MANUAL DE SIGA(EPA)

8/14/2019 MANUAL DE SIGA(EPA)

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Sistemas Integradosde AdministracinAmbiental

Una Plantilla de ManualPara Pequeas Empresas


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Reconoc imientos Este documento fue preparado por Eastern Research Group, Inc. de Lexington, Massachusetts

como parte de un esfuerzo para demostrar como el trabajo tcnico de Diseo Ambiental (DfE)

puede ser usado para soportar el desarrollo de un Sistema Integrado de Administracin

Ambiental (IEMS). El equipo del proyecto de ERG incluye a David Galbraith, Owen Davis y

Jeff Cantin.

Karen Chu es la Oficial de Proyecto de la EPA perteneciente a la Oficina de Prevencin de

Contaminacin y Substancias Txicas. Bill Hanson es el Director de Programa de la DfE.

Contribuciones importantes fueron hechas por Ted Cochin y Jenny Fisher del staff del ProgramaDfE. Apoyo adicional fue otorgado por Abt Associates de Cambridge MA. y el Centro Knoxville

para Productos Limpios y Tecnologas Limpias de la Universidad de Tennessee. El equipo de

proyecto de Abt incluye a Cheryl Keenan y Libby Parker. El equipo de proyecto de la

Universidad de Tennessee incluye a Kerry Kelly, Lori Kincaid y Mary Swanson.

Deseamos reconocer adicionalmente las aportaciones de Marci Kinter de Screen Printing and

Graphic Imaging Association International (SGIA) de Fairfax, Virginia y de Foster Knight de

The Lexington Group, Lexington MA. Este documento fue traducido de ingls al espaol por

Carlos Alvidrez.


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PrlogoPor Qu Tener un Manual del Sistema Integrado de Administracin

Ambiental (SIAA) en Su Compaa?

Para una compaa pequea o mediana el reto puede ser cmo documentar el sistema aldesarrollar un manual SIAA. Muchas compaas pequeas no tienen la experiencia en eldesarrollo de la documentacin de sus procesos administrativos y se preocupan por tener quedesarrollar documentacin extensa para sus SIAA. En el curso del proyecto piloto patrocinadopor el Programa de Diseo Ambiental y una asociacin de empresas pequeas y medianasparticipantes solicitaron guas adicionales para documentar sus SIAAs en un manual conciso yde fcil uso. Deseaban obtener los siguientes beneficios de una documentacin efectiva:

Habilidad para mantener y mejorar sus SIAA a medida que el personal yresponsabilidades se modifican (en otras palabras, el sistema no debe ser dependiente de

una sola persona).

Una mejor implementacin del sistema: los procedimientos son claros y fciles de seguiry los empleados saben dnde encontrar los procedimientos y registros que necesitan.

Mejora en la calidad y sistematizacin de otros sistemas de administracin de la compaa.

Para cumplir este requerimiento y asistir a otras pequeas y medianas empresas en ladocumentacin de sus SIAA, el programa DfE ha desarrollado la presente plantilla de manual.

La plantilla de manual contiene procedimientos y formatos relativos a un SIAA que se disea deacuerdo a los principios establecidos en el documento Sistemas Integrados de AdministracinAmbiental: Gua de Implementacin (EPA 74-R-00-011). Esta gua est disponible en el sitio delDfE http://www.epa.gov/dfe o a travs de la Agencia de Informacin de la Prevencin de laContaminacin de la EPA en [email protected].

La plantilla en s contiene una cartula, ndice y documentacin completa para los SIAAs de laficticia Compaa Smith. Al avanzar a travs de la plantilla usted encontrar instrucciones (encursiva) para modificar cada seccin de acuerdo a los requerimientos de su pequea o medianaempresa.

Cmo utilizar esta Plantilla de Manual

Mantenga en mente los siguientes puntos al hacer uso de esta plantilla de manual.

Adapte esta plantilla de manual a su compaa y sus SIAAs. La plantilla en s contieneuna cartula, ndice y documentacin completa para los SIAAs de la ficticia CompaaSmith. Al avanzar a travs de la plantilla usted se encontrar instrucciones (en cursiva)para modificar cada seccin de acuerdo a los requerimientos de su pequea o mediana


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empresa. Las referencias a la Gua de Implementacin del SIAA se encuentran entreparntesis y en letra cursiva (ver arriba). Probablemente desear agregar, eliminar y/omodificar los procedimientos y otros elementos del manual de acuerdo a los SIAAs de sucompaa.

Este manual contiene un buen conjunto de procedimientos base. Los procedimientoscontenidos en esta plantilla representan la base de procedimientos que normalmente sedocumentan como parte de un Sistema de Administracin Ambiental (SAA) conformecon el ISO 14001. Podr escoger todos estos procedimientos (sin importar si buscar lacertificacin de su Sistema de Administracin Ambiental) o agregar, quitar o modificarlos procedimientos para que la documentacin refleje a su organizacin y su SAA.

Si no es til, no vale el tiempo invertido. Al estar adaptando esta plantilla de manual,diselo para que sea utilizado (y adaptado) a travs del tiempo. Es mucho msimportante tener un manual viviente que un manual perfecto que slo est colocado en unlibrero.

Escoja un nivel de detalle adecuado a su empresa. En general, entre ms grande es lacompaa, ms detallados son sus procedimientos, pero esto puede variar de acuerdo a lacultura de su empresa.

Si usted ya tiene un sistema de documentacin y control de documentacin, desarrolle sumanual de SIAA de acuerdo a ste. No hay especificaciones o criterios aplicables alsistema utilizado para documentar su SIAA. Es prctico utilizar el sistema que ustednormalmente usa para desarrollar y mantener documentacin similar.

Su manual debe referenciar hojas de trabajo, plantillas o registros de la compaa dondesea aplicable. Este manual hace referencia a plantillas numeradas que sigueninmediatamente despus de los procedimientos, as como otros registros que semantienen en otros sitios dentro de la empresa. (Para asistirle en localizar estasherramientas dentro del manual vea el ndice que sigue). Si usted utiliza formatos u hojasde trabajo adicionales (en otras palabras, hojas de trabajo presentadas en la Gua deImplementacin del SIAA), inclyalos tambin.


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Manual del Sistema Integrado de Administracin Ambiental(SIAA)

Corporacin Smith

Enero 4, 2001

Revisin 1.0

Preparado por: ______________________________Representante Gerencial de SIAA

______________________________Aprobado y Autorizado por:Presidente


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Corp. Smith Manual del SIAA Rec. 1.0 (4 enero 2001) Pagina i

Indice Indice ......................................................................................................................................... i Propsito del manual ................................................................................................................1

Definiciones, abreviaturas y listado de procedimientos ............................................................2

Descripcin de la empresa: Corporacin Smith.........................................................................4

Introduccin y alcance de los SIAA de la Corporacin Smith ..................................................5

Poltica Ambiental ................................................................................................................6

Responsabilidades del SIAA......................................................................................................7

Documentacin

RESP-01: Responsabilidades del SIAA...................................................................8

Componentes, procedimientos y documentacin del SIAA .............................................9

Identificacin de Aspectos Ambientales (P-AA) ...........................................................10

Documentacin

AA-01a: Operaciones bsicas y de apoyo .............................................................11

AA-01b: Operaciones bsicas y de apoyo-Diagramas de flujo de materiales .......12

AA-02: Aspectos ambientales................................................................................13

AA-03: Inquietudes de salud, seguridad y ambientales.........................................14

AA-04: Exposicin a substancias qumicas y materiales ......................................15

Identificacin de requerimientos legales (P-RL) ...........................................................16Documentacin

RL-01:Requerimientos legales aplicables..............................................................17

Identificacin de aspectos ambientales significativos (P-AAS) ....................................18

Documentacin

AAS-01 Determinacin de aspectos ambientales significativos ...........................20

