos, legales y económicos del contrato en ejecución

9.2.3 Conocer y recomendar independientemente de su naturaleza, de la cuantía del contrato y del valor de la reclamación, las diferentes solicitudes que se originen dentro de la vigencia del contrato delegado en cada dependencia del Municipio, tendientes a restablecer el equilibrio económico de las partes en el contrato; sin perjuicio de lo establecido en el inciso 3 del artículo 60 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 217 del Decreto Ley 019 de 2012, cuyos acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes.

9.3. ETAPA POSCONTRACTUAL

9.3.1. Apoyar la solución de controversias que en materia de supervisión e interventoría se presenten entre las diferentes dependencias de la administración Municipal

15

ARTICULO DECIMO: INSTRUMENTOS DEL PROCESO DE PLANEACIÓN CONTRACTUAL.

10.1. PLAN DE DESARROLLO MUNICIPAL 10.2. PLAN ANUAL DE INVERSIONES 10.3. PRESUPUESTO ANUAL DE GASTOS 10.4. PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES 10.5. MANUAL DE CONTRATACIÓN 10.6. MANUAL DE INTERVENTORÍA

10.1. PLAN DE DESARROLLO MUNICIPAL

La planeación de las adquisiciones se fundamenta en el Plan de Desarrollo, pero se va perfilando o detallando con instrumentos como el Plan Anual de Inversiones (POAI) y el Presupuesto Anual de Gastos.

En los estudios previos se debe dejar constancia que el objeto a contratar se encuentra incluido dentro del Plan de Desarrollo Municipal, especificando el objetivo y metas.

10.2. PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES:

El Plan Anual de Adquisiciones, es el plan general de compras el cual es independiente del rubro presupuestal que se afecte, ya sea de funcionamiento o de inversión. Debe elaborarse de acuerdo con lo establecido en el TÍTULO I, CAPÍTULO IV, del Decreto 1510 de 2013 y según los lineamientos que establezca Colombia Compra Eficiente.

El Plan Anual de Adquisiciones y las actualizaciones del mismo, deben publicarse en la página web del Municipio de Santander de Quilichao y en el SECOP, a más tardar el 31 de enero de cada vigencia, y deberá actualizarse por lo menos una vez al año, sin embargo cada vez que se requiera realizar una modificación, adición o aclaración, así se realizara, cada una de ella tendrá el mismo trámite del plan original.

El Plan Anual de Adquisiciones para del Municipio, debe ser una herramienta de gestión administrativa efectiva para el uso racional y estratégico de los recursos

16

públicos, el cual está integrado al presupuesto y al plan de acción institucional, por lo tanto debe guardar coherencia con estos dos instrumentos de planeación y control.

10.3. ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES

Corresponde a la Secretaria de Talento Humano y servicios Administrativos, con el apoyo de la Secretaria de Planeación, integrar el PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES, de acuerdo con la información suministrada por las Secretarías, Gerencias, del Municipio de Santander de Quilichao, para lo cual se deben reunir en equipo de trabajo, con el fin de proyectar los planes específicos, dejando constancia de la aprobación de los mismos. Para lo cual se debe citar a más tardar dentro de los cinco primeros días del mes de diciembre de cada periodo.

Los insumos para realizar los planes son: el Plan de Desarrollo, el Plan Anual de Inversiones (POAI) y el proyecto del presupuesto de gastos de la siguiente vigencia fiscal que contiene los techos de funcionamiento e inversión por dependencia; con el fin de que las adquisiciones estén articuladas con los objetivos de la organización.

El Plan Anual de Adquisiciones es el instrumento gerencial de planificación y programación de las adquisiciones del Municipio de Santander de Quilichao, que contribuye efectivamente a realizar una correcta y oportuna ejecución de recursos, convirtiéndose en un mecanismo para el seguimiento a la ejecución contractual y apoyo para el control de la gestión. Comprende principalmente la programación del conjunto de bienes, servicios y obra pública a adquirir, objetos, modalidades de selección, clasificación de los bienes y servicios en el sistema de UNSPSC, tipo de recursos con cargo a los cuales se pagará el bien, obra o servicio y fechas proyectadas de inicio de los procesos de contratación. Permite dar a conocer al público en general y a los organismos de control, los bienes, servicios y obra pública que el Municipio de SANTANDER DE QUILICHAO, contratará en el periodo fiscal respectivo, con miras a incentivar la participación ciudadana y a la transparencia.

El Plan Anual de Adquisiciones debe contener los siguientes elementos mínimos:

1. Necesidad 2. Identificación en el Clasificador de Bienes y Servicios, (UNSPSC) con el máximo

nivel posible de descripción de este clasificador 3. Valor 4. Fuente de los recursos 5. Modalidad de selección

17

3.

7. Si se afectan o no vigencias futuras 8. Fecha aproximada de inicio del proceso de contratación. 9. Datos del responsable de cada proceso

ARTICULO DECIMO PRIMERO: CONFORMACIÓN DEL EQUIPO DE APOYO PARA SU ELABORACIÓN Y APROBACIÓN,

Cada secretaria , hace el plan de compras y se envia al correo de compras del municipio, toda vez que el secretario ya le ha dado el visto bueno.

Cada secretaria es la responsable de la elaboración, Aactualización de Compras

DECIMO SEGUNDO: FUNCIONES DEL COMITÉ

1. Convocar a todos los secretarios y funcionarios que tengan los conocimientos para realizar asesoría y apoyo a la recopilación realizada por el SECRETARIO DE TALENTO HUMANO Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS, a más tardar el 5 de diciembre de cada vigencia

2. Realizar las correcciones y modificaciones que consideren conveniente, de acuerdo con el plan de desarrollo municipal, el plan anual del presupuesto y el presupuesto anual de gastos

3. Emitir concepto para la aprobación y firma del Alcalde Municipal 4. Publicar el PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES, en la página web del Municipio

de Santander de Quilichao. 5. Realizar las modificaciones o actualización del Plan Anual de Adquisiciones, a

solicitud del SECRETARIO DE DESPACHO, responsable. 6. Citar por lo menos una vez al año, para realizar la revisiones y actualizaciones

de PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES, en caso que no se requiera ninguna modificación, se dejara constancia del acta de reunión de comité.

7. El SECRETARIO DE TALENTO HUMANO Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS debe realizar el seguimiento a la ejecución del Plan Anual de Adquisiciones en los términos establecidos por las normas internas y externas, con el fin de realizar los ajustes correspondientes por lo menos una vez en cada anualidad o cuando se presenten cambios que modifiquen los elementos que hacen parte del

18

Plan Anual de Adquisiciones, para lo cual debe citar al comité para su evolución y concepto para la firma del alcalde.

CAPITULO IV

ETAPAS DE CONTRATACIÓN.

ARTICULO DECIMO TERCERO: ETAPA PRE- PRECONTRACTUAL

En todo proceso que incluya la realización de obra se debe tener los estudios y diseños que permitan establece la viabilidad del proyecto..

De acuerdo con el artículo 87 de la Ley 1474 de 2011, el SECRETARIO GESTOR deberá presentar en los procesos de obra pública, los siguientes documentos:

1. la viabilidad de proyecto, 2. estudio de impacto social, 3. estudio de impacto económico 4. estudio de impacto ambiental.

ARTICULO DECIMO CUARTO: ETAPA PRECONTRACTUAL

De acuerdo con las funciones y competencia de cada funcionario del Municipio se indican los responsables de la etapa precontractual y los funcionarios responsables en cada documento, que se debe elaborar.

PROCESO ELABORACIÓN APROBACIÓN Y/OFIRMA

ESTUDIO DEL SECTOR CADA SECRETARIA QUE ADELANTEPROCESOS CONTRACTUALES

ESTUDIO PREVIO CADA SECRETARIA QUE ADELANTEPROCESOS CONTRACTUALES

CLASIFICACIÓN CADA SECRETARIA CADA SECRETARIAUNSPSC. QUE ADELANTE QUE ADELANTE

PROCESOS PROCESOS

19

CONTRACTUALES CONTRACTUALES

DETERMINACIÓN DE LA CADA SECRETARIA CADA SECRETARIAAPLICACIÓN DE ACUERDO QUE ADELANTE QUE ADELANTE

PROCESOS PROCESOSCONTRACTUALES CONTRACTUALES

SECRETARIA DE PROFESIONALEMISIÓN DE CERTIFICADO DE HACIENDA UNIVERSITARIO ODISPONIBILIDAD MUNICIPAL SECRETARIOPRESUPUESTALLA ESTIMACIÓN Y COBERTURA CADA SECRETARIA CADA SECRETARIADE LOS RIESGOS QUE ADELANTE QUE ADELANTE

PROCESOS PROCESOSCONTRACTUALES CONTRACTUALES

LA DEFINICIÓN DE LOS CADA SECRETARIA CADA SECRETARIAREQUISITOS HABILITANTES QUE ADELANTE QUE ADELANTE

PROCESOS PROCESOSCONTRACTUALES CONTRACTUALES

LA DEFINICIÓN DE LOS CADA SECRETARIA CADA SECRETARIACRITERIOS DE EVALUACIÓN DE QUE ADELANTE QUE ADELANTEPROPUESTAS PROCESOS PROCESOS

CONTRACTUALES CONTRACTUALES

SELECCIÓN DE CONTRATISTA COMITÉ ASESOR Y ORDENADOR DELEVALUADOR GASTO

ELABORACIÓN DE LOS PLIEGOS CADA SECRETARIAE INVITACIONES QUE ADELANTE OFICINA ASESORA

PROCESOS JURÍDICACONTRACTUALES

EL MANEJO DE LOS CADA SECRETARIADOCUMENTOS DEL PROCESO, QUE ADELANTE OFICINA ASESORAARCHIVO, MANTENIMIENTO PROCESOS JURÍDICA

CONTRACTUALES

20

CADA SECRETARIA COMITÉ ASESOR YPREPARACIÓN DE LAS QUE ADELANTA EL EVALUADORRESPUESTAS PRESENTADAS PROCESODENTRO DE CADA PROCESO CONTRACTUAL

ARTICULO DECIMO SEXTO: MODIFICACIÓN DEL PLIEGO DE CONDICIONES: El pliego de condiciones se trata de un acto jurídico prenegocial con carácter vinculante y obligatorio para los partícipes del proceso de licitación, que únicamente puede ser objeto de modificaciones, en las oportunidades previstas en el estatuto contractual, que lo son exclusivamente con antelación al cierre de la licitación. La modificación del PLIEGO DE CONDICIONES, se realizara por medio de adendas. De conformidad del numeral 5 del artículo de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 89 de la Ley 1474 de 2011, las adendas, que modifiquen aspectos sustanciales del proceso, se expedirán dentro de los tres (3) días anteriores en que se tiene previsto el cierre del proceso de selección. La publicación de estas adendas sólo se podrá realizar en días hábiles y horarios laborales".

Cuando la adenda sea para la modificación de plazos y términos del proceso de selección se deberá incluir el nuevo cronograma, estableciendo los cambios.

ARTICULO DECIMO SÉPTIMO: SUSPENSIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN: el proceso de selección podrá ser suspendido, por la administración, hasta por treinta (30) días, en los siguientes casos:

17.1. PARA EL SANEAMIENTO DE LOS VICIOS DE PROCEDIMIENTO O DE FORMA. La administración expedirá un acto motivado que ordene el saneamiento del correspondiente vicio en el cual se podrá incluir diferentes actuaciones a cargo de la administración, con miras a garantizar los principios contractuales.

17.2. SUSPENSIÓN DEL PROCESO POR LA EXISTENCIA DE CIRCUNSTANCIAS QUE PUEDAN AFECTAR LA NORMAL CULMINACIÓN DEL PROCESO. Cuando cualquiera de las etapas del proceso, se presenten circunstancias de interés público que requieran analizarse, pues podrían llevar a no poder ejecutarse el futuro contrato

17.3. SUSPENSIÓN DEL PROCESO POR SOLICITUD DE AUTORIDAD DE CONTROL. Como medida preventiva la procuraduría o la personería, podrán solicitar la suspensión del proceso, para que cesen los efectos y se eviten los perjuicios, cuando

21

se adviertan circunstancias que permitan inferir que se vulnerara el ordenamiento jurídico o se defraudaría el patrimonio público (artículo 160 Ley 734 de 2002)

17.4. SUSPENSIÓN DEL PROCESO POR POSIBLES VICIOS EN EL REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES. (Artículo 6.3. Ley 1150 de 2007). Cuando EL MUNICIPIO, advierta la existencia de posibles irregularidades en la información suministrada en el Registro Único de Proponente. Esta suspensión no podrá superar el término de 30 días.

