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Manuales del Ministerio de Trabajo Guatemala
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Ministerio de Trabajo y Previsin Social 1
Ministerio de Trabajo y Previsin Social
Manual Integral de
Normas, Funciones y Procedimientos
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 2
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 3
Asuntos Internacionales del Trabajo,
Cooperacin y Planificacin 5
Direccin General de Trabajo 9
Direccin General de Capacitacin
Formacin y Empleo 13
Direccin General de Recreacin 19
Direccin Administrativa 24
Direccin General de Previsin Social 44
DISI 61
Direccin de Estadsticas Laborales 64
Direccin de Recursos Humanos 67
Secretara de Comunicacin Social 73
Unidad de Auditora 76
Unidad Administrativa Financiera 87
Oficina Nacional de la Mujer 113
Inspeccin General de Trabajo 115
Procuradura de la Defensa del Trabajador 126
INDICE
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 3
MINISTERIO DE TRABAJO Y PREVISIN SOCIAL
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 4
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 5
Asuntos Internacionales del Trabajo, Planificacin y Cooperacin
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 6
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 7
1 Identificar necesidades de cooperacin de las Unidades del Mintrab Recopilar la informacin en cuanto a necesidades de cooperacin de las Unidades del
Ministerio para contactar a las Organizaciones cooperantes en materia laboral. Luego Coordinar y verificar los proyectos de cooperacin con Sistema Nacional de Inversin Pblica.
2 Elaboracin del POA Coordinar con todas las unidades la informacin requerida para la elaboracin del
POA
3 Elaboracin de la Memoria de Labores Coordinar la elaboracin de la Memoria de Labores del Ministerio de Trabajo y
Previsin Social
4 Emitir dictmenes Emitir dictmenes tcnicos a solicitud del Despacho Ministerial
5 Representacin en reuniones tcnicas Se elaboran documentos de los temas a tratar en las reuniones tcnicas, asimismo se
asiste a las reuniones a requerimiento del Despacho Ministerial
6 Representacin como Punto Focal Libro Blanco Punto Focal con los Organismos de Cooperacin en el marco de los compromisos del
Captulo Laboral y Libro Blanco en lo referente al tema Laboral, elaborar documentos, asistir a reuniones
7 Representacin como Punto de Contacto DR-CAFTA Preparacin de Informes sobre el Seguimiento del Mecanismo de Cooperacin,
asistencia a reunione
8 Asesora en reuniones tcnicas de Consejo de Ministros de Trabajo Asesora Tcnica en Agendas e informes para las reuniones que se convocan
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 8
9 Ejecucin de metas de bienes y servicios Ingresar al sistema SICOIN-WEB la ejecucin de metas de bienes y servicios
10 Memorias a Comisin de Expertos de OIT Coordinar la elaboracin y el envo de las Memorias a la Comisin de Expertos de la
OIT
11 Informes al Comit de Libertad Sindical Coordinar la elaboracin y el envo de informes al Comit de Libertad Sindical de la
OIT
12 Cuestionario Departamento de Normas de la OIT De acuerdo a reportes sectoriales se da respuesta a los cuestionarios del
Departamento de Normas de la OIT
13 Conferencia Internacional del Trabajo
Realizar convocatorias para coordinar la participacin de la Comisin Tripartita a la Conferencia Internacional del Trabajo
14 Comisin Tripartita Coordinar las convocatorias para la participacin de la Comisin Tripartita a las
sesiones y dar seguimiento
15 Misiones y tratados tema laboral Dar seguimiento a las Misiones, realizar informes y documentos requeridos
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 9
Direccin General De Trabajo
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 10
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 11
1 Reconocimiento de personalidad jurdica de organizaciones sindicales
Consiste en la apertura expedientes para el reconocimiento de personalidades jurdicas de Organizaciones sindicales. El proceso inicia en el mdulo de recepcin de documentos proveniente de un grupo de trabajadores organizados, o de una central sindical, ambas opciones son externas.
2 Reconocimiento de personera jurdica de organizaciones sindicales activas.
Consiste en reconocer legalmente al grupo de afiliados del sindicato, electos para dirigir la Organizacin Sindical. El proceso inicia en el mdulo de recepcin de documentos proveniente de un grupo de trabajadores organizados, o de una central sindical, ambas opciones son externas.
3 Autorizacin de libros y hojas computarizadas para operacin de salarios.
Consiste en atender a personas externas, regularmente de empresas privadas con el propsito de legalizar el libro de pago de salarios que por mandato legal debe llevar todo patrono que utilice ms de diez trabajadores
4 Autorizacin de formatos de salarios Consiste en resolver la solicitud que una empresa privada o patrono realiza ante
el Departamento Nacional de Salarios. El proceso inicia en el mdulo de recepcin de documentos proveniente de una empresa privada o patrono de tipo externo.
5 Aprobacin de reformas de estatutos sindicales. Consiste en la recepcin, revisin y evaluacin de las reformas a estatutos
presentadas por sindicatos a este ministerio.
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 12
6 Inscripcin y anotaciones en el registro pblico de sindicatos Realizar la inscripcin en los folios correspondientes y a la vez realizar la
anotacin de dicha inscripcin en la resolucin de aprobacin.
7 Certificacin de asientos existentes en el registro pblico de sindicatos
Extender certificaciones de documentos existentes o inscritos en el Registro Pblico de Sindicatos.
8 Dictamen de la comisin nacional de salarios Consiste en lograr un conceso salarial entre los sectores laboral y patronal con la
mediacin del gobierno.
9 Registro de contratos individuales de trabajo Consiste en recibir, analizar y registrar contratos Individuales de Trabajo.
10 Registro, inscripcin y archivo de reglamentos internos de trabajo. Registrar en folios correspondientes los datos elementales de los Reglamentos
Interiores de Trabajo
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 13
Direccin General de Capacitacin, Formacin y Empleo
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 14
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 15
1 Captacin de plazas vacantes en los diferentes sectores Va telefnica realizando un entrevista con el jefe de recursos humanos dando a
conocer el servicio que presta la Direccin de Empleo, visitando empresas, enviando correos electrnicos, medios de comunicacin
2 Visitar distintos medios de comunicacin Se buscan distintos medios de comunicacin donde nos den espacios en los
programas para poder ir a darles a conocer el servicio y as poder ofertar nuestras plazas vacantes que tenemos y que la poblacin desempleada pueda estar enterada del servicio que prestamos.
3 Realizacin de Kioscos y Ferias de Empleo Convocar a todas las empresas del sector privado que estn interesadas en
participar para la contratacin de personal, buscar un espacio fsico donde se pueda realizar el evento, tener por lo menos unas 50 empresas participantes, etc. estas actividades se pueden realizar dentro y fuera de la capital, la necesidad es mayor en los departamentos y municipios
4 Atencin a Empresarios que nos visitan Atender de forma personalizada a los jefes de recursos humanos que nos visitan
dndonos sus vacantes para poder publicarlas dentro de la bolsa de empleo, y si les urge la contratacin del personal se les proporciona un filtro con los datos de las personas que busquen ese tipo de empleo.
5 Elaboracin de Revista de empleo Esta revista se puede realizar con el apoyo de las empresas que deseen dar a
conocer ms a fondo las plazas vacantes, y poder llegar a las personas que no tienen acceso para llegar al ministerio, y as poder disminuir un poco la poblacin desempleada.
6 Atencin a Empresarios en forma personalizada Inscribir a las personas en la bolsa de empleo que nos visitan por primera vez,
encaminar a las que ya estn inscritas y andan en busca de empleo, para luego
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 16
poder enviarlas a una persona, y posteriormente su colocacin.
7 Visita a empresas para obtener colocados Se realizan cuatro visitas al mes donde se tiene un acercamiento con los encargados
de reclutamiento para verificar si las personas que se les han enviado ha llegado a la empresa, y quienes se han quedado trabajando ah.
8 Atencin a personas especiales Entre las personas especiales estn los discapacitados, personas positivas,
sordomudas, etc.
9 Expedientes para permisos extranjeros La unidad de permisos a extranjeros nos enva un expediente donde solicitan si hay
algn guatemalteco que pueda ocupar el puesto que le quieren dar a un extranjero, y se busca en la base de datos si hay alguno y se traslada la informacin a la unidad de permisos extranjeros pera su trmite.
10 Inscripcin y Entrevista ocupacional Realizacin de talleres de orientacin en la cual se les da induccin a las personas
como elaborar curriculum, la presentacin de la persona en la empresa, pruebas psicomtricas y ayuda psicolgica.
11 Talleres de orientacin Inscripcin en el libro de personas que solicitan empleo, verificando la papelera
completa (documento de identificacin, cartas de recomendacin a travs de la boleta de inscripcin, que al llenar los requisitos se les enva al rea de intermediacin laboral
12 Identificar necesidades y requerimientos de capacitacin Identificar personas y grupos demandantes de capacitacin as como
requerimientos y necesidades
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 17
13 Gestionar eventos de capacitacin Acciones de capacitacin de coordinacin y formacin para el trabajo de eventos de
capacitacin con las entidades demandantes y oferentes.
14 Supervisin y monitoreo Actividades de control y monitoreo del desarrollo y la ejecucin de los diferentes
eventos
15 Asesora y orientacin en materiales de capacitacin Proporcionar orientacin y/o asesora en materia de capacitacin y formacin
16 Recuperacin de cartera Gestiones para recuperacin de becas reembolsables otorgadas, por la anterior
direccin de fomento de becas de becas DIFOBE
17 Atencin y asesora a visitantes Se proporciona informacin a visitantes de la oficina de migraciones laborales, en
relacin a los programas de trabajadores temporales
18 Oportunidades de empleo al migrante Recepcin a deportados y promocin de oportunidades para ellos
19 Trabajadores agrcolas temporales en el sur de Mxico Registro y orientacin a trabajadores Guatemaltecos que van a trabajar a fincas del
sur de Mxico
20 Programa de trabajadores agrcolas temporales a Canad Coordinacin entre el Ministerio de trabajo, MINIS y OIM (proceso externo), para el
proceso de reclutamiento de trabajadores para este programa.
