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Contraloría
Toluca, Estado de México
Diciembre 10, 2019
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DEPARTAMENTO DE CONTROL
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN Y
FINANZAS
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FECHA DÍA MES AÑO
ELABORACIÓN 31 03 2003
ACTUALIZACIÓN 10 12 2019
MANPRO-60043 CNDA-A7
CONTENIDO
PÁGS.
INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................................................................... 3
MARCO JURÍDICO ...................................................................................................................................................................... 4
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA ..................................................................................................................................... 7
Departamento de Control ................................................................................................................................................. 7
Procedimiento 1: Seguimiento a las observaciones no solventadas......................................................................... 7
Objetivo: ........................................................................................................................................................................... 7
Políticas .............................................................................................................................................................................. 7
Desarrollo ......................................................................................................................................................................... 8
Diagrama de flujo .......................................................................................................................................................... 12
Procedimiento 2: Supervisión al trámite de reembolso de gastos de servicios menores ................................ 16
Objetivo: ......................................................................................................................................................................... 16
Políticas: ........................................................................................................................................................................... 16
Desarrollo ....................................................................................................................................................................... 17
Diagrama de flujo .......................................................................................................................................................... 22
PROCEDIMIENTO 3: Supervisión de asistencia y permanencia al personal del Poder Legislativo ..................... 30
Objetivo: ......................................................................................................................................................................... 30
Políticas: ........................................................................................................................................................................... 30
Desarrollo ....................................................................................................................................................................... 31
Diagrama de flujo .......................................................................................................................................................... 36
ANEXOS ..................................................................................................................................................................................... 42
HOJA DE AUTORIZACIÓN Y VALIDACIÓN ........................................................................................................................... 45
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INTRODUCCIÓN
Es atribución de la Secretaría de Administración y Finanzas, la elaboración de manuales de procedimientos
para lograr el óptimo funcionamiento de las dependencias y unidades administrativas que integran el Poder
Legislativo del Estado de México.
En cumplimiento al artículo 160 fracción XIX del Reglamento del Poder Legislativo del Estado Libre y
Soberano de México, a través de la Coordinación de Normatividad y Desarrollo Administrativo, se elabora
el presente manual que tiene por objeto ser un instrumento normativo que describa de manera precisa y
sistemática las actividades en forma ordenada, secuencial y detallada de los procedimientos de cada una de las
funciones con objetivos, políticas, diagramas de flujo y formatos utilizados, basados en la “Guía para la
Elaboración de Manuales de Procedimientos”.
El presente manual es sujeto de revisión y actualización constante, en la búsqueda de la mejora continua y
simplificación administrativa, basado en las variaciones de ejecución de procedimientos, normativa vigente,
cambios de estructura orgánica y demás aspectos fundamentales que influyan en la operatividad del mismo.
La Secretaría de Administración y Finanzas, a través de la Coordinación de Normatividad y Desarrollo
Administrativo, ponen a disposición de los servidores públicos del Poder Legislativo del Estado de México el
“Manual de Procedimientos del Departamento de Control”, elaborado de manera conjunta por el
Departamento de Normatividad, Organización y Desarrollo y la unidad administrativa usuaria.
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MARCO JURÍDICO
Normatividad Federal
- Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
- Ley General de Contabilidad Gubernamental.
- Ley General de Responsabilidades Administrativas.
- Ley General del Sistema Nacional Anticorrupción.
- Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
- Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.
- Ley de Coordinación Fiscal.
- Ley de Fiscalización y Rendición de Cuentas de la Federación.
- Ley del Impuesto al Valor Agregado.
- Ley del Impuesto sobre la Renta.
- Ley de Obras Públicas y Servicios relacionados con la misma.
- Ley Federal del Trabajo.
Normatividad Estatal
- Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México.
- Ley de Responsabilidades Administrativas del Estado de México y Municipios.
- Ley de Bienes del Estado de México y de sus Municipios.
- Ley de Contratación Pública del Estado de México y Municipios.
- Ley de Ingresos del Estado de México para el ejercicio fiscal correspondiente.
- Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado de México.
- Ley de Fiscalización Superior del Estado de México.
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- Ley de Planeación del Estado de México y Municipios.
- Ley de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados del Estado de México y
Municipios.
- Ley de Seguridad Social para los Servidores Públicos del Estado de México y Municipios.
- Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México y Municipios.
- Ley del Sistema Anticorrupción del Estado de México y Municipios.
- Ley del Trabajo de los Servidores Públicos del Estado y Municipios.
- Código Administrativo del Estado de México.
- Código Civil del Estado de México.
- Código de Procedimientos Administrativos del Estado de México.
- Código Financiero del Estado de México y Municipios.
- Reglamento de la Ley de Contratación Pública del Estado de México y Municipios.
- Reglamento del Libro Décimo Segundo del Código Administrativo del Estado de México.
