MANUAL DE USUARIO DEL BANCO DE OFERTAS ......de edición de ofertas existentes, le permite al usuario reconocer una oferta o proyecto existente a través del Id de la Oferta , antes

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MANUAL DE USUARIO

DEL

BANCO DE OFERTAS

INTERSECTORIALES


CONTENIDO

1) INTRODUCCIÓN AL BANCO DE OFERTAS INTERSECTORIALES Pág. 11.1) Objetivo de este manual Pág. 21.2) Dirigido a Pág. 2

2) DESCRIPCIÓN DE LA APLICACIÓN Pág. 32.1) Lo que usted debe conocer Pág. 3

3) REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA Pág. 43.1) Especificaciones Técnicas Pág. 43.1.1) Hardware y Software Pág. 43.1.2) Navegadores compatibles Pág. 53.1.3) Botones de navegación Pág. 5

4) DESCRIPCIÓN DE OPCIONES DEL MENÚ PRINCIPAL DE LA APLICACIÓNPág. 7

4.1) Login de la Aplicación Pág. 84.2) Pantalla de Bienvenida a la Aplicación Pág. 84.3) Videotutorial del Banco de Ofertas Intersectoriales Pág. 94.4) Opción -> Lista Ofertas Disponibles Pág. 94.4.1) Opción -> Postularse a una Oferta Pág.104.5) Opción -> Ingresar nueva oferta Pág.114.6) Opción -> Editar una oferta Pág.114.6.1) Pantalla Editar una Oferta Pág.124.6.2) Pantalla Confirmar la eliminación definitiva de una oferta Pág.134.7) Opción -> Ejecutar ofertas Pág.144.7.1) Edición ejecución de oferta Pág.144.8) Opción -> Lista ofertas Ejecutadas Pág.154.9) Opción -> Descargas Pág.164.9.1) Opción -> Descargue de formato en Excel para relacionar los beneficiarios de laoferta Pág.174.9.2) Opción -> Procedimiento y descarga del formato para captura masiva de ofertas

Pág.194.9.3) Opción -> Procedimiento para descarga de formatos Administrativos del bancode ofertas intersectoriales Pág.204.9.4) Opción -> Procedimiento para descarga del Manual de usuario Pág.214.9.5) Opción -> Seguridad para cambio de clave de acceso al sistema Pág.224.9.6) Opción -> Geoportal Pág.22


1) INTRODUCCIÓN AL BANCO DE OFERTAS INTERSECTORIALES:

El Banco de Ofertas Intersectoriales es un proyecto liderado por la dimensión deAtención Primaria Social APS y desarrollado por el área de tecnología del observatoriosocial de la Dirección Territorial de Salud de Caldas, el cual fue concebido como unaherramienta Web que permite conocer, estandarizar y articular los diversos proyectoso servicios ofrecidos en todos los sectores público y privado, con el fin de definir yorientar eficientemente la oferta del Estado y de las Instituciones hacia las diversasnecesidades de la comunidad.


1.1) Objetivo de este manual:

El objetivo específico y primordial de éste Manual es el de ayudar y guiar al usuario enla utilización de la herramienta Web del Banco de Ofertas intersectoriales con todas susfuncionalidades y en la comprensión de toda su estructura técnica.

Entre los objetivos generales podemos mencionar: Conocer como consultar las ofertas o proyectos existentes actualmente en el

banco de ofertas, Conocer como capturar nuevas ofertas o proyectos a través de la plataforma, Conocer como editar ofertas o proyectos ya capturados o publicados, Conocer el proceso de ejecución o adjudicación de ofertas o proyectos, Conocer como consultar proyectos ya ejecutados, Conocer como consultar documentos disponibles en la zona de descargas de la

plataforma.

1.2) Dirigido a:

Este manual está dirigido a los usuarios existentes actualmente en la plataforma,quienes deben poseer un usuario y una contraseña para poder ingresar al sistema.


