MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS …

MANUAL

DE ORGANIZACIÓN

Y

PROCEDIMIENTOS

DIRECCIÓN DE AMINISTRACIÓN

CONTENIDO

- Generalidades o Misión o Visión o Objetivo

- Marco Legal - Generalidades del Manual

o Objetivo o Alcance o Revisiones y Recomendaciones

- Organigrama - Interpretación de la Estructura Orgánica - Descripción de los Puestos - Descripción de los Procedimientos

o Diagramas de Flujo o Estructura Procedimental

Generalidades Misión Administrar de forma eficiente, eficaz y efectiva los recursos financieros, bienes y

materiales a través del cumplimiento de los procesos administrativos financieros y

contables para la toma de decisiones en beneficio de los intereses del. H.

Ayuntamiento y de la población teapaneca.

Visión

Consolidar la calidad y la excelencia del proceso administrativo, basada en la

aplicación de políticas renovadoras y avances tecnológicos para el logro de sus

metas financieras, administrativas, contables, de bienes y servicios

Objetivo

Establecer los principios para planificar, organizar y controlar los recursos públicos

municipales para el cumplimiento de las políticas del H. Ayuntamiento, así también

como coordinar las funciones administrativas de las demás direcciones.

Marco Legal

- Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. - Ley de los Trabajadores al Servicio del Estado de Tabasco. - Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de

Tabasco. - Ley del Instituto de Seguridad Social del Estado de Tabasco. - Ley Orgánica de los Municipios del Estado de Tabasco. - Condiciones Generales de Trabajo. - Ley de Fiscalización Superior del Estado de Tabasco.

Generalidades del Manual Objetivo Dar a conocer las funciones de la Dirección de Administración, de igual forma las especificaciones de cada puesto para mejorar el desempeño del personal y de esta manera poder fortalecer la mejora del H. Ayuntamiento en todos sus procesos administrativos. Alcance Este manual abarca procedimientos que operan en la Dirección de Administración de este H. Ayuntamiento Constitucional del Municipio de Teapa Tabasco, a la cual pertenecen la Coordinación de Recursos Humanos, la Coordinación de Recursos Materiales, la Coordinación de Inventario y Almacén y la Coordinación de Informática Municipal. Revisiones y Recomendaciones Es necesario observar la dinámica del Manual revisándolo y actualizándolo constantemente. Para revisar y actualizar el Manual convendrá tomar en cuenta las siguientes recomendaciones:

1. La Coordinación de Recursos Humanos deberá establecer los programas periódicos de revisión y actualización del contenido del manual a fin de que pueda adaptarse de acuerdo a las necesidades actuales y en base a las leyes más recientes.

2. Cuando la unidad orgánica necesite modificaciones en sus procesos administrativos deberá presentar las propuestas correspondientes para su evaluación e integración.

Organigrama A continuación se presenta gráficamente la estructura orgánica. Los organigramas señalan la vinculación que existen entre si los departamentos a lo largo de las líneas de las autoridad principales.

Interpretación de la Estructura Orgánica La tarea de encontrar a la persona idónea para un puesto se simplifica si éste se define con claridad desde el inicio: el tipo de funciones y actividades que se deberá ejecutar, así como las habilidades necesarias para desarrollarlas en forma adecuada. La definición de puestos incluye tres fases:

1. Análisis del puesto. Analizar los trabajos que se ha de llevar a cabo de acuerdo con las actividades necesarias para que las metas de la empresa puedan ser alcanzadas. Esto incluye la recopilación las características que guardan alguna relación con el trabajo a desempeñar también satisfacer las necesidades del perfil laboral.

2. Descripción del puesto. A partir del análisis del puesto se puede obtener

una descripción del mismo que corresponde a los requerimientos de educación, habilidades o experiencias, responsabilidades del puesto y también la descripción de cualquier condición laboral poco usual.

3. Perfil del puesto. Identifica las cualidades personales específicas para desarrollar una tarea. Comprende el tipo de empleado en lo que concierne a los términos de habilidades físicas, experiencias y educación.

