Manual de Politicas

COMISIÓN MUNICIPAL DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO DE XALAPA, VER.

“MANUAL GENERAL DE POLITICAS”

ELABORO Bufete de Asesoria y Servicios

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Manual general de políticas




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Índice Introducción ............................................................................................................................ 4 Objetivos del manual: ............................................................................................................. 5 POLÍTICAS DE LAS ÁREAS DE LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS ............................................................................................................................ 6

SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS ................................................................................... 6 POLÍTICAS DE LA GERENCIA DE CONTABILIDAD ................................................ 6 POLÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS ........................................... 8 POLÍTICAS DE LA GERENCIA DE CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL 9 POLÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE EGRESOS .................................................. 11 POLÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE INGRESOS ................................................ 11 SUBDIRECCIÓN COMERCIAL .................................................................................... 12 POLÍTICAS DE LA GERENCIA DE ATENCIÓN A USUARIOS ............................... 12 POLÍTICAS DE LA GERENCIA DE MEDICIÓN Y CONSUMO ................................ 13 POLÍTICAS DE LA GERENCIA FACTURACIÓN Y COBRANZA ........................... 13 POLÍTICAS DE LA GERENCIA PADRÓN DE USUARIOS ....................................... 14 SUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN .................................................................. 15 POLÍTICAS DE LA GERENCIA DE ADQUISICIONES, RECURSOS MATERIALES, Y SERVICIOS GENERALES ......................................................................................... 15 De la Licitación Pública Nacional .................................................................................... 15 De la Licitación Simplificada ........................................................................................... 16 Del Mantenimiento de Edificios ....................................................................................... 17 Del Mantenimiento de Equipo .......................................................................................... 18 POLÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN ................................................ 18 POLÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES: ...................... 19 Del Mantenimiento correctivo y preventivo ..................................................................... 19 De la dotación de combustible y gas lp. ........................................................................... 20 Del servicio de pipas ........................................................................................................ 20 POLÍTICAS DE LA SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS ......................... 21 POLÍTICAS DE LA CONTRALORÍA INTERNA ......................................................... 22 POLÍTICAS DE LA UNIDAD DE CULTURA DEL AGUA ........................................ 24 POLÍTICAS DE LA UNIDAD JURÍDICA ..................................................................... 25

POLÍTICAS GENERALES DEL AREA OPERATIVA: .................................................... 26 De la atención de reportes de los usuarios:....................................................................... 26 De los servicios prestados por el área de operación: ........................................................ 26 De las rutas de trabajo: ..................................................................................................... 26 Del personal operativo: ..................................................................................................... 26 Del uso de los materiales: ................................................................................................. 27 De seguridad e higiene: .................................................................................................... 27 De los funcionarios públicos de la CMAS: ...................................................................... 27 De la toma de decisiones y manejo de información : ....................................................... 28 Del manejo de correspondencia, documentación y reportes de trabajos: ......................... 28 POLÍTICAS DE SUBDIRECCIÓN DE OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO ............ 29




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POLÍTICAS DE LA GERENCIA DE FUENTES Y TANQUES ................................... 30 Del mantenimiento al equipo de bombeo: ........................................................................ 30 POLÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE FUENTES .................................................. 31 POLÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE TANQUES ................................................. 31 POLÍTICAS DE LA GERENCIA DE MANTENIMIENTO DE LA RED DE AGUA .. 32 De la atención de reportes y quejas de los usuarios: ........................................................ 33 POLÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE OPERACIÓN ............................................. 33 De la reparación de fugas: ................................................................................................ 33 De la ampliación de redes:................................................................................................ 34 De la cuadrilla de albañilería: ........................................................................................... 34 Del taller de balconería: .................................................................................................... 35 De la detección de fugas: .................................................................................................. 35 POLÍTICAS DE LA GERENCIA DE MANTENIMIENTO DE LA RED DE ALCANTARILLADO ..................................................................................................... 36 POLÍTICAS DE LA SUBDIRECCIÓN DE PROYECTOS ............................................ 36 POLÍTICAS DE LA GERENCIA DE COBERTURA E INSTALACIÓN DE TOMAS 37 POLÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE INSTALACION DE TOMAS .................... 38 POLÍTICAS DE LA GERENCIA DE PROYECTOS ..................................................... 38 POLÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE SEGUIMIENTO DE PROYECTOS .......... 38 POLÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE OPERACIÓN DE LA GERENCIA DE PROYECTOS. .................................................................................................................. 39 POLÍTICAS DE LA GERENCIA DE SECTORIZACION ............................................. 39 POLÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE RECUPERACIÓN DE CAUDALES ......... 39 POLÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE ACTUALIZACION DE TOMAS Y DRENAJE ........................................................................................................................ 40 POLÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE LABORATORIO DE MEDIDORES ......... 40 POLÍTICAS DE LA GERENCIA DE PLANTA POTABILIZADORA ......................... 41 POLÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE OPERACIÓN DE LA PLANTA POTABILIZADORA: ...................................................................................................... 41 POLÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO .................................. 42 POLÍTICAS DEL LABORATORIO DE CALIDAD DEL AGUA ................................. 42 De la toma de muestras:.................................................................................................... 42 De los análisis fisicoquímicos y bacteriológicos: ............................................................. 43 POLÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE CLORACION: ........................................... 43




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Introducción La elaboración del presente manual de políticas tiene como propósito fundamental

el contar con un documento de apoyo administrativo, que en forma clara, defina los

lineamientos que orienten y guíen la ejecución de funciones de cada una de las áreas que

integran la Comisión municipal de agua potable y saneamiento de Xalapa, Ver., de acuerdo

a lo que establece su decreto de creación, el reglamento interno y demás normatividades

aplicables.

El hecho de indicar las directrices de cada una de las áreas, permitirá evaluar el

grado de integración que se tiene con respecto al marco legal de referencia, ya que son

aspectos que no deben quedar desvinculados.

Asimismo el sugerir ciertos criterios de acción para determinadas circunstancias,

permite al presente manual auxiliar al personal en la toma de decisiones.




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Objetivos del manual: 1. Informar detalladamente a sus integrantes las políticas generales y de cada una de las

áreas de la Comisión municipal de agua potable y saneamiento de Xalapa, Ver. 2. Describir en forma específica los lineamientos que se deben cumplir en los procesos y

operaciones de la Comisión municipal de agua potable y saneamiento de Xalapa, Ver.. 3. Contribuir a la adecuada inducción del personal de nuevo ingreso, al explicarles

minuciosamente las políticas bajo las cuales deben realizar sus funciones. 4. Incrementar la productividad de los trabajadores, mediante su continua actualización.




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POLÍTICAS DE LAS ÁREAS DE LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

1. Todas las actividades del área administrativa deberán ser tendientes al manejo de los recursos bajo criterios de disciplina y racionalidad presupuestal, buscando la optimización de los mismos.

2. Las áreas encargadas de la administración de los recursos deberán supervisar de manera estricta el apego de los gastos al presupuesto de egresos establecido.

3. Los procesos administrativos de control de ingresos y gastos deberán ser eficientes a fin de garantizar la operabilidad del organismo y la toma de decisiones.

4. El área administrativa deberá enfocar sus acciones a la consecución de los objetivos establecidos en el Programa Operativo Anual y de ser posible su superación.

5. El personal del área deberá realizar sus actividades de manera responsable, con profesionalismo, honestidad y siempre bajo las normas establecidas para la buena coordinación de las actividades para el logro de objetivos.

6. Se debe respetar las líneas de mando a fin de evitar duplicidad de funciones, así como fuga de información.

7. Buscar la participación efectiva de todo el personal en la formulación de planes parciales que les corresponda, a fin de adquirir un mayor grado de compromiso.

8. Creemos que no existe un divorcio entre los intereses del personal y los de la empresa, sino que ambos se satisfacen dentro de un clima de integración y compromiso mutuo.

9. Resaltar el valor del trabajo en equipo, y reconocer la responsabilidad de la organización para integrar equipos de trabajo a través de la colaboración.

10. Exaltar la confianza y el respeto entre supervisores y subordinados para que impere en toda la empresa

SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS POLÍTICAS DE LA GERENCIA DE CONTABILIDAD

1. Los registros contables se harán conforme los principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, las Normas de Información Financiera y los Principios de Contabilidad Gubernamental vigentes

2. La integración, elaboración y presentación de la información contable deberá Apegarse a las disposiciones en materia contable y fiscal del manual de organización contable

3. Los registros contables y la emisión de pólizas se harán diariamente




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4. Las facturas remitidas por la Gerencia de Adquisiciones, Recursos Materiales y Servicios Generales deberán contener además de los requisitos fiscales de Ley el siguiente soporte documental.

i En caso de Adquisiciones derivadas de licitaciones. i) Contrato ii) Orden de compra iii) Fianza (Carta garantía)

ii Compras directas i) Solicitud de material ii) Cotización iii) Disponibilidad presupuestal iv) Orden de compra

iii Adjudicaciones directas i) Dictamen de procedencia ii) Autorización del subcomité de adquisiciones, arrendamientos, administración y

enajenación de bienes muebles y obra pública de la Comisión Municipal de Agua y Saneamiento de Xalapa

iii) Contrato iv) Fianza (s) v) Testigo (s)

iv Mantenimiento Vehicular i) Orden de servicio ii) Solicitud de material iii) Cotización iv) Disponibilidad presupuestal v) Orden de compra vi) Bitácora

v Combustibles y lubricantes i) Memorandum del jefe de departamento de servicios generales ii) Resumen de vales de gas, gasolina o diesel correspondientes al periodo que

ampara la factura iii) Vales de suministro de gas, gasolina y diesel.

vi Servicios generales i) Orden de mantenimiento ii) Cotización iii) Disponibilidad presupuestal 5. Las cotizaciones tendrán una vigencia de tres meses a partir de su fecha de

expedición. 6. El préstamo de pólizas contables o documentos soportes anexos así como de

cualquier otra información financiera resguardada en la Gerencia de Contabilidad, se realizará previa autorización de la Gerencia y deberá registrarse en el control de “Préstamo de Documentación” la siguiente información: fecha de préstamo, documento que se presta (en caso de pólizas indicar tipo, número y breve concepto de la misma), área solicitante, nombre y firma de la persona a




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quien se le entrega, fecha, nombre y firma de la persona que recibe en devolución.

7. La Gerencia de Contabilidad deberá realizar relaciones de facturas para tramite de pago de:

a) Licitaciones b) Compras directas c) Servicios Generales d) Mantenimiento Vehicular e) Combustibles

8. Se debe verificar que la recepción de los materiales o bienes adquiridos se haya efectuado en apego a plazos de entrega establecidos en el contrato u orden de compra y en caso contrario, comprobar la aplicación y el cálculo de la penalización correspondiente.

9. La información financiera de CMAS deberá ser enviada mensualmente en medio magnético a la Dirección de Administración y Finanzas.

10. Integrar y resguardar expedientes con facturas originales de los bienes muebles que conforman el patrimonio de la CMAS.

11. Integrar y resguardar expedientes con fotocopias de actas de entrega recepción de obras de agua potable y alcantarillado que conforman el patrimonio de la CMAS.

12. Integrar y resguardar con fotocopias de escrituras de los bienes inmuebles que conforman el patrimonio de la CMAS.

13. Periodicidad de la emisión de los reportes e información financiera a) Emitir el día 8 de cada mes los Estados Financieros, que comprenderán

Balance General, Estado de Ingresos y Egresos, y Estado de Origen y Aplicación de Recursos.

b) Emitir el día 8 de cada mes los Estados Contables, que incluirán Balanzas de Comprobación, Auxiliares de Cuentas Colectivas de Balance y Resultados, y Conciliaciones Bancarias.

c) Emitir en su caso, el día 8 de cada mes el Estado de Deuda Pública. d) Emitir el día 8 de cada mes el Estado Económico denominado Informe

Ejecutivo de Situación Financiera. e) El pago provisional de impuestos federales se debe determinar y

remitir a la Dirección de Administración y Fianzas, a más tardar 3 días hábiles antes del día 17 del mes inmediato posterior a aquel al que corresponda el pago.

POLÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS

1. Para la baja definitiva de un bien mueble del inventario de la CMAS deberá sujetarse a las características y procedimiento establecido por la ley 539.

2. Se realizará durante los dos últimos meses de cada semestre del año inventario físico de los bienes muebles propiedad de la comisión.




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3. Las actividades y procedimientos del levantamiento del inventario quedará sujeto a lo establecido en el Documento “Políticas y procedimientos para el levantamiento físico del inventario de bienes muebles de la Comisión Municipal de Agua Potable y Saneamiento de Xalapa, Veracruz.”

4. El inventario físico será ejecutado con la intervención de un cuerpo ejecutivo integrado de la siguiente manera: a. Un Coordinador General Subdirector de Finanzas b. Un Coordinador Adjunto Gerente de Contabilidad c. Un Coordinador Operativo Jefe del Departamento de Inventarios d. 2 Supervisores Representante del Órgano de Gobierno

Representante del despacho auditor externo

e. Monitores Asistentes Administrativos f. Usuario Personal con bienes muebles a su servicio

5. El programa de ejecución del inventario deberá ser supervisado y autorizado por la Contraloría Interna.

6. El número de monitores estará en función del personal existente en el Departamento de Inventarios al momento del levantamiento y de los recursos financieros disponibles para las contrataciones eventuales.

7. El proceso de levantamiento de inventario se realizará conforme al calendario de actividades programado.

8. Para la realización del inventario se debe contar con todos los Recursos Humanos y Materiales necesarios.

9. Los bienes muebles que serán sujetos de inventario y que afectarán las cuentas de patrimonio deben tener un promedio mayor a un año de vida útil y un costo, al momento de registro, superior a 12 salarios mínimos de la zona geográfica, a excepción del mobiliario y equipo de oficina el cual se tomará a partir de 6 salarios mínimos.

10. Para efectos de inventario de vehículos se deberá considerar lo siguiente: i. Marca, la casa fabricante del vehículo, ej. Dodge, Ford, Chevrolet.

ii. Modelo, será el año ej. 2004, 2005, 2006, etc. iii. El número de serie será el que se tome directamente de la unidad

completo. iv. Tipo de vehiculo, será el nombre particular asignado al vehiculo, ej.

Pick Up, camión de volteo, F150, etc. POLÍTICAS DE LA GERENCIA DE CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL

1. Para efectuar cualquier erogación con cargo al presupuesto, se deberá contar con un saldo suficiente en la partida específica, debiendo las áreas, abstenerse de contraer compromisos superiores a los establecidos por el presupuesto.

2. Cualquier compromiso de erogación presupuestal de adquisición de bienes o servicios, obra pública o cualquier otra, se remitirá a la autorización de la




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partida presupuestal mediante formato F-FIN-01 (solicitud de requerimiento presupuestal) a la Gerencia de Control Presupuestal.

3. Todos los pedidos deberán estar respaldados por el formato F-FIN-01 de autorización.

4. Los pagos que se realicen con cargo al presupuesto, se efectuarán una vez que los bienes o servicios se hubiesen recibido a su entera satisfacción, a excepción de aquellos casos en que se establezca el pago de anticipos.

5. Solo se autorizarán anticipos con cargo al presupuesto en el caso de adquisiciones de inmuebles, insumos, mobiliario y equipo, ediciones y publicaciones y los otorgados a contratistas para el mantenimiento, mayor y ejecución de obra, siempre y cuando exista disponibilidad presupuestal.

6. Solo se contara con personal eventual para cumplir suplencias o para obra determinada

7. El pago de tiempo extra únicamente será valido para el personal de base sindicalizado

8. La afectación presupuestal por la partida correspondiente a honorarios profesionales estará condicionada a cubrir los siguientes requisitos.

♦ Deberá elaborarse un contrato por el servicio que presta, especificando el periodo de inicio y termino no debiendo ser mayor a un ejercicio fiscal

♦ El pago debe estar condicionado contra la prestación del servicio prestado. ♦ No se otorgan anticipos a cuenta del pago de honorarios ♦ El pago se realizará con cheque nominativo.

9. El área de Adquisiciones será la responsable de llevar el control de los consumos por área.

10. En la partida presupuestal de refacciones y accesorios se apegará a los siguientes lineamientos, en el entendido que de no ser así, será responsable de cualquier anomalía el encargado del área correspondiente.

1. Las refacciones serán utilizadas para bienes muebles propios o rentados, en el último caso siempre y cuando exista contrato donde se estipule.

2. No se darán anticipos por compras de refacciones, salvo en los casos de maquinaria pesada que son de fabricación nacional.

3. Las adquisiciones de refacciones se realizarán con proveedores debidamente establecidos.

11. En el caso de que se incurra en cobros por servicios bancarios y financieros y cobro de comisiones por conceptos de sobregiros o intento de sobregiro o por mal control de saldos bancarios, el pago será cubierto por el responsable de la tesorería o el de manejo de las cuentas.

12. El pago de viáticos al personal procederá únicamente cuando por necesidades del servicio tenga que desplazarse de su lugar de residencia a una distancia mayor a 50 kms.

13. En ningún caso, se podrían otorgar viáticos para sufragar gastos de terceras personas o de actividades ajenas al servicio oficial, ni por cualquier otro motivo diferente al desempeño de una comisión oficial.




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14. La adquisición de bienes muebles se deberá realizar con estricto apego a la Le de Adquisiciones, arrendamiento, administración y enajenación de bienes muebles del Estado de Veracruz- Llave y en su caso la Ley federal en la materia.

POLÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE EGRESOS

15. Todas las compras y gastos se deben sujetar a lo establecido por el MANUAL DE POLÍTICAS PARA LA APLICACIÓN DE LOS LINEAMIENTOS EN EL EJERCICIO DE LOS RECURSOS PÚBLICOS BAJO CRITERIOS DE DISCIPLINA, RACIONALIDAD Y AUSTERIDAD PRESUPUESTAL.

16. El pago a proveedores se realizara los días viernes de cada semana 17. El Departamento de Egresos será el responsable de resguardar los cheques

expedidos hasta que sean entregados a sus beneficiarios. 18. 19. Si transcurrido un plazo de noventa días a partir de la fecha de expedición de un

cheque, éste continúa bajo resguardo del Departamento de Egresos, se procederá a su cancelación debiendo llevar el sello con la leyenda de “Cancelado”.

20. La Subdirección de Finanzas deberá remitir a la Gerencia de Contabilidad la póliza de cheque cancelada para que se realice la cancelación de su registro contable y para su archivo en el consecutivo numérico.

21. No se autoriza el pago de pasivos cuando no exista disponibilidad presupuestal para el pago, o sean servicios duplicados, o por estar pendientes entregas de materiales de licitaciones al almacén.

22. Fondo fijo a) El manejo, distribución y comprobación del fondo fijo asignado a cada área quedará sujeto a lo establecido en el documento oficial LINEAMIENTOS PARA FONDOS FIJOS Y GASTOS A COMPROBAR b) Se autorizará a algunas áreas de la CMAS que por su función así lo requieran la utilización de un fondo fijo para compras urgentes y menores a $500.00 pesos c) El uso de este fondo es solo para compras urgentes o por montos pequeños d) El fondo fijo será de $1000.00 pesos. e) Para la reposición del fondo fijo se consideran las mismas prerrogativas que para el pago de pasivos. f) Las facturas expedidas para las compras realizadas con el fondo fijo deben contener todos los requisitos fiscales.

POLÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE INGRESOS

1. El departamento de ingresos será el encargado con la Subdirección de Comercialización de la proyección del presupuesto de ingresos del Organismo.

2. Al inicio de la jornada y para el ejercicio de su función el (los) cajero (s) recibirán un fondo diario de $400.00 pesos en moneda fraccionaria, por el cual




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se debe firma una bitácora de asignación de fondo diario. Al termino de la jornada el (los) cajero (s) deben reintegrar el mismo monto del fondo diario recibido.

3. Se recomienda realizar cortes parciales de la recaudación diaria al acumular la caja $35,000.00 a. El jefe del departamento o el supervisor de cajas en caso de que la cobranza

lo requiera, realizaran un corte parcial de efectivo utilizando el formato “vale de concentración a caja principal”, entregando una copia al cajero y resguardando el efectivo en la caja fuerte, hasta el momento de hacer la concentración total diaria.

4. La entrega de la recaudación en efectivo diariamente al cierre de la jornada debe ser enviada a través del servicio de traslado de valores para su deposito

5. Para la entrega los empleados de la empresa de traslado de valores deben identificarse plenamente antes de recibir el dinero.

6. La recaudación vía cheque se debe depositar diariamente en la cuenta bancaria destinada para tal fin

7. El pago de los recibos en bancos y Farmacias solo será efectivo en caso de que aún no este vencido el documento.

8. No todos los bancos y farmacias de la localidad están habilitados para la recepción de pagos

9. en caso de que al momento de realizar el depósito de los cheques producto de la recaudación diaria el banco realice mal el registro del importe o de la cuenta, se solicitará de inmediato a la Institución bancaria la corrección del movimiento.

10. En caso de que al momento del cobro se reciba un billete dañado se le solicitará al usuario el cambio del mismo.

11. En caso de que al momento de realizar un cobro con cheque este venga con la información equivocada o incompleta se le devolverá al usuario para la reposición del mismo.

SUBDIRECCIÓN COMERCIAL POLÍTICAS DE LA GERENCIA DE ATENCIÓN A USUARIOS

1. Como primera instancia la atención de quejas, dudas y reclamaciones de usuarios se realizará de manera directa en las instalaciones de la Gerencia de Atención a usuarios.

2. Los usuarios serán atendidos conforme el numero de ficha que tengan asignada al momento de su llegada

3. El criterio de ajuste a recibos facturados se normara por la minuta de fecha 31 de marzo de 2004. (ver documento anexo)

4. Las peticiones de los usuarios deben ser claramente identificadas por el empleado que atienda la queja a fin de dar la respuesta más objetiva y que beneficie en todo momento a las partes involucradas, CMAS y usuario.

5. Al efecto el cliente no siempre tiene la razón




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6. Las inspecciones que se hagan no serán entregadas al usuario, al menos que se justifique su uso y sean solicitadas por escrito a la Subdirección de Comercialización.

POLÍTICAS DE LA GERENCIA DE MEDICIÓN Y CONSUMO

1. Los talones de recibo que contenga lecturas manuales deberán conservarse por un periodo de dos años para quejas y aclaraciones de los usuarios. Al finalizar el periodo se archiva de manera definitiva en el archivo del Organismo.

2. Se deberá mantener un criterio objetivo para la medición del consumo. 3. El personal de campo deberá siempre conducirse con propiedad durante la

ejecución de sus funciones. 4. Se deberá de hacer un buen uso y cuidar el equipo para la toma de lecturas. 5. La retención de recibos en las oficinas se hará a petición por escrito y solamente

es aplicable para terrenos baldíos y dependencias de Gobierno. POLÍTICAS DE LA GERENCIA FACTURACIÓN Y COBRANZA

1. El proceso de facturación y cobranza se lleva de acuerdo a un calendario de facturación, si el pago del usuario no se realiza dentro del periodo marcado por el calendario, deberá esperar a la apertura del sector al siguiente mes.

2. Los cierres de sector en todos los casos solo serán temporales, para correr procesos.

3. Se deberá llevar un control de la transferencia que vía electrónica realicen para el pago de servicio, las dependencias de Gobierno y los altos consumidores, reportando a la Gerencia de Contabilidad los montos comprobados.

De la condonación del servicio 4. De acuerdo a circular emitida por la H Legislatura el 11 de febrero de 1994, se

autoriza a la Comisión Municipal de Agua la condonación del pago por consumo de las escuelas de los Gobiernos Estatales y Federales.

5. La solicitud de condonación de las escuelas primarias y secundarias federales y estatales así como el Acta administrativa de condonación debe ser firmada por el director del plantel y por el presidente de la mesa de padres de familia.

6. La condonación se hará en la Subdirección de comercialización por el personal designado para ese efecto y notificando a la Gerencia de Facturación y Cobranza para afectación del pago mediante proceso interactivo.

