Manual Inventario de Refacciones

8/17/2019 Manual Inventario de Refacciones

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inventario de

refacciones

versión 2

MP es marca registrada de Técnica Aplicada Internacional, S.A. de C.V.

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Contenido

LECCION 1 - ACERCA DEL ENTORNO.............................................................1

INICIAR EL PROGRAMA ................................................................................................... 2

Selección de la Base de Datos..................................................................................... 2

¿QUE HAY EN LA PANTALLA?......................................................................................... 4

Menú Principal.............................................................................................................. 4

Barra de Menú.............................................................................................................. 6

Barra de Herramientas..................................................................................................7

Barra de Estado............................................................................................................9

Barra de Desplazamiento .............................................................................................9

Salir del Programa ...................................................................................................... 10 CURSO EN VIDEOS........................................................................................................ 11

¿Cómo correr el curso en videos?.............................................................................. 11

Operando el curso en videos...................................................................................... 12

LECCION 2 - CATALOGOS .............................................................................. 15

CATALOGO DE PRODUCTOS........................................................................................ 16

Agregar ........... .......... ........... .......... ........... ........... .......... ........... .......... ........... .......... ... 16

Combos de selección.................................................................................................19

Asociar imágenes .......... ........... ........... .......... ........... ........... .......... ........... .......... ........ 20

Fijar datos para captura continua............................................................................... 22

Modificar ..................................................................................................................... 24

Eliminar....................................................................................................................... 24

Consulta...................................................................................................................... 25

ORDENAR....................................................................................................................... 27 BUSCAR ......................................................................................................................... 28

FILTRO............................................................................................................................ 30

Generar filtro ............................................................................................................... 30

Activar / Desactivar filtro .......... ........... ........... ........... ........... ........... ........... .......... ....... 31

IMPRESION .................................................................................................................... 33 Nombre de la compañía y logotipo ............................................................................ 33


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II

Opciones de impresión ...............................................................................................33

CATALOGO DE PROVEEDORES....................................................................................36

CATALOGOS AUXILIARES..............................................................................................40

LECCION 3 - MULTIALMACENES ................................................................... 41

ACTIVAR OPCION MULTIALMACENES ........... ........... ........... ........... ........... ........... ........42

ALTA DE NUEVOS ALMACENES .......... .......... ........... .......... ........... ........... .......... ...........45

ASIGNACION DE PRODUCTOS A LOS ALMACENES ........... ........... ........... ........... ........46

LECCION 4 - INVENTARIO .............................................................................. 49

MOVIMIENTOS AL ALMACEN.........................................................................................50

Movimiento de Inventario inicial ..................................................................................51

Movimientos de Entrada..............................................................................................54

Movimientos de Salida ................................................................................................60 Movimiento por Inventario Físico.................................................................................61

EXISTENCIAS Y VALUACION..........................................................................................64

Comparar contra otro método de costeo....................................................................66

KARDEX...........................................................................................................................68

MAXIMOS, OPTIMOS, MINIMOS Y LOCALIZACION ........... .......... ........... .......... ........... ..69 Importe máximo, óptimo y mínimo..............................................................................71

Modificación Avanzada ...............................................................................................71

CIERRE............................................................................................................................73

HISTORIAL DE MOVIMIENTOS.......................................................................................74 Historial de Movimientos en el período .......... ........... ........... .......... ........... ........... .......74

Historial de Movimientos en períodos anteriores .......... ........... ........... ........... ........... ..74

LECCION 5 - COMPRAS.................................................................................. 77

ABASTECIMIENTO.......... ........... .......... ........... ........... .......... ........... ........... .......... ...........78 PROVEEDORES POR PRODUCTO.................................................................................80

ORGANIZADOR DE COMPRAS.......................................................................................83

ORDENES DE COMPRA .................................................................................................86 Orden de Compra Manual...........................................................................................86

Orden de Compra Automática ....................................................................................88 PRODUCTOS EN PEDIDO..............................................................................................91

HISTORIAL DE COMPRAS ..............................................................................................92

Historial de Ordenes de Compra en el período...........................................................92 Historial de Ordenes de Compra en períodos anteriores............................................92

LECCION 6 - ADMINISTRACION DE BASES DE DATOS Y USUARIOS ......... 95

BASES DE DATOS ..........................................................................................................96 Alta de Bases de Datos .......... ........... .......... ........... .......... ........... .......... ........... .......... .97

Acceso a una base de datos ya existente .......... ........... .......... ........... ........... ........... .100

SEGURIDAD EN LAS BASES DE DATOS .....................................................................103

Alta de Usuarios .......... ........... ........... .......... ........... ........... .......... ........... ........... ........104

Grupos de Permisos..................................................................................................105 Alta de Administradores .......... ........... ........... .......... ........... ........... .......... ........... .......107


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III

Bitácora de Transacciones ....................................................................................... 109

UTILERIAS PARA LAS BASES DE DATOS ................................................................... 111

Compactar y Revisar la base de datos..................................................................... 111 Depuración de Datos Históricos............................................................................... 112

Respaldar y Restaurar la Base de Datos .................................................................. 113

APENDICE A - IMPORTAR DATOS................................................................ 117

APENDICE B - CONEXION CON OTROS PROGRAMAS............................... 123

CONEXION CON EL PROGRAMA MP VERSION 8.0 .................................................... 124

CONEXION O LIGA CON UN INVENTARIO EXTERNO ................................................ 128


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IV


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LECCION 1 - ACERCA DEL ENTORNO

Lección 1

Acerca del entorno

♦ Iniciar el programaSelección de la Base de Datos

♦ ¿Qué hay en la pantalla?Menú PrincipalBarra de MenúBarra de Herramientas

Barra de EstadoBarra de DesplazamientoSalir del Programa

♦ Curso en videos¿Cómo correr el curso en videos?Operando el curso en videos


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2 Lección 1 – Acerca del Entorno

INICIAR EL PROGRAMA

Al instalar el programa se genera en el administrador de programas de Windows ungrupo con los accesos directos a los diferentes componentes del Inventario deRefacciones. Cada uno de los accesos directos está representado por un icono.

Para mayor información sobre la instalación del programa consulte el MANUAL DEINSTALACIÓN.

Selección de la Base de Datos

Al iniciar el programa lo primero que aparece es una ventana pidiendo al usuarioque seleccione una base de datos.

El programa incluye una base de datos de Ejemplos que recomendamos utilizarcomo práctica durante la capacitación. Una vez que el usuario decida iniciar laimplementación, desde esta misma ventana podrá crear una o varias bases dedatos nuevas con todos los registros en blanco.

Para iniciar el InventarioInventarioInventarioInventariodededede RefaccionesRefaccionesRefaccionesRefacciones, hagadoble “click“ sobre esteicono.


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Lección 1 – Acerca del Entorno 3

Sin embargo, para facilitar el aprendizaje del programa recomendamos utilizar labase de datos Ejemplos incluida con el programa y practicar los conocimientosadquiridos en cada lección.

Una vez seleccionada la base de datos, el programa entra a la pantalla principal delInventario de Refacciones. Cuando el acceso a la base de datos está restringido,antes de entrar a la pantalla principal aparece otra ventana solicitando al usuario suclave de acceso a la base de datos. Para mayor información sobre la forma derestringir el acceso de los usuarios a las diferentes bases de datos, consulte elmanual de instalación.

1. Seleccione la

base de datosEjemplos durantela capacitación.

2. Presioneaquí paracontinuar.

3. Presionando estebotón podrá crear una

base de datos nueva conregistros en blanco parainiciar la implementación.


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¿QUE HAY EN LA PANTALLA?

Esta lección muestra los elementos de la pantalla del Inventario de Refacciones,como menús, Barra de Herramientas y Barra de Estado. El objeto de esta lecciónes que el usuario conozca las partes básicas de la pantalla del Inventario y aprendaa navegar por el programa, accesando los diferentes módulos y sus opciones.

Menú Principal

El Menú Principal localizado en una barra vertical del lado izquierdo de la pantalla

está estructurado en 4 módulos básicos:Catálogos Es el módulo donde el usuario registra en el catálogo todos sus

productos y forma además el catálogo de los proveedores quesuministran dichos productos.

Inventario Es el módulo donde se llevan a cabo todas las operaciones delinventario, como movimientos de entradas y salidas, consultas deexistencias y movimientos, valuación del inventario, etc.

Menú Princi al

Barra de Menú

Barra de Estado

Barra de Herramientas

Ventana de Información

Barra deDesplazamiento

Encabezadode columna

Encabezado de la Ventanade Información


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Compras Es el módulo que permite calcular los materiales que debenabastecerse al almacén, organizar la compra de productos porproveedor y generar las órdenes de compra.

