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MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Proyecto
Manual de Organización para la Empresa
“FRANCISCO MORFÍN CÁRDENAS”
Alma Lorena Morfín Martínez
No. Control: 10460422
Lic. En Administración
Asesor:
Lic. Francisco Javier Ventura Cisneros
Villa de Álvarez, Col., Diciembre de 2014
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN CAPITULO I. ANTECEDENTES GENERALES
1.1 Historia de la empresa…………………………………………………………………….2
1.2 Justificación……………………………………………………………………………….3-4
1.3 Objetivos 1.3.1 Objetivos generales……………………………………………………………………..5 1.3.2 Objetivos específicos …………………………………………………………………..5
1.4 Problemas a resolver……………………………………………………………..............6
1.5 Alcances………………………………………………………………………………........7 1.6 Limitaciones………………………………………………………………………………..7
CAPITULO II. MARCO TEORICO
2.1 Generalidades de los Manuales de organización………………………………….8-12
CAPITULO III. ACTIVIDADES REALIZADAS
3.1 Implementación “Manual de Organización”……………………………………....13-33
CAPITULO IV. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
4.1 Conclusiones……………………………………………………………………………34
4.2 Recomendaciones……………………………………………………………………...35
4.3 Bibliografía……………………………………………………………………………….36 4.4 Anexos …………………………………………………………………………..........37-40
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INTRODUCCIÓN
El manual de organización que se realizó en la empresa “FRANCISCO MORFIN
CARDENAS” fue con la finalidad de desarrollar y culminar el proyecto de
residencia profesional y a su vez poder brindar un documento a la empresa donde
se plasme la estructura organizacional, objetivos, funciones, autoridad y
responsabilidad de los distintos puestos que integran la empresa.
El manual de organización, es un instrumento de trabajo necesario para normar y
precisar las funciones del personal que conforma la estructura organizativa,
delimitando a su vez, sus responsabilidades y logrando mediante su adecuada
implementación la correspondencia funcional entre puestos y estructura.
La actualización del presente manual deberá ser constante o cuando se presente
algún cambio en la estructura organizacional para mantener su utilidad dentro de
la organización.
El manual administrativo es una fuente permanente de información, pues permite
conocer la estructuración de las organizaciones. Cada empresa cuenta con sus
propios manuales, esto debido a que en cada una de ellas se trabaja de manera
distinta y por lo tanto sus procedimientos, organización, políticas, etc., son
diferentes.
Su importancia se encuentra principalmente en que los manuales estandarizan y
controlan la realización de las funciones y el cumplimiento de las mismas dentro
de la empresa, esto es muy importante, pues cada empleado de la organización
conoce cuáles son sus funciones y en qué momento interviene, lo cual evita
conflictos y escape de responsabilidades y al mismo tiempo promueve la
delegación de funciones.
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HISTORIA DE LA EMPRESA
La Empresa “FRANCISCO MORFÍN CÁRDENAS” es una empresa pequeña
dedicada a prestar servicios mediante contratos dentro de la empresa Ternium.
Se dio inicio en el año 1991 con la visión de que sea un negocio rentable.
Actualmente cuenta con 15 trabajadores, ubicados en 4 puestos diferentes, son
trabajadores contratados de manera eventual, de acuerdo al tamaño de la obra
que realicen y a la fecha de término del contrato.
Dentro de la organización un despacho Contable lleva a cabo las actividades
relacionadas con recursos humanos, como el registro del personal ante las
dependencias oficiales que les corresponden (IMSS, INFONAVIT), el control de
los empleados y la elaboración de nómina, pero no se cuenta con un
Departamento de Recursos Humanos ni con procedimientos y controles del
personal que ayuden a la administración efectiva del capital humano.
Los principales servicios que presta dentro de la comunidad Ternium son los
siguientes:
Servicio de transporte de personal a diferentes rutas.
Servicio de limpieza de oficinas en mina encino y ángulo.
Servicio de apoyo en laboratorio de muestreo y análisis en mina encino.
Servicio de barderos en mina encino.
Domicilio: Conocido S/N C.P. 49870 El Agostadero, Pihuamo, Jal
Teléfono:(312) 307 1190
Representante legal: Francisco Morfín Cárdenas
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JUSTIFICACIÓN
La razón principal de realizar este documento es contribuir a la profesionalización
de la administración dentro de esta empresa. Los manuales administrativos son
herramientas muy útiles para fomentar el trabajo de cualquier organización.
La empresa “FRANCISCO MORFIN CARDENAS”, carece de los manuales
administrativos, y son necesarios para el correcto funcionamiento de la
organización. Sea una pequeña, mediana o gran empresa, todas sin excepción
necesitan algún tipo de pauta organizativa. Definir los valores, la visión
y misión, los cuales son elementos esenciales que orientan a la empresa hacia el
logro de un objetivo; sin embargo, hay algo también importante; los
organigramas y el manual de organización, sobre todo si hay empleados se debe
de contar con estos elementos. Como se puede ver es muy indispensable contar
con un instrumento como el manual de organización en la empresa.
