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DIRECCIÓN GENERAL DE CONTRATACIONES PÚBLICAS (DGCP)
MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA COMPRAS EN ESTADO DE EMERGENCIA
ABRIL-2020
Versión 2.1
(01.04.2020)
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DIRECCIÓN GENERAL DE CONTRATACIONES PÚBLICAS
DIRECCIÓN GENERAL
RAPHAEL FUENTES
Director General
GLADYS BANDIERA
Subdirectora General
IVÁN SALAZAR
Secretario General
DIRECCIÓN JURÍDICA
MARLENE AGUILAR PINZÓN
Directora
MANUEL BECKFORT
Asesor Legal
JUAN LUIS LABRADOR W.
Asesor Legal
DIRECCIÓN DE PROCEDIMIENTO EXCEPCIONAL
OLIVER BONILLA
Director
HEIDY ORTEGA
Asesora Legal
ROGELIO MUÑOZ
Asesor Legal
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ÍNDICE
I. ASPECTOS GENERALES ................................................................................................... 4
II. AUTORIDAD COMPETENTE Y AUTORIZACIÓN ............................................................ 5
III. PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN EN ESTADO DE EMERGENCIA ...................... 5
V. EXCEPCIÓN DE GARANTÍAS Y FIANZAS EN EL PROCEDIMIENTO ESPECIAL DE
ADQUISICIONES DE EMERGENCIA ........................................................................................ 9
VI. EXCEPCIÓN DEL REGISTRO DE PROPONENTE EN EL PROCEDIMIENTO
ESPECIAL DE ADQUISICIONES DE EMERGENCIA .............................................................. 9
VII. PUBLICACIÓN E INFORME EN EL PROCEDIMIENTO ESPECIAL DE
ADQUISICIONES DE EMERGENCIA ........................................................................................ 9
VIII. REMANENTE O SOBRANTE DE BIENES EN EL PROCEDIMIENTO ESPECIAL DE
ADQUISICIONES DE EMERGENCIA ........................................................................................ 9
IX. PLAN ANUAL DE COMPRAS Y ADQUISICIONES DE EMERGENCIA EN
PROCEDIMIENTO ESPECIAL DE ADQUISICIONES DE EMERGENCIA .......................... 10
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I. ASPECTOS GENERALES
A. Objetivo del Manual
• Proveer a las entidades bajo el ámbito de aplicación de la Ley 22 de junio de 2006,
que regula la contratación pública, los pasos y procedimientos a seguir para llevar a
cabo la adquisición de bienes, servicios u obras debido al estado de emergencia
declarado por el Consejo de Gabinete, y que además implique la imposibilidad de
celebrar actos públicos, o realizar cualquier trámite administrativos de manera
presencial, con el propósito de garantizar la eficiencia y transparencia en la gestión
administrativa.
• Integrar aspectos normativos, reglamentarios y procedimentales que coadyuven en
la coordinación de las responsabilidades, en materia de compras y proveeduría en
caso de emergencia, por parte de las entidades bajo el ámbito de aplicación de la Ley
22 de junio de 2006, que regula la contratación pública.
• Presentar la información necesaria que permita a las entidades bajo el ámbito de
aplicación de la Ley 22 de junio de 2006, orientarse sobre el uso del Sistema
Electrónico de Contrataciones Públicas “PanamaCompra”, para las publicaciones
correspondientes en los casos de adquisiciones de emergencia, garantizando así los
principios de publicidad y transparencia.
B. Aspectos Legales
• Texto Único de la Ley 22 de 27 de junio de 2006, ordenado por la Ley 61 de 2017,
“Que regula la Contratación Pública”.
• Decreto Ejecutivo 40 de 10 de abril de 2018 “Que reglamenta la Ley 22 de 2006,
que regula la Contratación Pública”.
• Decreto Ejecutivo 329 de 24 de octubre de 2018 “Que modifica el Decreto Ejecutivo
40 de 10 de abril de 2018 “Que reglamenta la Ley 22 de 2006, que regula la
Contratación Pública”.
• Ley 38 de 31 de Julio de 2000 “Que aprueba el Estatuto Orgánico de la Procuraduría
de la Administración, regula el Procedimiento Administrativo General y dicta
disposiciones especiales”.
C. Alcance del Manual
Este documento es de obligatoria aplicación para las entidades del gobierno central,
entidades autónomas, semiautónomas, municipios, juntas comunales, intermediarios
financieros y sociedades anónimas en las que el Estado sea propietario del 51% o más de
sus acciones o patrimonio, durante el estado de emergencia declarado por el Ejecutivo.
