MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE … · 2006-01-31 · el desarrollo de sus funciones, promovió que a través del Departamento Organización y Sistemas se formulará y

COLEGIO DE POSTGRADUADOS SECRETARIA ADMINISTRATIVA

SUBDIRECCION DE COMPUTO ADMINISTRATIVO, ORGANIZACION Y SISTEMAS

MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE PROYECTOS EXTERNOS

MONTECILLO, EDO. DE MEXICO. OCTUBRE DE 1998.

2 MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE PROYECTOS EXTERNOS

INDICE


I.- INTRODUCCION 4

II.- MENSAJE DEL TITULAR 6

III.- ANTECEDENTES HISTORICOS 8

IV.- MARCO NORMATIVO 10

V.- ESTRUCTURA ORGANICA 12

VI.- ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL 14

VII.- OBJETIVO 16

VIII.- DEFINICIONES 18

IX.- POLITICAS GENERALES 22

X.- FUNCIONES 27

XI.- DESCRIPCION DE PUESTOS 30

11.1.- DEPARTAMENTO DE PROYECTOS EXTERNOS 31

11.1.1.- JEFE DE DEPARTAMENTO 32

11.1.2.- JEFE DE ANALISTAS 38

11.2.- AREA DE PROYECTOS CONACYT 43

11.2.1.- JEFE DE OFICINA 44

11.2.2.- ANALISTA ESPECIALIZADO 48

11.3.- AREA DE PROYECTOS EXTERNOS 52

11.3.1.- SECCION DE PROYECTOS 53

11.3.1.1.- ANALISTA ESPECIALIZADO 54

11.3.2.- SECCION DE COMPUTO 58

11.3.2.1.- ANALISTA ESPECIALIZADO 59

11.3.2.2.- AUXILIAR ANALISTA ADMINISTRATIVO 63


I.- INTRODUCCION


El presente Manual de Organización, es una guía donde se encuentra la descripción de las relaciones de la estructura orgánica, señala los puestos y la relación que existe entre ellos. Explica la jerarquía, grados de autoridad y responsabilidad, las funciones en general, políticas y actividades del Departamento de Proyectos Externos del Colegio de Postgraduados. Su propósito es dotar al personal del Departamento de Proyectos Externos de una herramienta práctica de consulta que ponga a su disposición la información actualizada, referente a la estructura organizacional, antecedentes históricos, legales, su objetivo, definiciones, políticas generales, sus funciones y descripción de puestos; así como la demás que sea necesaria para orientarlo en el cumplimiento de su trabajo. Para mantener actualizada la información de este manual, se requiere revisiones periódicas por lo que cualquier cambio, que sea necesario debe ser sugerido al Departamento de Organización y Sistemas de la Subdirección de Computo Administrativo, Organización y Sistemas.


II.- MENSAJE DEL TITULAR


La comunicación, problema agudo de toda Institución se resuelve al conocer quien ocupa qué puesto, donde está ubicado físicamente y cómo se le puede localizar. Así la Subdirección consciente de la importancia que reviste en toda organización el poseer una estructura operacional y un sistema integral de autoridad y responsabilidad, con la finalidad de que el personal que labora en el mismo cuente con un apoyo documental para el desarrollo de sus funciones, promovió que a través del Departamento Organización y Sistemas se formulará y actualizará personalmente en forma escrita, accesible y clara el presente Manual de Organización, a efecto de tener un panorama amplio de quienes somos y qué se espera de cada uno de los titulares que ocupan un puesto en esta Institución; en esta forma se espera promover un verdadero entendimiento si se respetan las políticas que se contemplan en este documento.

T i t u l a r


III.- ANTECEDENTES HISTORICOS


Debido a las múltiples funciones que realizaban en el Departamento de Contabilidad, Formulación y Control Presupuestal del Colegio de Postgraduados y considerando la importancia que revisten los proyectos financiados, tomaron la decisión de desincorporar las funciones relativas a los propios proyectos creando el Departamento de Proyectos Externos el 22 de Enero de 1997.


IV.- MARCO NORMATIVO


Normas y Lineamientos establecidos por el Patrocinador.

Normatividad aplicable al Colegio.

- Reglamento del Impuesto Sobre la Renta (ISR).

- Ley de Impuesto Sobre la Renta (ISR).

- Ley del IVA.

- Ley de Adquisiciones y Obras Públicas.

Reglamento Interno de Trabajo o de otras disposiciones Jurídicas.


V.- E S T R U C T U R A O R G A N I C A


JEFE DE DEPARTAMENTO

JEFE DE ANALISTAS (1)

JEFE DE OFICINA (1)

ANALISTA ESPECIALIZADO (3)

AUXILIAR ANALISTA ADMINISTRATIVO (1)


VI.- ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL


DEPARTAMENTO DE PROYECTOS EXTERNOS

JEFE DE

DEPARTAMENTO

JEFE DE ANALISTAS

AUXILIAR ANALISTA

ADMINISTRATIVO

ANALISTA

ESPECIALIZADO

ANALISTA

ESPECIALIZADO

AREA DE PROYECTOS

CONACYT

AREA DE PROYECTOS EXTERNOS

JEFE DE OFICINA

1

1

1

1

COORDINADOR

FINANCIERO

SECCION DE PROYECTOS

SECCION DE COMPUTO

ANALISTA

ESPECIALIZADO

1


VII.- O B J E T I V O


Control administrativo presupuestal de los recursos financieros otorgados por patrocinadores externos para proyectos de investigación desarrollados por investigadores del Colegio de Postgraduados.