- Presupuesto de Egresos del Gobierno del Estado de México, para el ejercicio fiscal de que se trate.
- Acuerdo por el que se emiten las normas para la operación de fianzas en la administración pública del
Estado de México, publicadas el 1° de noviembre de 2010 en la Gaceta del Gobierno.
- Manual Único de Contabilidad Gubernamental para las Dependencias y Entidades Públicas del Gobierno
y Municipios del Estado de México.
Normatividad del Poder Legislativo
- Ley Orgánica del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de México.
- Reglamento del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de México.
- Reglamento Interior del Órgano Superior de Fiscalización del Estado de México.
- Reglamento Interno de la Contraloría del Poder Legislativo del Estado de México.
- Manual de Organización de la Contraloría.
- Manual de Integración, Funcionamiento y Operación del Comité de Adquisiciones y Servicios del Poder
Legislativo del Estado Libre y Soberano de México.
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- Manual de Integración, Funcionamiento y Operación del Comité de Arrendamientos, Adquisiciones de
Inmuebles y Enajenaciones del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de México.
- Manual de Integración, Funcionamiento y Operaciones del Comité Interno de Obra Pública del Poder
Legislativo del Estado Libre y Soberano de México.
- Normas Profesionales de Auditoría del Sistema Nacional de Fiscalización.
- Y demás ordenamientos legales y administrativo aplicables.
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DIRECCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA
Departamento de Control
Procedimiento 1: Seguimiento a las observaciones no solventadas
Objetivo:
Verificar que la dependencia o unidad administrativa auditada, implemente las acciones de mejora de las
observaciones no solventadas, señaladas en el informe de auditoría.
Políticas
Todo seguimiento tendrá como fuente; los expedientes de las auditorías practicadas a las dependencias o
unidades administrativas del Poder Legislativo.
La información que se maneje durante el transcurso del seguimiento y la que resulte de éste, deberá
tratarse con absoluta confidencialidad.
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Desarrollo
Unidad administrativa Actividad
Núm. Descripción
Departamento de Evaluación o
Departamento de Análisis del
Egreso
1 Concluye la auditoría hasta la entrega del informe de auditoría.
2 ¿Fueron solventadas las observaciones en el informe de
auditoría? Si/No.
3 Si, elabora y envía en un plazo no mayor a cinco días hábiles,
oficio al Departamento de Control, comunica el término de la
auditoría, incluye cuando menos la siguiente información para
actualizar el formato denominado “Concentrado de
seguimientos” (Anexo 1 60043-F01-19), número y fecha del
oficio de aviso de inicio de auditoría, tipo y nombre de auditoría,
periodo auditado, fecha de acta de inicio y fecha de acta de
cierre de auditoría, número total de observaciones generadas y
solventadas en auditoría.
Departamento de Control 4 Recibe oficio y registra la información de la auditoría en el
formato “Concentrado de seguimientos”.
Departamento de Evaluación o
Departamento de Análisis del
Egreso
5 No, elabora y envía al Departamento de Control en un plazo no
mayor a cinco días hábiles, oficio para remitir el expediente de
auditoría, incluye en su caso, cédula de hechos posteriores por
la documentación recibida en fecha posterior a la emisión del
informe de auditoría, para su seguimiento.
Departamento de Control 6 Recibe el expediente de auditoría y en su caso cédula de hechos
posteriores, verifica que en el informe de auditoría, existan
observaciones no solventadas, revisa las acciones de mejora por
implementar de cada observación y que dichas observaciones
cuenten con evidencia suficiente y competente.
7 Genera oficio para informar a la dependencia o unidad
administrativa auditada, que el Departamento de Control llevará
a cabo el seguimiento de auditoría, a su vez solicita la
información y/o documentación que acredite la implementación
de las acciones de mejora y entrega a la Dirección de Auditoría
Interna, para su aprobación y firma.
Dirección de Auditoría Interna 8 Recibe el oficio para informar a la dependencia o unidad
administrativa auditada, que el Departamento de Control llevará
a cabo el seguimiento de auditoría, revisa, firma y devuelve al
Departamento de Control, para su entrega a la dependencia o
unidad administrativa auditada.
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Unidad administrativa Actividad
Núm. Descripción
Departamento de Control 9 Recibe el oficio y lo entrega a la dependencia o unidad
administrativa auditada, a través de la Coordinación
Administrativa de la Contraloría.
Dependencia o Unidad
Administrativa Auditada
10 Recibe el oficio y envía a la Dirección de Auditoría Interna,
documentación que soporte la implementación de las acciones
de mejora de las observaciones no solventadas, incluidas en el
informe de auditoría.
Dirección de Auditoría Interna 11 Recibe documentación enviada por la dependencia o unidad
administrativa auditada y turna al Departamento de Control.
Departamento de Control 12 Recibe la información y/o documentación remitida por la
dependencia o unidad administrativa auditada, revisa, analiza y
determina si es suficiente y pertinente para la solventación de
las observaciones.