Cierres Es el módulo donde el usuario podrá consultar los archivoshistóricos de todos los movimientos de cierres anteriores, asícomo archivos históricos de compras realizadas en cierresanteriores, etc.

El acceso a cada uno de estos cuatro módulos se efectúa seleccionando con elapuntador del “mouse” el módulo correspondiente. Presione el botón izquierdo del

“mouse” para hacer la selección.

Al seleccionar un módulo el programa despliega las opciones disponibles dentrode cada modulo. Las opciones de cada módulo están representadas por un icono.

Hasta el momento en que el usuario selecciona una opción de un módulo delMenú Principal el programa presenta la Ventana de Información con la informacióndisponible y una barra con el encabezado de la Ventana de Información mostrandoal usuario donde se encuentra ubicado. También aparece en ese momento la Barrade Herramientas para acceso rápido a los comandos propios de la opciónseleccionada.

Seleccione un móduloen el Menú Principalpara presentar susdiferentes opciones.


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Barra de MenúTodos los comandos y opciones del programa se encuentran en la Barra de Menú.Los comandos y opciones disponibles varían de un módulo a otro. Al seleccionaruna opción de la Barra de Menú, el programa abre una ventana con los comandoso herramientas correspondientes.


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Los comandos pueden estar desactivados cuando su empleo no procede. Estoquiere decir que el comando no está disponible o no es compatible con lascondiciones o selección prevaleciente. Por ejemplo, el comando Editar >

Activar/Desactivar filtro aparece desactivado si el usuario aún no ha definido unacondición de filtro.

Desde la Barra de Menú el usuario puede configurar el programa y quitar porejemplo el Menú Principal para aumentar el área de visualización de la Pantalla de

Información, presionando Ver > Barra de Menú Principal en la Barra de Menú. ElMenú Principal desaparece. Repita el proceso para presentar nuevamente el MenúPrincipal.

Al quitar el Menú Principal el acceso a los diferentes módulos y sus opcionespuede hacerse a través de la Barra de Menú presionando Menú Principal.

Los comandos contenidos en la Barra de Menú también pueden ser activadosutilizando la combinación de teclas , ej. si sedesea ejecutar el comando Herramientas que aparece en la Barra de Menú.

Barra de Herramientas

La Barra de Herramientas contiene los comandos de uso más frecuente, mismosque están representados por un icono. Use la Barra de Herramientas para unacceso rápido a dichos comandos sin pasar por la Barra de Menú.


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Nota. La Barra de Herramientas se activa hasta el momento en que el usuarioselecciona una opción de los módulos del Menú Principal.

Cuando el usuario posiciona el apuntador del “mouse” sobre una herramienta,aparece una pequeña ventana comúnmente llamada “tooltip” con una brevedescripción de la herramienta. El comando se activa hasta el momento en que sepresiona el botón izquierdo del “mouse”.

A lo largo de este manual se explican a detalle cada uno de los comandosdisponibles en las diferentes opciones de los módulos del Menú Principal, sinembargo, a continuación presentamos los comandos más frecuentes quepodemos encontrar en la Barra de Herramientas con la intención de que el usuariocomience a familiarizarse con ellos.


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Agregar Agrega un registro nuevo a la lista

Modificar Permite modificar los datos de unregistro

Eliminar Permite eliminar un registro de la lista

Consultar Permite consultar la información delregistro seleccionado

Imprimir Imprime la información mostrada enpantalla

Buscar Localiza él o los registros quecontengan una palabra o frasedeterminada

Generar Filtro Permite establecer una condición defiltro para desplegar sólo los registrosque reúnan ciertas condiciones

Activar/Desactivarfiltro

Activa o desactiva la condición defiltro establecida por el usuario

Ver imagen Presenta la imagen asociada alregistro seleccionado

Barra de Estado

Se encuentra localizada en la parte inferior de la pantalla y muestra informaciónacerca de la base de datos que se está accesando, así como el nombre delusuario. Presionando doble “click” con el apuntador del “mouse” sobre el nombrede la base de datos o usuario podrá cambiar de base de datos o usuariorespectivamente.

Para quitar esta barra y agrandar un poco el espacio de la ventana de información,presione Ver > Barra de Estado en la Barra de Menú.

Barra de Desplazamiento

Use la barra de desplazamiento para desplazar hacia arriba y hacia abajo lapantalla de información.


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Salir del Programa

Para salir del programa presione Menú Principal > Salir en la Barra de Menú opresione simultáneamente las teclas Control+ X .


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CURSO EN VIDEOS

El Inventario de Refacciones incluye un curso en videos complementario a estemanual.

Los videos muestran en pantalla paso a paso cada uno de los movimientosnecesarios para llevar a cabo las diferentes funciones del programa. Al tiempo queel video se va reproduciendo, mediante leyendas explicativas se ilustran las

acciones que se van ejecutando.

Generalmente resulta más claro y didáctico explicar un proceso mostrandodirectamente como se hacen las cosas en el programa en vivo, por lo que estecurso en videos constituye la forma más fácil y práctica de aprender a usar unprograma.

¿Cómo correr el curso en videos?

Existen dos formas de correr el curso en videos:

• Desde el programa• Desde el administrador de programas.

Para correr el curso en videos desde el Inventario, presione Ayuda > Curso envideo desde la Barra de Menú.

Al correr el curso en videos desde el Inventario es posible pasar del Inventario alcurso y del curso al Inventario para practicar cada lección.

Para correr el curso en videos desde el administrador de programas, presione elicono correspondiente en la carpeta donde se instaló el Inventario.


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Operando el curso en videos

Al entrar al curso en videos aparece en pantalla un menú con las diferenteslecciones. Se recomienda estudiar cada lección en orden y afianzar losconocimientos adquiridos practicando en el programa antes de pasar a la siguientelección. Para ello recomendamos utilizar la base de datos de ejemplos incluida conel programa.

Seleccione CursoInventario desde eladministrador deprogramas


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Al correr un video, aparecen una secuencia de escenas con mensajes explicativossimulando la operación real del programa.

Aparece también un control que permite al usuario detener el video, avanzar, etc.,similar al control de una cámara de video.

1. Posicione el cursor del"mouse" sobre un tema yaparecerá del ladoderecho la explicacióndel tema seleccionado

2. Presione alguno de losbotones que aparecen dellado izquierdo para ver elvideo correspondiente

Detener y/ocorrer video

Cerrar yterminar elvideo

Regresar alinicio del video Avance rápido

Barra deavance


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LECCION 2 - CATALOGOS

Lección 2

Catálogos♦ Catálogo de productos

AgregarCombos de selección Asociar imágenesFijar datos para captura continuaModificarEliminarConsulta

♦ Ordenar

♦ Buscar

♦ Filtro Generar filtro Activar / Desactivar filtro

♦ Impresión Nombre de la compañíaOpciones

Otros reportes relacionados

♦ Catálogo de proveedores

♦ Catálogos auxiliares


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16 Lección 2 – Catálogos

CATALOGO DE PRODUCTOS

Agregar

El primer paso para la implementación del Programa de Inventario de Refaccionesver. 2.0 consiste en formar un catálogo donde se registran los productos en el

Inventario.

Al registrar un producto, el usuario captura los siguientes campos:

[1] No. de Parte *[2] Descripción *[3] Unidad *[4] Clasificación[5] Especificaciones[6] Tiempo de procuramiento (en días)[7] Imagen asociada al producto[8] Almacenes en los que debe existir el producto(Multialmacenes)[9] Equivalencia de MarcasLos campos marcados con (*) son indispensables para registrar un producto en elCatálogo.

2. Seleccione la

opción Catálogo deProductos

1. Seleccione elmódulo Catálogos

4. Presione aquípara agregar unproducto nuevo

3. Aparece la listade productos


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Lección 2 – Catálogos 17

El campo [1] No. de Parte permite registrar la clave, código o número con el que seidentifica al producto internamente en la empresa. Puede estar formado pornúmeros, letras o una combinación de ambos.

El campo [2] Descripción permite registrar el nombre del producto y algunascaracterísticas que ayuden a diferenciarlo de otro similar.

El campo [3] Unidad se utiliza para indicar la forma en que es medido o la unidadmínima de salida del producto (ej. pza, jgo, kg, lt, etc.).

Al momento de efectuar la compra, el programa permitirá escoger entre diferentespresentaciones ( ej. tambo, cubeta, galón, caja, etc.), sin embargo, la unidad serefiere a la unidad mínima con la que el producto es utilizado o retirado delalmacén para llevar a cabo un mantenimiento determinado.

El campo [4] Clasificación permite registrar agrupaciones o familias de productos.En algunas ocasiones resulta de gran utilidad el agrupar los productos en base asus características, lo que permite realizar consultas con mayor rapidez y laposibilidad de emitir reportes basados en estas agrupaciones. (Ej. Ferretería, Automotriz, Lubricantes, etc.)

