MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINSITRATIVOS …copeco.gob.hn/documents/pgrd/2.pdf · (por sus siglas en ingles) 12. POA Plan Operativo Anual ... UAP Unidad Administradora de Proyectos

REPÚBLICA DE HONDURAS COMISIÓN PERMANENTE DE CONTINGENCIAS

(COPECO) PROYECTO GESTIÓN DE RIESGOS DE DESASTRES

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINSITRATIVOS

En el Marco de Implementación del Proyecto Gestión de Riesgos de Desastres

FEBRERO 2016

VERSIÓN APROBADA PARA PUBLICACIÓN

FECHA DE NO OBJECIÓN: 16 DE FEBRERO DE 2016

COMISIÓN PERMANENTE DE CONTINGENCIAS (COPECO)

UNIDAD COORDINADORA DE PROYECTOS – BANCO MUNDIAL


PROYECTO GESTION DE RIESGOS DE DESASTRES MANUAL DE OPERACIONES DEL PROYECTO

Manual de Operaciones PGRD: | Versión Noviembre de 2015 Capítulo 2, Manual de Procedimientos Administrativos

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CONTENIDO I. SIGLAS Y ABREVIATURAS ................................................................ 4

II. DEFINICIONES ........................................................................................ 6

III. PRESENTACIÓN ..................................................................................... 8

IV. OBJETIVO GENERAL ........................................................................... 8

V. OBJETIVOS ESPECIFICOS ................................................................. 8

VI. ALCANCE ................................................................................................. 9

VII. BASE LEGAL ........................................................................................... 9

VIII. GESTION FINANCIERA Y CONTABLE .......................................... 11

1. ORGANIZACIÓN INSTITUCIONAL Y FUNSIONES ADMINISTRATIVAS DE LA UCP ............................................................................................ 11

2. PLAN OPERATIVO ANUAL (POA) ....................................................... 14

3. DESEMBOLSOS .................................................................................... 15

4. ESTADOS DE GASTOS (SOE) ............................................................. 16

5. CUENTA DESIGNADA .......................................................................... 17

6. CLIENT CONNECTION.......................................................................... 18

7. CATEGORIAS DE GASTOS .................................................................. 18

8. ESQUEMA FINANCIERO-CONTABLE DEL PROYECTO .................... 19

9. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS ............................................. 28

A. DOCUMENTACION ........................................................................... 29

B. PAGOS MEDIANTE BANCOS Y SIAFI .............................................. 34

C. CONCILIACIONES BANCARIAS ....................................................... 36

D. CAJA CHICA ...................................................................................... 37

E. VIATICOS Y OTROS GASTOS DE VIAJE ......................................... 40

F. TALLERES DE CAPACITACIONES .................................................. 44

G. VEHICULOS ....................................................................................... 45

H. ADMINISTRACION DE BIENES DE USO ......................................... 52

I. ADMINISTRACION DE BIENES DE CONSUMO ............................... 57

J. GASTOS DE COMUNICACION ......................................................... 59

10. PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS – CONTABLES ........................... 60

A. SOLICITUDES DE DESEMBOLSOS Y ESTADOS DE GASTOS ...... 60



Manual de Operaciones PGRD: | Versión Febrero de 2016 Capítulo 2, Manual de Procedimientos Administrativos

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B. REGISTRO DE PARTIDAS CONTABLES EN EL SIAP ..................... 61

C. REPORTES FINANCIEROS .............................................................. 62

D. OTROS INFORMES ........................................................................... 62

11. EVALUACION DE LA EJECUCION ...................................................... 63

A. AUDITORIA EXTERNA ...................................................................... 63

B. AUDITORIA SOCIAL .......................................................................... 64

C. OTROS ORGANISMOS ..................................................................... 64

12. RECURSOS HUMANOS (DERECHOS Y OBLIGACIONES) ................ 64

13. PROGRAMA DE CAPACITACION Y DESARROLLO DE RECURSOS HUMANOS ............................................................................................. 80

14. SISTEMA DE EVALUACION DEL DESEMPEÑO DE RECURSOS HUMANOS ............................................................................................. 82

A. FORMA DE EVALUACION ................................................................ 83

B. INCENTIVOS POR BUEN DESEMPEÑO .......................................... 84

C. RESPONSABLES Y PROCEDIMIENTOS DE LA EVALUACION DE DESEMPEÑO ......................................................................................... 85

IX. ANEXOS .................................................................................................. 87

1. DIAGRAMA DE FLUJO Y OTROS ........................................................ 87

A. DIAGRAMA DE FLUJO DEL POA ..................................................... 87

B. DIAGRAMA DE FLUJO DE PAGOS .................................................. 89

C. DIAGRAMA DE FLUJO DE DESEMBOLSOS.................................... 90

D. PLAN DE CUENTAS .......................................................................... 91

2. FORMATOS DE CONTROL ................................................................ 101

A. SOLICITUDES DE PAGO ................................................................ 101

B. SOLICITUD DE VIAJE ..................................................................... 102

C. LIQUIDACION DE VIAJE ................................................................. 103

D VALE DE CAJA CHICA .................................................................... 104

E LIQUIDACION DE CAJA CHICA ...................................................... 105

F. ACTA DE RECEPCION FINAL DE BIENES .................................... 106

G ACTA DE TRASPASO FINAL DE BIENES ...................................... 107

3. TERMINOS DE REFERENCIA DE AUDITORIA EXTERNA ................ 109




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SIGLAS Y ABREVIATURAS 1. AIF Asociación Internacional de Fomento

2. BCH Banco Central de Honduras

3. BIRF Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento

4. BM Banco Mundial

5. CN Congreso Nacional de la Republica

6. COPECO Comisión Permanente de Contingencias

7. CUT Cuenta Única del Tesoro Nacional

8. F01 Formulario de Pago a través del SIAFI

9. GA Gerencia Administrativa (creada en SIAFI para administrar el proyecto)

10. GOH Gobierno de Honduras

11. IDA Agencia Internacional de Desarrollo (por sus siglas en ingles)

12. POA Plan Operativo Anual

13. PROYECTO Proyecto Gestión de Riesgos a Desastres

14. SEFIN Secretaría de Estado en el Despacho de Finanzas

15. SEPA Sistema de Ejecución de Planes de Adquisiciones del

Banco Mundial

16. SIAFI Sistema de Administración Financiera Integrada

17. SIAP Sistema Integrado de Administracion de Proyectos

18. SOE Certificado de Gastos (por sus siglas en ingles)

19. TEC Transferencia entre Cuentas en el SIAFI

20. TGR Tesorería General de la Republica




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21. UAP Unidad Administradora de Proyectos (creada en SIAFI para

administrar el proyecto)

22. UCP Unidad Coordinadora de Proyectos de COPECO

23. UE Unidad Ejecutora (creada en SIAFI para administrar el proyecto)

24. UEPEX Sub-Sistema del SIAFI para la Administración de

Proyectos con Unidades Ejecutorias de Prestamos

Externos.

25. XDR Derechos Especiales de Giro (por sus siglas en ingles)




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I. DEFINICIONES

Para una mayor compresión de los términos usados en este manual se

presentaran las definiciones de los siguientes:

1. ACTIVIDADES Son las tareas específicas que se llevaran a cabo

dentro de un componente o sub. Componente para

alcanzar los resultados esperados.

2. AREA DE

ADQUISICIONES

Unidad en la cual se llevan a cabo todos los procesos

de compras y contrataciones del Programa.

3. BIENES Objetos o cosas que requiere una entidad para el

desarrollo de sus actividades y cumplimiento de sus

fines.

4. CATEGORIA DE

INVERSIÓN

Categorías elegibles establecidas en el convenio de

crédito dentro de las cuales se pueden contratar o

adquirir bienes, servicios u obras.

5. COMPONENTES Ítem específicos incluidos en el Plan Financiero del

Convenio de Crédito, suscrito entre la Asociación

Internacional de Fomento (AIF) y El Gobierno de

Honduras (GOH).

6. CONSULTOR DE

PLANTA

Empleado del Proyecto que deben de cumplir con los

horarios normales de trabajo establecidos por la

institución y el Gobierno de la Republica de Honduras

plasmados en su contrato. (8 Horas Diarias de Lunes a Viernes)

7. CONTRATO Son los instrumentos que formalizan las relaciones

entre el contratante y el contratista, en el cual se

establecen los derechos y obligaciones de ambas




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partes.

8. CONVENIO DE

CREDITO

Instrumento que se suscribe entre el ente financiador

y el Estado, regula las condiciones generales y

especiales de un crédito.

9. OBRAS Son pequeños trabajos de remodelacion,

rehabilitacion y adecuacion para el funcionamiento de

las oficinas

10. ORDEN DE

COMPRA

Documento utilizado para solicitar el suministro de

bienes o servicios a cambio de un pago, se utiliza

para formalizar una compra menor.




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II. PRESENTACIÓN

El Manual de procedimientos administrativos presenta el marco operativo para la

administración financiera, contable y presupuestaria del proyecto, acorde con las

normas y políticas para la Administración de Créditos de la AIF, también establece

los controles administrativos y contables necesarios para mantener un adecuado

control sobre los recursos, buscando siempre la excelencia; este manual y sus

procedimientos serán evaluados y a su ves reformados de acuerdo a las

recomendaciones o hallazgos que tanto el personal administrativo de la UCP, las

misiones del Banco Mundial y las Auditorias Externas establezcan.

III. OBJETIVO GENERAL

Establecer aquellas políticas y normas que permitan al personal administrativo y

contable de la UCP obtener los conocimientos necesarios para ejercer sus

funciones, así como dar confiabilidad y transparencia a las operaciones

administrativas y contables, mediante a) la eficiencia de las operaciones en lo

relativo a los registros contables y presupuestarios b) la generación de información

útil, oportuna, confiable y razonable sobre la finanzas del proyecto y c) la

utilización eficiente de los recursos humanos y financieros.

IV. OBJETIVOS ESPECIFICOS

a. Servir de guía a todo el personal del proyecto, orientando y adiestrando en

forma rápida y fácil en el desarrollo de sus funciones;

b. Establecer controles que ayudaran a mantener un adecuado ambiente de

control enfocado al buen uso de recursos del proyecto.




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c. Determinar actividades de control que reduzcan los riesgos inherentes a las

operaciones administrativas, financieras, contables y presupuestarias del

proyecto.

d. Que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se está

realizando adecuadamente.

e. Estandarizar la calidad y legibilidad de la información generada

V. ALCANCE

Este manual busca establecer y mantener un adecuado ambiente de control

sobre las áreas administrativa, financiera, contable, presupuestaria, recursos

humanos y administración de bienes de la UCP, a través del estricto

cumplimiento de cada una de sus partes, la unidad administrativa de la UCP será

la responsable de velar que las políticas y normas de este manual sean

cumplidas por todos los empleados de la UCP, consultores, contratistas y demás

empresas contratadas para brindar un bien o servicio al proyecto.

VI. BASE LEGAL

Este Manual es elaborado tomando como base las diferentes Normas del

Banco Mundial relacionadas con Desembolsos, Estados Financieros y

Contabilidad, Disposiciones Generales de Presupuestos de la SEFIN, otras

leyes de Honduras aplicables y las demás que el Convenio de Crédito

determine.

a. Convenio de Crédito.

b. Manual de Desembolsos para Clientes del Banco Mundial, Mayo 2006




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c. Guías para prevenir y combatir el fraude y la corrupción en proyectos

financiados por el BIRF y la AIF.

d. Carta de Desembolsos.

e. Manual de Operaciones

f. Planes Operativos Anuales

g. Normas Internacionales de Contabilidad (NIC), Normas Internaciones de

Información Financiera (NIIF) y Principios de Contabilidad Generalmente

Aceptados (PCGA).

h. Normas Generales de la Ejecución y Evaluación Presupuestaria del

Presupuesto de Ingresos y Egresos de cada año fiscal

i. Ley y Reglamento de la Ley Orgánica de Presupuesto que establecen los

Subsistemas de Presupuesto, Crédito Público, Tesorería, Inversión Pública,

Contabilidad y Control Interno de la Administración Financiera.

j. Lineamiento de Política Presupuestaria Fiscal

k. Ley de Administración Pública

l. Ley de Transparencia y acceso a la información publica Decreto No.170-

2006

m. Ley del Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAFI) y sus

Manuales Técnicos: (i) Diseño Conceptual y Manuales del Nuevo SIAFI; (ii)

Manual de Formulación Presupuestaria; (iii) Manual de Ejecución del Gasto;

(iv) Manual Cuotas de Compromiso; (v) Manual de Modificaciones

Presupuestarias; (vi) Manual de Contabilidad; (vii) Manual de Ejecución de

Ingresos; (viii) Manual de Conciliación Bancaria Automática; (ix) Normas

Técnicas de Contabilidad; (x) Normas Técnicas de Crédito Público; (xi)

Normas Técnicas de Inversión Publica; (xii) Normas Técnicas de

Presupuesto




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VII. GESTION FINANCIERA Y CONTABLE

1. ORGANIZACIÓN INSTITUCIONAL Y FUNSIONES ADMINISTRATIVAS DE LA UCP

Los recursos de la AIF dirigidos al financiamiento del Proyecto, serán ejecutados a

través de la Comisión Permanente de Contingencias (COPECO), quien será el

Organismo Ejecutor, COPECO integrara una UCP la cual dentro de su estructura

organizativa contará con un área administrativa y que dependerá directamente del

Coordinador General de la UCP, el área administrativa tendrá la responsabilidad

del manejo administrativo financiero contable y presupuestarios del Proyecto así

como de otros programas, donaciones y fondos de otras agencias con los que

COPECO tiene relación y que sean aceptables a la AIF; brindando servicios de

apoyo en las gestiones de planeación, presupuesto, tesorería, contabilidad

financiera y preparación de informes gerenciales trimestrales, anuales y

financieros; el área administrativa contara con el personal suficiente y competente

para la realización de sus funciones.

Funciones del Área Administrativa:

a. Racionalizar los informes semestrales y anuales (FMR).

b. Participar en los procesos para la contratación de los auditores externos

para el proyecto.

c. Preparar y actualizar juntamente con el personal técnico de la UCP los

Planes Operativos Anuales, presentarlos a la revisión del Coordinador

General de la UCP y obtener la No Objeción de la AIF, luego de solicitud

específica del Coordinador General de la UCP.

d. Mantener registros de consultores, proceso de los concursos, contratos

adjudicados y pagos efectuados.




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e. Velar para que se guarden copias impresa y/o digital de todos los productos

derivados de procesos de consultoría y capacitación contratados por el

proyecto, incluyendo los informes de avance y los informes finales, de

acuerdo a lo establecido en cada contrato.

f. Llevar la contabilidad para cada componente y un consolidado global de

todo el Proyecto.

g. Presentar al Coordinador General de la UCP un informe financiero

trimestral.

h. Registrar y consolidar documentación para actualizar el POA del Proyecto.

i. Apoyar en el área de administración financiera la organización de talleres

de capacitación sobre temas relativos al manejo financiero.

j. Solicitar y obtener insumos de los técnicos para inclusión en los Planes

Operativos Anuales (POA) y en los presupuestos segregados por meses,

trimestres y años para integrarlos en el Sistema de Planeación,

Presupuestario y Contabilidad.

k. Recibir, revisar la documentación de las solicitudes de pago emitidas por el

área de adquisiciones.

l. Preparar y procesar los órdenes los pagos relacionados con la ejecución del

Proyecto.

m. Preparar los informes financieros mensuales, trimestrales y anuales, de

acuerdo con las necesidades de administración del Proyecto y las

obligaciones previstas en el Convenio de Crédito.

n. Asignar códigos de inventarios a los bienes adquiridos por el Proyecto.

o. Mantener el control de los custodios de los bienes del Proyecto.




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p. Realizar inventarios anuales de los bienes adquiridos por el Proyecto y

efectuar las correspondientes deducciones del equipo perdido o descargos

del bien.

q. Revisar el uso de la cuenta especial.

r. Preparar los SOE’s con base en los recibos y evidencia de cumplimiento de

contratos.

s. Solicitar los desembolsos del AIF de acuerdo con los procesos

correspondientes.

t. Apoyar al área de adquisiciones para mantener ordenada la documentación

pertinente a los expedientes de los contratos de consultores, servicios,

obras y adquisición de bienes. para la disposición de la auditoria y de las

misiones del Banco Mundial (revisión “ex-post” de adquisiciones y del

manejo financiero del Proyecto).

u. Registrar y consolidar documentación para actualizar el Presupuesto Anual

Operativo del Proyecto, según el clasificador por objeto de gasto del SIAFI

establecido en el periodo de año 2006.

v. Integrar en el modulo del UEPEX del SIAFI el Proyecto, para poder utilizar

los sub-módulos de Estructura de Convenio, Marco Lógico, Desembolsos,

Tesorería y Contratos que contribuye a que la gestión de los recursos

financieros del Estado se realicen en el Marco de la Transparencia.

w. Atender y cumplir los lineamientos de las políticas presupuestarias,

financieras y fiscales emitidas por el Estado.

x. Incorporar dentro del Proyecto los mandatos establecidos en la Ley de

Transparencia y Acceso a la Información Decreto N o. 170-2006.

y. Llevar a cabo las demás tareas que podrían ser designadas por el

Coordinador General de la UCP o COPECO.




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2. PLAN OPERATIVO ANUAL (POA)

Con la elaboración del Ante Proyecto de Presupuesto se inicia la preparación

técnica del Plan Operativo Anual (POA) y el Plan Anual de Compras (PAC) del año,

en la cual participan el Equipo técnico y administrativo del Proyecto. La propuesta

es revisada por el Coordinador General de la UCP, este es remitido al Banco

Mundial para su respectiva No Objeción, posteriormente dicha No Objeción es

remitida a la SEFIN para su conocimiento y seguimiento.

La SEFIN a solicitud de la UCP a través de su Unidad Ejecutora asigna los fondos

plurianuales los cuales servirán para el financiamiento del proyecto, estos fondos

son asignados mediante “los techos presupuestarios anuales” de acuerdo a los

términos acordados en el Convenio de Crédito, en base a los cuales se prepara el

Ante-Proyecto Presupuestario en cada año fiscal, este es incorporado en el modulo

de presupuesto del SIAFI e integrado al Presupuesto de la Entidad Ejecutora quien

a su vez realiza la presentación oficial a la SEFIN.

El POA incorporado al SIAFI estará de acuerdo a los componentes,

subcomponentes, actividades, metas y categorías de inversión del Proyecto las

cuales están alineadas con los Objetivos, Metas e Indicadores (OMI) y Regiones

del Plan de Nación y Visión del País; Aprobado el POA por la Entidad Ejecutora,

este pasa a ser parte del Presupuesto de Ingresos y Gastos del Gobierno de

Honduras, La SEFIN envía el Presupuesto del Gobierno a aprobación del

Congreso Nacional de la Republica.

Una vez aprobado el Presupuesto por parte del Congreso Nacional y debidamente

socializado el Plan Operativo Anual (POA) y el Plan de Adquisiciones (PAC)

pueden ejecutarse. Véase el diagrama de flujo en el Anexo 1 Inciso A

ANALISIS Y SEGUIMIENTO DEL POA




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a. Según Disposiciones Generales de la SEFIN, Trimestralmente se evaluará

la ejecución presupuestaria versus lo programado para determinar

variaciones y justificaciones de las variaciones.

b. Emitir un informe del análisis y seguimiento del POA al Coordinador

General de la UCP.

c. Revisar mensualmente el comportamiento de la ejecución presupuestaria

por objeto de gasto para determinar cuales son los objetos de gastos que

mas son usados y enfatizar el seguimiento sobre estos.

d. Trimestralmente el área administrativa recopilará la información necesaria

con los técnicos y analista de adquisiciones para determinar si existen

nuevas actividades que representen una modificación al POA.

e. Elaborar las modificaciones presupuestarias necesarias para garantizar que

se cuenta con los recursos suficientes; dichas modificaciones se elaboran

de acuerdo a las normas y procedimientos que establezca la SEFIN.

