MANUAL DE CONTRATACION ADMINISTRATIVA ADQUISICIONES …

MANUAL DE CONTRATACION ADMINISTRATIVA

ADQUISICIONES Y COMPRAS PUBLICAS

Código: FO-PCA-CODO-009 Versión: 3

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TABLA DE CONTENIDO

TÍTULO I

CAPITULO I

INTRODUCCION 5

SISTEMA DE GESTION DE LA SEGURIDAD DE LA INFORMACION 6

TÉRMINOS Y DEFINICIONES 7

TITULO II

CAPÍTULO I

1. OBJETIVOSGENERALES 12

2. MARCO NORMATIVO 12

3. REPRESENTACIÓN LEGAL Y DIRECCIÓN DE LA SUPERINTENDENCIA DEL SUBSIDIO FAMILIAR 12

4. ORDENACIÓN EL GASTO Y SUS FACULTADES 13

5. RESPONSABILIDAD DE LA APLICACIÓN DE LOS LINEAMIENTOS PARA ADQUISIONES Y COMPRAS PUBLICAS 14

6. PRINCIPIOS CONSTITUCIONALES APLICABLES A LA FUNCION Y CONTRATACION ADMINISTRATIVA 14

7. PRINCIPIOS CONTENIDOS EN LA LEY 1437 DE 2011, APLICABLES A LA CONTRATACION ADMINISTRATIVA 14

8. PRINCIPIOS RECTORES DE LA CONTRATACIÓN CONTENIDOS EN LA LEY 80 DE 1993, LEY 1150 DE 2007 Y DEMAS NORMAS CONCORDANTES 14

9. RÉGIMEN DE INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES 16

CAPÍTULO II

1. MODALIDADES DE SELECCIÓN 20

2. ETAPAS DE LA CONTRATACION 23

3. COMITÉ EVALUADOR DE LOS PROCESOS DE SELECCIÓN 25

4. FUNCIONES DEL COMITE EVALUADOR 26


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CAPITULO III

ETAPA PRE CONTRACTUAL PLANEACION 31

1. REQUISITOS MÍNIMOS PARA INICIAR UN PROCESO DE CONTRATACIÓN 31

2. CONTENIDO MINIMO DE LOS ESTUDIOS PREVIOS 33

3. DESARROLLO Y TRÁMITE DEL PROCESO DE SELECCIÓN 44

CAPITULO IV

ETAPA CONTRACTUAL

1. REQUISITOS PARA INICIAR LA ETAPA CONTRACTUAL 50

2. MODIFICACIONES A LOS CONTRATOS 51

3. SUSPENSIÓN DE LOS CONTRATOS 52

4. CESIÓN DE LOS CONTRATOS 55

5. RESTABLECIMIENTO O AMPLIACIÓN DE LA GARANTÍA 53

6. TERMINACIÓN ANTICIPADA 53

7. SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO 53

8. PROCEDIMIENTO PARA IMPONER SANCIONES 56

CAPITULO V

ETAPA POS CONTRACTUAL

1. LIQUIDACION DEL CONTRATO 61 2. TIPOS DE LIQUIDACIÓN Y PLAZO PARA REALIZARLAS 62 3. CONTENIDO DE LA LIQUIDACION Y SUS SOPORTES 62

4. TRAMITE DEL ACTA DE LIQUIDACION 62

5. OBLIGACIONES POSTERIORES A LA LIQUIDACION 66

TITULO III


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CAPITULO I

INTERVENTORIA Y/O SUPERVISION DE LOS CONTRATOS

1. SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LOS CONTRATOS 67 2. OBJETIVOS DE LA SUPERVISIÓN o INTERVENTORÍA 68 3. CRITERIOS PARA LA DESIGNACIÓN DEL SUPERVISOR 69 4. DOCUMENTOS PARA EJERCER LA SUPERVISION O INTERVENTORIA 69 5. DESIGNACIÓN DEL SUPERVISOR O INTERVENTOR 70 6. IMPLICACIONES DEL EJERCICIO DE LA SUPERVISIÓN O INTERVENTORÍA 71 7. RESPONSABILIDAD DEL SUPERVISOR O INTERVENTOR 71 8. FACULTADES Y DEBERES GENERALES DEL SUPERVISOR o INTERVENTOR 71 9. ACTIVIDADES DE LA SUPERVISIÓN o INTERVENTORÍA 74 10. AUSENCIA TEMPORAL DEL SUPERVISOR TITULAR 80 11. CAMBIO DE SUPERVISOR POR RETIRO DEFINITIVO Y ASUNCION DE CARGO O POR SOLICITUD DE CAMBIO DE SUPERVISOR 80 12. PRORROGA DEL CONTRATO DE INTERVENTORÍA 81 13. EJERCICIO DE LA SUPERVISION O INTERVENTORIA EN FORMA CONJUNTA 81 14. MECANISMOS DE CONTROL INTERNO A LA GESTION DEL SUPERVISOR E INTERVENTOR 82 15. TRASLADO A LA OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO EN EL EJERCICIO DE LA SUPERVISION DEL CONTRATO 85

TITULO IV

PROCEDIMIENTOS EN LAS MODALIDADES DE CONTRATACION Y FORMATOS 86

TITULO I


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CAPÍTULO I

INTRODUCCIÓN

El presente manual tiene como propósito fijar directrices y estándares para simplificar y homogenizar las acciones que se desarrollan en las diferentes etapas del proceso de adquisición de bienes, obras y servicios requeridos por la Superintendencia del Subsidio Familiar, para el cumplimiento de sus funciones, metas y objetivos institucionales.

Las directrices aquí establecidas, tienen como objetivo dar pleno cumplimiento a los principios de la función pública previstos en la Constitución política y en la Ley.

Su objeto es la adopción de una herramienta que unifique y facilite la aplicación adecuada de las normas y procedimientos de contratación estatal en la Superintendencia del Subsidio Familiar, de manera que se constituya en una guía obligatoria al interior de la Entidad, con el fin de ejercer la función contractual dentro de los principios que regulan la actuación administrativa de selección objetiva, igualdad, transparencia, economía, celeridad, publicidad, responsabilidad, eficacia, eficiencia y buena fe, así como el cumplimiento del objetivo del proceso de apoyo en la administración de bienes y servicios institucionales, de una manera oportuna para la Entidad.

Está dirigido a todos los servidores públicos y contratistas, partícipes en los procesos de la contratación pública en la Superintendencia del Subsidio Familiar, con el fin de permitir la unificación de criterios contractuales.


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SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD DE LA INFORMACION

La Superintendencia Del Subsidio Familiar con el ánimo de cooperar con los lineamientos establecidos por el Gobierno Nacional en lo que concierne al Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI), debido al aumento del número de incidentes que se han presentado en cuanto a la seguridad de la información en las entidades estatales, los cuales generan pérdidas financieras o de confianza frente a los usuarios, se crea la necesidad de implementar dicho sistema, donde se diseñen, documenten, implementen y monitoreen controles basados en una gestión de riesgos que minimice el impacto y/o la probabilidad, a fin de mantenerlos en niveles aceptables para la entidad.

La Superintendencia del Subsidio Familiar mediante Resolución 0159 de 2016 adoptó el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI), el cual fue basado en la normatividad exigida por el Ministerio de las Tecnologías de la Información y Comunicaciones, en el Manual 3.1 “Para la Implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea para entidades del Orden Nacional”, en la Ley 1273 de 2009 denominada “Protección de la Información y los Datos”, en las Normas ISO 27001 – Sistema de Gestión de Seguridad de la Información, ISO 27002 – “Guía De Las Buenas Prácticas de Seguridad de la Información” y la ISO 27005 – “Guía para la Gestión de los riesgos de la seguridad de la información.”

Por lo anterior, la Superintendencia del Subsidio Familiar decidió establecer, implementar, operar, hacer seguimiento, revisar, mantener y mejorar el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI), el cual incluye el componente de Seguridad de la Información y que es de vital importancia incluir en toda la contratación que adelante la entidad, las estrategias para el tratamiento de la seguridad de la información a la cual tengan acceso los terceros.

El Comité de Seguridad de la Información será la instancia encargada de la implementación, operación, seguimiento, revisión y mantenimiento de la información en todos los aspectos, técnicos, legales y administrativos concernientes al sistema SGSI.


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TÉRMINOS Y DEFINICIONES

ACTA DE INICIO: Es el documento suscrito por el supervisor o interventor y el contratista en la cual se estipula la fecha de iniciación para la ejecución del contrato. A partir de dicha fecha se contabiliza su plazo de ejecución, si así se pactó en el contrato.

ACTA DE SUSPENSIÓN: Es el documento mediante el cual la entidad y el contratista acuerdan la suspensión del contrato, cuando se presenten situaciones de fuerza mayor o caso fortuito o debidamente justificado que impiden la ejecución del mismo.

ACTA DE REINICIACIÓN: Es el documento mediante el cual se da por terminada la suspensión del contrato por haberse superado las situaciones que le dieron origen y se ordena la reiniciación de las actividades. Este documento será firmado por el contratante y el contratista. El contratista se obliga a actualizar la garantía única.

ACTO ADMINISTRATIVO QUE DEFINE EL PROCESO DE SELECCIÓN: Es el Acto Administrativo por el cual la Entidad manifiesta su voluntad de adjudicar o declarar desierto un proceso de selección.

ADENDA: Es el instrumento mediante el cual se modifica el pliego de condiciones.

ADICIÓN: Documento mediante el cual se adiciona el valor de un contrato.

ADJUDICAR: Es el acto por medio del cual una vez agotada la etapa de evaluación o de culminación de la audiencia de adjudicación, la Entidad manifiesta a través de un Acto Administrativo motivado que el contrato producto del proceso de selección, se suscribirá con el proponente que haya obtenido la mejor calificación o haya presentado el menor precio.

El Acto Administrativo de Adjudicación se constituye en un acto definitivo y no admite recursos, de manera que solo puede impugnarse ante la jurisdicción contenciosa administrativa.

Cuando se trate de una licitación pública, la adjudicación se hará en audiencia pública.

ANTICIPO: Son los recursos públicos entregados al contratista como un avance para la debida ejecución del objeto del contrato de acuerdo con el programa de inversión aprobado, bajo la supervisión y vigilancia del supervisor o interventor. El contratista se obliga a amortizarlos en la forma prevista en el contrato.

Para los contratos de obra, concesión, salud cuyo monto sea superior a la menor cuantía de la entidad contratante, y para los que se realicen por licitación pública, el contratista deberá constituir una fiducia o un patrimonio autónomo irrevocable para el manejo de los recursos que reciba a título de anticipo en los términos previstos en el artículo 91 de la Ley 1474 de 2011, según se opte por una u otra figura en el contrato.

AUDIENCIA PÚBLICA: Sesión pública dispuesta para la distribución de riesgos, aclaración de pliegos y actos de adjudicación de los diferentes procesos, según lo contemplado para cada modalidad de selección.


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AUTONOMÍA DE LA VOLUNTAD CONTRACTUAL: Es la capacidad o facultad que tiene una Entidad, una persona jurídica o natural, para adquirir obligaciones y esa autonomía es derivada de la ley.

BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES Y DE COMÚN UTILIZACIÓN: Bienes y Servicios de características homogéneas que pueden utilizarse por las diferentes dependencias, independiente de la misión de cada una de ellas. Son aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos.

CAPACIDAD RESIDUAL O K DE CONTRATACIÓN PARA EL CONTRATO DE OBRA: Es la aptitud de un oferente para cumplir oportuna y cabalmente con el objeto de un contrato de obra, sin que sus otros compromisos contractuales afecten su habilidad de cumplir con el contrato que este en proceso de selección.

CESIÓN DEL CONTRATO: Es el acto jurídico por el cual un contratista cede a una persona natural o jurídica la obligación de continuar con la ejecución de un contrato perfeccionado y legalizado; dicho acto solo procederá con previa autorización expresa y escrita de la Superintendencia del Subsidio Familiar.

C.D.P. (CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL): Es el documento por el cual se separa de un determinado rubro del presupuesto de la entidad pública una suma específica de dinero con el fin de destinarla a la selección de un contratista en un proceso determinado, y cuya función o propósito es el reservar recursos presupuestales para la celebración de un contrato orientado a la ejecución de un proyecto o un programa específico, sin el cual dicho proyecto o programa no se puede llevar a cabo.

CLÁUSULA: Estipulación contractual que hace referencia a las prestaciones u obligaciones a cargo de las partes para dar cumplimiento al objeto del contrato celebrado.

CLÁUSULAS EXCEPCIONALES: Se les conoce como estipulaciones contractuales que tienen por objeto conferir a la entidad contratante prerrogativas particulares, diferentes a las que normalmente se pactan en los contratos entre particulares.

En todos los casos, estas cláusulas buscan evitar la paralización o la afectación grave de los servicios públicos que se esperan proveer con la ejecución de un contrato, por lo cual el Estado tiene el derecho de actuar unilateralmente. Esta es la condición esencial para que el ente público pueda interponerlas. Solo aplica para aquellos tipos de contratos estipulados en la norma contractual.

CONTRATO: Acuerdo de voluntades creador o generador de obligaciones para las partes. Cuando una de las partes es una persona de derecho público, estaremos frente a un contrato estatal, si las partes son todas personas jurídicas de derecho público tendremos un contrato ínter administrativo.

CONTRATISTA: Es la persona natural o jurídica que suscribe un contrato, cuya propuesta fue escogida por ser la más favorable para los fines que busca la Entidad.


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CRONOGRAMA DE LA CONTRATACIÓN: Formato en el cual se encuentran los términos o plazos estipulados para llevar a cabo todo el proceso de contratación; desde la fase preparatoria hasta la contractual.

DECLARACIÓN DE DESIERTA DE UN PROCESO DE SELECCIÓN: Circunstancia que resulta de la no adjudicación del contrato ya sea porque ninguno de los proponentes cumplió con los factores de escogencia y condiciones técnicas mínimas exigidas en el pliego de condiciones o porque no se presentaron proponentes al proceso.

Dicha declaración solo procede por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva. Se declara por acto administrativo que exprese clara y detalladamente las razones o motivos.

EJECUCIÓN DEL CONTRATO: Es la realización del objeto contractual. Para iniciar el plazo de ejecución se requiere del registro presupuestal y de la aprobación de la garantía por la entidad, cuando la misma se haya pactado en el contrato.

ESTUDIOS PREVIOS: Los estudios y documentos previos estarán conformados por los documentos definitivos que sirvan de soporte para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones, invitación pública o del contrato, de manera que los proponentes o el eventual contratista respectivamente, puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la Entidad.

GARANTÍAS: Mecanismos de cobertura del riesgo otorgada por los oferentes en el proceso de selección o por el contratista, una vez adjudicado el contrato.

INFORME DE EVALUACIÓN: Documento en el que se consigna el resultado de la comparación de las propuestas recibidas con ocasión de los procesos de selección adelantados por la entidad.

INTERVENTORÍA: Consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin por la Superintendencia, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen.

No obstante, lo anterior cuando la Entidad lo encuentre justificado y acorde con la naturaleza del contrato principal, podrá contratar el seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable, jurídico del objeto o contrato dentro de la interventoría.

INFORME DEL INTERVENTOR O DEL SUPERVISOR: Documento a través del cual el interventor o el supervisor da cuenta a la entidad sobre las situaciones que se presenten durante la ejecución del contrato. Sus informes están destinados a servir de medios de prueba para la imposición de sanciones al contratista, en el evento en que se presenten situaciones de incumplimiento o para el pago de las obligaciones dinerarias a cargo del contratante. Las órdenes del supervisor o interventor al contratista siempre deberán constar por escrito.


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LISTA DE PRECALIFICACIÓN. - (Concurso de méritos): Es la que resulta de la precalificación que hace la entidad, de los interesados en participar en un concurso de méritos determinado.

LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO: Es el documento mediante el cual una vez concluido el contrato, las partes plasman como se desarrolló el contrato, si se cumplieron las obligaciones de él derivadas, con el fin de establecer las cuentas del contrato, los saldos adeudados o a liberar por la entidad, se revisa el equilibrio económico del contrato en caso que se hubiere presentado situaciones especiales determinadas que hayan alterado dicho equilibrio, etc., con el fin de determinar si se declaran o no a paz y salvo por todo concepto relacionado con la ejecución del contrato.

LIQUIDACIÓN UNILATERAL DEL CONTRATO: Es el procedimiento efectuado por la Entidad mediante acto administrativo motivado, previo agotamiento de los requisitos legales para lograr la liquidación bilateral de mutuo acuerdo.

MANEJO DE ANTICIPO: La ley establece que el anticipo en los contratos no puede ser superior al 50% y si se pacta, previo el análisis correspondiente, debe ser en las condiciones pactadas en la norma vigente.

MINUTA: Borrador que se hace del contrato, para con posterioridad extenderlo con todas las formalidades legales necesarias para su perfección.

MULTA: Es un valor pecuniario que se impone al contratista cuando incumple parcial o totalmente una o más obligaciones del contrato. Se debe aplicar respetando los principios del debido proceso y el procedimiento establecido en la Ley. Se debe haber pactado en el contrato.

P.A.C. Es el Plan Anualizado de Caja; es decir, es la planeación de los flujos de fondos a través de un periodo de tiempo anual que se deben tener para cumplir unos compromisos adquiridos o presupuesto para llevar a cabo determinada actividad.

PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO: Es el tiempo estipulado en el contrato para realizar las obligaciones pactadas en el mismo.

El plazo de ejecución empezará a contarse según se haya pactado en la minuta del contrato, puede ser una vez perfeccionado del contrato (suscripción del contrato por las partes) o a partir del cumplimiento de los requisitos de legalización (registro presupuestal y aprobación de la garantía única), o una vez cumplidos éstos y comunicado al supervisor del contrato la designación como tal, a partir de la suscripción de la misma, o de la fecha pactada en el acta de inicio del contrato.

PLIEGO DE CONDICIONES: Es el documento que contiene los requisitos objetivos de participación, y selección en los procesos de contratación, las condiciones del contrato, la liquidación y obligaciones post contractuales.

PROPONENTE: Es toda persona natural o jurídica que aspira a participar en los procesos de selección de contratistas de la Superintendencia del Subsidio Familiar.


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PRÓRROGA DEL PLAZO DEL CONTRATO: Documento mediante el cual se prolonga el plazo de ejecución de un contrato.

PRÓRROGA DEL CRONOGRAMA DEL PROCESO: Consiste en la extensión del término previsto en el cronograma del proceso para una etapa del mismo.

REGISTRO PRESUPUESTAL: Es la afectación definitiva de la partida presupuestal destinada al cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato y se realiza como un requisito para el perfeccionamiento y legalización del contrato.

REQUERIMIENTO DURANTE EL PROCESO DE SELECCION: Es el documento (ya sea físico o mediante correo electrónico) mediante el cual la Entidad le solicita al proponente aclaración sobre el contenido de su propuesta o sobre los requisitos habilitantes, con el fin de realizar a cabalidad el procedimiento de evaluación de las propuestas.

La existencia de esta solicitud no admite de manera alguna, la posibilidad de que el proponente pueda completar, adicionar, modificar o mejorar su propuesta.

RESOLUCIÓN DE APERTURA: Es el acto administrativo mediante el cual la Superintendencia ordena la apertura de un proceso de selección y establece el cronograma del proceso y demás requisitos legales establecidos. Dicho acto es proferido por el Representante Legal de la Entidad o su delegado para la ordenación del gasto.

RUBRO O AFECTACION PRESUPUESTAL: Es aquella partida del presupuesto de la Entidad que se afecta específicamente para el desarrollo de un proceso de selección o un contrato; dicha afectación se hace en los términos dispuestos por la Ley Orgánica de Presupuesto.

SUPERVISIÓN CONTRACTUAL: La Supervisión consistirá en el seguimiento técnico,

administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del

contrato, es ejercida por la Superintendencia, cuando no se requieran conocimientos

especializados. Para la supervisión, la Entidad podrá contratar personal de apoyo, a través de

los contratos de prestación de servicios que sean requeridos.

SECOP: Sistema Electrónico de Contratación Pública establecido por la Agencia Nacional de Colombia Compra.

SIIF: Sistema Integrado de Información Financiera establecido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público VEEDURÍAS CIUDADANAS EN LA CONTRATACIÓN ESTATAL: Son las establecidas conforme a la ley, pueden adelantar la vigilancia y el control en las etapas preparatoria, precontractual y contractual del proceso de contratación. Es obligación de las Entidades Estatales convocarlas para adelantar el control social a cualquier

proceso de contratación, para lo cual la entidad suministrará toda la información y la

documentación pertinente que no aparezca publicada en la página Web de la Entidad.


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TITULO II

CAPÍTULO I

DISPOSICIONES GENERALES

1. OBJETIVOS GENERALES:

El presente manual establece las directrices, lineamientos, principios, pautas y estándares para facilitar y homogenizar las actividades que se desarrollan en el proceso de contratación administrativa y en los procedimientos del mismo, como son las etapas de: Etapa Precontractual, Etapa Contractual y Etapa Pos-contractual de los procesos de selección y celebración de contratos que adelante la Superintendencia del Subsidio Familiar.

2. MARCO NORMATIVO: La actividad contractual de la Superintendencia del Subsidio Familiar se regirá por las siguientes normas:

Constitución Política de Colombia

Ley 80 de 1993

Ley 489 de 1998

Ley 816 de 2003

Ley 1150 de 2007

Ley 1474 de 2011

Ley 1437 De 2011

Ley 1450 de 2011

Decreto Ley 019 de 2012

Decreto 1082 de 2015

Demás normas que las sustituyan, modifiquen o complementen.

3. REPRESENTACION LEGAL Y DIRECCION DE LA SUPERINTENDENCIA DEL

SUBSIDIO FAMILIAR, DELEGACION Y DESCONCENTRACION EN MATERIA DE CONTRATACION ADMINISTRATIVA.

La representación legal, dirección y ordenación del gasto de la Superintendencia del Subsidio Familiar está a cargo del Superintendente del Subsidio Familiar, conforme lo establece el artículo 6 de la Ley 25 de 1981 modificada por el artículo 3 del Decreto 2595 de 2012, y el artículo 11 numeral 3 literal a) de la Ley 80 de 1993. De conformidad con el artículo 12 de la Ley 80 de 1993.- De la Delegación para Contratar. Los jefes y los representantes legales de las entidades estatales podrán delegar total o parcialmente la competencia para celebrar contratos y desconcentrar la realización de licitaciones o concursos en los servidores públicos que desempeñen cargos del nivel directivo o ejecutivo o en sus equivalentes. (La expresión "Concurso" fue derogada por el art. 32 de la Ley 1150 de 2007.)

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=25678#32


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Así mismo el artículo 9 de la Ley 489 de 1998 señala en esta materia que “las autoridades administrativas, en virtud de lo dispuesto en la Constitución Política y de conformidad con la presente ley, podrán mediante acto de delegación, transferir el ejercicio de funciones a sus colaboradores o a otras autoridades, con funciones afines o complementarias. Sin perjuicio de las delegaciones previstas en leyes orgánicas, en todo caso, los ministros, directores de departamento administrativo, superintendentes, representantes legales de organismos y entidades que posean una estructura independiente y autonomía administrativa podrán delegar la atención y decisión de los asuntos a ellos confiados por la ley y los actos orgánicos respectivos, en los empleados públicos de los niveles directivo y asesor vinculados al organismo correspondiente, con el propósito de dar desarrollo a los principios de la función administrativa enunciados en el artículo 209 de la Constitución Política y en la presente ley. “ Aparte subrayado declarado EXEQUIBLE por la Corte Constitucional mediante sentencia C-561-99 de 4 de agosto de 1999, Magistrado Ponente Dr Alfredo Beltran Sierra.

4. DELEGACION DE LA ORDENACION DEL GASTO y SUS FACULTADES Y LA DESCONCENTRACION DE FUNCIONES:

La ordenación del gasto estará a cargo de la Secretaria(o) General de la Entidad, de acuerdo a las competencias establecidas en el numeral 1 y 4 del artículo 11 del Decreto 2595 de 2012 y conforme a la delegación conferida mediante la Resolución 426 de 2014, según la cual, se le otorgan facultades para la realización y dirección de los procedimientos de selección, la adjudicación, la declaratoria de desierto del proceso, la celebración del contrato, sus modificaciones y actos administrativos que se requieran expedir dentro de la ejecución del mismo, la liquidación de los contratos, la declaratoria de incumplimiento, la terminación del contrato, la imposición de multas, la aplicación de las clausulas excepcionales al derecho común y caducidad y demás actuaciones inherentes a la actividad contractual. De conformidad con el artículo 21. De la Delegación y la Desconcentración para Contratar, de la Ley 1150 de 2007, modificatorio del Artículo 12 de la Ley 80 de 1993, señala que el artículo 12 de la Ley 80 de 1993, tendrá un inciso 2o y un parágrafo del siguiente tenor: “(...) En ningún caso, los jefes y representantes legales de las entidades estatales quedarán exonerados por virtud de la delegación de sus deberes de control y vigilancia de la actividad precontractual y contractual. PARÁGRAFO. Para los efectos de esta ley, se entiende por desconcentración la distribución adecuada del trabajo que realiza el jefe o representante legal de la entidad, sin que ello implique autonomía administrativa en su ejercicio. En consecuencia, contra las actividades cumplidas en virtud de la desconcentración administrativa no procederá ningún recurso. Aparte subrayado declradao EXEQUIBLE POR LA Corte Constitucional mediante Sentencia C259-08-DE 11 DE MARZO DE 2008, Magistrado Ponente Dr Jaime Cordoba Triviño”.

http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/constitucion_politica_1991_pr006.html#209

http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_0080_1993.html#12



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5. RESPONSABILIDAD DE LA APLICACIÓN DE LOS LINEAMIENTOS PARA ADQUISIONES Y COMPRAS PUBLICAS:

La responsabilidad de la aplicación de los lineamientos establecidos en el presente Manual, es de todos los funcionarios y contratistas que interactúan en las diferentes etapas de la gestión contractual en la Superintendencia del Subsidio Familiar, de tal manera que no será excusa el desconocimiento de las normas ni de los principios aplicables a la contratación estatal.

6. PRINCIPIOS CONSTITUCIONALES APLICABLES A LA FUNCION Y CONTRATACION ADMINISTRATIVA:

La concentración de valores en la gestión de los destinatarios del presente manual, debe desarrollarse con sujeción a los principios, establecidos en la Constitución Política como son los de Igualdad (artículo 13); Buena Fe (artículo 83) y Legalidad (artículo 122).

Igualmente, las actuaciones contractuales deberán desarrollarse con sujeción a los principios que rigen la función administrativa y que son igualmente aplicables a la Contratación Estatal que están definidos en el artículo 209 de la Constitución Política.

7. PRINCIPIOS CONTENIDOS EN LA LEY 1437 DE 2011, APLICABLES A LA CONTRATACION ADMINISTRATIVA:

Todas las actuaciones administrativas en el desarrollo de las actividades contractuales deben dar aplicación al artículo 3 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, los cuales son el debido proceso, celeridad, contradicción, imparcialidad y demás principios en ella contemplados para las actuaciones administrativas.

8. PRINCIPIOS RECTORES DE LA CONTRATACIÓN CONTENIDOS EN LA LEY 80 DE 1993, LEY 1150 DE 2007 Y DEMAS NORMAS CONCORDANTES:

En los procesos de contratación que se adelanten bajo las normas imperantes en materia de contratación pública, prevalecerán las disposiciones legales vigentes, los compromisos éticos al interior de la entidad y en la interacción con terceros, por tanto, los funcionarios y contratistas encargados de la actividad contractual, asumirán el compromiso ético y moral de sus actuaciones garantizando condiciones de equidad y justicia en la gestión administrativa, dando aplicabilidad a los siguientes principios contenidos en el artículo 23 de la Ley 80 de 1993 y subsiguientes y demás normas que la modifiquen, deroguen o sustituyan, así:

Transparencia: Este principio garantiza la publicidad y contradicción de los informes y actuaciones surgidos dentro del proceso, así como la libre concurrencia e igualdad de oportunidades para quienes intervengan en él.

Economía: Se tendrá en cuenta que las normas de procedimiento sean utilizadas para agilizar las decisiones, y las etapas sean las estrictamente necesarias para asegurar la selección objetiva; que los procedimientos se adelanten en el menor tiempo y con la menor cantidad de gastos de quienes intervengan en ellos y que no se exija sino los documentos necesarios.


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Responsabilidad: Los servidores públicos de la Superintendencia del Subsidio Familiar están obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la contratación y a vigilar la correcta ejecución de los contratos. Por lo tanto, deberán tener en cuenta:

El numeral 3 del artículo 26 del estatuto de contratación consagra que las entidades y los servidores públicos responderán cuando hubieren abierto procesos de selección sin haber elaborado previamente los pliegos de condiciones, o cuando los elaboren en forma incompleta, ambigua o confusa, que conduzca a interpretaciones de carácter subjetivo.

Los funcionarios que intervengan en la planeación, trámite, celebración, ejecución y liquidación de un contrato, están obligados a proteger los derechos de la Superintendencia del Subsidio Familiar, del Contratista y de terceras personas que puedan verse afectadas con el mismo. Dichos funcionarios deberán responder por sus actuaciones y omisiones antijurídicas e indemnizar los daños que se causen por razón de ellas.

El Comité de Evaluación es la instancia encargada de analizar que las propuestas presentadas en los diferentes procesos de selección se sujeten a las reglas contenidas en los pliegos de condiciones, aplicando los principios que rigen la contratación administrativa. Sus integrantes están sujetos a las inhabilidades, incompatibilidades y conflictos de intereses y recomendarán al ordenador del gasto el sentido de la decisión a adoptar, de conformidad con la evaluación efectuada.

Los contratistas responderán por haber ocultado al contratar inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones, o por haber suministrado información falsa o no ajustada a la verdad y por la mala calidad del servicio prestado o suministrado.

Los contratistas, interventores y los asesores externos, son particulares que ejercen funciones públicas y por lo tanto están sujetos al régimen de responsabilidades aplicable a los servidores públicos.

Los consultores y asesores externos responden civil, penal y fiscalmente por los daños que se ocasionen a la entidad con sus acciones u omisiones en el desempeño de las funciones.

Selección objetiva: Es una obligación de la Superintendencia del Subsidio Familiar, respecto de todos los procesos y procedimientos contractuales, la escogencia de los contratistas de forma objetiva, es decir cuando ésta se haga al ofrecimiento más favorable a la entidad y a los fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase de motivación subjetiva.

Mantenimiento de la ecuación contractual. En los contratos estatales se mantendrá la igualdad o equivalencia entre derechos y obligaciones surgidos al momento de proponer o de contratar, según el caso. Si dicha igualdad o equivalencia se rompe por causas no imputables a quien resulte afectado, las partes adoptarán en el menor tiempo posible las medidas necesarias para su restablecimiento.


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Planeación: Este principio tiene como finalidad lograr los objetivos institucionales de la contratación, esto es, armonizar y articular los requerimientos técnicos del proyecto a desarrollar con miras a satisfacer las necesidades de la Superintendencia del Subsidio Familiar.

9. RÉGIMEN DE INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES:

La Superintendencia del Subsidio Familiar aplicará el régimen de Inhabilidades e Incompatibilidades establecidas en la Constitución Nacional, la Ley, los reglamentos de la Entidad y especialmente las contempladas en el artículo 8 de la Ley 80 de 1993, adicionado por el artículo 18 de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 4 de la Ley 1474 de 2011 y las demás normas que lo adicionen, modifiquen o complementen.

