MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTRALORIA …chignahuapan.gob.mx/wp-content/uploads/2017/04/Manual-de... · Contraloría Municipal Clave: MCHIG1418/MP/CM003 Fecha de elaboración: Abril.2016

Manual de Procedimientos de la Contraloría Municipal

Contraloría Municipal

Clave: MCHIG1418/MP/CM003 Fecha de elaboración: Abril.2016 Fecha de actualización: SA Número de revisión: 0

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Índice I. Introducción 4 II. Presentación de procedimientos 5 III. Procedimientos de Contraloría Municipal 6 Atención de quejas ciudadanas 6 Solicitud y resguardo de sellos oficiales 11

Asesoría técnica y/o capacitación a los servidores públicos del municipio 15

Entrega-recepción de dependencias y entidades del municipio 22 Adjudicación de Auditor Externo 28

IV. Glosario de términos 34 V. Anexo de formatos utilizados 35 Unidad de Mejora Regulatoria 40 I. Introducción 41 II. Presentación de procedimientos 42 III. Procedimientos de la Unidad de Mejora Regulatoria 43 Elaboración del Catálogo de Trámites y Servicios 43 Costeo de Trámites y Servicios Municipales de Alta Frecuencia 48 Asistencia a capacitaciones de mejora regulatoria 55 Seguimiento al Programa Anual de Mejora Regulatoria

correspondiente al ejercicio fiscal. 58

IV. Glosario de términos 62 V. Anexo de formatos utilizados 64 Unidad de Transparencia y Acceso a la Información Pública 65 I. Introducción 66 II. Presentación de procedimientos 67

III. Procedimientos de la Unidad de Transparencia y Acceso a la Información Pública 68

Atención a las solicitudes de información formuladas por la ciudadanía, al Ayuntamiento, sus Dependencias y Entidades 68

Publicación y actualización de la información en el portal oficial del ayuntamiento www.chignahuapan.gob.mx 71

Capacitación de los servidores públicos en materia de transparencia, rendición de cuentas y acceso a la información 75

Organizar actividades de difusión en materia de transparencia 79

Generación del monitoreo estadístico periódico de las solicitudes de información 88

IV. Glosario de términos 92 V. Anexo de formatos utilizados 94



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I. Introducción Conforme a lo establecido por el Artículo 84, 169 fracciones IV y VII, de la Ley Orgánica Municipal; la oficina de la Contraloría Municipal elaboró el presente Manual de Procedimientos, correspondiente a la Administración 2014-2018, con la finalidad de describir los principales procedimientos, así el objetivo de la realización del procedimiento, el fundamento legal y como las políticas de operación que rigen la realización de las actividades relevantes de esta oficina y el tiempo promedio en el que se da cumplimiento; con el propósito de promover el desarrollo administrativo en particular del área y de manera general del Honorable Ayuntamiento. Es de vital utilidad el presente manual, derivado de la necesidad de contar con un programa que permita mantener una revisión constante de los sistemas, métodos y procedimientos en la operatividad de la función de esta Contraloría. En este sentido, es de gran importancia y necesidad contar con una guía que nos marque la actuación individual o por funciones de esta unidad administrativa, con el único fin de implementar un control adecuado dentro de las distintas funciones que se desarrollan en esta Dirección. Es por lo anterior, que en los presentes lineamientos se reglamentan los elementos básicos y se otorga una orientación sencilla, respecto de la manera de realizar, y en su caso, llevar a cabo la actualización del manual de procedimientos, con los que ya se cuenta, y que sobre todo tiene bajo su cargo la obligación de realizar alguna actividad, gestión, o tramite de algún servicio. Dentro del Manual de Procedimientos de la Contraloría Municipal del Municipio de Chignahuapan, Puebla; se incluyen los manuales de la Unidad de Mejora Regulatoria, que fue derivada de la firma del Convenio de Colaboración en Materia de Mejora Regulatoria, entre el Gobierno del Estado Libre y Soberano de Puebla, a través de la Secretaría de Finanzas y Administración de Gobierno del Estado de Puebla y el Municipio de Chignahuapan, Puebla, el pasado 14 de agosto 2014 y formalmente creada, mediante aprobación del Honorable Cabildo el 01 de febrero de 2016; quedando a cargo de la oficina de la Contraloría Municipal. Asimismo, se incluye el Manual de Procedimientos de la Unidad de Transparencia y Acceso a la Información Pública, que obtuvo su nombramiento oficial por el Honorable Cabildo el pasado 10 de abril de 2014 y que para su funcionamiento óptimo fue modificada el 6 de mayo de 2016.



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II. Presentación de Procedimientos

I. Contraloría Municipal

1. Atención de quejas ciudadanas. 2. Solicitud y resguardo de sellos oficiales. 3. Asesoría técnica y/o capacitación a los servidores públicos del

municipio. 4. Entrega-recepción de dependencias y entidades del municipio. 5. Adjudicación de Auditor Externo.



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Nombre del procedimiento:

Atención a quejas ciudadanas

Objetivo: Garantizar que las quejas, denuncias y sugerencias de la ciudadanía, relativas al desempeño de los servidores públicos se atiendan y soluciones con fundamento en los ordenamientos aplicables.

Fundamento legal: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Publicada 05 de febrero de 1917. Vigente. Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos Publicada 1 de diciembre de 1982. Vigente. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla Publicada 02 de octubre de 1917. Vigente. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Puebla. Publicada 29 de junio de 1984. Vigente. Ley Orgánica Municipal Publicada 22 de marzo de 2001. Vigente.

Políticas de operación:

1. Verificar la correcta captación de las quejas y denuncias.

2. Proporcionar asesoría al interesado para la formulación de sus quejas y denuncias.

3. Establecer medios de captación con la debida promoción, señalización y de fácil acceso al público, para que los interesados formulen y presenten sus quejas y denuncias

Tiempo promedio de gestión:

10 días hábiles



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II. Descripción de procedimiento

Paso Responsable Descripción de actividades Formato Inicio del Procedimiento 1. Ciudadano Presenta la solicitud de queja. Escrito libre. 2. Auxiliar

Administrativo del Área

Recibe la solicitud de queja del ciudadano y la turna al Contralor Municipal.

N/A

3. Contralor Municipal

Valora la solicitud. ¿El escrito es claro?

N/A

4. Auxiliar Administrativo del Área

No. Notifica al ciudadano para que se corrija el escrito de solicitud.

N/A

5. Ciudadano Corrige el escrito de solicitud y la presenta nuevamente.

Escrito libre.


Si. Elabora la ratificación de la queja para el debido seguimiento por parte de la Contraloría Municipal.

Ratificación de queja


Solicita firma y documentación del ciudadano que presento la queja para la elaboración del expediente.

N/A

8. Ciudadano Valida, firma la ratificación de queja y entrega la documentación solicitada.

N/A


Turna el expediente de queja al Contralor para firma e instrucciones de inicio de procedimiento.

N/A


Firma la ratificación de queja. N/A


Solicita al Auxiliar Administrativo, elaboré el oficio de solicitud de informe al servidor público involucrado en la queja.

N/A


Elabora el oficio de solicitud mencionando los motivos de la queja, el número de expediente y dónde se solicita la motivación, fundamento y evidencia de sobre los hechos dónde se involucran al servidor público.

Oficio de solicitud de informe


Revisa, valida y firma el oficio. N/A


Turna el oficio con el servidor público involucrado.

N/A



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15. Servidor Público

Recibe el oficio y emite respuesta de acuerdo al tiempo establecido en dicho documento.

Informe


Efectúa todas las investigaciones y diligencias necesarias para emitir conclusión.

N/A


Elabora respuesta y la turna al quejoso.

Respuesta de la queja.

Fin del procedimiento



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III. Diagrama de flujo



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Solicitud y resguardo de sellos oficiales

Objetivo: Establecer las bases para el alta, modificación y baja de los sellos utilizados por las Dependencias y Entidades del H. Ayuntamiento del Municipio de Chignahuapan, en la recepción, registro, autorización y certificación de los asuntos de su competencia a fin de cumplir con la normatividad aplicable.