3. DESEMBOLSOS

Firmado el Convenio de Crédito, el Banco Mundial (BM) enviará al Prestatario una

“Carta de Desembolso”, en la que se explican los procedimientos específicos de

desembolso que habrán de seguirse en relación al Crédito.

La SEFIN indicará a la AIF la cuenta para la consignación de desembolsos (cuenta

especial) mediante una carta dirigida que designa las firma(s) autorizada(s) para

las solicitudes de desembolso. Los fondos del crédito se manejarán por los

procedimientos de Cuentas Especiales y Retiros Directos.

El Banco Mundial desembolsará los fondos a medida que la UCP incurre en

gastos y realice su posterior solicitud. Los desembolsos de los créditos se efectúan

solamente a solicitud de la UCP, la cual, al hacer una solicitud de reintegro de




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fondos, debe presentar comprobantes de que los fondos han sido utilizados de

conformidad con lo dispuesto en el Convenio de Crédito. Los desembolsos del

proyecto serán en dólares de los Estados Unidos de América.

Los Desembolsos se pueden efectuar mediante la siguiente modalidad 1)

Rembolsos: para todos los aquellos gastos admisibles que el prestatario haya

pre-financiado con sus propios recursos, previa aprobación del BM y para

reintegrar los gastos admisibles a medida de que se hayan incurrido 2) Anticipos:

el BM proporcionara fondos a la Entidad Ejecutora para que pueda financiar

gastos previsto del Proyecto, dichos gastos admisible podrán ser reintegrados

mediante el método del Anticipo a la cuenta designada y documentación de la

misma; 3) Pago Directo: generalmente utilizado para pagos de consultores y/o

proveedores cuyo monto de pago es relativamente grande el desembolso se

realiza directamente por parte del BM a un tercero; 4) Compromiso Especial:

generalmente a un banco comercial para pagar gastos en virtud de un

compromiso emitido por el BM que cubra una carta de crédito de un banco

comercial. . Las instrucciones concernientes a los desembolsos se encuentran en

el Convenio de Crédito y en el Manual de Desembolsos para Clientes del Banco

Mundial.

4. ESTADOS DE GASTOS (SOE)

En un estado de gastos se resumen los gastos admisibles en que se ha incurrido

durante un período determinado, normalmente los gastos se agrupan por

componente y categorías de gastos. Este generalmente es el utilizado para

solicitar los reintegros a la cuenta especial de los gastos admisibles; el estado de

gastos puede ser resumido o consistir en un documento más detallado en que

figuran todos los gastos en que se haya incurrido en el período, que incluiría

pagos en obras civiles, adquisición de bienes, órdenes de compra de gastos

operativos, contratos de consultorías etc. El BM puede solicitar que la




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documentación de respaldo (original o copia) de aquellos contratos sujetos a

revisión previa sea anexada a los estados de gastos, el proyecto mantendrá toda

la documentación necesaria para aquellos gastos que sean revisión previa o

posterior, la cual servirá de sustento de los gastos solicitados en los SOE, para la

auditoria y las misiones de supervisión del BM.

Los estados de gastos deben expresarse en la moneda de los contratos u órdenes

de compra con los proveedores o consultores y convertirse a dólares de los

Estados Unidos y serán preparados por la UCP. Las instrucciones concernientes a

los estados de gastos se encuentran en el Convenio de Crédito y en el Manual de

Desembolsos para Clientes del Banco Mundial.

5. CUENTA DESIGNADA

La cuenta designada (cuenta especial) prevista en el Convenio de Crédito es un

procedimiento especializado de desembolso con el fin de facilitar los pagos de

gastos admisibles y de reducir las demoras de pago a los proveedores. Este

procedimiento representa un adelanto de los fondos del crédito que está

depositado en una cuenta a ser utilizada para los gastos admisibles de este

proyecto. El establecimiento, la operación, y la justificación de tal cuenta son

responsabilidad del prestatario. LA SEFIN abrirá la cuenta especial en el Banco

Central de Honduras, posteriormente, el prestatario debe solicitar a la AIF que

efectúe un depósito inicial (anticipo) en la cuenta. El monto del depósito inicial

deberá ser suficiente para sufragar los gastos previstos en los primeros meses del

proyecto, pero no puede exceder el monto de la asignación autorizada, la

administración de la cuenta designada corresponderá a la UCP. Las instrucciones

concernientes a la operación de la cuenta especial se encuentran en el Convenio

de Crédito y en el Manual de Desembolsos para Clientes del Banco Mundial.




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6. CLIENT CONNECTION

El Client Connection proporcionará información actualizada respecto a los

desembolsos de los fondos del proyecto permitiendo hacer un seguimiento de las

solicitudes de retiro de fondos que se hayan presentado al BM. La UCP podrá

presentar en línea las solicitudes de retiro, estados de gastos y documentación

soporte de los fondos del proyecto pudiendo observar las diferentes etapas hasta

la respectiva aprobación del desembolso, este permite obtener un historial

detallado de los desembolsos aprobados en la vida del proyecto, clasificados por

categoría de inversión; también se puede obtener datos de referencia como ser los

tipos de cambio vigentes e históricos.

Las solicitudes de desembolsos, estados de gastos y documentación soporte en

línea serán realizadas por las personas facultadas a elaborar, revisar y aprobar las

solicitudes. En las condiciones generales del Convenio se exige que el

representante autorizado del prestatario (SEFIN), designe a los funcionarios que

podrán firmar las solicitudes de retiro de fondos y proporcione copia de

especímenes de firmas autenticadas. Las instrucciones concernientes al client

connection se encuentran en el Manual de Desembolsos para Clientes del Banco

Mundial.

7. CATEGORIAS DE GASTOS

El detalle de las categorías de gastos del BM para los diferentes ítems a ser

financiados será determinado en el Convenio de Crédito

CATEGORIAS DE GASTOS

MONTO DEL CREDITO

(US$)

PORCENTAJE DE FINANCIAMIENTO

(1) Obras, Bienes, Servicios de Consultoría, Servicios de no Consultoría, Capacitaciones, Gastos Operativos.

20,000,000.00 100%




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CATEGORIAS DE GASTOS

MONTO DEL CREDITO

(US$)

PORCENTAJE DE FINANCIAMIENTO

TOTAL US$ 20,000,000.00

8. ESQUEMA FINANCIERO-CONTABLE DEL PROYECTO

LA UCP mantendrá un adecuado sistema de control administrativo, financiero,

contable y presupuestario con el fin de asegurar que la actividad financiera del

Proyecto logre sus metas y presente información actualizada y oportuna tanto al

GOH como a la AIF.

Para tal efecto, se mantendrán registros, en paralelo al UEPEX, de los recursos

financieros del crédito que reflejen, de acuerdo a normas y prácticas

presupuéstales y contables de aceptación general, las operaciones, ingresos y

gastos derivados de la ejecución del Proyecto. Igualmente se mantendrán archivos

independientes de los documentos que evidencian la realización de los gastos de

tal manera que se faciliten las tareas de auditoria, revisión y análisis por parte de

las entidades antes mencionadas.

En cumplimiento a lo anteriormente establecido y teniendo en cuenta la normativa

presupuestal vigente, este manual refleja los procedimientos administrativos,

financieros contables y presupuestarios, que actúan en apoyo a los diferentes

actores en la ejecución de los recursos y en el registro de las operaciones

financieras relativas al Proyecto.

Teniendo en cuenta que los aspectos presupuestarios, desembolsos, estados de

gastos y cuenta designadas relativos al proyecto se encuentran en secciones

anteriores, nos centraremos en los Sistemas de Información Financiera a ser

empleados por el proyecto, que se detallan a continuación: a) Sistema Integrado

de Administración Financiera (SIAFI) modulo UEPEX, sistema oficial del Gobierno

de la República de Honduras y; b) SIAP, sistema integrado (contabilidad,




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presupuesto, tesorería, adquisiciones y administración de bienes) de uso interno

utilizado y evaluado en la primera Fase del PMDN, y que servirá de apoyo y

complementariedad a los registros llevados del SIAFI/UEPEX.

a) SIAFI-UEPEX

a. i) MODELO CONCEPTUAL

El SIAFI es creado bajo El acuerdo de Crédito al Desarrollo del Banco

Mundial Crédito No. 3414-HO y el Programa de Apoyo al Fortalecimiento de

la Gestión Fiscal SF/HO-0208 BID.

Los programas buscan el objeto de contribuir a mejorar la gestión de las

finanzas públicas y que el Estado de Honduras pueda cumplir con sus

funciones de proporcionar servicios a la ciudadanía, financiados en forma

equitativa y eficiente. Entre sus objetivos está la de mejorar la efectividad de

la recaudación de ingresos y la eficiencia y transparencia del gasto.

El SIAFI como instrumento de la administración publica es un conjunto de

políticas, principios, normas, procedimientos, técnicos, herramientas

informáticas, otros medios y/o recursos que intervienen en la planificación,

gestión y control de fondos públicos, el cual posee las siguientes

características: 1) centralización normativa y descentralización operativa, 2)

único registro de transacciones, 3) procedimientos que delimiten funciones

y asignen niveles de responsabilidad 4) producción de información

presupuestaria, económica, financiera, contable, y de gestión en forma

simultanea y 5) integración.

Comprende los sistemas de presupuesto, compras y contrataciones,

administración de bienes, recursos humanos, contabilidad, crédito público,

tesorería y UEPEX, que operan en una plataforma informática actualizada.

Las instrucciones concernientes al Modelo Conceptual se encuentran en los




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Manuales Conceptuales y de Usuarios del SIAFI en la página web de la

SEFIN.

a. ii) UNIDADES EJECUTORAS DE PRESTAMOS EXTERNOS (UEPEX)

El UEPEX es un módulo del SIAFI, de uso exclusivo para la administración

de convenios de financiamiento externo, su principal objetivo es facilitar la

administración y el registro de los ingresos y gastos que llevan a cabo las

Unidades Ejecutoras de Proyectos, identificadas como Gerencias

Administrativas del tipo UAP. Las características de la Unidades Ejecutoras

de Proyectos que administran convenios de financiamiento externo, difieren

en relación a las otras Gerencias Administrativas, debido a que sus

operaciones se deben realizar con la terminología presupuestaria –contable

de acuerdo a lo que instruyen las disposiciones legales vigentes y

simultáneamente con la terminología de los Organismos Financiadores, lo

cual llevó a efectuar registros paralelos para cumplir con ambos requisitos.

De esta forma el UEPEX cuenta con dos tipos de procedimientos, los

mismos que se explican a continuación: 1) Procedimientos Exclusivos para

Unidades Ejecutoras de Proyectos, estos procedimientos permiten, por

cada convenio, el registro de la estructura, el marco lógico o matriz de

resultados, solicitudes de desembolso, notificaciones de pago o avisos de

cobro y reportes exclusivos de sus operaciones y 2) Procedimientos de los

Sistemas de Presupuesto, Crédito Público, Recursos Humanos,

Administración de Bienes, Tesorería y Contabilidad.

Los procedimientos del SIAFI en cada uno de los Subsistemas de

Presupuesto, Crédito Público, Recursos Humanos, Administración de

Bienes, Tesorería y Contabilidad se utilizaran para el registro de ingresos,

gastos, pagos, inventarios y la contabilización respectiva de las




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operaciones, generando información presupuestaria y contable, de la

siguiente forma:

A. FORMULACION, MODIFICACIONES Y EVALUACION

PRESUPUESTARIA

La UAP efectuará la formulación del presupuesto con la identificación de

Gerencias Administrativas del tipo UAP, contarán con las competencias que

indica la Ley Orgánica de Presupuesto, las Disposiciones Generales y las

Normas Técnicas para efectuar modificaciones y evaluación del

presupuesto, para lo cual utilizarán los procedimientos del SIAFI que

contienen los Manuales de Formulación, Modificaciones y Evaluación

Presupuestaria que se encuentran en la página web de la SEFIN.

B. CREDITO PÚBLICO

La UAP cumplirá las instrucciones y procedimientos del SIAFI que emanen

de la Dirección General de Crédito Público, relacionados a los desembolsos

de financiamiento externo, para lo cual utilizarán los procedimientos del

SIAFI que contienen los Manuales de interfaces entre SIGADE y SIAFI y el

Manual de Conciliación Bancaria que se encuentra en la página web de la

SEFIN.

C. EJECUCION DE GASTOS

La UAP efectuará la gestión y registro de las transacciones de gastos

presupuestarios mediante la generación de F01 y reversiones de los

mismos mediante F07 de acuerdo a los procedimientos del SIAFI que

contiene el Manual de Ejecución de Gastos que se encuentra en la página

web de la SEFIN.

D. RECURSOS HUMANOS




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Las Unidades Administradoras de Proyectos efectuarán el registro y control

de términos de referencia de los consultores, utilizando los procedimientos

del SIAFI que contiene el Manual de Recursos Humanos que se encuentran

en la página web de la SEFIN.

E. TESORERIA

La UAP efectuarán directamente en el SIAFI los pagos de gastos los cuales

los Fondos de la Cuenta Especial son traspasados mediante una TEC a la

Cuenta Única del Tesoro Nacional (Dólares o Lempiras) esta a su vez

realiza el traslado a la Libreta de Pagos del Proyecto, la UCP procede a

Solicitar la priorización de pagos para que los fondos sean depositados

directamente en las cuentas de bancos del beneficiario, estos

procedimientos se encuentran mas detallados en el Manual de Pagos de la

Cuenta Única de la Tesorería, de igual manera se utilizarán los

procedimientos del SIAFI para el Registro de Beneficiarios y la Conciliación

Bancaria Automática de las Cuentas Especiales y de las libretas cuyo titular

sea cada una de las Unidades Administradoras de Proyectos que se

encuentran en la página web de la SEFIN.

F. CONTABILIDAD

La generación automática de asientos por partida doble de la Contabilidad

en el SIAFI, referente a transacciones de Las Unidades Administradoras de

Proyectos se efectuará con la utilización del Plan de Cuentas Único del

GOH que se encuentra en la página web de la SEFIN.

a. iii) SEGURIDAD Y SEGREGACION DEL SIAFI

Es el módulo del SIAFI que permite crear, modificar o eliminar los permisos

de acceso al sistema de todos los usuarios a nivel institucional.




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Este modulo establece las siguientes normas para una adecuada

seguridad.

No se permitirá que una persona tenga más de 1 usuario, y únicamente

estos serán los gestores de usuarios.

Los Niveles de privilegios de uso de los sistemas de información deben

ser aplicados a todos los usuarios, asignados dependiendo de sus

funciones laborales y ser aprobados por el jefe, director o gerente del

área o departamento que utiliza la aplicación por escrito.

No se permitirá que un usuario tenga perfiles de aprobación y

elaboración de los mismos módulos, en caso que este situación se

presente el administrador de seguridad del SIAFI, no procesara ese

usuario y lo dará por anulado.

Cada persona que es usuario de SIAFI es responsable de las

operaciones hechas en el sistema con su usuario personal.

Cada usuario creado en el SIAFI será de uso personal, no se permitirán

usuarios para un departamento específico, o para varios empelados de

una misma dependencia.

No se permitirán que varias personas manejen un usuario, en caso que

una persona de a conocer su contraseña, este será responsable de las

operaciones hechas con el usuario correspondiente.




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Modulo Perfil Tipo de Operación

Ejecución del

Gasto

246 Usuario Carga de los formularios de

Gasto F-01 y F-07

245 Contador Aprueba los formularios F-01 y F-

07

244 Coordinador o

Director UCP

Firma de los formularios F-01 a

nivel de devengado

Cuotas de

Compromiso

75 Usuario

Elabora, Verifica y Aprueba las

solicitudes, modificaciones e

incorporaciones a nivel de UE.

190 Encargado de

Presupuesto

Verifica las solicitudes a nivel GA,

también distribuye las cuotas que

ya fueron aprobadas por la TGR.

77 Gerente

Administrativo

Aprueba las solicitudes a nivel

GA

Tesorería (TEC

y Priorización

de Pagos)

453 Analista Financiero Solicita los TEC.

530 Analista Financiero Elabora y Verifica la Priorización

de Pagos

529 Coordinador o

Director UCP

Aprueba la Priorización de

Pagos.

Formulación

Presupuestaria 930 Usuario

Ingresa los resultados de

producción de las Categorías

Programáticas FP-03 a nivel de

UE.




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929 Jefe de Unidad

Ejecutora UAP

Aprueba los resultados de

producción de las Categorías

Programáticas FP-03 a nivel de

UE.

930 Usuario

Elabora la Formulación

Presupuestaria FP-05 a nivel de

UE

929 Jefe de Unidad

Ejecutora UAP

Aprueba la Formulación

Presupuestaria FP-05 a nivel de

UE

Modificación

Presupuestaria

868 Encargado de

Presupuesto

Elabora y verifica la modificación,

incorporación, desincorporación,

congelar, descongelar y trasladar

el presupuesto asignado a nivel

de UE.

867 Gerente

Administrativo

Aprobar la modificación,

incorporación, desincorporación,

congelar, descongelar y trasladar

el presupuesto asignado a nivel

de UE.

Los procedimientos se encuentran detallados en los manuales del usuario

del SIAFI que se encuentran en la página web de la SEFIN.




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b) SIAP

b) i) MODELO CONCEPTUAL

Tal y como se ha indicado anteriormente, la UCP estará realizando una

administración paralela de los recursos del SIAFI mediante el SIAP

exitosamente utilizado por el PMDN bajo el marco del Convenio de Crédito

No. 3361-HO y 3361-1-HO, el que ha sido ajustado y actualizado durante

los últimos años a efectos de generar consistencias y asimetrías entre el

mismo y el SIAFI. Todo lo anterior con el propósito de cumplir con los

lineamientos sobre administración financiera establecidos por la Secretaría

de Finanzas, en representación del Gobierno de Honduras y en adición, con

el fin de generar los reportes que sean consistentes con las demandas de

información de la AIF.

Es importante destacar que esta forma de gestión paralela resultará

obligatoria hasta que el SIAFI logre corregir los errores que resultan de los

módulos implementados y que permitan la generación de reportes que son

necesarios para atender las demandas internas y externas acerca del

avance en la ejecución financiera del Proyecto, de manera particular,

aquellas exigencias establecidas en el Convenio de Crédito para la

ejecución del Proyecto.

Debe indicarse, por otro lado, que el SIAP, es un instrumento sistematizado

previsto para atender la labor de administración, contabilidad y el

cumplimiento de los requisitos requeridos para el manejo contable y

financiero de los recursos provenientes del Proyecto. EL SIAP prestó un

valioso servicio al PMDN desde el inicio de sus operaciones en el año 2001

y, continuará actuando como una herramienta adicional para registro

financiero para el proyecto.




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b) ii) SALVAGUARDA DE DATOS

Para salvaguardar la información contenida en el SIAP se deberán hacer

trimestralmente copias de respaldo de los datos, manejando un juego de

dos (2) copias de los datos que se guarden.

Los datos se deberán almacenar en discos compactos u otro dispositivo

que garantice la seguridad de los datos.

Las copias de los datos se almacenaran de la siguiente manera:

Una copia se le entregará al Jefe del Área de Administración y Finanzas.

Una copia será entregada al Personal Técnico encargado del

mantenimiento y soporte del proyecto.

