MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONESdescargas.idpp.gob.gt/Data_descargas/documentos/MANUALDE... · 2014-04-10 · xiv. Jef@ de Sección de Almacén Reporta: Jefe del Departamento Administrativo;

Manual de Organización y Funciones 101IDPP Instituto de la Defensa Pública Penal Manual de Organización y Funciones 101IDPP Instituto de la Defensa Pública Penal

DIVISIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA

x. Recepcionist@ de Planta

Reporta: Jefe del Departamento Administrativo; yCoordina: Secretaria del Departamento, Jefes y Sub Jefes de

Departamento y Sección.

Funciones Generales:

1. Atender y orientar al público y personal de las diferentes sedes y unidades organizacionales vía personal, telefónica u otros medios de comunicación de forma cordial y respetuosa;

2. Participar, apoyar y asistir a las actividades convocadas por el Departamento Administrativo;

3. Elaborar cartas, oficios, memorandos, circulares y gestiones administrativas del área de competencia;

4. Llevar y mantener actualizado y ordenado el archivo de la documentación de su área;

5. Brindar información en cuanto a los servicios que presta el Instituto, ubicación de oficinas del personal, ubicación de los anexos, sedes departamentales y municipales, así como direcciones y números telefónicos;

6. Llevar un reporte diario de ingreso y egreso de visitas y proveedores, anotando las características descritas invariablemente de forma manual y electrónica, detallando además la hora de ingreso y salida de la persona;

7. Verificar que el personal del instituto ingrese al mismo plenamente identificado;

8. Restringir el ingreso a comerciantes y/o personas plenamente identificadas o que desconocen su destino;

9. Recibir documentación específica de Dirección cuando se le solicita;10. Recepcionar y devolver adecuadamente los documentos personales de las

personas que ingresan y salen del instituto;11. Verificar la información y datos generales de los visitantes, así como el

lugar de destino;12. Remitir a la instancia correspondiente (Coordinación Departamental) en

caso de requerir el servicio de Defensa Pública y/o seguimiento del proceso que se ventila;

13. Llevar el registro y control físico de los documentos que se le confían y los informes que elabora;

14. Comunicar vía telefónica y/o a través del sistema al Asistente de Abogado Defensor del usuario que lo requiere en caso que el mismo tenga impedimento físico;



15. Mantener contacto permanente con la Sección de Seguridad y con la Sub Jefatura del Departamento Administrativo en caso se den irregularidades en la jornada, con el fin de recibir instrucciones y seguir cursos de acción;

16. Enviar un informe del control de ingresos diarios de usuarios al final de la jornada labora a la Sub Jefatura Administrativa;

17. Contribuir porque se mantengan los principios y enfoques de género, interculturalidad y transparencia en el quehacer del Instituto;

18. Informar permanentemente los resultados y actividades realizadas, al Jefe Inmediato Superior; y

19. Cumplir con todas aquellas funciones, atribuciones y responsabilidades que la Ley y reglamentos internos señalen, así como las disposiciones de las autoridades superiores en el ámbito de competencia.

xi. Jef@ de Sección de Compras

Reporta: Jefe del Departamento Administrativo;Coordina: Sub Jefe del Departamento, Jefes de Departamento y

Sección y personal administrativo; ySupervisa: Sub Jefe de Sección de Compras y Auxiliar de Compras.


1. Verificar, programar, organizar y coordinar la compra y la contratación de materiales, bienes y servicios de acuerdo con los procedimientos regulados por la Ley de Contrataciones del Estado;

2. Apoyar a la jefatura administrativa en las programaciones cuatrimestrales;3. Revisar y autorizar ordenes de compra, pago y liquidación en el sistema

utilizado por la institución;4. Revisar, firmar y sellar ordenes de compra, pago y liquidación en

documentos originales;5. Verificar el debido cumplimiento legal en los procesos de compras y

cotizaciones efectuadas;6. Velar por el cumplimiento de la legalidad y de la calidad en los diferentes

procesos de compra;7. Coordinar con la Jefatura Financiera y con la Sección de Presupuesto la

existencia de renglones presupuestarios y los fondos necesarios para la compra o contratación de materiales;

8. Verificar la disponibilidad en el presupuesto para la autorización de las Órdenes de Compra, Pago y Liquidación;



9. Revisar los expedientes (requisiciones, facturas entre otros) integrados para la compra de materiales y suministros que deban hacerse con los fondos de caja chica;

10. Revisar las cotizaciones y verificar las ofertas presentadas por los proveedores para tomar decisión sobre las mejores condiciones de negociación dentro del marco de la legalidad y la calidad;

11. Presentar informes periódicos a la Jefatura Administrativa y a la Dirección de División, o cuando le sean requeridos por las autoridades de la institución sobre las actividades realizadas, conteniendo el detalle de las adquisiciones y los compromisos de pago contraídos;

12. Supervisar el trabajo del personal bajo su responsabilidad;13. Contribuir porque se mantengan los principios y enfoques de género,

interculturalidad y transparencia en el quehacer del Instituto; 14. Informar permanentemente los resultados y actividades realizadas, al Jefe

Inmediato Superior; y15. Cumplir con todas aquellas funciones, atribuciones y responsabilidades

que la Ley y reglamentos internos señalen, así como las disposiciones de las autoridades superiores en el ámbito de competencia.

xii. Sub Jef@ de Sección de Compras

Reporta: Jefe de Sección de Compras;Coordina: Jefes de Departamento y Sección; ySupervisa: Auxiliar de Compras.


1. Mantener el registro actualizado de proveedores con el fin de facilitar y agilizar los procedimientos y procesos de compra;

2. Revisar y autorizar ordenes de compra, pago y liquidación en el sistema utilizado por la institución;

3. Revisar órdenes de compra, pago y liquidación en documentos originales;4. Comprar suministros de bienes que no se tengan en existencia a través de

compra directa;5. Revisar y distribuir los documentos para la emisión de las Órdenes de

Compra, Pago y Liquidación;6. Cotizar los suministros, materiales y servicios solicitados hasta el monto

autorizado para el efecto;7. Atender al personal interno de la institución con relación a las requisiciones

de compra y pagos respectivos;



8. Asumir las funciones del jefe de la sección cuando éste por cualquier circunstancia se encuentre ausente;




xiii. Auxiliar de Compras

Reporta: Jefe de Sección de Compras; yCoordina: Sub Jefe de Sección, Jefes de Departamento y

Sección y personal administrativo.


1. Recibir documentos que requieran la elaboración de Orden de Compra , Pago y Liquidación;

2. Elaborar Órdenes de Compra, Pago y Liquidación en el sistema utilizado dentro de la Institución y su registro en el libro correspondiente;

3. Atender al personal y a los proveedores que requieran información sobre las Órdenes de Compra y Pago;

4. Trasladar las órdenes de compra, pago y liquidación a las diferentes unidades correspondientes para su trámite;

5. Registrar las requisiciones de servicios, materiales y suministros en el libro correspondiente;

6. Fotocopiar y archivar las ordenes de compra, pago y liquidación;7. Trasladar las requisiciones y facturas para la asignación de partidas

presupuestarias a la sección de presupuesto;8. Realizar cotizaciones por teléfono, o, personalmente en casos especiales

relacionados con los servicios, materiales y suministros necesarios para la institución;

9. Archivar las copias de las requisiciones de materiales bienes y servicios;10. Efectuar compras directas cuando el caso lo amerite, o se le solicite

específicamente;11. Registrar y llevar control de los expedientes de los abogados defensores

de oficio por medio de las ordenes de compra y liquidación;



12. Tramitar en la Contraloría General de Cuentas las autorizaciones de libros y hojas movibles y formularios requeridos por las diferentes Unidades de la Institución;

13. Ingresar cotizaciones y/o licitaciones en el sistema de Guatecompras y dar seguimiento en sus diferentes etapas;

14. Elaborar y entregar formularios de cotizaciones / licitaciones a los proveedores interesados en participar en los eventos realizados por la institución;

15. Elaborar cuadros comparativos de precios;16. Archivar la documentación de soporte de las diferentes cotizaciones y/o

licitaciones efectuadas;17. Contribuir porque se mantengan los principios y enfoques de género,




xiv. Jef@ de Sección de Almacén

Reporta: Jefe del Departamento Administrativo;Coordina: Jefes de Departamento y Sección, y personal administrativo; Supervisa: Sub Jefe de Sección de Almacén y Auxiliar de Almacén.


1. Implementar normas y controles aprobados por las autoridades superiores;2. Actualizar constantemente los precios de materiales, útiles y suministros

de los proveedores;3. Revisar y controlar los inventarios de materiales, útiles y suministros

bimensualmente con la respectiva documentación de respaldo;4. Elaborar cuadros con cantidades estimadas para la compra y obtención

de materiales y suministros programados en forma cuatrimestral;5. Verificar el cumplimiento de los procedimientos, normas y disposiciones en

materia de control y administración de bienes, materiales e insumos;6. Controlar y revisar las requisiciones de materiales de oficina y de limpieza

solicitadas por las diferentes estructuras organizativas de la institución, para una adecuada distribución de los suministros;

7. Verificar la actualización diariamente de los saldos en los registros que se lleven en el Almacén;



8. Velar y responder por la integridad, exactitud de las existencias de materiales, insumos y materiales en el Almacén;

9. Controlar y ordenar con el apoyo de auxiliares, las estanterías que se encuentran con productos clasificados;

10. Verificar las firmas y los niveles de autorización de las requisiciones al almacén que son presentadas requiriendo los bienes, suministros y materiales por parte del personal de Instituto;

11. Analizar estadísticamente los requerimientos de materiales y los suministros de las diferentes estructuras organizativas de la institución para solicitar “lote óptimo de pedido”;

12. Revisar informes mensuales a contabilidad sobre ingresos, egresos y saldos de Almacén;

13. Resguardar cupones de gasolina y entregar a la unidad de transportes con previa autorización de la Dirección Administrativa Financiera;

14. Revisar y autorizar las constancias de ingreso al Almacén y a Inventario;15. Revisar y autorizar el movimiento mensual de Almacén;16. Coordinar la adecuada ubicación de los suministros en la bodega principal

y en las auxiliares que tiene el Almacén;17. Contribuir porque se mantengan los principios y enfoques de género,




xv. Sub Jef@ de Sección de AlmacénReporta: Jefe de Sección de Almacén; Coordina: Jefes de Departamento y Sección, y personal administrativo;Supervisa: Auxiliar de Almacén.


1. Registrar en las tarjetas de Almacén las compras realizadas mediante Orden de Compra y Pago, y por fondo rotativo, así como los egresos correspondiente según requisiciones;

2. Elaborar el informe mensual de la Sección de Almacén de todos los ingresos registrados en el mes;

3. Elaborar las constancias de Ingreso al Almacén e Inventarios, archivar copias y enviar copia la Oficina de inventarios del Departamento Financiero;



4. Entregar pedidos según requisiciones autorizadas conjuntamente con el Jefe de Almacén y Auxiliares;

5. Elaborar requisición de materiales, suministros y servicios necesarios;6. Colaborar en la recepción de insumos por parte de Proveedores y registro

y revisión de compras realizadas por Caja Chica;7. Llevar un control de archivo de los siguientes documentos (Requisiciones

despachadas por unidad y sede, solicitudes de suministros del almacén, y constancias de ingreso a la Sección de Almacén e Inventarios;




xvi. Auxiliar de AlmacénReporta: Jefe de Sección de Almacén; yCoordina: Jefes de Departamento y Sección, y personal administrativo.


1. Verificar que se mantengan los materiales y suministros de oficina en cantidades suficientes para el funcionamiento administrativo;

2. Recibir y despachar requisiciones verificando las firmas y los niveles de autorización;

3. Llevar el registro y control de costo por sede, contemplando los insumos proporcionados a cada sede, unidad administrativa, división, departamento o sección;

4. Revisar y recibir los insumos que ingresan al Almacén;5. Entregar y despachar los insumos solicitados por las diferentes sedes de

la institución;6. Ordenar estanterías y productos en existencia en el Almacén;7. Descargar requisiciones en tarjetas de kárdex;8. Archivar y ordenar en forma correlativa las requisiciones despachadas;9. Cumplir con los procedimientos, normas y disposiciones en materia de

control y administración de bienes, materiales e insumos;



10. Participar en el recuento físico y revisión de saldos de materiales, enseres de oficina, contra tarjeta de kárdex o registros utilizados en el Almacén;

11. Elaborar el inventario físico bimensual conciliado con el saldo de las tarjetas de kárdex;




xvii. Jef@ de Sección de Servicios Generales

Reporta: Jefe del Departamento Administrativo; yCoordina: Jefes de Departamento y Sección, y personal administrativo; Supervisa: Sub Jefe de la Sección, Encargados de Sección, Conserjes,

Mensajeros, y Auxiliar de Mantenimiento.


1. Controlar que los ambientes físicos del edificio, el mobiliario y equipo se encuentren limpios y en buenas condiciones;

2. Coordinar las actividades cotidianas del centro de fotocopiado, mensajeros, conserjes, y personal de mantenimiento a través de los encargados;

3. Coordinar el uso de los útiles de limpieza, materiales, repuestos, accesorios y herramientas de mantenimiento de los trabajadores bajo su responsabilidad;

4. Determinar necesidades y programar las actividades necesarias para las reparaciones, arreglos y mejoras a las instalaciones físicas de la institución;

5. Coordinar con el encargado de Almacén la existencia del inventario de los materiales, insumos, enseres y bienes que se utilicen en la Sección;

6. Coordinar conjuntamente con el encargado de almacén el envío de encomiendas a las diferentes sedes departamentales y municipales de la institución;

7. Coordinar con la Sub Jefatura Administrativa y con los funcionarios de las distintas estructuras organizativas los turnos de limpieza de sus oficinas;



8. Llevar los registros y controles necesarios para el cumplimiento efectivo de sus funciones y de las y los trabajadores bajo su responsabilidad;

9. Proponer y coordinar con el encargado de seguridad del Instituto, las acciones que sirvan para garantizar los bienes y seguridad del personal que labora en la institución;

10. Elaborar informes de costos y gastos de reparación, mantenimiento, repuestos, materiales, accesorios y herramientas de la Institución;




xviii. Sub Jef@ de Sección de Servicios Generales

Reporta: Jefe de Sección de Servicios Generales; Coordina: Jefes de Departamento y Sección, Encargados, Conserjes,

Mensajeros, y personal administrativo; ySupervisa: Encargados de Sección (Mantenimiento y consejería),

Mensajeros, y Centro de Fotocopiado.


1. Apoyo en la coordinación de las distintas actividades programadas por el Jefe de Servicios Generales;

2. Apoyar y dar seguimiento a los trabajos específicos asignados por la Jefatura de Servicios Generales: a Mantenimiento, Conserjería, Mensajería y Centro de Fotocopiado;

3. Supervisar y monitorear las actividades a realizar por los encargados y auxiliares que conforma las diferentes Secciones;

4. Proponer, ejecutar y monitorear planes de contingencia acordes a cada Sección;

5. Velar por el funcionamiento y operatividad de los controles y registros administrativos de la Jefatura de Servicios Generales, en cuanto a bienes, materiales e insumos;



6. Apoyar y verificar con el Jefe de Servicios Generales los procedimientos, procesos y documentación de soporte de los servicios de mantenimiento de edificios, la programación de las actividades de conserjería, el control de rutas de mensajería así como la operatividad del centro de fotocopiado;

7. Verificar que se mantengan los materiales y suministros de oficina en cantidades suficientes para el funcionamiento administrativo;

8. Elaborar requisiciones para la compra y obtención de servicios, materiales y suministros;

9. Llevar en tarjetas de Kárdex el cargo y descargo de herramientas del personal de la sección, revisando periódicamente el estado físico en el que se encuentran;

10. Cumplir con los procedimientos, normas y disposiciones en materia de control y administración de bienes, materiales e insumos;

11. Mantener un inventario de saldos de materiales, enseres de oficina, contra tarjeta de kárdex o registros utilizados;

12. Apoyar en la detección de necesidades y programación de las actividades necesarias para las reparaciones, arreglos y mejoras a las instalaciones físicas de la institución;

13. Apoyar la coordinación con el Jefe de la Sección de Almacén sobre la existencia del inventario de los materiales, insumos, enseres y bienes que se utilicen en la Sección de Servicios Generales;

14. Llevar los registros y controles necesarios para el cumplimiento efectivo de sus funciones y apoyar en llevar los registros del personal de su sección;

15. Apoya en la elaboración de cotizaciones, informes de costos y gastos de reparación, mantenimiento, repuestos, materiales, accesorios y herramientas del instituto;

16. Proponer y ejecutar planes que garanticen una mejor rotación de áreas ecuánimes de limpieza para todos y cada uno de los conserjes;






xix. Encargad@ de Fotocopiadora - Archivo

Reporta: Jefe de Sección de Servicios Generales; yCoordina: Jefes de Departamento y Sección, y personal administrativo.


1. Reproducir documentos que sean autorizados para el uso de las diligencias técnico profesionales de los Defensores Públicos, Apoyo Técnico, personal administrativo y financiero, que contribuyan al funcionamiento de la institución;

2. Engargolar, empastar o encuadernar o adjuntar documentos que requieran presentación especial;

3. Mantener un registro actualizado de la documentación reproducida y que se encuentra en Archivo;

4. Velar por el buen uso del equipo y material de reproducción;5. Custodiar, administrar y ordenar en forma sistemática los archivo bajo su

responsabilidad;6. Llevar registro y control de los documentos de los servicios de

mantenimiento preventivo y correctivo del equipo a su cargo;7. Llevar control auxiliar del consumo de los insumos de su equipo;8. Contribuir porque se mantengan los principios y enfoques de género,




xx. Encargad@ de Mantenimiento

Reporta: Jefe de Sección de Servicios Generales; Coordina: Jefes de Departamento y Sección, y personal administrativo; Supervisa: Sub Encargado de Mantenimiento y Auxiliar de

Mantenimiento.


