Manual Microsoft Outlook 2003

7/25/2019 Manual Microsoft Outlook 2003

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Microsoft Outlook 2003


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Elementos bsicos de Outlook ........................................................................................ 3Panel de exploracin .................................................................................................................................... 3Outlook para Hoy .......................................................................................................................................... 3Personalizar Outlook para hoy ..................................................................................................................... 4Carpetas de correo ....................................................................................................................................... 5

Bandeja de salida .............................................................................................................. 5Borrador ............................................................................................................................. 5Correo electrnico no deseado ....................................................................................... 5Elementos eliminados ...................................................................................................... 5Elementos Enviados ......................................................................................................... 5Carpetas de bsqueda ...................................................................................................... 5

Composicin y envo de un correo electrnico ............................................................................................. 6Archivos Adjuntos ......................................................................................................................................... 7Opciones ....................................................................................................................................................... 8

Firmas ........................................................................................................................................................... 8

Recib ir y gest ionar el correo ............................................................................................ 9La Bandeja de entrada.................................................................................................................................. 9

Ordenar los correos ........................................................................................................ 10Criterios de ordenacin ............................................................................................................................... 10

Reglas de recepcin de correo ...................................................................................... 11Contestar y reenviar un correo ................................................................................................................... 14Responder .................................................................................................................................................. 14Reenviar ...................................................................................................................................................... 14Contactos .................................................................................................................................................... 14La libreta de direcciones ............................................................................................................................. 15Nuevo contacto ........................................................................................................................................... 15Listas de Distribucin .................................................................................................................................. 15

El Calendario ................................................................................................................... 16Vistas .......................................................................................................................................................... 16Citas ............................................................................................................................................................ 16Citas Peridicas .......................................................................................................................................... 17

Tareas .............................................................................................................................. 18Vistas .......................................................................................................................................................... 18Agregar Tareas ........................................................................................................................................... 19Notas ........................................................................................................................................................... 19DELEGACIN ............................................................................................................................................ 20

Creacin de delegados ................................................................................................... 20Apertura de carpetas delegadas .................................................................................... 22Enviando correo en nombre de otra persona ............................................................... 22

Compartir Informacin ................................................................................................................................ 22Carpetas pblicas ....................................................................................................................................... 22Creacin de una carpeta pblica ................................................................................................................ 23Configuracin de las propiedades de carpetas .......................................................................................... 23

Fuera de Oficina .............................................................................................................. 24


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Elementos bsicos de Outlook

Al arrancar Outlook aparece una pantalla inicial similar a esta. Vamos a ver sus componentes fundamentales, asconoceremos los nombres de los diferentes elementos y ser ms fcil entender el resto del curso.

La pantalla que se muestra a continuacin es personalizable y cada usuario puede decidir qu elementos quiereque se vean en cada momento como veremos ms adelante.

Panel de exploracin

El panel de exploracin es la barra vertical situada en la parte izquierda de la pantalla que contiene una serie debotones que nos permitirn acceder a las diferentes funciones de la aplicacin. Estos botones son: Lista deCarpetas, Correo, Calendario, Contactos, Tareas, Notas y Accesos Directos aunque podremos aadir ms si loconsideramos oportuno.

Outlook para Hoy

La pgina Outlook para hoy nos da una vista global del da, en ella se puede ver un resumen de las citas, unalista de las tareas y cuntos mensajes de correo electrnico nuevos tenemos. Outlook para hoy est diseado alestilo Web, simplemente haciendo un clic sobre la opcin elegida accedemos a su contenido.

Si se quiere mostrar Outlook para Hoy, entonces hay que pulsar en carpetas personales.


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Personalizar Outlook para hoy

En la parte superior derecha podemos observar que existe un botn denominado Personalizar Outlook parahoy que sirve para acceder a una pantalla donde podemos personalizar un poco ms la pantalla de Outlookpara hoy y su contenido. En la imagen inferior podemos ver la pantalla de configuracin de Outlook para hoy.