La frecuencia en que se deberán hacer las copias de respaldo se

determinara por el volumen de datos que se maneja diariamente y el

impacto que su pérdida representa en caso de un siniestro.

b) iii) PLAN DE CUENTAS

El Plan de Cuentas es la clasificación ordenada y pormenorizada de las

cuentas o códigos contables a utilizar para el registro de las operaciones

financieras y económicas del Proyecto el cual esta acorde a los

componentes, subcomponentes, actividades y metas del proyecto así como

la estructura presupuestaria del GOH. Véase Anexo 1 inciso D

9. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

Esta sección incluye políticas y procedimientos para los diferentes servicios

administrativos y constituye un instrumento de control interno que servirá de guía

para orientar el trabajo y ayudará a promover la eficiencia operativa, cumplir con

las leyes, normas y reglamentos aplicables; dada la dinámica del proyecto es




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conveniente que sea evaluado de tiempo en tiempo para confirmar su efectividad

o para ajustarlo según convenga.

A. DOCUMENTACION

El área de administrativa del proyecto deberá de velar que toda la documentación

soporte sea original, que el gasto este debidamente autorizado, que los mismos

representen gastos admisibles de acuerdo a las normas del BM.

Para realizar pago de anticipos de contratos de obras será necesario:

Solicitud de Pago debidamente firmada y sellada por todos los

responsables. Véase formato de solicitud de pago en el Anexo 2 Inciso

A

Contrato firmado (Original).

Garantías o Fianzas contractuales (Originales).

Orden de Inicio (Copia).

Recibo Oficial de pago de la Tesorería General de la Republica para emitir

la Certificación de Garantías o Fianzas (Original) emitida por la Secretaria

General COPECO.

Factura (Original) donde se refleje como mínimo, el número de factura,

fecha, monto y descripción de pago nombre del proveedor o contratista.

Para realizar pago de contratos de obras (pago de estimaciones) será

necesario:


responsables.





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Estimación de obras original debidamente firmada por el contratista,

supervisores de obra, Coordinador o Supervisor del Contrato.

Informe de avance de la obra elaborado por el supervisor de obra del

proyecto.



Para realizar pago final de contratos de obras será necesario:


responsables.

Acta de Recepción Final firmada por las partes involucradas.

Informe final del Supervisor.

Informe de la administración del Proyecto donde hace constar de la

existencia física de la Obra.

Planos finales tales como se construyo la obra (originales).

Garantía o Fianza de Calidad de Obra (Original).



General COPECO.




Para realizar pago de contratos de consultorías será necesario:




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responsables.


Copia Digital e Impresa de los productos y/o informes requeridos según

contrato.

Acta de Aceptación de Productos o Informes, del supervisor o Coordinador

del contrato, recibiendo a conformidad los productos de cada pago según

las cláusulas de pago del contrato.



Para realizar pago de anticipos de contratos de bienes será necesario:


responsables.


Garantías o Fianzas contractuales (Originales).



General COPECO.



Para realizar pago contratos de bienes será necesario:


responsables.





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Garantías contractuales (Del Fabricante).

Acta de Recepción de Bienes firmada por el Proveedor, el Supervisor o

Coordinador del Contrato y el Encargo de Bienes del Proyecto. Véase

formato de acta de bienes en el Anexo 2 Inciso F



Para realizar pago de órdenes de compra por adquisición de bienes y servicios

será necesario:

Solicitud de Pago debidamente firmada y sellada por el Coordinador

General de la UCP.

Comprobante de Recepción del Bien o Servicio firmada por un

representante de la administración o del área de adquisiciones del proyecto.

Orden de compra (copia firmada de recibida por el proveedor) debidamente

firmada y sellada por el Coordinador General de la UCP.



Adjuntar el proceso de evaluación de ofertas y adjudicación de compra

debidamente firmado por el área de adquisiciones del proyecto.

Para realizar pago de viáticos para gira será necesario:


General de la UCP.

Solicitud de Viáticos debidamente firmada por el Coordinador General de la

UCP y la persona que realiza la gira. (previa firma del documento este debe

de ser revisada por personal de administración). Véase procedimiento en




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el inciso “D VIATICOS Y OTROS GASTOS DE VIAJE” y el formato de

solicitud de viaje en el Anexo 2 Inciso B

En caso de ser liquidación de viáticos esta deberá de presentar toda la

documentación que justifica el gasto. Véase procedimiento en el inciso

“D VIATICOS Y OTROS GASTOS DE VIAJE” y el formato de liquidación

de viaje en el Anexo 2 Inciso C

Para realizar pago de reintegro por estacionamiento de vehículos del

Proyecto será necesario:


General de la UCP.

Presentar la documentación que justifica el gasto. Véase procedimiento en

el inciso “E VEHICULOS”.

Para realizar el trámite de rembolsos de seguros hospitalario o trámites por

accidentes o robo vehicular será necesario:

Informe detallado debidamente firmado por el sujeto que sufrió el percance

(remitido a la administración).

Copia del parte de Transito (resolutivo) o de la denuncia de reporte de robo

realizada a la Dirección Nacional de Investigación o ente competente.

Formulario de Reclamos de la Asegurado debidamente firmado y sellado.

(formulario será completado por la administración del proyecto).

En caso de ser rembolso por gastos médicos el sujeto asegurado deberá de

presentar toda la documentación original a nombre de él, debidamente

sellada y el respectivo formulario será completado por la administración del

proyecto; la administración no será responsable por aquellos gastos no

documentados o no aceptados por la Asegurado. (Los Gastos de Seguros




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del Personal serán establecidos solo si existe la asignación presupuestaria

suficiente y que el BM los acepta como gasto admisible).

Para realizar el trámite de pago por consumo de combustible a la gasolinera

será necesario:


General de la UCP.

Reporte de Consumo Conciliado debidamente firmado de elaborado,

revisado por la administración del proyecto y autorizado por el Coordinador

General de la UCP y su documentación soporte. Véase procedimiento en el

inciso “E VEHICULOS”

Estado de Cuenta de la Gasolinera.

B. PAGOS MEDIANTE BANCOS Y SIAFI

La presente busca establecer los procedimientos para pagos de consultores,

obras, bienes y servicios mediante Bancos y SIAFI, los cuales estarán de acuerdo

a los Manuales Conceptuales y de Usuarios del SIAFI.

Se establecerá una cuenta pagadora (cheques) en el BCH para que sea

usada para los desembolsos de los gastos retroactivos.

Dicha cuenta estará a nombre del proyecto.

Las firmas autorizadas para la administración de la cuenta serán la del

Comisionado de COPECO o a quien este delegue, ya sea mancomunada o

individuales quedando a criterio del primero.

Todos los cheques que por cualquier circunstancia deban ser anulados, serán

conservados por el responsable del manejo de la cuenta de cheques, debiendo

proceder a su inhabilitación mediante el sello "anulado" con mutilación del área

donde se escriben las firmas autorizadas.




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Los pagos se manejaran y registrarán dentro del sistema SIAFI.

Como lo establecen los manuales del SIAFI los pagos se harán

directamente a las cuentas bancarias de los beneficiarios desde la libreta

de pagos del proyecto.

Todos los pagos por concepto adquisición de bienes o servicios, consultorías

u obras se harán a nombre del beneficiario.

En aquellos casos de talleres de capacitación en sitios remotos en los cuales

sea necesario realizar un procedimiento especial de desembolso se permitirá,

previa aprobación del Coordinador General de la UCP, realizar lo establecido

en la Sección de Capacitaciones en Sitios Remotos.

Todos los pagos por concepto de bienes y servicios se efectuaran con

arreglo a las disposiciones contractuales, que especifican las monedas y la

forma de pago.

Toda operación de pago será presentada a la administración del proyecto

con su documentación soporte.

No se le dará trámite a ninguna solicitud de pago si no posee la

documentación soporte.

Si como producto de la liquidación de viáticos surgieran diferencias, estas se

liquidarán de la siguiente manera:

i) Si la diferencia es a favor del beneficiario se emitirá una solicitud de pago

por la diferencia, cualquiera sea el valor de la misma.

ii) Si la diferencia es a favor del Proyecto, esta se depositará en forma integra

en la Cuenta Única del Tesoro Nacional a con cargo a la Libreta de Pagos

o a la cuenta pagadora de los gastos retroactivos.

iii) Bajo ninguna forma se permitirá hacer uso de las diferencias a favor del




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proyecto para atender otras operaciones, aun cuando estas sean de

carácter urgente.

iv) El uso de las diferencia para uso personal será considerado actos de

indisciplina y como tales serán sancionadas.

El personal de administración le dará seguimiento a todos los pagos hasta

verificar que estos se encuentren en estado conciliado en el SIAFI.

Todo factura debidamente pagada deberá de presentar el sello de “PAGADO”

en la misma, dicho sello debe de tener por lo menos, el nombre del proyecto o

sus siglas, tipo de fondo con que se cancelo y la leyenda de pagado.

Todas las solicitudes de pago que hayan sido procesadas presentaran el sello

de “PROCESADA” y la firma corta del sujeto que la proceso.

Véase diagrama de flujo en el Anexo 1 Inciso B

C. CONCILIACIONES BANCARIAS

La cuenta bancaria (cheques), será sujeta a revisión continua y mensualmente

se realizara la conciliación con los saldos que presenten el Banco en su estado

de cuenta, dentro de los primeros 10 días del mes.

La cuenta especial y libretas de pagos serán sujetas a revisión continua y

mensualmente se realizaran las conciliaciones con los saldos que presenten el

Banco en su estado de cuenta y los reportes del SIAFI.

Las conciliaciones deberán de presentar una adecuada segregación de

funciones:

Perfil Tipo de Operación

Asistente de Administración Elabora las conciliaciones bancarias




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Contador Revisa las conciliaciones bancarias

Especialista Administrativo y

Financiero

Aprueba las conciliaciones bancarias

Las partidas conciliatorias serán revisadas mensualmente, si estas se

siguen presentando el personal administrativo deberá realizar las gestiones

correspondientes para su debido saneamiento.

D. CAJA CHICA

La caja chica representa un fondo revolvente asignado para atender pagos en

efectivo por gastos menores, exclusivamente para el Proyecto. Este Fondo NO

podrá utilizarse para pagos fraccionados de compras mayores que excedan los

límites establecidos por el BM.

El monto de la caja chica no excederá de L.10,000.00.

Cada solicitud de fondos o rembolso será documentado con un vale de caja

chica o una solicitud de rembolso.

Únicamente podrán efectuarse compras y/o pagos que estén comprendidos

en los renglones presupuestarios autorizados; excepto aquellos autorizados

previamente por el Coordinador General del Proyecto que no excedan del

monto asignado.

El manejo de la caja chica estará a cargo del Área Administrativa del

Proyecto.

Para efectos del Salvaguardo del efectivo, este se mantendrá en cajas de

seguridad portátiles.

La Supervisión y/o revisión de la caja chica estará a cargo del Jefe del área

administrativa.




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El encargado de caja chica solicitara el reintegro del fondo cuando se haya

utilizado el 50% como mínimo y máximo el 80% en forma quincenal

(siempre que exista presupuesto o fondos).

El reintegro de caja chica se realizara mediante formulario de reintegros

(siempre que exista presupuesto o fondos).

La caja chica deberá de ser liquidada totalmente una vez que finalice el

Proyecto, los fondos no utilizados serán reintegrados a la cuenta especial

del Proyecto en el Banco Central de Honduras.

El uso de los fondos Rembolsables para fines que no han sido autorizados

o que incumplan las disposiciones establecidas en el presente manual, dará

lugar a la aplicación de medidas disciplinarias en contra de los

responsables.

GASTOS APROBADOS

Combustible y Lubricantes

i) 35610-Gasolina.

ii) 35620-Diesel.

iii) 35650-Aceites y Grasas Lubricantes.

Mantenimiento de Vehículos y Otros

i) 23200-Mantenimiento y Reparación de Equipos y Medios de Transporte.

ii) 23350- Mantenimiento y Reparación de Equipo de Computación.

iii) 23360- Mantenimiento y Reparación de Equipo de Oficina y Muebles.

iv) 23390- Mantenimiento y Reparación de Otros Equipos.

v) 25900-Otros Servicios Comerciales (Parqueo de Vehículos).

Materiales y Suministros

i) 31100-Alimentos y Bebidas para personas.

ii) 36400-Herramientas Menores.

iii) 39400-Utensilios de Cocina y Comedor.

iv) 39600-Otros Necesarios.




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USO DE VALES DE CAJA CHICA

El formulario debe de llenarse con letra clara, el concepto del gasto debe de

especificarse y el vale tendrá un número correlativo.

El formulario estará firmado por el solicitante y aprobado por el Jefe del

Área Administrativa del Proyecto. aquellos gastos no previstos en esta

sección deberán de presentar el Visto Bueno del Coordinador General de la

UCP.

La persona que solicita el vale, estará obligado a liquidar el mismo dentro

de los 2 días siguientes al recibido el efectivo (en caso de no ser rembolso).

No se autorizara un segundo vale si no se ha liquidado el primero.

La liquidación del vale será acompañado por la(s) factura(s) a nombre del

Proyecto, con fecha, monto y NO presentar manchones, tachaduras o

cualquier indicio de alteración en la factura.

Se utilizara el formulario establecido por el Proyecto. Véase formato de

solicitud de viaje en el Anexo 2 Inciso D.

REINTEGRO DE CAJA CHICA

El formulario será mediante numero correlativo de liquidaciones,

La liquidación presentara la fecha inicial y final, además las facturas estarán

comprendidas en periodo indicado

En la liquidación se detallara: el numero de factura, la fecha, el monto,

nombre del proveedor y el tipo de gasto

La liquidación estará firmada de elaborado por el Encargado de la caja

chica y aprobada por el jefe administrativo del proyecto

Para cada liquidación el encargado de caja chica, realizara un análisis de

los fondos presupuestados para el Proyecto y determinara el monto de los

fondos no utilizados.

Se utilizara el formulario establecido por el Proyecto. Véase formato de




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solicitud de viaje en el Anexo 2 Inciso E.

E. VIATICOS Y OTROS GASTOS DE VIAJE

Esta sección establecerá normas y procedimientos aplicables con el propósito de

regular los gastos relacionados con el desplazamiento de personas que laboran

para el proyecto, en la realización de actividades oficiales.

El proyecto aplicara las normas y procedimientos de acuerdo al Reglamento de

Viáticos y Otros Gastos de Viaje para funcionarios y empleados del Poder

Ejecutivo del Gobierno de Honduras vigente.

De acuerdo al análisis de puesto de las categorías de funcionarios y empleados

en relación a los puestos del proyecto, para la asignación de viáticos y gastos de

viaje se aplicara la siguiente tabla:

Tabla de Categoría de empleados y funcionarios del Proyecto

Categoría Grupo ocupacional Comprende a nivel de proyecto

I Altos Funcionarios Comisionado y Sub Comisionado de COPECO

II Directivo Coordinador General de la UCP

III Ejecutivo Personal No Clasificado o de Puestos Excluidos

con sueldo mensual igual o mayor a L.22,000.00

IV Técnico Personal No Clasificado o de Puestos Excluidos

con sueldo mensual entre L.10,000.00 y a

L.21,999.99

V Apoyo Técnico Personal No Clasificado o de Puestos Excluidos

con sueldos menores a L.10.000.00

Para personas particulares que realicen trabajos en misiones oficiales en apoyo a

las actividades que realice el proyecto la asignación de viáticos y gastos de viaje




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se hará conforme al Reglamento de Viáticos y Otros Gastos de Viaje para

funcionarios y empleados del Poder Ejecutivo del Gobierno de Honduras vigente.

SOLICITUD DE VIATICOS Y OTROS GASTOS DE VIAJE

Los empleados y consultores del proyecto tendrán el derecho a que se

les reconozca viáticos y otros gastos de viaje siempre que sean

autorizados a ausentarse de su domicilio y permanecer en lugares

dentro y fuera del país para el cumplimiento de una misión oficial, los

costos que se incurran serán financiados con fondos del proyecto,

siempre que presenten los documentos justificantes para su

elegibilidad.

Para una mejor compresión de los conceptos de “Viáticos” y “Otros Gastos

de Viaje” la definición de estos será la que esta plasmado en el

Reglamento de Viáticos y Otros Gastos de Viaje para funcionarios y

empleados del Poder Ejecutivo del Gobierno de Honduras vigente.

Las tarifas de viáticos serán diferenciadas de acuerdo a las características

particulares de las regiones donde se desarrollará la actividad oficial y el

cargo que ocupe el sujeto dentro del Proyecto de acuerdo a los parámetros

plasmados en el Reglamento de Viáticos y Otros Gastos de Viaje para

funcionarios y empleados del Poder Ejecutivo del Gobierno de Honduras

vigente y este manual.

Toda gira dentro y fuera del país de empleados y consultores del proyecto

será autorizada por el Coordinador General de la UCP, excepto las giras

del Coordinador General de la UCP los cuales serán autorizados por el

Comisionado Nacional de COPECO y en su ausencia por la persona que lo

supla o por el jefe administrativo de la UCP.

Todo gira dentro y fuera del país será solicitada mediante el formulario de

solicitud de viáticos respectivo debidamente firmado y sellado por las




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autoridades que aprueban, revisan y el sujeto que realiza la gira. Véase

formato de solicitud de viaje en el Anexo 2 Inciso B.

Todo formulario de solicitud de viáticos dentro y fuera del país previa

autorización del de las autoridades será presentado a la administración del

proyecto para su respectiva revisión.

Como se establece en el inciso “B Pagos Mediante Bancos y SIAFI” todos

los desembolsos de viáticos y gastos de viaje se harán a través del SIAFI.

Excepto aquellos que sean financiados como gasto retroactivo.

Los viáticos y gastos de viaje deberán de ser solicitados con suficiente

anticipación tomando en cuenta los tiempos de revisión, aprobación y

tiempo de pago en el SIAFI (mínimo 10 días calendario).

para un mejor control sobre los fondos, todo anticipo de viáticos y gastos de

viaje no será mayor del 80% del monto total de la solicitud de viáticos.

Cualquier extensión en tiempos de la gira será autorizada únicamente por el

Coordinador General de la UCP, en caso de no justificar o tener la autorización

correspondiente los días adicionales no serán pagados y la persona que liquida

estará sujeto a las medidas disciplinarias correspondientes.

LIQUIDACION DE VIATICOS Y OTROS GASTOS DE VIAJE

Finalizada la gira, el empleado o consultor de la UCP liquidará los viáticos

y otros gatos de viaje siguiendo los procedimientos y tiempos establecidos

en el Reglamento de Viáticos y Otros Gastos de Viaje para funcionarios y

empleados del Poder Ejecutivo del Gobierno de Honduras vigente.

Toda liquidación será mediante el formulario de liquidación de viáticos

respectivo debidamente firmada y sellada por las autoridades que

aprueban, revisan y el sujeto que liquida. Véase formato de liquidación de

viaje en el Anexo 2 Inciso C.




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Todo formulario de liquidación previa autorización de las autoridades será

presentado a la administración del proyecto para su revisión.

Todo formulario de liquidación se procesara por la administración si

presenta toda la documentación que justifica el gasto, dicha documentación

será y se presentara conforme a lo establecido en el Reglamento de


Ejecutivo del Gobierno de Honduras vigente.

En caso de consumo de combustible en las giras solo se reconocerán

facturas de gasolineras que se encuentran fuera de la ciudad de la sede

del proyecto (Municipio del Distrito Central).

La factura de combustible debe de tener, nombre del proyecto, numero de

placa del vehículo, galones o litros, monto en lempiras, firma del bombero o

sello de la gasolinera.