Es muy frecuente encontrar en las pequeñas empresas trabajadores que no saben
lo que deben hacer, sobre todo los que recién ingresan, pasan dos o tres días
adivinando cuáles son sus roles. Lo anterior se debe a la falta de organización. El
trabajador debe conocer desde el ingreso en la compañía las declaraciones
estratégicas (visión, misión, valores y objetivos), el organigrama funcional de toda
la empresa, el área donde va a desempeñarse y el Manual de Organización.
El manual de organización es un documento que contiene información detallada
referente al directorio administrativo, antecedentes, legislación, atribuciones,
estructuras y Funciones de las unidades administrativas que integran la institución,
señalando los niveles jerárquicos, grados de autoridad y responsabilidad, canales
de comunicación y coordinación, asimismo, contiene organigramas que describen
en forma gráfica la estructura de organización.
Los manuales de organización son utilizados por las organizaciones para dar a
conocer la estructura de la misma como es el nombre sus políticas, su visión y
misión; así como los puestos que lo conforman y qué función tiene cada una entre
otros aspectos.
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Los objetivos del manual de organización serán:
El manual de organización facilitara el proceso de inducción del personal y permitirá el perfeccionamiento y orientación de las funciones y responsabilidades del cargo al que han sido asignados.
Se determinaran las funciones específicas, responsabilidad y autoridad de los cargos dentro de la estructura orgánica.
Se proporcionara información a los funcionarios y servidores sobre sus funciones específicas.
Implementar la estructura organizacional de la empresa.
Los manuales administrativos son medios valiosos para la comunicación, y sirven
para registrar y transmitir la información, respecto a la organización, y
funcionamiento de la dependencia; es decir, entenderemos por manual de
organización en general el documento que contiene, en forma ordenada y
sistemática, la información y/o las instrucciones sobre historia, organización,
política y/o procedimientos de una institución, que se consideren necesarios para
la mejor ejecución del trabajo.
El manual de organización es un documento oficial que describe claramente la
estructura orgánica y las funciones asignadas a cada elemento de una
organización, así como las tareas específicas y la autoridad asignada a cada
miembro del organismo.
En nuestro ámbito de acción se define como una herramienta o instrumento de
trabajo, y consulta en el que se registra y actualiza la información detallada,
referente a los antecedentes históricos, el marco jurídico-administrativo, objetivo,
estructura orgánica, organigrama que representa en forma esquemática la
estructura de la organización, las funciones de los órganos que integran una
unidad administrativa, los niveles jerárquicos, los grados de autoridad,
responsabilidad, así como las líneas de comunicación y coordinación existentes,
que esquematiza y resume la organización de una unidad responsable.
El manual de organización es, por tanto, un instrumento de apoyo administrativo,
que describe las relaciones orgánicas que se dan entre las unidades
administrativas de una dependencia, enunciando sus objetivos y funciones, siendo
por ello, un elemento de apoyo al funcionamiento administrativo. El manual de
organización se elabora para proporcionar, en forma ordenada, la información
básica de la organización y funcionamiento de la unidad responsable como una
referencia obligada para lograr el aprovechamiento de los recursos y el desarrollo
de las funciones encomendadas.
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OBJETIVO GENERAL Y OBJETIVOS ESPECÍFICOS
a).- OBJETIVO GENERAL:
Elaborar un manual de organización para proporcionar, en forma ordenada, la información básica de la empresa y funcionamiento de la unidad responsable como una referencia obligada para lograr el aprovechamiento de los recursos y el desarrollo de las funciones encomendadas. b).- OBJETIVOS ESPECÍFICOS: Que la empresa cuente con un manual de organización de su
funcionamiento que sea fácil de entender para los empleados y más para la gente ajena a la organización.
Fijar las políticas y establecer los sistemas administrativos de la organización.
Definir las funciones y responsabilidades de cada unidad administrativa. Asegurar y facilitar al personal la información necesaria para realizar las
labores que les han sido encomendadas y lograr la uniformidad en los procedimientos de trabajo y la eficiencia y calidad esperada en los servicios.
Delimitar claramente las responsabilidades y obligaciones de cada área de trabajo.
Presentar una visión de conjunto de la organización.
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PROBLEMAS A RESOLVER
La empresa “FRANCISCO MORFÍN CÁRDENAS” en muchas de las áreas no están bien definidas las funciones que se deben de realizar para cumplir con el objetivo en cada una de ellas.
Esta situación origina que en algunos casos se presente la duplicidad de
funciones y, en otros casos, no se precise la responsabilidad de cada área en la ejecución de tareas específicas.
De ahí que se requiere del Manual de Organización, para evitar la
repetición de funciones en las diferentes áreas administrativas y facilitar la actualización de los procedimientos, para evitar conflictos entre quienes lo consultan.
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ALCANCES Y LIMITACIONES
Alcances:
Lograr que el 100% de la empresa esté integrado en el manual de organización, con la finalidad de que sea utilizado en el mejor desempeño de sus funciones.