21 Atencin al pblico
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 18
Los usuarios requieren explicaciones e informacin sobre documentos
22 Recepcin, clasificacin y registro de solicitudes Recepcin de la solicitud la que se clasifica y registra segn su naturaleza
23 Calificacin de documentos y solicitudes Calificacin jurdica y procedimental de los documentos presentados
24 Ingreso de datos Ingreso de datos a hoja Excel de control de control
25 Emisin de providencias, resoluciones y respuestas Digitacin e impresin de providencias, resoluciones y respuestas
26 Firma de providencias resoluciones y respuestas Firma de providencias y respuestas impresas
27 Envo de expedientes Impresin y digitacin de hoja de remisin y procedimientos de envo
28 Notificacin de expedientes Notificacin Administrativa legal de providencias y resoluciones
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 19
Direccin General de Recreacin
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 20
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 21
1 Direccin General Dirigir y supervisar el buen funcionamiento de los recursos de la Recreacin del
Estado y los departamentos de Presupuesto Jefatura de Proyectos, Mantenimiento y Supervisin de Obras y del Departamento de Ocupacin de Centros.
2 Secretaria de La Direccin Levantar actas, Elaboracin pedidos de suministros de la Direccin, manejo de caja
chica, llevar control de la Agenda del Director.
3 Presupuesto Elaborar transferencias internas de funcionamiento e Inversin, fuentes 31 y 32
del programa de Recreacin y sus centros recreativos y vacacionales, elaborar y revisar las cajas chicas de programacin de recreacin y sus centros recreativos y vacacionales, elaboracin de pedidos de la direccin general de recreacin y sus centros Recreativos y Vacacionales, Razonar facturas de los diferentes proveedores para su liquidacin final de compras y servicios, intervencin de la elaboracin del POA, trasladar informacin de la programacin Cuatrimestral del Programa de Recreacin a la unidad de presupuesto.
4 Calculo Elaborar el presupuesto que tiene que conllevar una obra mantenimiento.
5 Asistencia de Mantenimiento Trabajos de Soldadura Elctrica, Trabajos pequeos de electricidad, Coordinar
otros trabajos relacionados con el mantenimiento como albailera, plomera y carpintera, trasladar material a los diferentes centros, apoyo en la realizacin de pedidos de materiales y Herramientas relacionadas con el mantenimiento.
6 Supervisin de Obras y Mantenimientos Supervisar las obras y Proyectos y Mantenimiento de los Diferentes Centro,
elaboracin de Planos para los diferentes proyectos, Cotizar material.
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 22
7 Cotizacin de Materiales de Construccin Cotizar en las diferentes empresas de material de Construccin el material
necesario para construccin o mantenimiento.
8 Cotizacin de Suministros Cotizar a las diferentes empresas de ventas de suministros de los Diferentes
Centros Recreativos, Vacacionales, Supervisin de Obras, Direccin y Reservacin de Bungalows.
9 Levantar Actas a personal Levantar acta por falta a las autoridades competentes
10 Acta de Entrega de rea de Trabajo Levantar acta de entrega de rea de trabajo de contratos de obras segn los
contratos que estn vigentes adjuntndose al mismo.
11 Actas en Obras para Tramitar Estimaciones Levantar actas en obras para tramitar estimaciones las cuales son pagos, el
Supervisor de Obras lo solicita para dejar constancia de la obra
12 Elaboracin de Base de Cotizacin o Licitacin Son todas las obras Licitaciones segn lo que se vaya a solicitar segn la obra.
13 Elaboracin del POA Este es Plan Operativo Anual son gastos obras y estadstica durante un ao.
14 Elaboracin del SNIP Son todas las obras que se tienen en proyecto la cuales se lleva un registro por
medio de internet dentro de la pagina del Segeplan
15 Reservacin de Bungalows La Reservacin de Bungalows se hace con un mes anticipacin, a los Diferente
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 23
Centros Vacacionales dependiendo la disponibilidad de los mismo, elaboracin de pases y recepcin de Constancias de Vacaciones.
16 Elaboracin de Carn a Jubilados Elaborar el carn a todo el personal jubilado
17 Diseo Elaborar los diferentes planos que tienen las obras y proyectos.
18 Estadstica Consisten en llevar un control del personal que ingresa a las diferentes reas
recreativas y vacacionales.
19 Supervisin Administrativa Supervisar los problemas administrativos de los diferentes Centros
Recreativos/Vacacionales y Direccin General de Recreacin dndole una pronta solucin.
20 Organizacin de las Actividades de La Marimba Se reciben Las Diferentes Peticiones del Conjunto Marimbstico de las diferentes
instituciones.
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 24
Direccin Administrativa
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 25
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 26
1 Elaboracin de contratos de arrendamiento de Sedes regionales y contratos de compras insumos y obras
Realizar contratos de las distintas sedes regionales
2 Tramite de celulares y lneas de tierra Adquisicin de lneas nuevas de tierra y celulares para uso de directores y jefes de
este ministerio
3 Tramite de donaciones Tramite de las distintas ONGs o entidades internacionales que donan mobiliario y
equipo y algunas ocasiones automotores
4 Supervisin de Sedes regionales Supervisar los inmuebles de distintas regionales previo a solicitud de cambio de
inmueble
5 Resguardo y tramite de pagos y reclamos de pliza de seguros de vehculos y telefricos
Resguardo de pliza y seguimiento de pagos de las mismas y atencin de reclamos tanto de accidentes como de robo
6 Tramite de calcomanas de vehculos del ministerio Tramite y pago de calcomanas tanto de vehculos oficiales y como particulares
propiedad de este ministerio
7 Regular la seguridad de las oficinas del edificio sede del Ministerio de Trabajo
Prestar seguridad a todas las oficinas propiedad del ministerio
8 Brindar seguridad al centro recreativo El filn, Predio zona 13 y
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 27
Telefricos Resguardo y supervisin de seguridad en el centro recreativo el filn, predio zona
13 y telefrico
9 Brindar seguridad a funcionarios del Ministerio Resguardo de la seguridad de ministro y viceministros
10 Mantenimiento Mantenimiento correctivo y preventivo a las diferentes unidades del ministerio
11 Servicio de limpieza a las oficinas del Ministerio Supervisar y realizar el servicio de limpieza a las oficinas del ministerio de trabajo
12 Resguardo Provisional de bienes, egresos e ingresos de insumos, mobiliario y equipo y de limpieza.
Administracin provisional de bienes e insumos para su despacho a las diferentes jefaturas, direcciones y despacho del este ministerio
13 Cotizar los pedidos requeridos por las diferentes direcciones y/o dependencias
Cotizar los pedidos de requerimientos por las diferentes direcciones para realizar compras directas
14 Entrega de vehculos Por medio de solicitud a esta jefatura se autoriza la salida de los vehculos
oficiales a realizar las distintas comisiones debidamente planificadas
15 Mantenimiento preventivo y correctivo de flotilla de vehculos del Ministerio
Proveer mantenimiento de prevencin y correccin de los distintos vehculos del ministerio para un eficiente y eficaz funcionamiento
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 28
16 Tramite de tarjetas de parqueo Realizar solicitud a banco empresarial de las tarjetas correspondientes a cada
vehculo de uso oficial como de directores, para el egreso e ingreso del parqueo de este ministerio
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 29
MINSTERIO DE TRABAJO Y PREVISIN SOCIAL
PROCEDIMIENTO: Cambio Inmuebles Delegaciones Departamentales Revisin No.: 1
1Oficio solicitando cambio de
localJefe Delegacin
2
Se efecta visita de supervisin
para inspeccionar motivo de
cambio y requerimientos de
nuevo local
Director
Administrativo
3
Se cotizan opciones de locales
de acuerdo a caractersticas
solicitadas
Jefe Depto. De
Cotizaciones
4
Al tener cotizaciones coordina
visita y evaluacin a locales
cotizados con departamentos
involucrados
Director
Administrativo
5
Se evalan cambio de mudanza
en red/equipo de informtica y
comunicaciones
Director DISI
6
Se evalun cambios de
mudanza e instalacin de
mobiliario al nuevo local
Jefe de
Mantenimiento
7Evala requerimientos de
seguridadJefe de Seguridad
8
Cotiza los requerimientos
proporcionados por DISI,
Maantenimiento y Seguridad
Jefe Depto. De
Cotizaciones
P
a
s
o
N
o
.
Puesto
Responsable
Delegacin
Departamental
Departamento de
Cotizaciones
Direccin
Administrativa
Departamento de
MantenimientoConsejo de ComprasDescripcin DISI
Departamento de
Seguridad
Departamento de
Compras
SOLICI-
TUD
SUPERVISION
COTIZACIN
A
COORDINACION Y
EVALUACION
EVALUACION
EVALUACION
EVALUACION
COTIZACIN
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 30
MINSTERIO DE TRABAJO Y PREVISIN SOCIAL
PROCEDIMIENTO: Cambio Inmuebles Delegaciones Departamentales Revisin No.: 1
8
Al tener las cotizaciones de
costos de traslado se transfieren
a para creas espacio
presupuestario
Jefe de Depto.
Presupuesto
9
Ase ejecuta revisin de
proveedores e informacin de
los mismos
Auditor Interno
10Coordina las correciones
solicitadas por Auditora
Director
Administrativo
11Desicin de contratacin y
gastos de mudanza
Auditor Interno
Director UDAF
Viceministro
Adm.
12Se elabora contrato de
arrendamiento de localAsesor Jurdico
13
Se procede a compra de insumos
necesarios para mudanza o
contrataciones externas y ejecutor
de la mudanza
Jefe de Compras
14Coordina mudanza y
adaptaciones al local
Director
Administrativo
Direccin
Administrativa
Departamento de
Cotizaciones
P
a
s
o
N
o
.