Cualquier documento que no cumpla con lo dispuesto por Reglamento de


Ejecutivo del Gobierno de Honduras vigente, dará lugar a desestimar el

mismo, generando que el gasto no sea aceptado en la liquidación. No se

permitirá al sujeto que liquida reponer dicho documento con otros.

Transcurrido el tiempo máximo de liquidación de una gira, si un empleado

de la UCP, contratista o cualquier otro no ha realizado la respectiva

liquidación sin perjuicio a la sanción disciplinaria se le solicitara al sujeto la

devolución de los fondos, de lo contrario será deducido de su pago más

próximo.

Cuando existan razones justificadas para el no cumplimiento de la

disposición anterior, y que estén fuera del control del sujeto que liquida, el

Coordinador General de la UCP, podrá autorizar la demora en la

presentación de la liquidación.




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Conjuntamente con la liquidación, el consultor o funcionario presentará un

informe de sus actividades donde anotará las gestiones realizadas, los

resultados obtenidos, y los nombres de las personas con quienes

mantuvo entrevistas o ante quienes realizo las gestiones, este será firmado

de aprobado por la autoridad competente y por el sujeto que realizo la gira

justificara también el motivo de la ampliación de la gira si la hubiera.

El personal administrativo del proyecto puede realizar las

investigaciones correspondientes al observar que se presenta

documentación alterada o falsificada en forma premeditada, esto dará

lugar a desestimar los gastos y el responsable estará sujeto a las medidas

disciplinarias correspondientes y la devolución de los fondos o de la

deducción del monto en el su pago más próximo.

F. TALLERES DE CAPACITACIONES

Para gastos de movilización de los participantes de la capacitación, el

beneficiario de los fondos de movilización recibirá el efectivo a través de un

representante del área de administración o adquisiciones del proyecto y

quedara la evidencia de la recepción del dinero al beneficiario final mediante un

recibo o acta de recepción debidamente firmada por el beneficiario según los

formatos que establezca el proyecto.

Dichos gastos deberán de ser liquidados y devueltos a la libreta de pagos cinco

días máximo terminado el evento.

La liquidación debe de ser elaborada por el encargado de realizar los pagos,

revisada por el jefe de administrativo del proyecto y contendrá toda la

documentación justificante.

El área administrativa conjuntamente con el área de adquisiciones y la unidad

técnica evaluaran los materiales y suministros necesarios para determinar las




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existencias en bodega de insumos y las cantidades necesarias a adquirir para

el taller.

Los materiales no utilizados serán devueltos al proyecto.

En aquellos casos de talleres de capacitación en sitios remotos o distantes en los

cuales no se pueda realizar un proceso competitivo se realizara lo siguiente:

Presentar una justificación donde sustente la utilización de un proceso

especial para pagos, contratación y adjudicación de bienes y/o servicios.

Para pago de comida, alquiler de local u otro gasto, el beneficiario del pago

recibirá los fondos a través de un representante del área administrativa,

adquisiciones del proyecto o de la persona que el Coordinador General

designe.

Dichos gastos deberán de ser liquidados y devueltos a la libreta de pagos cinco

días máximo terminado el evento.

La liquidación debe de ser elaborada por el encargado de realizar los pagos,

revisada por el jefe de administrativo del proyecto y contendrá toda la

documentación justificante.

G. VEHICULOS

El objetivo del presente, es regular el uso y mantenimiento de la flota de los

vehículos del proyecto, basado en las normas y procedimientos administrativos,

procedimientos, utilización, control de usos y mantenimiento de los vehículos. El

presente procedimiento es de estricto cumplimiento por todos los sujetos que

tienen vehículos asignados del proyecto, y son responsables solidarios por el uso

del vehículo.

USO DE VEHICULOS




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Los vehículos del proyecto serán usados única y exclusivamente para

realizar actividades del proyecto, excepto en aquellos casos de emergencia

los cuales por disposición del Banco Mundial sean dispuesto para realizar

actividades de emergencia para fortalecimiento de COPECO.

Los vehículos serán usados en días y horas hábiles, para los días inhábiles

deberán de tener el carnet (permiso) de autorización debidamente firmado y

sellado por el Comisionado de COPECO.

Ningún consultor o empleado del proyecto puede llevar el vehículo a su

casa de habitación ya sea en horas de alimentación, al final de la jornada

diaria o fines de semana, los vehículos podrán ser llevados a la casa de

habitación cuando se realice una gira y se salga en tempranas horas del día

siguiente o cuando la gira finalice un fin de semana. Siempre velando el

cumplimiento de las dos disposiciones anteriores.

La asignación del vehículo será autorizada únicamente por el Coordinador

General de la UCP y esta se realizara por el encargado de bienes utilizando

los formatos establecidos y de acuerdo a los procedimientos que se

establezcan en este capitulo.

En caso de accidente el sujeto al cual se le asigno el vehículo del proyecto,

deberá de reportar en forma inmediata los daños sufridos al Coordinador

General de la UCP y/o a la administración de proyecto por vía telefónica, a

su vez, ponerse en contacto con la compañía aseguradora.

El sujeto antes referido deberá presentar un informe detallado del

accidente (lo mas pronto posible) y presentar una copia del parte de la

Dirección General de Transito a la administración.

En caso de robo del vehículo, herramientas, cualquier otra parte y

documentos del vehículo se debe reportar al Coordinador General de la

UCP y/o a la administración del proyecto por vía telefónica.




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El sujeto antes referido deberá presentar un informe detallado del suceso

(lo más pronto posible) y presentar una copia del parte a la Dirección de

Investigación Criminal o el ente que competa.

En caso de no reportar ningún caso se hará responsable al sujeto que

tiene asignado el vehículo del proyecto, de cualquier accidente o robo del

vehículo, herramientas o cualquier otra partes del vehículo, debiendo

cancelar los montos correspondientes que determine la administración del

Proyecto.

Los sujetos que tengan asignado un vehículo, deberán de estacionarlo en

lugares seguros, el costo del estacionamiento será absorbido por el

Proyecto, el no cumplimiento de lo anterior, y que ocasione la pérdida o

daños del vehículo como sus herramientas, accesorios y documentos

entregados al momento de su asignación será responsabilidad del sujeto.

Se reconocerán únicamente el estacionamiento del mismo en horas y días

hábiles.

El gasto de Estacionamiento debe presentar un recibo que contenga como

mínimo, la fecha, hora, monto y placa del vehículo y sello del

estacionamiento.

MATRICULA Y SEGURO DE VEHICULOS

Toda la flota de vehículos en uso para el Proyecto estarán asegurados y

matriculados, debidamente rotulados con el distintivo de la Bandera del

Gobierno de Honduras, del Proyecto y de COPECO, y tendrán anotados el

número de inventario que COPECO les ha asignado.

Para tramites ante la Aseguradora se debe de obtener el parte de la

Dirección General de Transito o el parte a la Dirección de Investigación

Criminal, requisito previo para desembolso.




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En caso de determinarse culpabilidad por parte de sujeto que tiene

asignado el vehículo del proyecto, este deberá de cancelar los montos que

solicite la aseguradora para la reparación del vehículo del proyecto, para

pago de los daños a terceros y demás necesarios.

En caso de determinarse NO culpabilidad por parte de sujeto que tiene

asignado el vehículo del proyecto, este deberá de gestionar cancelar los

montos que solicite la aseguradora para la reparación del vehículo del

proyecto, para pago de los daños a terceros y demás necesarios.

el Proyecto se libra de toda responsabilidad administrativa, civil o penal

que ocurra por accidentes ocasionados por vehículos del Proyecto,

debiendo responder ante las autoridades competentes el sujeto que

ocasione el accidente.

Todo el personal del proyecto deberá solicitar una copia de las

disposiciones de la póliza de seguros para no alegar ignorancia en

cualquier accidente.

La administración del proyecto coordinara el reclamo a la Aseguradora y

esta seguirá los procedimientos y necesitara los documentos siguientes: i).

Todo reclamo de accidente o pérdida de vehículo debe presentarse en el

transcurso de 15 días de ocurrido el accidente ii) remitir el informe del

accidente antes referido.

MANTENIMIENTO DEL VEHICULO

El vehículo será sometido a labores de revisión constante y de acuerdo, a

la zona de trabajo y kilometraje recorrido, anotando el mantenimiento

preventivo en los formatos de control diseñados para tal fin.

El sujeto que tenga asignado el vehículo deberá reportar a la

administración del proyecto mediante memorando interno, cualquier mal




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funcionamiento detectado y este a su vez deberá someterlo a revisión y

reparación inmediata, si el caso lo amerita.

El sujeto que tenga asignado el vehículo, cuando se le haya detectado

mal funcionamiento que por su negligencia comprobada lo haya

provocado, y el vehículo haya sufrido mayores deterioros o daños derivados

de la irresponsabilidad del usuario debe de correr con el total de los costos

que surjan de la reparación del vehículo, además deberá aplicársele las

respectivas sanciones disciplinarias que correspondan.

La administración del proyecto debe velar que todos lo vehículos que no

estén de gira se encuentren en las instalaciones de COPECO.

Para revisiones periódicas o reparaciones los vehículos serán enviados

únicamente a la agencia respectiva, con el objetivo de mantener intacta la

garantía y el mejor servicio posible.

PROCEDIMIENTO PARA ASIGNACION DE LOS VEHICULOS

El Sujeto que realizara la gira deberá de plasmar en el formulario de

solicitud de viáticos la placa del vehículo que le será asignado, aprobado

este formulario por el Coordinador General de la UCP, queda aprobada la

asignación del vehículo.

En caso de que el vehículo no sea utilizado para realizar una gira el

Coordinador de Área solicitara a la administración del proyecto su

correspondiente asignación, explicando la misión para la cual se necesita

el vehículo (debidamente firmada por el Coordinador General de

Proyecto).

La administración del proyecto a través del encargado de bienes deberá

de entregar mediante inventario (Formulario de Control y Entrega de




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Vehículos a los sujetos responsables, el vehículo con sus herramientas,

accesorios y documentación necesaria.

La persona que se le asignó el vehículo, deberá firmar de conformidad el

formulario de "Asignación de Vehículo" acreditando que recibió de

conformidad la unidad y su estado, el inventario completo de los accesorios,

herramientas y los documentos necesarios.

Como parte del control de la asignación de vehículos la administración del

proyecto debe de mantener un control prestablecido donde se plasmara:

Numero de inventario del vehículo, numero de placa, fecha de inicio del

kilometraje, fecha final del kilometraje, el kilometraje de inicio y final,

kilómetros recorridos en gira, cantidad de combustible consumido durante la

gira de trabajo (galones), promedio de rendimiento del vehículo por

kilómetro recorrido, el responsable del vehículo y las observaciones

correspondientes de entrega del vehículo (golpes, accidentes, robos, o

cualquier desperfecto reportado).

PROCEDIMIENTO PARA LA DEVOLUCION DE LOS VEHICULOS

Una vez finalizada la misión el responsable del vehículo hará entrega del

mismo a la administración del proyecto, esta revisará físicamente el

vehículo de acuerdo al Formulario de Control de Entrega y Recepción de

Vehículos, firmado por el responsable cuando recibió el vehículo. Si el

vehículo no muestra daños con respecto al reporte de entrega, entonces la

administración del proyecto procede a firmar el Formato de Control de

Entrega y Recepción de Vehículos como recibo conforme del bien.

En caso de que el vehículo sea asignado al motorista de manera

permanente se hará una revisión mensual del vehículo para determinar sus

condiciones y se firmara el Formato de Control y Recepción de Vehículos.




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Si el vehículo presenta daños durante la inspección, la administración del

proyecto realizara un informe, este reporte es dirigido al Coordinador

General de la UCP con copia a la administración del proyecto, quienes

determinaran las acciones que proceden, de acuerdo al reporte enviado.

PROCEDIMIENTO PARA SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE PARA VEHICULOS

La administración del proyecto establecerá un talonario para la requisición

(Orden) de combustible el cual debe de mantener como mínimo, el nombre

del proyecto, fecha, componente subcomponente y actividad que se afecta,

cantidad en galones o litros, descripción del servicios a ofrecer (Diesel,

Gasolina) monto en lempiras, descripción del vehículo (Placa, Marca,

Tipo), numero correlativo, Kilometraje, Conductor, dos copias y firma y

sello de la autoridad.

Cada responsable del vehículo debe de remitir a la administración del

proyecto la solicitud por escrito proporcionando, el numero de placa,

kilometraje, explicación de la misión o si es para uso general.

Las órdenes de combustible serán firmadas por el Jefe de la Administración

del proyecto, adjuntando la solicitud de la misma.

El proyecto firmara un convenio o contrato con una gasolinera cercana a las

instalaciones de COPECO para el suministro de combustible, en el cual

quedara registrada la firma y sello autorizados para las ordenes de compra

y el listado de los vehículos del proyecto.

La administración solicitara periódicamente un estado de cuenta a la

gasolinera para conciliar las ordenes de compra; cualquier diferencia será

resuelta por las partes.

La administración del proyecto realizara reporte de consumo conciliado y se

presentara al Coordinador General de la UCP para su aprobación y




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respectivo pago, al cual se le adjuntara las ordenes de compra emitidas

(originales) y las facturas de la gasolinera para sustentar el gasto.

El responsable del vehículo al cual se le giro la orden de combustible debe

de proporcionar a la administración la factura de combustible la cual debe

de tener, nombre del proyecto, numero de placa del vehículo, galones o

litros, monto en lempiras, firma del bombero y sello de la gasolinera.

La administración del proyecto debe de mantener un formulario de control

de combustible donde se podrá identificar, la periodicidad de solicitud de

combustible del vehículo y el rendimiento de consumo por vehículo.

No se permitirá el uso de combustible del proyecto o la aprobación de

órdenes de compra del proyecto para vehículos propiedad de particulares o

de otra institución que no sea la de COPECO, para vehículos de COPECO

toda orden de combustible además de lo requeridos anteriormente, deberá

de presentar la firma y sello del Coordinador General de la UCP como visto

bueno. Cualquier excepción a esta disposición únicamente podrá ser

aprobada por el Coordinador General de la UCP.

H. ADMINISTRACION DE BIENES DE USO

La administración de la UCP a través del encargado de bienes será la responsable

de mantener un adecuado control de los vehículos, mobiliario, equipo de oficina,

equipo de cómputo, equipo de comunicación y cualquier otro equipo o bienes no

especificados propiedad del proyecto, velando el buen uso, conservación e

inmediata localización.

INSPECCIONES FISICAS

Se realizara por lo menos una vez por año inventarios, físicos de los bienes

con el objetivo de revisar sus condiciones y actualizar custodios.




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El área de adquisiciones informara con el tiempo suficiente la adquisición de

bienes para que el encargado de bienes este presente en la recepción de

los mismos y quede plasmada la misma mediante acta entrega o mediante

comprobante de entrega.

Antes de que los bienes sean entregados para su uso estos deberán de ser

codificados, revisados y rotulados con signos o siglas que hagan referencia

al proyecto.

CONTROL Y SISTEMATIZACION DE LOS BIENES

Todos los bienes adquiridos deben de ser ingresados en el sistema SIAP

modulo de bienes para su respectivo control.

Si el proyecto así lo decide puede utilizar las actas de descargo, traspaso,

asignación que genera el SIAP, de lo contrario puede utilizar el formato que

mas se acople a las necesidades del proyecto.

Cada tres meses se deben conciliar los montos que representan inversión

en la categoría de Bienes versus el auxiliar de bienes.

Como control paralelo el proyecto puede llevar un auxiliar de bienes en

hojas de Excel, este deberá de contener código del bien, descripción, fecha

de compra, No. de factura de compra, nombre del proveedor, serie, modelo,

nombre del custodio, localización del bien, tiempo máximo de garantía,

monto en lempiras y dólares y la condición física.

Los bienes deben de seguir un orden correlativo hasta el final del proyecto.

Todos los bienes de uso deberán de ser entregados y descargados

mediante actas de entrega donde se debe establecer el nombre completo

del custodio, numero de identidad, cargo, nombre de la institución, puesto,

lugar de ubicación del bien, código, descripción, modelo, serie, monto en




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lempiras, monto equivalente en dólares y las firmas de quien entrega y

quien recibe a conformidad.

Para cada asignación o descargo de bienes la administración del proyecto

debe de realizar la inspección física de los mismos.

La administración del proyecto es la única que puede asignar, desasignar o

traspasar bienes propiedad del proyecto y esta será la que determinara que

bienes son de uso o bienes de consumo de acuerdo a las Normas de

Bienes Nacionales emitidas por la Contaduría General de la Republica de la

SEFIN.

Para el préstamo de bienes a otras instituciones, proyectos o la misma

COPECO será por aprobación del Coordinador General de la UCP, siempre

a través de la administración del proyecto.

Los prestamos antes referidos se realizara mediante acta de préstamo

estableciendo la clausula que el proyecto se reserva la facultad de realizar

revisión cuando lo crea necesario así como de solicitar su devolución

cuando sea necesario.

Cuando existan solicitudes de descargo por transferencias internas,

pérdidas sin responsabilidad, pérdidas con responsabilidad, obsolescencia,

inservibilidad, sustracciones de la naturaleza, por disposición legal el

Proyecto deberá apegarse al Manual de Normas y Procedimientos para el

Descargo de Bienes del Estado, Manual de Normas y Procedimientos para

el Tratamiento de la Propiedad Estatal Pérdida y a las Normas específicas

emitidas a por la Contaduría General de la República de la SEFIN.

El personal del proyecto será responsable del cuidado, protección y uso

adecuado de los Bienes que tengan asignados y podrá ser objeto de

deducción de su sueldo la cantidad correspondiente por extravío o daños

por el uso impropio del Bien.




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Para aquellos casos que exista pérdida, destrucción o uso impropio de los

bienes se establecerá una comisión de 3 personas del proyecto para

determinar si esta fue con responsabilidad o sin responsabilidad, en cuyo

caso se emitirá un informe de la conclusión.

En caso de ser con responsabilidad, el responsable del bien tendrá que

responder ante la administración del proyecto ya sea mediante la deducción

del costo del bien o por entrega de un bien de similar o mejor condición al

anterior.

Para cada responsable del bien cuyo contrato finalice se le extenderá un

finiquito de bienes donde se determinara las condiciones en que entrega los

bienes, sin este finiquito ningún empleado o consultor del proyecto podrá

recibir su ultimo pago del contrato, el área de adquisiciones informara de

aquellos contratos que están por finalizar.

El finiquito antes referido determinara si los daños que sufre el bien es por

deterioro por el uso normal o por un mal uso del mismo en cuyo caso el

responsable del bien deberá de responder por este.

La administración del proyecto tiene la potestad de requerir los bienes que

estén siendo subutilizados por los consultores del proyecto.

El proyecto registrara los bienes al costo de adquisición que incluye precio

de la factura, flete y otros gastos necesarios para hacerlo funcionar

adecuadamente y ubicarlo en el sitio que se usará.

Queda prohibido el uso de bienes a los cuales el Coordinador General de la

UCP y/o administración hayan ordenado su paro por haberse detectado mal

funcionamiento.

Queda prohibido el uso de los bienes para realizar actividades de personas

particulares.




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Todo custodio tiene la obligación de reportar el mal funcionamiento de los

bienes; quien no reporte el mal funcionamiento o conociéndolo siga

utilizando el bien y debido a ello sufren mayores deterioros, será

responsable de los daños y perjuicios de dicha acción u omisión y se

aplicarán las medidas disciplinarias que correspondan.

