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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE VIATICOS AL INTERIOR Y EXTERIOR

SUBDIRECCIÓN FINANCIERA – SECCIÓN DE CONTABILIDAD AÑO: 2014

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Subdirección Financiera, Consejo Nacional de la Juventud -CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala

Autoridades

Licda. Mayra Alejandra Carrillo De León

Directora General

Héctor Alfredo Ruíz Fuentes Director Ejecutivo

Cuerpo de Asesores

Lic. Hamilton Estuardo Espina González Asesor Financiero

Licda. Ana Roxana Urrutia Oliva

Asesora de Recursos Humanos

Licda. Ingrid Ofelia Castillo Barrientos Asesora Jurídica

Colaboración

Lic. Marvin Eli Omar Calderón Abrego Auditor Interno

Lic. Álvaro Augusto Álvarez Diéguez

Subdirector Financiero

Guatemala, Marzo 2014

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ÍNDICE GENERAL

Subdirección Financiera, Consejo Nacional de la Juventud -CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala

i. Introducción. 5 ii. Objetivos. 6 iii. Justificación. 7 iv. Alcance. 8 v. Disposiciones Legales. 9 vi. Estructura Organizacional 10 vii. Definiciones. 11 viii. Responsabilidad de acuerdo al Manual de Organización y

Descripción de puestos. 13 ix. Normas Específicas. 15

1. Solicitud, pago y liquidación de viáticos al interior del Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala.

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1.1. Procedimiento. 20 1.2. Flujograma. 22

2. Solicitud, pago y liquidación de viáticos al exterior del Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala.

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2.1. Procedimiento. 25 2.2. Flujograma. 27 3. Anexos. 28

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INTRODUCCIÓN El Manual de normas y procedimientos de viáticos al interior y exterior, se ha preparado con la finalidad de ofrecer al Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala, los procesos administrativos y operativos que facilitarán el uso, manejo, control, registro, administración y ejecución del mismo, y que constituyen el cumplimiento de las metas financieras

establecidas por la institución. Cabe destacar que los conceptos de viáticos y gastos conexos, autorizaciones, formularios, comisiones, liquidaciones de gastos, categorías y cuotas diarias, aplicadas a los servidores públicos y al personal de carácter temporal, a quienes se les encomiende por parte de la Dirección General o Dirección Ejecutiva el desempeño de una actividad oficial que deba cumplirse fuera del lugar permanente de sus labores, se fundamenta en el Acuerdo Gubernativo No. 397-98 de fecha 23 de junio de 1998 y sobre el cual el CONJUVE ha desarrollado un marco normativo interno teniendo como base el referido Acuerdo. Por ser un instrumento de consulta organizacional1, deberá permanecer en los centros de trabajo, por lo que se recomienda realizar su revisión y actualización constante; así como la socialización del mismo, con el personal de la institución.

1 Decreto 57-2008, Ley de Acceso a la Información Pública.

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OBJETIVOS

GENERAL Regular los gastos para comisiones de servicio fuera del lugar permanente de sus funciones normales, a fin de posibilitar que los funcionarios públicos y trabajadores del Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala, dispongan oportunamente de los recursos necesarios para realizar las actividades y/o comisiones de trabajo para las cuales fueron nombrados.

ESPECÍFICOS 1. Establecer normas internas que regulen el desarrollo de las actividades de asignación y

entrega de viáticos al interior y exterior.

2. Señalar de manera clara y precisa las responsabilidades del personal que participa en la

asignación y entrega de viáticos al interior y exterior.

3. Detallar los procedimientos administrativos que respaldan las actividades de asignación y entrega de viáticos al interior y exterior.

4. Proporcionar al personal involucrado en la asignación y entrega de viáticos al interior y exterior una herramienta útil y viable que le permita desempeñar las actividades inherentes al puesto que desempeña.

5. Definir las responsabilidades que adquiere la persona a la que se le asignarán los viáticos, así como las formas autorizadas entregadas.