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 80 de 1993, adicionado por el artículo 18 de la Ley 1150 de 2007, se relacionan a continuación:

1. Son inhábiles para participar en licitaciones o concursos y para celebrar contratos con las entidades estatales:

a) Las personas que se hallen inhabilitadas para contratar por la Constitución y las leyes.

b) Quienes participaron en las licitaciones o concursos o celebraron los contratos de que trata el literal anterior estando inhabilitados.

c) Quienes dieron lugar a la declaratoria de caducidad.

d) (Quienes en sentencia judicial hayan sido condenados a la pena accesoria de interdicción de derechos y funciones públicas) y quienes hayan sido sancionados disciplinariamente con destitución.

e) Quienes sin justa causa se abstengan de suscribir el contrato estatal adjudicado.

f) Los servidores públicos.

g) Quienes sean cónyuges o (compañeros permanentes) y quienes se encuentren dentro del segundo grado de consanguinidad o segundo de afinidad con cualquier otra persona que formalmente haya presentado propuesta para una misma licitación o concurso.

h) Las sociedades distintas de las anónimas abiertas, en las cuales el representante legal o cualquiera de sus socios tenga parentesco en segundo grado de consanguinidad o segundo de afinidad con el representante legal o con cualquiera de los socios de una sociedad que formalmente haya presentado propuesta, para una misma licitación o concurso.

i) Los socios de sociedades de personas a las cuales se haya declarado la caducidad, así como las sociedades de personas de las que aquéllos formen parte con posterioridad a dicha declaratoria.


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j) Las inhabilidades a que se refieren los literales c), d), e i) se extenderán por un término de cinco (5) años contados a partir de la fecha de ejecutoria del acto que declaró la caducidad, o de la sentencia que impuso la pena, o del acto que dispuso la destitución; las previstas en los literales b) y e), se extenderán por un término de cinco (5) años contados a partir de la fecha de ocurrencia del hecho de la participación en la licitación o concurso, o de la celebración del contrato, o de la de expiración del plazo para su firma.

k) Las personas naturales que hayan sido declaradas responsables judicialmente por la comisión de delitos de peculado, concusión, cohecho, prevaricato en todas sus modalidades y soborno transnacional, así como sus equivalentes en otras jurisdicciones. Esta inhabilidad se extenderá a las sociedades de que sean socias tales personas, con excepción de las sociedades anónimas abiertas

l) El interventor que incumpla el deber de entregar información a la entidad contratante relacionada con el incumplimiento del contrato, con hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato.

m) Esta inhabilidad se extenderá por un término de cinco (5) años, contados a partir de la ejecutoria del acto administrativo que así lo declare, previa la actuación administrativa correspondiente.

2. Tampoco podrán participar en licitaciones o concursos ni celebrar contratos estatales con la entidad respectiva:

a) Quienes fueron miembros de la junta o consejo directivo o servidores públicos de la entidad contratante. Esta incompatibilidad sólo comprende a quienes desempeñaron funciones en los niveles directivo, asesor o ejecutivo y se extiende por el término de un (1) año, contado a partir de la fecha del retiro.

b) Las personas que tengan vínculos de parentesco, hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil con los servidores públicos de los niveles directivo, asesor ejecutivo o con los miembros de la junta o consejo directivo, o con las personas que ejerzan el control interno o fiscal de la entidad contratante.

c) El cónyuge compañero o compañera permanente del servidor público en los niveles directivo, asesor, ejecutivo, o de un miembro de la junta o consejo directivo, o de quien ejerza funciones de control interno o de control fiscal.

d) Las corporaciones, asociaciones, fundaciones y las sociedades anónimas que no tengan el carácter de abiertas, así como las sociedades de responsabilidad limitada y las demás sociedades de personas en las que el servidor público en los niveles directivo, asesor o ejecutivo, o el miembro de la junta o consejo directivo, o el cónyuge, compañero o compañera permanente o los parientes hasta el segundo grado de consanguinidad, afinidad o civil de cualquiera de ello, tenga participación o desempeñe cargos de dirección o manejo.


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e) Los miembros de las juntas o consejos directivos. Esta incompatibilidad sólo se predica respecto de la entidad a la cual prestan sus servicios y de las del sector administrativo al que la misma esté adscrita o vinculada.

f) Directa o indirectamente las personas que hayan ejercido cargos en el nivel directivo en entidades del Estado y las sociedades en las cuales estos hagan parte o estén vinculados a cualquier título, durante los dos (2) años siguientes al retiro del ejercicio del cargo público, cuando el objeto que desarrollen tenga relación con el sector al cual prestaron sus servicios.

g) Esta incompatibilidad también operará para las personas que se encuentren dentro del primer grado de consanguinidad, primero de afinidad, o primero civil del ex empleado público.

De conformidad con la Ley 1474 de 2011 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.”, se transcriben las siguientes:

ARTÍCULO 1o. INHABILIDAD PARA CONTRATAR DE QUIENES INCURRAN EN ACTOS DE

CORRUPCIÓN del numeral 1 del artículo 8o de la Ley 80 de 1993 quedará así:

Las personas naturales que hayan sido declaradas responsables judicialmente por la comisión

de delitos contra la Administración Pública cuya pena sea privativa de la libertad, o soborno

transnacional, con excepción de delitos culposos.

Esta inhabilidad se extenderá a las sociedades en las que sean socias tales personas, a sus

matrices y a sus subordinadas, con excepción de las sociedades anónimas abiertas.

La inhabilidad prevista en este literal se extenderá por un término de veinte (20) años.

ARTÍCULO 2o. INHABILIDAD PARA CONTRATAR DE QUIENES FINANCIEN CAMPAÑAS

POLÍTICAS El numeral 1 del artículo 8o de la Ley 80 de 1993 tendrá un nuevo literal k), el cual

quedará así:

Las personas que hayan financiado campañas políticas a la Presidencia de la República, a las

gobernaciones o a las alcaldías con aportes superiores al dos punto cinco por ciento (2.5%) de

las sumas máximas a invertir por los candidatos en las campañas electorales en cada

circunscripción electoral, quienes no podrán celebrar contratos con las entidades públicas,

incluso descentralizadas, del respectivo nivel administrativo para el cual fue elegido el

candidato.

La inhabilidad se extenderá por todo el período para el cual el candidato fue elegido. Esta

causal también operará para las personas que se encuentren dentro del segundo grado de

consanguinidad, segundo de afinidad, o primero civil de la persona que ha financiado la

campaña política.




19

Esta inhabilidad comprenderá también a las sociedades existentes o que llegaren a constituirse

distintas de las anónimas abiertas, en las cuales el representante legal o cualquiera de sus

socios hayan financiado directamente o por interpuesta persona campañas políticas a la

Presidencia de la República, a las gobernaciones y las alcaldías.

La inhabilidad contemplada en esta norma no se aplicará respecto de los contratos de

prestación de servicios profesionales.

ARTÍCULO 3o. PROHIBICIÓN PARA QUE EX SERVIDORES PÚBLICOS GESTIONEN

INTERESES PRIVADOS. El numeral 22 del artículo 35 de la Ley 734 de 2002 quedará así:

Prestar, a título personal o por interpuesta persona, servicios de asistencia, representación o

asesoría en asuntos relacionados con las funciones propias del cargo, o permitir que ello

ocurra, hasta por el término de dos (2) años después de la dejación del cargo, con respecto del

organismo, entidad o corporación en la cual prestó sus servicios, y para la prestación de

servicios de asistencia, representación o asesoría a quienes estuvieron sujetos a la inspección,

vigilancia, control o regulación de la entidad, corporación u organismos al que se haya estado

vinculado.

Esta prohibición será indefinida en el tiempo respecto de los asuntos concretos de los cuales el

servidor conoció en ejercicio de sus funciones.

Se entiende por asuntos concretos de los cuales conoció en ejercicio de sus funciones aquellos

de carácter particular y concreto que fueron objeto de decisión durante el ejercicio de sus

funciones y de los cuales existe <sic> sujetos claramente determinados.

ARTÍCULO 4o. INHABILIDAD PARA QUE EX EMPLEADOS PÚBLICOS CONTRATEN CON

EL ESTADO. Adicionase un literal f) al numeral 2 del artículo 8o de la Ley 80 de 1993, el cual

quedará así:

Directa o indirectamente las personas que hayan ejercido cargos en el nivel directivo en

entidades del Estado y las sociedades en las cuales estos hagan parte o estén vinculados a

cualquier título, durante los dos (2) años siguientes al retiro del ejercicio del cargo público,

cuando el objeto que desarrollen tenga relación con el sector al cual prestaron sus servicios.

Esta incompatibilidad también operará para las personas que se encuentren dentro del primer

grado de consanguinidad, primero de afinidad, o primero civil del ex empleado público.

ARTÍCULO 5o. Quien haya celebrado un contrato estatal de obra pública, de concesión,

suministro de medicamentos y de alimentos o su cónyuge, compañero o compañera

permanente, pariente hasta el segundo grado de consaguinidad, segundo de afinidad y/o

primero civil o sus socios en sociedades distintas de las anónimas abiertas, con las entidades a

que se refiere el artículo 2o de la Ley 80 de 1993, durante el plazo de ejecución y hasta la

liquidación del mismo, no podrán celebrar contratos de interventoría con la misma entidad.

CAPITULO II

http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_0734_2002_pr001.html#35




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1. MODALIDADES DE SELECCIÓN

La escogencia del contratista se efectuará con arreglo a las modalidades de selección de licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos, contratación directa y mínima cuantía, así:

I. LICITACIÓN PÚBLICA: Es la regla general de escogencia de los contratistas, en cumplimiento del deber de selección objetiva, a la cual acude la entidad, cuando ha verificado que se encuentra frente a la contratación de un objeto complejo, en concordancia con el presupuesto asignado y en consideración a la cuantía de la entidad.

Cuando la entidad estatal así lo determine, la oferta en un proceso de la licitación pública podrá

ser presentada total o parcialmente de manera dinámica mediante subasta inversa.

II. SELECCIÓN ABREVIADA: Está prevista para aquellos casos en que, por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación, la cuantía o la destinación del bien, obra o servicio, la escogencia del contratista se puede adelantar a través de un proceso más corto y simplificado, que garantiza igualmente su selección objetiva y la aplicación de los principios que rigen la contratación. SERÁN CAUSALES DE SELECCIÓN ABREVIADA LAS SIGUIENTES:

a) LA ADQUISICIÓN O SUMINISTRO DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS

TÉCNICAS UNIFORMES Y DE COMÚN UTILIZACIÓN POR PARTE DE LAS ENTIDADES,

que corresponden a aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con

independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de

desempeño y calidad objetivamente definidos.

Para la adquisición de estos bienes y servicios las entidades deberán, siempre que el

reglamento así lo señale, hacer uso de procedimientos de subasta inversa o de instrumentos de

compra por catálogo derivados de la celebración de acuerdos marco de precios o de

procedimientos de adquisición en bolsas de productos;

I. Selección Abreviada para la Adquisición de Bienes y Servicios a través de Subasta Inversa: Es una puja dinámica efectuada presencial o electrónicamente, mediante reducción sucesiva de precios durante un tiempo determinado, de conformidad con las reglas previstas en el Decreto 1082 de 2015 y en los respectivos pliegos de condiciones. Esta modalidad se utiliza para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y se caracteriza porque el único factor a tomar en consideración para la elección es el precio.

Los bienes y servicios de características técnicas uniformes son aquellos que poseen

las mismas especificaciones técnicas con independencia de su diseño o sus

características descriptivas, esto debe entenderse como el conjunto de notas distintivas

que simplemente determinan la apariencia del bien o que resultan accidentales a la

prestación del servicio pero que no inciden para satisfacer las necesidades de la

entidad.


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II. Selección Abreviada para la Adquisición de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes por Compra por Catalogo Derivado de la celebración de Acuerdos Marco de Precios: Las entidades estatales de la rama ejecutiva del poder púbico del orden nacional, obligadas a aplicar la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007, o las normas que las modifiquen, aclararen, adicionen o sustituyan, están obligadas a adquirir Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes a través de los Acuerdos Marco de precios vigentes.

Para tal fin la Agencia Nacional de Contratación ha dispuesto el Catálogo para Acuerdos Marco de Precios en su página web www.colombiacompra.gov.co, en el que se observan las pautas básicas a seguir para la adquisición de estos bienes y servicios bajo esta modalidad.

PARAGRAFO: Para la Adquisición de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes por Compra en el Catalogo Derivado de la celebración de Acuerdos Marco de Precios, el área compradora siempre deberá solicitar el acompañamiento al Grupo de Gestión Contractual y este a su vez designara un abogado para dicho acompañamiento en las diferentes etapas contractuales.

III. Selección Abreviada para la Adquisición de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes En Bolsas De Productos: Esta modalidad de selección se utiliza para la adquisición de bienes de características técnicas uniformes y de común utilización por cuenta de entidades estatales a través de bolsas de productos. En este evento, la formación, celebración, perfeccionamiento, ejecución y liquidación de las operaciones que por cuenta de las entidades estatales se realicen dentro del foro de negociación de estas bolsas, se regirán por tales disposiciones (Decreto 2555 de 2010, y las que las modifiquen, sustituyan o adicionen, etc.).

b) LA CONTRATACIÓN DE MENOR CUANTÍA: Se entenderá por menor cuantía los valores

determinados en función de los presupuestos anuales de las entidades públicas expresados en

salarios mínimos legales mensuales.

c) LA CONTRATACIÓN CUYO PROCESO DE LICITACIÓN PÚBLICA HAYA SIDO

DECLARADO DESIERTO; en cuyo caso la entidad deberá iniciar la selección abreviada dentro

de los cuatro meses siguientes a la declaración de desierta del proceso inicial;

d) LA ENAJENACIÓN DE BIENES DEL ESTADO, con excepción de aquellos a que se refiere

la Ley 226 de 1995.

e) LAS DEMÁS CAUSALES PREVISTAS EN EL ARTÍCULO 2 DE LA LEY 1150 DE 2007, demás las normas vigentes. Nota: Los literales acá incluidos no coinciden con los indicados en la ley por cuanto, se incluyen las causales más usadas por la Entidad, las demás deben ser consultadas en la norma.

III. CONCURSO DE MÉRITOS: Corresponde a la modalidad prevista para la selección de los servicios de consultoría y de proyectos de arquitectura a que se refiere el numeral 2 del Artículo

http://www.colombiacompra.gov.co/



22

32 de la Ley 80 de 1993. El concurso de méritos dependiendo del tipo de propuesta que solicite la Entidad, se clasifica de la siguiente manera:

a) Concurso de Méritos con Sistema Abierto: Es el Concurso de Méritos que se realiza prescindiendo de la etapa de precalificación. b) Concurso de Méritos con Sistema de Precalificación: Es el Concurso de Méritos que se realiza mediante la precalificación de los oferentes dada la complejidad de la consultoría a contratar.

IV. CONTRATACION DIRECTA: Esta modalidad de selección se utiliza en aquellos eventos en

los que NO se requiere de convocatoria pública. La Contratación Directa aplica solamente en los siguientes casos:

a) Urgencia Manifiesta b) Contratación de Empréstitos c) Convenios o contratos Interadministrativos d) Contratación de Bienes y Servicios en el Sector Defensa e) Contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas f) Los contratos de encargo fiduciario que celebren las entidades territoriales… g) Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado h) Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la

ejecución de trabajos artísticos que solo puedan encomendarse a determinadas personas naturales.

i) El arrendamiento o adquisición de inmuebles.

A continuación, se definen algunos de los contratos en la modalidad de contratación

directa, así:

1. CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS: Son aquellos que pueden suscribir directamente las entidades estatales entre sí, siempre que las obligaciones del mismo, tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora. Para la suscripción de estos contratos, la dependencia que requiere adelantar la contratación deberá realizar la solicitud de contratación con el lleno de los requisitos señalados en el artículo noveno y décimo del presente manual.

2. CONTRATOS PARA EL DESARROLLO DE ACTIVIDADES CIENTÍFICAS Y TECNOLÓGICAS: Para este tipo de contratos deberán tenerse en cuenta las definiciones señaladas en el Decreto - Ley 591 de 1991, y lo reglamentado en el Decreto 393 de 1991 y la Ley 1286 de 2009. Además deberá realizarse la solicitud de contratación con el lleno de los requisitos establecidos en la Circular Externa No. 6 expedida por la Agencia Nacional de Contratación o la norma que la modifique, adicione o complemente.

3. CONTRATOS CUANDO NO EXISTE PLURALIDAD DE OFERENTES: Cuando existe solamente una persona que puede proveer el bien o el servicio, por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser proveedor exclusivo en el territorio nacional. Estas circunstancias deben constar en el estudio previo que soporta la contratación.

4. CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTIÓN, O PARA LA EJECUCIÓN DE TRABAJOS ARTÍSTICOS QUE SOLO PUEDEN


23

ENCOMENDARSE A DETERMINADAS PERSONAS NATURALES: Las entidades estatales pueden contratar bajo la modalidad de contratación directa la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato, siempre y cuando la entidad estatal verifique la idoneidad o experiencia requerida y relacionada con el área de que se trate. En este caso, no es necesario que la entidad estatal haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto debe dejar constancia escrita.

Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad estatal, así como los relacionados con actividades operativas, logísticas, o asistenciales.

La entidad estatal, para la contratación de trabajos artísticos que solamente puedan en-comendarse a determinadas personas naturales, debe justificar esta situación en los estudios y documentos previos.

V. CONTRATACION DE MÍNIMA CUANTÍA: Se utilizará esta modalidad de contratación, cuando el valor del contrato a celebrar sea igual o inferior al diez por ciento (10%) de la cuantía establecida para la Entidad, siguiendo para su procedimiento específicamente las reglas establecidas en el Artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 en concordancia con los artículos 2.2.1.2.1.5.1 y siguientes del Decreto 1082 de 2015.

2. ETAPAS EN EL PROCESO DE CONTRATACION PÚBLICA: DEFINICIÓN,

DOCUMENTOS Y OTROS ASPECTOS

El proceso de contratación de la Entidad, se desarrollará en tres (3) etapas que se detallan a continuación:

(i) ETAPA PRECONTRACTUAL- (PLANEACION)

Define los trámites y requisitos necesarios, que debe realizar la administración dependiendo la modalidad de selección y de la clase de contrato a realizar, de conformidad con la Ley 80 de 1993, el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y Decreto 1082 de 2015, para adelantar un proceso de contratación, el cual finaliza con la adjudicación o declaratoria de desierto del proceso de selección del contratista o la celebración de un contrato.

Cada dependencia deberá realizar la programación de contratación requerida para la ejecución de los proyectos en el Plan de Acción y solo se podrá dar inicio a un proceso de contratación cuando éste se encuentre incorporado en el Plan Anual de Adquisiciones –PAA- de la respectiva vigencia, requisito esencial para cualquier adelantar cualquier proceso de escogencia del contratista y para cualquier clase de contrato.

A continuación se detalla el procedimiento que los responsables de solicitar la contratación deben agotar para dar inicio al proceso de selección:


24

Para el Grupo de Gestión Contractual, esta etapa comprende desde el momento en que se recibe la solicitud de contratación mediante memorando de las áreas que requieren adelantar la contratación, con todos los soportes documentales necesarios allegados, como son estudios del sector, estudios previos, planos, proyectos, documentos del contratista, certificado de recursos de inversión, certificado de disponibilidad presupuestal, oficio de aprobación de vigencias futuras, certificaciones, etc., hasta el perfeccionamiento y legalización del respectivo contrato.

El Grupo De Gestión Contractual contará con 30 días para dar inicio al proceso de selección contados a partir de la radicación de los documentos en debida forma, si estos no se encuentran completos o presentan deficiencias serán devueltos al área solicitante para la corrección o modificación de los mismos.

Dichos documentos son esenciales para adelantar los diferentes procesos de selección y de conformidad con las diferentes modalidades de selección, establecidas por las normas vigentes, como son: Licitación pública, Selección Abreviada, Concurso de Méritos, Contratación Directa ó Mínima Cuantía, cuyo resultado será la adjudicación al contratista seleccionado o declaratoria de desierto del proceso.

A continuación se detalla el procedimiento de viabilidad o devolución del

proceso:

Elaboración del estudio previo y Estudio del mercado.

Documentos del análisis del sector económico y de los

posibles oferentes.

Solicitud de inclusión en el PAA del bien o servicio que

se pretende contratar.

Solicitud del Certificado de Disponibilidad Presupuestal al

Grupo de Gestión Financiera.

Radicación de todos los documentos en el Grupo de

Gestión Contractual para el inicio del proceso de

selección.

La elaboración de los

documentos y

solicitudes mencionadas

estarán a cargo del Jefe

del área, Asesor de

despacho y/o

Coordinador de grupo

que pretende satisfacer

la necesidad y se

deberán radicar con un

plazo no menor a 30

días de anticipación a la

fecha en la que se

pretende iniciar el

proceso de selección


25

CRITERIOS DE EVALUACION Y SELECCIÓN EN LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN:

La Entidad para adelantar los procesos contractuales tendrá en cuenta criterios habilitantes de selección objetiva, señalados en la ley y de conformidad a las directrices y lineamientos señalados por la Agencia Nacional Colombia Compra Eficiente, teniendo como mínimo los criterios jurídicos, financieros y técnicos; así mismo, establecerá en los pliegos de condiciones habilitantes y criterios de calificación, establecidos en la Ley 1150 de 2007 y en el Decreto 1082 de 2015 o en las normas vigentes que apliquen. 3. COMITÉ EVALUADOR DE LOS PROCESOS DE SELECCIÓN: El Comité Evaluador de la Superintendencia estará conformado de manera tripartida y

multidisciplinario, por un funcionario de la parte técnica (del área que solicita adelantar el

proceso de contratación), un funcionario del área financiera (del Grupo de Gestión Financiera

de la Entidad) y un funcionario o contratista abogado en los aspectos jurídicos (del Grupo de

Gestión Contractual).

Parágrafo: En el caso de la mínima cuantía será adelantada por quien sea designado por el

Ordenador del Gasto, sin que se requiera un comité plural.

ESTUDIOS PREVIOS Y ANÁLISIS DEL SECTOR

Radicar los documentos previos del proceso, completos y debidamente incluidos en el Plan Anual de

Adquisiciones.

ANÁLISIS DE LOS DOCUMENTOS PREVIOS RADICADOS POR EL ÁREA

SOLICITANTE DE LA CONTRATACION.

Si los documentos previos están acordes con las

disposiciones legales y demás disposiciones

aplicables, el Grupo de Gestión Contractual tiene 30

días para dar inicio al proceso de contratación.

Si los documentos no están completos o tienen

deficiencias son devueltos al Jefe de área, Asesor de

despacho de la superintendente y/ coordinadores de

grupo Solicitante del Proceso dentro de los 10 días

hábiles siguientes para su corrección o ajuste.

Responsable:

Coordinador o Jefe

del área solicitante

de la contratación.

Responsable:

Coordinador y

Profesional

asignado del

Grupo de Gestión

Contractual

VIABILIDAD Y CONTINUACIÓN

DEL PROCESO

Si los documentos previos están acordes con las

disposiciones legales y demás disposiciones aplicables,

el Grupo de Gestión Contractual inicia el proceso de

contratación.

DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS.

Pasado 8 días sin que la dependencia que solicita la

contratación realice el ajuste, el Grupo de Gestión

Contractual devuelve la totalidad los documentos, los

cuales deben ser radicados nuevamente.


26

4. FUNCIONES DEL COMITÉ EVALUADOR:

Son funciones y actividades de los Miembros del Comité Evaluador entre otras, las siguientes:

1. Los miembros del Comité Evaluador designados, inician su función con el recibo del memorando de designación. Para cualquier información que se requiera confrontar, podrá consultar el expediente del proceso, a cargo del abogado designado para el proceso del Grupo de Gestión Contractual.

2. Revisar y conocer a fondo los estudios previos, el proyecto del pliego de condiciones, Adendas, los documentos de respuestas a las observaciones formuladas por los posibles proponentes al proyecto de pliego de condiciones, y al pliego de condiciones definitivo y demás adendas que se hayan generado durante el proceso.

3. Evaluar las propuestas presentadas dentro del proceso de selección, en el área que le corresponda, en los aspectos técnicos, financieros y jurídicos y de calificación.

4. Solicitar al proponente que subsane la propuesta presentada, o solicitar las aclaraciones

que consideren necesarias, según el área que le corresponda evaluar, para lo cual y si lo consideran necesario pedirán asesoría al abogado integrante del Comité en el aspecto jurídico.

5. Estudiar y resolver las observaciones presentadas por los proponentes según sea el caso,

a los informes de evaluación y calificación inicial o final de las ofertas. 6. Suscribir el informe de evaluación y calificación de las ofertas y hacer la recomendación al

Comité Asesor en Contratación, cuando se trate de procesos o contratos que deban someterse a conocimiento del mismo ó al ordenador del gasto, en el sentido de adjudicar o declarar desierto el proceso.

7. Asistir y asesorar al Ordenador del Gasto en la Audiencia Pública de adjudicación, cuando la adjudicación sea en audiencia pública.

8. Responder los derechos de petición u observaciones que se presenten con relación al proceso de selección en que hayan participado como miembros del Comité Evaluador, durante el desarrollo del proceso o durante la ejecución del contrato.

9. Atender, contestar, proyectar, elaborar, y realizar cualquier otra actividad directamente

relacionada con el proceso de verificación, evaluación y calificación de las ofertas; así como la asistencia necesaria en las reuniones, audiencias, consultas, derechos de petición, etc., directamente relacionadas con el proceso de selección y su adjudicación y la resolución de los recursos que interpongan los proponentes con posterioridad a la adjudicación o declaratoria de desierto del proceso.

10. Colaborar con la Oficina Jurídica en la preparación de los documentos, en caso que se

presenten demandas contra la entidad, posteriores a la adjudicación o declaratoria de desierto del proceso.


27

(ii) ETAPA CONTRACTUAL – EJECUCIÓN DEL CONTRATO:

Es el período establecido en el plazo del contrato, el cual, comienza a partir de la fecha prevista para iniciar su ejecución hasta la fecha de terminación.

Una vez perfeccionado el contrato que implica la suscripción por las partes del contrato, se procede a su legalización, que consiste en la expedición del registro presupuestal y el otorgamiento de la garantía del contrato por parte del contratista y la aprobación de la misma por parte del funcionario, encargado de hacerlo, en caso que se hubiese pactado otorgar garantía en el mismo, lo cual se hará mediante el acto establecido para el efecto.

Posteriormente a la aprobación de la garantía del contrato, mediante memorando se comunica al supervisor del contrato su designación.

Una vez recibido por parte del supervisor el memorando de designación, se procede a elaborar y firmar con el contratista el acta de inicio, en los casos que se haya pactado en el plazo del contrato. De lo contrario, procederá como se haya pactado en el plazo del contrato, ya sea que inicie una vez se haya firmado por las partes (perfeccionamiento) y se haya expedido el registro presupuestal; o se haya aprobado la garantía única (legalización), si se pactó su otorgamiento en el mismo, o en una fecha determinada.

No se podrá iniciar un contrato que no se haya registrado presupuestalmente o que no se haya aprobado la garantía del contrato, si ésta se pactó en el mismo.

Flujograma del perfeccionamiento del contrato:

ELABORACION DE LOS CONTRATOS

Elaboración de la minuta del contrato por parte del Grupo De Gestión Contractual.

SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO

El grupo de gestión contractual remite la minuta del contrato al ordenador del gasto para la firma, una vez suscrita por el Ordenador del Gasto se informa al contratista para que se proceda a suscribir el mismo (personalmente o por correo).

En el caso de la adquisición a través de un Acuerdo Marco de Precios, el comprador

del área solicitante radica mediante memorando en el Grupo de Gestión contractual la

orden de compra junto con el C.D.P. y demás soportes para la compra (como estudios

previos, justificación para seleccionar al mejor oferente, etc.) para asignarle el

consecutivo de numeración de contratos que corresponda y solicitar el registro

presupuestal ante el Grupo de Gestión Financiera. CDP para la contratación.

Grupo De Gestión Contractual

Grupo de

Gestión

Contractual

y el

solicitante de

la

contratación.

El solicitante de

la contratación

y/o la persona

que adelanto la

contratación

mediante esta

modalidad.


28

REGISTRO PRESUPUESTAL

El Grupo de Gestión Contractual solicita al Grupo de Gestión Financiera el registro

presupuestal del contrato.

Grupo de

Gestión

Financiera

VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE TODOS LOS REQUISITOS PREVIOS A LA EJECUCIÓN.

Verifica la garantía única de cumplimiento, en caso de haberla exigido en el contrato para que cubra todos los amparos exigidos, sus vigencias y valores, así como los de identificación de las partes con el número de Nit., el número del contrato, etc. y demás datos necesarios del contrato de seguro (Código de Comercio).

Verificar que la póliza de responsabilidad civil extracontractual, en caso de haberla exigido, se ajuste al requerimiento contractual en lo que respecta a las vigencias y los valores amparados, así como los demás datos que se incorporan en la misma.

Verificar que las demás garantías que sean requeridas para la ejecución del contrato.

Proyectar el acta de aprobación de la garantía única de cumplimiento y/o de la

póliza de responsabilidad civil extracontractual y/o de las demás que se hayan

pactado en el contrato.

En caso que existan inconsistencias en la(s) garantía(s), remite la comunicación al contratista por medio del cual se requiere la modificación de la(s) garantía(s).

Grupo de

Gestión

Contractual

con

acompañami

ento del

solicitante

de la

contratación.

DESIGNACIÓN DE SUPERVISION

Proyectar y entregar memorando informando la designación de supervisión, citando la obligatoriedad de dar cumplimiento al manual de contratación y supervisión, en el memorando se incorpora la siguiente información:

Número y fecha del certificado de Registro presupuestal

Fecha de aprobación de la(s) Garantía(s)

Se adjunta la fotocopia de los siguientes documentos:

• Contrato


29

5. SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LA EJECUCION DEL CONTRATO:

Esta etapa comprende el seguimiento y control de carácter técnico, económico, financiero, jurídico, contable, etc., que debe efectuar el supervisor del contrato para el desarrollo y cumplimiento del contrato, es decir, es el seguimiento de las obligaciones que asume el contratista una vez se perfecciona y legaliza el contrato respectivo.

Aplica para la totalidad de los contratos suscritos por la Entidad, a partir del momento de su

perfeccionamiento y legalización.

Grupo de

Gestión

Contractual

INICIO DE EJECUCION DEL CONTRATO

Elaboración y suscripción del acta de inicio junto con el contratista, (cuando ésta se haya

pactado en el plazo del contrato), previa recepción del memorando de designación de

supervisión.

El supervisor debe remitir y radicar el acta de inicio al Grupo de Gestión Contractual para

que repose en el expediente contractual y actualice la información en el Secop.

Para la suscripción del acta de inicio cuando el contratista no tenga su domicilio en la

ciudad, el Supervisor deberá tramitare la consecución de la firma del contratista.

Supervisor

del contrato.

NOTA IMPORTANTE:

En ningún caso se podrá dar instrucciones al contratista para dar inicio a la

ejecución del contrato, hasta tanto no se reciba el memorando de designación

de supervisión y se suscriba el acta de inicio. Toda instrucción u orden al

contratista por parte del supervisor o interventor del contrato deberá

darse por escrito.


30

(iii) ETAPA POSCONTRACTUAL – LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO:

Corresponde al procedimiento para la elaboración y suscripción del acta de liquidación del contrato, con el fin de declararse a paz y salvo o no por las partes frente a las obligaciones surgidas con la celebración y ejecución del contrato.

Una vez terminado el plazo estipulado en el contrato y recibido a satisfacción de todas las obligaciones pactadas en el contrato, el supervisor y/o interventor del contrato elaborará el acta de liquidación, verificando que todos los soportes de ejecución del contrato obren en el expediente del contrato, tales como productos finales o informe final, todas las certificaciones de cumplimiento, incluida la final o último pago, certificación de pagos y saldos expedida por el coordinador de gestión financiera, etc.; y la envía al Grupo de Gestión Contractual, para reparto al abogado que se designe para el efecto para su revisión y posterior aprobación por la Coordinadora del Grupo de Gestión Contractual.