DescripcinPuesto
Responsable
Departamento de
Seguridad
Departamento de
Presupuesto
Departamento
Jurdico
Consejo de
Compras
Unidad de Auditora
Interna
Departamento de
Compras
Departamento de
Compras
A
AJUSTE
REVISION
CORRECCIN
DESI-
CIN
EJECUCIN
SI
NO
SI
NO
COORDINACION
B
EJECUCIN
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 31
MINSTERIO DE TRABAJO Y PREVISIN SOCIAL
PROCEDIMIENTO: Cambio Inmuebles Delegaciones Departamentales Revisin No.: 1
15
16
Supervisin o realizacin de
adaptaciones a local y
mobiliario
Jefe de
Mantenimiento
17Instalacin de Equipo de
cmputo y comunicacionesAsistente DISI
18
Recibe adaptaciones y/o
modificaciones realizadas al
local
Director
Administrativo
19Actualiza tarjetas de
responsabilidadJefe de Inventarios
20 Recibe local concluido Jefe Delegacin
21
22
23
Consejo de
Compras
P
a
s
o
N
o
.
DescripcinPuesto
Responsable
Delegacin
Departamental
Direccin
Administrativa
Departamento de
CotizacionesDISI
Departamento de
Mantenimiento
Departamento de
Inventario
Departamento de
Compras
B
SUPERVISIN Y/O EJECUCIN
SUPERVISIN
Y/O EJECUCIN
RECEPCIN
ACTUALIZACIN
RECEPCIN
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 32
MINSTERIO DE TRABAJO Y PREVISIN SOCIAL
PROCEDIMIENTO: Compras y Regularizacin de Servicios Revisin No.: 1
P
a
s
o
N
o
.
DescripcinDepartamento o
Unidad Solicitante
Depto. De
Cotizaciones
Departamento de
PresupuestoAuditora Interna Consejo de Compras
Deptarmento de
Compras
Departamento de
Almacn
1
Realizar Pedido por
medio de Requisicin
durante los tres primeros
das del mes
2Solicita las cotizaciones
a Proveedores
3Se cuadra lo solicitado
contra presupuesto
4
Se define prioridad y se
crea rengln
presupuestario
5Revisin proveedores y
si procede se autoriza
6
Desicin de compra y
proveedor, se autoriza o
se rechaza
7
Recibe expediente que
no es aprobado por el
Consejo de Compras y
reinicia el proceso con
las correcciones
solicitadas
SOLICI-TUD
COTIZACIN
REVI-SION
AJUSTE
REVI-SION
DESI-CIN
CORRECCIONES
SI
NO
SI
SI
NO
NO
A
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 33
MINSTERIO DE TRABAJO Y PREVISIN SOCIAL
PROCEDIMIENTO: Compras y Regularizacin de Servicios Revisin No.: 1
CDIGO: MTPS-0000 Elaborada por: P
a
s
o
N
o
.
DescripcinDepartamento o
Unidad Solicitante
Depto. De
Cotizaciones
Departamento de
PresupuestoAuditora Interna Consejo de Compras
Deptarmento de
Compras
Departamento de
Almacn
8
Establece proceso de
compra en base a
cuanta
9Recepcin de la
compra
10Despacho segn
requisicin
11 Recepcin Final
COMPRA
RECEPCION
DESPACHO/ RECEPCION
DESPACHO
A
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 34
MINSTERIO DE TRABAJO Y PREVISIN SOCIAL
PROCEDIMIENTO: Elaboracin Contratos de Sedes Regionales y Contratos de Insumos y Obras Revisin No.: 1
1
Se enva la informacin
necesaria a Direccin
Administreativa
2
Revisa los contratos o compras
requeridas y que toda la
informacin est en orden
3Revisa la informacin y/o solicita las
cotizaciones a Proveedores
4Se cuadra lo solicitado contra
presupuesto
5Se define prioridad y se crea
rengln presupuestario
6Revisin proveedores y si
procede se autoriza
7
En caso de contratos revisa y
aprueba o rechaza el contrato, si
rechaza solicita modificaciones
necesarias
Descripcin
P
a
s
o
N
o
.
Delegacin
Departamental
Departamento de
Presupuesto
Direccin
Administrativa
Departamento
Jurdico
Despacho
Superior
Consejo de
Compras
SOLICI-TUD
CONSOLIDA INFORMACION
REVI-SION
AJUSTE
REVI-SION
REVI-SION
A
SI
NO
SI
SI
NO
NO
B
COTIZACIN
C
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 35
MINSTERIO DE TRABAJO Y PREVISIN SOCIAL Revisin No.: 1
PROCEDIMIENTO: Elaboracin Contratos de Sedes Regionales y Contratos de Insumos y Obras
8
Consolida la informacin
faltante o cambios
recomendados
9
Se envia oficio a Director
Departamental correspondiente
solicitando la informacin
faltante o cambios al contrato,
expediente queda en resguardo
de Direccin Administrativa
10Juridico Elabora Proyecto
Contrato (si es el caso)
11
Recibe expediente de compra o
contratacin con espacio
presupuestario definido y con
VoBo legal y autoriza.
12
El expediente es tranferido a
Consejo de Compras para su
aprobacin
13
Director Administrativo recibe
del Consejo de Compras
correccines necesarias.
14Elaboracin de Contrato y copia
y resguardo de expediente
P
a
s
o
N
o
.
Descripcin Despacho SuperiorConsejo de
Compras
Delegacin
Departamental
Direccin
Administrativa
Departamento de
Presupuesto
Departamento
Jurdico
CORRECCIN
A B
ELABORACINCONTRATO
APROBACIN ADMINISTRA
TIVA
CONSOLIDACION
DESICIN
CORRECCIONES
ELABORACINCONTRATO
SI
NO
D
C
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 36
MINSTERIO DE TRABAJO Y PREVISIN SOCIAL Revisin No.: 1
PROCEDIMIENTO: Elaboracin Contratos de Sedes Regionales y Contratos de Insumos y Obras
15Recibe copia de expediente y
contrato final para revisin
16 Autorizacin Final
17Resguardo del Contrato y
Expediente
P
a
s
o
N
o
.
DescripcinDelegacin
Departamental
Direccin
Administrativa
Departamento de
Presupuesto
Departamento
Jurdico
Consejo de
ComprasDespacho Superior
D
REVISION
AUTORIZACION
ARCHIVO
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 37
MINSTERIO DE TRABAJO Y PREVISIN SOCIAL
PROCEDIMIENTO: Reclamos de Pliza de Seguros (Vehculos) Revisin No.: 1
1
El Departamento que utiliza el
vehculo robado o siniestrado
informa personal o
telefonicamente del suceso
Usuario del
vehculo
2
El Departamento de Transporte
informa aseguradora y solicita
ajustador y asiste al funcionario
involucrado
Jefe de
Transportes
3
En caso de robo, prepara y
presenta denuncia al Ministerio
Pblico
Jefe de
Transportes
4
En caso de Robo, recibe
informacin del vehculo y copia
de denuncia al Ministerio
Pblico.
Asistente
Administrativo
5
Presenta y da seguimiento al
reclamo a la compaa
aseguradora
Asistente
Administrativo
6
En caso de accidente, coordina
las cotizaciones en talleres
autorizados por aseguradora y
las presenta a Direccin
administrativa para adjuntar a
expediente
Jefe de
Transportes
7
En caso de accidente, coordina
con la aseguradora la eleccin
de taller y pago de deducible
Asistente
Administrativo
Unidad de Auditora
InternaDescripcin
Departamento de
InventariosP
a
s
o
N
o
.
Puesto
Responsable
Cualquier
Departamento o
Unidad
Direccin
Administrativa
Departamento de
Transportes
INFORME
COORDINACION
NOTIFICACION
CONSOLIDACIN
RECLAMO
COTIZACIN
COORDINACIN
A
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 38
MINSTERIO DE TRABAJO Y PREVISIN SOCIAL
PROCEDIMIENTO: Reclamos de Pliza de Seguros (Vehculos) Revisin No.: 1
8
En caso de accidente, traslada
vehculo a taller seleccionado y
supervisa reparacin
Jefe de
Transportes
9
En caso de robo no recuperado
o prdida total, notifica a
inventarios para su descarga
Jefe de
Inventarios
10Retorno del vehculo a usuario
(si es el caso)
Usuario de
Vehculo
11Elabora finiquito de descarga del
vehculoAuditor Interno
P
a
s
o
N
o
.
DescripcinPuesto
Responsable
Unidad de Auditora
Interna
Cualquier
Departamento o
Unidad
Departamento de
Transportes
Direccin
Administrativa
Departamento de
Inventarios
A
SUPERVISIN
ENTREGA
FINIQUITA
EJECUCIN
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 39
MINSTERIO DE TRABAJO Y PREVISIN SOCIAL
PROCEDIMIENTO: Solicitud Mensual de Uso de Vehculos Revisin No.: 1
1
El Director de un Departamento o Unidad Conjuntamento con
sus jefaturas determinan los requerimientos de vehiculos para el
mes. Esta planificacin debe tenerse lista 5 das antes del mes
planificado
2
De acuerdo a la planificacin, las diversas jefaturas elaboran y
envan a la direccin las solicitudes de requisicin de vehculos
para aprobacin
3
La Direccin del Departamento recibe para revisin las
requisiciones de vehculo, las cuales deben estar acorde a la
planificacin previa.
4 Si esta correcta aprueba, si no envia a correccin
5 Realiza las correcciones a la requisicin de vehculos
6 Firma y Sella las Requisiciones de vehculos y traslada
7 Recibe requisiciones de vehculos, firma y sella y traslada
8 Recibe y traslada
9Recibe requisiciones de vehculos debidamente firmadas y
selladas y traslada
Descripcin Direccin Administrativa
P
a
s
o
N
o
.
