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Manual Del Sistema Virtual

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Sistema Virtual de Programas de (SIVI CA) SIVIP Capacitacin (SIVIPCA)Manual del Usuario

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ContenidoPg. 3 4 4 Base Legal Requisitos previos y fundamentales Ubicacin, ingreso y entorno del sistema virtual de programas de capacitacin (SIVIPCA) Ubicacin e ingreso al sistema virtual Paso 1: Ubicacin del sistema virtual de programas de capacitacin (SIVIPCA) Paso 2: Autentificndose en el sistema virtual de programas de capacitacin (SIVIPCA) Entorno del sistema Datos generales de la empresa Informacin referida al curso o programa de capacitacin por regiones Nmina de trabajadores capacitados por departamento Barra de men Botones de desplazamiento y accin Ingreso del programa de capacitacin a travs del sistema virtual (SIVIPCA) Cierre, envo e impresin de constancia y reportes del registro del programa de capacitacin a travs del sistema virtual (SIVIPCA) Anexos Contenido

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1.

Base legal

Mediante la Ley N 29498, Ley de Promocin a la Inversin en Capital Humano, publicada el 16 de enero del ao 2010, se modifica el literal ll) del artculo 37 del Texto nico Ordenado de la Ley del Impuesto a la Renta, con la finalidad de incluir como gasto a ser deducible en el Impuesto a la Renta, las sumas destinadas a la capacitacin de los trabajadores de las empresas. En el artculo 1 de dicha ley se establece que el objeto de la Ley es promover el desarrollo del capital humano por medio de la capacitacin continua de los trabajadores, mejorando as sus capacidades productivas y contribuyendo al fortalecimiento de la competitividad del sector productivo nacional; a travs de un beneficio que consiste en deducir las sumas destinadas a la capacitacin del personal de las empresas como gastos hasta por un monto mximo equivalente a cinco por ciento (5%) del total de los gastos deducidos en el ejercicio. Establecindose en la Segunda Disposicin Complementaria de la citada norma, que las empresas que se acojan al beneficio, debern presentar ante el Ministerio de Trabajo y Promocin del Empleo su Programa de Capacitacin con carcter de declaracin jurada y sin costo alguno. En atencin a ello, con fecha 31 de diciembre de 2010 se publica la Resolucin Ministerial N 3382010-TR, con el objeto de regular la presentacin del programa de capacitacin que debern remitir las empresas ante el Sector Trabajo y Promocin del Empleo, a efectos de acceder a la deduccin de las sumas invertidas en capacitacin de sus trabajadores; de conformidad a lo establecido en la Ley N 29498, Ley de Promocin a la Inversin en Capital Humano. En ese sentido, la normativa considera: La delimitacin del contenido del programa, los sujetos obligados, su oportunidad de presentacin, la modalidad y el rgano responsable de recepcionar la informacin del programa de capacitacin. Del mismo modo, regula la remisin de la informacin y la publicacin de las entidades que realizan capacitacin. Se dispone en el artculo 3 que la presentacin de los programas de capacitacin se realizar en el mes de enero del ao siguiente a su ejecucin, es decir, para la primera aplicacin de la norma, durante el mes de enero del ao 2012 las empresas debern presentar ante el Ministerio de Trabajo, sus capacitaciones ejecutadas durante todo el ao 2011 y as sucesivamente en los aos posteriores, mediante los formatos aprobados y colgados en la pgina web del Sector. Se establece en el artculo 5 de la mencionada norma, que la modalidad de presentacin del programa de capacitacin se realizar a travs de un sistema virtual puesto a disposicin en el portal web institucional del Ministerio de Trabajo (www.mintra.gob.pe), accediendo a su ingreso a travs del nmero de RUC de la empresa y la Clave SOL entregada por la SUNAT. En este contexto, a travs de la Resolucin Ministerial mencionada se aprueba como anexo los Formatos de los Programas de Capacitacin, que las empresas debern llenar y remitir al Ministerio de Trabajo a travs del sistema virtual a efectos que las empresas se acojan al beneficio tributario. Es as que en una perspectiva de guiar a las empresas que desean acogerse a este beneficio de deduccin tributaria de los gastos efectuados en capacitacin; es que se ha elaborado esta gua instructiva para el llenado de los formatos de los programas de capacitacin, en donde se explica paso a paso cual es el procedimiento que deben seguir las empresas para remitir a travs del sistema virtual la informacin de sus programas de capacitacin ejecutados.