13 ¿Es suficiente y pertinente la información? Si/No.
14 Si, pasa a la actividad número 20.
15 No, elabora oficio para la dependencia o unidad administrativa
auditada, para solicitar aclaración o ampliación de la información
y/o documentación que complemente la ya recibida y permita
tener los elementos suficientes y pertinentes para solventar las
observaciones y entrega a la Dirección de Auditoría Interna,
para su aprobación y firma.
Dirección de Auditoria Interna 16 Recibe el oficio para solicitar a la dependencia o unidad
administrativa auditada, aclaración o ampliación de la
información y/o documentación que complemente la ya recibida,
revisa y de no tener cambios, firma y devuelve al Departamento
de Control, para su entrega a la dependencia o unidad
administrativa auditada.
Departamento de Control 17 Recibe el oficio y lo entrega a la dependencia o unidad
administrativa auditada, a través de la Coordinación
Administrativa de la Contraloría.
Dependencia o Unidad
Administrativa Auditada
18 Recibe oficio y envía a la Dirección de Auditoría Interna la
información y/o documentación complementaria que acredite la
implementación de las acciones de mejora de las observaciones
no solventadas, incluidas en el informe de auditoría.
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Dirección de Auditoria Interna 19 Recibe el soporte documental para solventar las observaciones
no solventadas incluidas en el informe de auditoría y turna al
Departamento de Control.
Departamento de Control 20 Revisa y analiza la información y/o documentación elabora el
formato denominado “Seguimiento de auditoria” Anexo 2
(60043-F02-19) y determina, si solventa las observaciones no
solventadas en el informe de auditoría.
21 Firma y presenta el formato “Seguimiento de auditoria” a la
Dirección de Auditoría Interna, para su autorización.
Dirección de Auditoria Interna 22 Recibe y revisa el formato “Seguimiento de auditoría”, en su
caso lo autoriza y entrega al Departamento de Control.
Departamento de Control 23 Recibe el formato autorizado “Seguimiento de Auditoría”.
24 ¿Fueron solventadas las observaciones? No/Si
25 No, elabora de oficio para informar al titular de la Contraloría
con copia al titular de la dependencia auditada, de las
observaciones que no fueron solventadas por la dependencia o
unidad administrativa auditada en etapa de seguimiento, anexa,
formato original de seguimiento de auditoría para los efectos
procedentes y turna a la Dirección de Auditoría Interna.
Dirección de Auditoria Interna 26 Revisa oficio y formato de seguimiento de auditoría y en su caso,
firma el oficio y junto con el original del formato de seguimiento
de auditoría, envía al titular de la Contraloría para los efectos
procedentes.
Departamento de Control 27 Si, genera el oficio de término de auditoría y turna a la Dirección
de Auditoría Interna para su revisión, anexa el formato original
del seguimiento de auditoría.
Dirección de Auditoria Interna 28 Revisa y turna al titular de la Contraloría, el oficio de término
de auditoría para su aprobación y firma, anexa el formato
original del seguimiento de auditoría.
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Unidad administrativa Actividad
Núm. Descripción
Titular de la Contraloría 29 Recibe el formato original del seguimiento de auditoría y
propuesta de oficio de término de auditoría y en su caso,
aprueba y firma el oficio y devuelve junto con el seguimiento de
auditoría en original a la Dirección de Auditoría Interna.
Dirección de Auditoria Interna 30 Recibe el formato original del seguimiento de auditoría y el oficio
de término de auditoría y lo remite al Departamento de
Control, para que por medio de la Coordinación Administrativa
de la Contraloría entregue el oficio de término de auditoría a la
dependencia auditada.
Departamento de Control 31 Recibe oficio de término de auditoría suscrito por el titular de
la Contraloría y el formato original del seguimiento de auditoría;
entrega oficio a la dependencia auditada por medio de la
Coordinación Administrativa de la Contraloría y archiva acuse
de recibido en original junto con el formato original del
seguimiento de auditoría en el expediente de seguimiento de
auditoría.
Dependencia 32 Recibe oficio de término de auditoría
Departamento de Control 33 Envía mediante oficio al Departamento de Evaluación o
Departamento de Análisis del Egreso, expediente de auditoría,
anexa al oficio, copia del formato de seguimiento de auditoría y
oficio de término.
Fin
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Procedimiento 2: Supervisión al trámite de reembolso de gastos de servicios menores
Objetivo:
Supervisar el proceso de reembolso de los gastos de servicios menores que efectúa el administrador de estos
gastos, así como la documentación soporte del mismo, de conformidad con el procedimiento denominado
“Procedimiento para reembolso de gastos de servicios menores”, emitido por la Secretaría de Administración
y Finanzas del Poder Legislativo.