Una vez aprobada el abogado del proceso la devuelve al supervisor para que recoja la firma del contratista y de él como supervisor; posteriormente la entrega nuevamente a Gestión Contractual para la firma del Ordenador del Gasto y posteriormente proceder a su publicación en el SECOP, por el abogado que haya adelantado el proceso o el contrato en el SECOP. En el acta de liquidación las partes verifican en qué medida y de qué manera se cumplieron las obligaciones derivadas del contrato, para establecer si se encuentran paz y salvo o no por todo concepto de las obligaciones del contrato, o si es necesario hacer ajustes, hacer aclaraciones, cruzar cuentas, reconocimientos de mayores cantidades de obra, liberar saldos, etc.

Flujo grama:

Ver capitulo liquidación del contrato

Proyección del acta de

liquidación y suscripción

de la misma.

Supervisor y Grupo De

Gestión Contractual.


31

CAPITULO III

PROCEDIMIENTO EN ETAPA PRECONTRACTUAL- PLANEACION

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1. REQUISITOS MINIMOS PARA INICIAR UN PROCESO DE CONTRATACIÓN

Una vez conocido el presupuesto para la vigencia fiscal correspondiente, el Grupo de Gestión Contractual-Secretaria General proyectará la Circular mediante la cual se establecerá las cuantías de la contratación para la respectiva vigencia fiscal y la enviará para revisión y aprobación del Coordinador del Grupo de Gestión Financiera y una vez aprobada, se remitirá a la Ordenadora del Gasto para su firma, posteriormente se procederá a su numeración y publicación por la intranet institucional para conocimientos de todas las áreas que solicitan adelantar los procesos de contratación.

Compete al jefe de cada área, de acuerdo a la necesidad y a lo previsto en el Plan de Acción y en Plan Anual de Adquisiciones –PAA- de la respectiva vigencia, el momento en que solicitará a la Secretaria General/Ordenadora del Gasto, dar inicio al proceso de contratación. Deberá tener en cuenta que dicha solicitud deberá hacerse con al menos 30 días de antelación a la fecha en la que se pretende publicar la apertura del proceso de selección.

El Grupo de Gestión Contractual para iniciar un proceso de contratación requiere que se alleguen los siguientes requisitos mínimos, previstos en la caracterización del proceso de contratación administrativa y en el procedimiento correspondiente, que pueden ser consultados en la herramienta ISOlucion del Sistema de Gestión de Calidad de la Entidad, así:

a) Análisis del Sector y Estudios Previos:

Responsable: Superintendentes Delegados, Jefes de Oficina, Directores, o el líder que

haya sido designado para adelantar el proceso.

Aplicación: Constituyen el soporte para la determinación de la necesidad y la elaboración

del Proyecto de Pliegos de Condiciones; por lo tanto, en ellos se deberán plasmar de


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manera clara, precisa y suficiente el alcance del bien, obra o servicio que se pretende

satisfacer con el proceso.

NOTA: Para la estructuración de los Estudios Previos se deberán seguir las reglas

determinadas en el Artículo 2.2.1.2.1.5.2 del Decreto 1082 de 2015, en concordancia con el

Artículo 9 del presente manual y consultar el Manual o Guía de Estudios Previos y Análisis

del Sector, expedido por la Agencia Nacional de Compras Colombia Compra Eficiente

www.colombiacompra.gov.co.

b) Certificado de Existencia o Insuficiencia de personal

Responsable: Oficina de Talento Humano o quien haga sus veces a solicitud del jefe de la

oficina interesada en adelantar el proceso de contratación.

Aplicación: En los casos de contratación de prestación de servicios profesionales y de

apoyo a la gestión, de conformidad con el artículo 2.8.4.4.5 del Decreto 1068 de 2015

(artículo 1 del Decreto 2209 de 1998, modificatorio del Decreto 1737 de 1998).

c) Certificado de Idoneidad y experiencia

Responsable: Jefe de la dependencia interesada en adelantar el proceso de contratación.

Aplicación: En los casos de Contratación de prestación de servicios profesionales y de

apoyo a la gestión, de conformidad con el artículo 2.8.4.4.5 del Decreto 1068 de 2015

(artículo 1 del Decreto 2209 de 1998, modificatorio del Decreto 1737 de 1998).

d) Otras certificaciones indicadas en el Decreto 2209 de 1998, modificatorio del Decreto 1737 de 1998, compilados en el Decreto 1068 de 2015.

Responsable: Jefe de la dependencia interesada en adelantar el proceso de contratación;

y/o Oficina de Talento Humano a solicitud del jefe de la oficina interesada en adelantar el

proceso de contratación y/o Ordenadora del Gasto.

Aplicación: En los casos de contrataciones de varios profesionales con objeto igual, según

lo establecido en el artículo 1 del Decreto 2209 de 1998; o en caso de contratos cuyo objeto

consista en lo señalado por los artículos 9 y 13 del Decreto 2209 de 1998, modificatorio del

Decreto 1737 y 1738 de 1998, compilados en el Decreto 1068 de 2015 y cualquier otra

certificación exigida para adelantar la correspondiente contratación, como en el caso de

contratos cuyo objeto consiste en suministro, mantenimiento, etc., para atender gastos de

la entidad.


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e) Certificación de la Aplicación de Recursos de Inversión

Responsable: Oficina Asesora de Planeación expedido a solicitud del jefe el área

interesado en adelantar la contratación.

Aplicación: Cuando los recursos que van a ser destinados en la futura contratación,

afecten el rubro de un proyecto de inversión, deberá expedirse una certificación en la cual

conste el proyecto y subproyecto o actividad a la cual le serán imputados los valores allí

causados y donde se certifique que la contratación a realizar está orientada al logro de los

objetivos o metas del proyecto aprobado por la Superintendencia del Subsidio Familiar.

f) Solicitud para la expedición del CDP

Responsable: Ordenador del Gasto lo autoriza y Coordinador del Grupo de Gestión

Financiera lo expide a solicitud del jefe del área interesado en adelantar la contratación.

Aplicación: El Certificado de Disponibilidad Presupuestal se deberá solicitar para todos

los procesos contractuales, el cual será expedido con anterioridad a la apertura del

proceso de selección.

g) Oficio de Aprobación de Vigencias Futuras: Cuando se vaya a adelantar procesos contractuales que impliquen varias vigencias, se deberá contar con el Oficio de aprobación de las Vigencias Futuras, para lo cual, se deberá allegar el oficio de aprobación de las mismas expedido por el Director del Presupuesto Público Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Sin esa aprobación no se puede dar inicio al proceso de selección.

2. CONTENIDO MINIMO DE LOS ESTUDIOS PREVIOS

De conformidad con las normas vigentes, los procesos de selección y los contratos que celebre la Superintendencia del Subsidio Familiar, deberán estar precedidos por los estudios previos elaborados en sus aspectos técnicos, jurídicos y financieros, por las áreas respectivas.

El jefe del área que solicita la contratación, mediante memorando deberá solicitar la autorización a la ordenadora del gasto, para iniciar el proceso de selección respectivo, adjuntando todos los documentos soportes requeridos, como análisis del sector (si no se incluye en el mismo estudio), cotizaciones, planos, licencias, permisos, etc. y demás y los indicados en el artículo precedente.

Sin perjuicio de los demás requisitos que establezcan las normas legales y reglamentarias para cada modalidad de selección, los estudios previos deberán contener como mínimo lo siguiente:

La descripción de la necesidad que la Entidad Estatal pretende satisfacer con el proceso de contratación:


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Hace referencia a las causas que determinan que la entidad contratante requiere del bien o del servicio, la utilidad o provecho que le reporta a la misma el objeto a contratar; y las razones que sustentan la contratación del bien o servicio.

El objeto a contratar, con sus especificaciones, las autorizaciones, permisos y licencias requeridos para su ejecución y cuando el contrato incluye diseño y construcción, los documentos técnicos para el desarrollo del proyecto: Se refiere a los términos y condiciones esenciales del contrato a suscribir. El objeto debe ser la descripción clara, detallada y precisa de los bienes o servicios que requiere la entidad, debe ser licito, física y jurídicamente posible y deben describir los productos o bienes a entregar. Para efectos de determinar las actividades se deben usar verbos, tales como realizar, ejecutar, analizar, entregar, apoyar, suministrar, etc.

De la misma manera, se deben precisar las obligaciones correlativas que nacen para la

entidad con la suscripción del contrato, tales como realizar el pago de los bienes o servicios

recibidos, entregar bienes o información al contratista para la ejecución del objeto y

obligaciones contractuales etc.

En este aspecto, también se debe establecer el plazo de ejecución del contrato, el cual es la

determinación del tiempo estimado para que el contratista ejecute el objeto y las

obligaciones contractuales. Debe ser razonable y posible de cumplir y en todo caso, por

regla general, no puede exceder la vigencia fiscal, en caso de exceder la misma se debe

contar con la aprobación de vigencias futuras.

De la misma manera se debe señalar el lugar de ejecución del contrato, en el cual se determinará el sitio o sede principal donde se desarrollarán las actividades para la ejecución del contrato, señalando si el contratista debe ejecutar sus actividades en la sede de la entidad o fuera de ella y si debe desplazarse a otras ciudades.

La modalidad de selección del contratista y su justificación, incluyendo los fundamentos jurídicos: En este aspecto se debe señalar la modalidad de selección que se utilizará para la adquisición de los bienes y servicios y su justificación; es decir la sustentación de la modalidad de selección con la inclusión de los fundamentos jurídicos señalados en la Ley 80 de 1993, Ley 489 de 1998, Ley 1150 de 2007, reglamentadas por el Decreto 1082 de 2015, Decreto 3931 de 1991 y la Ley 12862 de 2009 y demás relacionadas con la materia a contratar, etc.

Estudios del Sector 3y presupuesto oficial o valor estimado del contrato:

1 “Por el cual se dictan normas sobre asociaciones para actividades científicas y tecnológicas, proyectos de investigación y creación de tecnologías” 2 Por la cual se modifica la Ley 29 de 1990, se transforma a Colciencias en Departamento Administrativo, se fortalece el Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación<1> en Colombia y se dictan otras disposiciones. 3http://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_documents/guia_para_la_elaboracion_de_estudios_de_sector.pdf



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Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, se deberá incluir la forma cómo se calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos.

El presupuesto considerado, se soportará en las características técnicas y calidad del bien o

servicio a contratar y en las condiciones de modo, tiempo y lugar de ejecución de las

obligaciones contractuales.

Análisis del sector:

El análisis del sector hace parte de la planeación del Proceso de Contratación y materializa

los principios de planeación, de responsabilidad y de transparencia consagrados en la Ley

80 de 1993. El estudio del sector es necesario en los Procesos de Contratación. La

modalidad de selección del Proceso de Contratación no es relevante para determinar la

procedencia o no del análisis del sector. Colombia Compra Eficiente establece algunas

recomendaciones para realizar estudios de sector en Procesos de Contratación para las

modalidades de contratación directa y mínima cuantía.

En la contratación directa, el análisis del sector debe tener en cuenta el objeto del Proceso

de Contratación, particularmente las condiciones del contrato, como los plazos y formas de

entrega y de pago. El análisis del sector debe permitir a la Entidad Estatal sustentar su

decisión de hacer una contratación directa, la elección del proveedor y la forma en que se

pacta el contrato desde el punto de vista de la eficiencia, eficacia y economía.

La Entidad Estatal debe consignar en los Documentos del Proceso, bien sea en los estudios

previos o en la información de soporte de los mismos, los aspectos de que trata el artículo

2.2.1.1.1.6.1 del Decreto 1082 de 2015.

En un contrato de prestación de servicios profesionales, el análisis del sector depende del

objeto del contrato y de las condiciones de idoneidad y experiencia que llevan a contratar a

la persona natural o jurídica que está en condiciones de desarrollar dicho objeto. Por

ejemplo, si se trata de la contratación de un abogado para llevar un proceso judicial, la

Entidad Estatal debe hacer una reflexión sobre la necesidad de contratar el servicio y las

condiciones de los Procesos de Contratación que ha adelantado en el pasado para contratar

ese tipo de servicios, teniendo en cuenta plazos, valor y forma de pago. Por lo tanto, se

deberá indicar en el estudio previo el valor de los honorarios mensuales, el valor total del

contrato, el perfil del contratista, la idoneidad y experiencia del mismo.

Acorde a la Guía para la Elaboración de Estudios del Sector expedido por la Agencia Nacional de Contratación, se deben analizar los siguientes aspectos:

Análisis del mercado: Son aspectos generales del mercado del bien o servicio, para ello se

debe analizar las siguientes perspectivas que pueden influir en el Proceso de Contratación.

Análisis de la demanda: La Superintendencia debe tener en cuenta las condiciones en las

cuales ha adquirido en el pasado el bien o servicio objeto del Proceso de Contratación y


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cómo lo han hecho otras Entidades Estatales. Para el efecto, el SECOP ofrece la posibilidad

de consultar los Documentos del Proceso en los cuales la Entidad Estatal puede consultar

las especiaciones técnicas solicitadas y las modalidades de contratación utilizadas.

Análisis de la oferta: Para el análisis de la oferta, se deben contestar las siguientes

preguntas:

Se debe identificar los proveedores en el mercado nacional del bien o servicio y a quienes han participado como oferentes y contratistas en Procesos de Contratación con Entidades Estatales. Para el efecto es recomendable utilizar bases de datos e información del Sistema de Información y Riesgo Empresarial (SIREM), administrado por la Superintendencia de Sociedades y cualquier otro sistema de información empresarial o sectorial disponible en el mercado. Estas bases de datos permiten conocer la información financiera del sector y de algunos de sus miembros en particular lo que permite tener información para que la Entidad pueda establecer los requisitos habilitantes teniendo en cuenta las condiciones generales del sector.

La Entidad debe conocer el proceso de producción, distribución y entrega de los bienes o servicios, los costos asociados a tales procesos, cuáles son las formas de distribución y entrega de bienes o suministro del servicio.

Igualmente, se debe entender la dinámica del mercado en lo que corresponde a la cadena de producción o distribución o suministro del bien o servicio, así como identificar cuál y cómo es el proceso que sigue el bien hasta llegar al usuario final y el papel que juegan los potenciales oferentes en esa cadena.

Por ejemplo, el proveedor que necesita la Entidad puede ser proveedor de materias primas, fabricante, importador, ensamblador, distribuidor mayorista, distribuidor minorista, intermediario, transportador, etc.

Además de lo anterior, y con el fin de mejorar la estructura del presupuesto también

se pueden utilizar los siguientes mecanismos:

a) Cotizaciones: La solicitud de cotización debe contener la información básica y detallada de los bienes o servicios que se pretenden adquirir; en la comunicación se deberán solicitar como mínimo: los valores unitarios del bien, IVA y valor total; así como la descripción clara de las cantidades, especificaciones y demás características que permitan una mayor descripción del bien o servicio (tamaño, disposición, medida de tamaño o capacidad, color, descripción del material, durabilidad, garantía, personal a utilizar, gastos administrativos, impuestos, etc.).

Estas cotizaciones servirán de base para la realización del análisis del mercado del bien o servicio que se requiera.

Para la elaboración de los diferentes estudios de mercados que se requieran, se deberá solicitar cotizaciones a diferentes proveedores, es decir que no se invite a cotizar siempre a los mismos, con el fin de garantizar la transparencia en los procesos de selección desde su concepción.


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Una vez recibidas las cotizaciones, realizar un análisis frente a su contenido, con el fin de determinar que lo cotizado obedece a la totalidad de los bienes y/o servicios que se pretenden adquirir.

El resultado del valor promediado de las cotizaciones (aproximado al peso), deberá evidenciarse en el análisis efectuado sobre las mismas.

b) Análisis de Precios Históricos:

En caso de sustentar el presupuesto bajo esta variable, se debe verificar el índice de

precios al consumidor en cada año y las propuestas presentadas en procesos anteriores

para la adquisición del mismo bien o servicio aplicando el aumento correspondiente año

por año hasta traerlo a valor presente, examinando si se han presentado fenómenos

económicos que hayan implicado fluctuaciones importantes en el comercio del bien o

servicio. Las características del bien o servicio deben ser las mismas entre una

contratación y otra.

En el documento se debe señalar el valor del contrato de conformidad con los soportes

técnicos y económicos contenidos en el estudio de mercado. El valor debe incluir todos

los costos e impuestos a que haya lugar, en los que incurrirá el contratista para la

ejecución del contrato, así como todos los costos que implique la adecuada ejecución

del objeto y obligaciones del contrato, tales como: Honorarios, viáticos, variaciones de

tasa de cambio, inflación, impuestos, tasas, contribuciones y pagos parafiscales

establecidos por las diferentes autoridades del orden nacional, departamental, distrital o

municipal; costos de importación o exportación; seguros y garantías; costos de

transporte y de instalación, utilidades, administración e imprevistos y demás costos o

indirectos necesarios para la ejecución del objeto y obligaciones contractuales.

Así mismo, se debe indicar la forma en que se pagará al contratista el bien o servicio,

para el efecto, es necesario tener en cuenta los plazos de entrega.

ANTICIPOS Y PAGOS ANTICIPADOS: Por regla general, los pagos anticipados y

anticipos se encuentran restringidos. Por esta razón, cuando se cumplan los

presupuestos legales para el pago de anticipos debe tenerse en cuenta que éstos no

pueden exceder del 50% del valor total del contrato y que su desembolso debe estar

sujeto al cumplimiento de los requisitos definidos en el parágrafo del Artículo 40 de la

Ley 80 de 1993 y en el Artículo 91 de la Ley 1474 de 2011.

Adicionalmente, en caso de pactarse anticipo se debe exigir al contratista constituir el

amparo correspondiente en la póliza que garantice su buen manejo de conformidad con

lo señalado en los Artículos 2.2.1.2.3.1.1 y siguientes del Decreto 1082 de 2015.

Los criterios para seleccionar la oferta más favorable:


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Son las variables, condiciones o aspectos que serán objeto de evaluación y calificación para la selección del contratista, dependiendo de la modalidad de selección que permitan identificar la oferta más favorable para la entidad, de conformidad con el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, el artículo 88 de la Ley 1474 de 2011 y el artículo 2.2.1.1.2.1.1 del Decreto 1082 de 2015, cuando se trate de procesos de selección con convocatoria pública o contratación directa.

Además, deben tenerse en cuenta las recomendaciones que la Agencia Nacional de

Contratación hace a las entidades públicas, por medio de las guías y manuales para la

estructuración de estudios previos, específicamente, el Manual para determinar y

verificar los requisitos habilitantes en los procesos de contratación.

El análisis del riesgo y la forma de mitigarlo: Durante la ejecución del contrato se pueden presentar contingencias que pueden entorpecer, dificultar o impedir su adecuada ejecución, de ahí la importancia de efectuar un análisis sobre los riesgos inherentes a la naturaleza y al objeto de la contratación, destacando la forma de prevenirlos y/o mitigarlos indicado la parte que debe asumirlos. Para el efecto la Agencia Nacional de Contratación expidió el Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación; en consecuencia, el manejo del riesgo debe cubrir desde la planeación hasta la terminación del plazo del contrato, su liquidación, el vencimiento de las garantías de calidad o la disposición final del bien, y no solamente la tipificación, estimación y asignación del riesgo que pueda alterar el equilibrio económico del contrato, también los efectos adversos y de distinta magnitud que afecten gravemente la ejecución del contrato. Se debe consultar el manual de Colombia Compra http://www.colombiacompra.gov.co/manuales-guias-y-pliegos-tipo/manuales-y-guias.

La indicación de si el proceso de contratación está cobijado por un Acuerdo Comercial: Es necesario que la dependencia solicitante de la contratación revise el Manual para el Manejo de los Acuerdos Comerciales en Procesos de Contratación publicado por la Agencia Nacional de Contratación, documento explicativo para dar aplicación a los acuerdos comerciales o tratados internacionales vigentes celebrados por el Estado colombiano, que contienen derechos y obligaciones en materia de compras públicas. Se debe consultar el manual de Colombia Compra en el link http://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_documents/cce_manual_acuerdos_comerciales_web_0.pdf

La supervisión del contrato:

Por regla general el Jefe del Área solicitante del proceso de contratación ejercerá como supervisor del contrato, en caso que no sea él, deberá indicar a cargo de quien estará la supervisión del contrato, teniendo en cuenta el objeto, obligaciones y naturaleza del contrato,


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sin perjuicio que el Ordenador del Gasto a solicitud considere designar a otro funcionario del área, o contratista contratado para ello. Para la asignación del supervisor del contrato diferente al Jefe del área que solicita la contratación, debe tenerse en cuenta la idoneidad (formación profesional) del funcionario a designar, según el objeto y las obligaciones de que se trate el contrato.

Liquidación del contrato:

Se deberá indicar si el contrato resultante del proceso será objeto de liquidación o si por el contrario no requiere ser liquidado, de conformidad a lo establecido por el artículo 217 del Decreto 019 de 2012.

PARAGRAFO: Para los procesos de MÍNIMA CUANTÍA, todos los requisitos mencionados anteriormente, no son aplicables, cuya regulación específica se encuentra establecida en el Artículo 94 de la Ley 1474 de 2011, reglamentado por el artículo 2.2.1.2.1.5.2 o conforme a la norma vigente a la fecha en que se adelante la respectiva contratación.

Las garantías que la entidad contempla exigir en el Proceso de Contratación: La solicitud de estas garantías se deberá realizar adecuada al objeto contractual y las actividades u obligaciones que el contratista debe ejecutar. En ese orden de ideas, la exigencia de las mismas, deberá realizarse de conformidad con lo señalado en el capítulo II, sección 3 del Decreto 1082 de 2015 o la norma vigente que la reglamente. Se debe consultar el manual de Colombia Compra Eficiente en el link http://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_documents/guia_de_garantias_en_procesos_de_contratacion.pdf

Garantía de Seriedad de la Oferta:

Cuando se establezca en el estudio previo y en el pliego de condiciones, el proponente que desee participar en un proceso de selección, deberá otorgar garantía de seriedad de la oferta, según el artículo 2.2.1.2.3.1.9. del Decreto 1082 de 2015, según las siguientes reglas:

VIGENCIA DE LA GARANTIA DE

SERIEDAD LA OFERTA

VALOR DE LA OFERTA EN (SMMLV).

VALOR DEL PORCENTAJE (%) PARA LA GARANTIA DE

SERIEDAD DE LA OFERTA

http://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_documents/guia_de_garantias_en_procesos_de_contratacion.pdf

http://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_documents/guia_de_garantias_en_procesos_de_contratacion.pdf


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La vigencia de la garantía de la seriedad de la oferta deberá ser desde la presentación de la oferta y hasta la aprobación de la garantía de cumplimiento del contrato.

Si el valor de la oferta es inferior a 1.000 SMMLV.

La entidad estatal aceptara garantías que cubra el 10% del presupuesto oficial del proceso.

El valor de la garantía de seriedad de la oferta que presenten los proponentes en la subasta inversa y en el concurso de méritos cualquiera que sea el valor del presupuesto oficial.

La Entidad solo aceptara garantía equivalente al diez por ciento (10%) del presupuesto oficial estimado para el Proceso de Contratación.

Cuando el valor de la oferta o el presupuesto estimado de la contratación sea superior a un millón (1.000.000) de SMMLV se aplicarán las siguientes reglas:

Si el valor de la oferta es superior a un millón (1.000.000) de SMMLV y hasta cinco millones (5.000.000) de SMMLV.

La Entidad Estatal aceptara garantías que cubran al menos el dos punto cinco por ciento (2,5%) del valor de la oferta.

Si el valor de la oferta es superior a cinco millones (5.000.000) de SMMLV y hasta diez millones (10.000.000) de SMMLV.

La Entidad Estatal puede aceptar garantías que cubran al menos el uno por ciento (1%) del valor de la oferta.

Si el valor de la oferta es superior a diez millones (10.000.000) de SMMLV.

La Entidad Estatal puede aceptar garantías que cubran al menos el cero punto cinco por ciento (0,5%) del valor de la oferta.

Para los Acuerdos Marco la garantía de la seriedad de la oferta deberá ser de mil (1.000) SMMLV.

Garantías del contrato:

Los contratistas prestarán garantía única para el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato, de conformidad con los artículos 2.2.1.2.3.1.2. y siguientes del Decreto 1082 de 2015, o de la norma vigente.


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Las garantías consistirán en pólizas expedidas por compañías de seguros legalmente autorizadas para funcionar en Colombia, en garantías bancarias y, en general, en los demás mecanismos de cobertura del riesgo, autorizados legalmente para la contratación estatal. De acuerdo con la naturaleza del contrato, se deben prever entre otros, como mínimo los siguientes amparos y porcentajes de cobertura:

TIPO DE CONTRATO

AMPAROS PORCENTAJE

MÍNIMO sobre el valor del contrato

VIGENCIA

Compraventa de bienes muebles

Cumplimiento

10% Plazo del contrato

Calidad de los bienes 10% Plazo del contrato (si se considera necesario) o según la naturaleza del bien o las obligaciones surgidas del mismo, a partir del plazo del contrato, más el tiempo que se considere necesario; o a partir de la fecha de recibo a satisfacción.

Calidad y correcto funcionamiento de los bienes o equipos suministrados

10%

Plazo del contrato (si se considera necesario) o según la naturaleza del bien o las obligaciones surgidas del mismo, a partir del plazo del contrato, más el tiempo que se considere necesario; o a partir de la fecha de recibo a satisfacción.

Suministro de bienes

Cumplimiento 10% Plazo del contrato

y término para la liquidación

Calidad de los bienes 10% Plazo del contrato (si se considera necesario) o según la


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naturaleza del bien o las obligaciones surgidas del mismo, a partir del plazo del contrato, más el tiempo que se considere necesario; o a partir de la fecha de recibo a satisfacción.

Calidad y correcto funcionamiento de los bienes

10% Plazo del contrato (si se considera necesario) o según la naturaleza del bien o las obligaciones surgidas del mismo, a partir del plazo del contrato, más el tiempo que se considere necesario; o a partir de la fecha de recibo a satisfacción y mínimo por la garantía mínima presunta y por vicios ocultos, de conformidad con el derecho comercial o civil, según la naturaleza del bien que se está adquiriendo.

Servicios de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.


Calidad del servicio 10% Plazo del contrato y extensión de sus efectos, de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en cada contrato

Servicios en General


y término para la liquidación

Calidad del servicio 10% Plazo del contrato


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Salarios y prestaciones sociales

5% Plazo de ejecución y

3 años más

Responsabilidad civil extracontractual

En ningún caso inferior a doscientos salarios mínimos mensuales legales vigentes (200 SMMLV)

Por el periodo de ejecución del contrato

Obra

Cumplimiento 10% Plazo del contrato y término para la liquidación

Inversión del anticipo 100% Plazo del contrato y término para la liquidación

Salarios y prestaciones sociales

5% Plazo de ejecución y 3 años más

Responsabilidad civil extracontractual

En ningún caso inferior a doscientos salarios mínimos mensuales legales vigentes (200 SMMLV)

Por el término de ejecución del contrato

Estabilidad y calidad de

la obra

10% 5 años a partir de la

fecha de recibo a

satisfacción, salvo

justificación técnica.

NOTA: No obstante, la dependencia que requiere adelantar la contratación, deberá analizar los tipos de amparos requeridos, los porcentajes de cobertura y plazos y vigencia de los mismos, de conformidad con el objeto a contratar, las obligaciones surgidas del mismo, la cuantía del contrato, etc., conforme con las normas vigentes.


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3. DESARROLLO Y TRÁMITE DEL PROCESO DE SELECCIÓN:

El trámite de un proceso de selección implica la elaboración y trámite de los siguientes documentos y sus procedimientos:

(i) PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES: Constituye el documento mediante el cual la entidad estatal establece las reglas para participar en el proceso de selección para que, en igualdad de oportunidades los interesados presenten sus ofertas, a fin de seleccionar entre ellas la más favorable.

En el proyecto de pliego de condiciones, se señala el objeto a contratar, las obligaciones de las

partes, el monto del presupuesto asignado por la entidad para la contratación, los requisitos de

carácter jurídico, técnico, financiero y criterios de calificación de las propuestas, así como los

demás aspectos que, de conformidad con el tipo de contratación, sean pertinentes y que los

participantes (personas naturales o jurídicas, consorcio, uniones temporales y demás formas

asociativas permitidas por la ley) deban acreditar, junto con la preparación y presentación de las

propuestas en el respectivo proceso.

(ii) PUBLICACIÓN DEL PROYECTO DE PLIEGOS DE CONDICIONES: Este documento debe ser publicado de conformidad con lo establecido en la norma vigente, con el objeto de darle publicidad y divulgación ante los interesados en participar y recibir las observaciones que estimen pertinentes en procura de ajustar y perfeccionar las reglas que regularán el proceso de contratación. La entidad analizará las sugerencias recibidas, acogerá las que estime conducentes y las consignará en el pliego de condiciones definitivo.

(iii) RESPUESTAS A LAS OBSERVACIONES PRESENTADAS AL PROYECTO DE PLIEGO: Es deber de la Superintendencia responder las observaciones que se presenten al proyecto de condiciones, las cuales deberán ser resueltas por los funcionarios del área respectiva de acuerdo con la naturaleza de la observación.

(iv) PRESENTACIÓN AL COMITÉ DE CONTRATACIÓN DEL PLIEGO DEFINITIVO Y DE LAS OBSERVACIONES PRESENTADAS AL PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES: Los procesos cuyo presupuesto previsto sea igual o superior a la cuantía, para la licitación pública de la respectiva vigencia, de conformidad con la resolución respectiva de la entidad), deban presentarse y someterse para consideración y análisis del Comité de Contratación de la Entidad y acoger las recomendaciones de sus miembros. Todo lo cual constara en el acta respectiva del Comité.

(v) ACTO DE APERTURA Y PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVO: Mediante resolución expedida por el ordenador del gasto o por la Superintendente, se ordena la apertura del proceso de selección, de conformidad a lo previsto en el cronograma del proceso, teniendo en cuenta, que, si hay limitación a Mipymes, en razón de la cuantía y al número de solicitantes (3 solicitudes de Mipymes), se debe incluir en la misma la manifestación que se limita el proceso.

Corresponde al documento definitivo, una vez se hayan realizado los ajustes pertinentes como

consecuencia de las observaciones al proyecto de Pliego de Condiciones, si a ello hubiere


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lugar. En el Pliego de Condiciones Definitivo se deben establecer reglas justas, claras y

completas, que permitan la confección de ofrecimiento de la misma índole, que no induzca a

error a los proponentes y que aseguren una escogencia objetiva y eviten declarar desierto el

proceso.

En el evento que deba modificarse el pliego de condiciones, debe realizarse a través de

ADENDAS, las cuales deben publicarse conforme los términos de cada proceso.

En ningún caso se podrán expedir Adendas el mismo día que se tiene previsto el cierre, ni

siquiera para la ampliación del plazo para presentar ofertas. En caso de licitación pública no se

pueden expedir adendas faltando tres (3) días para el cierre.

(vi) RESPUESTAS A LAS OBSERVACIONES PRESENTADAS AL PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVO: De la misma manera, los posibles proponentes pueden presentar observaciones al pliego de condiciones definitivo, las cuales deberán ser resueltas por los funcionarios o contratistas del área respectiva según la naturaleza de las mismas.

Las respuestas deberán publicarse en el SECOP (www.colombiacompra.gov.co) al igual que las

adendas que se expidan con ocasión de las modificaciones que se realicen al pliego de

condiciones.

(vii) ADENDAS: Es el instrumento mediante el cual se modifica el pliego de condiciones.

(viii) COMITÉ EVALUADOR: Acorde con el artículo 2.2.1.1.2.2.3 del Decreto 1082 de 2015, la Superintendencia debe designar un Comité Evaluador conformado por servidores públicos o por particulares contratados para el efecto, para evaluar las ofertas para cada proceso de contratación por licitación, selección abreviada o concurso de méritos.

Una vez recibidas las ofertas el abogado encargado del proceso elabora el memorando que

integra el Comité Evaluador y lo remite para aprobación del Coordinador del Grupo de Gestión

Contractual y firma del Ordenador del Gasto. Dicho Comité está conformado de forma tripartita,

un miembro que evaluará los aspectos técnicos (de la Dependencia que solicita la contratación

o parte técnica), un miembro que evaluará los aspectos financieros (del Grupo de Gestión

Financiera) y un miembro que evaluará los aspectos jurídicos (abogado del proceso).