Desarrollo de objetivos, metas y planes de accin (P-OMP) .........................................21

Documentacin

OMP-01 Objetivos ambientales .............................................................................23

OMP-02 Plan de administracin ambiental ...........................................................24

Conduccin de Alternativas de Evaluacin (P-AE) ................................................................25

Documentacin

AE-01: Identificacin de Alternativas ...................................................................27

AE-02: Evaluacin de Alternativas .......................................................................28


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Corp. Smith Manual del SIAA Rec. 1.0 (4 enero 2001) Pagina ii

AE-03: Evaluacin de Efectos Ambientales..........................................................29

AE-04: Evaluacin de Desempeo ........................................................................30

AE-05: Evaluacin de Inquietudes Regulatorias ...................................................31

AE-06: Evaluacin de Costos ................................................................................32

Desarrollo de Controles Operacionales (P-CO) ......................................................................33

Documentacin

CO-01: Procedimientos de control operacional del SIAA.....................................35

Entrenamiento Ambiental (Conciencia y Tarea Especfica) (P-EA) ......................................36

Preparativos de Emergencia (P-PE) ........................................................................................38

Revisin de Compras Nuevas, Procesos y Productos (P-CNPP) ............................................39

Documentacin y Control de Documentacin (P-D) ..............................................................41

Conduccin de una Evaluacin de Cumplimiento (P-VC) .....................................................43Documentacin

VC-01: Registros de Cumplimiento.......................................................................44

Conduccin de una Evaluacin Interna (P-VI) .......................................................................45

Documentacin VI-01:Lista de verificacin de Evaluacin Interna ................................................47

VI-02: Registro de Evaluacin Interna ..................................................................48

Aplicacin de Acciones Correctivas (P-TAC) ........................................................................49

DocumentacinTAC-01: Formato para Accin Correctiva ............................................................50

Comunicacin con Partes Interesadas (P-CR) ........................................................................51

Documentacin

CR-01: Partes Interesadas y Aspectos Ambientales ..............................................53

CR-02: Registro de Comunicacin con las Partes Interesadas ..............................54

Revisin Gerencial (P-RG) .....................................................................................................55 Documentacin

RG 01: Registro de Revisin Gerencial...............................................................57


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Corp. Smith Manual del SIAA

Rev. 1.0 (Enero 4, 2001) Pgina 1

Propsito del Manual

[Un o ms prrafos describiendo el propsito de este manual dentro del SIAA de su empresa)

El propsito de este manual es servir como un mapa de caminos de alto nivel al SIAA de laCorporacin Smith y albergar los procedimientos que la Corporacin Smith seguir en laimplementacin y mantenimiento de sus SIAA.

Este manual y sus revisiones subsecuentes sern distribuidos por el coordinador de SIAA a laalta gerencia de la empresa (incluyendo al representante gerencial) y al comit SIAA. Estar adisposicin de todos los empleados de la Corporacin Smith, especialmente a aquellosinvolucrados en realizar trabajos relacionados al SIAA.

Este manual tambin sirve como base para la evaluacin interna del SIAA de la Corporacin

Smith.


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Definiciones, Abreviaturas y Listado de Procedimientos

[Lista de todas las abreviaturas usadas en el manual y las definiciones de trminos relevantes.

Definiciones

Disear para el Medio Ambiente (DfE): Es un enfoque que incorpora oportunidades para lareduccin de riesgos y recurso til en la toma de decisiones desarrollado a travs de sociedadesentre la Agencia de Proteccin Ambiental de los Estados Unidos y la industria, academia y otrosresponsables.

Aspecto Ambiental(AA): Un elemento de las actividades, productos o servicios de la CorporacinSmith que interacta o pueda interactuar con el ambiente (crear un impacto ambiental).

Impacto Ambienta (IA): Cualquier cambio al medio ambiente ya sea benfico o adversoresultante de las actividades, productos o servicios de la Corporacin Smith.

Aspecto Ambiental Significativo (AAS): Un aspecto ambiental que la Corporacin Smithdetermine que pueda o potencialmente tenga un impacto ambiental significativo.

No-Conformidad: Discrepancia entre las actividades actuales del SIAA de la Corporacin Smithy los procedimientos establecidos en este procedimiento (en otras palabras, donde las actividadesno siguieron los procedimientos).

Indicador: Un parmetro medible o utilizado para predecir el desempeo (en este caso dedesempeo ambiental).

Anlisis de Causa Raz: Proceso sistemtico para descubrir las causas fundamentales de unproblema o caso en particular.

Abreviaturas

DfE Disear para el Medio AmbienteAA Aspecto AmbientalSAA Sistema de Administracin AmbientalAAS Aspecto Ambiental Significativo

Listado de Procedimientos

(en orden alfabetico)P- AA Identificacin de Aspectos AmbientalesP- AAS Identificacin de Aspectos Ambientales SignificativosP- AE Conduccin de Alternativas de EvaluacinP- CNPP Revisin de Compras Nuevas, Procesos y ProductosP- CO Desarrollo de Controles OperacionalesP- CR Comunicacin con Partes Interesadas


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P- D Documentacin y Control de DocumentacinP- EA Conduccin de Alternativas de EvaluacinP- OMPA Desarrollo de Objetivos, Metas y Planes de AccinP- PE Preparativos de EmergenciaP- RG Revisin Gerencial

P- RL Identificacin de requisitos legalesP- VC Conduccin de una Evaluacin de ConformidadP- TAC Aplicacin de Acciones CorrectivasP- VI Conduccin de una Evaluacin Interna


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Descripcin de la Empresa: Corporacin Smith

[Varios prrafos describiendo las actividades de la empresa, su(s) localizacin(es) y su misin

y/o valores.]

La Corporacin Smith es una empresa mediana dedicada a la manufactura de una variedad deartculos para diversos clientes industriales de gran tamao. La Corporacin Smith es duea yopera dos plantas de manufactura, una en Jonesville, Kentucky y otra en Johnsville Tennessee.

La Corporacin Smith fue fundada en 1956 y desde entonces ha construido y mantiene unareputacin de ser un proveedor responsable de productos de alta calidad, un buen empleador y unbuen miembro de la comunidad.


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SIAA de la Corporacin Smith: Introduccin y Alcance

[Dos o tres prrafos que presenten su SIAA y describa su propsito y alcance.]

La Corporacin Smith ha desarrollado y mantiene un SIAA para asegurar que continuarproveyendo un producto de alta calidad a nuestros clientes, manteniendo al mismo tiempo unlugar de trabajo seguro y saludable para nuestros empleados y actuando de una formaresponsable dentro de nuestra comunidad. El SIAA de la Corporacin Smith est diseado paraayudarnos a entender nuestro impacto en el medio ambiente y, a travs de la administracinproactiva, reducir los riesgos que nuestras operaciones productivas imponen sobre nuestrosempleados y el medio ambiente. El SIAA tambin es el medio a travs del cual nosotroscumplimos nuestros compromisos expresados en nuestra poltica ambiental.

Alcance del SIAA de la Corporacin Smith

El SIAA de la Corporacin Smith actualmente slo cubre la planta de Jonesville, KY. Msespecficamente, el SIAA cubre todas las operaciones que se realizan dentro de la planta, desdeel punto de entrada de la materia prima y energa, hasta la salida de los productos terminados.Adems de los procesos de manufactura y las actividades, todas las operaciones auxiliaresrealizadas dentro de la planta caen dentro del alcance del SIAA, incluyendo: mantenimiento,jardinera, oficinas y las actividades de contratistas que se realicen dentro de la planta. Los SIAAexcluyen aspectos ambientales de productos donde la Corporacin Smith no tenga influenciasobre su diseo o disposicin. El SIAA no toma en cuenta los residuos al evaular los impactosambientales de sus operaciones dentro de la planta, an cuando la Corporacin Smith pueda noser la encargada final de sus residuos.