VIII.- DEFINICIONES


INSTITUCION, COLEGIO O C.P. Al Colegio de Postgraduados. ADMINISTRACION CENTRAL A la Administración (Recursos Humanos,

Contabilidad, Tesorería, Campos Experimentales, Almacén General etc.).

UNIDADES ADMINISTRATIVAS A la Secretaría General, Secretaría

Administrativa, Coordinaciones de Investigación y Desarrollo, Estudios de Postgrado, Financiera y de Operación.

INSTITUCIONES PATROCINADORAS, TANTO NACIONALES COMO INTERNACIONALES

Las que otorgan recursos financieros para proyectos y estudios diversos de investigación desarrollados por investigadores del C.P.

CONACYT Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología. CONSEJO Al Consejo Nacional de Ciencia y

Tecnología (CONACYT). PROYECTO Conjunto de acciones interrelacionadas y

programadas que se encuentran destinadas a un fin específico y para determinarse en una fecha definida, tomando en cuenta los recursos existentes y/o futuros.

COMITE DE EVALUACION DE COMPRAS

Está integrado por: El responsable del Proyecto, Administrador, representante de Contraloría Interna en el C.P. y representante de Adquisiciones.

PROYECTOS EXTERNOS Proyectos de investigación desarrollados

por Académicos del Colegio de Postgraduados que reciben financiamiento de patrocinadores externos, nacionales o internacionales.

PROYECTOS DE INVESTIGACION Proyectos de investigación desarrollados

por Académicos del Colegio de Postgraduados que reciben financiamiento del CONACYT.


CONVENIO Arreglo, capitulación, acuerdo, contrato, transacción, tratado, pacto, ajuste.

POLIZA Contrato de seguros: de ingresos, egresos y

diario. GASTO CORRIENTE Recursos asignados por el CONACYT para

los gastos operativos de los proyectos de investigación.

GASTO DE INVERSION Recursos asignados por el CONACYT para

las adquisiciones de equipos en los proyectos de investigación.

DIRIGIR Función de Administración, que comprende

la guía y supervisión de los subordinados. OBJETIVO Propósito que se fija cualitativa o

cuantitativamente y que permite orientar los esfuerzos y el desarrollo de las acciones hacia un fin específico.

ORGANIZAR Función de administración, que tiene por

objeto la agrupación de actividades y establecimiento de las relaciones de autoridad.

PLANEAR Función de administración que tiende a

determinar los objetivos de la Institución y los medios para alcanzarlos.

POLITICA Lineamientos generales de acción, que

tienen el propósito de lograr un fin determinado. Tienen la característica de ser flexibles en su aplicación.

ACTIVIDAD Elemento básico de un programa y define la

cantidad de trabajo que debe ser analizado bajo cierta responsabilidad, utilizando recursos específicos y dentro de determinadas fechas de límite.


PUESTO Unidad mínima organizacional, consistente en un grupo de operaciones, cualidades, responsabilidades, condiciones y obligaciones específicas e impersonales y distintas a los otros puestos.

DOCUMENTACION Un medio de comunicación que se refiere a

un registro escrito de una frase o fases de un proyecto específico y que establece criterios de diseño y actuación para varias fases del proyecto.

ORGANIGRAMA Representación gráfica de la distribución de

las áreas o puestos de una unidad administrativa, donde se definen líneas de autoridad, niveles jerárquicos y responsabilidades.


IX.- POLITICAS GENERALES


PARA LA APERTURA • La gestión y tramitación para la recepción o renovación de apoyos financieros para

proyectos externos y de investigación, dada la especialización de éstos, será canalizada por conducto de la Secretaría General, los Institutos o Campus en cuestión pertenecientes al Colegio de Postgraduados o en su caso por el investigador responsable del proyecto, debiendo contar con la debida autorización de la Dirección General.

• Todo apoyo financiero autorizado, quedará debidamente formalizado mediante un

convenio entre la Institución Patrocinadora y el Colegio. • Los convenios deberán realizarse bajo los lineamientos establecidos por el Colegio o

en su defecto deberán contener las cláusulas básicas determinadas por la Institución para estos casos.

• Cada uno de los proyectos registrados aportará al Colegio de Postgraduados un

porcentaje, basándose en el monto total del proyecto, para cubrir el costo que se genere por la administración del mismo, el cual se determinará de conformidad con las políticas que para tal efecto dicte la Dirección General.

• A efecto de dar debido seguimiento y finiquito a todo convenio establecido, este deberá

registrarse, para iniciar su operación, en las áreas Académica y Financiera, para que ambos atiendan las responsabilidades en su ámbito de competencia.

• En proyectos externos a corto plazo, siendo estos del tipo en que se convienen pagos

por un servicio específico (análisis de suelos, evaluación de un producto, etc.), los Directores de los Institutos, Campus o Investigador promotor responsable, podrán convenir con el patrocinador contando con el Vo. Bo. de la Secretaría General.