Limitaciones:
El manual constituye una herramienta, pero no la solución para todos los
problemas administrativos que se puedan presentar.
Si no se actualiza permanentemente, pierde vigencia con rapidez.
Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y
rigidez.
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MARCO TEÓRICO
El manual de organización es un documento oficial cuyo propósito es describir la
estructura de funciones y departamentos de una organización, así como las tareas
específicas y la autoridad asignada a cada miembro del organismo.
Un manual de organización complementa con más detalles la información que
bosqueja el organigrama. Contiene información detallada referente al directorio
administrativo, antecedentes, legislación, atribuciones, estructuras y funciones de
las unidades administrativas que integran la empresa, señalando los niveles
jerárquicos, grados de autoridad y responsabilidad, canales de comunicación y
coordinación, asimismo, contiene organigramas que describen en forma gráfica la
estructura de organización.
El Manual de Organización y Funciones, más conocido como (MOF) por sus
siglas, es un documento formal que las empresas elaboran para plasmar parte de
la forma de la organización que han adoptado, y que sirve como guía para todo el
personal.
El MOF contiene esencialmente la estructura organizacional, comúnmente llamada
Organigrama, y la descripción de las funciones de todos los puestos en la
empresa. También se suele incluir en la descripción de cada puesto el perfil y los
indicadores de evaluación.
Hoy en día se hace mucho más necesario tener este tipo de documentos, no solo
porque todas las certificaciones de calidad (ISO, OHSAS, etc), lo requieran, sino
porque su uso interno y diario, minimiza los conflictos de áreas, marca
responsabilidades, divide el trabajo y fomenta el orden, etc.
Además, es la piedra angular para implantar otros sistemas organizacionales muy
efectivos como: evaluación de desempeño, escalas salariales, desarrollo de
carrera y otros.
Como ven, la existencia del MOF en una organización es de vital importancia y por
ello se debe cuidar el proceso de su elaboración. Aquí algunas recomendaciones
para este proceso:
Se necesita la participación y compromiso de todos en la organización,
especialmente de los líderes como promotores.
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Se necesita que los líderes que toman las decisiones separen unas horas
(3 a 4) semanales para la decisiones referentes a estos temas.
Se necesita formar un equipo técnico que lidere el proceso (no es necesario
la exclusividad) y puede ser interno o externo a la organización.
Se necesita que la organización tenga su plan estratégico vigente, pues sin
esto no se podrá realizar el MOF.
Se necesita finalmente hacer un plan de implantación de este manual,
especialmente con los cambios fuertes.
Finalmente, poner el manual a plena disponibilidad para el personal, por
ejemplo colgarlo en la intranet institucional. En nuestra experiencia en
Perfil con diversas consultorías en estos temas, las empresas al inicio, no
conocen el verdadero valor e impacto de esta herramienta, pero a medida
que se elabora el manual, también se van resolviendo algunos grandes
problemas que se tenían y que en algunos casos los ha llevado a sufrir
algunos golpes fuertes, afectando la rentabilidad del negocio
(descoordinaciones con el cliente, fallas en las operaciones, demoras,
etc.).
Lo ideal administrativamente es que toda organización pequeña, mediana o
grande cuente con alguna forma de descripción de su funcionamiento, que sea
fácil de entender tanto para un directivo como para los empleados menos y aun
para la gente ajena a la organización.
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización. "Un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una manera fácil de manejar (manuable) se concentran en forma sistemática, una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo humano en la empresa". (Ponce., 1983)
“Es un documento que contiene información detallada referente al directorio
administrativo, antecedentes, legislación, atribuciones, estructuras y Funciones de
las unidades administrativas que integran la institución, señalando los niveles
jerárquicos, grados de autoridad y responsabilidad, canales de comunicación y
coordinación, asimismo, contiene organigramas que describen en forma gráfica la
estructura de organización.es un documento de suma importancia para la empresa
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ya que en esencia detalla lo que la organización representas como tal, su
funcionamiento y hacia dónde va”. (Ponce., 1983)
Es recomendable que el manual de organización se complemente con otros
manuales administrativos, incluyendo el manual de procedimientos y políticas.
Estos últimos complementan al manual en su tarea de aclarar estructuras,
estandarizar procedimientos y respaldar las decisiones que se toman.
(Krauss, 1977)Lo define al manual de organización como: " Un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la menor ejecución del trabajo".
(Krauss, 1977) Manifiesta que los manuales de organización exponen con detalle
la estructura de la compañía y señalan los puestos y la relación que existe entre
ellos. Explica la jerarquía, los grados de autoridad, responsabilidad, las funciones
y actividades de los órganos de la empresa. Generalmente contiene graficas de
organización, descripción de trabajo, cartas límite de autoridad, etc.
