MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES DE LA OFICINA DE ... · la primera quincena de Noviembre de cada año. ... La segunda semana de Diciembre de cada año, el /la Jefe/a del

PROCEDIMIENTO GESTION DE COMPRAS

ISO 9001:2000 SISTEMA DE COMPRAS Y CONTRATACIONES PUBLICAS 2007

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES DE

LA OFICINA DE ESTUDIOS Y POLITICAS AGRARIAS

2007



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INDICE

NÚMERO DESCRIPCIÓN PÁGINA

1 INTRODUCCION 2

2 ORGANIGRAMA DE ODEPA 3

3 MAPA DE PROCESOS 4

4 PLAN ANUAL DE COMPRAS 7

5 GESTION DE COMPRAS 20

6 PROCEDIMIENTO DE SEGUIMIENTO E INFORMES 36

7 INSTRUCTIVO COMPRAS MENORES A 3 UTM 40

8 INSTRUCTIVO CUADRO COMPARATIVO DE GASTOS HISTORICOS Y COMPROMISOS

41

9 INSTRUCTIVO PARA EVALUAR COMPETENCIAS DEL PERSONAL 43

10 INSTRUCTIVO PARA EVALUACION DE OFERTAS 46

11 INSTRUCTIVO CONTROL DE INVENTARIOS 51

12 INSTRUCTIVO PARA GESTIONAR FACTURAS ELECTRONICAS 53

13 INSTRUCTIVO PARA ELABORACION DEL PLAN DE COMPRAS 54



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1. INTRODUCCION

Este Manual de Procedimientos se refiere a todos los procedimientos relativos a la contratación, a titulo oneroso, de bienes y/o servicios para el desarrollo de las funciones de ODEPA, es decir todas las adquisiciones y contrataciones reguladas por la ley Nº 19.886. El objetivo de este Manual es definir la forma en común que esta Institución realiza los procesos de compra y contratación para el abastecimiento de bienes y servicios para su normal funcionamiento, los tiempos de trabajo, coordinación, comunicación y los responsables de cada una de las etapas del proceso de abastecimiento. Este manual se dicta en cumplimiento de lo establecido en el el Decreto Nº 20 del Ministerio de Hacienda, de Mayo de de 2007, que modifica el reglamento de la Ley Nº 19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestaciones de Servicios. Este Manual será conocido y aplicado y respetado por todos los funcionarios y trabajadores de ODEPA.



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2. ORGANIGRAMA DE ODEPA



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3. MAPA DE PROCESOS

MAPA DE PROCESOS : COMPRAS Y CONTRATACIONES

ELABORACION Y CONTROL DE ELABORACION Y CONTROL DE

DOCUMENTOS / REGISTROSDOCUMENTOS / REGISTROS

SATISFACCIÓN

CLIENTE

INTERNO Y

EXTERNO

REQUISITOS

CLIENTE

INTERNO

Y EXTERNO

PROCESOS CADENA DE VALOR

PROCESOS DE APOYO

••ACCIONES CORRECTIVASACCIONES CORRECTIVAS

••ACCIONES PREVENTIVASACCIONES PREVENTIVAS

••PMGPMG

AUDITORIA INTERNAAUDITORIA INTERNA

AUDITORAUDITORÍÍA DE A DE

CALIDADCALIDAD

••GESTIGESTIÓÓN DE N DE

••RECLAMOSRECLAMOS

PROCESOS DE MEJORA

PLANIFICACION

DE COMPRAS

GESTION GESTION

INFORMINFORMÁÁTICATICA

EVALUACION EVALUACION

PROVEEDORES PROVEEDORES

EXTERNOSEXTERNOS

PROVISIPROVISIÓÓN Y N Y

MANTENCIMANTENCIÓÓNN

INFRAESTRUCTURAINFRAESTRUCTURA

••PMGPMG

HIGIENE Y HIGIENE Y

SEGURIDADSEGURIDAD

GESTION DE

COMPRAS

EVALUACION EVALUACION

PROVEEDORESPROVEEDORES

INTERNOSINTERNOS

••PMGPMG

PLANIFICACION Y CONTROL PLANIFICACION Y CONTROL

DE GESTIONDE GESTION

SEGUIMIENTO

E INFORME

MEDICIMEDICIÓÓN DE SATISFACCIN DE SATISFACCIÓÓNN

DEL CLIENTEDEL CLIENTE

REVISION PORREVISION POR

LA DIRECCIONLA DIRECCION

SERVICIO NO CONFORMESERVICIO NO CONFORME

PRESUPUESTOPRESUPUESTO

••PMGPMG

CAPACITACIONCAPACITACION

GESTION DE GESTION DE

COMPTETENCIASCOMPTETENCIAS



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TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN RESPONSABLES

01 xx/06/2007 Creación del Documento CARLOS CASANELLO – NATALY

FLORES

RESPONSABLE VERSIÓN ACTUAL

VERSIÓN – 01 Nombre Firma

Elaborado

Carlos Casanello

Nataly Flores

Revisado

Patricia Yánez

Carlos Casanello

Aprobado Patricia Yánez



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TABLA DE CONTENIDOS

TABLA DE CONTENIDOS .............................................................................................................................................

1. OBJETIVO ................................................................................................................................................................

2. ALCANCE ...............................................................................................................................................................

3. RESPONSABILIDADES ............................................................................................................................................

4. DESARROLLO / DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ..........................................................................................

5. REGISTROS .............................................................................................................................................................

6. ANEXOS ..................................................................................................................................................................



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4. PLAN ANUAL DE COMPRAS

1. OBJETIVO

El objetivo de este procedimiento es establecer las directrices, para la elaboración del plan anual de compras de ODEPA, y para dar a conocer las demandas de cada año de bienes y servicios de los Clientes Internos a los Proveedores

2. ALCANCE

Este procedimiento incluye las actividades necesarias para la Elaboración del Plan de Compras desde la toma de conocimiento del marco presupuestario, hasta la aprobación y publicación del mismo. Siendo aplicable a Clientes Internos (Funcionarios de la ODEPA) / Externo (Chilecompra) y Proveedores.

3. RESPONSABILIDADES

El/La Encargado/a de la Unidad de Recursos Materiales, es responsable de: a) Elaborar Propuesta de Presupuesto, b) Revisar el Plan Anual de Compras y confeccionar acta de reunión de Presentación de la

Propuesta de Presupuesto. c) Envío de Propuesta de Presupuesto a la Unidad de Contabilidad y Presupuesto y a el/la

Encargado/a de PMG de Compras y Contrataciones. d) Aprobación y envío del Plan de Compras de cada año a la Dirección de Compras y

Contrataciones Públicas.

El/La Encargado/a del PMG de Compras y Contrataciones, es responsable de: a) Elaborar el Plan Anual de Compras. b) Llevar registro de Control de Consultas.

El Comité Bipartito de capacitación, es responsables de: a) Entregar información solicitada en 4.3; b) Participar en la reunión de presentación de Propuesta de Presupuesto

El Comité Informático, es responsable de: a) Entregar información solicitada en 4.3; b) Participar en la reunión de presentación de Propuesta de Presupuesto

El Comité Paritario, es responsable de: a) Entregar información solicitada en 4.3; b) Participar en la reunión de presentación de Propuesta de Presupuesto

Los/Las Jefes(as) de Departamento y de Unidades, son responsables de: a) Entregar información solicitada en 4.3; b) Participar en la reunión de presentación de Propuesta de Presupuesto.

El/La Jefe/a de Administración, es responsable de: a) Informar la aprobación del Marco Presupuestario, indicado en 4.1. b) Revisiones y Aprobaciones, establecidas en 4.2, 4.4. c) Presentación a Jefes de Departamento, indicada en 4.5. d) Presentación de información al Director/a de ODEPA, indicada en 4.6.

El/La Director/a Nacional de ODEPA, es responsable de: a) Aprobar la Propuesta de Presupuesto.



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4. DESARROLLO / DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

4.1 Conocimiento del Marco Presupuestario El/La Jefe/a del Departamento de Administración de ODEPA, informa si el Marco Presupuestario ha sido aprobado o tiene modificaciones, al/la Encargado/a de la Unidad Recursos Materiales, durante la primera quincena de Noviembre de cada año. Con esta aprobación se da inicio a la Elaboración del Plan de Compras. 4.2 Entrega de Antecedentes Estadísticos a Comités y Jefes/as de Departamento y de Unidades La primera semana de Noviembre de cada año, el/la Encargado/a de la Unidad Recursos Materiales, prepara la información para la revisión y aprobación de el/la Jefe/a del Departamento de Administración, para el posterior envío por correo electrónico a los Comités y a los/las Jefes/as de Departamentos y de Unidades: Los documentos enviados son:

Cuadro comparativo de los gastos que han tenido en los últimos tres años en formato de Anexo 1 (Cuadro comparativo de gastos).

Gastos Fijos (del año en curso) que se mantendrán el siguiente año, según ejemplos de Anexos 2 y 3.

Presupuesto disponible para el siguiente periodo.

Hoja de Nuevos Proyectos según formato de Anexo 4, donde se deben incluir aquellos gastos adicionales que tiene considerado el Comité, Departamento y Unidad para el siguiente período.

Requerimientos solicitados en el Presupuesto Exploratorio, según Anexo 5.

Para que los Comités y los/las Jefes/as de Departamento y de Unidades, puedan analizar su estimación de gastos del año siguiente, definir si los requerimientos en el presupuesto exploratorio son financiados con el presupuesto corriente o son proyectos nuevos y solicitar las modificaciones correspondientes Nota: Toda esta información, es elaborada utilizando el Instructivo Preparación de Información para Entrega de Antecedentes. 4.3 Recopilación de información de Comités, Jefes/as de Departamentos y de Unidades La tercera semana de Noviembre de cada año, los Comités y los/las Jefes/as de Departamentos y de Unidades, envían la información solicitada, vía correo electrónico a el/la Encargado/a de la Unidad Recursos Materiales, con la información solicitada en el punto 4.2., para la distribución del presupuesto de los diferentes Comités, Departamentos y Unidades. 4.4 Procesamiento de Información La cuarta semana de Noviembre de cada año, el/la Encargado/a de la Unidad Recursos Materiales, procesa la información recibida, para preparar la Propuesta de Presupuesto, donde se agregan los nuevos proyectos requeridos por los Comités, los/las Jefes/as de Departamento y de Unidades. Esta propuesta de presupuesto es presentada, según formato de Anexo 5 Distribución de Presupuesto.



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En el caso que los nuevos proyectos requeridos por Jefes/as de Departamento, no vengan valorizados, el/la Encargado/a de la Unidad de Recursos Materiales, realiza una estimación de la valorización de los mismos. Esta propuesta es aprobada por el/la Jefe/a del Departamento de Administración. 4.5 Presentación de Propuesta de Presupuesto La primera semana de Diciembre de cada año, el/la Jefe/a del Departamento de Administración, presenta la Propuesta de Presupuesto consolidada del año siguiente en una reunión a los/las Jefes/as de Departamento y de Unidades, para que esta sea conocida, se analicen aquellos requerimientos que exceden el presupuesto de cada Departamento y Unidad y se fundamenten aquellos requerimientos que aún no han sido justificados, antes de ser presentado para la aprobación del/la Director/a Nacional. De estas reuniones se deja un acta con el registro de los acuerdos y como medio de verificación de la actividad realizada, la que es confeccionada por el/la Encargado/a de la Unidad de Recursos Materiales. 4.6 Presentación de la Propuesta de Presupuesto al Director La segunda semana de Diciembre de cada año, el /la Jefe/a del Departamento de Administración, junto a el/la Encargado/a de la Unidad Recursos Materiales, presentan a la Dirección, Propuesta del Presupuesto, para su análisis, modificaciones y aprobación. La aprobación de esta Propuesta de Presupuesto, es enviada a la Unidad de Contabilidad y Presupuesto y a el/la Encargado/a de PMG de Compras y Contrataciones, la primera quincena del mes de Enero del año siguiente, por el/la Encargado/a de la Unidad de Recursos Materiales. 4.7 Elaboración del Plan Anual de Compras. Antes de la primera quincena de Enero de cada año, el/la Encargado/a del PMG de Compras y Contrataciones, obtiene la Propuesta de Presupuesto aprobada para la elaboración e ingreso del Plan anual de Compras al Portal de Chilecompra, según Instructivo Elaboración Plan Anual de Compras. Antes de Elaborar el Plan de compras, el/la Encargado/a de PMG de Compras y Contrataciones revisa que todas los requisitos del mismo se han entendido y aplicables, en el caso de existir dudas, están son consultadas por cualquier medio, dejando registro de ello, en planilla de control de consultas. La elaboración del Plan de Compras se inicia con la revisión del Instructivo Elaboración Plan Anual de Compras y la Guía Práctica de Ayuda Plan Anual de Compras, asegurándose de que sus requisitos sean comprensibles y aplicables. En caso de existir dudas, el/la Encargado/a de PMG de Compras y Contrataciones consulta a Chilecompra, dejando registro de ello, en Planilla de Control de Consultas. 4.8 Revisión por el Administrador del Sistema La tercera semana de Enero de cada año, el/la Encargado/a de PMG de Compras y Contrataciones envía a través del Portal de Chilecompra el Plan anual de compra a el/ la Encargado/a de la Unidad de Recursos Materiales (Administrador del Sistema de Chilecompra), para su aprobación y envío a la Dirección de Compras y Contrataciones Públicas. El Portal emite un certificado de Recepción del Plan de Compras del año. En el caso que el Encargado/a de la Unidad de Recursos Materiales, detecte errores, estos son corregidos en forma inmediata por la Encargada del PMG de Compras y Contrataciones.