7. El subsidio del servicio de agua quedará sujeta a lo establecido por el artículo 100 4º párrafo de la Ley Numero 21 de Aguas del Estado de Veracruz. De la limitación y reconexión del servicio.

8. La limitación del servicio de agua se hará efectiva a partir del 4º mes de atraso de pagos del usuario y en caso de los atrasos en pago de convenios a partir del primer mes.




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9. Antes de limitar el servicio se le debe notificar al usuario que ha incurrido en mora y que debe presentarse a liquidar su adeudo o firma un convenio de pago a fin de evitar la limitación del servicio

10. De no presentarse el usurario antes de la siguiente facturación se instruye al departamento de supervisión y limitaciones a través de la Gerencia de medición y consumo ejecutar la limitación.

11. La reconexión del servicio procederá una vez que el usuario haya cubierto el importe de total de su adeudo o bien haya firmado un convenio de pago en parcialidades y pagado el anticipo correspondiente.

12. Una vez cubierto el pago o firmado el convenio la Gerencia de facturación o el propio usuario, notificará a la Gerencia de Medición y consumo instruya la reconexión del servicio.

13. Los convenios para pagos parciales de adeudos se elaborara de la misma forma para adeudos acumulados y para contratación de tomas nuevas.

14. Las lecturas de altos consumidores serán tomadas en los casos que la instalación lo permita, por el lecturista de usuarios de consumo normal, y será tomada semanalmente por el lecturista designado para ese fin.

15. Para determinar el consumo de altos consumidores se debe verificar la lectura mensual, la lectura semanal así como el histórico de consumos.

16. Todos los cobros que se hagan por ajustes en facturación, anticipos, pagos en parcialidades o cualquier otro concepto derivado de la prestación de servicios de agua potable y alcantarillado se realizarán mediante la forma 6, actualizando la información de la base de datos mediante la captura interactiva de los importes.

17. Todos los cobros que se realicen por conceptos ajenos a la prestación de los servicios de agua potable y alcantarillado se realizarán mediante la elaboración de la forma 7 para integrarlos a la recaudación diaria.

18. La forma 6 y 7 deben incluir: a. Las claves de pago y desglose de conceptos b. Cuenta c. Folio d. Periodo e. Nombre f. Dirección g. Codificación

POLÍTICAS DE LA GERENCIA PADRÓN DE USUARIOS

1. De acuerdo a lo establecido por el Artículo 31 fracción I del Reglamento Interior de la Comisión Municipal del Agua corresponde al C. Subdirector de Comercialización la facultad para celebrar los contratos de servicios de agua potable y alcantarillado.

2. Los contratos de servicio solo serán entregados a los titulares del contrato o a persona con poder legal otorgado por el usuario titular.




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3. Para las modificaciones al padrón de usuarios por cambio de titular de la cuenta, el solicitante deberá comprobar la propiedad legal del bien antes de hacer el cambio.

4. Los oficios de solicitud de baja definitiva deben ser firmados por el titular de la cuenta.

5. Para realizar cambios en el padrón de usuarios cuando es a petición del usuario se deberán solicitar los siguientes documentos de acuerdo al tipo de cambio solicitado: ♦ Corrección de nombre, copia de la credencial del elector del titular ♦ Cambio de propietario: Fotocopia de escritura o documento de sesión de

derechos o constancia notarial de trámite de escrituras. En ambos casos copia del recibo de pago al corriente

6. La Gerencia de Atención a Usuarios puede solicitar modificaciones al padrón de usuarios por cambio de tarifa, cambio de medidor, mediante formato Actualización de Padrón F-C-04.

7. El departamento de Codificación remitirá la relación de cambios en lo códigos de las cuentas para su modificación y actualización en el padrón de usuarios.

SUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POLÍTICAS DE LA GERENCIA DE ADQUISICIONES, RECURSOS MATERIALES, Y SERVICIOS GENERALES .Los procesos de compra se sujetaran a lo establecido por la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.

1) Corresponderá a la Gerencia de Adquisiciones, Recursos Material es y Servicios Generales, la organización, control y ejecución de los procesos de compra, así como la gestión del pago a proveedores.

2) La Gerencia deberá organizar internamente el personal con la finalidad de cumplir en tiempo y forma con todos y cada uno de los procedimientos que integran los diferentes procesos de compra.

De la Licitación Pública Nacional 1. La Gerencia de Adquisiciones, Recursos Materiales y Servicios Generales

será la encargada de realizar todos los procesos de Licitación.

2. La realización de licitaciones será autorizada por el Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles y Obra Pública de la CMAS.

3. Se podrán realizar licitaciones no programadas en caso de urgencia, previa autorización del Director de Administración y Finanzas y Subcomité de Adquisiciones y Obras Públicas.




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4. La programación del concurso deberá ser de acuerdo con el calendario de licitaciones y el presupuesto aprobado.

5. Las adquisiciones de bienes se deberán consolidar los que son de la misma naturaleza.

6. Sólo el Director de Administración y Finanzas podrá suscribir la convocatoria y bases de participación.

7. El “Grupo de Trabajo” formado por la Comisión “Comité para la licitación, se deberá reunir para el análisis del dictamen del concurso.

8. Los contratos los suscribirá a nombre de la Dependencia el C. Director General, el Director de Administración y Finanzas y el Jefe de la Unidad Jurídica.

9. La convocatoria conforme lo establezca la normatividad en la materia.

10. Las preguntas de los proveedores para la junta de aclaraciones podrán recibirse mediante escrito original o vía fax.

11. La junta de aclaraciones deberá celebrarse de conformidad a la normatividad en la materia.

12. El acto de recepción y apertura de propuestas deberá efectuarse los tiempos y condiciones establecidos en la normatividad que rija el procedimiento licitatorio.

13. Se turnará juego de bases y de la Licitación a la Contraloría Interna de la CMAS y al Jefe de la Unidad Jurídica para su revisión, con tres días de anterioridad a la fecha programada de publicación.

14. En los procedimientos en que la adjudicación se distribuya en distintos proveedores y el importe adjudicado a alguno de ellos sea menor al monto máximo para adjudicaciones directas que marque la Ley a que haya lugar, no se le elaborará contrato, únicamente se le otorgará orden de compra.

De la Licitación Simplificada

1. El Gerencia de Adquisiciones, Recursos Materiales y Servicios Generales será la encargada de realizar todos los procesos de Licitación.

2. La realización de licitaciones será autorizada por el Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles y Obra Pública de la CMAS.

3. Se podrán realizar licitaciones no programadas en caso de urgencia, previa autorización del Subcomité

4. La programación del concurso deberá ser de acuerdo con el calendario de licitaciones y el presupuesto aprobado.




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5. Se deben consolidar las adquisiciones de bienes de la misma naturaleza.

6. Sólo el Director de Administración y Finanzas podrá suscribir las bases de participación e invitaciones a proveedores.

7. Se turnarán los oficios de invitación para funcionarios, representantes de usuarios y proveedores con un mínimo de tres días de anticipación.

8. Se deberá reunir el “Grupo de Trabajo” formado por la Comisión para la licitación”, para el análisis del dictamen del concurso.

9. Los contratos los suscribirá a nombre de la Dependencia el C. Director General, el Director de Administración y Finanzas y el Jefe de la Unidad Jurídica.

10. Los proveedores podrán consultar sus dudas ante la Gerencia de Adquisiciones Recursos Materiales y Servicios Generales después de haber recibido su invitación y hasta dos días antes al acto de recepción y apertura de propuestas técnicas y económicas.

11. Se turnará juego de bases a la Contraloría Interna de la CMAS y al Jefe de la Unidad Jurídica para su revisión, con tres días de anterioridad a la fecha programada de invitación a proveedores.

12. En los procedimientos en que la adjudicación se distribuya en distintos proveedores y el importe adjudicado a alguno de ellos sea menor al monto máximo establecido por la Ley para compras directas, no se le elaborará contrato, únicamente se le otorgará orden de compra

Del Mantenimiento de Edificios

1. Las órdenes de servicio deberán justificar las causas y motivos por los que requiere los trabajos.

2. Para que proceda un mantenimiento se deberá contar con presupuesto disponible para tal efecto.

3. Se dispondrá de los materiales con que se cuenta en almacén, procurando hacer uso racional de los mismos.

4. Sólo se solicitarán adquisiciones cuando la causa así lo justifique.

5. Se supervisara cotidianamente la ejecución de los trabajos de manera que se ejecuten en apego al proyecto de mantenimiento y bajo criterios de racionalidad.

6. A la entrega de los mantenimientos se recomendará verbalmente a los usuarios de dichas instalaciones el cuidado de los trabajos.

7. El expediente de Mantenimiento de Edificios estará integrado por:

a) Orden de servicio en original con firma de recibo de conformidad b) Cotizaciones (en los casos que corresponda)




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c) Disponibilidad presupuestal autorizada en original d) Original y copia de la factura rubricada por el Gerente de Adquisiciones,

Recursos Materiales y Servicios Generales. Del Mantenimiento de Equipo

1. Solo se dará mantenimiento a los equipos cuyo costo de mantenimiento sea menor al precio de adquisición nuevo y el equipo se encuentre en buen estado físico.

2. Se procurará proporcionar el mantenimiento con los materiales disponibles y la mano de obra de la Institución.

3. En el caso de que se requiera proveedor externo, se deben solicitar en la medida de lo posible presupuestos a prestadores de servicios del ramo correspondiente.

4. Los equipos que no sean susceptibles de mantenimiento correctivo, se notificará al usuario para que inicie el tramite de baja del bien y lleve a cabo la solicitud de Equipo Nuevo en su caso, mediante el formato de solicitud de material.

POLÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN

1) El jefe del departamento de almacén coordinará las actividades de su personal mediante la distribución del trabajo entre sus subordinados.

2) Aportará información de existencia de material vía fax o telefónicamente. 3) Se imprimirán reportes de cierre de mes de entradas y salidas de material de

almacén y se enviarán copias de los mismos a la gerencia de adquisiciones, recursos materiales y servicios generales y a la gerencia de contabilidad.

4) Se imprimirá listados y resúmenes de todo el movimiento del mes en el departamento de almacén.

5) Se imprimirán listados mensuales de existencias en todos los almacenes de la comisión.

6) Se imprimirán listados de existencias cuando lo soliciten departamentos administrativos y/u operativos.

7) Se deberán establecer puntos de reorden para mantener un stock constante de materiales y suministros.

8) El almacenista será el encargado principal de verificar las existencias de material y reportar cuando sea necesario resurtir, además de llevar un control diario de entradas y salidas de material.

9) Cuando el material que se entregue a almacén sea por licitación, éste podrá ser entregado a cualquier área que lo solicite.

10) Cuando el material que se entregue a almacén sea por compra directa, éste solo se entregará al área a la que va dirigido en la factura.

11) Cuando de requiera (quincenal o mensualmente) se realizará un sondeo de materiales (inventario interno), copiando las claves de los materiales, contabilizando




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los mismos y verificándolo con la relación que imprime el encargado de cárdex, o bien, recibiendo primero la relación de los materiales impresa por el encargado de cárdex y verificando la existencia física de material en almacén.

12) Cuando sea requerido, se reacomodará el material dentro del almacén, siendo coordinados por el jefe de departamento.

13) El almacén no deberá proporcionar ningún material si no se presenta la requisición de material debidamente autorizada y firmada por el jefe, gerente o subdirector del área.

POLÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES: Del Mantenimiento correctivo y preventivo

1) Cuando un vehículo se encuentre recibiendo un servicio de reparación el encargado del parque vehicular o personal designado por el Jefe del departamento de servicios generales, deberá hacer visitas de seguimiento a los talleres mecánicos, eléctricos o de hojalatería y pintura que estén prestando servicios a la CMAS.

2) El servicio de mantenimiento de vehículos se hará cada 6 meses o 10,000 kms lo que suceda primero.

3) Para autorizar la entrada de un vehículo para servicio de mantenimiento, se verifica en el expediente de la unidad la fecha de ingreso a último servicio y si se justifica la solicitud por el tiempo, se realiza el servicio, si no se le informa al encargado de la unidad que deberá realizarlo por su cuenta.