La Corporacin Smith planea extender el SIAA a la planta de Johnsville, TN una vez que hayaestado operando por algunos aos en la planta de Jonesville.


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Poltica Ambiental

[Uno o dos prrafos sobre la importancia de la poltica ambiental en el SIAA de su empresa. Ver

Mdulo 2 en la Gua de Implementacin del SIAA.]

La base del SIAA de la Corporacin Smith es nuestra poltica ambiental. La poltica ambientalenuncia en trminos generales los principales compromisos ambientales de la CorporacinSmith. Ha sido firmada por nuestro Presidente y ha sido comunicada a todos nuestros empleados.La poltica ambiental se encuentra en tableros de informacin a travs de la planta y est adisposicin del pblico, clientes y autoridades. El coordinador del SIAA es responsable deasegurar que slo la versin ms reciente de la poltica ambiental sea la que se encuentrepublicada y disponible.

La poltica ambiental de la Corporacin Smith se reproduce a continuacin:

[Insertar la poltica ambiental.]


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Responsabilidades del SIAA

[Varios prrafos que describen cmo la responsabilidad general para mantener el SIAA se

encuentra distribuida dentro de su empresa. Ver Mdulo 1 en la Gua de Implementacin delSIAA.]

La Corporacin Smith ha establecido un representante gerencial, coordinador y comit con lassiguientes responsabilidades:

Representante Gerencial. El representante gerencial del SIAA es el miembro del grupode la alta gerencia de la planta de la Corporacin Smith responsable por elfuncionamiento del SIAA. Su labor es asegurar que todas las tareas relacionadas al SIAAsean identificadas y realizadas a tiempo. Tambin es responsable de reportar el progresoy resultados del SIAA peridicamente al grupo de alta gerencia.

Coordinador. El coordinador del SIAA es responsable de asignar, programar y proveer elapoyo necesario para asegurar el cumplimiento de todas las tareas relacionadas al SIAA.El coordinador trabaja de forma cercana con el representante gerencial y con el comit.El coordinador del SIAA tambin es responsable de mantener este manual, bajo elliderazgo del representante gerencial. Las funciones del coordinador y el representantegerencial pueden ser realizadas por la misma persona.

Comit. El comit del SIAA (que tambin es el comit de seguridad de la planta) estacompuesto de 6 a 8 supervisores y empleados de los grupos o reas ms grandes dentrode la planta. El comit es responsable de asegurar que las actividades dentro de sus reas

se lleven a cabo y por reportar los resultados de estas actividades al comit en pleno.Adems, el comit toma algunas actividades del SIAA como suyas, tales como laseleccin de aspectos ambientales significativos. El comit se rene mensualmente paradiscutir el SIAA.

Registros

El coordinador del SIAA mantiene una lista actualizada del representante gerencial, coordinadory miembros del comit utilizando el formato RESP-01 (Responsabilidades SIAA)


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Rev. 1.0 (Enero 4, 2001)

RESP-01 (Responsabilidades SIAA)

Pgina 8

La siguiente tabla enlista el representante gerencial, coordinador y comit del SIAA de la

Corporacin Smith.

Funcin SIAA Nombre Puesto Normal

Representante Gerencial

Coordinador SIAA

Comit SIAA

Persona a contactar: Fecha de Terminacin:


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Componentes, Procedimientos y Documentacin del SIAA

En las siguientes pginas de este manual se presentan los componentes de la Corporacin Smith

y los procedimientos utilizados para realizarlos. Los siguientes elementos estn incluidos paracada componente.

Una declaracin del propsito del componente, en otras palabras, cmo encaja laactividad dentro del SIAA.

Pasos de los que consta el procedimiento para realizar el componente ordenados ynumerados cronolgicamente. Estos pasos describen qu acciones se deben tomar yquin es responsable y donde sea apropiado, hacen referencia a registros odocumentacin (formatos).

Menciona la frecuencia con la cual se deben llevar acabo los procedimientos. Sumario de los registros referenciados en el procedimiento y las persona(s)

responsables de mantenerlos.


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Rev. 1.0 (Enero 4, 2001) Pgina 10

Identificacin de Aspectos Ambientales (P-AA)

[Ver Mdulos 1 y 3 en la Gua de Implementacin del SIAA.]

Propsito

Para poder entender y administrar sus impactos reales y potenciales, la Corporacin Smithidentifica los aspectos ambientales de sus actividades, productos y servicios a medida que soncubiertos dentro del alcance del SIAA. Como un subconjunto de esta actividad, la CorporacinSmith identifica los aspectos relacionados a substancias qumicas utilizadas dentro de la planta.

Procedimiento

1. Utilizando un procedimiento de mapeo (diagramas de flujo de entrada / salida), el comitdel SIAA identifica las operaciones de manufactura bsicas y de soporte que caen dentrodel alcance del SIAA.

2. El coordinador del SIAA hace arreglos para que los aspectos ambientales de estasoperaciones sean identificados por un equipo de varios empleados de la operacin encuestin, utilizando el proceso de mapeo donde sea aplicable y bajo la supervisin delcoordinador del SIAA o un miembro del comit donde sea apropiado.

3. Aspectos ambientales y sus impactos reales o potenciales (cuantificados hasta donde seaposible), se enumeran por operacin utilizando el formato AA-02 (similar a la hoja detrabajo 1-5 en la Gua de Implementacin).

4. Si un aspecto ambiental involucra el uso de una sustancia qumica potencialmente daina,el comit del SIAA es responsable de investigar las preocupaciones de salud yambientales que sean conocidas y enumerarlas utilizando el formato AA-03 (similar a laa hoja de trabajo 3-1 en la Gua de Implementacin).

Frecuencia

Este procedimiento se repetir anualmente para asegurar que se identifiquen aspectosambientales nuevos.

Registros

El Coordinador del SIAA mantiene los formatos AA-01a y AA-01b (Operaciones bsicas y deapoyo, Diagramas de Flujo), AA-02 (Aspectos Ambientales), y EA-03 (Inquietudes de Salud yAmbientales).


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Producto o servicio Componentes


Rev. 1.0 (Enero 4, 2001)

AA-01b: Operaciones Bsicas y de Apoyo-Diagramas de Flujo de Materiales


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AA-02: Aspectos Ambientales

cuadro.

Operacin Entrada / salida


Rev. 1.0 (Enero 4, 2001)

Los Aspectos Ambientales de las operaciones bsicas y de soporte identificados en el formato AA-01 se

Aspecto Ambiental (cuantificable si realmente es posible) I

Persona a contactar: Fecha de terminacin:


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Rev. 1.0 (Enero 4, 2001)

AA-03: Aspectos de Salud, Seguridad y Potenciales Ambientales

Datos regulatorios Efectos agudos y

b Carcingeno? crnicos en la salud

Nivel permisible humana por las Efectos en vida silvestre y

de exposicin por

OSHA?

trayectorias otros efectos ambientales

AspectoAmbiental

Fuentesdeinfo

rmacin

Compuesto

Orgnico Voltil

(VOC)?Inventario

de EmisionesInhalacin

Cutnea

Oral

Aire

Agua

Suelo

Operacin Txicas (TRI)?

Persona a contactar Fecha de terminacin


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Rev. 1.0 (Enero 4, 2001)

AA-04: Exposicin a Substancias y Materiales Qumicos

Operacin Aspecto

Cantidadutilizadapo

rperiodo

detiempo

Tiempo de exposicin

Equipodeproteccin

personal

(PPE)

Trayectoria

Duracin

Frecuencia

Humana:

(Inhalacin,

cutnea,oral)

Persona a contactar Fecha de terminacin


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Rev. 1.0 (Enero 4, 2001) Pgina 16

Identificacin de Requerimientos Legales (P-RL)

[Ver Mdulo 1 en la Gua de Implementacin del SIAA.]