Fundamento legal: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Publicada 05 de febrero de 1917. Vigente. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla Publicada 02 de octubre de 2001. Vigente. Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos Publicada 1 de diciembre de 1982. Vigente. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Puebla. Publicada 29 de junio de 1984. Vigente. Ley Orgánica Municipal Publicada 22 de marzo de 2001. Vigente.


1. Contraloría será el área responsable de llevar a cabo el control, registro y autorización de los sellos que son utilizados por las diversas Direcciones. 2. Los sellos se gestionaran mediante oficio de solicitud, realizado por la Dirección interesada. 3. El documento de registro de sellos (resguardo), deberá indicar los siguientes datos:

I. Unidad Administrativa resguardarte de sello II. Datos del sello o leyenda en su caso, tipo de sello (oficial, fechador, bolsillo y etcétera). III. Número de sellos por cada tipo.

4. Todos los sellos oficiales y fechadores deberán contar como mínimo los siguientes elementos:

I. Imagen Institucional aprobada por el Honorable Ayuntamiento, para el ejercicio Constitucional correspondiente; II. Periodo de la Administración Municipal; III. Nombre completo de la/las Unidades Administrativas establecidas por nivel jerárquico, los cuales deberán coincidir con el nombre aprobado en



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la Estructura para la Administración Pública Municipal 2014-2018 y los reglamentos interiores correspondientes; y IV. En caso de fechador: día (dos dígitos), mes (tres letras) y año (cuatro).

5. La Contraloría Municipal en caso de reposición o requerimiento de sellos por destrucción, desgaste, pérdida o robo, reemplazará el código de sello mediante la asignación de uno nuevo remitiendo por oficio el mismo, a la Dependencia o Entidad correspondiente.


10 días hábiles



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II. Descripción del procedimiento

Paso Responsable Descripción de actividades Formato Inicio del procedimiento 1.

Área Solicitante

Remite oficio de solicitud de sello, especificando la estructura del mismo.

Oficio de solicitud.

2. Auxiliar Administrativo

Recibe la solicitud y la turna al contralor para su autorización.

N/A


Valora la solicitud: ¿Se aprueba la solicitud?

N/A


No. Notifica verbalmente la improcedencia y finaliza el procedimiento.

N/A


Si. Entrega la solicitud al auxiliar administrativo para enviarla a tesorería para la adquisición.

N/A

6.

Auxiliar Administrativo

Recibe la solicitud aprobada y la lleva a tesorería para la adquisición del sello.

N/A

7.

Responsable de ingresos y egresos

Recibe la copia de la solicitud, solicita el sello e informa al auxiliar administrativo la fecha de entrega.

N/A

8.

Responsable de ingresos y egresos

Recibe el sello del proveedor y lo turna al auxiliar administrativo de Contraloría para la elaboración de su resguardo.

N/A

9.


Recibe el sello y elabora el resguardo de acuerdo a los datos del oficio de solicitud, lo imprime y recolecta las firmas de Contralor y del Secretario General.

Resguardo


Autoriza al auxiliar administrativo a entregar el sello.

N/A

11.


Solicita firma del resguardarte y se hace entrega del sello.

Resguardo

12. Área Solicitante

Firma el resguardo, revisa que el sello cumpla con lo solicitado.

Resguardo

13.


Saca copia al resguardo y entrega al responsable de Ingresos y Egresos para la elaboración del expediente de adquisición.

N/A


Archiva resguardo junto con la solicitud del sello.

N/A




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Asesoría técnica y/o capacitación a los servidores públicos del municipio.

Objetivo: Solicitar asesoría y capacitación al personal del H. Ayuntamiento para así dar un mejor servicio a los ciudadanos.

Fundamento legal: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Publicada 05 de febrero de 1917. Vigente. Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos Publicada 1 de diciembre de 1982. Vigente. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla Publicada 02 de octubre de 2001. Vigente. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Puebla Publicada 29 de junio de 1984. Vigente. Ley Orgánica Municipal Publicada 22 de marzo de 2001. Vigente.


1. Las capacitaciones deben ser impartidas por personas e instituciones certificadas y/o de dependencias.

2. Debe solicitar con antelación el espacio requerido para dicha capacitación.

3. Se deben entregar puntualmente y con antelación los oficios de invitación.

4. Es obligación del servidor público asistir puntualmente y obligación de su jefe inmediato permitirle la asistencia la misma.

5. Cada participante se debe organizar conjuntamente con su jefe para así evitar toda posible interrupción de sus actividades.

6. El participante deberá permanecer en todo momento en el lugar de la capacitación.

7. El participante deberá transmitir sus conocimientos adquiridos a sus demás compañeros.

8. El participante deberá respetar y proteger la información institucional a que tenga acceso así como al material didáctico proporcionado por el instructor.


10 días hábiles



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Paso Responsable Descripción de actividades Formato Inicio del procedimiento


Valora las deficiencias en los procedimientos y establece en cuales los servidores públicos requieren capacitación; le comunica a la analista para realizar el oficio de solicitud de capacitación dirigido al titular del programa de fortalecimiento a municipios PAFMUN.

N/A


Elabora el oficio de solicitud de capacitación y lo remite al Contralor Municipal para firma y sello.

Oficio de solicitud


Firma y sella el oficio, lo entrega al auxiliar administrativo para que lo envié por correo; en casi de que haya salida próxima para entregarlo personalmente.

N/A

4. PAFMUN Determina si puede realizar la capacitación. ¿Se realiza?

N/A

5. PAFMUN No. Informa la improcedencia de la solicitud y finaliza procedimiento.

Oficio de conocimiento

6. PAFMUN Si. Acusan el oficio de recibido y elaboran un oficio de conocimiento de la fecha, hora y detalles de la capacitación.

N/A

7. PAFMUN Remite el oficio de conocimiento de la capacitación; solicitando se remita acusando de recibido.



Recibe el correo, acusa de recibido el oficio de conocimiento y remite el correo nuevamente.

N/A


Remite el oficio de conocimiento al Contralor Municipal.



Valora la fecha, instituye al auxiliar administrativo, la elaboración de la solicitud de lugar y equipo para llevar a cabo la capacitación.

N/A


Elabora el oficio y remite al Contralor Municipal.

Oficio de solicitud



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Firma y sella el oficio e instruye al Auxiliar Administrativo a remitirlo a la Secretaria Técnica de H. Ayuntamiento.

Oficio de solicitud


Remite el oficio a la Secretaria Técnica; solicita el sello y firma de recibido.

N/A

14. Secretario Técnico

Designa el lugar para la capacitación e instruye a su personal para tener listo el equipo para la fecha acordada en el oficio.

N/A


Una vez que se le ha comunicado la fecha al Contralor instruye a la Auxiliar Administrativo, a realizar los oficios para los servidores públicos que se van a capacitar.

N/A


Realiza los oficios de capacitación para todas las direcciones del H. Ayuntamiento; incluyendo fecha, horario, lugar, orientación del tema y quien dará la capacitación.

Oficio de convocatoria


Revisa los oficios; los firma y sella e instruye a la Auxiliar Administrativo a distribuirlos en las direcciones.

Oficio de convocatoria


Distribuye los oficios en las direcciones solicitando se sellen y firmen los acuses correspondientes.

N/A


Instruye a la Auxiliar Administrativo a realizar la minuta de capacitación.

N/A


Elabora la minuta para el día de la capacitación basándose en el formato habitual el cual incluye; objetivo de la capacitación; participantes; temas a abordar, acuerdos, sello y firma del Contralor.

Minuta


El día de la capacitación el contralor instituye a la analista verifique que el lugar y equipo solicitado esté listo para la capacitación; mientras el recibe al personal que dará la capacitación.

N/A



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Verifica que todo esté listo para la capacitación y coloca la minuta para el registro de los participantes.

Minuta de la dependencia municipal.

23. Servidores Públicos

Asisten a la capacitación, se registran y toman su lugar dentro del espacio habilitado.

N/A

24. PAFMUN El personal solicitado lleva a cabo su capacitación de acuerdo a lo estipulado en el en el oficio en el oficio; resuelve dudas y solicita se llene la hoja de registro de la dependencia para evidenciar el trabajo.