Jefaturas de un
Departamento
Direccin del
DepartamentoJefatura de Transporte
Viceministro
Correspondiente
INICIO
PLANIFICACIN
PROCESO
RECEPCIN
REVISIN
CORRECCIN
FIRMA Y SELLO
FIRMA Y SELLO
TRAMITE
RECEPCIN
A
SI
NO
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 40
MINSTERIO DE TRABAJO Y PREVISIN SOCIAL
PROCEDIMIENTO: Solicitud Mensual de Uso de Vehculos Revisin No.: 1
10Enva esta planificacin y requisiciones al
Departamento de Transporte
11
El Departamento de Transporte realiza la
distribucin de vehculos de acuedo a la
planificacin, asigna vehculo, piloto y define
cantidad de combustible necesaria
12
Traslada requisiciones de vehculos a Director
Administrativo para revisin (vehculo adecuado,
piloto y combustible)
13 Si, aprueba. No rechaza para correccin
14 Realiza correcciones segn indicaciones
15Adjunta cupones de combustible a cada
requisicin y traslada
16 Firma de recibido (cupones de combustible)
17Incorpora al plan general mensual de distribucin
de vehculos
18Previo a la asignacin revisa y anota en bitcora de
vehiculo kilometraje y combustible en vehculo
19Al retornar vehculo se revisa y anota kilometraje y
combustible en bitcora de vehculo y archiva.
Direccin del
Departamento
Viceministro
CorrespondienteJefatura de Transporte Direccin Administrativa
P
a
s
o
N
o
.
DescripcinJefaturas de un
Departamento
A
RECEPCIN
PROCESO
PROCESO
REVISIN
CORRECCIN
PROCESO
RECEPCIN
PROCESO
PROCESO
PROCESO
FIN
SI
NO
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 41
MINSTERIO DE TRABAJO Y PREVISIN SOCIAL
PROCEDIMIENTO: Trmite de Adquisicin Celulares y Lineas de Tierra Revisin No.: 1
1
Llenar Solicitud de linea
especificando ubicacin, uso
que se dar y responsable de la
misma
Director o Jefe de
Unidad o
Departamento
2
Corrobora la necesidad de lo
solicitado y alternativas posibles
como tarifas, planes, etc.
Asistente
Administrativo
3Analiza y viabilidad y
conveniencia tcnicaDirector
4 Autoriza la adquisicinDirector
Administrativo
5 Autoriza la adquisicinVice Ministro
Administrativo
6
Adquiere lo solicitado, enva a
inventarios o notifica a
Direccin Administrativa la
informacin de nmero,
responsable, etc.
Jefe de Compras
7
Inventarios recopila la
informacin necesaria para
preparar tarjeta de
responsabilidad
Jefe de
Inventarios
8
Incluye el telfono adquirido en
sistema de control de celulares y
lineas fijas
Asistente
Administrativo
8
Firma tarjeta de responsabilidad
y recibe el telfono o linea que
ser su responsabilidad
Solicitante -
Responsable del
equipo
Departamento de
InventariosDescripcin
Departamento de
ComprasDespacho Superior
P
a
s
o
N
o
.
Puesto
Responsable
Cualquier
DepartamentoDISI
Direccin
Administrativa
SOLICI-TUD
REVI-SION
SI
NO
REVI-SION
SI
NO
AUTORIZACIN
ADQUISICIN
REGISTRO
ENTREGA
REGISTRO
AUTORIZACIN
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 42
MINSTERIO DE TRABAJO Y PREVISIN SOCIAL
PROCEDIMIENTO: Trmite de Donaciones Revisin No.: 1
1
Notifica a Direccin
Administrativa acerca de la
Donacin
Jefe o Director
2
Coordina proceso de recepcin
de Donacin con
Departamentos Involucrados
Asistente
Administrativo
3
Si es vehculo, Departamento de
Transportes ejecuta peritaje
para constancia del estado del
vehculo
Jefe de
Transportes
4
Si es equipo de cmputo DISI
efecta revisin de aspecto
tcnico
Director DISI
5Si es mobiliario, mantenimiento
efectua revisin del mismo
Jefe
Mantenimiento
6 Se levanta acta de recepcin Auditor Interno
7D ingreso a donacin y prepara
tarjeta de responsabilidad
Jefe de
Invemntarios
P
a
s
o
N
o
.
Puesto
Responsable
Culquier Jefatura,
Direccin y Despacho
Superior
Departamento de
Inventario
Direccin
AdministrativaDISIDescripcin
Departamento de
Transporte
Departamento de
Mantenimiento
INFORMA
INGRESO
COORDINACIN
PERITAJE
PERITAJE
PERITAJE
ACTA
REGISTRO
A
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 43
MINSTERIO DE TRABAJO Y PREVISIN SOCIAL
PROCEDIMIENTO: Trmite de Donaciones Revisin No.: 1
8
En caso de equipos de
comunicacin y cmputo DISI
recibe para preparacin del
mismo
Director DISI
9
En caso de Vehiculos
Departamento de Transportes
inicia trmites legales
(inscripcin, placas, etc.)
Jefe Transportes
10
En caso de Mobiliario recibe
Mantenimiento para armado e
instalado
Jefe
Mantenimiento
11
Usuario del bien firma tarjeta de
responsabilidad y recibe
(vehculos solo si es para uso de
funcionarios)
Jefe o Director de
Departamento
P
a
s
o
N
o
.
DescripcinPuesto
Responsable
Departamento de
MantenimientoDISI
Culquier Jefatura,
Direccin y Despacho
Superior
Direccin
Administrativa
Departamento de
Inventario
Departamento de
Transporte
A
CONFIGURACIN
TRAMITE LEGAL
INSTALACION
ENTREGA
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 44
Direccin General de Previsin Social
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 45
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 46
1 Direccin, evaluacin, aprobacin y Coordinacin de acciones y proyectos
Se realizan reuniones con los jefes de cada uno de los Departamentos de la Direccin y con instituciones intra e interministeriales en las cuales se planifican los proyectos y acciones que sern ejecutadas
2 Asistir y convocar a las reuniones de los diferentes Consejos de Gobierno
Asistir a las reuniones de los consejos para conocer e impulsar las polticas, proyectos y acciones que emanen de dichas instancias. (CONASSO, CONAPROV, Comisin Consultiva del Adulto Mayor, Secretaria Ejecutiva de Erradicacin del Trabajo Infantil Departamento de Guatemala, SECCATID)
3 Coordinar los proyectos y acciones de la Direccin General de Previsin Social en los Departamentos
Se realizan llamadas telefnicas y visitas a las sedes de Previsin social en los Departamentos para que estos colaboren con los tcnicos y jefes de cada una de las Unidades de Previsin social
4 Evaluar la necesidad de insumos y transporte para cada uno de los Departamentos de la Direccin
Se realizan reuniones en los ltimos 5 das de cada mes para determinar las necesidades de transporte e insumos de cada mes y se realiza la programacin respectiva y las hojas de requisicin de insumos
5 Formacin de Comits de higiene y seguridad Es la organizacin bipartita de empleadores y trabajadores para que juntos
prevengan riesgos laborales dentro de los lugares de trabajo
6 Asesora Tcnica Consiste en una serie de visitas a los lugares de trabajo para prevenir accidentes y
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 47
enfermedades ocupacionales.
7 Informacin y sensibilizacin sobre salud y seguridad Se informa sobre la importancia de la prevencin de accidentes y las funciones de
los integrantes de los Comits de Higiene y Seguridad, as como la formacin de brigadas de emergencia sobre primeros auxilios de evacuacin y contra incendios. Tambin se recomienda la creacin de polticas de prevencin en salud y seguridad ocupacional.
8 Coordinar intersectorialmente con instituciones afines para desarrollar acciones unificadas
Se Coordina con el IGSS, con el objeto de unificar acciones y criterios dirigidos a la prevencin de riesgos laborales para promover la adopcin de medidas que protejan la vida y la salud de los trabajadores (as)
9 Orientacin a adolescentes trabajadores sobres sus derechos y obligaciones laborales
Se les brinda orientacin a los adolescentes trabajadores explicndoles sus derechos: salario mnimo, prestaciones laborales, jornada laboral, base legal que los ampara y sobre sus obligaciones: cumplir con su jornada de trabajo, entre otras; a su vez se inscriben en una base de datos que registra nombre, direccin de residencia, edad, Departamento donde reside, empresa con la que van a laborar o estn laborando, entre otros datos.
10 Orientaciones en los establecimientos educativos para prevenir la migracin de jvenes al mercado laboral
Se brinda orientacin en los establecimientos de educacin pblica para prevenir la migracin de los jvenes al mercado laboral, abandonando sus estudios y dndoles a conocer las peores formas de trabajo infantil y sus derechos y obligaciones, si optan por trabajar lo cual no es recomendado por los orientadores.