ARTICULO DECIMA OCTAVA: REVOCATORIO DEL ACTO DE APERTURA: De acuerdo con el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, los actos administrativos son revocables en cualquiera de los siguientes casos:

18.1. Cuando sea manifiesta su oposición a la Constitución Política o a la ley‖, 18.2. Cuando no estén conformes con el interés público o social, o atenten contra él

18.3. Cuando con ellos se cause un agravio injustificado a una persona‖. 18.4. Revocatoria en razón de cambios fundamentales de los estudios previos

CAPITULO V

ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS

ARTICULO DECIMO SEXTO: GENERALIDADES: El Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Tercera, en sentencia de 31 de agosto de 2006, Radicación R- 7664, se refirió también al principio de planeación en la contratación estatal, planteando lo siguiente: ―…Al respecto conviene reiterar que en materia contractual las entidades oficiales están obligadas a respetar y a cumplir el principio de planeación en virtud del cual resulta indispensable la elaboración previa de estudios y análisis suficientemente serios y completos, antes de iniciar un procedimiento de selección, encaminados a determinar, entre muchos otros aspectos relevantes:

o La verdadera necesidad de la celebración del respectivo contrato.o Las opciones o modalidades existentes para satisfacer esa necesidad y

las razones que justifiquen la preferencia por la modalidad o tipocontractual que se escoja.

o Las calidades, especificaciones, cantidades y demás características que puedan o deban reunir los bienes, las obras, los servicios, etc., cuya

22

contratación, adquisición o disposición se haya determinado necesaria, lo cual, según el caso, deberá incluir también la elaboración de los diseños, planos, análisis técnicos, etc.

o Los costos, valores y alternativas que, a precios de mercado reales, podría demandar la celebración y ejecución de esa clase de contrato, consultando las cantidades, especificaciones, cantidades de los bienes, obras, servicios, etc., que se pretende y requiere contratar, así como la modalidad u opciones escogidas o contempladas para el efecto.

o La disponibilidad de recursos o la capacidad financiera de la entidad contratante para asumir las obligaciones de pago que se deriven de la celebración de ese pretendido contrato.

o La existencia y disponibilidad, en el mercado nacional o internacional, de proveedores…‖.

Se entiende por Estudios y Documentos Previos, el conjunto de los soportes para todos los procesos de contratación en los que cualquier proponente puede valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad. Con los estudios previos se refleja el análisis que EL MUNICIPIO, ha realizado sobre la necesidad del bien, obra o servicio que requiere, de acuerdo con el Plan de Desarrollo, el Presupuesto y el Plan Anual de Adquisiciones, así como la conveniencia y oportunidad de realizar la contratación.

Los estudios y documentos previos estarán conformados por todo documento final que haya servido de soporte para la elaboración del proyecto de Pliego de Condiciones, Invitación Pública o Contrato según se trate, incluyendo diseños y proyectos necesarios, así como toda la información indispensable para permitir la presentación de las ofertas, de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por el MUNICIPIO, así como la distribución de riesgos que se propone.

DECIMO SÉPTIMO: CONTENIDO MÍNIMO DE LOS ESTUDIOS PREVIOS: Los estudios previos deben ser elaborados por aquellas personas designadas por el Ordenador del Gasto conforme a las normas internas. Dichos estudios deberán contener los siguientes elementos mínimos:

17.1. La necesidad de la entidad que se pretende satisfacer con la contratación 17.2. Opciones que existen para resolver dicha necesidad en el mercado. 17.3. Opción más favorable para resolver la necesidad desde los puntos de

vista técnico, jurídico y económico. Se deberá efectuar el análisis de las

23

diferentes alternativas o soluciones que satisfacen la necesidad de la entidad frente a los costos, beneficios y desventajas de cada una de ellas (outsourcing, leasing, arrendamiento, etc.)

17.4. Verificación de que la necesidad se encuentra prevista en el Plan de Compras de la entidad o inclusión de ésta a través del ajuste respectivo.

17.5. Relación existente entre la contratación a realizar y el rubro presupuestal del cual se derivan sus recursos.

17.6. El objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificación del contrato a celebrar

17.7. Especificaciones técnicas La definición técnica de la necesidad y su correspondiente soporte, así como las condiciones del contrato a celebrar, deberán analizarse en el estudio técnico, estableciéndose con claridad, entre otros, los siguientes aspectos: posibilidades futuras de actualización de los bienes, su vida útil, la coherencia técnica con otras herramientas antes adquiridas, las calidades del personal técnico que debe prestar los servicios y demás elementos que afecten la satisfacción de la necesidad que motiva la contratación.

ARTICULO DECIMO OCTAVO: ESTUDIOS PREVIOS EN SUBASTA INVERSA: Cuando se trate de un proceso de selección para la selección de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización la ficha deberá contener, como mínimo:

18.1. Denominación de bien o servicio; 18.2. La clasificación del bien o servicio de acuerdo con el

Clasificador de Bienes y Servicios; 18.3. La identificación adicional requerida; 18.4. La unidad de medida; 18.5. La calidad mínima, y 18.6. Los patrones de desempeño mínimos

ARTICULO DECIMO NOVENO: Autorizaciones, permisos, licencias y documentos técnicos: En este punto se deja constancia de los requisitos que se deben reunir tanto por la entidad contratante como por el proponente adjudicatario para la ejecución del contrato. Cuando el contrato incluye diseño y construcción se deben adjuntar los respectivos documentos técnicos, ejemplo: cálculos, planos, entre otros

24

ARTÍCULO VIGÉSIMO: Codificación del bien, obra o servicio según las Naciones Unidas - UNSPSC: Definidos los bienes, obras y servicios a contratar, se deben codificar de acuerdo con la Guía para la Codificación de bienes y servicios de Naciones Unidas, los cuales fueron previamente identificados en el Plan Anual de Adquisiciones

ARTICULO VIGÉSIMO PRIMERO: PLAZO: Es el tiempo real y cierto, legal o convencionalmente establecido por las partes del contrato en el que se espera que se cumplan las obligaciones a cargo del contratista, el cual debe obedecer a un estudio técnico serio por parte de la Administración. Se debe especificar si el plazo corresponde a meses, días hábiles o calendario.

ARTICULO VIGÉSIMO SEGUNDO: Identificación del contrato que se pretende celebrar Desde la elaboración de los estudios previos deberá realizarse el análisis sobre la naturaleza y características del objeto a contratar, con el fin de identificar de manera precisa el tipo de contrato a celebrar, que podrá ser uno de los enumerados de manera enunciativa en el artículo 32 de la Ley 80 de 1993

ARTICULO VIGÉSIMO TERCERO: Obligaciones de las Partes Son los compromisos a cargo de las partes, los cuales deben estar justificados desde los estudios y documentos previos y que serán esenciales para el adecuado desarrollo y ejecución del objeto contractual.

ARTICULO VIGÉSIMO CUARTO: La modalidad de selección del contratista y su justificación, incluyendo los fundamentos jurídicos que soportan su elección En todo proceso contractual deben indicarse las razones o argumentos de orden legal y reglamentario que justifican la selección del contratista, en los términos del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, teniendo en cuenta la modalidad de selección. Es esencial la determinación de la naturaleza contractual para poder precisar la modalidad de selección, pues el objeto del contrato, y ocasionalmente su cuantía, determinará la manera en que deba seleccionarse al contratista.

ARTICULO VIGÉSIMO QUINTO: El valor estimado del contrato y la justificación del mismo, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la contratación y los rubros que lo componen Corresponde al costo económico que tendrá el bien o servicio objeto del contrato a celebrar, para lo cual es imperativo el contar con una correcta elaboración y análisis técnico que lo soporte, en el que deberá constar la realización de las comparaciones del caso mediante el cotejo de los ofrecimientos recibidos y la consulta de precios o condiciones del mercado y los

25

estudios y deducciones de la entidad o de los organismos consultores o asesores designados para ello.

ARTICULO VIGÉSIMO SEXTO: Forma de Pago. Debe precisarse si se hará o no entrega de anticipo, pago anticipado, definir los porcentajes y determinar cómo se efectuarán los pagos al contratista (pagos parciales, pago único, mensual, bimensual entre otros). Para el pago de anticipos debe tenerse en cuenta los siguientes aspectos:

26.1. El anticipo solo puede ser pactado en los contratos que superen el plazo de ejecución de 20 días

26.2. En los contratos de obra, concesión, salud o los que se realicen por licitación pública el contratista deberá suscribir un contrato de fiducia mercantil para crear un patrimonio autónomo irrevocable para el manejo de los recursos que reciba a título de anticipo, con una sociedad fiduciaria autorizada para ese fin por la Superintendencia Financiera.

26.3. Para los demás contratos no contemplado en el artículo 91 de la Ley 1474 de 2011, los desembolsos del anticipo se harán a una cuenta bancaria separada no conjunta, a nombre del contratista.

26.4. FORMA DE PAGO: PRECIO GLOBAL: incluye todos los costos directos e indirectos en que incurrirá el contratista para la ejecución de la obra. La suma así pactada, no da lugar al reconocimiento de obras adicionales o mayores cantidades de obra no previstas. Es una remuneración o suma fija siendo el único responsable de la vinculación de personal, de la elaboración de subcontratos y de la obtención de materiales. PRECIOS UNITARIOS: es por unidades o cantidades de obra y el valor total corresponde al que resulta de multiplicar las cantidades de obras ejecutadas por el precio de cada una de ellas comprometiéndose el contratista a realizar las obras especificadas en el contrato

ARTÍCULO VIGÉSIMO SÉPTIMO: Para efectuar un adecuado estudio de costos y mercado se debe tener en cuenta

26

27.1. Aspectos tributarios, financieros, contables y presupuestales Los servidores que elaboran los Estudios Previos y en cada una de las etapas de los procesos de contratación, cuando aplique, deben tener en cuenta las disposiciones tanto externas como internas en materia presupuestal, tributaria, financiera y contable, de manera que se ajusten al cumplimiento de las directrices de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), se realicen los análisis del mercado adecuadamente, se facilite el seguimiento de la ejecución del contrato y se registre y clasifique la información contable

ARTÍCULO VIGÉSIMO OCTAVO: ESTUDIOS DEL SECTOR: En esta etapa la entidad estatal debe realizar el análisis necesario para conocer el sector relativo al objeto del proceso de contratación, desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica y de análisis de riesgo, de lo cual se debe dejar constancia en los documentos previos del proceso de contratación. Para dicho análisis, la entidad tendrá en cuenta lo establecido por la Agencia de Nacional de Contratación Colombia Compra Eficiente, en la Guía para la Elaboración de Estudios del Sector.

El análisis comprende los siguientes elementos:28.1. Aspectos generales. 28.2. Estudio de la oferta. 28.3. Estudio de la demanda

ARTICULO VIGÉSIMO NOVENO: ASPECTOS GENERALES, DEL ESTUDIO DEL SECTOR. Se deben tener en cuenta los siguientes elementos:

ECONÓMICO TÉCNICO REGULATORIO OTROS

ARTÍCULO TRIGÉSIMO: ESTUDIO DE LA OFERTA: Comprende los siguientes elementos:

30.1. ¿Quién vende?

27

La Entidad Estatal debe identificar los proveedores en el mercado del bien, obra o servicio, así como sus principales características como tamaño empresarial, ubicación, esquemas de producción y comportamiento financiero

30.2. ¿Cuál es la dinámica de producción, distribución y entrega de bienes, obras o servicios?

La Entidad al determinar los partícipes en la producción, comercialización y distribución de los bienes puede mejorar la eficiencia y la economía de las adquisiciones, disminuyendo en algunos casos el número de intermediarios

ARTÍCULO TRIGÉSIMO PRIMERO: ESTUDIO DE LA DEMANDA, debe estar integrada por los siguientes elementos:

31.1. CÓMO HA ADQUIRIDO LA ENTIDAD ESTATAL EN EL PASADO ESTE BIEN, OBRA O SERVICIO

La Entidad Estatal debe analizar el comportamiento de sus adquisiciones anteriores del bien, obra o servicio, incluye:

Modalidad de selección del contratista. Objeto del contrato.

