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MANUAL DE INSTALACIÓN Y USO DE DROPBOX 0.8.21.

Dropbox es una herramienta para archivar y sincronizar documentos utilizando el Internet, en donde los

cambios a los documentos compartidos son realizados a tiempo real, siempre y cuando los equipos

estén conectados a Internet. Requiere bajar e instalar un programa en cada computadora donde se

requiera utilizar la herramienta, aunque no es totalmente necesario, ya que se puede utilizar la

herramienta utilizando los servicios provistos por Internet. Hasta el momento, la capacidad de

almacenamiento gratuito es de 2GB, pero podría disminuir a 1GB.

INSTALAR DROPBOX

1. Luego de acceder a la página, localiza el botón “Download Dropbox” y presiona una vez sobre el mismo.

2. En la pantalla que se despliega, presiona el botón de RUN O EJECUTAR para comenzar a bajar

el Programa. Puede tardar varios minutos, dependiendo de la velocidad de Internet. Cuando termine de bajar, presiona el botón de Run o EJECUTAR.

3. Durante la instalación aparecerán varias pantallas como las mostradas a continuación:

a) En algunas versiones muestra como pantalla inicial la licencia de acuerdo, en la que se deberá hacer clic en “I Agree”, caso contrario continuar con el siguiente paso.

b) En la siguiente pantalla, presiona el botón de Install, sin hacer ningún cambio.

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c) Luego de varios minutos, aparecerá una pantalla en la que debes seleccionar una de las siguientes dos alternativas:

I’m new to Dropbox: Selecciona esta alternativa si nunca has creado una cuenta en Dropbox.

I have a Dropbox account: Selecciona esta alternativa si ya tienes creada una cuenta en Dropbox. Presiona NEXT para Continuar.

d) Si seleccionó la primera alternativa para crear una nueva cuenta, debe completar todos los espacios provistos en la pantalla presentada. El espacio de Computer Name puede dejarlo igual a como aparece. Presiona Next para continuar.

e) Seleccionamos el espacio de almacenamiento, en este caso será de 2GB que es gratuito. Y clic en Next.

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f) Luego aparecerán una serie de pantalla en las cuales puedes presionar el botón de Skip

tour and finish o Next para tener una vista previa del programa.

g) En la última pantalla, presiona Finish para terminar.

h) Inmediatamente aparecerá la ventana del explorador situada en la carpeta donde se almacenaran los archivos y carpetas de Dropbox. Inicialmente se cargan archivos que son ejemplos predeterminados.

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ACCESOS A DROPBOX.

En la parte inferior cerca del reloj se muestra un icono de Dropbox, desde allí podremos abrir la carpeta

de Dropbox en el explorador de Windows o acceder al website de dropbox. Tambien muestra un breve

historial de los archivos actualizados, el porcentaje de uso, entre otras opciones secundarias.

O también desde el acceso directo que se encuentra en el escritorio podemos acceder a la carpeta de

Dropbox en el explorador de Windows.

CREAR CARPETAS Y COMPARTIR ARCHIVOS. 1. En el explorador de Windows ubicarse dentro de la carpeta de Dropbox.

2. Clic derecho / Nuevo / Carpeta, poner el nombre de la carpeta “Publicaciones” y presionar

Enter.

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3. La carpeta creada podemos compartirla con otras personas, siempre y cuando dichas personas

también tengan una cuenta y estén usando Dropbox. Para eso hacemos lo siguiente: Clic

derecho en la Carpeta que vamos a compartir / Dropbox / Share this folder…

4. Inmediatamente iniciara el Explorador de Internet predeterminado y sin necesidad de

autenticarse aparecerá una ventana con un contenido similar a la siguiente:

5. En esta ventana aparecen dos cuadros de texto, en el primero ingresaremos las direcciones de

correo electrónico de los contacto con los cuales deseamos compartir la carpeta, el segundo

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cuadro es donde va el mensaje que es opcional. Cabe anotar que las direcciones de correo van

separadas por una coma ‘,’

6. Una vez llenado de información los cuadros de texto hacer clic en el botón Share folder y listo,

ahora solo se deberá esperar a que acepten las invitaciones.

ACEPTAR INVITACIONES PARA COMPARTIR CARPETAS.

1. Las invitaciones llegan a la dirección de correo electrónico y desde allí hay un vinculo que le

redirecciona al website de Dropbox.

2. En el Explorador de Internet solicitara autenticación de usuario. Ingresar el e-mail y la clave

que se proporciono al instalar Dropbox y clic en Log in.

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3. Una vez autenticado será dirigido a la página donde se encuentra la invitación pendiente y la

cual deberá aceptar dando clic en el botón ‘Accept’.