Los procedimientos de selección de contratista a ser utilizados en una situación de
emergencia declarada, que realicen las asociaciones de interés público y las fundaciones
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constituidas por entidades públicas, cuyo patrimonio esté integrado con fondos públicos,
donaciones o préstamos al Estado, se someterán a los procedimientos de este manual.
También, las sociedades, las asociaciones, las organizaciones no gubernamentales, las
fundaciones y demás entes que reciban fondos y bienes públicos o que reciban donaciones
del Estado o de Estados extranjeros u organismos internacionales con fines públicos,
quedarán sujetos a los procedimientos de este manual y a las normas en materia de control
y fiscalización de bienes y fondos públicos y demás normas públicas, siempre que se trate
de tales fondos y bienes públicos.
II. AUTORIDAD COMPETENTE Y AUTORIZACIÓN
La autoridad competente para declarar Estado de Emergencia es el Consejo de Gabinete
y lo hará mediante resolución formal, la cual será debidamente notificada a través de la
Gaceta Oficial.
Esta resolución, además de declarar la emergencia, indicará la entidad que asignara las
partidas a las diferentes entidades y la suma total autorizada para contrataciones
especiales, así como el periodo dentro del cual esas contrataciones podrán realizarse.
III. PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN EN ESTADO DE EMERGENCIA
Para las adquisiciones de bienes, servicios u obras, para la situación de estado emergencia
declarada por el Consejo de Gabinete, y que además implique la imposibilidad de celebrar
actos públicos o realizar trámites administrativos de manera presencial, se procederá de la
forma siguiente:
1. La entidad contratante deberá solicitar, por vía electrónica al correo
[email protected], la asignación de la partida para realizar la compra
requerida utilizando la suma autorizada única y exclusivamente para la adquisición de
bienes, servicios o la contratación de obras relacionadas al estado de emergencia
declarado. La solicitud deberá contener una descripción e identificación clara del objeto
con su respectiva cotización de la contratación requerida.
2. Luego de realizada la solicitud de asignación de la partida para la adquisición, se
pueden presentar dos escenarios; en cada uno de ellos, deberán seguir los pasos que
a continuación se indican conforme al siguiente orden, hasta suplir la necesidad
identificada.
A. Traslado de Partida aprobado
Si la entidad ejecutora ha recibido el traslado de partida deberá utilizar en el siguiente orden
los procedimientos de selección de contratista, así:
1. Primer Paso: Compra por Catálogo de Productos y Servicios.
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1.1 Deberán adquirir los bienes y/o servicios del Catálogo Electrónico de Productos
y Servicios, siempre que el proveedor esté en condiciones de entregarlos
inmediatamente, para atender la emergencia de forma oportuna.
2. Segundo Paso: Compra por Procedimiento especial de adquisiciones de
emergencia (Art. 79)
2.1 Podrán solicitar cotizaciones indistintamente por cualquier medio tecnológico u
otro medio de comunicación, del bien, servicio u obra que requiera, anexando
al expediente una nota justificativa, expedida por el representante legal de la
entidad o el servidor público en quien se delegue tal función, en la cual harán
constar las gestiones que se llevaron a cabo y las razones que imposibilitaron
adquirir los bienes o servicios del Catálogo Electrónico de Productos y Servicios.
En las áreas rurales que no tengan acceso a servicios de Internet, las solicitudes
de cotizaciones podrán realizarse por fax o mediante solicitudes a proveedores.
Solicitadas las cotizaciones, los proveedores podrán enviarlas a la entidad
solicitante por medios electrónicos o medios impresos.
De recibir más de una cotización, todas deberán constar en el expediente.
2.2 Recibida la cotización o cotizaciones, la entidad o entidades autorizadas,
seleccionarán la que pueda atender la emergencia de forma oportuna y que sea
la más beneficiosa para el interés público.
2.3 Una vez formalizada la orden de compra o contrato, la entidad o entidades
autorizadas podrán recibir los bienes y/o servicios o proceder con la ejecución
de obras de forma inmediata.
El pago al contratista, se hará con posterioridad a la ejecución del objeto del
contrato y así deberá ser establecido en la orden de compra o contrato, según
lo señalado en el artículo 79 del Texto Único de la Ley 22 de 27 de junio de
2006, ordenado por la Ley 61 de 2017.