6. Servir como material de consulta para la inducción y capacitación de personal de la Sección de Contabilidad.

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JUSTIFICACIÓN

El presente trabajo surge de la necesidad de actualizar los procedimientos de asignación y entrega de viáticos al interior y exterior del Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala; lo que permitirá simplificar los métodos de trabajo, evitar duplicidad de procesos, optimización de recursos, obteniendo una mayor eficiencia en los procesos operativos. Su vigencia servirá de base para la orientación de personal de nuevo ingreso, al proveerle la herramienta técnica que facilite su incorporación al puesto de trabajo.

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ALCANCE El contenido del presente manual tiene aplicación práctica en todas las operaciones que tengan relación en cuanto a la asignación y entrega de viáticos al interior y exterior para todos los departamentos, unidades y secciones del Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala, donde cada Servidor y empleado tiene definido el grado de

responsabilidad en la ejecución de los procedimientos de acuerdo al puesto de trabajo que desempeña.

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DISPOSICIONES LEGALES

1. Constitución Política de la República de Guatemala. 2. Acuerdo Gubernativo 405-96, Creación del Consejo Nacional de la Juventud. 3. Acuerdo Gubernativo 397-98, Reglamento de Gastos de Viáticos. 4. Decreto 57-2008, Ley de Acceso a la Información Pública.

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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

CONSEJO NACIONAL DE LA JUVENTUD –CONJUVE- PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA

Fuente: Subdirección de Recursos Humanos del Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala.

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DEFINICIONES GASTOS DE VIÁTICOS Se entiende como gasto de viático, aquellas asignaciones presupuestarias destinadas a cubrir los desembolsos por hospedaje, alimentación y otros gastos conexos, para el cumplimiento de

comisiones de servicios, fuera del Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala, siendo estos en el interior o exterior del país.

GASTOS CONEXOS Son todos los gastos no contemplados en los viáticos, tales como pasajes, transporte de equipo de trabajo, reparación de vehículos del Estado, derechos de salida del país, etc.

COMISIÓN DE SERVICIO / TRABAJO Es el desplazamiento temporal de cada Servidor o trabajador fuera del CONJUVE, dispuesta por la autoridad competente para realizar funciones en el logro de objetivos de la Institución.

FUNCIONARIO PÚBLICO Es aquella persona que participa en la administración pública, ya sea a través de elección, nombramiento, selección o empleo.

FORMULARIOS Son aquellos documentos impresos por las dependencias o entidades respectivas para solicitar, respaldar y liquidar viáticos y gastos conexos en el interior y exterior, con numeración correlativa para cada uno, los cuales deben estar previamente autorizados por la Contraloría General de Cuentas –CGC- para los efectos de control y fiscalización.

VIÁTICO ANTICIPO Este trámite se presentará para cubrir los gastos de un Funcionario Público o trabajador al momento de designarle la comisión de trabajo.

12 CONSTANCIA DE VIÁTICOS Es utilizado para comprobar documentalmente los lugares visitados en la comisión de trabajo, a través de la comprobación por medio de sellos.

LIQUIDACIÓN DE VIÁTICOS Este documento ampara el desembolso realizado por medio del viático anticipo, así mismo respalda los registros contables en el Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN-

CATEGORIA DE SUELDOS Constituye una remuneración adicional al salario por servicios prestados en comisiones de trabajo, de acuerdo a rangos establecidos en el artículo trece (13) del Reglamento de Gastos de Viáticos.

CUOTAS DIARIAS Es la remuneración diaria que percibe el Funcionario Público o trabajador por comisiones de trabajo, la cual cubre veinticuatro (24:00) horas a partir de la cero (0:00) horas o su porcentaje según el tiempo que dure la comisión.

FRACCIÓN DE DÍA

Es el porcentaje legalmente establecido para las cuotas diarias, la cual se integra de la siguiente manera: desayuno (15%), almuerzo (20%), cena (15%) y hospedaje (50%).

GRUPOS GEOGRÁFICOS (PARA VIÁTICOS AL EXTERIOR) Es una integración de países a nivel mundial, divido en grupos (para efectos del presente manual se clasifican en cuatro), permitiendo aplicar una cuota diaria al país donde se realizará la comisión de trabajo.

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RESPONSABILIDADES DE ACUERDO AL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

DIRECCIÓN GENERAL Coordina y supervisa el desarrollo de las actividades administrativas del Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE- de la Presidencia de la República de Guatemala, dentro del marco de las políticas, programas y estrategias de conllevan a la eficacia, racionalización y transparencia en el manejo y uso de los recursos, con la finalidad de agilizar las acciones del Consejo2.

