Manual de Procedimientos de la Dirección

de Administración

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Contenido

0. Introducción

1. Glosario

2. Misión

3. Visión

4. Política de calidad

5. Objetivo de calidad

6. Organigrama

7. Objetivo del manual

8. Alcance del manual

9. Control del manual

10. Procesos y procedimientos principales

11. Anexos

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0. Introducción

El presente manual muestra la información referente a los

procedimientos que realiza la Dirección de Administración del

Centro Estatal de Justicia de Veracruz, su misión, visión, la

declaración de la política y objetivo de calidad, los cuales están

enfocados a dar cumplimiento a las atribuciones legales en la

parte que le corresponde en la ejecución de sus funciones,

mejorar los servicios prestados, así como dar cumplimiento a las

obligaciones legales ante las autoridades financieras y

presupuestarias, impositivas, de fiscalización como de información

trimestral y anual a la que está obligado el ente.

Su estructura organizacional y los procedimientos permiten el

desarrollo eficiente y eficaz de las actividades del personal que

labora en esta Dirección.

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1. Glosario

Para los efectos del presente manual se entenderá por:

CEJAV. El Centro Estatal de Justicia Alternativa de Veracruz.

Consejo Directivo. Consejo Directivo del CEJAV.

Presidente. Presidente del Consejo Directivo del CEJAV.

Dirección. Dirección de Administración del CEJAV.

Director. Director General del CEJAV.

Dirección General de Administración. Dirección General de

Administración del Consejo de la Judicatura del Poder Judicial

del Estado.

Manual. Manual de Procedimientos de la Dirección de

Administración.

2. Misión

Optimizar y hacer eficaz la administración de los recursos

financieros, humanos y materiales que se otorgan

presupuestalmente al CEJAV, para el cumplimiento de sus

atribuciones en la aplicación de los medios alternativos, con el fin

de fomentar una cultura de paz a través de la solución de

conflictos mediante el diálogo.

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3. Visión

Lograr la eficiencia administrativa y contabilidad presupuestal que

se requiere para el cumplimiento de las disposiciones legales y

normativas que le son aplicables.

4. Política de calidad

En el CEJAV se desarrolla y administra de forma eficaz y eficiente

los recursos humanos, financieros, materiales y los tiempos

laborales, buscando siempre la optimización de los servicios.

5. Objetivo de calidad

Dar cumplimiento a las disposiciones legales y normativas

aplicables en materia de la administración y contabilidad

presupuestal, conforme a la contabilidad gubernamental y sujeta a

los procedimientos de fiscalización.

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6. Organigrama

7. Objetivo del manual

Proporcionar directrices y documentos que sirvan de guía para

que el personal que labora en esta Dirección, realice sus funciones

diarias de una manera óptima y eficaz, enfocados a la satisfacción de

las obligaciones legales en el cumplimiento de las atribuciones que le

corresponden.

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8. Alcance del manual

Las disposiciones de este manual son de observancia obligatoria

para todos los servidores públicos de la Dirección y tiene por

objeto reglamentar su integración, funcionamiento y atribuciones.

Corresponde al Consejo Directivo y a la Dirección de

Administración en el ámbito de su competencia, velar por su

debido cumplimiento.

9. Control del manual

El manual del procedimiento es la parte fundamental de la

estructura y funciones de la Dirección.

El Consejo Directivo aprobará los cambios que se realicen al

manual.

Es responsabilidad del Director efectuar la programación para la

divulgación, motivación, sensibilización, entrenamiento y

capacitación en temas relacionados con el manual.

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10. Procesos y Procedimientos Principales

A. Establecer, dirigir y ejecutar las directrices, lineamientos y

acuerdos que le instruye el Consejo Directivo y su Presidente

para el cumplimiento de sus atribuciones, en estricto apego a

la Ley de Medios Alternativos para la Solución de Conflictos

del Estado de Veracruz y su Reglamento, así como la demás

normatividad federal y local aplicable para el desempeño de

sus funciones y obligaciones.

i) Con la copia del Acuerdo emitido por el Consejo Directivo se

procede a realizar las actividades que se encargan y competen a

la Dirección.

ii) Para toda actividad que se encomiende y se requiera la

erogación de recursos, se analizará la disponibilidad presupuestal

a fin de estar en condiciones de realizarla, para ello se revisa el

presupuesto calendarizado que se hace en enero de cada año y

se verifica lo que a la fecha del acuerdo se haya ejercido.

iii) En las actividades que se desarrollan en la Dirección se deben

atender, además de los acuerdos del Consejo Directivo, la

normatividad para el ejercicio del presupuesto de egresos y

demás leyes aplicables.