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4.9 Comunicación. Cuando el Plan anual de compras quede disponible en portal de Chilecompra, el/la Encargado/a de PMG de Compras y Contrataciones puede efectuar modificaciones, de acuerdo a las desviaciones ocurridas durante el año y de acuerdo a las Instrucciones de la Dirección de Compras y Contrataciones mediante Guías. Luego de Aprobado el Plan Anual de Compras, queda disponible en el Portal de Chilecompra para:

Ser utilizado por el/la Encargado/a de Adquisiciones, para minimizar las compras imprevistas.

Quede disponible para los Proveedores que deseen efectuar negocios con el Estado.

Como evidencia de la realización de la actividad de emisión del Plan Anual de Compras.

Ser utilizado por el /la Encargado/a de la Unidad de Recursos Materiales, para el control presupuestario.

5. REGISTROS

Correo electrónico de envío de Antecedentes a Jefes/as de Departamento y de Unidades. Correo electrónico de recepción de Antecedentes de los/las Jefes/as de Departamento y de

Unidades. Acta de reunión Presentación Propuesta de Presupuesto. Correo Electrónico de informe de Presupuesto aprobado, enviado a la Unidad de Contabilidad y Presupuesto. Planilla de Control de Consultas. Certificado de Recepción Plan de Compras del año.

6.



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ANEXOS

CUADRO COMPARATIVO GASTOS EFECTUADOS POR XXXXXXX (DEPTO.) ANEXO 1

ULTIMOS 3 AÑOS

SUB ITEM ASIG. MATERIA 200X 200X 200X

22 BIENES Y SERVICIOS DE CONSUMO

02 Textiles y Vestuario y Calzado

002 Vestuario y accesorios y prendas de vestir

003 Calzados

03 Combustibles y lubricantes


04 Materiales de Uso y Consumo Corriente

001 Materiales de Oficina

002 Textos y otros materiales de enseñanza

007 Materiales y útiles de aseo

008 Menaje para Oficina, casino u otros

009 Insumos, repuestos y accesorios de computa.

010 Materiales para mant. y reparaciones inmuebles

011 Repuestos y Acc. mant. . y reparación vehículos

012 Otros materiales, repuestos para mant.

05 Servicios Básicos

001 Electricidad

002 Agua

003 Gas

004 Correo

005 Telefonía fija

006 Telefonía celular

007 Acceso a internet

008 Enlace de Telecomunicaciones

999 Otros

06 Mantenimiento y Reparaciones

001 Mantención y reparación de edificios

002 Mantención y reparación de vehículos

003 Mantención y reparación de mobiliario y otros

004 Mantención y reparación de maq. y equipos Of.

007 Mantención y reparación de equipos informáticos

999 Otros

07 Publicidad y Difusión

001 Servicios de publicidad

002 Servicios de impresión

003 Otros

08 Servicios Generales

001 Servicio de aseo

007 Pasajes, fletes y bodegajes

008 Salas cunas y/o Jardines Infantiles

999 Otros

09 Arriendos

002 Arriendo de edificios

003 Arriendo de vehículos

005 Arriendo de maquinas y equipos

006 Arriendo de equipos informáticos

999 Otros

10 Servicios financieros y de seguros

002 Primas y gastos de seguros

11 Servicios técnicos y profesionales

001 Estudios e investigaciones

002 Cursos de capacitación

12 Otros gastos de bienes y serv. De consumo

002 Gastos menores

003 Gastos de representación

999 Otros

29 ADQUISICIÓN ACTIVOS NO FINANCIEROS

03 Vehículos

04 Mobiliario y Otros

05 Maquinas y Equipos

001 Maquinas y Equipos de Oficina



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999 Otras

06 Equipos informáticos

001 Equipos computacionales y periféricos

002 Equipos de comunicaciones para redes informáticas

07 Programas informáticos

001 Programas computacionales

002 Sistema de Información

31 Iniciativas de Inversión

01 Estudios básicos

02 Proyectos



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GASTOS FIJOS 200X ANEXO 2

SUB ITEM ASIG. MATERIA COMPROMISOS M$ 22 BIENES Y SERVICIOS DE CONSUMO

02 Textiles y Vestuario y Calzado 03 Combustibles y lubricantes 04 Materiales de Uso y Consumo Corriente 05 Servicios Básicos 06 Mantenimiento y Reparaciones 07 Publicidad y Difusión 08 Servicios Generales 09 Arriendos 10 Servicios financieros y de seguros 11 Servicios técnicos y profesionales 12 Otros gastos de bienes y serv. De consumo

29 ADQUISICIÓN ACTIVOS NO FINANCIEROS 03 Vehículos 04 Mobiliario y Otros 05 Maquinas y Equipos 06 Equipos informáticos 07 Programas informáticos

31 Iniciativas de Inversión 01 Estudios básicos 02 Proyectos

TOTAL M$



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DEPARTAMENTO: XXXXXX

ANEXO 3

NOMBRE DE EMPRESAS TIPO DE SERVICIO % DE DISTRIBUCION

PROYECTOS NUEVOS AÑO 200X ANEXO 4

N° PROYECTOS FECHA APROXIMADA

DE EJECUCION MONTO ESTIMADO

M $



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DISTRIBUCION PRESUPUESTO DEPARTAMENTO XXXX 200X Y REQUERIMIENTOS SOLICITADOS EN PRESUPUESTO EXPLORATORIO (MILES $)

ANEXO 5

SUBT ITEM ASIG. GLOSA GASTO

FIJO PROYECTOS

NUEVOS

TOTAL

GENERAL

22 BIENES Y SERVICIOS DE CONSUMO - - -

02 Textiles, Vestuario y Calzados - - -

002 Vest., accesorios y prendas de vestir

003 Calzados

03 Combustibles y lubricantes - - -


04 Materiales de Uso y Consumo Corriente - - -

001 Materiales de Oficina

002 Textos y otros materiales de enseñanza

007 Materiales y útiles de aseo

008 Menaje para oficina , casino u otros

009 Insumos, repuestos y accesorios de comput.

010 Materiales para mant.y reparaciones inmuebles

011 Repuestos y acc. mant.y reparación vehículos

012 Otros materiales, repuestos para mant.

05 Servicios Básicos - - -

001 Electricidad

002 Agua

003 Gas

004 Correo

005 Telefonía fija

006 Telefonía celular

007 Acceso a internet

008 Enlace de telecomunicaciones

999 Otros

06 Mantenimiento y Reparaciones - - -

001 Mantención y reparación de edificios

002 Mantención y reparación de vehículos

003 Mantención y reparación de mobiliario y otros

004 Mantención y repación de maq. y equipos Of.

007 Mantención y reparación de equipos informáticos

999 Otros

07 Publicidad y Difusión - - -

001 Servicios de publicidad

002 Servicios de impresión

003 Otros

08 Servicios Generales - - -

001 Servicios de Aseo

007 Pasajes, fletes y bodegajes

008 Salas cunas y/o Jardines infantiles

999 Otros

09 Arriendos - - -

002 Arriendo de edificios

003 Arriendo de vehículos

005 Arriendo de máquinas y equipos

006 Arriendo de equipos informáticos

999 Otros

10 Servicios financieros y de seguros - - -

002 Primas y gastos de seguros

11 Servicios técnicos y profesionales - - -

001 Estudios e investigaciones

002 Cursos de capacitación

003 Servicios informáticos

999 Otros

12 Otros gastos de bienes y serv. de consumo - - -

002 Gastos Menores 003 Gastos de representación 999 Otros



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29 Adquisición de Activos no financieros - - -

03 Vehículos - - -

04 Mobiliario y otros - - -

05 001 Maquinas y equipos de oficina - - -

999 Otras

06 Equipos informáticos - - -

001 Equipos computacionales y periféricos

002 Equipos computación para redes informáticas

07 Programas informáticos - - -

001 Programas computacionales

002 Sistemas de información

31 Iniciativas de inversión - - -

01 Estudios básicos 02 Proyectos



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RESPONSABLES FLUJOGRAMA DETALLE

JEFE/A DEPTO.

ADMINISTRACION

ENCARGADO/A

DE LA URRMM

PRIMERA QUINCENA DE

NOVIEMBRE

PRIMERA SEMANA DE

NOVIEMBRE

DOCUMENTOS, ANEXOS.

TERCERA SEMANA DE

NOVIEMBRE

LA INFORMACION ES ENVIADA

MEDIANTE UN CORREO ELECTRONICO.

CUARTA SEMANA DE

NOVIEMBRE

PROPUESTA DE PRESUPUESTO ES

PRESENTADA EN FORMATO DE ANEXO

DISTRIBUCION DE PPTO.

1RA SEMANA DE DICIEMBRE

ANALISIS DE REQUERIMIENTOS DEL

PRESUPUESTO CON JEFES/AS DE

DEPTO. Y UNIDADES.

2DA SEMANA DE DICIEMBRE

SI ES APROBADO SE ENVIA A LA

UNIDAD DE CONTABILIDAD Y PPTO.

Y A LA ENCARGADO/A DE PMG DE

COMPRAS Y CONTRATACIONES LA

1ERA QUINCENA DE ENERO DEL

AÑO SIGUIENTE. MEDIANTE CORREO

ELECTRONICO.

1RA QUINCENA DE ENERO DE

CADA AÑO

INGRESO DEL PLAN AL PORTAL

DE CHILECOMPRA.

APOYO CON LA GUIA PRACTICA DE

AYUDA PLAN ANUAL DE COMPRAS.

SE ENVIA A JEFE/A DEPTO. DE

ADMINISTRACION PARA SU

CONOCIMIENTO.

3RA SEMANA DE ENERO DE

CADA AÑO

SE ENVIA AL ADMINISTRADOR DEL

SISTEMA DE CHILECOMPRA PARA SU

REVISION, APROBACION.

EL PLAN DE COMPRAS ES

ENVIADO A LA DCCP A FINES

DE ENERO DE CADA AÑO.

DISPONIBLE PARA:

SER UTILIZADO POR EL/LA

ENCARGADO/A

DE ADQUISICIONES, PARA MINIMIZAR

COMPRAS IMPREVISTAS.

QUEDE DISPONIBLE PARA LOS

PROVEEDORES

QUE DESEEN EFECTUAR NEGOCIOS

CON EL ESTADO.

COMO EVIDENCIA DE LA

REALIZACION DE LA

ACTIVIDAD DE EMISION DEL PLAN

ANUAL DE COMPRAS.

SER UTILIZADO POR EL/LA

ENCARGADO/A DE

LA UNIDAD DE RECURSOS MATERIALES,

PARA EL CONTROL PRESUPUESTARIO.

DURANTE EL AÑO SE PUEDEN EFECTUAR MODIFICACIONES A

TRAVES PORTAL.

INICIO

CONOCIMIENTO DE MARCO

PRESUPUESTARIO

ENTREGA DE ANTECEDENTES

ESTADISTICOS A JEFES DE UNIDADES Y DEPTOS.