4) Solo en los casos en que la revisión física del vehículo y de acuerdo a análisis de uso correcto de la unidad se hará un servicio de manera extemporánea.

5) No se pagará, ni gestionará pago de servicio alguno que se haya hecho de manera externa a unidades oficiales del Organismo.

6) Asignación de número económico y entrega de resguardos 7) La asignación de número económico de las unidades que conforman el parque

vehicular del Organismo se hará conforme al registro consecutivo de unidades pertenecientes a la CMAS.

8) Cada vehiculo deberá tener integrada un expediente que contenga a) Copia de la factura b) Documentos oficiales (Tenencia, pago de emplazamiento, verificación

vehicular) c) Ordenes de servicio de mantenimiento preventivo o correctivo d) Resguardo

9) Se deberá determinar si hay unidades candidatas a ser dadas de baja del parque vehicular por que resulta incosteable su mantenimiento o reparación.

10) Se debe elaborar proyecto de asignación y/o reasignación de vehículos 11) Para la asignación de unidades nuevas y/o reasignación de unidades usadas se

analizarán los siguientes puntos a) Condiciones físicas de las unidades actuales que conforman el parque

vehicular del organismo




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b) Necesidades de cada área de acuerdo al tipo de trabajo De la dotación de combustible y gas lp.

1. El organismo deberá dotar a las áreas operativas el combustible, aceites y lubricantes necesarios para el óptimo desarrollo de sus funciones

2. El departamento de servicios generales es el área encargada de la CMAS de controlar las dotaciones de gasolina.

3. La dotación se controlará mediante vales de suministro 4. Los vales de suministro serán solicitados y mandados a elaborar por la Gerencia de

adquisiciones, recursos materiales y servicios generales. 5. Los vales deben llevar registrado un número consecutivo 6. Los vales serán resguardados en el departamento de almacén 7. El uso que se de a los vales será responsabilidad del encargado de suministro y

control de combustible y gas lp 8. Los vales deben llevar firma de Visto bueno del Encargado del parque vehicular y

del Jefe de departamento de servicios generales, siendo estos coorresponsables del uso que de éstos se haga.

9. El servicio de suministro de combustible será licitado por la Gerencia de Adquisiciones, recursos materiales y servicios generales, asignándose a un solo prestador de servicio en cada caso, uno para gasolina y diesel y otro para gas lp.

10. En el caso de aceite para motor a gasolina o motor a diesel, aceite para la dirección hidráulica, liquido de frenos, grasa o filtro de aire, el departamento de Servicios Generales deberá designar personal encargado de la dotación de éstos.

11. El personal designado deberá verificar los niveles de la unidad a fin de determinar las necesidades de abastecimiento.

12. Se deberá realizar un recibo de material de stock y recabar firma del conductor de la unidad.

13. En la carpeta de cada unidad vehicular se debe ingresar registro del servicio o dotación de lubricantes que haya recibido.

14. Mensualmente se elaborará un reporte de la cantidad entregada de cada uno de los insumos entregados.

Del servicio de pipas

1. Por viaje de agua se entenderá el servicio de distribución de agua por medio de pipas

2. Los viajes de agua son de dos tipos: a) De apoyo: El que se da a la comunidad sin ningún costo b) Viajes pagados: Se da al solicitante previo pago de una cuota de recuperación.

3. La distribución de agua por pipa se hará priorizando de la siguiente manera: a) Usuarios de colonias que tengan varios dias sin servicio de agua por responsabilidad del organismo b) Usuarios de colonias que tengan varios dias sin servicio de agua sin que haya responsabilidad del organismo




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c) Usuarios que pagan su servicio y es necesario para su vida cotidiana d) Usuarios que pagan su servicio para actividades recreativas (albercas, juegos acuáticos) o de servicio de un negocio (lavados de autos).

4. La solicitud se puede realizar vía telefónica o por escrito y se turnará al Departamento de Servicios Generales, que determinará la prioridad del servicios conforme al número 3

5. En los casos en que proceda el servicio de manera gratuita, se enviará la pipa mediante orden de servicio entregada al pipero, misma que deberá devolver con firma de recibido del o los beneficiados. Y en los casos en que no se haya podido entregar el servicio por las condiciones del clima o de los accesos accidentados en la orden de servicio deberá especificar los motivos.

6. En los casos de servicios con costo para el usuario, se surtirán si existe la disponibilidad y previo pago del servicio.

7. El departamento de Egresos será el encargado de realizar el cobro y posteriormente turnar al departamento de ingresos para su registro en la recaudación.

8. El departamento de Servicios Generales deberá elaborar mensualmente un reporte de los servicios de distribución de agua por pipa que haya realizado en el periodo.

POLÍTICAS DE LA SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS

1. Todas las actividades y procesos de la Subdirección de Recursos Humanos deberán realizarse con estricto apego a lo establecido por la Ley Federal de Trabajo y leyes federales y estatales que en la materia se han aplicables, el Contrato Colectivo de Trabajo vigente y las Condiciones Generales de Trabajo para el personal de confianza autorizadas por el Órgano de Gobierno.

2. Se encargará de establecer las bases para mejorar el nivel de vida de los empelados del Organismo, y la calidad y funcionalidad de las condiciones para la prestación de su servicio.

3. La Subdirección de Recursos Humanos deberá designar un encargado de la elaboración de los contratos eventuales de prestación de servicios, quien recabará la firma del Subdirector de Recursos Humanos, del trabajador y dos testigos.

4. Deberá designar personal encargado de elaborar las autorizaciones para labores temporales, que de acuerdo a oficio girado por el Sindicato deberá entregarse al personal que será rotado cada 21 días y con el que deberán presentarse a la adscripción que corresponda para cumplir la función que le sea encomendada.

5. Se debe controlar de manera detallada las tarjetas de asistencia en cada una de las áreas que conforman el organismo, para el oportuno registro de las incidencias.

6. Establecer programas de investigación y seguimiento de necesidades de capacitación, para establecer el programa anual de capacitación y mejorar de manera continua el desempeño del personal.




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7. Reconocemos que cada miembro de la organización es una persona importante, con valores que deberán ser reconocidos y desarrollados cualquiera que sea el nivel jerárquico donde se encuentre.

8. Deseamos llevar y mantener relaciones equitativas y justas con los representantes sindicales.

POLÍTICAS DE LA CONTRALORÍA INTERNA

1. Mantener independencia de criterio, esto es, no estar limitado por influencias internas o externas.

2. Mantener buena presentación y aseo personal durante la jornada de trabajo. 3. Portar información oficial expedida debidamente por la autoridad competente. 4. Mantenerse actualizado con los conocimientos inherentes al desarrollo y

aplicación de auditorias. 5. Mantener una auditoria periódica sobre la función de administración de personal,

revisando y evaluando todas las políticas, procedimientos y programas vigentes, a fin de mejorarlos y adaptarlos a la realidad cambiante

6. Elaborará el programa anual de control de auditorias. El cual debe contener los tipos de auditoria a practicar, las unidades, programas y actividades a examinar; los periodos estimados de realización y los días hombre a utilizar.

7. Elaborar anualmente el programa operativo anual y el requerimiento presupuestal de la Contraloría Interna para el ejercicio inmediato siguiente.

8. Cada auditor interno y asistente técnico especializado, elaborará mensualmente reporte de actividades realizadas durante el mes inmediato anterior, y deberá entregarse en los primeros tres días hábiles del mes inmediato siguiente, el cual servirá de base para la elaboración del reporte de avance físico del programa operativo anual.

9. En base al calendario del programa anual inicia revisión conforme lo establecen los siguientes ordenamientos:

a. Lineamientos para la planeación, programación, ejecución e informes de auditoria que realicen los órganos internos de control en la administración publica estatal.

b. Reglamento interior de la Comisión Municipal de Agua y Saneamiento c. Reglamento Interno del Gobierno y de la Administración Pública

Municipal d. Manual de fiscalización emitido por el Órgano de Fiscalización e. Código Hacendario municipal para el estado de Veracruz

10. Se enviará mensualmente a la Dirección de Administración y Finanzas y a miembros del Órgano de Gobierno de la Comisión, el reporte de avance físico del programa operativo anual y reporte de quejas atendidas durante el mes.

11. Cada área deberá proporcionar información suficiente para analizar el manejo de recursos, control interno, flujo de información, cumplimiento de objetivos, cumplimiento de la normatividad, etc




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12. Las observaciones y análisis se registrarán en una cédula de observaciones, que se procesará y entregará a las áreas auditadas para su solventación

13. La Contraloría deberá en todo momento instituirse como un órgano de apoyo en la prevención y corrección de las desviaciones e inconsistencias que las áreas cometan en su operación normal.

14. La Contraloría deberá realizar una revisión del soporte documental de pólizas de cheque previo a su pago, considerando la información contendida en el cuadernillo de atributos.

15. El Contralor Interno deberá tener el debido cuidado y diligencia profesional al efectuar las auditorias, y elaborar los informes correspondientes

16. Los informes serán imparciales, objetivos, oportunos y presentados puntualmente. 17. La información que se obtenga en las auditorias debe permitir obtener evidencias

suficientes, componentes y relevantes, que permitan tener una base sólida y razonable para emitir opiniones.

18. Las sugerencias y recomendaciones deberán ser concretas, pertinentes y viables de implementar.

19. Mantener estricta confidencialidad sobre las evaluaciones realizadas, así como sus resultados.

20. El seguimiento oportuno a la solventación de observaciones e informar a las áreas del estado de las mismas será responsabilidad de los auditores internos y del asistente técnico.

21. Deberá coordinar con la Unidad Jurídica los procedimientos y lineamientos para sancionar las relaciones laborales, acciones administrativas y de operación que contravengan las leyes, reglamentos, códigos y demás legislación aplicable a las funciones de cada área del organismo.

22. El análisis a los Estados Financieros emitidos por la Dirección de Administración y Finanzas serán turnados a los miembros del Órgano de Gobierno, a más tardar cinco días hábiles a la entrega de los mismos a la Subdirección de Finanzas.

23. La revisión del soporte documental de las pólizas cheque, expedidas por el Departamento de Egresos, no excederá de tres días hábiles a la entrega de éstas por dicho Departamento.

24. Se elaborará reporte mensual de pólizas cheque turnadas a la contraloría para su revisión, el cual servirá de base para el informe de avance físico del programa operativo anual.

25. Se realizarán de manera sorpresiva arqueos a las cajas recaudadoras, fondos fijos para cambios y fondos fijos para gastos menores, para evaluar el adecuado manejo de los mismos.

26. La evaluación a los avances del programa operativo anual de las áreas que integran la Comisión, será periódica a fin de detectar desfasamientos considerables en el cumplimiento de metas.

27. La participación de los auditores en el levantamiento de los activos fijos y de materiales será de supervisión activa a fin de detectar debilidades y proponer posibles cambios para mejorar el control interno de los bienes muebles y de consumo.




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28. En los actos de enajenación de activos fijos, material de desecho, donaciones y destrucción de documentos oficiales prescritos, la Contraloría vigilará que esto se apeguen a la normatividad aplicable.

29. La Contraloría dará seguimiento en el mes de maya de cada ejercicio, a la entrega de la modificación anual de la declaración patrimonial de los servidores públicos de la Comisión.

30. En los procesos de entrega recepción de puestos y de la administración, al Contraloría interna vigilará que éstos se apeguen a la normatividad aplicable.

31. Se deberán revisar físicamente cada tercer día hábil, los buzones de quejas y sugerencias, asignados para tal fin, en la Subdirección Comercial y Oficinas Administrativas.

32. El seguimiento de atención a quejas y/o peticiones interpuestas ante esta contraloría, brindada por las áreas de esta Comisión, deberá ser oportuno a fin de reportar mensualmente la situación que guarda cada una.

POLÍTICAS DE LA UNIDAD DE CULTURA DEL AGUA

1. La unidad de cultura del agua es la encargada de difundir los buenos hábitos, costumbres y maneras de usar eficientemente el agua.

2. Los programas de visitas escolares se realizaran por año lectivo de acuerdo al calendario establecido por la Secretarias de Educación de Veracruz

3. El numero de sesiones por cclo escolar será de 8 por grupo atendido. 4. El programa de cultura del agua deberá estar enfocado a dar difusión del uso

racional del agua y concientización en los niños de la importancia del agua y su cuidado.