DIRECCIÓN EJECUTIVA Estará a cargo de un Director Ejecutivo3, quien llevará a cabo las funciones Ejecutivas de la Institución de conformidad con los lineamientos e instrucciones del Director (a) General. Tendrá a su cargo la administración de los bienes y fondos del Consejo, cumplirá y ejecutará las disposiciones emanadas de la Dirección General, a quien mantendrá informada acerca del funcionamiento de su Dirección y sobre los asuntos que requieran. Propondrá a la Dirección General la creación de los servicios necesarios para su buen funcionamiento y ejercerá las demás funciones y facultades que le correspondan de conformidad con los reglamentos que se dicten y las normas que fueran aplicadas4.

SUBDIRECCIÓN FINANCIERA Planifica, coordina, registra y controla la ejecución presupuestaria del CONJUVE; también se encarga de dar cumplimiento a los compromisos de carácter constitucional e institucional programados en las obligaciones presupuestarias de las obligaciones del Consejo. Deberá estar actualizado en las leyes que rigen el quehacer de la Subdirección manteniéndose en constante capacitación5.

2 Manual de Organización y Descripción de Puestos del Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE- Guatemala septiembre 2013, página 12.

3 La Dirección Ejecutiva es el ente responsable de asumir las funciones administrativas en el caso de que la Directora General no se encuentre en

funciones; lo anterior, con base a lo descrito en acuerdo gubernativo 405-96, creación de CONJUVE. Artículo 4, Inciso a). 4 Manual de Organización y Descripción de Puestos del Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE- Guatemala septiembre 2013, página 14.

5 Ibid, página 15.

14 SECCIÓN DE CONTABILIDAD Responsable de la planificación, organización y coordinación de todas las actividades relacionadas con el área contable, con el objetivo de obtener las consolidaciones requeridas por la Institución. Establece y coordina la ejecución de las políticas relacionadas con el área contable, asegurándose que se cumplan los principios de contabilidad generalmente aceptados y con las políticas específicas del CONJUVE. Revisa, analiza y evalúa papelería de información financiera para la ejecución de gastos6.

6 Ibid, página 16.

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NORMAS ESPECÍFICAS

1. Se autorizarán gastos de viáticos únicamente para cubrir desembolsos por hospedaje, alimentación y otros gastos conexos (este último comprende gastos tales como pasajes, transporte de equipo de

trabajo, reparación de vehículos del Estado7, pagos documentados de derechos de salida del país y

gastos debidamente comprobados que se ocasionen por caso fortuito o fuerza mayor en el desempeño

de las comisiones de trabajo), otorgados de la siguiente manera:

COMISIONES AL INTERIOR DEL PAÍS

• Categoría de sueldos.

Categoría Rango Cuota diaria Categoría I. Mayores de Q. 4,500.00 Q. 160.00 Categoría II. Desde Q. 2,970.01 Hasta Q. 4,500.00 Q. 140.00 Categoría III. Desde Q. 1,320.01 Hasta Q. 2,970.00 Q. 120.00 Categoría IV. Hasta de Q. 1,320.00 Q. 80.00

Nota: La cuota diaria cubre veinticuatro (24:00) horas a partir de las cero (0:00) horas.

• Fracción de día

Desayuno 15% Almuerzo 20% Cena 15% Hospedaje 50% Total 100%

• Distribución de cuota diaria, según fracción de día. Tipo Desayuno Almuerzo Cena Hospedaje Total diario

Categoría I. Q. 24.00 Q. 32.00 Q. 24.00 Q. 80.00 Q. 160.00 Categoría II. Q. 21.00 Q. 28.00 Q. 21.00 Q. 70.00 Q. 140.00 Categoría III. Q. 18.00 Q. 24.00 Q. 18.00 Q. 60.00 Q. 120.00 Categoría IV. Q. 12.00 Q. 16.00 Q. 12.00 Q. 40.00 Q. 80.00

7 Estos gastos se renocerán en casos debidamente justificados y hasta por un máximo de quinientos quetzales (Q. 500.00), si fueren mayores a esa

cantidad deberá obtener autorización, por la vía más rápida de la Autoridad que hubiere ordenado la comisión.

