Manual de Usuario Generacion de Ofertas

Dirección General del Patrimonio del Estado

Subdirección General de Compras

PROGRAMA PARA EL TRATAMIENTO

ELECTRÓNICO DE OFERTAS

PROTEO

Manual de usuario

catalogopatrimonio.minhap.es

Ver. Doc. Ver. Aplicación 2.0.10 2.2.3

P R O T E O D. G. del Patrimonio del Estado Subdirección General de Compras

Manual de Usuario del PROgrama para el TRatamiento Electrónico de Ofertas Página 2 de 44



Objeto de la aplicación Este documento es el manual de usuario de la aplicación PROTEO (PROgrama para el Tratamiento Electrónico de Ofertas), que la Dirección General del Patrimonio del Estado pone a disposición de las empresas licitadoras para la generación de ofertas económicas. La aplicación PROTEO está diseñada para la introducción de datos de ofertas de un procedimiento abierto para la conclusión de un acuerdo marco de la Dirección General del Patrimonio del Estado - Subdirección General de Compras con destino a la Administración General del Estado, sus Organismos autónomos, Entidades gestoras y Servicios comunes de la Seguridad Social, entidades públicas estatales y otros organismos a los que se refiere el artículo 189 de la Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público. El objetivo de la aplicación es la generación de los documentos electrónicos y en papel que se pretenden presentar a una convocatoria de acuerdo marco según lo especificado en el pliego del procedimiento abierto. Esta introducción de los bienes objeto del mismo se realizará con un mínimo de validaciones sobre los datos introducidos. Este software generará, a partir de la información introducida por el licitador, la proposición tanto en soporte papel como en soporte electrónico, en este último caso mediante un fichero con formato XML.



Instalación La instalación de la aplicación requiere sistema Windows 98 o superior y está diseñada para una resolución 1024 x 768.

� Asegúrese de tener el teclado en ESPAÑOL (ALFABETIZACIÓN INTERNACIONAL) así cómo de tener establecido el punto "." cómo separador de miles y la coma "," cómo separador de decimales.

� Al introducir los precios no debe poner el punto de los miles, lo introduce automáticamente el programa.

� El usuario debe ser administrador local de la máquina o tener permisos de instalación de programas en su PC.

� No olvide tener las instrucciones de los campos para la introducción de los precios de la oferta SIN IVA.

Para instalar la aplicación “Programa para el Tratamiento Electrónico de Ofertas” se debe ejecutar el programa SetupOfertasCC-YYYY.EXE contenido en el CD entregado o descargado de la correspondiente página de Internet. CC corresponde al número del acuerdo marco y YYYY al año. Tras la ejecución de dicho programa aparece una pantalla similar a la siguiente, con los datos correspondientes al acuerdo marco en cuestión.



Esta pantalla anuncia la instalación del programa Ofertas en su ordenador. A continuación debe pulsar el botón “Siguiente” para continuar la instalación. En la siguiente pantalla se le da la opción de modificar el directorio donde instalar la aplicación.

La instalación por defecto y recomendada es en el directorio C:\OFER_DGPE\CC-YYYY, siendo CC el número del acuerdo marco y YYYY el año del acuerdo marco. Esta ubicación puede ser modificada por el usuario durante este proceso de instalación. En el caso del acuerdo marco 17/2011 la instalación por defecto será en el directorio C:\OFER_DGPE\17-2011



En la siguiente pantalla se muestran los programas que se instalarán:

En el caso de que anteriormente hubiera instalado el programa de Generación de Ofertas previamente para un acuerdo marco determinado, se mostrará el siguiente aviso para evitar una sobreescritura de la base de datos contenida en su PC.

Eligiendo la opción “Sí”, se sustituirá la base de datos contenida en su PC por una vacía. En el caso de que quiera mantener la base de datos que había en su PC debe elegir la opción “NO”.



A continuación, se ofrece la posibilidad de crear un acceso directo en el escritorio:

Finalmente aparece la pantalla de fin de la instalación, donde se indica que la aplicación está instalada.



Uso del programa En este apartado se mostrarán las distintas funciones que lleva a cabo el Programa para el Tratamiento Electrónico de Ofertas de la Dirección General del Patrimonio del Estado.

Parámetros Iniciales La aplicación se inicia ejecutando el icono que aparecerá en el escritorio con el nombre Ofertas CC-YYYY o en la barra de tareas dentro de la carpeta Preparación de Ofertas para la DGPE con el nombre Ofertas CC-YYYY. En el el caso del acuerdo marco 17/2011 el nombre del programa será Ofertas 17-2011, y aparecerá la pantalla de entrada siguiente:

En ella se indica el acuerdo marco al que hace referencia la aplicación y para el cual se ofertarán los artículos. En este caso es el 17/2011 de VEHÍCULOS INDUSTRIALES.