Descripción de los Puestos

Puesto

Director Administrativo

Departamento Reporta a

Dirección de Administración Presidencia Municipal

Actividades Básicas

Coordinar, dirigir y controlar todos los asuntos que tengan que ver con el buen funcionamiento administrativo de la Presidencia Municipal.

Proyectar los manuales y reglamentos tendientes a mejorar la Administración Municipal.

Formar parte del Comité de Compras del H. Ayuntamiento.

Perfil del Puesto

Edad Sexo Estado Civil

25 – 50 años Indistinto Indistinto

Escolaridad Nivel Superior Terminal Económico-Administrativo

Experiencia Mínimo 2 años en la administración pública

Aspecto Físico Presentable

Actitudes Aptitudes

Responsable Sociable Líder Honrado Proactivo Servicial

Don de mando Trabajo en equipo Destreza Rápido razonamiento

Puesto

Coordinador de Recursos Humanos


Dirección de Administración Director Administrativo


Tramitar los nombramientos, renuncias, licencias y jubilaciones de los servidores públicos municipales.

Organizar y atender todo asunto correspondiente a la prestación de servicio médico, asistencial, deportivo, cultural, socioeconómico, vacacional y educativo de todo el personal que labora en el H. Ayuntamiento.

Apoyar al Director Administrativo en cualquier asunto de los trabajadores de índole laboral.

Perfil del Puesto




Experiencia Mínimo 2 años en puestos similares


Actitudes Aptitudes

Honesto Honrado Proactivo Responsable Carismático

Don de mando Trabajo en equipo Liderazgo

Puesto

Coordinador de Recursos Materiales




Recibir solicitudes a través de requisiciones de las diferentes dependencias municipales.

Cotizar los materiales solicitados así como elaborar pedidos para su posterior autorización.

Verificar la dotación de material así como de su correcto ingreso al almacén municipal.

Adquirir y distribuir los materiales a las dependencias para los diferentes fines de éstas.

Perfil del Puesto






Actitudes Aptitudes



Puesto

Coordinador de Informática Municipal




Planear el desarrollo de los bienes y servicios informáticos estableciéndolo en forma integral.

Informar al Director de Administración de los proyectos de informática propuestos, así como de los avances de los proyectos en proceso y del desempeño de las funciones encomendadas.

Planear la interconexión del equipo de cómputo de las diversas dependencias del H. Ayuntamiento para la integración de la información;

Prestar los servicios de soporte técnico y asesoría en las distintas áreas del H. Ayuntamiento.

Perfil del Puesto



Escolaridad Nivel Superior Terminal Sistemas-Informática



Actitudes Aptitudes



Puesto

Jefe de Departamento de Inventario y Almacén


Inventario y Almacén Director Administrativo


Verificar físicamente los bienes registrados en inventarios; revisar la marca, modelo, serie, color, condici6n y tomar la fotografía correspondiente.

Realizar el resguardo de cada una de las compras según las órdenes de pago que se envía a la Dirección de Contraloría , además de detallar la Dirección solicitante incluyendo la factura, cotizaciones y nombre del responsable

Elaborar informe mensual de las adquisiciones realizadas de los bienes muebles e inmuebles: es decir, la Cuenta Pública misma que se envía al Órgano de Fiscalizaci6n.

Actualizar el inventario de acuerdo a las compras con su respectivas órdenes de pago.

Perfil del Puesto






Actitudes Aptitudes



Puesto

Auxiliar Administrativo




Elaborar oficios, circulares, memorándum a las diversas dependencias del H. Ayuntamiento.

Mantener la agenda del Director Administrativo al día, y mantenerle notificado de los eventos, reuniones, compromisos y pendientes de las otras coordinaciones a su cargo.

Archivar toda documentación que se genere en el día, mantenerla ordenada y clasificada para su posterior búsqueda de forma oportuna.

Atender cualquier requerimiento del Director Administrativo.