CONTROL DE BIENES PARA REALIZAR SU REPARACION

El responsable del bien hace la solicitud mediante oficio dirigida a la

administración del proyecto donde debe de reflejar, nombre completo del

custodio, numero de identidad, cargo, nombre de la institución, puesto,

lugar de ubicación del bien, código, descripción, modelo, serie.

El encargado de bienes transfiere la solicitud al área de adquisiciones para

realizar el proceso de reparación.

El Área de Adquisiciones notifica al encargado de Bienes cuando el equipo

o mobiliario está listo para ser trasladado a las oficinas del proveedor, se

realiza un acta de entrega para reparación donde el proveedor firmara de

recibido.

El Área de Adquisiciones notifica al encargado de Bienes cuando el equipo

o mobiliario está listo para ser trasladado a las oficinas de proyecto, se

realiza un acta de entrega del equipo y este se reasigna al responsable del

bien nuevamente.

TRASPASO FINAL DE BIENES

Aquellos bienes que son adquiridos para el fortalecimiento de la UCP no

podrán ser traspasados de forma definitiva a ninguna institución hasta el

cierre oficial del proyecto.

Aquellos bienes que son adquiridos para el fortalecimiento de los Co-

Ejecutores podrán ser traspasados de forma definitiva a ellos siempre y




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cuando quede evidencia suficiente del compromiso de los Co-Ejecutores de

mantener el adecuado control, mantenimiento, uso de los bienes y realizar

las respectivas inspecciones físicas por parte del proyecto, AIF, los

auditores externos del proyecto y/o cualquier otro ente que lo crea

conveniente.

Los bienes serán traspasados de forma definitiva y oficial mediante un acta

de traspaso debidamente firmada por las partes interesadas. Véase

formato de acta de traspaso final en el Anexo 2 Inciso G.

I. ADMINISTRACION DE BIENES DE CONSUMO

La Administración de la UCP será la responsable de mantener un adecuado

control y manejo sobre los bienes de consumo (Materiales de Aseo, Materiales de

Oficina, Útiles de Oficina, Papel etc.), velando el uso racional de los mismos.

La administración del proyecto establecerá un talonario para la requisición

de materiales el cual debe de mantener como mínimo el nombre del

proyecto, numero correlativo, fecha, componente subcomponente y

actividad que se afecta, descripción, cantidad solicitada cantidad aprobada,

cantidad entregada firma del solicitante, firma de aprobado y firma de

entregado.

Las requisiciones serán aprobadas y selladas por el Jede de la

Administración y en su defecto por el Coordinador General de la UCP.

La administración del proyecto deberá de mantener un auxiliar de

materiales (Cantidades y Monto) donde se plasmaran las entradas, salidas,

saldo (existencia), lista de materiales, descripción, modelo, numero

requisición etc.




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La administración del proyecto designara una persona quien será la

encargada de recibir y entregar los materiales así como de la custodia y

cuidado de los mismos.

Se realizaran cierres mensuales del uso de materiales el cual se adjuntara a

un informe que se presentara al Jefe de la administración.

Los materiales serán resguardados en una bodega (almacén) que posea las

instalaciones de seguridad y ambiente propias para los materiales.

Trimestralmente se realizara levantamiento físico de inventarios para

conciliar el físico versus el saldo (existencia) que establece el auxiliar de

materiales y revisar el vencimiento de aquellos que lo poseen, los

materiales próximos a vencimiento deberán de ser los primeros en utilizar.

En caso de existir material vencido, la administración realizara el

levantamiento físico y un informe que Justifique el descargo de los

materiales, el acta deberá de contener todas las generales del material y la

cantidad a descargar.

Para el descargo de dichos materiales se debe de obtener la aprobación del

Coordinador General de la UCP, aprobado el descargo la administración

procederá a deshacerse (botar) y el descargo en el auxiliar de materiales.

La administración del proyecto de acuerdo a las existencias de materiales

realizara una solicitud de compra listando la cantidad de los materiales

requeridos, previendo el desabastecimiento de los mismos, dicha solicitud

se remitirá al personal de adquisiciones para su respectiva compra.

Antes de realizar dicha lista se tendrá que revisar las disponibilidades

presupuestarias establecidas para este rubro.




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La administración del proyecto elaborara un Catalogo de Materiales y Útiles

de Oficina, el cual será actualizado de acuerdo a las necesidades del

proyecto.

El abastecimiento del almacén debe de programarse trimestralmente y

estará de acuerdo al Catalogo Materiales y Útiles de Oficina.

J. GASTOS DE COMUNICACION

La administración de la UCP será la responsable de mantener un adecuado

control sobre los gastos de comunicación que se reconocerán a los

Coordinadores, Especialistas del Proyecto y otros, dicho control será mediante

hojas de Excel.

Se le reconocerá al Coordinador General de la UCP del proyecto una tarifa

mensual por gastos de comunicación, cuyo monto fijo será de $70.00.

Se le reconocerá a los Especialistas y Coordinadores del proyecto una tarifa

mensual por gastos de comunicación, cuyo monto fijo será de $40.00.

El Coordinador podrá aprobar gastos de comunicación a otro personal del

proyecto no incluido en el párrafo anterior mediante nota, velando siempre

que exista la asignación presupuestaria suficiente y cuyo monto no

excederá de un monto fijo de $40.00.

El Coordinador emitirá una nota a la Administración del Proyecto donde

oficializara las personas del proyecto quienes recibirán dicho beneficio.

Los montos serán pagados a la tasa de cambio de compra de la fecha en

que se emita el formulario de pago en el sistema de pagos del Gobierno.

Los montos serán transferidos de manera mensual (mes finalizado) a cada

uno de los beneficiarios y no será necesario ningún tipo de liquidación o

documento de gasto excepto la Solicitud de Pago debidamente firmada por

todas las partes.




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Las Tarifas antes referidas se revisaran anualmente y serán modificadas

previa aprobación de la Asociación.

El personal que teniendo este beneficio dejare de laborar antes de

finalizado el mes, no tendrá derecho al pago de este beneficio

correspondiente a ese mes.

La Administración al final de cada año fiscal presentara un informe al

Coordinador de la UCP donde reflejara los montos ejecutados por este

beneficio.

El Coordinador, previo informe de la Administración, podrá suspender dicho

beneficio a los empleados del proyecto como parte de la reducción del

gasto en caso de que los fondos presupuestados NO sean suficientes. El

Coordinador General de la UCP informara de manera oficial a los

afectados.

10. PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS – CONTABLES

Esta sección incluye políticas y procedimientos para los registros financieros y

contables, constituye un instrumento contentivo de normas y procedimientos de

control interno que servirán de guía para orientar el trabajo y ayudarán a promover

la eficiencia operativa, cumplir con las leyes, normas y reglamentos aplicables,

dada la dinámica del proyecto es conveniente que sea evaluado de tiempo en

tiempo para confirmar su efectividad o para ajustarlo según convenga.

A. SOLICITUDES DE DESEMBOLSOS Y ESTADOS DE GASTOS

Las solicitudes de desembolsos y estados de gastos serán realizados

mediante el SIAFI-UEPEX por la administración del proyecto.

Los montos de las solicitudes serán cotejadas contra el reporte de inversión

que será generado del SIAP sistema contable paralelo.




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En el caso de que los formularios no presenten toda la información que

ocupa BM, estos se emigraran y se adaptaran a los formatos establecidos

por el BM.

Las solicitudes de desembolsos y estados de gastos serán impresas y

remitidos a las autoridades correspondientes para su revisión y aprobación

mediante la firma.

El área de Adquisiciones corroborara que los contratos que se hace

referencia en la solicitud se encuentran debidamente inscritos en el SEPA.

La administración las adjuntara al client connection de manera electrónica y

su firma electrónica se realizara por las autoridades correspondientes.

La administración se encargara de darle seguimiento a las solicitudes hasta

el respectivo desembolso en la cuenta especial.

Cuando sea necesario la administración estará a cargo de adjuntar los

documentos para sustentar aquellas solicitudes que el BM exija este

requisito.

Véase el diagrama de flujo en el Anexo 1 Inciso C

B. REGISTRO DE PARTIDAS CONTABLES EN EL SIAP

Quincenalmente se generara el reporte de movimientos de las libretas de

pago y el reporte de movimiento de la cuenta especial.

La administración imprimirá todos lo F01 que aparecen el reporte y los

adjuntara como parte de la documentación soporte del pago.

Cada quince días y al cierre de mes la administración procederá a registrar

en el SIAP los pagos efectuados mediante F01 y de las transferencias

realizadas a la libreta de pagos a través de la cuenta especial.




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La administración conciliara mensualmente la ejecución que reporta el SIAP

versus la ejecución del SIAFI-UEPEX, de existir alguna diferencia esta se

revisara y ajustara.

La administración realizara la valuación de los lempiras de la cuenta

especial mediante el ajuste por diferencial cambiario en el SIAP.

C. REPORTES FINANCIEROS

La administración emitirá los reportes semestrales que se detallan a

continuación: i) reporte de ejecución acumulada por categoría de gasto y

otro por línea de acción, ii) informe de ejecución del periodo por categoría

de gasto y otro por línea de acción, iii) informe de estado de avance físico

por línea de acción.

La administración emitirá los estados financieros semestrales que se

detallan a continuación: i) Estado de Fuentes y Uso de Fondos (progresos

financieros, % de avance y programada vs ejecutado), ii) Estado de

Inversión por Categoría y Línea de Acción, iii) Estado de la Cuenta

Especial, estos serán emitidos de acuerdo a las Políticas y Guías que

determina el BM.

D. OTROS INFORMES

A más tardar (4) cuatro meses después de la fecha de cierre del proyecto o

aquella fecha posterior acordada con la AIF, COPECO debe entregar a la

AIF un informe con que describa a detalle el alcance de la ejecución y

operación inicial y final del proyecto, su costo, beneficios derivados y

futuros.

Conforme al Convenio de Crédito, el prestatario debe suministrar a la

Asociación a más tardar (4) cuatro meses después del fin de cada año

fiscal una copia certificada de los informes de auditoría preparados por




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auditores independientes aceptables a la Asociación.

11. EVALUACION DE LA EJECUCION

Constituye un conjunto de disposiciones de carácter general, relacionadas con la

planificación, organización, alcance y naturaleza de la evaluación interna, y con los

requisitos sobre el trabajo que deberá ejecutarse y la información que deberá

presentar el evaluador.

Las evaluaciones que se realizarán para el control de la ejecución

administrativa serán de dos tipos: Evaluaciones Externas y Evaluaciones

Internas (Auditoria Interna de COPECO).

Las evaluaciones externas se llevarán a cabo por empresas auditoras

legalmente establecidas en el país, o por empresas internacionales con

representación local.

Las evaluaciones internas serán de responsabilidad de la COPECO, para

lo que el departamento de auditoria interna de esta institución deberá de

incluir en su programa anual de revisión al proyecto.

Las evaluaciones estarán encaminadas, fundamentalmente, a verificar

entre otros la razonabilidad de los estados financieros y la integridad y

veracidad de los bienes.

Las evaluaciones podrán enfocarse al examen de aspectos específicos, de

orden contable, financiero, presupuestario, administrativo, económico,

jurídico, etc.

A. AUDITORIA EXTERNA

El proyecto está obligado a realizar una auditoría externa anual, el valor

de esta deberá consignarse en el POA y el PAC, cuyo resultado final

deberá estar en los siguientes seis meses al año que se está auditando.




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Esta firma auditora debe estar contratada 12 meses después de recibido

el primer desembolso.

El contrato de firma auditora no podrá ser mayor de 3 años en tiempo a

partir de la fecha del primer desembolso.

Esta deberá certificar el uso y aplicación de fondos, los saldos de la

cuenta especial, el ambiente de control del proyecto, el cumplimiento de

los contratos firmados, el cumplimiento de las normas del banco, el

cumplimiento de las normas y leyes del GOH y otros.

Los hallazgos sobre los cuales se elaboren las recomendaciones son de

estricto cumplimiento para el proyecto.

Véase Términos de Referencia en el Anexo 3

B. AUDITORIA SOCIAL

El Proyecto realizara por lo menos 2 auditorias sociales en la vida del

proyecto.

C. OTROS ORGANISMOS

El tribunal Superior de Cuentas cuando lo crea necesario podrá de forma

directa y no a través de Auditoria Interna de COPECO, realizar las

evaluaciones correspondientes ya sea a los estados financieros, procesos

contables, procesos de presupuestos procesos de adquisiciones etc.

12. RECURSOS HUMANOS (DERECHOS Y OBLIGACIONES)

Esta sección incluye políticas y procedimientos para control del personal que

labora para el proyecto, enfocadas a mantener una adecuada relación trabajador-

patrono a fin de proteger a ambas partes mediante la implementación de normas

de conducta, seguridad, disciplina y ética.




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A. SEGURIDAD

No participar en actividades o ser miembros de organizaciones de cualquier

naturaleza o forma que tiendan: i) A hacer desaparecer la forma

democrática de Gobierno, la cual ha sido adoptada por la Constitución de la

República, ii) Obstaculizar o anular los Convenios que el proyecto tiene con

sus proveedores, Entes Asociados, y en general otros convenios nacionales

e internacionales que se firmen iii) Obstaculizar los procesos de diseño y

construcción de obras en los diferentes municipios.

El personal y consultores del proyecto deben practicar normas de buena

conducta personal y social, honestidad y moralidad, a fin de no ser

vulnerables a amenazas y/o chantaje por parte de terceros y que puedan

eventualmente reflejarse en el desempeño de sus responsabilidades con el

proyecto.

La aplicación de las políticas de seguridad será responsabilidad directa de

la Coordinación de la UCP, pero todos los consultores tienen el deber de

brindarle la colaboración pertinente, a fin de salvaguardar el nombre,

prestigio e intereses del Proyecto y por ende, los suyos propios.

B. CONDUCTA

El personal y consultores del Proyecto se comportarán tanto en sus asuntos

privados como en el cumplimiento de sus deberes oficiales, de manera que

honren a la institución y enaltezcan el prestigio de la misma.

El personal y consultor del Proyecto cumplirán sus deberes de acuerdo con

las instrucciones impartidas por sus autoridades, las normas establecidas

para la ejecución de sus actividades y los Términos de Referencia de su

contrato.

El personal y consultores del Proyecto se abstendrán de participar en los

asuntos políticos del país mientras realizan sus funciones, y la índole




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política de un consultor no podrá influir en las decisiones de los demás.

Las decisiones se inspiran únicamente en consideraciones técnicas, las

cuales deberán evaluarse de manera imparcial y con miras a la realización

del objeto y funciones enunciados en el contrato.

Ningún empleado o consultor del proyecto asumirá cargos o posiciones que

sean incompatibles con el desempeño correcto de sus deberes, que

puedan ocasionar compromisos o dificultades para el Proyecto.

Ningún empleado o consultor del Proyecto aceptará cargo público o de

dirección de partido político alguno, que interfiera con sus compromisos del

contrato de consultoría.

El personal y consultor del Proyecto atenderá sus asuntos financieros

personales o los de su familia separados de los asuntos financieros del

proyecto, de modo tal, que sus actos no busquen el propósito de

beneficiarse de su relación con el proyecto.

El personal o consultor del Proyecto no aceptará donativos o favores de

particulares en relación con sus deberes. Sin embargo, cuando el rechazo

de un obsequio de relativamente poco valor pueda causar molestias al

donante, el consultor se guiará por las normas de la buena educación e

informará de las circunstancias al supervisor inmediato.

Tales normas servirán también de guía en cualesquiera otras relaciones

que puedan ser interpretadas como factores de influencia en el

cumplimiento de los deberes del personal o consultor del proyecto.

El personal o consultor del proyecto no podrán a nombre del Proyecto

aceptar medallas, condecoraciones u honores similares sin la aprobación

del Coordinador General de la UCP.

El personal o consultor que fuere invitado, en razón de su relación con el




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Proyecto, a participar en conferencias, reuniones de debates, películas,

programas de radio o televisión, o a escribir artículos o libros para

publicación, no aceptará honorario, donativo o compensación de gastos que

se le ofrezcan en relación con tales actividades y solicitar la aprobación del

Coordinador General de la UCP para su respectiva aprobación.

Ninguna persona, después de la terminación de su contrato con el

Proyecto, hará conocer o usará impropiamente la información confidencial

adquirida durante dicho contrato o se comportará de modo que cause

compromisos o dificultades al Proyecto.

C. DISCIPLINA

El personal y consultor del proyecto no podrá:

Eludir el cumplimiento de los deberes de su contrato sin causa justificada.

Dedicarse a actividades privadas que motiven conflictos y/o sean

incompatibles con la labor que realiza o con los servicios que el Proyecto

brinda a sus clientes.

Portar armas en el desempeño de su funciones, excepto en el desempeño

de funciones de vigilancia.

Ingerir bebidas alcohólicas y/o drogas en horas hábiles de trabajo, en el

desempeño de sus funciones o en las instalaciones de COPECO.

Hacer uso personal de las pertenencias del Proyecto.

Usar el nombre del Proyecto para actividades de carácter privado o lucro

personal.

Utilizar las instalaciones y espacio dentro del Proyecto en funciones no

relacionadas con las actividades determinadas en el contrato.

Cometer actos de irrespeto hacia las personas de categoría superior, lo




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mismo que a sus demás compañeros del proyecto.

Cometer actos inmorales o hacer uso de lenguaje ofensivo o provocativo,

tanto en el resto del personal como con el público en general.

Relacionar el nombre del Proyecto como responsable (fiador/aval) al

momento de contraer deudas u obligaciones de carácter personal.

Faltar a las normas de moralidad, honestidad y las de disciplina,

establecidas en la Institución.

Utilizar las instalaciones del Proyecto en actividades sociales, salvo

reuniones menores fechas especiales o relativas a cumpleaños de

compañeros y reuniones navideñas que no interfieran con las labores

normales, excepto aquellas para las cuales cuente la aprobación de la

Coordinación de la UCP o el Comisionado de COPECO.

Remitir información con carácter oficial de la institución o del proyecto, sin

autorización del Coordinador General de la UCP, quien es el único

autorizado para ello.

Cualquier otro acto de deshonestidad debidamente comprobado.

ACCIONES DICIPLINARIAS

Como parte de las normas disciplinarias y para los casos de violaciones de las

normas y procedimientos establecidas en este proyecto. La aplicación de las

sanciones disciplinarias se clasificaran y realizarán conforme a lo siguiente:

Las infracciones de clasificaran así: a. Infracción Leve: Amonestación verbal, en aquellos casos de

incumplimiento de las obligaciones establecidas en este manual, las leyes

del GOH o el Contrato, cuando se trate de la primera vez.

b. Infracción Menos Grave: Amonestación escrita, en aquellos casos de





Página 69 de 122

del GOH o el Contrato, cuando se trate de la segunda vez.

c. Infracción Grave: Terminación Contractual, en aquellos casos de


del GOH o el Contrato, cuando se trate de la tercera vez.

Las medidas disciplinarias serán las siguientes:

a. Amonestación verbal por parte del jefe inmediato

b. Amonestación escrita, con copia para el expediente del consultor por

parte del jefe inmediato y

c. Terminación del Contrato de manera inmediata por segunda

amonestación escrita, con copia para el expediente del consultor por parte

del jefe inmediato.

Toda acción será iniciada en forma de memorando justificativo por el jefe o

superior inmediato, y será dirigido a la Administración con copia al área de

adquisiciones del proyecto, para su trámite o archivo, excepto en los casos

en que se establezca un procedimiento especial en este documento.

El personal o consultores del proyecto podrán iniciar, por escrito, acciones a

través de las líneas de autoridad respectivas, cuando se trate de corregir

notorias injusticias cometidas en su perjuicio o corregir anomalías o

violaciones, según la aplicación de este manual, y que sean cometidas por

otros empleados o por sus jefes inmediatos.