RECOPILACION DE INFORMACION DE JEFES DE DEPTOS Y

UNIDADES

PROCESAMIENTO DE

INFORMACION

PRESENTACION DE LA PROPUESTA DE

PRESUPUESTO AL

DIRECTOR

¿APRUEBA?

NO

SI

ELABORACION DEL

PLAN ANUAL DE COMPRAS

INSTRUCTIVO ELABORACION

PLAN ANUAL DE COMPRAS

INSTRUCTIVO PREPARACION

DE INFORMACION PARA ENTREGA DE

ANTECEDENTES

ACTA DE

REUNION

CORRIGE

CORRIGE

REVIISION POR EL

ADMINISTRADOR DEL SISTEMA

¿APRUEBA?

NO

PLANILLA DE

CONSULTAS

SI

ENVIO DE PLAN ANUAL

DE COMPRAS A LA DIRECCION

COMPRAS PÚBLICAS

CERTIFICADO

DE RECEPCION DEL PLAN DE COMPRAS

DEL AÑO

PLAN ANUAL DE COMPRAS DE CADA AÑO

DISPONIBLE EN EL

PORTAL DE CHILECOMPRA

¿EXISTEN MODIFICACIONES?

NO

SI

REGISTRO DE MODIFICACIONES

AL PLAN DE

COMPRAS

FIN

PRESENTACION DE PROPUESTA DE PRESUPUESTO

ENCARGADO/A DE LA URRMM


ENCARGADO/A DE PMG

DE COMPRAS Y CONTRATACIONES

ENCARGADO/A DE PMG DE COMPRAS

Y CONTRATACIONES

JEFES/AS DEPTOS. Y UNIDADES

JEFE/A DEPTO. DE ADMINISTRACION Y


DIRECCION NACIONAL

ENCARGADO/A DE PMG DE COMPRAS

Y CONTRATACIONES



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FLORES



Elaborado

Carlos Casanello

Eric Orellana

Nataly Flores

Revisado Patricia Yáñez

Carlos Casanello

Aprobado Patricia Yáñez



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Tabla de Contenidos

1.OBJETIVO ..............................................................................................................................................

2. ALCANCE ..............................................................................................................................................

3. RESPONSABILIDADES.........................................................................................................................

4.DESARROLLO / DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO .....................................................................

5.REGISTROS ............................................................................................................................................

6. ANEXOS .................................................................................................................................................



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5. GESTION DE COMPRAS

1.OBJETIVO

El motivo de este procedimiento es establecer las directrices, para realizar las compras de bienes y servicios para el abastecimiento de todos los elementos que utiliza ODEPA, para desarrollar sus actividades que le son propias para cumplir con su misión, objetivos y metas.

2. ALCANCE

El alcance de este procedimiento abarca desde la puesta en marcha del plan anual de compras y los requerimientos de los clientes internos (Funcionarios de ODEPA), hasta la conformidad de la entrega de los bienes y/o servicios. Además de dar respuestas a las exigencias solicitadas a los proveedores externos.


El/La Encargado/a de la Unidad de Recursos Materiales, es responsable de: a) Recepción y análisis de requerimientos de los clientes internos. b) Revisión de resoluciones. c) Autorizar y publicar las licitaciones en el portal de Chilecompra. d) Responder a proveedores consultas de bases administrativas. e) Recepcionar los documentos de soporte papel de las licitaciones y entregar al cliente interno

(Comisión Evaluadora) la documentación de las licitaciones y comunicar plazo para evaluar. f) Nombrar funcionario de soporte de apertura de licitación. g) Elaborar resolución de adjudicación de licitación mayor a 100 UTM. h) Revisar, autorizar y enviar a proveedores Órdenes de Compras. i) Elaborar formulario de información para contrato de servicio. j) Solicitar firma del proveedor del contrato. k) Solicitar al cliente interno informe de conformidad por el servicio.

El/La Encargado/a del PMG de Compras y Contrataciones, es responsable de: a) Controlar plan de anual de compras. b) Determinar las licitaciones de los servicios contratados. c) Subir los contratos al portal de Chilecompra. d) Tramitación de documentos de pago.

El/La Encargado/a de adquisiciones, es responsable de: a) Determinar necesidades compra para bodega. b) Emitir Órdenes de Compra de convenio marco, de Licitaciones, de Tratos Directos sin y con cotización. c) Ejecutar las compras. d) Revisar si los requerimientos están disponibles en Convenio Marco. e) Realizar compras inferiores a 3 UTM. f) Subir los requerimientos de los clientes internos al portal de Chilecompra. g) Elaborar la resolución de aprobación de las bases. h) Extraer y subir las consultas de las licitaciones en el portal de Chilecompra. i) Elaborar resoluciones de nombramiento de Comisiones Evaluadoras. j) Comunicar a Oficina de Partes fecha de cierre de las licitaciones. k) Elaborar resoluciones de adjudicaciones menores a 100 UTM.



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l) Informar al Encargado/a de Recursos Materiales que debe autorizar las licitaciones para su adjudicación.

m) Entregar copia de Orden de Compra a Encargado/a de Bodega. n) Digitar datos de las facturas y boletas en el Sistema Generador de Libro de Compraventa.

El/La Jefe/a de Administración, es responsable de: a) Analizar los requerimientos fuera del plan de compras con el/la Encargado/a de Recursos

Materiales. b) Visar todas las resoluciones que se nombran en este procedimiento.

El/la Jefe/a del Departamento de Asesoría Jurídica, es responsable de: a) Revisar y visar todas las resoluciones que se nombran en este procedimiento. b) Elaborar contratos de compras.

El/la Encargado/a de la Oficina de Partes, es responsable de: a) Formalizar, registrar y distribuir resoluciones. b) Recibir antecedentes de licitaciones en soporte papel.

El/La Encargado/a de Bodega, es responsable de: a) Recepcionar los productos entregados por los proveedores. b) Entregar documento de pago al Encargado de Adquisiciones.

Las Comisiones Evaluadoras, son responsables de: a) Evaluar las licitaciones dentro de los plazos establecidos, emitiendo las actas

correspondientes.

Los/Las Jefes/as Departamento y/o Unidades solicitantes son responsables de: a) Proponer nombres de las personas que integrarán las Comisiones Evaluadoras.

El/La Director/a de ODEPA, es responsable de: a) Aprobar todos los actos administrativos relacionados con compras.


La Gestión de Compras en ODEPA, es efectuada dentro del marco legal y normativo que rige este proceso de compras y que están indicadas en la Lista de Documentos Legales Vigentes externa e interna, según los procesos descritos a continuación.

La Dirección de Compras y Contrataciones Públicas, en su calidad de cliente externo exige como requerimiento, que ODEPA debe utilizar el Sistema de Plataforma Electrónica para gestionar los procesos de compras, de acuerdo a lo señalado en la ley Nº 19.886.

.1 Requerimientos de Compras. Los clientes internos deben entregar la información necesaria para poder gestionar la compra, para ello pueden ingresar a http://intranet.odepa.cl y bajar los siguientes formularios:

Formulario de Requerimientos de Estudios, según Anexo 1.

Formulario de Requerimientos de Bienes y/o Servicios, según Anexo 2.

Estos formularios deben ser completados y enviados por correo electrónico a el/la Encargado/a de la Unidad de Recursos Materiales. NOTA: Los Formularios deben ser completados según Instructivo de Formulario de Requerimientos.



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.1.1 Para reabastecimiento de bodega

El/La Encargado/a de Adquisiciones utiliza el Instructivo de Bodega, en donde determina las necesidades de compra para la bodega e informa al Encargado/a de la Unidad de Recursos Materiales, emitiendo las OC (Convenio Marco o Trato Directo con cotización) y Licitaciones según corresponda. .1.2 Compras Planificadas.

El/La Encargado/a PMG de Compras y Contrataciones, analiza las compras que están planificadas para el mes siguiente y solicita a los clientes Internos, confirmar por correo electrónico si serán realizadas o postergadas. De ser confirmadas, se informa a el/la Encargado/a de la Unidad de Recursos Materiales. .1.3 Gestión de Contratos. El/La Encargado/a PMG de Compras y Contrataciones, utilizando el Instructivo de Gestión de Contratos Vigentes, determina las necesidades de licitar los servicios e informa a el/la Encargado/a de la Unidad de Recursos Materiales. .1.4 Adquisiciones no consideradas en el Plan

El cliente interno envía requerimientos cuando considere que sea necesario a el/la Encargado/a de la Unidad de Recursos Materiales. .2 Análisis de los requerimientos El/La Encargado/a de la Unidad de Recursos Materiales, analiza los requerimientos, determinando si están considerados en el plan de compras o no consultando, a el/la Encargado/a de PMG de Compras y Contrataciones. Si están consideradas en el Plan Anual de Compras le indica el/la Encargado/a de Adquisiciones que proceda con la ejecución de la compra. Si no se encuentra en el Plan Anual de Compras, el/la Encargado/a de la Unidad de Recursos Materiales, en conjunto con el/la Jefe/a del Departamento de Administración determina la conveniencia de esta solicitud y la disponibilidad presupuestaria la que se le consulta a la Unidad de Contabilidad y Presupuesto por correo electrónico, quienes deben responder a través del mismo medio. En caso de ser rechazado o aceptado, se le comunica al cliente interno, mediante correo electrónico. Si es aceptada se indica el/la Encargado/a de Adquisiciones que proceda con la ejecución de la compra. .3 Compras. .3.1 Compras por Contrato Marco El/la Encargado/a de Adquisiciones debe revisar si el requerimiento recibido está disponible en el Contrato Marco del portal Chilecompra. De ser así, procede a la compra por dicha vía. Si no está en contrato marco, debe proceder como se indica a continuación. .3.2 Compras fuera de Contrato Marco. Para las Compras menores a 3 UTM, el/la Encargado/a de Adquisiciones procede a realizar la compra según Instructivo de compras menores a 3 UTM.- Para las compras mayores a 3 UTM, el/la Encargado/a de Adquisiciones determina si la compra será realizada por Trato Directo o por Licitaciones dependiendo de las modalidades de Compra, definidas en el Portal de Chilecompra.



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En caso que los productos o servicios requeridos no se encuentren disponibles en el

Convenio Marco, el/la Encargado/a de la Unidad de Recursos Materiales verifica si la

institución cuenta con convenios de suministro vigentes para la adquisición de los

productos o servicios requeridos. De existir convenios de suministro vigentes, el/la

Encargado/a de la Unidad de Recursos Materiales instruye a el/la Encargado/a de

Adquisiciones para el envío de la respectiva Orden de Compra.

En caso de no contar con convenios de suministro vigentes, el/la Encargado/a de la Unidad

de Recursos Materiales evalúa la pertinencia de generar un nuevo convenio, considerando

la periodicidad con que se requieren los productos o servicios respectivos, la posibilidad de

agregar compras y de obtener descuentos por volumen.

En caso de determinar que se generará un nuevo convenio de suministro, la adquisición se

considera como una compra compleja y se debe efectuar un Trato Directo o Licitación

según corresponda.

Para el caso de Trato Directo se confeccionan Términos de Referencia o una Resolución Fundada dependiendo de la forma definida y para el caso de Licitaciones Bases de licitación.

A) Revisión, Aprobación y Publicación de Términos de Referencia El/La Encargado/a de la Unidad de Recursos Materiales recepciona del cliente interno el requerimiento pudiendo ser el Anexo 1 o Anexo 2 y envía a través de correo electrónico a el/la Encargado/a de Adquisiciones, quien procede a llenar los Términos de Referencia para las compras entre 3 y 100 UTM en el portal de Chilecompra. El/La Encargado/a de Adquisiciones comunica a el/la Encargado/a de la Unidad de Recursos Materiales que los Términos de Referencia están ingresados en el Portal Chilecompra, para que proceda a su revisión, aprobación y publicación.