1. Coordinar las actividades asignadas por el Jefe de Servicios Generales;2. Recibir las actividades realizadas por el personal a su cargo;



3. Velar porque todas las actividades que realice el personal de mantenimiento se ejecuten con el respectivo formularios de solicitud para llevar un control eficaz de todas las actividades de la unidad;

4. Realizar trabajos específicos asignados directamente por el Jefe de Servicios Generales o Sub-Jefatura Administrativa de reparaciones y dar mantenimiento a la infraestructura física, las instalaciones eléctricas, sistema de agua, sistema eléctrico, sistema de drenajes pluviales y sanitario, plomería y otras en la sedes del instituto;

5. Efectuar la supervisión preventiva y correctiva de las instalaciones en general;

6. Velar por el buen uso y el resguardo del equipo, herramientas y materiales a su cargo;

7. Proponer y ejecutar planes que coadyuven al buen uso y al mantenimiento adecuado de las instalaciones de la institución;

8. Coordinar y apoyar en el traslado de enseres, mobiliario, suministros y bienes entre las diferentes dependencias del Instituto;




xxi. Sub Encargad@ de Mantenimiento

Reporta: Encargado de Mantenimiento; Coordina: Jefes de Departamento y Sección, y personal administrativo; Supervisa: Auxiliar de Mantenimiento.


1. Reparar y dar mantenimiento a la infraestructura física, las instalaciones eléctricas, sistema de agua potable, sistema de drenajes sanitario y pluvial, plomería y otras en la Sede Central, Anexos y Sedes Departamentales para que funcionen en forma óptima;

2. Asistir al encargado de mantenimiento en las supervisiones tanto preventiva como correctiva de las instalaciones en general;



3. Velar por el buen uso y resguardo del equipo, herramientas y materiales a su cargo;

4. Apoyar en el traslado de enseres, mobiliario, suministros y bienes entre las diferentes dependencias del Instituto;




xxii. Auxiliar de Mantenimiento

Reporta: Encargado de Mantenimiento; yCoordina: Sub Encargado de Mantenimiento y personal administrativo.


1. Efectuar trabajos de pintura, plomería, electricidad, mantenimiento de sistemas de drenajes pluviales, sanitarios y de agua, limpieza de cisternas y otros;

2. Llevar a cabo las remodelaciones de oficinas con construcción de tabicación y sus instalaciones de electricidad, agua, y otras que le sean asignadas;

3. Realizar trabajos de herrería y soldadura para mantenimiento de estructuras metálicas, puertas y portones, de las oficinas centrales anexos y sedes departamentales;

4. Proporcionar apoyo en traslados de mobiliario, enseres de oficina y otros que le sean requeridos;

5. Velar por el buen uso y resguardo del equipo y herramientas bajo su responsabilidad;






xxiii. Encargad@ de Conserjes

Reporta: Jefe de Sección de Servicios Generales; Coordina: Jefes de Departamento y Sección, y personal administrativo;Supervisa: Conserjes.


1. Coordinar las actividades diarias asignadas por el Jefe de Servicios Generales;

2. Realizar trabajos específicos asignados directamente por la Jefatura y Sub Jefatura de Servicios Generales tales como: llevar el control de insumos, implementos de limpieza y materiales ingresados a bodega, entrega de insumos y producto de limpieza a los conserjes, además de monitorear la limpieza en las áreas asignadas y especialmente en todos y cada uno de los servicios sanitarios; entre otras actividades;

3. Monitorear las actividades diarias realizadas por el personal a su cargo, tanto en Oficinas Centrales como en Anexos;

4. Proponer y ejecutar planes que garanticen una mejor rotación de áreas ecuánimes de limpieza para todos y cada uno de los conserjes;

5. Velar porque todas las actividades que realice el personal de conserjería se ejecuten con la mejor responsabilidad posible;

6. Efectuar constantemente la supervisión preventiva y correctivas de las áreas de limpieza asignadas a cada conserje;

7. Velar por el buen uso y racionalidad de los insumos entregados al personal de conserjería;

8. Velar por el buen uso que se le de a las baterías de baños (artefactos sanitarios), y sus instalaciones sanitarias, reportando de inmediato cualquier anomalía presentada;

9. Participar en el recuento físico y revisión de saldos de insumos, contra registros utilizados en la Jefatura de Servicios Generales;

10. Cumplir con los procedimientos, normas y disposiciones en materia de control y administración de insumos de limpieza;


12. Informar permanentemente los resultados y actividades realizadas al Jefe inmediato superior;

13. Cumplir con todas aquellas funciones, atribuciones y responsabilidades que la ley y reglamentos internos señalen, así como las disposiciones de las autoridades superiores.



xxiv. Conserje

Reporta: Encargado de Conserjes; yCoordina: Jefes de Departamento y Sección, y personal administrativo.


1. Barrer, trapear, sacudir y limpiar el mobiliario y equipo de oficina y ventanales en las áreas de trabajo que le sean asignadas;

2. Realizar tareas de almacenamiento de artículos y enseres adquiridos por la Institución;

3. Mantener el adecuado abastecimiento de enseres de limpieza y otros suministros en los lugares en donde sea necesario;

4. Velar por el cuidado y la conservación del ornato de las instalaciones del Instituto;

5. Apoyar al personal de la Unidad, División, Coordinación, Departamento o Sección asignada en el traslado de materiales y suministros que se hayan solicitado para su funcionamiento;




xxv. Mensajer@

Reporta: Jefe de Sección de Servicios Generales; yCoordina: Jefes de Departamento y Sección, y personal administrativo.


1. Recoger, clasificar y distribuir correspondencia, expedientes y documentos utilizados por las diferentes estructuras organizativas de la institución;

2. Entregar citaciones a personas cuya presencia es requerida en el Instituto;3. Conducir vehículos de la institución observando las normas y reglas

contempladas en las leyes de tránsito;4. Guardar el vehículo en el sitio asignado después de sus labores diarias;



5. Informar oportunamente a su jefe inmediato en casos de accidente, robo, deterioro, extravío y desperfectos tanto de los vehículos, equipo y herramienta;

6. Apoyar al persona de Secretaria en la ejecución de tareas de oficina;7. Contribuir porque se mantengan los principios y enfoques de género,




xxvi. Jef@ de Sección de Transportes

Reporta: Jefe del Departamento Administrativo; Coordina: Jefes de Departamento y Sección, y personal administrativo; Supervisa: Asistente de Transportes y Pilotos.


1. Llevar registros y controles para el mantenimiento preventivo y general de todos los vehículos de la institución;

2. Inspeccionar diariamente el estado de los vehículos y revisar su equipo básico;

3. Programar y calendarizar los turnos de los pilotos de acuerdo con los requerimientos hechos a Transportes;

4. Recibir, evaluar y programar las solicitudes de uso de vehículos para rutas diarias y comisiones específicas;

5. Proponer los procedimientos y procesos a utilizar en Transportes para la asignación de vehículos diarios y comisiones;

6. Diseñar, implementar y supervisar los registros y controles aplicados al uso de vehículos tanto para pilotos como Abogados Defensores Públicos o autoridades;

7. Llevar un registro y control específico de: consumo de combustible, kilometraje por vehículo, lubricantes, llantas, equipo y herramientas de vehículos;

8. Llevar control y distribución de vales de gasolina;9. Efectuar revisión diaria de vehículos;10. Organizar el despacho diario de vehículos con pilotos;



11. Solicitar cotizaciones, órdenes de servicios y presupuestos para reparaciones mayores en agencias y talleres asignados;

12. Supervisar que los servicios de mantenimiento y reparación de vehículos se efectúen de conformidad con lo solicitado;

13. Elaborar y presentar oportunamente informes de comisiones, mantenimientos, calendarización de turnos de pilotos e informes circunstanciados de su unidad;

14. Supervisar que el personal bajo su responsabilidad cumpla con sus funciones;

15. Supervisar periódicamente que el personal a su cargo verifique y monitoree las multas o remisiones que puedan ser objeto los vehículos de la institución;

16. Notificar por escrito a los pilotos o personal del instituto sobre las multas, sanciones o remisiones impuestas a los vehículos bajo su responsabilidad, para que puedan hacer efectivo el pago de las mismas;

17. Velar por el fiel cumplimiento de las obligaciones tributarias del pago del impuesto de circulación de los vehículos y otras inherentes a los vehículos del instituto;

18. Evaluar a los pilotos de la sección sobre el grado de conocimiento de la reglamentación de tránsito que deben observar en el cumplimientos de sus funciones y atribuciones;

19. Supervisar que el personal bajo su cargo lleve un estricto control del consumo de combustibles, entrega de cupones, kilometrajes recorridos por cada vehículo y otras relacionadas a los vehículos de la institución;

20. Velar por la implementación y cumplimiento inmediato de las medidas de control, supervisión y disposiciones reglamentarias interna aprobadas por las autoridades competentes;

21. Supervisar que los documentos generados y que ingresen a la sección, estén debidamente archivados y al día (copias de formularios, oficios, reportes, informes, entre otros);

22. Llevar diariamente el registro del movimiento de cupones tanto en el libro autorizado por la Contraloría General de Cuentas como por los medios electrónicos correspondientes;

23. Evaluar periódicamente el sistema, clasificación, orden y custodia de los archivos de toda la documentación generada en la sección de transportes;






xxvii. Sub Jef@ de la Sección de Transportes

Reporta: Jefe de Sección de Transportes; yCoordina: Pilotos y personal administrativo.


1. Apoyar en el registro y control para el mantenimiento preventivo y general de todos los vehículos de la institución;

2. Cumplir por el desarrollo de inspeccionar diariamente el estado de los vehículos y revisar su equipo básico;

3. Apoyar en la calendarizar los turnos de los pilotos de acuerdo con los requerimientos hechos a Transportes;

4. Apoyar en el registro y control específico de: consumo de combustible, kilometraje por vehículo, lubricantes, llantas, equipo y herramientas de vehículos;

5. Dar seguimiento y monitoreo a las solicitudes para utilizar vehículos;6. Apoyar en organizar el despacho diario de vehículos con pilotos;7. Apoyar en solicitar cotizaciones, ordenes de servicios y presupuestos

para reparaciones mayores en agencias y talleres asignados;8. Monitorear y supervisar que los servicios de mantenimiento y reparación

de vehículos se efectúen de conformidad con lo solicitado;9. Elaborar los informes de comisiones, mantenimientos, calendarización de

turnos de pilotos e informes circunstanciados de su unidad;10. Supervisar que el personal bajo su responsabilidad cumpla con sus

funciones;11. Apoyar en la evaluación a los pilotos de la sección sobre el grado de

conocimiento de la reglamentación de tránsito que deben observar en el cumplimientos de sus funciones y atribuciones;

12. Apoyar en velar por la implementación y cumplimiento inmediato de las medidas de control, supervisión y disposiciones reglamentarias interna aprobadas por las autoridades competentes;

13. Velar porque la licencia de conducir del vehículo esté vigente y demás papelería en orden;

14. Apoyar porque se mantengan los principios y enfoques de género, interculturalidad y transparencia en el quehacer del Instituto;





xx viii. Asistente de Transportes

Reporta: Jefe de Sección de Transportes; yCoordina: Pilotos y personal administrativo.


1. Elaborar las requisiciones de materiales, enseres y suministros para el uso de Transportes;

2. Elaborar requisiciones de servicios de mantenimiento para los vehículos del Instituto;

3. Elaborar formularios de viáticos para pilotos;4. Llevar registro y control de combustible, kilometraje, aceite, baterías y

otros insumos de los vehículos;5. Llevar registros y controles de mantenimiento preventivo y general de los

vehículos del instituto;6. Recibir solicitudes para el uso de vehículos;7. Entregar y llevar control de la asignación de vales de combustibles,

equipo y herramienta de los vehículos;8. Apoyar en la solicitud de presupuestos, cotizaciones de reparaciones y

mantenimiento de vehículos;9. Revisar diariamente y después de cada comisión los vehículos para

notificar sobre gasto de combustible, kilometrajes, estado de los vehículos, herramientas y otros;

10. Elaborar y presentar oportunamente informes de comisiones, servicios de mantenimiento, calendarización de turnos de pilotos y otros;

11. Revisar periódicamente y monitorear las multas o remisiones que puedan ser objeto los vehículos de la institución y entregar un informe semanal al Jefe Inmediato Superior;

12. Coordinar actividades de capacitación dirigida a los pilotos de la sección sobre reglamentación de tránsito y otras temáticas inherentes al ámbito y cumplimiento de sus funciones;

13. Velar por el fiel cumplimiento de las obligaciones tributarias del pago del impuesto de circulación de los vehículos y otras inherentes a los vehículos del Instituto;

14. Implementar y cumplir con las medidas de control, supervisión y disposiciones reglamentarias internas aprobadas por las autoridades competentes;

15. Archivar debidamente los documentos generados e ingresados a la sección, con el objeto que estos estén al día y en forma ordenada (copias de formularios, oficios, reportes, informes, entre otros);



16. Llevar diariamente el registro del movimiento de cupones tanto en el libro autorizado por la Contraloría General de Cuentas como por los medios electrónicos correspondientes;




xxix. Pilot@

Reporta: Jefe de Sección de Transportes; yCoordina: Asistente de Transportes y personal administrativo.


1. Conducir vehículos de la institución observando las normas y reglas contempladas en las leyes de tránsito;

2. Proteger el vehículo de daños, robos o percances automovilísticos;3. Evitar sanciones por infracción a las Leyes y Reglamentos de Tránsito,

parquear en lugares prohibidos o inadecuados;4. Verificar que el vehículo que se le asigne se encuentra en óptimas

condiciones;5. Guardar el vehículo en el sitio asignado después de sus labores diarias;6. Dar mantenimiento (limpieza – orden) y arreglar daños menores en los

vehículos asignados bajo su responsabilidad;7. Llevar un registro y control del kilometraje recorrido por el vehículo

asignado y del combustible por comisiones;8. Cumplir con las órdenes y comisiones que se le asignen;9. Informar oportunamente en casos de accidente, robo, deterioro, extravío

y desperfectos tanto de los vehículos, equipo y herramienta a su Jefe inmediato superior;






xxx. Jef@ de Sección de Seguridad

Reporta: Jefe del Departamento Administrativo; Coordina: Jefes de Departamento y Sección, y personal administrativo; Supervisa: Asistente Seguridad


1. Elaborar y/o actualizar el Plan de Seguridad Institucional, de acuerdo con las directrices y prioridades definidas por la Dirección General, definiendo las zonas, locales y objetivos que deben protegerse, así como la disposición y empleo racional de efectivos y medios de protección, sistemas de enlace, detección y alarma;

2. Ser responsable de formar al personal bajo su cargo en materia de seguridad, procurando el mayor desempeño en el cumplimiento de las actividades que correspondan en el área;

3. Velar porque se cumpla y cumplir con el Plan de Seguridad Institucional;4. Establecer la actuación de los guardias de seguridad durante los

momentos en que las Unidades sean especialmente vulnerables por encontrarse reunidas en actos colectivos o en descanso, aprovechando al máximo la capacidad de disuasión de los medios empleados y medidas adoptadas;

5. Determinar las competencias de los agentes de seguridad, así como las relaciones entre ellos;

6. Colaborar en el estudio y desarrollo de los programas del instituto y adiestramiento en la parte dedicada a la seguridad, dirigiendo la formación del personal que se destine para determinadas funciones especializadas de seguridad;

7. Coordinar la vigilancia y protección permanente y efectiva del personal laborante y de las instalaciones físicas;

8. Verificar el acceso en entradas y salidas en el área externa e interna, identificando y reconociendo al personal laborante, vehículos, materiales y usuarios de los diferentes servicios;

9. Supervisar que los agentes de seguridad se encuentren, rotativamente en turno de actividad, bien sea como centinela o vigilancia, en turno de alerta y en turno de descanso;

10. Sugerir la cantidad de agentes de seguridad en función de las necesidades del instituto y que considere que se deban atender para cubrir los turnos de actividad, alerta y descanso;



11. Ser el responsable de llamar a las autoridades pertinentes en caso de emergencias, robo, siniestro, calamidad o tragedia, actuando en virtud de órdenes y consignas que permitan un cierto grado de iniciativa en su ejecución;

12. Llevar el registro del nombramiento y turnos de agentes de seguridad diariamente, salvo casos excepcionales;

13. Sugerir el cambio o baja de los agentes de seguridad que no cumplan adecuadamente las atribuciones, ordenes o consignas asignadas;

14. Verificar que los agentes de seguridad den buen uso, orden y limpieza en las instalaciones que utilicen;

15. Comprobar que los agentes de seguridad cumplen las órdenes y consignas, que conocen los sistemas de identificación establecidos por la Dirección General, y que los mismos estén alerta y dispuestos para actuar con rapidez y que existe el enlace previsto en caso de emergencia;

16. Inspeccionar en forma oportuna y permanente los lugares donde su presencia resulte necesaria;




xxxi. Asistente de Seguridad

Reporta: Jefe de Sección de Seguridad; yCoordina: Jefes de Departamento y Sección, y personal administrativo.


1. Apoyar en la elaboración y/o actualización del Plan de Seguridad Institucional, de acuerdo con las directrices y prioridades definidas por la Dirección General;

2. Apoyar en la sugerencia de las zonas, locales y objetivos que deben protegerse, la disposición y empleo racional de los medios de protección, de los sistemas de enlace, detección y alarma y de otros cuyo uso redunde en beneficio de la seguridad y reduzca el número de hombres necesarios;

3. Cumplir con el Plan de Seguridad Institucional establecido;



4. Sugerir las medidas que se tomarán en situación de normalidad y apoyar las que se adopten;

5. Verificar la actuación de las guardias de seguridad durante los momentos en que las Unidades sean especialmente vulnerables por encontrarse reunidas en actos colectivos o en descanso;

6. Apoyar la coordinación y enlace de los agentes de seguridad, así como con otras instalaciones próximas;

7. Apoyar en la vigilancia y protección permanente y efectiva del personal laborante y de las instalaciones físicas del Instituto;

8. Apoyar en el control de accesos de las entradas y salidas, identificando y reconociendo al personal, vehículos, material y usuarios de los diferentes servicios;

9. Apoyar en la supervisión y control de circulación interior, en especial el acceso a las zonas reservadas;

10. Verificar que los relevos de los agentes de seguridad se realicen como máximo cada 24 horas;

11. Apoyar en el llamado de las autoridades pertinentes en caso de emergencias, robo, siniestro, calamidad o tragedia, actuando en virtud de órdenes y consignas que permitan un cierto grado de iniciativa en su ejecución;

12. Supervisar que el uniformes, armamento, equipo y distintivo de los agentes de seguridad sean adecuados al puesto, así como el cumplimiento de las normas para su empleo;

13. Supervisar que los agentes de seguridad den buen uso, orden y limpieza de las instalaciones que utilicen;

14. Realizar las inspecciones que el Encargado de Seguridad considere oportunas y permanecerá en los lugares donde su presencia resulte necesaria;






xxxii. Jef@ Sección de Archivo Central

Reporta: Jefe Departamento Administrativo;

Coordina: Jefes de Sección del Departamento Administrativo;

Supervisa: Auxiliar de Archivo Central.