Listas de registro

25. PAFMUN

Llenan la minuta de capacitación asentando hora de inicio, hora de finalización, acuerdos, temas tratados, firma y sellan para dar fin al proceso de capacitación.

Minuta PAFMUN




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III. Contraloría Municipal


Entrega recepción de dependencias y entidades del Municipio.

Objetivo: Dar a conocer los documentos, formatos oficiales e instructivos de llenado correspondientes, que se deberán presentar como anexos al acta de entrega y recepción, con la finalidad de dejar constancia respecto a la administración de los recursos humanos, materiales, financieros, contables y documentales que estuvieron a su cargo para el desempeño de las atribuciones conferidas y cumplir con los objetivos programados así como Proporcionar la base normativa, los lineamientos y la metodología, a la que deberán apegarse los servidores públicos obligados y que darán soporte al proceso de entrega y recepción de las unidades administrativas en las Dependencias, Organismos Auxiliares y Fideicomisos, a fin de que la entrega sea homogénea, práctica, ordenada, transparente y oportuna.

Fundamento legal: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Publicada 05 de febrero de 1917. Vigente. Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos Publicada 1 de diciembre de 1982. Vigente. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla Publicada 02 de octubre de 2001. Vigente. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Puebla. Publicada 29 de junio de 1984. Vigente. Ley Orgánica Municipal Publicada 22 de marzo de 2001. Vigente.


1. El Ayuntamiento saliente hará entrega al Ayuntamiento electo, de la documentación que contenga la situación que guarda la Administración Pública Municipal dentro de un plazo de cinco días contados a partir de la fecha de toma de posesión del Ayuntamiento electo.

2. En el acto de entrega-recepción, deberá estar presente un representante de la Auditoria Superior del Estado de Puebla.



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3. Este procedimiento también es aplicado en el cambio de servidores públicos de primer mando en el municipio.


30 días hábiles



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Paso Responsable Descripción de actividades Formato Inicio del procedimiento

1. Funcionario saliente

Entrega notificación a la oficina de la Contraloría, sobre el cambio de funcionario público.

Notificación


Recibe el oficio, acuerda con el funcionario de la dependencia la fecha y hora para el acto formal de entrega-recepción.

N/A


Entrega los formatos de entrega-recepción para ser llenado en la Dirección que será objeto de cambio.

Formatos entrega-recepción


Agenda el acto de entrega–recepción y designa al personal que intervendrá.

N/A


Da respuesta al oficio, notificando la fecha, hora y personal designado; lo firma y lo envía al funcionario con copia (del oficio) al funcionario entrante.

Oficio de respuesta


Integra el expediente de entrega-recepción completo de conformidad con los procedimientos establecidos por la Contraloría el cual deberá estar concluido al menos un día antes de la fecha en que deje el cargo.

Expediente


Ya que se presenta el personal comisionado por la Contraloría así como el funcionario entrante, proporciona al Contralor, el expediente de entrega-recepción.

N/A


Recibe la información, revisa selectivamente el adecuado llenado de los formatos, así como la correcta integración del expediente. ¿Es correcto el expediente?

N/A


No. De no ser adecuada, asesora al funcionario saliente para que corrija los errores detectados.

N/A


Si. Imprime como mínimo dos tantos de los formatos de entrega-

N/A



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recepción, y respalda la información en medio magnético, en los tantos solicitados.


Firma cada uno de los formatos y entrega un tanto del expediente impreso así como, una copia del respaldo al Contralor para su revisión.

N/A


Revisa que los formatos impresos contengan la misma información que su respaldo magnético, así mismo, verifica que estén debidamente firmados.

N/A


Levanta acta circunstanciada de la entrega–recepción, especificando las personas comparecientes y los documentos que dan soporte a la información resumida en los formatos.

Acta


Da lectura y somete a la aprobación de los participantes el contenido del acta. ¿Es aprobada?

Acta


No. Realiza las correcciones conducentes en el cuerpo del acta.

Acta


Si. Recaba la firma de todos los participantes en cada uno de sus tantos y los distribuye, un tanto al funcionario saliente y otro al entrante.

Acta


Verifica que se le entregue un tanto del expediente de entrega–recepción impreso y el respaldo en medio magnético, al funcionario saliente y al funcionario entrante.

Expediente


Recibe el expediente de entrega-recepción y los documentos, enterado de que en caso de ser necesario deberá realizar las aclaraciones.

Expediente


Integra el expediente completo de entrega- recepción que se quedará a cargo de la Contraloría desde la notificación de salida del servidor público hasta el acta circunstanciada.

Expediente




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I. Contraloría Municipal Nombre del procedimiento:

Adjudicación del Auditor Externo.

Objetivo: Verificar el cumplimiento de los objetivos contenidos en los programas respectivos y la honestidad en el desempeño de sus cargos de los titulares de las dependencias y entidades municipales y de los servidores públicos.

Fundamento legal: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Publicada 05 febrero de 1917. Vigente. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla. Publicada 02 de octubre de 1917. Vigente. Ley Orgánica Municipal. Publicada 22 de marzo de 2001. Vigente. Reglamento Interior de la Auditoria Superior del Estado de Puebla. Publicado 31 de julio de 2013. Vigente. Ley de Fiscalización y Rendición de Cuentas para el Estado de Puebla. Publicada 08 de septiembre de 2010. Vigente. Lineamentos para la Designación, Contratación, Control y Dictaminar sus Cuentas Publicas 2015.

Políticas de operación: 1. La Contraloría deberá realizar la solicitud de contratación del Auditor Externo.

2. El Auditor Externo deberá acatarse a lo establecido en los Lineamientos para la Designación, Contratación, Control y Evaluación de los Auditores Externos que contraten los sujetos de revisión obligados para revisar y dictaminar sus cuentas públicas 2015.


20 días hábiles



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III. Descripción del procedimiento

Paso Responsable Descripción de actividades Formato Inicio del procedimiento 1. Contralor

Municipal Analiza la posibilidad de la contratación del auditor externo y solicita a la analista de la contraloría elabore el oficio de solicitud al presidente municipal.

N/A

2. Auxiliar Administrativo.

Realiza el oficio de solicitud motivado y fundamentado con la Ley Orgánica Municipal, la Ley de Fiscalización y Rendición de Cuentas para el Estado de Puebla y demás Lineamientos establecidos por la ASP.

Oficio de solicitud


Revisa el oficio, firma y sella y lo turna a la oficina del presidente para su autorización.

Oficio de solicitud

4. Presidente Municipal

Revisa la solicitud y avala la propuesta como evidencia de que hay suficiencia presupuestal para la contratación.

N/A


Remite el oficio de suficiencia presupuestal al Comité de Adjudicación para la realización de la adjudicación.

Oficio de suficiencia presupuestal

6. Comité de Adjudicaciones

En sesión el Comité de Adjudicación, determina la adjudicación por invitación y realiza la invitación a tres despachos especificando que las cotizaciones deben apegarse a los lineamientos, es decir, deben contener: - Objetivo general; - Objetivo por tipo de auditoria; - Alcance de los procedimientos de revisión; - Metodología; e - Informes a presentar.

Invitación


Recibe las propuestas económicas de los despachos, las analiza a través de la realización de un cuadro comparativo de las propuestas.

Cuadro comparativo



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Elabora un dictamen de fallo de la licitación para la adjudicación y se procede a la realización del acta de fallo donde se determina al despacho ganador de la adjudicación.

Dictamen de fallo


Turna las invitaciones propuestas en el cuadro comparativo, dictamen y acta de fallo al H. Cabildo para su aprobación.

-Cuadro comparativo. -Dictamen de fallo. -Acta.

10. H. Cabildo Aprueba o desecha el punto. N/A 11. Secretario

General Una vez aprobado el punto, turna el expediente al Tesorero para la elaboración del contrato de presentación de servicios.

N/A

12. Tesorero Realiza el contrato y turna el expediente a la Contraloría.

Contrato.


Recibe el expediente e informa al despacho sobre el fallo de la adjudicación.

Notificación.




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IV. Glosario de Términos

Contralor Municipal. Funcionario encargado de examinar las cuentas y la legalidad de los gastos oficiales.