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 48
11 Formacin y Sostenibilidad de Secretarias Ejecutivas de Prevencin y Erradicacin del Trabajo Infantil
Coordinar actividades encaminadas a la prevencin y erradicacin del trabajo infantil con diversas entidades gubernamentales: Ministerio de Trabajo y Previsin Social, Ministerio de Educacin, Ministerio de Salud Pblica, Ministerio de Agricultura Ganadera y Alimentacin, Instituto Guatemalteco de Seguridad Social, Secretaria de Bienestar Social y no gubernamentales: CACIF, ONG's, Sindicatos. Formando Secretarias que ejecuten las labores en los Departamentos de la Repblica de Guatemala, priorizando las reas de extrema pobreza y luego de formadas se coordina para velar por la debida ejecucin de sus funciones
12 Control y elaboracin de informes financieros y tcnicos de los proyectos de cooperacin internacional
Elaborar los informes que deben llenar requisitos impuestos por la entidad donante, elaboracin de planillas de gastos, control de facturas, libros de caja. Se elabora un archivo como respaldo de gastos para liquidacin de cuentas del departamento financiero
13 Promover la creacin de fuentes de empleo para personas con discapacidad
Elaboracin de proyectos de capacitacin para personas con distintas discapacidades en las cuales se les ensea un oficio para mejorar sus capacidades o competencias laborales y/o se les otorga un capital semilla para iniciar una empresa o mejorar la propia. Despus de elaborado el proyecto se buscan los recursos financieros para ejecutarlo o se puede contar con este por medio del Ministerio
14 Capacitar a personas con discapacidad Capacitacin de personas con discapacidad para su integracin al campo laboral,
agrupndolos por sus distintas discapacidades y por rea geogrfica ensendoles
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 49
un oficio que puedan desempear con facilidad y que sea rentable
15 Brindar aportes econmicos reembolsables Consiste en evaluar las necesidades de financiamiento de microempresas de
discapacitados a travs de un comit de evaluacin conformado por autoridades del Ministerio, quien concede un crdito de hasta 12,000.00 quetzales para iniciar una microempresa sostenible o comprar equipo para la que ya se tiene que ayude al beneficiario a generar mejores ingresos o expandir su negocio. Despus de otorgado el aporte econmico se procede a requerir el cobro del dinero prestado va telefnica o por visitas a la residencia del deudor
17 Registros de personas con discapacidad Registra a las personas que hacen consultas por telfono o personalmente en la
unidad, se inscriben en un libro para llevar control del tipo de discapacidad, nmero de las personas que visitan o consultan informacin al Departamento y datos de contacto para ubicarlos en posteriores proyectos.
18 Recepcin y Clasificacin de Documentos Programa Adulto Mayor Se recibe y verifica que la papelera este completa y llene los requisitos exigidos
por la ley y cumpla con las disposiciones inter Ministeriales basadas en ley.
19 Revisin de Expedientes y Elaboracin de Dictamen Se revisa que los expedientes hayan cumplido con los requisitos legales y se
elabora el dictamen legal respectivo, para firma de Jefe de Seccin.
20 Elaboracin de Estudios Socioeconmicos Cuando el expediente cuenta con dictamen jurdico, se remite a las Trabajadoras
Sociales con base en una programacin elaborada por la trabajadora social y autorizada por la supervisora, los expedientes que se remiten a las trabajadoras sociales estn ordenados por ingreso cronolgico. En base a la programacin las trabajadoras sociales visitan a los solicitantes y elaboran el estudio
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 50
socioeconmico en el cual emiten una opinin si procede o no otorgarles el aporte. La Administradora de Trabajo Social se encarga que las programaciones se cumplan y revisa los estudios socioeconmicos de las trabajadoras junto con el supervisor.
21 Revisin de estudios socioeconmicos Cuando el expediente ya cuenta con el dictamen de la trabajadora social y el visto
bueno de la coordinadora se remite a la Seccin de Administradora de Trabajo Social. La Administradora de trabajo social se encarga de administrar el flujo de estudios socio-econmicos, verificar que cumplan los requisitos del estudio socioeconmico y traslado a la Seccin Jurdica, Informtica o Archivo General. Tambin se llevan a cabo estadsticas de los expedientes
22 Impresin de Resolucin Positiva Los expedientes con dictamen positivo se trasladan a la Seccin Jurdica. Una vez
recibido el expediente en la Seccin Jurdica se revisa que el mismo haya cumplido con los requisitos legales, se procede a marcar en las Bases de Datos que se imprimirn las resoluciones. Al contar con las resoluciones impresas, se genera una boleta de traslado en la base de datos, indicando que sern trasladadas a la Direccin de Previsin Social. En el caso que no proceda por falta de algn requisito legal se reenva una nota a trabajo social para tratar de subsanar la omisin de algn requisito y en cuanto se llena el requisito se procede a hacer la resolucin.
23 Impresin de Resolucin Negativa Los expedientes con dictamen negativo son trasladados a la Seccin de Negativas,
quienes se encargan de recibir los expedientes y marcarlos en la Bandeja de Entrada de la Base de Datos. En el caso que no proceda por falta de algn requisito legal se reenva una nota a trabajo social para tratar de subsanar la omisin de algn requisito y en cuanto se
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 51
llena el requisito se procede a hacer la resolucin.
24 Traslado de Expediente y Resolucin para firma Recepcin del expediente con dictamen y resolucin respectivos para firma de
jefatura del programa y de la Direccin General de Previsin Social
25 Traslado de Expediente y Resolucin para Notificacin Se reciben las resoluciones debidamente firmadas y se elabora la cdula de
notificacin respectiva y se traslada a los notificadores para que las mismas sean entregadas personalmente a los beneficiarios. Posteriormente se remiten a la sede central las cedulas de notificacin firmadas de recibido por los beneficiarios.
26 Registro de Cdulas de Notificacin Regionales Los coordinadores departamentales trasladan las cdulas al notificador o
trabajador social con el objeto de realizar la notificacin personal. El Adulto Mayor debe firmar ambas cedulas de notificacin, se le entrega la cdula de notificacin (positiva o negativa) y copia de la resolucin debidamente firmada. El notificador debe firmar la cdula y entregarla nuevamente a en la oficina regional. En las oficinas centrales la Seccin de Notificaciones recibe la Cdulas de Notificacin marcando su bandeja en la Base de Datos y enva a la seccin de Archivo o a informtica si no estn operadas en la Base de Datos.
27 Resguardo de Expedientes y Cdulas de Notificacin
Las Cdulas de Notificacin que ya fueron operadas en la base de Datos, deben trasladarse a la seccin de Archivo. Se marca en la Bandeja de Entrada en la Base de Datos y procede a poner el expediente completo y los documentos que ste gener en la gaveta y archivador correspondiente.
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 52
28 Elaboracin de la Nmina de Beneficiarios Se genera un proceso en la base de datos, el cual realiza un recorrido por todos los
registros y determina los aportes anteriores y los recientemente agregados para generar as una Nmina de Beneficiarios
29 Formacin y capacitacin en Derechos Laborales de la Mujer Trabajadora
Se realizan talleres de capacitacin regionales, departamentales, intra institucional, a trabajadoras y a empleadores (as).
30 Promocin y divulgacin Esta se realiza por difusin radial, afiches, tri-foliares, cartillas y publicaciones en el
peridico. Se Divulgan por este medio los derechos laborales de las mujeres, la cartilla sobre procedimientos sobre despidos laborales, afiches publicitarios para hacer valer los derechos de las mujeres trabajadoras.
31 Orientacin y asesora Se presta asesora y orientacin a la mujer trabajadora, que ha sido despedida o
que ha sido afectada en sus derechos, a su vez se orienta con respecto a los derechos que la ley le otorga. Se atienden a trabajadoras de distintas empresas de iniciativa privada, maquilas e industria, cuando ellas visitan las instalaciones del Ministerio de Trabajo y Prevencin Social, tambin por medio de contacto telefnico.
32 Elaboracin de proyectos Planear y disear actividades intra e interinstitucionales que permitan al
departamento de mujer trabajadora una mejor proyeccin de sus funciones de una manera sistematiza que facilite las acciones de promover divulgar y proteger los derechos de la mujer trabajadora
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 53
33 Fortalecimiento del mecanismo institucional del departamento de promocin de mujer trabajadora
Establecer el contacto con las instituciones de carcter civil y gubernamentales para promocionar y fortalecer las funciones que el departamento de promocin a la mujer trabajadora tenga que desarrollar, promoviendo el intercambio de planes mtodos y sistemas, que integren a las instituciones para optimizar los objetivos
34 Fomar parte de la coordinadora interinstitucional indgena del Estado Se llevan a cabo reuniones de trabajo y se comparte informacin sobre el avance
de las acciones emanadas de las diferentes legislaciones en materia de Pueblos indgenas por cada institucin. (Ministerio de Trabajo y Previsin Social Convenio 169, Defensora de la Mujer Indgena Registro de casos y acompaamiento, Fondo de Desarrollo Indgena Guatemalteco FODIGUA cuantos proyectos se han aprobado y en que poblaciones indgenas, y 21 otras instituciones)
35 Coordinar con la Inspeccin General de Trabajo y la Procuradura de la Defensa del Trabajador, a efecto de velar para que se respeten los derechos de los trabajadores pertenecientes a Pueblos Indgenas.
Reuniones con el Inspector General de Trabajo para que se le de tratamiento diferente a los casos denunciados por Discriminacin racial
36 Socializacin del contenido del convenio 169 Por medio de seminarios, talleres y conversatorios sobre derechos de los pueblos
indgenas, coordinando con municipalidades, Consejos de Desarrollo, Asociaciones o agrupaciones de Sociedad Civil y del Estado.
37 Elaborar Memorias de Labores de avances en la aplicacin del convenio 169 de OIT, respondiendo a las solicitudes directas de la Comisin de Expertos de la Organizacin Internacional de Trabajo y otras Instituciones gubernamentales y no gubernamentales que requieran esta informacin.
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 54
Se recopila a nivel de Instituciones del Estado el cumplimiento en la aplicacin del convenio 169 luego se sistematiza la informacin y se adjuntan anexos que respalden la informacin.
38 Difusin del convenio 169 Difundir el contenido del convenio 169 por medios de comunicacin, escritos,
auditivos, televisivos
39 Realizacin de Diplomados sobre el convenio 169 y derechos especficos de los pueblos indgenas
Se coordina con el Instituto de Administracin Publica INAP la realizacin del mismo y se discuten los diferentes mdulos de acuerdo a las nuevas legislaciones en materia de pueblos indgenas
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 55
MINSTERIO DE TRABAJO Y PREVISIN SOCIAL
PROCEDIMIENTO: Reuniones de Coordinacin Revisin No.: 1
1 Convoca a reunin con con involucrados
2
Se realiza reunin(es) de planificacin y/o coordinacin en la cual
se verifica la realizacin de las actividades programadas,
generacin de nuevos programas y proyectos de prevencin.