El campo [5] Especificaciones es un campo memo en donde el usuario puederegistrar una descripción larga del producto o información adicional como por ej.sus dimensiones, material de fabricación, cuidados que se deben tener para sualmacenamiento, etc..

El campo [6] Tiempo de procuramiento es el tiempo promedio estimado quetranscurre (en días) desde que el producto es solicitado al departamento decompras hasta que éste es entregado por el proveedor en el Almacén. Este tiempode procuramiento es muy útil para calcular el abastecimiento de productospróximos a utilizar por mantenimiento, permitiendo la programación adecuada delas compras y la posibilidad de conseguir un abastecimiento bajo el concepto“Justo a Tiempo”, manteniendo los niveles de existencias en un mínimo y sinafectar la realización de los trabajos de mantenimiento que se tienen programados.


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El recuadro [7] Imagen asociada permite asociar una imagen al producto comoinformación complementaria. Lo anterior permite tener acceso a una imagen quemuestre como es físicamente el producto.

El recuadro [8] Multialmacenes muestra los almacenes que contienen o manejanel producto en cuestión. Por omisión el programa maneja un solo almacénapareciendo en este caso el recuadro correspondiente desactivado. Más adelantese verá la manera de activar la opción multi-almacenes, la forma de dar de altadiferentes almacenes y como relacionar los productos del catálogo a cadaalmacén.

El Botón [9] Equivalencia de Marcas permite registrar diferentes marcasequivalentes y sus correspondientes números de parte del fabricante o proveedor.Como se explicó anteriormente, el número de parte es interno de la empresa y conesta opción se relacionan marcas y productos equivalentes de diversos fabricantes

o proveedores. Dicha información resulta de gran utilidad al momento de elaboraruna Orden de Compra, ya que el programa permitirá especificar la marca y númerode parte del fabricante en la orden de compra.

Una vez que se da de alta un producto, este se agrega al listado para formar elCatálogo de Productos. Es conveniente recordar que para capturar este catálogono es necesario utilizar todos los campos, ya que también puede ser formadoutilizando los campos marcados con (*), los cuales son indispensables pararegistrar un producto en el catálogo.

La Unidad yClasificación seseleccionan de losCombos de SelecciónCombos de SelecciónCombos de SelecciónCombos de Selección


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Combos de selección

El combo de selección o caja de opciones se utiliza para escoger algunadescripción o concepto previamente registrado en los Catálogos Auxiliares.

La ventana del combo de selección se abre presionando una tecla o con elapuntador del “mouse”.

Al momento que el usuario comienza a teclear una descripción, se abre la ventanadel combo y el cursor se va posicionando alfabéticamente en la lista conforme elusuario va tecleando. Finalmente el usuario puede utilizar las teclas de dirección“flechas” para terminar de posicionarse sin necesidad de teclear la descripcióncompleta. Oprima para aceptar la selección. También puede utilizar elapuntador del “mouse” para hacer la selección.

Si el concepto que se desea registrar no se encuentra en la ventana del combo, elusuario puede agregarlo en línea al Catálogo Auxiliar correspondiente, tecleandosu descripción y enseguida presionando la tecla de función . Así el usuariopuede agregar conceptos a los Catálogos Auxiliares sin necesidad de abandonarlo que se está haciendo.

No obstante, el usuario puede agregar también conceptos a los Catálogos Auxiliares directamente desde el Menú Principal seleccionando Catálogos >Catálogos Auxiliares.

En este caso la tecla se encuentra definida por omisión. En algunasocasiones, otros programas instalados en la PC utilizan esta tecla para realizarotras funciones u operaciones lo cual puede ocasionar ciertos conflictos. Si sedesea cambiar esta función a otra tecla, ejecute desde la Barra de Menú elcomando Herramientas > Opciones > Teclas de Operación.Como recordatorio y dependiendo del tipo de campo que se esté editando, en laparte inferior de la pantalla el programa muestra las funciones que pueden seractivadas.

Presione aquí para abrir la

ventana de selección opresione una tecla


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Los combos de selección permiten la tecla para agregar un registro nuevo alos Catálogos Auxiliares. Los campos de tipo numérico permiten llamar a lacalculadora presionando para hacer operaciones matemáticas y registrar elresultado.

Asociar imágenes

El inventario permite asociar imágenes, fotografías, tablas, planos etc., comoinformación complementaria del producto cuando se está agregando al catálogo.

Las imágenes deben ser archivos del tipo .BMP y .JPG..

Una cámara digital o un “Scanner” resultan muy útiles para obtener estasimágenes.

El programa muestra las teclasde función que pueden seractivadas en cada campo.


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Para asignar una imagen esta debe copiarse primero al Catálogo Auxiliar deImágenes. Utilice la opción “Agregar” para copiar imágenes de cualquier directoriode su computadora al Catálogo Auxiliar de Imágenes.

1. Presione aquí paraasignar una imagen alproducto

3. Presione aquí paraagregar una nuevaimagen al Catálogo

Auxiliar de Imágenes

2. Seleccione unaimagen del Catálogo

Auxiliar de Imágenespara asignarla alproducto.


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Un producto que ha sido registrado en el catálogo solo puede estar asociado a unaimagen, sin embargo, el usuario puede cambiar esta imagen cuantas veces quiera.

En el Catálogo de Productos podemos identificar a los productos que tienen unaimagen asociada y visualizar la imagen.

Fijar datos para captura continua

Esta herramienta es de mucha utilidad cuando se quiere ingresar varios registros,es decir, cuando se requiere capturar información en forma continua, comoregistrar varios productos en el Catálogo de Productos, ya que permite que lainformación registrada en los diferentes campos de captura se mantenga sinvariación al dar de alta nueva información.

4. Oprima aquí parabuscar la imagen quedesee copiar oagregar al Catálogo de

imágenes

5. Teclee un nombre odescripción paraidentificar a la imagen

6. Este icono indica que elproducto tiene una imagenasociada.

8. Oprima aquí paraver la imagen

7. Seleccione elproducto


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Para registrar un nuevo producto en el catálogo solo es necesario llenar loscampos que no fueron marcados como fijos, ya que en los demás (fijos) lainformación se mantiene sin variación con respecto al registro anterior.

Si se está capturando información en forma continua, el campo que ha sidomarcado como fijo aparece del mismo color del fondo de la ventana y contiene lamisma información que en el registro anterior para que el usuario pueda pasar alsiguiente campo. Si al agregar otro producto la información en este campo tiene

que cambiar, es posible capturar información directamente en él. La informaciónregistrada se mantendrá sin variación al dar de alta otro producto hasta que secapture información nuevamente sobre este campo.

1. Oprima aquí para seleccionar loscampos que desea mantenercomo fijos, o para desmarcar losque ya no se manejarán como fijos

2. Seleccione los campos quedesea mantener como fijos. La

información contenida en ellos nocambiará al estar registrandoproductos en forma continua

El campo No. de ParteNo. de ParteNo. de ParteNo. de Parte no estáseleccionado como fijo

El campo ClasificaciónClasificaciónClasificaciónClasificaciónesta seleccionadocomo fijo, el color esigual al del fondo de laventana.


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Modificar

En algunas ocasiones puede ser necesario modificar la información registrada deun producto que ha sido dado de alta en el catálogo. La modificación puederealizarse utilizando el icono correspondiente localizado en la Barra deHerramientas, o ejecutando el comando Editar > Modificar producto, queaparece en la Barra de Menú.

Eliminar

Esta opción permite al usuario eliminar productos del catálogo. Un producto sólopuede ser dado de baja cuando no tenga movimientos de entrada y salidaregistrados en el período. En el caso de que existan movimientos de entrada ysalida del producto que se desee eliminar del catálogo, esto podrá llevarse a cabosolamente después de efectuar un cierre. Mas adelante en éste manual se explicalo relacionado con cierres contables.

1. Utilice la barra dedesplazamientopara desplazar ellistado

2. Seleccione en elcatálogo el producto alque desea realizaralguna modificación

3. Presione éste icono en labarra de herramientas


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Consulta

Esta herramienta permite al usuario visualizar toda la información registrada en elcatálogo para el producto que se ha seleccionado, pero no le permite modificardicha información. En el manual de instalación se tratan los aspectos relacionadoscon la implementación de la seguridad para el acceso a la base de datos delInventario, por lo que ésta herramienta será utilizada por aquellos usuarios que notienen permiso o derechos para modificar información capturada en los catálogos.