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B. Programar, aplicar, registrar y coordinar la debida

distribución del presupuesto asignado.

i) En enero se realiza el calendario de la distribución del

presupuesto de egresos autorizado por el Congreso Local y

posteriormente por el Consejo Directivo; el cual se envía al

Presidente del Tribunal Superior de Justicia y del Consejo de la

Judicatura del Estado, con copia a la Dirección General de

Administración.

ii) Mensualmente se solicita a la Dirección General de

Administración el presupuesto del período correspondiente de

acuerdo al calendario aprobado. Esto se hace en los primeros

cinco días de cada mes de la siguiente manera:

✓ Se elabora oficio y formato de solicitud de presupuesto y se

recaban firmas del Presidente y del Director.

✓ Se entrega oficio y formato de solicitud del presupuesto a la

Dirección General de Administración.

✓ Se registra la solicitud de presupuesto en auxiliar de

ministraciones y se archivan.

✓ Se captura la solicitud de presupuesto en el sistema de caja.

iii) Se solicita la ministración al área de recursos financieros de la

Dirección General de Administración.

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✓ Se elabora el formato de solicitud de recursos y se recaban las

firmas del Presidente y del Director.

✓ Se verifica en bancos los depósitos de recursos en cuanto se

informa de los mismos.

✓ Se hacen los registros de ministraciones en el auxiliar

correspondiente y se archivan.

✓ Se capturan los depósitos en el sistema de caja.

Art.16 fracción XI del Reglamento de la Ley de Medios.

C. Dispersión de la nómina.

i) Se elaboran las nóminas.

✓ Se prepara una nómina previa para solicitar al Director General

de Administración la ministración de los recursos

correspondientes, esto en los primeros cinco días de cada mes.

✓ Se prepara la nómina definitiva verificando las incidencias, el

registro y control de permisos, las modificaciones de salario y se

verifican las prestaciones adicionales a las que tengan derecho.

ii) Una vez que la Dirección General de Administración transfiere

los recursos de las nóminas y otras prestaciones, se procede a

depositar a las cuentas de los trabajadores las percepciones

correspondientes, reteniendo los impuestos que correspondan.

✓ Se hace un archivo electrónico para la dispersión de la nómina.

✓ Se entra al portal del Banco y se envían los archivos firmando

las transferencias electrónicas.

iii) Una vez realizados los pagos se procede a hacer los archivos

para el timbrado fiscal de la nómina dentro de los tres días hábiles

siguientes al pago.

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✓ Ya teniendo los recibos timbrados se hace un respaldo

electrónico y también impreso para guardar los registros.

Ordenamiento legal art. 29, C.F.F., fracción: R.M.F. 2015 2.7.5.1

Y art.16 fracs. XVIII, XIX y XXII del reglamento de la Ley de

Medios.

D. Calcular el monto de los impuestos federales y estatales,

así como realizar oportunamente su pago a las instituciones

correspondientes. Una vez que se reciben de la Dirección

General de Administración los recursos para el pago de

Terceros Institucionales se realizan las siguientes

actividades:

i) Pago de ISR y Retenciones a Terceros.

✓ Para el cálculo del ISR por salarios, en los primeros días de

cada mes se hace el cálculo de las percepciones recibidas en el

mes anterior de acuerdo con las tarifas publicadas por el SAT y a

las retenciones efectuadas a terceros por conceptos como

arrendamiento de inmuebles.

✓ Con el cálculo de los impuestos se procede a enviar la

información al SAT vía electrónica para obtener la línea de

captura con la que se pagan.

✓ Una vez que se obtiene la línea de captura se procede a

realizar la transferencia en las fechas establecidas por el SAT y

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así dar cumplimiento en tiempo y forma con las obligaciones

fiscales adquiridas.

✓ Se archivan las declaraciones pagadas con sus respectivos

comprobantes.

Fundamento legal: Ley ISR artículos 94, 96, y 97.

ii) Pago de las cuotas obrero patronales al IMSS

✓ Para el pago de las aportaciones al IMSS se verifica con el

programa del Sistema Único de Autodeterminación (SUA) la

emisión que envía el Instituto y una vez confirmado que están

correctas las cantidades, se elabora un archivo en el mencionado

programa y, con éste, se realiza el pago mediante transferencia

bancaria a más tardar el día diecisiete de cada mes.

✓ Una vez realizado el pago se archivan los comprobantes.

Fundamento legal: Ley del IMSS artículo 15 Fracción III.

iii) Pago de las aportaciones al Instituto de Pensiones del Estado

(IPE).