3Realiza reporte de avances y/u oficios que requieren aprobacin
del Despacho Superior
4 Recibe informe
5 Si aprueba o solicita modificaciones
6 Realiza modificaciones solicitadas
7 Presenta informe para Despacho Superior
8 Despacho Superior, revisa, firma y sella de conocimiento
9 Firma y sella de aprobacin
10 Recibe firmado y sellado y archiva
11 Enva copia a unidad, departamento o institucin involucrada
Ministro de Trabajo y
Previsin Social
Viceministro de Previsin
SocialDescripcin
P
a
s
o
N
o
.
Direcitor General de
Previsin Social
Intitucin (es), Unidad(es)
o Departamento(s)
involucrados
INICIO
CONVOCA
REUNIN REUNIN
REPORTE
RECEPCIN
REVISIN
MODIFICA
FIRMA Y SELLO
CONOCIMIENTO
FIRMA Y SELLO
RECIBE Y ARCHIVA
FIN
SI
NO
RECIBE COPIA
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 56
MINSTERIO DE TRABAJO Y PREVISIN SOCIAL
PROCEDIMIENTO: Reuniones de Consejos de Gobierno (Convocar) Revisin No.: 1
1 Prepara Agenda de reunin a la que convocar
2 Convoca a reunin y enva agenda a entidades involucradas
3 Copia a Viceministro de Previsin Social de Agenda de reunin
4 Asistencia a reunin
5 Realiza minuta de reunin
6Enva minuta a Viceministro de Previsin Social para
conocimiento y comentarios
7 Enva copia de minuta a involucrados
8Realiza seguimiento de puntos que le corresponden segn
minuta de reunin
P
a
s
o
N
o
.
Diferentes Consejos
de Gobierno
Direccin General de
Previsin Social
Viceministro de
Previsin SocialDescripcin
INICIO
PROCESO
CONVOCA
CONOCIMIENTO
REUNIN
PROCESO
CONOCIMIENTO
REUNIN
SEGUIMIENTO
SEGUIMIENTO
FIN
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 57
MINSTERIO DE TRABAJO Y PREVISIN SOCIAL
PROCEDIMIENTO: Reuniones de Consejos de Gobierno (Asistir) Revisin No.: 1
1 Recibe convocatoria y agenda de reunin
2
Oficio de conocimiento a Viceministro de Previsin Social con
copia de agenda (si la hay) indicando puntos que involucran al
MTPS
3 Prepara material necesario para reunin segn agenda recibida
4 Asistencia a reunin
5 Recibe minuta de reunin
6
Enva copia de minuta a Viceministro de Previsin Social
indicando los puntos que corresponden al MTPS para
conocimiento y comentarios
7Realiza seguimiento de puntos que le corresponden segn
minuta de reunin
P
a
s
o
N
o
.
Diferentes Consejos
de Gobierno
Direccin General de
Previsin Social
Viceministro de
Previsin SocialDescripcin
INICIO
RECEPCIN
CONOCIMIENTO
REUNIN
CONOCIMIENTO
REUNIN
SEGUIMIENTO
FIN
PROCESO
RECEPCIN
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 58
MINSTERIO DE TRABAJO Y PREVISIN SOCIAL
PROCEDIMIENTO: Registro, anlisis, verificacin y nmina del programa del Adulto Mayor Revisin No.: 1
RecepcinSeccin de
Archivo
Seccin de
Trabajo SocialSeccin Jurdica Notificadores
Seccin de
Informtica
Jefatura Adulto
Mayor
Sedes Departamen-
tales
1Recepcin de Documentos Sede
Central
Recepcionista del
Depto. Adulto
Mayor
2Recepcin de Documentos Sede
Departamental
Recepcionista
Sede
Departamental
3
Revisin de Documentos - Se
verifica papelera completa y
que llene los requisitos exigidos
por la ley.
Recepcionista
Sede
Departamental
4Secretaria realiza registro escrito
de expediente
Secretaria Sede
Departamental
5
Asistente Verificadora recibe
para resguardo expedientes y
los entrega para estudios socio-
econmicos
Asistente
Verificador Sede
Departamental
6
Revisin de Documentos - Se
verifica papelera completa y
que llene los requisitos exigidos
por la ley.
Recepcionista del
Depto. Adulto
Mayor
7Se ingresa expediente a base de
datos
Encargado de
Seccin Archivo y
sus Digitadores
Direccin
General de
Previsin Social
Departamento Adulto Mayor
Descripcin
P
a
s
o
N
o
.
Puesto
Responsable
INICIO
REVISION
REGISTRO
INICIO
REGISTRO
VERIFICACION
SI
NO
rev
SI
NO
A
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 59
MINSTERIO DE TRABAJO Y PREVISIN SOCIAL
PROCEDIMIENTO: Registro, anlisis, verificacin y nmina del programa del Adulto Mayor Revisin No.: 1
RecepcinSeccin de
Archivo
Seccin de
Trabajo SocialSeccin Jurdica Notificadores
Seccin de
Informtica
Jefatura Adulto
Mayor
Sedes
Departamentales
8Se realiza resguardo de
expedientes
Encargado de
Seccin Archivo y
sus Digitadores
9
Se remiten los expedientes a las
Trabajadoras Sociales. Esta fase se basa en una
programacin elaborada por la
trabajadora social y autorizado por
la supervisora, los expedientes
estan ordenados por ingreso
cronolgico.
Trabajadora
Social y
Supervisora
10
La Administradora de trabajo
social administra el flujo de
estudios socio econmicos. Verifica que cumplan los requisitos
traslada a la seccin jurdica.
Tambin se llevan a cabo
estadisticas de los expendientes
Administradora
de Trabajo Social
11
Se revisa que el expediente
cumpla con los requisitos
legales. En el caso que no proceda por falta de
algn requisito legal se reenvia una
nota a trabajo social para tratar de
subsanar la omisin.
Jefe de Seccin
Jurdica -
Asistente de
seccin Jurdica
12 Ingresa a base de datosJefe de
Informtica y sus
Digitadores
13
Se elabora el dictamen y
resolucin respectiva a los que
procede el aporte econmico.
Jefe de Seccin
Jurdica -
Asistente de
seccin Jurdica
14
Traslado del expediente que
debe incluir dictamen y
resolucin para firma
Jefatura Dpto.
Adulto Mayor -
Director General
de Previsin
Social
Direccin
General de
Previsin Social
P
a
s
o
N
o
.
DescripcinPuesto
Responsable
Departamento Adulto Mayor
ARCHIVO
ADMINISTRA
VERIFICACIONFISICA
REVISION
INGRESO
DIGITAL
RESOLUCION
APROBACION APROBACION
SI
NO
A
B
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 60
MINSTERIO DE TRABAJO Y PREVISIN SOCIAL
PROCEDIMIENTO: Registro, anlisis, verificacin y nmina del programa del Adulto Mayor Revisin No.: 1
RecepcinSeccin de
Archivo
Seccin de
Trabajo SocialSeccin Jurdica Notificadores
Seccin de
Informtica
Jefatura Adulto
Mayor
Sedes Departamen-
tales
15
Traslado del expediente que
debe incluir dictamen y
resolucin para firma
Jefatura Dpto.
Adulto Mayor -
Director General de
Previsin Social
16
Juridico elabora copia y traslada
aprobadas a Administracin de
Trabajo Social
Jefe de Seccin
Jurdica - Asistente
de seccin Jurdica
17Mantiene expedientes no
aprobados en resguardo
Jefe de Seccin
Jurdica - Asistente
de seccin Jurdica
18
Administracin de Trabajo
Social recibe copias de
expedientes de jurdico y las
traslada a notificadores
Administadora
Trabajo Social
19
Notificadoresentregan
personalmente a los
beneficiarios.
Notificador Depto
Adulto Mayor
20
La Administracin de Trabajo
Social elabora y consolida las
cdulas de notificacin
entregadas elabora listados de
las mismas y traslada a
informtica
Administadora
Trabajo Social
21
Ingreso da de alta en base de
datos al beneficiado y lo integra
a nmina
Jefe de Informtica
y sus Digitadores
22
Tralado de cdulas de
notificacin, se adjuntan al
expediente, se archivan y
resguardan
Encargado de
Seccin Archivo
23 Fin del Proceso
Direccin
General de
Previsin Social
P
a
s
o
N
o
.
DescripcinPuesto
Responsable
Departamento Adulto Mayor
REVISIN
FINAL
ARCHIVO
NOTIFICACION
TRASLADO
CONSOLIDA
INGFRESA
BASE DE DATOS
ARCHIVO
SI
NO
B
FIN
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 61
DISI
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 62
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 63
1 Capacitar en temas informticos El objetivo de sta funcin es capacitar al personal del Ministerio de Trabajo en el
uso de los diferentes sistemas que se desarrollan en el Ministerio para temas especficos como por ejemplo Adulto Mayor, Permisos para Extranjeros, Sistema de Informacin Laboral, entre otros. As mismo, capacitaciones sobre uso de Open Office, sistema operativo Linux y otros.
2 Desarrollar aplicaciones especficas Consiste en levantar informacin de la unidad solicitante para el desarrollo de
sistemas y apoyar en proyectos de sistemas que involucran donaciones. Por ejemplo Recreacin, Adulto Mayor, Permisos para extranjeros
3 Dar mantenimiento a infraestructura Dar mantenimiento preventivo y correctivo a la base instalada de computadoras,
infraestructura de red y aplicativos.
4 Dar soporte a usuarios Este proceso consiste en tomar todo tipo de reporte de fallas y resolver todos los
problemas de hardware y software.
5 Velar por cumplimiento de polticas Consiste en velar por el cumplimiento de polticas informticas institucionales. En
este puesto se concentra mucha de la informacin estratgica de la institucin, lo cual permite tener una visin macro ms completa de las necesidades institucionales a nivel de polticas informticas
6 Administrar la DISI Consiste en realizar todas aquellas actividades administrativas que soportan
actividades que involucran al recurso humano, documentacin especial, planificacin de actividades y otros propios de la administracin.