1. Seleccione elproducto quedesea eliminar

2. Presione éste iconopara eliminar el productodel catálogo.


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1. Seleccione elproducto quedesea consultar

2. Presione éste icono en labarra de herramientas


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ORDENAR

Para facilitar la búsqueda y localización de un producto dentro del catálogo, lainformación contenida en éste puede ser ordenada en forma alfanuméricaconsiderando alguna de las siguientes columnas.

[1] No. de Parte[3] Descripción

[5] Clasificación

Si se desea ordenar el Catálogo en función de alguno de estos campos, esnecesario colocar el apuntador del mouse en el encabezado del campo elegido ycon el botón izquierdo aceptar la selección. De esta manera el catálogo se ordenaen forma ascendente ( A-Z). Al oprimir nuevamente el botón izquierdo del mouse,el listado cambiará a orden descendente (Z-A) y así sucesivamente.

1. Coloque aquí el apuntador delmouse y presione el botónizquierdo para ordenar elcatálogo por DescripciónDescripciónDescripciónDescripción

2. La flecha indica que los productosestán ordenados en formaascendente ( A-Z). Repita el paso 1 sidesea cambiar a orden descendente(Z-A)


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BUSCAR

Esta herramienta le permite al usuario localizar un producto en el Catálogotecleando una palabra, frase o parte de ella, sin importar la posición relativa en quese encuentre dicha frase.

Esta búsqueda puede realizarse en alguno de los cuatro campos o columnas quese presentan en el catálogo:

a) No. de Parteb) Descripciónc) Unidadd) Clasificación

La frase o parte de la misma relacionada con alguno de los cuatro campos puedellevarse a cabo de tres maneras:

1) Palabra en cualquier posición2) Palabra al inicio3) Palabra completa

3. Presione este icono en laBarra de Herramientas parabuscar un producto


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También se puede buscar un producto en el catálogo utilizando en la barra demenú el comando Editar > Buscar producto.

2. Seleccione el campo ocolumna en la que deseabuscar el producto

3. Teclee la frase,algunas de lasletras o númerosrelacionados con elproducto.

4. Seleccione elmodo en que seefectuará labúsqueda

5. Seleccione una de lasdos direcciones debúsqueda

6. Oprima aquí parainiciar la búsqueda delproducto.

7. Oprima aquí. Elproducto localizadoqueda señalado en elcatálogo


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Una vez que han sido establecidos uno o varios filtros, el Catálogo de Productospresentará únicamente los productos que cumplen con estas características, locual facilita la búsqueda y consulta de productos.

Al salir del programa, las condiciones de filtro desaparecerán. Si el usuario requiereconservar estos filtros para sesiones futuras de trabajo, deberá activar esta opcióndesde la Barra de Menú > Herramientas > Opciones > Usuario y marcar laopción guardar el último filtro utilizado. Así, cada vez que el usuario establezcaun filtro, éste quedará grabado a manera que al volver a entrar al programa no seránecesario volver a establecer el filtro. Los filtros quedan grabados únicamente en lacomputadora donde se generaron.

Activar / Desactivar filtro

Cuando se encuentran establecidas una o más condiciones de filtro, el catálogode productos presenta el listado de los productos que cumplen con estascondiciones. Sin embargo todas estas condiciones de filtro pueden serdesactivadas o activadas nuevamente utilizando la misma herramienta.

1. Presione aquí paraagregar un filtro oseleccione de la barrade menú el comando

EditarEditarEditarEditar y seleccione laopción GenerGenerGenerGenerar Filtroar Filtroar Filtroar Filtro

2. Oprima aquí para agregaruna nueva condición defiltro

3. Defina las condiciones quedeben cumplir los productos

en el catálogo (campo, criterioy condición)


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2. En la barra de estado dela ventana activa aparece elmensaje que indica que elfiltro esta activo

1. Oprima aquí paraactivar o desactivar lascondiciones de filtroestablecidas

3. Si el filtro se encuentraactivo se puede conocertambién el total de productosque cumplen con estascondiciones de filtro


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IMPRESION

Nombre de la compañía y logotipo

En la Barra de Menúl > Herramientas > Opciones > Empresa el usuariopersonaliza el Inventario registrando el nombre de su compañía, mismo que

aparecerá como encabezado en todos los reportes impresos.

El usuario también puede registrar algunos otros datos de la empresa como elR.F.C., domicilio, teléfonos y departamento que emite los diferentes reportes.

El logotipo de la empresa también puede ser incluido en los reportes. El logotipodebe ser un archivo del tipo .BMP o .JPG. ( 85 pixeles de altura por 710 pixeles deancho máximo)

Opciones de impresión

Una vez personalizado el inventario el usuario podrá imprimir el Catálogo deProductos y algunos otros reportes. Al seleccionar la opción de imprimir, elprograma permite la visualización previa del reporte en pantalla, o bien, el envío

1. Registre losdatos de suempresa.

2. Indique unlogotipo de suempresa para

imprimirlo en losreportes


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directo del reporte a la impresora. La impresión obedecerá a las condiciones deorden y filtro establecidas previamente en el Catálogo.

Al seleccionar la herramienta para la impresión, el programa permite visualizar elreporte en pantalla, o bien, mandarlo directamente a la impresora. Es importanterecordar que la impresión obedecerá a las condiciones de filtro que se encuentrenestablecidas siempre y cuando la condición de filtro se encuentre activada.

Una vez que el usuario asigne una clave al reporte para ISO 9000, ésta quedarágrabada de modo que en la siguiente ocasión que se emita el reporte, ya no seránecesario indicar nuevamente la clave.

1. Utilice esta herramienta para imprimir elCatálogo, o bien, desde la Barra de Menúseleccione Menú Principal > Imprimir Menú Principal > Imprimir Menú Principal > Imprimir Menú Principal > Imprimir

2. Seleccione laopción de impresora, obien, seleccione laopción por pantalla

3. Teclee la claveISO 9000 si deseaque ésta seaincluida en el reporte

4. Presioneaquí paraconfigurar suimpresora.


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El programa de Inventarios genera dos tipos de Reportes:

• Reportes directos presentando la misma información que aparece en la Ventanade Información. Estos reportes se obtienen directamente desde cualquier opcióndel Menú Principal al presionar la herramienta de Impresión localizada en la Barra de Herramientas.

• Reportes especiales que difieren en su contenido con la presentación típicamostrada en la Ventana de Información. En la Barra de Menú > Reportespodrá encontrar una lista de reportes especiales disponibles para cada opcióndel Menú Principal.


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CATALOGO DE PROVEEDORES

En este módulo se forma el catálogo de empresas o personas físicas (proveedores)que suministran productos al almacén.

Al registrar un Proveedor, el usuario captura los siguientes campos:

[1] Proveedor (*)[2] R.F.C.[3] Calle y No.[4] Colonia[5] Población[6] Código Postal[7] Estado[8] País[9] Teléfonos[10] Fax[11] Correo electrónico[12] Clasificación

[13] Divisa[14] Contacto[15] Extensión[16] Teléfono directo[17] Correo electrónico[18] Comentarios.

El campo marcado con (*) es indispensable para registrar un proveedor en elCatálogo.

1. Seleccione elmódulo Catálogos enel Menú Principal

2. Seleccione laopción Catálogo deProveedores.

3. Presione aquí para darde alta un proveedor


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El campo [1] Proveedor se utiliza para registrar el nombre de la persona o razónsocial de la empresa que abastece de productos al almacén.

El campo [2] R.F.C. permite registrar el Registro Federal del Contribuyente delproveedor de productos.

Del campo [3] al campo [11] se registra información referente a la ubicación física ytelefónica del proveedor.

El campo [12] Clasificación permite al usuario registrar agrupaciones o familias deproveedores sobre la base de alguna característica. En algunas ocasiones resultade gran utilidad el agrupar los proveedores con relación a los productos quemanejan, zonas geográficas, etc. lo que permite realizar consultas con mayorrapidez al poder ordenarlos en relación a éstas características.

El procedimiento para registrar la clasificación consiste en seleccionar de un“combo” la clasificación correspondiente registrada previamente en el catálogoauxiliar de clasificación de proveedores. Si al momento de seleccionar unaclasificación ésta no existiera en el catálogo auxiliar, el usuario podrá dar de altauna clasificación nueva

tecleando el nombre de la misma y acto seguido presionando la tecla de función .(Ver Combos de Selección).

El campo [13] divisas se refiere a las unidades monetarias que utilizan losproveedores para la venta de sus productos. En los catálogos auxiliares seproporciona una lista de las divisas más comunes y el usuario puede agregardivisas nuevas a este catálogo auxiliar de divisas. El usuario también puedeactualizar el tipo de cambio correspondiente a cada divisa. Cuando generamos unaorden de compra al proveedor, ésta orden de compra se emite con la monedapreestablecida para cada proveedor. Al ingresar la mercancía al almacén, elprograma convierte los importes a moneda nacional tomando el tipo de cambiocorrespondiente.