Indistintamente, formalizada la orden de compra o contrato, la entidad o
entidades autorizadas, deberá iniciar los trámites correspondientes a fin de
lograr el refrendo y posteriormente, efectuar el consecuente pago en
cumplimiento de las obligaciones adquiridas, sin perjuicio de la facultad que
tiene la Contraloría General de la República, de fiscalizar que toda adquisición
mediante este procedimiento, haya sido realizada a efectos de conjurar
situaciones relacionadas con el Estado de Emergencia, declarado mediante la
Resolución de Gabinete respectiva.
B. Traslado de Partida no autorizada o Compra de funcionamiento
En el evento que a la entidad contratante no le fuera autorizada la asignación de partida de
la suma autorizada para el estado de emergencia declarado, ésta deberá utilizar fondos o
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recursos propios incluidos en su presupuesto para la adquisición de los bienes, servicios u
obras requeridos para su funcionamiento a través de los siguientes procedimientos:
1. Primer Paso: Compra por Catálogo de Productos y Servicios.
1.1. Deberán adquirir los bienes y/o servicios del Catálogo Electrónico de Productos
y Servicios, siempre que el proveedor esté en condiciones de entregarlos
inmediatamente, para atender la emergencia de forma oportuna.
2. Segundo Paso: Compra por Contratación Menor a B/.10,000.00
2.1 Podrán atender sus necesidades inmediatas a través del procedimiento para contrataciones menores cuyo monto no exceda de B/10,000.00, previsto en el artículo 80 del Decreto Ejecutivo No. 40 de 2018, que reglamenta el Texto Único de la Ley 22 de 2006, ordenado por la Ley 61 de 2017.
3. Tercer Paso: Compra por Procedimiento Excepcional de Contratación (Art. 73. Numeral
2 y 5)
3.1 La evaluación y aprobación de las contrataciones utilizando este procedimiento
dependiendo del monto a contratar serán realizadas por:
a. La Dirección General de Contrataciones Públicas para montos superiores
a diez mil balboas (B/.10,000.00), hasta un máximo de trescientos mil
balboas (B/.300,000.00), por vía electrónica al correo:
b. El Consejo Económico Nacional para montos que sobrepasen los
trescientos mil balboas (B/.300,000.00) sin exceder los tres millones de
Balboas (B/3,000,000.00), por vía electrónica al correo:
[email protected], contacto: Licda. Cristina Grimaldo (Secretaria
del CENA), celular: 6493-2214.
c. El Consejo de Gabinete para montos que sobrepasen los tres millones
de balboas (B/.3,000,000.00), por vía electrónica al correo:
[email protected], contacto: Licda. Natalia Carr, teléfono 527-
9652.
Indistintamente del ente ante el cual se presente la solicitud de autorización de
procedimiento excepcional, las entidades deberán remitir la información en un
solo archivo con formato PDF.
La información simplificada y requerida para este procedimiento es la siguiente:
a. Memorial donde solicite la aprobación del procedimiento excepcional de contratación para el bien, servicio u obra que se requiera, este documento a su vez incluirá el informe técnico fundado, suscrito por el representante legal de la institución solicitante o, en defecto, persona delegada, en cuyo caso debe aportarse copia del documento donde se delegue tal función. De acuerdo con el modelo anexo al presente manual.
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b. Oferta o propuesta del contratista, debidamente identificada, calendada y firmada por la persona natural o por un representante debidamente identificado, que detalle el bien, servicio u obra requerido, el plazo o período, el monto con I.T.B.M.S. u otros cargos o impuestos que apliquen. En caso de exención legal de impuestos, debe mencionar la norma o adjuntar certificado de la DGI.
c. Fotocopia simple de la cédula de identidad personal o pasaporte de la persona natural o representante legal (si es persona jurídica);
d. Fotocopia simple del Certificado de Registro Público, se acepta el impreso de la página web del Registro Público, que será verificado.
e. Fotocopia simple del aviso de operación vigente salvo las excepciones contempladas en la Ley 5 de 11 de enero de 2007; puede ser impreso de www.panamaemprende.gob.pa
f. Fotocopia simple de la idoneidad o registro ante la Junta Técnica de Ingeniería y Arquitectura (solo casos de obra pública: construcción, edificación, demolición, remodelación y/o adecuación de inmuebles, así como el suministro e instalación de bienes que conlleven trabajos de obra civil);
g. Fotocopia simple de Declaración Jurada sobre Medidas de Retorsión (Ley No.48 de 26 de octubre de 2016): *Por la situación de emergencia y en virtud de la necesidad del servicio, se permitirá que este documento sin la autenticación de la firma por notario público, comprometiéndose el contratista a presentar el documento notariado al momento de gestionar el pago.