Propsito

La Corporacin Smith se compromete al cumplimiento de todos los reglamentos ambientalesaplicables. Este procedimiento describe cmo la Corporacin Smith identifica los reglamentosaplicables.

Procedimiento

1. El representante gerencial del SIAA es responsable de rastrear las leyes y reglamentosaplicables y evaluar el impacto que estos tengan sobre las operaciones de la compaa.Utilizar varias tcnicas para rastrear, identificar y evaluar las leyes y reglamentosaplicables. Estas tcnicas incluyen bases de datos comerciales, informacin de

asociaciones laborales, comunicacin directa con agencias gubernamentales federales yestatales, y entrenamiento peridico sobre legislacin ambiental.

2. El representante gerencial puede requerir, cuando sea necesario, de recursos externostales como consultores o abogados.

3. El representante gerencial compila y mantiene actualizadas copias de reglamentos y leyesambientales aplicables.

4. El representante gerencial, en conjunto con el coordinador del SIAA y el comit,correlacionar estos reglamentos a las actividades y aspectos ambientales asociadosutilizando el formato RL-01 (similar a la hoja de trabajo 1-6 en la Gua deImplementacin del SIAA).

Frecuencia

Peridica: depende de la fuente de informacin

Registros

El coordinador del SIAA mantiene al formato RL-01 (Requerimientos Legales Aplicables). Elrepresentante gerencial mantiene copias de los reglamentos aplicables.


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Rev. 1.0 (Enero 4, 2001)

RL-01: Requerimientos Legales Aplicables

El siguiente cuadro enlista los reglamentos ambientales aplicables a las actividades de la Corporacin Smoperaciones especficas a las cuales cada reglamento aplica. Las operaciones son un subconjunto de los li

Dependencia Gubernamental Reglamento y Provisin Especfica Operacin a la



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Rev. 1.0 (Enero 4, 2001) Pgina 18

Identificacin de Aspectos Ambientales Significativos (P-AAS)


Propsito

La Corporacin Smith enfoca sus esfuerzos administrativos en los aspectos ambientales mssignificativos. Para determinar sus AAS la Corporacin Smith evala sistemticamente susaspectos ambientales utilizando criterios ambientales y de negocio.

Procedimiento

1. El coordinador del SIAA compila una lista maestra de aspectos ambientales en el formatoAAS-01 basado en las listas entregadas por cada rea (que son compilados en el formato

AA-02). Donde sea apropiado, aspectos individuales se agrupan (por ejemplo, si elconsumo de energa se enlista como un aspecto ambiental en varias reas, el coordinadorpuede optar por agrupar estos listados de tal manera que el consumo de energa sloaparezca una vez en la lista maestra).

2. El comit del SIAA luego evala cada aspecto de acuerdo a los siguientes criterios: Reglamentacin Contaminacin Riesgo, incluyendo efectos de substancias qumicas y materiales, impacto sobre

trabajadores, impacto en la comunidad adjunta, impacto al medio ambiente,

seguridad y ruido Uso de recursos naturales

3. Utilizando el AAS-01 (similar a la hoja 3-5a y 3-5b en; la Gua de Implementacin delSIAA), a cada aspecto se le asigna un valor relativo de B, M-B, M, M-A, o A en cadacategora, donde B significa de bajo impacto (o riesgo, o potencial para problemaslegales), M, para mediano, y A para alto. La informacin registrada en los formatos AA03 y RL-01 es utilizada para ayudar al comit a calificar cada aspecto dentro de lascategoras de riesgo y regulatorias respectivamente.

4. Una calificacin total se desarrolla para cada aspecto al sumar las calificaciones paracada categora utilizando B=1, M-B=2, M=3, M-A=4, A=5.

5. Antes de llenar la ltima columna del formato AAS-01, el comit deber determinarcules aspectos se considerarn significativos. Como regla general, los aspectos queacumulan la mayor cantidad de puntos son considerados significativos. Sin embargo, elcomit deber utilizar su criterio al determinar su significancia.

6. Los aspectos identificados como significativos sern indicados en el formato AAS-01.


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7. En este punto, el comit del SIAA puede hacer un corte inicial para desarrollarindicadores del AAS (al menos un indicador por AAS). Estos indicadores preliminaressern evaluados posteriormente (ver el procedimiento sobre control operativo P-CO),pueden ser registrados utilizando formato CO-01.

Frecuencia

Este procedimiento se repite anualmente.

Registros

El coordinador del SIAA mantiene el formato AAS-01 (determinacin de aspectos ambientalessignificativos).


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Rev. 1.0 (Enero 4, 2001)

AAS-01: Determinando Aspectos Ambientales Significativos

La siguiente tabla muestra la evaluacin del comit del SIAA de la Corporacin Smith de los aspectos a

criterios seleccionados. Los aspectos escogidos como significantes son indicados en la columna final.

Operacin

Aspecto

InquietudRegulatoria Riesgo Material y Qumico-

Efectos y Exposicin

Seguridadde

trabajadores

Otrosaspectosdela

comunidad

Trabajador

Efe/Exp

Comunidad

Efe/Exp

Ambiente

Efe/Exp



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Rev. 1.0 (Enero 4, 2001) Pgina 21

Desarrollo de Objetivos, Metas y Planes de Accin (P-OMP)

[Ver Mdulos 3 y 5 en la Gua de Implementacin del SIAA.]

Propsito

La Corporacin Smith establece objetivos para la mejora ambiental y desarrolla metas y planesde accin para alcanzar estos objetivos. Estos objetivos son generalmente relacionadosdirectamente a los aspectos ambientales de la compaa y continan de sus compromisos de lapoltica ambiental.

Procedimiento

1. La alta gerencia de la planta establece objetivos ambientales para la Corporacin Smithde manera tal que la planta tiene ms de un objetivo ambiental en cualquier momento.

Los objetivos ambientales actuales se registran utilizando el formato OMP-01. Cuando esposible, los objetivos ambientales se cuantifican y al menos se desarrolla un indicador.

2. El comit del SIAA es responsable por el desarrollo y recomendacin potencial deobjetivos ambientales a la alta gerencia. Al identificar objetivos potenciales nuevos, elcomit considera lo siguiente:

Poltica ambiental Los AAS de la compaa, considerando especialmente los AAS que presentan un

riesgo qumico.

Leyes y reglamentos aplicables y leyes y reglamentos futuros. Criterios prcticos de negocios, tal como los costos potenciales y beneficios de buscarun objetivo ambiental particular. Los puntos de vista de empleados y otros interesados

3. Una vez que los objetivos ambientales son establecidos por la alta gerencia, elcoordinador de SIAA asigna la responsabilidad (gerente de operacin en cuestin, dondesea apropiado) para desarrollar las metas y planes de accin para realizar estos objetivos.Las metas y planes de accin que corresponden a cada objetivo son registrados por lapersona responsable en el formato OMP-02 (similar a las Figuras 7-a y 7-b de la Gua deImplementacin del SIAA). A veces esto puede requerir evaluacin de alternativas comola primer meta (o accin). Vea P-EA, Conducir una evaluacin de alternativas, para

ms detalles.


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Rev. 1.0 (Enero 4, 2001) Pgina 22

Frecuencia

Los objetivos ambientales son revisados de forma anual. Las metas y planes de accin sondesarrollados y revisados por el comit de acuerdo a sus necesidades.

Registros

Objetivos ambientales son registrados utilizando el formato OMP-01 (Objetivos Ambientales), ylas metas y planes de accin que corresponden a cada objetivo se registran utilizando el formatoOMP-02 (Plan de Accin). El coordinador del SIAA es responsable de mantener estos registros.


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Rev. 1.0 (Enero 4, 2001)

OMP-1: Objetivos Ambientales

A continuacin encontrar una lista de los objetivos ambientales actuales de la Corporacin Smith.