El Comité Evaluador debe realizar su labor de manera objetiva, ciñéndose exclusivamente a las

reglas contenidas en los pliegos de condiciones o las Adendas. El carácter asesor del comité no

lo exime de la responsabilidad del ejercicio de la labor encomendada. En el evento en el cual el

ordenador del gasto no acoja la recomendación efectuada por el comité evaluador, debe

justificar su decisión.

Los miembros del comité evaluador están sujetos al régimen de inhabilidades e incompatibilidades y conflicto de intereses legales.

Nota: Para las funciones del Comité Evaluador ver el artículo décimo tercero de este manual.



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PARÁGRAFO: PARA LOS PROCESOS DE MÍNIMA CUANTÍA la verificación y la evaluación de las ofertas para los procesos de Mínima Cuantía será adelantada por quien sea designado por el ordenador del gasto sin que se requiera un comité plural.

(ix) ELABORACIÓN DE LOS INFORMES DE EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN: Una vez se reciben las propuestas, el abogado encargado del proceso, comunica mediante memorando a los miembros del Comité Evaluador designados para que procedan a la revisión de las ofertas según los requisitos exigidos en el pliego de condiciones y adendas o invitación pública, para realizar la verificación de requisitos habilitantes (jurídicos, técnicos y financieros) y la calificación de los criterios de calificación.

De esta revisión, los miembros evaluadores deben expedir los informes respectivos por cada

área según los aspectos evaluados, y el abogado encargado del proceso compila los mismos y

elabora el consolidado.

(x) PUBLICACIÓN DE LOS INFORMES DE VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN EN EL SECOP: En ejercicio del derecho de contradicción, los informes de evaluación y calificación deben ser publicados en la página del SECOP (www.colombiacompra.gov.co), durante el término previsto en el cronograma del proceso, para que los proponentes realicen las observaciones y presenten los documentos para subsanar, que estimen pertinentes.

(xi) REGLAS DE SUBSANACIÓN Y MOMENTO EN QUE SE SURTE: En caso de identificar inconsistencias, falta de documentos o errores en los mismos, etc., con los cuales los proponentes acrediten el cumplimiento de los requisitos habilitantes, la Superintendencia debe solicitarles aclarar, completar o corregir dichos documentos en un plazo razonable y adecuado. Esta solicitud debe hacerse en igualdad de condiciones para todos los proponentes.

La entidad debe calificar las ofertas de los proponentes que hayan acreditado que cumplen con los requisitos habilitantes. En consecuencia, debe rechazar las ofertas de quienes NO aclaren, completen o corrijan la información para acreditar los requisitos habilitantes en el plazo concedido para el efecto.

De conformidad con lo citado, en el contenido de los Pliegos de Condiciones, la entidad señalará el término y condiciones para la subsanación de requisitos y documentos de acuerdo a la modalidad de selección del contratista (Licitación, Selección Abreviada de Menor Cuantía, Concurso de Méritos y Mínima Cuantía).

En todo caso, la ausencia de requisitos o la falta de documentos referentes a la futura contratación o al proponente, no necesarios para la comparación de las propuestas no servirán de título suficiente para el rechazo de los ofrecimientos hechos. En consecuencia, todos aquellos requisitos de la propuesta que no afecten la asignación de puntaje, podrán ser solicitados por las entidades en cualquier momento, hasta la adjudicación.

No obstante, lo anterior, en aquellos procesos de selección en los que se utilice el mecanismo de subasta, deberán ser solicitados hasta el momento previo a su realización (parágrafo 1 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007) para lo cual la entidad establece que la subsanación en este proceso de selección podrá hacerse hasta (1) un día hábil antes de la Subasta (Esta norma debe interpretarse según jurisprudencia del Consejo de Estado sobre la materia).



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(xii) RESPUESTAS A LAS OBSERVACIONES E INFORME FINAL DE EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN: Una vez se reciben las observaciones respectivas al informe de evaluación y calificación, se remitirán a los Miembros del Comité Evaluador (evaluador técnico, evaluador jurídico o financiero), para efectos de realizar el análisis y revisión pertinentes. Dichas respuestas deben quedar plasmadas en un documento debidamente firmado por los Integrantes del Comité Evaluador y realizar los ajustes pertinentes al informe de evaluación y calificación inicial, si hay lugar a ello, y remitirlo al abogado encargado del proceso, para su compilación.

(xiii) PRESENTACIÓN AL COMITÉ DE CONTRATACIÓN DEL INFORME FINAL DE EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN AL COMITÉ DE CONTRATACIÓN: Los procesos de selección que por su cuantía (procesos cuyo presupuesto previsto sea superior al previsto para la licitación pública de la respectiva vigencia), se hayan sometido a consideración del Comité de Contratación, deberá llevarse los informes finales de verificación de requisitos habilitantes y/o de calificación y el consolidado final, como las observaciones presentadas al informe de evaluación y calificación inicial, una vez se suscriban por los miembros del Comité Evaluador. Estos informes finales serán la base para adjudicar o declarar desierto el proceso.

(xiv) PUBLICACIÓN DEL INFORME FINAL DE EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN Y EL BORRADOR DEL ACTO ADMINISTRATIVO DE ADJUDICACIÓN EN EL SECOP: En ejercicio del derecho de contradicción, en los procesos de Licitación Pública opcionalmente la entidad puede publicar en el SECOP (www.colombiacompra.gov.co), previamente a la Audiencia Pública de Adjudicación y según el cronograma del proceso, el informe final de evaluación y calificación y el consolidado respectivo, así como el borrador del acto administrativo de adjudicación, resultante de las observaciones y subsanaciones durante el término del traslado, para conocimiento de los proponentes. En las demás modalidades de selección siempre se publicarán tanto los informes finales como el acto de adjudicación, según el cronograma del proceso.

(xv) ADJUDICACIÓN O DECLARATORIA DE DESIERTA: La adjudicación o declaratoria de desierta de los procesos de selección se llevará a cabo mediante acto administrativo motivado, el cual deberá publicarse en el SECOP (www.colombiacompra.gov.co).

En los procesos de Licitación Pública la adjudicación debe realizarse en Audiencia Pública, de

conformidad con las reglas establecidas en la Constitución Política, en la Ley 80 de 1993, Ley

1150 de 2007 y en el artículo 2.2.1.2.1.1.2 del Decreto 1082 de 2015.

En los procesos de Concurso de Méritos Abierto y con Precalificación, la entidad atenderá las

reglas señaladas en el artículo 2.2.1.2.1.3.2 del Decreto 1082 de 2015.

Para la adjudicación de la Selección Abreviada de Menor Cuantía se realizará mediante la

publicación del Acto Administrativo en el SECOP(www.colombiacompra.gov.co).

En caso de subasta presencial en la audiencia pública prevista para el efecto en el cronograma.

(xvi) PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO: Una vez adjudicado el proceso, el abogado designado por el Grupo de Gestión Contractual para adelantar el mismo, procederá a la elaboración de la minuta del contrato, según lo previsto en el cronograma. Una vez revisada y aprobada por el Coordinador del Grupo de Gestión Contractual y firmada por el





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Ordenador del Gasto, se procederá a la suscripción o firma de la minuta por las partes intervinientes (contratante y contratista).

Una vez firmada por las partes, el abogado encargado del proceso procede a numerarlo

(número consecutivo en el libro correspondiente para el efecto) y fecharlo tramita ante el

Coordinador del Grupo de Gestión Financiera, la expedición del Registro Presupuestal y expide

fotocopia del mismo al Contratista para que tramite y haga llegar la garantía única, si esta se

pactó tanto en los estudios como en los demás documentos del proceso,; una vez allegada el

abogado procede a su revisión y si está correcta elabora el acta de aprobación de la misma

para la aprobación y firma del Coordinador del Grupo de Gestión Contractual. En caso que no

esté según lo pactado, se solicitará al Contratista tramitar el correspondiente anexo

modificatorio de la Garantía y allegarlo para la correspondiente aprobación y firma.

En la minuta del contrato siempre se debe incluir una cláusula con la designación del supervisor

indicado en los estudios previos o en el pliego de condiciones o a quien designe el ordenador

del gasto.

Una vez aprobada la garantía, se comunicará mediante memorando la designación al

supervisor y/o interventor del contrato, escaneando y anexando los documentos necesarios

para la supervisión, como: Minuta del Contrato, acta de aprobación de las garantías, registro

presupuestal, pliego de condiciones, adendas, etc.

PARÁGRAFO: En los contratos que resulten de un proceso de selección de Mínima Cuantía, la aceptación de oferta, junto con la oferta, de acuerdo a lo establecido en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011, constituyen para todos los efectos el contrato celebrado, con base en lo cual se efectuará el respectivo registro presupuestal y se procederá por parte del contratista a otorgar la garantía única para su aprobación respectiva y comunicación al supervisor del contrato su designación mediante memorando.

A continuación, se muestra un flujograma con el procedimiento para el perfeccionamiento y legalización del contrato entre el contratista y la Superintendencia del Subsidio familiar.

FLUJOGRAMA DEL PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO

Suscribir por las

partes el

contrato,

numerarlo y

fecharlo.

Remitirlo al Grupo de Gestión Financiera para el correspondiente

registro presupuestal.

Surtido este registro se entregará copia del contrato suscrito por ambas partes, al contratista para que este gestione la constitución de la garantía.

En todos los casos deberá cumplir con todas las condiciones


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fecharlo

(xvii) NO SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO Y GARANTÍAS: El adjudicatario suscribirá el contrato dentro de los términos señalados en el cronograma del proceso, de lo contrario la entidad hará efectiva la garantía constituida para amparar la seriedad de su propuesta.

Las garantías se solicitarán y tramitarán de conformidad con lo exigido en el pliego de

condiciones o en el estudio previo y de conformidad a lo señalado en el Decreto 1082 de 2015.

(xviii) APROBACIÓN DE LAS GARANTÍAS DEL CONTRATO:

El abogado designado para el proceso de contratación, revisará que las garantías se hayan otorgado en las condiciones pactadas en el contrato y documentos del proceso, (estudios previos y/o pliego de condiciones y/o en el contrato y las disposiciones legales y reglamentarias vigentes).

El abogado encargado del proceso elaborará el acta de aprobación de las garantías y la pasará para aprobación y firma del Coordinador del Grupo de Contratación.


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CAPITULO IV

ETAPA CONTRACTUAL -

Derechos De Autor: Actualicese.Com

1. REQUISITOS PARA INICIAR LA ETAPA CONTRACTUAL:

Corresponde a la ejecución del contrato y debe cumplirse los siguientes requisitos antes de iniciar:

Designación mediante memorando del supervisor comunicándole el nombramiento como supervisor del contrato, previo cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y legalización, según lo pactado en el contrato.

El Supervisor o Interventor del contrato o convenio elaborará y firmará con el Contratista el acta de inicio y/o iniciará las actividades del contrato, una vez reciba el memorando comunicándole su designación como supervisor, si ésta se pactó en el plazo del contrato, de lo contrario iniciará una vez cumplidos los requisitos de perfeccionamiento del contrato (suscripción por las partes) y de ejecución (expedido el registro presupuestal y aprobada la garantía única, en los casos en que se haya pactado ésta última).

Comprende todos los actividades y productos ejecutados para el cumplimiento del objeto contractual, sus obligaciones y especificaciones técnicas, de TODO lo cual, el supervisor del contrato deberá remitir copia para el expediente contractual, mediante memorando al Grupo de Gestión Contractual, para que forme parte del expediente del contrato, hasta la terminación del plazo pactado.


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Flujo grama de la etapa de ejecución del contrato:

2. MODIFICACIONES A LOS CONTRATOS:

Durante la ejecución del contrato pueden presentarse diferentes situaciones que afectan los aspectos contractuales inicialmente previstos y pactados entre las partes.

En dichos casos, el supervisor deberá solicitar oportunamente (15 días hábiles previos a la

suscripción de la modificación) al ordenador del gasto, dentro de la vigencia del contrato,

debidamente sustentado y con oficio de aprobación del contratista, así como con su aval, la

adición de recursos, la prórroga del plazo del contrato, la cesión, la suspensión y reinicio, la

modificación de las obligaciones pactadas, o la terminación anticipada, según sea el caso,

allegando la documentación soporte para el respectivo trámite, todo debidamente justificado y

aprobado por el supervisor del contrato. Así mismo, una vez firmada la modificación por las

partes, el supervisor debe solicitarle al Contratista el ajuste a los amparos de las garantías

otorgadas, en los términos de la modificación.

A continuación, se relaciona el procedimiento para el trámite en el Grupo de Gestión

Contractual:

Recibo por parte del supervisor del memorando designándolo como tal con copia de

los soportes como: copia del contrato, copia del registro presupuestal, copia de las

pólizas y su acta de aprobación, copia del pliego definitivo y las adendas si se

considera necesario.

Supervisor elabora y firma con el Contratista el acta de inicio y la remite al Grupo de Gestión

Contractual, según se estipule en el contrato, inmediatamente para la correspondiente publicación o

ajuste, en la plataforma del Secop.

El Supervisor debe revisar que el acta de inicio quede debidamente diligenciada en el

formato vigente establecido en el sistema Isolucion y que los datos incluidos

correspondan a los datos del contrato, igualmente que la fecha de inicio y la fecha de

terminación correspondan a lo pactado en el plazo del contrato. Inicia la EJECUCIÓN

DEL CONTRATO.


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1. Memorando de solicitud con la justificación de la modificación, indicando además en caso de adición y prorroga, el valor y el plazo correspondiente, el término de la suspensión con fecha de inicio de suspensión y fecha de reanudación, condiciones a modificar, etc.

2. Se debe incorporar la información del estado de ejecución actual del contrato, así como la situación financiera y de pagos del mismo, determinando el estado y avance de ejecución, que permitan conocer el saldo por ejecutar a la fecha de la solicitud de la modificación, la fecha de terminación prevista del contrato en caso de prórroga.

3. Si se trata de modificaciones de carácter técnico el texto a incorporar y en caso de cesión los datos con los soportes de hoja de vida del futuro cesionario.

4. Solicitud o consentimiento del contratista para proceder a la modificación, cuando la naturaleza de la modificación lo amerite.

5. Certificado en el que conste el cumplimiento de sus obligaciones con los pagos al sistema de seguridad social integral, y con los aportes parafiscales, si hay lugar a ello.

3. SUSPENSIÓN DE LOS CONTRATOS:

Si durante el desarrollo del contrato se presentan circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, o eventos ajenos a la voluntad de las partes, que impidan en forma temporal su normal ejecución las partes pueden de mutuo acuerdo pactar la suspensión.

El acta de suspensión y reinicio del contrato debe ser elaborada, tramitada y firmada por el

supervisor y el contratista, la cual debe remitir al ordenador del gasto para su conocimiento y

visto bueno, para lo cual debe ser remitida al Grupo de Gestión Contractual para su trámite y

para que obre en la carpeta del contrato.

Para el acta de suspensión y reinicio debe seguir el formato establecido en la herramienta

Isolucion de la Entidad. Posteriormente deberá solicitar al contratista el ajuste a los amparos de

la garantía única, en los términos de la suspensión y reinicio y remitirla al Grupo de Gestión

Contractual para su revisión y aprobación.

El Supervisor solicita mediante memorando dirigido al Ordenador del Gasto y radica en el Grupo

de Gestión Contractual con mínimo QUINCE (15) días hábiles anteriores a la fecha en que se

requiere la modificación, la solicitud deberá contener como mínimo:


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4. CESIÓN DE LOS CONTRATOS:

Se presenta cuando el contratista o la entidad contratante ceden a otra, su posición contractual.

La cesión requiere la previa aprobación por parte del Ordenador del Gasto. La solicitud de

cesión del contratista deberá ser realizada por el supervisor del contrato mediante memorando

a la Ordenadora del Gasto, con su aval y una vez haya verificado que el cesionario cumple con

el mismo perfil o éste sea superior a los requisitos exigidos al contratista cedente establecidos

en los estudios previos o en el pliego de condiciones definitivo y sus adendas.

El Supervisor con la solicitud de cesión deberá adjuntar la carta de solicitud del contratista

cedente y la documentación soporte de experiencia e idoneidad del cesionario con un término

prudencial de anticipación, no inferior a mínimo 15 días hábiles, a la fecha en la que se desea

ceder el contrato.

El Contratista cesionario deberá allegar la garantía única correspondiente al Contrato de cesión

en los mismos términos del contrato cedido inicialmente y por el plazo y valor del contrato

cedido.

5. RESTABLECIMIENTO O AMPLIACIÓN DE LA GARANTÍA:

Cuando con ocasión de las reclamaciones efectuadas por la Entidad Estatal, el valor de la garantía se reduce, el Supervisor exigirá al contratista restablecer el valor inicial de la garantía.

Cuando el contrato es modificado para incrementar su valor o prorrogar su plazo, el Supervisor exigirá al CONTRATISTA adicionar el valor o ampliar el plazo de la garantía otorgada inicialmente, según el caso, la cual deberá ser remitida al Grupo de Gestión Contractual para su revisión y aprobación respectiva.

6. TERMINACIÓN ANTICIPADA:

Procede cuando las partes de común acuerdo terminan la relación contractual, antes del vencimiento del plazo de ejecución pactado; la solicitud de terminación anticipada deberá ser realizada por el supervisor del contrato mediante memorando al Ordenador del Gasto, o con su aprobación a la solicitud del contratista, en la cual el exponga los argumentos que justifiquen la terminación anticipada. Dicha solicitud deberá radicarse por el Supervisor del Contrato en el Grupo de Gestión Contractual con un término prudencial de anticipación, no inferior a mínimo de 15 días hábiles, a la fecha en la que se tiene prevista terminar el contrato, para el trámite respectivo.

7. SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO:

En cumplimiento de lo establecido en los artículos 17 de la Ley 1150 de 2007 en concordancia con el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción), la Superintendencia podrá declarar el incumplimiento, cuantificando los perjuicios del mismo, imponer las multas y sanciones pactadas en el contrato y hacer efectiva la cláusula penal a través de un procedimiento mínimo que garantice el Derecho al Debido Proceso del contratista.

MULTAS:


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Las multas se consideran como pena pecuniaria que se impone en caso de retardo o

incumplimiento de cualquiera de las obligaciones señaladas en el contrato a favor de la

Superintendencia.

En los contratos estatales, las multas son sanciones pecuniarias, en este sentido las multas

proceden solo mientras se halle pendiente la ejecución de obligaciones al cargo del contratista

La cuantificación y condiciones de la multa se estipulan en el contrato, así como la posibilidad

de descontarlas de los saldos adeudados al contratista, sin perjuicio de que la entidad pueda

imponer y cobrar la cláusula penal pecuniaria, haciendo efectiva la garantía del contrato, en el

amparo de cumplimiento.

A continuación, se relaciona un ejemplo como guía, que los supervisores y/o

interventores deberán tener en cuenta para efectos de la tasación en relación con las

multas:

REVISAR ESTABLECER EJEMPLO TASACIÓN

El contenido de la cláusula de

multas del contrato:

Ver el porcentaje diario de la

multa establecida en el contrato

Días de incumplimiento o

retardo en el cumplimiento

de las obligaciones, según el

informe del supervisor y/o

interventor

Valor del contrato: $10.000.000.00

Días de incumplimiento por retardo de las obligaciones : 5 días

Cláusula de multa: Será el 1% diario i del valor del contrato desde

el momento en que se incumpla y máximo hasta el 10 % de

valor del contrato.

Se saca el porcentaje diario de la multa al valor del contrato, es decir:

$10.000.000*1%: $100.000

Se multiplica el valor de la multa diaria por días de incumplimiento: En este ejemplo se toman 5 días de incumplimiento

$100.000*5: $500.000 Tener en cuenta que no se puede exceder

el 10% del valor del contrato en multas, es decir, 1.000.000 de

pesos.

El monto máximo de la multa

establecida en el contrato.

Valor diario conforme

al porcentaje

establecido.


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CLAUSULA PENAL:

La cláusula penal es aquella pactada en el contrato, mediante la cual, para asegurar el cumplimiento de una obligación, el contratista se sujeta a una pena que consiste en dar o hacer algo, en caso de no ejecutar o retardar la obligación principal, de conformidad con lo establecido en el artículo 1592 del Código Civil.

La cláusula penal es una sanción pecuniaria a título de tasación anticipada de perjuicios que se ocasionan en caso de declaratoria de caducidad o incumplimiento total o parcial del contrato. A continuación, se relaciona un ejemplo como guía, que los supervisores y/o interventores deberán tener en cuenta para efectos de la tasación de perjuicios en relación con las clausulas penales:

REVISAR ESTABLECER EJEMPLO TASACIÓN

El contenido de la cláusula penal del contrato:

Ver el porcentaje de la cláusula penal establecida en el contrato.

Porcentaje de avance físico y/o técnico del contrato, para establecer el porcentaje incumplido, según el informe del supervisor y/o interventor

Valor del contrato: $10.000.000.00

Porcentaje de la cláusula penal: 20% establecida en la cláusula del contrato.

Porcentaje de avance de ejecución contrato: 40% (El supervisor o interventor al momento de la tasación debe tener en cuenta el porcentaje de avance ejecución del contrato, para establecer el porcentaje de incumplimiento, en el ejemplo sería del 60%).

1. Conversión del porcentaje de la cláusula en valor:

$2.000.000

2. Se multiplica el valor de la cláusula penal por el porcentaje de ejecución del contrato no cumplido por el contratista:

$2.000.000 X 60/100: $1.200.000.

Valor de la cláusula penal que se pretende hacer efectiva: $1.200.000.

8. PROCEDIMIENTO PARA IMPONER SANCIONES:

Para la imposición de sanciones y multas, la Superintendencia adoptará, el procedimiento establecido en el artículo 17 de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011, y el artículo 87 de la Ley 1437 de 2011, con observancia al principio del debido proceso señalado


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en el artículo 29 de la Constitución Política de Colombia y que para tal efecto se describe en el siguiente flujograma:

1. Informe del Supervisor para imponer sanciones: De existir hechos constitutivos de incumplimiento contractual el supervisor o interventor del contrato deberá presentar un informe de supervisión y/o interventoría relacionando el posible incumplimiento ocasionado por el contratista, lo más detallado posible.

Este informe de supervisión debe relacionar mínimo la siguiente información:

a) Hacer mención detallada de los hechos o las circunstancias que evidencian el posible incumplimiento del contrato por parte del contratista.

b) De conformidad con los hechos y circunstancias señalados en el numeral anterior enunciar las clausulas y obligaciones del contrato posiblemente violadas.

c) Las normas legales que probablemente desconoció el contratista y que originaron las circunstancias del posible incumplimiento.

d) Cuantificación de los perjuicios que le fueron ocasionados a la Superintendencia, derivados del posible incumplimiento contractual por parte del contratista, clasificando el tipo de incumplimiento.

e) Señalar si a la fecha las situaciones que produjeron el posible incumplimiento cesaron o persisten.

f) Señalar si estas resultan imputables al contratista.

El supervisor y/o interventor señalará las razones que justifican el posible incumplimiento y deberá tener en cuenta los diferentes tipos de incumplimiento que se clasifican en:

Incumplimiento total: El contratista no cumplió ninguna de sus obligaciones.

Incumplimiento parcial: El contratista incumplió algunas de sus obligaciones.


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Cumplimiento tardío: El contratista cumplió con sus obligaciones después de los plazos pactados.

Cumplimiento defectuoso: El contratista no cumplió con la calidad esperada conforme a las obligaciones pactadas.

A continuación, encontrará un flujograma con los aspectos relevantes que debe tener en cuenta el supervisor a la hora de realizar el informe para imponer las sanciones pertinentes, sin perjuicio de que el supervisor incluya diferentes aspectos a los relacionados anteriormente y que considere necesarios para adelantar el procedimiento de imposición de multas:

Hacer mención detallada de

los hechos o las

circunstancias que

evidencian el posible

incumplimiento del contrato

por parte del contratista

De conformidad con la

respuesta dada al

primer punto, favor

enunciar:

De conformidad con

la respuesta del punto

No. (1) cuantificar los

perjuicios que le

fueron ocasionados a

la entidad derivados

del posible

incumplimiento

contractual por parte

del contratista


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2. Citación a las partes para audiencia: El Grupo De Gestión Contractual proyectará el oficio de citación a las partes para la audiencia, el cual debe de dirigirse al Contratista y a la Aseguradora, con la copia del informe del supervisor, con los mínimos indicados anteriormente. Las partes pueden acudir con sus apoderados si lo consideran pertinente. El Oficio de citación deberá contener como mínimo:

Fecha, lugar y hora donde se pretende llevar acabo la audiencia.

Identificación de las Partes y el Contrato, con los datos básicos del mismo para su identificación.

El manifiesto de las normas que rigen el presente procedimiento.

Las consecuencias derivadas del posible incumplimiento.

Fecha, lugar y hora donde se pretende llevar acabo la audiencia.

Las cláusulas del contrato

posiblemente violadas

(citar su texto completo y

subrayar en el mismo las

actividades posiblemente

incluidas).

Las normas legales que

probablemente desconoció el

contratista y que originaron las

circunstancias del posible incumplimiento

Señalar si a la fecha cesaron o persisten

las posibles situaciones de incumplimiento

descritas en el presente informe y explicar

si las mismas resultan ser plenamente

imputables al contratista


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3. Intervinientes en la Audiencia del posible incumplimiento:

El Ordenador del Gasto de la Superintendencia deberá realizar las siguientes actividades:

Presentará las circunstancias de hecho que motivan la audiencia.

Leerá el orden del día para el desarrollo de la audiencia.

Enunciara las normas o clausulas posiblemente violadas.

Enunciara las consecuencias derivadas para el contratista por causa del posible incumplimiento imputables al contratista.

El Representante legal del contratista si es persona jurídica o el contratista si es persona natural y el representante de la Aseguradora, cada uno con su respectivo apoderado podrán realizar las siguientes actividades:

Presentará descargos explicando hechos o circunstancias que pretende hacer valer el cumplimiento ò incumplimiento del contrato.

Aportará pruebas.

Controvertirá las pruebas aportadas por la Superintendencia.

4. Decisión del trámite del posible incumplimiento: La Superintendencia a través del Ordenador del Gasto, expedirá acto administrativo mediante resolución, el cual se procederá a leerlo a las partes en la audiencia, informando la decisión, la cual deberá contener al menos:

Motivación del acto.

Imposición o no de la multa consignada en el contrato o

Declaratoria de incumplimiento total o parcial o caducidad del contrato.

Procedencia de recursos si los hubiere.

El acto administrativo se notificará en estrados en la misma audiencia.

5. Interposición del Recurso de Reposición: Este deberá ser interpuesto en la misma audiencia y se sustenta por la parte que lo interpone (contratista, representante del Asegurador, o apoderado que tenga personería jurídica para actuar en el proceso (poder debidamente autenticado ante Notaría).

Por su parte la Superintendencia representada en el Ordenador del Gasto, resolverá de fondo los fundamentos de hecho y de derecho que justifican el recurso mediante resolución y notificará a las partes en la misma audiencia.


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6. Ejecutoriedad del Acto Administrativo: Para el procedimiento de imposición de multas o declaratoria de incumplimiento parcial o total o caducidad, se entiende la ejecutoria del acto administrativo que decide, teniendo en cuenta los términos establecidos en el artículo 87 de la Ley 1437 de 2011 (Código de lo Contencioso y de Procedimiento Administrativo), la cual será expedida por el Grupo de Notificaciones de la Entidad y remitirá copia al Grupo de Gestión Contractual, según lo establecido en la norma enunciada, o la que la modifique o sustituya vigente:

Desde el día siguiente a la notificación de la decisión del recurso de reposición interpuesto por alguna de las partes.

Desde el día siguiente a la renuncia expresa de presentación del recurso por las partes.

Desde el día siguiente al de la notificación de la aceptación del desistimiento del recurso de reposición.

7. Procedimiento para Cobro del Siniestro: Una vez ejecutoriado el acto administrativo que impone la multa o declara el incumplimiento parcial o total o la caducidad del contrato y por ende el siniestro que afecta la garantía del contrato, el Grupo de Gestión de Contractual remitirá copia del Acto Administrativo junto con una copia del expediente a la Oficina Asesora Jurídica de la Superintendencia para el cobro de la misma, ya sea de manera persuasiva o cobro judicial.


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CAPITULO V

ETAPA POS CONTRACTUAL – LIQUIDACION DEL CONTRATO

Derechos De Autor De : http://blogistica.es/esquema-introductorio-al-contrato-internacional/

1. LIQUIDACION DEL CONTRATO:

En cumplimiento de lo señalado por el artículo 60 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 32 de le Ley 1150 de 2007, y el artículo 221 del Decreto ley 019 de 2012, los contratos de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo y los demás que lo requiera, serán objeto de liquidación. La liquidación es el acto por el cual se finiquita la relación contractual y deberá constar en acta suscrita por las mismas partes que firmaron el contrato o por delegados expresamente facultados para ello. También en esta etapa las partes acordarán los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar. En el acta de liquidación constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo. Se liquidarán todos los contratos de tracto sucesivo y los que terminan anticipada y anormalmente, ya sea en forma bilateral o unilateral. La liquidación a que se refiere el presente manual no será obligatoria en los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, salvo que sea necesario establecer el estado financiero y de ejecución del contrato, por cuanto, quedaron saldos y es necesario liberarlos, cruzar cuentas, terminar anticipadamente, etc. Para la liquidación se exigirá al contratista la extensión o ampliación, si es del caso, de la garantía del contrato en cuanto a la calidad del bien o servicio suministrado, a la provisión de repuestos y accesorios, al pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones, a la responsabilidad civil, a la estabilidad de la obra, y, en general, para garantizar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extinción del contrato.


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Terminados los contratos de tracto sucesivo celebrados por la Superintendencia, por cualquiera de las causas previstas en las normas legales, esto es, por vencimiento de plazo, terminación de muto acuerdo, terminación unilateral o declaratoria de caducidad, se procederá a su liquidación.

2. TIPOS DE LIQUIDACIÓN Y PLAZO PARA REALIZARLAS

LIQUIDACION DE MUTUO ACUERDO: La liquidación de los contratos se hará de mutuo

acuerdo dentro del término fijado en el contrato. De no existir tal término, la liquidación se

realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto para la

ejecución del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a

la fecha del acuerdo que la disponga.

LIQUIDACION UNILATERAL: En aquellos casos en que el contratista no se presente a la

liquidación previa notificación o convocatoria que le haga la entidad, mínimo con un

requerimiento por escrito enviado al Contratista a la dirección indicada por el contratista en la

carta de presentación del proceso o en el contrato, o en cualquier otro documento de los

últimos entregados por él en la gestión del contrato (oficios, informes, etc), o las partes no

lleguen a un acuerdo sobre su contenido, la Superintendencia tendrá la facultad de liquidar en

forma unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes.

3. CONTENIDO DE LA LIQUIDACION Y SUS SOPORTES

El supervisor elaborará el proyecto del acta de liquidación en el formato adoptado por la

Entidad en el Sistema de Gestión de Calidad de la herramienta Isolucion. Para ello, deberá

constatar que en la carpeta del contrato que obra en el Grupo de Gestión Contractual, obran

todos los soportes de ejecución del mismo, hasta el recibo a satisfacción de los productos

finales, así como los certificados o planillas de haber cumplido con los pagos por seguridad

social integral y parafiscales, los certificados de cumplimiento para pago y cualquier otro

documento gestionado durante la ejecución del contrato.

4. TRAMITE DEL ACTA DE LIQUIDACION

Una vez remitido el proyecto de acta de liquidación por parte del supervisor al Grupo de Gestión

Contractual, se procederá de la siguiente manera:

LIQUIDACION POR MUTUO ACUERDO

1. Una vez asignado al abogado por reparto, éste la revisará en su contenido y

frente a la carpeta del contrato. En caso de ser necesario realizar ajustes o

modificaciones al acta de liquidación o si faltan soportes de ejecución en la carpeta

del contrato, el abogado, devuelve el acta de liquidación con las observaciones del

caso al supervisor para que la corrija o allegue los soportes faltantes.