Autorizaciones, permisos y licencias requeridas para su ejecución, y cuando el contrato incluye diseño y construcción, los documentos técnicos para el desarrollo del proyecto.

Valor de los contratos y forma de pago. Presupuesto con cargo al cual han sido ejecutados los contratos (inversión o

funcionamiento) Oferentes que han participado en los procesos de selección y contratistas. Condiciones de pago establecidas en los contratos. Características de la ejecución. Tiempos y lugares de entrega acordados. Garantías exigidas y siniestros

ARTICULO TRIGÉSIMO SEGUNDO: Los criterios para seleccionar la oferta más favorable En cumplimiento de la selección objetiva del contratista, se deberán establecer criterios que serán objeto de evaluación y clasificación, los cuales permitirán concluir de manera precisa que la escogencia del contratista se realiza de acuerdo con el ofrecimiento más favorable para la entidad y los fines que ella busca.

28

Dichos criterios deben ir acorde con los principios y criterios previstos en el numeral 2 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007 modificado por el artículo 88 de la Ley 1474 de 2011. Así mismo, se establecerán los criterios de selección teniendo en cuenta lo dicho por la Agencia Nacional de Contratación Colombia Compra Eficiente en el Manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes en los procesos de contratación en forma adecuada y proporcional a la naturaleza y valor del contrato, es decir, que deberá atenderse a la relación entre el contrato que se pretende celebrar y la experiencia del proponente y su capacidad jurídica, financiera y organizacional.

Para ello, se deben indicar los requisitos habilitantes que deberán cumplir los proponentes y su forma de acreditación, teniendo en cuenta: a) el Riesgo del Proceso de Contratación; b) el valor del contrato objeto del Proceso de Contratación; c) el análisis del sector económico respectivo; y d) el conocimiento de fondo de los posibles oferentes desde la perspectiva comercial.

Acto seguido se debe relacionar cuál de los factores de selección se eligió o eligieron, de acuerdo con la modalidad de selección que aplique. Si el precio del bien o servicio es regulado, se deberá indicar la variable sobre la cual se hace la evaluación de las ofertas.

Dentro de los criterios de calificación de las propuestas se debe otorgar un puntaje a los bienes, servicios y oferentes nacionales o aquellos considerados nacionales con ocasión de la existencia de trato nacional. Para ello se debe tener en cuenta que el puntaje otorgado debe estar comprendido entre el diez (10) y el veinte por ciento (20%), para estimular la industria colombiana cuando los proponentes oferten bienes o servicios nacionales. Tratándose de bienes o servicios extranjeros, la entidad contratante establecerá un puntaje comprendido entre el cinco (5) y el quince por ciento (15%), para incentivar la incorporación de componente colombiano de bienes y servicios profesionales, técnicos y operativos.Este incentivo no es aplicable para los procesos de adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización.

ARTÍCULO TRIGÉSIMO TERCERO: El análisis de Riesgo y la forma de mitigarlo:Las entidades estatales tienen la obligación de realizar un análisis que incluya la tipificación, valoración y asignación de riesgos previsibles involucrados en la contratación (Art. 4° Ley 1150). Se entiende que constituyen riesgos involucrados en la contratación todos aquellos eventos que pueden generar efectos adversos y de distinta magnitud en el logro de los objetivos del Proceso de Contratación o en la

29

ejecución de un contrato. . El riesgo será previsible en la medida que el mismo sea identificable y cuantificable en condiciones normales. El análisis de riesgos previsibles se hará siempre para todas las modalidades de contratación (sin excepción alguna), teniendo en cuenta el valor y la naturaleza del contrato, justificando su existencia o no para el caso. Para ello, la Entidad Estatal debe evaluar el Riesgo que el Proceso de Contratación representa para el cumplimiento de sus metas y objetivos, de acuerdo con los manuales y guías que para el efecto expida Colombia Compra Eficiente

ARTÍCULO TRIGÉSIMO CUARTO: Las garantías que la Entidad Estatal contempla exigir en el Proceso de Contratación. Estimados los riesgos previsibles, deberá establecerse como mitigar tales riesgos, de acuerdo con los términos previstos en el artículo 110 y siguientes del Capítulo I, Título III del Decreto 1510 de 2013 y demás normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan. En aquellos eventos donde la garantía no sea obligatoria se debe justificar las razones, en que se soporta la entidad.

No serán obligatorias las garantías en: Los contratos de empréstito Los contratos interadministrativos Los contratos de seguro Los contratos que se celebren con grandes superficies. Los contratos celebrados por contratación directa. Los contratos celebrados por el procedimiento de mínima cuantía.

ARTICULO TRIGÉSIMO QUINTO: La indicación de si el Proceso de Contratación está cobijada por un Acuerdo Comercial. En el marco de la globalización y la internacionalización de los mercados, las entidades públicas deberán indicar si la contratación respectiva se encuentra cobijada por un Acuerdo Comercial suscrito por el Estado Colombiano ya que se deben observar las obligaciones en ellos contenidas. Ver Manual para el manejo de los Acuerdos Comerciales en Procesos de Contratación, publicado por Colombia Compra Eficiente, el cual se puede consultar en el siguiente link: http://www.colombiacompra.gov.co/es/manuales.

ARTICULO TRIGÉSIMO SEXTO: DECLARATORIA DE DESIERTA DE LOS PROCESOS CONTRACTUALES. El Municipio declarará desierto el proceso de selección, en los siguientes eventos:

36.1.1. No se presenten propuestas.

30

36.1.2. Ninguna de las propuestas presentadas cumpla con los requisitos habilitantes, o no se verifique su consistencia.

36.1.3. Cuando existan motivos que impidan la selección objetiva del consultor, de acuerdo a la ley 80 de 1993 y ley 1150 de 2007.

ARTICULO TRIGÉSIMO SÉPTIMO: por aplicación extensiva del artículo 61 del Decreto 1510 de 2013, cuando EL MUNICIPIO DE SANTANDER DE QUILICHAO, declare desierto un proceso, se podrá iniciar de nuevo el proceso, prescindiendo, p:

37.1. De la publicación del proyecto de pliego de condiciones

37.2. De la etapa de manifestaciones de interés;

37.3. De realizar el sorteo de oferentes.

Sin embargo es obligación del Municipio expedir el acto de apertura del Proceso de Contratación dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la declaratoria de desierta y modificando los elementos de la futura contratación que hayan sido determinantes en la declaratoria de desierta, sin que en ningún caso se cambie el objeto de la contratación, sin perjuicio de ajustes en las cantidades y el presupuesto.

CAPITULO VI

RESPONSABILIDADES DE ELABORACIÓN Y SUSCRIPCIÓN EN LOS PROCESOSDE CONTRATACIÓN.

ARTICULO TRIGÉSIMO OCTAVO: Teniendo en cuenta que el numeral 31 del artículo 48 de la Ley 734 de 2002, consagra; como falta gravísima; el hecho de ―…Participar en la etapa precontractual o en la actividad contractual, en detrimento del patrimonio público, o con desconocimiento de los principios que regulan la contratación estatal y la función administrativa contemplados en la Constitución y en la ley. En el entendido que la conducta constitutiva de la falta gravísima debe ser siempre de carácter concreto y estar descrita en normas constitucionales de aplicación directa o en normas legales que desarrollen esos principios…‖ por lo tanto se debe determinar las responsabilidades específicas.

ARTICULO TRIGÉSIMO NOVENO: ETAPA CONTRACTUAL

31

PROCESO ELABORACIÓN APROBACIÓN Y/OFIRMA

ELABORACIÓN DEL OFICINA JURÍDICA ORDENADOR DELCONTRATO GASTOREGISTRO SECRETARIA DE PROFESIONALPRESUPUESTAL HACIENDA UNIVERSITARIO O

MUNICIPAL SECRETARIO

APROBACIÓN DE

ALCALDE MUNICIPAL, JEFE OFICINA ASESORA JURIDICA

GARANTÍA DESIGNACIÓN DE SECRETARIA ORDENADOR DELSUPERVISOR O EJECUTIVA 425-06, GASTOINTERVENTOR ADSCRITA AL

DESPACHO DELALCALDE

ACTA DE INICIO SUPERVISOR O INTERVENTORVIGILANCIA DE LA SUPERVISIÓN Y/O INTERVENTORÍAEJECUCIÓN DE LA OBRAREALIZACIÓN DE LOS SUPERVISOR Y/O INTERVENTORACTOS JUSTIFICACIÓNDE LAS ADICIONES OMODIFICACIONES DE LOSCONTRATOSELABORACIÓN DE LOS OFICINA JURÍDICA ORDENADOR DELDOCUMENTOS GASTOADICIONALES QUEMODIFIQUEN OADICIONAN ELCONTRATODECLARATORIA DE LAS AUDIENCIAS ORDENADOR DELINCUMPLIMIENTO O SERÁN PRESIDIDAS GASTOYCOMITÉIMPOSICIÓN DE MULTAS POR LA JEFE DE LA ASESOR DE

OFICINA ASESORA JURÍDICA CONTRATACIÓN

EL MANEJO DE LAS SUPERVISOR Y ORDENADOR DELCONTROVERSIAS Y LA OFICINA JURÍDICA GASTOSOLUCIÓN DECONFLICTOS DERIVADOSDE LOS PROCESOS DE

32

CONTRATACIÓN

ACTA DE LIQUIDACIÓN SUPERVISIÓN Y/O ORDENADOR DELPOR MUTUO ACUERDO INTERVENTOR GASTOACTA DE LIQUIDACIÓN PREVIA ORDENADOR DELUNILATERAL PRESENTACIÓN DE GASTO

INFORME DESUPERVISIÓN EINTERVENTOR. SEDEBE RESPETAR ELDEBIDO PROCESO-

ARTICULO CUADRAGESIMO: ETAPA POS-CONTRACTUAL

PROCESO ELABORACIÓN APROBACIÓN Y/OFIRMA

VENCIDOS LOSTÉRMINOS DE LASGARANTÍAS DE CALIDAD, SUPERVISIÓNY/O CADA SECRETARIAESTABILIDAD Y INTERVENTOR QUE TENGA A CARGOMANTENIMIENTO, O LAS LOS PROCESOS CONCONDICIONES DE EL APOYO DE LADISPOSICIÓN FINAL SECRETARIA DEO RECUPERACIÓN PLANEACIÓNAMBIENTAL DE LAS MUNICIPALOBRAS O BIENES, LAENTIDAD ESTATAL DEBEDEJAR CONSTANCIA DELCIERRE DEL EXPEDIENTEDEL PROCESO DECONTRATACIÓN.

CAPITULO VII

PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN

ARTÍCULO CUADRAGÉSIMO PRIMERO: CUANTÍAS, Las cuantías para efectos de contratación del Municipio de SANTANDER DE QUILICHAO, se determinara de la siguiente forma:

PRESUPUESTO DE LA LICITACIÓN SELECCIÓN SELECCIÓNENTIDAD ABREVIADA DE ABREVIADA DE

MENOR MÍNIMACUANTÍA CUANTÍA

Para las entidades queMayor a 280 DE 28 SMMLVhasta 28 SMMLVtengan un SMMLV hasta aPresupuesto anual inferior a 280 SMMLV

120.000 salarios mínimosSe debe realizarlegales mensuales. Licitación Se debe realizar

Pública el procedimientode selección

abreviada demenor cuantía.