A continuación se muestra la pantalla principal de la aplicación:

En la parte superior tenemos las distintas pestañas que nos dan acceso a las funciones de la aplicación. En la parte inferior de la pantalla aparecen el número de artículos introducidos y correctos y el número de artículos introducidos incorrectos o incompletos. Al finalizar la aplicación se realiza la validación de todos aquellos artículos pendientes de validar.



En el la pestaña Archivo podemos encontrar las siguientes funciones:

Datos de la empresa Formulario de captura de los datos de la empresa oferente. Es necesario cumplimentar estos datos para poder comenzar la introducción de los artículos que van a componer la oferta. Una vez cumplimentados los datos de la empresa, ésta no puede ser eliminada, sólo puede ser modificada, ya que es obligada la existencia de una para la introducción de datos. Pantalla de datos de la empresa:

Los datos necesarios para el alta de la empresa oferente son los mostrados en la imagen:

♦ Nombre o razón Social de la empresa ♦ CIF ♦ Dirección ♦ Localidad ♦ Código Postal ♦ Provincia ♦ País ♦ Número de teléfono



♦ Número de fax ♦ Dirección de correo electrónico ♦ Sede Web ♦ UTE. Especificación si la empresa oferente es una Unidad Temporal de Empresas (UTE).

En caso afirmativo deberá aportar los CIF de las empresas que componen la UTE.

Configuración de Opciones Muestra la información acerca de la configuración del árbol de directorios de la aplicación, que en el caso del directorio donde se almacena la base de datos, puede ser modificada. No obstante se recomienda dejar la configuración por defecto. Pantalla de configuración de opciones:

En el directorio BD se almacena la base de datos con los artículos ofertados (Facilitador.mdb).

Este fichero NO PUEDE modificarse directamente. ÚNICAMENTE se puede rellenar o modificar mediante el programa PROTEO.

En el directorio Ofertas se guardan, si no se modifica en su momento, los ficheros que genera la aplicación. En el directorio Consolidación deben guardarse los diferentes ficheros de exportación / importación, en el caso de que estos se utilicen.



Inicializar Tablas Esta opción del desplegable eliminará todos los artículos que se hayan introducido. Esta selección será útil cuando se quiera crear una oferta vacía para importar sobre ella partes de la oferta. Al acceder a esta opción nos muestra un mensaje de advertencia para evitar eliminaciones no deseadas:

UNA VEZ ELIMINADOS LOS ARTÍCULOS NO SE PUEDEN RECUPERAR, USE CON PRUDENCIA ESTA OPCIÓN.

La opción Verificar Clave Referencia se explicará más adelante. Verificar Correspondencia B1-B2 se utilizará sólo en los casos en que la oferta tenga que constar de dos sobres B (B1 y B2) según lo especificado en el pliego del procedimiento abierto. En el caso del acuerdo marco 17/2011 no hay que usar esta utilidad.



Introducción de Ofertas

Introducción / Modificación de Artículos Ofertados A esta acción se accede desde la pestaña Ofertas. Este es el módulo para la introducción de artículos en la oferta de la empresa anteriormente configurada. Al entrar en este módulo se realiza una advertencia que debe ser tenida en cuenta por el usuario a la hora de cumplimentar la oferta. Esta advertencia puede variar dependiendo del procedimiento abierto al que se esté ofertando. Asegúrese de tener en cuenta todas las advertencias del programa.

Aviso del acuerdo marco 17/2011

Posteriormente se muestra un formulario en el que se relacionan los bienes objeto de contrato. Estos están clasificados en tipos, subtipos y clases. A la derecha de la descripción de los bienes objeto, se muestra el número total de artículos que contiene la oferta realizada en ese momento. En el caso de no contener artículos, caso inicial, no aparecerá ningún número. Son presentados en forma de árbol, y aquellos que aparecen en color azul son los que se corresponden con el bien objeto del contrato.



Las funciones disponibles sobre la relación de bienes son las siguientes:

Permite modificar el orden de los artículos mediante arrastrar y soltar.

Ir a la lista de artículos ofertados bajo un subtipo: Para proceder con la introducción de artículos basta con la selección del bien al que va a pertenecer el artículo y pulsar el botón Lista artículos seleccionados o realizar un doble click de ratón sobre el bien seleccionado. Al realizar esta acción se muestra la relación de artículos introducidos hasta el momento pertenecientes al subtipo y las funciones asociadas con el subtipo seleccionado.

Impresión de la relación de artículos que pertenecieran a un subtipo. Esta impresión es a modo de consulta, no para su presentación cómo oferta.

Vista previa de la impresión.

Configuración de la impresora.