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2. Una vez se encuentre corregida y completos los soportes y entregada

nuevamente el abogado del Grupo de Gestión Contractual para verificar que se

hayan hecho los ajustes necesarios o allegados los documentos, la pasa para

revisión y aprobación del Coordinador del Grupo de Gestión Contractual y

posteriormente la entrega al supervisor para que la suscriba y a su vez tramite la

firma por parte del contratista.

Flujograma:

LIQUIDACIÓN UNILATERAL

2. El Grupo de Gestión Contractual recibe el acta de liquidación y asigna el abogado para su

revisión.

3. Abogado, Coordinador, Supervisor y Contratista: El abogado asignado revisa y en caso de

ser necesario hacer ajustes o faltar documentos en la carpeta del contrato, devuelve al

Supervisor del contrato el acta revisada para lo pertinente según el caso, si no requiere ajustes

la pasa al Coordinador del Grupo de Gestión Contractual para revisión y visto bueno,

posteriormente el abogado la entrega al supervisor para que la suscriba y tramite la firma por

parte del contratista. Posteriormente la remite al Grupo de Gestión Contractual, para la

consecución de la firma del ordenador del gasto.

4. Ordenador del Gasto aprueba y firma el acta de liquidación del contrato y se entrega al Grupo

de Gestión Contractual al abogado que tramitó la liquidación para fecharla e incluirla en la

base de liquidaciones.

1. El Supervisor del contrato con el apoyo del Grupo de Gestión Contractual requiere por

escrito mínimo por dos (2) veces, al contratista, para la suscripción del acta de liquidación por

mutuo acuerdo. Si el contratista responde afirmativamente, se suscribe dicha acta.


64

Dentro del término previsto en la Ley, es decir, dos (2) meses siguientes al termino

previsto para la liquidación por mutuo acuerdo (4 meses siguientes a la terminación o

al pactado en el contrato) o dentro de los dos (2) años siguientes al vencimiento de

los términos anteriores (6 meses), de mutuo acuerdo o unilateralmente, sin perjuicio

de lo previsto en la norma. procede la liquidación unilateral en los siguientes casos:

1. Cuando el contratista no se presenta a la liquidación previa notificación o convocatoria realizada por la Entidad para liquidar por mutuo acuerdo,

2. ó cuando las partes no lleguen a un acuerdo sobre el contenido de la liquidación. (Ver artículo 11 de la Ley 1150 de 2007)

Flujograma procedimiento:

2. En el Grupo de Gestión Contractual se asigna un abogado para el trámite del proceso,

quien elabora la resolución de liquidación unilateral para la firma del Ordenador del Gasto,

previa revisión por parte del Coordinador del Grupo de Gestión Contractual y del supervisor,

verificando los soportes del expediente del contrato, los requerimientos hechos al contratista

por el supervisor, la respuesta del contratista o sus observaciones al acta de liquidación

enviada por el supervisor, etc.

3. El Supervisor verifica la información contenida en la resolución de liquidación unilateral y

si corresponde a la ejecución y estado final del contrato, emite el respectivo visto

bueno de aprobación. Una vez revisada la remite al Grupo de Gestión Contractual.

4. Una vez revisada y aprobada por el Coordinador del Grupo de Gestión Contractual

remite la resolución de liquidación unilateral para la firma del ordenador del gasto.

1. En cualquiera de las dos circunstancias anteriores, para la liquidación unilateral, el supervisor

debe solicitar mediante memorando dirigido al Ordenador del Gasto con copia al Grupo de

Gestión Contractual adelantar la liquidación unilateral del contrato, anexando para ello los

soportes de los requerimientos realizados al contratista o de la manifestación de inconformidad

del contratista frente a la liquidación enviada al mismo.


65

INTERPOSICIÓN DE RECURSOS: TRÁMITE:

Si se interponen los recursos una vez notificada el acta de liquidación unilateral al contratista, se

da traslado al Abogado que adelantó el proceso de liquidación unilateral y al supervisor del

contrato si aún se encuentra en la entidad, en caso contrario, al jefe del área que solicitó

adelantar la contratación respectiva para que proyecte la respuesta respectiva, en los aspectos

jurídicos tendrá el apoyo del abogado que esté adelantando la liquidación.

Flujograma:

5. El Ordenador del Gasto revisa aprueba o solicita los ajustes que considere pertinentes y

firma la resolución de liquidación unilateral del contrato y se remite al Grupo de Gestión

Contractual.

6. El Abogado asignado del Grupo de Gestión Contractual adelanta los trámites de

notificación del acto administrativo, en coordinación con el Coordinador del Grupo de

Notificaciones de la Entidad, de acuerdo con las normas vigentes sobre la materia.

1. El supervisor del contrato remite la respuesta al Grupo de Gestión Contractual, para que el abogado

asignado a la liquidación proyecte el acto administrativo que resuelva el recurso.

2. El Coordinador del Grupo de Gestión Contractual revisa la resolución que resuelve el recurso

interpuesto contra la liquidación unilateral y si está de acuerdo la remite al ordenador del gasto para su

aprobación y firma. En caso contrario se devuelve al abogado para que tramite los ajustes pertinentes

con el supervisor.

7. El Abogado que adelanta la liquidación unilateral por parte del Grupo de Gestión Contractual

entrega al abogado que adelantó el proceso de contratación, la resolución de liquidación

unilateral en firme (una vez se obtenga la constancia de ejecutoria), para su publicación en la

plataforma del SECOP www.colombiacompra.gov.co y para que se archive la resolución de

liquidación unilateral en original, en el expediente del contrato con la constancia respectiva de

ejecutoria expedidad por el Grupo de Notificaciones.

3. Una vez se apruebe y firme por parte del Ordenador del gasto, el abogado entrega para el

trámite de notificación al Contratista al Coordinador del Grupo de Notificaciones de la Entidad.



66

Nota: En caso de quedar saldos a favor de la Superintendencia, el abogado que adelanta la

liquidación unilateral enviará copia de la misma al Coordinador del Grupo de Gestión de

Financiera para la liberación del saldo respectivo.

5. OBLIGACIONES POSTERIORES A LA LIQUIDACION

Vencidos los términos de las garantías en las coberturas de calidad, estabilidad y

mantenimiento, o las condiciones de disposición final de las obras o bienes, la Entidad Estatal

debe dejar constancia del cierre del expediente del proceso de contratación, para lo cual el

supervisor deberá tener en cuenta la aplicación de las normas que establece la Ley general de

archivo, de conformidad con los lineamientos establecidos por el Grupo de Gestión

Administrativa y Documental de la entidad.


67

TITULO III

INTERVENTORÍA Y/O SUPERVISIÓN DE LOS CONTRATOS

Derechos De Autor :tebaevsezong

1. SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LOS CONTRATOS

Con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de

corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, las Entidades públicas

están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través

de un supervisor o un interventor, según corresponda.

La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y

jurídico que, sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la Superintendencia

cuando no requieren conocimientos especializados. Para la supervisión, la Entidad podrá

contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que sean

requeridos.

La interventoría consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y

jurídico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona natural o jurídica

contratada para tal fin por la Superintendencia, cuando el seguimiento del contrato suponga

conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo

justifiquen. No obstante, cuando la Entidad lo encuentre justificado y acorde con la naturaleza

del contrato principal, podrá contratar el seguimiento administrativo, técnico, financiero,

contable, jurídico del objeto o contrato dentro de la interventoría.

Por regla general, no serán concurrentes en relación con un mismo contrato, las funciones de

supervisión e interventoría. Sin embargo, la Superintendencia puede dividir la vigilancia del

contrato principal, caso en el cual, en el contrato respectivo de interventoría, se deberán


68

indicar las actividades técnicas a cargo del interventor y las demás quedarán a cargo de la

Superintendencia a través del supervisor.

El contrato de Interventoría será supervisado directamente por la Superintendencia a través del

funcionario que para tal caso esta designe.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011, la Superintendencia

se encuentra obligada a vigilar y controlar la iniciación, ejecución y liquidación de los contratos

o convenios que suscriba y así mismo verificar que se cumplan con las especificaciones

técnicas, las actividades administrativas, legales, financieras y presupuéstales establecidas en

los contratos o convenios y sus respectivos planes operativo, cuando a ello hubiere lugar.

2. OBJETIVOS DE LA SUPERVISIÓN o INTERVENTORÍA:

Son objetivos generales de la interventoría y de la supervisión en los contratos o convenios los que se relacionan a continuación:

Vigilar y hacer seguimiento al cumplimiento de las obligaciones pactadas en el convenio o contrato, procurando que se desarrollen dentro de los presupuestos de tiempo e inversión previstos originalmente, para proteger efectivamente los intereses de la Superintendencia.

Acompañar a las partes para llegar a las soluciones pertinentes que aseguren la finalización del contrato y/o convenio con éxito, facilitando la interacción entre las mismas.

Verificar el cumplimiento de la normatividad vigente aplicable al contrato o convenio.

Mantener informado al ordenador del gasto en forma continua, oportuna y periódica, sobre el avance, presentado en el desarrollo del contrato o convenio, además de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente.

Facilitar una óptima interacción entre las partes.

Vigilar que las asignaciones presupuéstales definidas dentro de los contratos y/o convenios se cumplan tal como fueron acordadas.

Propender por qué no se generen conflictos entre las partes y adoptar medidas tendientes a solucionar eventuales controversias.

Velar por que la ejecución del contrato no se interrumpa injustificadamente.


69

3. CRITERIOS PARA LA DESIGNACIÓN DEL SUPERVISOR

Se designa como supervisor al funcionario de la Entidad o contratista designado para

tal fin que tenga relación funcional con el objeto contractual, la especialidad del

funcionario, su relación con las dependencias interesadas en la celebración del

contrato si es el caso, y los conocimientos técnicos que sobre el objeto contractual

deba tener el supervisor, así:

Superintendente Delegado, Jefe, Coordinador de Grupo, o Jefe de la Dependencia

solicitante de la contratación, o Asesor, o profesional o funcionario cuyas funciones

estén relacionadas directamente con la ejecución del contrato.

Quien haya sido asignado supervisor por el ordenador del gasto, no podrá en uso de

su nivel de jerarquía superior delegar por sí mismo la supervisión o parte de ella en

otros funcionarios, sobre los cuales existe relación de subordinación. La

responsabilidad en el ejercicio de la supervisión es exclusiva de quien ha sido

designado supervisor por el ordenador del gasto.

En el estudio previo se establece el perfil del funcionario que se propone para ejercer

la supervisión, el cual debe estar soportado en las funciones del servidor público y el

objeto de la contratación.

4. DOCUMENTOS PARA EJERCER LA SUPERVISION O INTERVENTORIA DEL CONTRATO

Con el fin de ejercer la adecuada vigilancia y control del contrato o convenio, el supervisor y/o

interventor deberá tener en cuenta los siguientes documentos:

Documento de designación (memorando, correo electrónico, oficio, etc.).

Copia de los estudios previos con los respectivos anexos si los hubiere.

Copia de las condiciones establecidas en el pliego de condiciones definitivo o adendas, o invitación pública, según la modalidad de selección.

Copia del documento de adjudicación (resolución de adjudicación, aceptación de oferta, orden de compra, etc.)

Copia íntegra de la propuesta original presentada por el oferente.

Copia del contrato.

Copia de las garantías presentadas, documento de aprobación de las mismas y registro presupuestal.

Copia de las licencias, permisos o autorizaciones legales que se hayan expedido para la respectiva contratación.

Los demás documentos que contienen información sobre aspectos fundamentales de la contratación.


70

Parágrafo: Para la supervisión del contrato, junto con el memorando de designación se

remitirá copia del contrato, del registro presupuestal, de las garantías junto con su aprobación.

Los demás documentos los puede consultar o sacar copia del expediente contractual o

consultarlos en el Secop, según se trate. En ningún caso se eximirá de responsabilidad al

supervisor y/o interventor del contrato por no tener en cuenta estos documentos para el

efectivo desarrollo de la supervisión.

5. DESIGNACIÓN DEL SUPERVISOR O INTERVENTOR Y CALIDADES

La designación del supervisor o interventor del contrato o convenio le corresponde al Ordenador

del Gasto, conforme a lo establecido en los estudios previos y/o el pliego de condiciones y/o el

contrato, mediante memorando. Para ello previamente se debe haber cumplido con los

requisitos de perfeccionamiento (suscripción del mismo) y legalización (registro presupuestal y

aprobación de la garantía única, en caso que se haya pactado en el mismo).

Por regla general el supervisor del contrato será el Jefe del Área que solicita la contratación,

salvo que él mismo señale en los estudios previos que la supervisión estará a cargo de otro

funcionario de la misma dependencia.

No obstante, el ordenador del gasto podrá en cualquier momento una vez perfeccionado y

legalizado el contrato designar un funcionario diferente al señalado en los estudios previos.

El jefe del área solicitante del proceso de contratación le corresponderá determinar el supervisor

y/o interventor del contrato en los estudios previos, y/o en el contrato, para lo cual tendrá en

cuenta que el funcionario o contratista acredite los conocimientos técnicos o profesionales y de

acuerdo con las funciones del cargo que ejerza y que tengan relación con el objeto del contrato

o convenio y sus actividades, o que si se trata de un contratista se haya contratado para tal

efecto.

Para la interventoría, la Superintendencia podrá contratar personal de apoyo, a través de los

contratos de prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión que sean requeridos.

Las designaciones de supervisión recaerán únicamente en funcionarios del nivel Directivo,

Asesor y Profesional. No obstante lo anterior, se podrá designar funcionarios del nivel técnico,

siempre y cuando las funciones del cargo que ejerza tengan relación con el objeto del contrato o

convenio y sus actividades a vigilar.

El supervisor o interventor deberá tener en cuenta todas las obligaciones propias de la

supervisión o interventoría, relacionadas o emanadas del objeto contractual y sus

obligaciones, en los aspectos generales, técnicos, administrativos y legales, de conformidad

con el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011.


71

6. IMPLICACIONES DEL EJERCICIO DE LA SUPERVISIÓN O INTERVENTORÍA

Para la Superintendencia del Subsidio Familiar se hace imperativo que la gestión del

supervisor y/o interventor se acompañe con el señalamiento de los compromisos de una

actividad realizada sobre la debida diligencia.

Es importante precisar que la responsabilidad de los supervisores e interventores, por cuanto

representa las siguientes implicaciones:

Compromete la responsabilidad de la Superintendencia del Subsidio Familiar.

Provee la prueba para la defensa de reclamaciones por virtud de la ejecución del

contrato.

Previene los efectos desfavorables del incumplimiento.

Garantiza control en materia de ejecución y liquidación.

Minimiza riesgos de reclamaciones y demandas para la entidad.

7. RESPONSABILIDAD DEL SUPERVISOR O INTERVENTOR

De conformidad con lo señalado en el artículo 53 de la ley 80 de 1993, modificado por la Ley

1474 de 2011, los consultores y asesores externos responderán civil, fiscal, penal y

disciplinariamente tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de

consultoría o asesoría, como por los hechos u omisiones que les fueren imputables y que

causen daño o perjuicio a la Superintendencia , derivados de la celebración y ejecución de los

contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las actividades de consultoría o

asesoría.

Por su parte, los interventores responderán civil, fiscal, penal y disciplinariamente, tanto por el

cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de interventoría, como por los hechos u

omisiones que les sean imputables y causen daño o perjuicio a las entidades, derivados de la

celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las

funciones de interventoría

8. FACULTADES Y DEBERES GENERALES DEL SUPERVISOR o INTERVENTOR

La vigilancia y control de los contratos, estará a cargo de un Supervisor o Interventor Externo, según sea el caso, de conformidad a lo señalado por el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011, quienes deberán cumplir con las facultades y deberes señalados en el artículo 84 de la mencionada ley, demás normas concordantes y los deberes y facultades de los supervisores o interventores aquí contenidas, sin perjuicio de las demás actividades que la Superintendencia establezca:


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8.1. Conocer a nivel de detalle todos los documentos que soportan la contratación, a partir de los estudios previos; pliego de condiciones, adendas, propuesta, contrato, registros presupuestales, garantías y su documento de aprobación.

8.2. Cuando haya lugar, efectuar una reunión preliminar con el contratista para establecer la

metodología de trabajo, el cronograma, lugar, fecha y hora de las sesiones de trabajo que se realizarán dentro de la ejecución del contrato y todo otro aspecto relacionado con el referido contrato.

8.3. Levantar las actas, documentos e informes que se deriven de la ejecución del contrato

junto con el contratista o un delegado debidamente facultado por éste.

8.4. Disponer lo necesario para asegurar el cumplimiento de las metas contractuales en términos de tiempo, calidad y valor.

8.5 Documentar en debida forma toda la ejecución del contrato o convenio, sobre el cual

ejerza la supervisión o interventoría.

8.6. Conocer y aplicar los procedimientos internos de la Superintendencia, referentes al manejo de los contratos o convenios, según el caso.

8.7. Cuando haya lugar, suscribir el acta de inicio del contrato o convenio una vez verificado

el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución 8.9. Hacer seguimiento y exigir al contratista la actualización de las garantías del contrato

durante la ejecución del mismo, si a ello hubiere lugar. 8.10. Para tales efectos, una vez solicitada la actualización de las garantías, el supervisor

deberá enviarlas al Grupo de Gestión Contractual con el fin de que las mismas sean revisadas por parte de los corredores de seguros y aprobadas por el Coordinador del Grupo.

8.11. Responder las consultas que estén a su alcance o recomendar los términos de la

respuesta, relacionadas con el contrato o convenio, en los plazos de ley en coordinación con las áreas y entidades requeridas. Estar atento a los términos señalados por la ley para evitar la ocurrencia del silencio administrativo positivo.

8.12. Solicitar por escrito al Grupo de Gestión Contractual los conceptos o elementos

informativos que le garanticen una debida actuación y soporte en la toma de decisiones propias del ejercicio de la supervisión o interventoría.

8.13. Elevar consultas de carácter jurídico o de cualquiera otra naturaleza, ante las instancias

respectivas para los efectos del estudio y aplicación de sanciones contractuales o elementos de apremio que le permitan interactuar con el contratista; tales consultas o solicitudes, deberán remitirse debidamente soportadas.

8.14. Comunicar por escrito al Grupo de Gestión Contractual para que desde allí se

informe al garante, cuando en desarrollo del contrato o convenio se presente


73

incumplimientos de las obligaciones derivadas del contrato por parte del contratista y que puedan poner en riesgo la ejecución del mismo.

8.15. Exigir del contratista, de sus subcontratistas y de su personal el cumplimiento de las

normas legales, entre ellas, las referidas a la Seguridad Social Integral y las de Higiene y Seguridad Industrial.

8.16. Solicitar al contratista periódicamente la presentación de los documentos que

certifiquen el cumplimiento de las obligaciones laborales y legales del personal vinculado durante la ejecución del contrato.

8.17. Revisar y aprobar las hojas de vida de los profesionales que intervendrán en el

contrato, conforme a los requerimientos establecidos por la Superintendencia, establecidas en los pliegos y/o pactados en el respectivo contrato o convenio

8.18. Impartir al contratista las instrucciones, órdenes y autorizaciones que se requieran para

el desarrollo del contrato o convenio y exigir la presentación de informes periódicos (diarios, semanales o mensuales), sobre la ejecución del contrato y los demás informes que solicite la Superintendencia, de acuerdo con lo establecido en el contrato o convenio.

8.19. Rendir y elaborar los informes, conceptos, estudios y demás trabajos que le sean

solicitados por el competente contractual, en desarrollo de la labor de supervisión o interventoría.

8.20. Proyectar y tramitar la liquidación del contrato o convenio y velar porque se cumpla

dentro del plazo establecido para el efecto. 8.21. Poner a disposición del contratista en los contratos de obra, toda la documentación

necesaria, referida a aspectos técnicos entre los que se encuentran los Planos, estudios, especificaciones técnicas y documentos necesarios, advirtiéndole que dicha información es de carácter confidencial según se haya establecido en el correspondiente contrato.

8.22. Exigir la disponibilidad de recursos de personal, materiales y equipos del contratista de

acuerdo con las especificaciones del contrato o convenio y lo previsto en el mismo. 8.23. Cuando haya lugar, diligenciar diariamente los registros que exija el contrato y

tratándose de obras la bitácora de la obra. 8.24. Controlar la calidad de los materiales y actividades objeto del contrato de acuerdo con

las normas, especificaciones y demás acuerdos contractuales. 8.25. Preparar los documentos de justificación, debidamente soportados referidos a las

solicitudes de modificación, suspensión y reiniciación de contratos o convenios según sea el caso.

8.26. Analizar y aprobar los nuevos precios cuando se requieran ítems extras en el contrato,

así como elaborar las especificaciones técnicas respectivas.


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8.27. Revisar, aprobar y tramitar antes de su liquidación, los productos e informes técnicos

que se hayan pactado contractualmente. 8.28. Velar porque se mantengan vigentes los amparos presupuestales del contrato durante

la vigencia contractual. 8.29. Aprobar el programa de inversión de anticipo, cuando a éste hubiere lugar. 8.30. Cuando sea del caso solicitar la constancia de ingreso de los bienes al almacén de la

Superintendencia.

8.31. Al finalizar el contrato, el Supervisor será el responsable de expedir el acta de recibo a satisfacción y calificación al contratista, conforme al formato diseñado para tal fin, el cual podrá ser consultado en ISOlucion, con el fin de que se realice la evaluación del contratista y el pago correspondiente. Para tales efectos deberá verificar que el contratista haya ampliado las garantías para la etapa post contractual, cuando así esté pactado en el contrato.

9. ACTIVIDADES DE LA SUPERVISIÓN o INTERVENTORÍA:

Son acciones de los supervisores o interventores, las siguientes:

9.1 ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS.

9.1.1. Verificar que el contratista haya cumplido en su totalidad con los requisitos de perfeccionamiento y ejecución, antes de iniciar el contrato o convenio. El supervisor o interventor no podrá dar inicio a la ejecución del contrato y/o convenio sin que previamente haya verificado y recibido los documentos que le permitan determinar que se aprobó la garantía única y se realizó el registro presupuestal.

9.1.2 Elaborar y suscribir con el contratista el acta de inicio del contrato, cuando se haya pactado en el contrato y/o convenio según el formato que se puede encontrar en el sistema de gestión de calidad-herramienta ISOlución.

9.1.3 Suscribir las actas a que haya lugar con ocasión a la ejecución del contrato y/o convenio, tales como:

a. Acta de inicio del contrato, actas de avances a efectos de controlar el desarrollo del objeto.

b. Actas de suspensión y reiniciación, cuando se justifique las causas que dan

origen a suspender el contrato, y cuando se haya superado las causas, elaborar y firmar el acta de reinició del contrato. Cuando se suspenda y reinicie el contrato, deberá solicitar al contratista el ajuste de las garantías, a su costa.

c. Elaborar informe de supervisión periódico o final, acta de recibo a satisfacción y calificación del contratista, resultado de la ejecución del contrato y


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sus productos donde se deberá señalar el grado de satisfacción del desempeño del contratista para que obre en la carpeta del contrato al terminar su ejecución.

9.1.4 Elaborar el acta de liquidación y remitirla al Grupo de Gestión Contractual, con los soportes documentales pactados en el contrato y en los formatos del sistema de gestión de calidad de la herramienta ISOlución, dentro del plazo pactado en el contrato o dentro de los cuatro (4) meses siguientes a su terminación. 9.1.5 Remitir toda la documentación que se produzca en la ejecución contractual y en la etapa de la liquidación al Grupo de Gestión Contractual para su archivo en el expediente del contrato, siguiendo los formatos del sistema de gestión de calidad de la herramienta ISOlución y verificando que las copias que obran en el mismo sean las copias finales aprobadas tanto en la ejecución como para el pago. 9.1.6 Vigilar el cumplimiento de los plazos para la entrega de productos o servicios, como las acciones de mitigación de los riesgos que puedan generar desequilibrio contractual y las vigencias de los amparos de la garantía única.

9.1.7 Controlar los amparos de la garantía única y la vigencia de cada uno de ellos ante el posible incumplimiento por parte del contratista, de conformidad con lo pactado en el contrato o convenio.

9.1.8 Exigir al contratista la presentación de los certificados de modificación a la póliza cuando se suscriban prorrogas, adiciones o suspensiones y remitirlas al Grupo de Gestión Contractual para su correspondiente aprobación por el funcionario competente.

9.1.9 Presentar por escrito de manera motivada y en la debida oportunidad al contratista, remitiendo con copia al expediente contractual, las observaciones o recomendaciones que estime oportunas y procedentes para el óptimo cumplimiento del objeto contractual.

9.1.10 Estudiar y preparar de manera oportuna y por escrito, la respuesta a cualquier solicitud del contratista, en relación a la ejecución del contrato y remitirla inmediatamente al ordenador del gasto con el fin de evitar que se configure el silencio administrativo positivo.

9.2 ACTIVIDADES FINANCIERAS Y CONTABLES.

Según sea el caso, el supervisor o interventor ejercerán el seguimiento y control de las

actuaciones del contratista de orden financiero, contable y presupuestal que se deban realizar

dentro del marco del contrato o convenio suscrito, a saber:

9.2.1 Controlar que el contratista o conveniente pague cumplidamente las obligaciones laborales y tributarias que se deriven de la ejecución del convenio o contrato.


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9.2.2 Vigilar los registros y soportes de la ejecución de los recursos asignados para la ejecución del objeto. Esta se dirige a vigilar la globalidad del presupuesto asignado para el cumplimiento de las obligaciones contractuales. Con su ejercicio se constata que el gasto se efectúe de manera ajustada a la destinación y montos previstos en el contrato y el plan operativo y a conducir el correcto manejo de los dineros públicos.

9.2.3 Revisar las facturas y/o cuentas de cobro presentadas por el contratista, y en caso de

ser necesario, registrar cronológicamente los pagos y deducciones del contrato o convenio.

9.2.4 Verificar que el contratista constituya una fiducia o patrimonio autónomo irrevocable para

el manejo de los recursos que reciba a título de anticipo, cuando así se pacté en el contrato, con el fin de que dichos recursos se apliquen exclusivamente a la ejecución del contrato.

9.2.5 Vigilar que no se asuman compromisos que no tengan la respectiva disponibilidad

presupuestal. En el evento de requerirse mayores recursos, el supervisor o interventor del convenio o contrato deberá motivar la solicitud mediante memorando dirigido al ordenador del gasto, para su aprobación y trámite.

9.2.6 Verificar que se expidan los registros presupuéstales en el caso de que se presenten

adiciones, modificaciones o cesión del contrato o convenio.

9.2.7 Constituir las reservas presupuestales y cuentas de cobro, cuando queden pagos pendientes que sobrepasen la vigencia respectiva.

9.2.8 Expedir informe de supervisión periódico ó final del cumplimiento del objeto y las obligaciones del contrato o la entrega de bienes y/o servicios, obligatorio para el pago del valor del contrato.

9.2.9 Gestionar el pago a los contratistas como se relaciona a continuación: Previo a la

radicación en el Grupo de Gestión Financiera, para proceder al pago, debe radicarse una copia de los documentos de ejecución, en el Grupo de Gestión Contractual de los documentos que se indican a continuación:

a) Fotocopia del acta de inicio (si es el caso), sólo para el primer pago.

b) Factura o cuenta de cobro.

c) Formato de ingreso a Almacén (si es el caso).

d) Planilla de pago de la seguridad social integral (si es persona natural) o ccertificación del revisor fiscal (en caso que aplique) o del representante legal o contador si se trata de persona jurídica donde se manifieste que se encuentra al día por los últimos seis (6) meses. Dicha certificación se debe solicitar para cada pago que autorice.

e) Informe del contratista, cuando sea requerido en el contrato.

f) Formato de cumplido e informe periódico de supervisión.

g) CD regrabable (solo para el primer pago cuando se trate de contrato de prestación de servicios profesionales y apoyo a la gestión).


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h) El informe periódico ó final de ejecución expedido por el supervisor.

Flujograma del procedimiento para pago:

1. Revisar el cumplimiento satisfactorio del objeto y las obligaciones del contrato o la entrega de bienes y/o servicios a que haya lugar, en el periodo respectivo, de acuerdo con el contrato

2. Verificar los documentos que

prueben que el contratista ha

cumplido oportunamente con

sus obligaciones frente al

sistema de seguridad social

integral y con los aportes

parafiscales, cuando haya

lugar a ello.

3. Revisar que la factura o la cuenta de cobro presentada por el contratista a la Entidad corresponda con los conceptos a pagar en el periodo respectivo, de acuerdo con lo pactado en el contrato y la ejecución real y efectiva del mismo.

4. Revisar los informes mensuales y documentos que presente el contratista, de acuerdo con lo establecido en el contrato

7. Remitir con copia de los

documentos señalados

anteriormente al Grupo de

Gestión Contractual, para

que reposen en el

expediente del archivo

satélite de este Grupo Y

otra copia al Grupo de

Gestión Financiera, para

tramitar el pago.

6. El Coordinador del Grupo de gestión financiera, verifica el cumplimiento de los requisitos para el pago y la disponibilidad de fondos para proceder con el mismo

8. En caso que los documentos

soporte se encuentren incompletos o

no correspondan, se debe informar al

supervisor del contrato, para que dé

respuesta al requerimiento y se pueda

proceder al pago.

5. Expedir informe periódico ó

final del cumplimiento del objeto y

las obligaciones del contrato o la

entrega de bienes y/o servicios a

que haya lugar, en el periodo

respectivo.


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9.3 ACTIVIDADES DE CARÁCTER JURÍDICO.

El supervisor o interventor del contrato velará por el cumplimiento de las normas contractuales

en general y particularmente deberá:

9.3.1 Exigir al contratista que cumpla con las obligaciones relacionadas con la afiliación y pago de los aportes al Sistema General de Seguridad Social, en salud, pensión, riesgos laborales y aportes parafiscales a la caja de compensación familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar -ICBF- y al SENA, (esto último cuando aplique) y tomar las medidas pertinentes. Si persiste en el incumplimiento deberá informar al ordenador del gasto el incumplimiento de esta obligación.

9.3.2 Certificar que cuenta con la implementación de la política del Sistema de Gestión Seguridad y Salud en el Trabajo, de conformidad con el Decreto 1072 de 2015 – Libro 2 - Parte 2 Título 4 -Capítulo 6, o la norma que la derogue, modifique, o sustituya, cuando aplique.

9.3.3 Expedir informe de supervisión periódico o final del cumplimiento de las obligaciones contractuales, previo a cada pago pactado en el contrato o convenio, este documento es indispensable para que se efectúe el pago correspondiente al contratista, según el formato del Sistema de Gestión de Calidad en la herramienta ISOlución de la Entidad.

9.3.4 Vigilar que la ejecución del contrato o convenio se realice conforme a lo estipulado en el

mismo, es decir que se efectúe de acuerdo con los requerimientos contractuales, tales como: el objeto, las obligaciones, el plazo de ejecución, el valor y la forma de pago etc.

9. El coordinador del Grupo

Gestión financiera remitirá al

Grupo de Gestión

Contractual, copia de la

orden de pago para que

repose en la carpeta del

expediente contractual


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9.3.5 Verificar el cumplimiento de las obligaciones del contratista, lo que incluye el control de

las especificaciones inherentes al proyecto, bienes, obras, o servicios contratados previstos en la oferta, pliegos de condiciones, y obligaciones del contrato o convenio.

9.3.6 Verificar de acuerdo con la naturaleza del contrato o convenio, la existencia de los

permisos, licencias y documentación exigida por las autoridades competentes, previo al inicio de las obras o servicios de que se trate y durante la ejecución de los mismos.

9.3.7 Hacer seguimiento al cronograma de actividades y al plan operativo, cuando se haya

pactado en el contrato, a efectos de solicitar en su oportunidad una eventual prorroga, adición, modificación o suspensión, la cual debe estar debidamente justificada y suscrita por el contratista, previo concepto técnico del supervisor o interventor del contrato.