1. Ser responsable de la recepción, registro, organización, archivo, control y preservación de los expedientes de casos atendidos y de documentos administrativos, incluyendo archivos y anexos en medios magnéticos, que trasladan las dependencias, para fines de archivo;

2. Proponer políticas generales para el manejo y control de archivo de gestión y de apoyo en uso por las dependencias y de los que estén a cargo de la sección;

3. Elaborar, actualizar y distribuir instructivos y manuales de procedimientos y disposiciones internas de archivo de expedientes y documentos administrativos;

4. Proporcionar información que se solicite por diversas vías de comunicación y enviar expedientes que soliciten las dependencias de la institución;

5. Autorizar la transferencia y envío de documentos de archivo donde su uso no es periódico;

6. Capacitar al personal de las sedes de defensoría y personal administrativo, que manejan y trasladan expedientes y documentos de tipo administrativo y financiero;

7. Velar por que las instalaciones del Archivo Central a su cargo sean adecuadas para fines del archivo;

8. Elaborar y extender certificaciones, solvencias y/o finiquitos, referentes a los expedientes y documentos administrativos y financieros propiedad del Instituto, que se encuentren en el Archivo Central;

9. Realizar la valoración de los expedientes y documentos administrativos y financieros, tras el tiempo establecido para su conservación traslado o destrucción;

10. Velar por el cumplimiento en el control y seguimiento del registro actualizado de los expedientes y documentos archivados en el libro y/o base electrónica de archivo, así como de registros auxiliares si fuere el caso;

11. Velar por el buen uso y resguardo del equipo, mobiliario e instrumentos asignados a la sección;

12. Informar permanentemente de los resultados y actividades realizadas, al jefe inmediato superior;

13. Cumplir con todas aquellas funciones, atribuciones y responsabilidades que la ley y reglamentos internos señalen, así como las disposiciones de las autoridades superiores en el ámbito de su competencia;



xx xiii. Auxiliar de Archivo Central

Reporta: Jefe de la Sección de Archivo;

Coordina: Personal administrativo, profesional y técnico.


1) Asistir al jefe de la Sección de archivo en el la recepción, control y preservación de los documentos archivados, tanto en ingresos como egresos de expedientes y documentos;

2) Registrar, clasificar y organizar los expedientes de casos atendidos y documentos administrativos financieros;

3) Asistir al jefe de la sección de archivo en el envío de información, expedientes y documentos administrativos financieros que soliciten las dependencias de la institución según corresponda;

4) Participar en la capacitación al personal de las sedes de defensoría y del área administrativa;

5) Operar permanentemente el registro del libro y/o programa informático de archivo, así como registros auxiliares si fuere necesario;

6) Cubrir las funciones de la Sección de Archivo Central, ante la ausencia del jefe;

7) Velar por el buen uso y resguardo del equipo, mobiliario e instrumentos que le sean asignados;

8) Informar permanentemente de los resultados y actividades realizadas, al jefe inmediato superior;

9) Cumplir con todas aquellas funciones, atribuciones y responsabilidades que la ley y reglamentos internos señalen, así como las disposiciones de las autoridades superiores en el ámbito de su competencia.



xxxiv. Jef@ del Departamento Financiero

Reporta: Director de División;Coordina: Secretaria de División, Jefes de Departamento

Administrativo, Informática y, Cobro y Pago Administrativo; ySupervisa: Secretaria del Departamento, Jefes de Sección de

Presupuesto, Contabilidad y Tesorería, Auxiliares y demás personal técnico financiero de su competencia.


1. Coordinar y dirigir la formulación del presupuesto de la Institución, así como la programación financiera para su ejecución de acuerdo con las normas establecidas en la Ley Orgánica del Presupuesto, su Reglamento y las disposiciones complementarias que se emitan;

2. Dirigir, coordinar y controlar las labores de registro de la ejecución del presupuesto de acuerdo con lo establecido en las normas y procedimientos vigentes;

3. Analizar, aprobar y enviar para su consideración a las autoridades superiores los estados financieros que permitan efectuar el seguimiento y evaluación de la política financiera, la gestión presupuestaria de caja fiscal y resultados económicos financieros de la Institución;

4. Fomentar y mantener relaciones de coordinación con el Ministerio de Finanzas Públicas para el efectivo funcionamiento del Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF);

5. Proponer, cumplir y velar porque se cumpla con los procedimientos, procesos, acciones, actividades y sistemas asignados al Departamento y Secciones bajo su responsabilidad;

6. Verificar y evaluar los diseños, el funcionamiento y la operatividad de los controles y registros administrativos y financieros aplicados en el manejo de la gestión física y financiera de la Institución;

7. Monitorear y evaluar los procedimientos, procesos, normas, registros y controles derivados de las actividades administrativas y financieras en su Departamento y Secciones;

8. Llevar registro de las actividades y necesidades administrativas, financieras y operativas del Departamento y Secciones;

9. Elaborar un plan estratégico de trabajo que contemple las acciones administrativas, operativas, legales, de comunicación y apoyo en su departamento y secciones. En el plan estratégico debe incluirse las diferentes reuniones de trabajo con los Jefes de Sección para definir las acciones que permitan el cumplimiento de las metas de trabajo del Departamento;






xxxv. Secretari@ del Departamento Financiero

Reporta: Jefe del Departamento Financiero; yCoordina: Jefes de Sección de Presupuesto, Contabilidad y Tesorería,

y Auxiliares de Sección.


1. Llevar en orden los registros y controles de la correspondencia y documentación que maneje la Jefatura del Departamento;

2. Programar la agenda de la Jefatura del Departamento, llevar el registro y recordatorio de las diferentes actividades programadas por las Secciones del Departamento;

3. Manejar y trasladar las gestiones administrativas, operativas y logísticas con las diferentes estructuras organizativas de la institución;

4. Realizar todas las funciones que corresponden al trabajo de Secretaría;5. Fotocopiar documentación y organizar el archivo del Departamento;6. Gestionar el stock de útiles y materiales de oficina para el Departamento;7. Proporcionar apoyo logístico en algunos eventos planificados por las

Secciones del Departamento;8. Elaborar informes para las diferentes estructuras organizativas de la

institución;9. Brindar apoyo técnico a las Secciones del Departamento;10. Ser responsable del trámite de documentos contables para respaldo de

actividades del Departamento;11. Gestionar los pagos o cancelación de facturas por actividades realizadas

por las Secciones del Departamento;12. Apoyar Secretarialmente y digitar la información cuando se requiera por

parte de las Secciones del Departamento;13. Contribuir porque se mantengan los principios y enfoques de género,

interculturalidad y transparencia en el quehacer del Instituto;





xxxvi. Jef@ de Sección de Presupuesto

Reporta: Jefe del Departamento Financiero;Coordina: Jefes de Sección de Contabilidad y Tesorería; ySupervisa: Auxiliar de Presupuesto.


1. Preparar el proyecto de presupuesto anual, exposición de motivos y documentación necesaria para someterlo a consideración de la Jefatura Financiera;

2. Participar en la propuesta y formulación de las políticas financieras de la Institución;

3. Cumplir y velar por el cumplimiento de las políticas y normas presupuestarias dictadas por el Organismos Ejecutivo para la formulación, programación, ejecución y evaluación del presupuesto del instituto;

4. Coordinar la formulación del proyecto de presupuesto de la institución;5. Auxiliar a la Jefatura Financiera en la ejecución de actividades de carácter

presupuestario;6. Asesorar a las unidades de gestión o administración del instituto en la

elaboración de sus anteproyectos de presupuesto anual;7. Llevar registros y controles de los compromisos presupuestarios en el

ámbito de partidas y renglones de conformidad con el presupuesto anual;8. Coordinar conjuntamente con el área de Tesorería la programación de la

ejecución financiera del presupuesto de la Institución para su aprobación por parte de la Jefatura de la Administrativa Financiera;

9. Registrar en el SICOIN, la formulación del proyecto de presupuesto y participar en el apertura del presupuesto aprobado;

10. Llevar registros y controles en el SICOIN de la programación físico- financiero del presupuesto, así como de las solicitudes de modificaciones presupuestarias de la Institución;

11. Rendir informe periódico al Jefe Financiero sobre el grado de avance de la ejecución presupuestaria;



12. Presentar a consideración de Dirección General las solicitudes de modificaciones presupuestarias presentadas por las unidades administrativas y divisiones de la Institución;

13. Asignar los códigos de partida y renglón presupuestaria a documentos de gastos de la Institución;

14. Coordinar la operación y trámite de las distintas transferencias y corrimiento de asignaciones presupuestarias;

15. Registrar las transferencias de fondo y otras operaciones presupuestarias que le sean ordenadas por la Jefatura Financiera;




xxxvii. Auxiliar de Presupuesto

Reporta: Jefe de Sección de Presupuesto; yCoordina: Auxiliares de Sección.


1. Proporcionar información sobre la disponibilidad y asignaciones en los diferentes renglones y partidas presupuestarias;

2. Codificar y registrar los compromisos que devienen de la documentación de compra y gasto de las actividades del instituto que hayan cumplido con los principios de pertinencia de gasto y disponibilidad presupuestaria establecidos por las normas, procedimientos de control interno, presupuestarias y fiscales aplicables;

3. Efectuar conciliaciones de saldos y cifras comparativas con la Sección de Contabilidad en forma periódica;

4. Llevar registro y control diario de los compromisos, así como de la ejecución presupuestaria de conformidad con las normas y procedimientos establecidos internamente en el Instituto;

5. Registrar y llevar ordenadamente un control paralelo del presupuesto en sistemas establecidos con apoyo de Informática para no perder saldos;



6. Emitir reportes de saldos presupuestarios y de ejecución cuando le sean requeridos por la Dirección General, Dirección de División Administrativa Financiera, Jefatura del Departamento Financiero u otras Unidades Administrativas que tengan que ver con la planificación, ejecución presupuestaria o la actividad financiera de la institución;

7. Revisar de conformidad con las instrucciones recibidas por la Jefatura de la Sección de Presupuesto, los saldos actualizados respecto de las disponibilidades presupuestarias;

8. Informar de las cuentas que no tengan disponibilidad y que sea preciso revisarlas antes de gastos inminentes y necesarios no programados en su oportunidad, pero pertinentes por la necesidad del servicio;




xxxviii. Jef@ de Sección de Contabilidad

Reporta: Jefe del Departamento Financiero;Coordina: Jefes de Sección de Presupuesto y Tesorería; ySupervisa: Auxiliar de Contabilidad.


1. Coordinar y controlar el registro, validación y aprobación de la ejecución presupuestaria en el sistema de contabilidad integrado -SICOIN- de la ejecución presupuestaria de gastos, ingresos, egresos y registros extrapresupuestarios de la institución;

2. Dar cumplimiento a las políticas y normas para el manejo contable de la gestión financiera del instituto;

3. Supervisar y apoyar la gestión financiera-contable del Instituto para la eficaz y eficiente asignación presupuestaria;

4. Presentar oportunamente a las instancias correspondientes la liquidación contable de los ejercicios fiscales;

5. Registrar la ejecución del presupuesto en las etapas de devengado y pagado;

6. Mantener actualizado el registro de los activos del Instituto;



7. Participar en las propuestas y formulación de las políticas financieras y presupuestarias de la institución;

8. Rendir informe periódico al Jefe Financiero sobre la situación Financiera de la Institución;

9. Operar los registros de asignaciones y compromisos presupuestarios para el control efectivo de la ejecución presupuestaria;

10. Verificar que los saldos presupuestarios se mantengan permanentemente al día;

11. Firmar y extender certificaciones relacionadas con los bienes inventariables y fungibles para remitirlas a la Jefatura del Departamento Financiero;

12. Participar en el proceso de elaboración de anteproyecto de presupuesto de la Sección de Contabilidad;

13. Revisar y aprobar la elaboración de los estados financieros del Instituto;14. Supervisar las conciliaciones bancarias para conocer la realidad del

efectivo;15. Apoyar a la Unidad de Auditoria Interna cuando se realicen actividades

para monitorear, controlar y fiscalizar el uso de los recursos financieros;16. Apoyar y proporcionar asesoría a la Jefatura del Departamento Financiero

u otras autoridades del Instituto que lo soliciten en materia contable;17. Realizar la conciliación bancaria en el Sistema de Contabilidad Integrado

(SICOIN);18. Contribuir porque se mantengan los principios y enfoques de género,




xxxix. Auxiliar de Contabilidad

Reporta: Jefe de Sección de Contabilidad; yCoordina: Auxiliares de Sección.


1. Realizar los registros e impresión de la caja fiscal mensualmente;2. Llevar control del archivo de documentos que soportan los ingresos y

gastos del instituto;



3. Enviar en los primeros cinco días de cada mes, los formularios de la caja fiscal a la Contraloría General de Cuentas para la rendición de cuentas;

4. Enviar mensualmente a auditoria interna la documentación de soporte de la caja fiscal;

5. Elaborar las conciliaciones bancarias, pólizas, contabilidad integrada así como ingreso de información a los registros informáticos establecidos para el manejo de los recursos financieros de la institución;

6. Recibir de las diferentes unidades administrativas expedientes y documentación para su trámite respectivo;

7. Aprobar, imprimir y registrar a través del sistema SICOIN los CUR’s Extra- presupuestario con Instrucción de Pago -EIP-, Devengado, Comprometido y Devengado -CyD- y de Ingresos;

8. Generar y revisar mensualmente a través del sistema SICOIN los estados financieros con la integración de cuentas de Balance General;

9. Revisar los documentos contables que constituyen el soporte de la caja fiscal;

10. Revisar la operación y registro del libro mayor general que genera el sistema SICOIN;

11. Verificar que se mantengan los saldos paralelos entre el libro mayor general y el de caja fiscal conciliando permanentemente;

12. Conciliar y verificar saldos de los libros auxiliares de Inventarios y Control de Activos del Instituto;

13. Velar que se mantengan al día las operaciones contables, teniendo un orden correlativo y cronológico permanente;

14. Mantener actualizado el archivo general de contabilidad y conciliación de cuentas;

15. Elaborar la integración de saldos de cuentas auxiliares;16. Atender requerimientos de auditoria interna y delegación de la Contraloría

General de Cuentas con información y documentación que soliciten de acuerdo con sus revisiones;






xl. Jef@ de Oficina de Inventarios

Reporta: Jefe de Sección de Contabilidad;Coordina: Asistentes y Auxiliares de Sección; ySupervisa: Auxiliar de Inventarios.

1. Intervenir en los actos de alzas, traslados, donaciones, permutas y otros medios a través de los cuales se adquiera o trasmita la propiedad, el dominio, la posesión, el uso o cualquier otro derecho que el Instituto obtenga sobre bienes muebles e inmuebles;

2. Aplicar los medios y mecanismos de control, uso, aprovechamiento, protección y conservación de los bienes muebles e inmuebles;

3. Integrar y mantener actualizados los registros de bienes muebles e inmuebles;

4. Presentar el informe anual de inventario al Departamento de Bienes Nacionales del Ministerio de Finanzas Públicas, en los primeros quince días del mes de enero de cada año, usando el formulario correspondiente;

5. Proporcionar a las autoridades del Instituto, cuando lo soliciten, informes relativos a operaciones de las tarjetas de responsabilidad y lo que se refiera a los montos del patrimonio del Instituto;

6. Elaborar y actualizar el inventario, integrar y registrar debidamente los expedientes relacionados con los movimientos que tengan los bienes, haciendo un archivo de los documentos que legalizan cualquier transacción de bienes;

7. Practicar visitas a las sedes departamentales, de acuerdo con el cronograma de trabajo, por lo menos cada seis meses, con el objeto de verificar las existencias y el adecuado uso de los bienes confrontado con las tarjetas de responsabilidad de cada uno de los trabajadores de la institución;

8. Participar en los actos de entrega y toma de posesión que se realicen por cambio del titular del puesto o plaza de las sedes departamentales, validando los inventarios que se entregan y reciben en el acto;






xli. Auxiliar de Inventarios

Reporta: Jefe de la Oficina de Inventarios; yCoordina: Personal administrativo, profesional y técnico.


1. Efectuar la revisión física y el registro de los bienes inventariables adquiridos o de otra procedencia, tomando nota de sus características y las especificaciones de la documentación que los ampare, así como de los bienes fungibles que de la Sección de Almacén se les entregue a los solicitantes;

2. Archivar las copias de ingreso al Almacén e Inventarios elaboradas por la Sección de Almacén;

3. Realizar revisiones físicas de los bienes que tienen a su cargo los empleados de la Institución en las oficinas de la sede central;

4. Participar y acompañar conjuntamente con el Jefe de la Oficina de Inventarios en la realización del inventario físico en las sedes departamentales y municipales y elaborar conjuntamente el informe de las visitas realizadas;

5. Participar en las entregas y toma de posesión de los puestos de trabajo en representación del Jefe de la Sección de Inventarios;

6. Cubrir las funciones de la Sección de Inventarios durante la ausencia del Jefe en la realización del inventario físico programado u otras actividades;

7. Llevar el control de los bienes del activo fijo y fungibles en las hojas movibles autorizadas por la Contraloría General de Cuentas y en las tarjetas de responsabilidad;

8. Revisar las compras realizadas por medio de Orden de compra y pago o caja chica, cuyos bienes adquiridos sean inventariables y fungibles, asignándoles su número de inventario;






xlii. Jef@ de Sección de Tesorería

Reporta: Jefe del Departamento Financiero;Coordina: Jefes de Sección de Presupuesto y Contabilidad; ySupervisa: Auxiliar de Tesorería.