• El Departamento de Proyectos Externos, dependiente de la Coordinación Financiera

fungirá como Administrador de los proyectos externos y de los proyectos de investigación financiados por el CONACYT.

REGISTRO DE MINISTRACIONES • El trámite para la obtención de recursos calendarizados correspondientes se hará por

los responsables de los proyectos o por el Departamento de Proyectos Externos en el caso de financiamientos del CONACYT.


• Todo ingreso por concepto de apoyos para proyectos externos será recibido exclusivamente por el Departamento de Tesorería o de acuerdo a las normas establecidas en los convenios celebrados con el CONACYT.

• Se deberá contar con cuentas bancarias exclusivas para proyectos externos y cuentas

bancarias individuales para los proyectos de investigación CONACYT. CONCEPTOS DE GASTO • No se podrán comprometer recursos financieros por proyectos que no se encuentren

debidamente registrados. • Toda documentación que genere un compromiso (solicitud de viáticos, de cheque,

pedido, etc.) deberá ser autorizado por el Departamento de Proyectos Externos, previa verificación de recursos en el proyecto correspondiente.

• El Departamento de Proyectos Externos no autorizará la documentación que genere un

compromiso si el proyecto no cuenta con disponibilidad de recursos. • Todo tipo de gasto que sea operado por concepto de proyectos externos estará

reglamentado única y exclusivamente por las partidas establecidas para tal fin. • No se podrán realizar traspasos de una Institución Patrocinadora a otra. • Todos los pagos se realizarán única y exclusivamente a través del Departamento de

Tesorería o de acuerdo a las normas establecidas en los convenios celebrados con el CONACYT.

• Se deberá contar con cuentas presupuestales y contables exclusivas para el manejo y

control de los proyectos externos. ADQUISICION DE EQUIPO, MATERIAS PRIMAS Y MATERIALES • Para la adquisición de equipo en general, materias primas y materiales, se aplicará

exclusivamente las normas establecidas para estos fines en los convenios celebrados con los patrocinadores y la normatividad aplicable al Colegio de Postgraduados, en ausencia de la primera se aplicará en su totalidad la normatividad vigente del Colegio.

• Las compras de activo fijo deberán especificarse en el convenio, así como el destino de

los bienes adquiridos al término del proyecto.


VIATICOS

• Las tarifas de viáticos deberán establecerse en el convenio, así como su comprobación o no comprobación, de no estar establecidas en dicho convenio la tarifa de viáticos, así como la normatividad aplicable, serán las vigentes en el Colegio.

CONTRATACION DE PERSONAL • Para el desarrollo de los proyectos externos y de investigación se podrá contratar

personal así como estudiantes de Postgrado pertenecientes al Colegio, a través de las siguientes modalidades:

- Becas de ayudantías a estudiantes.

- Contratación de prestación de servicios independientes por obra determinada

(honorarios). • La contratación de personal de apoyo requerirá la autorización expresa de la

Secretaría Administrativa y se realizará por medio de un contrato de prestación de servicios independientes por obra determinada (honorarios).

• En los casos en que por la naturaleza de las funciones a desarrollar sea absolutamente

indispensable la contratación de personal ajeno a la Institución, esta deberá estar prevista en el propio convenio, realizándose por tiempo u obra determinada y de acuerdo a los montos especificados en el propio convenio.

• Las becas por ayudantías y los honorarios por prestación de servicios deberán estar

establecidas en el propio convenio. INFORMES INTERNOS

• El Departamento de Proyectos Externos emitirá periódicamente reportes analíticos del estado del ejercicio del presupuesto por proyecto, siendo estos distribuidos a los responsables de los proyectos y/o Institutos o Campus que tengan proyectos a su cargo, así como a las instancias administrativas del Colegio que así se requiera.


INFORMES A LOS PATROCINADORES • Será responsabilidad de la Secretaría General, llevar el registro de los compromisos

que por concepto de reportes técnicos adquiera la Institución con los patrocinadores, así como vigilar el cumplimiento Institucional de estos compromisos, por su parte, la Coordinación Financiera será responsable de los reportes de gasto que hayan sido comprometidos en el convenio de referencia.

FINIQUITO • Será responsabilidad conjunta de la Secretaría General y Coordinación Financiera

supervisar que todo convenio sea finiquitado en el plazo convenido, o en su defecto se efectúen las adecuaciones correspondientes a los términos de referencia, así como informar a la Dirección General del estado que guardan los proyectos y su terminación.


X.- FUNCIONES


- Recepción de convenios para la apertura administrativa de los proyectos. - Apertura administrativa y asignación de clave interna de control de los proyectos de

investigación financiados por organismos nacionales e internacionales. - Registro y validación de los montos presupuestales autorizados a los proyectos

externos. - Recepción de los recibos oficiales de ingresos por apoyos a proyectos, elaboración de

pólizas de ingreso y registro correspondiente. - Realización de trámites administrativos relativos a las cuentas bancarias que se

aperturan para el manejo de los recursos de gasto corriente otorgados a los proyectos de investigación e infraestructura financiados por el CONACYT.

- Elaboración y envío al CONACYT de los recibos oficiales para la liberación de los

recursos de gasto corriente otorgados a los proyectos de investigación y de infraestructura.