Podemos elegir las carpetas que deseamos ver en la seccin de mensajes. En la seccin del Calendariopodemos indicar los das del calendario que deseamos ver. En la seccin de Tareas podemos elegir entremostrar todas las tareas o solamente las tareas previstas para hoy y ordenarlas por varios criterios. Y adems deesto podemos modificar el estilo con el que se nos mostrar la pantalla.

Una vez personalizada la pantalla podemos presionar sobre el botn Guardar cambios para guardar los

cambios realizados y salir de la pantalla o bien presionar sobre el botn Cancelar y cerrar la pantalla sin salvarlos cambios realizados.


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Carpetas de correo

La barra de correo se divide en dos secciones: Carpetas favoritas y Todas las carpetas de correo. Podemosaadir una carpeta a la seccin de Carpetas favoritas pulsando el botn derecho del ratn sobre una carpeta yseleccionando Agregar a carpetas favoritas.

Las diferentes carpetas son:

Bandeja de entradaEn esta bandeja se colocan los emails que se reciben.

Bandeja de salida

Aqu estn los emails que se van a enviar.

BorradorEn esta carpeta estn los emails que hemos escrito pero que todava noles hemos dado la orden de enviar.

Correo electrnico no deseado

Mensajes de remitentes bloqueados, correo spam.

Elementos eliminados

Cuando decidimos eliminar un mensaje pasa a esta carpeta. Es necesariorevisar su contenido de manera peridica para evitar el crecimiento denuestros archivos de datos.

Elementos EnviadosPor defecto Outlook hace una copia de todos los emails que mandamos ylos almacena en esta carpeta.

Carpetas de bsqueda

Son carpetas virtuales para mostrar los mensajes clasificados de una formams cmoda.


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Composicin y envo de un correo electrnico

Lo primero que debemos hacer antes de componer y enviar un correo es saber identificar las partes de un correoelectrnico.

Para acceder a la pantalla de composicin del correo debemos pulsar sobre Nuevo o bien acceder por mediodel men Archivo hacer clic sobre Nuevo y dentro de este submen en Mensaje o tambin podemos accedermediante la combinacin de teclas Ctrl+U.

En el campo Para: debemos indicar a quien va dirigido el mensaje, puede ser una nica direccin o pueden servaria separadas por el signo punto y como (;), incluso puede ser una lista de distribucin. Cabe indicar que estecampo es obligatorio, como mnimo el mensaje debe tener una direccin destino.

El campo CC: sirve para enviar una copia del mismo mensaje a ms de una persona a parte del receptorindicado en el campo Para. Este campo no es obligatorio rellenarlo.

El campo Asunto : sirve para indicar el motivo del correo, es decir, podemos indicar una breve descripcin deltema del mensaje. Por ejemplo si es un mensaje amistoso podemos escribir un saludo, etc. Este campo tampocoes obligatorio rellenarlo.

Para seleccionar los destinatarios de nuestra lista de direcciones hay que pulsar sobre el botn Para:


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Una vez seleccionados los destinatarios pulsar sobre los botones Para, CC o CCO.Si seleccionamos una lista de distribucin el mensaje se enviar a todos los contactos de la lista de distribucin.

CC y CCOsirven para enviar el mismo mensaje a ms de una direccin de correo, pero existe una diferenciaentre ambas, mientras que con CCal enviar el mensaje a varios receptores, el receptor ve las direcciones de losdems aparte de la suya propia, con CCO no pasa esto, las direcciones que no son la propia del receptorpermanecen ocultas.

Para enviar el mensaje debemos hacer clicsobre el botn Enviar, de este modo el mensaje pasa a la carpetabandeja de salida, entonces se enviar el mensaje al servidor de correo de los destinatarios.

Si salimos de la ventana de composicin del mensaje sin haberlo enviado, Outlook nos preguntar si losqueremos guardar. Si respondemos Si, Outlook colocar el mensaje redactado en la carpeta Borrador para queposteriormente podamos completarlo y enviarlo.