✓ En enero se remite al IPE un ejemplar del presupuesto de

egresos aprobado y una relación del personal con nombramiento

sujeto al pago de las cuotas que establece la Ley del IPE.

Para el pago de las aportaciones del IPE, se realizan archivos que

se envían electrónicamente al banco de datos del IPE de las

retenciones efectuadas a los trabajadores y de las aportaciones

que corresponden al CEJAV para su revisión y validación.

✓ Una vez teniendo los archivos se procede al pago vía

transferencia electrónica a la cuenta bancaria del IPE.

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✓ Se remiten mediante oficio los archivos previamente enviados

vía electrónica, así como el pago realizado, con lo cual el IPE

elabora un recibo de las aportaciones cubiertas.

✓ Se archivan los oficios, resúmenes, recibos y comprobantes de

pago.

Fundamento legal: Ley número 287 de Pensiones del Estado

artículos 7, 17, 18, 19 y transitorios sexto y séptimo publicada el

21 de julio de 2014 en la Gaceta Oficial del Estado.

iv) Pago del Impuesto sobre erogaciones por remuneraciones al

trabajo personal (Impuesto sobre Nómina: ISN)

✓ Para el pago del impuesto sobre remuneraciones (ISN), se

suma el total de las percepciones recibidas en el mes inmediato

anterior y se realizan los cálculos para pagar tanto el impuesto

como la aportación adicional para fomento a la educación que

requiere el Estado.

✓ Se ingresan los datos al portal de la Secretaria de Finanzas y

Planeación (SEFIPLAN) para que se emita la declaración

correspondiente.

✓ Ya con la declaración, se realiza el pago a través del portal de

la SEFIPLAN (a más tardar el día 17 de mes)

✓ Una vez realizado el pago se archivan la declaración y el

comprobante.

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Fundamento legal: Código Financiero para el Estado de Veracruz

Titulo Primero, Capitulo primero artículos 98 a 106.

v) Pago de aportaciones al Sistema de Ahorro para el Retiro

(SAR)

✓ Para el pago de las aportaciones bimestrales del SAR, se

prepara un archivo electrónico que se envía al departamento de

Seguridad Social de SEFIPLAN para su aprobación.

✓ Con la aprobación, se procede a hacer la transferencia

electrónica al banco autorizado, donde se deben depositar dichas

aportaciones.

✓ Se envía al Secretario Técnico del fideicomiso del SAR

mediante oficio, el comprobante del pago, el cual es sellado por el

departamento de Seguridad Social de SEFIPLAN.

✓ Se resguardan y actualizan los expedientes de los trabajadores.

✓ El banco emite semestralmente estados de cuenta de las

aportaciones que tienen los trabajadores en el fondo.

Fundamento legal: Convenio de Adhesión al SAR.

vi) Pago de los seguros institucionales.

✓ Se mantienen varios seguros con la empresa Metlife México.

✓ La empresa emite un recibo mensual para el pago del seguro

institucional de grupo de los trabajadores.

✓ Una vez que se tiene el recibo, se procede al pago de la prima

mediante transferencia bancaria y se notifica a la empresa, vía

correo electrónico, a fin de que actualice su registro.

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✓ La empresa envía semestralmente los recibos de los Seguros

de Vida y de Gastos Médicos Mayores que se tienen para los

Consejeros.

✓ Con el recibo especificado en el punto anterior, se procede al

pago de la prima mediante transferencia bancaria y se notifica a la

empresa vía correo electrónico, a fin de que actualice su registro.

✓ Para el Seguro de Separación Individualizado se envía a la

empresa archivo electrónico (layout) con los datos de los

trabajadores beneficiados, a quienes se les ha realizado la

retención correspondiente.

✓ Una vez que la empresa confirma que el layout está correcto,

emite una factura y una carta recibo que amparan las cantidades

a depositar.

✓ Con el recibo se procede al depósito de las aportaciones,

mediante transferencia bancaria y se notifica a la empresa, por

correo electrónico, a fin de que actualice su registro.

E. Someter oportunamente a consideración del Consejo

Directivo el anteproyecto de presupuesto de egresos, así

como los informes mensuales, trimestrales y el anual de

rendición de la cuenta pública, mismos que deberán estar

debidamente acreditados, justificados y documentados.

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i) Se formula y presenta al Consejo Directivo para su análisis y

aprobación, el proyecto de Presupuesto de Egresos basado en las

metas y objetivos planteados en el Programa Operativo Anual

(esto se hace en septiembre)

ii) Para elaborar el presupuesto:

✓ Se obtienen los lineamientos y acuerdos del Consejo

Directivo.

✓ Se analizan prioridades y requerimientos en los capítulos a

presupuestar.