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2.

Requisitos previos y fundamentales

El sistema de informacin lleva por nombre: Sistema de Programas de Capacitacin (SIVIPCA) y se ha diseado para que su utilizacin sea de alcance nacional, por esa razn, la interface principal est publicada en el portal Web del Ministerio de Trabajo y Promocin del Empleo (www.mintra.gob.pe). Para ingresar al SIVIPCA debemos contar con lo siguiente:

1Un ordenador con sistema operativo Windows XP o Superior (Windows Vista o Windows 7).

2Navegador Internet Explorer Ver. 6.0 o superior.

3Acceso al servicio de Internet. Se recomienda el acceso a travs de un servidor con un ancho de banda de 200Kbps, como mnimo.

3.

Ubicacin, ingreso y entorno del sistema virtual de programas de capacitacin (SIVIPCA)

Ubicacin e ingreso al sistema virtualPara la ubicacin y el ingreso al sistema SIVIPCA deber seguir dos pasos sencillos que se detallan a continuacin: a) Paso 1: Ubicacin del sistema virtual de programas de capacitacin (SIVIPCA) El sistema virtual para el registro de los programas de capacitacin se encuentra ubicado en el portal institucional del Ministerio de Trabajo y Promocin del Empleo (MTPE); para ubicarlo se recomienda lo siguiente: En la barra de direcciones del navegador Internet Explorer, ingrese la siguiente direccin electrnica www.mintra.gob.pe para ingresar al portal del MTPE. Ubique la seccin Registros en lnea y haga Click en el icono de la opcin SIVIPCA.

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b)

Paso 2: Autentificndose en el sistema virtual para el registro de los programas de capacitacin Para ingresar al sistema, es necesario utilizar el nmero de RUC y la clave SOL que la SUNAT le ha otorgado al empleador de manera previa.

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Ingrese en el formulario los siguientes datos y respete el orden sealado: Nmero de Registro nico de Contribuyentes (11 dgitos). Nombre del usuario SOL. Contrasea SOL.

Si el ingreso ha sido correcto, se permitir el acceso al sistema y veremos un mensaje de verificacin que nos informa que el sistema se visualizar en breves momentos.

Bienvenido (a) Consultoras e Investigaciones para el Desarrollo S.A.C. La informacin consignada a travs de este medio tiene carcter de declaracin jurada, en cumplimiento a lo establecido por la Ley de Promocin a la Inversin en Capital Humano (Ley N 29498), y a lo regulado por la Ley de Procedimientos Administrativo General (Ley N 27444).

Espere mientras es redireccionado al sistema virtual del registro de los programas de capacitacin (Pulse aqu si no desea esperar)

Entorno del sistemaEl sistema SIVIPCA cuenta con tres entornos diferentes, segn los formatos aprobados por la R.M. 338-2010-TR clasificados con las letras A, B y C; cada uno de ellos, est destinado a recoger informacin referida a: a) Datos generales de la empresa En este formato el usuario deber consignar la informacin referida a los "Datos Generales de la Empresa". Una de las ventajas con las que cuenta el sistema SIVIPCA, es la vinculacin con las bases de datos de diversas instituciones pblicas; para esta seccin, se ha vinculado con la base de datos de SUNAT. Lo sealado permite que muchas de los tems que se solicitan aparezcan por defecto, como son: la razn social, nmero de RUC, actividad econmica principal, direccin y telfono; en ese sentido, el usuario solamente deber consignar los datos restantes. b) Informacin referida al curso o programa de capacitacin por regiones Este formato est referido a las caractersticas del curso de capacitacin brindado. Para iniciar el registro de la informacin procederemos con la seleccin del Departamento en el cual se encuentra ubicada la empresa o mantiene una sucursal. Este entorno mantiene dos reas diferenciadas, la primera referida a la seleccin del departamento, y la segunda visualiza la informacin que el usuario ha registrado. Para proseguir con el reporte del Programa de Capacitacin, el usuario deber dar un Click en el nombre del departamento seleccionado. La accin anterior permitir al usuario dirigirse a otra ventana donde se deber consignar informacin como: nombre y objetivo del curso, modalidad de la capacitacin, fecha de inicio y termino, nmero total de personas capacitadas, centros de capacitacin o capacitador, monto invertido en capacitacin, entre otras.