Archivos Adjuntos

Existen ocasiones en las que adems del mensaje escrito tenemos la necesidad de enviar a nuestro destinatarioun archivo (una imagen, un documento en Word, una presentacin en PowerPoint, etc.) bien, pues en Outlooktambin es posible hacerlo.

Simplemente tenemos que hacer clic sobre el botn para aadir el archivo que deseemos.

Si pulsamos directamente sobre el clip nos aparece un cuadro de dilogo para que busquemos en nuestro discoduro el archivo a insertar y pulsemos en Insertar.

Cabe decir que podemos anexar ms de un archivo, uno detrs de otro, realizando la misma operacin que ya seha comentado por cada uno de los archivos a anexar o si estn en la misma carpeta seleccionarlos pulsando latecla Ctrl. o Shift.


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Si en vez de insertar un archivo queremos insertar alguna otra cosa (elemento, firma, etc.) entonces hay quepulsar en el men de Insertar.

Opciones

Pulsando el botn opciones nos aparece la siguiente pantalla desde la que podemos modificar las propiedades

de los mensajes.

Podemos enviar el mensaje con importancia alta, solicitar confirmacion de entrega y lectura, impedir que eseentregue hasta una determinada fecha, etc...

Firmas

Al igual que podemos firmar una carta estndar, con el correo electrnico tambin podemos dejar nuestro sello.Aunque evidentemente no estamos hablando de firma digital tal y como se conoce hoy en da, estamos hablandode dejar una tarjeta de identificacin, una firma simple.

Para crearnos una firma debemos ir a la barra de men Herramientas --> Opciones, nos aparece una ventanacon varias pestaas de las cuales debemos escoger Formato de correo. Nos aparece una ventana como la que

vemos en la imagen.

En la ltima parte de la ventana vemos un apartado dedicado a Firma, pues para crear una nueva firmadebemos pulsar sobre el botn Firmas para que nos aparezca la pantalla de configuracin de firmas.


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Nos aparece la ventana Crear firma, pulsamos Nuevoy tras escribir el nombre para la firma nos aparece unanueva ventana as:

En la anterior ventana podemos incluir el texto que deseemos aparezca al final del texto del mensaje. En estamisma ventana podemos crearnos una tarjeta de presentacin para los contactos que elijamos.

Una vez terminado de introducir el texto que deseamos aparezca como firma, solo nos queda pulsar sobre elbotn Aceptar para salir de esta ventana guardando los cambios.

Recibir y gestionar el correo

En esta unidad vamos a ver la manera que tiene Outlook de gestionar los correos entrantes, cmo recibirlos,cmo ordenarlos, cmo responder un mensaje al remitente, cmo ver o descargar un archivo adjunto y cmopodemos eliminar correos.

La Bandeja de entrada

Los mensajes recibidos se almacenan normalmente en la Bandeja de entrada, para acceder a los mensajesrecibidos debemos hacer clic sobre esta carpeta en la lista de carpetas.

Lo primero que debemos hacer antes de gestionar nuestro correo es saber identificar las partes de la pantalla dela Bandeja de entrada.


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En la parte izquierda tenemos el panel de exploracin con el botn correo seleccionado y la lista de carpetas decorreo. En la parte central se muestra un panel que contiene una lista con las cabeceras de los mensajesrecibidos y en la parte derecha se encuentra el panel de lectura, que nos ofrece una vista preliminar del mensaje

cuya cabecera est seleccionada en el panel central.Podemos modificar la posicin o desactivar este panel desde el men Ver Panel de lectura.

Ordenar los correosLos mensajes almacenados en la Bandeja de entrada pueden ser ordenados por varios criterios, para ellopodemos utilizar la barra que aparece en la lista de cabeceras de mensajes:

Los iconos que aparecen en esta barra, adems de indicarnos el contenido de la columna, nos permiten ordenarlos mensajes por el contenido de esa columna.