5. Las pláticas en las escuelas se ofrecerán tanto por lo establecido en el calendario de trabajo como a petición directa que haga la institución educativa de manera oficial al Director General de la Comisión Municipal del Agua en papel membretado y con firma del director del plantel.

6. Tanto las platicas escolares como las visitas guiadas deben tener material didáctico especial para cada nivel educativo.

7. Diariamente deberá hacer una revisión de la prensa local para extraer noticias o notas relacionadas con el organismo y sus servicios.

8. Las notas deberán fotocopiarse en tres tantos uno para la Dirección General, otro para la Dirección de Administración y Finanzas y una tercera para archivo de la unidad, anotando al margen de cada copia la información de la fuente y la fecha de publicación.

9. Se deberá mantener un seguimiento en los medios de comunicación masivos como radio y televisión local para detectar notas acerca del organismo.

10. En los casos en que se requiera presentar una aclaración o ampliación de información, la unidad preparará documento aclaratorio que será firmado por el Director General o para el Director de Administración y Finanzas, previa revisión y autorización del contenido, conservando copia de los documentos.




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POLÍTICAS DE LA UNIDAD JURÍDICA

1. Es la única facultada para dar inicio y seguimiento a los procesos Jurídicos que se instauren por y en contra y por el Organismo.

2. Verificar el estricto cumplimiento de las leyes en la ejecución y desarrollo de las funciones, actividades y servicios que realiza el organismo.

3. Implementará los mecanismos para mantener actualizado el acervo legal que norme las acciones de cada área del Organismo.

4. En coordinación con la Dirección de Operación, Proyectos y Supervisión establecerá los lineamientos a seguir para la afectación de predios que se ven intervenidos por el crecimiento de la red hidráulica general, normando la afectación y la retribución que sobre ésta se haga.

5. En coordinación con la Subdirección de Recursos Humanos, propondrá opciones de solución en caso de conflicto entre los trabajadores y el Organismo.

6. Coadyuvará con las áreas del Organismo en la atención, asesoría y resolución de las reclamaciones presentadas de manera directa por los usuarios del servicio.

7. Participará en la revisión de los documentos legales normativos en los que tenga intervención el Organismo.

8. Apoyará a la Subdirección de Proyectos, en las visitas de campo que se realicen para la verificación de las obras de infraestructura hidráulica llevadas a cabo por el Organismo.




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POLÍTICAS GENERALES DEL AREA OPERATIVA: De la atención de reportes de los usuarios:

1) Todo el personal puede recibir comentarios, quejas o sugerencias de los usuarios de los servicios de la CMAS, y en la medida de sus posibilidades debe ofrecerles vías de solución. Sin embargo se recomienda que estas quejas, sugerencias y comentarios sean canalizadas a las área correspondientes para que se encuentre la solución más óptima para el usuario y para la CMAS.

De los servicios prestados por el área de operación:

1) Todos las actividades operativas que proporcione la Comisión Municipal de Agua potable y Saneamientos de Xalapa, Ver. (CMAS) deben efectuarse en forma eficiente, con calidad, minimizando costos, optimizando el uso de los recursos y garantizando el cumplimiento de la Ley 21 de aguas del estado de Veracruz, las normas oficiales mexicanas (NOM), las regulaciones emitidas por la Comisión Nacional del Agua (CNA), normas de salubridad (SSA), ley de obras públicas federales o estatales dependiendo del origen de la obra, ley 100, el reglamento interno,y de todas aquellas normatividades vigente que la rijan.

2) El volumen de servicios y actividades ejecutadas anualmente por él área operativa de la CMAS, será acorde al uso racional de sus recursos humanos, financieros, técnicos y materiales, y de acuerdo a la capacidad instalada de la infraestructura, mobiliario y equipo técnico de CMAS.

3) Los servicios que proporcione la CMAS a los usuarios, deberán propiciar en la medida de lo posible la integración de los esfuerzos de los distintos niveles de gobierno, de instituciones de educación e investigación y de compañías privadas, para fomentar el manejo sustentable de los recursos hidráulicos.

4) Todas las operaciones que efectué el personal de la CMAS deben considerar como prioritario el hacer y fomentar un uso eficiente del agua.

De las rutas de trabajo:

1) Las rutas de trabajo y los puntos de muestreo deben determinarse de acuerdo a criterios de ubicación y orientación que disminuya el tiempo de traslado, y contribuya a optimizar el tiempo total de trabajo.

Del personal operativo:

1) Cuando exista excesiva carga de trabajo, los trabajadores deben realizar todo tipo de actividades sin importar su categoría, con la finalidad de resolver la problemática.

2) Se recomienda capacitar al personal para que les sea posible realizar cualquier actividad operativa (albañil, pedrero, etc.).

3) Las cuadrillas deben procurar dejar siempre limpia el área de trabajo.




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Del uso de los materiales:

1) Todo material generado durante la reparación de fugas, que sea susceptible de reciclarse, debe reutilizarse, siempre y cuando no incumpla alguna normatividad de salubridad o de la CNA que rigen la operación.

2) Los materiales de excavación se separan (pavimento, base arena, grava, tierra y piedra) y los que pueden reciclarse se vuelven a utilizar, y los que no, se recogen para desecharlos.

3) Se debe reutilizar el material para evitar tiempo muerto y dar continuidad a la operación, puesto que la prioridad debe ser no detener la operación.

De seguridad e higiene:

1) Todo el personal que ejecute las funciones operativas debe utilizar el equipo de seguridad que se le proporciona para evitar y prevenir accidentes y/o enfermedades de trabajo inherentes a sus funciones.

2) Todos los departamentos y gerencias que efectúen labores operativas deben cumplir con los lineamientos señalados en la Ley federal del Trabajo, referentes a la constitución de Comisiones mixtas de seguridad e higiene.

3) Las Comisiones mixtas de seguridad e higiene de las áreas operativas deben supervisar constantemente el uso del equipo y el apego de las normas y reglamentos de seguridad del personal de la sus áreas.

4) Las Comisiones mixtas de seguridad e higiene deben solicitar, programar e implementar cursos de higiene y seguridad industrial de acuerdo a las necesidades de cada área.

5) Las Comisiones mixtas de seguridad e higiene deben supervisar que todas las áreas cuenten con los señalamientos, equipo de seguridad (extinguidores, mangueras contra incendios, botiquines, etc.) e instalaciones (salidas y escaleras de emergencia, regaderas) necesarias para la segura ejecución de sus funciones.

6) Continuamente deben efectuarse simulacros para actuar en caso de emergencias (inundaciones, terremotos, huracanes, fugas de material peligroso, etc.).

De los funcionarios públicos de la CMAS:

1) El área operativa de la CMAS fomentará a través de capacitación constante de su personal, la innovación de los procesos de trabajo que le permitan contribuir al desarrollo del personal y del organismo.

2) Todas las innovaciones dentro de la CMAS o a través de los medios que él proporcione, pertenecerán al organismo y se regirán por lo que estipule la legislación de patentes al respecto.

3) Todos los empleados y personas que presten servicios en nombre y representación de la CMAS deben actuar bajo los lineamientos que se marcan en la legislación vigente del Estado, las políticas y los manuales administrativos de la Comisión. De




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no hacerlo así, la Comisión tomará las decisiones y/o sanciones que considere pertinentes, de acuerdo a la aplicación de la normatividad vigente.

4) Todo el personal que se encuentre laborando en las instalaciones de la CMAS, debe actuar con amabilidad cortesía y oportunidad, claridad y exactitud en la información proporcionada a los ciudadanos que soliciten sus servicios.

5) Tanto el Director general de la CMAS, los directores y subdirectores de las áreas como los gerentes y Jefes de departamentos de la Comisión y en general todo aquel empleado que tenga personal a su cargo, deben demostrar interés hacia sus trabajadores, motivándolos y fomentando entre ellos un ambiente de estabilidad, comunicación, y cooperación.

De la toma de decisiones y manejo de información :

1) Se recomienda que las decisiones que involucren cambios en los procesos y/o funcionamiento de la operación de la CMAS deben comunicarse por escrito a todos los departamentos y personal involucrado.

2) Los sistemas de trabajo, la información privada y confidencial de la CMAS no debe revelarse bajo ninguna circunstancia. De hacerlo, se considerará una falta grave de quien lo haya cometido, y se le aplicará la sanción correspondiente, de acuerdo a la legislación vigente.

3) Se recomienda que para la evaluación de los servicios de la CMAS, se realicen encuestas y entrevistas con los usuarios, para solicitar su opinión sobre los resultados obtenidos y así tomar esa información como base de calificación para determinar el nivel de eficiencia de la CMAS.

4) Cuando exista confusión o duda respecto alguna decisión que afecte el funcionamiento de la CMAS, debe elegirse la alternativa que cumpla con la legislación aplicable, las políticas generales de la Comisión, y/o estar sujeta al criterio de la minimización de costos y que coadyuve al logro de los objetivos de manera eficiente.

Del manejo de correspondencia, documentación y reportes de trabajos:

1. Los reportes diarios de trabajo deben entregarse al siguiente día a las áreas correspondientes entre las 9:00 a.m. y las 10:00 a.m.

2. Los reportes e informes mensuales de trabajo deben entregarse a las áreas correspondientes en los primeros cinco días del mes siguiente.

3. En cuanto se recibe correspondencia, se debe turnar de inmediato al departamento correspondiente.

4. El programa operativo anual se entrega entre los meses de octubre y noviembre, en ningún caso excediendo el inicio del próximo ejercicio.

5. Antes de archivar algún documento, este debe contener todas las firmas de recibido de los departamentos a los que se les turna copia.

6. Todos los expedientes deben estar foliados.




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POLÍTICAS DE SUBDIRECCIÓN DE OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO Disposiciones Generales:

1) La operación y mantenimiento de las redes hidráulicas y de alcantarillado deben cumplir con las normas oficiales de la Comisión Nacional del Agua (CNA) para condiciones de infraestructura sanitaria e hidráulica.

2) Para programar la atención a fugas y contingencias de la red hidráulica y sanitaria se deben considerar factores externos como inventarios de materiales, personal, vehículos, herramientas, equipos, así como políticas laborales de horas extras.

3) En temporada de estiaje, dependiendo de nivel de aportación de ríos a las presas y de la demanda de consumo del usuario, el Subdirector de operación y mantenimiento deberá decidir si es necesario aplicar programas de racionalización del suministro de agua por sectores o periodos de 8 hrs a 12 hrs (etapa 1), 24hrs (etapa 2) y más de 24 hrs. (etapa 3).

4) En temporada de lluvias, si los problemas de turbiedad se presentan de manera cíclica, se recomienda suspender la fuente de abastecimiento que presenta la turbiedad y ejecutar un programa de racionalización del suministro de agua etapa 1.

5) En temporada de lluvias, si constantemente se realiza cambio de la fuente que ingresa a la planta potabilizadora debido a los altos índices de turbiedad, la Dirección de operación, proyectos y supervisión, en conjunto con la subdirección de operación y mantenimiento y la gerencia de planta debe decidir entre cumplir con la norma o ingresar el agua a la ciudad. Si opta por la segunda opción se recomienda realizar continuos lavados de tanques.

6) Los programas de racionalización del suministro de agua, deben elaborarse y ejecutarse procurando causar el menor impacto en el consumo del usuario y tratando de proporcionar al menos por horas el servicio a todos los sectores de la ciudad.

7) En caso de atención de inundaciones (u otras contingencias)el personal de la subdirección de operación y mantenimiento debe ser cuidadoso de no invadir las atribuciones de otras áreas de la comisión y/o de otras instituciones que brinden apoyo a la población (protección civil, bomberos, etc.).

8) Durante las inundaciones, a las zona donde la infraestructura y las condiciones topográficas permiten solucionar la afectación de manera inmediata se le debe clasificar como zonas de solución rápida (ejemplo: Casa Blanca, Naranjal, Coapexpan y Colonia Revolución).

