MANUAL DE PROCEDIMIENTOSigacnet2.igac.gov.co/intranet/UserFiles/File...MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ELABORACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y CONTROL DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS, INSTRUCTIVOS,

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

ELABORACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y CONTROL DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS, INSTRUCTIVOS, METODOLOGÍAS, GUÍAS Y

FORMATOS

GRUPO INTERNO DE TRABAJO DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Cód. P12100-01/13.V9

Fecha Sept.de 2013

COPIA NO CONTROLADA

TABLA DE CONTENIDO

No. de pág.

1. OBJETIVO 1

2. ALCANCE 1

3. RESPONSABILIDADES 1

3.1. DE LA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN – GRUPO INTERNO DE

TRABAJO (GIT) DESARROLLO ORGANIZACIONAL 1

3.2. DE LOS RESPONSABLES DE LOS PROCESOS 1

3.3. DEL GIT DE GESTIÓN SERVICIOS ADMINISTRATIVOS 2

3.4. DE LOS COORDINADORES DE GIT 2

3.5. DE TODOS LOS FUNCIONARIOS Y CONTRATISTAS 2

4. GLOSARIO 2

5. NORMAS 3

5.1. LEGALES 3

5.2. TÉCNICAS Y/O RELACIONADAS 3

5.3. DE PROCEDIMIENTO, LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN 3

5.3.1. De los documentos 3

5.3.2. Del control de documentos 4

5.3.3. Del control de formatos, registros y reportes 4

6. FORMATOS, REGISTROS Y REPORTES 5

7. PROCEDIMIENTO - PASO A PASO 6

7.1. ELABORACIÓN O ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS Y FORMATOS 6

7.2. CONTROL DE DOCUMENTOS 8

7.3. CONTROL DE FORMATOS Y REGISTROS 8

8. ANEXOS 9

9. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS 9



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1. OBJETIVO

Establecer las actividades para elaborar y/o actualizar, revisar, aprobar, controlar, oficializar y difundir los documentos (manuales de procedimientos, instructivos, metodologías, guías) y formatos correspondientes a los procesos establecidos en el Sistema de Gestión Integrado - SGI, en el marco del control de documentos y registros.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para la documentación de los procesos que conforman el SGI, inicia con la propuesta de elaboración o actualización del documento o formato, continua con la verificación al cumplimiento de los lineamientos establecidos y termina con su oficialización, difusión y control.

3. RESPONSABILIDADES

3.1. DE LA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN – GRUPO INTERNO DE TRABAJO (GIT) DESARROLLO ORGANIZACIONAL

° Será responsabilidad del Jefe de la Oficina Asesora de Planeación la oficialización y/o derogación de los documentos mediante circular.

° Definir la estructura documental del SGI.

° Orientar metodológicamente la elaboración o actualización y oficialización de documentos de los procesos.

° Asesorar a los responsables para inculcar el mejoramiento continuo de los procesos evidenciándose mediante la documentación actualizada.

° Revisar metodológicamente que el documento cumple con los lineamientos definidos en el Anexo 1. Estructura para elaborar manuales de procedimientos, instructivos, metodologías y guías.

° Codificar los documentos y formatos que son parte del SGI.

° Responder por el registro, control y actualización del listado maestro, permitiendo identificar y consultar las versiones vigentes a través de Igacnet.

° Archivar y conservar los originales de todos los documentos vigentes y obsoletos de acuerdo con las Tablas de Retención Documental -TRD vigentes.

° Asesorar a los funcionarios y contratistas de los procesos sobre la identificación y control de documentos externos.

° Promover en los funcionarios y contratistas de los procesos la aplicación del control de documentos y registros.

3.2. DE LOS RESPONSABLES DE LOS PROCESOS

° Determinar las necesidades en cuanto a elaboración, actualización, implementación o eliminación de documentos y formatos de los procesos.

° Solicitar al GIT Desarrollo Organizacional, la orientación metodológica para la elaboración, actualización o eliminación de los documentos y formatos del SGI.

° Promover que los funcionarios y contratistas que participan en los procesos conozcan y cumplan con lo establecido en los documentos vigentes.

° Validar que los documentos del proceso, correspondan a las actividades que se realizan o, que en el caso de mejora, se van a implementar a partir de su oficialización.

° Aprobar los documentos del proceso, con lo cual autoriza su oficialización.

° Dar a conocer los documentos y formatos que sean elaborados, actualizados o eliminados a todos los funcionarios y contratistas, involucrados en el proceso y dejar evidencia de dicha socialización.

° Disponer la implementación de los documentos y formatos a partir de la publicación.



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° Promover por la actualización de los documentos que son de su manejo, a través de la verificación y seguimiento de los mismos.

° Administrar los documentos externos utilizados en la ejecución del proceso y controlar su distribución.

° Cumplir con las disposiciones establecidas para la gestión documental y la seguridad de la información.

° Informar al Jefe de la Oficina Asesora Jurídica las normas legales que apliquen a su proceso, quien a su vez debe mantener actualizado el Normograma del IGAC.

° Gestionar con la Oficina de Informática y Telecomunicaciones la publicación de los formatos y formularios vigentes que estén dirigidos a terceros y deban ser publicados en la página web del IGAC o de Gobierno en Línea.

3.3. DEL GIT DE GESTIÓN SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

° Generar y difundir los lineamientos para el archivo y manejo de los registros, organizados como evidencia de la realización de las actividades y cumplimiento del objetivo de los procesos.

° Promover la correcta aplicación de las herramientas para el manejo de archivo.

3.4. DE LOS COORDINADORES DE GIT

° Verificar técnicamente que el contenido del documento o formato corresponda a la realidad de lo que se ejecuta y realizará las consultas pertinentes con los demás procesos involucrados y avalará con su firma.