Criterios de ordenacin

Este icono significa ordenar por importancia, ordena los mensajes segn la importancia establecidaen los mensajes. Si no se ha especificado una importancia determinada, Outlook le aplica unaimportancia en base a varios campos como el tamao, la fecha de recepcin, etc.

Este icono significa ordenar por icono. Existen varios tipos de iconos:

Significa que el correo no se ha ledo todava.

El correo ya se ha ledo.

Hemos respondido al mensaje.

Hemos reenviado el mensaje.


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Este icono significa ordenar por datos adjuntos. Si tenemos mensajes con datos adjuntos, estosencabezarn la lista.

Este icono significa ordenar por estado de marca. Si disponemos de mensajes marcados nos losordena encabezando la lista de mensajes.

Nos permite ordenar los mensajes por la direccin del remitente, esto nos puede servir si buscamoslos mensajes que nos ha enviado una determinada persona.

Permite ordenar por el texto del asunto.

Permite ordenar por la fecha y hora de recepcin.

Permite ordenar por el tamao.

Para que la ordenacin sea ejecutada debemos hacer clic sobre la columna (icono o texto) correspondiente, esdecir, si pulsamos sobre el icono nos ordena la lista situando en la cabeza de la lista los mensajes conarchivos adjuntos, y si pulsamos sobre Tamao, nos ordena la lista segn el tamao de los mensajes.

Si pulsamos una vez sobre una columna, la ordenacin ser en sentido Ascendente, pero si pulsamos otra vez lo

har en sentido contrario, es decir, Descendente. Para volver al orden Ascendente basta con volver a pulsarsobre el mismo icono.

Reglas de recepcin de correo

Las reglas de correo se utilizan principalmente para automatizar la clasificacin, el marcado o la eliminacin delos mensajes.

Vamos a crear una regla de ejemplo que haga lo siguiente:

Cada vez que recibamos un email de una persona en concreto queremos mover ese email a una carpeta

determinada.Lo primero que tenemos que hacer es acceder al Asistente para reglas, para ello hacemos clic en el menHerramientas-> Reglas y alertas. Entonces pulsamos nueva regla.

Y nos aparecer esta ventana:

Escogemos el tipo de regla que queremos crear y pulsamos sobre el botn siguiente.


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Hacemos click donde pone personas o lista de distribucin para especificar la cuenta de email deseada ypulsamos siguiente.

En esta ocasin hay que seleccionar la carpeta a la cual queremos que nos mueva los mensajes.

Podemos seleccionar la carpeta deseada o tambin podemos crearla en este momento.

En el siguiente paso se puede especificar alguna excepcin.


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Y por ltimo, hay que bautizar la regla con algn nombre. Hay una opcin para ejecutar la regla sobre todos losmensajes que tenemos en la bandeja de entrada. Tambin tenemos la opcin de activarla o no.


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Contestar y reenviar un correo

Responder

La utilidad de este botn radica en que al pulsar sobre l, nos abre la ventana de composicin denuevo mensaje con la direccin del destinatario escrita en el campo Para y el Asunto del mensaje completadocon el mismo texto que llevaba el Asunto del mensaje original pero con las letra RE(de responder) al principiodel texto del asunto.

Incluso puede aparecer el texto del mensaje original. En algunos casos es til conservar este texto para que lapersona que reciba la contestacin sepa inmediatamente a qu mensaje le estamos contestando.

Tambin tenemos la opcin de Responder a todos, aunque esta funcin es menos utilizada,ya que manda la respuesta a todas las direcciones de correo que haya en el mensaje que hemos recibido.

Reenviar

Al igual que podemos contestar al remitente del mensaje, tambin podemos reenviar el correo anuestros propios contactos.

Para poder reenviar el mensaje que tenemos activo, debemos hacer clic en el botn Reenviar.