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 64
E
Estadsticas Laborales
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 65
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 66
1 Informe del empleador Recepcin Anual que presentan todas las empresas privadas a nivel nacional; esto
segn el Artculo 61 del CODIGO DE TRABAJO al no presentar esta informacin segn articulo 272 inciso F) la empresa estar sujeta a una sancin econmica que oscila de 2 a 10 salarios mnimos. La funcin de este informe es proporcionar informacin Nacional de Estadstica como la PEA (Poblacin Econmicamente Activa)
2 Estadsticas continuas regionales Las Sedes y subsedes del Ministerio de Trabajo comienzan sus labores en la fecha
24 de mayo del 2000 segn el acuerdo Ministerial 182-2000. 24 Sedes y Subsedes del Ministerio de Trabajo con funciones Laborales. Director de la Inspeccin supervisa el trabajo a nivel regional por medio de los Directores por Regin. Las Sub sedes le envan la informacin a las Sedes que les corresponden y de la Sedes la envan a la Inspeccin General de Trabajo con copia a Estadstica.
3 Estadsticas continuas central Las Sedes y subsedes del Ministerio de Trabajo comienzan sus labores en la fecha
24 de mayo del 2000 segn el acuerdo Ministerial 182-2000. 24 Sedes y Subsedes del Ministerio de Trabajo con funciones Laborales. Director de la Inspeccin supervisa el trabajo a nivel regional por medio de los Directores por Regin. Las Sub sedes le envan la informacin a las Sedes que les corresponden y de la Sedes la envan a la Inspeccin General de Trabajo con copia a Estadstica.
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 67
Recursos Humanos
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 68
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 69
1 Recepcin de papelera Es el proceso por medio del cual se recibe y registra y distribuye a la persona
responsable de su diligenciamiento toda clase de documentos que ingresan a la Direccin
2 Acciones de Personal Nombramiento y contratacin de personal, entregas y tomas de posesin por
ascensos, suspensiones de IGSS, sanciones, renuncias, destituciones y licencias varias.
3 Contratacin 029 y grupo 18 Es el proceso que se encarga de contratar personas por otros renglones
presupuestarios 029 y grupo 18
4 Contratos por planilla Contratacin de personal por el rengln presupuestario 031 (Personal por Jornal)
5 Proceso de Sanciones y Despido Contempla las Amonestaciones Verbales, Escritas, la Suspensin de Trabajo sin
goce de salario (sancin disciplinaria) as como las destituciones, que se aplican al personal que presta sus servicios por los renglones 011.022 y 031, por faltas cometidas en el servicio observando para el efecto el procedimiento establecido en el Pacto Colectivo, Vigente y Ley de Servicio Civil y su respectivo reglamento
6 Liquidacin de nmina Liquidacin de las nominas de pago de salarios, jornales, tiempo extraordinario y
honorarios segn sea el caso aplicando para el efecto los descuentos de ley, los embargos judiciales y los descuentos por prstamos otorgados por el Banco de los Trabajadores.
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 70
7 Expedientes personales Integracin de los expedientes personales del personal de primer ingreso y guarda
y custodia de los mismos del personal que actualmente presta sus servicios en el Ministerio y de quienes han dejado de hacerlo. Archivo en cada uno de ellos, de los documentos que contienen informacin personal, nombramientos, vacaciones, licencias, suspensiones disciplinarias, ascensos, traslados, etc.
8 Realizar Resoluciones de licencias con o sin goce de sueldo Emisin de Resoluciones Ministeriales por medio de las cuales se otorgan las
licencias que de conformidad con la ley tienen derecho los servidores pblicos.
9 Control de ingresos y egresos Llevar el control del inicio y conclusin de las labores as como del perodo de
almuerzo del personal que presta sus servicios en oficinas centrales por los renglones presupuestarios 011 y 031, para el cual se utiliza el reloj biomtrico, generando los reportes necesarios para determinar que personas ingresan tardamente a sus labores o faltan a ellas y de esa manera iniciar el procedimiento de sanciones.
10 Emitir Acuerdos Ministeriales de Destitucin, Aceptacin de Renuncia o Rescisin de contratos
Lo constituye el proceso de la emisin de los Acuerdos Ministeriales respectivos, remisin de los proyectos a los Asesores Jurdicos del Despacho para su revisin y traslado a la Secretara General para la firma de la Autoridad Nominadora.
11 Atencin mdica Proceso por medio del cual se atiende en consulta mdica al personal que
presenta problemas de salud, que no necesitan tratamiento mayor. Tambin atiende a las personas beneficiadas con el Programa del Adulto Mayor
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 71
MINSTERIO DE TRABAJO Y PREVISIN SOCIAL
PROCEDIMIENTO: Contratacin 029 y Grupo 18 Revisin No.: 1
1
Recepcin y revisin de los expedientes de las personas que sern
contratadas, con el objeto de determinar si cuentan con los
documentos necesarios.
2 Conforma expediente y traslada
3Visto Bueno y determinacin de honorarios que se retribuirn del
Viceministro Administrativo Financiero,.
4 Se solicita asignacin de partida presupuestaria y traslada
5 Se crea partida presupuestaria y traslada
6 Se elabora contrato
7 Se cita al contratistapara firma de contrato
8Se proporciona copia al contratista para adquisicin de finza de
cumplimiento
9 Recibe fianza, adjunta a expediente
P
a
s
o
N
o
.
Viceministro
Administrativo
Encargado de Contratos
RRHH
Recepcin, registro y
distribucin de
documentos RRHH
Jefe de Presupuestos ContratistaDescripcin Direccin UDAFAsistente de la
Direccin RRHH
INICIO
RECEPCION
CONFORMACION
AUTORIZACION
RECEPCION
ASIGNACION
ELABORACION
FIRMA
RECEPCION
RECEPCION
A
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 72
MINSTERIO DE TRABAJO Y PREVISIN SOCIAL
PROCEDIMIENTO: Contratacin 029 y Grupo 18 Revisin No.: 1
10Elabora proyecto de Acuerdo Ministerial de aprobacin de
contrato, adjunta al expediente y traslada
11 Revisa proyecto de Acuerdo Ministerial aprueba o rechaza
12 Realiza correcciones solicitadas
13 Enva al Despacho Superior para firma
14Recibe expediente con Acuerdo Ministerial debidamente firmado
y traslada
15 Presenta expediente a Secretara General
16 Secretara General notifica al contratista
P
a
s
o
N
o
.
DescripcinMinistro de Trabajo y
Previsin Social
Asistente de la
Direccin RRHHContratistaJefe de Presupuestos
Encargado de Contratos
RRHHDireccin UDAF
Asesor Despacho
Ministerial
ELABORACION
CORRECCIONES
REVISION
FIRMA
RECEPCION
TRASLADA
NOTIFICACION
FIN
A
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 73
Secretara de Comunicacin Social
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 74
1 Encargada de la comunicacin interna y externa del Ministerio. Establecer las estrategias y mecanismos a utilizar para divulgacin de las
actividades que realiza la institucin tanto a nivel externo, como a nivel interno.
2 Monitoreo de medios de comunicacin Realizar diariamente el monitoreo de las noticias que tengan relacin o afecten
directamente al ministerio, tanto en medios escritos como electrnicos. De esta informacin se realiza un breve resumen, se lleva un archivo fsico y se enva copia diariamente al ministro y sus viceministros, a fin de facilitarles la informacin.
3 Elaboracin de material informativo del MTPS La Secretara es la encargada del diseo y elaboracin del material grfico del
ministerio. Esto incluye boletines, volantes, afiches, mantas y cualquier otra representacin grfica de la institucin.
4 Asesorar y coordinar eventos del Mintrab designados por el Despacho Superior.
Coordinar la logstica y el protocolo de los eventos del Ministerio de trabajo, as como la atencin a visitantes y funcionarios que se acercan al Despacho Superior
5 Cobertura de actividades pblicas del Mintrab Toda actividad pblica en donde est presente el Sr. Ministro o los Viceministros
debe ser cubierta por esta Secretara, a fin de documentar el evento y posteriormente darlo a conocer. Esto incluye, fotografas, video, audio, etc. Tambin incluye recopilacin de la informacin para elaborar nota informativa.
6 Atencin a usuarios del Mintrab La Secretara brinda atencin a estudiantes y pblico en general que acuden al
ministerio para buscar informacin de las diferentes dependencias y de los servicios que presta el ministerio.
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 75
7 Atencin a medios de comunicacin La Secretara atiende y sirve de enlace entre las autoridades del Ministerio y los
medios de comunicacin, cuando stos requieren informacin de la institucin.
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 76
Unidad de Auditora
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 77
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 78
1 Plan Anual de Auditora Seleccin de las reas a auditar atendiendo una evaluacin preliminar que conlleva
la priorizacin de los trabajos especficos que se realizarn, elaborando las estrategias para su cumplimiento, objetivos, meta anual que se pretende alcanzar, tipos de auditora, reas seleccionadas, recursos necesarios, cronograma de actividades y asignacin de personal.
2 Nombramiento Emisin de la constancia legal que autoriza al auditor interno para proceder a la
investigacin y lo acredita ante la entidad fiscalizada.
3 Familiarizacin con el Ente a Auditar Obtener conocimiento general de la entidad y el rea objeto de examen,
consultando el archivo permanente, los sistemas de informacin y los procesos operacionales y realizando una visita preliminar al lugar designado para la auditora.
4 Evaluacin Preliminar de Control Interno Identificar las reas crticas y definir la naturaleza, oportunidad y alcance de los
procedimientos de auditora, describiendo las principales actividades sustantivas de la entidad
5 Elaboracin del Memorando de Planificacin Resumir los criterios para ser utilizados en la auditora, definir los objetivos
generales y especficos, naturaleza y alcance del trabajo, estimacin de recursos y tiempos de trabajo.