9.3.8 Verificar que cuando se soliciten adiciones o modificaciones al contrato, éstos estén

comprendidos dentro del objeto del contrato. 9.3.9 Dar aviso inmediato a la ocurrencia de los hechos y por escrito al ordenador del gasto y

al coordinador del grupo de Gestión Contractual, cuando se presenten atrasos que impliquen o conlleven al incumplimiento parcial o total de las obligaciones o irregularidades que se presenten durante la ejecución del contrato o convenio, para que se adopten oportunamente las medidas pertinentes.

9.3.10 Orientar al contratista sobre la mejor manera de cumplir sus obligaciones, informándolo

sobre los trámites, procedimientos y reglamentos de la Superintendencia. 9.3.11 Requerir por escrito al contratista cuando se presenten incumplimientos, con el objeto de

conminarlo a que cumpla, en las condiciones y términos pactados en el contrato. Teniendo en cuenta lo anterior, el supervisor o interventor previo informe del contrato, solicitará por escrito al Ordenador del Gasto la aplicación de multas o sanciones, previo a lo cual deberá darse trámite al procedimiento señalado en el artículo 17 de la Ley 1150 de 2007 y 86 de la Ley 1474 de 2011.

9.3.12 Certificar el recibo a satisfacción de la obra, bien o servicios, prestados a cabalidad por

el contratista. 9.3.13 Presentar a la finalización del contrato o convenio si lo estima pertinente un informe de

balance final de ejecución del convenio o contrato y deberá elaborar el acta de liquidación respectiva con todos los soportes.

9.3.14 En el acta de liquidación de los contratos o convenios el supervisor o interventor deberá

verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones del contratista frente a los aportes de seguridad social integral y parafiscal durante toda su vigencia, manifestando una correcta relación entre el monto pagado y las sumas que debieron haber sido cotizadas.

9.3.15 Elaborar con quien asuma la supervisión o interventoría del contrato, acta o informe del

estado de ejecución del convenio o contrato cuando se presente: traslado, retiro de la entidad, o cambio de supervisor o interventor.


80

9.4 ACTIVIDADES TÉCNICAS. En las actividades técnicas de desarrollo del contrato comprende: 9.4.1 Constatar con inmediatez los proyectos, obras, servicios, bienes realizados; si para ello necesita desplazarse deberá solicitar oportunamente la comisión de servicio al ordenador del gasto en caso de ser funcionario de la entidad o gastos de desplazamiento y representación para contratistas o personal externo contratado para tal fin. 9.4.2 Verificar de acuerdo con la naturaleza del contrato, que se cumplan a cabalidad las normas técnicas, de protección al medio ambiente, seguridad industrial y salud ocupacional cuando a ello hubiere lugar. 9.4.3 Verificar que cada uno de los procesos técnicos a cargo del contratista se adelanten de conformidad con las especificaciones señaladas en los estudios previos, pliegos de condiciones, adendas, oferta, los planos, estudios y diseños, cronogramas y presupuesto.

PARAGRAFO: Todas las órdenes del supervisor y/o interventor deberán constar por escrito y formarán parte del expediente contractual.

10 AUSENCIA TEMPORAL DEL SUPERVISOR TITULAR

Es responsabilidad del supervisor informar al Ordenador del Gasto y al Grupo de Gestión

Contractual, sobre la separación temporal o definitiva de sus funciones como supervisor del

respectivo contrato, por razón del goce de vacaciones, permisos o licencias.

En estos eventos deberá informarlo y solicitar al ordenador del gasto mediante memorando o email, con copia al Grupo de Gestión Contractual, con la suficiente antelación (mínimo ocho (8) días hábiles antes de la separación de las funciones) para que el ordenador del gasto designe a otro supervisor o comunique al funcionario que lo reemplazará.

11 CAMBIO DE SUPERVISOR POR RETIRO DEFINITIVO Y ASUNCION DE CARGO O POR SOLICITUD DE CAMBIO DE SUPERVISOR

Se deberá tener en cuenta que la supervisión deberá recaer en funcionarios del Nivel

Directivo, Asesor, Profesional, o eventualmente del nivel técnico, siempre y cuando estos

cuenten con la formación y/o suficiente experiencia en temas relacionados con el objeto

contractual.


81

En caso que sea, por designación de un nuevo Jefe de Oficina, como las supervisiones son del cargo más no de personas titulares, no será necesario memorando de designación, sino que bastará la elaboración de un documento entre el supervisor saliente y entrante para la entrega y recibo de la relación de los contratos a supervisar y su estado en que los entrega. Igualmente será en caso por ausencia temporal.

Cuando se solicite por el jefe del área al ordenador del gasto que se cambie al supervisor de un

contrato, se designará mediante memorando, para que procedan a la elaboración del informe o

acta entre el supervisor saliente y el entrante para la entrega y recibo del contrato objeto de

supervisión y su estado en que lo entrega y se recibe frente a las obligaciones del mismo, así

como la indicación de la calificación del contratista hasta ese momento por parte del supervisor

saliente.

Cuando se trate de separación definitiva, el supervisor saliente deberá presentar un informe

sobre el estado de la ejecución contractual de los contratos y sus obligaciones, así como su

cumplimiento por parte del contratista, como la indicación de la calificación del contratista

hasta el momento de su retiro o realizar un acta de empalme con el mismo objeto y requisitos

con el funcionario que vaya a asumir dicho cargo.

Una vez efectuado la solicitud junto con sus soportes y la autorización del ordenador del gasto,

el Grupo de Gestión Contractual adelantara el trámite pertinente para designar al nuevo

supervisor ya sea de carácter temporal o definitivo.

12 PRORROGA DEL CONTRATO DE INTERVENTORÍA

Los contratos de interventoría podrán prorrogarse por el mismo plazo que se haya prorrogado

el contrato objeto de vigilancia. En tal caso el valor podrá ajustarse en atención a las

obligaciones del objeto de interventoría, sin que resulte aplicable la prohibición de adicionar los

contratos por monto superior al 50% de su valor inicial, como lo dispone el parágrafo del

artículo 40 de la Ley 80 de 1993.

13 EJERCICIO DE LA SUPERVISION O INTERVENTORIA EN FORMA CONJUNTA.

Cuando la complejidad del objeto a contratar así lo amerite, habrá lugar a designar o contratar

la supervisión o interventoría en forma conjunta, en cuyo efecto, las decisiones se adoptarán

por unanimidad, compete a los integrantes de la misma, pronunciarse sobre los aspectos

especiales de su competencia. En todo caso, los integrantes de la supervisión o interventoría

colegiada, obrarán conjuntamente y las diferencias que se susciten a su interior serán

dirimidas por el ordenador del gasto, previo concepto emitido por el Grupo de Gestión

Contractual de la Superintendencia o quien haga sus veces.

Todos los actos que se generen en el ejercicio de la supervisión o interventoría conjunta, serán

suscritos por el número de integrantes de la misma y en caso de diferencias, así lo harán

constar en el documento respectivo, el cual será materia de estudio y pronunciamiento

conforme a lo dicho con antelación.


82

14 MECANISMOS DE CONTROL A LA GESTION DEL SUPERVISOR E INTERVENTOR.

El Control Interno en la Superintendencia del Subsidio Familiar, tiene como objetivo

fundamental establecer las acciones, las políticas, los métodos, procedimientos y mecanismos

de prevención, control, evaluación y de mejoramiento continuo de la entidad pública que le

permitan la autoprotección necesaria para garantizar una función administrativa transparente,

eficiente, cumplimiento de la Constitución, leyes y normas que la regulan, coordinación de

actuaciones con las diferentes instancias con las que se relaciona y una alta contribución al

cumplimiento de la finalidad social del Estado.

Existen mecanismos de control al exterior y al interior de la Entidad así:

Al exterior de la Entidad:

Contraloría General de la República; Control Fiscal, de acuerdo con la Solicitud

periódica de información.

Procuraduría General de la Nación; Control Disciplinario, según el Código Único

disciplinario - Ley 200/95 Proceso disciplinario.

Veedurías Ciudadanas - Comités de Control Social - Comisión Ciudadana de Lucha

contra la Corrupción; Control Social o Control Ciudadano Derechos de Petición en

interés general o particular, veeduría ciudadana.

Al Interior de la Entidad: Oficina de Control al Interior de la Superintendencia del Subsidio Familiar, Ley 25

/1981.

Oficina de Asuntos Disciplinarios, Ley 734 de 2002 Código Único Disciplinario,

Ley 1437 DE 2011 Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso

Administrativo.

Igualmente todo supervisor de un contrato debe dar cumplimiento a los deberes y obligaciones señaladas en la Ley 734 de 2002 (Código Único Disciplinario), que a continuación se relacionan:

“Artículo 34. Deberes. Son deberes de todo servidor público:

1. Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la Constitución, los tratados de Derecho Internacional Humanitario, los demás ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas, los contratos de trabajo y las órdenes superiores emitidas por funcionario competente.


83

2. Cumplir con diligencia, eficiencia e imparcialidad el servicio que le sea encomendado y abstenerse de cualquier acto u omisión que cause la suspensión o perturbación injustificada de un servicio esencial, o que implique abuso indebido del cargo o función.

3. Formular, decidir oportunamente o ejecutar los planes de desarrollo y los presupuestos, y cumplir las leyes y normas que regulan el manejo de los recursos económicos públicos, o afectos al servicio público.

6. Tratar con respeto, imparcialidad y rectitud a las personas con que tenga relación por razón del servicio.

8. Desempeñar el empleo, cargo o función sin obtener o pretender beneficios adicionales a las contraprestaciones legales y convencionales cuando a ellas tenga derecho.

10. Realizar personalmente las tareas que le sean confiadas, responder por el ejercicio de la autoridad que se le delegue, así como por la ejecución de las órdenes que imparta, sin que en las situaciones anteriores quede exento de la responsabilidad que le incumbe por la correspondiente a sus subordinados.

11. Dedicar la totalidad del tiempo reglamentario de trabajo al desempeño de las funciones encomendadas, salvo las excepciones legales.

13. Motivar las decisiones que lo requieran, de conformidad con la ley.

15. Ejercer sus funciones consultando permanentemente los intereses del bien común, y teniendo siempre presente que los servicios que presta constituyen el reconocimiento y efectividad de un derecho y buscan la satisfacción de las necesidades generales de todos los ciudadanos.

17. Permanecer en el desempeño de sus labores mientras no se haya hecho cargo de ellas quien deba reemplazarlo, salvo autorización legal, reglamentaria, o de quien deba proveer el cargo.

24. Denunciar los delitos, contravenciones y faltas disciplinarias de los cuales tuviere conocimiento, salvo las excepciones de ley.

25. Poner en conocimiento del superior los hechos que puedan perjudicar el funcionamiento de la administración y proponer las iniciativas que estime útiles para el mejoramiento del servicio.

30. Ejercer, dentro de los términos legales, la jurisdicción coactiva para el cobro de las sanciones de multa.

34. Recibir, tramitar y resolver las quejas y denuncias que presenten los ciudadanos en ejercicio de la vigilancia de la función administrativa del Estado.

38. Actuar con imparcialidad, asegurando y garantizando los derechos de todas las personas, sin ningún género de discriminación, respetando el orden de inscripción, ingreso de solicitudes y peticiones ciudadanas, acatando los términos de ley.


84

(Subrayado fuera de texto).

Artículo 35. Prohibiciones. A todo servidor público le está prohibido:

1. Incumplir los deberes o abusar de los derechos o extralimitar las funciones contenidas en la Constitución, los tratados internacionales ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas y los contratos de trabajo.

2. Imponer a otro servidor público trabajos ajenos a sus funciones o impedirle el cumplimiento de sus deberes.

3. Solicitar, directa o indirectamente, dádivas, agasajos, regalos, favores o cualquier otra clase de beneficios.

4. Aceptar, sin permiso de la autoridad correspondiente, cargos, honores o recompensas provenientes de organismos internacionales o gobiernos extranjeros, o celebrar contratos con estos, sin previa autorización del Gobierno.

7. Omitir, negar, retardar o entrabar el despacho de los asuntos a su cargo o la prestación del servicio a que está obligado.

8. Omitir, retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o a solicitudes de las autoridades, así como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda su conocimiento.

15. Ordenar el pago o percibir remuneración oficial por servicios no prestados, o por cuantía superior a la legal, o reconocer y cancelar pensiones irregularmente reconocidas, o efectuar avances prohibidos por la ley o los reglamentos.

16. Asumir obligaciones o compromisos de pago que superen la cuantía de los montos aprobados en el Programa Anual Mensualizado de Caja (PAC).

19. Reproducir actos administrativos suspendidos o anulados por la jurisdicción contencioso-administrativa, o proceder contra resolución o providencia ejecutoriadas del superior.

20. Permitir, tolerar o facilitar el ejercicio ilegal de profesiones reguladas por la ley.

22. Prestar, a título particular, servicios de asistencia, representación o asesoría en asuntos relacionados con las funciones propias del cargo, hasta por un término de un año después de la dejación del cargo o permitir que ello ocurra.

24. Incumplir cualquier decisión judicial, fiscal, administrativa, o disciplinaria en razón o con ocasión del cargo o funciones, u obstaculizar su ejecución.


85

25. Gestionar directa o indirectamente, a título personal, o en representación de terceros, en asuntos que estuvieron a su cargo.

29. Prescindir del reparto cuando sea obligatorio hacerlo, o efectuarlo en forma irregular.

30. Infringir las disposiciones sobre honorarios o tarifas de los profesionales liberales o auxiliares de la justicia y/o el arancel judicial, en cuantía injusta y excesiva.

33. Adquirir, por sí o por interpuesta persona, bienes que se vendan por su gestión o influir para que otros los adquieran, salvo las excepciones legales.

15. TRASLADO A LA OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO EN EL EJERCICIO

DE LA SUPERVISION DEL CONTRATO. El Ordenador del Gasto pondrá en conocimiento de la Oficina de Control Interno Disciplinario de la Superintendencia, las anomalías en los procesos en que sea necesario adelantar sanciones al contratista por mal desempeño del supervisor y procesos iniciados a los supervisores por la Contraloría General de la República en las auditorías que ésta realice a la contratación de la Entidad, para que esta dé inicio a la respectiva investigación.


86

TITULO IV

PROCEDIMIENTOS Y FORMATOS

Los procedimientos de los procesos de contratación en sus diferentes modalidades según las

normas vigentes y los formatos establecidos, deben ser consultados en el portal web de la

entidad o en la herramienta ISOlucion del Sistema de Gestión de Calidad de la Entidad de la

Entidad.

PROCEDIMIENTOS DE LAS DIFERENTES MODALIDADES DE CONTRATACIÓN

PROCEDIMIENTO PARA LOS PROCESOS DE SELECCIÓN POR

LICITACIÓN PÚBLICA

ACTIVIDADES

RESPONSABLE PROCEDENCIA FORMATO Y/O

MEDIO DE

PUBLICACIÓN

1 Verificar la inclusión del

requerimiento en el plan anual

de adquisiciones –PAA-,

previamente aprobado por la

Superintendencia.

Verificar los Acuerdos Marco

de precios vigentes en la

página de Colombia Compra,

los cuales son obligatorios.

Vigencias Futuras: Cuando se

vaya a contratar con vigencias

futuras, se deberá contar con el

oficio de aprobación de las

mismas por parte del

Ministerio de Hacienda.

Jefe del área o

dependencia que

requiere la

contratación

Es lo primero que debe hacer el

área o dependencia que requiere

la contratación y antes de

elaborar o proyectar cualquier

otro documento.

Plan Anual de

Adquisiciones –PAA-

2

Realizar el Análisis Económico

del sector teniendo en cuenta

lo preceptuado en la

normativa vigente (artículo

2.2.1.1.1.6.1. Decreto 1082 de

2015) y las recomendaciones

que Colombia Compra Eficiente

imparte a todas las entidades

Jefe del área o

dependencia que

requiere la

contratación

Antes de los estudios previos, es

la base para establecer y

sustentar el presupuesto.


87

para este análisis.

3

Elaborar los estudios previos.

En la elaboración de los mismos

se deben atender además de

las recomendaciones de La

Agencia Nacional de

Contratación, las necesidades

de la entidad, en tal sentido se

requiere de la participación del

área que requiere la

contratación junto con el área

de secretaría general, quienes

apoyarán este proceso.

Jefe del área o

dependencia que

requiere la

contratación

Abogado asignado

al proceso del

Grupo de Gestión

Contractual

Coordinador del

Grupo de Gestión

Financiera

Antes de proyectar los pliegos de

condiciones y la expedición de

CDP

Formato estudios

previos publicado en

la herramienta

Isolución.

4

Cuando proceda solicitar la

viabilidad de aplicación de

recursos de Inversión o en su

defecto el certificado de

autorización de la contratación

con recursos de

funcionamiento (Decreto 2209

de 1998).

Jefe del área o

dependencia que

requiere la

contratación

Procede cuando se apliquen

recursos de Inversión o de

funcionamiento.

Certificado de

aplicación de

recursos de inversión

que expide la Oficina

de Planeación o la

Secretaria General

según corresponda.

5

Obtener la aprobación del

Ordenador del Gasto y solicitar

el Certificado de Disponibilidad

Presupuestal.

Jefe del área que

requiere la

contratación

Ordenador del gasto

Mediante memorando el jefe del

área que requiere la contratación

solicita a la Ordenadora del gasto,

autorización para expedir el

certificado de disponibilidad

presupuestal.

Memorando

6

Expedir el certificado de

disponibilidad presupuestal

Coordinador del

Grupo de Gestión

Financiera.

Ordenador del

Gasto.

Antes de la publicación del

proyecto de Pliego de

Condiciones

Certificado de

disponibilidad

presupuestal

7

Reparto Interno, al Abogado de

la Secretaria General, con todos

los documentos (estudios

previos, CDP, análisis

económico del sector y en los

casos que aplique, la

Abogado asignado

al proceso del

Grupo de Gestión

Contractual

Coordinador del

Revisa los documentos y solicita

los ajustes correspondientes.


88

certificación de viabilidad de

recursos de inversión).

Grupo de Gestión

Financiera

8

Elaborar el proyecto de pliego

de condiciones con base en la

modalidad de selección.

Abogado asignado

al proceso del

Grupo de Gestión

Contractual

Artículo 30 de la ley 80 de 1993;

adicionado por el Artículo 2 Ley

1150 de 2007; reglamentado por

los Artículos 2.2.1.2.1.1.1 Y

2.2.1.2.1.1.2 del Decreto 1082 de

2015.

Proyecto de pliego

9 Elaboración del aviso de

convocatoria.

El aviso debe contener la

información indicada en los

artículos 2.2.1.1.2.1.2 Decreto

1082 de 2015 y 224 del

Decreto 019 de 2012.

Abogado asignado

al proceso del

Grupo de Gestión

Contractual

De conformidad con los plazos

publicados en el cronograma.

Aviso

10 Publicar i) El aviso de

convocatoria pública, ii) El

proyecto de pliego de

condiciones, iii) Los estudios

previos, iv) demás documentos

como la ficha técnica si es el

caso.

ADVERTENCIA: De conformidad

con el artículo 224 de la Ley

019 de 2012, se publicarán

hasta (3) avisos con intervalos

entre 2 y 5 días calendario

según lo exija la naturaleza,

objeto y cuantía del contrato.

Abogado asignado

al proceso del

Grupo de Gestión

Contractual

Se deben publicar lo documentos

del proceso y los actos

administrativos, así como la

oferta del adjudicatario del

proceso.

Página WEB de la

entidad y SECOP.

11 Recibir las observaciones al

proyecto de pliego y remitirlas

al Jefe del área o la

dependencia para que se den

las respuestas

correspondientes o al

Coordinador del Grupo de

Gestión Financiera. Las jurídicas

son respondidas por el abogado

del proceso.

Abogado asignado

al proceso del

Grupo de Gestión

Contractual

Recibidas las observaciones al

proyecto de pliegos; el Abogado

de la Secretaria General las

compila y las envía al jefe del área

para su análisis.

Se recibirán por el

correo electrónico

[email protected]

o o en físico en el

CDI.

mailto:[email protected]



89

12 Analizar y elaborar el

documento de respuestas a las

observaciones y su compilado.

Revisión.

Abogado del

proceso del Grupo

de Gestión

Contractual

Jefe del área que

solicita la

contratación

Coordinador del

Grupo de Gestión

Financiera

Coordinador del

Grupo de Gestión

Contractual

Una vez proyectado el

documento de respuestas, por el

Jefe del área o dependencia, el


Gestión Financiera junto con el

abogado del proceso

Se publica en el

SECOP

13 Elaboración y revisión de los

estudios previos y del pliego de

condiciones definitivo

Abogado del

proceso del Grupo

de Gestión

Contractual

Jefe del Área que

solicita la

contratación

Coordinador del

Grupo de Gestión

Contractual


publicados en el cronograma del

proceso y con base en las

respuestas a las observaciones al

proyecto; el abogado estructura

el Pliego de Condiciones

Definitivo

Formato de Pliego de

Condiciones,

publicado en la

herramienta

ISOlucion

14 Presentación al Comité Asesor

en Contratación de los estudios

previos y el pliego definitivo

del proceso y demás insumos

del proceso

Abogado del

proceso del Grupo

de Gestión

Contractual

Jefe del área o

dependencia que

requiere la

contratación

Coordinador del

Grupo de Gestión

Contractual

Ordenador del

Gasto

El profesional asignado proyecta

los documentos a someter a

consideración del Comité

Formato de estudios

previos publicado en

la herramienta de

ISOlucion


90

15 Revisión, ajuste y Publicación

de la Resolución de apertura

del proceso de selección, del

pliego de condiciones definitivo

y del documento de respuestas

a las observaciones

presentadas al proyecto de

pliego, de conformidad con el

Artículo 2.2.1.1.1.7.1 y

2.2.1.1.2.1.5. del Decreto 1082

de 2015.

Abogado del

proceso del Grupo

de Gestión

Contractual

Coordinador del

Grupo de Gestión

Contractual

Ordenador del

Gasto


publicados en el cronograma y

trámite del proceso

SECOP y web de la

Entidad

16 Audiencia de determinación de

riesgos previsibles. (Obligatoria

en modalidad de Selección

LICITACION PUBLICA), la de

aclaración de pliegos, opcional

si se solicita por parte de algún

interesado.

Abogado del

proceso del Grupo

de Gestión

Contractual

Jefe del área que

requiere la

contratación.

Dentro de los 3 días hábiles

siguientes al inicio del plazo para

la presentación de propuestas

numeral 4 del Artículo 30 de la

Ley 80 de 1993; regulado por el

artículo 2.2.1.2.1.1.2 del Decreto

1082 de 2015.

SECOP y web de la

Entidad

17

ADENDAS: En caso de ser

necesario, se modificará el

documento de pliego de

condiciones mediante Adendas,

según lo establecido artículo 89

de la Ley 1474 de 2011,

reglamentado por el artículo

2.2.1.1.2.2.1. del Decreto 1082

de 2015.

Abogado del

proceso del Grupo

de Gestión

Contractual

Jefe del área o

dependencia con

visto bueno del

Ordenador del

Gasto

Coordinador del

Grupo de Gestión

Financiera

Coordinador del

Grupo de Gestión

Contractual

La publicación de estas adendas

procede sólo en días hábiles y

horarios laborales de

conformidad con lo establecido

artículo 89 de la Ley 1474 de

2011, reglamentado por el

artículo2.2.1.1.2.2.1 del Decreto

1082 de 2015.

ADVERTENCIA: Solo se realizará

hasta faltando 3 días hábiles

previos al cierre del proceso de

selección.

SECOP y web de la

Entidad

18 Recibir las ofertas el día y hora

prevista en el pliego de

condiciones y elaborar el acta,

para su publicación en el

SECOP.

-Abogado de la

Secretaria General

-Coordinador del

Grupo de Gestión


publicados en el cronograma

Se publica el acta de

recibo de las

propuestas en el

SECOP y web de la

entidad


91

Contractual

-Jefe del área que

solicita la

contratación o un

funcionario

designado para ello.

19 Designar y enviar mediante

memorando a los Miembros

del Comité Evaluador las

propuestas recibidas para su

evaluación.

Abogado del

proceso del Grupo

de Gestión

Contractual

Coordinador del

Grupo de Gestión

Contractual

Ordenador del

Gasto.

Una vez finalizado el cierre Memorando

20 Realizar la verificación jurídica,

técnica, y ponderación de los

factores de escogencia (Calidad

y Precio), de las propuestas,

elaborar los informes parciales

y proyectar el informe

consolidado.

Miembros del

Comité Evaluador

De conformidad con los Plazos


21 Revisar y Publicar los informes

de evaluación y calificación y el

Informe Consolidado para el

traslado a los oferentes para

sus observaciones y

subsanaciones

correspondientes, según el

numeral 5° del artículo 30 de la

Ley 80 de 1993.

Abogado de la

Secretaria General

Coordinador del

Grupo de Gestión

Contractual


señalados en el cronograma,

concordantes con el numeral 5°

del artículo 30 de la Ley 80 de

1993; previa aprobación y

suscripción de las evaluaciones así

como del consolidado.

SECOP y web de la

entidad

22

Recibir, analizar y contestar las

observaciones y/o documentos

de subsanación presentados

por los oferentes al informe de

evaluación y calificación

preliminar, proyectar el

documento de respuestas y

elaborar los informes parciales

Miembros del

Comité Evaluador

Coordinador del

Grupo de Gestión

Contractual

Ordenador del



SECOP y web de la

entidad


92

finales y el consolidado final,

en caso de cambios frente a los

primeros informes publicados.

Gasto.

23 Presentar a los Miembros del

Comité Asesor en Contratación

el documento de las respuestas

a las observaciones

presentadas al informe

preliminar de evaluación y

calificación y los informes

parciales finales y el

consolidado final y la

modificación del orden de

elegibilidad.

-Miembros del

Comité Evaluador

-Coordinador del

Grupo de Gestión

Contractual

-Ordenador del

Gasto.



Acta del Comité se

publica en la

herramienta

ISOlucion

24 Proyectar y revisar la

Resolución de adjudicación o

declaratoria de desierta para la

lectura en audiencia pública o

publicarla antes de la audiencia

de adjudicación o de

declaratoria de desierta

(opcional)

-Abogado del

proceso del Grupo

de Gestión

Contractual.

-Coordinador del

Grupo de Gestión

Contractual.



SECOP y web de la

entidad

25 Publicar el documento de

respuestas a las observaciones

presentadas al Informe de

Evaluación inicial; de ser el caso

los informes parciales finales y

el consolidado final modificado

indicando el nuevo orden de

elegibilidad.

Abogado del

proceso del Grupo

de Gestión

Contractual.



SECOP y web de la

entidad

26 Presentación de la oferta de

manera dinámica mediante

subasta inversa en los procesos

de licitación pública.

La Superintendencia podrá

utilizar el mecanismo de

subasta inversa para la

conformación dinámica de las

ofertas; en este caso se

señalarán las variables técnicas

y económicas sobre las cuales

El Ordenador del Gasto, junto con los Miembros del Comité Evaluador.


93

los oferentes pueden realizar la

puja, tal y como lo indica el

artículo 2.2.1.2.1.1.1 del

decreto 1082 de 2015.

27

Audiencia de ADJUDICACION O

DECLARATORIA DESIERTA EN

AUDIENCIA.

Se dará aplicación a lo previsto

en el artículo 2.2.1.2.1.1.2 del


La adjudicación se entenderá

notificada al proponente

favorecido y comunicado a los

demás participantes en dicha

audiencia, de conformidad con

lo dispuesto en el artículo 9 de

la Ley 1150 de 2007.

En caso de declararse desierto

el proceso, se podrá adelantar

por el procedimiento de la

selección abreviada de menor

cuantía, según lo establecido

en el artículo 2.2.1.2.1.2.22 del


Abogado del

Proceso de

Secretaria General,

Miembros del

Comité Evaluador

Coordinador del

Grupo de Gestión

Contractual

Ordenador del

Gasto


publicados en el cronograma, se

levantará un acta en la que se

dejará constancia de las

deliberaciones y decisiones que

en el desarrollo de la misma se

hubieren producido; así como de

los asistentes a la misma.

Acta de la Audiencia

SECOP y web de la

entidad

28 Elaborar y publicar la


declaratoria de desierta.

Abogado de la

Secretaria General

Coordinador del

Grupo de Gestión

Contractual.

Ordenador del

Gasto.


establecidos en el cronograma

SECOP y web de la

entidad

29 Elaboración y revisión proyecto

minuta de contrato.

-Abogado designado

-Coordinador de

Contratos.

Una vez proyectada la minuta de

contrato por parte del Abogado

de la Secretaría General, pasa

para revisión y observaciones por

parte de la Oficina Asesora

Jurídica.

Minuta del contrato


94

30 Suscripción del contrato -Ordenador del

Gasto

-Contratista

Una vez revisado y firmado por el

Ordenador del Gasto

Contrato

31

Una vez perfeccionado el

contrato, tramitar la expedición

del registro presupuestal.

Abogado asignado

del Grupo de

Gestión Contractual

Coordinador del

Grupo de Gestión

Financiera.

Una vez firmado por el Ordenador

del Gasto y el Contratista

Registro

Presupuestal

32 Una vez suscrito el contrato y

registrado entregar copia al

contratista para adelantar el

trámite de la expedición de

pólizas.

Profesional

designado de la

Secretaria General.

Con este documento se legaliza el

contrato.

Garantía única del

contrato

33

Revisar y Aprobar las vigencias

y los valores de los amparos y

aprobar la garantía mediante

Acta de aprobación.

Abogado de la

Secretaria General

revisa y aprueba el

Coordinador de

Contratos.

Con posterioridad al

perfeccionamiento del contrato

Acta de aprobación

de la garantía

34

Elaborar el memorando

designando al supervisor del

contrato o comunicando su

designación, según

corresponda.

Abogado de la

Secretaria General

Coordinador de

Contratos

Ordenador del

Gasto.

Una vez aprobada la garantía y la

expedición del registro

Presupuestal.

Memorando dirigido

al supervisor.

35

Suscribir el acta de inicio del

contrato

Supervisor

designado del

contrato

Contratista

Una vez notificado de la

supervisión.

Formato, publicado

en la herramienta

ISOlucion.

36 Supervisar la ejecución y

cumplimiento del objeto y


Supervisor

designado del

contrato

Dentro del Plazo de ejecución del

contrato


95

37

Realizar la solicitud de

modificación al contrato, como

adiciones, prorrogas, cesiones,

suspensiones, terminación

anticipada, etc., según las

necesidades del servicio

Supervisor

designado del

contrato

Dentro del Plazo de ejecución del

contrato.

38

Una vez vencido el plazo de

ejecución, proyectar dentro de

los cuatro (4) meses siguientes

a su terminación, el acta de

liquidación de común acuerdo y

enviar con certificado de pagos

y saldos expedido por el


Gestión Financiera al Grupo de

Gestión Contractual por medio

físico y electrónico.

Supervisor

designado del

contrato

Coordinador del

Grupo de Gestión

Financiera

Elaborar dentro de los cuatro (4)

meses a la terminación del plazo

del contrato, el Acta de

Liquidación y remitirlo con el

Certificado SIIF de pagos y saldos

Acta de Liquidación

por mutuo acuerdo

en el Formato

actualizado en la

herramienta

ISOlucion de Gestión

de Calidad

39

Revisar y ajustar el acta de

liquidación y efectuar los

trámites pertinentes

solicitando al supervisor el

ajuste a la misma, para

posterior revisión del



-Abogado del Grupo

de Gestión

Contractual.