° Solicitar revisión cuando se considere pertinente a la Oficina de Control Interno u Oficina Asesora Jurídica de los documentos que se están elaborando o actualizando en su proceso.

° Socializar con el apoyo del facilitador del Sistema de Gestión Integrado del proceso, los documentos y formatos que se hayan creado o actualizado.

3.5. DE TODOS LOS FUNCIONARIOS Y CONTRATISTAS

° Consultar los manuales de procedimientos, instructivos, metodologías, guías y formatos de los procesos, directamente en Igacnet o a través de la copia controlada que le sea entregada por el responsable del proceso en los casos que aplique.

° Conocer y diligenciar correctamente los formatos publicados en la Igacnet, como evidencia de la trazabilidad de sus actividades en los procesos.

° Participar en las socializaciones realizadas para dar a conocer los documentos, formatos y TRD que apliquen al proceso.

° Devolver la copia controlada que le haya sido entregada para el desarrollo de sus actividades.

4. GLOSARIO

Actualización Proceso mediante el cual un documento se adecúa a las condiciones o prácticas actuales.

Código Conjunto de caracteres alfanuméricos, compuesto por: la identificación del tipo de documento, la dependencia generadora, el consecutivo, el año de publicación y la versión.

Copia controlada Documento en físico o digital que está sujeto al control de su tenencia una vez sea aprobado.

Copia no controlada Documento que no está sujeto al control de su tenencia y distribución.

Documento Información y su medio de soporte (Ejemplo: especificaciones, registros en medio magnético, electrónico, papel, etc.).

Documento externo Es el generado por entidades diferentes al IGAC que debe tenerse en cuenta para la realización de alguna de las actividades en el proceso.



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Documento obsoleto

El que debido a una actualización o eliminación deja de ser vigente.

Documento oficializado

El que se encuentra en el listado maestro publicado en la Igacnet, previa la generación del acto administrativo correspondiente.

Documento propuesta

El que está en proceso de elaboración, actualización o verificación.

Formato Elemento publicado en el cual se registran datos y/o resultados de la ejecución de una actividad.

Llave Campo establecido dentro del formato que facilita el almacenamiento y recuperación de los registros.

Procedimiento Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

Registro Formato diligenciado o documento generado como resultado de las actividades del proceso, que suministra evidencia objetiva de las actividades efectuadas o de los resultados obtenidos.

Reporte Elemento generado por la utilización de una aplicación o un sistema de información.

Tablas de Retención Documental - TRD

Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo de vida de los documentos.

Trazabilidad Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo aquello que está bajo consideración.

5. NORMAS

5.1. LEGALES

° Decreto 4485 de 2009, por el cual se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000: 2009.

° Resolución No.379 de Junio 09 de 2009 por la cual se establece la codificación para identificar las dependencias que conforman el Instituto – IGAC.

5.2. TÉCNICAS Y/O RELACIONADAS

° Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 9001:2008. Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos.

° Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP1000:2009.

° Norma ISO/IEC 17025:2005 – Requisitos generales para la competencia de laboratorios de calibración y ensayo.

° Norma ISO 14001:2004 Sistemas de gestión ambiental

° Norma ISO 27001:2006 Sistemas de gestión de seguridad de la información

5.3. DE PROCEDIMIENTO, LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN

5.3.1 De los documentos

° Sólo se actualizarán los documentos cuando hayan cambios de fondo o contenido (por cambio de normas, responsabilidades o procedimiento).

° En el momento que se presenten cambios necesarios y urgentes en un documento, el responsable debe informar a la Oficina Asesora de Planeación – GIT Desarrollo Organizacional los ajustes necesarios para que mediante circular se autoricen los cambios, hasta tanto se actualice el documento. Dicha circular debe ser proyectada por el responsable del proceso, para firma del Jefe de



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la Oficina Asesora de Planeación.La elaboración o actualización de los documentos estará a cargo de los funcionarios y contratistas designados por los responsables de los procesos.

° La oficialización de los documentos se realiza mediante circular emitida por la Oficina Asesora de Planeación y su publicación se hace a través del listado maestro disponible en Igacnet.

° Los antecedentes del documento elaborado o actualizado deberán mantenerse durante un año en el GIT Desarrollo Organizacional en forma análoga o digital.

5.3.2 Del control de documentos

° La codificación de los manuales de procedimientos, instructivos, metodologías y guías está dada según la estructura del IGAC y consta de los siguientes caracteres. Al código lo antecede la letra P si es un Manual de Procedimientos, I si se trata de Instructivo, M si es Metodología y G si se trata de Guía. Los cinco primeros dígitos indican la dependencia (Subdirección/ Oficina/ Secretaría General, Grupo interno de trabajo, tema específico); luego de un guión (-) los dos dígitos siguientes indican el número consecutivo que identifica el documento de dicho proceso; separados por una barra (/), los dos dígitos correspondientes al año en que se oficializa y por último el número de la versión que corresponde al documento precedido de una V.

° De todo documento oficializado se imprimirá un ejemplar, identificado como ORIGINAL, en el cual se registran las firmas de quienes intervinieron en su elaboración o actualización. Este documento deberá archivarse en la Oficina Asesora de Planeación, de acuerdo con las TRD vigentes.

° Los documentos oficializados son publicados en Igacnet con la identificación de COPIA NO CONTROLADA, para consulta de todos los funcionarios y contratistas del IGAC.

° Las COPIAS CONTROLADAS son entregadas por el GIT Desarrollo Organizacional al responsable del proceso o Coordinador del GIT correspondiente, solo en los casos que el documento no se publica en la Igacnet.

