MANUAL DE USO COMPROMISOS DE …intranet.utalca.cl/cdu/doc/Manual_CDU_online.pdfDirección de Planificación y Análisis Institucional ... “Plan de Contribución Unidad” y Manual

Universidad de Talca

Rectoría Dirección de Planificación y Análisis Institucional

Dirección de Planificación y Análisis Institucional

MANUAL DE USO COMPROMISOS DE DESEMPEÑO ON – LINE

UNIVERSIDAD DE TALCA

Marzo, 2011.

Manual CDU On-Line


ÍNDICE

Página

1. Resumen Ejecutivo 2

2. Acceso 3

3. Menú Principal 3

4. Detalle de Menú – Ingreso Compromiso de Desempeño 4

5. Detalle de Menú – Ingreso de Autoevaluación 10

6. Detalle de Menú – Gráficos 13

7. Detalle de Menú Directivos – Asignación de Encargado 18

6. Detalle de Visión del Rector 19

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1. Resumen Ejecutivo El objetivo de este Manual, es guiar a las diferentes unidades de la Universidad de Talca acerca del uso del Sistema de Compromisos de Desempeño On–Line en el proceso de formulación y autoevaluación. Este sistema permite mantener diferentes versiones del compromiso, comentarios y autoevaluaciones, adjuntando los archivos necesarios que tienen que ver con el cumplimiento de las metas propuestas.

A partir del año 2007, y anualmente, todas las unidades académicas y no académicas firman un convenio de desempeño ante Rectoría, comprometiéndose a cumplir metas que ellas mismas se han definido para el periodo correspondiente, y las que deben estar alineadas con el Plan Estratégico de la Institución. El periodo abarcado es un año, comprendido entre Enero y Diciembre del año. A partir del mes de octubre del año 2008, este proceso se realiza en forma electrónica, lo que es un gran avance en el manejo de la información y la evaluación de los mismos. A raíz del aprendizaje ligrado a través de los años de implementación del sistema de Compromisos de Desempeño, en el año 2010 se implementaron importantes mejoras entre los que se destacan: La asignación de pesos relativos a los objetivos, acciones y metas de los CDU’s de la

Unidad. La posibilidad de realizar mediciones intermedias del CDU propuesto por la Unidad. La eliminación del la dicotomía de cumplimiento de las metas, permitiendo evaluar el

cumplimiento parcial.

La implementación de esta herramienta tiene tres importantes propósitos. En primer lugar, permite asegurar que los compromisos y autoevaluaciones se encuentren disponibles las 24 horas los 7 días de la semana y en diferentes versiones. En segundo lugar, permite la generación de las autoevaluaciones en cualquier momento y en forma relativa, lo que permite la realización de mediciones intermedias. Por último constituye un instrumento de control de gestión, que será parte del tablero de comando de la Universidad, facilitando el proceso de descentralización emprendido por la Universidad, toda vez que permite, tanto a Rectoría como a las propias unidades, hacer revisiones periódicas de los estados de avance en el cumplimiento del plan anual.

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2. Acceso El Sistema de Compromiso de Desempeño On-Line, se encuentra accesible desde la intranet

presionando el icono y usted encontrará una ventana como la que se presenta en el Menú Principal.

3. Menú Principal

En esta pantalla usted encontrará un menú que posee las opciones de: “Ingreso Compromiso de Desempeño”, “Compromiso y Autoevaluaciones Históricas”, “Ingreso de Autoevaluación”, “Informes”, “Plan de Contribución Unidad” y Manual de Uso, que tienen las funciones que se explican a continuación:

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Ingreso Compromiso de Desempeño, en donde el usuario puede ingresar y realizar las modificaciones necesarias al CDU del año. Compromisos y Autoevaluaciones Históricas, lugar en donde se encontrará la historia de

la unidad, Compromisos de Desempeño anteriores y autoevaluaciones de años pasados. Ingreso de Autoevaluación, es el hipervínculo que llevará al usuario a ingresar la

autoevaluación de cada año. En esta autoevaluación el usuario deberá informar al sistema presionando un si o no, según corresponda, el estado de cumplimiento de la meta propuesta en el CDU, adjuntando la información de respaldo. Informes, el usuario encontrará una ventana con un nuevo menú que podrá seleccionar

dependiendo del gráfico que desea visualizar. Plan de Contribución Unidad, en donde el usuario encontrará el plan de contribución de su

unidad en vista del período seleccionado. Manual de Uso, lugar en donde el usuario encuentra este manual que explica el uso en

forma detallada del funcionamiento del sistema on line de CDU.