9) Durante las inundaciones a las zonas donde la infraestructura y las condiciones topográficas no permiten solucionar la afectación de manera inmediata se les debe clasificar como zonas de solución lenta (Ejemplo: avenida Lázaro Cárdenas, , Avenida México, Fernando Gutiérrez Barrios, Lagunilla, San Bruno, Baso de Andrade, Sebastián Bach (Araucarias)).

10) Continuamente deben monitorearse los record de volumen de los tanques, para detectar si existen variaciones notables en la demanda de consumo de algún sector de la ciudad. Si esto sucede, se recomienda cerrar las válvulas del sector (momentáneamente) para detectar fugas y/o realizar recorridos por la zona para identificar fugas o tomas clandestinas.




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11) Para realizar las actividades propias de las Subdirección de operación y mantenimiento y de las Gerencias de fuentes y tanques, mantenimiento de la red de agua y mantenimiento de la red de alcantarillado, se debe contar de acuerdo al programa de adquisiciones anual con materiales, herramientas, equipo, parque vehicular en buen estado, personal, etc.

POLÍTICAS DE LA GERENCIA DE FUENTES Y TANQUES

1) La operación de la gerencia de fuentes y tanques deberá cumplir con lo establecido en la ley federal de derechos, la normatividad de la comisión nacional del agua (CNA) en cuanto a uso de agua, permisos de descarga y la ley de aguas nacional.

2) La gerencia de fuentes y tanques es la responsable de solucionar las contingencias en presas, las roturas o fugas en acueductos y en líneas de interconexión. Sin embargo si la dimensión de la fuga requiere de apoyo, se puede solicitar la intervención de la subdirección de operación y mantenimiento u otras gerencias operativas.

3) La gerencia de fuentes y tanques solo debe atender las fugas de la red ubicada de la fuente al tanque, y del tanque a las interconexiones, a menos que, la subdirección de operación y mantenimiento indique lo contrario.

Del mantenimiento al equipo de bombeo:

1) El mantenimiento de equipo de bombeo debe sujetarse a la normatividad eléctrica sobre eficiencia del equipo de bombeo (SE) NOM006_Ener95.

2) El equipo de bombeo debe permanecer apagado durante una tormenta eléctrica para evitar descomposturas por cambios de corriente o la atracción de una descarga eléctrica (rayo).

3) En temporada de lluvias cuando la turbiedad de las fuentes se eleva, se recomienda apagar el equipo de bombeo hasta que la turbiedad haya disminuido.

4) Se debe procurar que el equipo de bombeo esté siempre trabajando en óptimas condiciones. Si presenta fallas en su funcionamiento debe repararse en la brevedad posible (en un máximo de 48 hrs.).

5) Todas las reparaciones del equipo de bombeo deben realizarse por el personal interno de la gerencia, solo en caso de que la falla sea mayor o no se cuenten con los conocimientos, equipo y/o materiales necesarios para su reparación, se asignará a un taller externo para que realice la reparación.

6) Todas las estaciones de bombeo y rebombeo deberán de contar en todo momento con un equipo de repuesto.




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POLÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE FUENTES

1) En el proceso de aforo de canal, se deben realizar dos pruebas, una en la parte de abajo y otra en la parte de arriba del canal. Ambos datos deben compararse para obtener el dato más real del canal.

2) Durante el proceso de aforo se deben realizan mínimo tres pruebas para corroborar la información.

3) Para cumplir cabalmente con el pago de consumo de las fuentes, el departamento, gerencia o subdirección que lo elabore debe apegarse a los estipulado en la ley 21 de aguas del estado de Veracruz.

4) El cálculo trimestral del pago por consumo de agua de las fuentes debe hacerse en los primeros días del siguiente trimestre, ya que sólo se cuenta con quince días para realizar el trámite.

5) El pago de consumo de energía eléctrica de la presa Huizilapan ubicada en el municipio de Quimixtlán Puebla deberán programarse y registrarse en agenda bimestralmente, para evitar omisiones en el próximo pago.

6) El encargado de presa debe realizar semanalmente la limpieza de las instalaciones de la presa.

7) Al realizarse el cambio de personal de las presas, cada encargado de presa que se encontraba de guardia debe de entregar los tanques de las presas limpios.

8) Los encargados de presas deben realizar recorridos de vigilancia a los niveles de tanques sedimentadores y calidad de agua de la presa cada 2 hrs., y cuando hay problemas de turbiedad estos recorridos deben efectuarse durante las 24 hrs.

POLÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE TANQUES

1) El mantenimiento y construcción de tanques de la comisión deberá cumplir con lo establecido en la normatividad de la comisión nacional del agua (CNA) en cuanto a uso y almacenaje del agua.

2) El tiempo asignado al mantenimiento de las áreas donde se ubican los tanques de la comisión depende directamente del tamaño de éstas, por ejemplo, un área de 400 m2 el tiempo de trabajo asignado deberá ser aproximadamente de 2 días con maquinaria, y un área de 30 a 60 m2, el trabajo deberá realizarse en un solo día.

3) El tiempo asignado a la limpieza interior de los tanques, depende del tamaño del mismo. Si la capacidad del tanque es de 100 m3 las labores deben realizarse en 8 hrs., pero si la capacidad del tanque es superior a los 100 m3 las labores pueden ejecutarse en más de 16 hrs, por lo que se recomienda dividirlas en dos turnos.

4) El programar y ejecutar el lavado interior de los tanques, dependerá de la ubicación del tanque. Los tanques de Guerrero y Encanto debe ser autorizado por la dirección general. El tanque ubicado en Toluca y Zona media, debe autorizarlo la subdirección de operación y mantenimiento; sólo los demás tanques del organismo son programados por la gerencia de fuentes y tanques.




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5) En caso de problemas de turbiedad en las fuentes, fugas en la red de distribución y/o otras contingencias (época de estiaje, inundaciones, etc.), se limitarán las labores de limpieza interior de los tanques a las actividades que autorice la subdirección de operación y mantenimiento.

6) La herramienta utilizada para las labores de limpieza deben devolverse inmediatamente al concluir las labores, con excepción de la unidad móvil 9, la cual tiene su propia herramienta.

7) Si no hay suministro de agua a los tanques las bombas se deben mantener apagadas para evitar que se quemen.

8) El nivel de los tanques siempre debe permanecer entre un mínimo 80 lts. y máximo 290.

9) Para que los tanques mantengan su volumen de agua, se puede regular la válvula (con dos o tres vueltas), abriéndola para aumentar su volumen, o cerrando para disminuirlo.

10) Cuando un tanque está lleno, se debe informar a la presa para que suspenda el envío de agua hasta que disminuya su nivel y/o transferir el agua que llega a otros tanques, para evitar desperdicio de agua.

11) Siempre debe permanecer personal en la caseta del tanque para atender el radio transmisor, proporcionar información y vigilar el nivel del tanque.

12) Los informes de los tanques y las fuentes deben solicitarse y registrarse sin falta cada hora. Para ello se utilizará el radio transmisor, pero si este falla debe utilizarse el teléfono.

13) Se debe notificar inmediatamente vía radio o telefónicamente cualquier falla o contingencia en presas, tanques y estaciones de bombeo.

14) Cada tanque debe de contar con un equipo de bombeo de apoyo para evitar la suspensión del servicio.

POLÍTICAS DE LA GERENCIA DE MANTENIMIENTO DE LA RED DE AGUA

1) La operación de la gerencia de mantenimiento de la red de agua debe cumplir con las normas de la comisión nacional del agua (CNA) y la comisión del agua del estado de Veracruz (CAEV).

2) La gerencia de mantenimiento de la red de agua tiene la autoridad para tomar decisiones de bajo impacto de suspensión del servicio de suministro de agua a los usuarios.

3) Deben considerarse decisiones de bajo impacto, las que suspenden el suministro de agua potable por menos de 8 hrs o en sectores no prioritarios de la ciudad.

4) Las decisiones que suspenden el servicio por más de 8 hrs. o en ciertos sectores prioritarios de la ciudad (como el centro) deben considerarse de alto impacto.

5) Cuando se presenten problemáticas que correspondan a decisiones de alto impacto, la gerencia de mantenimiento de la red de agua debe notificar y solicitar autorización al subdirector de operación y mantenimiento, para proceder con la suspensión del suministro de agua a los usuarios.




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6) Las prioridades de la gerencia son las fugas en la red general, al igual que las quejas constantes de los usuarios o bien las señaladas por la dirección general, la contraloría interna o la dirección de operación, proyectos y supervisión.

7) Si la gerencia de mantenimiento de la red de agua no cuenta con el personal, equipo, herramientas o vehículos en óptimas condiciones para atender las contingencias, entonces debe solicitar apoyo a otras áreas.

De la atención de reportes y quejas de los usuarios:

1) Los reportes y quejas de los usuarios se atienden de acuerdo al orden en que se recibieron y se asignaron en las rutas de trabajo, a menos que exista algún trabajo prioritario (fugas en red general, solicitudes del director general, etc.) o la subdirección de operación y mantenimiento señale lo contrario.

2) Las rutas de trabajo deben elaborarse a las 9.30 p.m. para el turno matutino del siguiente día, y antes de las 3:30 p.m. para el turno vespertino, las rutas de los trabajos de detección de fugas deben elaborarse a las 8.30 p.m.

3) Durante la jornada laboral , el secretario debe solicitar vía radio a las 2:15 p.m. y a las 9:15 p.m. a todas las cuadrillas operativas sin excepción, los informes de los trabajos realizados, pendientes por ejecutar y problemáticas del turno.

4) El secretario de la gerencia deba proporcionar información de los trabajos realizados a la subdirección y a cualquier área que lo requiera, siempre y cuando no afecte la operación.

5) Si al solicitar los informes de trabajo del turno aún existen fugas que no se han terminado de reparar, éstas debe reprogramarse para el siguiente turno y/o siguiente día. Solo si son fugas en la red general, se debe continuar con las labores de reparación hasta resolverlas.

6) De preferencia la gerencia de mantenimiento de red de agua debe notificar al usuario el tiempo de solución de la problemática.

POLÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE OPERACIÓN De la reparación de fugas:

1) Si durante la reparación de fugas, el usuario presenta molestia o queja en contra de algún trabajador, se debe primero confrontar al personal, y después al usuario estando el trabajador presente para comprobar la queja. Si se confirma la queja; se elabora memorando, y se notifica al sindicato quien aplica la sanción.

2) El escombro generado por la ruptura del pavimento por la reparación de fugas, debe programarse su recolección durante los siguientes cinco días hábiles.

3) Cuando se reciban reportes de fugas en edificios, se recomienda verificar todas las tomas del edificio y no sólo la del departamento y/o piso de la cual se recibió el reporte

4) Posterior a la reparación de una fuga, se debe reinstalar el servicio lo más pronto posible, se recomienda durante el mismo turno que se efectuó la reparación.

5) Al finalizar las reparaciones, los trabajadores de las cuadrillas de operación deben devolver la herramienta utilizada al almacén de la gerencia.




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De la ampliación de redes:

1) En la ampliación de redes de agua el gerente de mantenimiento de red de agua debe asesorar al usuario en cuanto a la profundidad de la red de agua.

2) En la ampliación de redes por la pavimentación de calles, se recomienda cambiar todas las tomas.

3) Antes de que un fraccionamiento comience a operar, la gerencia de mantenimiento de red de agua debe supervisar el funcionamiento de la infraestructura hidráulica del conjunto habitacional mediante una prueba hidrostática).

De la cuadrilla de albañilería:

1) Para optimizar el tiempo de trabajo se recomienda cargar la unidad asignada a la cuadrilla de albañilería a su máxima capacidad con materiales y herramientas que se requieran para la realización de obras (cemento, cal, arena, etc.), y así evitar realizar varios traslados al almacén de materiales.

2) Si por falta de material o debido a las condiciones climáticas no se termina el trabajo de albañilería que se está ejecutando, se debe reprogramar como prioritario para el siguiente día hábil.

3) Si cuenta con poco tiempo para la realización de obras de albañilería, se recomienda ejecutar aquellas que no requieran de material.

4) De lunes a viernes, el material sobrante debe permanecer en las unidades asignadas a las cuadrillas de albañilería para utilizarlo al día siguiente. Sin embargo se recomienda, el fin de semana, descargar el material de la undiad y devolverlo al almacén de materiales.