La administración del proyecto conjuntamente con el área de adquisiciones

será la encargada de determinar el tipo de infracción y la medida

disciplinaria que corresponda, preparara la documentación y

comunicaciones pertinentes y esta será informada al Coordinador General

de la UCP.

En caso de Terminación de Contrato el Coordinador General de la UCP

informara al Comisionado de COPECO para que a través de la Secretaria




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General de COPECO se le informe al Contratista.

El consultor que se considere perjudicado por una acción de personal,

podrá apelar ante el Comisionado de COPECO y en segunda instancia al

Coordinador General de la UCP.

El Comisionado de COPECO o el Coordinador General de la UCP, si el

caso lo amerita, podrá referir en consulta la apelación interpuesta a una

Comisión de Quejas. (Ad-Hoc) integrada por dos representantes del

proyecto y uno de la Secretaria General de COPECO.

La resolución de la Comisión de Quejas. (Ad-Hoc), será definitiva y se

comunicara de su fallo al contratista mediante Secretaria General de

COPECO.

D. CONFIDENCIALIDAD

El Proyecto se debe a las Normas del Banco Mundial, sus asuntos internos

son de índole confidencial; por lo tanto, el personal y los consultores, sin

distinción de categoría, posición o naturaleza de trabajo que desempeña de

acuerdo a su contrato, estarán obligados a mantener confidencialidad sobre

la información que sea de su conocimiento durante la permanencia en la

institución.

El personal y los consultores estarán obligados a no proporcionar

información no autorizada por el Coordinador General de la UCP fuera del

Proyecto, a personas ajenas a la institución; asimismo, deberá abstenerse

de comunicar a otros consultores, información que, por su naturaleza

misma, sea considerada de carácter restringido.

Se define como “Información Estrictamente Confidencial” aquélla cuyo

conocimiento está restringido a la persona o personas involucradas en la

comunicación, siendo por lo tanto violatorio hacerlo del conocimiento de




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otros. Cuando la comunicación sea escrita, ésta se marcará con la palabra

“CONFIDENCIAL” y se enviará en sobre sellado y marcado con la misma

palabra. Los consultores involucrados en la preparación de una información

confidencial, tendrán la misma obligatoriedad de confidencialidad que la

persona a quien va dirigida la comunicación.

Es de carácter confidencial toda información relativa a honorarios del

personal y todos aquellos otros asuntos que, por su naturaleza, el darlos

puedan causar cualquier clase de perjuicio al Proyecto.

Las declaraciones oficiales del Proyecto será atribución exclusiva de la

Coordinador General de la UCP o a quien designe, destacando la prudencia

que deben tener los consultores en las disertaciones sobre los temas que la

Coordinación les confíe.

Las declaraciones de prensa, radio y televisión sobre asuntos relacionados

con el Proyecto son competencia única del Coordinador General de la UCP,

exceptuando aquellos casos en que exista delegación expresa de su parte.

Todo el personal de consultoría y recurrentes del Proyecto quedará

obligado al cumplimiento de estas normas. El personal y los consultores

que ingresen suscribirán un compromiso sobre el cumplimiento de las

normas de confidencialidad y en el contrato se le incluirá una cláusula

relativa al mismo asunto.

Para los casos de violación indicados en las presentes normas, Se

aplicaran las acciones disciplinarias antes referidas.

E. HORAS EXTRAS

El Recurso Humano del Proyecto y Consultores, no recibirán bajo ningún

motivo, pago por horas extraordinarias de trabajo, mucho menos por




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subsanar los errores o compensar los retrasos en que haya incurrido

durante la ejecución de su consultoría.

Se entenderá por consultor de planta o empleado del proyecto aquellos que

deben de cumplir con los horarios normales de trabajo establecidos por la

institución y el Gobierno de la Republica de Honduras plasmados en su

contrato.

Después de un trabajo extraordinario intensivo, el Coordinador General de

la UCP informara a la administración del proyecto y al área de

adquisiciones, cuando se conceda licencia compensatoria de tiempo a

aquellos consultores que demuestren que realizaron un esfuerzo

extraordinario para realizar alguna labor urgente. En ningún caso será

remuneración monetaria.

El otorgamiento de esta licencia no aplicará a ningún consultor mientras se

encuentre en viaje oficial, ya sea fuera o dentro de la propia sede del

Proyecto.

Se podrá requerir en tiempo extraordinario los servicios del personal y los

consultores en todas sus categorías cuando lo requieran las necesidades

del proyecto.

F. FERIADOS

Los feriados oficiales del Proyecto se regirán, en armonía con los feriados

oficiales de la Institución y del Gobierno Central.

G. VACACIONES

Con el objetivo de cumplir con lo establecido en el artículo 128 numeral 8 de

la Constitución de la Republica, el consultor de planta o empleado del

proyecto gozara de un (1) día de vacaciones por mes laborado el cual será

plasmado en su contrato.




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El control de vacaciones será manejado por la administración del proyecto.

Cualquier solicitud será aprobada por el Coordinador General de la UCP y

entregada a la administración del proyecto.

Previa al devengo de las vacaciones el consultor de planta o empleado del

proyecto deberá presentar un informe de actividades pendientes y por

realizar para que el proyecto pueda darle seguimiento a las mismas. El

incumplimiento de esta norma estará sujeta a las acciones disciplinarias de

este manual

H. ENFERMEDAD

El consultor de planta o empleado del proyecto podrá gozar de una licencia

por enfermedad con goce de sueldo en los siguientes casos: i) Estar

impedido de asistir al trabajo por causa de enfermedad o lesión; ii) Se halla

bajo examen o tratamiento médico, dental, oftalmológico o cualquiera otro

similar que le imposibilite realizar normalmente su trabajo iii) Que su

presencia ponga en peligro la salud del resto del personal, por razón de

haber estado expuesto a enfermedad contagiosa.

El empleado podrá solicitar anticipadamente licencia por enfermedad, en los

siguientes casos: i) Para someterse a exámenes clínicos, de laboratorio o

radiológico, o cualquier otra investigación médica ii) Para someterse a

tratamiento médico-óptico, dental o quirúrgico que le impida realizar su

trabajo habitual.

La ausencia por enfermedad deberá comunicarla el interesado por el medio

más expedito, ya sea por si o por intermedio de sus familiares, a su superior

inmediato en el propio día de ocurrida, anunciando el probable tiempo que

durará su ausencia.




Página 74 de 122

El Proyecto requerirá de los empleados la presentación de un certificado

médico por las ausencias por enfermedad que excedan de tres días

consecutivos al mes.

Cualquier ausencia en que no se cumpla lo requerido en esta sección o que

exceda de lo autorizado en el inciso anterior, se deducirá los días faltados

de los honorarios del empleado y estará sujeta a las acciones disciplinarias

de este manual.

El Proyecto se reservará el derecho de investigar las declaraciones que se

le presenten mediante certificación de enfermedad por un médico.

Se concederá un plazo prudencial de dos días hábiles para la recepción de

esta documentación, contado a partir de la fecha de reincorporación del

consultor. En virtud de lo anterior, toda licencia por enfermedad que exceda

el plazo de presentación indicado, será descontada de los honorarios del

empleado.

La administración del proyecto mantendrá un control sobre el uso de

licencia por enfermedad para información del Coordinador General de la

UCP y el Área de Adquisiciones y para control interno.

I. MATERNIDAD Y LACTANCIA


por maternidad con goce de sueldo.

La Licencia por Maternidad deberá ser solicitada por la interesada a la

administración del proyecto, con la debida antelación, acompañada de una

Certificación Médica, en la que se indique la fecha probable del parto, a

partir de la cual se establecerá el período Pre y Post-natal.




Página 75 de 122

La Licencia y su cómputo, el periodo de lactancia y el caso de

complicaciones del parto se concederá de acuerdo a lo determinado en el

Código de Trabajo de Honduras vigente.

Se concederá una hora diaria de lactancia materna, que podrá ser tomado

en horario de la mañana o de la tarde por seis meses posteriores a la fecha

de parto.

La administración del proyecto mantendrá un control sobre la licencia para

información del Coordinador General de la UCP y el Área de Adquisiciones

y para control interno.

Previa al devengo de la licencia el consultor de planta o empleado del




este manual.

J. PATERNIDAD


por paternidad con goce de sueldo.

La licencia por paternidad, consistirá en el otorgamiento de tres (3) días

calendario, al consultor, cuya pareja haya dado a luz, a fin de que pueda

atender los asuntos correspondientes.

La licencia por paternidad se otorgará previa solicitud en el formato

correspondiente y será autorizada por el Coordinador General de la UCP.

Los días a otorgar en concepto de esta licencia será el inmediato al día del

nacimiento.

La Licencia por Paternidad no es acumulable y prescribirá si no es tomada

de acuerdo con las disposiciones indicadas.




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La irregularidad en el uso de esta licencia estará sujeta a las acciones

disciplinarias de este manual.








este manual.

K. LICENCIA POR DUELO


por duelo con goce de sueldo.

Se concederá una licencia por duelo cuando aconteciere el fallecimiento de

un familiar en los siguientes casos: i) Fallecimiento del cónyuge, hijos,

padres, abuelos, hermanos, suegros y nietos, hasta por una semana; ii) Por

el fallecimiento de cualquier otro familiar dentro del cuarto grado de

consanguinidad o segundo de afinidad se otorgará dos (2) días hábiles.

Si el fallecimiento y/o sepelio ocurre fuera del país, se concederá hasta tres

días calendario adicional.

En casos especiales no previstos en este manual, la Coordinación de Área,

con el Visto Bueno del Coordinador General del Proyecto podrá ampliar el

tiempo efectivamente necesario para ir y regresar al lugar del suceso.

A juicio de los jefes inmediatos, se podrán autorizar permisos por el tiempo

razonablemente necesario para que los empelados puedan asistir a




Página 77 de 122

sepelios de otros parientes o amigos, en el lugar de su residencia, siempre

que con ello no se afecten las funciones oficiales del proyecto.

La licencia por duelo será documentada mediante solicitud posterior en el

formato correspondiente, se le adjuntara copia de acta de defunción y sea

autorizada por el Coordinador General de la UCP. Dicha solicitud deberá de

ser entregada a los tres (3) días hábiles posteriores de haber vuelto a las

labores.






L. MATRIMONIO


por matrimonio con goce de sueldo.

La licencia por matrimonio se otorgará previa solicitud en el formato

correspondiente y será autorizada por el Coordinador General de la UCP.

La Licencia por matrimonio, consistirá en el otorgamiento de dos (2) días

hábiles a partir de la fecha del matrimonio.

Si el matrimonio se suscita entre consultores del Proyecto, dicha licencia es

extensiva a la pareja, igual número de días para ambos.

Licencia por matrimonio no es acumulable y prescribirá si no es tomada de

acuerdo con las disposiciones indicadas.






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este manual.

M. LICENCIAS SIN GOCE DE SUELDO


especial sin goce de sueldo por año.

La licencia especial se otorgará previa solicitud en el formato

correspondiente y será autorizada por el Coordinador General de la UCP

y/o el Comisionado de COPECO.










este manual.




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N. OTROS BENEFICIOS

Bonificaciones por Desempeño: El Coordinador General de la UCP o el

Comisionado de COPECO podrá consignar montos para un fin especifico

relacionado con la motivación de los consultores de planta, estos montos

serán sometidos a No Objeción del Banco Mundial en el POA/PAC para

periodos específicos, solo bajo este criterio podrá otorgar modificaciones de

honorarios por bonificaciones por rendimiento de los consultores. Tomando

como base la evaluación del desempeño en el cumplimiento de sus

funciones, para dicha evaluación se regirá por la Sección de “Sistema de

Evaluación del Desempeño de Recursos Humanos” de este manual.

El Proyecto pondrá a disposición un local para que el personal y los

consultores de planta desarrollen sus actividades de lunes a viernes, tanto

en la sede como en las oficinas Regionales.

Dada la naturaleza de las actividades de algunos consultores de planta o

empleado del proyecto y por conveniencia institucional, el interesado, podrá

gestionar ante el Coordinador General de la UCP la modificación de su

asistencia diaria a las oficinas del Proyecto, debiendo presentar la

justificación correspondiente.

O. OTRAS OBLIGACIONES

Se debe tomar todas las medidas necesarias tendientes a prevenir

cualquier eventualidad que implique riesgo innecesario o ponga en peligro

la vida del consultor o terceras personas.

Se prohíbe terminantemente, presentarse al trabajo y ejecutar labores

oficiales en estado de ebriedad. Los consultores que violen esta disposición

estarán sujetos a las acciones disciplinarias de este manual, sin perjuicio de

que si causaren algún accidente, delito o cuasidelito, quedarán sujetos a la

acción civil o criminal que por tal motivo pueda derivarse.




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En los casos de accidentes de trabajo, enfermedades profesionales,

incapacidad o muerte accidental de un consultor, la responsabilidad del

Proyecto estará limitada y quedará cubierta por las indemnizaciones que

provee la póliza de seguro de vida y medico hospitalario que este vigente a

la fecha en que ocurra el accidente o enfermedad.

El Proyecto no será responsable con el personal ni con terceras personas,

cuando en caso de accidente de trabajo el consultor actúe en estado de

ebriedad o bajo los efectos de drogas enervantes, lo mismo que si el

accidente es debido al incumplimiento manifiesto de las instrucciones del

jefe inmediato o de los reglamentos internos.

El proyecto no tendrá responsabilidad en los percances que sufra el

consultor por riñas o intentos de suicidio dentro o fuera de las instalaciones.

13. PROGRAMA DE CAPACITACION Y DESARROLLO DE RECURSOS HUMANOS

Esta sección incluye políticas y normas que servirán para definir un programa

continuo de capacitación y desarrollo del consultor de planta o empleado del

proyecto (definidos en secciones anteriores), mediante la promoción de

actividades tendientes a mejorar las capacidades y competencia profesional

buscando cumplir con los siguientes objetivos: i) ofrecer a los empleados

oportunidades de capacitación que permitan configurar un cuadro de profesionales

altamente capacitados para atender los campos estratégicos de operación del

proyecto; ii) mejorar las actitudes del personal logrando la disposición para aceptar

y propiciar cambios enfocados a mejorar la dinámica del proyecto; iii) fortalecer la

integración del personal, creatividad individual y grupal, a través del fomento del

trabajo en equipo y la participación en la toma de decisiones.




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Anualmente el proyecto realizara un programa de capacitación de acuerdo

a las áreas que el personal crea sea deficiente.

La administración en conjunto con el área de adquisiciones levantaran

encuestas entre el personal del proyecto y determinara cuales son las

prioridades del personal para ser capacitado.

La administración, el área de adquisiciones y el Coordinador General de la

UCP elaborarán el programa de capacitación en el último trimestre del año

el cual será aplicable para el año siguiente y será aprobado por los mismos.

El proyecto buscara aquellas capacitaciones que son prioridad para el

colectivo de empleados y que tengan relación con las actividades del

proyecto, aquellas que sean capacitaciones únicas serán evaluadas y se

determinara el beneficio que la misma puede dar al proyecto.

El proyecto podrá incluir en el programa de capacitación, talleres, cursos,

seminarios, diplomados.

Ninguna de las actividades del programa de capacitación podrá exceder de

un (1) año y deberán estar dentro del tiempo de vida del proyecto, para

capacitaciones en el exterior estas no deberán de exceder de 30 días

calendario.

Se procurara que las actividades del programa de capacitación no

intervengan o retrasen de manera considerable las actividades del

proyecto.

Los consultores de planta o empleados del proyecto que se capaciten con

el programa del proyecto, para el desarrollo de una actividad técnica,

estarán obligados a retribuir al Proyecto por lo menos un (1) año, salvo que

no se requiera de sus conocimientos, de lo contrario se le retendrá de los

valores adeudados en su contrato el costo de lo invertido en la




Página 82 de 122

capacitación, para lo que firmaran un convenio que de legalidad a la

retención.

Para cubrir la inversión requerida por el programa de capacitación, el

Proyecto destinará una partida presupuestaria anual. A esta partida no se

cargarán otros valores que no sean específicamente para capacitación y

estarán contemplados en el POA/PAC.

De presentarse situaciones anómalas comprobadas, El Coordinador

General de la UCP cancelara las capacitaciones concedidas, exigiendo el

reintegro de las cantidades giradas al beneficiario, por incumplimiento en

los siguientes casos: i) Si los informes que se recibieren en relación con la

conducta moral, capacidad y aprovechamiento del beneficiario no fuesen

satisfactorios; ii) Si el participante se retira de la capacitación, salvo que ello

se deba a circunstancias excepcionales iii) Si el participante fuese

expulsado del centro donde realiza su capacitación iv) Cuando incumpliere

las obligaciones contractuales suscritas con el proyecto.

La administración del proyecto será la encargada de mantener el control de

pagos, documentos y otros relacionados con la capacitación.

El beneficiario deberá de entregar una copia del titulo, diploma, certificación

o cualquier documento que deje evidencia de haber recibido y concluido la

capacitación y esta será anexado a su contrato.

14. SISTEMA DE EVALUACION DEL DESEMPEÑO DE RECURSOS HUMANOS

Esta sección establece las normas y procedimientos para una correcta evaluación

del desempeño de los consultores de planta o empleados del proyecto (definidos

en secciones anteriores), buscando promover la eficiencia y eficacia en las labores




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del personal para alcanzar las metas y objetivos del Proyecto mediante la

medición sistemática y objetiva del aporte individual al proceso productivo del este.

A. FORMA DE EVALUACION

a) Los Coordinador Generales, Especialistas Financieros y Jefes de Área les

serán evaluados los siguientes aspectos:

i. Evaluación del cumplimiento de metas (Ponderación 50%).

ii. Evaluación del cumplimiento de las funciones de la consultoría

(Ponderación 25%).

iii. Capacidad gerencial (Ponderación 25%).

b) Los Asistentes y Auxiliares administrativos, Financieros, Adquisiciones y

Técnicos les serán evaluados los siguientes aspectos:



(Ponderación 20%).

iii. Características personales (Ponderación 10%).

c) Los Consultores de Planta no mencionados en los incisos a) y b) les serán

evaluados los siguientes aspectos:



(Ponderación 20%).

iii. Características personales (Ponderación 10%).

d) El rango de calificaciones comienza con la calificación meritoria mínima de 7.0

y termina con una calificación máxima de 10.0, con los rangos de calificaciones




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se realizara una evaluación general del desempeño que describirá el nivel de

desempeño del consultor de planta de acuerdo con la siguiente tabla:

i. 0.0 a 4.0 Insatisfactorio (1) No será recontratado.(Trabajo Inadecuado)

ii. 4.1 a 6.9 Regular (2) Permanencia condicionada (Trabajo que

puede ser mejorado)

iii. 7.0 a 8.5 Bueno (3) Permanencia Asegurada (Trabajo

Satisfactorio)

iv. 8.6 a 9.5 Muy Bueno (4)

Permanencia Asegurada y dará lugar de ser

posible a incrementos de honorarios

proporcionales u otros beneficios previamente

aprobados en el POA/PAC. (Trabajo Eficaz)

v. 9.6 a 10.0 Sobresaliente (5)

Asegura la permanencia y dará lugar de ser

posible a incrementos de honorarios

proporcionales u otros beneficios previamente

aprobados en el POA/PAC. (Trabajo Eficaz y

Eficiente)

B. INCENTIVOS POR BUEN DESEMPEÑO

De acuerdo a los resultados obtenidos, los consultores de planta evaluados

podrán recibir un incentivo por buen desempeño en cual podrá ser: i)

aumento salarial no mayor del 50% de la tasa de variación interanual del

índice de precios al consumidor (IPC) del último año, proporcionada por el

Banco Central de Honduras, en el caso de la clasificación 4-Muy Bueno y

no mayor del 100% de la tasa de variación interanual del índice de precios

al consumidor (IPC) del último año, proporcionada por el Banco Central de

Honduras, en el caso de 5-Sobresaliente y ii) una bonificación del monto de

un 10% del honorario total recibido en los últimos 12 meses en el caso de la

clasificación 4-Muy Bueno y del 15% del honorario total recibido en los

últimos 12 meses en el caso de la clasificación de 5-Sobresaliente.