Objetivo AAS Relacionado Provisin correspondiente de la poltica

ambiental

In



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Rev. 1.0 (Enero 4, 2001) Pgina 24

OMP-2: Plan de Administracin Ambiental

Objetivo

Indicadores

Meta #1

Plan de Accin

Persona Responsable

Presupuesto

Agenda

Ciclo de Revisin

Meta #2

Plan de Accin

Persona Responsable

Presupuesto

Agenda

Ciclo de Revisin

Meta #3

Plan de Accin

Persona Responsable

Presupuesto

Agenda

Ciclo de Revisin



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Rev. 1.0 (Enero 4, 2001) Pgina 25

Conduccin de una Evaluacin de Alternativa (P-EA)


Propsito

La Compaa Smith evala peridicamente alternativas para identificar enfoques viables paraalcanzar un objetivo ambiental. Una evaluacin de alternativas es una herramienta paraidentificar productos y/o procesos alternativos y evaluarlos comparndolos con la lnea baseaplicando en los criterios de negocios y ambientales.

Procedimiento

1. El coordinador de SIAA nombra un grupo pequeo, para identificar y evaluar alternativasa una actividad o proceso en particular, supervisado por un miembro del comit o por el

gerente de operaciones que corresponda, donde la evaluacin de alternativas es requeridapara lograr un objetivo ambiental.

2. El grupo primero identifica la funcin que realiza esta actividad o proceso en lasoperaciones de la Corporacin Smith. El grupo tambin caracteriza la lnea base, o laforma actual en que se realiza.

3. El grupo entonces conduce una lluvia de ideas para realizar esta funcin. Las alternativaspotenciales incluyen la utilizacin de materiales o sustancias qumicas distintas, cambiarlas prcticas de trabajo y/o cambiar las tecnologas de proceso. Las alternativas seregistran utilizando el formato EA-01 (similar a la hoja de trabajo 4-1 de la Gua deImplementacin del SIAA), y las alternativas que prometen ms son asignadas amiembros individuales del grupo para investigacin adicional.

4. El grupo entonces evala la lnea base y las alternativas basndose en las siguientesconsideraciones: desempeo operacional, costo, implicaciones legales e impactoambiental. El grupo utiliza los formatos EA-02 (similar a la hoja de trabajo 4-10 de laGua de Implementacin del SIAA) para registrar los resultados (y formatos EA-03 a EA06, como sea necesario).

5. El grupo hace una recomendacin y la presenta al comit del SIAA y a los gerentes deoperaciones pertinentes.

Frecuencia

Tan frecuentemente como sea necesario en el contexto de desarrollo de metas y planes de accinpara lograr los objetivos ambientales.


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Registros

El coordinador del SIAA mantiene los Formatos EA-01 (Identificacin de Alternativas) y EA-02

(Evaluacin de Alternativas), as como EA-03 a EA-06 para tener, documentacin de apoyocomo sea requiera.


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EA-01: Identificacin de Alternativas

Aspectos Ambientales Significativos:

Funcin:

Lnea Base Alternativas Potenciales

Productos

Tecnologas

Prcticas de Trabajo

Reciclado / Reutilizacin

Tratamiento

Disposicin Final



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Funcin:


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Aspectos Ambientales Significativos:

EA-02: Evaluacin de Alternativas

Alternativa DesempeoConsideraciones

Regulatorias CostoEfectos

Ambiental

Lnea Base

Fecha de terminacin:Persona a contactar:


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EA-03: Evaluacin de Efectos Ambientales Aspectos Ambientales Significativos: Funcin:

Alternativa

Riesgo por Qumicos y

Materiales Efectos y Exposicin

ClasiGeT

ra

bajadores

Comunidad

Am

biental

Lnea Base



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EA-04: Evaluacin de Desempeo Aspectos Ambientales Significativos: Funcin:

Alternativa Que tan bienfunciona?

Tiempo Fcil de Usar

Lnea Base

Persona a contactar: Fecha de terminacin


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Rev. 1.0 (Enero 4, 2001)

EA-05: Evaluacin de Aspectos Regulatorios Aspectos Ambientales Significativos: Funcin:

AlternativaRegulaciones

Aplicables Controles Requeridos Costo de Cumplimiento

Lnea Base



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Rev. 1.0 (Enero 4, 2001)

EA-06 Evaluacin de Costos Aspectos Ambientales Significativos: Funcin:

Alternativa Materia Prima Mano de Obra Disposicin Final Costo Total Aho

Lnea Base



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Desarrollo de Controles Operacionales (P-CO)

[Ver Mdulo 6 en la Gua de Implementacin. Asegrese de integrar su proceso de desarrollo y

documentacin de controles operacionales para AAS en cualquier proceso que su empresa yaest utilizando como control operacional.]

Propsito

Al desarrollar controles operacionales para actividades crticas (es decir, aquellas actividadesasociadas con AAS), la Corporacin Smith intenta mitigar y controlar, hasta donde sea posible,los aspectos ambientales asociados con sus AAS.

Procedimiento

1.El comit del SIAA, con contribuciones adicionales de otros empleados cuando seanecesaria, realiza un anlisis de causa raz de cada AAS para determinar las causa(s)fundamental(es) del impacto ambiental. Como parte del anlisis causa raz, el comit tendrque determinar la necesidad de(y qu tan adecuados son, si ya existen) controlesoperacionales para controlar las actividades criticas relacionadas al AAS en cuestin yregistrar lo que encuentra en el formato CO-01 (similar a la hoja de trabajo 6-1 en la Gua deImplementacin del SIAA). El comit, con contribuciones de los gerentes de operacin,cuando sea necesario, tambin seleccionar uno o ms indicadores por AAS con el propsitode monitorear el desarrollo del desempeo ambiental relacionado al AAS.

2. Donde haya necesidad de crear o modificar un procedimiento de control operacional, elcomit del SIAA asignar a un miembro del comit para redactar el procedimiento de controloperacional, basado en la consulta con empleados que llevarn a cabo ese procedimiento. Enmuchos casos, un procedimiento de control operacional por separado puede no ser necesario,ya que en su lugar se pueden integrar controles ambientales a procedimientos existentes. Elprocedimiento de control operacional debe tomar la forma de una Instruccin de Trabajo,en forma de una lista de pasos o medidas requeridas. Adems de describir los pasosnecesarios para realizar la actividad particular en una forma ambientalmente aceptable, lainstruccin de trabajo tambin debe incluir pasos para conducir el monitoreo donde seaaplicable.

3. Despus de que el procedimiento de control operacional se ha desarrollado e implementado,su estatus se registra como tal en el formato CO-01. El procedimiento en s forma parte delmanual de operador de la Corporacin Smith y es colocado en el lugar donde se lleva a cabola actividad en cuestin.

Frecuencia

Al ser identificados nuevos AAS. Para AAS existentes, se realiza anualmente una revisin delanlisis de causa raz asociada y de los procedimientos de control operacional.


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Registros

El coordinador de SIAA mantiene el formato CO-01 (SIAA Procedimientos de Control

Operacional). Los procedimientos como tales se mantienen en el manual de operador y secolocan en el lugar donde se realiza la actividad en cuestin.


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CO-01: Procedimiento de Control Operacional del SIAA

AspectoAmbiental

Significativo Indicador(es)

Funciones DeTrabajo

Asociadas

Procedimientos DeControl DeOperacin

Existentes

Desarrollo De ProcedimientoControl De Operacin /

Requiere Modificacin

Resp

Des



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Entrenamiento Ambiental (de Conciencia y Especfico por Tarea) (P-EA)

[Ver Mdulos 6 y 8 en la Gua de Implementacin del SIAA; El Mdulo 8 ofrece un formato

muestra para registrar entrenamiento en caso de que su departamento de Recursos Humanos no

lo haga ya.]