Ciudadano. Es aquel o aquello perteneciente o relativo a la ciudad.

Analista. Observador habitual de un campo de la vida social o cultural.

Ratificación. Aprobar o confirmar actos, palabras o escritos dándolos por valederos y ciertos.

Diligencia. Tramitar un asunto administrativo con constancia escrita de que se hace.

Quejoso. Dicho de un ciudadano, que presenta una queja contra un servidor público.

Resguardo. Documento acreditativo de haber realizado determinada gestión, pago o entrada.

Minuta. Apuntación que por escrito se hace de algo para tenerlo presente.

Adjudicación. Asignar o atribuir algo a una persona o cosa.

Auditoria. Revisión sistemática de una actividad o de una situación para evaluar el cumplimiento de las reglas o criterios objetivos a que aquellas deben someterse.

ASP. Auditoria Superior del Estado de Puebla.

PAFMUN: Programa de Atención y Fortalecimiento a Municipios.

Servidor público: Es una persona que brinda un servicio de utilidad social.



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V. Anexo de formatos Utilizados

1. Formato de resguardo de sellos.



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2. Formato de minuta de trabajo.



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3. Formato de registro.



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Unidad de Mejora Regulatoria



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I. Introducción

Derivado del convenio de Colaboración en Materia de Mejora Regulatoria, que celebraron el Gobierno del Estado Libre y Soberano de Puebla a través de la Secretaría de Finanzas y Administración y el Municipio de Chignahuapan, Puebla, en agosto de 2014 y con la finalidad de dar atención a las acciones implementadas en materia, se creó la Unidad Municipal de Mejora Regulatoria.

El presente Manual de Procedimientos tiene como objetivo dar a conocer los principales procesos y procedimientos que realiza la Unidad de Mejora Regulatoria que está a cargo de la Contraloría Municipal.

Este documento contiene la descripción de actividades de que deben seguirse en la realización de las funciones de la unidad. El manual incluye además los cargos y unidades administrativas que intervienen precisando el grado de responsabilidad y participación.

En él se encuentra registrada la información básica referente al funcionamiento de la unidad, sirviendo al mismo tiempo como herramienta de consulta diaria para facilitar el conocimiento y desempeño de los procedimientos para el buen desarrollo de los programas que corresponden al cumplimiento de objetivos y metas institucionales de la entidad.

Cabe mencionar que el contenido del presente manual quedará sujeto a modificaciones cada vez que la normatividad aplicable y/o procedimientos al interior de las Unidades Administrativas, signifiquen cambios en sus atribuciones y en su estructura con la finalidad de que siga siendo un instrumento actualizado y eficaz.



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II. Presentación de procedimientos I. Unidad de Mejora Regulatoria

1. Elaboración del Catálogo de Trámites y Servicios 2. Costeo de Trámites y Servicios Municipales de Alta Frecuencia 3. Asistencia a capacitaciones de mejora regulatoria 4. Seguimiento al Programa Anual de Mejora Regulatoria

correspondiente al ejercicio fiscal.



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I. Unidad Municipal de Mejora Regulatoria

Nombre del Procedimiento

Elaboración del catálogo de trámites y servicios

Objetivo Identificar los requisitos que no están fundamentados jurídicamente y/o no contribuyen a la función regulatoria del municipio, para proponer la eliminación y/o introducción de trámites y servicios en el municipio.

Fundamento Legal Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Publicada el 5 de febrero de 1917. Vigente. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla Publicada el 2 de octubre de 1917. Vigente. Ley Orgánica Municipal Publicada el 23 de marzo de 2001. Vigente. Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Puebla Publicada el 23 de marzo de 2001. Vigente. Ley de Gobernanza Regulatoria para el Estado de Puebla Publicada el 11 de febrero de 2015. Vigente.

Políticas de Operación

1.- La unidad municipal realiza un análisis para identificar el universo de trámites y servicios, junto con las características de cada uno de ellos. 2.- La unidad municipal deberá corroborar la ubicación organizacional de la oficina, dónde se resuelve cada trámite y servicio. 3.- La Unidad crea un código de identificación para cada trámite y servicio (homoclave). 4.- En la unidad municipal se analiza el marco normativo de los trámites y servicios y sus requisitos. 5.-Una vez analizados todos los puntos expuestos se elabora el catálogo, se pública en la página oficial del municipio de acuerdo a lo determinado en la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Puebla y finalmente se difunde.

Tiempo Promedio de Gestión

60 días hábiles



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II. Descripción del Procedimiento

Paso Responsable Actividad Formato Inicio de Procedimiento 1. Enlace Municipal

de Mejora Regulatoria

Analiza la propuesta de elaboración del catálogo de trámites y servicios para el municipio.

N/A

2. Enlace Municipal de Mejora Regulatoria

Instruye a la encargada de la Unidad de Mejora Regulatoria para realizar los oficio de solicitud ce la totalidad de trámites y servicios realizados en las direcciones que conforman el Ayuntamiento

Oficio de solicitud

3. Encargada de la Unidad de Mejora Regulatoria

Realiza el oficio de solicitud otorgando 5 días hábiles para la respuesta.

Oficio de solicitud


Valida, firma y sella el oficio y lo entrega a la encargada de la unidad para que los turne a las direcciones.

Oficio de solicitud


Turna los oficios a las direcciones.

Oficio de solicitud

6. Direcciones del H. Ayuntamiento

Entregan la información de los trámites y servicios a la unidad municipal de mejora regulatoria

N/A


Analiza la información entregada por las direcciones y realiza la relación del universo de trámites y servicios y los separa por dependencia (dirección) y unidad responsable (coordinación y/o área).

N/A


De acuerdo a la información entregada por las direcciones, analiza el marco regulatorio aplicable para cada trámite. Y se asigna una homoclave a cada trámite y servicio.

N/A


Elabora los formatos de procedimiento (fichas de trámite) de todos los trámites entregados por las direcciones y

Formato de procedimiento



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los turna al enlace para la revisión


Revisa cada una de las fichas : Sí procede: De estar correctas las valida



No procede: Realiza correcciones.



Instruye al (a) enlace para realizar el oficio para publicar los formatos de procedimiento en la página oficial del H. Ayuntamiento.

Oficio de solicitud II


Elabora el oficio de solicitud de publicación, de acuerdo a las especificaciones solicitadas y lo entrega para firma y sello.



Valida, firma y sella el oficio y lo turna para la entrega.



Turna el oficio a la unidad administrativa encargada de hacer la publicación (Coordinación de Comunicación e Imagen Social) junto con todos los formatos de procedimientos digitales separados por dependencia y unidad administrativa.


16. Coordinación de Comunicación e Imagen Social

Pública los formatos de acuerdo a lo requerido en el oficio de publicación.

N/A


Valida que los formatos estén publicados

N/A

Fin del Procedimiento



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III. Diagrama de Flujo



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III. Unidad Municipal de Mejora Regulatoria


Costeo de Trámites y Servicios Municipales de Alta Frecuencia.

Objetivo Identificar los costos inherentes al proceso solicitud, los cuales se presentan a través del tiempo en el que el ciudadano dedica para reunir los requisitos de cada trámite y en el que la dependencia entrega el documento resolutorio final.


Políticas de Operación 1.- La unidad municipal se encarga de realizar el registro de trámites y servicios actualizado. 2.- La unidad municipal realiza la recopilación de información de la totalidad de trámites y servicios. 3.- La Dirección de Eficiencia Gubernamental será el primer filtro de revisión de las fichas de costeo de trámite, entregadas por el municipio. 4.- Una vez que no haya observaciones por parte de la dependencia estatal, la COFEMER realizará una segunda revisión para descartar errores. 3.- La COFEMER emite una estadística del tiempo de todos los trámites y servicios. 4.- La COFEMER emite recomendaciones, de acuerdo al llenado de las fichas de costeo y áreas de oportunidad específicas. 5.-El municipio a través de la unidad municipal será el encargado implementar acciones para solventar las recomendaciones emitida por COFEMER.


80 días hábiles.