Cuando accedemos a las opciones de Vista previa de relación de artículos ofertados o de Imprimir aparece el siguiente mensaje:



Realizando un clic sobre la opción Todos, se recogerán los datos de todos los artículos introducidos en la oferta sin tener en cuenta el subtipo al que pertenecen. En caso de pulsar en la opción Seleccionados recogerá únicamente los datos de aquellos artículos que estén encuadrados en el subtipo anteriormente seleccionado en el árbol.

ESTA IMPRESIÓN ES A MODO DE CONSULTA, NO PARA SU PRESENTACIÓN CÓMO OFERTA.

El listado tiene como título "RELACIÓN DE ARTÍCULOS OFERTADOS":



Si accedemos a la opción aparece el siguiente formulario:

Se muestra la relación de los artículos introducidos que pertenecen al subtipo seleccionado, mostrando de cada uno de ellos el código y la descripción corta del artículo. Si seleccionamos un artículo y sin soltar arrastramos el ratón, podremos mover el artículo a la posición deseada. El artículo seleccionado permanece con fondo azul durante la operación mientras que los artículos por los que vamos pasando con el ratón, cambian su color de fondo a rojo. La posición nueva del artículo arrastrado será la siguiente a la del artículo donde el color de fondo sea rojo.

Por último, seleccionando el botón , muestra el siguiente formulario:



Se muestra la relación de los artículos introducidos que pertenecen al subtipo seleccionado, mostrando de cada uno de ellos el código, la descripción corta del artículo y el estado de éste Entendemos por estado el resultado de haber realizado una validación de los datos del artículo de acuerdo a las especificaciones del pliego. Con los artículos existentes se pueden realizar las siguientes funciones:

♦ Copiar : Copia los datos del artículo seleccionado, creando un nuevo artículo de forma que los valores de las características del primero son copiadas al nuevo. Función utilizada para crear un nuevo artículo que difiere poco del primero y que permite de esta forma, tener sólo que modificar parte de sus datos.

♦ Validar : Valida el artículo de acuerdo a las especificaciones.

♦ Alta : Permite dar de alta artículos en la oferta.

♦ Baja : Permite dar de baja el artículo de la oferta.

♦ Modificar : Presenta el formulario de captura de datos del artículo con los datos que se

poseen del mismo para su modificación.

♦ Imprimir la ficha del artículo.

♦ Vista previa de la ficha del artículo seleccionado para su consulta.

♦ Configuración de la impresora . La opciones de Validar, Baja y Copiar, permiten la selección múltiple de artículos. Ésta se realiza seleccionando un artículo y arrastrando el ratón mientras mantenemos el botón pulsado. Los estados posibles en los que se puede encontrar un artículo son los siguientes:

♦ Correcto . El artículo ha sido validado y los datos son correctos. ♦ Incorrecto/Incompleto . El artículo ha sido validado pero hay datos incorrectos o faltan

datos.

♦ No validado . El artículo no ha sido validado. � La aplicación permite presentar en la oferta artículos que aparezcan como incorrectos o

incompletos, no obstante compruebe la causa de la posible incorrección con la Subdirección General de Compras, ya que los datos que se presenten formarán parte de la oferta.



ALTA DE ARTÍCULOS Los artículos que formarán parte de la oferta se deben incluir de uno en uno. Para dar de alta artículos debemos posicionarnos dentro del tipo, subtipo o clase al que vaya a pertenecer el artículo. Después pulsaremos el botón Alta. En este momento se mostrará el formulario de captura de datos del tipo, subtipo o clase seleccionado anteriormente.

En el cuestionario mostrado se irán cumplimentando aquellas características pedidas en él. Cada cuestionario puede estar formado por más de un formulario, a los que se acceden con los

botones para ir a la página anterior y para ir a la página siguiente. Al situar el foco sobre el control (caja) donde se debe de cumplimentar el dato aparecerán en la parte inferior de la pantalla las indicaciones sobre como rellenar la característica en la que nos encontremos. En caso de duda consulte con el pliego correspondiente. � Lea con atención las indicaciones correspondientes a cada característica a rellenar. En el momento de rellenar alguno de los datos e ir hacia otra característica para su cumplimentación, se realizan una serie de validaciones del dato introducido, mostrando un mensaje en caso de no cumplir las reglas definidas.



Los datos introducidos se pueden guardar en cualquier momento, provocando este hecho el almacenamiento de los datos del artículo y la relación de los artículos pertenecientes al subtipo en el que nos encontrábamos. � Los campos de texto no deben: - Empezar por: -,+ o = - Contener comillas simples o dobles ( ‘ o “ ) - Contener & o ÿ - Contener tabuladores o caracteres de control VALIDACIÓN DE ARTÍCULOS Una vez dados de alta los artículos se debe realizar la validación automática de los mismos mediante el botón Validar, que comprobará que los valores introducidos se adaptan a lo especificado en el pliego. Una vez terminada la validación y si el resultado de ésta es artículo no correcto o incompleto, se mostrará una pantalla en la que aparece la lista de datos introducidos para ese artículo que la aplicación considera incorrectos.