- Revisión, consulta de disponibilidad presupuestal, Visto Bueno del Analista

Especializado y registro de los compromisos que efectan el presupuesto de los proyectos externos.

- Recepción, verificación de disponibilidad, registro y firma mancomunada del

responsable y administrador, en los cheques generados para cubrir los gastos de los proyectos de investigación e infraestructura financiados por CONACYT.

- Recepción, revisión y codificación de la documentación comprobatoria de los gastos

que afecten el presupuesto del proyecto. - Participación en el Comité de Evaluación de Compras y realización de trámites

administrativos internos y ante el CONACYT en las adquisiciones de activo fijo en los proyectos de investigación e infraestructura financiados por dicho Consejo.

- Envío al Almacén General del Colegio, de las facturas originales de las adquisiciones

de bienes de activo fijo, realizadas con recursos autorizados en el rubro de Gasto de Inversión en los proyectos de investigación e infraestructura financiados por el CONACYT, para su registro en el activo del Colegio y elaboración de resguardos respectivos.

- Formulación de conciliaciones bancarias en moneda extranjera, correspondientes a

proyectos financiados por organismos internacionales, y las correlativas en moneda nacional.


- Registro y control de las operaciones en moneda extranjera por apoyos a los proyectos financiados por organismos internacionales.

- Emisión y distribución de reportes analíticos y resumidos del estado del ejercicio del

presupuesto de los proyectos externos, a los investigadores responsables, a las Instituciones internas, externas cuando lo soliciten.

- Preparación, formalización interna y entrega en el CONACYT de los informes

financieros anuales y finales de los proyectos. - Actualización periódica de los registros de control establecidos sobre los proyectos de

investigación. - Integración y custodia de los expedientes administrativos por cada uno de los proyectos

externos y proyectos de investigación financiados por el CONACYT. - Proporcionar la información solicitada en la práctica de auditorías internas y externas. - Las demás que le asigne el Coordinador Financiero y la reglamentación específica.


XI.- DESCRIPCION DE PUESTOS


11.1.- DEPARTAMENTO DE PROYECTOS EXTERNOS


11.1.1.- JEFE DE DEPARTAMENTO


JEFE DE DEPARTAMENTO 1. - Jefe inmediato superior.

Coordinador Financiero. 2. - Puesto(s) bajo su mando.

Jefe de Analistas. Jefe de Oficina. Analista Especializado.

3. - Relaciones internas.

De coordinación con: El personal bajo su mando. Los Departamentos de la Administración Central. Los Institutos y Campus del C.P. Los responsables de los proyectos.

4. - Relaciones externas. De coordinación con:

Las Instituciones u Organismos privados que patrocinen proyectos. Con Instituciones Bancarias.

5. - Actividad genérica.

Planear, Organizar, Integrar, Dirigir y Controlar las actividades del Departamento de Proyectos Externos, así como recepción y control del presupuesto autorizado por proyecto.

6. - Actividades específicas.

6.1.- Actividades diarias.

Revisar la correspondencia que recibe definiendo cuál atender y cuál turnar a su personal. Atender las consultas telefónicas efectuadas por los responsables de los proyectos con relación a la operación financiera de los proyectos externos y proyectos de investigación CONACYT.


Atender a los responsables de proyectos de investigación cuando solicitan, asesoría en relación con los aspectos normativos, y sobre los procedimientos establecidos por el CONACYT para efectuar las adquisiciones de equipos autorizados en dichos proyectos. Firmar los cheques que emiten los responsables de los proyectos de investigación financiados por el CONACYT para el pago de los gastos de operación que afectan el presupuesto autorizado en el rubro de gasto corriente. Supervisar y firmar los documentos justificativos de los gastos de operación en las comprobaciones respectivas de los proyectos de investigación CONACYT. Revisar y firmar los documentos que se generan en el proceso administrativo establecido para las adquisiciones de equipos aprobados a los proyectos de investigación CONACYT. Turnar a los integrantes del Comité de Evaluación de Compras, para su firma, la documentación requerida, de acuerdo a la Normatividad, para tramitar en el CONACYT la emisión de pagos a proveedores por las compras de equipo de inversión autorizados en los proyectos. Dar la atención correspondiente a los oficios que se reciben del CONACYT y que involucran trámites referentes a los proyectos autorizados. Formular y firmar la correspondencia que se envía a los responsables de los proyectos, a las Unidades Administrativas del Colegio y a las Instituciones Patrocinadoras correspondientes. Supervisar las operaciones de los proyectos externos y de investigación financiados por CONACYT. Coordinar y supervisar el desarrollo de las funciones del personal a su cargo. Coordinar, estructurar y evaluar programas de trabajo. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.


6.2.- Actividades periódicas.