ARTICULO CUADRAGÉSIMO SEGUNDO: LICITACIÓN PÚBLICA

La regla general para la escogencia de contratistas es la Licitación Pública, salvo que el contrato a celebrar se encuentre entre las excepciones previstas para la selección a través de las otras modalidades, es decir, si el contrato a celebrar no se encuentra entre las causales de selección abreviada, concurso de méritos y contratación directa y además

ARTICULO CUADRAGÉSIMO TERCERO: ETAPAS

ACTIVIDAD TERMINO

CON INTERVALOS ENTRE DOSPUBLICACIÓN DE HASTA TRES (3) (2) O CINCO (5)DÍASAVISOS, EN LA PÁGINA WEB DE LA CALENDARIO, SEGÚN LO EXIJAENTIDAD CONTRATANTE Y EN EL LA NATURALEZA, OBJETO YSISTEMA ELECTRÓNICO PARA LA CUANTÍA DEL CONTRATO

34

ACTIVIDAD TERMINO

CONTRATACIÓN PÚBLICA –SECOP1. PUBLICACIÓN DE AVISO DE

CONVOCATORIA PÚBLICA,2. DOCUMENTOS Y ESTUDIOS

10 DÍAS HÁBILESPREVIOS,

3. MATRIZ DE RIESGOS PREVISIBLES,4. PROYECTO DE PLIEGO.

PRESENTACIÓN DE OBSERVACIONESPOR PARTE DE LOS INTERESADOS EN EL DURANTE LOS 10 DÍAS HÁBILESPROCESOESTUDIO DE LAS OBSERVACIONES ALPROYECTO DE PLIEGO DECONDICIONES, DOCUMENTOS Y LO DETERMINA LA ENTIDADESTUDIOS PREVIOS, MATRIZ DERIESGOS PREVISIBLES.EXPEDICIÓN ACTO DE APERTURA DELPROCESO.PUBLICACIÓN DEL PLIEGO DEFINITIVODE CONDICIONES PASADOS LOS DIEZ DÍASINICIACIÓN DEL PLAZO DE LA LICITACIÓNPÚBLICA PARA LA PRESENTACIÓN DEOFERTAS.

VISITA TÉCNICA AL SITIO DE LAS OBRASNO ES REQUISITO HABILITANTE (FACULTATIVO, PERO

8:00 A.M.RECOMENDABLE)

AUDIENCIA PARA PRECISAR EL DETERMINABLE ANTES DE LACONTENIDO Y ALCANCE DEL PLIEGO DE PRESENTACIÓN DE LASCONDICIONES Y REVISIÓN DE LA OFERTAS PRORROGABLES DETERMINACIÓN DE RIESGOS (ARTÍCULO 220PREVISIBLES. DECRETO LEY 019 DE 2012)CIERRE DEL PLAZO DE LA LICITACIÓN

DETERMINABLE DESPUÉSPÚBLICA, EN EL CUAL SE LLEVARÁ A

DE PUBLICADO EL PROCESOCABO LA APERTURA DEL SOBRE NO. 1.EVALUACIÓN DE LA OFERTA JURÍDICA,

DETERMINABLE POR LAFINANCIERA Y TÉCNICA DEL

ENTIDADPROPONENTE (SOBRE NO. 1)PUBLICACIÓN Y TRASLADO DEL INFORME CINCO DÍAS HÁBILES DESDE LA

35

ACTIVIDAD TERMINO

DE EVALUACIÓN DE LA OFERTA PUBLICACIÓN DEL INFORME DEJURÍDICA, TÉCNICA Y FINANCIERA DEL EVALUACIÓNPROPONENTE (SOBRE NO 1))

ESTUDIO DE LAS OBSERVACIONESPRESENTADAS AL INFORME DE DETERMINADO POR LA ENTIDADEVALUACIÓN.RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES

PASADOS LOS CINCO (5) DÍAS,FORMULADAS AL INFORME DE

CUANDO LO DETERMINE LAEVALUACIÓN DE LA OFERTA JURÍDICA,

ENTIDAD.TÉCNICA Y FINANCIERA DELPROPONENTE.REUNIÓN EN LA CUAL SE EFECTUARÁ LA DESPUÉS DEL PLAZO DEAPERTURA DEL SOBRE NO. 2. (OFERTA SUBSANACIÓN Y UNA VEZ SEECONÓMICA) (2), Y SE ESTABLECERÁ EL HAYA DADO RESPUESTA A LASORDEN DE ELEGIBILIDAD. OBSERVACIONES.

MODALIDAD DE SELECCIÓN ABREVIADA

ARTICULO CUADRAGÉSIMO CUARTO: PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA: Es la modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien obra o servicio, pueda adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual. Las modalidades de SELECCIÓN ABREVIADA, son: selección abreviada de menor cuantía; selección abreviada de bienes de características técnicas uniformes y de común utilización por de subasta inversa; selección abreviada para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes por compra por catálogo derivado de la celebración de acuerdos marco de precios; selección abreviada para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes en bolsas de productos.

;

ARTICULO CUADRAGÉSIMA QUINTO: TÉRMINOS. En los procesos de SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA, se debe, respetar los siguientes términos:

ACTIVIDADES PLAZOProyecto de pliego de condiciones y Debe estar publicado cinco (5) días

36

presentación de observaciones hábiles en la página;www.contratos.gov.co

Respuesta Observaciones Una vez transcurridos los cinco (5) díasResolución de apertura Una vez transcurridos los cinco días

hábilesPublicación de pliegos definitivos Una vez transcurridos los cinco díasPresentación de manifestaciones de Tres (3) días hábiles contados a partir deinterés la fecha de apertura del Proceso de

ContrataciónAudiencia de sorteo de proponentes Pasados los tres días y solo si los inscritosy revisión de asignación de riesgos son más de diez. La audiencia de

aclaración de pliego y asignación deriesgos solo es obligatoria en la Licitaciónpublica.

Audiencia de cierre y recepción de Mínimo un día posterior a la audiencia deofertas sorteo.Término para evaluación Lo determina la entidad

Publicación del informe de Por el termino de tres (3) días hábilesevaluacióny presentación deobservacionesAdjudicación No requiere audiencia, en el mismo

documento se da respuesta a lasobservaciones y se adjudica

ARTICULO CUADRAGÉSIMA SEXTO: SELECCIÓN ABREVIADA PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES POR SUBASTA INVERSA. Condiciones adicionales, a las establecidas en los procesos de menor cuantía.

Se debe indicar:

a. la fecha y hora de inicio de la subasta; b. la periodicidad de los Lances; c. el Margen Mínimo para mejorar la oferta durante la subasta inversa. d. Los estudios previos deben acompañarse de una ficha técnica Debe incluir: (a) la

clasificación del bien o servicio de acuerdo con el Clasificador de Bienes y

37

Servicios; (b) la identificación adicional requerida; (c) la unidad de medida; (d) la calidad mínima, y (e) los patrones de desempeño mínimos

e. Cuando exista un único proponente habilitado, en el procedimiento de subasta inversa, el comité debe en forma obligatoria realizar un proceso de negociación del cual se levantara un acta y dejara constancia en el expediente del valor final del proceso correspondiente.

ARTICULO CUADRAGÉSIMA SÉPTIMO: PROCEDIMIENTOS QUE SE ADELANTAN BAJO LA MODALIDAD DE SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA:

47.1. SELECCIÓN ABREVIADA PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES POR COMPRA POR CATÁLOGO DERIVADO DE LA CELEBRACIÓN DE ACUERDOS MARCO DE PRECIOS Colombia Compra Eficiente debe diseñar y organizar el Proceso de Contratación para los Acuerdos Marco de Precios por licitación pública y celebrar los Acuerdos Marco de Precios. Este procedimiento no es obligatorio para el MUNICIPIO DE SANTANDER DE QUILICHAO

47.2. ARTICULO CUADRAGÉSIMA NOVENO: SELECCIÓN ABREVIADA PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES EN BOLSAS DE PRODUCTOS

47.3. PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE SALUD. No se contratan profesionales se contratan servicios de salud, no hay limitación en oferentes no hay manifestación de interés se adelanta el procedimiento de menor cuantía

47.4. CONTRATACIÓN CUYO PROCESO DE LICITACIÓN PÚBLICA HAYA SIDO DECLARADO DESIERTO: Siempre y cuando cumpla las siguientes condiciones:

47.4.1. Solo cuando se declara desierta una licitación publica

47.4.2. El acto de apertura debe ser publicado dentro de los 4 meses de declaratoria de desierta

47.4.3. Los pliegos pueden ser modificados solo en lo que dio lugar a la declaratoria de desierta

38

47.4.4. No hay etapa previa, ni manifestación de interés ni sorteo

47.5. ADQUISICIÓN DE PRODUCTOS DE ORIGEN O DESTINACIÓN AGROPECUARIA. Este procedimiento se regirá por las reglas de adquisición de bolsas de productos. Son bienes de carácter homogéneo que no hayan sufrido transformación

47.6. CONTRATACIÓN DE EMPRESAS INDUSTRIALES Y

COMERCIALES DEL ESTADO. LAS EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL ESTADO Y LAS SOCIEDADES DE ECONOMÍA MIXTA

47.7. CONTRATACIÓN DE ENTIDADES ESTATALES DEDICADAS A LA PROTECCIÓN DE DERECHOS HUMANOS Y POBLACIÓN CON· ALTO GRADO DE VULNERABILIDAD.

47.8. ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS PARA LA DEFENSA Y SEGURIDAD NACIONAL.

ARTICULO CUADRAGÉSIMA OCTAVA: CONCURSO DE MÉRITOS: Es la modalidad de selección objetiva prevista para la contratación de los servicios de consultoría y proyectos de arquitectura. En los términos previstos en la ley 80 de 1993, artículo 32, numeral 2. Los proyectos de arquitectura se contratan de acuerdo con lo establecido en el Decreto 2326 de 1995, o la norma que lo modifique, reglamente, adicione o complemente

ARTICULO CUADRAGÉSIMA NOVENA: ETAPAS

ACTIVIDAD FECHA

1. Aviso de convocatoria pública.2. Estudios Previos. Cinco (5) días hábiles3. Proyecto pliego de condiciones, contados a partir de la4. Termino para recibo de observaciones publicación5. Observaciones al análisis de riesgos

Resolución por la cual se ordena la apertura del Una vez transcurridos los cincoproceso de Selección Concurso de MÉRITOS días

Respuesta Observaciones Una vez transcurridos los cinco

39

díasResolución por la cual se ordena la apertura del Una vez transcurridos los cincoproceso de Selección Concurso de MÉRITOS días

Publicación WEB de Pliego de Condiciones definitivoUna vez transcurrido los cincodías y dando respuesta a las

y consulta de los mismosobservaciones presentadas

Solo cuando proceso deManifestación de interés Concurso de méritos se

establece la precalificaciónSolo cuando proceso de

Informe de precalificación Concurso de méritos seestablece la precalificación

Observaciones al informe de precalificación 2 díasUna vez transcurrido los 2 díasEn la audiencia contestará lasobservaciones al informe de

Audiencia de precalificaciónprecalificación y notificará lalista de precalificación si nopuede conformar la lista.

Continua proceso de méritosabierto

Cierre plazo para presentar propuestas Dos días posteriores a laaudiencia de precalificación

Verificación de cumplimiento de requisitos habilitantes(capacidad jurídica, condiciones de experiencia y Determinado por la entidad

capacidad financiera)Publicación del informe de verificación de requisitos

Tres días posteriores a suhabilitantes, evaluación de propuesta y publicación de

publicacióninforme.

ARTICULO QUINCUAGÉSIMA: CONTRATACIÓN DIRECTA: Es la modalidad de selección, que procede únicamente en los casos definidos expresamente por la Ley, permite la escogencia del contratista directamente. Es un mecanismo excepcional, las causales son taxativas de interpretación restrictiva y no se puede extender por analogía ni interpretación

40

ARTICULO QUINCUAGÉSIMA PRIMERA: CAUSALES DE CONTRATACIÓN DIRECTA: Son causales de contratación directa, de acuerdo con el numeral 4º del Artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 las siguientes:

49.1. Urgencia manifiesta. 49.2. Contratación de empréstitos. 49.3. Contratos interadministrativos. 49.4. La contratación de bienes y servicios en el sector Defensa y en el

Departamento Administrativo de Seguridad, DAS, que necesiten reserva para su adquisición.

49.5. Los contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas 49.6. Los contratos de encargo fiduciario cuando inician el Acuerdo de

Reestructuración de Pasivos a que se refieren las Leyes 550 de 1999, 617 de 2000 y las normas que las modifiquen o adicionen, siempre y cuando los celebren con entidades financieras del sector público.