Realizando un doble clic sobre un error se muestra una pantalla en la que se detalla la causa del error.



Debe corregir estos errores para presentar la oferta de forma correcta pulsando el siguiente botón:

Mediante este botón accedemos al formulario de captura de especificaciones, pero únicamente aparecerán las características que sean incorrectas o incompletas, de acuerdo con los errores producidos en la validación. En este caso las casillas a rellenar aparecerán en color rojo. Al pulsar Guardar en este formulario de captura de datos se vuelve a validar el artículo. Si todavía existen especificaciones incorrectas, se volvería a mostrar la lista de datos incorrectos, que deben volver a revisarse. Además se permiten las siguientes opciones para consulta de los errores/incorrecciones.

- Imprimir: Impresión del listado de errores (no válido para presentar en la oferta).

- Presentación preliminar del listado de errores.

- Pantalla de configuración de la impresora. Vista preliminar del listado de errores:



COPIA DE ARTÍCULOS Una de las posibilidades que se ofrece en la aplicación es la de realizar una copia de los datos de un artículo para copiarlos en otro artículo nuevo que se quiera dar de alta. Al pulsar el botón de copia, se pide la selección del tipo, subtipo o clase en el que deseamos quede creado el nuevo artículo con los datos copiados.

� Al terminar la copia se regresa al artículo original. Tenga esto en cuenta pues si quiere realizar las modificaciones en el nuevo artículo creado debe navegar hasta él.

Si copia un artículo para darlo de alta en un tipo, subtipo o clase diferente al original, debe tener en cuenta que puede haber características distintas asociadas al tipo, subtipo o clase nuevo. Por lo tanto debe revisar el artículo nuevo creado de forma que las características se adapten al nuevo tipo, subtipo y clase. El nuevo artículo mantendrá los valores del artículo original en aquellas características en las que coincidan exactamente. No obstante, si el nuevo artículo se encuentra en un tipo, subtipo o clase diferente al original, habrá características que no compartan. Estas características tendrán los valores definidos por defecto para ese tipo, subtipo y clase nuevo. Por lo tanto, se recomienda que revise todas las características del nuevo artículo para verificar que es correcto y está de acuerdo con las especificaciones correspondientes su ubicación.



En el caso de copiar el artículo a un tipo distinto debe tener en cuenta el cambio de los valores de las características que difieren de un tipo a otro, por lo que debe realizar las modificaciones pertinentes, entre ellas la etiqueta Producto.

MODIFICACIÓN DE UN ARTÍCULO El botón Modificar permite la modificación de los datos correspondientes a un artículo introducido, mostrando el formulario de captura de datos del artículo con los datos grabados de éste. Si el artículo se ha validado y su estado es Incorrecto / Incompleto, las características que estén incorrectas aparecerán con fondo rojo



Para poder comprobar los datos del artículo introducido podemos seleccionar la opción (Vista preliminar) que aparece una vez seleccionado uno de los artículos. Mostrará en pantalla la Ficha del Artículo mediante una ventana cómo la siguiente:



Consolidación de Datos Una de las funciones que permite llevar a cabo el programa PROTEO es la cumplimentación de las ofertas desde distintos ordenadores. Para ello distintas personas pueden trabajar sobre diferentes partes de la oferta cada una en su puesto de trabajo. Después, deben consolidar cada parte en un solo ordenador para generar la oferta global. Los pasos a seguir deberían ser los siguientes:

1. Realización de cada parte de la oferta. 2. Seleccionar un ordenador donde se vaya a consolidar la oferta (puede ser uno de los de

los participantes) 3. Los participantes cuyo ordenador no vaya a ser el que realice la consolidación deben

exportar su parte de la oferta con la opción exportar que se explica más adelante. 4. En el ordenador donde se vaya a generar la oferta definitiva se deben importar los

diferentes ficheros generados en los otros puestos con la opción importar. Para poder realizar la consolidación debe acceder la pestaña Herramientas, donde se encuentran las siguientes opciones: Exportar artículos para consolidación : crea un fichero con los artículos existentes en la base de datos del puesto donde está instalada la aplicación para ser posteriormente importado en otro puesto con el objeto de unir artículos introducidos en diferentes puestos.

Para crear el fichero de exportación se le debe dar previamente un nombre y posteriormente seleccionar el directorio donde se va a dejar dicho fichero. Se recomienda que este fichero se deje en la ruta C:\OFER_DGPE\CC-YYYY\Consolidación. (siendo CC el número del acuerdo marco y YYYY el año del mismo). Ejemplo: para el acuerdo marco 17/2011 es C:\OFER_DGPE\17-2011\Consolidacion. Si el fichero ya existe nos muestra un mensaje de confirmación de sobreescritura, sustituyendo el anterior por el que acabamos de crear. Se generará un fichero con el nombre especificado y con extensión “.xml”

Estos ficheros NO SE PUEDEN PRESENTAR COMO OFERTA.