B) Tratos Directos con Resolución Fundada y Aprobación

El/la Encargado/a de Adquisiciones debe confeccionar los tratos directos con Resolución Fundada dependiendo del requerimiento de compra y de acuerdo a la normativa legal vigente. El/La Encargado/a de Adquisiciones imprime para el/la Encargado/a de la Unidad de Recursos Materiales la Resolución Fundada para su revisión y envío a el/la Jefe/a del Departamento de Asesoría Jurídica. Recibido del Departamento de Asesoría Jurídica, se corrigen sus observaciones en caso de existir y si no existen, se envía al Director para su Aprobación con el VB de el/la Jefe/a del Departamento de Administración. Las resoluciones aprobadas por el Director Nacional son enviadas a el/la Encargado/a de la Oficina de Partes, para su formalización, quienes distribuyen estos documentos mediante correos electrónicos a la Unidad de Recursos Materiales. El/La Encargado/a de la Unidad de Recursos Materiales instruye a el/la Encargado/a de Adquisiciones para que suba la resolución fundada al portal de Chilecompra.

C) Revisión, Visación y Aprobación de Bases de Licitación El/la Encargado/a de la Unidad de Recursos Materiales recepciona del cliente interno el requerimiento pudiendo este ser el Anexo 1 o Anexo 2 mediante un correo electrónico e instruye a el/la Encargado/a de Adquisiciones el ingreso de los datos del Formulario en el portal de Chilecompra. El/La Encargado/a de Adquisiciones imprime las Bases de licitación y elabora la resolución de aprobación correspondiente, posteriormente remite a el/la Encargado/a de la Unidad de Recursos



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Materiales para su revisión y posterior envío a el/la Jefe/a del Departamento de Asesoría Jurídica, para su revisión y visación. Recibido del Jefe/a del Departamento de Asesoría Jurídica, se corrigen sus observaciones en caso de existir y si no existen, se envía al Director para su Aprobación con el VB de el/la Jefe/a del Departamento de Administración. Las resoluciones aprobadas por el Director Nacional son enviadas a el/la Encargado/a de la Oficina de Partes, para su formalización, quienes distribuyen estos documentos mediante correos electrónicos a la Unidad de Recursos Materiales. El/La Encargado/a de la Unidad de Recursos Materiales instruye a el/la Encargado/a de Adquisiciones para que suba la resolución de aprobación de las bases de licitación al portal de Chilecompra.

D) Publicación Bases de Licitación El/La Encargado/a de Adquisiciones informa a el/la Encargado/a de la Unidad Recursos Materiales para que autorice y publique la licitación en el portal de Chilecompra, considerando los plazos de publicación, establecidos en la Ley de compra y su reglamento.

E) Consultas y Aclaraciones. El/La Encargado/a de Adquisiciones debe efectuar seguimiento de las fechas de consultas y aclaraciones indicadas en las licitaciones publicadas en el portal Chilecompra, realizadas por los proveedores. En las fechas que se cierre el período de consulta el/la Encargado/a de Adquisiciones debe exportar del portal de Chilecompra a una planilla Excel las consultas que formulan los oferentes, las que se derivan a las áreas respectivas: Las relacionadas con las bases administrativas, a el/la Encargado/a de la Unidad de Recursos Materiales. Las relacionadas con las bases técnicas, al cliente interno que realiza el requerimiento. En ambos casos les debe indicar el plazo de respuesta comprometido. El/la Encargado/a de la Unidad de Recursos Materiales y el cliente interno envían las respuestas de las consultas de los proveedores a el/la Encargado/a de Adquisiciones, quien procede a subirlas al sitio de Chilecompra, adjuntando la planilla Excel.

F) Nombramiento de la Comisión Para el caso de las licitaciones, el cliente interno propone integrantes, los que deben ser aprobados por el /la directora/a Nacional mediante una resolución con a lo menos tres funcionarios titulares, dos suplentes. Esta comisión debe contar siempre con un profesional del Departamento de Asesoría Jurídica. En el caso de licitaciones en donde se requieran servicios de capacitación la comisión es conformada por integrantes del Comité Bipartito de Capacitación. En el caso de licitaciones en donde se requieran equipos informáticos la comisión es conformada por integrantes del Comité Informático. El/La Encargado/a de Adquisiciones elabora e imprime la resolución exenta de designación de la Comisión Evaluadora correspondiente, antes del cierre de cada licitación, posteriormente remite al Encargado/a de la Unidad de Recursos Materiales para su revisión y envío a el/la Jefe/a del Departamento de Asesoría Jurídica, para su revisión y visación. Recibido de el/la Jefe/a del Departamento de Asesoría Jurídica, se corrigen sus observaciones en caso de existir y si no existen, se envía a el/la directora/a para su Aprobación con el VB de el/la Jefe/a del Departamento Administración.



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Las resoluciones aprobadas por el/la Directora/a Nacional son enviadas a el/la Encargado/a de la Oficina de Partes, para su formalización, quien distribuye estos documentos mediante correos electrónicos a la Unidad de Recursos Materiales.

G) Recepción de documentos en soporte papel y cierre de la licitación El/La Encargado/a de Adquisiciones debe comunicar por correo electrónico a el/la Encargado/a de la Oficina de Partes, para efectuar la recepción de antecedentes de la licitación en proceso de cierre de publicación, la siguiente información: - Nombre de Adquisición - Número de Adquisición - Fecha y hora de entrega antecedentes en soporte físico - Antecedentes físicos a recibir Recibidos los Antecedentes físicos, el /la Encargado/a de la Oficina de partes entrega a el/la Encargado/a de la Unidad de Recursos Materiales, la documentación en soporte papel por libro de licitaciones.

H) Apertura y Evaluación de Licitaciones Las licitaciones dependiendo de su modalidad de compra tienen plazos máximos preestablecidos desde su apertura hasta su adjudicación:

- Licitación pública, mayor a 1.000 UTM, 25 días corridos, - Licitación pública, mayor a 100 y menor a 1.000 UTM, 12 días corridos. - Licitaciones publicas, mayor a 3 y menor a 100 UTM, 10 días corridos - Tratos directos de 3 a 100 UTM, 5 días corridos.

a. Apertura y Evaluación de licitaciones con Términos de Referencia El/La Encargado/a de Adquisiciones efectuará la apertura de las licitaciones con términos de referencia. Debe exportar el cuadro comparativo de cotizaciones y los antecedentes enviados por los proveedores de acuerdo a lo solicitado en los términos de referencia. El/La Encargado/a de Adquisiciones para efectuar la evaluación de las propuestas, refleja los antecedentes aportados por los proveedores en una tabla de evaluación (Planilla Excel). Estos antecedentes, son aquellos que demuestran el cumplimiento del proveedor respecto de los criterios de selección establecidos en los Términos de Referencia. Si la compra es compleja debe ser asesorado por el cliente interno para llevar a dicha tabla los antecedentes del proveedor. El/La Encargado/a de la Unidad de Recursos Materiales, revisa la completitud y consistencia de los datos ingresados en la tabla y determina la elección de la mejor oferta para su adjudicación, excepto aquellas licitaciones que están relacionadas con capacitaciones, siendo el Comité Bipartito de Capacitación y con equipamiento informático el Comité Informático, siendo los entes encargados de evaluar dichas propuestas. El/la Encargado/a de la Unidad de Recursos Materiales solicita a la Unidad de Contabilidad y Presupuesto la refrendación de los compromisos involucrados en la licitación, mediante correo electrónico y la respuesta será a través del mismo medio.

b. Apertura y Evaluación de licitaciones con Bases de licitación El/La Encargado/a de la Unidad de Recursos Materiales entrega a el/la encargado/a de la licitación requerimiento y que además es integrante de la comisión, los documentos en soporte papel y las resoluciones exentas correspondientes.



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Posterior a la entrega de los documentos el/la Encargado/a de la Unidad de Recursos Materiales, informará mediante correo electrónico el plazo que tiene la comisión para evaluar y proponer el proveedor seleccionado. La Comisión evaluadora debe coordinar una reunión para la apertura electrónica y de recepción de documentos, para lo cual debe notificar al Encargado/a de la Unidad de Recursos Materiales de la fecha y hora, para que designe a un funcionario para que entregue un soporte técnico en la apertura de electrónica de la licitación a través del portal de Chilecompra. Cuando la comisión evaluadora se reúne debe elaborar un Acta de Apertura y recepción de propuestas, y dependiendo del tipo de licitación en el mismo acto pueden decidir su adjudicación, previo análisis de las ofertas entregadas por los proveedores. En las licitaciones más complejas la Comisión Evaluadora debe analizar las ofertas técnicas en reuniones posteriores, si es necesario aclarar dudas, éstas podrán efectuarse a través del portal de Chilecompra (foro inverso). La Comisión Evaluadora después de analizar y evaluar las propuestas debe elaborar un acta de adjudicación, donde proponen a el/la Director/a Nacional el proveedor elegido o en su defecto considerar la inadmisibilidad de las ofertas, para que la licitación se declare desierta. Nota:

Las Comisiones Evaluadoras proceden a evaluar las propuestas según Instructivo de Evaluación de Ofertas para Comisiones Evaluadoras.

I) Adjudicación

En el caso de la adjudicación de compras con términos de referencias menores a 100 UTM, el/la Encargado/a de Adquisiciones debe elaborar la resolución de adjudicación o declarar desierta la licitación, la envía al Encargado/a de la Unidad de Recursos Materiales para su revisión, quién a su vez la entrega a el/la Jefe/a del Departamento de Asesoría Jurídica para su visación. En el caso de la adjudicación de compras con Bases de Licitación, la Comisión Evaluadora entrega a el /la Encargado/a de la Unidad de Recursos Materiales las actas de la Licitación, para que éste, elabore la resolución que adjudica o declara desierta la licitación, quien envía a el/la del Departamento de Asesoría Jurídica para su visación. Recepcionada la resolución de el/la Jefe/a del Departamento de Asesoría Jurídica el/la Encargado/a de Recursos Materiales y con el Vº Bº de el/la Jefe/a del Departamento de Administración, la envía para la firma y aprobación de el/la Director/a Nacional. Posteriormente el/la Encargado/a de Oficina de Partes, formaliza la resolución, enviando una copia de ella adjuntando las actas correspondientes, por correo electrónico a el/la Encargado/a de la Unidad de Recursos Materiales, quien a su vez instruye a el/la Encargado/a de Adquisiciones para que suba al portal los antecedentes. - El/La Encargado/a de Adquisiciones informa al Encargado/a de la Unidad de Recursos

Materiales que los antecedentes están ingresados en el portal Chilecompra, para que este revise y autorice la publicación en el portal del Acta de Adjudicación y para que se materialice la adjudicación electrónica.

El/la Encargado/a de la Unidad de Recursos Materiales solicita a la Unidad de Contabilidad y Presupuesto la refrendación de los compromisos involucrados en la licitación, mediante correo electrónico y la respuesta será a través del mismo medio

J) Emisión de Ordenes de Compra

La Emisión de Ordenes de Compra las realiza el/la Encargado/a de Adquisiciones y avisa a el/la Encargado/a de la Unidad de Recursos Materiales para su revisión, autorización y envío al proveedor. Esta emisión se realiza dependiendo de la modalidad de compra:



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Contrato Marco: Está predefinida la modalidad de compra, como orden de compra emitida por defecto del Sistema. Licitaciones: La emisión de estas órdenes de compra dependerá de la forma que se ha definido para la licitación al momento de crearla en el Portal Chilecompra. Trato Directo: La emisión de estas órdenes de compra dependerá de la forma que se ha definido para el Trato Directo al momento de crearlo en el Portal Chilecompra.

K) Aceptación, Rechazo o Cancelación de Orden de Compra. Los Proveedores tienen la posibilidad de Aceptar o Rechazar una Orden de Compra, en cada caso el/la Encargado/a de Adquisiciones debe: Rechazo: Avisar al Encargado/a de la Unidad de Recursos Materiales para determinar, si se adjudica al segundo proveedor mejor evaluado o Anular Compra, en el proceso de licitación o Tratos Directos con cotización. Aceptación: Coordinar con el Proveedor la entrega del Producto o la Prestación del Servicio. Cancelación o Orden de Compra No Aceptada:

Para todas las ordenes de compra de Convenio Marco, Tratos Directos sin cotizaciones y Menores a 3 UTM, el proceso queda terminado y se debe efectuar una nueva orden de compra según corresponda.

Para las ordenes de compra que provienen de las licitaciones vuelve a reiniciarse el proceso y se elige al segundo proveedor mejor evaluado.

La Emisión de Ordenes de Compra las realiza el/la Encargado/a de Adquisiciones y avisa al Encargado/a de la Unidad de Recursos Materiales para su revisión, autorización y envío al proveedor.