Políticas:
Las supervisiones al trámite de reembolso de gastos de servicios menores se realizarán a las Dependencias
y unidades administrativas que tramiten reembolso de gastos de servicios menores.
Las supervisiones al trámite de reembolso de gastos de servicios menores deben practicarse en presencia
del administrador de los gastos de servicios menores.
Las supervisiones al trámite de reembolso de gastos de servicios menores podrán realizarse en cualquier
momento, a los administradores de gastos de servicios menores del Poder Legislativo.
El administrador de gastos de servicios menores entregará a los auditores en medio magnético, los
archivos correspondientes a:
1 La base de datos que se remitió a la Dirección de Administración y Desarrollo de Personal
del periodo que se revisa.
2 Los formatos de gastos de servicios menores del periodo que se revisa.
3 Los oficios de comisión del periodo que se revisa.
Las supervisiones al trámite de reembolso de gastos de servicios menores se efectuarán a los reembolsos
de gastos de servicios menores, tramitados con fecha inmediata anterior a la fecha de las supervisiones,
de conformidad con el calendario de pagos de gastos de servicios menores, del procedimiento
denominado “Procedimiento para reembolso de gastos de servicios menores”, emitido por la Secretaría
de Administración y Finanzas del Poder Legislativo.
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Desarrollo
Unidad administrativa Actividad
Núm. Descripción
Departamento de Control 1 Al inicio del año, elabora oficio mediante el cual el Contralor
informa al Secretario de Administración y Finanzas, que durante
el ejercicio se realizarán supervisiones al trámite de reembolso
de gastos de servicios menores y lo turna a la Dirección de
Auditoría Interna para su revisión.
Dirección de Auditoria Interna 2 Recibe y revisa oficio.
3 ¿Hay modificaciones? Sí/No.
4 Si, instruye al Departamento de Control lo corrija.
5 No, turna al Titular de la Contraloría para autorización y firma.
Titular de la Contraloría 6 Recibe el oficio de la Dirección de Auditoría Interna, lo autoriza
mediante su firma y regresa a la Dirección de Auditoría Interna.
Dirección de Auditoria Interna 7 Recibe oficio y lo remite al Departamento de Control.
Departamento de Control 8 Remite oficio a la Secretaría de Administración y Finanzas, a
través de la Coordinación Administrativa de la Contraloría.
9 Elabora oficio, mediante el cual el Contralor solicita al
Secretario de Administración y Finanzas, la relación de
servidores públicos que fungen como administradores de
gastos de servicios menores de las dependencias y unidades
administrativas del Poder Legislativo y lo remite a la Dirección
de Auditoría Interna para su revisión.
Dirección de Auditoria Interna 10 Recibe y revisa oficio.
11 ¿Hay modificaciones? Sí/No.
12 Si, instruye al Departamento de Control lo corrija.
13 No, turna al titular de la Contraloría para su autorización y
firma.
Titular de la Contraloría 14 Recibe el oficio, lo autoriza mediante su firma y lo regresa a la
Dirección de Auditoría Interna.
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Unidad administrativa Actividad
Núm. Descripción
Dirección de Auditoria Interna 15 Recibe oficio y lo remite al Departamento de Control.
Departamento de Control 16 Remite oficio a la Secretaría de Administración y Finanzas, a
través de la Coordinación Administrativa de la Contraloría.
Secretario de Administración y
Finanzas
17 Remite al Contralor, la información de los servidores públicos
designados como administradores de gastos de servicios
menores.
Dirección de Auditoria Interna 18 Recibe y revisa la información de los servidores públicos
designados como administradores de gastos de servicios
menores y la turna al Departamento de Control.
Departamento de Control 19 Revisa la información y elabora los formatos de “Cédula de
supervisión al trámite de reembolso de gastos de servicios
menores” y su anexo 1 “Documentación soporte en formato
electrónico”, para poder realizar la supervisión y los turna a la
Dirección de Auditoría Interna para su revisión.
Dirección de Auditoria Interna 20 Recibe la propuesta de los formatos de las cédulas de trabajo.
21 ¿Hay modificaciones? Sí/No.
22 Sí, instruye al Departamento de Control corrija.
23 No, turna al Departamento de Control.
Departamento de Control 24 Recibe y procede a elaborar los oficios de comisión para
realizar la supervisión al trámite de reembolso de gastos de
servicios menores y los turna a la Dirección de Auditoría
Interna para su autorización.
Dirección de Auditoria Interna 25 Recibe los oficios de comisión, los autoriza mediante su firma,
posteriormente los devuelve al Departamento de Control.
Departamento de Control 26 Se presenta el personal comisionado del Departamento de
Control, ante el administrador de gastos de servicios menores,
identificándose con el oficio de comisión y credencial oficial de
identificación del Poder Legislativo, mostrando el acuse del
oficio mediante el cual se informó que se practicarán las
supervisiones al trámite de reembolso de gastos de servicios
menores.