Importar artículos para consolidación : realiza la importación de los datos de los artículos contenidos en el fichero seleccionado. Este fichero debe haber sido generado con la opción Exportar artículos para consolidación explicado en el punto anterior.

Pulsando el botón , aparece el explorador de archivos para la selección del fichero que contiene los datos a importar.

� La importación de artículos para su consolidación provoca la creación de nuevos artículos en la base de datos de la aplicación. Por lo tanto si estos artículos ya existían aparecerán duplicados. Utilice la opción Inicializar Tablas para eliminar todos los artículos y no duplicar los que vaya a importar.



Generar Datos Oferta A continuación se explica el procedimiento a seguir, una vez rellenada correctamente la oferta, para generar los listados a entregar como parte de la oferta, y el fichero xml que se debe presentar en un CD o DVD. Para ello debemos acceder a la pestaña Ofertas de la aplicación y dentro de ella a la opción Generar datos oferta Esta opción realiza una validación de todos aquellos artículos que no estén validados y prepara el fichero de datos xml. Crea una "huella electrónica" del fichero que posteriormente será impresa en los listados a presentar, de forma que pueda comprobarse que los datos contenidos en el fichero coinciden con los que aparecen impresos. Para ver más información sobre esta opción consulte el apartado Comprobar clave de referencia.

Compruebe que tiene instalada una impresora en el momento de generar la oferta. Una vez pulsada la opción Generar datos oferta se muestra el directorio donde, por defecto, se generan los ficheros de presentación de ofertas. Este directorio puede ser modificado aunque se recomienda dejar esta configuración como aparece por defecto.

Una vez aceptado se indica la ruta donde se generarán los ficheros, informando de la impresión de los listados de artículos correspondientes posteriormente.



En esta ventana se muestra el nombre del fichero xml que se va a generar y la ruta donde se va a guardar en el disco duro. Asimismo informa de la impresión automática de los listados de los artículos. Una vez generados los ficheros y enviados los listados a la impresora aparece la siguiente ventana.

� Compruebe que los artículos en los listados son los correctos, así cómo los precios y el formato de los mismos. En el listado deben aparecer el punto “.” Cómo separador de miles y la coma “,” cómo separadora de decimales.

Si modifica cualquier dato o artículo debe generar de nuevo la oferta, entregando siempre la última versión de los ficheros y de los listados .

Los listados que se generan por la impresora únicamente con la opción de Generar Oferta son los que sirven como documentación a presentar en la oferta, ya que contienen el detalle de los artículos ofertados.



PROPOSICIÓN ECONÓMICA PROPOSICIÓN EN FORMATO ELECTRÓNICO El fichero para la presentación de la oferta se creará en el directorio especificado en los parámetros de configuración. Por defecto es el directorio C:\OFER_DGPE\CC-YYYY\Ofertas. Su nombre, asignado automáticamente por el programa, es:

SOBREB_OFERCCYYYYNNNNNNNNNN-MMDDHHmmSS.xml

El significado de la nomenclatura de los ficheros es la siguiente:

CC: El número de acuerdo marco. YYYYY: El año del acuerdo marco. NNNNNNNNN: El CIF de la empresa. MM: Mes de generación del fichero. DD: Día de generación de la oferta. HH: Hora de generación de la oferta. mm: Minuto de generación de la oferta. SS: Segundo de generación de la oferta.

También se genera un fichero con la clave de referencia, que es la misma que aparece en la cabecera de cada uno de los listados. Este fichero por defecto se encuentra en el directorio C:\OFER_DGPE\CC-YYYY\Ofertas y tiene el mismo nombre que el de ofertas pero con la extensión cla.

SOBREB_OFERCCYYYYNNNNNNNNNN-MMDDHHmmSS.cla En el caso del acuerdo marco 17/2011, estos ficheros son generados por defecto en el directorio C:\OFER_DGPE\07-2011\Ofertas y para una empresa con CIF A123456789 serían:

SOBREB_OFER172011A123456789-MMDDHHmmSS.xml SOBREB_OFER172011A123456789-MMDDHHmmSS.cla

Los dígitos NNNNNNNNN-MMDDHHmmss deben ser idéntico s en los dos ficheros . Estos ficheros se grabarán en un CD o DVD y se presentarán, junto a los listados que genera la aplicación, en la Subdirección General de Compras. Opcionalmente se puede incluir también la base de datos Facilitador.mdb.