Una vez hecho esto nos aparece la pantalla de composicin de nuevo mensaje, con el cuerpo del mensajerellenado con el mismo que haba en el mensaje original, en el campo Asunto pondr el mismo texto que en elmensaje original ms letras RV(de Reenviado) al inicio del texto del Asunto.

Este texto y el del cuerpo del mensaje pueden ser modificados antes de ser enviado el correo.

Con el mensaje as preparado, slo nos queda hacer clic en el botn Enviar.

Contactos

Podemos acceder al apartado destinado a la gestin de la libreta de direcciones y contactos mediante el botnContactos del panel de exploracin.

En este panel podemos seleccionar la vista actual de la lista de contactos.


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La libreta de direcciones

Outlook nos permite tener en una libreta de direcciones una lista con todas las direcciones de las personas a lasque escribimos correos electrnicos para que nos sea ms cmodo enviar los mensajes y no tengamos querecordar esas direcciones. Del mismo modo, nos permite agrupar esas direcciones para, por ejemplo, tener lasdirecciones de la empresa, por otro lado tener las de amigos, familiares en lo que se denomina listas de

distribucin.

Nuevo contacto

Para introducir un nuevo contacto podemos pulsar el botn de la barra de herramientas o bien hacerclic con el botn derecho en el panel central y seleccionar nuevo contacto.

En esta ventana iremos rellenando los datos del Nuevo Contacto. Existe la posibilidad de que cada Contactopuede tener varias direcciones de correo electrnico. Una vez completados los datos pulsamos el botn Guardary cerrar o el botn Guardar y nuevo en caso que queramos seguir introduciendo contactos.

Listas de Distribuc in

En el caso de las listas de Distribucin lo que se hace es poner un Nombre para la Lista de Distribucin yseleccionar los miembros de la nueva Lista.


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El CalendarioHemos visto que una de las carpetas que nos crea Outlook por defecto es el Calendario, veamos para qu sirvey cmo utilizarla.

El Calendario sirve para llevar un diario de las cosas que tenemos que hacer.

Vistas

Si hacemos clic sobre el botn Calendario en el panel de exploracin, accedemos a la funcin de Calendario.

En esta vista tenemos en el panel central el da actual dividido en horas y con las tareas que tenemos que hacer,podemos cambiar esta vista mediante la barra de herramientas de manera que veamos una semana entera oincluso un mes.

En la parte derecha aparece un nuevo panel con el calendario del mes en curso y el mes siguiente sobre elcuadro de tareas.

Podemos planificar una tarea directamente en el diario arrastrando el elemento al da y a la hora indicada.

CitasSi tenemos que crear una nueva cita, entonces pulsaremos el botn Nuevo de la barra de herramientas.

Donde nos aparecer la siguiente ventana:


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En esta ventana tenemos que indicar el Asunto de la cita (por ejemplo: Reunin Cierre 2004).

Hay que indicar tambin el Comienzo (da y hora) y el Fin (da y hora). Hay una casilla por si la Cita va a durartodo el da (por ejemplo un cumpleaos).

Si queremos que nos avise con antelacin de la cita hay que activar la casilla correspondiente y decirle concuanta antelacin queremos el aviso, el aviso sonoro es opcional, pudindose modificar el tipo de sonido.

Cuando llegue el momento del aviso aparecer una pantalla similar a la siguiente recordndonos la cita. En estemomento podemos abrir la cita para hacer anotaciones adicionales, descartar la cita o bien posponerla un tiempomediante el botn posponer.

Por ltimo, tenemos un apartado en el cual podemos escribir una descripcin ms detallada de la Cita.

Una vez terminado hay que pulsar Guardar y Cerrar y veremos como aparece nuestra cita planificada.

Citas Peridicas

A menudo tenemos Citas que se repiten todos los meses (algn pago), todos los aos (cumpleaos). Con lo quecreando una sola vez la cita ya sera suficiente indicndole la periodicidad adecuada.

Para ello hay que pulsar sobre el botn Periodicidad.


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En esta ventana hay que indicar la Hora de la Cita y la duracin.