Propsito

Para asegurar que sus empleados realicen sus obligaciones en una forma tan ambiental como seaposible, la Corporacin Smith le otorga a todos sus empleados entrenamiento de concienciaambiental sobre aspectos ambientales y provee entrenamiento especfico para las tareas deaquellos empleados cuyos trabajos estn asociados con aspectos ambientales significativos.

Procedimiento

Entrenamiento de conciencia

1. Todo empleado nuevo recibe una introduccin a la poltica ambiental, aspectos ambientalessignificativos y objetivos ambientales especficos de la Corporacin Smith con duracin de15 minutos. Esta introduccin, que incluye una oportunidad para que los empleados nuevoshagan preguntas sobre el SIAA, se realiza por un gerente de recursos humanos (RH) comoparte de la orientacin general a los nuevos empleados. El departamento de RH mantiene losregistros de los empleados que han recibido esta introduccin.

2. Cada ao se invita a los empleados al da de campo de la compaa. Uno de los eventosprogramados en este da de campo es una platica de 15 minutos por un miembro del comitde implementacin del SIAA de la Corporacin Smith. Esta persona habla sobre los logrosambientales de la Corporacin Smith, el estado de sus SIAA y las metas del ao entrante.Estos comentarios dan una actualizacin al entrenamiento inicial de conciencia del SIAArecibido por los empleados.

Entrenamiento especfico por tarea

3. Utilizando la herramienta de anlisis de causa raz (ver P-CO y el formato CO-01), el comitdel SIAA, trabajando en coordinacin con los gerentes operacin apropiados, identifica lasfunciones que estn asociadas significativamente con cada AAS.

4. El comit del SIAA, en conjunto con el gerente de operaciones relevante, entonces determinaqu entrenamiento debern recibir los empleados que realizan dichas funciones paracontrolar en la forma ms extensa posible los impactos ambientales.

5. Los gerentes de operacin son responsables de asegurar que sus empleados reciban elentrenamiento ambiental especfico por tarea apropiado. Cuando sea posible, elentrenamiento ambiental se integra con otros tipos de entrenamiento (por ejemplo, operativo)que reciben los empleados. El gerente de RH mantiene registros del entrenamiento recibidopor cada empleado.


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Frecuencia

El entrenamiento de conciencia se realiza durante la primera semana de trabajo de un empleadoen la Corporacin Smith. El entrenamiento especfico por tarea se da a empleados relevantes al

tomar una nueva funcin que esta asociada a un AAS. El entrenamiento especfico por tarea seactualiza como sea necesario.

Registros

El gerente de RH mantiene los registros de entrenamiento de conciencia y especfico por tareaque recibe cada empleado. Las funciones asociadas con actividades ambientalmente crticas (porejemplo, aquellas funciones que deben recibir entrenamiento especfico por tarea) se listan en elformato CO-01.


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Preparativos de Emergencia (P-PE)

[Nota: este procedimiento asume que su compaa tiene implementado un plan general de

respuesta a emergencias, dentro del cual se pueden integrar consideraciones ambientales.]

Propsito

Como parte de su SIAA, la Corporacin Smith se esfuerza para asegurar que los impactosambientales asociados con cualquier situacin de emergencia sean minimizados hasta donde seaposible.

Procedimiento

1. La Corporacin Smith tiene un Comit de Respuesta ante Emergencias encargado de laidentificacin de escenarios de emergencia potenciales y de desarrollar y asegurar laimplementacin de procedimientos adecuados, en caso de que surja una situacin deemergencia.

2. Con la asistencia del coordinador de SIAA, el Comit de Respuesta ante Emergencias a).Identifica impacto ambientales potencialmente negativos asociados con escenarios deemergencia potenciales. b). Incorpora medidas en los procedimientos de respuesta anteemergencias para minimizar estos impactos y c) asegura que el entrenamiento adecuado(incluyendo simulaciones) se otorgue al personal apropiado de la Corporacin Smith paraaplicar estos procedimientos.

3. El Comit de Respuesta ante Emergencias mantiene registros de los escenarios potenciales deemergencia para los cuales se ha preparado, los impactos ambientales asociados a cadaescenario y los procedimientos establecidos para minimizar estos impactos. El gerente de RHmantiene los registros de entrenamiento para implantar procedimientos de emergenciarecibido por el personal.

Frecuencia

El Comit de Respuesta ante Emergencias se rene trimestralmente para revisar el estatus de sutrabajo.

Registros

El Comit de Respuesta ante Emergencias mantiene registros de escenarios de emergencias,impactos ambientales potenciales asociados, y procedimientos para mitigar estos impactos. Elgerente de RH mantiene registros de entrenamiento.


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Revisin de Compras Nuevas, Procesos, y Productos (P-CNPP)

[Nota: Este procedimiento muy probablemente requerir ser modificado substancialmente para

poder acomodarse a la situacin de su compaa. Por ejemplo, las empresas ms pequeas

pueden no tener un diseo formal de un nuevo producto, o un grupo de ingeniera de

instalaciones. La clave es encontrar la forma (que pueda ser documentada y verificada de serposible) de asegurar que cuando se compran sustancias qumicas nuevas, cuando se deben

hacer se desarrollan productos nuevos o cuando una instalacin se modifica sustancialmente,

consideraciones ambientales. Ver Mdulo 7, hoja de trabajo 7-1 en la Gua de Implantacin del

SIAA.]

Propsito

Al comprar sustancias qumicas nuevas, modificar su proceso y fabricar productos nuevos, laCorporacin Smith hace un gran esfuerzo para asegurar que las consideraciones ambientales,particularmente aquellas relacionadas con AAS, se toman en cuenta.

Procedimiento

1. Al procesar una orden de compra para una sustancia qumica nueva o alguna entradapotencialmente daina, el gerente de compras solicita autorizacin de un miembro del comitdel SIAA. El miembro del comit del SIAA inicializa un cuadro marcado aprobacinambiental en el Formato de Aprobacin de Compras Nuevas para sealar su aprobacin decompra.

2. La Corporacin Smith tiene un grupo de desarrollo de producto y un grupo de ingeniera dela planta. El grupo de desarrollo de producto desarrolla productos nuevos potenciales que laCorporacin Smith puede ofrecer (a veces estos son identificados por el grupo de ventas ymercadotecnia, a veces estos son identificados internamente). El grupo de ingeniera de laplanta es responsable por la re-configuracin (o, en algunos casos, la expansin) de las lneasde produccin para producir nuevos productos.

3. El grupo de desarrollo de producto notifica al miembro del comit del SIAA antes de laautorizacin final del diseo del nuevo producto. El miembro del comit del SIAA revisa eldiseo bajo la gua de los AAS y objetivos y metas ambientales de la planta. Cuando elmiembro del comit encuentra que el diseo del producto nuevo satisface las metasambientales de la planta, inicializa el cuadro apropiado en el Formato de Aprobacin deDiseo que se enva al presidente para su aprobacin.

4. El grupo de ingeniera de la planta es responsable de notificar a un miembro del comit delSIAA antes de la aprobacin final de cualquier Modificacin de Instalaciones o Plan deExpansin. (El Plan de Modificacin de Instalaciones o Expansin se requiere para cualquiertrabajo de ingeniera que tenga un costo de ms de $20,000.) El miembro de comit de SIAArevisa que el plan est de acuerdo a los objetivos y metas ambientales. Cuando el miembrodel comit encuentra que el diseo nuevo satisface las metas ambientales de la planta,


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inicializa el cuadro apropiado en el Plan de Modificacin o Expansin de Instalaciones o quese enva gerente de operaciones para su aprobacin final.

Frecuencia

Al comprar sustancias qumicas, desarrollar productos nuevos y/o se modifiquen lneas deproductos.

Registros

El gerente de compras mantiene el archivo de Formato de Aprobacin de Compras Nuevas. Elgrupo de desarrollo de producto mantiene el archivo de Formato de Aprobacin de Diseo. Elgrupo de ingeniera de la planta mantiene el archivo de Plan de Modificacin o Expansin deInstalaciones.