Recibir y turnar para su registro los convenios para la apertura administrativa de los proyectos de investigación CONACYT. Supervisar los trámites que se hacen para aperturar las cuentas bancarias receptoras de los recursos de gasto corriente otorgados a los proyectos de investigación CONACYT. Revisar, firmar y turnar al CONACYT los recibos oficiales para la liberación de los recursos de gasto corriente otorgados a los proyectos de investigación CONACYT. Participar en el Comité de Evaluación de Compras del CONACYT cuando se requiera. Supervisar los registros establecidos para el control financiero de los proyectos externos y de investigación financiados por CONACYT. Acudir al CONACYT para efectuar los diversos trámites administrativos requeridos en los proyectos financiados por dicho Consejo. Recibir, turnar al CONACYT, registrar y controlar las facturas que amparan las adquisiciones de equipos hasta su envío al Almacén General del Colegio de Postgraduados para su registro en el activo fijo. Supervisar y firmar los informes financieros anuales, finales o complementarios que se presentan en el CONACYT relativos a los proyectos autorizados por dicho organismo. Efectuar las consultas pertinentes en el CONACYT para el mejor desarrollo financiero de los Proyectos de Investigación. Analizar los dictámenes emitidos por el CONACYT como resultado de la revisión a los informes financieros anuales o finales presentados, determinando las acciones a seguir en su caso. Difundir las políticas lineamientos y demás disposiciones que sean necesarias para el funcionamiento del departamento. Proporcionar la información que se requiera en la práctica de auditorías internas y externas.


Revisar y firmar las conciliaciones bancarias en moneda nacional y extranjera, correspondientes a proyectos subsidiados por organismos internacionales, y las correlativas en moneda nacional. Revisar y firmar las conciliaciones bancarias en moneda nacional de las cuentas aperturadas para la recepción de los recursos de los proyectos de investigación apoyados por el CONACYT. Formular el presupuesto anual del Departamento. Planear la utilización de los de los recursos humanos, materiales y financieros propios de su área.

Asistir a reuniones de trabajo. Realizar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.

6.3.- Actividades eventuales.

Entrevistar a los aspirantes a ingresar al departamento as su cargo.

Sugerir mejoras a los métodos de trabajo existentes.

Y demás actividades propias de su puesto que le sean encomendadas. 7.- Requerimientos teorico-prácticos.

7.1.- Escolaridad. Licenciatura en Contaduría o Administración.

7.2.- Conocimientos requeridos.

Contabilidad. Proceso administrativo. Computación.

7.3.- Experiencia.

Tres años en puestos similares fuera del Colegio, y se considera que el puesto será conocido por el empleado en un mes en forma satisfactoria.


8.- Número de empleados en el puesto.

Uno. 9.- Horario normal de trabajo.

De 8:00 a 14:00 y de 16:00 a 18:00 Hrs.


11.1.2.- JEFE DE ANALISTAS


JEFE DE ANALISTAS 1. - Jefe inmediato superior.

Jefe de Departamento. 2. - Puesto(s) bajo su mando. Jefe de Oficina (Area de proyectos CONACYT).

Analista Especializado (Area de Proyectos Externos, Sección de Cómputo). Analista Especializado (Area de Proyectos Externos, Sección de Proyectos Externos). Analista Especializado (Area de Proyectos Externos, Sección de Cómputo)

3. - Relaciones internas.

De coordinación con: El personal bajo su mando. Los Departamentos de la Administración Central. De asesoría con: Los responsables de los proyectos.

4. - Relaciones externas. De coordinación con:

Las Instituciones u Organismos privados que patrocinen proyectos.

5. - Actividad genérica.

Planear el diseño en implantación y análisis de proyectos, programas y procedimientos de trabajo, en apoyo a las áreas sustantivas de la Institución (Proyectos Externos y de Investigación).


6.1.- Actividades diarias.

Distribuir y supervisar cargas de trabajo entre su personal. Verificar que los resultados de los trabajos asignados sean los esperados.


Dirigir y supervisar la ejecución de los trabajos. Revisar y dar trámite a la correspondencia que turne el Jefe del Departamento, según corresponda. Turnar al área de Proyectos Externos los convenios y oficios de autorización que se reciban para la apertura administrativa y asignación de la clave interna de control de los proyectos externos. Atender las consultas telefónicas efectuadas por los responsables de los proyectos con relación a la operación financiera de los proyectos externos y proyectos de investigación CONACYT. Apoyar en la supervisión de los documentos justificativos de los gastos de operación en las comprobaciones respectivas de los proyectos de investigación CONACYT. Apoyar en la supervisión de las operaciones de los proyectos externos y de investigación financiados por CONACYT. Registrar y controlar las operaciones en moneda extranjera por apoyos a proyectos por patrocinadores externos. Autorizar en ausencia del Analista Administrativo la documentación que afecte el presupuesto de cada proyecto. Supervisar la correcta operación del sistema informático de proyectos externos. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.

6.2.- Actividades periódicas.

Formular los recibos oficiales para la liberación de los recursos de gasto corriente otorgados a los proyectos de investigación CONACYT. Recibir y analizar las pólizas y nóminas que turna el Departamento de Recursos Humanos y que afectan el presupuesto de los Proyectos de Repatriación y Cátedras Patrimoniales financiados por el CONACYT. Formular las pólizas de diario para registrar los movimientos de nómina que afectan el presupuesto de los Proyectos de Repatriación y Cátedras Patrimoniales financiados por el CONACYT.