49


Paso Responsable Actividad Formato Inicio del Procedimiento 1. Enlace Municipal

de Mejora Regulatoria

Analiza la propuesta de incluir al municipio en el Programa SIMPLIFICA.

N/A


Instruye a la encargada de la Unidad Municipal de Mejora Regulatoria a realizar la carta de intención para pertenecer al Programa SIMPLIFICA.

N/A

3. Encargada de la Unidad

Redacta la carta intención, dónde se solicita la inclusión del municipio en el programa SIMPLICA, de acuerdo a las especificaciones solicitadas por el enlace.

Carta intención


Revisa la carta intención, valida, firma y sella.

Carta intención


Instruye encargada de la unidad a remitir vía correo electrónico la carta intención a la Dirección de Eficiencia Gubernamental.

N/A


Turna la carta intención, vía correo electrónico y solicita se acuse de recibido

Carta intención

7. Dirección de Eficiencia Gubernamental

Convoca a la capacitación de enlaces en materia del programa solicitado

Invitación


Acude a la capacitación junto con la encargada de la unidad municipal.

N/A

9. COFEMER Brinda la capacitación del Programa SIMPLIFICA.

N/A

10. COFEMER Envía el formato de solicitud para el programa de simplificación de cargas, ejercicios de prueba para resolver dudas sobre la interfaz de la ficha.

Formato de Solicitud


Instruye a la encargada de la unidad para el llenado de los ejercicios.

N/A



50


Realiza el llenado de los ejercicios y los remite a la COFEMER.

N/A

13. COFEMER Realiza correcciones de los ejercicios y asesora sobre el criterio para las fichas siguientes.

N/A

14. COFEMER Envía oficio de inicio junto con el calendario de actividades.

Calendario de actividades


Valora el calendario y remite la contestación del oficio de inicio de actividades del programa.

Calendario de actividades


Instruye a la encargada de la unidad sobre el calendario para darle atención semanalmente.

N/A


Envía las fichas de costeo con los datos a la Dirección de Eficiencia Gubernamental

Fichas de costeo


Recibe y revisa las fichas ¿Están correctas?

Fichas de costeo


No. Atiende las observaciones oportunamente.

Fichas de costeo


Sí. Las envía a COFEMER. Fichas de costeo

21. COFEMER Recibe las fichas y realiza la última revisión. ¿Están correctas? No. Atiende las observaciones oportunamente.

Fichas de costeo

22. COFEMER Sí. Una vez finalizado el calendario de entregas, da tratamiento a la información enviada para la elaboración del diagnóstico.

N/A

23. COFEMER Emite el diagnóstico del Programa de Simplificación de Cargas para el Municipio de Chignahuapan.

N/A


Convoca al municipio para darle a conocer el diagnóstico.

N/A



51


Acude junto con la encargada de la unidad a la presentación del diagnóstico.

N/A


Envía el Proyecto de Acuerdo de Simplificación de Trámites y Servicios del Municipio del Chignahuapan, Puebla

Acuerdo


Revisa el proyecto de acuerdo. ¿Es correcto?

Acuerdo


No. Realiza correcciones. Acuerdo


Si. Informa al presidente municipal, para firma y atención.

N/A

30. Presidente Municipal

Firma el Acuerdo de Simplificación de Trámites y Servicios del Municipio del Chignahuapan, Puebla

Acuerdo


Da seguimiento a las acciones de simplificación, asentando las tareas a emprender y los plazos establecidos para ejecutarlas.

N/A




52




53



54

Enlace Municipal de Mejora Regulatoria

Encargada de la Unidad de Mejora Regulatoria

Dirección de Eficiencia Gubernamental

COFEMER Presidente Municipal

Fase

Acuerdo

Acuerdo

Acuerdo

Pag. 2Pag. 3

Revisa el proyecto de acuerdo.

¿Es correcto?Realiza

modificaciones al proyecto.

Pag. 2Proceso

26

Informa al presidente

municipal para firma y atención.

Firma el Acuerdo de Simplificación de

Trámites y Servicios del Municipio del Chignahuapan,

Puebla.

27

28

2930

Da seguimiento a las acciones de simplificación, asentando las

tareas a emprender y los plazos

establecidos para ejecutarlas.

31

Fin

NO

SI



55



Asistencia a capacitaciones de mejora regulatoria

Objetivo Capacitar a los servidores públicos del municipio para la correcta aplicación de las políticas de mejora regulatoria.


Políticas de Operación 1.- La Dirección de Eficiencia Gubernamental será la dependencia encargada de brindar capacitación en materia de mejora regulatoria. 2.- La unida municipal a través de su enlace deberá acudir a las capacitaciones a las que convoque la dependencia estatal. 3.- La Dirección de Eficiencia Gubernamental deberá hacer la convocatoria con por lo menos tres días de anticipación.


3 días hábiles



56

III. Descripción del procedimiento

Paso Responsable Actividad Formato Inicio del Procedimiento 1. Dirección de

Eficiencia Gubernamental

Convoca a los servidores públicos del municipio a la capacitación, mediante oficio.

Oficio


Imprime el oficio de invitación y lo turna al Enlace.

Oficio


Valora la invitación e instruye de confirme la asistencia.

Oficio


Confirma la asistencia de los servidores públicos a la capacitación.

N/A


Asiste junto con la encargada de la unidad a la capacitación.

N/A


Levanta evidencia de la capacitación, mediante lista de asistencia y fotografías.

Lista de asistencia.


Levanta acuerdo derivados de la capacitación.

Minuta de acuerdos.


Trabaja junto con la encargada en los acuerdos derivados de la capacitación.

N/A


Envía evidencia a la Dirección de Eficiencia Gubernamental.

N/A




57




58



Seguimiento al Programa Anual de Mejora Regulatoria, correspondiente al Ejercicio Fiscal.

Objetivo Informar a la dependencia estatal sobre las acciones de fortalecimiento emprendidas en la ejecución del Programa Anual de Mejora Regulatoria.


Políticas de Operación 1.- La Dirección de Eficiencia Gubernamental será la dependencia encargada proponer los ejes para la elaboración del programa anual. 2.- La Dirección de Eficiencia Gubernamental solicitar a los municipios con los que la Secretaria de Finanzas y Administración suscribió convenio, la elección de los ejes para la elaboración de los programas. 3.- El enlace de cada municipio firmará el programa anual, con el firme compromiso de llevar a cabo las acciones ahí contenidas.


Ejercicio Fiscal



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Paso Responsable Actividad Formato Inicio del Procedimiento 1. Dirección de

Eficiencia Gubernamental

Determina los ejes de fortalecimiento para la inclusión en el programa.

N/A


Hace del conocimiento de los enlaces los ejes para la elaboración de programa anual.

N/A


Valora los ejes y de acuerdo a las necesidades del municipio elige los que formaran parte del programa

N/A


Instruye a la Encargada de la Unidad para realizar el oficio de conocimiento de los ejes rectores del programa.

N/A


Elabora el oficio de acuerdo a lo requerido por el enlace.

oficio


Valida, sella y firma el oficio. oficio


Envía el oficio vía correo electrónico, solicitando se acuse de recibido.

oficio


Recibe el oficio, al tiempo que firma y sella de recibo; lo turna al correo de la unidad.

oficio


Elabora el Programa Anual de Mejora Regulatoria.

Programa


Firma el programa como compromiso para cumplir con las actividades que ahí se describen.

Programa


Elabora el seguimiento al programa, donde documenta las evidencias sobre las acciones realizadas en pro de fortalecer la mejora regulatoria en el municipio.

Seguimiento al programa


Valida el seguimiento al programa.




60


Turna el seguimiento al Programa anual de Mejora Regulatoria a la Dirección de Eficiencia Gubernamental.





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62

IV. Glosario de Términos

Acuerdo de Simplificación de Trámites y Servicios del Municipio del Chignahuapan, Puebla. Documento en el cual se establecen las acciones y lineamientos que deberán seguir las dependencias de la Administración Pública Municipal para integrar el Programa Operativo Municipal de Mejora Regulatoria del Municipio de Chignahuapan, Puebla.

Catalogo. Lista o relación ordenada que contiene la totalidad de trámites y servicios del municipio de Chignahuapan, Puebla. Donde se incluyen datos relevantes del trámite.