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Del mismo modo que el entorno anterior, ste se divide en dos reas, la primera de ellas permite el ingreso de la informacin del curso de capacitacin anteriormente sealada; en tanto que la segunda, muestra la informacin ingresada por el usuario. Una vez concluido el ingreso de los cursos, se deber dar un Click en el nombre del curso para ingresar la nmina de trabajadores capacitados en l. c) Nmina de trabajadores capacitados por departamento El ltimo formato permite el ingreso de la informacin de los trabajadores que han sido beneficiados con el curso de capacitacin; el usuario podr registrar su informacin de dos formas, la primera de ellas, a travs de una carga masiva, opcin que se encuentra vinculada con los registros de Planillas Electrnicas, donde el usuario podr seleccionar los trabajadores registrados y capacitados; la segunda, permite el ingreso manual, para aquellos casos en el que el trabajador no aparezca en la relacin inicial. d) Barra de men La barra de men se ubica en la parte superior de cada formato de registro de informacin (Formato A, B, B1 y C), en ella podemos distinguir los siguientes mdulos:

Tabla de descripcin de campos Inicio El mdulo de Inicio est destinado para que los usuarios puedan ingresar la informacin de sus programas de capacitacin; en dicho mdulo, podrn desplazarse por cada uno de los formatos mencionados anteriormente (A, B, B1 y C). En este mdulo los usuarios podrn visualizar y descargar los manuales sobre el sistema virtual para el registro de los programas de capacitacin. Asimismo, podrn ver el correo electrnico y nmero de contactos, donde podrn dirigir sus dudas sobre el uso del sistema. Este mdulo permitir al usuario enviar la informacin de su programa de capacitacin registrado al MTPE. Asimismo, podr descargar su archivo como el reporte de la informacin registrada y enviada. Esta opcin permite al usuario salir correctamente del sistema, guardando automticamente la informacin que hasta el momento se haya registrado.

Soporte tcnico

Envo y reportes

Salir

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e) Botones de desplazamiento y accin Para facilitar el traslado entre los entornos del sistema SIVPCA se han habilitado los siguientes botones:

Esta secuencia de botones permite al usuario movilizarase entre los formatos A, B, B1 y C.

En los entornos donde existe una ventana que permita visualizar la informacin ingresada, podemos encontrar los botones de accin mediante los cuales se podrn cambira o eliminar la informacin ingresada. Para iniciar el ingreso de informacin, el usuario deber dar Clic en el botn Nuevo, a travs del cual se habilitaran los campos para el ingreso de informacin.

NUEVO

GUARDAR

Para guardar la informacin ingresada, el usuario debera recurrir al botn Guardar.

CANCELAR

Para no guardar la informacin que se ha ingresado previamente utilizar el boton Cancelar.

CARGA MASIVA

Esta opcin permite cargar masivamente la nomina de trabajadores que han sido capacitados.

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4.

Ingreso del programa de capacitacin a travs del sistema virtual (SIVIPCA)

a. Datos generales de la Empresa (Formato A) Una vez que haya ingresado al sistema SIVIPCA, ser direccionado por defecto al Formato A (Datos generales de la empresa). El sistema est enlazado con los registros de la SUNAT; gracias a ello, mucha de la informacin solicitada aparecer por defecto a manera de ayuda; sin embargo, existen campos a llenar los mismos que aparecen sealados; algunos de ellos son de obligatoriedad. Tabla de descripcin de campos Actividad econmica secundaria Es el tipo de produccin de bienes, comercializacin de servicios que realiza la empresa y que significa, despus de la actividad principal, la segunda en generar mayor valor agregado a favor de la empresa. Nmero de telfono adicional que pueda tener la empresa y que no se encuentra registrado. Nmero de Fax adicional que pueda tener la empresa y que no se encuentra registrado. Correo electrnico de contacto; se recomienda que de preferencia sea del responsable del registro del programa de capacitacin; asimismo, buscar que el correo sea institucional de la empresa. Consignar los datos de la persona de la empresa responsable del registro del programa de capacitacin.