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COMISIONES AL EXTERIOR DEL PAIS

• Clasificación de categorías Categoría I. Ministros del Estado, Secretarios de la Presidencia y Vicepresidencia de la

República y Contralor General de Cuentas. Categoría II. Viceministros del Estado, Subsecretarios de la Presidencia y Vicepresidencia de la

República, Jefes de Misión Diplomática y personas con rango de Embajador y Asesores de Despachos Ministeriales.

Categoría III. Directores, Subdirectores y Asesores de Dependencias Administrativa y Tesorero Nacional. En el ramo de Relaciones Exteriores: Personas con rango de Ministerio Consejero, Primeros Secretarios, Cónsules, Vicecónsules y Agregados.

Categoría IV. Jefes y Subjefes de Departamento, Segundos y Terceros Secretarios de Misiones y Sedes Diplomáticas.

Categoría V. Otro personal no especificado en las categorías anteriores.

• Grupos geográficos

Grupo 1. Países de Europa, Asia, África, Oceanía, Argentina, Brasil y Chile. Grupo 2. Estados Unidos de América, Canadá, Venezuela, Panamá, Perú y Ecuador. Grupo 3. México, Islas del Caribe y demás países de América del Sur. Grupo 4. Países de Centroamérica y Belice.

• Cuotas diarias por categoría y grupo geográfico, asignadas en dólares de los Estados Unidos de América.

Categoría Grupo 1. Grupo 2. Grupo 3. Grupo 4. I. US$. 400.00 US$. 350.00 US$. 300.00 US$. 250.00 II. US$. 350.00 US$. 300.00 US$. 250.00 US$. 200.00 III. US$. 300.00 US$. 250.00 US$. 200.00 US$. 150.00 IV. US$. 250.00 US$. 200.00 US$. 150.00 US$. 100.00 V. US$. 200.00 US$. 150.00 US$. 100.00 US$. 75.00

2. Se autorizarán comisiones de servicios en el interior del país, exclusivamente para los Funcionarios

Públicos y trabajadores cuyas actividades laborales guarden relación con los compromisos y metas del Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala.

3. El Funcionario Público o trabajador que requiera viáticos o gastos conexos deberá solicitarlo mediante

oficio a la Dirección General o quien haga sus veces.

4. Las comisiones de trabajo al interior del país, serán autorizadas exclusivamente por las Autoridades del CONJUVE, en el mismo orden que se indican.

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• Dirección General: Director Ejecutiva, Subdirección Financiera, Subdirección Administrativa, Subdirección de Recursos Humanos, Departamentos y demás Unidades del Consejo.

• Dirección Ejecutiva: Subdirección Financiera, Subdirección Administrativa, Subdirección de Recursos Humanos, Departamentos y demás Unidades del Consejo.

5. Las Dirección General autorizará el objeto, tiempo de duración y lugares de la comisión de trabajo,

consignándose todos estos datos en un nombramiento, firmado y sellado.

6. Es responsabilidad del Subdirector Financiero o quien haga sus veces, controlar y solicitar el cumplimiento de la comisión de trabajo a la persona que realizó dicha actividad; y no se tramitará una nueva comisión, mientras no se cumpla con la liquidación respectiva en un plazo no mayor de diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de haberse cumplido la comisión.

7. El Contador General, es el responsable de la custodia, control y entrega de los formularios para el cobro

y comprobación de los pagos de viáticos y otros gastos conexos, siendo estos los siguientes: • Formulario V-A “viático anticipo”. (ver anexo I)

• Formulario V-C “viático constancia”.(ver anexo II)

• Formulario V-E “viático exterior”.(ver anexo III)

• Formulario V-L “viático liquidación”.(ver anexo IV)

Nota: Los formularios deben ser impresos con numeración correlativa para cada uno, conforme a los modelos

autorizados por la Contraloría General de Cuentas -CGC- para efectos de control y fiscalización.

8. Es responsabilidad de la persona nombrada para la comisión de trabajo, presentar su liquidación parcial

o total de los fondos utilizados, mediante formulario V-L “viático liquidación”.