“De acuerdo como se señala este manual explica con detalle la estructura
organizacional de la empresa y señala los puestos y la relación que existe entre
ejecutivos y departamentos. Las gráficas de organización las de descripción de
trabajo generalmente constituyen el contenido de este manual.” (Krauss, 1977)
“Estos manuales contienen información detallada referente a los antecedentes,
legislación, atribuciones, estructura, organigrama, misión y funciones
organizacionales” (Krauss, 1977)
De lo anterior se puede concluir que el propósito principal del manual de
organización es dar a conocer sistemáticamente y por escrito a los empleados las
actividades, procedimientos y como está estructurada la organización, recurriendo
a tablas, gráficas y diagramas parapara facilitar el entendimiento del usuario.
Representan de manera expresiva una forma de comunicación entre la gerencia y
los empleados. Además evita la duplicidad de funciones y que se deslinden
responsabilidades en el trabajo.
(Valencia, 2002) Los manuales de organización exponen con detalle la estructura
organizacional de la empresa, señalando los puestos y la relación que existe entre
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ellos. Explican la jerarquía, los grados de responsabilidad, las funciones y
actividades de las unidades orgánicas de la empresa. Generalmente contiene
graficas de organización y descripción de puesto.
Objetivos del manual de organización:
El manual de organización es un documento oficial cuyo propósito es describir la
estructura de funciones y departamentos de una organización, así como tareas
específicas y la autoridad asignada a cada miembro del organismo.
(Valencia, 2002) Señala los siguientes objetivos:
Presentar una visión de conjunto de la organización.
Precisar las funciones encomendadas a cada unidad orgánica para
deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.
Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores encomendadas al
personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.
Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la ejecución del trabajo, evitando
repetición de instrucciones.
Facilitar el reclutamiento y selección de personal.
Servir como orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su
incorporación a las distintas unidades orgánicas.
Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.
Importancia
La organización de la mayor parte de las empresas de nuestro país se ha
realizado conforme a la práctica diaria y la aplicación más o menos correcta del
criterio de los jefes, basándose la mayoría de las veces en la experiencia laboral,
que aunque llegue a ser correcta, no está escrita por lo que no tiene un carácter
permanente y resulta difícil transmitir esa experiencia.
(Diamond, 1983) Hace un análisis en el que presenta los inconvenientes de que el
personal de la empresa no tenga presentes y bien definidas sus atribuciones y
funciones:
No habiendo reglas precisas o escritas, frecuentemente se dará el caso de
alteraciones, por olvido en los trámites.
El control se dificulta a los directores del negocio, que tiene que confiar todos los
detalles a la memoria, y no están en condiciones de coordinar las actividades.
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No pueden exigirse las responsabilidades en que se incurra, debido a lo impreciso
de las funciones que a cada empleado se le asignan.
No se metodiza el trabajo, como sería si se tomara como base las prevenciones
del manual.
Algunos empleados indolentes, estorban la labor de los activos, cuando las
labores debieran estar encadenadas y sujetas a horarios como se debe.
Un nuevo director o nuevo empleado, tropiezan con el desconocimiento absoluto
del mecanismo administrativo, y necesita pasar algún tiempo para que se ponga al
tanto de él, toda vez que no cuentan con una guía precisa que lo ilustre. De aquí
viene el que todas las empresas tengan empleados necesarios.
Los nuevos directores, careciendo del conocimiento completo de la forma de
administrar, se sienten inclinados a promover reorganizaciones que no son
necesarias, originando la confusión y el descontento en el trabajo del personal.
Un manual de organización no es el producto final de la planeación de la
organización. En la medida que el manual contenga los aspectos anteriormente
indicados la dirección superior manifiesta su responsabilidad para organizar los
recursos humanos e indicar dónde y quien debe hacer el trabajo.
El manual aporta los conocimientos del trabajo para que se desarrollen con
destreza, habilidad y confianza, contribuyendo a obtener calidad en el desempeño
de todos los empleados en todos los departamentos y hace de las empresas
organizaciones más competitivas.
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“IMPLEMENTACION MANUAL DE ORGANIZACIÓN” 1.- INTRODUCCIÓN: Objetivo del manual de organización:
Formalizar las actividades para llegar al logro de las metas u objetivos planeados
por la empresa, y de esta manera los empleados estén bien informados sobre las
actividades y funciones que deben realizar evitando sobre esfuerzo o
malentendidos al momento de recibir una orden al realizar sus actividades.
Como usar el Manual de Organización:
Este manual será utilizado cada vez que sea necesario, es decir, cuando ingrese
un nuevo empleado a la empresa, o cada vez que se realicen actualizaciones al
manual.
Las actualizaciones de este manual se realizarán en el momento que se presente
algún cambio en la estructura organizacional, en los puestos en general y
jerarquía, o en los objetivos de la organización.
Por motivos de seguridad al manual no debe salir de la empresa, debido a que la
información contenida en él es confidencial. Todo empleado de la empresa tiene
acceso a utilizar este manual, si así lo requiere.
El empleado que requiera del manual debe dirigirse hacia el gerente de la sucursal
para que el mismo lo proporcione.
2.- Misión de la empresa “FRANCISCO MORFIN CARDENAS”
Proporcionar personal a la empresa TERNIUM con las características y equipo
necesario para la realización de actividades que se soliciten.