49.7. Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado. 49.8. Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o

para la ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales

49.9. El arrendamiento o adquisición de inmuebles. (Ver Circular N° 40 del 17 de enero de 2013).

ARTICULO QUINCUAGÉSIMA SEGUNDA: REQUISITOS PREVIOS AL CONTRATO PARA CONTRATACIÓN DIRECTA: Para esta modalidad se deben tener en cuenta las restricciones en periodo electoral que regula la Ley 996 de 2005.}

ACTIVIDAD

1. Acto administrativo de justificación de la contratación directa. (se excluyen los Contratos de Prestación de servicios de apoyo a la gestión o de servicios profesionales)

2. En los contratos de prestación de serviciosprofesionales y de apoyo a la gestión se requierecertificado de la planta de empleos del Secretario deTalento Humano y Servicios Administrativos

3. constancia escrita sobre la idoneidad o experienciadirectamente relacionada con el área de que se tratesuscrita por el Ordenador del Gasto.

41

4. Estudio previo 5. Disponibilidad presupuestal 6. El acto administrativo que declare la urgencia

manifiesta hará las veces del acto administrativo de justificación o estudio previo.

7. Suscripción del contrato 8. Registro presupuestal

Solo se publica el contrato en el SECOP

ARTICULO QUINCUAGÉSIMA TERCERA: CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA

Corresponde a aquellos contratos cuya cuantía no excede el diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la entidad, o lo que es lo mismo hasta 28 SMMLV salarios mínimos legales mensuales vigentes, independientemente de su objeto

ARTICULO QUINCUAGÉSIMA CUARTA: ADQUISICIÓN EN GRANDES SUPERFICIES CUANDO SE TRATE DE MÍNIMA CUANTÍA. La entidad estatal para adquirir bienes hasta por el monto de su mínima cuantía puede contratar con grandes superficies de acuerdo con lo señalado en el artículo 86 del Decreto 1510 de 2013.

ARTICULO QUINCUAGÉSIMA QUINTA: ETAPAS DEL PROCESO

ACTIVIDAD TERMINOPublicación deINVITACIÓN 1 Día hábil (12 Horas)ESTUDIO PREVIOPRESENTACIÓN DE OFERTASPresentación de la oferta 1 Día hábil (12 horas)Evaluación de las ofertas. Comité Determinable por la entidadEvaluadorPublicación del Informe Evaluativo Publicación 1 día hábil (12 horas)

Recibo de observaciones Determinable por la entidadTermino para subsanar

Respuesta a observaciones y carta de 1 día hábilaceptación

42

Sin embargo a criterio del Municipio de SANTANDER DE QUILICHAO, podrá modificar el siguiente cronograma (ampliando o disminuyendo), teniendo en cuenta la importancia, dificultad o simplicidad del objeto a contrata

ARTICULO QUINCUAGÉSIMA SEXTA: INTERVENTORÍA O SUPERVISIÓN. El alcalde designará los servidores o contratistas para la Supervisión e Interventoría de los contratos que se ejecuten en el Municipio, de acuerdo con las reglas y directrices que se determinen en el Manual de Interventoría.

El Alcalde comunicará a los supervisores o interventores, para cada contrato suscrito en el Municipio, con el propósito de realizar un permanente, adecuado, eficaz, eficiente y efectivo seguimiento, control y vigilancia a la ejecución de los mismos.

ARTICULO QUINCUAGÉSIMA SÉPTIMA: PERFIL DE SUPERVISORES E INTERVENTORES. Para la supervisión un servidor público del nivel profesional o superior con formación o experiencia relacionada con el objeto del contrato.

Para la interventoría deberá ser contratada con un particular idóneo.

En el Municipio la supervisión y/o interventoría es fundamental para hacer vigilancia y control permanente a los contratos suscritos.

La ley establece la obligación para los servidores públicos de buscar el cumplimiento de los fines de la contratación, además incorpora un elemento nuevo en dicha vigilancia y control de la ejecución contractual, que ésta sea de carácter permanente por parte de la Entidad a través del supervisor y/o interventor. Este aspecto será desarrollado en forma más amplia en el Manual de interventoría.

ARTICULO QUINCUAGÉSIMA OCTAVA: EFECTIVIDAD DE LAS GARANTÍAS Y PROCESO DE DECLARATORIA DE INCUMPLIMIENTO. En caso que el supervisor o interventor, informe al ordenador del gasto, de un posible incumplimiento contractual, EL MUNICIPIO, deberá adelantara el proceso establecido en el artículo 86 de La 1474 de 2011, el cual se resume así:

58.1. Evidenciado un posible incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, EL MUNICIPIO, por medio de la oficina jurídica, lo citará a audiencia para debatir lo ocurrido. En la citación, se hará mención expresa y detallada de los hechos que soportan el incumplimiento,

43

acompañando el informe de interventoría o de supervisión enunciando las normas o cláusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación.

58.2. En el mismo documento, se establecerá el lugar, fecha y hora para la realización de la audiencia, la cual será presidida por la Jefe de la oficina Asesora jurídica.

58.3. En el evento en que la garantía de cumplimiento consista en póliza de seguros, el garante será citado de la misma manera que al contratista.

58.4. En desarrollo de la audiencia, el Jefe de la Oficina jurídica, presentará las circunstancias de hecho que motivan la actuación, enunciará las posibles normas o cláusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación.

58.5. Posteriormente se concederá el uso de la palabra al representante legal del contratista o a quien lo represente, y al garante, para que presenten sus descargos, en desarrollo de lo cual podrá rendir las explicaciones del caso, aportar pruebas y controvertir las presentadas por la entidad

58.6. Si el contratista o la compañía de seguros, solicitan pruebas, la audiencia se podrá suspender por el término de diez (10) días, para su práctica.

58.7. Una vez practicada las pruebas o surtidos los descargos de las partes la entidad procederá a decidir sobre la imposición o no de la multa, sanción o declaratoria de incumplimiento.

58.8. Contra la decisión así proferida sólo procede el recurso de reposición que se interpondrá, sustentará y decidirá en la misma audiencia. La decisión sobre el recurso se entenderá notificada en la misma audiencia.

ARTICULO QUINCUAGÉSIMA NOVENA: MODIFICACIÓN A LOS CONTRATOS ESTATALES U OTROSÍ. La modificación contractual obedece al cambio en las condiciones estipuladas inicialmente en el clausulado del contrato, bien sea porque el MUNICIPIO lo considere pertinente o a solicitud del contratista. Esta figura es la que comúnmente se conoce como otrosí que consiste en una modificación hecha por las partes de mutuo acuerdo o bilateral.

Téngase presente, que los acuerdos plasmados en el clausulado del contrato obedecen a su esencia y su naturaleza concordadas con las prescriptivas civiles, comerciales y del estatuto contractual. Por ello, solamente podrá ser objeto de modificación contractual el clausulado que no altere de manera la esencia o naturaleza de lo inicialmente pactado. Para modificar un contrato en el que es parte el MUNICIPIO, la dependencia que tenga a cargo el proceso, debe seguir las orientaciones que se describen a continuación:

44

La manifestación escrita del contratista en la que conste su solicitud justificada Un documento suscrito por el Supervisor donde se analice la solicitud del

contratista y justifique técnica y jurídicamente la solicitud de modificación. En caso de que el contrato cuente también con un interventor, deberá adjuntarse el pronunciamiento e informe de éste respecto de la modificación pretendida, avalado por el supervisor.

Expediente completo del contrato o convenio. Historial del contrato en donde se registre la información sobre el estado actual

del contrato. Deben anexarse todos aquellos documentos que soporten el otrosí, como actas

de avance o acta parciales. Certificado de disponibilidad presupuestal, en caso que la adición sea en valor. Debe tenerse en cuenta que los contratos no podrán adicionarse en más del

50% de su valor inicial, expresado éste en salarios mínimos legales mensuales (parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993, artículo 85 de la Ley 1474 de 2011, Ley 1508 de 2012), salvo las excepciones que establezca la ley, verbo y gracia el contrato de interventoría o convenios interadministrativos.

ARTICULO SEXAGÉSIMA: CESIÓN DE LOS CONTRATOS ESTATALES: Una de las principales características de los contratos estatales es que son intuito personae, por lo tanto, una vez celebrados no podrán cederse sin previa autorización escrita del MUNICIPIO. El actual estatuto contractual consagra dos (2) causales legales de cesión de los contratos, relacionadas con las inhabilidades e incompatibilidades sobrevinientes al contratista (Ver artículo 9° de la Ley 80 de 1993), a las que se suman las demás que se dispongan en las normas y la realizada por mutuo acuerdo entre las partes.

Cuando se celebra esta cesión, se está entregando los derechos y obligaciones objeto del mismo, es decir que la persona a quien se le cede el contrato -cesionario- queda con la obligación de ejecutar el contrato a favor del MUNICIPIO DE SANTANDER DE QUILICHAO. Para el caso de la cesión de mutuo acuerdo, es decir, previa autorización del MUNICIPIO DE SANTANDER DE QUILICHAO, el procedimiento es el siguiente:

El contratista debe solicitar mediante oficio al ordenador del gasto o su delegado para contratar, la autorización para realizar la cesión del contrato, indicando su justificación y las causas que le imposibiliten seguir ejecutando el mismo.

El Supervisor o interventor presentará el oficio presentado por el contratista junto con el informe detallado, justificando y presentado las circunstancias que dan lugar a la cesión del contrato.

El Supervisor o Interventor, realizara un acta parcial de ejecución, donde determine el valor ejecutado y el saldo a favor del CESIONARIO.

El ordenador del gasto, determinará la conveniencia para la entidad y procederá a autorizar o rechazar la cesión.

Una vez recomendada la cesión, se procederá a suscribir la correspondiente acta de cesión del contrato

45

El cesionario del contrato (contratista), deberá tramitar la expedición o modificación de la garantía única que ampare sus obligaciones, cuya cobertura debe amparar los mismos riesgos del contrato original y pagar los impuestos a que haya lugar.

Remitir las comunicaciones a las personas y dependencias que deban conocer de la cesión, las cuales serán proyectadas por Oficina Jurídica del Municipio.

CAPITULO IIX

ARTICULO SEXAGÉSIMO PRIMERO: ENAJENACIÓN DE BIENES DEL MUNICIPIO

Se toma como referencia lo establecido en el numeral 2º de la Ley 1150 de 2007 que faculta a las entidades públicas para la venta de bienes de su propiedad y en tal sentido, el literal e) establece; ―…En los procesos de enajenación de los bienes del estado se podrá utilizar instrumentos de subasta y en general todos aquellos mecanismo autorizados por el derecho privado siempre y cuando en desarrollo del proceso de enajenación se garantice la trasparencia eficacia y selección objetiva…‖

El artículo 91 del Decreto 1510 de 2013, establece que la entidad podrá realizar directamente la enajenación o contratar para ello promotores de bancas de inversión, martillos, comisionistas de bolsa de bienes y productos o cualquier otro intermediario idóneo según corresponda al tipo de bien a enajenar

ARTICULO SEXAGÉSIMA SEGUNDA: PROCEDIMIENTO PARA LA ENAJENACIÓN DE BIENES DE PROPIEDAD DEL MUNICIPIO. De acuerdo con el articulo 88 deldecreto 1510 de 2013, La selección abreviada es la modalidad para la enajenación de bienes del Estado, sin embargo dependiendo de la modalidad de selección se realizara por medio de Oferta en Sobre Cerrado; subasta; selección de intermediarios.

ARTICULO SEXAGÉSIMA TERCERA: ENAJENACIÓN DIRECTA POR OFERTA EN SOBRE CERRADO

ACTIVIDAD TERMINO RESPONSABLE

ESTUDIOS PREVIOS que deben

incluir el avaluó comercial de una Lo determina la

profesional de la lonja de propiedad entidad

raíz Secretario de Despacho

Precio mínimo de venta (artículo 101 encargado del proceso

y 102 de Decreto 1510 de 2013

bienes muebles; artículos 106 y 107

ibídem bienes muebles)

Aviso de convocatoria el cual se 5 días hábiles

publicara en el SECOP el cual

contendrá: 1) identificación del bien.

2) indicación de las condiciones

Secretario de Despacho

mínimas para su adquisición. 3)

encargado del proceso

valor avaluó comercial y precio

Administrador del SECOP

mínimo de venta; 4) ubicación del

bien.