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Núm. Descripción
Departamento de Control 27 Solicita al administrador de gastos de servicios menores, le
muestre el oficio de solicitud de reembolso de gastos de
servicios menores, así como el correo electrónico mediante el
cual envió la base de datos, procediendo a registrar sus datos en
la “Cédula de supervisión al trámite de reembolso de gastos de
servicios menores”.
28 Solicita al administrador de gastos de servicios menores que le
muestre la documentación soporte (formatos de gastos de
servicios menores y oficios de comisión) y la base de datos, las
cuales deberán estar resguardadas en forma electrónica,
procediendo a registrar sus datos en el Anexo 1
“Documentación soporte en formato electrónico”, de la
“Cédula de supervisión al trámite de reembolso de gastos de
servicios menores”.
29 Termina de llenar la “Cédula de supervisión al trámite de
reembolso de gastos de servicios menores” y su Anexo 1
“Documentación soporte en formato electrónico” y solicita al
administrador de gastos de servicios menores proporcione la
documentación soporte y la base de datos en formato
electrónico para su revisión.
30 Integra la documentación soporte; elabora la “Cédula de
supervisión al trámite de reembolso de gastos de servicios
menores: base de datos y documentación soporte” y elabora el
informe de la supervisión efectuada, describiendo los hallazgos
y recomendaciones, turnándolo a la Dirección de Auditoría
Interna para su aprobación.
Dirección de Auditoría Interna 31 ¿Recibe y revisa el informe?.
32 ¿Existen modificaciones? Sí/No.
33 Sí, instruye al Departamento de Control lo corrija.
34 No, firma de autorizado y turna al Departamento de Control.
Departamento de Control 35 Elabora oficio de envío de informe y lo remite a la Dirección de
Auditoría Interna para su revisión.
Dirección de Auditoría Interna 36 Recibe y revisa el oficio de envío de informe.
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Unidad administrativa Actividad
Núm. Descripción
Dirección de Auditoría Interna 37 ¿Existen modificaciones? Sí/No.
38 Sí, instruye al Departamento de Control para corrección.
39 No, remite el oficio y el informe al Titular de la Contraloría
para su autorización.
Titular de la Contraloría 40 Recibe el oficio de envío de informe y el informe de la
supervisión efectuada, en su caso, autoriza mediante su firma y
regresa a la Dirección de Auditoría Interna.
Dirección de Auditoría Interna 41 Recibe oficio e informe y lo remite al Departamento de
Control.
Departamento de Control 42 Recibe y remite oficio e informe a la Secretaría de
Administración y Finanzas, a través de la Coordinación
Administrativa de la Contraloría.
Unidad de Información,
Planeación, Programación y
Evaluación
43 Remite la documentación que acredita la implementación de las
recomendaciones emitidas en el informe.
Dirección de Auditoría Interna 44 Recibe de la Unidad de Información, Planeación, Programación
y Evaluación, la documentación que acredita la implementación
de las recomendaciones emitidas en el informe y la remite al
Departamento de Control.
Departamento de Control 45 Recibe y revisa la documentación.
46 ¿Cumple con las recomendaciones? Sí/No.
47 Sí, elabora el oficio de término y lo remite a la Dirección de
Auditoría Interna.
48 No, elabora un oficio solicitando la documentación faltante y lo
turna a la Dirección de Auditoría Interna para su autorización.
Dirección de Auditoría Interna 49 Recibe y revisa el oficio de solicitud de información.
50 ¿Hay modificaciones? Sí/No.
51 Sí, instruye al Departamento de Control realice corrección.
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Unidad administrativa Actividad
Núm. Descripción
Dirección de Auditoría Interna 52 No, autoriza mediante su firma y turna al Departamento de
Control para su entrega.
Departamento de Control 53 Recibe el oficio de solicitud y lo remite a la Unidad de
Información, Planeación, Programación y Evaluación, a través de
la Coordinación Administrativa de la Contraloría.
Dirección de Auditoría Interna 54 Recibe el soporte documental que acredita las acciones
implementadas por parte de la Unidad de Información,
Planeación, Programación y Evaluación, y turna la
documentación al Departamento de Control.
Departamento de Control 55 Recibe y revisa las recomendaciones emitidas en el informe.
56 ¿Cumple con las recomendaciones? Sí/No.
57 Si, realiza oficio de término de la supervisión y lo turna a la
Dirección de Auditoría Interna.
58 No, solicita a la Unidad de Información, Planeación,
Programación y Evaluación, la información faltante.
Dirección de Auditoría Interna 59 Revisa el oficio de término y en su caso, indica las
modificaciones para su corrección, turnándolo al Titular de la
Contraloría para su autorización mediante su firma.
Titular de la Contraloría 60 Recibe el oficio de término, lo autoriza mediante firma,
regresándolo a la Dirección de Auditoría Interna.
Dirección de Auditoría Interna 61 Recibe oficio de término y lo remite al Departamento de
Control.