Del campo [14] al [17] el usuario registra información referente al nombre de hastatres contactos, teléfono, extensión y correo electrónico de cada uno de ellos.

El campo [18] Comentarios es un campo memo donde el usuario puede registrarcualquier información adicional relacionada con el proveedor.


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Una vez que se da de alta un proveedor, éste se agrega al listado para formar elCatálogo de Proveedores. Es conveniente recordar que para formar este catálogono es necesario utilizar todos los campos, ya que también puede ser formadoutilizando únicamente el campo Proveedor marcado con (*), el cual esindispensable para registrar un producto en el catálogo.

Para buscar y localizar a un proveedor puede resultar muy conveniente el poderordenar en forma alfanumérica el Catálogo de Proveedores. En el programa deInventario el ordenamiento de los proveedores se puede realizar en relación conalguna de las siguientes columnas:

a) R.F.C.b) Proveedor (razón social o nombre de la persona física)c) Clasificaciónd) Fecha de última comprae) Teléfonos

Recuerde que si se desea ordenar el Catálogo en función de los campos ocolumnas mencionadas anteriormente, es necesario colocar el apuntador delmouse en el campo o columna elegida y con el botón izquierdo aceptar laselección, de esta manera el catálogo se ordena en forma ascendente ( A-Z). Al


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oprimir nuevamente el botón izquierdo del mouse, el listado cambiará a ordendescendente (Z-A) y así sucesivamente.

Mediante la opción de filtro, se puede limitar la lista de proveedores en el catálogo,a aquellos que cumplan con ciertas condiciones establecidas por el usuario.


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CATALOGOS AUXILIARES

Los Catálogos Auxiliares contienen información complementaria al Catálogo deProductos y Catálogo de Proveedores, como:

1. Catálogo de Unidades2. Catálogo de Clasificaciones de Productos3. Catálogo de Clasificaciones de Proveedores

4. Catálogo de Divisas5. Catálogo de Imágenes6. Catálogo de Almacenes7. Catálogo de Centros de Costo8. Catálogo de Destinos9. Catálogo de Lugares de Entrega

En esta lección hemos visto la utilización mediante los combos de selección dealgunos de estos catálogos como el Catálogo de Unidades, Clasificación deProductos, Clasificación de Proveedores, Divisas.

Más adelante en este manual se explica a detalle el Catálogo de Almacenescuando se requiere el manejo de varios almacenes (Multi-almacenes), así como elCatálogo de Centros de Costo y Destinos al momento de generar movimientos de

salida a los productos del almacén. El Catálogo de Lugares de Entrega se utiliza almomento de generar las Ordenes de Compra.

En este módulo el usuario puede agregar, modificar o eliminar conceptos de losCatálogos Auxiliares.


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LECCION 3 - MULTIALMACENES

Lección 3

Multialmacenes

♦ Activar opción Multialmacenes

♦ Alta de nuevos almacenes

♦ Asignación de productos a los diferentes almacenes


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42 Lección 3 – Multialmacenes

ACTIVAR OPCION MULTIALMACENES

La opción de manejar varios almacenes (Multialmacenes) es muy útil para aquellasempresas que desean tener productos ubicados en más de un almacén.

Cuando se tiene activada la opción Multialmacenes, el programa permite hacertraspasos entre almacenes, consultar las existencias de un producto en cada unode los almacenes existentes, valorizar el inventario por almacén y en forma

consolidada etc.

Si no va a manejar varios almacenes, no es recomendable marcar esta opción.

Al marcar la opción Multialmacenes, el programa despliega la siguiente pantalla:

1. SeleccioneHerramientasHerramientasHerramientasHerramientas en elMenú Principal

2. SeleccioneOpcionesOpcionesOpcionesOpciones

4. Marque la opción

ManejarManejarManejarManejarMultialmacenesMultialmacenesMultialmacenesMultialmacenes sidesea controlar variosalmacenes

3. Seleccione lacarpeta Módulo deMódulo deMódulo deMódulo deInventarioInventarioInventarioInventario


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Lección 3 – Multialmacenes 43

Existen dos formas de manejar los folios en los Movimientos al Almacén (Entradasy Salidas) y las Ordenes de Compra:

1. Folio independienteCuando cada almacén maneja en forma independiente el folio de losdocumentos. Es decir, cada almacén lleva su propio folio consecutivo.

5. Presione aquípara continuar

6. Elija la manera como semanejarán los folios paralos Movimientos al AlmacénMovimientos al AlmacénMovimientos al AlmacénMovimientos al Almacény las Ordenes de CompraOrdenes de CompraOrdenes de CompraOrdenes de Compra.


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2. Folio corporativoCuando se maneja un solo folio consecutivo para todos los almacenes.

Una vez definida la manera de manejar los folios de los documentos, el Programade Inventario de Refacciones ver. 2.0 queda configurado para operar conMultialmacenes.


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ALTA DE NUEVOS ALMACENES

Al activar la opción Multialmacenes, el programa crea un primer almacén con elnombre “Almacén 1”. Automáticamente todos los productos registrados en elCatálogo de Productos quedan asignados o relacionados a este almacén. Si lodesea, el usuario puede cambiar el nombre.

Ahora bien, el usuario puede dar de alta nuevos almacenes y relacionar los

productos del catálogo que manejará cada almacén.

1. Seleccione la opciónCatálogos AuxiliaresCatálogos AuxiliaresCatálogos AuxiliaresCatálogos Auxiliares en elmódulo Catálogos

3. Oprima aquí para darde alta un nuevo almacén

4. Teclee el nombrey la ubicación delnuevo almacén

5. Indique los folios conque iniciarán losmovimientos al almacén ylas órdenes de compra

2. Presione eltabulador

Almacenes


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ASIGNACION DE PRODUCTOS A LOS

ALMACENES

Una vez creados los diferentes almacenes será necesario asignar o relacionar losproductos del Catálogo de Productos que manejará cada almacén.

Los productos que maneja cada almacén estarán siempre relacionados con el

Catálogo de Productos. Es por eso que se crea un solo Catálogo de Productos, loque evita la necesidad de teclear nuevamente los productos en cada uno de losalmacenes.

Al presionar el botón para asignar productos a un almacén, se abre una nuevaventana que permite simplemente ir marcando los productos del Catálogo deProductos que quedarán asignados o relacionados con el nuevo almacén.

1. Seleccione elalmacén al quedesea asignarproductos

3. Oprima aquí paraasignar productos delCatálogo al almacénseleccionado

2. En esta ventanase muestran losproductos que ya seencuentranasignados alalmacénseleccionado

4. Oprima aquí sidesea eliminarproductos delalmacénseleccionado


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Una vez que los productos han sido asignados a los diferentes almacenes, el

manejo de cada almacén se hará en forma independiente, es decir, cada uno deellos tendrá sus propios movimientos de entrada y salida, reportará sus existencias,registrará sus máximos y mínimos, manejará su propio Kardex y en cualquiermomento se podrá conocer el monto de la inversión para cada uno y en formaconsolidada (todos los almacenes).

Al activar la opción Multialmacenes, se genera automáticamente un combo en laBarra de Herramientas de las diferentes opciones del Menú Principal para que elusuario seleccione en cada caso el almacén correspondiente.

5. Para marcar odesmarcar en formaindividual, simplementehaga “click” aquí con elapuntador del “mouse”.

6. Presione aquípara marcartodos.

9. Al aceptar, todos losproductos marcadosquedan asignados alalmacén.

7. La selección de variosproductos puede realizarsede la misma forma que lohace Windows, utilizando latecla “Shift” en combinacióncon el “mouse.”

8. Una vezseleccionadosvarios productos,puede presionaraquí paramarcarlos

Seleccione de estecombo el almacén con elque desea trabajar


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LECCION 4 - INVENTARIO

Lección 4

Inventario♦ Movimientos al almacén

Movimiento de Inventario inicialMovimiento de EntradaMovimiento de SalidaMovimiento por inventario físico

♦ Existencias y valuación Comparar contra otro método de costeo

♦ Kardex

♦ Máximos, mínimos y localizaciónImporte máximo, óptimo y mínimoModificación avanzada

♦ Cierre anual

♦ Historial de MovimientosHistorial de Movimientos en el períodoHistorial de Movimientos en períodos anteriores


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50 Lección 4 – Inventario

MOVIMIENTOS AL ALMACEN

La entrada y salida de productos (movimientos) al almacén se hace mediantedocumentos foliados. Cada vez que se registra un documento nuevo de entrada ode salida, el programa agrega un número de folio consecutivo a dicho documento.