Proyecto de Pliegos de Condiciones

Estudio Previo

Acto de Apertura Determinable por laSecretario de Despacho

Pliego de Condiciones Definitivo entidad

encargado del proceso

Publicación de la respuesta a las

Administrador del SECOP

observaciones

Presentación de la oferta económica en Determinable por la

sobre cerrado y sobre con las condiciones entidad

Despacho oficina jurídica

habilitantes solicitadas en el Pliego, para

garantizar el pago

Evaluación de las propuestas se verificara Determinable por la

Comité evaluador

requisitos habilitantes entidad

Publicación del informe de evaluación de Por el termino no

Comité Evaluador

requisitos habilitantes inferior a tres días

Respuesta a las Observaciones Una vez pasados los

Comité Evaluador

Presentadas tres días

Consignación del 20% del valor del bien en la cuenta determinada por la entidad. El valor será devuelto al oferente no seleccionado dentro del término establecido en los pliegos

Audiencia para dar apertura a los sobreeconómicos

Comité evaluador

En desarrollo de la audiencia se informa la Determinado por lamejor oferta y se otorga un término para entidad

47

mejorar la oferta.Se adjudicara a quien ofrezca el mejor

precio

Resolución de Adjudicación.En la fecha de

apertura de sobre Comité EvaluadorResolución de declaratoria de Desierta

económicoContrato de Promesa de Compraventa si Posterior a lase trata de bienes inmuebles o contrato si adjudicación Oficina Jurídica

se trata de bienes mueblesEscritura pública si se trata de bienes En el término que

Oficina jurídicainmuebles establece el contrato

ARTICULO SEXAGÉSIMA CUARTA: ENAJENACIÓN A TRAVÉS DE SUBASTA

ACTIVIDAD TERMINO RESPONSABLEESTUDIOS PREVIOS que debenincluir el avaluó comercial de una Lo determina laprofesional de la lonja de propiedad entidadraíz Secretario de DespachoPrecio mínimo de venta (artículo 101 encargado del procesoy 102 de Decreto 1510 de 2013bienes muebles; artículos 106 y 107ibídem bienes muebles) Aviso de convocatoria a la subasta 10 días hábiles

pública, el cual se publicara en elSECOP el cual contendrá: 1)identificación del bien. 2) indicaciónde las condiciones mínimas para suadquisición. 3) valor avaluócomercial; 4) ubicación del bien. 5. Secretario de DespachoDeterminación si se trata de la encargado del procesoprimera, segunda o tercera Administrador del SECOPconvocatoria (caso en el cual elprecio base será así: primeraconvocatoria (100% del avaluó)segunda convocatoria (70% delavaluó) tercera convocatoria (30%del avaluó)). 6. Porcentaje que debe

48

depositarse 10% mínimo. Estudio Previo

Presentación de la oferta económica en Determinable por lasobre cerrado y sobre con las condiciones entidad

Despacho oficina jurídicahabilitantes solicitadas en la convocatoria,

para garantizar el pagoEvaluación de las propuestas se verificara Determinable por la

Comité evaluadorrequisitos habilitantes entidad

Publicación del informe de evaluación de Por el termino noComité Evaluador

requisitos habilitantes inferior a tres díasConsignación de mínimo el 10% del valor del bien en la cuenta determinada por la entidad. El valor

será devuelto al oferente no seleccionado dentro del término establecido en los pliegosSubasta de postura donde deberán asistirquienes resultaron habilitados y tendrá el

siguiente procedimiento: Determinado por la1. Se toma como base el precio más entidad

alto ofertado.2. El secretario de hacienda o quien

este delegue, leerá en voz alta elprecio base de postura.

3. Los ofertantes deberán ponerse enpie y presentar oferta en voz alta.

4. Cuando ninguno de los presentespresenten más postura se dará porcerrada la subasta y se adjudicara al

Comité evaluadorúltimo postulante que ofreció elmejor precio.

5. De la presente subasta se suscribirá un acta que deberá estar firmada por el comité.

6. El ofertante ganador deberá consignar el excedente dentro de los diez días siguientes a la subasta. 7. Si el ofertante no deposita el excedente dentro de los diez días siguientes a la subasta, perderá el

valor consignado y no podrá participar en subasta realizada por

49

la entidad.Contrato de Promesa de Compraventa si Posterior a lase trata de bienes inmuebles o contrato si adjudicación Oficina Jurídica

se trata de bienes mueblesUna vez se haya

consignado el valorResolución de Adjudicación. total del inmueble o

Comité EvaluadorResolución de declaratoria de Desierta desierta si no se ha

consignado el valorcorrespondiente

Escritura pública si se trata de bienes En el término queOficina jurídica

inmuebles establece el contrato

ARTICULO SEXAGÉSIMA QUINTA: ENAJENACIÓN DE BIENES DE INTERMEDIARIOS IDÓNEOS. EL MUNICIPIO, cuando no quiera realizar la venta directa podrá contratar para la enajenación de bienes muebles o inmuebles promotores, bancas de inversión, martillos, comisionistas de bolsas de bienes y productos, o cualquier otro intermediario idóneo.

Para la selección del intermediario se seguirán las siguientes reglas:

ACTIVIDAD FECHA

1. Aviso de convocatoria pública.2. Estudios Previos. Cinco (5) días hábiles3. Proyecto pliego de condiciones, contados a partir de la4. Termino para recibo de observaciones publicación5. Observaciones al análisis de riesgos

Resolución por la cual se ordena la apertura delUna vez transcurridos los cinco

proceso de Selección para un intermediario idóneodías

que realice una venta a favor del Municipio

Respuesta ObservacionesUna vez transcurridos los cinco

díasResolución por la cual se ordena la apertura del

proceso de Selección el cual contendrá: Una vez transcurridos los cinco Identificación del bien. días ubicación del bien

50

cronograma del proceso.

Publicación WEB de Pliego de Condiciones definitivoUna vez transcurrido los cincodías y dando respuesta a las

y consulta de los mismosobservaciones presentadas

Solo cuando proceso deManifestación de interés Concurso de méritos se

establece la precalificaciónCierre plazo para presentar propuestas Dos días posteriores a la

manifestación de interésVerificación de cumplimiento de requisitos habilitantes

(capacidad jurídica, condiciones de experiencia y Determinado por la entidadcapacidad financiera)

Publicación del informe de verificación de requisitosTres días posteriores a su

habilitantes, evaluación de propuesta y publicación depublicación

informe.

ACTO DE ADJUDICACIÓN y respuesta a lasobservaciones

51

MODELOS

ADENDA I

MODELO PARA NOTIFICACIÓN DE SUPERVISIÓN

Municipio de Santander de Quilichao.

Señor__________________

Asunto: COMUNICACIÓN DE ASIGNACIÓN DE SUPERVISIÓN.

Cordial Saludo;

52

Teniendo en cuenta el contrato No __________, celebrado me permito comunicarle que ha sido designado como supervisor del siguiente contrato

CONTRATO CONTRATISTA OBJETO DEL FECHA DEL FECHA DENo CONTRATO CONTRATO FINALIZACIÓN

DELCONTRATO

Esta obligación se hace efectiva a través de los informes de supervisión los cuales deberá ser remitido en el término que se señala en el Clausulado Contractual, en donde por ejemplo el cumplimiento de su objeto, suscripción de actas de inicio, suspensión, entrega del objeto contratado, seguimiento a la ejecución, terminación y liquidación del convenio y relación de pagos y saldos.

Así mismo la SUPERVISIÓN debe cumplir o fiscalizar la legalización del convenio o contrato, consistente en la aprobación de garantías y expedición de registro presupuestal.

De igual forma, dentro de las obligaciones esta la vigencia del cumplimiento del plazo de ejecución del objeto contractual de las obligaciones del contrato y del cronograma de actividades, si lo hubiere, así como informar a la Oficina Jurídica cualquier acontecimiento que impida el normal desarrollo del contrato o convenio, estudiar las solicitudes, sugerencias, reclamaciones y consultas del contratista, exigir las obligaciones adquiridas al sistema de seguridad social integral y parafiscales según sea el caso, aprobar solicitudes de pago. Una vez finalice el contrato o convenio deberá avalar el informe final que presente el contratista y realizar las acta parciales o finales que se requieranTodos los documentos citados deberan ser remitidos a la carpeta original.

Finalmente le recuerdo que esta en la obligacion de mantener estricto control sobre la ejecucion del objeto contractual, teniendo en cuenta lo establecido en el articulo 51 y 56 de la Ley 80 de 1993, La Ley 734 de 2002 y la Ley 1474 de 2011, el supervisor debera responder disciplinaria, civil y penalmente por sus acciones y omisiones en la actuacion contractual en los terminos de la Constitucion y la Ley.

Atentamente;

53

ANEXO II

ACTO DELEGACIÓN DE FUNCIONES

DECRETO No. _________ de __________

“Por la cual se desconcentra y delegan funciones en materia contractual.-

El Alcalde del Municipio de SANTANDER DE QUILICHAO, en uso de sus facultades constitucionales, en especial las señaladas en el art. 315 Ord. 1º y 3º, en armonía con las facultades legales, conferidas por el artículo 12 de la Ley 80 de 1993, el artículo 9º de la Ley 489 de 1998, el artículo 21 de la Ley 1150 de 2007 y,

CONSIDERANDO:

54

Que de conformidad con los artículos 209 y 211 de la Constitución Política de Colombia, la ley fijará las condiciones para que las autoridades administrativas puedan delegar funciones en sus subalternos, estableciendo que: ―la delegación exime de responsabilidad al delegante, la cual corresponderá exclusivamente al delegatario cuyos actos o resoluciones podrá siempre reformar o revocar aquel, reasumiendo la responsabilidad consiguiente‖;

Que los artículos 12 y 25 de la Ley 80 de 1993, en concordancia con el artículo 37 del Decreto número 2150 de diciembre 5 de 1995, facultan al representante legal dele entidad estatal para delegar total o parcialmente, la competencia para la realización de licitaciones o concursos o para la celebración de contratos, sin consideración a la naturaleza o cuantía de los mismos, en los servidores públicos que desempeñen cargos del nivel directivo o ejecutivo o en sus equivalentes;

Que la Ley 489 de 1998, en su artículo 9o prescribe que las autoridades administrativas, en virtud de lo dispuesto en la Constitución Política y de conformidad con la presente ley, podrán mediante acto de delegación, transferir el ejercicio de funciones a sus colaboradores o a otras autoridades, con funciones afines o complementarias.

La ley 1551 de 2012, en el numeral 5º literal d) del artículo 29, establece:

Los alcaldes ejercerán las funciones que les asigna la Constitución, la ley, las ordenanzas, los acuerdos y las que le fueren delegadas por el Presidente de la República o gobernador respectivo.

Además de las funciones anteriores, los alcaldes tendrán las siguientes:

―… 5. Ordenar los gastos y celebrar los contratos y convenios municipales de acuerdo con el plan de desarrollo económico, social y con el presupuesto, observando las normas jurídicas aplicables…‖

El articulo 30 ibídem, por el cual se modifica el artículo 92, de la Ley 136 de 1994, establece; “… El Alcalde podrá delegar en los secretarios de la alcaldía y en los jefes de los departamentos administrativos las diferentes funciones a su cargo, excepto aquellas respecto de las cuales exista expresa prohibición legal. Los actos expedidos por las autoridades delegatarias estarán sometidos a los mismos requisitos establecidos para su expedición por la autoridad o entidad delegante y serán susceptibles de los recursos procedentes contra los actos de ellas. En lo referente a la delegación para celebrar y ejecutar contratos, esta se regirá conforme a lo reglado en laLey 489 de 1998 y la Ley 80 de 1993…‖

55

Que el artículo 23 de la Ley 80 de 1993 establece que “Las actuaciones de quienes intervengan en la contratación estatal se desarrollarán con arreglo a los principios de transparencia, economía y responsabilidad y de conformidad con los postulados que rigen la función administrativa. Igualmente, se aplicarán en las mismas las normas que regulan la conducta de los servidores públicos, las reglas de interpretación de la contratación, los principios generales del derecho y los particulares del derecho administrativo”.

Que a su vez el artículo 3o de la Ley 80 de 1993, contempló que “Los servidores públicos tendrán en consideración que al celebrar contratos y con la ejecución de los mismos, las entidades buscan el cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con ellas en la consecución de dichos fines. Los particulares, por su parte, tendrán en cuenta al celebrar y ejecutar contratos con las entidades estatales que, además de la obtención de utilidades cuya protección garantiza el Estado, colaboran con ellas en el logro de sus fines y cumplen una función social que, como tal, implica obligaciones”.