° Cuando existen documentos que a criterio del Subdirector, Jefe de Oficina o Secretario General no deben publicarse en la Igacnet, sólo los responsables o Coordinadores de los GIT correspondientes pueden emitir copias de estos documentos con la identificación de COPIA CONTROLADA. Le deben colocar su rúbrica a cada uno de los folios impresos y debe llevar registro de los funcionarios y/o contratistas a quienes las entregan, asegurando su preservación. Cuando el documento se modifique y/o deja de estar vigente, o el funcionario o contratista a cargo se desvincule, debe proceder a la recuperación y destrucción.

° Por ningún motivo se tomará fotocopia de los documentos identificados como COPIA CONTROLADA por parte de los funcionarios o contratistas a quienes el responsable o coordinador del GIT les haya asignado su tenencia.

° Los originales de los documentos no vigentes deben ser identificados como documento OBSOLETO y mantenerse en el archivo de gestión de la Oficina Asesora de Planeación durante el tiempo establecido en la TRD vigente. La COPIA NO CONTROLADA se retirará de Igacnet y se archivará en una carpeta digital, identificada como DOCUMENTOS OBSOLETOS POR AÑO / POR PROCESO / POR TIPO DE DOCUMENTO (Manual de procedimientos, Instructivo, Metodología y guía).

° El listado maestro de documentos y formatos vigentes se encuentra publicado en Igacnet.

° Las leyes, decretos, resoluciones y demás documentos de tipo legal que sean requeridos por los procesos, deben estar publicados en el Normograma, cuya actualización corresponde a la Oficina Asesora Jurídica.

5.3.3 Del control de formatos, registros y reportes

° La codificación de los formatos está dada según la estructura del IGAC y consta de los siguientes caracteres. Al código lo antecede la letra F, los cinco primeros dígitos indican la dependencia (Subdirección/ Oficina/ Secretaría General, Grupo interno de trabajo y tema específico), luego de un guión (-) los dos siguientes significan el número consecutivo que identifica el formato de dicha dependencia; separados por una barra (/) continúan los dos dígitos correspondientes al año en que se oficializa y después de punto (.) y por último el número de la versión que corresponde al formato precedido de una V.



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° Los formatos no pueden ser modificados directamente por los funcionarios y contratistas de los procesos.

° Los responsables de los procesos deben participar activamente en la definición y análisis de la información contenida en los formatos teniendo en cuenta las necesidades en cada caso, de ser posible tratando de acumular la mayor cantidad de evidencia necesaria en uno sólo formato. En caso de ser necesario deben dejar explícita la forma de realizar su diligenciamiento de acuerdo con la complejidad del formato.

° Los formatos entran en vigencia mediante su publicación en el listado maestro, responsabilidad del GIT Desarrollo Organizacional, por tanto debe tramitarse mediante su conducto.

° Todos los registros que contengan información o datos propiedad del cliente o sea catalogada como confidencial, reservada o sensible para los intereses del IGAC, no podrá ser reutilizada para la impresión y se debe proceder a su eliminación (fotocopias de cédula, borradores de resoluciones, copias de escrituras, hojas de vida, etc.).

° En caso que el responsable del proceso decida eliminar un formato, debe solicitar ante la Oficina Asesora de Planeación su retiro del listado maestro.

° Cuando un funcionario o contratista deba diligenciar un formato, siempre debe descargarlo de Igacnet para evitar así, la utilización de versiones anteriores que se encuentren obsoletas.

° Cuando un funcionario o contratista detecta que un formato no es funcional, que tiene errores o considera que puede ser mejorado, debe informar al coordinador del GIT correspondiente quien evalúa conjuntamente con el facilitador del Sistema de Gestión Integrado del proceso la pertinencia de la actualización y la solicita al GIT Desarrollo Organizacional.

° La información que se encuentra en los registros debe ser legible para asegurar su validez, entendimiento, comprensión, aplicación y manejo.

° Para garantizar la validez de un registro y su trazabilidad, en el momento de diligenciar los formatos se debe:

- Utilizar esfero de tinta indeleble.

- No realizar tachones ni enmendaduras.

- Diligenciar todos los campos de los formatos. Los espacios que no ameriten o no requieran información, deben indicar no aplica (N/A – N.A.). Si el campo que no se diligencia es muy grande, se debe trazar una línea diagonal.

° Todos los registros deben ser archivados en un mismo orden, como fecha, consecutivo, paginación, etc. de tal forma que permitan su fácil recuperación y evite pérdidas o confusión.

° Los funcionarios y contratistas deben archivar o realizar copias de seguridad de los registros y reportes que generen, evitando que se puedan alterar, refundir o perder.

° Los registros son archivados y conservados de forma que puedan ubicarse fácilmente y en condiciones que minimicen los riesgos de perdida, daño o deterioro.

6. FORMATOS, REGISTROS Y REPORTES

F12100-04/11.V4 Registro copias controladas

Se registran los documentos oficializados (Manuales de procedimientos, Instructivos, metodologías y guías), formatos publicados y listado maestro de documentos.

Los períodos de retención de los registros serán los que se determinen en las tablas de retención documental del GIT Desarrollo Organizacional.



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7. PROCEDIMIENTO - PASO A PASO

7.1. ELABORACIÓN O ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS Y FORMATOS

RESPONSABLE ACTIVIDAD

CONTROLES Y ASPECTOS RELEVANTES

Coordinadores GIT y Profesionales asignados del proceso generador

del documento

1. Estudian la viabilidad de la elaboración, actualización o eliminación de un documento o formato del proceso.

Verificar que la propuesta no afecta las actividades de otros procesos.

2. Analizan el documento o formato, teniendo en cuenta las mejoras al proceso, racionalización de trámites, reducción de papel, tiempos de respuesta, cumplimiento de requisitos legales y reglamentarios, disposiciones de las normas técnicas de calidad que le apliquen, compromisos con entes de control, entre otros.