3.-Visión de la empresa “FRANCISCO MORFIN CARDENAS”
Establecerse como la empresa predilecta de contratistas de TERNIUM en 5 años,
aumentando el crecimiento de nuestras utilidades y servicios para la empresa.
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4.-Valores de la empresa “FRANCISCO MORFIN CARDENAS” 1) Honestidad: sinceridad, decencia y buen comportamiento en el cual nuestro
equipo de trabajo labora.
2) Integridad: cualidad del personal que los faculta para tomar decisiones sobre
su comportamiento por sí mismos.
3) Respeto: reconocemos los derechos y la dignidad de un ser y a abstenerse de
ofenderlos (tratar bien a las personas, saber escuchar y aceptar diferencias).
4) Ética: valores morales que permiten a nuestro equipo de trabajo adoptar
decisiones y determinar un comportamiento apropiado, esos valores deben estar
basados en lo que es correcto, lo cual puede ir más allá de lo que es legal.
5) Lealtad: ser fiel a los principios de la empresa y tener amor a la empresa.
6) Compromiso: actitud positiva y responsable por parte del equipo de trabajo
para el logro de los objetivos, fines y metas.
7) Calidad: en todos los ámbitos en cada una de las actividades que realizamos.
8) Servicio: mejora continua para satisfacer necesidades y exceder las
expectativas de nuestros usuarios.
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5.- ORGANIGRAMA
Dirección general
Recursos Humanos
Coordinacion de Servicios externos
Supervisor de Servicos externos
Empleados
Finanzas
Auxiliar Contable
Administración
Secretaria
Secretaria
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6.-ESTRUCTURA FUNCIONAL: “DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS”
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE GERENTE GENERAL
OBJETIVO DEL PUESTO: Desarrollar un Organismo eficiente, que permita ser
autosuficiente brindando un servicio de calidad a nuestros usuarios y canalizar los
recursos y los esfuerzos de la organización, hacia aquellas oportunidades que le
permitan alcanzar resultados económicos significativos, haciendo de la compañía
una empresa socialmente comprometida.
FUNCIONES BASICAS:
• coordinar los recursos internos (recursos humanos, financieros, etc)
• representar a la compañía frente a terceros.
• Definir las metas y objetivos y darles seguimiento.
• Se encarga de que los integrantes del grupo subordinen sus deseos individuales
para alcanzar los objetivos comunes. Para eso, la gerencia debe aportar su
liderazgo, conducción y capacidad de coordinación.
• Planificar: determinar los pasos a seguir para alcanzar el objetivo.
• Organizar: dotar de medios humanos, técnicos, financieros, etc... Para dotar las
funciones.
• Controlar: vigilar que las funciones estén orientadas a conseguir los objetivos.
• Gestión: El gerente se encarga de que las funciones se realicen correctamente.
PUESTO AL QUE REPORTA:
Reporta a las Gerencias de recursos humanos, finanzas y administración.
RELACIÓN- COMUNICACIÓN:
La comunicación será internamente con todas las áreas de trabajo.
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PERFIL DEL PUESTO DE GERENTE GENERAL
Nombre del Puesto Gerente General
PERFIL POR COMPETENCIAS
Escolaridad Mínima Deseable
Licenciatura en Administración o
carreras afines.
Titulado
Actitudes
Buena presentación
Facilidad de palabra
Uso adecuado del vocabulario
Poder de convencimiento
Idioma requerido
Ingles 80%
Edad
23-35 años
Sexo
Hombre o Mujer
Experiencia
Mínima en
Años, meses
Experiencia en el área
administrativa 6 meses a 1 año
Requiere disponibilidad para viajar
SI NO x
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DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE GERENTE DE RECURSOS HUMANOS
OBJETIVO DEL PUESTO: Establecer las normas aplicables a las actividades de
selección y contratación del recurso humano que permitan escoger personas idoneas, que
se ajusten a los requerimientos de la Compañía y a los perfiles establecidos para alcanzar
sus objetivos estratégicos y asegurar su futuro desarrollo.
FUNCIONES BASICAS:
• Reclutar personal de 18 a 43 años de edad
• Se dará seguro al empleado desde antes de empezar a laborar
• Llevar a cabo el procedimiento de reclutamiento:
• Realizar examen médico al candidato al trabajo.
• Realizar al aspirante al puesto, el antidoping antes de ingresar a la empresa, si no lo
pasa, queda eliminado a adquirir el puesto.
• Tomar el curso de seguridad industrial e inducción (el examen se debe pasar con un
80% acreditándolo si no es así no se puede continuar con los demás pasos)
• El solicitante de empleo debe llevar la solicitud de empleo elaborada y contar con sus
documentos personales oficiales (curp, ife, escolaridad) y de ser así se recopilan sus
papeles.
• Si es apto, o apto-condicionado(realizar examen C/6 meses) ;si la enfermedad del
empleado avanza, se liquida
• Enviar el perfil del trabajador a la empresa que recibirá el servicio para que se revise y
se le dé el llamado “VISTO BUENO”.