CCeIS. Coordinación de Comunicación e Imagen Social.

COFEMER. Comisión Federal de Mejora Regulatoria.

CTyS. Catálogo de Trámites y Servicios.

Dirección de Eficiencia Gubernamental. Dependencia Estatal encargada de la implementación de políticas de mejora regulatoria.

Formato de Procedimiento, Ficha de Trámite. Documento donde se resumen datos generales de los trámites y servicios municipales.

FSPSC. Formato de Solicitud para el Programa de Simplificación de Cargas.

Homoclave. Clave de identificación del trámite y/o servicio.

Marco normativo. Conjunto general de normas, criterios, metodologías y lineamientos, que establecen la forma en que debe desarrollarse el procedimiento de los trámites y servicios.

Mejora Regulatoria. Es una política pública que consiste en la generación de normas claras, de trámites y servicios simplificados, así como de instituciones eficaces para su creación y aplicación, que se orienten a obtener el mayor valor posible de los recursos disponibles y del óptimo funcionamiento de las actividades comerciales, industriales, productivas, de servicios y de desarrollo humano de la sociedad en su conjunto.

Programa SIMPLIFICA. Es una herramienta de política pública que permite a los gobiernos de las entidades federativas y municipios disminuir el tiempo de resolución de los trámites y servicios, lo que incentivará la actividad económica local a través de la simplificación.

Programa Anual de Mejora Regulatoria. Documento en el que se establecen acciones de fortalecimiento a realizar por la unidad municipal a efecto de implementar y/o optimizar la mejora regulatoria.



63

Servicio. Son todas aquellas actividades que realiza el ayuntamiento de manera uniforme y continua, para satisfacer las necesidades básicas de la comunidad. Son ejemplos de servicios públicos: agua potable, alcantarillado, mercados, panteones, rastros, calles, parques y transportes.

Trámite. Solicitud o entrega de información que las personas físicas o morales del sector privado hagan ante una dependencia u organismo descentralizado, ya sea para cumplir con una obligación, obtener un beneficio o servicio o, en general, a fin de que se emita una resolución, así como cualquier documento que dichas personas estén obligadas a conservar.

Unidad Municipal, UMMR, Unidad Municipal de Mejora Regulatoria. Área o departamento de orden municipal encargada de implementar acciones en materia de mejora regulatoria.



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V. Anexo de Formatos Utilizados

I. Formato de Procedimientos.



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Unidad De Transparencia y Acceso a la Información Pública



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I. Introducción

El presente manual corresponde a la Unidad de Transparencia y Acceso a la Información Pública el cual es un documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de dicha Unidad en él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todos los procedimientos para facilitar las labores de control interno y su vigilancia, además de que los empleados y los jefes se puedan percatar de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.

Se pretende que de acuerdo a la elaboración del Manual de Procedimientos de la Unidad de Transparencia y Acceso a la Información Pública se logre garantizar el derecho de acceso a la información pública y la protección de los datos personales, vigilando el cumplimiento de la ley por parte de todos los sujetos obligados así como resolver los recursos de revisión interpuestos por los solicitantes y promover acciones tendientes al fortalecimiento de la cultura de la transparencia en el Municipio, además se lograra la máxima apertura y publicidad del quehacer público por parte de los Sujetos Obligados de la Ley, generando confianza ciudadana a través de la gestión administrativa, para mejorar la rendición de cuentas y la calidad de vida de las personas, coadyuvando con ello a consolidar el sistema democrático en el Municipio.

Cabe mencionar que en el ámbito local gracias a las diversas gestiones legislativas, el 16 de agosto del año 2004, fue publicada la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Puebla; misma que fue reformada y adicionada el 18 de julio del año 2008, en la que se definió el Derecho De Acceso a la Información Pública Gubernamental como parte de las garantías individuales, elevándolo así a rango Constitucional; sin embargo, dicha Ley fue abrogada por Decreto publicado en el Periódico Oficial del Estado de fecha treinta y uno de diciembre de dos mil once.

En base al presente Manual se tiene como finalidad principal el promover la cultura de la transparencia y el derecho al acceso a la información que cada ciudadano tiene, así como establecer los lineamientos necesarios para el correcto manejo de datos personales que se encuentren en posesión de los Sujetos Obligados; logrando con todo esto un procedimiento adecuado y eficiente en el proceso de acceso a la información.



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II. Presentación de los procedimientos. I. Unidad de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

1. Atención a las solicitudes de información formuladas por la

ciudadanía, al Ayuntamiento, sus Dependencias y Entidades. 2. Publicación y actualización de la información en el portal oficial del

ayuntamiento www.chignahuapan.gob.mx relacionada con el tema de transparencia y acceso a la información pública, la publicación de información, clasificación de información, y rendición de cuentas.

3. Capacitación de los servidores públicos en materia de transparencia, rendición de cuentas y acceso a la información.

4. Organizar actividades de difusión en materia de transparencia. 5. Generación del monitoreo estadístico periódico de las solicitudes de

información.



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I. Unidad de Transparencia y Acceso a la Información Pública.


Atención a las solicitudes de información formuladas por la ciudadanía al Ayuntamiento, sus Dependencias y Entidades.

Objetivo: Atender oportuna y congruentemente las solicitudes de información que formule la ciudadanía al Gobierno Municipal con la finalidad de cumplir con las disposiciones que aplique la Ley correspondiente.

Fundamento legal:

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Publicada el 5 de febrero de 1917. Vigente. Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública el 4 de mayo del 2015. Vigente. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla Publicada el 2 de octubre de 1917. Vigente. Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Puebla Publicada el 31 de diciembre del 2011. Vigente. Ley de Protección de Datos Personales en Posesión de los Sujetos Obligados del Estado de Puebla Publicada el 25 de noviembre de 2013. Vigente.


1. Las repuestas así como los documentos anexos, deberán validarse mediante firma del responsable de la UTAIP y solicitar la información igualmente firmada por el titular de la Unidad Orgánica que emitió la respuesta. 2. Los plazos en la atención a las solicitudes de información aplican independientemente de su forma de ingreso (medios impresos ya sea oficio, memorándum, tarjeta o bien por medios electrónicos), de acuerdo con lo dispuesto en los Artículos 48 y 51 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Puebla. 3. El titular de la UTAIP deberán informar a los titulares de sus áreas (Secretarios, Directores, Coordinadores, etc.) así como a la oficialía de partes que canalice a la UTAIP cualquier solicitud de información que reciban por parte de la ciudadanía. 4. En ningún caso se aceptará solicitar ampliación de plazo para posteriormente informar al ciudadano que no se cuenta con la información solicitada. 5. La Unidad de Transparencia no editará las respuestas de otras Dependencias o Entidades.


De 1 a 20 días hábiles.



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Paso Responsable Actividad Formato Inicio del procedimiento

1. Solicitante Presenta solicitud de información. Solicitud. 2. Unidad de

Transparencia y Acceso a la Información Pública.

Recibe y en su caso asesora y orienta en la elaboración de la solicitud.

N/A

3. Unidad de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

Recibe solicitud, registra y analiza. Solicitud.

4. Solicitante Solicita aclaraciones de la solicitud.

Solicitud.


Integra el expediente y solicita información.

Expediente.

6. Enlace del Área correspondiente.

Reciben solicitud de información y le dan trámite.

Solicitud.


Envía información a la Unidad de Transparencia y Acceso a la Información Pública o requiere más tiempo para contestar.

N/A


Recibe la información y notifica. Notificación.

9. Solicitante Recibe respuesta su solicitud con la entrega de la información requerida.

N/A




70




71

I. Unidad de Transparencia y Acceso a la Información Pública. Nombre del procedimiento:

Publicación y actualización de la información en el portal oficial del ayuntamiento www.chignahuapan.gob.mx relacionada con el tema de transparencia y acceso a la información pública.

Objetivo: Publicar y actualizar en la sección de Transparencia del portal del Ayuntamiento la información que señala la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Puebla para dar cumplimiento principalmente a sus artículos 11 y 17, así como aquélla complementaria de interés ciudadano, con el propósito de transparentar la gestión pública, promover la rendición de cuentas y garantizar el acceso a la información pública del municipio de Chignahuapan.