2) DESCRIPCIÓN DE LA APLICACIÓN:

El sistema del Banco de Ofertas Intersectoriales, es una plataforma web multiusuarioque ha sido desarrollada utilizando diversas tecnologías tales como:

Javascript JQuery Ajax CSS3 HTML5 Bootstrap Lenguaje de desarrollo PHP - Framework Laravel 5.2

2.1) Lo que usted debe conocer:

Usted como usuario del sistema Banco de Ofertas Intersectoriales debe tenerconocimientos básicos de ofimática para manejo de hojas de cálculo en Excel y manejobásico de navegadores de internet como: Google Chrome - Mozilla Firefox -Internet Explorer - Safari - Opera etc.


3) REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA3.1) Especificaciones Técnicas

3.1.1) Hardware y Software: el sistema para su normal operación y funcionamiento,requiere como mínimo de un computador de mesa o portátil con cualquier sistemaoperativo, que tenga instalado un navegador compatible con acceso a una conexión deinternet. Para acceder a la aplicación desde internet es necesario digitar en elnavegador lo siguiente:

http://saluddecaldas.gov.co/Luego ingresar a la pestaña de - Observatorio Social y ubicar el siguiente logoque está ubicado en la parte inferior izquierda de la página desplegada sobreel cual se debe dar clic:

3.1.2) Navegadores compatibles: entre los navegadores compatibles con la plataformaweb describimos a continuación:


3.1.3) Botones de navegación: la plataforma web maneja los siguientes botones paranavegación entre las distintas paginas de la aplicación:

Botón de ingreso al sistema en la pantalla de login:

Menú Principal de navegación de la aplicación:

Botón para filtrar por: el origen de la Oferta, el Sector de la Oferta, la entidad ofertante,

el estado actual de la Oferta.

Botones para ir a la página de introducción y para salir del sistema:

Botones para publicar una oferta y para salir del sistema:

NOMBRE VERSIONNAVEGADOR

GOOGLE CHROME *** 53 en adelante

MOZILLA FIREFOX *** 44 en adelante

INTERNET EXPLORER *** 11 en adelante

SAFARI *** 10 en adelante

OPERA *** 38 en adelante


Botones para adjuntar los documentos en formatos: PDF y WORD, enlos cuales se especifiquen las condiciones y detalles de la oferta oproyecto a publicar.

Botones para editar o borrar una oferta del sistema:

Botón para ejecutar o adjudicar una oferta ya publicada:

Botones para modificar una oferta ya publicada y para salir del sistema:

Botón para confirmar el borrado de una oferta existente en el sistema:


Botones para regresar al Banco de Ofertas y para salir del sistema:

Botones para descargar los diferentes formatos y documentosdisponibles:

Botones para adjuntar el documento o acta comité, adjuntar el archivoen Excel ya diligenciado con los beneficiarios de la oferta y tres botonesde navegación del sistema así: Guardar ejecución, el cual sirve paraguardar los datos capturados en el editor de ejecución de la oferta,Monitor Ejecución, el cual sirve para regresar a la pantalla que lista lasofertas pendientes de ser ejecutadas y el botón para salir del sistema.


4) DESCRIPCIÓN DE OPCIONES DEL MENÚ PRINCIPAL DE LA APLICACIÓN

4.1) Login de la Aplicación: esta pantalla permite autenticarse con el usuario y lacontraseña asignados para ingreso a la aplicación. Es necesario digitar ambos datos ydar clic en el botón ingresar dispuesto en la parte central inferior de la pantalla parapoder tener acceso al sistema.

4.2) Pantalla de Bienvenida a la Aplicación: esta pantalla le permite al usuarioconocer la definición de lo que es el Banco de Ofertas intersectoriales así comotambién acceder tanto al video tutorial para aprender acerca del manejo de todas lasfunciones de la plataforma web como al menú principal de opciones de la aplicación.