Apoyar en la supervisión de los registros establecidos para el control financiero de los proyectos externos y proyectos de investigación financiados por CONACYT. Acudir al CONACYT para efectuar aclaraciones a la revisión de informes financieros anuales o finales relativos a los proyectos de investigación. Revisar la codificación de las pólizas de ingresos y diarios por las operaciones relativas a los proyectos externos. Identificar las pólizas de diario e ingreso que reflejan movimientos en la cuenta 648 “ministraciones recibidas” y turnar una copia de las mismas a la Sección de Cómputo para la captura correspondiente. Asesorar al personal bajo su mando en la codificación presupuestal y contable de las pólizas de ingreso y diario por las operaciones relativas a los proyectos externos. Elaborar las conciliaciones bancarias en moneda extranjera correspondientes a proyectos subsidiados por organismos internacionales. Realizar las reexpresiones mensuales de los saldos de las cuentas bancarias en moneda extranjera, efectuando las pólizas de diario correspondientes. Realizar la reexpresión de los saldos de los proyectos externos subsidiados en moneda extranjera, efectuando las pólizas de diario correspondientes. Apoyar en la depuración contable y presupuestal de los proyectos registrados en el sistema informático de proyectos externos. Elaborar información financiera requerida por los patrocinadores externos. Apoyar en la preparación de la información que se requiera en la práctica de auditorías internas y externas. Elaborar y/o supervisar los informes financieros anuales, finales o complementarios que se presentan al CONACYT relativos a los proyectos de investigación. Elaborar información financiera requerida por los patrocinadores externos. Elaborar los informes y reportes que le solicite el Jefe de Departamento y/o Directivos del Colegio.


Asistir a reuniones de trabajo. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.


Firmar las comunicaciones que salgan del Departamento en ausencia del Jefe del Departamento. Proporcionar sugerencias a su jefe inmediato superior para la toma de decisiones en las actividades de su área cuando se le solicite.

Sugerir mejoras a los métodos de trabajo existentes.

Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.

7.- Requerimientos teorico-prácticos.

7.1.- Escolaridad. Pasante en la carrera de Licenciado en Contaduría o Administración.


Contabilidad. Proceso administrativo. Computación.

7.3.- Experiencia.

Tres años en puestos similares fuera del Colegio, y se considera que el puesto será conocido por el empleado en un mes en forma satisfactoria.


Uno. 9.- Horario normal de trabajo.

De 8:00 a 15:30 Hrs.


11.2.- AREA DE PROYECTOS CONACYT


11.2.1.- JEFE DE OFICINA


JEFE DE OFICINA (Area de Proyectos CONACYT)

1. - Jefe inmediato superior.

Jefe de Analistas. 2. - Puesto(s) bajo su mando.

Analista Especializado (Area de Proyectos CONACYT). 3. - Relaciones internas.

De coordinación con: Su jefe inmediato superior. Los responsables de los proyectos.

4. - Relaciones externas.

Con Instituciones Bancarias como son: Banrural, Banamex, Internacional, etc. 5. - Actividad genérica.

Planear, Organizar y Supervisar los trabajos Administrativos que se realicen en su área.


6.1.- Actividades diarias. Recibir las pólizas y documentos comprobatorios de los gastos efectuados en los proyectos de investigación CONACYT. Revisar que las pólizas de cheque que se reciben contengan los datos necesarios para su identificación y que el importe de los documentos comprobatorios sea el correcto. Registrar las pólizas cheque que se reciben por parte de los responsables de los proyectos financiados por el CONACYT. Turnar para su revisión las pólizas cheque recibidos.


Apoyar en el proceso administrativo establecido para las adquisiciones de equipos aprobados a los proyectos de investigación CONACYT. Archivar en los expedientes respectivos la documentación relativa a los proyectos de investigación CONACYT. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.

6.2.- Actividades periódicas. Realizar trámites bancarios relativos a los proyectos de investigación CONACYT. Apoyar en los diversos trámites requeridos en los proyectos financiados por el CONACYT que se realizan en las oficinas de dicho Consejo. Apoyar en el registro y control de las facturas que amparan las adquisiciones de equipo aprobados en los proyectos CONACYT. Apoyar en la supervisión de los informes financieros, anuales o finales, relativos a los proyectos de investigación CONACYT. Elaborar informe de sus actividades. Realizar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.


Y demás actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.


7.1.- Escolaridad. Pasante en Licenciatura: Económico/Administrativa.


Administrativos y Contable.


7.3.- Experiencia. Tres años en puestos con actividades administrativas fuera del Colegio y se considera que el puesto será conocido por el empleado en un mes en forma satisfactoria.


Uno.

9.- Horario normal de trabajo.

De 8:00 a 15:30 Hrs.


11.2.2.- ANALISTA ESPECIALIZADO (Area de Proyectos CONACYT)


ANALISTA ESPECIALIZADO (Area de Proyectos CONACYT)


Jefe de Oficina. 2. - Puesto(s) bajo su mando.

Ninguno. 3. - Relaciones internas.

De coordinación con: Su jefe inmediato superior. Los responsables de los proyectos.


No requiere. 5. - Actividad genérica.

Investigar e integrar información, ejecutar y evaluar proyectos relacionados a su área (proyectos CONACYT). Así como son la recepción, verificación y registro de documentación que afecte el presupuesto de proyectos CONACYT y la integración de información y documentación para la elaboración de informes financieros.


6.1.- Actividades diarias. Revisar las pólizas cheque y documentación comprobatoria de los gastos efectuados en los proyectos de investigación CONACYT.