Determinar el orden y/o prioridad para la elaboración o actualización del documento.

3. Elaboran o actualizan el documento o formato de acuerdo con el Anexo 1. Estructura para elaborar manuales de procedimientos, instructivos, metodologías y guías, y la Guía vigente para la presentación de manuales de procedimientos, instructivos, metodologías, guías y formatos igualmente, utilizar en caso de ser necesario el Anexo 2. Guía para el análisis de procesos, previo a iniciar la elaboración o actualización de la propuesta del documento.

Solicitar acompañamiento del GIT Desarrollo Organizacional si lo considera necesario.

Si se identifica la posible mejora de un procedimiento y se requiere una prueba piloto, la documentará mediante una acción de mejora cargada en el aplicativo correspondiente.

Coordinador de GIT del proceso generador del documento

4. Verifica técnicamente el contenido del documento propuesto.

Observar el ciclo PHVA y el Anexo 2 guía para análisis de procesos.

5. Remite propuesta del documento al Coordinador del GIT Desarrollo Organizacional en forma digital.

Coordinador GIT Desarrollo Organizacional

6. Recibe la propuesta y designa al funcionario o contratista para realizar la revisión y acompañamiento metodológico del documento o formato.

Funcionario o contratista del GIT Desarrollo Organizacional

7. Revisa y evalúa la propuesta, teniendo en cuenta la aplicación del Anexo 1. Estructura para elaborar manuales de procedimientos, instructivos, metodologías y guías.

Verificar que se cumpla con los aspectos relacionados con: Identificación racionalización de trámites, reducción de papel, tiempos de respuesta, cumplimiento de requisitos legales y reglamentarios, disposiciones de las normas técnicas de calidad que le apliquen, compromisos con entes de control, entre otros.



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7.1. ELABORACIÓN O ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS Y FORMATOS



Funcionario o contratista del GIT Desarrollo Organizacional

8. Realiza las observaciones o sugerencias a la propuesta presentada y las envía al Coordinador del GIT del proceso o al profesional designado para que realice los ajustes a que haya lugar.

Dejar evidencia de las revisiones realizadas al documento o formato propuesta, para el archivo de antecedentes.

Coordinador GIT Responsable del documento

9. Verifica técnicamente el documento y/o formato y realiza los ajustes necesarios.

10. Envía correo electrónico al Coordinador del GIT Desarrollo Organizacional con el resultado de la verificación técnica y adjunta el documento y/o formato para su oficialización o publicación.

Informar si el documento va a tener restricciones en su publicación.


11. Recibe el documento y/o formato en medio digital, codifica y solicita impresión a un funcionario o contratista del GIT de Desarrollo Organizacional.

12. Envía para firmas el documento original y/o el formato a publicar (continúa paso 16 para el caso de formatos).

Responsable del proceso Subdirector, Jefe de Oficina,

Secretaría General

13. Valida y aprueba el contenido del documento, mediante la firma de este y envía al GIT Desarrollo Organizacional.

Si encuentra inconsistencias remita el documento para su modificación al GIT Desarrollo Organizacional.


14. Recibe el original firmado y prepara la circular para la oficialización del documento.

Incluya en la circular la socialización del documento a los funcionarios y contratistas involucrados. Si el documento se está actualizando, informar la circular que se deroga.

15. Obtiene firma del Jefe de la Oficina Asesora de Planeación en la circular y en el documento original para su oficialización.

16. Solicita a un funcionario o contratista, la publicación en el listado maestro dispuesto en Igacnet del documento oficializado y/o formato aprobado.

Enviar COPIA CONTROLADA en medio digital al responsable o el Coordinador del GIT, en los casos que el documento tenga restricciones de publicación.



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7.2. CONTROL DE DOCUMENTOS




1. Incorpora el original del documento validado y oficializado al archivo de gestión.

2. Al original derogado por circular, se identifica con el sello de OBSOLETO y el que está en medio magnético se archiva en una carpeta digital de obsoletos por año / por proceso y por tipo de documento, en el repositorio digital documental dispuesto para tal fin.

3. Envía los documentos oficializados que tienen restricción de publicación al Coordinador del GIT responsable del proceso, mediante correo electrónico con la identificación de COPIA CONTROLADA (continúa paso 5).

Secretaria Oficina Asesora de Planeación

4. Remite a todas las dependencias la circular de oficialización o derogación, solicitando acuse de recibo.

Verificar que lleguen todos los acuses de recibo de la circular y remitir al GIT Desarrollo Organizacional para su archivo digital o análogo.

Responsable o Coordinador GIT generador del documento

5. Imprime la COPIA CONTROLADA de los documentos restringidos para consulta y distribuye entre los funcionarios y/o contratistas que la requieran.

Firmar cada uno de los folios impresos que hacen parte de la COPIA CONTROLADA.

Llevar registro de los funcionarios y contratistas a quienes se le entrega.

7.3. CONTROL DE FORMATOS Y REGISTROS




1. Incorpora el formato diligenciado y firmado al archivo de gestión.

2. Si se trata de actualización, identifica como OBSOLETO el formato que deja de ser vigente y lo archiva hasta que se dé una nueva actualización.

Conservar el formato vigente y la versión obsoleta anterior.

3. Actualiza el listado maestro.

4. Informa al responsable del proceso y al facilitador del Sistema de Gestión Integrado sobre la publicación del formato.

Coordinador GIT generador del formato – Director Territorial –

Responsable UOC

5. Socializa el uso y diligenciamiento del formato a todos los funcionarios y contratistas involucrados.

Dejar evidencia de la socialización, con el apoyo del facilitador del Sistema de Gestión Integrado.