PROPOSICIÓN EN FORMATO PAPEL Los listados que se generan por la impresora únicamente con la opción de Generar Oferta son los que sirven como documentación a presentar en la oferta, ya que contienen el detalle de los artículos ofertados. Estos documentos son los siguientes:

o Documento nº 1: Listado de tipos identificado como “TIPOS OFERTADOS”.

o Documento nº 2: Listado que contiene el resumen de artículos correctos, identificado como “RESUMEN DE ARTÍCULOS OFERTADOS CORRECTOS”.

o Documento nº 3: En caso de que la proposición contuviera artículos identificados por la

aplicación como incorrectos o incompletos, listado que contiene el resumen de dichos artículos, identificado como “RESUMEN DE ARTÍCULOS OFERTADOS INCORRECTOS/INCOMPLETOS”.

o Documento nº 4: Listado que contiene el detalle de los artículos correctos, identificado como

“ARTÍCULOS OFERTADOS CORRECTOS”.

o Documento nº 5: En caso de que la proposición contuviera artículos identificados por la aplicación como incorrectos o incompletos, listado que contiene el detalle de dichos artículos, identificado como “ARTÍCULOS OFERTADOS INCORRECTOS/INCOMPLETOS”.

� Los Documentos 3 y 5 se imprimen únicamente si existen artículos incorrectos o incompletos en la proposición.

� La existencia de artículos incorrectos o incompletos implica generalmente que algún dato no cumple los criterios de validación del programa o no se han rellenado todos los campos obligatorios. Revise en qué requisito del producto puede darse esta posible incidencia. Los listados de artículos incorrectos/incompletos permiten presentar estos artículos como parte de la oferta.



SOBRE B

� OFER172011NNNNNNNNN-MMDDHHmmss.xml

� OFER172011NNNNNNNNN-MMDDHHmmss.cla

Documento 1 TIPOS OFERTADOS

Documento 2 RESUMEN DE ARTÍCULOS OFERTADOS CORRECTOS

Documento 4 ARTÍCULOS OFERTADOS CORRECTOS

Si son generados por la aplicación:

Documento 3 RESUMEN DE ARTÍCULOS OFERTADOS

INCORRECTOS / INCOMPLETOS

Documento 5 ARTÍCULOS OFERTADOS INCORRECTOS /

INCOMPLETOS



LISTADOS CORRESPONDIENTES AL SOBRE B - DOCUMENTO Nº 1: TIPOS OFERTADOS

- DOCUMENTO Nº 2: RESUMEN DE ARTÍCULOS OFERTADOS CORRECTOS



- DOCUMENTO Nº 3 (Sólo si es generado por la aplicación): RESUMEN DE ARTÍCULOS OFERTADOS INCORRECTOS/INCOMPLETOS

- DOCUMENTO Nº 4: ARTÍCULOS OFERTADOS CORRECTOS



- DOCUMENTO Nº 5: ARTÍCULOS OFERTADOS INCORRECTOS/INCOMPLETOS



IDENTIFICADOR DE LA OFERTA La aplicación PROTEO identificará a la proposición mediante un código impreso en los documentos que la conforman: ID. OFERTA. El valor de este código deberá ser idéntico en todos los documentos en soporte papel que conforman la proposición económica, lo que garantizará que pertenecen a la misma oferta.

� Puede distinguir los listados válidos para la oferta (impresos con la opción Generar Datos

Oferta) de los no válidos (impresos desde distintas acciones de Introducción/Modificación de Artículos Ofertados) porque los primeros incluyen en la parte superior derecha el IDENTIFICADOR DE LA OFERTA (ID. OFERTA).

Antes de presentar la oferta, compruebe que todos los listados contienen el mismo ID.

OFERTA.



CLAVE DE REFERENCIA La aplicación PROTEO genera la documentación relativa a la proposición, según se indica en el primer apartado de GENERAR DATOS OFERTA. La documentación a presentar estará formada por los documentos de la proposición en papel y sus ficheros correspondientes en formato electrónico generados simultáneamente. Los documentos en formato papel generados por PROTEO contienen en su parte superior un código denominado CLAVE DE REFERENCIA, compuesto por diez dígitos correspondientes a los diez últimos dígitos del HASH del contenido del fichero calculado mediante el algoritmo SHA1. La coincidencia de la clave de referencia del documento en papel con la generada a partir del fichero xml determina la correspondencia entre la información de uno y otro soporte. La aplicación PROTEO dispone de una utilidad al efecto de comprobar la correspondencia entre los listados y los ficheros, mediante dicha clave de referencia.