Formular formatos para devolución de pólizas cheque incorrectas. Turnar a los responsables de los proyectos las pólizas cheque incorrectas para su corrección.


Asesorar a los responsables de los proyectos sobre la correcta formulación de las pólizas cheque y aplicación de partidas de acuerdo al monto y concepto de la documentación comprobatoria anexa a las pólizas. Turnar al Jefe del Departamento pólizas cheque y documentación comprobatoria de los gastos efectuados en los proyectos CONACYT. Apoyar en la captura, en los registros informáticos, de los ingresos y egresos de cada uno de los proyectos de investigación CONACYT. Apoyar en la atención de las consultas efectuadas por los responsables de los proyectos CONACYT sobre la operación financiera de los proyectos de investigación CONACYT.


6.2.- Actividades periódicas. Elaborar conciliaciones bancarias en moneda nacional de cada uno de los proyectos de investigación vigentes.

Formular informes financieros semestrales, anuales y finales relativos a los proyectos de investigación CONACYT. Apoyar en la formulación de informes financieros complementarios relativos a los proyectos de investigación CONACYT.

Apoyar en los diversos trámites administrativos relativos a los proyectos de investigación CONACYT. Archivar en los expedientes respectivos a los proyectos de investigación CONACYT las pólizas cheque y documentación comprobatoria anexa. Elaborar reportes de cheques emitidos, cancelados y pendientes de cobro. Realizar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.





7.1.- Escolaridad. Carrera técnica en Contabilidad.


Contabilidad. Archivonomía.

7.3.- Experiencia.

Como auxiliar contable tres años fuera del Colegio y se considera que el puesto será conocido por el empleado en un mes en forma satisfactoria.


Uno.


De 8:00 a 15:30 Hrs.


11.3.- AREA DE PROYECTOS EXTERNOS


11.3.1.- SECCION DE PROYECTOS


11.3.1.1.- ANALISTA ESPECIALIZADO (Sección de Proyectos)


ANALISTA ESPECIALIZADO (Sección de Proyectos)




De coordinación con: Su jefe inmediato superior. El Departamento de Tesorería.



Investigar e integrar información, ejecutar y evaluar proyectos relacionados a su área (proyectos CONACYT). Así como son la recepción, verificación y registro de documentación que afecte el presupuesto de proyectos externos.


6.1.- Actividades diarias. Recibir fichas de ingreso por concepto de apoyo a proyectos externos que le turna su jefe inmediato.

Elaborar pólizas de ingresos para registrar los apoyos financieros recibidos en los proyectos externos. Recibir del Departamento de Tesorería la documentación comprobatoria de los gastos efectuados en los proyectos externos (reposición de fondo fijo y liquidación de viáticos) y elaborar las pólizas de diario correspondientes.


Turnar al Jefe de Analistas para su revisión las pólizas de ingreso y diario elaboradas. Recibir del departamento de Tesorería las pólizas de egreso por las operaciones generadas de proyectos externos. Revisar las pólizas de egreso verificando que las cuentas afectadas sean las correctas de acuerdo a la operación y cantidad que indica el documento comprobatorio.


6.2.- Actividades periódicas. Elaborar conciliaciones bancarias en moneda nacional correspondientes a proyectos externos.

Efectuar las acciones procedentes para cancelar partidas en conciliación que reflejen las conciliaciones bancarias en moneda nacional. Archivar en los expedientes respectivos las pólizas de egreso. Realizar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.




7.1.- Escolaridad. Carrera técnica en Contabilidad.


Contabilidad. Archivonomía.

7.3.- Experiencia.



8.- Número de empleados en el puesto. Uno.


De 8:00 a 15:30 Hrs.


11.3.2.- SECCION DE COMPUTO


11.3.2.1.- ANALISTA ESPECIALIZADO (Sección de Cómputo)


ANALISTA ESPECIALIZADO (Sección de Cómputo)



Auxiliar de Analista de Sistemas Administrativos. 3. - Relaciones internas.

De coordinación con: Su jefe inmediato superior. El Departamentos de Contabilidad Formulación y Control Presupuestal. El Departamento de Tesorería. Los Institutos y Campus.



Investigar e integrar información, así como diseñar, ejecutar y evaluar proyectos relacionados a su área de trabajo. (Captura y proceso de información en el sistema informático de proyectos externos).


6.1.- Actividades diarias. Recibir y revisar la documentación que afecta el presupuesto de los proyectos externos (solicitud de reposición de fondos fijos, solicitud de expedición de cheque, solicitud y liquidación de viáticos, pedido). Dar trámite a la documentación que afecta el presupuesto de los proyectos, verificando la disponibilidad financiera de los mismos y firmando de autorizado dichos documentos.


Turnar al Departamento de Tesorería la documentación autorizada para su trámite de pago correspondiente. Proporcionar disponibilidades del presupuesto suministrado a los responsables de los proyectos que lo soliciten. Recibir y revisar la documentación comprobatoria de los proyectos que se manejan en los Institutos del Colegio, verificando que exista un compromiso previo y que las partidas afectadas sean las correctas, firmando la documentación que procede. Formular los formatos para devolver la documentación comprobatoria a los responsables de los proyectos en caso de que este incorrecta. Turnar al Departamento de Tesorería la documentación comprobatoria y formato de devolución en su caso, para el trámite que corresponda. Revisar los reportes financieros emitidos verificando que no existan saldos negativos, y de ser el caso, efectuar las correcciones que correspondan. Mantener actualizadas las disponibilidades financieras de cada proyecto y los archivos del sistema de proyectos externos. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.