6. Verifica que se utilicen los formatos publicados en el desarrollo de sus actividades, digital o análogamente.

7. Verifica que posterior a su diligenciamiento y análisis, los registros son archivados.

Comprobar su correcto diligenciamiento.



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7.3. CONTROL DE FORMATOS Y REGISTROS



Coordinador GIT generador del formato – Director Territorial –

Responsable UOC

8. Realiza la copia de respaldo para los registros y reportes digitales.

Tener en cuenta las disposiciones de los manuales de procedimientos e instructivos sobre el acceso a la información generada por el proceso.

9. Archiva los registros y reportes análogos según lo determinado en las TRD vigentes, para su protección y recuperación

10. Mantiene el archivo de los registros por el tiempo mínimo establecido según las TRD vigentes.

8. ANEXOS

° Anexo 1. Estructura para elaborar manuales de procedimientos, instructivos, metodologías y guías

° Anexo 2 Guía para el análisis de procesos.

9. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS

VERSIÓN CAPÍTULO DESCRIPCIÓN FECHA

8

Encabezado Se cambió el nombre del documento de Manual de procedimientos elaboración y control de manuales de procedimientos, instructivos, metodologías y guías a Manual de procedimientos elaboración, actualización y control de documentos.

Junio de 2011

3. Las responsabilidades de todas las dependencias del IGAC cambian a las de los responsables de los procesos institucionales.

5.3.

Se separaron las normas correspondientes a elaboración o actualización de documentos y las de control de documentos.

Se adicionaron normas tendientes a reforzar el control de documentos.

6.

Se implementa nuevamente el formato para control de documentos externos.

Se implementa el formato para priorización de documentos.

Se elimina el formato de listado maestro de documentos y/o formatos.

Se elimina el formato de codificación de documentos, por llevarse su control en Excel.

9.

Se cambia el nombre del capítulo de Flujograma del procedimiento a Procedimiento – paso a paso, de acuerdo con la guía para elaborar manuales de procedimientos, instructivos, metodologías y guías.

Se definen dos procedimientos: Elaboración y actualización de documentos y Control de documentos.

Se ajustaron los procedimientos de acuerdo con las mejoras detectadas.

9

Encabezado

Se cambió el nombre del documento de Manual de procedimientos elaboración y control de manuales de procedimientos, instructivos, metodologías y guías a Manual de procedimientos elaboración, actualización y control de manuales de procedimientos, instructivos, metodologías, guías y formatos, por lo cual se elimina el Manual de Elaboración de formatos y control de registros P12100-02/11.V5.

Sep. de 2013

1. Se incluye la palabra revisión, teniendo en cuenta la nueva estructura para la elaboración de manuales de procedimientos, instructivos, metodologías y guías.

3.

Se incluyen dentro de las responsabilidades a: el GIT Servicios administrativos y los coordinadores de GIT; y se modifican algunas de ellas, teniendo en cuenta la actualización para la elaboración y control de manuales de procedimientos, instructivos, metodologías, guías y formatos, dentro de las cuales están: inclusión de la información técnica es del proceso generador del documento, incluir el cumplimiento de los lineamientos para seguridad de la información análoga y digital, y aclaración del control de los documentos que poseen restricción en la publicación de Igacnet.



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VERSIÓN CAPÍTULO DESCRIPCIÓN FECHA

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4.

Se acopla el glosario – definiciones dejando solo aquellas palabras que intervienen en el desarrollo del manual de procedimientos y se incluyen algunas palabras, tales como: código, documento oficializado, formato, llave, registro, reporte, Tablas de Retención Documental – TRD y trazabilidad. Algunas definiciones se incluyeron en el Anexo 1. Estructura para elaborar manuales de procedimientos, instructivos, metodologías y guías para orientar a los documentadores.

Sep. de 2013

5.3.

Se modifica el numeral 5.3.1. Elaboración y actualización de documentos por De los documentos, en el cual se aclaran los roles a manejar por el generador del documento como parte técnica y el GIT Desarrollo Organizacional como revisores metodológicos.

Se elimina la priorización de documentos en coordinación con el GIT Desarrollo Organizacional y se incluye el capítulo de control de formatos, registros y reportes que especifica su codificación, generalidades y control para garantizar su acceso, trazabilidad y confiabilidad.

6.

Se eliminan los formatos F12100-01/09.V6 Manual de procedimientos / Instructivos / Metodología / Guías y pasa a ser una plantilla para la presentación del documento o formato, F12100-02/11.V1 Priorización en la elaboración y actualización de documentos y F12100-03/11.V3 Control de documentos externos.

7. Se eliminó el capítulo de recursos y sus componentes, teniendo en cuenta que esta información se incluye en la caracterización del proceso.

8. Se eliminó el capítulo de medidas de seguridad y esta información se va a incluir dentro del numeral 7. Procedimiento - paso a paso en la casilla de controles y aspectos relevantes.

9.

Pasa a ser el numeral 7. Según la nueva estructura de los documentos.

Se incluye el 7.3.Control de formatos y registros, para diferenciar el control a manejar, dentro del cual está incluir instrucciones de diligenciamiento en caso de ser necesario y socializar la elaboración o actualización con el respectivo diligenciamiento a los funcionarios y contratistas que los utilicen.

9.1.

Se modifica el numeral 9.1. Elaboración y actualización de documentos pasa a ser el 7.1. Elaboración o actualización de documentos y formatos, en el cual se especifica que el responsable de la elaboración y aplicación de la estructura y plantilla del documento es el proceso generador. El GIT Desarrollo Organizacional revisa metodológicamente y controla los documentos mediante la codificación y la tenencia del documento Original firmado.