1. Participar en las propuestas y formulación de las políticas financieras y presupuestarias de la Institución;

2. Operar los registros necesarios para el control efectivo del movimiento de ingresos que integran los fondos de la Institución;

3. Coordinar con Presupuesto, Contabilidad y Auditoria Interna los resultados y las operaciones interrelacionadas;

4. Velar por el correcto pago de impuestos y retenciones que se efectúan mensualmente;

5. Mantener la custodia y salvaguardia de los documentos y valores que se manejan en Tesorería;

6. Asignar las actividades necesarias para el efectivo funcionamiento de la Sección al personal bajo su responsabilidad;

7. Revisar reportes, documentos soporte y cheques necesarios para el pago de bienes y servicios;

8. Revisar las conciliaciones bancarias de la cuenta Fondo Rotativo;9. Elaborar conciliación de caja fiscal con bancos;10. Revisar cheques, reportes, y todo documento oficial que sale de tesorería;11. Elaborar el libro Bancos en los sistemas autorizados y verificar su

impresión en hojas autorizadas;12. Efectuar conciliaciones mensuales de las retenciones con caja fiscal;13. Llevar cuenta corriente de descuentos judiciales;14. Elaborar recibos para pagos de retenciones;15. Llevar control de cuentas por liquidar;16. Elaborar acreditamientos 011, 022, 029, bonos, estipendios y otros;17. Extender finiquitos laborales;18. Contribuir porque se mantengan los principios y enfoques de género,






xliii. Auxiliar de Tesorería

Reporta: Jefe de Sección de Tesorería; yCoordina: Auxiliares de Sección.


1. Elaborar liquidaciones de caja chica;2. Emitir y pagar cheques en sistemas establecidos;3. Administrar la caja chica de la sección de tesorería;4. Efectuar depósitos en cuenta bancaria de los pagos que soliciten;5. Tramitar firmas para documentación soporte y pago de cheques;6. Elaborar retenciones;7. Atender al público que realiza diferentes gestiones administrativas y

financieras;8. Llevar control y registro de los expedientes pagados para la elaboración de

caja fiscal;9. Atender la ventanilla de entrega y recepción de documentos y atención al

público;10. Efectuar los acreditamientos al banco;11. Elaborar liquidaciones para reembolsos de fondo rotativo;12. Elaborar el libro de Bancos en los sistemas autorizados y verificar su

impresión en hojas autorizadas;13. Mantener la custodia y salvaguardia de los documentos y valores que se

manejan en Tesorería;14. Revisar reportes, documentos soporte y cheques necesarios para el pago

de bienes y servicios de las cuentas corrientes;15. Recibir y controlar viáticos;16. Rendir informes periódicos a la Jefatura del Departamento Financiero

sobre operaciones de caja, saldo en bancos, movimientos en las cuentas de la institución;

17. Atender operaciones relacionadas con el Fondo Rotativo;18. Contribuir porque se mantengan los principios y enfoques de género,






xliv. Jef@ del Departamento de Informática


Administrativo y Financiero; ySupervisa: Secretaria del Departamento, Recepcionista de Planta

Telefónica, Jefes de Sección de Análisis y Desarrollo, Soporte Técnico, y, Redes y Telecomunicaciones, Asistentes, Técnicos y personal de Sección.


1. Velar por la correcta aplicación e implementación de los procesos, procedimientos y actividades relacionadas con los sistemas de información (análisis y desarrollo, soporte técnico, redes y telecomunicaciones) del Instituto;

2. Garantizar la integridad y confiabilidad del manejo de los procesos informáticos así como de los niveles de seguridad que establece los accesos a los usuarios;

3. Ser responsable de la custodia y resguardo de los programas fuentes, aplicaciones, licencias, documentaciones y bases de datos;

4. Mantener un control y administración de las actualizaciones, mejoras o cambios de las versiones efectuadas en los sistemas informáticos con procedimientos establecidos;

5. Coordinar con dependencias del Instituto, el desarrollo, actualización y mejora continua de los sistemas informáticos institucionales (SIADEP- SIASEJU, SIAF, SICOIN);

6. Velar por el mantenimiento óptimo de las condiciones en el equipo informático (hardware y software), servicio de comunicaciones, internet, correo electrónico y redes, a nivel de sedes y dependencias del instituto;

7. Propiciar y mantener reuniones de coordinación con el comité técnico de SIASEJU, así representantes del Sector Justicia en materia de informática y telecomunicaciones;






xlv. Secretari@ del Departamento de Informática

Reporta: Jefe del Departamento de Informática; yCoordina: Jefes de Sección de Análisis y Desarrollo, Soporte Técnico y

Redes y Telecomunicaciones, Asistentes, Técnicos y personal de Sección.


1. Participar y asistir en actividades de oficina y control en el resguardo de hardware y software del departamento;

2. Atender a los usuarios de las diferentes sedes y unidades organizacionales vía personal, telefónica u otros medios de comunicación;

3. Elaborar cartas, oficios, memorandos, circulares y gestiones administrativas correspondientes a las actividades del Departamento;

4. Mantener actualizado y ordenado el archivo de la documentación correspondiente al Departamento;

5. Solicitar en forma programada el material para el mantenimiento de equipo de computación y fotocopiadoras, tanto para la sede central como para las sedes departamentales y municipales;

6. Cumplir con los procesos y procedimientos establecidos (inventarios, registros y controles internos) en el control de movimientos y traslados de equipo;




xlvi. Recepcionist@ de Planta Telefónica

Reporta: Jefe del Departamento de Informática; yCoordina: Asistentes y Técnicos de Sección de Soporte Técnico y de

Redes y Telecomunicaciones, personal Profesional, Técnico y Administrativo del Instituto.


1. Apoyar en recibir, registrar, clasificar, sellar, distribuir y archivar la documentación que ingresa a la Unidad;



2. Recibir llamadas telefónicas de las diferentes Sedes Departamentales y público en general, y trasladarlas a las diferentes Unidades a donde deseen comunicarse;

3. Proporcionar a las diferentes Unidades y Sedes Departamentales y Municipales el directorio actualizado del Instituto;

4. Mantener actualizada la nómina y directorio del Instituto;5. Trasladar llamadas a las diferentes Unidades de la Sede Central;6. Recibir llamadas para brindar soporte técnico a las diferentes Unidades y

Sedes Departamentales y Municipales;7. Efectuar y recibir llamadas para colaborar en la comunicación del personal

de la Unidad;8. Brindar información al público sobre los números telefónicos de los

diferentes anexos de la Sede Central y Sedes Departamentales y Municipales;

9. Elaborar nombramientos para las comisiones de mantenimiento a las sedes departamentales y solicitar vehículos y combustible para el servicio;

10. Realizar las actividades administrativas y operativas que sean necesarias para el óptimo funcionamiento de la Unidad;

11. Controlar las entregas y salidas del equipo de computación y fotocopiadoras, velando porque se cumplan los procedimientos establecidos (inventarios, registros y controles internos);

12. Revisar y controlar el programa de entrega de materiales en la sede central y en las sedes departamentales y municipales;






xlvii. Jef@ de Sección de Análisis y Desarrollo

Reporta: Jefe del Departamento de Informática;Coordina: Jefes de Sección de Soporte Técnico, y, de Redes y

Telecomunicaciones; ySupervisa: Web Master, Administrador de Base de Datos, Analista

Programador y Programador.


1. Administrar y evaluar los sistemas informáticos vigentes dentro de la Institución;

2. Administrar y controlar los sistemas informáticos, niveles de acceso y seguridad institucional;

3. Procurar el mantenimiento preventivo y correctivo de los sistemas y estaciones de trabajo;

4. Velar por la correcta aplicación de procesos, procedimientos y estándares en la ejecución e implementación de sistemas informáticos en las sedes y unidades organizacionales del Instituto;

5. Definir y supervisar los objetivos de trabajo a corto, mediano y largo plazo del Departamento en materia de Desarrollo de Sistemas;

6. Reportar los cambios efectuados en el sistema informático, y establecer los parámetros, categorías, nivel de acceso y perfil del usuario cuando se implementa un nuevo sistema de información;




xlviii. Web Master

Reporta: Jefe de Sección de Análisis y Desarrollo; yCoordina: Jefe de Sección de Redes y Telecomunicaciones, Analistas

Programadores, Programadores y Administrador de Base de Datos.


1. Mantener actualizado el Sitio Web, en las diferentes secciones que contenga;



2. Analizar las necesidades a publicar en el sitio Web;3. Diseñar las páginas a publicar en el sitio Web;4. Proponer mejoras en el Sitio Web;5. Apoyar en las actividades de Análisis y Desarrollo de Sistemas;6. Contribuir porque se mantengan los principios y enfoques de género,




xlix. Administrador@ de Base de Datos

Reporta: Jefe de Sección de Análisis y Desarrollo; yCoordina: Jefe de Sección de Redes y Telecomunicaciones, Analistas

Programadores, Programadores y Web Master.


1. Ser responsable de la construcción, verificación, instalación y modificación de la base de datos;

2. Velar porque la Base de Datos de la Institución este disponible y funcionando;

3. Asistir en el diseño de bases de datos;4. Identificar y resolver los problemas de los usuarios con respecto a la Base

de Datos;5. Desarrollar e implementar los procedimientos de mantenimiento de la

seguridad en los datos a través de las copias de backup y procesos de recuperación y afinamiento de la base de datos con el fin de garantizar el servicio a una mayor velocidad;

6. Administrar la estructura de la Base de Datos;7. Migrar la información entre distintos tipos de bases de datos;8. Brindar mantenimiento del esquema de seguridad y usuarios de los

sistemas en producción;9. Administrar la actividad de los datos;10. Administrar el sistema manejador de base de datos;11. Establecer el diccionario de datos;12. Asegurar la confiabilidad de la base de datos;13. Definir, desarrollar e implementar un esquema robusto de seguridad de la

base de datos;



14. Generar reportes (formatos Excel, Word, PDF, etc);15. Contribuir porque se mantengan los principios y enfoques de género,




l. Analista Programador@

Reporta: Jefe de Sección de Análisis y Desarrollo; yCoordina: Web Master, Administrador de Base de Datos, Analistas

Programadores, Programadores.


1. Analizar y diseñar los sistemas programados a desarrollar;2. Programar las aplicaciones de los sistemas que le sean asignadas por su

Jefe inmediato superior elaborando diagramas de los procedimientos;3. Documentar cada una de las etapas del diseño de cada proyecto a su

cargo y de los procesos analizados de proyectos que se estén desarrollando y de los avances que lleven;

4. Diseñar controles de seguridad para los sistemas y subsistemas de informática de la Institución;

5. Generar reportes (en cualquier tipo de herramienta generadora de reportes);

6. Apoyar en el uso de aplicación a usuarios (HELP DESK);7. Atender a usuarios sobre necesidades de información;8. Depurar los sistemas de desarrollo y llevar control de mantenimiento;9. Generar estructuras especializadas en la base de datos para un mejor

desempeño en consultas sobre la base de datos;10. Generar consultas hacia la base de datos para solventar necesidades de

información a usuarios;11. Contribuir porque se mantengan los principios y enfoques de género,






li. Programador@

Reporta: Jefe de Sección de Análisis y Desarrollo; yCoordina: Web Master, Administrador de Base de Datos, Analistas

Programadores y Programadores.


1. Programar las aplicaciones de los sistemas que le sean asignadas por su Jefe inmediato superior elaborando diagramas de los procedimientos;

2. Documentar cada una de las etapas del diseño de cada proyecto a su cargo y de los procesos analizados de proyectos que se estén desarrollando y de los avances que lleven;

3. Diseñar controles de seguridad para los sistemas y subsistemas de informática de la Institución;

4. Generar reportes (en cualquier tipo de herramienta generadora de reportes);

5. Apoyar en el uso de aplicación a usuarios (HELP DESK);6. Atender a usuarios sobre necesidades de información;7. Depurar los sistemas de desarrollo y llevar control de mantenimiento;8. Generar estructuras especializadas en la base de datos para un mejor

desempeño en consultas sobre la base de datos;9. Generar consultas hacia la base de datos para solventar necesidades de

información a usuarios;10. Contribuir porque se mantengan los principios y enfoques de género,






lii. Jef@ de Sección de Soporte Técnico

Reporta: Jefe del Departamento de Informática;Coordina: Jefes de Sección de Análisis y Desarrollo, y, de Redes y

Telecomunicaciones; ySupervisa: Supervisor y Técnico en Soporte, Técnicos de Soporte

Técnico y Técnico Auxiliar.


1. Planificar, coordinar y supervisar el trabajo de soporte de mantenimiento preventivo y correctivo del equipo de cómputo hardware y software (monitor, CPU, UPS, teclado, mouse, unidad de disco CD, impresora, fotocopiadora, etc.);

2. Proporcionar asesoría y orientación para la adquisición según estándares definidos de hardware, software, accesorios, repuestos y garantías del equipo necesario e idóneo para la Institución;

3. Llevar registros actualizados y permanentes de los trabajos realizados con documentación de soporte, que permitan dar seguimiento a las acciones efectuadas;

4. Atender oportunamente la demanda de servicios de soporte técnico informático que solicitan los diferentes usuarios de las dependencias del Instituto;

5. Velar porque se cumpla con los procesos y procedimientos de mantenimiento y soporte establecidos por parte del personal que labora en el Instituto;

6. Capacitar e informar al usuario de servicios informáticos en el uso y manejo adecuado del equipo asignado;






liii. Supervisor@ y Técnic@ de Soporte Técnico

Reporta: Jefe de Sección de Soporte Técnico;Coordina: Jefes de Sección de Análisis y Desarrollo, y, de Redes y

Telecomunicaciones; ySupervisa: Técnicos de Soporte Técnico y Técnico Auxiliar.


1. Brindar apoyo en la coordinación de Soporte y Mantenimiento;2. Colaborar en la supervisión del trabajo del equipo de técnicos de la

sección;3. Apoyar en la planificación y metodología para distribuciones de equipo de

cómputo;4. Colaborar en el control de las distribuciones de repuestos para equipo de

cómputo;5. Colaborar en las actividades referentes a suministro de electricidad que

afectan a los equipos de cómputo;6. Velar porque se tengan los accesorios y los repuestos necesarios para el

mantenimiento de los equipos de computación y fotocopiadoras;7. Apoyar en la implementación, instalación y soporte de equipos;8. Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de

cómputo y de reproducción de fotocopias;9. Ser responsable del personal que le acompaña en las comisiones y del

trámite de viáticos y transporte;10. Desarrollar la implementación, instalación y soporte de nuevos equipos en

los departamentos;11. Contribuir porque se mantengan los principios y enfoques de género,






liv. Técnic@ de Soporte Técnico (Central y Regional)

Reporta: Supervisor y Técnico de Soporte Técnico; yCoordina: Técnicos de Soporte Técnico, Técnico Auxiliar, Personal

Profesional, Técnico y Administrativo del Instituto.


1. Velar por el correcto funcionamiento y buen uso del equipo de cómputo (hardware y software), así como el equipo de reproducción de copias, asignado a las dependencias y sedes del instituto;

2. Proveer el servicio de asistencia y soporte técnico en la actualización y mantenimiento preventivo, correctivo y de urgencia al equipo de uso informático (hardware y software);

3. Llevar un registro actualizado de las gestiones y movimientos de las ordenes y documentación de soporte del servicio efectuado, en proceso y por desarrollar;

4. Capacitar y orientar al personal usuario de la institución en el manejo y uso del software y hardware implementado;

5. Velar porque se tengan los accesorios y repuestos necesarios para el mantenimiento de los equipos de computación y fotocopiadoras;

6. Mantener al día las hojas de movimientos de equipos con sus respectivas copias, actualizándolas con la secretaria o asistente de la Unidad;

7. Apoyar en la implementación, instalación y soporte de equipos;8. Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de

computo y fotocopiadoras;9. Ser responsable del personal que le acompaña en las comisiones y del

trámite de viáticos y transporte;10. Desarrollar la implementación, instalación y soporte de nuevos equipos en

los departamentos;11. Cumplir con los procesos y procedimientos de mantenimiento y soporte

establecidos por el Departamento de Informática del Instituto;12. Contribuir porque se mantengan los principios y enfoques de género,






lv. Técnico Auxiliar de Soporte Técnico

Reporta: Supervisor y Técnico de Soporte Técnico; yCoordina: Técnicos de Soporte Técnico, Técnico Auxiliar, Personal

Profesional, Técnico y Administrativo del Instituto.


1. Velar porque se tengan los accesorios y repuestos necesarios para el mantenimiento de los equipos de computación y fotocopiadoras;

2. Mantener al día las hojas de movimientos de equipos con sus respectivas copias, actualizándolas con la secretaria o asistente de la Unidad;

3. Apoyar en la implementación, instalación y soporte de equipos;4. Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de

computo y fotocopiadoras;5. Ser responsable del personal que le acompaña en las comisiones y del

trámite de viáticos y transporte;6. Desarrollar la implementación, instalación y soporte de nuevos equipos

en los departamentos;7. Contribuir porque se mantengan los principios y enfoques de género,

interculturalidad y transparencia en el quehacer del Instituto; 8. Informar permanentemente los resultados y actividades realizadas, al

Jefe Inmediato Superior; y9. Cumplir con todas aquellas funciones, atribuciones y responsabilidades


lvi. Jef@ de Sección de Redes y Telecomunicaciones

Reporta: Jefe del Departamento de Informática;Coordina: Jefes de Sección de Análisis y Desarrollo, y de Redes y

Telecomunicaciones; ySupervisa: Asistente y Técnicos de Redes y Telecomunicaciones.