La frecuencia puede ser: Diaria, Semanal, Mensual o Anual y cada cuntas semanas se repite la Cita.

En el intervalo de repeticin se indica el comienzo de la cita y la finalizacin (si la tiene).

Tareas

Una tarea es una actividad a la cual se desea efectuar un seguimiento hasta su finalizacin.

Para acceder a la gestin de tareas pulsaremos el botn Tareas en el panel de exploracin.

En el panel de la izquierda podemos seleccionar la vista que queramos mientras que en el panel central semostrar la lista de tareas.

Vistas


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Agregar Tareas

Para agregar una nueva tarea pulsamos el botn en la que podemos completar los campos con

la informacin de la tarea. En el detalle podemos incluso insertar archivos, etc

Se puede establecer al igual que en las citas la periodicidad en el caso en el que sea una tarea que se repita enel tiempo.

Notas

Las notas son el equivalente electrnico de las notas de papel adhesivas. Utilizaremos las notas para anotarpreguntas, ideas, recordatorios y cualquier cosa que escribiramos normalmente en una nota de papel.

Para acceder a este apartado pulsamos el botn Notas en el panel de exploracin, se nos mostrar una pantallade este tipo


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Para aadir una nota pulsamos el botn y nos aparecer el equivalente a una nota de papel:

En esta pantalla escribimos el texto y cerramos.

Tambin podemos dejar abierta la nota para ir escribiendo anotaciones a medida quetrabajamos.

DELEGACIN

Cuando trabajamos combinando Outlook 2003 con Exchange Server se nos permite trabajar con nuevasfuncionalidades. Entre otras encontramos la posibilidad de delegar tareas a personas que denominaremosdelegados.Por ejemplo, quizs deseemos que otra persona gestione nuestro calendario insertando y borrando citas o bienque enve mensajes de correo electrnico en nuestro nombre.

Creacin de delegados

Se pueden definir varios delegados, pero en la mayora de los casos nos ser suficiente trabajar solamente conuno.Para aadir delegados seleccionamos Herramientas Opciones y seleccionamos la pestaa Delegados,aparecer un formulario de este tipo:

Pulsando el botn agregar seleccionaremos los delegados, una vez hecho asignaremos los permisos:


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Desde esta pantalla podemos determinar cules sern las acciones que puede realizar la persona sobre la quedelegamos. Por cada funcin principal de Outlook existen los siguientes niveles de acceso:

No disponible:el delegado no tiene acceso a esta funcin.

Revisor:el delegado puede leer elementos en la carpeta seleccionada, pero no puede insertar, editar oeliminar ningn elemento.

Autor: el delegado puede leer elementos y crear nuevos, pero no puede modificar ni eliminar elementosexistentes.

Editor: puede crear, modificar y eliminar todos los elementos.

Se nos presentan as mismo las siguientes opciones:

El delegado recibe copia de los mensajes de reunin que se me enven permite recibir al delegado copia delas citas. Se necesita disponer de permisos de editor para poder habilitar dicha funcin.

Enviar automticamente un mensaje al delegado con los permisos en activo enva un mensaje al delegadoinformndole de la asignacin de permisos.


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El delegado puede ver mis elementos privados Si marcamos esta opcin el delegado podr ver los elementosque hayamos marcado como privados, en caso contrario estos elementos permanecern ocultos.

Una vez establecidos los permisos aceptamos y volveremos a la lista de delegados, podemos marcarla opcin:

Enviar las convocatorias de reunin y las respuestas a mis delegados no a mi si nos interesa no recibir copia deestas acciones.

Apertura de carpetas delegadas

Si debemos gestionar las carpetas de otra persona, es decir, si nos han asignado permisos de delegado sobreuna o varias carpetas de otro usuario en primer lugar necesitaremos conectar con dichas carpetas, para elloseleccionaremos ArchivoAbrirCarpeta de otro usuario.