3.2 Los entes responsables para la autorización de los procedimientos
excepcionales de contratación atenderán la solicitud a la brevedad que exigen
las circunstancias actuales y hará llegar la resolución por la misma vía en que
fue entregada, firmada digitalmente por su representante legal.
3.3 La entidad contratante, posterior a esto, deberá confeccionar su contrato u
orden de compra. Para su debido refrendo, seguirá la guía que para esos
efectos ha expedido la Contraloría General de la República.
3.4 Al finalizar todos los pasos expuestos, y una vez se habilite la plantilla
correspondiente en el Sistema Electrónico de Contrataciones Públicas
“PanamaCompra”, en el caso que no haya sido posible su utilización, la
institución deberá registrar en dicho portal todas las contrataciones mediante
procedimiento excepcional que haya realizado con base en este manual,
incluyendo el respectivo contrato u orden de compra refrendado que resulte.
3.5 De igual forma, una vez levantado el Estado de Emergencia y restablecidas las
condiciones normales de funcionamiento, las instituciones que hayan aplicado
lo dispuesto en el presente manual, tienen el compromiso de presentar
debidamente legalizados los documentos que lo ameriten y adjuntarlos en el
registro mencionado en el párrafo que antecede.
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IV. DIVISIÓN DE MATERIA EN EL PROCEDIMIENTO ESPECIAL DE ADQUISICIONES DE EMERGENCIA
Las entidades contratantes, podrán realizar el procedimiento especial de adquisiciones de
emergencia de forma fraccionada, hasta alcanzar en conjunto la suma autorizada y dentro
del plazo señalado.
No se considerará que existe división de materia en las órdenes de compra o contratos que
se generen del procedimiento especial de adquisiciones de emergencia. (Artículo 12 del
Decreto Ejecutivo 40 de 2018).
V. EXCEPCIÓN DE GARANTÍAS Y FIANZAS EN EL PROCEDIMIENTO ESPECIAL DE ADQUISICIONES DE EMERGENCIA
En los casos de emergencia en los que sea necesaria la adquisición de agua y alimentos
destinados para el consumo inmediato, no se exigirá la presentación de fianzas; sin
embargo, el contratista a través de la orden de compra o contrato, debe garantizar a la
entidad contratante su obligación de responder por los vicios de los bienes adquiridos.
VI. EXCEPCIÓN DEL REGISTRO DE PROPONENTE EN EL PROCEDIMIENTO ESPECIAL DE ADQUISICIONES DE EMERGENCIA
En el caso de bienes que no puedan ser suministrados en el mercado local, las entidades
quedan facultadas para adquirirlos a empresas no nacionales, aunque con la obligación de
estas de registrarse a posteriori en el Registro de Proponentes del Sistema Electrónico de
Contrataciones Públicas “PanamaCompra”.
VII. PUBLICACIÓN E INFORME EN EL PROCEDIMIENTO ESPECIAL DE ADQUISICIONES DE EMERGENCIA
Una vez concluido el término señalado en la resolución de gabinete que declaró la
emergencia, las entidades contratantes presentarán al Consejo de Gabinete un informe
detallado de las contrataciones realizadas. Dicho informe será publicado en el Sistema
Electrónico de Contrataciones Públicas “PanamaCompra”, a más tardar a los cinco días
hábiles siguientes a la presentación en el Consejo de Gabinete, según lo establecido en el
artículo 79 del Texto Único de la Ley 22 de 2006, ordenado por la Ley 61 de 2017.
VIII. REMANENTE O SOBRANTE DE BIENES EN EL PROCEDIMIENTO ESPECIAL DE ADQUISICIONES DE EMERGENCIA
Si no se consumieron o utilizaron todos los bienes adquiridos, los remanentes deberán ser
puestos a disposición del Sistema Nacional de Protección Civil, del Ministerio de Gobierno
o de la Dirección de Asistencia Social del Ministerio de la Presidencia.
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La entidad contratante deberá conservar un inventario detallado de los remanentes
entregados a las entidades mencionadas.
IX. PLAN ANUAL DE COMPRAS Y ADQUISICIONES DE EMERGENCIA EN PROCEDIMIENTO ESPECIAL DE ADQUISICIONES DE EMERGENCIA Las adquisiciones de bienes, servicios u obras que respondan a situaciones de emergencia estarán exceptuadas de ser publicadas en el Plan Anual de Compras (PAC).
RAPHAEL FUENTES
Director General GBP/MAP/MP/mb/mg/jllw.-