6.2.- Actividades periódicas. Asignar clave interna de control a los proyectos externos que lo soliciten.

Revisar los convenios suscritos con los patrocinadores para dar de alta en el sistema a los nuevos proyectos externos.

Procesar y emitir póliza de diario por los compromisos al presupuesto de proyectos externos. Turnar al Departamento de Contabilidad la póliza de diario por los compromisos al presupuesto de los proyectos externos. Realizar las acciones necesarias para efectuar en el sistema informático de proyectos externos el cierre presupuestal de estos (afectar el ejercido y suministrado). Procesar y emitir reportes financieros.


Emitir reporte del ejercicio presupuestal por cada uno de los proyectos. Realizar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.


Dar folio y revisar las solicitudes y liquidaciones de viáticos y turnar para el trámite que corresponda. Registrar en el control correspondiente las solicitudes y liquidaciones de viáticos tramitadas. Y demás actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.


7.1.- Escolaridad. Carrera técnica en Computación.


Computación, Contabilidad

7.3.- Experiencia.



Uno.


De 8:00 a 15:30 Hrs.


11.3.2.2.- AUXILIAR ANALISTA ADMINISTRATIVO (Sección de Cómputo)


AUXILIAR ANALISTA ADMINISTRATIVO (Sección de Cómputo).


Analista Especializado (Sección de Cómputo). 2. - Puesto(s) bajo su mando.


De coordinación con: Su jefe inmediato superior.



Auxiliar en la recopilación, análisis y desarrollo de la información relativa a los programas administrativos (Apoyar en la revisión, captura y validación de la documentación comprobatoria de proyectos externos).


6.1.- Actividades diarias. Foliar las copias de la documentación que genera un compromiso en los proyectos externos, verificando que existan 2 copias. Capturar en el sistema informático de proyectos externos los compromisos generados. Verificar en el reporte de captura que los movimientos realizados sean correctos y sellar de procesado las copias de la documentación capturada. Archivar en los expedientes respectivos las copias de la documentación capturada.


Revisar la documentación comprobatoria de los proyectos externos que se manejan en los Campus, firmando la que procede. Formular los formatos de modificación a los compromisos. Formular los formatos para devolver la documentación comprobatoria a los responsables de los proyectos en caso de que este incorrecta. Turnar a quien corresponda la documentación comprobatoria, para el trámite que corresponda. Dar folio, revisar las solicitudes y liquidaciones de viáticos y turnar para el trámite que corresponda. Registrar en el control correspondiente las solicitudes y liquidaciones viáticos tramitados. Abrir expedientes relativos a los proyectos externos y archivar pólizas, informes financieros y oficios diversos.


6.2.- Actividades periódicas. Separar y empastar los reportes del ejercicio presupuestal de cada uno de los proyectos externos. Revisar el reporte mensual de captura, verificando que los movimientos efectuados estén correctos y, de ser el caso, corregir los errores encontrados. Realizar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.


En ausencia de su jefe inmediato proporcionar disponibilidades del presupuesto suministrado a los responsables de los proyectos que lo soliciten. En ausencia de su jefe inmediato dar trámite a la documentación que afecta el presupuesto de los proyectos, verificando la disponibilidad financiera de los mismos y firmando de autorizado dichos documentos.


Y demás actividades propias de su puesto que le sean encomendadas. 7.- Requerimientos teorico-prácticos.

7.1.- Escolaridad. Preparatoria.


Computación, Contabilidad.

7.3.- Experiencia. Como auxiliar contable un años fuera del Colegio y se considera que el puesto será conocido por el empleado en un mes en forma satisfactoria.


Uno.


De 8:00 a 15:30 Hrs.


UNIDADES ADMINISTRATIVAS QUE PARTICIPARON EN LA ELABORACION Y/O

AUTORIZACION DEL MANUAL


SUBDIRECCION DE COMPUTO ADMINISTRATIVO, ORGANIZACION Y SISTEMAS ELABORO: ROSA MARIA CORNEJO CRUZ SUPERVISO: ENRIQUE ORTEGA VARGAS APROBO: ARMANDO DOMINGUEZ ESPINOSA DEPARTAMENTO DE PROYECTOS EXTERNOS APROBO: C.P. ESTELA SANDOVAL CORNEJO COORDINACION FINANCIERA APROBO: C.P. ARTURO OSCOS MACIN SECRETARIA ADMINISTRATIVA APROBO: MC. JORGE L. TOVAR SALINAS DIRECCION GENERAL AUTORIZO: DR. BENJAMIN FIGUEROA SANDOVAL Con fundamento en el Artículo No. 59 Fracción No. IX de la Ley de Entidades Paraestatales y el propio Artículo No. 34 Fracción XIII del Reglamento General del Colegio de Postgraduados, aprobado por el Consejo Técnico el 18 de marzo de 1998.

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MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE … · 2006-01-31 · el desarrollo de sus funciones, promovió que a través del Departamento Organización y Sistemas se formulará y