9. Es responsabilidad de la persona nombrada presentar al finalizar la comisión de trabajo, un informe circunstanciado de las actividades realizadas durante la actividad, el cual debe llevar el visto bueno de la Dirección General o quien haga sus veces.

10. Cuando por alguna causa la comisión quedare suspendida, los fondos anticipados deberán reintegrarse inmediatamente, contra devolución de los formularios entregados.

11. Es responsabilidad de la persona nombrada comprobar los gastos de viáticos y gastos conexos, para tal

efecto utilizará el formulario V-C “viático constancia”, si se trata de comisiones en el interior del país y el

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formulario V-E “viático exterior” 8 cuando se trate de comisiones en el exterior del país, adjuntando fotocopia del pasaporte donde conste la entrada y salida del país, así como la planilla de otros gastos conexos y los documentos correspondientes, si los hubiere.

12. El día de salida del país para viáticos al exterior se pagará completo y el día de regreso se pagará el

cincuenta por ciento (50%) de la cuota diaria que le corresponda.

13. Es responsabilidad del Subdirector Financiero o quien haga sus veces exigir la devolución de los fondos que corresponde a gastos no comprobados, o en su caso, solicitará el reembolso de los excesos que resulten a favor de quien realizó la comisión.

14. Cuando la liquidación no se presente dentro de los diez (10) días hábiles posteriores a la comisión, el

Subdirector Financiero o quien haga sus veces solicitará el reintegro inmediato de los fondos anticipados.

15. Si la liquidación estuviere incompleta, es decir si le faltaren comprobantes o requisitos que se deban

cumplir, o existan anomalías; se le fijará al responsable el término improrrogable de ocho (8) días hábiles, contados a partir de la fecha de notificación, para que presente nueva liquidación con los documentos y requisitos correspondientes.

16. Las comisiones de trabajo en el interior, no deberán exceder de treinta (30) días calendario, salvo los

casos de fuerza mayor comprobados y autorizados por la Dirección General.

8 Las oficinas de Migración quedan obligadas a anotar en dicho formulario la hora y fecha, tanto de salida como de entrada del personal, con el objeto

de que pueda verificarse el número de días empleados en el desempeño de la comisión encomendada.

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SOLICITUD, PAGO Y LIQUIDACIÓN DE VIÁTICOS AL INTERIOR DEL CONSEJO NACIONAL DE LA JUVENTUD –CONJUVE- PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA

DE GUATEMALA

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PROCEDIMIENTO Descripción del Procedimiento

Nombre de la Unidad: Subdirección Financiera –Sección de Contabilidad- Título del Procedimiento: Solicitud, pago y liquidación de viáticos al interior del Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala. Hoja: 1 / 2 Inicia: Unidad Solicitante Finaliza: Subdirección Financiera / Sección de

Contabilidad

Departamento Puesto Responsable

Paso No. Actividad

Unidad Solicitante Responsable 1 Gestiona mediante oficio viáticos al interior del país, y requiere autorización a la Dirección General o quien haga sus veces9.

Dirección General / Dirección Ejecutiva

Director (a) General o

quien haga sus veces

2

Recibe y revisa oficio de solicitud de viáticos al interior del país, y autoriza por medio de nombramiento, el cual debe indicar el objeto, tiempo de duración10 y lugar donde se desarrollará la comisión de trabajo (trasladando a la Subdirección Financiera para que continúe su trámite); en caso contrario finaliza el proceso.

Subdirección Financiera / Sección

de Contabilidad Contador 3

Recibe y revisa nombramiento autorizado por la Dirección General o quien haga sus veces, y formulario V-A “viático anticipo” elaborado por la persona nombrada para la comisión (ver anexo I), el cual debe realizarse de acuerdo a la cuota diaria según su categoría, posterior solicita firma del responsable y visto bueno de quien autorizó el nombramiento.

Unidad solicitante Responsable 4 Recibe y revisa formulario V-A “viático anticipo” por parte del Contador, firmando el documento (quedándose con el duplicado) y traslada original a la Subdirección Financiera para que se tramite la emisión del cheque.