9.2. Pasa a ser el numeral 7.2. Según la nueva estructura de los documentos.

10. Se eliminó el capítulo de controles y esta información se incluyó dentro del numeral 7. Procedimiento - paso a paso en la casilla de controles y aspectos relevantes.

11.

Pasa a ser el numeral 8. En el cual se elimina el Anexo 2. Elaboración de un diagrama de flujo y se incluye como Anexo 1. Estructura para elaborar manuales de procedimientos, instructivos, metodologías y guías con el cual se elimina la Metodología Para elaborar Manuales de Procedimientos, Instructivos, Metodologías y Guías M12100-01/11.V6.

ELABORÓ DIRECCION GENERAL

Nancy Gomez Martínez Karen Barriga Bohorquez

REVISÓ METODOLÓGICAMENTE GRUPO INTERNO

DE TRABAJO DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Mónica Rosania Sandoval Araque

VERIFICÓ TÉCNICAMENTE GRUPO INTERNO DE

TRABAJO DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Marcela Yolanda Puentes Castrillón

VALIDÓ, APROBÓ Y OFICIALIZÓ OFICINA ASESORA

DE PLANEACIÓN (E)

Manuel Antonio Maldonado Dueñas

ANEXO 1

ESTRUCTURA PARA ELABORAR MANUALES DE PROCEDIMIENTOS, INSTRUCTIVOS, METODOLOGÍAS Y GUÍAS


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Versión 1

1. RECOMENDACIONES Y/O LINEAMIENTOS GENERALES

La persona designada para documentar

° Observe y analice con las personas que intervienen en la actividad a documentar, los pasos o

aspectos del proceso, método u operación y asegúrese de registrar lo que ocurre en forma fidedigna,

clara y precisa.

° Determine en caso de ser necesario la interacción de otro proceso.

° Determine la forma de racionalizar las actividades que está evaluando, a través del análisis de

aspectos tales como automatización del proceso, reducción de documentos, pasos, requisitos,

tiempos, costos operativos o para el usuario, etc.

° Para procesos misionales, incluya el cumplimiento de disposiciones de las normas de calidad, tales

como identificación y tratamiento de propiedad del cliente, aplicación de diseño y desarrollo,

tratamiento de producto no conforme, normas de información geográfica, etc.

° Cuando lo considere necesario, utilice las herramientas existentes para la identificación y secuencia

de actividades de los procesos (diagrama de flujo, Business Process Management -BPM, entre otras).

° Antes de iniciar la redacción del documento piense en las personas a quienes va dirigido. ¿Quiénes

son? ¿Qué tanto saben acerca del asunto? ¿Cómo trataría el tema en una conversación normal?

Recuerde que debe ser comprensible, evitando en lo posible vocablos extranjeros. Si se trata de

palabras muy especializadas, éstas deben precisarse en el capítulo de GLOSARIO. Sea lo más claro

y específico posible, use frases simples y las palabras más sencillas, documente todas las

condiciones con sus respectivas acciones y cerciórese que la información esté completa. Ver Anexo

2. Cuadro guía para análisis de procesos.

° Verifique que el contenido de cada capítulo y la secuencia de actividades sean lógicos, completos,

exactos y sin vacíos.

° Consulte documentos similares como referentes para la elaboración de nuevos documentos. Si se

evidencia la existencia en otro proceso de documentos aplicables a la necesidad, éstos pueden ser

ajustados o complementados previa concertación con los responsables de los procesos involucrados

y el apoyo del GIT Desarrollo Organizacional.

° Estandarice la terminología y utilice siempre el mismo término para el mismo concepto.

° Cuando se utilicen abreviaturas y siglas, cerciórese que en el primer párrafo en que se anuncie, se

escriba el nombre o la palabra completa y luego utilice solo la sigla. (Ej. Instituto Geográfico Agustín

Codazzi – IGAC).De ser necesario, cree un capitulo denominado símbolos y abreviaturas.

° Reúna los formatos utilizados en el proceso con el diligenciamiento vigente incorporando las

observaciones hechas. Evalúe si realmente es un formato o si se puede simplificar o unificar con otro,

de la dependencia o de otro proceso.

2. ESTRUCTURA DE LOS TIPOS DE DOCUMENTOS

2.1. MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS

El manual de procedimientos es la recopilación organizada y coherente de estándares y procedimientos,

que rigen en una determinada actividad, para que puedan ser desarrollados en forma estandarizada,

metódica y eficiente; está conformado por los siguientes capítulos.

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Fecha Sep. de 2013

Versión 1

CAPÍTULO DESCRIPCIÓN

1. OBJETIVO En este ítem se describe de manera clara el fin del procedimiento a desarrollar. Responde a las preguntas ¿Para qué? o ¿con qué finalidad se hace?

Se recomienda:

Expresar una sola idea.

Utilizar verbos fuertes en infinitivo como: Establecer, ordenar, instalar, erradicar, reducir, aumentar, examinar, comprobar, efectuar, crear, utilizar, desarrollar, proporcionar, definir, calcular, inspeccionar, obtener, transmitir, entre otros.

2. ALCANCE Abarca desde la iniciación hasta la terminación del procedimiento. Así mismo debe especificarse hasta dónde va la responsabilidad del IGAC en los procesos que entreguen productos o servicios al cliente (servicio postventa).

Especifica en términos de la estructura orgánica del IGAC y en forma general los diferentes responsables o involucrados.

3. RESPONSABILIDADES Se relacionan en orden jerárquico las responsabilidades específicas en el contexto del procedimiento documentado.

No transcriba las funciones definidas para la dependencia o el cargo enunciado.

No incluye en este capítulo actividades que hacen parte del procedimiento.

Cuando se requiera detallar una estructura funcional y específica, se relaciona en este capítulo.