Fundamento legal: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Publicada el 5 de febrero de 1917. Vigente. Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública el 4 de mayo del 2015. Vigente. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla Publicada el 2 de octubre de 1917. Vigente. Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Puebla Publicada el 31 de diciembre del 2011. Vigente. Ley de Protección de Datos Personales en Posesión de los Sujetos Obligados del Estado de Puebla Publicada el 25 de noviembre de 2013. Vigente.

Políticas de operación: 1. Monitorear permanentemente la información que se publica correspondiente al tema de transparencia de acuerdo a los artículos 11 y 17 de la misma y en caso de que se requiera actualizar, deberá solicitarlo de manera oficial al área que corresponda. 2. Recabar con las áreas competentes la información que deba publicarse o actualizarse. 3. Revisar la información que se solicite actualizar o publicar verificando su congruencia con todas las disposiciones aplicables (estructura, costos, procedimientos, funciones, formatos, etc.) así como los aspectos de redacción y ortografía. Sin embargo, ello no exime de la responsabilidad del manejo y posesión de datos de cada área.



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4. Enviar la información para su publicación o actualización en medio electrónico e impreso. Ambas versiones deben ser claras y legibles. 5. La Unidad de Transparencia no tiene facultades para editar la información de otras áreas, excepto la correspondiente a dicha unidad. 6. La unidad sólo publicará o actualizará la información que le sea solicitada oficialmente, sin embargo la información que se reciba por parte de las áreas, previamente será revisada y contrastada con la información oficial para proceder a su publicación. 7. En caso de encontrar incongruencias en la información recibida, ésta no será publicada hasta que la unidad notifique las observaciones al área correspondiente, la cual deberá corregirla y enviarla nuevamente. 8. La unidad en coordinación con los responsables de cada área acordará las fechas de actualización de la información. 9. Para la publicación y/o actualización de la información el responsable: a) Ingresa al sistema administrador del portal del ayuntamiento www.chignahuapan.gob.mx. b) En el menú principal accede a la sección correspondiente al tipo de información a actualizarse. c) Se actualiza o modifica la información y se activa el contenido de la sección. d) Se guardan los cambios realizados y se cierra la sesión.





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Paso Responsable Actividad Formato Inicio del procedimiento

1. Titular de la Unidad de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

Monitorea e identifica si se debe publicar o actualizar alguna información en la Sección de Transparencia.

N/A

2. Secretario (a) Unidad de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

Solicita información mínima de oficio para el portal de transparencia.

Solicitud.


Tramita la petición y remite información a la Titular de la Unidad.

N/A

4. Secretario (a) Unidad de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

Recibe información para revisión.

Solicitud.


Se realizan adecuaciones. N/A

6. Vocal de la Unidad de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

Sube al portal de transparencia la información mínima de oficio.

Información.




74




75

I. Unidad de Transparencia y Acceso a la Información Pública. Nombre del procedimiento:

Capacitación de los servidores públicos en materia de transparencia, publicación de información, acceso a la información, rendición de cuentas, protección de datos personales.

Objetivo: Capacitar a los servidores públicos en materia de transparencia, acceso a la información, publicación de información, clasificación de información protección de datos personales y rendición de cuentas, a fin de estar actualizados en las materias señaladas, y mejorar el desempeño de sus funciones.


Políticas de operación: 1.- Para la impartición de la capacitación a servidores públicos la unidad de Transparencia podrá coordinarse con otras instancias públicas o privadas especialistas en la materia como son CAIP, Coordinación General de Transparencia del Estado, etc. 2.- Los temas contemplados en la capacitación abarcan las disposiciones de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información del Estado de Puebla, así como aquéllos de interés para los servidores públicos. 3.- La unidad de transparencia deberá poner a disposición de los servidores públicos los manuales para que cumplan con sus responsabilidades en materia de transparencia y acceso a la información. 4.- Las capacitaciones se deberán efectuar conforme a lo programado.





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Paso Responsable Actividad Formato Inicio del procedimiento 1. Secretaria General

de la Unidad de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

Propone a la Titular de la Unidad de Transparencia el calendario anual de capacitación a los servidores públicos.

Proyecto de capacitaciones.


Recibe, revisa y analiza el anteproyecto.

Proyecto de capacitaciones.

3. Secretaria General de la Unidad de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

Recibe el Calendario autorizado, prepara lista de requerimientos y servicios para los eventos.

Calendario de Capacitación Anual/ Listado de requerimientos.


Recibe listado de requerimientos y autoriza.

Listado de requerimientos.


Recibe listado de requerimientos autorizado y realiza el trámite ante la Secretaría Técnica y General de la Administración, para que se lleven a cabo los procesos de adquisiciones conforme a la normatividad aplicable.



Se coordina con el Titular de la Unidad para la logística de la capacitación así como su difusión.

N/A


Recibe los materiales y coordina la impartición de la capacitación a los servidores públicos en cuanto a los temas a tratar.

N/A



77


Reúne y organiza las evidencias de la capacitación con las cuales presenta un reporte final a la Titular de la Unidad.

Reporte.




78




79



Organizar actividades de difusión en materia de transparencia, acceso a la información, rendición de cuentas, protección de datos personales.

Objetivo: Organizar actividades de promoción y difusión en materia de transparencia entre la población con la finalidad de promover el acceso a la información pública y contribuir a la formación de una cultura social de la transparencia.



1. La Unidad de Transparencia tendrá como misión prioritaria la promoción y difusión del derecho de acceso a la información pública en el Municipio además de incentivar el acceso a la información por parte de la ciudadanía. 2.- La Unidad de Transparencia podrá vincularse con instituciones públicas y privadas con el propósito de fomentar el ejercicio del derecho de acceso a la información. 3.- A fin de programar adecuadamente la realización de las actividades de difusión en materia de transparencia se presentará un anteproyecto de las actividades anuales, así como un listado de requerimientos materiales y de servicios para su ejecución a fin de integrar dicha actividad al Programa Presupuestario del siguiente año y efectuar la coordinación con las áreas correspondientes, así como la calendarización de los procesos.



80

4.- Llevar a cabo las actividades de difusión y presentar un reporte de las mismas a la titular de la Unidad, con la finalidad de mantenerla informada.





81




Presenta el anteproyecto de las actividades de promoción y difusión a la titular de Transparencia.

Anteproyecto de difusión.


Recibe, revisa y analiza el anteproyecto. - Si no encuentra observaciones continúa en la actividad 7.



Si encuentra observaciones. Regresa el anteproyecto a la Secretaria General de la Unidad para su corrección.



Recibe y corrige el anteproyecto.



Entrega el anteproyecto corregido al Titular (a) de la Unidad de Transparencia.



Recibe el anteproyecto.



Autoriza el proyecto.


8. Titular de la Unidad de Transparencia y Acceso a la

Contacta e invita a otras instancias públicas y privadas a participar en las diferentes

N/A



82

Información Pública.

actividades de promoción y difusión.


Instruye al Secretario (a) de la Unidad de Transparencia para la ejecución del proyecto.

N/A


Recibe las instrucciones.

N/A


Prepara la logística y el listado de requerimientos materiales y de servicios necesarios para el evento.

N/A


Entrega el listado de requerimientos materiales y de servicios al Titular (a) de Transparencia.



Recibe y turna los requerimientos materiales al Secretario General o al Técnico del ayuntamiento.


14. Secretario Técnico del H. Ayuntamiento.

Ejecuta el proceso de adjudicaciones y notifica el resultado al Titular (a) de Transparencia.

N/A


Recibe la notificación e instruye al Secretario(a) de la Unidad para que prepare los contenidos de las actividades de promoción y difusión.

Oficio


Prepara los contenidos de las actividades de promoción y difusión y los presenta al Titular(a) de Transparencia.

Documento con las actividades.



83


Verifica y valida los contenidos de las actividades de promoción y difusión. - Si no encuentra observaciones continúa en la actividad 22.



Si hay observaciones. Regresa el documento al Secretario (a) de la Unidad para su corrección.



Recibe y corrige los contenidos de las actividades de promoción y difusión.