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El aumento salarial por desempeño consiste en un cambio, en el monto de

honorarios asignados a una persona, como resultado de la Evaluación de

su Desempeño, medido éste en términos del cumplimiento de las

responsabilidades, objetivos y metas que le han sido asignados. Esta

posibilidad solo puede darse si se cuenta con la no objeción del Banco

Mundial.

La bonificación por desempeño consiste en una gratificación o incentivo, e

implica un aumento en el monto de total de honorarios asignados a una

persona establecidos en el contrato, como resultado de la Evaluación de su

Desempeño, medido éste en términos del cumplimiento de las

responsabilidades, objetivos y metas que le han sido asignados. Esta

posibilidad solo puede darse si se cuenta con la no objeción del Banco

Mundial.

C. RESPONSABLES Y PROCEDIMIENTOS DE LA EVALUACION DE

DESEMPEÑO

Cada Coordinador General, Especialista Financiero, Jefes de Área o

cualquiera que tenga subalternos será responsable de hacer la evaluación

de desempeño, estableciendo la clasificación de desempeño que a su

criterio le corresponde al personal a su cargo.

Una vez realizada la evaluación, se debe informar acerca de los resultados

al Coordinador General de la UCP con copia al área de Adquisiciones y al

área de Monitoreo y Evaluación y anexada en el expediente.

Con el Rango de calificaciones se tomara decisiones para otorgar

beneficios, definir la permanencia o renovaciones de contratos de los

consultores.

El Coordinador General de la UCP conjuntamente con el área administrativa

evaluara el impacto financiero-presupuestario de los beneficios en el




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proyecto, se evaluara la disponibilidad de los fondos y para que sean

incorporados dentro del POA.

El Coordinador General de la UCP conjuntamente con el área de

adquisiciones evaluara el proceso a realizar para la Solicitud de la No

Objeción.

El Coordinador General de la UCP informara de forma oficial al personal

con buen desempeño de la decisión tomada tanto del Proyecto como del

BM y esta quedara en el expediente del consultor.

El área de adquisiciones conjuntamente con el área de monitoreo y

evaluación elaboraran el formulario de evaluación basándose en lo

establecido en este manual.

Las evaluaciones se realizaran en la primera semana del mes de diciembre

de cada año.

El desembolso de la bonificación se realizará posterior a ser recibida la No

Objeción y hacer los trámites de adquisiciones y administrativos necesarios.

El aumento de sueldo será efectivo a partir del primer mes del siguiente

contrato.




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VIII. ANEXOS

1. DIAGRAMA DE FLUJO Y OTROS

A. DIAGRAMA DE FLUJO DEL POA




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B. DIAGRAMA DE FLUJO DE PAGOS




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C. DIAGRAMA DE FLUJO DE DESEMBOLSOS




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D. PLAN DE CUENTAS




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2. FORMATOS DE CONTROL

A. SOLICITUDES DE PAGO

# de S.P.

# de F-01

Fecha

Valor Bruto a Pagar

sin Deducciones

Item

ComponenteValor a Pagar

de la CategoríaSubCategoría Financiador Objeto de Gasto %

Valor a Pagar sin

Deducciones

SubComponente

Actividad

Categoria



Valor a Pagar sin

Deducciones

SubComponente

Actividad

Categoria



Valor a Pagar sin

Deducciones

SubComponente

Actividad

Categoria

0.00

Valor Base para

Deducción% Valor a deducir

0.00

0.00

0.00

0.00

Contrato (# y fecha)

Documento de Identificación

Centro de Responsabilidad ----->

SOLICITUD DE PAGO

Fecha

NETO A PAGAR ---->

Asignación Contable-Presupuestal

1

Detalle de documentos a pagar (tipo, número y fecha)

Concepto de Pago

Visto Bueno de Area Administrativa

3

Verificado por Coordinador de Adquisiciones

Concepto

Total Deducciones al Pago

Solicitado por

Original: Tesorería - Copia: Contabilidad (Anexo a Comprobante de Pago) - Copia: Solicitante del pago - Copia: Proceso de Adquisición

Menos Deducciones o Retenciones

Subtotal sin Deducciones ---->

Firma

Nombre

Fecha

Firma

Nombre

No Objeción AIF

(Número y Fecha)

Nombre del Beneficiario del Pago

Aprobado por Coordinador de la UCP

2

Moneda de PagoInstrucciones especiales para el pago




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B. SOLICITUD DE VIAJE

Número

Fecha

Moneda de PagoValor Total

Asignado

Placa Numero: N-07294 Conductor: Lempiras 0.00

Fecha Hora Fecha Zona Dias Asignación

0.00

0.0 0.00

Original: Unidad Aministrativa (Archivo de Viaticos) Copia: Contabilidad Copia: Solicitante

Verificado: Asistente de Administración

Aprobado: Coordinador de la UCP

Fecha

Corto

Revisado: Jefe de Administración

Nombre

Otros Gastos:

Regreso:

Tipo de Gira:

Firma

Nombre

Firma

Fecha

Solicitado por:

Total Asignación de Viáticos:

Numero de Contrato:

Tipo de Calculo:

Total dias:

Salida:

#N/A

Desde Hasta

Categ. de Funcionario:

Vigencia

Puesto:

Reglamento de Viaticos Acuerdo 0696-2008

Total Otros Gastos

Gastos de Combustibles y Otros

Combustible y Lubricantes:

SV-PGRD-XXX-12 Pag.1/n

Nombre de la persona que viaja

SOLICITUD DE VIAJE

Centro de Responsabilidad ----->

Documento de Ident.

LISANDRO ROSALES BANEGAS

Datos Generales del Viaje Itinerario

Componente

Sub-Componente

Actividad

Reestablecer la operatividad y funcionamiento de

sistema de alerta temprana Cuenca del Rio Papaloteca -

Jutiapa, Atlantida Componente C:

Actividad ( b). Servir de enlace entre el Proyecto de

Mitigación de Desastres y las autoridades de cada

municipio. Actividad (c) Apoyar a las municipalidades

en actividades relacionadas con el manejo de la

información contenida en las bases de datos que el

proyecto ha entregado.

ASIGNACION EN VIATICOS

MEDIO DE TRANSPORTE A UTILIZAR

Propósito del Viaje

Lugares a Visitar (Ruta)

Vehiculo Oficial




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C. LIQUIDACION DE VIAJE

No:

Fecha:

DD MM AA DD MM AA

Día Fecha Gasto

RealizadoFactura No.

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

0.00

Nombre de la Estación KilometrajeGasto

RealizadoFactura No. Galones Precio U.

TOTAL GASTO COMBUSTIBLE 0.00

Descripción Factura No.Gasto

Realizado

TOTAL OTROS GASTOS 0.00

Combustible Viaticos Otros

RECIBIDO 0.00 0.00 0.00

GASTADO 0.00 0.00 0.00

SALDO A FAVOR DEL CONSULTOR 0.00 0.00 0.00

Original: Unidad Aministrativa (Archivo de Viaticos) Copia: Contabilidad Copia: Solicitante

TOTAL GASTO DE VIATICOS

Fecha de FacturaDescripción

SV-PGRD-XXX-12

Ubicación de la Estación

LIQUIDACION ASIGNACION DE VIATICOS

LIQUIDACION ASIGNACION COMBUSTIBLE

Fecha

Nombre del Hotel

Cargo:

LIQUIDACION DE GASTOS DE VIAJE

Nombre:

Identidad No.

Dependencia:

Nombre del Proveedor Categoria de Gasto

#N/A

Proposito del Viaje:

Fecha de salida Fecha de regreso:

0.00

0.00

LIQUIDACION OTROS GASTOS

Fecha

Firma

Nombre

Declaro que los datos arriba consignados son verdaderos y correctos y pueden ser sujetos a cualquier investigación posterior por parte del Proyecto u otras instituciones relacionadas.

RESUMEN DE LIQUIDACION

Elaborado por: Verificado por Asistente de Administración

Revisado por: Jefe de Administración

Fecha

Firma

Segun Reglamento de Viaticos del Acuerdo 0696-2008, Los Viaticos son Gastos Liquidables para aquellos dias que se realizo la Gira

0.00

Total

Nombre

Aprobado por Coordinador de UCP

Fecha




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D. VALE DE CAJA CHICA

DATOS GENERALES

Lugar y fechaCantidad en

Letras

CONCEPTO DEL GASTO

Objeto Concepto del Gasto

23200-Mantenimiento

y Reparación de

Equipos y Medios de

Transporte. Compra de Filtro de Aceite de Vehiculo

SOLICITANTE

Nombre y

Apellidos

Unidad o

Sección

FIRMAS

Firma de Aprobado Por:

Jefe Administrativo

REQUISITOS

1

2

3

200.00

Numero: VCC-GA-001-11

Cantidad en

Numeros

VALE DE CAJA CHICA

Comayagüela, M.D.C. 06 de Abril de 2012

Doscientos Lempiras Exactos

Firma del Solicitante

El Monto de este vale debe de liquidarse en un termino de 2 dias y no se aceptara un segundo vale sin antes haberse

liquidado el primero

Al liquidar este Vale debera de acompañarse la(s) factura(s) a nombre de COPECO, la cual presentara fecha, monto,

descripcion de producto recibido o comprado y debidamente sellada(s)

La(s) factura(s) NO presentara manchones, tachaduras ni cualquier tipo de alteración a la(s) misma(s)




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E. LIQUIDACION DE CAJA CHICA

Fecha Inicial 01-jul-12 Lugar Y fecha Numero: LIQ-GA-001-11

Fecha Final 15-jul-12

No. Fecha Factura Nombre de la Empresa Descripcion

Objeto de

Gasto Monto

No. De Vale

de Caja

1 100.00

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

L. 100.00

Total Caja Chica L. 5,000.00

(-) Reposición de Fondos en

Tramite (L. 300.00)

(-) Total Liquidación de Caja (L. 100.00)

Saldo En Caja L. 4,600.00

Elaborado Por: Revisado Por:

Encargado de Caja Chica Jefe de Aministración

Aprobado Por:

Coordinador General

TOTAL

RESUMEN

LIQUIDACION DE CAJA CHICA

Comayagüela M.D.C., 17 de Julio de 2012




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F. ACTA DE RECEPCION FINAL DE BIENES




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G. ACTA DE TRASPASO FINAL DE BIENES




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3. TERMINOS DE REFERENCIA DE AUDITORIA EXTERNA

TÉRMINOS DE REFERENCIA

AUDITORÍA DEL PROYECTO DE GESTION DE RIESGOS DE DESASTRES CREDITO Nº xxxx-HO EJECUTADOS POR LA COMISION PERMANENTE DE

CONTINGENCIAS (COPECO) DURANTE EL PERÍODO DE AGOSTO DE 2012 A DICIEMBRE DE 2015

I. CONSIDERACIONES BÁSICAS PARA PROYECTOS FINANCIADOS POR EL BANCO MUNDIAL

Estos Términos de Referencia (TdR) proporcionan la información básica que el auditor necesita para entender suficientemente el trabajo a realizar, poder preparar una propuesta de servicios, y planear y ejecutar la auditoría. Sin embargo, esta información debe ser complementada con la proporcionada en las "Guías: Reportes Financieros Anuales y Auditorías de Actividades Financiadas por el Banco Mundial”. Estas guías constituyen los criterios básicos contra los cuales el Banco medirá la calidad del trabajo del auditor al realizar la revisión de escritorio del informe de auditoría. Las "Guías" son específicamente consideradas parte integral de los Términos de Referencia (TdR).

II. RELACIONES Y RESPONSABILIDADES

El cliente para esta auditoría es la Comisión Permanente de Contingencias COPECO, Unidad Coordinador Generala del Proyecto (UCP) del Proyecto de Gestión de Riesgos de Desastres (PGRD) y el Banco Mundial es parte interesada. Un representante del Banco puede participar en las reuniones de entrada y salida, supervisar el trabajo ejecutado por el auditor para asegurar que cumple con los Términos de Referencia (TdR) y las normas de auditoría aplicables, y proporcionar comentarios sobre el borrador del informe de auditoría.

UCP-PGRD es responsable por preparar todos los estados financieros e informes requeridos, y asegurase que todos los registros necesarios estén disponibles para la auditoría, que todas las entradas y ajustes contables hayan sido hechos, y que ha tomado todas las acciones necesarias para permitir a los auditores emitir el informe final antes del 31 de Marzo de cada año para el para el Proyecto Gestión de Riesgos a Desastres.




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Los auditores deberán mantener y archivar adecuadamente los papeles de trabajo por un período de tres años después de terminada la auditoría. Durante este período, los auditores deberán proveer prontamente los papeles de trabajo que les sean solicitados por el Banco.

III. ANTECEDENTES DEL PROYECTO

El Gobierno de Honduras (GOH), luego del paso del Huracán y Tormenta Tropical Mitch en 1998, identificó la mitigación y prevención a los desastres naturales como una meta prioritaria para el país, considerando que ya era impostergable pasar de la solución de las consecuencias a la prevención de las causas y a la mitigación de los efectos, habiendo expuesto formalmente la solicitud de apoyo al Grupo Consultivo de Donantes Internacionales que se reunió en Estocolmo, Suecia en mayo de 1999.

En mayo de 2000, el Banco Mundial aprobó el Crédito IDA-3361-HO por un monto de XDR 8.1 millones, equivalente a US$ 10.8 millones de dólares, en fecha 29 de agosto del año 2000, y con esto el Gobierno de la República de Honduras dio inicio al Proyecto Mitigación de Desastres Naturales (PMDN), contando para ello con el apoyo financiero del Banco Mundial a través de la Asociación Internacional de Fomento (Crédito 3361-HO). El Objetivo General del Proyecto, en la primera fase fue fortalecer la capacidad municipal para reducir los riesgos y la vulnerabilidad frente a los desastres naturales, en 60 municipios del país, seleccionados en base a un riguroso proceso de priorización.

Tras 7 años de ejecución, desde su inicio en el 2000 y con cambios sustanciales en la coordinación y administración en el año 2004, el proyecto culminó con éxito el 30 de septiembre de 2007, cerrando esta fase y considerándose que el Objetivo de Desarrollo fue alcanzado casi en su totalidad mediante la culminación exitosa de las metas físicas establecidas en un inicio.

En respuesta a estos resultados, la AIF y el GOH, quien mostró un decidido interés en la institucionalización del proyecto, suscribieron el Convenio Nº 3361-1-HO, del 9 de agosto del 2007, mediante el cual, se consignó un Financiamiento Adicional por US$ 9 millones para la continuidad de acciones del PMDN. Este Financiamiento Adicional se ejecutó en un período total de 39




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meses que concluyó en el mes de diciembre de 2010. El GOH decidió designar en esta nueva fase a la Comisión Permanente de Contingencias (COPECO) como nuevo Organismo Ejecutor.

El Objetivo de Desarrollo fue rectificado cambiando de fortalecimiento de Capacidades locales o municipales a fortalecimiento de capacidad nacional, sin embargo sus componentes y ejes transversales se mantuvieron. Al igual que el primer crédito, el PMDN culminó con éxito, cerrando el ciclo de 11 años de intervención de manera satisfactoria tanto para la AIF como para el GOH.

Actualmente, basados en los muy buenos resultados obtenidos en los pasados 11 años de implementación del PMDN, el GOH ha solicitado al Banco Mundial un nuevo financiamiento de alrededor de 20 Millones de US$ para un nuevo proyecto de Gestión de Riesgos de Desastres con una duración de 6 años, y de esta manera para dar continuidad a los trabajos y productos elaborados por el PMDN.

IV. OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS DEL PROYECTO

Los objetivos de Desarrollo del Proyecto son: Apoyar a Honduras a: A) Fortalecer sus capacidades para la Gestión Integral de los Riesgos de Desastres a nivel municipal y nacional y B) Aumentar su capacidad de responder inmediata y eficazmente a una emergencia elegible.

El proyecto contempla los siguientes 4 componentes:

Componente 1 – Fortalecimiento de la Capacidad a Nivel Nacional (US$2.20 millones)

Este componente apoyaría en la consolidación de la capacidad a nivel nacional de la gestión del riego a desastres, en línea con los procesos de ordenamiento territorial y planificación regional promovidos por el Gobierno. De acuerdo a esto, se tendrán los siguientes sub-componentes y actividades a financiar:

1.1 Fortalecimiento de la Capacidad de Ordenamiento Territorial, a través de apoyo a SEPLAN para: (a) compra de equipo, software y capacitación a la Dirección General de Ordenamiento Territorial (DGOT); (b) la consolidación del Sistema Nacional de Información Territorial (SINIT) y del Registro de Normas de Ordenamiento Territorial (RENOT) bajo el Sistema Nacional de Administración de la Propiedad (SINAP), en colaboración con el Instituto de la Propiedad (IP); y (c) la actualización y promoción de una metodología estándar




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para el ordenamiento territorial en el país, considerando aspectos fundamentales como los riesgos a desastres y la sostenibilidad ambiental en general.

1.2 Fortalecimiento de la Capacidad para Coordinación y Promoción de la Gestión de Riesgos de Desastres, a través de apoyo a COPECO, para: (a) la consolidación del marco de políticas y estrategias para la gestión de riesgos, incluyendo, entre otros, estudios y análisis, capacitación, talleres e intercambios sur-sur de conocimiento y experiencias; (b) la promoción de la Cultura de Prevención, incluyendo la implementación de la Estrategia de Comunicación Social; (c) la promoción de la transparencia y rendición de cuentas, incluyendo la implementación de un sistema institucional de Atención al Cliente (Control de Quejas y Reclamos) y la ejecución de al menos dos auditorías sociales durante el transcurso del proyecto; y (d) consolidación de la capacidad de ejecución de proyectos, para lo cual se apoyara (i) el diseño y construcción de oficinas para el Proyecto dentro de COPECO, ii) Fortalecimiento de la capacidad técnica y fiduciaria, y (iii) provisión de equipo de cómputo, oficina, mobiliario, comunicaciones, vehículos, red de datos y otros para el funcionamiento efectivo de la Unidad Coordinador Generala del Proyecto (UCP);

1.3 Fortalecimiento de Capacidad para Asegurar la Calidad Técnica y Sostenibilidad Ambiental, a través de apoyo a COPECO para: (a) la preparación de un Código de Buenas Prácticas Ambientales para la Gestión de Riesgo de Desastres; (b) el mejoramiento del Código de Construcción Nacional y su promoción en colaboración con el Colegio de Ingenieros Civiles de Honduras y el Colegio de Arquitectos de Honduras; (c) el establecimiento en COPECO de una Unidad de Gestión Ambiental para trámite de Licencias Ambientales y temas ambientales relacionados con la gestión de riesgo de desastres, y d) asistencia técnica y estudios relacionados con el cambio climático y la sostenibilidad ambiental.