• Llevar el visto bueno y al trabajador a la oficina de legalidad, para la credencialización
(si no pasa la credencial, no pasa el trabajador a la planta)
• Renovar cada año los estudios médicos en los trabajadores, la salud del empleado es lo
primordial.
• Portar el equipo de seguridad antes de entrar a laborar.
• La empresa contratante puede solicitar el despido de un segundo contratado o
prestador de servicio.
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PERFIL DEL PUESTO DE GERENTE DE RECURSOS HUMANOS
Nombre del Puesto Gerente de Recursos Humanos
• PERFIL POR COMPETENCIAS
Escolaridad Mínima Deseable
Licenciatura en Administración o
carreras afines.
Titulado
Actitudes
Buena presentación Relación con su entorno Tolerante Flexible Liderazgo
Idioma requerido
Ingles 80%
Edad
23-35 años
Sexo
Hombre o Mujer
Experiencia
Mínima en
Años, meses
Experiencia en el área
administrativa 1 año
Requiere disponibilidad para viajar
SI NO x
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DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE GERENTE DE FINANZAS
OBJETIVO DEL PUESTO: Administrar un sistema contable óptimo para la empresa y en conformidad organizar la contabilidad de la empresa con las normas establecidas que se ajusten a las políticas, principios y normas generalmente aceptadas.
FUNCIONES BASICAS:
Desarrollar la contabilidad de la empresa según el sistema contable.
Presentar balances mensuales.
Realizar las transacciones oportunas de tal forma que haya una fluidez en las cuentas bancarias.
Realizar los pagos mensuales y beneficios de nómina de la empresa.
Estudiar los valores que constituyen capital o que intervendrán en las operaciones diarias.
Fijar el sistema adecuado para calcular los precios de costos, reposición y venta, según corresponda.
Estudiar e interpretar los resultados obtenidos.
Depuración de cuentas.
Facturación
-Emitir albaranes y facturas a clientes/deudores (y envío a destinatarios)
-Recibir albaranes/facturas de proveedores/acreedores
-Recibir extractos bancarios y otros documentos
Contabilidad financiera
-Registro contable de las operaciones de la empresa
-Elaboración y presentación de Cuentas Anuales
-Orden y conservación documentos legales
Cobros y Pagos
-Cobros a clientes y deudores
-Pagos a proveedores y acreedores
-Pagos a personal
-Pagos impuestos
-Comprobación importes correctos
-Control de movimientos de cuentas corrientes de la empresa y sus saldos
PUESTO AL QUE REPORTA:
RELACIÓN- COMUNICACIÓN:
Reporta a gerencia general
Reporta a gerencia general
La comunicación será internamente con todas las áreas de trabajo
Reporta a gerencia general
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PERFIL DEL PUESTO DE GERENTE DE FINANZAS
Nombre del Puesto Gerente de Finanzas
PERFIL POR COMPETENCIAS
Escolaridad Mínima Deseable
Licenciatura en Contaduría Pública
o carreras afines
Titulado
Actitudes
Responsable Ético Capacidad de dialogo Comunicarse de manera clara y precisa
Experiencia
Mínima en
Años, meses
Contabilidad general, Elaboración
de análisis y control de
presupuestos.
2 años
Idioma requerido
Ingles 80%
Edad
23-35 años
Sexo
Hombre o Mujer
Requiere disponibilidad para viajar
SI NO x
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DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE GERENTE DE ADMINISTRACION
OBJETIVO DEL PUESTO: proveer los materiales e instalaciones necesarias
para crear un ambiente de trabajo idóneo para la realización de actividades
dichas del área.
FUNCONES BASICAS:
• La oficina administrativa deberá de recibir mantenimiento para mantener su buen
estado en presentación y conservación.
• Utilizar materiales e insumos de calidad que reduzcan los costos.
• Es el deber del administrador prever la renovación del mobiliario, e. de computo,
instalaciones y transporte; en un periodo máximo de 7 días hábiles.
• Cuando el contrato está a punto de vencerse se procede a renovar o recontratar
• Cuando la empresa es candidata a ganar la licitación se avisa con 20 días de
anticipación para que prepare al personal y equipo de seguridad.
PUESTO AL QUE REPORTA:
Reporta a la Gerencia general
RELACIÓN- COMUNICACIÓN:
La comunicación será internamente con todas las áreas de trabajo.
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PERFIL POR COMPETENCIAS
Escolaridad Mínima Deseable
Licenciatura en Administración o
carreras afines.
Titulado
Actitudes
Sentido de compromiso Ética Trabajo en equipo Responsable Buena comunicación Orientado al logro de metas
Idioma requerido
Ingles 80%
Edad
23-38 años
Sexo
Hombre o Mujer
PERFIL DEL PUESTO DE GERENTE DE ADMINISTRACION
Nombre del Puesto Gerente de administración
Experiencia
Mínima en
Años, meses
Conocimientos en el área
administrativa 1 año
Requiere disponibilidad para viajar
SI NO x
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DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE COORDINACION DE SERVICIOS EXTERNOS
OBJETIVO DEL PUESTO: Tener el control de personal y proveer de los
materiales necesarios para la ejecución de las tareas dentro del área de trabajo.