Perfil del Puesto


25 – 45 años Masculino Indistinto

Escolaridad Nivel Medio

Experiencia De 2 a 3 años en el manejo de vehículos


Actitudes Aptitudes

Responsable Serio Honesto Respetuoso Solidario

Agilidad Destreza Coordinación Adecuada visión

Puesto

Chofer




Transportar al Director Administrativo.

Transportar al personal perteneciente al H. Ayuntamiento a las diferentes dependencias del Municipio y del Estado.

Entregar oficios, circulares y demás documentos turnados a las diferentes dependencias del H. Ayuntamiento.

Perfil del Puesto


25 – 45 años Masculino Indistinto

Escolaridad Nivel Medio

Experiencia De 2 a 3 años en el manejo de vehículos


Actitudes Aptitudes

Responsable Serio Honesto Respetuoso Solidario

Agilidad Destreza Coordinación Adecuada visión

Descripción de Procedimientos Diagramas de Flujo La técnica utilizada para representar gráficamente los procedimientos se denomina “Diagramas de Flujo”. Estos son idóneos para representar el flujo de los pasos de un procedimiento. Los diagramas de flujo muestran desde las unidades administrativas que intervienen en el procedimiento (procedimiento general), hasta los puestos que intervienen (procedimiento detallado). Cada operación o paso descrito puede indicar además el equipo que se utilice en cada caso. A continuación se presenta el significado de cada uno de los símbolos utilizados para la elaboración de un diagrama de flujo.

DEPENDENCIA: COORDINACIÓN DE RECURSOS MATERIALES UNIDAD ADMINISTRATIVA: DEPARTAMENTO DE COMPRAS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REGISTRO EN EL PADRÓN DE PROVEEDORES

Estructura Procedimental A continuación se presenta en forma escrita, de forma narrativa y secuencial, cada uno de los pasos que hay que realizar dentro de un procedimiento, explicando en que consiste, cuando, como , con que, donde y en qué tiempo se llevan a cabo; e indicando las unidades administrativas responsables de su ejecución. Con esto se busca que se vuelva entendible las gráficas presentadas en los diagramas de flujo. La redacción de los procedimientos es muy importante y deben ser directos, claros y concisos de manera que los usuarios no deban verse obligados a interpretar los temas contenidos ni de obtener conclusiones erróneas. El propósito de describir un procedimiento es el de informar y documentar las acciones que realizan las diferentes unidades administrativas de la organización y orientar a los responsables de su ejecución en el desarrollo de sus actividades.

DEPENDENCIA: COORDINACIÓN DE

RECURSOS MATERIALES

UNIDAD ADMINISTRATIVA: DEPARTAMENTO DE

COMPRAS

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

REGISTRO EN EL PADRÓN DE PROVEEDORES

1. Usuario Entrega documentación

2. Responsable del Área

Revisa documentación


¿Está completa la Información? SI: Se le elabora un oficio para pagar el costo del trámite en la

Dirección de Finanzas NO: Se le devuelve la documentación y se le invita a corregir o

completar la documentación faltante, Reinicia el procedimiento.

4. Usuario Recibe oficio y paga el costo en la Dirección de Finanzas Regresa al Departamento de Compras y entrega el recibo de

pago


Coteja el recibo de pago ¿Esta correcta la cantidad y el concepto? SI: Alta en el Padrón de Proveedores y se elabora la Cédula de Registro y le da de a NO: Le indica al Usuario el error, regresa al paso 4.

6. Usuario Recibe la notificación que ya está inscrito en el Padrón de Proveedores


Le entrega la Cédula de Registro al Padrón de Proveedores debidamente firmada y sellada por el departamento.