4. GLOSARIO Lista de términos y/o conceptos con sus definiciones que se encuentran o son pertinentes en el documento, necesarios para hacer claridad, evitar ambigüedades y homogeneizar la conceptualización de los términos básicos utilizados.

Se presenta en orden alfabético o por temas si el procedimiento así lo amerita.

Cuando aplique, apóyese en el catálogo de objetos de su proceso.

5. NORMAS Se relacionan solo las normas legales, técnicas y procedimentales que enmarcan el proceso descrito.

5.1. LEGALES Se refiere a los aspectos de orden legal y reglamentario que tienen que ver directamente con manual de procedimientos; se deben relacionar en orden jerárquico, de la más reciente a la más antigua, escribiendo el tipo, número, fecha y motivo.

No cite documentos legales que no inciden de forma directa con el desarrollo del procedimiento.

5.2. TÉCNICAS Y/O RELACIONADAS

Describe las reglas, normas y pautas establecidas por entidades u organizaciones rectoras en la materia, incluido el IGAC y que se utilicen como referentes para adelantar el procedimiento descrito.

Para los procesos misionales incluya las normas técnicas de información geográfica.

5.3. DE PROCEDIMIENTO, LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN

Se describen las reglas y pautas internas que fija el IGAC para lograr el óptimo desarrollo y resultado del procedimiento específico.

Para los procesos misionales incluya en este capítulo reglas y pautas precisas sobre el tratamiento que debe darse cumplimiento de las disposiciones de diseño y desarrollo, a la propiedad del cliente y al control del producto y/o servicio no conforme.

Incluir normas de control y de seguridad en este capítulo cuando apliquen.

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Fecha Sep. de 2013

Versión 1


6. FORMATOS, REGISTROS Y REPORTES

Se relacionan los formatos usados en el desarrollo de las actividades y cuando sea necesario los reportes generados por los aplicativos.

Se relacionan los registros generados que hacen parte del Manual de procedimiento y adicionalmente los denominados en las Tablas de Retención Documental del proceso generador.

7. PROCEDIMIENTO PASO A PASO

Es la descripción del paso a paso realizado para obtener el resultado esperado. En él se muestra la secuencia del procedimiento, así:

Responsable: cargo y/o dependencia que realiza el paso.

Actividad: número y descripción detallada del paso que se realiza.

Controles y aspectos relevantes: Actividades para tener en cuenta en la realización del paso (controles, formatos, medidas de seguridad, entre otros).

En la descripción del paso a paso, en lo posible, debe iniciarse la frase con verbo conjugado en tercera persona: radica, entrega, revisa, valida.

8. ANEXOS Se relacionan todos los documentos complementarios requeridos para realizar eficientemente el proceso descrito.


Es la descripción concreta de los cambios del documento actualizado frente a su versión anterior, utilizado la tabla que contiene los campos de: versión, capitulo, descripción y fecha.

Nota: cuando se actualice o modifique el código del documento registre en el campo capitulo la palabra encabezado y en la descripción el código anterior.

CRÉDITOS: en la parte final del documento deben aparecer los nombres completos y las firmas de los funcionarios y/o contratistas responsables de la elaboración, revisión metodológica, verificación técnica, validación - aprobación y oficialización, así:

Elaboró: dependencia y nombre del funcionario y/o contratista que generó el documento.

Revisó metodológicamente: GIT Desarrollo Organizacional y nombre del funcionario o contratista.

Verificó técnicamente: GIT responsable del procedimiento y nombre del Coordinador que generó el documento.

Validó y aprobó: Nombre del Subdirector, Jefe de oficina o Secretaría General, responsable del proceso.

Oficializó: Nombre del Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.

2.2. CONTENIDO DEL INSTRUCTIVO

El instructivo describe detalladamente la forma como se debe ejecutar una actividad; está conformado por los siguientes capítulos. Sin embargo, su contenido depende de la actividad específica que se trate.


1. OBJETIVO Y ALCANCE En este ítem se describe de manera clara el fin del instructivo a desarrollar. Responde a las preguntas ¿Para qué? o ¿con qué finalidad se hace?

Se recomienda:



El alcance abarca desde la iniciación hasta la terminación de la actividad.


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Fecha Sep. de 2013

Versión 1





3. NORMAS DE PROCEDIMIENTO, LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN

Se describen las reglas y pautas internas que fija el IGAC para lograr el óptimo desarrollo y resultado del procedimiento específico.

Para los procesos misionales incluya en este capítulo reglas y pautas precisas sobre el tratamiento que debe darse cumplimiento de las disposiciones de diseño y desarrollo, a la propiedad del cliente y al control del producto y/o servicio no conforme.

Incluir normas de control y de seguridad en este capítulo cuando apliquen.

4. CARACTERÍSTICAS (Opcional) Determina el conjunto de rasgos, atributos o cualidades que sirven para distinguir el objeto del instructivo. En el caso de equipos, máquinas o herramientas, se describe el nombre, marca, modelo y serie. Si se trata de hardware y software se deben relacionar los requerimientos, especificaciones técnicas y el sistema de información que administra los datos. (Aplica para el LNS).

5. INSUMOS (Opcional) Son los necesarios para desarrollar de la actividad tales como: materiales de laboratorio, reactivos, medios de cultivo, formulaciones de análisis etc. (Aplica para el LNS).

6. CALIBRACIÓN O VERIFICACIÓN

Capítulo obligatorio cuando el instructivo corresponde a la operación de un equipo, un software de medición o una determinación analítica. Debe tenerse en cuenta que la calibración es una acción que debe realizarse para garantizar que el dato sea aceptable.

7. PROCEDIMIENTO – OPERACIÓN

Orden secuencial y detallado de los responsables y las tareas que deben realizarse para obtener el resultado esperado.