Subdirección Financiera / Sección

de Contabilidad Contador 5

Recibe formulario original V-A “viático anticipo” firmado por el responsable que realizará la comisión y gestiona visto bueno de quien autorizó el nombramiento, posteriormente da trámite al cheque, así mismo solicita la firma del Subdirector Financiero y Director (a) General o quien haga sus veces en el cheque.

Unidad solicitante Responsable

6 Recibe cheque11 aprobado por la instancias correspondientes, así como los formularios originales V-C “viático constancia” (ver anexo II) y V-L “viático liquidación (ver anexo IV).

7 Desarrolla la comisión de trabajo12, y procede a llenar el formulario V-C “viático constancia”13 en los lugares visitados, dejando constancia en el documento por medio de sellos.

9 La Dirección Ejecutiva es el ente responsable de asumir las funciones administrativas en el caso de que la Directora General no se encuentre en

funciones; lo anterior, con base a lo descrito en acuerdo gubernativo 405-96, creación de CONJUVE. Artículo 4, Inciso a). 10

Las comisiones al interior del país no deberán exceder de treinta (30) días calendario. 11

La persona nombrada para el desempeño de una comisión oficial, mediante la firma del formulario V-A “viático anticipo”, recibirá los fondos por medio de cheque, quedando obligada a presentar posteriormente su liquidación por medio del formulario V-L “viático liquidación”. 12

En el caso que la comisión encomendada quedare en suspenso o fuere cancelada, los fondos anticipados deberán reintegrase inmediatamente, en el caso de que se hubiere efectuado algún gasto, es obligatoria la liquidación en el formulario V-L “viático liquidación”. 13

Este formulario servirá para comprobar gastos únicamente en el interior de país.

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Descripción del Procedimiento Nombre de la Unidad: Subdirección Financiera –Sección de Contabilidad- Título del Procedimiento: Solicitud, pago y liquidación de viáticos al interior del Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala. Hoja: 2 / 2 Inicia: Unidad Solicitante. Finaliza: Subdirección Financiera / Sección de

Contabilidad.

Departamento Puesto Responsable

Paso No. Actividad

Unidad solicitante Responsable 8 Finaliza la comisión y elabora un informe circunstanciado de la actividades realizadas, solicitando el visto bueno de la Dirección General o quien haga sus veces.

Dirección General / Dirección Ejecutiva

Director (a) General o

quien haga sus veces

9

Recibe y verifica el informe de la actividad de trabajo, autorizándolo con visto bueno (devuelve al interesado para que continúe con el trámite de liquidación, el cual no debe exceder de 10 días posteriores a la actividad); en caso contrario devuelve para correcciones.

Unidad solicitante Responsable 10

Recibe informe con visto bueno de la Dirección General o quien haga sus veces, posterior llena el formulario V-L “viático liquidación”, adjuntado el formulario V-C “viático constancia” (el cual fue llenado durante la comisión de trabajo), seguidamente traslada documentos originales a la Subdirección Financiera para que continúe su trámite.

Subdirección Financiera / Sección

de Contabilidad Contador 11

Recibe y verifica el expediente, comprobando que los documentos y gastos realizados cumplan con lo autorizado en el nombramiento y formulario V-A “viático anticipo” (en el caso de que se cumpla con estipulado adjunta dichos documentos al expediente y liquida contablemente en el Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN-); en caso contrario devuelve al responsable para que realice las correcciones pertinentes14.

14

No se aprobará la liquidación de los gastos de viático y otros gastos conexos, si en la liquidación faltaren comprobantes o requisitos que se deban cumplir, o existan anomalías. En tales casos, se le fijará al responsable el término improrrogable de ocho (8) días, contados a partir de la fecha de notificación, para que presente nueva liquidación con los documentos y requisitos correspondientes. Vencido este plazo la Autoridad respectiva ordenará el reintegro parcial o total de los fondos con comprobados.