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Documentacin y Control de Documentacin (P-D)


Propsito

Para asegurar una operacin efectiva del SIAA, la Corporacin Smith documenta losprocedimientos de su SIAA y mantiene los registros del resultado de los procesos del SIAA, y delos aspectos ambientales importantes a los que se enfrenta la planta. Este manual del SIAA formaparte de esta documentacin. La documentacin se mantiene actualizada.

Procedimiento

1. El coordinador del SIAA documenta los procedimientos son definidor por el SIAA de laCorporacin Smith en este manual. El comit del SIAA lo revisa formalmente y de sernecesario, modifica el manual anualmente. A los manuales modificados se les asigna un

nmero de revisin nuevo (un conjunto de revisiones menores puede modificar el nmero de1.1 a 1.2, una modificacin mayor puede cambiar el nmero de 1.1 a 2.0). Finalmente, elcoordinador del SIAA asegura que ningn empleado o gerente utilice versiones atrasadas deeste manual.

2. El coordinador de SIAA mantiene actualizados los registros de los siguientes resultados delSIAA actualmente en funcin.

Poltica ambiental Aspectos ambientales (AA-01, AA-02, AA-03) Requisitos legales aplicables a AA (RL-01); nota: copias de los reglamentos se mantienen

por el representante de gerencial del SIAA. AAS (AAS-01) Objetivos, metas, y planes de accin para programas de administracin ambiental (OMP

01, OMP-02).

Resultados de evaluacin de alternativas (EA-01, EA-02, EA-03, EA-06) Lista de procedimientos de control operacional relacionados al SIAA (CO-01) Resultados de evaluaciones internas (EI-01 y EI-02) Acciones correctivas tomadas (ACT-01) Revisin gerencial (RG-01)

Estos artculos son descritos con ms detalle en los procedimientos correspondientes de este

manual.

3. El coordinador del SIAA no es responsable de mantener los archivos de entrenamientoambiental y preparativos y respuesta a emergencias; los procedimientos de controloperacional propiamente; o el Formato de Aprobacin de Compras Nuevas, el Formato deAprobacin de Diseo, el Plan de Modificacin de Instalaciones o Expansin. Estos archivosse mantienen por la persona o grupo apropiado, como se especifica en el procedimientorelevante de este manual.


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Frecuencia

Revisiones y modificaciones anualmente.

Registros

Se mantienen como se describe en cada procedimiento.


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Conduccin de una Evaluacin de Cumplimiento (P-EC)


Propsito

La Corporacin Smith conduce una evaluacin de cumplimiento para asegurar que cumple conlas leyes y reglamentos ambientales locales, estatales y federales aplicables.

Procedimiento

1. El representante gerencial del SIAA mantiene copias de los reglamentos aplicables, que sesumarizan en el formato RL-01. Basado en estas regulaciones, el representante gerencial deSIAA y el coordinador compilan una lista de preguntas para ser utilizada como protocolo de

evaluacin. Estas preguntas pretenden ser suficientes para el estatus de cumplimiento de laCorporacin Smith con respecto a los reglamentos ambientales aplicables (tanto los trmitescomo los requisitos de desempeo).

2. El coordinador y otros gerentes operacionales llevan a cabo la evaluacin determinando yregistrando las respuestas al protocolo de evaluacin. Cuando han terminado con laevaluacin de cumplimiento, anotan cualquier aspecto real o potencial en el formato EC-01(Bitcora de cumplimiento). Cada concepto de cumplimiento real o potencial activainmediatamente el proceso para tomar accin correctiva. (ver el procedimiento de Aplicacinde Accin Correctiva, P-TAC).

Frecuencia

Mensual

Registros

El equipo de evaluacin interno registra los resultados de conformidad utilizando el protocolo deevaluacin y utilizando el formato EC-01. Estos registros se mantienen por el coordinador delSIAA.


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VC-01: Registros de Cumplimiento

PersonaResponsable Regulacin Causa Raz

Fecha deRevisin de

Cumplimiento Resultados

AccinCorrectiva/

Fecha


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Conduccin de una Evaluacin Interna (P-EI)


Propsito

La Corporacin Smith conduce evaluaciones internas peridicas de su SIAA para asegurar quese est implementando y opera de acuerdo a los procedimientos establecidos en este manual.

Procedimiento

1. A intervalos, un equipo de dos o tres gerentes de operacin o empleados, que no sonmiembros del comit del SIAA, conducen una evaluacin interna del SIAA de laCorporacin Smith. El equipo de evaluacin utiliza este manual como una base para su

evaluacin. En particular, el equipo de evaluacin busca asegurar que:

Cada procedimiento se lleva a cabo como est indicado en este manual Poltica ambiental de la Corporacin Smith se mantiene. Se ha avanzado en el logro de los objetivos ambientales.El equipo de evaluacin basa su evaluacin en evidencias objetivas, incluyendodocumentacin y registros (por ejemplo, aquellos citados en este manual), entrevistas conempleados clave, y observaciones. Nota: esta no es una auditora de cumplimiento.

2. El equipo de evaluacin completa la lista de revisin en el formato EI-01 y redacta losresultados utilizando el formato EI-02. Una no-conformidad mayor ocurre cuando unprocedimiento del SIAA no se est implementando, cuando uno de los compromisos en lapoltica no se est llevando a cabo, o cuando no hay progreso en el logro de un objetivoambiental; Una no-conformidad menor ocurre cuando un procedimiento se estimplementando inconsistentemente, sin causar fallas mayores en el SIAA como un todo.

3. Cada no-conformidad se refiere inmediatamente para una accin correctiva (vea elprocedimiento de Toma de Accin Correctiva, P-TAC).

4. El coordinador del SIAA mantiene los registros de cada evaluacin (por ejemplo, formatosEI-01 y EI-02).

Frecuencia

Al menos dos por ao.


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Registros

Los resultados de las evaluaciones son registrados por el equipo de evaluacin interna utilizandolos formatos EI-01 y EI-02 (Lista de Verificacin para Evaluacin Interna y Registro de

Evaluacin Interna). El coordinador del SIAA mantiene los registros.


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______

____________________________


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EI-01: Lista de Verificacin Para Evaluacin Interna

Equipo de Evaluacin Interna:

Fecha de Evaluacin Interna:

Firma:______________________

Procedimientos del SIAA:Marque cada aspecto evaluado (incluye auditora de registros, donde sea aplicable)

Poltica ambiental (adhesin a los compromisos de la polticaObjetivos ambientales (avances; implantacin de planes de accin)Responsabilidades del SIAA (RESP-01)

Identificacin de Aspectos Ambientales (P-AA)Identificacin de Requerimientos Legales (P-RL)Identificacin de Aspectos Ambientales Significativos (P-AAS)Desarrollo de Objetivos, Metas y Planes de Accin (P-OMP)Conduccin de una Evaluacin de Alternativas (P-EA)Desarrollo de Controles Operacionales (P-OC)Entrenamiento Ambiental (de Conciencia y Especfico por Tarea)( P-EA)Preparativos ante emergencias (P-PE)Revisin de Nuevos Productos y Procesos (P-RNPP)Documentacin (P-D)Conduccin de una Evaluacin de Cumplimiento (P-EC)Conduccin de una Evaluacin Interna (P-EI)Aplicacin de Accin Correctiva (P-TAC)Revisin Gerencial (P-RG)

Desempeo del SIAA

__ Objetivo 1 logrado__ Objetivo 2 logrado__ Objetivo 3 logrado

Persona a contactar: Fecha de Terminacin:


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EI-02: Registro de Evaluacin Interna

Equipo de Evaluacin Interno

Fecha de la Evaluacin Interna

Firma

No conformidades mayores observadas:

1.

2.

3.

No conformidades menores observadas:

1.

2.

3.

Est progresando la Compaa Smith en el logro de sus objetivos de SIAA?