Uno o varios productos diferentes pueden ingresar al almacén bajo un mismodocumento de entrada. Normalmente un documento de entrada ampara varios

productos cuando estos provienen de un mismo proveedor y una misma orden decompra. De igual forma, un mismo documento de salida puede amparar la salidade uno o varios productos.

1. Seleccione elmódulo deInventarioInventarioInventarioInventario

2. Seleccione lopciónMovimientos alMovimientos alMovimientos alMovimientos al

Almacén Almacén Almacén Almacén

4. Seleccione el tipo de

movimiento que deseaconsultar (entrada osalida)

5. Seleccioneel documentoque deseaconsultar

6. La ventana muestra eldocumento seleccionadocon la lista de productosque entraron o salieron delalmacén

3. Seleccione el Almacén (verMultialmacenes)


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Lección 4 – Inventario 51

Movimiento de Inventario inicial

El Movimiento de Inventario Inicial es el documento que contiene la informacióncorrespondiente al inicio del almacén. De hecho es un movimiento de entrada paraestablecer las cantidades y costo unitario inicial de cada uno de los productos conlos cuales dará inicio el Inventario.

Antes de generar cualquier otro movimiento, el usuario deberá establecer las

cantidades y costos iniciales utilizando el botón Editar Inventario Inicial y una vezregistrados las existencias y costos unitarios de todos y cada uno de los productos,podrá generar el documento correspondiente presionando el botón GenerarDocumento Inicial.

Utilizando las flechas de navegación el usuario puede desplazarse con facilidaden la tabla de productos para ir editando las existencias y costos iniciales detodos y cada uno de los productos.

2. Oprima aquí para iniciar laedición del Inventario Inicial.

Nota. Este botóndesaparece después degenerar el movimientoinicial.

1. Seleccione el Almacén ( si se tieneactivada la opción deMultialmacenes, verLección 3)


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La edición de las cantidades y costos unitarios se puede realizar por partes endiferentes sesiones. Es decir, si no termina de editar toda la información en unasola sesión, puede guardar la información capturada y continuar en la siguientesesión.

Sólo se puede generar un documento inicial, por lo que una vez generado eldocumento, ya no se podrán realizar cambios. Al presionar el botón GenerarDocumento Inicial, el botón Editar Inventario Inicial desaparece. Cualquiermodificación posterior deberá hacerse por medio de movimientos de entrada o

salida.

Si se presiona el botón Generar Documento Inicial y las existencias y costosunitarios de todos los productos presentan valor cero, aparece un mensaje en elque se pregunta si se desea iniciar el Almacén con saldos en cero. En caso deaceptar este mensaje, el programa de Inventario de Refacciones ver. 2.0 nogenerará ningún documento inicial, por lo que se tendrá que iniciar el Inventariocon un movimiento de entrada que quedará registrado en el documento respectivo.

6. Utilice estasherramientas parabuscar un producto oestablecer algún filtro.

3. Registre lacantidad y costounitario de cadaproducto

4. Oprima aquí para guardar lainformación capturada. En otrasesión podrá continuar registrandocantidades y costos unitarios siemprey cuando no oprima el botón queGenera Documento Inicial.

5. Una vez capturadas las cantidades ycostos unitarios de todos los productos,oprima aquí para generar el Documentogenerar el Documentogenerar el Documentogenerar el DocumentoInicial.Inicial.Inicial.Inicial.

7. Haga “clic”sobre elencabezado dela columnadeseada paraordenar ellistadoalfabéticamenteen formaascendente odescendente


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De hecho, mediante movimientos de entrada también es posible registrarcantidades y costo unitario de los diferentes productos, sin embargo, la forma deedición que ofrece la opción Editar Inventario Inicial es mucho más práctica paracaptura masiva. Por esta razón hacemos especial hincapié en GenerarDocumento Inicial hasta que se hayan editado las cantidades y costos unitariosde todos los productos.

Al generar el movimiento inicial, el programa pide confirmar el método de costeo

que va a regir el almacén. Una vez generado el documento inicial, el método decosteo que haya elegido solo se podrá cambiar hasta el momento de efectuar unCierre. Más adelante en esta lección se explica todo lo concerniente al Cierre.

También se podrá indicar al sistema el número del folio correspondiente aldocumento inicial y agregar un prefijo y/o sufijo que acompañarán a dicho folio. Enlos movimientos de entrada y salidas subsecuentes, automáticamente se iráincrementando el folio en forma consecutiva.

En cualquier momento, el usuario puede volver a establecer un nuevo número defolio a partir del cual el programa generará la numeración consecutiva de losdocumentos de entrada y salida. Incluso puede establecer un prefijo y sufijoalfanumérico ligados al número de folio. Esta opción se lleva a cabo desde la Barrade Menú con la opción Herramientas>Opciones>Módulo de Inventario.

7. Seleccioneel método decosteo que seva a utilizar

8. Elija la fecha con quequedará registrado estemovimiento

9. Indique el folio deinicio de operaciones,y si lo desea, puedeestablecer un prefijo ysufijo ligados alnúmero de folio. Poromisión este valor esigual a 1.


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El programa de Inventario ofrece innovadoras formas de captura, brindandoflexibilidad para su operación con “mouse” o teclado. Por lo general, capturistasavanzados prefieren utilizar sólo teclado y no utilizar el “mouse” en captura masivade información, ya que es mucho más rápida la captura de esta forma.Presionando la tecla el usuario puede pasar de un campo a otro ymoverse con facilidad utilizando las flechas de navegación. Las teclas y permiten moverse entre los diferentes botones para Aceptar,Cancelar o Editar otro documento en forma rápida y sin utilizar el “mouse”.

En las pantallas de movimientos de entrada y salida, el programa incorporadiversas funciones de edición. Mediante las teclas de función , , y ), el usuario puede agregar un producto en línea, buscar por descripción,borrar una partida y hasta utilizar una calculadora con solo oprimir una tecla.

1. Seleccione eltabuladorDocumentos deDocumentos deDocumentos deDocumentos deEntradaEntradaEntradaEntrada

2. Oprima aquí paraagregar un documentode entrada

4. En esta parte de lapantalla el usuario vaseleccionando y

agregando losproductos que entran alalmacén, indicandocantidad y costo unitario.

3. Seleccione el tipo delmovimiento de entrada y segúnsea el caso, teclee o seleccioneun documento de referencia,proveedor y fecha deldocumento.

Presionando la tecla de función puede dar de alta unproveedor nuevo en línea sinabandonar la pantalla.


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Agregar en línea (un producto, proveedor, unidades, etc.)

Buscar por descripción

Abrir calculadora

Borrar una partida

Dependiendo del campo que se está editando, en la parte inferior de la pantalla semarcan las funciones que se pueden ejecutar. Por ejemplo, cuando el usuario estáeditando un campo numérico, se marca en la parte inferior de la pantalla la función indicando que al oprimir esta tecla de función se puede activar unacalculadora electrónica con las funciones básicas. O en el caso de estarposicionado en el campo correspondiente al número de parte, se marcan lasfunciones y , indicando que al presionar la tecla de funcióncorrespondiente se podrá dar de alta en línea un producto que no exista en elcatálogo, o bien, iniciar la búsqueda de un producto por descripción.

5. Las Funciones de Edición

yF2> yF2> yF2> y se activan o desactivandependiendo del campo quese esté editando


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Las Teclas de Función o Teclas de Operación ,, y seencuentran definidas por omisión en el programa. En algunas ocasiones, otrosprogramas instalados en la PC utilizan estas teclas para realizar otras funciones uoperaciones, lo que puede ocasionar ciertos conflictos. Si se desea cambiar estasfunciones a otras teclas ejecute desde la Barra de Menú el comando Herramientas> Opciones > Teclas de Operación

6. Para agregar un producto, posicione el cursor donde dice.... Al empezar a teclear la clave del producto,inmediatamente se abre una ventana desplegando losnúmeros de parte y las descripciones de todos los productoscontenidos en el catálogo. El cursor se va posicionandoalfabéticamente sobre la lista conforme el usuario va tecleando.Finalmente, utilizando las flechas de navegación o apuntandocon el cursor del “mouse”, el usuario puede buscar y hacer la

selección final sin necesidad de concluir la escritura completadel número de parte.

Presione para localizar un producto por su descripción y para agregar al catálogo de productos un productonuevo sin abandonar el módulo.