Telfono adicional

Fax

Correo electrnico (*)

Nombre y apellido del responsable del registro de la informacin (*)

Nombre y apellido del representante de la empresa (*) (*) Los campos son obligatorios Ejemplificando el ingreso de la informacin El incentivo que establece la Ley N 29498 es para el sector privado, sin embargo para efectos didcticos se tomar como referencia al Ministerio de Trabajo y Promocin del Empleo (MTPE), institucin que cuenta con sedes a nivel nacional. Paso 1: En el Formato A se consignar informacin en los campos solicitados, asegurndose de llenar aquellos campos que son de carcter obligatorio (Correo electrnico, Nombre y apellido del responsable del registro de la informacin y Nombre y apellido del representante de la empresa). Para nuestro ejemplo el MTPE no tiene una actividad secundaria y no cuenta con telfono y fax adicionales (ver pantalla adjunta).

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Paso 2: Culminado el ingreso se dar un Click en el botn actualizar y en sus confirmaciones, quedando la informacin grabada automticamente; culminado con estos pasos el sistema nos mostrar de manera inmediata el formato B para continuar con el ingreso de la informacin.

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b. Informacin referida al curso por departamento (Formato B) En este formato se deber seleccionar el (los) departamento(s) donde el usuario cuenta con sucursales y ha realizado procesos de capacitacin a favor de sus trabajadores. Para ello, deber dar un Click en el botn Nuevo, seleccionar el departamento e ingresar el nmero de trabajadores capacitados; una vez ingresados y guardados los primeros datos se podrn visualizar en la parte inferior de la pantalla (proseguir con este procedimiento las veces que sea necesario).

Nota: debern

Las

empresas seleccionar los

solamente

departamentos en donde ha programado procesos y de

realizado

capacitacin a favor de sus trabajadores.

Tabla de descripcin de campos Nombre del departamento Se deber seleccionar los departamentos donde la empresa cuente con sucursales y se haya realizado capacitacin de los trabajadores. Consignar el nmero de trabajadores capacitados que laboran en el departamento seleccionado; asimismo, si un trabajador fue capacitado en ms de un curso, deber ser contabilizado slo una vez.

Total de trabajadores capacitados

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Continuando con el ejemplo del MTPE, para fines didcticos se ha considerado las capacitaciones realizadas en los departamentos de Lima, Ayacucho, Callao y Ucayali Paso 1: Para iniciar el ingreso de la informacin damos un Click en el botn Nuevo y seleccionamos el departamento de Lima y consignamos a un total de 05 trabajadores capacitados; luego guardamos la informacin y continuamos ingresando la informacin de los dems departamentos.

Nota: Si es necesario modificar los datos ingresados, recurriremos a los botones de accin, a travs de ellos podemos modificar o eliminar la informacin registrada. Para ello, se recomienda revisar dicha informacin antes de continuar con los siguientes pasos.

Paso 2: Una vez concluido con el ingreso de los departamentos, proceder a ingresar los datos del curso de capacitacin en cada uno de ellos; para ello, damos un Click en el nombre del departamento y el sistema nos llevar automticamente al formato B1 para continuar con el reporte.

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En este formato (B1) se deber consignar la informacin referida a los cursos de capacitacin ejecutados en el departamento seleccionado. Para ello, deber dar un Click en el botn Nuevo y proceder con el llenado de la informacin (proseguir con este procedimiento las veces que sea necesario).

Tabla de descripcin de campos rea temtica Este campo permite clasificar el curso de capacitacin brindado, y est basado en el catlogo de ttulos y certificacin del MINEDU. Por ejemplo, si el curso est referido al manejo y uso de un programa informtico como Word o Excel, este deber relacionarse con el rea temtica de Computacin e Informtica. En este campo se deber consignar el nombre del curso (ejemplo: Planificacin estratgica, Manejo de tcnicas de riego, Stata bsico, Tcnicas de corte y remalle, entre otros). En este campo se deber consignar el objetivo del curso, para ello se debe tener presente que el objetivo es el resultado que se espera lograr al finalizar el proceso de capacitacin.