4.3) Videotutorial del Banco de Ofertas Intersectoriales: a través de este videotutorial, el usuario podrá autocapacitarse para conocer el manejo de todas lasfuncionalidades de la plataforma web en tiempo real.

4.4) Opción -> Lista Ofertas Disponibles: esta opción del sistema permite lavisualización de todas las ofertas o proyectos publicados actualmente en la plataformapor todas las empresas tanto del sector público como privado de cualquier municipiode Caldas, a través de la utilización de filtros por el origen, por el sector de cadaoferta, por la Entidad ofertante o por el Estado actual de la Oferta. Su acceso esal público, por lo cual no requiere de un usuario con contraseña. En esta pantalla semuestran todas las ofertas o proyectos disponibles en la actualidad, permitiendovisualizar el documento que soporte los detalles o especificaciones de la oferta, el


estado actual de la misma, el número de postulados y al mismo tiempo el botón parapostularse a esa oferta.

4.4.1) Opción -> Postularse a una oferta: esta nueva opción permite a las entidades opersonas naturales interesadas, postularse a una oferta determinada con el fin dequedar incluido en el proceso de selección para adjudicación de la misma por parte delcomité evaluador de la entidad que la publicó.


4.5) Opción -> Ingresar nueva oferta: esta opción le permite al usuario previamenteinscrito en el sistema, capturar o ingresar nuevas ofertas o proyectos para serpublicados en la plataforma. Al hacer clic en esta opción, el sistema lo redirigirá a lapantalla de autenticación Login para ingresar su usuario y contraseña de acceso alsistema y permitirle ingresar los datos de la oferta y adjuntar el Mapa de oferta yadiligenciado con los detalles de la misma.

4.6) Opción -> Editar una oferta(Lista de ofertas para editar): esta opción lepermite al usuario previamente inscrito en el sistema, conocer las ofertas o proyectosya publicados que pueden sersusceptibles de modificación de datos antes de ser ejecutados o adjudicados en laplataforma. La pantalla presenta opciones que permiten la edición o el borrado de unaoferta específica, la cual puede ser identificada o reconocida por el Id de la oferta o através de la barra Buscador de Ofertas por medio de palabras clave. Al hacerclic en esta opción, el sistema lo redirigirá a la pantalla de autenticación login paraingresar su usuario y contraseña de acceso al sistema y permitirle modificar los datosla oferta.

Nota: el procedimiento de autenticación mediante la pantalla login, solo es necesarioefectuarlo una sola vez.


4.6.1) Pantalla Editar una Oferta(Edición de una oferta específica): esta opción lepermite al usuario previamente inscrito en el sistema, editar una oferta o proyectoespecífico existente, la cual puede ser identificada o reconocida por el Id de la oferta.Luego el usuario podrá nuevamente publicar esta oferta en la plataforma con lasmodificaciones realizadas . Al hacer clic en esta opción, el sistema lo redirigirá a unapantalla con todos los datos actuales de la oferta elegida, los cuales pueden sermodificados a criterio del usuario. Nota: las modificaciones sustanciales debenser realizadas en el documento Mapa de oferta ACTUAL el cual podrá serdescargado por medio de este link:


4.6.2) Pantalla Confirmar la eliminación definitiva de una oferta: esta opción del menúde edición de ofertas existentes, le permite al usuario reconocer una oferta o proyectoexistente a través del Id de la Oferta, antes de ser eliminado definitivamente delsistema. Una vez se haga clic en este botón, el sistema pedirá confirmación de laeliminación de la oferta elegida, para lo cual se debe elegir una respuesta sí o no ypresionar el botón Responder.


4.7) Opción -> Ejecutar ofertas: esta opción del sistema, le permite al usuariopreviamente inscrito en la plataforma, conocer todas las ofertas o proyectosdisponibles en su área a través del Id de la Oferta. Una vez elegida la oferta aejecutar, se debe descargar de la zona de descargas del sistema, la plantilla enExcel en la cual se deben relacionar los datos básicos de cada uno de losbeneficiarios de la oferta y adjuntar este archivo ya diligenciado en la pantalla deejecución de la oferta elegida.