6 Elaboracin del Programa de Auditora Ordenar los procedimientos para ser aplicados en el proceso de la auditora,
instruyendo la ejecucin de pruebas de cumplimiento y sustantivas, corroborando
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 79
la confiabilidad de los procedimientos de control interno.
7 Elaboracin de los Medios para la Evaluacin de Control Interno Elaboracin de cuestionarios de control interno, flujo gramas y narrativas.
8 Elaboracin de Cronograma de Trabajo Detalle de las actividades de auditora a realizar, el tiempo asignado para su
ejecucin, y los recursos humanos, materiales y financieros.
9 Presentacin del Nombramiento El nombramiento se presenta ante el ante auditado, para acreditar legalmente la
intervencin de la auditora
10 Entrevista Encuentro convenido entre la persona que tiene a su cargo las funciones que se
van a auditar y el auditor interno, para obtener informacin sobre los ciclos y/o procesos que se van a examinar
11 Cuestionario de Control Interno y Descripcin de Puesto Preguntas plasmadas en un formulario para obtener informacin de las funciones,
control interno de la entidad auditada y descripcin de datos personales y actividades designadas en el puesto de trabajo
12 Pruebas de Cumplimiento Son procedimientos de auditora, para evaluar el cumplimiento de las leyes,
normas, reglamentos, convenios, contratos y otros aspectos legales aplicables; estas pruebas deben estar basadas en el programa de auditora.
13 Pruebas Sustantivas Estas pruebas son procedimientos de auditora, para obtener evidencia directa
sobre la validez de las transacciones y saldos incluidos en los registros contables,
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 80
administrativos e informacin financiera. Tambin incluyen procedimientos para verificar el adecuado cumplimiento de aspectos legales aplicables de una manera ms analtica y detallada.
14 Papeles de Trabajo Registro en papeles de trabajo, de los procedimientos seguidos, pruebas
realizadas, informacin obtenida y conclusiones de lo que se realiz durante el desarrollo de la auditora, para luego organizar un registro completo y detallado que documente la ejecucin de la auditora y sus recomendaciones.
15 Informe en Borrador Elaboracin de un informe en borrador de los hallazgos identificados y las
recomendaciones formuladas
16 Discusin del Informe Discutir los hallazgos con los funcionarios y responsables de la entidad auditada
para asegurar el cumplimiento de las recomendaciones
17 Control de Calidad Revisin del informe para determinar la calidad de la informacin contenida y
garantizar los estndares ptimos en todas sus etapas.
18 Informe Final Informe por escrito conteniendo la comunicacin de resultados, los hallazgos y
recomendaciones formuladas; aprobado por el Jefe de la Auditora Interna.
19 Supervisin Es un proceso tcnico que consiste en dirigir, controlar y asesorar la ejecucin de la
auditora desde su inicio hasta la aprobacin final del informe, por parte del nivel jerrquico competente.
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 81
20 Actualizacin del Archivo Permanente Consiste en la recopilacin y organizacin de documentos, tales como: copias y
extractos de informacin que se utilizarn en forma continua y necesaria para la planificacin y ejecucin de las auditoras, por lo que en cada auditora se debe recopilar y agregar toda la documentacin que permita mantener ordenado y actualizado el archivo.
21 Actualizacin del Archivo Corriente Archivo de papeles de trabajo utilizados como evidencia, comunicacin e
informacin, as como documentos que sirvieron para una adecuada administracin de la ejecucin de la auditora.
22 Copias del Informe Fotocopiar y encuadernar el informe original y las copias.
23 Distribucin de los Informes Es el proceso en el cual se trasladan los informes a la mxima autoridad, a los
responsables del rea auditada, y al archivo de la Unidad de Auditora Interna.
24 Seguimiento de las Recomendaciones Seguimiento a las recomendaciones del informe de la auditora anterior
25 Asesora Administrativa y Financiera Apoyo en aspectos de compras y contrataciones, inversiones de infraestructura,
manejo de fondos para fines especficos, aspectos legales sobre normas, leyes y regulaciones aplicables al presupuesto, tesorera, contabilidad, ley de Servicio Civil, ley de la Contralora General de Cuentas, ley de Responsabilidad de Funcionarios y Empleados Pblicos y otras leyes afines
26 Archivo Archivo en forma adecuada de los informes finales, los programas de auditora y
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 82
los papeles de trabajo, con la ms alta confidencialidad, por rea, cuenta examinada, numeracin correlativa, debidamente referenciados, firmados y fechados.
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 83
MINISTERIO DE TRABAJO Y PREVISIN SOCIAL
PROCEDIMIENTO: Proceso de Auditora Revisin No.: 1
1 Se prepara el nombramiento del Auditor Interno asignado
2 Firma y Sella Nombramiento
3
Se presenta el nombramiento al Jefe o Director de l Departamento o Unidad a Auditar, el
cual autoriza al auditor interno para proceder a la investigacin y lo acredita ante la entidad
fiscalizada
4
Ser realiza un encuentro convenido entre la persona que tiene a su cargo las funciones que
se van a auditar y el auditor interno, para obtener informacin sobre los ciclos y/o procesos
que se van a examinar
5
Se realiza la familiarizacin con el ente a auditar consultando el archivo permanente, los
sistemas de informacin y los procesos operacionales y realizando una visita preliminar al
lugar designado para la auditora
6
Elabora Formulario de Control interno (requerido por la CGC), en el cual identifica las reas
crticas y define la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditora,
describiendo las principales actividades sustantivas de la entidad
7
Elaborar Memorando de Planificacin (requerido por la CGC), el cual resume los criterios
para ser utilizados en la auditora, define los objetivos generales y especficos, naturaleza y
alcance del trabajo, estimacin de recursos y tiempos de trabajo
8
Elabora el Programa de Auditora (requerido por la CGC), por medio del cual ordena los
procedimientos para ser aplicados en el proceso de la auditora, realizando pruebas de
cumplimiento y sustantivas y corroborando la evaluacin preliminar del control interno
9
Se conforma el expediente integrando los formularios exigidos por la Contralora General de
Cuentas: Memorando de Planificacin, Formulario de Control Interno, Formulario de
Programa de Auditora e Informe Anterior de Auditora
10 Elabora Cronograma de Trabajo
Descripcin
P
a
s
o
N
o
.
Departamento o Unidad a
AuditarJefe de Auditora
Secretaria de la Unidad de
AuditoraAuditor Interno Actuante
INICIO
ELABORACIN
FIRMA Y SELLO
TRMITE
FAMILIARIZACIN FAMILIARIZACIN
FAMILIARIZACIN
ELABORACIN
ELABORACIN
ELABORACIN
CONFORMACIN
ELABORACIN
A
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 84
MINISTERIO DE TRABAJO Y PREVISIN SOCIAL
PROCEDIMIENTO: Proceso de Auditora Revisin No.: 1
11
Se responden las preguntas plasmadas en un formulario para obtener informacin de las
funciones, control interno de la entidad auditada y descripcin de datos personales y
actividades designadas en el puesto de trabajo
12
Se realiza Pruebas de Cumplimiento para evaluar el cumplimiento de las leyes, normas,
reglamentos, convenios, contratos y otros aspectos legales aplicables; estas pruebas deben
estar basadas en el programa de auditora.
13
Se realizan Pruebas Sustantivas para obtener evidencia directa sobre la validez de las
transacciones y saldos incluidos en los registros contables, administrativos e informacin
financiera. Tambin se realizan procedimientos para verificar el adecuado cumplimiento
de aspectos legales aplicables de una manera ms analtica y detallada
14
Se realiza registro en papeles de trabajo, de los procedimientos seguidos, pruebas
realizadas, informacin obtenida y conclusiones de lo realizado durante el desarrollo de la
auditora y organiza un registro completo y detallado que documenta la ejecucin de la
auditora y sus recomendaciones
15Elabora un informe en borrador de los hallazgos identificados y las recomendaciones
formuladas
16 El Jefe de la Unidad de Auditora recibe el informe en borrador para revisin y discusin
17El informe en borrador es discutido con los funcionarios responsables de la entidad
auditada
18Luego de revisar el informe en borrador con los funcionarios responsables de la entidad
auditada lo traslada
Secretaria de la Unidad de
Auditora
P
a
s
o
N
o
.
DescripcinDepartamento o Unidad a
AuditarJefe de Auditora Auditor Interno Actuante
A
ELABORACIN
PROCESO
PROCESO
PROCESO
ELABORACIN
REVISIN
REVISIN
TRMITE
B
Ministerio de Trabajo y Previsin Social 85
MINISTERIO DE TRABAJO Y PREVISIN SOCIAL
PROCEDIMIENTO: Proceso de Auditora Revisin No.: 1
19Se recibe el informe para revisin de Control de Calidad, por medio del cual se
determina la calidad de la informacin contenida
20 Si confome aprueba o devuelva para correcciones
21 Realiza correcciones
22Se realiza el informe final conteniendo los hallazgos y recomendaciones
formuladas
23 Recibe informe final para aprobacin
24 Aprobacin del informe final
25 Realiza correcciones
26
Con el informe concluido, se actualiza el archivo permanente, que consiste en
recopilar y organizar los documentos, copias y extractos de informacin a utilizar
en forma continua para la planificacin y ejecucin de las auditoras
27
Se actualiza el archivo corriente con los papeles de trabajo que tienen vigencia de
un ao y que sirvieron de evidencia, comunicacin e informacin, as como
documentos que sirvieron para una adecuada administracin de la ejecucin de la
auditora
28 Se realizan copias y encuadernacin del informe
Secretaria de la Unidad de
Auditora
P
a
s
o
N
o
.
DescripcinDepartamento o Unidad a
AuditarJefe de Auditora Auditor Interno Actuante
B
REVISIN
APROBACIN
CORRECCIONES
ELABORACIN
REVISIN
APROBACIN
CORRECCIONES
ARCHIVA
ARCHIVA
COPIAS
C
SI
NO
SI
NO
Ministerio de Trabajo y Previsin Soci