SOFTWARE RELACIONADO CON LA CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA

ISABEL SARMIENTOLUIS GARCIA LOZANO

YERSON ARIZA RIVERAMIRLEY GISELA BARROSO MEJIA

El Portal Único de Contratación se constituye como la Fase Informativa del Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP, de acuerdo en lo dispuesto por el artículo 3 de la Ley 1150 de 2007 y el Decreto Reglamentario 066 de 2008.

El Portal Único de Contratación es la herramienta para que las entidades del Estado publiquen sus procesos de contratación, desde la etapa precontractual hasta la finalización de la fase contractual.

La página web que nos permite alcanzar el portalwww.colombiacompra.gov.co

Los usuarios del portal de contratación son:

El ciudadano. El gobierno. Los proveedores.

se pretende lo siguiente: Informar al ciudadano, para ver lo que está pasando con la contratación

pública y evitar la corrupción. Mantener informado al gobierno para vigilar sus propios procesos de

contratación, mejorar sus servicios, rendir cuentas sobre sus acciones y reducir costos de contratación.

Informar a los proveedores para que éstos tengan igualdad de oportunidades para que las empresas grandes, medianas o pequeñas de todo el país puedan competir para contratar con el Estado, porque reciben información que necesitan y disminuyen sus costos para venderle al gobierno.

¿Qué personas pueden publicar sus procesos de Contratación en el Portal?

Todas las entidades que manejan recursos públicos, sean del orden nacional o territorial, sin excepción, en virtud del artículo 209 de la Constitución Nacional, no importa si las contrataciones se realizan en el marco de la Ley 80 o del derecho privado, pues por el hecho de manejar recursos públicos, tienen la obligación de publicar la información sobre el manejo que hacen de los dineros públicos.

¿Qué es el SECOP?Es un sistema electrónico que entre otras funcionalidades , permite a las entidades estatales cumplir con las obligaciones de publicidad de los diferentes actos expedidos en los procesos contractuales y permite a los interesados en participar en los procesos de contratación, proponentes, veedurías y a la ciudadanía en general, consultar el estado de los mismos.

Es importante resaltar que según el documento CONPES 3620 de 2009, el Secop se creó como un incentivo para el uso del comercio electrónico, cuyo desarrollo se realizará a futuro una vez se de inicio a la Fase transaccional la cual permitirá “llevar a cabo la gestión pública contractual a través de medios electrónicos” .

El Secop surge como respuesta a la adopción de medidas que garanticen los principios de eficiencia y transparencia en la contratación pública con miras a “alcanzar dos objetivos: pulcritud en la selección de contratistas y condiciones de contratación más favorables para el Estado”  Para ello desde marzo de 2003 entró en funcionamiento el Portal Único de Contratación como mecanismo de información de los procesos contractuales del Estado.

Se debe tener en cuenta que el Sistema Electrónico para la Contratación Pública actualmente es administrado por la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente-. Este sistema se constituye en una herramienta que permite acercar el accionar de las entidades del Estado en materia de contratación pública con el ciudadano en general, siendo coherentes con las políticas del actual gobierno en las cuales se busca que las acciones del gobierno nacional estén orientadas hacia la transparencia y la rendición de cuentas .

¿Cómo registro en el SECOP los contratos/acuerdos/convenios interadministrativos?El contrato/acuerdo/convenio interadministrativo es un contrato celebrado bajo la modalidad de contratación directa. En consecuencia, el registro en el SECOP debe hacerse en esa modalidad.

La entidad responsable del registro de los contratos/acuerdos/convenios interadministrativos es la entidad que solicita el bien o servicio a otra entidad estatal.

Bienvenido al SECOP II, el sistema que Colombia Compra Eficiente ofrece a las Entidades Estatales, el sector privado y a la ciudadanía en general, de acceso gratuito, para adelantar el Proceso de Contratación en línea.El uso del SECOP II permite ganar en eficiencia y transparencia, reducir los costos de transacción optimizando así los recursos públicos y generando mayor valor por dinero en el sistema de compra pública.