Entrega los contenidos de las actividades de promoción y difusión al Titular (a) de Transparencia.



Autoriza los contenidos e instruye al Secretario (a) de la Unidad para que organice las actividades de promoción y difusión de la transparencia.

N/A


Recibe las instrucciones. N/A


Contacta a la Coordinación de Comunicación e imagen social para el diseño de los materiales promocionales.

N/A

24. Coordinación de Comunicación e imagen social.

Recibe solicitud y diseña los materiales.

Solicitud.

25. Coordinación de Comunicación e imagen social.

Turna los diseños de los materiales al Titular(a) de Transparencia.

Oficio.

26. Titular de la Unidad de Transparencia y

Recibe los materiales e instruye al Secretario (a) de la Unidad de

Oficio.



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Acceso a la Información Pública.

Transparencia para que organice las actividades de promoción y difusión de la transparencia.


Realiza la logística de las actividades de promoción y difusión.

N/A


Promueve las actividades de promoción y difusión.

N/A


Coordina la realización de las actividades de promoción y difusión.

N/A


Instruye al Secretario (a) para que publique en la página web el boletín de las diferentes actividades.

N/A


Publica los boletines conforme el Procedimiento para la publicación y/o actualización de información del portal electrónico de transparencia.

N/A


Notifica al Titular(a) de la Unidad de Transparencia que la información ha sido publicada.

N/A


Presenta el informe final de actividades al Titular(a) de Transparencia y termina procedimiento.

Informe




85

III. Diagrama de flujo Organizar actividades de difusión en materia de transparencia, acceso a la información, rendición de cuentas,

protección de datos personales.

Secretaria General de la Unidad de Transparencia y

Acceso a la Información Pública.

Titular de la Unidad de Transparencia y Acceso a

la Información Pública.

Secretario Técnico del H. Ayuntamiento.

Coordinación de Comunicación e imagen

social.

Fase




Anteproyecto de difusión. Anteproyecto de

difusión.



Inicio

Presenta el anteproyecto de las actividades de

promoción y difusión a la titular de Transparencia.

1

Recibe, revisa y analiza el anteproyecto.

¿Hay observaciones

?

Regresa el anteproyecto a la Secretaria General de la Unidad para su

corrección.

Si

Recibe y corrige el anteproyecto.

Entrega el anteproyecto corregido al Titular (a) de

la Unidad de Transparencia.

Recibe el anteproyecto.

Autoriza el proyecto.

No

Contacta e invita a otras instancias públicas y

privadas a participar en las diferentes actividades de promoción y difusión.

Instruye al Secretario (a) de la Unidad de

Transparencia para la ejecución del proyecto.

Recibe las instrucciones.

Prepara la logística y el listado de requerimientos materiales y de servicios

necesarios para el evento.

2

34

56

7

8

910

11

Pag. 1Pag. 2



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Generación del monitoreo estadístico periódico de las solicitudes de información.

Objetivo: Generar la información estadística periódica que permita identificar y clasificar las solicitudes de información realizadas por la ciudadanía al Ayuntamiento e informar a las autoridades Municipales el resultado de estas.


Políticas de operación: 1. El monitoreo estadístico se efectuará mensualmente a lo largo del año. 2.- Se publicará trimestralmente en el portal del ayuntamiento un informe del monitoreo estadístico de las solicitudes de información. 3.- Se privilegiará la utilización del lenguaje ciudadano en la presentación del Informe Mensual del Monitoreo Estadístico. 4.- Se presentará el Monitoreo Estadístico en formato PDF.


De 2 días hábiles.



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Clasifica las solicitudes de información con base a su vencimiento: a) Solicitudes de primer periodo b) Solicitudes de segundo periodo.

N/A


Genera la base de datos, en una hoja de cálculo para el seguimiento de las solicitudes de información.

Base de datos.


Verifica, agrupa y grafica la estadística de las solicitudes de información de acuerdo a la dependencia responsable de su respuesta; al tiempo de respuesta; al tipo de respuesta; al tema de las solicitudes y a la cantidad de preguntas por cada solicitud de información.

Base de datos.


Revisa el status de las solicitudes de información vigentes.

N/A


Genera e imprime un reporte de acuerdo a la tabla de control de solicitudes.

Reporte de solicitudes.


Presenta al Titular(a) de la Unidad de Transparencia un reporte con el monitoreo estadístico correspondiente.

Reporte de monitoreo estadístico.

7. Titular de la Unidad de Transparencia y Acceso a la

Revisa y valida la información estadística.




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Información Pública.


Revisa, autoriza e instruye al Secretario (a) General para su publicación en el portal de la sección de transparencia del ayuntamiento.


9. Coordinador (a) de comunicación e imagen social.

Entrega el archivo electrónico del reporte al Coordinador (a) de Comunicación e imagen social.


10. Coordinador (a) de comunicación e imagen social.

Publica el Monitoreo estadístico. N/A


Verificar que la información haya sido publicada correctamente y termina procedimiento.

N/A




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92

IV. Glosario de términos

Ayuntamiento.- Al Honorable Ayuntamiento del Municipio de Chignahuapan.

Archivo: Conjunto orgánico de documentos, sea cual fuere su forma y soporte material, producidos o recibidos por una persona física o jurídica o por un organismo público o probado en el ejercicio de sus funciones o actividades.

Apartado de transparencia: Sitio o espacio electrónico en la Página Web del Ayuntamiento, en el que se difunde la información que el Ayuntamiento está obligado publicar.

Documento: A todo registro de información en posesión de los sujetos obligados sin importar su fuente o fecha de elaboración.

Derecho de acceso a la información pública: Derecho fundamental que tiene toda persona para acceder a la información generada, administrada o en poder de los sujetos obligados, en los términos de la presente Ley.

Expediente: Un conjunto de documentos relacionados.

Información: La contenida en los documentos que los sujetos obligados generan, obtienen, adquirieren, transforman o conservan por cualquier título, o bien aquella que por una obligación legal deban de generar.

Información pública: Todo archivo, registro o dato contenido en cualquier medio, documento o registro impreso óptico electrónico magnético, químico, físico o cualquiera que el desarrollo de la ciencia o la tecnología permita que los sujetos obligados generen, obtengan, adquieran, transformen o conserven incluida la que consta en registros públicos.

Información pública de oficio: La información que los sujetos obligados deben difundir de manera obligatoria, permanente y actualizada a través de sus sitios web sin que para ello medie una solicitud de acceso.

Información reservada: Información pública que se encuentra temporalmente sujeta a alguna de las excepciones previstas, así como lo que tenga ese carácter con otros ordenamientos legales.

Procedimiento: Fases, pasos, etapas de una acción, juicio o recurso. Proceso: Conjunto de las fases sucesivas de un juicio o recurso. Ratificación: Aprobar o confirmar actos, palabras o escritos dándolos por valederos y ciertos en definitiva.

Sitio web: Grupo de páginas electrónicas alojadas en un servidor de internet, las cuales están relacionadas entre si en un mismo dominio de internet.



93

Solicitante: Toda persona que requiere a los sujetos obligados información.

Servidor público.- Es un empleado del gobierno que da un servicio a la sociedad.

Sujeto obligado: Cualquier organismo gubernamental (secretarías, institutos, coordinaciones, etc.)

Solicitud de información: documento a través del cual los ciudadanos solicitan información sobre la función pública del Ayuntamiento.

Titular: Persona física encargada de la Unida de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

UTAIP: Unida de Transparencia y Acceso a la Información Pública.



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V. Anexo de formatos utilizados. 1. Formato de solicitud de Información.



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2. Reporte de Solicitudes de Información de la Unidad de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Municipio de Chignahuapan, Puebla.

Fecha de recepción

Formato de recepción Folio

Unidad administrativa

resuelve

Información solicitada Estatus



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3. Capacitaciones a los Servidores Públicos en temas de Transparencia.

Actividad Descripción Tiempo

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTRALORIA …chignahuapan.gob.mx/wp-content/uploads/2017/04/Manual-de... · Contraloría Municipal Clave: MCHIG1418/MP/CM003 Fecha de elaboración: Abril.2016