Departamento de Control 62 Remite oficio de término a la Secretaría de Administración y
Finanzas, a través de la Coordinación Administrativa de la
Contraloría.
63 Integra el expediente de la supervisión al trámite de reembolso
de gastos de servicios menores realizada.
Fin
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PROCEDIMIENTO 3: Supervisión de asistencia y permanencia al personal del Poder Legislativo
Objetivo:
Observar el registro de asistencia y permanencia a los servidores públicos que laboren en el Poder Legislativo.
Políticas:
Los sujetos de las supervisiones de asistencia y permanencia de personal, serán los servidores públicos
obligados a control de asistencia mediante dispositivo biométrico.
El Departamento de Control deberá de observar a los servidores públicos que registren asistencia y salen
del inmueble, los que ingresan a los inmuebles sin registrar su entrada en el dispositivo biométrico y al
que sale con o sin justificación.
El Departamento de Control deberá de identificar a los servidores públicos que no permanecen en su
lugar de trabajo en horario laboral, así como observar que porten la credencial oficial de identificación del
Poder.
Las supervisiones de asistencia y permanencia de personal sujeto a control de asistencia mediante
dispositivo biométrico podrán practicarse en cualquier día hábil.
Las supervisiones de asistencia y permanencia de personal, podrán realizarse a todas las Dependencias del
Poder Legislativo.
Las supervisiones de asistencia y permanencia de personal sujeto a control de asistencia mediante
dispositivo biométrico, deberán realizarse considerando la información remitida por la Dirección de
Administración y Desarrollo de Personal.
Las supervisiones de asistencia deberán practicarse en presencia de personal adscrito al Departamento
de Seguridad que se encuentre en el inmueble.
Las supervisiones de permanencia se practicarán preferentemente, en presencia del Jefe inmediato
superior del personal a supervisar.
Los resultados de la supervisión se darán a conocer mediante informe, al Secretario de Administración y
Finanzas.
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Desarrollo
Unidad administrativa Actividad
Núm. Descripción
Departamento de Control 1 Elabora oficio al inicio del año, a fin de informar al Secretario de
Administración y Finanzas que durante el ejercicio; se llevarán a
cabo supervisiones de asistencia y permanencia al personal del
Poder Legislativo, obligado a control de asistencia mediante
dispositivo biométrico y lo envía a la Dirección de Auditoría
Interna para su autorización.
Dirección de Auditoría Interna 2 Revisa y remite el oficio al Titular de la Contraloría, para
autorización mediante su firma.
Titular de la Contraloría 3 Autoriza mediante su firma el oficio y lo regresa a la Dirección
de Auditoría Interna
Dirección de Auditoría Interna 4 Turna el oficio al Departamento de Control para su entrega.
Departamento de Control 5 Envía oficio a la Secretaría de Administración y Finanzas, a través
de la Coordinación Administrativa de la Contraloría.
6 Elabora oficio dirigido a la Dirección de Administración y
Desarrollo de Personal solicitando información actualizada del
personal del Poder Legislativo obligado a control de asistencia
mediante dispositivo biométrico.
7 Pone a consideración de la Dirección de Auditoría Interna el
oficio para su autorización.
Dirección de Auditoría Interna 8 Autoriza mediante su firma y regresa al Departamento de
Control para su entrega.
Departamento de Control 9 Envía el oficio a la Dirección de Administración y Desarrollo de
Personal; a través de la Coordinación Administrativa de la
Contraloría.
Dirección de Administración y
Desarrollo de Personal
10 Recibe oficio y envía mediante oficio la información solicitada a
la Dirección de Auditoría Interna.
Dirección de Auditoría Interna 11 Recibe la información y la turna al Departamento de Control.
Departamento de Control 12 Recibe la información e integra la información de la base de
datos remitida, a las cédulas de supervisión de asistencia y a las
cédulas de permanencia del inmueble donde laboran los
servidores públicos a supervisar.
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Unidad administrativa Actividad
Núm. Descripción
Dirección de Auditoría Interna 13 Determina quienes serán los servidores públicos que asisten a la
supervisión de asistencia y permanencia.
Departamento de Control 14 Elabora los oficios de comisión del personal de la Dirección de
Auditoría Interna que realizará la supervisión y entrega a la
Dirección de Auditoría Interna para su autorización y firma.
Dirección de Auditoría Interna 15 Autoriza con su firma los oficios de comisión.
Auditores de la Dirección de
Auditoría Interna
16 Asisten al inmueble donde se llevará a cabo la supervisión de
asistencia, presentándose ante el personal de seguridad en
turno, haciendo de su conocimiento la actividad a realizar,
procediendo a dar inicio a la supervisión.
17 En el caso de identificar a servidores públicos que registren su
asistencia y salgan del inmueble se procede a preguntar y anotar
su nombre, hora en la que sale del inmueble y el motivo (si existe
algún oficio de comisión se solicita copia simple del mismo, o en
su caso solo se registra el número y fecha del mismo).