L) Elaboración de contratos

Cuando la adquisición de un bien o servicio adjudicado, amerita que debe realizarse a través de un contrato, esto quiere decir, que se deben regular aspectos, tales como la duración del contrato, garantías, multas, los plazos de entrega, las etapas a cumplir, la forma de entrega, entre otras. El/La Encargado/a de la Unidad de Recursos Materiales confecciona un formulario de información para elaboración de contratos de servicios y/o bienes, según Anexo Nº 3, adjuntando todos los antecedentes técnicos y legales de la oferta presentada por la empresa adjudicataria y se envía a el/la Jefe/a del Departamento de Asesoría Jurídica para su confección. El contrato visado se devuelve a la Unidad de Recursos Materiales para ponerlo a disposición del proveedor adjudicatario para su revisión y firma, posteriormente el/la Encargado/a de la Unidad de Recursos Materiales remite para la firma del Director Nacional, el contrato junto a la resolución que lo aprueba. El/La Encargado/a de la Oficina de Partes, formaliza la resolución que aprueba el contrato y envía una copia de ella por correo electrónico a el/la Encargado/a de la Unidad de Recursos Materiales e instruye a el/la Encargado/a de PMG de Compras y Contrataciones para que suba esta copia al portal de Chilecompra.

.4 Recepción de Compras Productos y Servicios.

4.5.1 Recepción de productos El/La Encargado/a de Adquisiciones entrega a el/la Encargado/a de Bodega una copia de la

Orden de Compra, para que tenga conocimiento de los productos que debe recibir, según Instructivo de Bodega.



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El/La Encargado/a de Adquisiciones recibe del Encargado/a de Bodega, la factura y/o Guía de Despacho que acompaña la entrega de los productos.

El/La Encargado/a de Adquisiciones ingresa los datos de la factura al sistema de Generador

de Libro de Compraventa y posteriormente adjunta toda la documentación soportante y la entrega a el /la Encargado/a de PMG Compras y Contrataciones para su gestión, según Instructivo de Tramitación de Facturas.

4.5.2. Recepción de Servicios. El/La Encargado/a de la Unidad de Recursos Materiales envía a el/la Encargado/a de PMG,

los documentos de pago, con los antecedentes adjuntos para su tramitación, según Instructivo de Tramitación de Facturas.

Cuando llega un documento de pago (factura, boleta o recibo), el/la Encargado/a de la Unidad de Recursos Materiales solicita al cliente interno (administrador del servicio), un informe de conformidad de los servicios otorgados mediante correo electrónico.

12. REGISTROS

Requerimientos de Compra: a) Correos electrónicos b) Plan Anual de compra c) Formularios completos por el cliente interno de Anexos 1 y 2. d) Solicitud de pedidos en bodega, e) Solicitudes en el Sistema de Mesa de Ayuda f) Facturas y boletas registras en el Sistema de Tramitación de Facturas.

Acta emitidas por comisiones y planilla Excel confeccionada por el encargado de adquisiciones

Licitaciones

Ordenes de Compras

Correo electrónico por la conformidad de la compra

Correo electrónico de Encargado/a de PMG con información de compras que se realizarán el mes siguiente según Plan Anual de compras.



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6. ANEXOS

Anexo 1 Formulario de Requerimiento de Estudios

A. ANTECEDENTES GENERALES

NOMBRE COMPLETO (*)

CARGO: (*)

TELEFONO:

FAX:

E- MAIL . (*)

DEPARTAMENTO Y/O UNIDAD:

REQUISITOS TECNICOS

ANTECEDENTES Y JUSTIFICACION: (*)

OBJETIVO GENERAL: (*)

OBJETIVO ESPECIFICOS (*)

RESULTADO ESPERADOS O PRODUCTOS PREVISTOS: (*)

OTROS CRITERIOS:

CRITERIOS DE EVALUACION

CRITERIOS %

OFERTA ECONOMICA : (*)

CALIDAD TECNICA DE LA OFERTA: (*)

EXPERIENCIA DEL OFERENTE (INCLUYE AL EQUIPO DE TRABAJO): %

SERVICIOS ADICIONALES: (*)

EXPERIENCIA TECNICA (CLIENTES)

OTROS CRITERIOS:

FORMA DE PAGO

INFORME N° CONTENIDO MINIMO PAGO (% DEL TOTAL)

1 (*)

2 (*)

3

4

OTROS ANTECEDENTES

PRESUPUESTO MAXIMO : $

DURACION DEL CONTRATO:

COMISION EVALUADORA

ENCARGADO: (*)

INTEGRANTE TECNICO: (*)

INTEGRANTE JURIDICO: (**)

OTRO:

REEMPLAZANTE TECNICO: (*)

REEMPLAZANTE JURIDICO: (**)

INCLUIDO EN PLAN ANUNAL DE COMPRAS (uso exclusivo de la Unidad de Recursos Materiales)

(*) CELDAS DE USO OBLIGATORIO (**) CELDAS DE USO OBLIGATORIO PARA ASESORIA JURIDICA



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Anexo 2 Formulario de Requerimiento de Bienes y/o Servicios

A. ANTECEDENTES GENERALES

NOMBRE

ORGANISMO

COMPRADOR:

OFICINA DE ESTUDIOS Y POLITICAS AGRARIAS

NOMBRE DEL

PROYECTO O

ADQUISICION

UNIDAD

DE

COMPRA:

ODEPA

Contactos responsables de la adquisición (Ej. Encargado y supervisor)

Cargo Nombre Depto. Teléfono E-mail

b. DESCRIPCION GENERAL DEL PROYECTO O ADQUISICION

OBJETIVO GENERAL:

C. PROPOSITO DEL PROYECTO O ADQUISICION

D. PRINCIPALES PRODUCTOS/SERVICIOS Y MONTO ESTIMADO DE

ADQUSICION

LINEA DE PRODUCTOS

O SERVICIO

MONTO

ESTIMADO

($)

MOTO

MAXIMO

($)

CANTIDAD

(APROXIMADO)

E. FECHA ESTIMADA DE LICITACION

F. LUGAR GEOGRÁFICO A PROVEER LOS BIENES Y/O SERVICIOS

G. CRITERIOS DE EVALUACION

CRITERIOS %

OFERTA ECONOMICA : (*)

OFERTA TÉCNICA: (*)

PLAZO DE ENTREGA:

EXPERIENCIA AÑOS DE SERVICIO :

EXPERIENCIA TECNICA (CLIENTES) :

OTROS CRITERIOS:

H. FORMA DE PAGO

INFORME N° CONTENIDO MINIMO PAGO (% DEL TOTAL)

1 (**)

2 (**)

3

4

I. COMISION EVALUADORA

ENCARGADO: (*)



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INTEGRANTE TECNICO: (*)

INTEGRANTE JURIDICO: (**)

OTRO:

REEMPLAZANTE TECNICO: (*)

REEMPLAZANTE JURIDICO: (**)

(LLERNA SOLO SI CORRESPOND E A UN MONTO SUPERIOR A $ 200.000.-)

INCLUIDO EN PLAN ANUNAL DE COMPRA (Uso exclusivo de la Unidad de Recursos Materiales)



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Anexo 3

INFORMACION PARA ELABORACION DE CONTRATOS DE SERVICIOS

Fecha: Nº:

Nombre o Razón Social:

RUT: Domicilio:

Comuna: Representante Legal:

2.- Descripción del servicio

3.- Plazo y condiciones

Tiempo de duración del contrato:

Fecha de inicio:

Precio Total estimado anual.

Imputación:

Nº de cuotas:

Condiciones de pago:

4.- Otras condiciones, cauciones y/o multas

5.- Antecedentes que se adjuntan antecedentes

Firma: Jefa Depto. de Administración



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ENCARGADO/A

DE LA UNIDAD DE

LA URRMM

JEFA DEPTO, ADMINISTRACION Y

ENCARGADO/A DE

LA URRMM

ENCARGADO/A DE ADQUISICIONES

ENCARGADO/A

DE ADQUISICIONES

ENCARGADO/A

DE ADQUISICIONES,

ENCARGADO/A DE LA URRMM, JEFE/A DEPTO.

DE ADMINISTRACION Y

DIRECTOR NACIONAL

ENCARGADO/A DE ADQUISICIONES Y

ENCARGADO/A DE LA

URRMM

ENCARGADO/A DE

ADQUISICIONES,


Y CLIENTE INTERNO

JEFE/A DEPTOS.,

ENCARGADO/A DE LA

URRMM Y

ENCARGADO/A

DE ADQUISICIONES

COMISIONES Y/O

ENCARGADO/A DE

ADQUISICIONES

LOS REQUERIMIENTOS DEBEN

SER SOLICITADOS A TRAVES

DE CORREO ELECTRONICO,

ADJUNTADO

FORMULARIO QUE ESTARA DISPONIBLE

EN INTRANET.

PARA SABER LA DISPONIBILIDAD

PRESUPUESTARIA SE CONSULTA

A LA UNIDAD DE

CONTABILIDAD

MEDIANTE CORREO ELECTRONICO.

REVISION DEL CONVENIO MARCO

DE CHILECOMPRA PARA COMPRA

DE REQUERIMIENTO, SEGÚN

NORMATIVA.

SI NO EXISTE EN CONVENIO

MARCO, Y DEPENDIENDO DE LA

PERIODICIDAD DEL REQUERIMIENTO SE DEBERA

EFECTUAR CONTRATO DE

SUMINISTRO.

LOS TERMINOS DE REFERENCIA Y/O

BASES DE LICITACION SE

EFECTUARAN DE ACUERDO AL MONTO DE CADA

REQUERIMIENTO, SEGÚN

NORMATIVA VIGENTE.

LOS TIEMPOS DE PUBLICACION EN EL PORTAL

DEBEN SER DE ACUERDO A LA

NORMATIVA VIGENTE, Y A LA COMPLEJIDAD DE

LA COMPRA

LOS CLIENTES INTERNOS

SOLICITANTES

DEBEN SER CONTRAPARTE TECNICA, PARA

ACLARACIONES. A TRAVES DEL

PORTAL DE CHILECOMPRA.

LOS JEFES/AS DEPTO. DEBERAN NOMBRAR

LOS INTEGRANTES DE LAS COMISIONES CON

SUS RESPECTIVOS INTEGRANTES.

TODOS LOS CLIENTES INTERNOS

DEBEN LAS EVALUAR LAS OFERTAS

SEGÚN

CRITERIOS DE EVALUACION.

INICIO

NO

SI

SI

RECEPCION DE REQUERIMIENTOS

ANALISIS DE REQUERIMIENTOS

¿EXISTE DISPONIBILIDAD

PRESUPUESTARIA Y/O

ES ADMISIBLE EL REQUERIMIENTO?

NO

EJECUCION DE COMPRA Y AVISO A CLIENTE INTERNO

DE REQUERIMIENTO

¿EXISTE EN CONVENIO MARCO?

EMISION DE ORDEN DE

COMPRA

PREPARA TERMINOS

DE REFERNCIA,

TRATOS DIRECTOS

Y/O BASES DE LICITACION

RECEPCION DE

COMPRAS DE

PRODUCTOS Y/O

SERVICIO

INSTRUCTIVO DE

TRAMITACION DE FACTURAS

¿APRUEBAN?

FIN

CORRIGE

SI

NO

PUBLICACION EN EL PORTAL DE

CHILECOMPRA

PREGUNTAS Y ACLARACIONES

(SEGÚN CORRESPONDA)

NOMBRAMIENTO DE LA

COMISION

EVALUCION DE OFERTAS

ADJUDICACION INSTRUCTIVO EVALUACION DE OFERTAS PARA

COMISIONES

EVALUARODRAS




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FLORES



Elaborado Carlos Casanello

Nataly Flores

Revisado Patricia Yáñez

Carlos Casanello

Aprobado Patricia Yáñez



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Tabla de Contenidos

1.OBJETIVO .................................................................................................................................................................

2. ALCANCE ................................................................................................................................................................

3. RESPONSABILIDADES .....................................................................................................................................

4. DESARROLLO / DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ......................................................................................

5. REGISTROS ...................................................................................................................................................



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6. PROCEDIMIENTO DE SEGUIMIENTO E INFORMES

1.OBJETIVO

El motivo de este procedimiento es establecer las directrices, para desarrollar el seguimiento y análisis de la gestión de abastecimiento de manera eficiente y eficaz para cumplir con la misión, metas, objetivos y oportunidades de mejora para ODEPA.