-Supervisor del

Contrato

-Coordinador Grupo

de Gestión

Contractual

Dentro del plazo previsto para la

liquidación


por mutuo acuerdo

40 Entregar al Supervisor del

Contrato el acta de liquidación

por mutuo acuerdo para la

firma de él y del contratista

-Abogado del Grupo

de Gestión

contractual

-Supervisor del

contrato

Se entrega al supervisor para el

trámite de firmas

Acta de liquidación

por mutuo acuerdo

41 Tramitar el acta de liquidación

de mutuo acuerdo para firma

del Ordenador del Gasto

Abogado del Grupo

de Gestión

Contractual

Coordinador del

Grupo de Gestión

Contractual

Dentro del plazo legalmente

previsto.


en el Formato

actualizado en la

herramienta

ISOLUCION de

Gestión de Calidad


96

Ordenador del

Gasto

42

Elaborar la resolución de

liquidación unilateral dentro de

los dos (2) meses siguientes al

termino previsto para liquidar

de mutuo acuerdo (4 meses a

la terminación del plazo),

cuando el contratista no

atienda los requerimientos

escritos (mínimo 1) para la

firma del acta de liquidación

por mutuo acuerdo el contrato,

por parte del supervisor del

contrato y el abogado asignado

para el trámite, para posterior

revisión del Coordinador del

Grupo de Gestión Contractual y

revisión y firma del Ordenador

del Gasto, con documentos

soportes.

-Abogado de la

Secretaria General.

-Supervisor del

Contrato

-Coordinador del

Grupo de Gestión

Contractual

-Ordenador del

Gasto.

Dentro de los dos (2) meses

siguientes, a la terminación de los

cuatro (4) meses previstos para

liquidar por mutuo acuerdo.

Resolución de

Liquidación

Unilateral

43 Notificación al contratista del

acto administrativo de

liquidación unilateral.

Abogado de la

Secretaria General

Coordinador del

Grupo de

Notificaciones de la

Entidad


previsto.

Notificaciones según proceda,

hasta la ejecutoria del acto.

Nota: Se debe esperar la

ejecutoria de la notificación para

publicar la resolución en el

SECOP.

Notificación


97

PROCEDIMIENTO PARA PROCESOS DE SELECCIÓN POR

CONCURSO DE MÉRITOS ABIERTO

No. ACTIVIDADES

RESPONSABLE PROCEDENCIA FORMATO Y/O MEDIO

DE PUBLICACIÓN


requerimiento en el Plan

Anual de Adquisiciones


Superintendencia.

Vigencias Futuras: Cuando se

vaya a contratar con vigencias

futuras, se deberá contar con el

oficio de aprobación de las

mismas por parte del Director

de Presupuesto del Ministerio

de Hacienda y Crédito Público.

Jefe del área o

dependencia que

requiere la contratación

Es lo primero que debe

hacer el área o dependencia

que requiere la contratación

y antes de elaborar o

proyectar cualquier otro

documento.

Plan Anual de

Adquisiciones-PAA-

2 Realizar el Análisis Económico


lo preceptuado en la

normatividad vigente (artículo

2.2.1.1.1.6.1. Decreto 1082 de


que Colombia Compra Eficiente

imparte a todas las entidades

para este análisis.

Jefe del área o

dependencia que


Antes de los estudios

previos, es la base para

establecer y sustentar el

presupuesto, se puede

incluir en los estudios

previos o en documento

separado.

3 Elaborar los estudios previos.

En la elaboración de los

mismos se deben atender

además de las

recomendaciones de La

Agencia Nacional de

Contratación; las necesidades

de la entidad; en tal sentido se




de secretaría general; quienes

Jefe del área o

dependencia que


Abogado del Grupo de


Coordinador del Grupo

de Gestión Financiera

Antes de proyectar los

Pliegos de Condiciones y la

expedición de CDP

Formato Estudios

Previos, publicado en la

herramienta ISOlucion


98


4 Cuando proceda solicitar la

Viabilidad de aplicación de

recursos de Inversión.

Jefe del área o

dependencia que


Jefe Oficina Asesora de

Planeación


recursos de Inversión.

Formato de aplicación de

recursos que expide

planeación

5 Obtener aprobación del



Presupuestal.

Secretaria General y/o

ordenador del gasto

Una vez radicado los

estudios previos

debidamente firmados por

el Jefe del área que requiere

la contratación mediante

memorando de radicación

de solicitud.

6 Expedir el certificado de




Ordenador del Gasto.

Antes de la publicación del


Condiciones

C.D.P.

7 Reparto Interno, al Abogado de

la Secretaria General, con

todos los documentos

(estudios previos, CDP, análisis

económico del sector y en los

casos que aplique, la






de Gestión Contractual

Proyectar el Aviso de

Convocatoria, el Proyecto

de Pliegos.

8 Elaboración y revisión del


condiciones.

Para el Concurso de Méritos

Abierto deberá contener los

requerimientos señalados en el

artículo 2.2.1.2.1.3.2. del






Artículo 2.2.1.2.1.3.1 y ss del


Proyecto de pliego

9 Elaboración y revisión del aviso

de convocatoria pública.



De conformidad con los

plazos publicados en el

cronograma.

Aviso


99

El aviso debe contener la

información indicada en los

artículos 2.2.1.1.2.1.2. Decreto

1082 de 2015 y 224 del




10 Publicar i) El aviso de

convocatoria pública, ii) El


condiciones, iii) Los estudios

previos y demás documentos

necesarios.



Se deben publicar lo

documentos del proceso.

Página WEB de la entidad

y SECOP.

11 Recibir las observaciones al

proyecto de pliego y remitirlas

al Jefe del área o la

dependencia para que se den

las respuestas

correspondientes, o al


Gestión Financiera para su

respuesta.

-Abogado del Grupo de

Gestión Contractual -

Secretaria General

-Jefe del área que

solicita la contratación

-Grupo de Gestión

Financiera.

-Coordinador del


De los interesados en

participar en el proceso.

Se recibirán por el correo

electrónico

[email protected] o

en físico en el Grupo

Gestión Administrativa y

Documental.

12 Analizar, elaborar, compilar y

publicar el documento de

respuestas a las observaciones

para su publicación.

Las de carácter jurídico, las

elaborará abogado del proceso.



-Jefe del área que


-Coordinador del Grupo


-Coordinador de Gestión

de Gestión Contractual.


documento de respuestas,

por el Jefe del área o

dependencia, el coordinador

del Grupo de Gestión

Financiera, junto con el

abogado.

Documento de

respuestas


y SECOP.

13 Elaborar y revisar el pliego de

condiciones definitivo y la

resolución de apertura del

-Abogado asignado al

proceso


Resolución de apertura y

pliegos de condiciones

definitivo

Pliego de condiciones

definitivo




100

proceso de Gestión Contractual.

-Ordenador del gasto

y SECOP.

14 Presentación al Comité Asesor

en Contratación (dependiendo

de la cuantía, si supera el valor

establecido para la licitación

pública) los estudios previos y

los pliegos definitivos y demás

insumos del proceso.

-Abogado de la

Secretaria General

-Jefe del área o

dependencia que

requiere la contratación.


de Gestión Contractual.


Acta del Comité se

publica en la herramienta

ISOlucion

15 Publicación de la Resolución de

Apertura, los Pliegos de

Condiciones Definitivos y

documento de respuesta de las

observaciones.

Abogado de la Secretaria

General.



cronograma


y SECOP.

16 ADENDAS: PARA EL

CONCURSO DE MERITOS

ABIERTO En caso de ser

necesario, se modificará el


condiciones mediante adendas,

según lo establecido artículo

2.2.1.1.2.2.1 del Decreto 1082

de 2015.

-Abogado del proceso


Contractual

-Jefe del Área que






-Ordenador del Gasto


Plazos publicados en el

cronograma; hasta un día

antes de cierre.


y SECOP.


prevista en el pliego de

condiciones y elaborar el acta,


SECOP.


General

Jefe o funcionario

designado por el Jefe de

la Dependencia

ejecutora (opcional)




cronograma

Acta de recibo de ofertas


y SECOP.


101


(opcional)

18 Designar mediante

memorando y enviar las

ofertas recibidas a los

Miembros del Comité

Evaluador para la verificación

de los requisitos mínimos.

-Abogado de la

secretaria general,

-Coordinador contratos

-Ordenadora del gasto.

Una vez finalizado el cierre Memorando

19 Realizar la verificación de los

requisitos habilitantes y de

ponderación establecidos en el

pliego.


Evaluador



cronograma

20 Publicar los informes de

verificación y calificación y el

Informe Consolidado (traslado

a los oferentes para sus

observaciones y subsanaciones

correspondientes) Artículo

2.2.1.2.1.3.2.de Decreto 1082

de 2015


General



cronograma

Informes de evaluación y

calificación


y SECOP.

21 Recibir y analizar las



por los oferentes al informe de

evaluación, proyectar el

documento de respuestas y el

informe consolidado final en

caso de cambios frente a los

informes preliminares

publicados y el consolidado

inicial.


Evaluador



cronograma


y SECOP.

22 Presentar a los Miembros del

Comité Asesor en Contratación

las respuestas a las

observaciones y el informe

final consolidado y la

modificación del orden de

elegibilidad


Evaluador



cronograma


y SECOP.


102

23 Publicar las respuestas a las

observaciones presentadas al

Informe de Evaluación inicial;

de ser el caso, los informes

ajustados y el consolidado final

modificado indicando el nuevo

orden de elegibilidad.


General



cronograma

Documento de

respuestas, informes

ajustados y consolidado

final


y SECOP.

24 Proyectar resolución de

adjudicación o declaratoria de

desierta para firma del


Abogado del proceso del

Grupo de Gestión

Contractual



cronograma

25 Audiencia de ADJUDICACION O

DECLARATORIA DESIERTA.

En la audiencia pública de

adjudicación, de conformidad

con el orden del día, una vez

concluida la presentación de

los informes, la entidad

revisará con el oferente

calificado en el primer lugar de

elegibilidad la coherencia y

consistencia de la Oferta en: i)

la necesidad identificada por la

entidad y el alcance de la

oferta; ii) la consultoría

ofrecida y el precio ofrecido, y

iii) el precio ofrecido y la

disponibilidad presupuestal del

respectivo proceso de

contratación.

Si la entidad y el oferente

llegan a un acuerdo sobre el

alcance y el valor del contrato,

dejarán constancia del mismo y

firmarán el contrato.

-Comité Evaluador






cronograma, se levantará un

acta en la que se dejará

constancia de las

deliberaciones y decisiones

que en el desarrollo de la

misma se hubieren

producido; así como de los

asistentes a la misma.

Acta de Audiencia


y SECOP.

26 Elaborar y publicar la




proceso




plazos establecidos en el

cronograma.

Resolución


y SECOP.


103


27 Elaborar y revisar el proyecto

minuta del contrato.



-Coordinador de

Contratos

Una vez proyectada la

minuta de contrato por

parte del Abogado para


Grupo de Gestión

Contractual.

28 Suscripción del contrato -Ordenador del Gasto

-Contratista-

Una vez revisado y firmado

por el Ordenador del Gasto

y el Contratista

Contrato

29 Una vez perfeccionado,

tramitar la expedición del

registro presupuestal




de Gestión financiera.

Una vez firmado por el

Ordenador del Gasto y el

Contratista

Registro Presupuestal





pólizas.



Con este documento se

legaliza el contrato

Garantía del Contrato

31 Revisar y aprobar las vigencias



Acta de Aprobación.



-Coordinador de

Contratos.


perfeccionamiento del

contrato.

Acta de aprobación de la

Garantía(s)

32 Elaborar el memorando de

designación de supervisor, con

copia de contrato y de la

garantía y demás documentos

pertinentes.



Una vez aprobada la

garantía y la expedición del

registro Presupuestal

Mediante Memorando

dirigido al supervisor.

33 Suscribir acta de inicio Supervisor designado Una vez notificado de la

supervisión.

Formato, publicado en la

herramienta Isolución.



Supervisor designado Dentro del Plazo de

ejecución del contrato.


104


35 Realizar la solicitud de





necesidades del servicio.

Supervisor designado Dentro del Plazo de

ejecución del contrato

36 Una vez vencido el plazo de

ejecución, proyectar dentro de

los cuatro (4) meses siguientes

a su terminación, el acta de

liquidación de común acuerdo

y enviar con certificado de

pagos y saldos expedido por el


Gestión Financiera al Grupo de

Gestión Contractual por medio


Supervisor designado

del contrato



Elaborar dentro de los

cuatro (4) meses a la

terminación del plazo del

contrato, el Acta de

Liquidación y remitirlo con

el Certificado SIIF de pagos y

saldos

Acta de Liquidación por

mutuo acuerdo en el

Formato actualizado en

la herramienta ISOlucion

de Gestión de Calidad

37 Revisar y ajustar el acta de










-Supervisor del Contrato

-Coordinador Grupo de


Dentro del plazo previsto

para la liquidación


mutuo acuerdo


Contrato el acta de liquidación

por mutuo acuerdo para la



Gestión contractual

-Supervisor del contrato

Se entrega al supervisor

para el trámite de firmas

Acta de liquidación por

mutuo acuerdo

39 Tramitar el acta de liquidación

de mutuo acuerdo para firma






Ordenador del Gasto


previsto.

Acta de liquidación en el

Formato actualizado en

la herramienta

ISOLUCION de Gestión de

Calidad

40 Elaborar la resolución de -Abogado de la Dentro de los dos (2) meses Resolución de


105

liquidación unilateral dentro de

los dos (2) meses siguientes al

termino previsto para liquidar

de mutuo acuerdo (4 meses a

la terminación del plazo),

cuando el contratista no

atienda los requerimientos

escritos (mínimo 1) para la

firma del acta de liquidación

por mutuo acuerdo el contrato,

por parte del supervisor del

contrato y el abogado asignado

para el trámite, para posterior


Grupo de Gestión Contractual y

revisión y firma del Ordenador

del Gasto, con documentos

soportes.

Secretaria General.

-Supervisor del Contrato



-Ordenador del Gasto.

siguientes, a la terminación

de los cuatro (4) meses

previstos para liquidar por

mutuo acuerdo.

Liquidación Unilateral





General


de Notificaciones de la

Entidad


previsto.

Notificaciones según

proceda, hasta la ejecutoria

del acto.


ejecutoria de la notificación

para publicar la resolución

en el SECOP.

Notificación


106

PROCEDIMIENTO PARA EL PROCESO DE SELECCIÓN POR

CONCURSO DE MÉRITOS CON PRECALIFICACIÓN

ítem I ACTIVIDADES RESPONSABLE PROCEDENCIA FORMATO Y/O

MEDIO DE

PUBLICACIÓN

1 Verificar la inclusión del requerimiento en

el plan anual de adquisiciones y de

adquisiciones previamente aprobado por la

Superintendencia.

Vigencias Futuras: Cuando se vaya a

contratar con vigencias futuras, se deberá

contar con el oficio de aprobación de las

mismas por parte del Director de

Presupuesto del Ministerio de Hacienda y

Crédito Público.

Jefe del área o

dependencia que


Es lo primero que

debe hacer el área o

dependencia que

requiere la

contratación y antes

de elaborar o

proyectar cualquier

otro documento.

Plan Anual De


2 Realizar el Análisis del Sector teniendo en

cuenta lo preceptuado en la normatividad

vigente (artículo 2.2.1.1.1.6.1 Decreto 1082

de 2015) y las recomendaciones que

Colombia Compra Eficiente imparte a todas

las entidades para este análisis.

Jefe del área o

dependencia que



previos, es la base

para establecer y

sustentar el

presupuesto.


En la elaboración de los mismos se deben

atender además de las recomendaciones

de La Agencia Nacional de Contratación; las

necesidades de la entidad; en tal sentido se

requiere de la participación del área que

requiere la contratación junto con el área

de secretaría general; quienes apoyarán

este proceso.

Jefe del área o

dependencia que




Abogado asignado al

Proceso


Pliegos de

Condiciones y la

expedición de CDP

Formato Estudios

Previos, publicado en

la herramienta

ISOlucion


107

4 Cuando proceda solicitar la Viabilidad de

aplicación de recursos de Inversión.

Jefe del área o

dependencia que


Jefe Oficina Asesora de

Planeación.

Procede cuando se

apliquen recursos de

Inversión.

Certificado de

aplicación de recursos

que expide la Oficina

de Planeación.

4 Obtener aprobación del Ordenador del

Gasto y solicitar el Certificado de

Disponibilidad Presupuestal.

Jefe de la oficina que


Secretaria General y/o

ordenador del gasto

Una vez radicado los

estudios previos

debidamente

firmados por el Jefe

del área que requiere

la contratación

mediante memorando

de radicación de

solicitud.

Memorando

5 Expedir el certificado de disponibilidad

presupuestal




Antes de la

publicación del


Condiciones

C.D.P.

6 Reparto Interno, al Abogado de la

Secretaria General, con todos los

documentos (estudios previos, CDP,

análisis económico del sector y en los casos

que aplique, la certificación de viabilidad

de recursos de inversión).





7 Elaborar el proyecto de pliego de

condiciones.

Para el Concurso de Méritos deberá

contener los requerimientos señalados en

el artículo 2.2.1.2.1.3.2 del Decreto 1082

de 2015.

Abogado de la

Secretaria General



Artículo 2.2.1.2.1.3.1 y

ss del Decreto 1082 de

2015.

Proyecto de pliego

8 Elaboración el aviso de convocatoria

pública.

El aviso debe contener la información

indicada en los artículos 2.2.1.1.2.1.2 del

Decreto 1082 de 2015 y 224 del Decreto

Abogado de la

Secretaria General.



De conformidad con

los plazos publicados

en el cronograma.

Aviso


108

019 de 2012.

9 Publicar:

i. El aviso de convocatoria pública,

ii. El proyecto de pliego de condiciones,

iii. Los estudios previos y demás

documentos necesarios.

Abogado de la

Secretaria General


documentos del

proceso y el acto

administrativo.

Página WEB de la

entidad y SECOP.

10 PARA LA PRECALIFICACIÓN: Publicación

del acto administrativo por el cual se

conforma la lista de precalificados.



Coordinador Grupo de


De conformidad con


en el cronograma.

SECOP

11 Recibir las observaciones al proyecto de

pliego y remitirlas al Jefe del área o la

dependencia para que se den las

respuestas correspondientes, o al

Coordinador del Grupo de Gestión

Financiera para su respuesta-



Secretaria General

-Jefe del área



De los interesados en

participar en el

proceso.


correo electrónico

[email protected]

o en físico en el Grupo

Gestión

Administrativa y

Documental.

12 Analizar, elaborar y publicar el documento

de respuestas a las observaciones para su

publicación.

Las de carácter jurídico, las elaborará

abogado del proceso



Secretaria General

-Jefe del área que







documento de

respuestas, por el Jefe

del área o

dependencia, el

coordinador del

Grupo de Gestión

Financiera, junto con

el abogado.

Documento de

respuestas

Página WEB de la

entidad y SECOP.

13 Presentación al Comité Asesor en

Contratación (dependiendo de la cuantía,

si supera el monto establecido para la

licitación pública) los estudios previos y los



Secretaria General



109

pliegos definitivos y demás insumos del

proceso. -Jefe del área que


o dependencia que




-Ordenador de Gasto

Elaboración y ajuste de los pliegos

definitivos y la resolución de apertura para

publicar la versión definitiva y el

documento de respuestas a las

observaciones



Secretaria General

-Jefe del área que


o dependencia que

requiere la

contratación



Ajuste y elaboración de

la versión final de los

estudios y pliego de

condiciones definitivo,

así como de la

resolución de apertura

y del documento de

respuesta a las

observaciones, y

revisión por parte del



y firma por parte del

ordenador del gasto de

la resolución de

apertura.

14 Se publica la Resolución de Apertura, los

Pliegos de Condiciones Definitivos y

documento de respuesta de las

observaciones.

Abogado de la

Secretaria General.

De conformidad con


en el cronograma

Página WEB de la

entidad y SECOP.

15 ADENDAS: En caso de ser necesario, se

modificará el documento de pliego de

condiciones mediante adendas, según lo

establecido artículo 2.2.1.1.2.2.1 del


Abogado del proceso


Contractual

-Jefe del Area que

solicita la Contratación

-Coordinador del

Grupo de Gestión

Financiera

-Coordinador del

Grupo de Gestión

De conformidad con

los Plazos publicados

en el cronograma;

hasta un día antes de

cierre.

Página WEB de la

entidad y SECOP.


110

Contractual

16 Recibir las ofertas el día y hora prevista en

el pliego de condiciones y elaborar el acta

de recibo de las mismas, para su

publicación en el SECOP.

Abogado de la

Secretaria General



(opcional)

Jefe o funcionario de la

Dependencia que


(opcional)

De conformidad con


en el cronograma

Acta de recibo de

ofertas

Página WEB de la

entidad y SECOP.

17 Designar mediante memorando y enviar

las ofertas recibidas a los Miembros del

Comité Evaluador para la verificación y

evaluación de los requisitos mínimos,

establecidos en el pliego de condiciones y

Adendas.

- Abogado del Grupo


-Coordinador del

Grupo de Gestión

Contractual

-Ordenadora del gasto.

Una vez finalizado el

cierre

Memorando

18 Realizar la verificación de los requisitos

habilitantes y de ponderación establecidos

en el pliego.


Evaluador

De conformidad con


en el cronograma

19 Elaborar los informes de evaluación,

jurídica, técnica, financiera de experiencia

y ponderación de los factores de

escogencia de las propuestas y elaborar el

informe consolidado.


Evaluador



De conformidad con


en el cronograma

Informes de

evaluación y

calificación e

informe

consolidado

20 Publicar los informes de evaluación y

calificación, así como el Informe

Consolidado para el traslado a los

oferentes para que presenten sus

observaciones y subsanaciones

correspondientes, según lo señalado por el

Artículo 2.2.1.2.1.3.2. de Decreto 1082 de

2015



De conformidad con


en el cronograma

Página WEB de la

entidad y SECOP.

21 Recibir y analizar las observaciones y/o

documentos de subsanación presentados


Evaluador.

De conformidad con


Página WEB de la

entidad y SECOP.


111

por los oferentes al informe de evaluación,

proyectar respuestas y ajustar los informes

parciales y el consolidado final en caso de

cambios frente al primer informe

publicado.

en el cronograma

22 Presentar a los Miembros del Comité

Asesor en Contratación las respuestas a las

observaciones y el informe final

consolidado y los parciales ajustados y la

modificación del orden de elegibilidad (si

aplica según la cuantía del proceso, debe

superar el monto establecido para la

licitación pública).

-Miembros del Comité

Evaluador


-Coordinador del

Grupo de Gestión

Contractual


De conformidad con


en el cronograma

Acta del Comité se

publica en Isolucion

23 Publicar las respuestas a las observaciones

presentadas al Informe de Evaluación

inicial, ajustar los informes parciales y el

consolidado final, de ser el caso, indicando

el nuevo orden de elegibilidad.

Abogado del proceso


Contractual

De conformidad con


en el cronograma

Página WEB de la

entidad y SECOP.

24 Proyectar borrador de la resolución de

adjudicación o declaratoria de desierta

para firma del Ordenador del Gasto.

Abogado del proceso


Contractual



De conformidad con


en el cronograma

25 Audiencia de ADJUDICACION O

DECLARATORIA DESIERTA.

En la audiencia, de conformidad con el

orden del día, una vez se termina la

revisión de los informes de evaluación y

calificación técnica, la entidad revisará con

el oferente calificado en el primer lugar de

elegibilidad la coherencia y consistencia.

entre:

i. La necesidad identificada por la

entidad y el alcance de la oferta;

ii. La consultoría ofrecida y el precio



Contractual

-Comité Evaluador




De conformidad con


en el cronograma, se

levantará un acta en la

que se dejará

constancia de las

deliberaciones y

decisiones que en el

desarrollo de la misma

se hubieren producido;

así como de los

asistentes a la misma.

Página WEB de la

entidad y SECOP.


112

ofrecido, y

iii. El precio ofrecido y la

disponibilidad presupuestal del

respectivo proceso de

contratación. Si la entidad y el

oferente llegan a un acuerdo sobre

el alcance y el valor del contrato,

dejarán constancia del mismo y

firmarán el contrato.

26 Elaborar y publicar la Resolución de

adjudicación o declaratoria de desierto del

proceso.

Abogado asignado al

proceso del Grupo de


Coordinador de Grupo


Ordenador del Gasto

De conformidad con

los plazos establecidos

en el cronograma

Página WEB de la

entidad y SECOP.

27 Elaborar y revisar el proyecto minuta del

contrato.





Una vez proyectada la

minuta de contrato por

parte del Abogado,

pasa para revisión del



Minuta del contrato

28 Suscripción del contrato -Ordenador del Gasto

-Contratista

Una vez revisado y

firmado por el

Ordenador del Gasto y

el Contratista

Contrato

29 Una vez perfeccionado, tramitar la

expedición del registro presupuestal

Abogado asignado al




de Gestión Financiera.



el Contratista.

Registro

Presupuestal

30 Una vez suscrito el contrato y registrado

entregar copia al contratista para

adelantar el trámite de la expedición de

pólizas.

Abogado asignado al



Contratista



Garantía única del

contrato


113

31 Revisar y aprobar las vigencias y los

valores de los amparos y aprobar la

garantía mediante Acta de Aprobación.






perfeccionamiento y

registro del contrato.

Acta de aprobación

de la garantía

32 Elaborar el memorando de designación de

supervisor, o comunicación si ha sido

designado en los estudios previos o el

contrato, con copia de contrato y de la

garantía y demás documentos pertinentes.



Contractual

-Coordinador del

Grupo de Gestión

Contractual


Una vez aprobada la

garantía y la

expedición del registro

Presupuestal

Memorando al

supervisor.

33 Suscribir acta de inicio


del contrato

Una vez notificado de

la supervisión.

Formato, publicado

en la herramienta

ISOlucion.

34 Supervisar la ejecución y cumplimiento del

objeto y obligaciones contractuales.


del contrato Dentro del Plazo de


35 Realizar la solicitud de modificación,

adiciones, prórrogas, cesiones,

suspensiones, terminación anticipada,

etc., cuando la necesidad de la entidad lo

justifique.


del contrato Dentro del Plazo de


36 Una vez vencido el plazo de ejecución,

proyectar dentro de los cuatro (4) meses

siguientes a su terminación, el acta de

liquidación de común acuerdo y enviar con

certificado de pagos y saldos expedido por

el Coordinador del Grupo de Gestión

Financiera al Grupo de Gestión

Contractual por medio físico y electrónico.


del contrato





terminación del plazo

del contrato, el Acta

de Liquidación y

remitirlo con el

Certificado SIIF de

pagos y saldos


por mutuo acuerdo

en el Formato

actualizado en la

herramienta

ISOlucion de Gestión

de Calidad

37 Revisar y ajustar el acta de liquidación y

efectuar los trámites pertinentes

solicitando al supervisor el ajuste a la

misma, para posterior revisión del




-Supervisor del

Contrato

Dentro del plazo

previsto para la

liquidación


por mutuo acuerdo


114

Contractual -Coordinador Grupo de


38 Entregar al Supervisor del Contrato el acta

de liquidación por mutuo acuerdo para la



Gestión contractual

-Supervisor del

contrato

Se entrega al

supervisor para el

trámite de firmas


por mutuo acuerdo

39 Tramitar el acta de liquidación de mutuo

acuerdo para firma del Ordenador del

Gasto





Ordenador del Gasto

Dentro del plazo

legalmente previsto.


en el Formato

actualizado en la

herramienta

ISOLUCION de

Gestión de Calidad

40 Elaborar la resolución de liquidación

unilateral dentro de los dos (2) meses

siguientes al termino previsto para liquidar

de mutuo acuerdo (4 meses a la

terminación del plazo), cuando el

contratista no atienda los requerimientos

escritos (mínimo 1) para la firma del acta

de liquidación por mutuo acuerdo el

contrato, por parte del supervisor del

contrato y el abogado asignado para el

trámite, para posterior revisión del


Contractual y revisión y firma del

Ordenador del Gasto, con documentos

soportes.

-Abogado de la

Secretaria General.

-Supervisor del

Contrato

-Coordinador del

Grupo de Gestión

Contractual

-Ordenador del Gasto.

Dentro de los dos (2)

meses siguientes, a la

terminación de los

cuatro (4) meses

previstos para liquidar

por mutuo acuerdo.

Resolución de

Liquidación

Unilateral

41 Notificación al contratista del acto

administrativo de liquidación unilateral.

Abogado de la

Secretaria General


de Notificaciones de la

Entidad

Dentro del plazo



proceda, hasta la

ejecutoria del acto.

Nota: Se debe esperar

la ejecutoria de la

notificación para

publicar la resolución

en el SECOP.

Notificación


115


116

PROCEDIMIENTO DETALLADO PARA PROCESOS DE SELECCIÓN POR

SELECCIÓN ABREVIADA

Selección Abreviada para la Adquisición de Bienes y Servicios de Características Técnicas

Uniformes se pueden adquirir mediante:

1. Subasta Inversa 2. Acuerdo Marco de Precios, 3. Bolsa de Productos ó Menor Cuantía 4. Selección Abreviada de Menor Cuantía

SUBASTA ELECTRÓNICA POR TIENDA VIRTUAL DE COLOMBIA COMPRA EFICIENTE: Para la

compra por Subasta Electrónica a través de la Tienda Virtual, se seguirá lo establecido por la

Agencia Colombia de Compra Pública –Colombia Compra- y en cuanto a los documentos previos

para iniciar el proceso se seguirá el trámite en lo que aplique en el procedimiento abajo indicado.

NOTA: Para la Adquisición de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes por Compra

en el Subasta Electrónica a través de la Tienda Virtual, el área compradora siempre deberá

previamente a iniciar el proceso en la Tienda Virtual, radicar y solicitar el acompañamiento al

Grupo de Gestión Contractual y éste a su vez designará un abogado encargado del

acompañamiento en las diferentes etapas contractuales para la compra en la Tienda Virtual.

SELECCIÓN ABREVIADA POR ACUERDOS MARCO DE PRECIOS: Para la compra por Acuerdo

Marco de Precios, se seguirá lo establecido por la Agencia Colombia de Compra Pública –Colombia

Compra- en los respectivos Acuerdos Marco en la Tienda Virtual.

NOTA: Para la Adquisición de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes por Compra

en el Catalogo Derivado de la celebración de Acuerdos Marco de Precios, el área compradora

siempre deberá previamente a iniciar el proceso en la Tienda Virtual, radicar y solicitar el

acompañamiento al Grupo de Gestión Contractual y éste a su vez designará un abogado

encargado del acompañamiento en las diferentes etapas contractuales para la compra en la

Tienda Virtual.

SELECCIÓN ABREVIADA POR BOLSA DE PRODUCTOS: Para la Adquisición de Bienes y

Servicios de Características Técnicas Uniformes por Bolsas de Productos, se aplica el régimen

previsto en el Decreto 2555 de 2010 en concordancia con los artículos 2.2.1.2.1.2.11 al

2.2.1.2.1.2.19 del Decreto 1082 de 2015.

NOTA 1: Independientemente de las modalidades previstas anteriormente para la selección

abreviada, el área que requiere la contratación deberá elaborar los estudios previos y la ficha

técnica correspondiente, la justificación de la selección del proveedor, así como cualquier

otro documento necesario para adelantar el procedimiento prescrito. Siempre previo a iniciar

el trámite correspondiente debe radicar y solicitar en el Grupo de Gestión Contractual los

documentos pertinentes para asignar el abogado correspondiente que hará el


117

acompañamiento jurídico al proceso de selección.

NOTA 2: Cuando se trate de procesos cuyo presupuesto corresponda a la cuantía establecida

para para la licitación pública en la respectiva vigencia, ya se trate de compra por Acuerdo Marco

de Precios, Subasta Electrónica de la Tienda Virtual o Bolsa de Productos se deberá someter a

conocimiento del Comité Asesor en Contratación, los estudios previos y demás insumos del proceso

antes de iniciar el proceso en cualquiera de estas modalidades, para atender sus recomendaciones.

El procedimiento indicado a continuación aplica para la subasta inversa presencial y la

selección abreviada de menor cuantía y solo en lo que resulte aplicable a las otras

modalidades arriba indicadas.

PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIÓN POR SELECCIÓN ABREVIADA

Item ACTIVIDADES RESPONSABLE PROCEDENCIA FORMATO Y/O MEDIO

DE PUBLICACIÓN.

1

Verificar la inclusión del

requerimiento en el

Plan Anual De

Adquisiciones

previamente aprobado

por la Superintendencia.

Nota: Verificar los

Acuerdos Marco de

precios vigentes en la

página de Colombia

Compra, o Subasta

Electrónica, los cuales

son obligatorios para

las entidades del orden

nacional; así como los

productos que se

pueden adquirir por

Bolsa de Productos de la

Bolsa Mercantil (es

opcional).

Vigencias Futuras:

Cuando se vaya a

contratar con vigencias

futuras, se deberá

Jefe del área o

dependencia que

requiere la

contratación

Es lo primero que debe

hacer el área o

dependencia que


y antes de elaborar o


documento.

Plan Anual De

Adquisiciones -PAA-


118

contar con el oficio de

aprobación de las

mismas por parte del

Director de Presupuesto

del Ministerio de

Hacienda y Crédito

Público.

2

Realizar el Análisis

Económico del sector

teniendo en cuenta lo

preceptuado en el

normatividad vigente

(artículo 2.2.1.1.1.6.1.

Decreto 1082 de 2015) y

las recomendaciones

que Colombia Compra

Eficiente imparte a

todas las entidades para

este análisis.

Jefe del área o

dependencia que

requiere la

contratación




presupuesto.

3

Elaborar los estudios

previos.


mismos se deben

atender además de las


Agencia Nacional de

Contratación; las

necesidades de la

entidad; en tal sentido

se requiere de la

participación del área

que requiere la

contratación y del

Grupo de Contratación

para designar el

Abogado

correspondiente quien

apoyará el proceso.

-Jefe área o

dependencia que

requiere la

contratación

-Abogado

asignado al

proceso del Grupo

de Gestión

Contractual

-Coordinador del

Grupo de Gestión

Financiera


Pliegos de Condiciones

y la expedición de CDP

Formato Estudios

Previos, publicado en la



119

4 Elaborar la ficha técnica

del bien o servicio que

debe incluir, lo señalado

en artículo 2.2.1.2.1.2.1.

del Decreto 1082 de

2015

Jefe del área o

dependencia que

requiere la

contratación

Artículo 2.2.1.2.1.2.1.

del Decreto 1082 de

2015

Ficha Técnica

5

Cuando proceda

solicitar la viabilidad de


de Inversión o

certificaciones del

Decreto 2209 de 1998,

compilado por el


Jefe del área o

dependencia que

requiere la

contratación.

Procede cuando se

apliquen recursos de

Inversión o de

funcionamiento.

Formato de aplicación

de recursos que expide

la Oficina de Planeación

o la Secretaría General

cuando corresponda.



solicitar el Certificado

de Disponibilidad

Presupuestal.

Jefe del área o

dependencia que

requiere la

contratación.

Ordenador del

Gasto.

Una vez radicado

mediante memorando

los estudios previos

debidamente firmados

por el Jefe del área que


Memorando

7

Expedir el certificado de

disponibilidad

presupuestal

Coordinador del

Grupo de Gestión

Financiera.

Antes de la publicación

del proyecto de Pliego

de Condiciones

C.D.P.

8

Reparto Interno, al

Abogado de la

Secretaria General, con

todos los documentos

(estudios previos, CDP,

estudios del sector y en

los casos que aplique la

certificación de

viabilidad de recursos

de inversión).

-Abogado del

Grupo de Gestión

Contractual

-Coordinador del

Grupo de Gestión

Contractual

Revisión y ajuste de los

documentos.


120

9

Elaborar el proyecto de

pliego de condiciones

con base en la

modalidad de selección

abreviada; conforme se

trate de: Subasta

Inversa, ó Menor

Cuantía. (En caso de

Acuerdos Marco de

Precios, según lo

establecido por

Colombia Compra

Eficiente y en el caso de

Bolsa de Productos

según los reglamentos

de la misma).

-Abogado del

Grupo de Gestión

Contractual

-Coordinador del

Grupo de Gestión

Contractual

-Ordenador del

Gasto

Tener en cuenta lo

señalado por el artículo

2.2.1.1.2.1.4 del Decreto

1082 de 2015

Proyecto de pliego

10

Elaboración del aviso de

convocatoria.

El aviso debe contener

la información Artículo

2.2.1.1.2.1.2. Decreto

1082 de 2015.

-Abogado de la

Secretaria General

-Coordinador del

Grupo de Gestión

Contractual

-Ordenador del

Gasto-



cronograma.

Aviso

11

Publicar i) El aviso de

convocatoria ii) El


condiciones, iii) Los

estudios previos, iv)

Ficha Técnica v) demás

documentos como la

ficha técnica si es el

caso.

Abogado del

Grupo de Gestión

Contractual


documentos del proceso

Página WEB de la

entidad y SECOP.

12

Recibir las

observaciones

realizadas al proyecto

de pliego y remitirlas al

Jefe del área que

-Abogado del

Grupo de Gestión

Contractual

-Jefe del área que

Recibidas las

observaciones al

proyecto de pliegos; el

Abogado de la

Secretaria General las


correo electrónico

[email protected] o


Gestión Administrativa



121

requiere la

contratación, y/o al



para que se den las

respuestas

correspondientes y

responder las jurídicas.

solicitó la

contratación

-Coordinador

Grupo de Gestión

Financiera

compila y las envía al

jefe del área para su

análisis o al Coordinador


Financiera

y Documental.

13

Analizar y elaborar el

documento de

respuesta a las

observaciones.

-Abogado del

Grupo de Gestión

Contractual

-Jefe del área que

solicitó la

contratación

-Coordinador

Grupo de Gestión

Financiera

Se compila en un solo

documento las

respuestas entregadas


requiere la contratación,

el Coordinador del

Grupo de Gestión

Financiera y el abogado

del proceso.

Documento de

respuestas

Se publica en el SECOP

14

Elaborar y revisar el

pliego de condiciones

definitivo y Resolución

de Apertura del proceso

de selección.

-Abogado del

proceso del Grupo

de Gestión

Contractual

-Coordinador

Grupo de Gestión

Financiera

-Ordenador del

Gasto.



cronograma del proceso

y con base en las

respuestas a las

observaciones al

proyecto; el Abogado

estructura el Pliego de

Condiciones Definitivo.

SECOP y pagina web de

la entidad.

15 Presentar al Comité

Asesor en Contratación

de los estudios previos,

pliegos definitivos y

demás insumos del

proceso que

corresponda a la cuantía

de la licitación pública,

cuando se trate de

subasta inversa

-Abogado del

proceso del Grupo

de Gestión

Contractual.

-Jefe del área o

dependencia que

requiere la

contratación.

Presentación por el

abogado del proceso y el

jefe del área que

requiere de la

contratación de los

datos del proceso que se

adelanta.

Acta del Comité Asesor

en contratación

Se publica en ISOlucion


122

presencial.

No aplica si se trata de

procesos adelantados

por selección abreviada

de menor cuantía.

-Coordinador del

Grupo de Gestión

Contractual.

16 Publicar de la

Resolución de Apertura

del proceso de

selección, del pliego de

condiciones definitivo y

del documento de

respuestas a las

observaciones

presentadas al proyecto

de pliego, de

conformidad con el

Artículo 2.2.1.1.1.7.1. y

2.2.1.1.2.1.5. del


Abogado del

proceso del Grupo

de Gestión

Contractual.



cronograma

SECOP y web de la

Entidad

17 PARA LA MENOR

CUANTIA:

Manifestación de

interés en participar,

consolidar en un

documentos quienes

presentaron la

manifestación.

Abogado del

proceso del Grupo

de Gestión

Contractual

Dentro de los tres (3)

días hábiles siguientes a

la publicación del acto

de apertura; se reciben

las manifestaciones, se

consolida la información


correo electrónico

[email protected] o


Gestión Administrativa

y Documental.

18 PARA LA MENOR

CUANTIA: Sorteo en

caso de recibir más de

10 manifestaciones; en

caso que la entidad lo

haya determinado.

-Jefe del área que

solicita la

contratación

-Abogado

asignado al

proceso del Grupo

de Gestión

Contractual

-Coordinador del

Grupo de Gestión

Al día hábil siguiente a la

finalización del término

de recepción de

manifestaciones; se

realiza el sorteo con el

fin de seleccionar 10

interesados en con

quienes continuará el

proceso de selección.


la entidad.



123

Contractual.

19 Recibir y tramitar las

observaciones al pliego

de condiciones

definitivo y compilar las

respuestas a las mismas.

-Abogado del

proceso del Grupo

de Gestión

Contractual

-Jefe del área o

dependencia que

requiere la

contratación

-Coordinador del

Grupo de Gestión

Financiera

Documento de

respuesta a las

observaciones

presentadas


la entidad.

20 ADENDAS: En caso de

ser necesario, se

modificará el


condiciones mediante

adendas, según lo

establecido artículo

2.2.1.1.2.2.1 del Decreto

1082 de 2015.

-Abogado del

proceso del Grupo

de Gestión

Contractual

-Jefe del área

-Coordinador del

Grupo de Gestión

Contractual

-Ordenador del

Gasto



cronograma; hasta un

día antes de cierre.


la entidad.

21

Recibir las ofertas el día

y hora prevista en el

pliego de condiciones y

elaborar el acta, para su

publicación en el SECOP.

-Abogado del

proceso del Grupo

de Gestión

Contractual

-Jefe del área que

solicita la

contratación.

-Coordinador del

Grupo de Gestión

Contractual



cronograma

Acta de recibo de las

propuestas en el SECOP


124

22

Elaborar y designar

mediante memorando y

enviar a los Miembros

del Comité Evaluador,

las propuestas recibidas

para su evaluación.

-Abogado del

proceso del Grupo

de Gestión

Contractual

-Coordinador de

contratación

-Ordenador del

gasto

Memorando de

designación de

evaluadores.

Memorando

23

Realizar la verificación

jurídica, técnica,

financiera, de

experiencia y

ponderación de los

factores de escogencia

(Calidad y Precio), de las

propuestas y elaborar

los informes parciales;

acorde al tipo de

selección

Miembros del

Comité Evaluador



cronograma

24 Compilar y revisar el

informe consolidado y

los informes de

parciales de verificación

y calificación de las

ofertas.

-Abogado del

proceso del Grupo

de Gestión

Contractual

-Coordinador de

contratación

-Ordenador del

gasto

Compilar los informes

de verificación y

calificación y elaborar el

consolidado

25 Publicar los informes

parciales y el Informe

Consolidado (para el

traslado a los oferentes

para sus observaciones

y subsanaciones

correspondientes)

Abogado del

proceso del Grupo

de Gestión

Contractual.



cronograma


la entidad.


125

26 Recibir, analizar y

responder las

observaciones y/o

documentos de

subsanación

presentados por los

oferentes a los informes

de evaluación y

calificación, ajustar los

informes parciales y el

consolidado final en

caso de cambios frente

al primer informe

publicado.

- Abogado del

proceso del Grupo

de Gestión

Contractual

-Demás miembros

del Comité

Evaluador

-Coordinador de

contratación



cronograma


la entidad.

28 Proyectar resolución de

adjudicación o


para firma del


-Abogado del

proceso del Grupo

de Gestión

Contractual

-Coordinador del

Grupo de Gestión

Contractual.



cronograma

29 ADJUDICACION O DECLARATORIA DESIERTA MEDIANTE ACTO ADMINISTRATIVO MOTIVADO.

Se adjudicará o declarará desierto el proceso el proceso.

-Abogado del

proceso del Grupo

de Gestión

Contractual

-Coordinador del

Grupo de Gestión

Contractual

-Ordenador del

Gasto



cronograma, el acto de

adjudicación o de


deberá contener la

motivación que dio lugar

a la adjudicación, así

como la declaratoria de

desierta.


la entidad.

30 Publicar la Resolución

de adjudicación o


-Abogado del

proceso del Grupo

de Gestión

Contractual.


plazos establecidos en el

cronograma.


la entidad.


126

31 Elaborar y revisar el

proyecto de minuta de

contrato.

-Abogado del

proceso del Grupo

de Gestión

Contractual.

-Coordinador del

Grupo de Gestión

Contractual.

Una vez proyectada la minuta de contrato por parte del Abogado de la Secretaría General, pasa para revisión del Coordinador del Grupo de Gestión Contractual

Minuta del contrato

32 Suscripción del contrato -Ordenador del

Gasto

-Contratista

Una vez revisado y

firmado por el

Ordenador del Gasto

Contrato

33 Una vez perfeccionado,

exigir la expedición del


-Abogado del

proceso del Grupo

de Gestión

Contractual.

-Coordinador del

Grupo de Gestión

Financiera.



el Contratista.

C.D.P.

34 Una vez suscrito el

contrato y registrado

entregar copia al

contratista para

adelantar el trámite de

la expedición de pólizas

o garantías.

-Abogado del

proceso del Grupo

de Gestión

Contractual.

-Contratista



Garantías del contrato

35 Revisar y aprobar las

vigencias y los valores

de los amparos y

aprobar la garantía

mediante acta de

aprobación.

-Abogado del

proceso del Grupo

de Gestión

Contractual.

-Coordinador del

Grupo de Gestión

Contractual.



contrato

Acta de aprobación de

la garantía(s)


127

36

Elaborar el memorando

y remitirlo designando

el supervisor, con copia

de contrato y de la

garantía y demás

documentos pertinentes

-Abogado del

proceso del Grupo

de Gestión

Contractual.

-Coordinador del

Grupo de Gestión

Contractual

-Ordenador del

gasto

Una vez aprobada la

garantía y la expedición

del registro Presupuestal

Memorando dirigido al

supervisor.

37 Suscribir acta de inicio -Supervisor

designado del

contrato

-Contratista


supervisión y remitirla al

Grupo de Gestión

Contractual para el

expediente del contrato.

Formato publicado en

la herramienta

ISOlucion.


cumplimiento del objeto

y obligaciones

contractuales.

Supervisor

designado del

contrato

Dentro del plazo de


Informes, Productos,

etc.


modificación al

contrato, como

adiciones, prorrogas,

cesiones, suspensiones,

terminación anticipada,

etc., según las


-Supervisor

designado del

contrato

-Contratista

Dentro del Plazo de


Memorando de

solicitud

40 Una vez vencido el plazo

de ejecución, proyectar

dentro de los cuatro (4)

meses siguientes a su

terminación, el acta de

liquidación de común

acuerdo y enviar con

certificado de pagos y

saldos expedido por el


Supervisor

designado del

contrato

Coordinador del

Grupo de Gestión

Financiera



terminación del plazo del

contrato, el Acta de

Liquidación y remitirlo con

el Certificado SIIF de pagos

y saldos


mutuo acuerdo en el

Formato actualizado en la

herramienta ISOlucion de

Gestión de Calidad


128

Gestión Financiera al

Grupo de Gestión

Contractual por medio


41

Revisar y ajustar el acta de








-Abogado del Grupo

de Gestión

Contractual.

-Supervisor del

Contrato

-Coordinador Grupo

de Gestión

Contractual




mutuo acuerdo


Contrato el acta de

liquidación por mutuo

acuerdo para la firma de él

y del contratista

-Abogado del Grupo

de Gestión

contractual

-Supervisor del

contrato

Se entrega al supervisor

para el trámite de firmas

Acta de liquidación por

mutuo acuerdo

43 Tramitar el acta de

liquidación de mutuo

acuerdo para firma


Abogado del Grupo

de Gestión

Contractual

Coordinador del

Grupo de Gestión

Contractual

Ordenador del

Gasto

Dentro del plazo


Acta de liquidación en el

Formato actualizado en la

herramienta ISOLUCION

de Gestión de Calidad

44 Elaborar la resolución de

liquidación unilateral

dentro de los dos (2)

meses siguientes al

termino previsto para

liquidar de mutuo acuerdo

(4 meses a la terminación

del plazo), cuando el

contratista no atienda los

requerimientos escritos

(mínimo 1) para la firma

del acta de liquidación por

-Abogado de la

Secretaria General.

-Supervisor del

Contrato

-Coordinador del

Grupo de Gestión

Contractual

-Ordenador del

Dentro de los dos (2)

meses siguientes, a la

terminación de los cuatro

(4) meses previstos para

liquidar por mutuo

acuerdo.

Resolución de Liquidación

Unilateral


129

mutuo acuerdo el

contrato, por parte del

supervisor del contrato y el

abogado asignado para el

trámite, para posterior

revisión del Coordinador


Contractual y revisión y

firma del Ordenador del

Gasto, con documentos

soportes.

Gasto.

45 Notificación al contratista

del acto administrativo de


Abogado de la

Secretaria General

Coordinador del

Grupo de

Notificaciones de la

Entidad

Dentro del plazo



proceda, hasta la

ejecutoria del acto.


ejecutoria de la

notificación para publicar

la resolución en el SECOP.

Notificación


130

PROCEDIMIENTO PARA PROCESOS DE SELECCIÓN POR

CONTRATACION DIRECTA

ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLE PROCEDENCIA FORMATO Y/O

MEDIO DE

PUBLICACIÓN


requerimiento en el plan anual

de adquisiciones


Superintendencia.

Jefe del área o

dependencia que


Es lo primero que debe hacer

el área o dependencia que

requiere la contratación y

antes de elaborar o


documento.

Plan Anual De

Adquisiciones-PAA-.

2 Realizar el Análisis Económico del sector teniendo en cuenta lo preceptuado en el normatividad vigente (artículo 2.2.1.1.1.6.1 Decreto 1082 de 2015) y las recomendaciones que Colombia Compra Eficiente imparte a todas las entidades para este análisis.

Jefe del área o

dependencia que





presupuesto.




además de las


Agencia Nacional de



requiere de la participación

del área que requiere la




-Jefe área o

dependencia que







Formato Estudios


Isolución

4 Cuando proceda se debe

solicitar la Viabilidad de

aplicación de recursos de

Jefe del área o

dependencia que



Certificado de


de inversión expedido


131

Inversión y se debe tramitar

las certificaciones señaladas

en el Decreto 2209 de 1998

modificatorio del Decreto

1737 de 1998, compilado en el



Jefe Oficina de

Planeación

Secretaria General


de Gestión del Talento

Humano

funcionamiento. por la Oficina de

Planeación o

certificación de la

Secretaria General,

según aplique



el Certificado de

Disponibilidad Presupuestal.

Jefe el área que requiere

la contratación.

Ordenador del Gasto

Una vez radicado los estudios

previos debidamente

firmados por el Jefe del área

que requiere la contratación

Memorando de

solicitud




de Gestión Financiera y

autorizada por el


Con la radicación de los

estudios previos y el

memorando.

C.D.P.

7 Reparto Interno, al Abogado


Contractual, con todos los

documentos (estudios previos,

CDP, estudios del sector y en

los casos que aplique la



Abogado al Abogado del

Grupo de Gestión

Contractual



Capítulo II, Sección I,

Subsección IV del Decreto

1082 de 2015; artículos

2.2.1.2.1.4.1 y ss.

8 Verificar el cumplimiento de

los requisitos de experiencia e

idoneidad del contratista y

capacidad jurídica para

contratar, según sea persona

natural o jurídica; ajustar en lo

pertinente y requerir al área

solicitante para hacer los

ajustes necesarios a los

estudios previos y demás

documentos.



9 Elaborar el Acto de

Justificación de la

Contratación Directa para los


General.

Artículo 2.2.1.2.1.4.1 del


Acto administrativo de

justificación


132

casos en que aplique, y

elaborar la minuta del

Contrato.

Minuta del Contrato

10 Revisión del Acto

Administrativo de Justificación

de la Contratación Directa y la

minuta del Contrato

Coordinador de

Contratos

Revisión por parte del



11 Suscripción del Acto de

Justificación de la

Contratación Directa y la

minuta del Contrato

Ordenador del Gasto

Contratista

Suscripción del acto

administrativo de

justificación por la

Ordenadora del Gasto y la

suscripción de la minuta del

contrato por parte de la

Ordenadora del Gasto y del

Contratista

Acto Administrativo

de Justificación

Minuta del contrato

12 Una vez perfeccionado, se

debe tramitar la expedición

del registro presupuestal



Contractual



Requisito de legalización del

contrato






pólizas.



Contractual

-Contratista



Garantía del contrato




acta de Aprobación.








contrato.


la garantía

15 Proyectar el memorando de

designación de supervisor, o

comunicación al mismo de su

designación, con copia de

contrato y de la garantía y

demás documentos






Una vez aprobada la

garantía.

Memorando dirigido

al supervisor.


133

pertinentes. -Ordenador del gasto

16 Suscribir acta de inicio Supervisor designado del

contrato


supervisión.

Formato, publicado en

la herramienta

ISOlucion.




Supervisor designado del

contrato

Dentro del Plazo de



modificaciones al contrato,

como adiciones, prorrogas,

cesiones, suspensiones,

terminación anticipada, etc.,

según las necesidades del

servicio.

Supervisor designado del

contrato

Dentro del Plazo de


19 Proyectar dentro de los

cuatro(4) meses siguientes el

acta de liquidación de común

acuerdo y enviarla con el

certificado de pagos y saldos

expedido por el Grupo de

Gestión Financiera y demás

documentos soportes de

ejecución del contrato.

-Supervisor designado

del contrato



El supervisor una vez

terminado el plazo del

contrato dentro de los cuatro

(4) meses siguientes, elabora

el acta de liquidación por

mutuo acuerdo.

Acta de Liquidación en

de mutuo acuerdo en

el formato de la

herramienta

ISOLUCION de Gestión

de Calidad

Certificado de pagos y

saldos del SIIF

20 Revisar y ajustar el proyecto

de liquidación y efectuar los

trámites pertinentes para la

formalización de la misma.



-Coordinador de

Contratación



Acta de Liquidación de

mutuo acuerdo

21 Entregar al supervisor el acta

de liquidación debidamente

revisada y ajustada para la

recolección de las firmas de él

y del contratista.





previsto

Acta de Liquidación de

mutuo acuerdo


134

22 Elaborar y tramitar el Acta de

Liquidación Unilateral: Cuando

el contratista no atienda la

solicitud para liquidar por

mutuo acuerdo el contrato,

previo requerimientos por

escrito (mínimo 1), se debe

proyectar la resolución de

liquidación unilateral por el

supervisor del contrato y el

abogado asignado, pasa luego

a revisión del Coordinador del

Grupo de Gestión Contractual

y posteriomente para revisión

y firma de la Ordenadora del

Gasto, con los documentos

soportes.




-Coordinador de Grupo




previsto (dos (2) meses

siguientes al vencimiento de

los cuatro(4) meses

establecidos para la

liquidación de mutuo

acuerdo).

Resolución de

liquidación unilateral





Notificaciones

Abogado del proceso


previsto.


proceda, hasta la ejecutoria

del acto.



para publicar la resolución en

el SECOP.

Notificación


135

PROCEDIMIENTO PARA EL PROCESO DE SELECCIÓN POR

MINIMA CUANTIA

ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLE PROCEDENCIA FORMATO Y/O

MEDIO DE

PUBLICACIÓN


requerimiento en el plan

anual de adquisiciones


Superintendencia.

Jefe del área o

dependencia que

requiere la

contratación

Es lo primero que debe hacer el

área o dependencia que

requiere la contratación y antes

de elaborar o proyectar

cualquier otro documento.

Plan Anual De


2 Realizar el Análisis Económico


lo preceptuado en el

normatividad vigente (artículo

2.2.1.1.1.6.1. Decreto 1082 de


que Colombia Compra

Eficiente imparte a todas las

entidades para este análisis.

Jefe del área o

dependencia que

requiere la

contratación.

Antes de los estudios previos,

es la base para establecer y

sustentar el presupuesto.




además de las


Agencia Nacional de








Jefe área o

dependencia que

requiere la

contratación.

Antes de proyectar los Pliegos

de Condiciones y la expedición

de CDP

Formato Estudios


la herramienta

ISOlucion

4 Cuando proceda solicitar la

viabilidad de aplicación de

recursos de Inversión o se

Jefe del área o

dependencia que

requiere la



Formato de aplicación

de recursos que

expide planeación o la


136

debe tramitar las

certificaciones según lo

establecido en el Decreto 2209

de 1998, compilado por el


contratación.

Secretaria General

funcionamiento. Secretaria General

según corresponda.




Presupuestal.

Jefe del área

solicitante.

Ordenador del Gasto

Una vez radicado mediante

memorando los estudios

previos debidamente firmados



Memorando



Técnico del Grupo de


Coordinador del

Grupo de Gestión

Financiera

Tramita ante financiera la

expedición del C.D.P.

C.D.P.

7 Reparto al Abogado del Grupo

de Gestión Contractual, para

su revisión y trámite para que

adelante el proceso, anexando

todos los documentos previos

necesarios (estudios previos,

CDP; y en los casos que aplique

la certificación de viabilidad de


Abogado asignado al



General.

Jefe el Área que

solicita la

contratación

Revisión y solicitud de

documentos o ajuste a los

estudios previos para iniciar el

proceso de selección

Estudios previos y

demás documentos

8 Elaborar la invitación Pública

(se debe tener en cuenta los

requisitos mencionados en el

numeral 5 del Artículo 2 de la

Ley 1150 de 2007; subrogado

por el artículo 94 de la Ley

1474 de 2011 reglamentado

por los artículos 2.2.1.2.1.5.1 al

2.2.1.2.1.5.4 del Decreto 1082

de 2015.

Abogado asignado al



General.



Invitación Pública

9 Publicar i) La Invitación

pública, ii) Los estudios previos

y demás documentos que

sirvan de soporte al proceso en

mención, por ejemplo, el



La publicación de la Invitación

Publica se realizará por lo

menos un (1) día Hábil y

cumplir los demás aspectos

señalados en el procedimiento

SECOP y pagina web

de la entidad.


137

análisis del sector siempre y

cuando no se encuentre

dentro de los estudios previos.

para la mínima cuantía

10 Tramitar las observaciones que

se presenten a la Invitación

Pública y expedir las ADENDAS

si es el caso.



Jefe del área que

solicita la

contratación.

Publicar los documentos

expedidos, documento de

respuestas, Adendas.

SECOP y pagina web

de la entidad.


prevista en el cronograma de

la Invitación Pública y elaborar

el acta de recibo de las mismas


SECOP.



Contractual.

-Jefe o funcionario

designado del área

que solicita la

contratación,

(opcional)

-Coordinador del

Grupo de Gestión

Contractual (opcional)



Acta de recibo de

ofertas publicada en

el SECOP

12 Proyectar el memorando para

la firma de la Secretaria

general para designar el

comité evaluador de las

ofertas (abogado asignado al

proceso y un funcionario del

área que solicita la

contratación). NO se requiere

que sea comité plural.



Contractual

-Funcionario del área

técnica solicitante del

proceso designado en

el comité evaluador.

Una vez finalizado el cierre

Entregar el memorando a los

funcionarios que hayan sido

designados para evaluar las

propuestas recibidas junto con

las mismas.

La Evaluación será adelantada

por quienes sean designados

por el ordenador del gasto.

Memorando

13 Informe de evaluación de las

ofertas

Miembros designados

como evaluadores

Por quienes fueron designados

como evaluadores

Informe de Evaluación

14 Compilar y publicar el Informe

de evaluación.



Contractual

-Coordinador del


publicados en el cronograma y

una vez firmado el informe

SECOP y pagina web

de la entidad.


138

Grupo de Gestión

Contractual.

15 Recibir y analizar las



por los oferentes durante el

traslado del informe de

evaluación y calificación y

actualización del informe final.

-Miembros del Comité

evaluador.


-Coordinador del

Grupo de Gestión

Contractual



Informe Final

Actualizado publicado

en el SECOP y pagina

web de la entidad.

16 Proyectar la Aceptación de la

Oferta o el acto administrativo

de declaratoria de desierto del

proceso.

La Aceptación de Oferta junto

con la oferta constituyen para

todos los efectos el contrato

celebrado (Art. 2.2.1.2.1.5.2.

numeral 7 del Decreto 1082 de

2015)



Contractual,

-Coordinador del

Grupo de Gestión

Contractual


El abogado del proceso

proyecta la aceptación de

oferta para revisión del


Gestión Contractual y posterior

firma del Ordenador del Gasto.

O Proyecta el acto

administrativo de Declaratoria

de Desierto del Proceso.



Aceptación de Oferta

o Declaratoria de

Desierto del proceso

publicado en el

SECOP y pagina web

de la entidad.

16 Tramitar la expedición del




Contractual

-Coordinador del

Grupo de Gestión

Financiera.

El abogado del proceso entrega

al Coordinador del Grupo de

Gestión Financiera la

Aceptación de Oferta para que

se expida el registro

presupuestal, una vez fechada y

numerada en el consecutivo del

Grupo de Gestión Contractual


17 Entregar al contratista copia de

la aceptación de oferta para

allegue la garantía solicitada,

en el caso que se hubiere

solicitado garantía al contrato,

en la invitación pública y

estudios previos.

- Abogado del proceso


Contractual

-Contratista


perfeccionamiento (suscripción)

de la aceptación de oferta

Garantía del Contrato






El abogado revisa y elabora el

documento pertinente y pasa al

Coordinador para revisión y


la garantía


139

acta de aprobación. Contractual

-Coordinador del

Grupo de Gestión

Contractual.

firma.

19 Elaborar memorando de

designación de supervisor, con

copia de contrato, registro

presupuestal y de la garantía y

su aprobación y demás

documentos pertinentes.



Contractual,

-Supervisor del

contrato designado

Una vez aprobada la garantía y

la expedición del registro

Presupuestal

Memorando dirigido

al supervisor.

20 Suscribir acta de inicio si se

pactó en la aceptación de

oferta o en la invitación

pública.


del contrato.

Contratista

Conforme a los datos de

supervisor descritos en la

Comunicación de Aceptación de

la oferta.

Acta de inicio según

formato de la






del contrato.

Dentro del plazo de ejecución

del contrato

Informes o productos








del contrato.

Contratista

Dentro del Plazo de ejecución

del contrato

Modificaciones

23 Una vez vencido el plazo de

ejecución, proyectar acta de

liquidación de común acuerdo

dentro de los cuatro (4) meses

siguientes a la terminación del

plazo y enviar con la

certificación de pagos y saldos

expedida por el Coordinador


Financiera


del contrato.

Coordinador del

Grupo de Gestión

Financiera

Elaborar el acta de liquidación

de mutuo acuerdo con los

soportes requeridos.

Acta de Liquidación en

el Formato

actualizado en la

herramienta


de Calidad

24 Revisar y ajustar el acta de

liquidación de mutuo acuerdo



Contractual

Dentro del plazo previsto para

la liquidación


140

-Coordinador del

Grupo de Gestión

Contractual.

25 Entregar al supervisor el acta

de liquidación de mutuo

acuerdo para recolectar las

firmas de él y del contratista.



Contractual.

-Supervisor del

contrato

-Contratista


previsto

En el Formato

actualizado en la

herramienta


de Calidad

26 Cuando el contratista no

atienda la solicitud para

liquidar por mutuo acuerdo el

contrato, previo

requerimientos por escrito

(mínimo 1), elaborar por parte

del supervisor del contrato y el

abogado asignado la

resolución de liquidación

unilateral, remitir para revisión

del Coordinador del Grupo de

Gestión Contractual y

posterior revisión y firma por

parte del Ordenador del Gasto,

con todos los documentos

soportes.



Contractual

-Supervisor del

contrato

-Coordinador del

Grupo de Gestión

Contractual

-Ordenador del gasto.


previsto, es decir, dentro de los

dos (2) meses siguientes al

vencimiento del plazo de los

cuatro (4) meses previstos para

liquidar por mutuo acuerdo.

Resolución de

Liquidación Unilateral





Notificaciones

Abogado del proceso


previsto.

Notificaciones según proceda,

hasta la ejecutoria del acto.



para publicar la resolución en el

SECOP.

Notificación

Documents

MANUAL DE CONTRATACION ADMINISTRATIVA ADQUISICIONES …