Verificar Clave de Referencia Esta opción se encuentra en la pestaña Archivo . La Clave de Referencia permite comprobar que los listados en papel con la oferta y sus corre spondientes ficheros electrónicos xml contienen la misma información. En la parte superior derecha de los listados aparece un código indicado como CLAVE DE REFERENCIA. Este código nos permite comprobar si los listados coinciden con la oferta presentada en los ficheros xml. Todos los documentos correspondientes al Sobre B tendrán la misma Clave de Referencia identificada como CLAVE DE REFERENCIA. Siempre que no se haya introducido ninguna modificación en la oferta o en los datos de la empresa en la aplicación después de generar la oferta con los listados , esta Clave de Referencia será correcta. En caso contrario será incorrecta y deberá generar un nuevo listado y fichero xml. Para comprobar las claves de referencia de los dos ficheros xml con la oferta, desde la opción Archivo se puede pulsar Verificar Clave de Referencia y aparecerá la siguiente pantalla.

En el apartado de Fichero XML debe seleccionarse el fichero xml de la oferta que queremos verificar:

SobreB_OFERCCYYYYNNNNNNNNN-MMDDHHmmss.xml

Se puede comprobar la clave de referencia entera o bien sólo los 10 primeros dígitos.

� Si se comprueba la clave entera, en el apartado de Clave de Referencia se debe introducir el código entero de números y letras que aparece en el fichero OFERCCYYYYNNNNNNNNN-MMDDHHmmss.cla generado con la oferta, correspondiente al fichero xml que deseamos verificar.

� Si se comprueban sólo los 10 primeros dígitos, en el apartado de Clave de Referencia (10

dígitos) se deben introducir los 10 dígitos del código de números y letras que aparece en el listado con la oferta. También tenemos este código en el fichero .cla generado con la oferta.



� En el caso de que sea incorrecta, deberá generar de nuevo la oferta, tanto los listados como los ficheros ya que los actuales no contienen la misma información.

Debe comprobar los listados con los artículos antes de enviarlos a la Subdirección General de Compras, de forma que se asegure de que los importes son correctos y se usan los puntos cómo separadores de miles y las comas de decimales.



COMPROBACIONES

FORMATO Descripción Comprobación

Los listados han sido impresos con la opción Generar Datos Oferta del menú Ofertas.

Tienen ID. OFERTA en su parte superior derecha.

Todos los listados corresponden a la misma oferta y se han generado a igual fecha y hora.

Igual Identificador de Oferta (ID. OFERTA) en todos los listados.

Existe algún artículo incorrecto o incompleto en la proposición relativa a criterios dependientes de juicio de valor y/o de la aplicación de fórmulas.

Con la opción Generar Datos Oferta se han impreso los Documentos 3 y 5.

Los dos ficheros SobreB_OFERCCYYYYNNNNNNNNN-MMDDHHmmss.xml SobreB_OFERCCYYYYNNNNNNNNN-MMDDHHmmss.cla corresponden a la misma oferta y se han generado a igual fecha y hora.

Contiene los mismos dígitos en su nombre: NNNNNNNNN-MMDDHHmmss

Los listados y los ficheros se corresponden a la misma oferta y se han generado en el mismo momento.

Con la opción Verificar Clave de Referencia del menú Archivo se verifica la correspondencia entre los archivos y sus listados, mediante la CLAVE DE REFERENCIA que aparece en la parte superior derecha de los mismos.

PROPUESTA ECONÓMICA CORRECTA



Listado de Artículos Incorrectos/Incompletos Esta opción de la pestaña Ofertas se habilita cuando existen artículos incorrectos o incompletos para disponer de un acceso rápido a los mismos para su modificación o eliminación. Al entrar en este módulo se realiza una advertencia que debe ser tenida en cuenta por el usuario a la hora de introducir datos.

Desde aquí se puede realizar la validación, baja o modificación de los datos de los artículos que aparecen, así como las diferentes opciones de impresión de la ficha del artículo. En esta pantalla solo está permitida la selección múltiple cuando queremos dar de baja uno o varios artículos.

Mediante el botón Corregir, accedemos a la pantalla de especificaciones. Se nos mostrará la ficha del artículo con los campos erróneos o incompletos para su corrección.



Lista de Artículos No Validados Esta opción dentro de la pestaña Ofertas ofrece la relación de artículos que no han sido validados aún, para disponer de un acceso rápido a los mismos para su validación. En este formulario está permitida la validación múltiple.



Instrucciones para rellenar la Ficha de Descuentos: Los descuentos están clasificados en el tipo 90, donde podemos encontrar 2 subtipos el 90.01.00 para los descuentos en euros y el 90.02.00 para los descuentos en porcentajes.

La diferencia entre ambos tipos de descuento radica en si el descuento que se hace es una cantidad en euros o se quiere indicar el porcentaje de descuento.

� 90.01.00 DESCUENTO EN EUROS: En este caso el descuento es una cantidad en euros que se descontará de cada unidad que se adquiera dentro de los intervalos establecidos dentro de la ficha de descuento.