4. Detalle de Menú – Ingreso Compromiso de Desempeño

Seleccionar (haciendo Clic sobre el hipervínculo (texto marcado))

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Una vez seleccionado “Ingreso Compromiso de Desempeño”, el usuario encontrará una ventana como la que se expone a continuación:

Para agregar un nuevo objetivo se debe seleccionar haciendo clic

sobre

En la siguiente ventana de “Ingreso Compromiso de Desempeño”, están los elementos básicos para agregar objetivos, acciones, metas con los respectivos pesos relativos además de agregar indicadores a cada objetivo propuesto por la unidad.

Una vez realizada la acción se activará la ventana siguiente:

Espacio que define el nombre del Responsable de la Unidad además del encargado o asistente, la Unidad y el año de proceso del CDU que se

esta Ingresando

Estado en que se encuentra el CDU, en este caso y por ser el proceso inicial, se encuentra en estado de Formulación

Link utilizado para agregar un nuevo Objetivo a la

formulación del CDU

Espacio que muestra los objetivos ingresados, la unidad de apoyo externo necesaria y un icono o imagen que permite la eliminación del objetivo

Especio que muestra las solicitudes de apoyo de otras unidades para la obtención de un objetivo.

Botón que permite volver al

menú principal

Botón e hipervínculo que permite descargar el CDU en formato Word o Adobe Acrobat

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En esta ventana el usuario puede ingresar sus objetivos, pesos relativos de los objetivos,

asociarles los indicadores estratégicos necesarios para los efectos de medición del Plan

como además de incluir las acciones, pesos relativos de las acciones y metas. En caso de ser

requerido, el usuario podrá seleccionar un objetivo estratégico seleccionando el

hipervínculo donde se desplegarán los objetivos estratégicos de la

Universidad que dependerán del Foco Estratégico seleccionado.

Selección del Foco Estratégico en donde se incluirá el Objetivo

Selección o ingreso textual del objetivo que se propone cumplir la unidad para el CDU

Se debe seleccionar el botón + para agregar uno o más indicadores, que será(n) seleccionado de una lista de indicadores para el Foco Estratégico. En caso de no corresponder uno de los indicadores, el usuario podrá seleccionar un indicador denominado “Sin indicador – No Corresponde”

Seleccionado el o los Indicadores aparecen en

este recuadro

Hipervínculo de Información, despliega en una ventana los Focos Estratégicos de

la Universidad

Botón para guardar los cambios o ingresos realizados

Botón para volver al listado de objetivos ya comprometidos (ventana anterior)

Selección del peso relativo asociado al objetivo (alto, medio o bajo, según la importancia para la unidad)

Botones que permiten incluir o eliminar el apoyo de unidades externas al cumplimiento de la acción y metas propuestas.

Ingreso de Acción a realizar

Selección del peso relativo asociado a la acción

Apertura para incluir nuevas acciones y metas

Ingreso de Metas asociadas a la Acción. Si desea ingresar más de una meta se debe

presionar el botón “Nueva Meta”.

Selección del peso relativo asociado a la meta

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Una vez completado los pasos explicados en la venta se observará lo siguiente:

Observe que se seleccionó un Foco Estratégico, en el caso del ejemplo es Formación

(Formación de talentos en Pregrado, Postgrado, Especialidades y Técnico Profesional),

además se ha ingresado un objetivo “Mejorar la retención estudiantil en pregrado” que

tiene un peso relativo “Alto” dentro de los objetivos que la unidad está desarrollando en el

CDU, y se ha seleccionado un indicador llamado “Porcentaje de deserción”.

En la siguiente parte de la ventana, se han ingresado acciones asociadas al Objetivo ya

planteado y las metas asociadas a cada una de las acciones propuestas con sus respectivos

pesos relativos.

En el caso de las metas, éstas deberán incluirse al menos una para cada acción y debe poder

medirse, ó sea ésta debe ser cuantificable.

Cuando la unidad requiere el apoyo externo de otras unidades de la Universidad de Talca

para el cumplimiento de la acción y las metas propuestas, el usuario deberá seleccionarla en

las casillas de “Apoyo externo a la Unidad” presionando el botón y para eliminarla de

apoyo externo el botón . Este apoyo deberá ser ratificado por el responsable de la

unidad, dependiendo de la unidad a la que se le solicita el apoyo en el cumplimiento de la

meta. Si uno de los directivos acepta esta solicitud de apoyo, esta meta también pasará a

formar parte del Compromiso de Desempeño de su Unidad.

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En el momento que el ingreso de las acciones y metas sea finalizado para el objetivo

propuesto, el usuario deberá presionar el botón para que la

información sea almacenada en la base de datos correspondientes.

Los pasos de selección de Foco Estratégico, ingreso de Objetivos, asociación de

Indicadores, ingreso de Acciones y Metas y la selección de los respectivos pesos relativos,

además de la solicitud de Apoyo Externo, deberán ser repetidos por cada Objetivo que la

unidad se proponga cumplir durante el año.