La descripción de la tarea se redacta iniciando con un verbo en presente imperativo: haga realice, abra, mantenga, informe.

8. ANEXOS Se relacionan todos los documentos complementarios requeridos para realizar eficientemente la actividad descrita.

9. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS Es la descripción concreta de los cambios del documento actualizado frente a su versión anterior, utilizado la tabla que contiene los campos de: versión, capitulo, descripción y fecha.








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Fecha Sep. de 2013

Versión 1

2.3. CONTENIDO DE LA METODOLOGÍA

La metodología describe el orden que se sigue en un tema recogiendo el conocimiento y experiencia, generalmente fija parámetros de análisis e interpretación del procedimiento, debe contener como mínimo los siguientes capítulos, sin embargo su contenido depende del tema específico que se trate.


1. OBJETO Y ALCANCE En este ítem se describe de manera clara el fin de la metodología a desarrollar. Responde a las preguntas ¿Para qué? o ¿con qué finalidad se hace?

Se recomienda:



El alcance abarca desde la iniciación hasta la terminación de la actividad.


2. NORMAS DE TÉCNICAS O RELACIONADAS. (opcional)

Describe las reglas, normas y pautas establecidas por entidades u organizaciones rectoras en la materia, incluido el IGAC y que se utilicen como referentes para adelantar el procedimiento descrito.

Para los procesos misionales incluya las normas técnicas de información geográfica.




4. RECOMENDACIONES Se describen reglas y pautas que se deben tener en cuenta para lograr el óptimo desarrollo de la metodología. Deben ser claras, precisas y hacer referencia a las consideraciones de carácter ético y profesional orientados a contribuir a la materia objeto de investigación o enseñanza.

5. DESARROLLO Descripción en forma metódica del tema en toda su extensión, reflejando la estructura lógica, detallando las estrategias, procedimientos técnicos, y actividades con un mayor o menor rigor, dependiendo del tema que se trate.

6. ANEXOS (Opcional) Se relacionan todos los documentos complementarios requeridos para realizar eficientemente la actividad descrita.

7. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS Es la descripción concreta de los cambios del documento actualizado frente a su versión anterior, utilizado la tabla que contiene los campos de: versión, capitulo, descripción y fecha.








ANEXO 1



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Fecha Sep. de 2013

Versión 1

2.4. CONTENIDO DE LA GUÍA

La guía orienta el curso de una actividad o tarea sin establecer procedimientos fijos ni cursos específicos de acción, está conformada por los siguientes capítulos:


1. INTRODUCCIÓN Es la presentación del contenido del documento, permitiendo al lector ubicarse en el contexto, Debe ser clara y precisa e incluir la descripción del objeto y el alcance.

2. DESARROLLO Relaciona las opciones en forma detallada y el orden secuencial, basadas en el consenso de diferentes puntos de vista, orientando una actividad o tarea.

3. ANEXOS (Opcional) Se relacionan todos los documentos complementarios requeridos para realizar eficientemente la actividad descrita.


Es la descripción concreta de los cambios del documento actualizado frente a su versión anterior, utilizado la tabla que contiene los campos de: versión, capitulo, descripción y fecha.








ANEXO 2

GUÍA PARA ANÁLISIS DE PROCESOS


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Fecha Junio de 2011

Versión 1

INTERROGANTES ELEMENTO

EJECUTADO ACCIONES RESULTADOS

¿QUÉ HACE?

¿Es necesario? ¿Por qué?

¿Sería mejor hacer otra cosa?

¿Podría hacerse algo para mejorarlo o sustituirlo?

¿Sirve para lo que se supone que tiene que servir?

OBJETO

Justificación aplicación real

Eliminar pasos innecesarios

Reunir operaciones homogéneas

Cambiar varias operaciones

Modificar la sucesión

Redistribuir cargas de trabajo

Eliminar ineficiencias

Aumentar la productividad

Reducir costos

Agilizar la elaboración de productos

o la prestación de servicios

¿DÓNDE SE HACE?

¿Por qué se hace en ese sitio?

¿Es el mejor lugar?

¿Existe otro lugar para hacerlo? ¿Cuál?

¿Es posible economizar tiempo, recursos, transporte, haciéndolo en otro sitio?

¿Podría hacerse mejor cambiando la persona o el equipo de lugar?

SITIO DE TRABAJO DONDE SE PRODUCE LA

EJECUCIÓN Eliminar

Combinar

Separar

Mejorar

Simplificar

¿CUÁNDO SE HACE?

¿Existe una mejor ocasión para hacerlo? ¿Cuál?

¿Se hace en una secuencia adecuada?

¿Se puede eliminar tiempo, esfuerzos, recursos, transporte al adoptarse esta secuencia?

¿Puede combinarse en un paso previo o uno posterior?

SECUENCIA

Posición exacta de cada paso dentro del proceso

CA

MB

IAR

Secuencia

Lugar

Persona

Método

Formulario

¿QUIÉN LO HACE?

¿Quién hace el trabajo?

¿Es el funcionario más indicado?

¿Reúne las condiciones requeridas (formación, habilidades, educación y experiencia)?

¿Podría ser otro funcionario? ¿Quién?

¿Cómo podría mejorarse su rendimiento?

EJECUTANTE

Perfil del funcionario que realiza la acción

¿CÓMO LO HACE?

¿Por qué es ejecutado de ese modo?

¿Existen otras maneras de hacerlo?

¿Cómo lo hacen los mejores?

¿El puesto de trabajo, ambiente de trabajo, herramientas y equipo son adecuados a la función?

¿Es complicada la manera como se realiza?

MÉTODOS Y MEDIOS

Modo y medios para ejecutar el trabajo

Documents

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