FUNCONES BASICAS:
Asignar puestos de trabajo
Definir tareas
Revisar que se cumplan en tiempo y en forma las tareas asignadas
Llevar el control de asistencia del personal
Designar la jornada laboral de los empleados
Definir turnos de trabajo
Resolver problemas
Planear
Organizar
Dirigir
Controlar
PUESTO AL QUE REPORTA:
Reporta a la gerencia de recursos humanos
RELACIÓN- COMUNICACIÓN:
La comunicación será con todas las empresas y áreas de trabajo
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PERFIL DEL PUESTO DE COORDINACION DE SERVICIOS EXTERNOS
Nombre del Puesto Coordinación de Servicios externos
PERFIL POR COMPETENCIAS
Escolaridad Mínima Deseable
Licenciatura en Administración o
carreras afines.
Titulado
Actitudes
Capacidad para trabajar en equipo Sentido de compromiso Ética Responsable Buena comunicación Orientado al logro de metas
Experiencia
Mínima en
Años, meses
Conocimiento en las áreas de
administración y de recursos
humanos
1 año
Idioma requerido
Ingles 80%
Edad
23-35 años
Sexo
Hombre o Mujer
Requiere disponibilidad para viajar
SI NO x
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DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE AUXILIAR CONTABLE
OBJETIVO DEL PUESTO: Efectuar la actualización de movimientos contables
institucionales, para facilitar la emisión de reportes financieros y garantizar el
cumplimiento fiscal para un ejercicio financiero, fiscal y legal transparente.
FUNCONES BASICAS:
• Efectuar el cierre contable mensual.
• Realizar las conciliaciones bancarias y contables.
• Elaboración de papeles de trabajo básicos para la elaboración de impuestos.
• Presentación de declaraciones.
• Emisión de Comprobantes Fiscales.
PUESTO AL QUE REPORTA:
Reporta a la Gerencia de finanzas y Administración.
RELACIÓN- COMUNICACIÓN:
La comunicación será internamente con todas las áreas de trabajo.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
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PERFIL DEL PUESTO DE AUXILIAR CONTABLE
Nombre del Puesto Auxiliar contable
PERFIL POR COMPETENCIAS
Escolaridad Mínima Deseable
Carrera técnica en contabilidad Licenciatura en contabilidad
Actitudes
expresión oral y escrita trabajo en equipo trabajo bajo presión trabajo individual con orden, disciplina e iniciativa Manejo de Microsoft Office y bases de datos para seguimiento financiero y portal del SAT.
Experiencia
Mínima en
Años, meses
Conocimientos básicos en
contabilidad general. 1 año
Idioma requerido
Ingles 80%
Edad
23-35 años
Sexo
Hombre o Mujer
Requiere disponibilidad para viajar
SI NO x
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
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DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE SECRETARIA
OBJETIVO DEL PUESTO: Controlar y organizar toda la documentación de la Dirección General, además de coordinar las actividades que se presenten en la agenda del Director General.
FUNCONES BASICAS:
Recepción de documentos Recepción de documentos. Atender llamadas telefónicas. Atender visitas. Archivo de documentos. Cálculos elementales. Informar sobre todo lo referente al departamento del que depende. Estar al día de la tramitación de expedientes. Tener actualizada la agenda, tanto telefónica como de direcciones, y de
reuniones.
PUESTO AL QUE REPORTA:
Reporta a la gerencia general
RELACIÓN- COMUNICACIÓN:
La comunicación será internamente con todas las áreas de trabajo
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
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PERFIL DEL PUESTO DE SECRETARIA
Nombre del Puesto Secretaria
PERFIL POR COMPETENCIAS
Escolaridad Mínima Deseable
Técnica en administración
Licenciatura en administración
Actitudes
Autoestima positiva Habilidades comunicativas y escucha activa Disposición para trabajar en equipo Capacidad de observación, concentración y amplitud de memoria Espíritu de superación Flexibilidad Sentido de humor Resistencia física y nerviosa Agudeza visual
Experiencia
Mínima en
Años, meses
Mecanografía, Manejo y Organización de la agenda·
1 año
Idioma requerido
Ingles 80%
Edad
23-35 años
Sexo
Mujer
Requiere disponibilidad para viajar
SI NO x
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
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DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE SUPERVISOR DE SERVICIOS EXTERNOS
OBJETIVO DEL PUESTO: Supervisar que los empleados cumplan con sus funciones adecuadamente dentro de sus puestos de trabajo.