Una vez concluido el proceso de ingreso del CDU, el responsable de la unidad tendrán la

posibilidad de enviar el CDU a la Dirección de Planificación y Análisis Institucional con el

objeto de emitir los comentarios correspondientes a cada CDU. Para ello deberá pensionar

el botón que se muestra en la ventana siguiente.

Concluido el proceso de desarrollo de comentarios y estando aprobado el CDU por parte de

la Dirección de Planificación y Análisis Institucional, este CDU quedará disponible para la

aprobación o comentarios del Rector de la Universidad.

Aprobado el CDU por parte del Rector, queda a disposición de la unidad para ser impreso e

incluido en las Reuniones de Gestión como input del proceso.

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5. Detalle de Menús – Ingreso de Autoevaluación

Seleccionar (haciendo clic sobre el hipervínculo)

Una vez seleccionado “Ingreso Autoevaluación”, el usuario encontrará una ventana como la que se expone a continuación. En esta ventana de “Ingreso Autoevaluación”, encontrará los elementos básicos para realizar el mencionado proceso, indicando el porcentaje de cumplimiento para cada una de las metas propuestas en su CDU, adjuntando adicionalmente los archivos necesarios que dan cuenta de dicho cumplimiento. Los puntos más importantes se encuentran descritos en la siguiente figura:

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Esta ventana luego que se usted realice la autoevaluación, determinará automáticamente el

porcentaje de cumplimiento global y por FCO / Foco Estratégico además de quedar

almacenado en forma automática el o los archivos adjuntos que verifican el cumplimiento.

Una vez realizado el proceso completo para cada Foco Estratégico, guarde los cambios

presionando el botón que se muestra en la página siguiente.

Hipervínculo para volver

al Menú Principal

Porcentaje de Cumplimiento de la Meta

Al Presionar clic sobre el clip, permite incluir los archivos que respaldan el cumplimiento

Porcentaje de Cumplimiento del FCO (hasta el 2010) y Foco Estratégico 2011 en adelante

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Finalmente, una vez que haya realizado su autoevaluación presione Guardar Cambios y descargue una copia

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6. Detalle de Menús – Gráficos

Todas las unidades tienen la posibilidad de ver gráficamente la composición de las metas en

cuanto a su cantidad y Cumplimiento, por Factor Clave Orientador o Foco Estratégico, el

Comportamiento Global de las Metas y la Composición de las Metas por FCO /FE, para

ello, los encargados o responsables de la unidad deben seleccionar la opción gráficos del

menú principal

Seleccionar (haciendo clic sobre el hipervínculo)

Al presionar sobre Informes, verá una nueva ventana de menú que tiene las posibilidades

gráficas que se mencionaron en el párrafo anterior.

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a. Detalle de Menús – Gráficos – Compromiso y Cumplimiento por FCO o Foco Estratégico

En este submenú el usuario podrá encontrar información acerca de la cantidad de metas de

su unidad y el número de metas cumplidas, como al mismo tiempo, lo que pasa con las

otras unidades equivalentes. Para ello, se ha separado por Facultades, Institutos,

Direcciones y Vicerrectorías, por lo que al lado derecho de la pantalla de gráfico, podrá ver

el comportamiento de metas y cumplimiento del global de las unidades pertenecientes a su

grupo.

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b. Detalle de Menús – Gráficos – Cumplimiento Global de Metas

El usuario podrá encontrar información acerca del porcentaje de cumplimiento de su

unidad, al mismo tiempo, lo que pasa con las otras unidades equivalentes en valores

promedios.

Semáforo Semáforo

Cumplimiento

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c. Detalle de Menús – Gráficos – Composición de Metas

El usuario podrá encontrar información acerca de la composición de las metas de su unidad,

al mismo tiempo lo que pasa con las otras unidades equivalentes en valores promedios, los

porcentajes de cumplimiento y la cantidad de metas comprometidas.

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7. Detalle de Menús – Directivos – Asignación de Encargado

En esta ventana los Responsables de Unidad tienen la posibilidad de agregar encargados en

el proceso de creación del CDU y de la Autoevaluación con el objeto que estos últimos

tengan la responsabilidad del ingreso de la información. La principal diferencia en

atribuciones que tiene el encargado, es que éste no puede enviar el CDU a Planificación,

siendo sólo responsabilidad del Directivo a Cargo de la Unidad.

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8. Detalle de Visión del Rector

El Rector tiene una visión amplia del Cumplimento del Compromiso de Desempeño por

Unidad. A través de semáforos, él puede acceder a ver la información general de la

Universidad, por Factor Clave Orientador o Foco Estratégico, dependiendo del año a

verificar, y por año mostrando en rojo, verde y amarillo, según sea el caso en el

cumplimiento.

Si la autoridad desea ver una visión más detallada del cumplimiento, basta con hacer clic

sobre el FCO o FE o en el general para ver detalles por Facultad, Institutos, Direcciones y

Vicerrectorías.

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