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FLUJOGRAMA

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SOLICITUD, PAGO Y LIQUIDACIÓN DE VIÁTICOS AL EXTERIOR DEL CONSEJO NACIONAL DE LA JUVENTUD –CONJUVE- PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA

DE GUATEMALA

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PROCEDIMIENTO Descripción del Procedimiento

Nombre de la Unidad: Subdirección Financiera –Sección de Contabilidad- Título del Procedimiento: Solicitud, pago y liquidación de viáticos al exterior del Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala. Hoja: 1 / 2 Inicia: Dirección General Finaliza: Subdirección Financiera / Sección de

Contabilidad

Departamento Puesto Responsable

Paso No. Actividad

Dirección General Director (a) General 1

Recibe invitación del evento, (en el caso de que sea la Directora General quien realice el viaje, solicitará autorización ante a la Secretaría General de la Presidencia de la República de Guatemala, adjuntando invitación de la actividad), en caso contrario delegará por medio de nombramiento (el cual debe indicar el objeto, tiempo de duración y lugar donde se desarrollará la actividad) a un funcionario público o trabajador de la institución para que participe en dicho evento, trasladando a la Subdirección Financiera para que continúe su trámite.

Unidad Solicitante Responsable 2 Prepara documentos de salida del país, pasaporte y visa vigentes, entre otros.

Subdirección Financiera / Sección

de Contabilidad Contador

3

Recibe y verifica expediente trasladado por la Dirección General, por lo que determina el tipo de categoría, grupo geográfico y cuota diaria que le corresponde al personal nombrado para realizar la actividad en el exterior del país15.

4 Indica los lineamientos y entrega al personal nombrado el formulario V-E “viático exterior” (ver anexo III), como constancia de salida y entrada al país.

Unidad Solicitante Responsable 5

Recibe el formulario V-E “viático exterior” y realiza la actividad por lo que solicita sello de salida y entrada al país16.

6 Elabora un informe circunstanciado de las actividades realizadas, solicitando el visto bueno de la Dirección General.

Dirección General Director (a) General 7

Recibe y verifica el informe de la actividad de trabajo, autorizándolo con visto bueno (devuelve al interesado para que continúe con el trámite de liquidación, el cual no debe exceder de 10 días posteriores a la actividad); en caso contrario devuelve para correcciones.

15

La cuota diaria por categoría y grupo geográfico es asignada en dólares de los Estados Unidos de América (US$), ver norma específica número uno (1), inciso dos (2). 16

Las oficinas de Migración quedan obligadas a anotar en dicho formulario la hora y fecha, tanto de salida como de entrada del personal, con el objeto de que pueda verificarse el número de días empleados en el desempeño de la comisión encomendada.

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Descripción del Procedimiento Nombre de la Unidad: Subdirección Financiera –Sección de Contabilidad- Título del Procedimiento: Solicitud, pago y liquidación de viáticos al exterior del Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala. Hoja: 2 / 2 Inicia: Dirección General Finaliza: Subdirección Financiera / Sección de

Contabilidad

Departamento Puesto Responsable

Paso No. Actividad

Unidad Solicitante Responsable 8

Recibe informe con visto bueno de la Dirección General, adjuntando el formulario V-E “viático Exterior” (el cual fue llenado durante la actividad de trabajo) y fotocopia del pasaporte donde se haga constar la entrada y salida del país, seguidamente traslada expediente a la Subdirección Financiera para que continúe su trámite.

Subdirección Financiera / Sección

de Contabilidad Contador 9

Recibe y verifica el expediente, comprobando que los documentos y gastos realizados cumplan con los procedimientos administrativos definidos (en el presente caso liquida contablemente el expediente en el Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN-); en caso contrario devuelve al responsable para que realice las correcciones pertinentes17.

17

No se aprobará la liquidación de los gastos de viáticos al exterior, si en la liquidación faltaren comprobantes o requisitos que se deban cumplir, o existan anomalías. En tales casos, se le fijará al responsable el término improrrogable de ocho (8) días, contados a partir de la fecha de notificación, para que presente nueva liquidación con los documentos y requisitos correspondientes. Vencido este plazo la Autoridad respectiva ordenará el reintegro parcial o total de los fondos con comprobados.

27

FLUJOGRAMA

28

ANEXOS

29

ANEXO I

30

ANEXO II

31

ANEXO III

32

ANEXO IV

33

Presidencia de la República de Guatemala

Guatemala – Junio 2,014- Subdirección Financiera – Sección de Contabilidad

Manual de Normas y Procedimientos de Viáticos al Interior y Exterior