1. Definir e implementar las políticas, procesos, procedimientos y mecanismos óptimos para el manejo, administración e infraestructura de redes y telecomunicaciones de la institución;



2. Velar por el cumplimiento con estándares relacionados al trabajo de comunicación con protocolos establecidos como TCP / IP;

3. Procurar la integridad de la información y seguridad de las redes informáticas del Instituto;

4. Capacitar y orientar a los diferentes usuarios a través de medios y mecanismos informáticos en línea (manuales interactivos y multimedia);

5. Brindar el soporte técnico y mantenimiento en la instalación e implementación de acceso a la red, servicios de Internet y correo electrónico;

6. Velar por la seguridad de la red y administración en el control del nivel de acceso, colisiones dentro de la red y la continuidad procesos y procedimientos definidos;




lvii. Técnic@ de Redes y Telecomunicaciones

Reporta: Jefe de Sección de Redes y Telecomunicaciones; yCoordina: Asistente y Técnico Auxiliar de Redes y Telecomunicaciones;


1. Brindar soporte técnico y mantenimiento a la estructura física de red de información y comunicación interna y externa, así como sus aplicaciones relacionadas (servicios de interconectividad, acceso y conexiones a la red, servicios de internet y correo electrónico, entre otros) a las sedes y dependencias del Instituto;

2. Llevar un registro actualizado de las gestiones y movimientos de las órdenes y documentación de soporte del servicio efectuado, en proceso y por desarrollar;

3. Cumplir con los procesos, procedimientos y programación de trabajo relacionada con la ejecución e implementación de nuevas estructura de acuerdo con los estándares y parámetros definidos;



4. Evaluar y orientar el enfoque del sistema informático implementado de manera que contribuya al cumplimiento en la planificación de los proyectos informáticos del Instituto;

5. Capacitar al personal del Instituto en todas aquellas actividades relacionadas con la red informática y de comunicación;




lviii. Asistente de Redes y Telecomunicaciones

Reporta: Jefe de Sección de Redes y Telecomunicaciones; yCoordina: Técnico y Técnico Auxiliar de Redes y Telecomunicaciones.


1. Proporcionar el soporte y mantenimiento a la red y sistemas de comunicación, que permitan contar con las condiciones de alto nivel y rendimiento así como de máxima fluidez en los puestos de trabajo;

2. Brindar el apoyo en el desarrollo de aplicaciones e implementación de nuevos sistemas administrados vía red;

3. Brindar soporte técnico y mantenimiento en la instalación e implementación de acceso a la red, servicios de internet y correo electrónico;

4. Asistir en la implementación de la seguridad de la red y administración en el control del nivel de acceso, colisiones dentro de la red y la continuidad procesos y procedimientos definidos;

5. Participar en el asesoramiento en la adquisición de hardware y software requerido por la institución que cumpla con los estándares definidos por el Departamento de Informática del Instituto;






lix. Técnic@ Auxiliar de Redes y Telecomunicaciones

Reporta: Jefe de Sección de Redes y Telecomunicaciones; yCoordina: Asistente y Técnico de Redes y Telecomunicaciones.


1. Velar porque se tengan los accesorios y los repuestos necesarios para el mantenimiento de las conexiones de red;

2. Brindar apoyo en la instalación de canaleteado y conexiones de red;3. Realizar el cableado necesario para el crecimiento de la infraestructura

tecnológica de los usuarios;4. Contribuir porque se mantengan los principios y enfoques de género,




lx. Jef@ del Departamento de Cobro y Pago Administrativo


Administrativo, Financiero e Informática; y Supervisa: Secretaria y Asistente del Departamento de Cobro y Pago

Administrativo.


1. Diseñar, coordinar, ejecutar y supervisar los controles administrativos adecuados para la regulación del cobro y pago de honorarios profesionales;

2. Atender y resolver casos relacionados con el cobro y pago de honorarios profesionales;

3. Llevar registro de los controles administrativos originados por los expedientes relacionados con el cobro y pago de honorarios profesionales;

4. Coordinar las acciones relacionados con los estudios socioeconómicos de las personas que solicitan y reciben los servicios del Instituto;

5. Mantener actualizados los expedientes, registros y controle s administrativos derivados del cobro y pago de honorarios profesionales;

6. Brindar apoyo y asesoría en el tema de cobro y pago de honorarios profesionales;



7. Revisar y analizar los expedientes recibidos y emitir la autorización de liquidación a través de la resolución de pago proveniente de otras unidades;

8. Diseñar, planificar, promover, organizar y ejecutar actividades que permitan reconocer los casos positivos para la ejecución del cobro de honorarios profesionales;

9. Llevar registros y controles para promover la ejecución de las acciones específicas que se deriven en los casos de incumplimiento de convenio, cobro por vía judicial y requerimiento de pago para la ejecución del cobro de honorarios profesionales;

10. Registrar e ingresar información en una base de datos que permita tener un registro de los casos llevados en la ejecución del cobro de honorarios profesionales;

11. Organizar y programar las actividades relacionadas con lo s procedimientos, procesos y sistemas de cobro y pago de honorarios profesionales;

12. Coordinar, monitorear y supervisar las acciones específicas que tengan relación con el cobro y pago de honorarios profesionales;




lxi. Asistente del Departamento de Cobro y Pago Administrativo

Reporta: Jefe del Departamento de Cobro y Pago Administrativo; yCoordina: Secretaria del Departamento y Jefes de Departamento y

Sección .


1. Ser responsable de implementar y ejecutar los controles administrativos adecuados para la regulación del cobro y pago de honorarios profesionales;

2. Atender y resolver los casos relacionados con el cobro y pago de honorarios profesionales;

3. Llevar registro y control administrativo de los expedientes relacionados con el cobro y el pago de honorarios profesionales;

4. Ejecutar las acciones relacionados los estudios socioeconómicos de las personas que solicitan y reciben los servicios del Instituto;



5. Redactar y proponer la liquidación y resolución respectiva para iniciar los trámites relacionados con el cobro y el pago de honorarios profesionales;

6. Recibir y resolver los casos relacionados con el pago de honorarios profesionales y el cobro a los usuarios, a quienes la Institución presto el servicio;

7. Actualizar los expedientes, registros y controles administrativos derivados del cobro y del pago de honorarios profesionales;

8. Solicitar y coordinar con otras unidades organizativas la elaboración de estudios socioeconómicos;

9. Registrar y controlar la ejecución de las acciones específicas que se deriven en los casos de: incumplimiento de convenio, cobro por vía judicial y requerimiento de pago para la ejecución del cobro de honorarios profesionales;

10. Ejecutar las actividades relacionadas con los procedimientos, procesos y sistemas de cobro y pago de honorarios profesionales;




lxii. Secretari@ del Departamento de Cobro y Pago Administrativo

Reporta: Jefe del Departamento de Cobro y Pago Administrativo; yCoordina: Asistente del Departamento de Cobro y Pago Administrativo.


1. Brindar apoyo a la Sección de Cobro y Pago Administrativo con relación de honorarios profesionales en el ámbito administrativo, operativo y logístico;

2. Desarrollar las gestiones administrativas para dotar de materiales, suministros y bienes que se requieran en el Departamento;

3. Llevar en orden los registros y controles de la correspondencia enviada y recibida y la documentación que maneje en el Departamento;

4. Brindar atención y orientación a los usuarios y a las personas que requieran información del Departamento;



5. Redactar y elaborar cartas, memorandos, minutas, documentos, informes, requisiciones, cuadros, registros y otros documentos relacionados a la actividad del Departamento;




9. DIVISIÓN DE COORDINACIONES

TÉCNICO PROFESIONALES


La División de Coordinaciones Técnico Profesionales depende administrativa y funcionalmente de la Dirección General del Instituto de la Defensa Pública Penal y es ejercida por el siguiente mandato:

“Brindar apoyo y acompañamiento para el manejo de una defensa técnica eficiente y efectiva en los procesos penales”.

Objetivo: Es la División responsable de brindar apoyo y acompañamiento técnico jurídico eficiente y efectivo en los procesos penales, así como encargada del desarrollo de las políticas, estrategias, procesos, sistemas y prácticas necesarias para dirigir los aspectos relacionados con el adecuado manejo de la defensa técnica.

Asimismo, se definen las siguientes funciones centrales de la División:

a) Identificar necesidades de capacitación conforme su rol;b) Promover el desempeño y comportamiento ético y profesional frente al

usuario; yc) Favorecer la obtención de resultados en el impulso y atención de casos.

La Dirección General del Instituto de la Defensa Pública Penal, aprueba la siguiente modificación a la estructura administrativa y organizacional del Instituto, mediante la cual queda establecida la División de Coordinaciones Técnico Profesionales, conformada por dos (2) Departamentos y once (11) Coordinaciones definidas de la siguiente manera:

1. Coordinación Especializada en Casos Penales de Mayor Riesgo; 2. Departamento de Asignación de Casos; 3. Departamento del Sistema Informático de Apoyo a la Defensa Pública

-SIADEP-;4. Coordinaciones Departamentales y/o Municipales;5. Coordinación Nacional de Defensores de Oficio;6. Coordinación de Defensores Públicos en Formación;7. Coordinación de Apoyo Técnico;8. Coordinación Nacional de Adolescentes en Conflicto con la Ley Penal;9. Coordinación de Enfoque de Genero;10. Coordinación de Enfoque Intercultural;11. Coordinación Nacional de Impugnaciones;12. Coordinación Nacional de Ejecución; y 13. Coordinación Nacional de Derechos Humanos.

DIVISIÓN DE COORDINACIONES TÉCNICO PROFESIONALES


ESTRUCTURA ORGANIZACIONALConsejo del IDPPConsejo del IDPP

Dirección GeneralDirección General

División de Coordinaciones Técnico Profesionales

División de Coordinaciones Técnico Profesionales

Departamento del Sistema Informático de Apoyo a la Defensa Pública -SIADEP-

Departamento del Sistema Informático de Apoyo a la Defensa Pública -SIADEP-

Coordinaciones Departamentales y/o Municipales (Sedes)

Coordinación Nacional de Defensores de Oficio

Coordinación Nacional de Defensores de Oficio

Coordinación Defensores Públicos en Formación

Coordinación Defensores Públicos en Formación

Coordinación de Apoyo TécnicoCoordinación de Apoyo Técnico

Coordinación Nacional de Adolescentes en Conflicto con la Ley Penal

Coordinación Nacional de Adolescentes en Conflicto con la Ley Penal

Coordinación Enfoque de Género Coordinación Enfoque de Género

Coordinación Enfoque InterculturalCoordinación Enfoque Intercultural

Coordinación Nacional de Impugnaciones

Coordinación Nacional de Impugnaciones

Coordinación Nacional de EjecuciónCoordinación Nacional de Ejecución

Coordinación Nacional de Derechos Humanos

Coordinación Nacional de Derechos Humanos

Departamento de Asignación de Casos

Departamento de Asignación de Casos

Coordinación Especializada en Casos Penales de Mayor Riesgo

Coordinación Especializada en Casos Penales de Mayor Riesgo


La División de Coordinaciones Técnico Profesionales tiene como funciones generales:

a) Brindar apoyo técnico especializado y acompañamiento en casos de alto impacto;

b) Apoyar y acompañar de manera técnico - profesional los procesos penales atendidos por la Institución;

c) Desarrollar las políticas, estrategias, procesos, sistemas y prácticas necesarias para dirigir los aspectos relacionados con el manejo de la teoría del caso en los procesos penales;

d) Velar porque la institución alcance sus objetivos en el ámbito de la defensa técnica efectiva de acuerdo con los planes estratégicos;

e) Coordinar y administrar los procedimientos, procesos y sistemas internos generados por la estructura organizativa relacionada con el ejercicio eficiente de la defensa pública;

f) Establecer estrategias éticas y comportamientos responsables en las políticas, procesos, sistemas y prácticas relacionadas con una defensa técnica efectiva, aplicadas dentro de los procesos penales;

g) Ejercer el control de los aspectos profesionales, técnicos, administrativos y operativos de la prestación del servicio de defensa pública en todas las Coordinaciones;

h) Procurar el uso efectivo de los recursos de la institución de acuerdo con sus planes estratégicos;

i) Coordinar las disposiciones de la Dirección General, con relación al control, la organización, el funcionamiento y la administración de los procesos penales atendidos por las Coordinaciones;

j) Coordinar con la Unidad de Formación y Capacitación, las actividades de formación y capacitación para lograr empleados Técnico Profesionales preparados en sus funciones de Defensa Pública Penal, en la organización del banco de memorias, en resoluciones importantes y en la recopilación de jurisprudencia en materia penal, constitucional y derechos humanos en el plano nacional y supranacional;

k) Establecer programas, proyectos y acciones que permitan la construcción de la identidad institucional y la cultura organizacional;

l) Aportar su iniciativa, interés, creatividad y experiencia en beneficio del efectivo y eficaz funcionamiento de los procedimientos administrativos y técnico profesionales formulando programas de seguimiento y apoyo al trabajo de los Abogados Defensores Públicos;



m) Brindar asesoría técnica a los Abogados Defensores Públicos, para la elaboración de estrategias de defensa, dentro de su competencia;

n) Proponer a la Dirección General, a los Defensores Públicos que pueden ser nombrados en las diferentes Coordinaciones Técnico Profesionales, previa selección por concurso público de mérito y oposición de acuerdo con la normativa establecida para el efecto;

o) Orientar y apoyar a los Abogados Defensores Públicos en el trabajo de campo, en las fuentes de consulta legales, en las doctrinas y jurisprudencial, especialmente en las estrategias a seguir en casos de especial gravedad en coordinación con la Unidad de Capacitación;

p) Definir los estándares de calidad del servicio e indicadores básicos para el control correspondiente;

q) Formular los procedimientos que permitan el cálculo de la capacidad real de los recursos humanos para definir la carga de trabajo; y

r) Coordinar la aplicación de la herramienta denominada “Sistema Informático de Apoyo a la Defensa Pública -SIADEP-”, para el registro de los datos de casos penales asignados a cada sede.


1. La Coordinación Especializada en Casos Penales de Mayor Riesgo contempla las siguientes funciones Generales:

a) Prestar la asistencia jurídica en procesos penales a personas sindicadas de la comisión de un delito clasificado como de mayor riesgo, prioritariamente los investigados por la Fiscalía Especial para la Comisión Internacional contra la Impunidad en Guatemala (CICIG);

b) Estudiar y analizar los diferentes casos penales de mayor riesgo con el fin de establecer la estrategia de defensa a implementarse;

c) Analizar los diferentes beneficios procesales que pudieren asistirle al imputado de conformidad con la ley;

d) Determinar la conveniencia junto con el patrocinado, sobre la aceptación de beneficios procesales que le fueren ofrecidos por instituciones involucradas en el sector Justicia, prioritariamente los investigados por la Fiscalía Especial para la Comisión Internacional contra la Impunidad en Guatemala (CICIG);

e) Propiciar acercamientos con instituciones involucradas en el tratamiento de casos de mayor riesgo, con el objetivo de lograr beneficios procesales para los sindicados;



f) Sistematizar la información, registro, control, recepción, distribución, seguimiento y finalización de los casos que se atienden en la coordinación de atención de casos penales de mayor riesgo;

g) Coordinar con las diferentes unidades del Instituto los procedimientos a seguir para el eficaz cumplimiento de sus objetivos;

h) Proponer a la Dirección de la División Técnico Profesional quien a su vez somete a consideración de la Dirección General las políticas a implementar en el tratamiento jurídico penal de los casos relacionados;

i) Proponer a la Dirección de la División Técnico Profesional quien a su vez somete a consideración de la Dirección General las políticas institucionales para brindar las medidas de seguridad de los Abogados Defensores Públicos especializados encargados de los procesos penales;

j) Velar por la reserva necesaria y confidencialidad de la información que se conoce con motivo del cargo;

k) Coordinar acciones cuando sea necesario, con sus homólogos de otras instituciones responsables de la atención de casos que les sean asignados;

l) Velar por el manejo estratégico de la información y con apego a la legislación;

m) Tomar las medidas y previsiones necesarias en resguardo de su seguridad personal; y

n) Presentar a la Dirección de la División Técnica quien a su vez coordinará con la Dirección General los informes que le sean requeridos en materia de casos.

2. El Departamento de Asignación de Casos contempla las siguientes funciones Generales:

a) Distribuir los casos de los Abogados Defensores Públicos;b) Administrar, regular y ejecutar los procedimientos, procesos y sistemas

internos generados por el movimiento administrativo del Departamento;c) Llevar los registros y controles necesarios para el funcionamiento y

cumplimiento de los procedimientos administrativos de la distribución de casos;

d) Verificar y actualizar la nómina de asignación de casos;e) Establecer relaciones y comunicación con los diferentes Juzgados,

Oficiales, Sindicados y Abogados Defensores Públicos para el efectivo cumplimiento de los procedimientos administrativos;



f) Verificar la asistencia de los Abogados Defensores Públicos a los turnos establecidos en los horarios que correspondan;

g) Elaborar y mantener actualizados los informes y registros estadísticos de la Asignación de Casos del Departamento;

h) Establecer estrategias éticas y comportamientos responsables en la administración de la Asignación de Casos;

i) Aplicar la reglamentación legal en el manejo administrativo del Personal;j) Capacitar e inducir al personal de recién ingreso al Departamento;k) Informar a las Coordinaciones del Instituto los casos de alto impacto para

dar el seguimiento respectivo; yl) Solicitar o tramitar el suministro a las sedes de los Juzgados de turno con

los recursos necesarios de funcionamiento (suministros de oficina).

3. El Departamento del Sistema Informático de Apoyo a la Defensa Pública -SIADEP- contempla las siguientes funciones Generales:

a) Velar por la aplicación e implementación del Sistema Informático de Apoyo a la Defensa Pública -SIADEP- a nivel nacional;

b) Monitorear y supervisar el registro de datos e información de los casos penales asignados a cada sede de la Institución;

c) Asesorar a las diferentes Coordinaciones de la División en la implementación y funcionamiento del sistema así como de las recomendaciones y mejoras identificadas;

d) Desarrollar capacitaciones permanentes a los Abogados Defensores Públicos y personal involucrado sobre el uso y funcionamiento del sistema;

e) Mantener una revisión y seguimiento constante de la aplicación informática;

f) Analizar las diferentes leyes y normativa aplicable para la actualización del catálogo del sistema; y

g) Elaborar dictámenes e informes administrativos sobre la aplicación del sistema informático.