5) Durante el turno de trabajo, se debe procurar ejecutar las obras necesarias para terminar con el material cargado en el camión.

6) Si existe algún problema con cualquier trabajador (se le detecta desperdiciando material, no cumple con su trabajo, o abandona sus labores durante su turno, etc.), se debe levantar un acta circunstancial y hacer entrega de ella, al gerente de mantenimiento de la red de agua.

7) Se recomienda elaborar en los primeros ocho días de cada mes, un reporte acumulado del uso de materiales, para verificar la comprobación del material diaria.

8) En caso de existir problema con la comprobación de la utilización de material, debe solicitarse al secretario los formatos de requisición de material de la sección, y confrontarse con los controles internos del departamento de operación, para detectar las anomalías.

9) Si se extravía la documentación de las requisiciones de material se debe solicitar copia de relación de requisiciones de material del mes al jefe de almacén para verificar y aclarar los faltantes del material




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Del taller de balconería:

1) En la elaboración de piezas de balconería se debe dar prioridad a las solicitadas directamente por la subdirección de operación y mantenimiento y/o a las necesaria para proporcionar un servicio óptimo de suministro de agua a los usuarios.

2) Para evitar accidentes y riesgos de trabajo al realizar cualquier trabajo de balconería, el personal debe utilizar el equipo de seguridad asignado (lentes, casco, tapones de oídos, etc.).

3) Se debe mantener el área de trabajo limpia y el material en forma ordenada. 4) Cuando se solicita material para el taller de balconería, éste se deposita en el

almacén general y posteriormente se traslada a la gerencia de mantenimiento de la red de agua. Si el material no coincide con el solicitado se debe notificar al almacen general, y devolver el material-

5) La maquinaria del taller de balconería solo debe enviarse a reparación en fallas mayores o cuando deja de funcionar en su totalidad.

De la detección de fugas:

1) La detección de fugas se recomienda se lleve a cabo por las noches y de acuerdo a lo señalado en la ruta de trabajo. Si no existe ruta de trabajo para las cuadrillas de detección de fugas, se procede a buscar fugas por la ciudad.

2) Si la ubicación de la fuga reportada en la ruta de trabajo no es la correcta, debe continuarse el proceso de detección, hasta que se localice la ubicación correcta de la fuga.

3) Solo cuando la fuga se detecta en un sector prioritario, se deben realizar movimientos de cierre de las válvulas.

4) En caso de no poder cerrar la válvula que controla el sector donde se presenta la fuga, se recomienda comunicarse con el gerente de mantenimiento de red de agua para solicitar información de otras válvulas que se puedan cerrar.

5) Paralelo al proceso de detección de fugas en algún punto de la ciudad, se recomienda realizar la búsqueda de otras fugas en los alrededores.

6) Si hay problemas con el usuario por la realización del proceso de detección de fugas, se opta por reprogramar el trabajo, salvo que la fuga implique peligro para las personas e instalaciones, en cuyo caso se deberá explicar la situación al usuario.

7) Durante tormentas y cerca de torres eléctricas no debe operarse el aparato detector de fugas.

8) Si al realizar el proceso de detección de fugas, circula un vehículo pesado (autobuses de transporte público, camiones de carga, etc.) se recomienda suspender momentáneamente el proceso hasta que el vehículo se haya alejado.

9) Cuando se revisan las redes hidráulicas de tuberías metálicas, es necesario prestar especial atención en el sonido que emite el aparato detector de fugas, para evitar confundir una conexión de tubería metálica con una fuga de agua.

10) Cuando por la naturaleza de sus funciones el personal debe introducirse en una alcantarilla o registro es necesario que espere un tiempo después de la apertura del




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registro, para permitir la dispersión de gases tóxicos y evitar así posibles envenenamientos.

POLÍTICAS DE LA GERENCIA DE MANTENIMIENTO DE LA RED DE ALCANTARILLADO

1) La operación de la gerencia de la red de alcantarillado deben cumplir con las normas oficiales de la comisión nacional del agua (CNA) en cuanto a necesidades, distancia, inclinación, tipo de tubo, piezas de conexión, escalones en pozos, terminaciones, etc.

2) La gerencia de mantenimiento de red de alcantarillado debe asesorar a los usuarios con referente a las descargas sanitarias y pluviales. Se le debe explicar que solo si la capacidad de la infraestructura del drenaje sanitario lo permite, será posible incluirle las descargas pluviales.

3) Es prioridad no tener ninguna fuga de drenaje en la zona centro, seguido de fraccionamientos y colonias.

4) Durante las verificaciones de condiciones de la infraestructura de drenaje sanitario de fraccionamientos, se recomienda que siempre debe estar presente personal de la constructora y un representante de la comisión.

5) Si la gerencia de mantenimiento de la red de alacantarillado no cuenta con el personal, equipo, herramientas o vehículos en óptimas condiciones para atender las contingencias, debe solicitar apoyo a otras áreas.

POLÍTICAS DE LA SUBDIRECCIÓN DE PROYECTOS

1) Los proyectos de ampliación de redes de agua potable y alcantarillado sanitario o pluvial deben elaborarse apegados al presupuesto y convenio preestablecidos entre el usuario y la Comisión Municipal de agua potable y saneamiento de Xalapa (CMAS). Asimismo, la obra debe desarrollararse conforme a los procedimientos de la institución y apegándose a las normas oficiales mexicanas, los lineamientos y manuales de diseño de la comisión nacional del agua (CNA) para elaborar proyectos de agua potable y alcantarillado, ley de aguas nacional, ley 21 de aguas del Estado de Veracruz y el reglamento de fusión y subdivisión de predios.

2) Para requerir una ampliación de redes de agua potable o de alcantarillado, se deberá presentar por parte del(os) solicitante(s) una solicitud de ampliación de redes de agua potable y/o alcantarillado en original y una copia dirigida al director de la comisión municipal de agua potable y saneamiento de la ciudad de Xalapa de Enríquez, Ver. anexando la siguiente documentación. En caso de patronato:

Deberá realizar, previamente los trámites correspondientes para constituir patronato ante la dirección de desarrollo municipal.

Copia del acta constitutiva del patronato debidamente autorizada por el municipio.

Croquis del área referida en la solicitud.




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En caso de solicitante particular: Croquis del área referida.

3) Las dictaminaciones técnicas previas a la pavimentación de una calle se llevarán a cabo previa solicitud de la Dirección de Obras Públicas municipal, y de acuerdo al programa de pavimentación del ejercicio correspondiente. No podrá entregarse a particulares, sólo a la(s) dependencia(s) involucrada(s) (Obras públicas y Participación Ciudadana).

4) El personal designado por la subdirección de proyectos debe llevar a cabo visitas de revisión a las calles para determinar factibilidad de obra antes de ser autorizados los proyectos de las ampliaciones de redes de alcantarillado solicitados por los usuarios

5) Se deberán realizar memorias descriptivas, presupuestos y planos ejecutivos de cada proyecto elegido para su control y supervisión posterior.

6) Se deberán realizar convenios por cada proyecto realizado y deberán ser firmados por el director de operación, proyectos y supervisión de la comisión municipal de agua potable y saneamiento de la ciudad de Xalapa de Enríquez, Ver.

7) Para cada proyecto se deberá realizar visita y levantamiento topográfico, así como estudio de profundidad para la realización de análisis de factibilidad.

8) Se deberá elegir en la planeación y programación de obras con recursos externos todas aquellas que tengan un impacto social, además de factibilidad económica y política para su desarrollo.

9) Toda requisición de materiales al almacén será elaborada por el responsable de la gerencia que lo solicita al subdirector de proyectos para su análisis respetando las políticas de austeridad.

10) Se deberá elaborar un anteproyecto y un antepresupuesto considerando factibilidad económica, social y política para su análisis y aprobación de la subdirección técnica, dirección y visto bueno del consejo de administración.

11) Las visitas técnicas se programan de acuerdo a la fecha de recepción de solicitudes, y dentro de los dos siguientes meses.

POLÍTICAS DE LA GERENCIA DE COBERTURA E INSTALACIÓN DE TOMAS

1) El usuario que solicite contratación de toma domiciliario y/o descarga sanitaria, deberá presentar una solicitud escrita dirigida al Director general del organismo (CMAS).

2) Para tramitar una solicitud de contratación, el usuario debe de contar con la siguiente documentación: copia de escritura, cesión de derechos, acta de entrega-recepción, y en algunos casos excepcionales constancia del jefe de manzana certificada.

3) El presupuesto por contratación de tomas nuevas debe entregarse en un máximo de diez días hábiles siguientes a la entrega de la documentación.

4) La gerencia de cobertura de instalación de tomas, asignará el tipo de vivienda de acuerdo a las políticas de homologación de características de tipo de usuario, autorizadas por la junta del órgano de gobierno el 26 de agosto de 2004 y el costo de las tarifas vigentes.




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5) La prioridad durante el proceso de inspección es la atención al usuario. 6) Únicamente se realizara presupuesto de contratación de agua potable y descarga o

conexión albañal siempre y cuando la red de estos servicios según sea el caso exista frente al predio del solicitante.

7) Los oficios de factibilidades y derechos de conexión sólo pueden ser firmados y autorizados por el director general de la CMAS:

8) La operación general de la gerencia de cobertura e instalación de tomas debe realizarse de acuerdo a los estipulado en la ley 21 de aguas del Estado de Veracruz.

POLÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE INSTALACION DE TOMAS

1) El departamento de instalación de tomas, programara la instalación de la toma domiciliaria de los usuarios, una vez que esos notifiquen al departamento que cuenta con el material y excavaciones requeridas para la instalación solicitada.

2) Se recomienda realizar reuniones cada quince días con el departamento de contrataciones para mejorar la comunicación y la eficiencia en el servicio.

3) Las obras de instalación de tomas deben programarse para realizarse al día siguiente al reporte (excepto el usuario aporta excavaciones y/o materiales).

4) Se da prioridad a los casos urgentes (por ejemplo las tomas en calles, por pavimentación o guarniciones y banquetas).g

POLÍTICAS DE LA GERENCIA DE PROYECTOS

1) La operación de la gerencia de proyectos debe cumplir con las normas oficiales mexicanas, los lineamientos y manuales de diseño de la comisión nacional del agua (CNA) para elaborar proyectos de agua potable y alcantarillado, la ley de aguas nacionales, la ley 21 de aguas del Estado de Veracruz, el reglamento de fusión y subdivisión de predios y las políticas de calidad establecidas por la CMAS.

POLÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE SEGUIMIENTO DE PROYECTOS

1) Las empresas constructoras de desarrollos habitacionales deben cumplir con las especificaciones técnicas de la comisión nacional de agua (CNA) para infraestructura de agua potable y alcantarillado sanitario, y con el reglamento de fusiones del estado.

2) Si las observaciones que se realizan a los proyectos son de trascendencia se debe elaborar una tarjeta informativa, y anexarla al expediente. Cuando son observaciones de menor importancia, solo se notifica verbalmente al constructor y la gerencia de proyectos.

3) Cuando un proyecto es autorizado el usuario debe de notificar el calendario de la obra.

4) Cuando una obra de menores dimensiones (esta información para clasificar las dimensiones de las obras no se proporcionó, y es una cuestión técnica que debe ser




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especificada por la gerencia de proyectos) se debe realizar solo una visita, cuando es una obra grande, se deben realizar al menos tres visitas.

5) Las compañías constructoras responsables de ejecutar las obras de los proyectos autorizados, deben depositar una fianza en los montos y los plazos que indica el reglamento de fusiones y lotificaciones del gobierno del estado.

POLÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE OPERACIÓN DE LA GERENCIA DE PROYECTOS.

1) Al realizar los trabajos de excavación, albañilería y en general trabajos operativos

para la ejecución de proyectos, si la superficie en la que se labora presente terrenos falsos, estos deben rellenarse con grava.

2) El trabajo de excavación debe iniciarse en las partes mas bajas, para evitar deslaves o enzolve de los tubos.

3) Durante la ejecución de las labores operativas, deben indican los tramos donde se va a trabajar, para evitar deslaves, o poner en peligro a los usuarios, o al personal.