Nombre del curso

Objetivo del curso

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Modalidad de la capacitacin

Es la forma como se ha proporcionado la 1 capacitacin, esta puede ser presencial , 2 3 semi presencial o virtual , adems puede generarse fuera o dentro de la empresa. Este campo est referido a detallar la fecha de inicio y termino de la capacitacin, para ello, los usuarios debern tener presente que la Ley de Promocin a la Inversin en Capital Humano entr en vigencia en ao 2011, por tal razn se deber consignar las capacitaciones durante este periodo. Este campo est referido al total de personas que han culminado de manera satisfactoria el curso de capacitacin. Este campo est referido a quien proporcion la capacitacin, ya sea a travs de un centro capacitador o capacitador individual, para ello se deber consignar su RUC para poder identificarlo (en el caso de empresas extranjeras que han proporcionado la capacitacin consignar solamente el nombre). En este campo se consignar el monto invertido en el pago del centro capacitador o capacitador (consignar l monto total incluido el IGV en aquellos casos que lo amerite).

Fecha de inicio y trmino de la capacitacin

Nmero total de personas certificadas

Centro de capacitacin o capacitador

Monto invertido en la capacitacin

Ejemplificando el ingreso de la informacin Continuando con el ejemplo para el cado del departamento de Lima se consignaran los cursos de Stata y Word. Paso 3: Para iniciar con el ingreso de la informacin damos un Click en el botn Nuevo y procedemos a llenar la informacin en los campos anteriormente sealados. Para este caso, el curso de Word es un programa informtico por lo tanto seleccionamos como rea temtica Computacin e Informtica, ingresamos el nombre del curso, el objetivo, la modalidad (para este caso es de manera presencial y fuera de la empresa), la fecha de inicio y trmino de la capacitacin, las caractersticas del centro capacitador o capacitador (en este caso el sistema virtual est vinculado con la base de la SUNAT, es por ello, que solamente es necesario ingresar en nmero de RUC y automticamente se proceder con la validacin) y finalmente el monto de la capacitacin (Ver grfico adjunto).

Proceso de enseanza-aprendizaje en el cual el instructor o docente, imparte las clases a un grupo de participantes, debiendo estar presente durante todo el desarrollo de la capacitacin. 2 A diferencia de la modalidad presencial los receptores de la capacitacin no necesitan estar presentes durante todo el desarrollo de la misma. 3 Es la capacitacin que se genera distancia facilitada por medios tecnolgicos que propician el aprendizaje automtico.

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Paso 4: Uva vez culminado con la grabacin de la informacin, podremos visualizar est en la parte inferior de la pantalla; en ella, podremos notar la palabra Completar, la misma que hace referencia a la ausencia de la informacin referida al temario y a las horas de capacitacin.

Paso 5: Para ello, se deber dar un Click en la palabra Completar; esta accin abrir una nueva ventana donde detallaremos el contenido del curso y las horas de capacitacin para cada contenido; una vez culminado con este procedimiento procedemos a cerrar la pantalla.

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Tabla de descripcin de campos Contenido / Temario En este campo se deber consignar el temario del curso, por ejemplo si el curso es el manejo de un procesador de textos (Word), el primer tema podra estar referido a Conociendo el entorno del programa, Desarrollo de documentos en Word, Revisin y diseo, entre otros. En este campo se consignarn las horas de duracin por cada tema descrito.

Duracin (Horas)

Luego de las acciones detalladas la informacin quedar grabada de manera automtica. Asimismo, para proseguir con el llenado de la nmina de trabajadores que han sido capacitados en este curso, se deber dar un Click en el nombre del curso, dicha accin se deber repetir para cada curso registrado.

Nota: Si es necesario modificar los datos ingresados, recurriremos a los botones de accin, a travs de ellos podemos modificar o eliminar la informacin registrada. Para ello, se recomienda revisar dicha informacin antes de continuar con los siguientes pasos.

c. Nmina de trabajadores capacitados por departamento (Formato C) Para el ingreso de la nmina de trabajadores en el sistema virtual, se puede realizar de dos formas: la primera es un ingreso individual a travs del DNI del trabajador capacitado, y la segunda es a travs de una carga masiva. Para el ingreso individual, el sistema est vinculado con los registros de la RENIEC, esto facilita la ubicacin y validacin de los datos del trabajador (nombre y apellidos), quedando pendiente que el usuario ingrese el gnero, cargo, la categora del trabajador y si ste es un trabajador con discapacidad. Para el ingreso masivo, el sistema est vinculado con planillas electrnicas, y permitir al usuario visualizar la relacin de trabajadores del ltimo reporte realizado a la SUNAT, para ello solamente deber seleccionar al trabajador capacitado y el sistema automticamente cargar esta informacin.