Se est apegando la Compaa Smith a los compromisos de su poltica ambiental?

Sugerencias para mejorar el SIAA:



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Aplicacin de Accin Correctiva (P-TAC)


Propsito

La Corporacin Smith utiliza un proceso formal de accin correctiva para asegurar que losconceptos de cumplimiento reales o potenciales y no-conformidades del SIAA se revisen rpiday de una forma efectiva.

Procedimiento

1. El representante gerencial asigna la responsabilidad para aplicar acciones para corregir cadaconcepto de cumplimiento real o potencial o no-conformidad identificada en la evaluacin de

cumplimiento o evaluacin interna (ver P-EC y P-EI respectivamente) al gerente o empleadoapropiado. Juntos pueden llenar la parte de la Declaracin del Problema de la Notificacinde Accin Correctiva (formato TAC-01; similar a la hoja de trabajo 7-7 en la Gua deImplementacin del SIAA).

2. La persona responsable entonces lleva acabo la accin correctiva requerida, pidiendoasistencia del representante gerencial, comit del SIAA, y a cualquier otra persona en caso deser necesario.

3. La persona responsable y el representante gerencial llena la parte de Accin CorrectivaTerminada de la Notificacin de Accin Correctiva cuando se termine la accin correctiva.

Frecuencia

Cuando se detectan problemas significativos en el funcionamiento del SIAA, principalmente atravs del proceso de evaluacin interna.

Registros

La accin correctiva se registra utilizando el formato TAC-01; el coordinador del SIAAmantiene los registros del SIAA.


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TAC-01: Formato de Accin Correctiva

Fecha

Descripcin de posible solucin

Persona Responsable de Accin Correctiva

Accin Correctiva Terminada

Accin Tomada

Resultados

Fecha

Declaracin del Problema

Descripcin de concepto de cumplimiento real o potencial o no-conformidad

Fecha de Terminacin de Accin Correctiva

Firmado: _______________________ ________________________Representante Gerencial Persona Responsable


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Comunicacin con Responsables (P-CR)


Propsito

Para asegurar que las partes interesadas externas reciban la informacin apropiada sobre lasactividades de la compaa, la Corporacin Smith ha desarrollado una poltica para considerar y,donde sea apropiado, responder a sus preguntas, comentarios o quejas.

Procedimiento

1. El comit del SIAA identifica a las partes interesadas y sus inquietudes potenciales sobre eldesempeo de la Corporacin Smith utilizando el formato CR-01, partes interesadas y

aspectos ambientales. Si el comit decide que una comunicacinproactiva sobre los aspectosambientales es necesaria con cualquier grupo, la decisin se registra en la forma CR-01 y sedesigna la responsabilidad.

2. Cuando se recibe cualquier forma de comunicacin de una Parte Interesada referente aldesempeo administracin ambiental de la Corporacin Smith, esa comunicacininmediatamente es enviada al representante gerencial del SIAA.

3. El representante gerencial del SIAA considera la naturaleza de las comunicaciones y tomauna decisin sobre si responder no y, en su caso, cmo responder a ella basada en la guaque se encuentra abajo y en las guas ms especficas CR-01. El representante gerencial delSIAA es responsable de mantener los archivos de cada comunicacin y responder utilizandoel formato CR-02, Registro de Comunicacin con Partes Interesadas. Si se requierenacciones internas para llevar acabo la comunicacin, esto se anota en la CR-02 y se inicia unaForma de Accin Correctiva (TAC-01),

Gua para comunicaciones con responsables sobre aspectos ambientales: La polticaambiental de la Corporacin Smith esta a disposicin de todos las partes interesadas asolicitud. La Corporacin Smith har su mejor esfuerzo, para responder adecuadamente todacomunicacin de buena fe sobre aspectos ambientales, incluyendo quejas, comentarios ysolicitudes de informacin. Sin embargo, la Corporacin Smith puede escoger no responderen todos los casos, particularmente si la solicitud es hecha de mala fe o si requiereinformacin sensible.

Frecuencia

De acuerdo a comunicacin ambiental.


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Registros

El representante gerencial mantiene archivos de comunicacin ambiental con las partesinteresadas y las respuestas de la Corporacin Smith y se mantiene una bitcora utilizando el

formato CR-02. Una versin actualizada el CR-01, Responsables y Aspectos Ambientales, semantiene junto con este manual.


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Rev. 1.0 (Enero 4, 2001)

CR-01: Partes Interesadas y Aspectos Ambientales

Parte Interesada Inquietud Ambiental PotencialPlan de Comunicacin Proactiva

(si se desea)

Persona a Contactar: Fecha de terminacin:


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Rev. 1.0 (Enero 4, 2001) Pgina 54

CR-02: Registros De Comunicacin Con Partes Interesadas

Fecha de recepcin de la comunicacin

Tipo de comunicacin:

Forma recibida:

Domicilio / nmero de telfono / email:

Contenido de la comunicacin (adjuntar una copia si es posible):

Responder la Corporacin Smith? SI NO

Fecha de respuesta:

Persona que responde:

Naturaleza de la respuesta (adjuntar una copia si es posible)

Son necesarias acciones internas? (En caso de contestar s, llenar la forma de accin

correctiva)

Persona a contactar: Fecha de terminacin


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Rev. 1.0 (Enero 4, 2001) Pgina 55

Revisin Gerencial (P-RG)


Propsito

Para asegurar la efectividad del SIAA y su mejora continua, la alta gerencia de la CorporacinSmith peridicamente revisa elementos importantes y resultados del SIAA.

Procedimiento

1. En preparacin para una revisin gerencial, el representante gerencial recolecta la siguienteinformacin y la hace disponible a la alta gerencia de la planta, incluyendo el dueo ypresidente de la Corporacin Smith y al gerente de planta.

Poltica ambiental Una lista de los miembros del comit del SIAA y otros responsables de las partes

principales del SIAA (RESP-01) Lista de aspectos ambientales significativos y criterios significativos (AAS-01) Un estatus de conformidad de la planta y de cualquier reglamento potencial a cercano a

implementarse que requiera una estrategia por avanzado.

Lista de objetivos y metas ambientales (OMP-01 y OMP-02) Resultados de desempeo ambiental (del monitoreo y mediciones de los indicadores del

AAS e indicadores de avance de objetivos y metas).

Puntos principales describiendo otros logros del SIAA (por ejemplo, nmero de personalentrenado, etc.)

Resultados de la ltima evaluacin interna del SIAA (EI-02, evaluacin de cumplimiento(VC-01) y acciones correctivas tomadas.

Descripcin y documentacin de retroalimentacin de partes interesadas (si se recibi) Anlisis de costos y beneficios del SIAA (cuantificable donde sea posible)

2. La alta gerencia se rene para revisar y discutir la informacin presentada. El representantegerencial y coordinador del SIAA tambin estarn presentes. Dependiendo de su revisin, laalta gerencia puede dirigir cambios especficos y/o significativos en la escala y direccin delSIAA para poder mejorar su efectividad y valor al negocio. Las conclusiones y directricesque resultan de la revisin de la gerencia se registrarn utilizando la forma RG-01 y quedan

en custodia del coordinador del SIAA.


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Frecuencia

Trimestralmente

Registros

Los resultados de la revisin gerencial se registran utilizando el formato RG-01. El coordinadordel SIAA mantiene los registros.


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Rev. 1.0 (Enero 4, 2001) Pgina 57

RG-01 Registro de Revisin Gerencial

Fecha de Reunin de Revisin

Asistentes a la Reunin

Nombre Puesto

Conclusiones

Acciones planeadas Persona(s) Responsables

Firmas: _________________________ ________________________Representante Gerencial Gerente de Planta


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Oficina de Prevencin de laContaminacin y Sustancias TxicasWashington, DC 20460

EPA744-R-03-001Noviembre 2003

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