18 En el caso de observar a servidores públicos que ingresan al
inmueble, sin registrar su entrada en el dispositivo biométrico
se procede a preguntar y registrar su nombre y la hora en la que
ingresó.
19 Si se identifica a servidores públicos que salen del inmueble con
o sin justificación, se procede a preguntar y anotar su nombre y
motivo de salida, en caso de existir oficios de comisión se solicita
copia simple de los mismos, de no ser posible, solo se registra
el número y fecha del mismo.
20 Una vez terminado el tiempo de supervisión se da aviso de
término al personal de seguridad en turno, se firman las cédulas
y se concluye la supervisión de asistencia.
21 Proceden a efectuar la supervisión de permanencia asistiendo al
inmueble donde se llevará a cabo, presentándose en caso de que
se encuentre, ante el jefe inmediato superior del personal a
supervisar, solicitando reunir al personal a su cargo.
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Unidad administrativa Actividad
Núm. Descripción
Auditores de la Dirección de
Auditoría Interna
22 Proceden a pasar lista y registran al personal que permanece en
su lugar de trabajo, verificando que porten la credencial oficial
de identificación del Poder Legislativo, solicitan al Jefe inmediato
copia simple del oficio de comisión o el formato de
“Autorización de permiso y/o aclaración”, del personal que no
se encuentra en su lugar de trabajo.
23 Terminada la supervisión se comentan los resultados con el Jefe
inmediato superior del personal supervisado y se solicita su
firma en las cédulas de trabajo.
Departamento de Control 24 Elabora oficio solicita el listado que emite el dispositivo
biométrico del registro de entradas y salidas del personal
supervisado; dirigido a la Dirección de Administración y
Desarrollo de Personal y entrega a la Dirección de Auditoría
Interna, para su autorización y firma.
Dirección de Auditoría Interna 25 Autoriza con su firma el oficio y turna al Departamento de
Control.
Departamento de Control 26 Envía el oficio a la Dirección de Administración y Desarrollo de
Personal a través de la Coordinación Administrativa de la
Contraloría.
Dirección de Administración y
Desarrollo de Personal
27 Recibe la solicitud de información del listado y envía mediante
oficio la información a la Dirección de Auditoría Interna.
Dirección de Auditoría Interna 28 Recibe la información remitida por la Dirección de
Administración y Desarrollo de Personal y la turna al
Departamento de Control.
Departamento de Control 29 Analiza la información recibida y realiza el informe con los
resultados de la supervisión de asistencia y permanencia de
personal y lo pone a consideración de la Dirección de Auditoría
Interna para su autorización.
Dirección de Auditoría Interna 30 Recibe y revisa el informe,
31 ¿Existen modificaciones? Sí/No.
32 Si, instruye al Departamento de Control se corrija.
33 No, firma de autorizado e instruye se elabore el oficio de envío
de informe.
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Núm. Descripción
Departamento de Control 34 En su caso realiza las modificaciones al informe, elabora oficio y
solicita en el mismo el soporte documental que acredite las
acciones implementadas, en relación a las recomendaciones
generadas y lo remite a la Dirección de Auditoría Interna para
su autorización junto con el informe.
Dirección de Auditoría Interna 35 Autoriza con su firma el informe y lo turna, al Titular de la
Contraloría a fin de que autorice el oficio mediante su firma.
Titular de la Contraloría 36 Autoriza mediante su firma el oficio, lo regresa con el informe a
la Dirección de Auditoría Interna.
Dirección de Auditoría Interna 37 Recibe el oficio y envía junto con el informe al Departamento
de Control.
Departamento de Control 38 Recibe y envía el oficio junto con el informe a la Secretaría de
Administración y Finanzas, a través de la Coordinación
Administrativa de la Contraloría.
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Desarrollo de Personal
39 Remite oficio a la Dirección de Auditoría Interna, con la
documentación que acredita la implementación de las
recomendaciones emitidas en el informe.
Dirección de Auditoría Interna 40 Recibe el oficio con documentación que acredita la
implementación de las recomendaciones emitidas en el informe
y lo turna al Departamento de Control.
Departamento de Control 41 Analiza y en caso de acreditar la implementación de las
recomendaciones emitidas en el informe, elabora oficio de aviso
de término de supervisión y envía a la Dirección de Auditoría
Interna para su autorización.
42 De no acreditar la implementación de las recomendaciones
emitidas en el Informe, elabora oficio para solicitar la
información y/o documentación faltante y envía a la Dirección
de Auditoría Interna para su autorización.
Dirección de Auditoría Interna 43 Autoriza mediante su firma el oficio de solicitud de información
y/o documentación faltante y regresa al Departamento de
Control para su envío.