Seleccionamos el nombre de la lista y el tipo de carpeta que queremos abrir, una vez hecho esto dispondremosde acceso a la carpeta especificada.

Enviando correo en nombre de otra persona

Si una persona ha delegado sobre nosotros el buzn de entrada es muy probable que necesitemos enviarmensajes en su nombre.Para hacer esto procederemos de la siguiente manera:

1. Abriremos Outlook normalmente.2. Crearemos un nuevo mensaje de correo electrnico.3. En el campo De seleccionamos la persona en cuyo nombre enviamos el mensaje.4. Enviamos el mensaje normalmente.

Para mostrar el campo De debemos seleccionar Ver Campo De. En caso de que no se nos muestre estaopcin en el men deberemos seleccionar Herramientas Opciones Formato de correo y desmarcar laopcin Usar Microsoft Office Word para modificar mensajes de correo electrnico.Despus aparecer la opcin de mostrar el campo De y podremos seleccionar otra vez Word como editor

predeterminado.

Compartir Informacin

Trabajando con Exchange existen diferentes maneras de compartir informacin: En primer lugar podemos utilizarla funcionalidad de la delegacin como hemos visto en el punto anterior, tambin tenemos la posibilidad deasignar permisos a nuestras carpetas privadas, lo cual es muy similar a la delegacin pero sin la posibilidad deenviar informacin en nombre de otro y adems disponemos de las carpetas pblicas, en este apartadoaprenderemos a manejar estas carpetas.

Carpetas pblicas


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Las carpetas pblicas estn ubicadas en el servidor de Exchange de manera que varios usuarios puedenacceder simultneamente. Su principal funcin es compartir mensajes, contactos, documentos y otros elementos.

Podemos acceder a las carpetas pblicas a travs del icono de la listade carpetas. Dentro existen dos entradas llamadas Favoritos y

Todas las carpetas pblicas.Los favoritos nos permiten un acceso rpido a los elementos utilizadosms frecuentemente.Bajo Todas las carpetas pblicas nos encontraremos las carpetascompartidas que existan en el servidor.

Creacin de una carpeta pblica

Para crear una carpeta pblica nos situaremos en la ubicacin donde queramos crear la carpeta bajo Todas las

carpetas pblicas y pulsaremos Nueva carpeta, se nos mostrar esta pantalla:Escribimos el nombre de la carpeta y seleccionamos el tipo de datos que va a contener. Podemos seleccionarentre:

Elementos de correo y elementos para exponer:puede contener mensajes de correo, archivos,anuncios...

Elementos de con tacto:para compartir contactos.

Elementos de calendario: podemos compartir unaagenda con sus citas.

Elementos de tareas:para compartir una lista de tareas

comn.Elementos de nota y elementos de diario: paracompartir estos tipos de datos.

Configuracin de las propiedades de carpetas

Despus de haber creado la carpeta podemos acceder alas propiedades mediante el men contextual del botnderecho. Desde esta opcin vamos a poder asignar los

permisos de acceso a nuestra carpeta:


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Mediante el botn agregar seleccionaremos los usuarios a los que queremos dar acceso y a travs de loscontroles de la seccin Permisos determinaremos el nivel de seguridad para cada usuario.

Fuera de Ofic ina

Es posible que durante su ausencia de la oficina, desee, desde responder a la gente que le enve un e-mailautomticamente con un mensaje como reenviar todo o algunos de los correos entrantes a otro usuario para suadministracin.Esto lo conseguiremos desde la opcin Herramientas Asistente para fuera de oficina.

Desde esta pantalla podremos llenar el mensaje automtico que recibirn (solamente una vez por remitente) laspersonas que nos envien un e-mail mientras la opcin Actualmente estoy fuera de la oficina.

Asimismo podremos crear o bien usar reglas existentes para que el servidor las aplique a los mensajes cuandose reciban (desde enviar una copia del mensaje a otra cuenta de correo como mover el mensaje a una carpeta omarcar el mensaje como leido, etc.).

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