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Tipos de documentos de entrada:

1. Entrada por compraSe refiere al ingreso de productos al almacén por la compra directa a unproveedor. Esta puede ser de dos formas:

Referida a una Orden de Compra generada por el programa Referida a un documento externo

Cuando la entrada de los productos al almacén se hace con relación a una Ordende Compra generada por el programa de Inventario (Ver Módulo de Compras en laLección 5 de este manual), solo será necesario elegir en el combo correspondienteel número de folio de la Orden de Compra para que automáticamente aparezcanlos productos contenidos en la misma. Si el proveedor está entregando todos losproductos contenidos en la Orden de Compra, bastará con presionar “Aceptar”para que se registre la entrada de todos los productos. Sin embargo, en muchasocasiones el arribo de los productos puede ser parcial. En estos casos el usuariopuede modificar las cantidades o incluso eliminar de la lista los productos que nofueron entregados por el proveedor y sólo se registrará la entrada de los productosentregados. Cuando el proveedor haga la entrega final, podrá realizarse unsegundo documento de entrada referido a la misma orden de compra.

Cuando la entrada esté referida a un documento externo, es decir, cuando noexiste una Orden de Compra generada por el programa, el usuario deberá elegiresta opción e indicar el número de documento que ampara la entrada al almacén,como comprobante de la compra, factura, remisión, nota de venta, recibo etc., elcual quedará registrado como una referencia en el documento de entrada. En estecaso, el usuario deberá registrar uno a uno los productos que ingresan al almacén.

2. Entrada de FábricaSe refiere al ingreso de productos al almacén que fueron fabricados dentro de lamisma empresa, por ejemplo: engranes, soportes, tornillería, guardas etc., y por

consiguiente no existe factura, remisión o nota de venta. El documento dereferencia para el movimiento de entrada podría ser una Orden de Trabajo u Ordende Fabricación.

3. Traspaso de otro AlmacénEl traspaso de productos de un almacén a otro puede ser de dos formas:


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• Entre almacenes dados de alta en el Inventario (Multialmacenes)• Entre almacenes totalmente desligados

Cuando el traspaso se hace entre almacenes registrados en el programa(Multialmacenes), el usuario selecciona del combo correspondiente el número defolio del movimiento de salida del almacén origen y automáticamente se cargaránen la forma de entrada todos los productos contenidos en el documento de salidapor traspaso. Por lo tanto, será necesario generar primero el documento de salidapor traspaso del almacén origen y posteriormente generar el documento de

entrada por traspaso en el almacén destino.

Cuando el traspaso se hace entre almacenes totalmente desligados entre sí, esdecir, cuando los productos provienen de un almacén que no está dado de alta enel programa mediante la opción Multialmacenes, uno a uno se tendrán queregistrar los productos que están ingresando a otro almacén por concepto detraspaso.

4. DevoluciónSe refiere a la devolución al Almacén de un producto que no fue utilizado y quepor consiguiente deberá ser reingresado a ese mismo Almacén. El documento dereferencia para el ingreso al Almacén deberá ser el número de documento desalida en el que quedó incluido ese producto.

5. Corrección de documentoEn algunas ocasiones al elaborar un documento de entrada o de salida al almacénpuede cometerse algún error, por lo que será necesario corregir ese documento.La corrección no se puede hacer modificando dicho documento, ya que una vezelaborado el documento, éste puede ser consultado pero no modificado. La formade hacer la corrección es mediante un documento nuevo que contrarreste el error.El documento de referencia deberá ser el documento de entrada o de salida al quese desea efectuar la modificación. Indique el número de documento y el programapresentará las cantidades y costos unitarios de todos los productos incluidos en eldocumento. Acto seguido modifique sobre la pantalla las cantidades o costoscorrectos. Al presionar el botón Aceptar, el programa generará automáticamente undocumento nuevo con los ajustes necesarios para contrarrestar el o los errores del

documento original. El documento nuevo que se genera indicará que se trata de unmovimiento por corrección de documento y hará referencia al documentocorregido.

6. AjusteEsta opción resulta útil para generar un movimiento de ajuste en forma manual.


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Movimientos de Salida

Son los documentos en los que quedan registrados los retiros o salidas deproductos de un almacén. El programa permite generar cinco tipos de documentosde salida de almacén:

1. Salida2. Traspaso a otro almacén

3. Devolución al proveedor4. Corrección de documento5. Ajuste

1. SalidaCuando uno o más productos se retiran del almacén, el encargado registra en undocumento de salida los productos, indicando opcionalmente algún dato dereferencia, un destino y centro de costo al que será cargado este documento. Cadavez que se registra un documento nuevo de salida, el programa agrega un númerode folio consecutivo a dicho documento.

Al realizar estos movimientos, el programa solicita que el usuario seleccioneopcionalmente un Centro de Costos y un Destino. El Centro de Costos es la cuenta

contable a la que se hará el cargo correspondiente y el Destino es el nombre de lapersona que recibe los materiales. Para ello, el usuario puede formar primero losCatálogos Auxiliares de Centros de Costos y Destinos, o bien, puede irformándolos en línea paulatinamente conforme se va requiriendo. Recuerde queagregar un concepto a cualquiera de los Catálogos Auxiliares es tan simple comopresionar la tecla de función con el cursor posicionado en el combocorrespondiente.

Cuando el Inventario de Refacciones versión 2 se encuentra ligado al programa deMantenimiento Preventivo MP versión 8, desde el programa de mantenimiento esposible generar los vales de salida de refacciones, referenciando las refacciones auna orden de trabajo correspondiente. Al retirar las refacciones en el almacén,bastará con indicar el número de vale de salida generado desde el programa demantenimiento para que el programa presente automáticamente en la pantalla la

lista de refacciones contenidas en el vale. Al generar el documento de salida, en elprograma de mantenimiento quedará asentado el consumo de refacciones concargo al equipo correspondiente.

2. Traspaso a otro almacénSe refiere al traspaso de productos de un almacén a otro.Cuando el traspaso se hace entre almacenes registrados en el programa(Multialmacenes) será necesario generar primero el documento de salida por


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traspaso del Almacén Origen, el cual servirá posteriormente como referencia paraingresar el o los productos al Almacén Destino.

3. Devolución al proveedorSe refiere a la salida de un producto o productos del almacén, que son regresadosa un cierto proveedor por alguna causa. Los productos quedan relacionados en undocumento de salida, el cual puede ser consultado en cualquier momento.

4. Corrección de documentoEn algunas ocasiones al elaborar un documento de entrada o de salida al almacénpuede cometerse algún error, por lo que será necesario corregir ese documento.La corrección no se puede hacer modificando dicho documento, ya que una vezelaborado el documento, éste puede ser consultado pero no modificado. La formade hacer la corrección es mediante un documento nuevo que contrarreste el error.El documento de referencia deberá ser el documento de entrada o de salida al quese desea efectuar la modificación. Indique el número de documento y el programapresentará las cantidades y costos unitarios de todos los productos incluidos en eldocumento. Acto seguido modifique sobre la pantalla las cantidades o costoscorrectos. Al presionar el botón Aceptar, el programa generará automáticamente undocumento nuevo con los ajustes necesarios para contrarrestar el o los errores del

documento original. El documento nuevo que se genera indicará que se trata de unmovimiento por corrección de documento y hará siempre referencia al documentocorregido.

5. AjusteEsta opción resulta útil para hacer ajustes resultado de pérdida de mercancía, dañofísico o por diferencias arrojadas resultado de un Inventario Físico.

Movimiento por Inventario Físico

Generalmente las empresas realizan conteos físicos de los productos existentes en

sus almacenes para comprobar que las existencias físicas concuerden con lasexistencias registradas en el sistema. La frecuencia y periodicidad con que serealizan dichos Inventarios Físicos varía de una empresa a otra.El conteo físico puede arrojar diferencias de más o de menos contra las existenciasdel sistema. El Movimiento por inventario físico, no es otra cosa que un movimientode ajuste para hacer coincidir las existencias físicas con las existencias del sistema.

Para facilitar la creación de los documentos de ajuste, el programa incluye unformato especial en donde el usuario simplemente va anotando las discrepanciasque resulten de un conteo físico. Al presionar el botón Generar Documento de

Ajuste, automáticamente el programa calcula las diferencias y genera un


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documento de entrada y otro de salida, según sea el caso, en el que se incluyentodos y cada uno de los productos que resultaron con alguna diferencia en elconteo físico. Como resultado de generar estos documentos de ajuste porinventario físico, terminarán coincidiendo las existencias físicas y las existencias enel sistema.

Durante un inventario físico, el almacén permanece cerrado y no deben hacersemovimientos de entrada o salida durante el conteo.

1. Seleccione laopción Movimientos alMovimientos alMovimientos alMovimientos al Almacén Almacén Almacén Almacén

2. Seleccione el comandoEditar>Inventario FísicoEditar>Inventario FísicoEditar>Inventario FísicoEditar>Inventario Físicodesde la Barra de Menú

3. Teclee las cantidadesobtenidas en el conteo físico.No es necesario registrartodas las cantidades, soloregistre las que sufrieron algúncambio

5. Oprima aquí para guardar lainformación capturada ycontinuar en otra sesión.

6. Una vez capturadas las cantidadesde todos los productos, oprima aquípara generar el documento de ajustegenerar el documento de ajustegenerar el documento de ajustegenerar el documento de ajuste

4.Automáticamente elprograma calcula ladiferencia .