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Tabla de descripcin de campos Seleccionar tipo de documento Este campo esta relaciona con el modo de ingreso individual, para ello se deber consignar el DNI del trabajador y se validar con los registros de la RENIEC. Este campo est relacionado con el gnero del trabajador (Masculino o Femenino). Este capo est referido a consignar el cargo u ocupacin que el trabajador mantiene en la empresa. En este campo se deber definir la categora del trabajador (Ejecutivo, empleado u obrero). Este campo define si el trabajador capacitado mantiene una discapacidad.

Gnero

Cargo / Ocupacin

Categora del Trabajador

Trabajador con discapacidad

Ejemplificando el ingreso de la informacin Continuando con el ejemplo para el caso del departamento de Lima y en el curso de Stata ejemplificaremos la carga individual. Carga Individual: Para iniciar con el ingreso de la informacin damos un Click en el botn Nuevo y procedemos a llenar la informacin en los campos anteriormente sealados. Para ello, se deber seleccionar e ingresar el DNI del trabajador, el cual automticamente ser validado por el sistema; seguidamente se deber ingresar el gnero, cargo, categora y si mantiene una discapacidad de manera permanente (Ver grfico adjunto).

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Para el ingreso de la categora u ocupacin el sistema mantiene la relacin de ocupaciones del Catalogo Nacional de Ocupaciones (CNO) que es utilizado tambin por Planillas Electrnicas.

Nota:ocupacin

Para

buscar

la se

solamente

deber digitar las primeras palabras y apretar el botn de Realizar bsqueda, esta

secuencia de pasos har que el sistema le muestra todas las ocupaciones relacionadas con la palabra ingresada.

Una vez completado el ingreso de la informacin, sta se podr visualizar en la parte inferior de la pantalla.

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Este procedimiento se deber realizar hasta completar el total de trabajadores certificados en este curso. Carga Masiva: Para este procedimiento se deber dar Click en el botn de Carga Masiva, el sistema automticamente mostrar la relacin de trabajadores del ltimo reporte realizado por el usuario en planillas electrnicas, de este listado se deber dar un Click en el botn Aadir para que se cargue los datos del trabajador al sistema (Ver grfico adjunto).

Este procedimiento deber repetirse hasta completar el nmero de trabajadores certificados para este curso; una vez completado este procedimiento se deber proceder al cierre de esta ventana y los datos seleccionados se cargarn y visualizaran automticamente.

Nota: Si es necesario modificar los datos ingresados, recurriremos a los botones de accin, a travs de ellos podemos modificar o eliminar la informacin registrada. Asimismo, para los casos en que la informacin no se encuentre completa (ausencia de cargo, genero, entre otros) esta informacin deber ingresarse manualmente.

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5.a)

Cierre, envo e impresin de constancia y reportes del registro del programa de capacitacin a travs del sistema virtual (SIVIPCA)Cierre de envo del registro del programa de capacitacin a travs del sistema virtual Culminado el ingreso de la informacin, los usuarios debern dirigirse al modulo de Envo y Reportes, a fin de remitir el programa de capacitacin, para ello se recomienda que los usuarios verifiquen la informacin consignada y asegurarse de haber completado la informacin antes de ser enviarla, dado que una vez culminado con el envo, sta se da como presentada y no estar sujeta a cambios posteriores.

b)

Impresin de constancia del registro del programa de capacitacin sistema virtual

a travs del

Una vez que el usuario haya enviado la informacin de su programa de capacitacin al MTPE, se habilitar el botn de Impresin de Constancia, a travs del cual se podr imprimir dicha constancia de presentacin.

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c)

Reporte del registro del programa de capacitacin a travs del sistema virtual El sistema virtual para el registro de los programas de capacitacin permite que el usuario pueda descargar la relacin de trabajadores capacitados en un archivo en Excel, para ello deber ubicarse en el mdulo de Envo y Reportes, seleccionar el ao, dar Click en el botn de Ver reporte; estas acciones permitirn descargar el archivo.

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ANEXOS

Anexo 1: Ley N 29498, Ley de Promocin a la Inversin en Capital Humano

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Anexo 2: Resolucin Ministerial N 330-2010-TR

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