4. Inmediatamente después de haber aceptado la invitación, el programa de Dropbox instalado

inicia la sincronización y carga de carpetas y archivos afectados, en este caso se añade una

carpeta. Una vez terminada la sincronización aparecerá un mensaje en un globo.

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5. Al hacer clic en el globo o dirigiéndonos a la carpeta de Dropbox podremos ver q la carpeta

“Publicaciones” se ha creado.

6. De igual manera podemos administrar las carpetas tanto personales como compartidas desde

el website de Dropbox autenticándonos. La ventana será similar a la siguiente:

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COMPARTIR ARCHIVOS EN CARPETAS COMPARTIDAS La manera más fácil de compartir archivos usando las carpetas compartidas con Dropbox es de esta:

1. Seleccionar el o los archivos que se van a compartir y copiamos (Ctrl+C, clic derecho / Copiar,

Menú edición / Copiar)

2. Una vez copiado el o los archivos que se van a compartir, dirigirse (en el caso de nuestro

ejemplo) a la carpeta “Publicaciones” y dentro de esta carpeta Pegar los archivos (Ctrl+V, clic

derecho / Pegar, Menú Edición / Pegar) y debe mostrarse las carpetas con un pequeño icono

que muestra que los archivos se están sincronizando, se dará por finalizada la compartición de

archivos una vez que estos archivos presenten un pequeño icono verde con un visto.

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Archivo en sincronización.

Archivo sincronizado y compartido correctamente.

¿SE PUEDEN RECUPERAR ARCHIVOS ELIMINADOS POR ERROR? Para este ejemplo se han eliminado todos los archivos anteriormente agregados en la carpeta

“Publicaciones”, para recuperar los archivos eliminados hacemos lo siguiente:

1. Nos ubicamos fuera de la carpeta de la cual se han eliminado los archivos, en este caso fuera de

la carpeta “Publicaciones”, damos clic derecho / Dropbox / Show Deleted Files…

2. En el Explorador de Internet será automáticamente redireccionado a la carpeta “Publicaciones”

y mostrará los archivos eliminados.

3. Para recuperarlos se deberá seleccionar los archivos eliminados marcando en el cuadro que se

encuentra junto al nombre del archivo.

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4. Una vez seleccionados los archivos, ir al menú “More actions” y seleccionar la opción “Undelete

5 items”

5. Aparecerá un cuadro indicándonos si estamos seguros de restaurar los archivos eliminados,

daremos clic en “Restore 5 files” y listo, si revisamos en el explorador de Windows la carpeta

“Publicaciones” encontraremos los archivos restaurados.

¿QUÉ SUCEDE CUANDO DOS O MÁS PERSONAS EDITAN EL MISMO

ARCHIVO? Cuando dos personas o más editan el mismo archivo, la primera persona que guarda el archivo “gana”, y

el mismo será sincronizado en las computadoras que comparte. La segunda copia también sincronizará

con todas las computadoras, por lo que no se pierden los archivos. El nombre del segundo archivo será

el mismo, sólo que también se incluirá la palabra “conflicted copy”, el nombre de la

persona/computadora responsable y la fecha cuando ocurrió el conflicto.

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¿POR QUÉ APARECEN ARCHIVOS CON EL NOMBRE “conflicted copy”? Pueden ser variar las razones por las cuales se ven archivos con el nombre conflicted copy en la carpeta de Dropbox. Una de las razones es por la mencionada en la pregunta anterior, cuando dos personas trabajan el mismo documento y otra es por no permitir que el sistema haga una sincronización total de los archivos. Es importante no apagar el equipo hasta corroborar que el sistema de Dropbox ha finalizado la

sincronización de el o los archivos guardados. Para saber si el sistema ha terminado de sincronizar, debe

aparecer el icono de la cajita del Dropbox con un círculo verde. Si la bajita a parece con un círculo azul,

está en proceso de sincronización y no se debe apagar el equipo.

¿CÓMO ELIMINAR LA CUENTA DE ACCESO A DROPBOX QUE ESTÁ

CONFIGURADA EN EL EQUIPO? 1. En el icono de Dropbox que se muestra cerca de la hora del sistema hacer clic y seleccionar

“Preferences…”.

2. En la ventana que aparecerá, seleccionamos la opción “Account”, hacemos clic en el botón

“Unlink this computer”, clic en el botón “OK” y aceptar la advertencia.

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Autor: Saransig Alexis.

Fecha edición: 19-jul-2010.

Versión: Dropbox 0.8.21.

E-mail: al.exito_x@hotmail.com

Vinculo de ayuda: http://ipsi.uprrp.edu/pdf/Manual_Instalacion_Uso_Dropbox.pdf