2. ALCANCE

El alcance de este procedimiento abarca todas las actividades de seguimiento a la gestión de abastecimiento, esto involucra a la gestión de compras, gestión de contratos, plan anual de compras, mejoramiento continuo de la gestión de compras e indicadores.


El/LA Encargado/a de PMG de Compras y Contrataciones es responsable de: a) Realizar seguimiento a todas las actividades de gestión de abastecimiento. b) Elaborar los Informes solicitados por los clientes externos.

El/La Encargado/a de la Unidad de Recursos Materiales es responsable de: a) Supervisar y revisar todas las actividades e informes que efectúa el/la Encargado/a de PMG

de Compras y Contrataciones. b) Envíar todos las actividades e informes mediante correo electrónico a la Jefatura de

Administración.

El/La Jefe/a de Administración es responsable de: a) Dar V°B° a los todos Informes revisados por el/la Encargado/a de la Unidad de Recursos

Materiales. b) Enviar al Director/a Nacional de ODEPA los informes mediante correo electrónico.

El/La Director/a es responsable de: a) Aprobar los informes del PMG y de enviarlos al cliente externo.


Los requisitos de los clientes externos para dar cumplimiento al Programa de Mejoramiento de la Gestión, están señalados todos los años en los Medios de Verificación y en la Guía Metodológica para Medios de Verificación.

En la ejecución del seguimiento si existiesen dudas de las instrucciones entregados por los clientes externos, están son consultadas por cualquier medio, dejando registro de ello, en planilla de control consultas.

a. ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO El/La Encargado/a de PMG de Compras y Contrataciones debe ejecutar los siguientes seguimientos: 4.1.1 COMPETENCIAS DE LAS PERSONAS INVOLUCRADAS EN EL PROCESO DE ABASTECIMIENTO Se entiende como competencias los conocimientos, técnicas y habilidades con que deben contar las personas involucradas en los procesos de abastecimiento de la Institución. Dichas competencias se ajustan a los perfiles establecidos por la Dirección de Compras y Contratación Pública – Chilecompra.



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4.1.2 SEGUIMIENTO A LA GESTION DE COMPRAS El/La Encargado/a de PMG de Compras y Contrataciones ejecuta mensualmente el seguimiento de las actividades de gestión de compras (Ej: Reclamos de Proveedores, tiempo de publicación, período de adjudicaciones, participación activa de proveedores, etc.), estas mediciones se efectúa de acuerdo a los requerimientos exigidos por los clientes externos. 4.1.3 SEGUIMIENTO A LOS CONTRATOS DE VIGENTES El/La Encargada de PMG de Compras y Contrataciones debe realizar periódicamente seguimiento a los contratos vigentes según Instructivo de contratos de vigentes, de acuerdo a las exigencias y requerimientos del cliente externo. 4.1.4 SEGUIMIENTO PLAN ANUAL DE COMPRAS El/La Encargada de PMG de Compras y Contrataciones realiza mensualmente el seguimiento y revisa las desviaciones del plan anual de compras comparando lo ejecutado con lo programado, de acuerdo a Instructivo Elaboración Plan Anual de Compras. 4.1.5 SEGUIMIENTO DEL MEJORAMIENTO CONTINUO PARA LA GESTION DE

ABASTECIMIENTO El/La Encargada de PMG de Compras y Contrataciones debe desarrollar la Guía de Diagnóstico, del año en curso, según los requisitos exigidos por los clientes externos. El resultado del Diagnóstico determina cuales son las áreas de gestión críticas, susceptibles de mejorarlas y priorizarlas. Para efectuar las mejoras de estas áreas de gestión críticas, el/la Encargada de PMG de Compras y Contrataciones debe desarrollar actividades si son puntuales y simples, y proyectos si las áreas criticas son complejas, estos últimos deben ser confeccionados de acuerdo a la Guía de Formulación de Proyectos. Tanto el Diagnóstico, las actividades y proyectos deben ser supervisadas por el/la Encargado/a de la Unidad Recursos Materiales después debe enviar mediante correo electrónico a el/la Jefe/a del Departamento de Administración para su aprobación. 4.1.6. SEGUIMIENTO DE ACTIVIDADES DE AÑOS ANTERIORES Y PANEL DE CONTROL

El/La Encargado/a de PMG de Compras y Contrataciones debe revisar a comienzos de año los proyectos que no fueron terminados el año anterior y realizar el seguimiento pertinente para ponerle termino durante el año en curso. En caso de que todos los proyectos de años anteriores se encuentren terminados, los indicadores de estos proyectos deben ser analizados y medidos, de acuerdo los requisitos exigidos por los clientes externos. 4.2 ANALISIS DE LAS ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO El/La Encargado/a de PMG de Compras y Contrataciones debe realizar el análisis de todos los seguimientos mediante el Procedimiento Producto No Conforme, Acciones Correctivas y Preventivas. Para el análisis de las competencias el/la Encargado/a de PMG de Compras y Contrataciones, utiliza el Instructivo de Evaluación de Competencias. El/La Encargado/a de La Unidad de Recursos Materiales supervisa todas las actividades y análisis de todos los seguimientos.



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4.3 ELABORACION DE INFORMES DE SEGUIMIENTO Y REVISION El/La Encargado/a de PMG de Compras y Contrataciones debe elaborar los siguientes informes que se indican a continuación, para la Dirección de Compras y Contrataciones.

Informe de Análisis de Indicadores

Informe de programación anual para Convenio Marco, Convenio de Suministro, Licitación Pública

Informe Catastro de contratos institucionales vigentes.

Informe de la Gestión de Contratos.

Informe de Análisis del Resultado del Plan de Compras

Informe de Actividades

Seguimiento de Proyectos Formulados año 20XX – Informe de Resultados de Actividades en Carta Gantt.

Seguimiento de Proyectos Formulados año 20XX – Informe de Resultados de Indicadores.


Seguimiento de proyectos formulados años anteriores al 200X – Informe de Resultados de Indicadores

Panel de Control Gestión de Abastecimiento y de Indicadores de Proyectos de años anteriores

El/La Encargada de PMG de Compras y Contrataciones entrega estos informes para su revisión a ella Encargado/a de la Unidad de Recursos Materiales.

4.4 V°B° Y APROBACION DE LOS INFORMES DEL PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DE LA GESTION

El/La Encargado/a de la Unidad de Recursos Materiales debe entregar todos los informes mediante correo electrónico a la Jefatura de Administración para su V°B°. El/La Jefe/a del Departamento de Administración debe enviar mediante correo al Administrador del Sistema de Chilecompra para que ingrese los informes al Portal de Chilecompra. El/la Jefe/a del Departamento de Administración comunica a el/la Director/a Nacional que los informes están en el Portal de Chilecompra, para que el/la Director/a los apruebe y envía a la Dirección de Compras y Contrataciones Publicas a través del Portal de Chilecompra, obteniendo como registro Certificado del envío de los informes de PMG. El envío de estos informes pueden ser solicitados por la Dirección de Compras y Contrataciones en cualquier oportunidad del año, ya sea por estados de Avance o por la Entrega del Informe Final.

5 REGISTROS

Planilla d e control de consultas

Informe de Análisis de Indicadores

Informe de programación anual para Convenio Marco, Convenio de Suministro, Licitación Pública

Informe Catastro de contratos institucionales vigentes.

Informe de la Gestión de Contratos.

Informe de Análisis del Resultado del Plan de Compras

Informe de Actividades


Seguimiento de Proyectos Formulados año 20XX – Informe de Resultados de Indicadores.


Seguimiento de proyectos formulados años anteriores al 200X – Informe de Resultados de Indicadores

Panel de Control Gestión de Abastecimiento y de Indicadores de Proyectos de años anteriores

Certificado de envío de los Informes de PMG.



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ENCARGADO/A

DE PMG DE COMPRAS YCONTRATACIONES

ENCARGADO/A DE PMG DE COMPRAS YCONTRATACIONES

ENCARGADO/A DE PMG DE COMPRAS YCONTRATACIONES

ENCARGADO/A


ENCARGADO/A


ENCARGADO/A


ENCARGADO/A


ENCARGADO/A DE LA

UNIDAD DE RECURSOS

MATERIALES

JEFA/E DEL DEPTO. DE

ADMINISTRACION

DIRECTOR NACIONAL

MENSUALMENTE EL/LA ENCARGADO/A DE PMG DE

COMPRAS Y CONTRATACIONES

DEBE EFECTUAR EL SEGUIMIENTO A TODAS LAS ACTIVIDADES

RELACIONADAS CON COMPRAS.

EL ANALISIS DE LOS

SEGUIMIENTOS SE EVALUA

MEDIANTE EL PROCEDIMIENTO PRODUCTO NO CONFORME,

ACCIONES CORRECTIVAS Y

PREVENTIVAS.

DOCUMENTACION ANEXA DE

ACUERDO A LOS REQUISITOS ENTREGADOS POR EL CLIENTE.

TODOS LOS INFORMES DE PMG DEBEN SER INGRESADOS EN EL

PORTAL DE CHILECOMPRA.

INICIO

ACTIVIDADES DE

SEGUIMIENTO

COMPETENCIAS

GESTION DE COMPRAS

NSTRUCTIVO

EVALUACION DE

COMPETENCIAS

ANALISIS DE LAS ACTIVIDADES DE

SEGUIMIENTO

INSTRUCTIVO GESTION DE CONTRATOS

CONTRATOS VIGENTES

GESTION DE COMPRAS

PLAN ANUAL DE

COMPRAS

MEJORAMIENTO

CONTINUO DE LA

GESTION DE

ABASTECIMIENTO

ACTIVIDADES DE AÑOS

ANTERIORES Y PANEL DE

CONTROL

ELABORACION DE INFORMES DE

SEGUIMEINTO Y

REVISION

¿APRUEBA?

INFORMES

PMG

NO

ENVÍ O DE INFORMES

PMG AL DIRECTOR

NACIONAL PARA SU V°B°

Y APROBACION

¿APRUEBA?

CORRIGE

PLANILLA DE

CONSULTAS

ENVIA INFORMES DE PMG

A LA DIRECCION DE

COMPRAS Y

CONTRATACIONES

NO

SI

SI

CERTIFICADO DE ENVIO DE INFOMES

PMG

FIN

INSTRUCTIVO ELABORACION PLAN ANUAL DE COMPRAS



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7. INSTRUCTIVO COMPRAS MENORES A 3 UTM

1.- OBJETIVO. Satisfacer requerimientos de los clientes internos en bienes y servicios, para que los/las funcionarios/as puedan contar con los elementos necesarios para desarrollar sus trabajos y cumplir con los objetivos definidos por la Institución. 2.- ALCANCE. Las compras menores de 3 UTM de bienes y servicios, están definidas para dar respuesta rápida a los clientes interno, en requerimientos menores que no son de alta complejidad.

A.- RECOPILACION DE LA INFORMACION Obtener la siguiente información:

Los Clientes Internos envían sus requerimientos por correo electrónico (según Formulario indicado en Anexo 2, del Procedimiento de Gestión de Compras) o mesa de ayuda, a el/la Encargado/a de la Unidad de Recursos Materiales.

B.- ANALISIS DE LA INFORMACION

1.- Análisis de requerimientos de servicios

Los requerimientos que llegan a través de la Mesa de Ayuda son analizada su pertinencia por el/la Encargado/a de la Unidad de Recursos Materiales.

Si procede el/la Encargado/a de la Unidad de Recursos Materiales envía a el/la Encargado/a de mantenimiento para contratar el servicio correspondiente.

Si no procede el/la Encargado/a de la Unidad de Recursos Materiales informa al cliente interno su inconveniencia, a través de la Mesa de Ayuda.

2.- Análisis de requerimientos de bienes.

El/La Encargado/a de la Unidad de Recursos Materiales analiza y evalúa los requerimientos de los clientes internos.

Si procede instruye a el/la Encargado/a de Adquisiciones comprar los bienes solicitados.

Si no procede se informa al cliente interno su inconveniencia, a través de correo electrónico.