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Para facilitar el conteo físico, resulta útil ordenar el reporte en base a la localizaciónde los productos dentro del almacén e imprimir el reporte ordenado de esta forma.

Para llevar a cabo muestreos periódicos, resulta también muy útil filtrar el listadocondicionado al costo de los productos, limitando así el conteo a aquellosproductos de mayor valor.

Es importante tomar en cuenta que una vez que se imprime o se guarda el formato

de Inventario Físico, las cantidades permanecen fijas hasta que se genere elmovimiento de ajuste o se presione el botón Restablecer existencias al día dehoy .


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EXISTENCIAS Y VALUACION

Esta opción del inventario le permite al usuario conocer la existencia al día de cadauno de los productos y calcular el valor total del almacén.

Si se tiene activada la opción de Multialmacenes, es posible consultar lasexistencias de un producto en los diferentes almacenes. De esta forma, si unalmacén no tiene existencias de un producto determinado, podrá encontrar

fácilmente si otro de los almacenes sí lo tiene, y realizar movimientos (traspasos)entre un almacén y otro.

Cuando se tiene activada la opción de Multialmacenes, es posible calcular el valorde cada uno de los almacenes en forma independiente o en forma consolidada.

2. Seleccione el almacénque desea consultar.(solo si se tiene activada laopción de Multialmacenes)

4. En la parte inferior sepresenta el valor total delvalor total delvalor total delvalor total delInventarioInventarioInventarioInventario, de acuerdo almétodo seleccionado para lavaluación del Inventario

1. Seleccione la opciónExistencias y ValuaciónExistencias y ValuaciónExistencias y ValuaciónExistencias y Valuaciónen el módulo deInventarioInventarioInventarioInventario

3. El programa muestraexistencias, costo y montosde cada producto


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El programa permite valuar (costear) el Inventario por cualquiera de los siguientesmétodos:

1. P.E.P.S2. U.E.P.S.3. MONETARIO O PRECIO DE REPOSICION4. PROMEDIO PONDERADO

1. P.E.P.S. (Primeras Entradas Primeras Salidas)

Se refiere al método de valuación de Inventarios, mediante el cual los productosque se van retirando del almacén pertenecen a la primera capa, es decir a laprimera entrada. Los retiros del almacén siempre se realizan de la primera a laultima entrada o capa, de modo que los primeros productos en entrar son losprimeros en salir del almacén.

2. U.E.P.S. (Ultimas Entradas Primeras Salidas)En este método los productos que se van retirando del almacén pertenecen a lasúltimas capas, es decir, a la última entrada. Los retiros se van realizando de laúltima entrada o capa, a la primera, de modo que los primeros productos enentrar al inventario son los últimos en salir del almacén.

6. Oprima aquí para llevara cabo una valuaciónconsolidada

7. El total presenta lavaluaciónconsolidada, que esla suma aritméticade los almacenes

registrados

5. Al seleccionar el almacén,puede elegir también porpresentar un informe consolidadogeneral o a detalle, mostrando enun mismo reporte las existenciase importes de todos losalmacenes.


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3. MONETARIO O PRECIO DE REPOSICIONEste método también conocido como Precio de Reposición, valoriza el inventarioal precio que tiene el producto en el mercado, por lo que en países con altastasas de inflación, el valor del inventario tiende a aumentar con relación alincremento en el costo de los productos.

4. PROMEDIO PONDERADO

Como su nombre lo indica, la valuación del Inventario se lleva a cabo en base alcosto promedio del producto. Cada vez que ingresan productos al almacén elcosto promedio se va modificando, por lo que en esta forma de valuación se tomaen cuenta la cantidad de producto que ingresa por el costo unitario del mismo. Elcosto de salida de productos, es a final de cuentas la cantidad multiplicada por elcosto unitario (promedio), ya que la salida de productos no modifica este costopromedio.

La fórmula que utiliza este método es la siguiente:

(existenciasX costo prom. actual) + (cantidad de entrada X costo unitario de entrada)(existencia + cantidad de entrada)

El valor de un inventario se ve reflejado en los estados financieros de una empresa,por lo que resulta importante seleccionar el método de costeo más adecuado. Laselección del método que se ha de emplear en la valuación depende de un análisisparticular de cada empresa y está fuera de los alcances de este manual. Sinembargo, podemos mencionar que el método de valuación por PromedioPonderado es uno de los métodos más utilizados.

Comparar contra otro método de costeo

La opción de valuar contra otro método de costeo es una herramienta muy útil para

simular cual sería el valor del inventario bajo otro método de costeo diferente alutilizado. Se utiliza también como ayuda en la toma de decisiones cuando seanaliza la alternativa de cambiar el método de costeo que se esté utilizando.

Para poder cambiar el método de valuación de un Inventario es necesario consultarlas disposiciones de la Secretaría de Hacienda y llevar a cabo los trámitescorrespondientes. El método de costeo sólo podrá ser cambiado cuando noexistan movimientos de entrada o salida al Almacén en el periodo contable odespués de haber efectuado un Cierre.


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1. Oprima aquí paracompararcompararcompararcomparar el valordel Inventario contraotro método decosteo

2. Seleccione el método decosteo contra el que seefectuará la comparación


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KARDEX

El programa permite consultar en forma cronológica el detalle de los movimientosde entrada y salida de un producto, con lo cual es posible rastrear los saldos de unproducto desde su entrada inicial al almacén hasta la fecha. El usuario puedeinclusive seleccionar un rango para consultar los movimientos en un periodo detiempo determinado.

La consulta del Kardex puede llevarse a cabo desde la fecha del último cierre hastael día de hoy. Para consultar movimientos anteriores al cierre, éstos podránaccesarse desde el historial de movimientos, en la opción Cierres del MenúPrincipal.

3. Seleccione unproducto

4. Oprima aquí paraconsultar el Kardexdetallado del productoseleccionado.

7. La barra de desplazamientopermite visualizar más columnaspara consultar el detalle referentea los importes.

6. Oprima aquíparaseleccionar unrango defechas

2. La pantallamuestra el totalde entradas ysalidas de cadaproducto

5. La ventana muestra uno auno y en forma cronológica losmovimientos del productoseleccionado

1. Seleccione laopción deKardex


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MAXIMOS, OPTIMOS, MINIMOS Y

LOCALIZACION

Se refiere a las cantidades máximas, óptimas y mínimas que establece desde unprincipio el usuario para controlar los niveles de existencia en el Inventario. Estoslímites están íntimamente relacionados con el módulo de abastecimiento deproductos, que calcula y sugiere en forma automática las cantidades que deben

abastecerse al almacén para mantener el almacén en su nivel óptimo.Nivel Mínimo.Es la cantidad mínima de un producto que debe haber en existencia siempre en elalmacén.

Nivel MáximoEs la existencia máxima permitida de un producto. Al establecer las cantidadesmáximas se garantiza que la inversión en el inventario nunca sobrepasará deciertos límites.

Nivel OptimoEl nivel óptimo es un valor intermedio entre el valor de existencias máximo y elvalor mínimo.

Para establecer estas cantidades, se deben tomar en consideración variosaspectos, como el volumen que ocupan estos productos en el almacén y el montode la inversión asignada al inventario. Normalmente se busca que la inversión eninventarios sea lo más baja posible, sin afectar por ello el correcto y oportunoabastecimiento de refacciones.

En el módulo de abastecimiento, el programa detecta los productos cuyasexistencias se encuentren por debajo del nivel mínimo y sugiere la compra parallegar al nivel óptimo establecido por el usuario.

Cuando el Inventario se encuentre ligado al Programa de Mantenimiento PreventivoMP ver. 8.0, el módulo de Abastecimientos podrá calcular y determinar lascantidades que deben abastecerse al almacén en función de los mantenimientos

preventivos que se tienen programados, pero asegurando que nunca se rebase elnivel máximo establecido.


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1. Seleccione laopción Máximos,Mínimos yLocalización

2. Oprima aquí para establecerlas cantidades máximas,óptimas, mínimas y lalocalización de cada uno de losproductos

5. Utilice este botón parasimular el costo del inventarioen relación a los valoresmáximos, óptimos y mínimos

4. Utilice el botón Avanzada Avanzada Avanzada Avanzadapara modificar niveles

máximos, óptimos, mínimosy la localización de ungrupo de productos (verModificación Avanzada masadelante en esta mismalección

3. Teclee directamente losvalores de los niveles deexistencias y la localizaciónde cada uno de losproductos


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Importe máximo, óptimo y mínimo

Documents

Manual Inventario de Refacciones