Departamento de Control 44 Envía el oficio de solicitud de información y/o documentación
que acredite que fueron atendidas las recomendaciones emitidas
en el informe, a la Dirección de Administración y Desarrollo de
Personal, a través de la Coordinación Administrativa de la
Contraloría.
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Unidad administrativa Actividad
Núm. Descripción
Dirección de Administración y
Desarrollo de Personal
45 Remite a la Dirección de Auditoría Interna, información y/o la
documentación soporte que acredite la atención de las
recomendaciones generadas en el informe.
Dirección de Auditoría Interna 46 Recibe el soporte documental y lo turna al Departamento de
Control, para su análisis.
Departamento de Control 47 Analiza y en caso de acreditarse la implementación de las
recomendaciones, elabora oficio de aviso de término de la
supervisión y lo envía a la Dirección de Auditoría Interna para
su autorización.
Dirección de Auditoría Interna 48 Revisa el contenido del oficio de término y turna para su
autorización, al Titular de la Contraloría.
Titular de la Contraloría 49 Autoriza mediante su firma y remite el oficio de aviso de
término, a la Dirección de Auditoría Interna.
Dirección de Auditoría Interna 50 Recibe el oficio de aviso de término firmado por el Titular de la
Contraloría y lo turna al Departamento de Control, para su
envío.
Departamento de Control 51 Recibe el oficio de aviso de término y envía a la Secretaría de
Administración y Finanzas a través de la Coordinación
Administrativa de la Contraloría.
52 Integra el expediente de la supervisión de asistencia y
permanencia del personal, realizada.
Fin
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Diagrama de flujo
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ANEXOS
Anexo 1: Concentrado de Seguimientos (60043-F01-19)
Anexo 2: Seguimiento de Auditoría (60043-F02-19)
Elaboró: (Iniciales)
Revisó: (Iniciales)
Fecha: XX/XX/20XX
Fecha de actualización:
Contraloría del Poder Legislativo Dirección de Auditoría Interna Departamento de Control
CONCENTRADO DE SEGUIMIENTOS 20XX
Cons.Oficio de
ComisiónFecha
Tipo de
Auditoría
Nombre de la
Auditoría
Periodo
auditado
Fecha del
acta de
cierre
Oficio de
recepción
del
expediente
Fecha de
recepción
del
expediente
si no
Oficio de aviso
de inicio de
seguimiento
Fecha de
recepción
de aviso de
inicio de
seguimient
o
Fecha de
formato
seguimien
to
Oficio de
envío al
Contralor o
Dirección de
Responsabili
dades
Fecha de
envio al
Contralor o
Dirección de
Responsabili
dades
Oficio de
aviso de
término de
trabajos de
auditoría
Fecha de
oficio de
término
Oficio de
devolución
de
expediente
Fecha de
devolución
de
expediente
Se genera
análisis
Expediente
Oficio de aviso al
Departamento de
Control por no tener
observaciones
pendientes
Fecha de
oficio de
aviso al
Depto. De
Control
Observaciones
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
Fuente: Expedientes de seguimientos de auditoría realizados en el ejercicio 20XX
Elaboró Revisó
_______________________________ ___________________________
Nombre y Firma Nombre y Firma
Se realiza
Seguimiento
60043-F01-19
Contraloría del Poder Legislativo Dirección de Auditoría Interna Departamento de Control
SEGUIMIENTO DE AUDITORÍA
60043-F02-19
Fase de Seguimiento:
Elaboró Revisó
Nombre, cargo y firma Nombre, cargo y firma
Autorizó
Nombre, cargo y firma
Toluca México, a (texto) de (texto) de dos mil (texto).
NO. DE OBSERVACIÓN
OBSERVACIÓN PROPUESTA DE ACCIÓN DE MEJORA
RESPUESTA DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA AUDITADA DURANTE LA AUDITORÍA
ANÁLISIS DE LA RESPUESTA DURANTE LA AUDITORÍA
ACCIÓN DE MEJORA POR IMPLEMENTAR A LA FIRMA DEL ACTA DE CIERRE DE AUDITORÍA
RESPUESTA DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA AUDITADA EN SEGUIMIENTO
ANÁLISIS DE LA RESPUESTA EN ETAPA DE SEGUIMIENTO
Nota:
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HOJA DE AUTORIZACIÓN Y VALIDACIÓN
Mtro. en D. Eduardo Salgado Pedraza (encargado)
CONTRALORÍA DEL PODER
LEGISLATIVO
Dr. en E. J. Walfred José Gómez Vilchis L. en C. Esthela Lio Garza
COORDINACIÓN DE NORMATIVIDAD Y
DESARROLLO ADMINISTRATIVO
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA
L.D. Víctor Manuel Servín López L.C. Citlali Sánchez Benítez
DEPARTAMENTO DE NORMATIVIDAD,
ORGANIZACIÓN Y DESARROLLO
DEPARTAMENTO DE CONTROL