Los delegados no podrán subdelegar en otros funcionarios la realización de los actos o la celebración de los contratos objeto de la delegación.

Que el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011 definió claramente las funciones de los supervisores de los contratos estatales, y señaló que “La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal cuando no requieren conocimientos especializados”, que igualmente, dentro de las facultades y obligaciones designadas a los supervisores, el artículo 84 de la misma norma, indicó: “La supervisión e interventoría contractual implica el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por la entidad contratante sobre las obligaciones a cargo del contratista. Los interventores y supervisores están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, y serán responsables por mantener informada a la entidad contratante de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, ocuando tal incumplimiento se presente”.

Que la supervisión de los contratos requiere un seguimiento cuidadoso y juicioso de las obligaciones contractuales que involucre de manera integral los aspectos técnicos, administrativos, contables, financieros y jurídicos, que permitan llevar a la Entidad la certeza del cumplimiento de la finalidad de la contratación.

Por otra parte el artículo 115 del Decreto 1510 de 2013, establece; ―Riesgos que deben cubrir las garantías en la contratación. El cumplimiento de las obligaciones surgidas en favor de las Entidades Estatales con ocasión de: (i) la presentación de las ofertas; (ii)

56

los contratos y su liquidación; y (iii) los Riesgos a los que se encuentran expuestas las Entidades Estatales, derivados .de la responsabilidad extracontractual que pueda surgir por las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas y subcontratistas, deben estar garantizadas en los términos de la ley y del presente decreto…‖

Para la aprobación y realización de los estudios previos se debe tener en cuenta que―…La garantía de cobertura del Riesgo es indivisible. Sin embargo, en los contratos con un plazo mayor a cinco (5) años las garantías pueden cubrir los Riesgos de la Etapa del Contrato o del Período Contractual, de acuerdo con lo previsto en el contrato. En consecuencia, la Entidad Estatal en los pliegos de condiciones para la Contratación debe indicar las garantías que exige en cada Etapa del Contrato o cada Período Contractual así: 1. La Entidad Estatal debe exigir una garantía independiente para cada Etapa del Contrato o cada Período Contractual o cada unidad funcional en el caso de las Asociaciones Público Privadas, cuya vigencia debe ser por lo menos la misma establecida para la Etapa del Contrato o Período Contractual respectivo. 2. La Entidad Estatal debe calcular el valor asegurado para cada Etapa del Contrato, Período Contractual o unidad funcional, tomando el valor de las obligaciones del contratista para cada Etapa del Contrato, Período Contractual o unidad funcional y de acuerdo con las reglas de suficiencia de las garantías establecidas en el presente decreto. 3. Antes del vencimiento de cada Etapa del Contrato o cada Período Contractual, el contratista está obligado a obtener una nueva garantía que ampare el cumplimiento de sus obligaciones para la Etapa del Contrato o Periodo Contractual subsiguiente, si no lo hiciere se aplicarán las reglas previstas para el restablecimiento de la garantía. (Artículo 112 ibídem)

El decreto 1510 de 2013, establece la suficiencia de las garantías que se deben exigir en los contratos estales, así:

CLASE DE RIESGO GARANTÍA A EXIGIRSERIESGOS DERIVADOS DEL INCUMPLIMIENTO DEL OFRECIMIENTO (Art. 115.Decreto 1510 de 2013)La no suscripción del Seriedad del Ofrecimiento. El valor de esta garantía nocontrato sin justa causa por podrá ser inferior al diez por ciento (10%) del monto departe del proponente las propuestas o del presupuesto oficial estimado,seleccionado. según se establezca en los pliegos de condiciones, yLa no ampliación de la su vigencia se extenderá desde el momento de lavigencia de la garantía de presentación de la oferta hasta la aprobación de laseriedad de la oferta garantía que ampara los riesgos propios de la etapacuando el término previsto contractual.en los pliegos para la Cuando el presupuesto oficial estimado se encuentreadjudicación del contrato se entre un millón (1.000.000 smlmv) y (5.000.000) cincoprorrogue o cuando el millones de salarios mínimos legales mensualestérmino previsto para la vigentes, inclusive, el valor garantizado respecto de lasuscripción del contrato se seriedad del ofrecimiento podrá ser determinado por la

57

prorrogue, siempre y entidad contratante en el pliego de condiciones, en uncuando esas prórrogas no porcentaje que no podrá ser inferior al dos punto cincoexcedan un término de tres por ciento (2.5%) del presupuesto oficial estimado.meses. Cuando el presupuesto oficial estimado se encuentre

entre cinco millones (5.000.000 smlmv) y diez millonesde salarios mínimos legales mensuales vigentesLa falta de otorgamiento de(10.000.000 smlmv), inclusive, el valor garantizadola garantía de cumplimientorespecto de la seriedad del ofrecimiento podrá serpor parte del proponentedeterminado por la entidad contratante en el pliego deseleccionado, garantía decondiciones, en un porcentaje que no podrá ser inferiorcumplimiento exigida por laal uno por ciento (1%) del presupuesto oficialentidad para amparar elestimado. Cuando el presupuesto exceda de diezincumplimiento de lasmillones de salarios mínimos legales mensualesobligaciones del contrato.vigentes (10.000.000 smlmv), el valor garantizadoEl retiro de la ofertarespecto de la seriedad del ofrecimiento podrá serdespués de vencido eldeterminado por la entidad contratante en el pliego detérmino fijado para lacondiciones, en un porcentaje que no podrá ser inferiorpresentación de lasal cero punto cinco por ciento (0.5%) del presupuestopropuestas.oficial estimado. La suficiencia de esta garantía será

El haber manifestado serverificada por la entidad contratante al momento de laevaluación de las propuestas. La no presentación de la

Mipyme para limitar la garantía de seriedad de forma simultánea con la ofertaconvocatoria de un proceso será causal de rechazo de esta última. Parágrafo. Encontractual sin cumplir los el caso de licitaciones para la concesión de espaciosrequisitos establecidos en de televisión, el monto mínimo de la garantíala normativa para tener tal ascenderá al uno punto cinco por ciento (1.5%) delcondición. valor total estimado del espacio licitado. (Artículo 118

del Decreto 1510 de 2013)RIESGOS DERIVADOS DEL INCUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONESCONTRACTUALES (Art. 116. Decreto 1510 de 2013)

Buen manejo y correcta inversión del anticipo. El amparo de buen manejo y correcta inversión del anticipo cubre a la entidad estatal contratante, de los perjuicios sufridos con ocasión de (i) la no inversión; (ii) el uso indebido, y (iii) la apropiación indebida que el contratista garantizado haga de los dineros o bienes que se le hayan

Buen manejo y correcta inversión del anticipo. El valor de esta garantía deberá ser equivalente al ciento por ciento (100%) del monto que el contratista reciba a título de anticipo, en dinero o en especie, para la ejecución del contrato y, su vigencia se extenderá hasta la liquidación del contrato.

58

entregado en calidad deanticipo para la ejecucióndel contrato. Cuando setrate de bienes entregadoscomo anticipo, estosdeberán tasarse en dineroen el contrato. (numeral 1del artículo 116 Decreto1510/2013)Devolución del pagoanticipado. El amparo dedevolución de pagoanticipado cubre a laentidad estatal contratante Pago anticipado. El valor de esta garantía deberá serde los perjuicios sufridos equivalente al cien por ciento (100%) del monto que elpor la no devolución total o contratista reciba a título de pago anticipado, en dineroparcial, por parte del o en especie, y su vigencia se extenderá hasta lacontratista, de los dineros liquidación del contrato.que le fueron entregados atítulo de pago anticipado,cuando a ello hubiere lugar.(numeral 2 del artículo 116Decreto 1510/2013)Cumplimiento de las Cumplimiento. El valor de esta garantía será comoobligaciones surgidas del mínimo equivalente al monto de la cláusula penalcontrato estatal incluyendo pecuniaria, y en todo caso, no podrá ser inferior al diezen ellas el pago de multas y por ciento (10%) del valor total del contrato. Elcláusula penal pecuniaria, contratista deberá otorgarla con una vigencia igual alcuando se hayan pactado plazo del contrato garantizado más el plazo contractualen el contrato. El amparo previsto para la liquidación de aquel. En caso de node cumplimiento del haberse convenido por las partes término para lacontrato cubrirá a la entidad liquidación del contrato, la garantía deberá mantenerseestatal contratante de los vigente por el término legal previsto para ese efecto.perjuicios directos A menos que el valor del contrato sea superior a underivados del millón (1.000.000 smlmv) y (5.000.000) cinco millonesincumplimiento total o de salarios mínimos legales mensuales vigentes,parcial de las obligaciones inclusive, el valor garantizado respecto denacidas del contrato, así cumplimiento del contrato podrá ser determinado porcomo de su cumplimiento la entidad contratante en los estudios previos, en untardío o de su cumplimiento porcentaje que no podrá ser inferior al dos punto cincodefectuoso, cuando ellos por ciento (2.5%) del presupuesto oficial estimado.son imputables al Cuando el presupuesto oficial estimado se encuentrecontratista garantizado. entre cinco millones (5.000.000 smlmv) y diez millonesAdemás de esos riesgos, de salarios mínimos legales mensuales vigentes

59

este amparo comprenderá (10.000.000 smlmv), inclusive, el valor garantizadosiempre el pago del valor respecto del cumplimiento del en un porcentaje que node las multas y de la podrá ser inferior al uno por ciento (1%) delcláusula penal pecuniaria presupuesto oficial estimado. Cuando el presupuestoque se hayan pactado en el exceda de diez millones de salarios mínimos legalescontrato garantizado. mensuales vigentes (10.000.000 smlmv), el valor(numeral 3 del artículo 116 garantizado respecto de garantía podrá serDecreto 1510/2013) determinado por la entidad contratante en un

porcentaje que no podrá ser inferior al cero puntocinco por ciento (0.5%) del valor del contrato. Lasuficiencia de esta garantía será verificada por laentidad al momento de legalización del contrato, pormedio del acta de aprobación de garantía. (artículo121 del Decreto 1510 de 2013)

Pago de salarios,prestaciones sociales eindemnizaciones laborales.El amparo de pago desalarios, prestacionessociales e indemnizacioneslaborales cubrirá a laentidad estatal contratante Pago de salarios, prestaciones sociales ede los perjuicios que se le indemnizaciones laborales. El valor de esta garantíaocasionen como no podrá ser inferior al cinco por ciento (5%) del valorconsecuencia del total del contrato y deberá extenderse por el plazo delincumplimiento de las contrato y tres años más. (artículo 122 del Decretoobligaciones laborales a 1510 de 2013)que esté obligado elcontratista garantizado,derivadas de la contratacióndel personal utilizado parala ejecución del contratoamparado. (numeral 4 delartículo 116 Decreto1510/2013)Amparo de laRESPONSABILIDAD CIVIL Responsabilidad extracontractual. El valor aseguradoEXTRACONTRACTUAL, la en las pólizas que amparan la responsabilidadentidad pública deberá extracontractual que se pudiera llegar a atribuir a laexigir en los contratos de administración con ocasión de las actuaciones, hechosobra y en aquellos en que u omisiones de sus contratistas o subcontratistas,por su objeto o naturaleza deben seguirse de acuerdo con las siguientes reglas:lo considere necesario, elotorgamiento de pólizas de Doscientos SMMLV (200SMMLV) para contratos