C.- EJECUCION DE REQUERIMIENTOS.

a) El/La Encargado/a de Adquisiciones es la persona que deberá efectuar estas adquisiciones tomando en consideración la cantidad y características del bien y/o servicio, aplicando cualquiera de las siguientes modalidades de compra:

1. Caja Chica. 2. Convenio Marco 3. Trato Directo

c) El Encargado de Mantenimiento contrata los servicios de mantenimiento y reparaciones de

edificio muebles y equipos de oficina que no estén en contrato de servicio, mediante la modalidad de trato directo.



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8. INSTRUCTIVO CUADRO COMPARATIVO DE GASTOS HISTORICOS Y COMPROMISOS

A.- OBJETIVO.

El propósito de de este instructivo es de entregar antecedentes a los funcionarios encargados de las Unidades Demandantes (Departamento y Unidades), para que puedan tomar decisiones en el manejo del presupuesto asignado a su Unidad. B.- ALCANCE. Es aplicable por todos los jefes de Departamentos y Encargados de Unidades.. C.- DESARROLLO. 1.- Recopila información de gastos históricos (3 últimos años), de la base de datos del Sistema de Información Gubernamental financiera del Estado (SIGFE). 2.- Información recopilada, se debe actualizar y distribuir por Departamentos, en formulario de planilla Excel, desagregada en: Subtítulo Ítem Asignación Ver formulario Anexo 1. (Incluidos en el manual de procedimientos de elaboración de Plan de Compras). 3.- Se elabora información en planillas excel de los gastos fijos del año en curso. Identificando subtítulo, ítem, glosa y compromisos en miles de pesos. Ver formulario Anexo 2. 4.- Como información adicional, se confecciona cuadro denominado: “Compromisos con Empresas Contratadas”, en planillas excel, con los siguientes antecedentes: Nombre de empresas Tipo de Servicio Porcentaje de distribución que le corresponde a cada Departamento. El porcentaje de distribución es obtenido en la Unidad de Contabilidad y Presupuesto. Requerimientos realizados por los Jefes de Departamentos. y encargados de Unidades el presupuesto exploratorio. Ver formulario Anexo 3 (Incluidos en el manual de procedimientos de elaboración de Plan de Compras)



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5.- Se adjunta a la información anterior, cuadro de Nuevos Proyectos en tablas de word, que deberá completar cada Jefe de Departamentos para el año siguiente y que no fueron incluidos en el presupuesto exploratorio, que comprende de lo que se indica a continuación:

Número de proyectos

Proyectos

Fecha aproximada de ejecución

Monto estimado en M$ Ver formulario Anexo 4 (Incluidos en el manual de procedimientos de elaboración de Plan de Compras)



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9. INSTRUCTIVO PARA EVALUAR COMPETENCIAS DE DEL PERSONAL

PROPOSITO El objetivo de este instructivo es elaborar un diagnóstico para evaluar las competencias del personal de la Unidad de Recursos Materiales para detectar las brechas que de ellos se deriven.

ALCANCE Este Instructivo comprende todas las actividades necesarias para evaluar las competencias del personal de la Unidad de Recursos Materiales para poder ejecutar la elaboración del Plan Anual de Capacitación de la Unidad de Recursos Materiales.

1. Revisión Perfiles de Cargo. El/La Encargado/a de la Unidad de Recursos Materiales revisa los perfiles de cargo, para que estén alineados con los requisitos de Chilecompra y con los propios de la Institución. 2. Determinar Desviaciones. Para la Educación, Formación y Experiencia, el/la encargado/a de PMG compras y contrataciones, compara la competencia requerida en los perfiles de cargo, V/S los registros disponibles en cada carpeta del personal disponible en la Unidad de Recursos Humanos. Si existe el registro se entiende que la competencia está cubierta, si no existe el registro, se considera que existe una brecha de competencia. La que se debe reflejar en Formato de tabulación. El/La Encargada de PMG de Compras y Contrataciones debe efectuar una prueba para medir las habilidades del personal de la Unidad de Recursos Materiales y compararlo con los perfiles del cargo. Si existe cumplimiento la competencia está cubierta, si no existe brecha y se debe reflejar en el Formulario de Tabulación. La Jefatura de Administración debe revisar y aprobar el Formato de Tabulación. 3. Presentar la información en Formato de Tabulación El/La Encargado/a de la Unidad de Recursos Materiales debe revisar y aprobar el Formato de Tabulación. Una vez aprobado por el/la Encargado/a de la Unidad de Recursos Materiales, el/la Encargada de PMG de Compras y Contrataciones debe registrar el resultado del proceso de tabulación en el Formulario Único de Diagnostico de Necesidades de Capacitación según Anexo 2. El/La Encargado/a de PMG debe entregar el Formulario Único de Diagnostico de Necesidades de Capacitación según Anexo 2 a la Jefatura de Administración para su revisión y aprobación. El/La Encargado/a de PMG de Compras y Contrataciones, obtenido el V°B° del Formulario Único de Diagnostico de Necesidades de Capacitación según Anexo 1 debe enviarse mediante correo electrónico al Encargado/a de Capacitación.



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4. Anexos Anexo 1.

Formulario Único de Diagnostico de Necesidades de Capacitación para 20XX

Fecha de Detección

I. Antecedentes Generales

Responsable de la detección de Capacitación Marque con una X

Director/a

Subdirector/a

Jefes/as de Departamento / Unidad

Nombre Responsable de la detección de necesidades de capacitación

II. Identificación de área de la detección de Capacitación

Áreas de la detección de Capacitación Marque con una X

Requerimientos a partir de definiciones Estratégicas

Requerimientos de PMG en Marco Básico

Requerimientos a partir de necesidades determinadas por Competencias Laborales

Requerimientos a partir de Brechas de Capacitación detectadas para los SGC

Requerimientos detectados a través de los requisitos técnicos emanados por la DIPRES1.

III. Cursos específicos según área de detección de capacitación

Requerimientos a partir de definiciones Estratégicas

Definición Estratégica con que se vincula

Acciones de capacitación y temas abordados (Nombre curso / taller)

Nº Funcionario/os

Nombre/es Funcionario/os

Fecha probable de ejecución

Nº de horas

Costo Aproximado en pesos

Organismo Capacitador

Requerimientos de PMG en Marco Básico

PMG con que se vincula


Nº Funcionario/os



Nº de horas

Costo Aproximado


Requerimientos a partir de necesidades determinadas por Competencias Laborales

Competencia Laboral con que se vincula

Acciones de capacitación y temas abordados (Nombre

1



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curso / taller)

Nº Funcionario/os



Nº de horas

Costo Aproximado


Requerimientos a partir de Brechas de Capacitación detectadas para los SGC

Sistema con el que se vincula


Nº Funcionario/os



Nº de horas

Costo Aproximado


Requerimientos detectados a través de los requisitos técnicos emanados por la DIPRES2.

Requisito Técnico con el que se Vincula


Nº Funcionario/os



Nº de horas

Costo Aproximado




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10. INSTRUCTIVO PARA EVALUACION DE OFERTAS PROPOSITO El objetivo de este instructivo es elaborar pautas de evaluación de las ofertas que deben tener en cuenta las Comisiones evaluadoras y encargados de adquisiciones.

ALCANCE Este Instructivo comprende todas las actividades necesarias para evaluar las ofertas de las licitaciones de acuerdo a los criterios indicados en las bases administrativas y términos de referencias.

1. Criterios de evaluación. Los criterios de evaluación son parámetros cuantitativos y objetivos que siempre serán considerados para decidir la adjudicación, atendiendo a la naturaleza de los bienes y servicios que se licitan, la idoneidad y calificación de los oferentes y cualquier otro antecedente que sea relevante para efectos de la Adjudicación. Es obligatorio que todos los procesos de contratación cuenten con criterios de evaluación. Los criterios se evaluarán con notas de 1 a 5, otorgando las siguientes calificaciones

Notas Calificación

1 Malo

2 Deficiente

3 Regular

4 Bueno

5 Muy bueno

Los criterios de evaluación se pueden clasificar en: Criterios Económicos, Se considerará el precio final del producto o servicio (que incluye valorización del servicio de mantenimiento). Criterios Técnicos, Se considerará elementos , tales como: parámetros de los objetivos solicitados, productos esperados, metodología a utilizar, cronograma de la realización del servicio garantía post venta de los productos o servicios experiencia del oferente y del equipo de trabajo, plazos de entrega, infraestructura, solidez financiera, calidad técnica de la solución propuesta, cobertura, etc. Criterios Administrativos, Se deben considerar aquellos aspectos que tienen relación con el cumplimiento de presentación de los antecedentes administrativos y legales que se solicitan a los oferentes, como por ejemplo: constitución de la sociedad, vigencia de la sociedad, certificado de la inspección del trabajo, declaraciones juradas o simples de diversa índole, boletas de garantía, entre otros. Estos elementos, en general, no tienen ponderación en la evaluación de la oferta sino que, más bien, se consideran requisitos de postulación, debido a que si alguno se omite, la oferta se considera incompleta. Otros Criterios, Son otros criterios que fueron solicitados por el cliente interno en los requerimientos y que son relevantes para considerar en el momento de la evaluación. Estos antecedentes se pueden encontrar vigentes en ChileProveedores, por lo cual no deben ser solicitados por papel adicionalmente. La aplicación de los criterios debe ser realizada únicamente en función de los parámetros y ponderaciones debidamente establecidos en las respectivas Bases o TDR, según corresponda. Para determinar los Criterios Evaluación es necesario tener claridad respecto de los objetivos de la contratación (qué se quiere obtener), los que deben estar asociados a variables cuantificables



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(Variables observables que permitan medir el cumplimiento de los objetivos). Estas variables deben estar asociadas a ponderadores, en función de la relevancia de cada una de las ellas para el proceso de contratación. Las Variables a medir deben tener asociadas una Meta o estándar (Valor deseado o ideal para cada indicador, incluyendo su tolerancia) con sus respectivos Tramos de Evaluación (Valoración de las diferencias en relación a la meta) y Método de medición. Cada proceso de evaluación debe constar de al menos dos criterios de evaluación. 2. Evaluación de ofertas para procesos de baja complejidad Para contrataciones de baja complejidad, la evaluación de las ofertas presentadas por los proveedores debe ser realizada por el Encargado de Recursos Materiales en conjunto con el Encargado de Adquisiciones, quien debe levantar la información de las ofertas, y aplicar a éstas los criterios de evaluación previamente definidos en las respectivas Bases o TDR, según corresponda. Con la información de las ofertas recibidas, el Encargado de Adquisiciones debe generar el Cuadro Comparativo de Ofertas, documento que registra la información de los distintos parámetros a considerar en la evaluación de las ofertas. A partir del Cuadro Comparativo de Ofertas, el Encargado de Adquisiciones aplica los Criterios de Evaluación en conjunto con el Encargado de Recursos Materiales y genera el Informe de Evaluación, documento que registra el puntaje final obtenido por cada una de la ofertas en función de los Criterios de Evaluación, y que debe estar anexado a la Resolución que da cuenta del resultado final del proceso de contratación. 3. Evaluación de ofertas para procesos de alta complejidad. En los casos de contrataciones de alta complejidad, la evaluación de las ofertas presentadas por los proveedores será realizada por una Comisión de Evaluación. Podrán integrar la Comisión de Evaluación como mínimo tres personas: una o más del Departamento o Unidad al que pertenece el Usuario Requirente, una o más personas del Departamento Jurídico, una o más personas del Departamento de Finanzas, una o más personas del Departamento de Administración, expertos externos, unidades técnicas especiales, u otras personas, según lo determine el Director/a Nacional. El Encargado de Recursos Materiales entregará a cada uno de los integrantes de la Comisión de Evaluación la información completa de las ofertas recibidas, información con al que la Comisión de Evaluación procederá a iniciar su trabajo. La Comisión de Evaluación, a través de metodología de panel de expertos u otra que defina al efecto, procederá a aplicar los Criterios de Evaluación y generar el Acta de Evaluación, documento que deja constancia, entre otros aspectos, de:

Los integrantes que participaron en el proceso de evaluación; Las ofertas evaluadas; Los criterios, ponderaciones y puntajes establecidos en las bases y que fueron

utilizados para la evaluación; Las solicitudes de aclaraciones, pruebas y rectificaciones de defectos formales y las

respuestas a dichas solicitudes; Las evaluaciones de cada oferta, el puntaje final obtenido por cada una de las

ofertas en función de los Criterios de Evaluación y la recomendación de adjudicación, deserción o declaración de inadmisibilidad y su justificación.