✓ De acuerdo a los lineamientos emitidos por la SEFIPLAN, se

elabora el presupuesto del capítulo 10000000.

✓ Se elaboran cédulas analíticas de los materiales, suministros y

servicios requeridos.

✓ Se presenta al Consejo Directivo el presupuesto para análisis y

aprobación.

✓ Se entrega al Presidente del Tribunal Superior de Justicia y del

Consejo de la Judicatura del Estado, con copia a la Dirección

General de Administración, el presupuesto aprobado para su

envió al Congreso Local y a la SEFIPLAN.

✓ Se recibe, por parte del Congreso Local, la autorización del

presupuesto asignado.

✓ Se realiza la calendarización del gasto y se envía a la Dirección

General de Administración.

En cumplimiento a la estipulado en el art. 16 frac. I, II y VI del

Reglamento de la Ley de Medios Alternativos.

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iii) Elaboración, Tramitación y Registro de Órdenes de Pago.

✓ Se recibe la documentación comprobatoria de los bienes,

servicios y pagos diversos y se revisa que cumpla con los

requisitos fiscales vigentes.

✓ Se elabora el formato de orden de pago y se recaban firmas de

autorización.

✓ Se revisa la disponibilidad presupuestal y financiera.

✓ Se capturan las órdenes de pago en sistema de cuentas por

pagar.

✓ Se realiza el pago mediante transferencia electrónica, se

imprime y conserva el comprobante correspondiente.

✓ Se capturan los pagos en el sistema de caja.

iv) Elaboración de Estados Financieros y Presupuestales.

✓ Se verifica que estén debidamente capturadas y conciliadas las

órdenes de pago, depósitos y transferencias bancarias en el

sistema de cuentas por pagar y caja.

✓ Se capturan las nóminas en el sistema de presupuesto y

cuentas por pagar.

✓ Se realizan las conciliaciones bancarias y el análisis de los

saldos de la cuenta de bancos.

✓ Se elaboran los asientos contables y se capturan las pólizas

automatizadas o manuales en el sistema de contabilidad.

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✓ Se integran, archivan y resguardan las pólizas y documentos

comprobatorios de los gastos y operaciones realizados.

✓ Se imprimen y revisan los estados contables y presupuestarios;

de los cuales se obtienen los informes mensuales, trimestrales y

el anual de rendición de la Cuenta Pública, que se entregan al

Presidente y al Director para firma, quien lo envía al Titular del

Tribunal Superior de Justicia y del Consejo de la Judicatura del

Estado, para su remisión a las instancias correspondientes.

F. Realizar en tiempo y forma las afectaciones, transferencias

y recalendarizaciones presupuestales.

i) Transferencias y recalendarizaciones:

✓ Se captura el presupuesto de egresos aprobado en el sistema

de control presupuestal.

✓ Se revisa de manera mensual el presupuesto disponible en la

partida correspondiente.

✓ En caso de no existir disponibilidad, se elabora el formato de

transferencia.

✓ Se recaba firma de autorización del Presidente.

✓ Se registran en el sistema de control presupuestal.

✓ Se emite reporte de transferencias y se archiva.

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G. Llevar a cabo el pago a proveedores por la adquisición de

bienes y servicios.

i) Se verifica en bancos la viabilidad de disposición de recursos

para realizar el pago.

ii) Se presenta al Presidente para su revisión y autorización las

órdenes de pago y documentos justificativos y comprobatorios

que las soporten, previo al pago correspondiente.

iii) Una vez aprobada la adquisición se realiza la transferencia al

proveedor, quien a su vez, emite la factura correspondiente

misma que se verifica que cumpla con todos los requisitos que

establece el Código Fiscal de la Federación.

iv) Las facturas de compras de bienes muebles se archivan y se

les asigna un número de inventario; también, se realiza una

etiqueta para identificarlos.

v) En el caso de los pagos por arrendamiento y servicios, los

proveedores envían las facturas con anticipación para su revisión

y pago correspondiente, a éstos también se les hace una orden

de pago que se presenta al Presidente para su aprobación.

Fundamento legal: Código Fiscal de la Federación artículos 29 y

29ª.

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H. Integrar y mantener actualizado el padrón de proveedores.

i) Se envía invitación por escrito al proveedor de bienes y

servicios con los requisitos establecidos de acuerdo a la

normatividad y legislación vigente, a fin de que los reúnan y los

entregue a la Dirección.

ii) Una vez entregada la documentación, se revisa que cumpla con

todos los requisitos para ser integrados al padrón, en caso

contrario, se le hacen llegar vía correo electrónico la relación de

documentos faltantes.

iii) Si cumple con los requisitos se elabora formato de alta y se

recaba firma del proveedor.

iv) Se le asigna un número de proveedor.

v) Cada año se actualiza y renueva el registro de los proveedores.