60

seguros que la protejan de cuyo valor sea inferior o igual a mil quinientoslas eventuales (1.500) SMMLVreclamaciones de terceros Trescientos (300) SMMLV , para contratos cuyoderivadas de la valor sea superior a Mil quinientos e inferior o igualresponsabilidad a dos mil quinientos (2.500) SMMLVextracontractual que pueda Cuatrocientos (400) SMMLV para contratos cuyosurgir de las actuaciones, valor sea superior a cinco mil (5.000) SMMLV ehechos u omisiones de su Inferior o igual a cinco mil (5.000) SMMLVcontratista. Cuando en Quinientos (500) SMMLV para contratos cuyo valoralgunos de los contratos de sea superior a cinco mil (5.000) SMMLV e inferior oque trata el parágrafo igual a diez mil (10.000) SMMLVanterior la entidad El 5% del valor del contrato cuando este seacontratante autorice superior a diez mil SMMLV caso en el cual el valorpreviamente la asegurado debe ser máximo Setenta y cinco milsubcontratación, se exigirá (75.000) SMMLVal contratista que en lapóliza de responsabilidadextracontractual se cubranigualmente los perjuiciosderivados de los daños quesus subcontratistas puedancausar a terceros conocasión de la ejecución delos contratos, o en sudefecto, que acredite que elsubcontratista cuenta conun seguro deresponsabilidad civilextracontractual propio parael mismo objeto. Lo anteriorsin perjuicio de que laentidad contratante debaevaluar los demás riesgos aque puede estar expuesta,en cuyo caso exigirá alcontratista las demásgarantías que la mantenganindemne frente a esoseventuales daños. (artículo117 del Decreto 1510 de2013)Estabilidad y calidad de la Estabilidad y calidad de la obra. El valor de estaobra. El amparo de garantía se determinará en cada caso de acuerdo conestabilidad y calidad de la el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones

61

obra cubrirá a la entidad contenidas en cada contrato. Su vigencia se iniciará aestatal contratante de los partir del recibo a satisfacción de la obra por parte deperjuicios que se le la entidad y no será inferior a cinco (5) años, salvo queocasionen como la entidad contratante justifique técnicamente laconsecuencia de cualquier necesidad de una vigencia inferior.tipo de daño o deterioro,independientemente de sucausa, sufridos por la obraentregada, imputables alcontratista. (numeral 5 delartículo 116 Decreto1510/2013)Calidad y correctofuncionamiento de losbienes y equipossuministrados. El amparode calidad y correctofuncionamiento de losbienes y equipossuministrados cubrirá a la Calidad y correcto funcionamiento de los bienes yentidad estatal contratante equipos suministrados. El valor de estas garantías sede los perjuicios imputables determinará en cada caso de acuerdo con el objeto, elal contratista garantizado, valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en(i) derivados de la mala cada contrato. Su vigencia deberá establecerse concalidad o deficiencias sujeción a los términos del contrato, y deberá cubrirtécnicas de los bienes o por lo menos el lapso en que de acuerdo con laequipos por él legislación civil o comercial, el contratista debesuministrados, de acuerdo responder por la garantía mínima presunta y por vicioscon las especificaciones ocultos.técnicas establecidas en elcontrato, o (ii) por elincumplimiento de losparámetros o normastécnicas establecidas parael respectivo bien o equipo.(numeral 7 del artículo 116Decreto 1510/2013)Calidad del servicio. Elamparo de calidad del Calidad del servicio. El valor y la vigencia de estasservicio cubre a la entidad garantías se determinarán en cada caso de acuerdoestatal contratante de los con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligacionesperjuicios imputables al contenidas en cada contrato.contratista garantizado quesurjan con posterioridad a

62

la terminación del contrato y que se deriven de (i) la mala calidad o insuficiencia de los productos entregados con ocasión de un contrato de consultoría, o (ii) de la mala calidad del servicio prestado, teniendo en cuenta las condiciones pactadas en el contrato. (numeral 6 del artículo 116 Decreto 1510/2013)

Límites y topes que deberán ser tenidos en cuenta en la elaboración de estudios previos y el acto de aprobación de garantías.

En mérito de lo expuesto….

RESUELVE

ARTÍCULO PRIMERO: LA SUPERVISIÓN: La supervisión de un contrato estará a cargo de los servidores públicos que ocupan los cargos de Secretario de Despacho, sin perjuicio de la contratación del r personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios

ARTICULO SEGUNDO: Desconcentrar la realización de Estudios Previos, matriz de riesgo, análisis del mercado y de todos los actos y trámites inherentes a la realización de licitaciones, concursos, selecciones abreviadas, contratación directa, mínima cuantía, para la celebración de contratos, sin consideración a la naturaleza o cuantía de los mismos, en los SUPERVISORES, cuando esta es ejercida por los servidores públicos que ocupan los cargos de Secretario de Despacho, con el apoyo de la Secretaria de Planeación Ordenamiento Territorial y de Vivienda - Esta desconcentración no incluye la adjudicación o la celebración del contrato.

ARTÍCULO TERCERO: Delegar en la Oficina Asesora Jurídica, la actividad de aprobación de la garantía de los contratos, suscritos por el Municipio de SANTANDER DE QUILICHAO y otorgada por el contratista, de acuerdo al negocio que le corresponda.

PARÁGRAFO: Los delegados no podrán subdelegar en otros funcionarios la realización de los actos desconcentrados o delegados.

63

ARTICULO CUARTO—El presente Decreto rige a partir de la fecha de la comunicación a los Secretarios de Despacho.-

Publíquese, Comuníquese y cúmplase.

Dada en SANTANDER DE QUILICHAO, Cauca, a los …..

64

ANEXO III

CONFORMACIÓN COMITÉ EVALUADOR

El ALCALDE MUNICIPAL, de SANTANDER DE QUILICHAO - Cauca, en uso de las facultades que le otorga la Constitución Nacional en su artículo 315, la Ley 136 de 1994, Ley 1551 de 2012, la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, ley 1474 de 2011 yDecreto 1510 de 2013, y…

C O N S I D E R A N D O:

De acuerdo con la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007, y el decreto 1510 de 2013, corresponde al ALCALDE DEL MUNICIPIO DE SANTANDER DE QUILICHAO, para el cumplimiento de sus cometidos y fines adelantar los procesos contractuales, por la modalidad de mínima cuantía, selección abreviada, (cualquiera de sus procedimientos), concurso de méritos y Licitación pública.

Que para la evaluación de las propuestas presentadas, así como para la asesoría en la audiencia de aclaración de pliegos y respuesta a observaciones, se requiere conformar un comité asesor evaluador.

El artículo 27 del Decreto 1510 de 2013, establece:

―La Entidad Estatal puede designar un comité evaluador conformado por servidores públicos o por particulares contratados para el efecto para evaluar las ofertas y las manifestaciones de interés para cada Proceso de Contratación por licitación, selección abreviada y concurso de méritos. El comité evaluador debe realizar su labor de manera objetiva, ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en los pliegos de condiciones.

El carácter asesor del comité no lo exime de la responsabilidad del ejercicio de la labor encomendada. En el evento en el cual la Entidad Estatal no acoja la recomendación efectuada por el comité evaluador, debe justificar su decisión.

Los miembros del comité evaluador están sujetos al régimen de inhabilidades e incompatibilidades y conflicto de intereses legales…‖

El presente comité estará sujeto a las normas de inhabilidades, incompatibilidades y conflictos de interés.

Para los procesos de mínima cuantía, el comité estará integrado por el SECRETARIO DE DESPACHO, que realiza los estudios previos y la Oficina Asesora Jurídica

65

En mérito de lo expuesto

RESUELVE:

ARTICULO PRIMERO: CONFORMA AL COMITÉ ASESOR Y EVALUADOR, encargado de realizar la verificación de los requisitos habilitantes, evaluación de las ofertas y recomiende al ALCALDE MUNICIPAL, la decisión que debe adoptar, de acuerdo al resultado de la evaluación en los distintos procesos de selección.

ARTICULO SEGUNDO: EL COMITÉ ASESOR EVALUADOR, para los distintos procesos de selección estará integrado por los funcionarios de la administración municipal de la siguiente manera:

1. PROCESOS DE MÍNIMA CUANTÍA:

SE INTEGRARA por el SECRETARIO DE DESPACHO, respectivo, teniendo en cuenta que el artículo 27 del Decreto 1510 de 2013, no exige la creación de comité evaluador para los procesos de Mínima Cuantía, quedara, así:

a. Para los procesos de selección de mínima cuantía cuya necesidad sea planeada por la Secretaría de Obras Públicas Municipales, se conformará, así:

SECRETARIO DE INFRAESTRUCTURAOFICINA ASESORA JURÍDICA

b. Para los procesos de selección de mínima cuantía cuya necesidad sea planeada por la Secretaría de Gobierno Paz y Convivencia Municipal, se conformara, así:

SECRETARIO DE GOBIERNO PAZ Y CONVIVENCIA MUNICIPAL OFICINA ASESORA JURÍDICA

c. Para los procesos de selección de mínima cuantía cuya necesidad sea planeada por la Secretaría de Salud Municipal, se conformara, así:

SECRETARIO DE SALUD MUNICIPALOFICINA ASESORA JURÍDICA

d. Para los procesos de selección de mínima cuantía cuya necesidad sea planeada por la Secretaría de Planeación Municipal, se conformara, así:

SECRETARIO DE PLANEACIÓN ORDENAMIENTO TERRITORIAL Y VIVIENDA OFICINA ASESORA JURÍDICA

66

e. Para los procesos de selección de mínima cuantía cuya necesidad sea planeada por la Secretaría de Desarrollo Social, Económico y Medio ambiente Municipal, se conformara, así:

SECRETARIO DE DESARROLLO SOCIAL ECONÓMICO Y MEDIO AMBIENTE OFICINA ASESORA JURÍDICA

f. Para los procesos de selección de mínima cuantía cuya necesidad sea planeada por la Sub Secretaría de Educación y Cultura, se conformara, así:

SECRETARIA DE EDUCACIÓN Y CULTURAOFICINA ASESORA JURÍDICA

g. Para los procesos de selección de mínima cuantía cuya necesidad sea planeada por la Sub Secretaría de Transito, se conformara, así:

SECRETARIO DE TRANSITO MUNICIPAL OFICINA ASESORA JURÍDICA

h. Para los procesos de selección de mínima cuantía cuya necesidad sea planeada por la Sub Secretaría de Talento humano y servicios administrativos, seconformara, así:

SECRETARIA DE TALENTO HUMANO Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS OFICINA ASESORA JURÍDICA

i. Para los procesos de selección de mínima cuantía cuya necesidad sea planeada por la Sub Secretaría de Hacienda Municipal, se conformara, así:

SECRETARIO DE HACIENDAOFICINA ASESORA JURÍDICA

2. PROCESOS DE LICITACIÓN, SELECCIÓN ABREVIADA, CONCURSO DE MÉRITOS

2.1. VERIFICACIÓN JURÍDICA: esta verificación estará bajo la responsabilidad del secretario de despacho correspondiente que realiza la elaboración de estudios previos, sin embargo recibirá el apoyo de los CONTRATISTAS de la Oficina Jurídica del Municipio, así:

Jefe de la Oficina Jurídica Municipal, con el apoyo del secretario que elaboro los estudios previos.

2.2. VERIFICACIÓN ECONÓMICA Y FINANCIERA. Estará a cargo del Secretario de hacienda municipal o quien haga sus veces.

67

Esta etapa estará a cargo del Secretaria de Hacienda Municipal o su delegado

2.3. VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN TÉCNICA. Esta verificación estará a cargo del secretario de despacho correspondiente que realiza la elaboración de estudios previos:

Esta verificación estará a cargo del secretario de Planeación Municipal con apoyo del secretario que elaboro los estudios previos.

ARTICULO TERCERO: El comité asesor deberá realizar dicha labor de manera objetiva, ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas a la invitación publica y estará sujeto a las inhabilidades, incompatibilidades y conflicto de intereses legales y recomendará a quien corresponda, el sentido de la decisión a adoptar de conformidad con la evaluación efectuada. El carácter asesor del comité no lo exime de la responsabilidad de la labor encomendada.

ARTICULO CUARTO: Comunicar la presente decisión a los mencionados funcionarios para que procedan a partir de la fecha a realizar la verificación y evaluación, de las propuestas recibidas, con observancia de las reglas de la invitación publica, y pliegos del proceso de LICITACIÓN, CONCURSO DE MÉRITOS Y SELECCIÓN ABREVIADA y en sus vacíos por la ley 80 de 1993, la ley 1150 de 2007, el Decreto 1510 de 2013 y demás normas aplicables.

ARTÍCULO CUARTO: El término previsto para la evaluación, debe cumplirse de conformidad al cronograma de cada proceso, que deberá ser observado por los funcionarios.

ARTICULO QUINTO: La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial las Resoluciones_____________________.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en SANTANDER DE QUILICHAO – Cauca, a los …

6