4. La Coordinaciones Departamentales y/o Municipales contemplan las siguientes funciones Generales:

a) Brindar asistencia técnica profesional a personas sindicadas de delitos penales que soliciten los servicios de la Defensa Pública Penal, según mecanismo de distribución determinado por la Dirección General;

b) Distribuir la carga de trabajo a los Defensores Públicos, asignando turnos que correspondan cubrir en los Juzgados de la jurisdicción de su sede así como en el Ministerio Público;

c) Nombrar a los Defensores Públicos, para que asistan a Juntas Conciliatorias con el Ministerio Público y en los Juzgados de Paz;

d) Cubrir primeras declaraciones y otras audiencias cuando el caso lo amerite;

e) Llevar registro y control de la Agenda del Defensor Público en lo que corresponde a los turnos asignados, las audiencias fijadas en las distintas etapas procesales y las diligencias en el ejercicio de su función de defensa pública penal;

f) Controlar la asignación de casos que ingresen a la Coordinación;g) Estudiar, analizar y definir la estrategia de defensa; h) Verificar la aplicación del Sistema Integrado de Apoyo a la Defensa Pública

en su sede;i) Organizar y coordinar el sistema de control del desempeño laboral de los

Técnicos y Profesionales asignados a las distintas Coordinaciones;j) Proponer la aplicación de procesos, métodos e instrumentos para el

adecuado control de las funciones del personal técnico profesional;k) Dar apoyo y atención a las relaciones interpersonales en la institución a

través del cumplimiento de las políticas y estrategias formuladas en los programas de actualización, formación, capacitación y carrera técnica profesional; y

l) Contribuir en el ejercicio de la defensa técnica de los Abogados Defensores Públicos asignados a las diferentes Coordinaciones Técnico Profesionales en todas las instancias del proceso penal, asegurando la adecuada representación requerida por el imputado en el caso concreto.



5. La Coordinación Nacional de Defensores de Oficio contempla las siguientes funciones Generales:

a) Asegurar una cobertura integra y eficiente del servicio de Defensa Pública Penal, garantizando la presencia de un Defensor Público de Oficio para los detenidos en las Comisarías Policiales y Juzgados a nivel nacional;

b) Velar porque se cumpla con “el derecho de Defensa” y el “debido proceso” para los detenidos y/o consignados a través de acciones efectivas durante la investigación preliminar, solicitando las evidencias que fundamenten la prevención policial y requerir los procedimientos efectuados en cada caso, para establecer si los mismos se efectuaron de conformidad con la Ley;

c) Atender a todas las personas que requieran de los servicios de un Defensor Público de Oficio, en las primeras diligencias policiales, especialmente, a partir de la detención de la persona presuntamente en conflicto con la Ley penal, para que tenga la asistencia técnica de un Defensor, evitando la detención de la persona por faltas;

d) Gestionar la aplicación de una medida que pueda solventar las diligencias en las Comisarías Policiales y/o en los Juzgados, siempre y cuando ésta proceda, procurando lograr beneficios inmediatos;

e) Organizar y coordinar el sistema de control del desempeño laboral de los Técnicos y Profesionales asignados a las distintas Coordinaciones;

f) Proponer la aplicación de procesos, métodos e instrumentos para el adecuado control de las funciones del personal técnico profesional;

g) Dar apoyo y atención a las relaciones interpersonales en la institución a través del cumplimiento de las políticas y estrategias formuladas en los programas de actualización, formación, capacitación y carrera técnica profesional; y

h) Contribuir en el ejercicio de la defensa técnica de los Abogados Defensores Públicos asignados a las diferentes Coordinaciones Técnico Profesionales en todas las instancias del proceso penal, asegurando la adecuada representación requerida por el imputado en el caso concreto.



6. La Coordinación de Defensores Públicos en Formación contempla las siguientes funciones Generales:

a) Brindar asistencia técnica profesional a personas sindicadas de delitos penales que soliciten los servicios de la Defensa Pública Penal, según mecanismo de distribución determinado por la Dirección General;

b) Distribuir la carga de trabajo a de los Defensores Públicos en Formación, asignando turnos que correspondan cubrir en los Juzgados de la jurisdicción de su sede así como en el Ministerio Público;

c) Nombrar a los Defensores Públicos en Formación, para que asistan a Juntas Conciliatorias con el Ministerio Público en los municipios del departamento de Guatemala donde no se cuente con sede de la Defensa Pública Penal;

d) Atender casos administrativos en el ramo penal que sean solicitados por personas que requieran de un defensor público;

e) Cubrir audiencias de primeras declaraciones por única vez en los Juzgados, en los Hospitales Nacionales y Privados;

f) Organizar y coordinar el sistema de control del desempeño laboral de los Técnicos y Profesionales asignados a las distintas Coordinaciones;

g) Proponer la aplicación de procesos, métodos e instrumentos para el adecuado control de las funciones del personal técnico profesional;

h) Dar apoyo y atención a las relaciones interpersonales en la institución a través del cumplimiento de las políticas y estrategias formuladas en los programas de actualización, formación, capacitación y carrera técnica profesional; y

i) Contribuir en el ejercicio de la defensa técnica de los Abogados Defensores Públicos asignados a las diferentes Coordinaciones Técnico Profesionales en todas las instancias del proceso penal, asegurando la adecuada representación requerida por el imputado en el caso concreto.



7. La Coordinación de Apoyo Técnico contempla las siguientes funciones Generales:

a) Verificar y garantizar la calidad técnica del resultado del trabajo de cada una de sus secciones especializadas, así como de los especialistas externos que se contratan;

b) Brindar a los Abogados Defensores Públicos, por medio de sus Secciones de trabajo, el apoyo técnico que requieran para la sustentación adecuada de sus estrategias de defensa;

c) Brindar a los Abogados Defensores Públicos, asesoría técnica para la obtención, interpretación y aplicación de pruebas científicas;

d) Contribuir a la obtención de apoyo técnico de especialidades no integrantes del instituto de la Defensa Pública Penal, mediante propuestas de contrataciones esporádicas de peritos en otras materias, para casos específicos aislados;

e) Mantener en forma ordenada, la recepción , registro, control, distribución, seguimiento y finalización de las solicitudes que se atienden por la referida Unidad, en todo el territorio Nacional;

f) Coordinar de forma integral y centralizada, el trabajo de las Secciones de Análisis de Información, Trabajo Social y Psicología;

g) Organizar y coordinar el sistema de control del desempeño laboral de los Técnicos y Profesionales asignados a las distintas Coordinaciones;

h) Dar apoyo y atención a las relaciones interpersonales en la institución a través del cumplimiento de las políticas y estrategias formuladas en los programas de actualización, formación, capacitación y carrera técnica profesional; y

i) Coordinar con la Unidad de Formación y Capacitación del Instituto, programas de Formación y Capacitación Profesional con énfasis en la aplicación de la criminalística en el proceso penal, dirigido a los Abogados Defensores Públicos de Planta, en Formación, de Oficio y de Pasantías.



8. La Coordinación Nacional de Adolescentes en Conflicto con la Ley Penal contempla las siguientes funciones Generales:

a) Asesorar jurídica y técnicamente a los adolescentes en conflicto con la Ley Penal y a sus familiares, en el ámbito nacional en materia de defensa penal;

b) Asegurar una cobertura íntegra y eficiente del servicio de Defensa Pública Penal garantizando la presencia del Defensor Público;

c) Mantener el registro, control, recepción, distribución, seguimiento y finalización de los casos que se atienden en las Coordinaciones ubicadas en el ámbito nacional;

d) Coordinar con la Unidad de Formación y Capacitación del Instituto, programas de Formación y Capacitación Profesional con énfasis en el proceso penal de adolescentes en conflicto con la Ley Penal, dirigidos a los Abogados Defensores Públicos de Planta, en Formación, de Oficio y de Pasantías;

e) Apoyar en forma permanente en los procesos penales asignados a los Abogados Defensores Públicos de Planta, en Formación, de Oficio y de Pasantías en el ámbito nacional para establecer estrategias conjuntas y hacer un mejor uso de la experiencia, fundamentos legales, jurisprudencia y doctrina relativa a los casos concretos de adolescentes para velar por el debido proceso a través de una efectiva defensa técnica;

f) Servir de enlace entre instituciones del sector justicia, organizaciones gubernamentales y no gubernamentales que trabajen el tema de adolescentes y la Dirección General de la Defensa Pública, con el objeto de obtener programas de cooperación orientados a optimizar el ejercicio de la función del Defensor Público de Adolescentes en Conflicto con la Ley Penal;

g) Apoyar permanentemente en los procesos penales donde intervengan por única vez los Abogados Defensores Públicos de Planta en el ejercicio de sus funciones en las Coordinaciones Departamentales, en los casos del servicio público de Defensa Penal de su departamento que requieran de la intervención de la Coordinación Técnico Profesional;

h) Organizar y coordinar el sistema de control del desempeño laboral de los Técnicos y Profesionales asignados a las distintas Coordinaciones;

i) Proponer la aplicación de procesos, métodos e instrumentos para el adecuado control de las funciones del personal técnico profesional;

j) Dar apoyo y atención a las relaciones interpersonales en la institución a través del cumplimiento de las políticas y estrategias formuladas en los programas de actualización, formación, capacitación y carrera técnica profesional;



k) Contribuir en el ejercicio de la defensa técnica de los Abogados Defensores Públicos asignados a las diferentes Coordinaciones Técnico Profesionales en todas las instancias del proceso penal, asegurando la adecuada representación requerida por el imputado en el caso concreto; y

l) Coordinar con la Unidad de Ejecución del Instituto los procedimientos a seguir para la continuación del trámite en la etapa de ejecución.

9. La Coordinación de Enfoque de Género contempla las siguientes funciones Generales:

a) Asesorar técnica y profesionalmente a los sindicados de delito o falta, en el ámbito nacional en materia de defensa penal velando porque ésta se aplique con enfoque de género;

b) Adoptar e integrar el Enfoque de Género de manera transversal, prioritaria y sustantiva en todos los ámbitos de funcionamiento del Instituto de la Defensa Pública Penal;

c) Integrar el enfoque de género con todas aquellas funciones que emanen de la Constitución Política de la República, la Ley Orgánica del Instituto, de su Reglamento Interno y de las instrucciones giradas por la Dirección General de la Institución;

d) Buscar el acceso equitativo entre géneros en el sistema de justicia mediante oportunidades de formación al personal del Instituto de la Defensa Pública Penal para mejorar el servicio prestados a los usuarios;

e) Diseñar la estrategia de comunicación y divulgación del Enfoque de Género tanto en el ámbito interno como externo del Instituto de la Defensa Pública Penal;

f) Mantener el registro, control, recepción, distribución, seguimiento y finalización de los casos que se atienden en la Coordinación Técnico Profesional, en las Coordinaciones Departamentales y Municipales ubicadas en el ámbito nacional;

g) Coordinar la estrategia multidisciplinaria de defensa en los casos de mujeres sindicadas de delito o falta y adolescentes mujeres consignadas por delito o falta;

h) Coordinar con la Unidad de Formación y Capacitación del Instituto, programas de formación y capacitación profesional dirigidos a los defensores públicos de planta, en formación, de Oficio, de Pasantías, personal Administrativo, Financiero, Técnico y Operativo relacionados con el tema de género;



i) Apoyar en forma permanente los procesos penales de los Defensores Públicos de Planta, en Formación, de Oficio y Pasantías en el ámbito nacional para establecer estrategias conjuntas y hacer un mejor uso de la experiencia, fundamentos legales, jurisprudencia y doctrina relativa a los casos concretos de mujeres sindicadas de delito o falta y adolescentes mujeres consignadas por delito o falta para velar por el debido proceso a través de una efectiva defensa técnica con enfoque de género;

j) Coordinar con la Unidad de Ejecución del Instituto los procedimientos a seguir para la continuación del trámite en la etapa de la ejecución;

k) Coordinar con la Unidad de Impugnaciones del Instituto los procedimientos a seguir para la continuación del trámite en la etapa de la ejecución;

l) Coordinar con la Unidad de Derechos Humanos del Instituto los procedimientos a seguir para la continuación del trámite en la etapa de la ejecución;

m) Servir de enlace entre instituciones del sector justicia, organizaciones gubernamentales y no gubernamentales que trabajen el tema de género y la Dirección General de la Defensa Pública, con el objeto de obtener programas de cooperación orientados a optimizar el ejercicio de la función del Defensor Público;

n) Coordinar los planes, programas, proyectos y acciones para la aplicación del enfoque y abordaje del tema de género y el trabajo del equipo multidisciplinario para la información, divulgación, socialización, formación y capacitación del personal Técnico Profesional, Administrativo, Financiero, Técnico, Operativo y Asesor de la Institución;

o) Diseñar, planificar, programar, ejecutar y orientar las acciones técnica profesionales, administrativas, financieras y operativas que construyan una visión efectiva del tema de género dentro de la institución;

p) Organizar y coordinar el sistema de control del desempeño laboral de los Técnicos y Profesionales asignados a las distintas Coordinaciones;

q) Proponer la aplicación de procesos, métodos e instrumentos para el adecuado control de las funciones del personal técnico profesional;

r) Dar apoyo y atención a las relaciones interpersonales en la institución a través del cumplimiento de las políticas y estrategias formuladas en los programas de actualización, formación, capacitación y carrera técnica profesional; y

s) Contribuir en el ejercicio de la defensa técnica de los Abogados Defensores Públicos asignados a las diferentes Coordinaciones Técnico Profesionales en todas las instancias del proceso penal, asegurando la adecuada representación requerida por el imputado en el caso concreto.



10. La Coordinación de Enfoque Intercultural contempla las siguientes funciones Generales:

a) Asesorar técnica y profesionalmente a los Abogados Defensores Públicos con Enfoque Intercultural en el ámbito nacional;

b) Asegurar una cobertura íntegra y eficiente del servicio de Defensa Pública garantizando la presencia de un Defensor Público para los casos atendidos dentro de la Defensoría Indígena con Enfoque Intercultural;

c) Mantener el registro, control, recepción, distribución, seguimiento y finalización de los casos que se atienden en la Coordinación Técnico Profesional con Enfoque Intercultural y en las Coordinaciones Departamentales y Municipales ubicadas en el ámbito nacional;

d) Coordinar la estrategia multidisciplinaria de defensa en los casos de Defensoría Indígena con Enfoque Intercultural;

e) Coordinar con la Unidad de Formación y Capacitación del Instituto, programas de formación y capacitación profesional dirigidos a los defensores públicos de planta, en formación, de oficio, personal administrativo, financiero, técnico y operativo relacionados con el tema de interculturalidad;

f) Apoyar en forma permanente los procesos penales de los Defensores Públicos de Planta, en Formación y de Pasantías en el ámbito nacional para establecer estrategias conjuntas para hacer un mejor uso de la experiencia, fundamentos legales, jurisprudencia y doctrina relativa a los casos concretos de para velar por el debido proceso a través de una efectiva defensa técnica;

g) Cumplir con todas aquellas funciones que emanen de la Constitución Política de la República, la Ley Orgánica del Instituto, de su Reglamento Interno y de las instrucciones giradas por la Dirección General de la Institución;

h) Coordinar con la Unidad de Ejecución del Instituto, los procedimientos a seguir para la continuación del trámite en la etapa de la ejecución;

i) Servir de enlace entre instituciones del sector justicia, organizaciones gubernamentales y no gubernamentales que trabajen el tema de género y la Dirección General de la Defensa Pública, con el objeto de obtener programas de cooperación nacional e internacional, orientados a optimizar el ejercicio de la función de los Defensor Público de Planta, en Formación, de Oficio y en Sedes Policiales;

j) Coordinar el trabajo del equipo multidisciplinario para la información, divulgación, socialización, formación y capacitación del personal Técnico Profesional, Administrativo, Financiero, Técnico, Operativo y Asesor de la Institución de los planes, programas, proyectos y acciones para la aplicación del enfoque y abordaje del tema de interculturalidad; y



k) Diseñar, planificar, programar, ejecutar y orientar las acciones técnico profesionales, administrativas, financieras y operativas que construyan una visión efectiva del tema intercultural dentro de la institución.

11. La Coordinación Nacional de Impugnaciones contempla las siguientes funciones Generales:

a) Asesorar técnica y profesionalmente a los Abogados Defensores Públicos de Planta, en Formación y de Oficio en el ámbito nacional, en todo lo relacionado con el tema de impugnaciones;

b) Recibir las resoluciones judiciales y/o actuaciones dentro del proceso penal, para su análisis, discusión, estudio y asesoría en la elaboración de los posibles medios de impugnación que sean procedentes en beneficio de la persona detenida, además de darle seguimiento a todos aquellos casos en que se ha aplicado pena de muerte o la pena máxima de 50 años de prisión;

c) Mantener en forma ordenada, el registro, control, recepción, distribución, seguimiento y finalización de los casos que se atienden por la Coordinación, en todo el territorio Nacional;

d) Coordinar con la Unidad de Capacitación del Instituto de la Defensa Pública Penal, Programas de Formación y Capacitación Profesional con énfasis en la etapa de impugnaciones, para los Defensores Públicos de Planta, en Formación y de Oficio;

e) Asesorar y apoyar en forma permanente, los procesos penales de los Defensores Públicos de Planta, en Formación y de Oficio en todo el territorio nacional, que pueden ser o son objeto de impugnaciones para establecer estrategias y mecanismos de defensa, con el objeto de garantizar el derecho de defensa y el debido proceso;

f) Prestar apoyo a las Coordinaciones, en todos los asuntos que requieran de la intervención de la Unidad de Impugnaciones;

g) Coordinar con la Coordinación de Ejecución del Instituto de la Defensa Pública Penal, todos los procedimientos a seguir para la continuación del trámite en la etapa de la ejecución de la pena;

h) Organizar y coordinar el sistema de control del desempeño laboral de los Técnicos y Profesionales asignados a las distintas Coordinaciones;

i) Proponer la aplicación de procesos, métodos e instrumentos para el adecuado control de las funciones del personal técnico profesional;

j) Dar apoyo y atención a las relaciones interpersonales en la institución a través del cumplimiento de las políticas y estrategias formuladas en los programas de actualización, formación, capacitación y carrera técnica profesional; y



k) Contribuir en el ejercicio de la defensa técnica de los Abogados Defensores Públicos asignados a las diferentes Coordinaciones Técnico Profesionales en todas las instancias del proceso penal, asegurando la adecuada representación requerida por el imputado en el caso concreto.