SECOP II para la ciudadanía en generalPara los ciudadanos que no son Proveedores ni Compradores, el SECOP II tiene una opción de búsqueda pública que no requiere registro y permite ver los Procesos de Contratación hechos por las Entidades Estatales, el avance de los mismos y todos los Documentos del Proceso publicados. Para verlos, solo tiene que dar clic en la pestaña Buscar Proceso de Contratación ubicada en la barra superior de la web e iniciar la búsqueda.

COMPRADORES

La compra y la contratación pública es un asunto estratégico para el funcionamiento del Estado. Colombia Compra Eficiente ofrece herramientas para solicitantes y responsables de compra, así como ordenadores del gasto de más de 2.000 entidades estatales a nivel nacional y territorial en todo el país. Estas herramientas están dirigidas a facilitar la ejecución de procesos de contratación y compra pública bajo los principios de valor del dinero público, eficacia, eficiencia, promoción de la competencia, manejo del riesgo, rendición de cuentas, publicidad y transparencia.PROVEEDORESLos proveedores son partícipes esenciales de la compra y la contratación pública. La política pública del Estado se materializa a través de la provisión de bienes, obras y servicios que ofrecen proveedores de diversas regiones en Colombia y de numerosos países en el mundo. Las herramientas que ofrece Colombia Compra Eficiente a los proveedores están orientadas a facilitar su participación y promover los procesos de contratación competitivos. 

¿QUE ES EL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES?

El Plan Anual de Adquisiciones (PAA) es una oportunidad para empezar a implementar y hacer uso del SECOP II en la Entidad Estatal. Para el efecto, debe registrar la Entidad Estatal y los usuarios encargados de elaborar, aprobar y publicar el PAA.

La funcionalidad del PAA en el SECOP II permite hacer un seguimiento cercano a su planeación y ejecución, y tener visible las diferentes versiones del PAA para hacer seguimiento a los cambios realizados durante el año.

SIA OBSERVA

Funcionalidad: SIA Observa es una plataforma WEB cuya funcionalidad principal es ofrecer a las entidades de control fiscal y a los Sujetos Vigilados, una herramienta de captura de información contractual y presupuestal para la toma decisiones oportuna y con carácter preventivo.

Beneficios- Herramienta de apoyo para el registro y control de la contratación de los sujetos vigilados.- Apoyo al proceso auditor a los ejes temáticos de contratación y presupuesto en línea.- Contar con el proceso de información en línea y tener el expediente de la contratación escaneado.- Herramienta de control a la contratación para facilitar la labor de autocontrol y control fiscal.

SICEEl Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE se aplica a los organismos que conforman la administración pública, a los particulares o entidades que manejan recursos públicos, y a sus proveedores de bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra.

El Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, es una herramienta de información, ordenación y control que incorpora las cifras relevantes del proceso de contratación estatal, con el fin de confrontarlas en línea y en tiempo real, con los precios de referencia incorporados en el Registro Único de Precios de Referencia, RUPR, de acuerdo con los parámetros de codificación del Catálogo Único de Bienes y Servicios, CUBS.

El sistema permitirá la interacción de los contratantes, los contratistas, la comunidad y los órganos de control, suministrando instrumentos para facilitar la contratación en línea, garantizar la selección objetiva, divulgar los procesos contractuales y facilitar un control posterior y selectivo, todo lo anterior con tecnología, eficiencia y seguridad.

Reducir los costos actuales de la contratación de la administración pública y de los particulares o entidades que manejan recursos públicos. Diseñar, implementar y consolidar un sistema de información que le facilite al país mejorar las condiciones actuales de contratación. Garantizar los principios constitucionales y legales de Igualdad, Moralidad, Eficacia, Economía, Celeridad, Imparcialidad, Publicidad, Eficiencia, Equidad, Transparencia, Responsabilidad y Control Social.