4.7.1) Edición ejecución de oferta: en esta pantalla el usuario puede conocer los datosbásicos de la oferta a ejecutar o adjudicar, así como revisar el documento con losdetalles de la misma, antes de ser ejecutada en el sistema. De la misma forma lapantalla facilita un recuadro blanco con un área de texto en la cual se pueden dejar


consignadas las observaciones o condiciones para la ejecución o adjudicaciónde la oferta de acuerdo a lo decidido en el comité de adjudicación de ofertas de lainstitución. En esta pantalla de ejecución, también es posible adjuntar el documentoo acta de aprobación o adjudicación del comité, así como el documento(PlantillaExcel Beneficiarios) de la oferta.

4.8) Opción -> Lista ofertas Ejecutadas: esta pantalla le permite al usuariopreviamente inscrito en el sistema, conocer todas y cada una de las ofertas que hansido ejecutadas o adjudicadas a beneficiarios. Permite visualizar por medio del botónVer Ficha Ejecución, todas las observaciones, el documento acta de aprobación de laejecución en comité y la plantilla de beneficiarios a los cuales le fue adjudicada o porquienes fue ejecutada la oferta o proyecto.


Pantalla botón: Ver Ficha Ejecución

4.9) Opción -> Descargas: esta opción del sistema le permite al usuario previamenteinscrito, conocer el procedimiento para manejo de cada uno de los formatos o plantillas


disponibles y proceder a descargar por medio de enlaces, las plantillas dispuestas paracada procedimiento en el sistema.

4.9.1) Opción -> Descargue de formato en Excel para relacionar los beneficiarios de laoferta: al hacer clic en esta opción, el usuario descargará automáticamente a su PC, elformato que debe ser utilizado para relacionar los datos básicos de cada uno de losbeneficiarios de la oferta.



4.9.2) Opción -> Procedimiento y descarga del formato para captura masiva deofertas: esta opción le permitirá al usuario previamente inscrito en el sistema, ingresara una pantalla donde se describe todo el procedimiento con sus respectivasrecomendaciones al momento de diligenciar la plantilla en Excel para cargar de maneramasiva un número de ofertas al sistema.(Mínimo 20 ofertas para cargue masivo).

Formato Excel: Plantilla_Cargue_Masivo_BD_Municipios.xlsx


4.9.3) Opciones - > Descargar Mapa de Oferta y Formato de RegistroAdministrativo del banco de ofertas intersectoriales: al hacer clic en estas opciones,el usuario descargará automáticamente a su PC, cada uno de los respectivos formatosde acuerdo al procedimiento establecido por el área de coordinación del Banco deOfertas de la Dirección Territorial de Salud de Caldas.


4.9.4) Opción - > Manual de usuario del banco de ofertas intersectoriales: al hacer clicen esta opción, el usuario descargará automáticamente a su PC, el manual de usuariode esta aplicación, en el cual encontrará la descripción completa de todas lasfuncionalidades y especificaciones técnicas del sistema Web Banco de OfertasIntersectoriales.

Formato PDF: Manual_Usuario_Banco_Ofertas.pdf


4.9.5) Opción - > Seguridad: esta opción le permite al usuario el cambio de sucontraseña de acceso al sistema Web - Banco de Ofertas Intersectoriales, con el fin decumplir con las políticas de seguridad de la plataforma.

4.9.6) Opción - > Geoportal: esta opción le permite al usuario visualizar todas lasofertas publicadas hasta la fecha, en un mapa de georreferenciación departamental,permitiendo filtrar por municipios o por palabras claves relacionadas con cada una delas ofertas. (Clic en la opción Cargar Mapa)


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