12. La Coordinación Nacional de Ejecución contempla las siguientes funciones Generales:

a) Mantener contacto directo con la población reclusa que cumple condena, mediante visitas periódicas, para asesorarlos y conocer su situación y necesidades de asistencia legal;

b) Orientar a la población reclusa y parientes cercanos respecto de sus derechos y mecanismos de defensa para hacerlos valer en los momentos oportunos;

c) Representar y asesorar técnica y profesionalmente a los condenados en todo lo relacionado con el cumplimiento de su pena, llevando control, revisión y registro de los cómputos realizados por los juzgados de ejecución;

d) Asignar Abogados Defensores de Ejecución y Presentar, ante los juzgados de ejecución, salas, Corte Suprema de Justicia y Corte de Constitucionalidad, todas las acciones, recursos y medios de defensa que sean necesarios y procedentes para hacer valer los derechos de las personas condenadas, en cada caso concreto;

e) Representar a la institución ante las autoridades, judiciales, penitenciarias y del Estado así como organizaciones del sector civil, cuando se trate de temas relacionados con Derecho Penitenciario y Ejecución de Sentencias, bajo la supervisión e instrucciones de la Dirección General;

f) Recibir, registrar y clasificar las notificaciones que provienen de los juzgados de ejecución y demás tribunales, según las directrices recibidas, manteniendo actualizada la base de datos con respecto a todos los casos que a diario ingresan a la Coordinación para ser asistidos legalmente por el personal técnico profesional, llevando el registro y control de los casos con condena asignados en las hojas electrónicas y libros correspondientes en donde se asiente la información necesaria para establecer el estado de cada caso atendido;

g) Preparar material de información para las personas reclusas y de formación técnico profesional sobre la materia;

h) Coordinar con las autoridades de la Institución y particularmente con la Dirección General, las distintas actividades, acciones y planes necesarios para cumplir con las funciones y fines que le competen;



i) Organizar y coordinar el sistema de control del desempeño laboral de los Técnicos y Profesionales asignados a las distintas Coordinaciones;

j) Proponer la aplicación de procesos, métodos e instrumentos para el adecuado control de las funciones del personal técnico profesional;

k) Dar apoyo y atención a las relaciones interpersonales en la institución a través del cumplimiento de las políticas y estrategias formuladas en los programas de actualización, formación, capacitación y carrera técnica profesional; y

l) Contribuir en el ejercicio de la defensa técnica de los Abogados Defensores Públicos asignados a las diferentes Coordinaciones Técnico Profesionales en todas las instancias del proceso penal, asegurando la adecuada representación requerida por el imputado en el caso concreto.

13. La Coordinación Nacional de Derechos Humanos contempla las siguientes funciones Generales:

a) Apoyar en forma permanente en los procesos penales asignados a los Abogados Defensores Públicos de Planta, en Formación, de Oficio y de Pasantías en el ámbito nacional para establecer estrategias conjuntas y hacer un mejor uso de la experiencia, fundamentos legales, jurisprudencia y doctrina relativa a los casos concretos de violación de los Derechos Humanos a través de una efectiva defensa técnica;

b) Llevar el registro, control y seguimiento de las denuncias presentadas por los defensores públicos en el ejercicio de su función, cuando ocurra violación a derechos humanos y/o garantías procesales en contra del sindicado;

c) Llevar el registro, control y seguimiento de los casos de Migrantes detenidos en Guatemala, debiendo informar inmediatamente de conocido el hecho de la detención y condición de migrante a los consulados o cuerpos consulares respectivos sobre la situación procesal del mismo;

d) Llevar el registro, control y seguimiento de las violaciones cometidas contra migrantes detenidos en Guatemala y que fueren denunciadas directamente a la coordinación o a los defensores públicos en el ejercicio de su función, debiendo informar mensualmente al Ministerio Público, Procuraduría de Derechos Humanos, Dirección General del Instituto, Y División de Coordinaciones Técnico Profesionales;



e) Llevar el registro, control y seguimiento de los informes que reciba la coordinación de Guatemaltecos detenidos en el extranjero sometidos a proceso penal, debiendo informar mensualmente a la Procuraduría de Derechos Humanos, Dirección General del Instituto, Y División de Coordinaciones Técnico Profesionales.

f) Generar los informes que le sean requeridos sobre seguimiento de las denuncias presentadas por los defensores públicos cuando ocurra violación a derechos humanos de los usuarios del servicio.

g) Mantener el registro, control, recepción, distribución, seguimiento y finalización de los casos que se atienden en las Coordinaciones ubicadas en el ámbito nacional que tengan relación con la violación a los Derechos Humanos;

h) Coordinar con la Unidad de Capacitación del Instituto, programas de Formación y Capacitación Profesional con énfasis en la promoción, socialización y divulgación de los Derechos Humanos;

i) Servir de enlace entre instituciones del sector justicia, organizaciones gubernamentales y no gubernamentales que trabajen el tema de Derechos Humanos y la Dirección General de la Defensa Pública, con el objeto de establecer relaciones de coordinación y cooperación orientados a optimizar el ejercicio de la función del Defensor Público en materia de Derechos Humanos;

j) Apoyar permanentemente en los procesos penales donde intervengan los Abogados Defensores Públicos, en el ejercicio de sus funciones en las Coordinaciones Departamentales, en los casos del servicio público de Defensa Penal de su departamento que requieran la intervención de la Coordinación Técnico Profesional de Derechos Humanos;

k) Coordinar con la Coordinación de Impugnaciones y de Ejecución Penal, y la Dirección de la División de Coordinación Técnico Profesional del Instituto, los procedimientos a seguir para la observancia plena del respeto de los Derechos Humanos de las personas en prisión preventiva, los condenados en la etapa de ejecución penal y los condenados a la pena de muerte.


De acuerdo con el planteamiento anterior, la División de Coordinaciones TécnicoProfesionales se integra operativa y funcionalmente de la siguiente manera:1. Dirección

i. Director de División;ii. Sub Director de División;iii. Abogado Defensor Público de Planta de Apoyo Técnico

Especializado;iv. Asistente de División;v. Secretaria de División;

2. Departamento de Asignación de Casosvi. Jefe del Departamento de Asignación de Casos;vii. Asistente del Departamento;viii. Asistente Administrativo;ix. Auxiliar de Asignaciones;

3. Departamento del Sistema Informático de Apoyo a la Defensa Públicax. Jefe del Departamento del Sistema Informático de Apoyo a la

Defensa Pública -SIADEP-;xi. Supervisor del SIADEP; xii. Asistente del Departamento del SIADEP;

4. Coordinación Especializada en Casos Penales de Mayor riesgoxiii. Abogado Defensor Público de Planta Especializado en Casos

Penales de Mayor Riesgo;xiv. Asistente de Abogado;

5. Coordinaciones Departamentales y/o Municipalesxv. Coordinador Departamental;xvi. Sub Coordinador Departamental;xvii. Coordinador Municipal;xviii. Abogado Defensor Público; xi x. Abogado Defensor Público (Proceso de Incineración);xx. Asistente de Coordinación y/o Administrativo;xxi. Asistente de Abogado;xxii. Asistente Administrativo de Notificacionesxxiii. Intérprete;xxiv. Auxiliar de Sedes Policiales;

6. Coordinación Nacional de Defensores de Oficioxxv. Coordinador Nacional de Defensores de Oficio;



xxvi. Abogado de Enlace;xxvii. Abogado Defensor Público de Oficio;xxviii. Asistente Administrativo;xxix. Auxiliar de Coordinación;xxx. Asistente Operativo; xxxi. Analista Departamental;

7. Coordinación de Defensores Públicos en Formaciónxxxii. Coordinador de Defensores Públicos en Formación;xxxiii. Sub Coordinador de Defensores Públicos en Formación; xxxiv. Instructor Jurídico;xxxv. Asistente de Coordinación;xxxvi. Asistente de Notificaciones;xxxvii. Abogado Defensor Público (Formación y Pasantía);xxxviii. Abogado Defensor Público en Pasantía (De Apoyo);xxxix. Asistente de Abogado;xl. Defensor Público de Antecedentes Penales y Policíacos;xli. Asistente de Abogado de Antecedentes Penales y Policíacos; xlii. Secretaria de Coordinación;

8. Coordinación de Apoyo Técnicoxliii. Coordinador de Apoyo Técnico;xliv. Asistente de Coordinación; xlv. Psicólogo;xlvi. Asistente de Psicología;xlvii. Trabajador Social;xlviii. Asistente de Trabajo Social; xli x . Analista de Información;l. Asistente de Análisis de Información;

9. Coordinación Nacional de Adolescentes en Conflicto con la Ley Penalli. Coordinador Nacional de Adolescentes en Conflicto con la Ley Penal;lii. Abogado Defensor Público;liii. Asistente de Abogado;liv. Asistente Encargado de Asignaciones;lv. Asistente Encargado de Notificaciones;lvi. Asistente Administrativo;

10. Coordinación Enfoque de Génerolvii. Coordinador de Enfoque de Género;



lviii. Asistente Administrativo;lix. Abogado Defensor Público Facilitador de Enfoque de Género;lx. Perito Experto en Género;lxi. Asistente de Abogado Defensor de Género;

11. Coordinación Enfoque Interculturallxii. Coordinador Enfoque Intercultural;lxiii. Facilitador Jurídico;lxiv. Facilitador Sociocultural;lxv. Asistente de Coordinación;

12. Coordinación Nacional de Impugnacioneslxvi. Coordinador Nacional de Impugnaciones;lxvii. Abogado Defensor Público;lxviii. Asistente de Abogado;lxix. Asistente de Coordinación;

13. Coordinación Nacional de Ejecuciónlxx. Coordinador Nacional de Ejecución;lxxi. Asistente Administrativo;lxxii. Auxiliar de Coordinación;lxxiii. Abogado Defensor Público;lxxiv. Asistente de Abogado;

14 Coordinación Nacional de Derechos Humanos lxxv. Coordinador Nacional de Derechos Humanos; ylxxvi. Asistente de Coordinación.



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i. Director@ de DivisiónReporta: Director General;Coordina: Asesores Específicos, Directores de División, Coordinadores

de Unidad, Representantes de Instituciones y Organismos del ramo; y

Atiende yControla: Sub Director de la División de Coordinaciones Técnico

Profesionales, Coordinadores Departamentales y Municipales, Coordinadores de Unidades Técnico Profesionales, Jefes de Departamento, Abogados Defensores Públicos de Planta de Apoyo Técnico Especializado, Profesionales de SIADEP, Asistentes y Secretaria de División.


1. Sustituir al Director General, en caso de que no pueda hacerlo el Director Ejecutivo y de Recursos Humanos;

2. Controlar los aspectos profesionales, técnico administrativos y operativos de la prestación del servicio de defensa pública en todas las Coordinaciones;

3. Organizar y coordinar el sistema de control del desempeño laboral de los Técnicos y Profesionales asignados a las distintas Coordinaciones;

4. Coordinar las disposiciones de la Dirección General con relación al control, la organización, el funcionamiento y la administración de los procesos penales atendidos por las Coordinaciones;

5. Aplicar en los procesos los métodos e instrumentos adecuados en el control y monitoreo del personal técnico profesional;

6. Garantizar el ejercicio de la defensa técnica de los Abogados Defensores Públicos asignados a las diferentes Coordinaciones Técnico Profesionales, en todas las instancias del proceso penal, asegurando la adecuada representación requerida por el imputado en el caso concreto;

7. Proponer a la Dirección General, a los Defensores Públicos que pueden ser nombrados en las diferentes Coordinaciones Técnico Profesionales, previa selección por concurso público de mérito y oposición de acuerdo con la normativa establecida para el efecto;

8. Desempeñar funciones administrativas y gerenciales (planificación, organización, dirección y control) con efectividad para lograr los objetivos encomendados a la División;

9. Impulsar la creación de espacios de coordinación interinstitucional, promoviendo la articulación entre los diferentes operadores del sistema de justicia local y el relacionamiento con las organizaciones de la sociedad civil a nivel local;

10. Velar por el cumplimiento y que se cumpla con los planes y programas en el desarrollo de los procesos y procedimientos administrativos, técnicos y legales de su competencia;

DIRECCIÓN DE DIVISIÓN


11. Coordinar y participar en los diferentes eventos, reuniones, talleres, seminarios, mesas de trabajo y otras actividades requeridas por la institución;

12. Elaborar y orientar la implementación de los contenidos técnico profesionales en la prestación del servicio de la Defensa Pública;



15. Cumplir con todas aquellas funciones, atribuciones y responsabilidades que la Ley y reglamentos internos señalen, así como las disposiciones de las autoridades superiores.

DIRECCIÓN DE DIVISIÓN

ii. Sub Director@ de División

Reporta: Director de la División de Coordinaciones Técnico Profesionales;

Coordina: Asesores Específicos, Directores de División, Coordinadores de Unidad, Representantes de Instituciones y Organismos del ramo; y

Supervisa: Coordinadores Departamentales y Municipales, Coordinadores de Unidades Técnico Profesionales, Jefes de Departamento, Abogados Defensores Públicos de Planta de Apoyo Técnico Especializado, Profesionales de SIADEP, Asistentes y Secretaria de División.


1. Coordinar y monitorear las actividades que permitan el funcionamiento técnico profesional de la prestación del servicio de defensa pública y del debido proceso en todos los casos que atiende el Instituto;

2. Contribuir con la Institución a alcanzar sus objetivos en el ámbito de la defensa técnica efectiva de acuerdo con los planes estratégicos;

3. Verificar y monitorear el cumplimiento estricto de los aspectos profesionales y técnicos de la prestación del servicio de defensa pública en todas las Coordinaciones;

4. Coordina disposiciones de la Dirección General con relación al control, la organización, el funcionamiento y la administración de los procesos penales atendidos por las Coordinaciones;


DIRECCIÓN DE DIVISIÓN5. Coordinar con la Unidad de Formación y Capacitación de Defensores

Públicos, las actividades de formación y capacitación para lograr empleados Técnicos Profesionales preparados en sus funciones de Defensa Pública Penal, en la organización del banco de memorias, en resoluciones importantes y en la recopilación de jurisprudencia en materia penal, constitucional y de derechos humanos en el plano nacional y supranacional;

6. Contribuir en el ejercicio de la defensa técnica de los Abogados Defensores Públicos asignados a las diferentes Coordinaciones Técnico Profesionales en todas las instancias del proceso penal, asegurando la adecuada representación requerida por el imputado en el caso concreto;

7. Orientar y apoyar a los Abogados Defensores Públicos en el trabajo de campo, en las fuentes de los casos graves en coordinación con la Unidad de Capacitación;

8. Sustituir al Director de la División en casos de ausencia por cualquier motivo;

9. Desempeñar funciones administrativas y gerenciales (planificación, organización, dirección y control) con efectividad para lograr los objetivos encomendados a la División;

10. Impulsar la creación de espacios de coordinación interinstitucional, promoviendo la articulación entre los diferentes operadores del sistema de justicia local y el relacionamiento con las organizaciones de la sociedad civil a nivel local;







DIRECCIÓN DE DIVISIÓNiii. Abogad@ Defensor@ Públic@ de Planta de Apoyo Técnico Especializado

Reporta: Director y Sub Director de la División de Coordinaciones Técnico Profesionales; y

Coordina: Coordinadores Departamentales y Municipales, Coordinadores de Unidad, Jefes de Departamento, Abogados Defensores Públicos, Asistentes de Abogado y Asistentes de Coordinación.


1. Brindar asistencia técnica profesional a los Abogados Defensores Públicos y Asistentes de Abogado de las diferentes Sedes Departamentales y Municipales en el apoyo y acompañamiento a los procesos de los diferentes servicios que presta el Instituto;

2. Verificar el ejercicio del desempeño laboral y profesional de todos los Defensores Públicos (Planta, Oficio, Formación y Pasantía), así como del personal técnico y de apoyo asignado a la sede, debiendo velar en todos los casos por la atención y prestación de un servicio de defensa pública eficiente y eficaz;

3. Monitorear, contribuir y dar seguimiento a las diferentes acciones que los Abogados Defensores Públicos realizan en las etapas procesales y cualquier otra diligencia que en el ejercicio de su función le corresponda efectuar;

4. Efectuar la recopilación, revisión y análisis de la información e insumos de casos, así como la resolución de consultas relacionadas de las diferentes coordinaciones de las sedes Departamentales y Municipales;

5. Detectar e informar a las autoridades superiores sobre los requerimientos y necesidades administrativas de las sedes respectivas;

6. Contribuir con los planes y programas en el desarrollo de los procesos y procedimientos administrativos, técnicos y legales de su competencia;

7. Participar en los diferentes eventos, reuniones, talleres, seminarios, mesas de trabajo y otras actividades requeridas por la institución;

8. Contribuir a que se mantengan los principios y enfoques de género, interculturalidad y transparencia en el quehacer del Instituto;




DIRECCIÓN DE DIVISIÓNiv. Asistente de División


Coordina: Abogados Defensores Públicos de Planta de Apoyo Técnico Especializado, Asistentes de División, Coordinadores Departamentales y Municipales, Jefes de Departamento, Coordinadores de Unidad y Asistentes.