POLÍTICAS DE LA GERENCIA DE SECTORIZACION

1) La sectorización de la red de distribución debe proyectarse buscando mejorar el control de la operación del sistema de agua potable.

2) El objetivo de la sectorización de la red es mejorar el conocimiento de la infraestructura hidráulica e incrementar la eficiencia física del sistema de agua potable.

3) Se deben procurar los medios para realizar mediciones de gasto a la entrada de un sector hidrométrico previo al inicio de los trabajos de campo en el mismo.

POLÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE RECUPERACIÓN DE CAUDALES

1) Para la digitalización de redes de agua potable y alcantarillado, de debe utilizar la simbología que indica las normas de la comisión nacional de agua (CNA) de agua potable y alcantarillado en el libro II.

2) En visitas y recorridos siempre se debe portar identificación oficial en algún lugar visible.

3) La operación del departamento de recuperación de caudales estará sujeta a la aplicación de lo estipulado en la ley 21 de aguas del estado de Veracruz.

4) Todos los sondeos e inspecciones de red de distribución y cajas de operación de válvulas deberán registrarse en el formato establecido para este fin.

5) La digitalización de la red de distribución debe realizarse en un plazo no mayor de 5 (cinco) días después de haber efectuado los trabajos de campo.

6) Si se detecta una caja de operación de válvulas (registro) en mal estado debe programarse su reparación para el día hábil siguiente.




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POLÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE ACTUALIZACION DE TOMAS Y DRENAJE

1) La encuestas aplicadas por el departamento de actualización de tomas y drenaje estarán regidas por las políticas y procedimientos establecidos en el manual de encuestadores.

2) La información generada con el levantamiento de encuestas por parte del personal del departamento debe ser sometida a consideración del Gerente de Sectorización, antes de darla a conocer a otras áreas de la comisión.

POLÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE LABORATORIO DE MEDIDORES

1) Los procedimientos de reparación y de operación del departamento de laboratorio de medidores estará sujeta a lo estipulado en la NOM 012 1994.

2) En la atención de usuarios para reparación de medidores se da prioridad a aquellos que han presentado su queja ante la procuraduría federal del consumidor (PROFECO), seguidos de las quejas presentadas ante la contraloría interna, la unidad jurídica o con el director general.

3) Las ordenes de trabajo se realizan en el siguiente turno de haberlas recibido. 4) Los trabajos no realizados se designan al siguiente turno, o a más tardar para el día

siguiente. 5) Los reportes de mal funcionamiento de medidores que remiten otras áreas al

departamento, deben cotejarse con los reportes del usuario para evitar que se dupliquen las órdenes de trabajo.

6) El aforo de los medidores tiene un plazo de tres meses para realizarse (con excepciones).

7) Cuando el usuario presenta mayor saldo por aforos, se coloca durante un mes un medidor patrón, el cual es un medidor especial con mayor exactitud.

8) Se debe proporcionar atención especial a los macro clientes y/o altos consumidores (centros comerciales, oficinas gubernamentales, etc.).

9) Cualquier aparato medidor que llegue al laboratorio de medidores será reparado y probado para asegurar su adecuado funcionamiento.

10) Cuando sea retirado un medidor de alguna toma, se sustituirá de inmediato por otro en buen estado de funcionamiento, esto con el objeto de no dejar de medir el consumo del usuario.

11) Cualquier cambio de aparato medidor, deberá ser reportado de inmediato a la gerencia de facturación y consumo, al departamento de padrón de usuarios.

12) Se deberá llenar formato de recibo de retiro del medidor en todos los casos sin excepción, para entregarse al usuario.

13) Si no se encuentra el usuario en su domicilio y se retira el medidor, se debe entregar el recibo de retiro de medidor a un vecino para que él se lo entregue.

14) En caso de que el medidor sea reparado por cuerpo en mal estado, los daños los pagará CMAS de Xalapa, Ver., y en caso de que el daño sea por medidor destruido,




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atorado, cristal roto, manecilla central rota, conector roto, máquina del medidor destruida, medidor quemado o engranes en mal estado y azolve en medidor los gastos los cubrirá el usuario.

15) A pesar de retirar el medidor, se debe dejar con servicio directo al usuario. 16) Los medidores retirados deben reinstalarse al día siguiente. 17) Si al momento de la visita el usuario se muestra agresivo, se suspende el trabajo y se

reporta. 18) Si el departamento de laboratorio de medidores no cuenta con el croquis donde se

ubica los domicilios a trabajar, se debe solicitar una copia al departamento de codificación.

19) Si el domicilio es difícil de localizar se deja pendiente. 20) Si el medidor se encuentra dentro del domicilio se solicita permiso al usuario, si no

se encuentra el usuario se reporta. 21) Si los materiales o los medidores presentan rupturas se devuelven al almacén y se

notifica. 22) Cualquier diferencia entre el material solicitado y el recibido se notifica de

inmediato al almacén. 23) Cuando se entrega material o medidores al almacén, solo se recibe lo que coincide

con la baja. 24) Se asesora al usuario sobre el medidor más adecuado dependiendo de la zona y el

volumen de consumo. Si su consumo es alto, se recomienda un medidor ¾ o 2’’, si su consumo es medio, se recomiendan medidores volumétricos, magnéticos, chorro único, o chorro múltiple, y si su consumo es bajo, se recomienda un medidor magnético. Si el domicilio se localiza en una zona de alta turbiedad, se recomienda un medidor mecánico.

POLÍTICAS DE LA GERENCIA DE PLANTA POTABILIZADORA

1) La operación de la planta potabilizadora de regirá por lo estipulado en las normas de Secretaría de Salubridad y Asistencia (SSA), las normas de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS), el manual de operación de la planta potabilizadora y el Sistema de Administración de Calidad de la comisión.

POLÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE OPERACIÓN DE LA PLANTA POTABILIZADORA:

1) El departamento de operación regirá todas sus actividades y procedimientos a lo estipulado en las normas NOM-127-SSA1-1994 en cuanto a los procesos de clarificación de agua cruda de la Secretaría de Salubridad y Asistencia (SSA), las normas de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS), los manuales de operación interna del departamento y el Sistema de Administración de Calidad (SAC) de la comisión.

2) El manejo del fondo fijo del departamento de operación se regirá por lo estipulado los lineamientos para fondos fijos y gastos a comprobar.




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3) El manejo de los recursos materiales del departamento de operación se regirá por lo estipulado en los lineamientos del almacén (Manual de políticas para la aplicación de los lineamientos en el ejercicio de los recursos públicos bajo criterios de disciplina, racionalidad y austeridad presupuestal: servicios personales, materiales y suministros, servicios generales y adquisición de bienes muebles).

4) El departamento de operación debe realizar continuamente investigaciones bibliográficas para proponer e implementar mejorar técnicas en el proceso de operación general de la planta potabilizadora.

POLÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO

1) Se debe procurar que el equipo e instalaciones de la planta potabilizadora esté siempre trabajando en óptimas condiciones. Si presenta fallas en su funcionamiento debe repararse en la brevedad posible.

2) Todas las reparaciones del equipo e instalaciones de la planta potabilizadora deben realizarse por el personal interno del departamento de mantenimiento, solo en caso de que la falla sea mayor o no se cuenten con los conocimientos, equipo y/o materiales necesarios para su reparación, se asignará a un taller externo para que realice la reparación.

3) El departamento de mantenimiento debe proporcionar sistemas de emergencia para la planta potabilizadora.

4) La operación del departamento de mantenimiento se sujetará a políticas de no desperdicio, reutilización y optimización de materiales, tiempos y trabajo estipuladas en los manuales de operación de la planta potabilizadora y Sistema de Calidad de la Comisión (SAC).

POLÍTICAS DEL LABORATORIO DE CALIDAD DEL AGUA

1) El laboratorio de control de agua regirá sus procedimientos y operaciones en lo estipulado en las normas NOM-127-SSA-1994, NOM-01-ECOL-1996, NOM-02-ECOL-1996, NOM-02-ECOL-1996, el manual de técnicas analíticas, la norma NOM-SSA1-014-1994, los requisitos internos de la CMAS, el reglamento interno del laboratorio, el seguimiento a programas de laboratorio, la norma ISO 9001:2000 y la norma NMX-EC-17025-IMNC-2000.

De la toma de muestras:

1) El procedimiento de toma de muestra debe realizarse en base a lo especificado en el manual de monitoreo y muestreo (MAC-02).

2) El proceso de toma de muestras de la entrada y salida de agua de la planta potabilizadora debe realizarse cada hora.

3) El proceso de toma de muestra de los tanques y fuentes, deben realizarse de acuerdo a lo estipulado por la Secretaria de Salubridad y Asistencia.

4) El proceso de toma de muestra en el sistema de red, debe realizarse en los tiempos y puntos de muestreos que estipula la Secretaria de Salubridad y Asistencia.




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5) El proceso de toma de muestra en domicilios de los usuarios debe realizarse cuando sea solicitado por ellos mismos, y autorizado por el Jefe del laboratorio de calidad de agua.

6) El jefe de laboratorio debe supervisar continuamente que la cadena de custodia se realice correctamente, durante la entrega-recepción de muestras.

7) Si durante el proceso de toma de muestra en tanques, el personal del laboratorio de calidad de agua, detecta que la muestra no cumple con el parámetro de cloro necesario, se debe notificar inmediatamente al departamento de cloración par que realice los ajustes necesarios al equipo dosificador de gas cloro.

8) El laboratorio de calidad de agua debe supervisar la recolección de muestras de las descargas municipales de aguas residuales realizadas por laboratorios externos, y sí presentan anomalías es necesario realizar observaciones.

De los análisis fisicoquímicos y bacteriológicos:

1) El análisis bacteriológico se debe realizar cada tres meses o de acuerdo a las normas que marca la Secretaría de Salubridad y Asistencia.

2) El análisis bacteriológico y de cloro residual se debe efectuar con la frecuencia y cantidad de muestras que establecen las normas que marca la Secretaría de Salubridad y Asistencia.

3) Todos los análisis fisicoquímicos debe realizarse en baso a lo estipulado en el manual de análisis físico-químicos (MAC-LCA-04).

4) Todos los análisis debe realizarse en baso a lo estipulado en el manual de análisis de bacteriología (MAC-LCA-03).

5) Los límites máximos de los parámetros permitidos en el agua estará sujeta a lo especificado en la NOM-127SSA1 1994.

6) Los resultados obtenidos de los análisis físicoquímicos y bacteriológicos realizados en las fuentes, tanques, sistema de red y domicilios de los usuarios, se considera información de uso institucional, por lo que no debe proporcionarse directamente al usuario o dependencias externas al organismo sin previa autorización del Jefe de laboratorio de calidad, Gerente de planta potabilizadora, y en algunos casos del Director general de la comisión.

POLÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE CLORACION:

1) La operación del departamento de cloración se sujetará a lo estipulado en el programa operativo anual (POA), la norma de la Secretaria de Salubridad y Asistencia (SSA) NOM-127-SSA1-1994 en cuanto a los procesos de desinfección del agua cruda, las normas establecidas por la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS), los manuales de operación interna del departamento y el Sistema de Administración de Calidad (SAC) con sus respectivos procedimientos.

2) El funcionamiento del equipo de hipocloración de las casetas y de la planta potabilizadora debe revisarse dos veces al día.

3) La concentración de cloro en los tanques deben revisarse dos veces al día.




Empresariales, S.C.

REVISO AUTORIZO

ORGANISMO OPERADOR

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4) Se debe procurar que el equipo de cloración esté siempre trabajando en óptimas condiciones. Si presenta fallas en su funcionamiento debe repararse en la brevedad posible.

5) Todas las reparaciones del equipo de cloración deben realizarse por el personal interno del departamento, solo en caso de que la falla sea mayor o no se cuenten con los conocimientos, equipo y/o materiales necesarios para su reparación, se asignará a un taller externo para que realice la reparación.

6) Todas las casetas de cloración deberán de contar en todo momento con un equipo de repuesto.

7) La limpieza de la caseta y el mantenimiento al equipo de cloración debe realizarse una vez por día

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Manual de Politicas