Inventario. 1.- al inicio y al final de cada administración debe practicarse un inventario. 2.- revisión física de cada uno de los bienes incluidos en el catálogo de bienes que conforman el patrimonio del h. Ayuntamiento. 3.- se ubica cada bien y se checa que coincidan (marca, modelo, serie, color, condiciones en que se encuentra.) 4.- anotar las discrepancias para posteriormente verificarlo con la factura y en su caso modificar el catálogo de bienes. 5.- si los bienes no se encuentran en el área asignada y no se cuenta con su ubicación actual se procederá a reportarlo en el acta de entrega recepción. 6.- si algún bien se encuentra en otra área, deberá regresarse a su área o en su caso modificar el catalogo asignándole el área donde ahora se utilizara. 7.- si el bien queda permanente en otra área se elabora un nuevo resguardo Altas. 1.- inicia, cuando un bien es adquirido por el h. Ayuntamiento 2.- checar las adquisiciones en el sistema administrativo gubernamental. 3.- solicitar mensualmente el kárdex de adquisiciones. 4.- solicitar la copa de la orden de pago de cada adquisición debidamente firmada al departamento de egresos de la dirección de finanzas 5.- solicitar una copia de la factura correspondiente al departamento de facturación de la dirección de administración. 6.-solicitar la certificación de la copia de factura a la secretaria del ayuntamiento. 7.- asignar número de inventario a los nuevos bienes, que se hará de la manera que por sí sola se explica de acuerdo al esquema que se muestra a continuación.

EJEMPLO: 16 – 2016 – 09 – 01 – 5111 – 01 - 001

CLAVE DE LA

DIRECCION

ADONDE SE

ASIGNO EL

BIEN

CLAVE DEL

MUNICIPIO AÑO DE

ADQUISICION

FUENTE DE

FINANCIA-

MIENTO

PARTIDA

SEGÚN

ORDEN DE

PAGO

CONSECUTIVO

DE LA

PARTIDA

CONSECUTIVO

DEL

BIEN

8.- elaboración del resguardo correspondiente a cada uno de los bienes 9.- integrar estos nuevos bienes al catálogo de bienes del patrimonio municipal 10.- integrar el informe de adquisición de bienes, muebles, inmuebles e intangibles. Bajas. 1.- cuando un bien se encuentre totalmente dañado solicitar su la baja 2.- la baja deberá ser solicitada por oficio expedido por la dirección que tenga a su cargo el bien, dirigido a la dirección de administración con copia al departamento de inventarios 3.- anexar el dictamen de técnico competente 4.- entregar el bien susceptible de baja al almacén general. 5.- elaborar un oficio dirigido al h. Cabildo municipal anexando el listado de los bienes susceptibles de baja para su autorización 6.- recibida la autorización daremos de baja a los bienes en el catálogo de bienes. 7.- remitir la autorización a la dirección de finanzas para que afecten sus libros y expidan el estado financiero del mes a que corresponda. Enajenación. 1.- solicitud para la descacharización o destrucción de todos los bienes depositados en el almacén, procedimiento igual al de solicitud de baja. Baja y enajenación. 1.- se solicitan al mismo tiempo de la misma manera que cuando se solicita baja de bienes.

La coordinación de Recursos Humanos reconoce la necesidad práctica de establecer políticas que expresen la intención y los procedimientos de la Administración Municipal sobre aquellos asuntos que afecten directamente a los empleados con el objeto de mejorar todas las actividades que se realizan facilitando la toma de decisiones. AREA DE NOMINAS El área de nóminas es un departamento muy importante dentro de la coordinación de Rec. Humanos ya que ahí se genera toda la información que sirve de base para el cálculo de la remuneración económica que se asigna a los empleados en base a su desempeño en un periodo determinado.

1. RECOPILACION El proceso de elaboración de nómina inicia con la recopilación de la información que debe ser entregada en el área en los periodos establecidos para tal fin. La revisión minuciosa de los reportes permite a la coordinación determinar las percepciones de los empleados en base a la cantidad de recursos asignados y autorizados para ejercer en base a los conceptos autorizados se procede a la autorización de los reportes y al elaborado de la pre nómina.

2. AUTORIZACION DE IMPRESIÓN Revisada la nómina en el sistema se procede a la impresión del concentrado y recibos individuales de pago.

3. PROGRAMACION Se envía la nómina a la dirección de programación para la elaboración de la orden de pago por partida presupuestal o proyecto

4. FINANZAS Es la dirección encargada de emitir el cheque, retiro del efectivo, ensobrado y finalmente efectuar el pago al empleado.

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