1. Asistir a los Abogados Defensores Públicos Regionales en el desarrollo de las actividades de competencia;

2. Coordinar y participar en las gestiones y logística en el desarrollo de las reuniones mensuales de Coordinadores de Sedes (Convocar, agendar, y generar documentos e información de trabajo);

3. Desarrollar y dar seguimiento a las gestiones y asuntos administrativos y técnicos de competencia de la Dirección de la División;

4. Atender personal o telefónicamente a los diferentes usuarios y personal de la institución relacionado a consultas y solicitud de información de la División;

5. Realizar informes y memorias de labores de las distintas reuniones convocadas;

6. Redactar memorandos, oficios, circulares y convocatorias al personal de la Institución;

7. Efectuar el monitoreo diario de medios e informar a las autoridades superiores (Director y Sub Director de la División y Abogados Defensores Públicos Regionales);

8. Monitorear y administrar la agenda del Defensor Público y de Sedes Metropolitanas;

9. Elaborar estadísticas comparativas de carga de trabajo de juzgados de turno;

10. Apoyar administrativa y técnicamente a los Abogados Defensores Públicos Regionales;

11. Desarrollar actividades administrativas y técnicas designadas por la Dirección y Sub Dirección de Coordinaciones Técnico Profesionales;

12. Apoyar en aspectos informáticos en las diferentes actividades y programas al personal de la División;

13. Cumplir con los planes y programas en el desarrollo de los procesos y procedimientos administrativos, técnicos y legales de su competencia;




DIRECCIÓN DE DIVISIÓN16. Informar permanentemente los resultados y actividades realizadas, al Jefe



v. Secretari@ de División


Coordina: Abogados Defensores Públicos de Planta de Apoyo Técnico Especializado, Asistentes de División, Coordinadores Departamentales y Municipales, Jefes de Departamento, Coordinadores de Unidad y Asistentes.


1. Ser responsable del manejo administrativo, operativo y logístico del Despacho de la Dirección de la División;

2. Atender personal y telefónicamente al público y usuarios que requieran información relacionada con la Dirección de la División;

3. Revisar la documentación, expedientes e información que ingresa al Despacho de la Dirección de la División conjuntamente con el Director o en su defecto con el Sub Director;

4. Recibir y redactar oficios, convocatorias, resoluciones, circulares, memorandos e instrucciones a solicitudes realizadas por distintas Divisiones, Unidades, Coordinaciones, Departamentos, Sedes y Entidades Interinstitucionales, suscritas por la Dirección de la División;

5. Dar seguimiento a los informes solicitados por Dirección General o por la División Ejecutiva y de Recursos Humanos;

6. Dar seguimiento y control a los oficios y notas que se envían o se reciben de los diferentes Departamentos, Unidades y Coordinaciones;

7. Agendar y dar seguimiento a las reuniones asignadas al Director y al Sub Director de la División;

8. Registrar el traslado y/o envío de correspondencia interna y externa relacionada con la División;

9. Ordenar y archivar los documentos, oficios, memorandos, circulares, convocatorias, convenios, resoluciones y acuerdos que la División establezca;

10. Gestionar los requerimientos de suministros y bienes requeridos para el funcionamiento óptimo de la División;

11. Apoyar en la logística y desarrollo de las actividades programadas por el Director de la División;


DIRECCIÓN DE DIVISIÓN12. Cumplir con los planes y programas en el desarrollo de los procesos y

procedimientos administrativos, técnicos y legales de su competencia;13. Participar en los diferentes eventos, reuniones, talleres, seminarios, mesas

de trabajo y otras actividades requeridas por la institución;14. Contribuir porque se mantengan los principios y enfoques de género,




DEPARTAMENTO DE ASIGNACIÓN DE CASOS


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vi. Jef@ de Departamento de Asignación de Casos


Coordina: Coordinadores de Unidad, Jefes de Área, Jefes de Departamento, y Representantes de Instituciones y Organismos del ramo; y

Supervisa: Asistentes Administrativos del Departamento, Asistentes Administrativos y Auxiliares de Asignaciones.


1. Verificar que las asignaciones elaboradas estén correctas y que sean entregadas en su totalidad, comparando con los informes obtenidos por medio del Sistema Informático de Apoyo a la Defensa Pública -SIADEP-;

2. Dar el seguimiento respectivo a los casos cuando hace falta alguna parte del proceso (acta y autos);

3. Elaborar el horario de turnos de los asignadores;4. Elaborar informes detallados, por fecha, a las Diferentes Coordinaciones

del Instituto, cuando lo requieren, y proporcionar datos estadísticos de los casos atendidos en los Juzgados de Turno;

5. Elaborar asignaciones recibidas por medio de solicitudes internas y solicitudes de juzgado, tribunales o salas;

6. Controlar las asignaciones por medio de archivos, en los cuales se lleva el registro de las asignaciones entregadas;

7. Administrar los suministros en la Torre de Tribunales, además de verificar la existencia en las sedes de Escuintla, Villa Nueva y Mixco;

8. Verificar que los casos atendidos por el Instituto, sean los correctos según el reporte de sindicados en espera de ser escuchados, que cada asignador elabora en su turno, en las diferentes sedes de los juzgados de turno;

9. Elaborar y remitir las estadísticas mensuales de los casos atendidos por el Departamento de Asignaciones, y de cada una de las sedes de los Juzgados de turno a las autoridades y unidades solicitantes;

10. Elaborar, modificar e implementar los distintos libros de control que se llevan en las sedes de Asignaciones;

11. Informar permanentemente al Director de la División de Coordinaciones Técnico Profesionales y a las autoridades competentes cualquier caso de alto impacto en los juzgados de turno y de primera instancia, con su detalle informativo del caso;

12. Ser responsable de la existencia de Especies Fiscales en las diferentes sedes de los juzgados de turno;

13. Realizar reuniones mensuales con los asignadores por sede, y bimensuales con todo el personal del Departamento de Asignaciones;

2. DEPARTAMENTO DE ASIGNACIÓN DE CASOS


14. Monitorear las 4 sedes en las cuales existe juzgado de turno y de su correcta funcionalidad, por parte del personal de Asignaciones, así como del cumplimiento textual de las instrucciones que se brinden por el Departamento y la Institución;

15. Brindar apoyo y capacitación al personal de nuevo ingreso al Departamento de Asignaciones;






vii. Asistente del Departamento

Reporta: Jefe de Departamento de Asignación de Casos;Coordina: Asistentes Administrativos, Auxiliares de Asignaciones,

Encargados de Juzgados, Tribunales y/o Salas.


1. Elaborar los casos recibidos por medio de solicitudes internas y solicitudes de Juzgados, Tribunales y/o Salas;

2. Revisar, registrar y entregar los casos y expedientes asignados a cada Coordinación;

3. Recibir y entregar la documentación a las distintas sedes y Coordinaciones;

4. Mantener actualizado el informe estadístico consolidado y procesado con los datos de los casos en cada una de las sedes que asignan durante el mes, para generar y trasladar a la Unidad solicitante y/o requerida;

5. Registrar y anotar en el rol de turnos los datos de los casos que se atienden según el Abogado Defensor Público que corresponda;

6. Actualizar las fichas de asignación y reasignar según los casos que se presenten y ameriten;



7. Monitorear la existencia de timbres fiscales en cada una de las sedes de competencia del Departamento de Asignación de Casos;

8. Dar seguimiento a los controles que envían los asignadores en turno, verificando la información de los casos;

9. Informar permanentemente al Jefe del Departamento y a las autoridades competentes cualquier caso de alto impacto en los juzgados de turno y de primera instancia, con su detalle informativo del caso;

10. Elaborar, modificar e implementar libros de control en las sedes de competencia del Departamento de Asignación de Casos;

11. Administrar los suministros en la Torre de Tribunales, además de verificar la existencia en las sedes de Villa Nueva y Mixco;

12. Desarrollar y brindar capacitación al personal de nuevo ingreso al Departamento con acompañamiento en turnos y el material didáctico respectivo;

13. Cumplir con los planes y programas en el desarrollo de los procesos y procedimientos administrativos, técnicos y legales de su competencia (Gestiones administrativas);





viii. Asistente Administrativ@

Reporta: Jefe de Departamento de Asignación de Casos;Coordina: Asistentes Administrativos del Departamento, Auxiliares de

Asignaciones, Encargados de Juzgados, Tribunales y/o Salas.


1. Elaborar las fichas de asignación de casos, y revisar los datos consignados en las fichas que fueron asignadas en los turnos previos;

2. Revisar, integrar y completar los expedientes de los diferentes casos que se asignan en el Departamento;

3. Registrar, verificar y depurar las estadísticas del mes con los datos de los casos que se procesan;



4. Registrar en el rol de turnos los datos de los casos que se atienden según el Abogado Defensor Público que corresponda;

5. Revisar y registrar los datos correspondientes en el libro de conocimientos de entrega de los casos atendidos y pendientes de atender;

6. Velar por el control y existencias de timbres en las sedes correspondientes, así como del registro de su movimiento;

7. Proporcionar información escrita a los Analistas de Información sobre los casos que se atienden en los diferentes turnos en el formulario definido para tal efecto;

8. Llevar un registro y control permanente de las carceletas con datos de los sindicados que se encuentran en los Juzgados de turno e informa diariamente al inicio y finalización de la jornada laboral al Jefe del Departamento y/o Coordinador de Sede Departamental y de Defensores Públicos en Formación, el estado del registro;


10. Mantener actualizado el registro de los libros de conocimientos, rol de turnos de los Abogados, asistencia de asignadores y control de timbres;

11. Administrar y velar por la dotación de suministros en cada sede a cargo del Departamento;








ix. Auxiliar de Asignaciones

Reporta: Asistente Administrativo;Coordina: Encargados de Juzgados, Tribunales y/o Salas.


1. Elaborar las fichas de asignación de los casos que se asignan en el turno;2. Fotocopiar, integrar y ordenar los expedientes de los diferentes casos que

se asignan en el Departamento; 3. Registrar la información en las estadísticas del mes, con los datos de los

casos que se atienden; 4. Registrar y anotar el rol de turnos los datos de los casos que se atienden

según el Abogado Defensor Público que corresponda;5. Llenar y registrar los datos en el libro de conocimientos de entrega entre

asistentes según los casos atendidos y pendientes de atender;6. Actualizar el libro de control de entrega de timbres, el movimiento de los

mismos para uso en los casos que atiende el Instituto; 7. Proporcionar Información a los Analistas de Información sobre los casos

que se atienden en los turnos del Departamento;8. Llevar un registro y control permanente de las carceletas con datos de los

sindicados que se encuentran en los Juzgados de turno e informa diariamente al inicio y finalización de la jornada laboral al Jefe del Departamento;


10. Obtener el acta y autos del expediente que aún no hayan sido entregado por parte de los juzgados, según lo amerite las condiciones del caso;







DEPARTAMENTO DEL SISTEMA INFORMÁTICO DE

APOYO A LA DEFENSA PÚBLICA -SIADEP-


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3. DEPARTAMENTO DEL SIADEP

x. Jef@ del Departamento del SIADEP


Coordina: Coordinaciones de Unidad, Departamentales y Municipales, Abogados Defensores Públicos y Asistentes de Abogado; y

Supervisa: Supervisor del SIADEP y Asistente del Departamento.


1. Monitorear y supervisar el uso y funcionamiento del Sistema Informático de Apoyo a la Defensa Pública -SIADEP- a nivel República;

2. Apoyar en implantar las diferentes mejoras y actualizaciones desarrolladas al sistema informático;

3. Apoyar en la resolución de consultas y dudas sobre el uso adecuado y funcionamiento del sistema;

4. Capacitar a los Abogados Defensores Públicos y personal con relación en el uso y funcionamiento del sistema






xi. Supervisor@ del SIADEP

Reporta: Jefe del Departamento del SIADEP; yCoordina: Asistente del Departamento, Abogados Defensores Públicos

y Asistentes de Abogado.


1. Revisar la aplicación y funcionamiento correcto del Sistema Informático de Apoyo a la Defensa Pública -SIADEP- a nivel República;



2. Monitorear el ingreso de datos e información al Sistema del SIADEP por parte de los Abogados Defensores Públicos;

3. Elaborar informes y análisis sobre el funcionamiento y uso del sistema, así como informar y reportar al Jefe del Departamento;

4. Apoyar en la implementación de las diferentes mejoras y actualizaciones desarrolladas al sistema informático;

5. Apoyar en la resolución de consultas y dudas sobre el uso adecuado y funcionamiento del sistema;






xii. Asistente del Departamento del SIADEP

Reporta: Jefe del Departamento del SIADEP; yCoordina: Supervisor del SIADEP


1. Asistir en el monitoreo de ingreso de datos e información al Sistema por parte de los Abogados Defensores Públicos;

2. Asistir en la elaboración de informes y análisis sobre el funcionamiento y uso del sistema;

3. Asistir en la implementación de las diferentes mejoras y actualizaciones del sistema;

4. Apoyar en la resolución de consultas y dudas sobre el uso adecuado del sistema;

5. Asistir en el análisis de Leyes para la actualización del los delitos en el catálogo del SIADEP;



6. Cumplir con todas aquellas funciones, atribuciones y responsabilidades que le asigne su Jefe Inmediato como es la elaboración de Oficios, Circulares, Memorándum, Memoria de Trabajo, Archivo de todos los documentos importantes de dicha jefatura;

7. Asistir en los diferentes eventos, reuniones, talleres, seminarios, mesas de trabajo y otras actividades requeridas por la institución;





COORDINACIÓN ESPECIALIZADA EN CASOS PENALES DE

MAYOR RIESGO


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1. COORDINACIÓN ESPECIALIZADA EN CASOS PENALES DE MAYOR RIESGO

xiii. Abogad@ Defensor@ Públic@ de Planta Especializado en Casos Penales de Mayor Riesgo


Coordina: Abogados Defensores Públicos de Planta Especializados en Casos Penales de Mayor Riesgo, Asistentes de Abogado, y Asistente Administrativo.


1. Asistir en forma gratuita en los casos asignados a las personas que se encuentren sometidas a proceso a partir de cualquier hecho delictivo que los señale como posibles autores de un hecho ilícito ejercitando para el efecto su asesoramiento y asistencia técnico jurídica profesional, para asegurar el cumplimiento de sus derechos constitucionales y procesales, conforme las normas y disposiciones Institucionales;

2. Mantener un control actualizado de la mesa y agenda correspondiente, así como coordinar y supervisar las diligencias asignadas al Asistente de Abogado;

3. Mantener en forma ordenada y cronológica los diferentes documentos y casos en el respectivo expediente;

4. Dar cumplimiento y seguimiento a las recomendaciones dadas en el Sistema Informático de Apoyo a la Defensa Pública -SIADEP- por parte del Director de la División en su efecto;

5. Llevar un estricto control de cada uno de los casos bajo su responsabilidad;

6. Asistir a las reuniones de trabajo programadas por la Dirección de la División;

7. Obtener la mayor cantidad de beneficios legales en favor del imputado;8. Procurar la libertad del imputado por todos los medios legales disponibles

que sean procedentes según la consideración de cada caso en particular;9. Realizar y plantear todas las gestiones técnicas autorizadas por la Ley para

favorecer los intereses y la situación del imputado;10. Velar por los intereses económicos y patrimoniales del imputado con

relación a la responsabilidad civil derivada del delito;11. Ejercer la defensa técnica conforme los derechos y garantías del debido

proceso;12. Analizar y preparar la estrategia de defensa;


13. Asistir técnicamente al imputado en las declaraciones que rinda durante el proceso, asesorándolo para el ejercicio de su defensa material e informándole de manera comprensible su situación jurídica;

14. Buscar y aportar pruebas en favor del imputado;15. Asistir y actuar técnicamente en todas las fases del proceso;16. Efectuar regularmente, visitas carcelarias para informar al imputado del

estado de la causa y de su situación jurídica;17. En caso de que el imputado no se encuentre bajo detención, mantener

la comunicación necesaria y periódica, y velar siempre por el respeto de sus derechos;

18. Velar por el cumplimiento del debido proceso y las garantías procesales;

19. Controlar la legalidad, objetividad y pertinencia de la actividad probatoria realizada por la policía, el fiscal y el juez;

20. Interponer correcta y oportunamente los recursos idóneos que la Ley permite contra las decisiones judiciales;

21. Verificar el respeto de los derechos del imputado y gestionar la satisfacción de sus necesidades básicas de competencia;

22. Supervisar y mantener actualizados los sistemas de registro de información de casos (SIADEP) a nivel nacional;








xiv. Asistente de Abogad@

Reporta: Abogado Defensor Público de Planta Especializado en Casos Penales de Mayor Riesgo;

Coordina: Abogados Defensores Públicos de Planta Especializados en Casos Penales de Mayor Riesgo, Asistentes de Abogado y Asistente Administrativo.


1. Asistir y diligenciar al Abogado Defensor Público de Planta Especializado en Casos Penales de Mayor Riesgo en la defensa técnica conforme los derechos y garantías del debido proceso;

2. Asistir al Abogado Defensor Público de Planta Especializado en el cumplimiento del debido proceso y las garantías procesales;

3. Atender y brindar asesoría, orientación y acompañamiento a los interesados y usuarios de los servicios que presta el Instituto referente a consultas, trámites e información general en cada una de las etapas de los procesos asignados a la Coordinación correspondiente;

4. Controlar y dar seguimiento en forma diaria a la agenda, mesa y calendarización del Abogado Defensor Público de Planta Especializado respectivo e informar a las autoridades superiores;

5. Recoger y revisar fichas de casos nuevos y solicitar información en gestión penal sobre el trámite de los procesos;

6. Llevar un registro y control detallado de los turnos cubiertos por los Abogados Defensores, así como de los libros de control interno relacionados;

7. Dar seguimiento y mantener actualizado el Sistema Informático de Apoyo a la Defensa Pública -SIADEP- con la información correspondiente;

8. Elaborar y conformar la documentación necesaria para la realización de las visitas carcelarias;

9. Informar permanentemente al Abogado Defensor Público de Planta Especializado correspondiente el seguimiento a las notificaciones recibidas;

10. Mantener y resguardar en forma ordenada y cronológica los diferentes documentos y expedientes de los casos asignados al Abogado Defensor Público de Planta Especializado y a la Dirección de la División;

11. Elaborar oficios, memoriales, notas, solicitudes e informes estadísticos de la carga de trabajo por cada caso y proceso del Abogado Defensor Público de Planta Especializado y la Dirección de la División;


Documents

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONESdescargas.idpp.gob.gt/Data_descargas/documentos/MANUALDE... · 2014-04-10 · xiv. Jef@ de Sección de Almacén Reporta: Jefe del Departamento Administrativo;