Mejorar sustancialmente los procesos relacionados con la planeación, elaboración de planes de compras y presupuesto de las entidades públicas.

Optimizar los estudios de mercado en los procesos de contratación, mediante la utilización de tecnología informática. Garantizar el acceso a la consulta libre por Internet de la información de los procesos de selección de los proveedores.

Operación del SICE

El Sistema de Operación corresponde a una serie de elementos relacionados en un conjunto estructurado que hacen posible el funcionamiento del SICE. Este Sistema está compuesto por: Software, Hardware, Internet, Redes de Comunicaciones, Operador del Sise y Portal Sise. En el sistema de Operación se garantizará el principio de publicidad, así mismo se dará a todos los usuarios del SICE un tratamiento igualitario.

Funciones del catálogo único de bienes

- Clasificar los bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra, que adquieren usualmente las entidades de la administración pública y los particulares o entidades que manejan recursos públicos, en tipos, clases, subclases, grupos e ítems.

- Identificar los bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra, y una vez clasificados, asignarles un código único, que mantenga la estructura de tipo, clase, subclase, grupo e ítem.

- Facilitar a los proveedores el registro de sus precios y a la administración pública y a los particulares o entidades que manejan recursos públicos, el registro de los contratos desagregados por bien o servicio adquirido.

- Articular la información de los diferentes subsistemas que integran el Sise, a través de los códigos de los bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra de cada uno de los productos que la administración pública y los particulares o entidades que manejan recursos públicos, tengan necesidad de adquirir y los que los proveedores estén interesados en venderles.

- Facilitar la consulta de información de los bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra a los proveedores, a los funcionarios públicos y a la ciudadanía en general.

DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA LA CONTRATACIÒN

Oficio de jurídica de grupo de contratación estatal Requerimiento contrato de prestación de servicios Certificado de disponibilidad presupuestal (CDP) Certifica de talento humano sobre disponibilidad de personal de planta del

departamento. Estudios previos Invitación a presentar propuesta Propuesta del contratista Hoja de vida (anexos) Declaración juramentada de bienes y renta Certificado médico laboral Formulario del registro único tributario Seguridad social vigente Análisis de la hoja de vida Informe de evaluación Designación de supervisor Contrato Registro presupuestal (RP) Acta de inicio del contrato Afiliación a la administradora de riesgos

Manual de la modalidadde selección de mínima cuantía

Manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes en los procesos de contratación

Manual de contratación ESAP

En Colombia existen diferentes modalidades de contratación para la adquisición de los bienes y servicios requeridos por el Estado

Tipo de Proceso

• Licitación Pública: Proceso mediante el cual la entidad convoca de forma abierta y pública, en igualdad de oportunidades, para que se presenten ofertas y se seleccione entre ellas, la más favorable a sus intereses

• Concurso de Méritos: Es la convocatoria pública que se adelanta para contratar los servicios de consultoría, estudios y diseños.

• Selección Abreviada: se aplica para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, su duración es de aproximadamente 2 meses, la entidad formula públicamente una convocatoria para que, en igualdad de oportunidades, los interesados presenten sus ofertas y se seleccione entre ellas la más favorable.

• Contratación Directa: no se requiere adelantar un proceso de selección por convocatoria pública.

• Mínima Cuantía: Es utilizado para las adquisiciones de bienes, servicios y obras cuyo valor no exceda del diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la entidad contratante, independientemente de su objeto.

 

1. Planificación Estudios previos y análisis del sector

Autorizaciones  Recursos Presupuestales  Análisis de precios de mercado

2. Invitación Convocatoria pública Publicación de proyecto de pliegos de

condiciones o "prepliegos" Observaciones a los "prepliegos"

Visita de Obra3. Apertura El acto de apertura Publicación de pliegos de condiciones definitivos Asignación de riesgos 

4. Plazo de la licitación 5. Evaluación

6. Adjudicación Acto de adjudicación  o declaratoria de desierta 

Etapas de la contratación estatal

7. Contrato

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