1.4 Fortalecimiento de la Capacidad de Monitoreo de Riesgos a Desastres, a través de apoyo a COPECO (a) para la consolidación de los Sistemas de Alerta Temprana a deslizamientos/derrumbes y de la Red Metropolitana Inalámbrica (RMI); (b) COPECO en colaboración con la UNAH para el desarrollo técnico y establecimiento de la red de monitoreo sísmico; y (c) desarrollar capacidad para modelamiento de riesgos probabilísticos y de riesgos a desastres basado en CAPRA y otras plataformas, (d) SERNA para el fortalecimiento de la Dirección General de Recursos Hídricos (DGRH), incluyendo entre otros




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capacitación para el manejo de la aplicación informática de modelación hidrológica e hidráulica.

Componente 2 – Fortalecimiento de la Capacidad a Nivel Municipal y Comunitaria (US$2.90 millones)

Este componente apoyaría en el fortalecimiento de la capacidad de gestión de riesgos a desastres a nivel municipal y local aplicando las metodologías y modelos desarrollados durante el proyecto anterior, y que se han seguido mejorando con la implementación del Proyecto Mitigar financiado por el BID, para la caracterización y planificación territorial e institucionalización de la gestión local de riesgos. Para le ejecución de este componente, COPECO trabajará de cerca con la Asociación de Municipios de Honduras (AMHON). Como tal, se incluirán los siguientes sub-componentes y actividades:

2.1 Establecimiento a nivel municipal y local de capacidad de gestión de riesgos a desastres, incluyendo (a) la organización, capacitación y equipamiento de los Comités de Emergencia Municipal (CODEMs) y Comités de Emergencia Local (CODELs) en los municipios participantes; (b) el fortalecimiento de las Unidades Ambientales Municipales; y (c) la conducción de simulacros para monitorear y evaluar el desarrollo de capacidades a la respuesta a emergencias.

2.2 Desarrollo de la caracterización y planificación territorial para la gestión local de riesgos, incluyendo (a) la actualización, revisión y/o elaboración de estudios de caracterización y planificación territorial en los municipios participantes, resultando en Planes Municipales de Gestión de Riesgos (PMGR), Planes Municipales de Emergencia (PMEs) y Planes Municipales de Ordenamiento Territorial (PMOTs); y (b) elaboración y entrega de la información generada a los municipios participantes, y su incorporación en el Sistema de Información de Gestión de Riesgos de COPECO.

2.3 Institucionalización de la gestión local de riesgos, incluyendo (a) la socialización a nivel municipal de la información y productos generados por el proyecto de acuerdo a la caracterización y planificación territorial; y (b) talleres anuales con autoridades locales y sociedad civil para promover el proyecto y su sostenibilidad.




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2.4 Actualización, Reforzamiento e Implementación de Sistemas de Alerta Temprana, en línea con las necesidades identificadas a través del proyecto.

Componente 3 –Implementación de Medidas de Reducción de Riesgos (US$ 13.05 millones)

Este componente corresponde al apoyo específico para la implementación de las medidas estructurales y no estructurales, identificados y priorizadas a través del análisis técnico y proceso participativo incluido en el Componente 2, para reducir la vulnerabilidad a los desastres. De acuerdo a lo anterior, este componente incluirá los siguientes sub-componentes y actividades:

3.1 Diseño de obras estructurales y medidas no estructurales, incluyendo actualización, revisión y/o elaboración de los diseños en sitios críticos de los municipios participantes.

3.2 Ejecución de obras estructurales, incluyendo la supervisión y la construcción de obras priorizadas para la reducción de la vulnerabilidad a los desastres naturales en municipios participantes.

3.3. Ejecución de medidas no estructurales, incluyendo la implementación y supervisión de medidas no estructurales priorizadas para la reducción a la vulnerabilidad a los desastres naturales en municipios participantes.

Componente 4 – Gestión, Monitoreo y Evaluación del Proyecto (US$1.85 millones)

Este componente apoyará en la gestión del proyecto, y en el monitoreo y evaluación de sus resultados. Como tal, se incluyen los siguientes sub-componentes y actividades:

4.1. Apoyo a la gestión del Proyecto, incluyendo, entre otros, (a) capacitaciones y talleres; (b) asistencia técnica; (c) aspectos fiduciarios del proyecto como auditorías, gestión financiera, y adquisiciones; (d) establecimiento del Comité de Coordinación del Proyecto; y (e) la supervisión de la Estrategia de Comunicación Social y la Estrategia de Equidad de Género.




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4.2. Apoyo al Monitoreo y Evaluación (M&E) del Proyecto, incluyendo, entre otros, (a) el sistema de administración financiera y avance físico; (b) producción de informes semestrales mostrando el grado de avance del proyecto; (c) preparación de línea de base para analizar los impactos sociales y económicos del proyecto; y (d) preparación del informe de evaluación de medio término y de la evaluación final del proyecto.

COSTOS DEL PROYECTO

No. Nombre Costo Total del Proyecto

Financiamiento AIF

% Financiamiento

AIF

1 Fortalecimiento de la Capacidad a Nivel Nacional

$2,200,000.00 $2,200,000.00 100

1.1 Fortalecimiento de la Capacidad de Ordenamiento Territorial

$144,000.00 $144,000.00 100

1.2 Fortalecimiento de la Capacidad para Coordinación y Promoción de la Gestión de Riesgos de Desastres

$1,487,400.00 $1,487,400.00 100

1.3 Fortalecimiento de Capacidad para Asegurar la Calidad Técnica y Sostenibilidad Ambiental

$339,600.00 $339,600.00 100

1.4 Fortalecimiento de la Capacidad de Monitoreo de Riesgos a Desastres

$229,000.00 $229,000.00 100

2 Fortalecimiento de la Capacidad a Nivel Municipal y Comunitaria

$2,900,000.00 $2,900,000.00 100

2.1 Establecimiento a nivel municipal y local de capacidad de gestión de riesgos a desastres

$902,300.00 $902,300.00 100

2.2 Desarrollo de la caracterización y planificación territorial para la gestión local de riesgos

$1,335,600.00 $1,335,600.00 100

2.3 Institucionalización de la gestión local de riesgos $589,100.00 $589,100.00 100

2.4 Actualización, Reforzamiento e Implementación de Sistemas de Alerta Temprana

$73,000.00 $73,000.00 100

3 Implementación de Medidas de Reducción de Riesgos

$13,050,000.00 $13,050,000.00 100

3.1 Diseño de obras estructurales y medidas no estructurales

$792,600.00 $792,600.00 100

3.2 Ejecución de obras estructurales $11,711,400.00 $11,711,400.00 100

3.3 Ejecución de medidas no estructurales $546,000.00 $546,000.00 100

4 Gestión, Monitoreo y Evaluación del Proyecto $1,850,000.00 $1,850,000.00 100

4.1 Apoyo a la Gestión del Proyecto $1,517,600.00 $1,517,600.00 100

4.2 Apoyo al Monitoreo y Evaluación (M&E) del Proyecto $332,400.00 $332,400.00 100

TOTAL $20,000,000.00 $20,000,000.00

TOTAL DE FINANCIAMIENTO REQUERIDO $20,000,000.00 $20,000,000.00

V. ANTECEDENTES DE LAS AUDITORÍAS




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El proyecto no cuenta con auditorías previas a la que se desea contratar actualmente.

VI. TÍTULO DE LA AUDITORÍA

Todas las propuestas, papeles de trabajo de auditoría e informes de auditoría deben referirse a estas auditorías usando el siguiente nombre:

“Auditoría de los Recursos Administrados durante el periodo comprendido de Agosto a Diciembre de 2012, de Enero a Diciembre de 2013, 2014, 2015 por COPECO - Proyecto Gestión de Riesgos a Desastres de la Asociación Internacional de Fomento AIF No. xxxx-HO”.

VII. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

El objetivo general de la auditoría es permitir al auditor expresar una opinión profesional sobre la situación financiera del proyecto al final del período auditado, informar sobre lo adecuado de los controles internos, y expresar una opinión sobre el cumplimiento con los términos del convenio de préstamo y las leyes y regulaciones aplicables. El compromiso incluye una (1) auditoría de propósito especial del proyecto, la cual debe cubrir los recursos proporcionados por el Banco, otras instituciones cofinanciadoras, si hay alguna, y el gobierno y otras entidades locales (fondos de contraparte).

AUDITORÍA DEL PROYECTO DE GESTIÓN DE RIESGOS A DESASTRES.

Esta auditoría de propósito especial debe ser ejecutada de acuerdo con las Normas Internacionales de Auditoría emitidas por la Federación Internacional de Contadores (IFAC), y por consiguiente deben incluir las pruebas de los registros contables que los auditores consideren necesarias bajo las circunstancias. Los objetivos específicos de la auditoría son:

a) Emitir una opinión sobre si los estados financieros del Proyecto1 presentan razonablemente, en todos los aspectos materiales la posición financiera del proyecto, los fondos recibidos y los desembolsos efectuados durante el período auditado, así como las inversiones

1 Los estados financieros de proyectos son considerados estados financieros de propósito especial. Se

recomienda a los auditores consultar la sección 800 de las NIAs para mayor información y guía concerniente

a tales compromisos.




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acumuladas a la fecha de cierre, de acuerdo con normas internacionales de contabilidad promulgadas por el IASC y de acuerdo con los requisitos de los respectivos convenios con el Banco y otros instituciones cofinanciadoras.

b) Emitir una opinión sobre: (a) si los gastos incluidos en las solicitudes de rembolso (SOEs) son elegibles, y por tanto si la información presentada en los SOEs es razonablemente confiable; (b) si los procedimientos de contabilidad y de control interno utilizados en la preparación de los SOEs son adecuados; y (c) si los fondos del Crédito han sido utilizados únicamente para los fines del Proyecto, de conformidad con los requisitos establecidos en los correspondientes Convenios con los Organismos Internacionales.

c) Emitir una opinión sobre si los estados de la Cuenta Especial utilizadas para manejar los fondos provistos por el Banco presentan correctamente la disponibilidad de fondos al cierre del período auditado, así como las transacciones realizadas durante tal período, de acuerdo con las estipulaciones sobre el uso de los fondos establecidas en los correspondientes Convenios con el Banco.

d) Emitir un informe con respecto a lo adecuado de la estructura de control interno de la UCP-PGRD en lo relacionado con el proyecto IDA-xxxx-HO.

e) Emitir una opinión con respecto al cumplimiento de la Entidad Ejecutora con los términos del Convenio de Crédito xxxx-HO, así como de las leyes y regulaciones aplicables (en lo relativo a los aspectos financieros).

f) Emitir una opinión sobre si la información financiera suplementaria del Programa está razonablemente presentada, en todos los aspectos significativos.

g) Emitir una opinión acerca de todos los bienes propiedad del Proyecto.

h) Emitir una opinión acerca de todas las obras ejecutadas por el Proyecto.




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VIII. ALCANCE DE LA AUDITORÍA

La auditoría debe incluir una planeación adecuada, la evaluación y prueba de la estructura y sistemas de control interno, y la obtención de evidencia objetiva y suficiente para permitir a los auditores alcanzar conclusiones razonables sobre las cuales basar sus opiniones. Al realizar su trabajo, los auditores deben prestar atención especial a los siguientes requisitos:

a) Todos los fondos del proyecto (externos y contrapartida) deben ser utilizados de acuerdo con las cláusulas de los correspondientes convenios de financiamiento, con la debida atención a los factores de economía y eficiencia, y solamente para los propósitos para los cuales fue proporcionado el financiamiento.

b) Los bienes y servicios financiados deben ser comprados de acuerdo con los términos de los convenios de financiamiento correspondientes.

c) La UCP-PGRD debe mantener todos los documentos de respaldo, registros y cuentas relacionadas al proyecto que sean necesarios, incluyendo los gastos reportados a través de SOEs y la Cuenta Especial. Deben existir enlaces claros entre los registros contables y los informes presentados al Banco.

d) Cuando se utilice la Cuenta Especial, ésta deben ser mantenida de acuerdo con las provisiones del convenio de crédito correspondiente.

e) Las cuentas del proyecto y la donación deben ser preparadas de acuerdo con las normas internacionales de contabilidad consistentemente aplicadas, y dar una visión razonable y verdadera de la situación financiera del proyecto al final del período, así como de los recursos y gastos para el año terminado en esa fecha.

La auditoría debe ser conducida de acuerdo con normas de auditoría aceptables, y por consiguiente debe incluir las pruebas a los registros contables que los auditores consideren necesarias bajo las circunstancias. Los auditores deben estar alertas para detectar situaciones o transacciones que puedan ser indicativas de fraude, abuso o actos y gastos ilegales. Si tal evidencia existe, los auditores deben comunicar la situación simultáneamente al Representante




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Residente del Banco y a la administración del proyecto, y ejercer cautela y el debido cuidado profesional al ampliar sus pasos y procedimientos de auditoría relacionados con actos ilegales. La sección 240 de las NIAs proporciona guía al respecto.

El auditor se obliga a observar en el desarrollo de la auditoría y en la presentación de sus informes, las Guías: Reportes Financieros Anuales y Auditoría de Actividades Financiadas por el Banco Mundial, edición 30 de junio de 2003; la cual debe ser considerada, como parte integrante de estos Términos de Referencia (TdR)

IX. OTRAS RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR

El auditor debe cumplir con los siguientes requisitos:

a) Efectuar reuniones de entrada y salida con el Coordinador General General de la UCP-PGRD.

b) Planear el trabajo de auditoría de manera tal que se efectúen revisiones preliminares o interinas durante el período bajo examen, con el fin de evaluar los sistemas de control interno y comunicar oportunamente a la unidad ejecutora las situaciones que ameriten la atención de la administración antes de la presentación del informe final de auditoría mediante una Carta Gerencial.

c) Referenciar independientemente el informe de auditoría antes de emitirlo.

d) Obtener una carta de representación de acuerdo con la sección 580 de las Normas Internacionales de Auditoría de IFAC, firmada por la administración del Proyecto de la Entidad Ejecutora.

X. INFORMES DE AUDITORÍA

Los auditores emitirán informes que contengan las opiniones y conclusiones específicas requeridas. Todos los informes resultantes de la auditoría del proyecto deberán ser incorporados en un solo documento; este debe ser dirigidos y entregados a la UCP-PGRD antes del 31 de Marzo de cada año.




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El informe se presentará en español, debidamente firmado y empastado, en original y cinco (5) copias impresas y una (1) copia en digital.

El informe del Proyecto deberá contener por lo menos:

a) Una página con el título, una tabla de contenido, una carta de envío a la UCP-PGRD y un resumen que incluya la información requerida en las Guías.

b) El informe y opinión del auditor con respecto a los estados financieros del Proyecto, sus correspondientes notas e información complementaria. También, una opinión sobre la elegibilidad de los gastos reportados y el uso correcto de los fondos del préstamo. Si existen, se identificarán los costos que no estén respaldados con registros adecuados o que no sean elegibles bajo los términos del convenio de préstamo (Gastos No Admisibles).

c) El informe con relación: (a) si los gastos incluidos en las solicitudes de rembolso (SOEs) son elegibles, y por tanto si la información presentada en los SOEs es razonablemente confiable; (b) si los procedimientos de contabilidad y de control interno utilizados en la preparación de los SOEs son adecuados; y (c) si los fondos del Crédito han sido utilizados únicamente para los fines del Proyecto, de conformidad con los requisitos establecidos en los correspondientes Convenios con los Organismos Internacionales.

d) Un informe y opinión de auditoría sobre el Estado de la Cuenta Especial para el período auditado. La opinión debe indicar si dicho estado refleja adecuadamente el flujo de fondos en la Cuenta Especial durante el período auditado, y si tal actividad ha sido solamente para propósitos del proyecto.

e) El informe del auditor con respecto a su comprensión de la estructura de control interno relacionada con el Proyecto. El informe debe revelar, entre otra información discutida en las Guías, las condiciones reportables (aquellas que tienen un impacto sobre los estados financieros) y las debilidades materiales en la estructura de control interno de la Unidad Ejecutora.




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Este informe debe incluir una sección referente al seguimiento de las recomendaciones hechas en auditorías anteriores, indicando el estado actual de tales recomendaciones bajo las categorías de corregido, corregido parcialmente y no corregido. Las deficiencias que todavía no han sido corregidas deberán ser reportadas nuevamente en el informe de auditoría actual conjuntamente con los correspondientes comentarios de la administración del proyecto y la donación.

f) El informe del auditor con respecto al cumplimiento de la Entidad Ejecutora con los términos del Convenio de Crédito y las leyes y regulaciones aplicables relacionadas con el Proyecto (referentes a actividades financieras). Esta opinión debe ser consistente con la Sección 800 de las Normas Internacionales de Auditoría.

g) El informe sobre si la información financiera suplementaria del Programa está razonablemente presentada, en todos los aspectos significativos.

h) El informe sobre la compra y construcción de los bienes y obras del proyecto detallando los procedimientos utilizados y los bienes y obras a las cuales se les realizo la inspección física.

i) Un resumen de los principales procedimientos de auditoría ejecutados para planear la auditoría, evaluar la estructura de control interno, verificar las cifras incluidas en los estados financieros y otras áreas sujetas a auditoría, y para evaluar el cumplimiento con los términos de los Convenios, y las leyes y regulaciones aplicables.

XI. INSPECCIÓN Y ACEPTACIÓN DEL TRABAJO DE AUDITORÍA Y DE LOS

INFORMES

El Banco es responsable por inspeccionar y aceptar los informes de auditoría, y podrá nombrar personas naturales o jurídicas que efectúen estas labores, incluyendo la revisión de los papeles de trabajo y los controles de calidad correspondientes. Si el informe no es aceptable o no es totalmente satisfactorio debido a deficiencias en el trabajo de auditoría o porque el informe no cumple con los requisitos indicados en los Términos de Referencia (TdR) o en las




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Guías, el auditor hará el trabajo adicional necesario sin costo adicional para el Prestatario, la UCP-PGRD, el Proyecto, la Entidad Ejecutora o el Banco.

También, el representante del Banco puede contactar directamente a los auditores para solicitar información adicional relacionada con cualquier aspecto de la auditoría o de los estados financieros de proyecto. Los auditores deben satisfacer tales solicitudes prontamente.

XII. TÉRMINOS DE EJECUCIÓN

a) El auditor ejecutará revisiones preliminares o interinas por el periodo Enero a Junio durante los años de 2013, 2014 y 2015, sobre los cuales deberá presentar cartas gerenciales donde se plasmara la evaluación de los sistemas de control interno y cualquier situación que amerite la atención de la UCP-PGRD (Recomendaciones o Hallazgos), estos deberán de ser proporcionados dentro de un plazo de dos mes al final del periodo cubierto por dicho informe.

b) El auditor emitirá informes de auditoría que cubra el periodo de un año fiscal para los años 2012, 2013, 2014 y 2015, los cuales serán suministrados a la UCP-PGRD en un plazo no mayor a tres meses después del final de cada periodo. Estas fechas son importantes para permitirle a la UCP-PGRD enviar al Banco el informe final de auditoría del proyecto antes de transcurrido seis meses a partir del cierre fiscal

c) El pago por los servicios de auditoría será como sigue:

10 % después de la entrega y aprobación del informe final del año finalizado el 31-Dic-2012.

30 % después de la entrega y aprobación del informe final del año finalizado el 31-Dic-2013 y de la Carta de Gerencia del mismo año.

30 % después de la entrega y aprobación del informe final del año finalizado el 31-Dic-2014 y de la Carta de Gerencia del mismo año.

30 % después de la entrega y aprobación del informe final del año finalizado el 30-Sep-2010 y de la Carta de Gerencia del mismo año.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINSITRATIVOS …copeco.gob.hn/documents/pgrd/2.pdf · (por sus siglas en ingles) 12. POA Plan Operativo Anual ... UAP Unidad Administradora de Proyectos