� 90.02.00 DESCUENTO EN PORCENTAJE . En este caso el descuento se indica

como un tanto por ciento a descontar sobre el total que se adquiera, dentro de los intervalos establecidos dentro de la ficha de descuento.

A continuación se muestra la forma de cumplimentar las fichas de estos dos tipos de descuento:



Alta de descuento en euros Las características que aparecen en este formulario son las siguientes:

� Producto : “Dto en €”: Deje este campo con este valor.

� Desde : Indica la cantidad de unidades o de euros a partir de la cual se aplica el descuento, incluida esta cantidad.

� A: Indica la cantidad de unidades o de euros hasta la que se aplica el descuento, incluida

esta cantidad.

� Tipo de Intervalo : Indica a que tipo de intervalo se refieren las cantidades anteriores. Puede ser un intervalo de número de unidades (por ejemplo descuento desde 100 a 999 unidades) o por importe en euros (desde 1.000 a 9.999 euros)

Las opciones disponibles son:

o Importe en euros. Las cantidades indicadas en “desde” y “a” se refieren a ventas en euros.

o Unidades: Las cantidades “desde” y “a” se refieren a número de unidades.

� Caducidad : Indicar en su caso el último día en el que es válido el descuento. � Artículos afectados : Indicar los productos afectados por el descuento, aquellos a los que

se les aplica.

� Precio : Indique el importe del descuento en € y signo negativo.



Alta de descuento en porcentaje Las características que aparecen en este formulario son las siguientes:

� Producto : “Dto. en %”: Deje este campo con este valor.

� Porcentaje % : Indica en porcentaje el descuento a realizar.

� Desde : Indica la cantidad de unidades o de euros a partir de la cual se aplica el descuento, incluida esta cantidad.

� A: Indica la cantidad de unidades o de euros hasta la que se aplica el descuento, incluida

esta cantidad.

� Tipo de Intervalo : Indica a que tipo de intervalo se refieren las cantidades anteriores. Puede ser un intervalo de número de unidades (por ejemplo descuento desde 100 a 999 unidades) o por importe en euros (desde 1.000 a 9.999 euros

Las opciones disponibles son:

o Importe en euros. Las cantidades indicadas en “desde” y “a” se refieren ventas en euros.

o Unidades: Las cantidades “desde” y “a” se refieren a número de unidades.

� Caducidad : Indicar en su caso el último día en el que es válido el descuento. � Artículos afectados : Indicar los productos afectados por el descuento, aquellos a los que

se les aplica.

� Código de control : Se debe mantener el valor 0 que aparece por defecto.



ANEXO - GUÍA RÁPIDA PARA LA GENERACIÓN DE OFERTAS

PASO 1. Instalación del programa

El programa se instala en Windows ejecutando el fichero SetUpOfertasCC-YYYY.exe que se encuentra en el CD entregado o se ha descargado de Internet.

PASO 2. Cumplimentación los datos de la empresa

En la pestaña Archivo de la aplicación, en el apartado Empresa se deben rellenar los datos correspondientes a la empresa oferente.

PASO 3. Introducción de los datos de la oferta

En la pestaña Ofertas en el apartado Introducción / Modificación de Artículos Ofertados se ofrecen las distintas fichas a rellenar para ofertar los distintos artículos.

PASO 4. Revisión y modificación de la oferta.

En la pestaña Ofertas en el apartado Lista de Artículos No Validados aparecen todos los artículos que no han sido comprobados por el programa, desde ahí se da la opción de pulsar Validar.

En la misma pestaña Ofertas, también aparece el apartado Lista de Artículos Incompletos/Incorrectos, artículos a los que les falta algún datos o alguno de ellos no es correcto. Desde ahí se pueden completar o subsanar dichos datos hasta que pasen al estado Correcto.

PASO 5. Generación de la documentación a entregar p ara la oferta en el Registro.

Una vez todos los artículos sean correctos, desde la pestaña Ofertas en el apartado Generar Datos Oferta, se generan automáticamente los listados en papel que se deben incluir en el sobre B y, a la vez, se crea el fichero con formato xml que se debe incluir como copia electrónica. Documentación electrónica a entregar en CD o DVD:

Los siguientes ficheros situados en: C:\OFER_DGPE\CC-YYYY\Ofertas\:

� Fichero xml con la oferta en: OFERCCYYYYNNNNNNNNNN-MMDDHHmmSS.xml � Fichero con la clave de referencia: OFERCCYYYYNNNNNNNNNN-MMDDHHmmSS.cla

Documentación a entregar en papel: Listado de tipos ofertados. Listado Resumen de Artículos Correctos. Listado de Artículos Correctos. Listado Resumen de Artículos Incorrectos (* sólo si los hubiera, ver apartado en manual). Listado de Artículos Incorrectos (* sólo si los hubiera, ver apartado en manual).

Documents

Manual de Usuario Generacion de Ofertas