FUNCONES BASICAS:
Llevar el control de asistencia del personal
Revisar que el personal porte su equipo de seguridad
Vigilar que el personal cumpla con su horario de trabajo
PUESTO AL QUE REPORTA:
Reporta a la coordinación de servicios externos
RELACIÓN- COMUNICACIÓN:
Comunicación con coordinación de servicios externos
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
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PERFIL DEL PUESTO DE SUPERVISOR DE SERVICIOS EXTERNOS
Nombre del Puesto Supervisor de servicios externos
PERFIL POR COMPETENCIAS
Escolaridad Mínima Deseable
Técnico en administración
Licenciado en administración
Actitudes
Capacidad para trabajar en equipo Sentido de compromiso Ética Responsable Buena comunicación Orientado al logro de metas
Experiencia
Mínima en
Años, meses
Conocimientos generales en el
área de recursos humanos 1 año
Idioma requerido
Ingles 50%
Edad
23-35 años
Sexo
Hombre
Requiere disponibilidad para viajar
SI NO x
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
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DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE EMPLEADOS
OBJETIVO DEL PUESTO: Realizar las tareas asignadas en tiempo y forma en sus puestos de trabajo.
FUNCONES BASICAS:
Realizar las tareas encomendadas
Ejecución de diferentes tareas en los puestos de trabajo
Cumplir con los lineamientos del contrato de trabajo
PUESTO AL QUE REPORTA:
Reporta al supervisor de servicios externos
RELACIÓN- COMUNICACIÓN:
Comunicación con la coordinación de servicios externos y con el supervisor de
servicios externos.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
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PERFIL DEL PUESTO DE EMPLEADOS
Nombre del Puesto Empleados
PERFIL POR COMPETENCIAS
Escolaridad Mínima Deseable
Primaria
Bachillerato técnico terminado
Actitudes
Ética Responsable Trabajo en equipo Trabajo bajo presión Trabajo individual con orden, disciplina e iniciativa
Experiencia
Mínima en
Años, meses
Manejo de herramienta y
maquinaria pesada, limpieza
de oficinas administrativas.
1 año
Idioma requerido
Ingles 30%
Edad
18-35 años
Sexo
Hombre o Mujer
Requiere disponibilidad para viajar
SI NO x
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
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CONCLUSIONES
El haber realizado este proyecto de residencia profesional me permitió aplicar los conocimientos adquiridos a lo largo de la carrera de Licenciatura en Administración en el Instituto Tecnológico de Colima. Estos conocimientos fueron la base para realizar la elaboración del manual de organización en la empresa “FRANCISCO MORFIN CARDENAS”. La elaboración del Manual de organización me permitió observar la importancia
que llega a tener este tipo de manuales en la empresa, con el fin de acelerar los
tiempos mediante la descripción de cada puesto, es decir que cada uno hace sus
labores sin interrumpir a los demás y con ello se facilita la organización de los
puestos, así como también elaborar una estructura organizacional adecuada para
la empresa.
El manual es un instrumento de apoyo para la organización, el cual proporciona
información básica al personal para realizar sus labores, además define los
ámbitos de competencia y señala los niveles de responsabilidad.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Página 35
RECOMENDACIONES
Actualizar el manual como mínimo una vez por año, o en su caso cuando exista alguna modificación en la estructura organizacional o en el perfil de puestos.
Dar a conocer al personal la importancia del manual y los objetivo por lo
cual fue realizado. Hacer entrega del manual a cada una de las direcciones de la empresa con
la finalidad de que todo el personal conozca, consulte y aplique las funciones establecidas en dicho documento.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
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BIBLIOGRAFÍA
Diamond, S. Z. (1983). Como preparar Manuales Administrativos. En S. Z.
Diamond, Como preparar Manuales Administrativos. MEXICO: Nueva editorial
interamericana.
Krauss, M. D. (1977). Los manuales de procedimientos en las oficinas. En M. D.
Krauss, Los manuales de procedimientos en las oficinas (pág. 235). Mexico:
Universidad Nacional Autonoma de Mexico.
Ponce., A. R. (1983). En A. R. Ponce., Administracion del personal (pág. 245).
Limusa.
Valencia, J. R. (2002). Administracion Moderna del Personal. En J. R. Valencia,
Administracion Moderna del Personal. MEXICO: Thomson.
WEBGRAFÍA
http://www.cgeson.gob.mx/downloads/Guia%20MO%202004.pdf
http://www.sre.gob.mx/images/stories/docnormateca/historico/dgpop/guia_el
ab_manu_org.pdf
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
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ANEXOS
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
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CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Página 39
FORMATOS
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
OBJETIVO DEL PUESTO:
FUNCONES BASICAS:
PUESTO AL QUE REPORTA:
RELACIÓN- COMUNICACIÓN:
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Página 40
PERFIL DEL PUESTO
Nombre del Puesto
PERFIL POR COMPETENCIAS
Escolaridad Mínima Deseable
Actitudes
Experiencia
Mínima en
Años, meses
Idioma requerido
Edad
Sexo
Requiere disponibilidad para viajar
SI NO
![[Fecha] - TecNM](https://img.pdfslide.tips/doc/110x75/619b42e9b3972357bf63ec90/fecha-tecnm.jpg)