El resultado del trabajo realizado por la Comisión de Evaluación quedará registrado en una Acta de Evaluación firmada por todos los miembros de la comisión evaluadora y debe anexarse a la Resolución que da cuenta del resultado final del proceso de contratación.



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ACTA DE APERTURA Y RECEPCION DE PROPUESTAS

En Santiago de Chile, con fecha xx de xxxxx de 200x, siendo las xx:xx horas, se reúne la comisión designada mediante Resolución Exenta N° XXX, del X de xxxxxxx del 200x, de ODEPA, para recepcionar las propuestas recepcionadas en el marco de la licitación pública para la contratación de un estudio XXXXXX. Los antecedentes anexos de las propuestas recepcionadas, fueron las correspondientes a los siguientes oferentes:

1.

2.

3.

4.

5.

Los oferentes que se señalan a continuación no cumplieron con el punto 6 de las bases administrativas, aprobadas mediante Resolución Exenta N° xx, del xx de xxxxxx de 200x.

1.

2.

Todos los demás oferentes cumplieron con las bases administrativas, por lo tanto los miembros de la Comisión dan comienzo al período de análisis y evaluación de cada una de las ofertas, con el objeto de efectuar la recomendación al señor Director Nacional. Integrante comisión Integrante comisión

Integrante comisión



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ACTA DE PROPUESTA DE ADJUDICACION

En Santiago de Chile, con fecha XX de Septiembre de 200X, siendo las XX horas, se reúne la comisión designada mediante resolución exenta N° XX, de 200X, de la Oficina de Estudios y Políticas Agrarias, en el Departamento de Política Agraria para revisar las propuestas recibidas de la licitación ID XXX-XX-XXX, en el portal de www.chilecompra.cl. En consecuencia, luego de realizar la evaluación mediante un cuadro de Evaluación de Propuestas que se indica a continuación, esta Comisión, propone al Director Nacional de ODEPA, a la empresa XXXXXX, como adjudicatario de la licitación, por cuanto fue la empresa que obtuvo la más alta nota de quienes se convocaron a la propuesta pública y que cumple satisfactoriamente con los requisitos exigidos en los términos de referencia evaluados convenientemente por esta Comisión. Nombrar las empresas que quedan fuera del proceso y señalar los motivos. NOTA: ESTOS CRITERIOS DE EVALAUCION SON DE ACUERDO A LO INDICADO EN LAS BASES ADMINISTRATIVAS.

EVALUACION DE PROPUESTAS LICITACION ID XXX-XX-XXXX

N°

EMPRESA

OFERTA ECONOMICA

CALIDAD OFERTA

TECNICA

EXPERIENCIA

LABORAL

PLAZO DE

ENTREGA (NO

DEBE SER

SUPERIOR A 2

SEMANAS POR

PUBLICACION)

NOTA

FINAL

XX% XX% XX% XX% 100%

Pond. Nota Pond. Nota Pond. Nota Pond. Nota

1

2

3

Escala de notas :

Muy Bueno 5

Bueno 4

Regular 3

Deficiente 2

Malo 1

Siendo las XX:XX horas, y no teniendo observaciones que formular, se pone término a esta reunión.

Integrante comisión Integrante comisión


http://www.chilecompra.cl/



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ACTA DE PROPUESTA DE DESERCION

En Santiago de Chile, con fecha XX de Septiembre de 200X, siendo las XX horas, se reúne la comisión designada mediante resolución exenta N° XX, de 200X, de la Oficina de Estudios y Políticas Agrarias, en el Departamento de Política Agraria para revisar las propuestas recibidas de la licitación ID XXX-XX-XXX, en el portal de www.chilecompra.cl, y no haber recibido ninguna oferta de los proveedores, esta Comisión, propone al Director Nacional de ODEPA, declarar desierta la presente licitación. Siendo las XX:XX horas, y no teniendo observaciones que formular, se pone término a esta reunión.

Integrante comisión Integrante comisión


http://www.chilecompra.cl/



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11. INSTRUCTIVO CONTROL DE INVENTARIOS 1.- OBJETIVO El objetivo principal de realizar control de inventarios reside en la óptima utilización de los productos que se guardan en bodega. Garantizar la disponibilidad permanente del grupo de productos definidos como estratégicos, asegurando el adecuado funcionamiento operacional de la Institución. Establecer y determinar los volúmenes de producto que se manejarán en el Inventario, asegurando que dichos niveles sean óptimos y que representen un adecuado costo de operación. Identificar los puntos del proceso asociado al manejo de inventario, definiendo mecanismos de registro y control del mismo, que permitan asegurar y efectuar el adecuado control y seguimiento, y disponer de elementos que apoyen la gestión del mismo. 2.- ALCANCE. Es aplicable a todos los productos almacenados en bodega. 3.- DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD. RECEPCION EN BODEGA

El/La Encargado/a de bodega recibe de el/la Encargado/a de Adquisiciones una copia de la Orden de Compra para su información y control.

El proveedor entrega a el/la Encargado/a de Bodega los productos adquiridos de acuerdo a lo indicado en la Orden de Compra. Mediante un documento de entrega (Factura o Guía de despacho).

El/la Encargado/a de bodega emite un documento de ingreso de bodega y lo entrega a el/la Encargado/a de Adquisiciones para el ingreso en el Sistema de Insumo.

El/La Encargado/a de Bodega, ingresa la información en su Sistema Manual de Control de Inventario y los productos a la bodega.

ENTREGA DE PRODUCTOS

La solicitud es generada por la Secretaria de cada uno de los Departamentos a través del Sistema de Insumos.

Posteriormente la solicitud es visada por el Jefe del Departamento, dando su aprobación en forma electrónica.

El Egreso de Bodega es verificado electrónicamente por el/la Encargado/a de Adquisiciones, respecto de las cantidades solicitadas, las que serán analizadas, con un histórico de las solicitudes anteriores y cantidad de funcionarios de ese Departamento que utilizaran el producto.

Posteriormente el documento se imprime y es entregado al encargado de Bodega, quien rebaja los productos solicitados, de su control interno y entrega el o los productos al Cliente.

REABASTECIMIENTO DE BODEGA Una vez a la semana el/la Encargado/a de Adquisiciones debe imprimir del Sistema de control de Bodega de Insumos un listado de Stock Critico, el cual arrojara los productos que se deben comprar.



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Esta lista de productos que se deben comprar, se revisa o analiza considerando el comportamiento de consumo del producto y se eliminan de esta lista de productos a comprar aquellos que se estima no será consumida en el siguiente mes a pesar de estar en Stock Crítico.



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12. INSTRUCTIVO PARA GESTIONAR FACTURAS ELECTRONICAS PROPOSITO El objetivo de este procedimiento es gestionar las facturas necesarias para confeccionar el libro de compras y ventas con la debida aprobación del cliente interno.

ALCANCE

Este instructivo se aplica a todas las actividades relacionadas con la gestión de facturas, desde el ingreso de las facturas al sistema generador del libro de compras y ventas, hasta el envío de las facturas para pago a la Unidad de Contabilidad y Presupuesto.

2. INGRESO DE FACTURAS El/La Encargado/a de Adquisiciones recibe las facturas entregadas por el/la Encargado/a de la Unidad de Recursos Materiales y las ingresa al Sistema Generador de Libro de Compras y Ventas.

3. GESTION DE FACTURAS El/La Encargado/a de Adquisiciones avisa al Encargado/a de PMG para que distribuya las facturas a través del Sistema Generador de Libro Compras y Ventas a los clientes internos que realizaron la solicitud de compra para su aprobación. Si estas facturas son rechazadas por el cliente interno el/la Encargada de PMG debe revisar y analizar cual fue el motivo del rechazo, resolverlo y enviar de nuevo al cliente interno para su aprobación.

4. ENVIO DE FACTURAS A PAGO Cuando los clientes internos aprueban la factura, el/la Encargado/a de PMG envía las facturas a pago a la Unidad de Contabilidad y Presupuesto. Las facturas son enviadas también a través de libro de Registros de Facturas, a la Unidad de Contabilidad y Presupuesto, porque se les adjunta las boletas de servicios otorgados a la Institución.



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13. INSTRUCTIVO PARA ELABORACION DEL PLAN DE COMPRAS 1. OBJETIVO Establecer directrices para la Elaboración del Plan anual de compras. 2. ALCANCE Se aplica a todas las actividades que tienen relación con la elaboración del Plan anual de Compras, desde la obtención de la Propuesta de Presupuesto hasta el ingreso en el Portal de Chilecompra. 3. DESCRIPCION DEL INSTRUCTIVO

Para la Elaboración del Plan de Compras, se deben realizar las siguientes actividades:

a) RECOPILACION DE INFORMACION Obtener la siguiente información: Presupuesto entregado por el Encargado de Recursos Materiales. Estadística de los consumos de los artículos de bodega y sus respectivos precios, a través del

Sistema de Insumos. Información histórica de los gastos detallados en archivo denominado: Registro y seguimiento de

compras. Información de Convenio marco de Chilecompra. b) ANALIZAR LA INFORMACION, DETERMINAR PERIODOS DE COMPRA Y MODALIDADES Para la compras rutinarias: El Producto o Servicio: El tipo de Producto a Comprar, se determina sobre la base de los mayores consumos, del periodo anterior. Cantidad: Se determina sobre la base de la cantidad consumida el periodo anterior. Monto: Se determina sobre la base de los montos de los productos consumidos en el periodo anterior. Periodo de Compra: se determina en base a la capacidad de bodega, plazos de entrega de proveedores y el comportamiento histórico. La Modalidad: La modalidad de compra, se determina para cada producto, de acuerdo a lo que establece la ley 19.886 y el Decreto Supremo 250 del 2004, del Ministerio de Hacienda. Nota: Todas las compras rutinarias se realizan a través de Convenio Marco, exepto aquellas compras de especies que no se encuentren en este convenio las que deben ser compradas a través de Tratos Directos con cotización. Para la compras Nuevos proyectos: El producto o servicio, cantidad, monto y período de compra: Son determinados sobre la base de la información de Presupuesto entregado por el Encargado de Recursos Materiales. La Modalidad: Se determina para cada producto, de acuerdo a lo que establece la ley 19.886 y el Decreto Supremo N° 250, del 2004, del Ministerio de Hacienda. Por lo tanto estas compras se realizan por: - Convenio Marco



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- Licitaciones - Tratos Directos con y sin cotización. c) PREPARACION PLAN ANUAL DE COMPRA El/LA Encargado/a de PMG de Compras y Contrataciones realiza las siguientes actividades:

Tabula la información recopilada en cuadro denominado: Preparación Plan anual de Compra. Ver formulario anexo 1

Envía vía e-mail la Preparación Plan anual de Compra, al Encargado de Recursos Materiales para su revisión.

4. REVISION Una vez otorgada la conformidad por el Encargado de Recursos Materiales, envía vía e-mail la Preparación Plan Anual de Compra, para que sea ingresado al portal de Chilecompra.

5. INGRESO PLAN ANUAL DE COMPRA AL PORTAL DE CHILECOMPRA

Luego de obtenida la información, la Encargada de PMG de Compras y Contrataciones ingresa el Plan Anual de compras en el portal Chilecompra, utilizando las directrices entregadas por la Guía Practica de Ayuda para el Plan Anual de Compras.



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6. ANEXOS ANEXO 1: REGISTRO Y SEGUIMIENTO POR CANTIDADES DE ARTICULOS

MESES 20XX

N° Artículo

ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE ACUMULADO

PR

OG

RA

MA

DO

RE

AL

DE

SV

IAC

ION

PR

OG

RA

MA

DO

RE

AL

DE

SV

IAC

ION

PR

OG

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OG

RA

MA

DO

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ANEXO 2: ANALISIS DE DESVIACIONES DEL PLAN DE COMPRAS ACUMULADO DE ENERO - DICIEMBRE 20XX

Artículo Monto total M$

% particip.

en el plan

Programado Enero a

Diciembre $

Ejecutado Enero a

Diciembre $

Desviación $

Desviación %

Desviación % absoluta

MODALIDAD PROGRAMDA

MODALIDAD EJECUTADA

Documents

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES DE LA OFICINA DE ... · la primera quincena de Noviembre de cada año. ... La segunda semana de Diciembre de cada año, el /la Jefe/a del