I. Efectuar los procedimientos de licitación correspondientes

a la contratación de bienes y servicios.

De acuerdo al monto de las adquisiciones se lleva a cabo el

procedimiento de contratación por licitación simplificada y

adjudicación directa:

Licitación simplificada:

✓ Se verifica si existe disponibilidad presupuestal.

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✓ Se elabora la convocatoria y las bases de licitación de acuerdo

al bien o servicio a contratar.

✓ Se envía invitación por escrito a los proveedores previamente

inscritos en el padrón, anexando las bases para poder participar

en la licitación.

✓ La comisión de licitación realiza el procedimiento de acuerdo a

lo que marca la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos,

Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de

Veracruz de Ignacio de la Llave.

✓ Una vez que se emite el fallo, se notifica a los participantes.

✓ Si el ganador dentro de los cinco días hábiles siguientes a la

notificación del fallo, no suscribe el contrato, se procederá a

celebrarlo con el licitante que haya ocupado la segunda mejor

opción, observando las restricciones mencionadas en el artículo

63 de la citada ley.

✓ Si el ganador se presenta oportunamente, se elabora y firma el

contrato respectivo.

✓ Se integran y resguardan los archivos de las licitaciones.

Adjudicación Directa:

✓ Se verifica la existencia de disponibilidad presupuestal.

✓ Se solicita cotización por escrito a los proveedores previamente

inscritos en el padrón.

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✓ Una vez que se tienen las cotizaciones se realiza un cuadro

comparativo que se presenta al Presidente para su aprobación.

✓ Después de la aprobación, se elabora orden de pago para que

el Presidente la revise y autorice, acompañada de los documentos

justificativos y comprobatorios.

✓ Posteriormente se realiza la transferencia al proveedor quien a

su vez emite la factura correspondiente, misma que se verifica

que cumpla con todos los requisitos que establece el Código

Fiscal de la Federación.

J. Revisar los proyectos de contratos civiles y laborales, en

el ámbito de su competencia.

i) revisión de los contratos de prestación de servicios:

✓ Se reciben los contratos respectivos.

✓ Se revisa que cumplan con el tipo de servicio, costo y periodo

que se contrata.

✓ Se revisa que los datos generales y de representación legal de

Cejav sean correctos.

✓ Se recaban firmas y se archivan en expediente individual.

ii) Revisión de contratos laborales:

✓ Se reciben los contratos por parte de la Dirección General.

✓ Se revisa que sean correctos los datos generales, puesto,

categoría del trabajador, así como el periodo.

✓ Se coteja con el archivo de la nómina para su correcta

descripción en el timbrado.

✓ Se anexo al expediente individual del trabajador.

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K. Realizar y verificar la distribución de los materiales y

suministros.

i) Para poder distribuir los materiales y suministros que cada área

necesita, primero se llena una solicitud firmada por el responsable

del área.

ii) Una vez aprobada, se les entrega el material solicitado firmado

por el personal que recibe.

iii) Se archiva el documento firmado.

L. Registrar las altas, bajas o modificaciones del personal, así

como sus consecuencias ante las dependencias de

seguridad social.

i) Todas las altas, bajas o modificaciones del personal se envían,

previa autorización del Presidente, vía internet, al IMSS.

ii) Se solicita a la SEFIPLAN el número de personal que se le

asignará al trabajador de nuevo ingreso.

iii) Se incluye en la lista de trabajadores que aportarán al Instituto

de Pensiones del Estado.

iv) Se incluye en la lista de trabajadores que tienen derecho a las

aportaciones del SAR.

v) De cada trabajador se abre un expediente personal en donde

se archivan todas las incidencias.

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M. Elaborar y verificar el inventario y los resguardos de

bienes muebles.

i) Cada seis meses se verifica el inventario que se tiene y, si

existe alguna modificación, se realiza el resguardo

correspondiente para que lo firme el trabajador que tiene a su

cargo los bienes muebles.

N. Capacitar al personal sobre el correcto empleo de los

recursos financieros y materiales.

i) A fin de eficientizar el uso de recursos, se coordina la

celebración de cursos sobre la materia, los cuales son impartidos

por funcionarios o personal externo o interno.

11. Anexos

Formato de solicitud de designación de

beneficiarios del empleado.

Formato de altas, bajas y modificaciones

salariales.

Formato de comprobación de gastos.

Formato de solicitud de recursos presupuestales.