Manual Página Futura Biométria - futurakul.net · Manual Página Futura Biometría 3 Mantenimiento Desde la opción de mantenimiento se accede al control de los datos constantes

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Manual Página Futura Biometría

Página de presentación

Accediendo a la dirección www.futurakul.net desde cualquier equipo con navegador de Internet, se accede a la página de presentación de Futurakul. Desde esta página incluyendo el usuario y la clave se puede acceder a la página de Portada y al menú de la aplicación de Biometría.

Página de Portada de la aplicación de Biometría

Desde la página de Portada se accede a toda la funcionalidad del aplicativo de control de fichajes de los dispositivos instalados en un cliente. Control de Accesos a la página Existen cuatro tipos de usuarios con distintas capacidades, estos son: Supervisor.- El usuario y la clave de acceso será proporcionada por Futura una vez que se hallan cumplimentado los requerimientos básicos para ser empresa adherida al sistema. Solo puede existir uno por empresa, tiene todas las capacidades, puede acceder a cualquier sección, con posibilidad de modificación de los datos. Así mismo puede crear todos los tipos de usuarios de nivel inferior desde la pantalla de empleados asignando la capacidad que corresponda a cada empleado. Administrador.- Solo accede a las funciones de: mantenimiento con todas sus subsecciones, empleados con capacidad de creación e integración a través de la importación masiva en formato Excel, registros con capacidad de introducción manual de registros e integración masiva de registros a través de la carga desde un pedrive con la descarga del dispositivo. Auditor.- Solo puede ver la sección de inicio y acceder a sección de informes, sin posibilidad de modificación y mantenimiento de los datos de la página. Empleado.- No tiene acceso a la página a no ser que el administrador se lo permita mediante un usuario y clave, en este caso solo podría ver sus registros.

http://www.futurakul.net/


Menú Principal En la parte superior de la ventana se halla el menú principal que permite acceder a todas las potencialidades de la página. Pulsando en cada uno de los botones accederemos a las secciones del aplicativo. El menú en la parte superior de la página tiene las siguientes opciones:

Inicio.- presenta el nombre de la empresa y su código.

Resumen de los últimos registros, con las siguientes columnas: Nombre del empleado, Teléfono, Dispositivo que ha utilizado, Fecha y hora del fichaje. Pulsando sobre el nombre del empleado con el ratón podemos ver los datos del empleado en cuestión. Datos globales. En la parte central de la página presenta los datos globales: dispositivos instalados, Empleados registrados, Departamentos, Horarios, Empleados trabajando y su comparación con el total de empleados dados de alta.

Gráficas. En la parte inferior presenta cinco gráficas: Empleados trabajando, Entradas y Salidas combinado (entradas en verde y salidas en rojo), Entradas, Salidas y Porcentaje de registros por dispositivo.


Mantenimiento Desde la opción de mantenimiento se accede al control de los datos constantes de la aplicación como son: Categorías, Departamentos, Horarios, Alertas, Zonas Fichajes, Calendario Festivos, Exportar datos. Pulsando sobre cada una de estas opciones se accede a cada uno de estos submenús. El menú de dispositivos solo es accesible por el administrador de Futura

Categorías Laborales Pulsando la opción Categorías accedemos al listado de categorías laborales que han sido creadas por el cliente, en el caso que no se halla creado ninguna estaría en blanco, la lista. Presenta las siguientes columnas: ID de categoría (a título informativo), Nombre de la categoría fecha/hora de modificación y fecha/hora de creación.

El icono lápiz permite acceder al mantenimiento y el icono borraría la categoría aunque el sistema siempre pide confirmación.

Si pulsamos sobre el icono lápiz accedemos a la pantalla de mantenimiento de categorías. Para agregar una nueva categoría solo pulsaremos el botón “Agregar Categoría” en la parte superior derecha de la ventana, apareciendo la ventana de mantenimiento vacía. Desde aquí podemos modificar el nombre de la categoría laboral y pulsando el botón “Guardar cambios” guardaríamos el cambio.

Departamentos

Pulsando la opción Departamentos accedemos al listado de departamentos que han sido creadas por el cliente, en el caso que no se halla creado ninguno estaría en blanco la lista. Presenta las siguientes columnas: ID de departamento (a título informativo), Nombre de la

categoría fecha y hora de modificación y fecha y hora de creación. El icono lápiz permite

acceder al mantenimiento y el icono borraría el departamento aunque siempre pide confirmación.

Si pulsamos sobre el icono lápiz accedemos a la pantalla de mantenimiento de departamentos. Para agregar una nueva categoría solo pulsaremos el botón “Agregar Departamentos” en la parte superior derecha de la ventana, apareciendo la ventana de mantenimiento vacía.


Desde aquí podemos modificar el nombre del departamento y pulsando el botón “Guardar cambios” guardaríamos el cambio.

Zonas de fichaje Se asignan zonas determinadas para fichar a través del teléfono. Se necesita la posición de gps y un radio de acción.


Horarios

Pulsando la opción Horarios accedemos al listado de departamentos que han sido creadas por el cliente en el caso que no se halla creado ninguno estaría en blanco la lista. Presenta las siguientes columnas: Nombre del horario, Hora de entrada, Hora de salida, los días de la semana en que se cumple el horario señalados con una x: Lunes, Martes, Miércoles, Jueves, Viernes, Sábado, Domingo, el icono lápiz permite acceder al mantenimiento y el icono

borraría el horario aunque siempre pide confirmación.

Si pulsamos sobre el icono lápiz accedemos a la pantalla de mantenimiento de horarios. Para agregar un nuevo horario solo pulsaremos el botón “Agregar Horarios” en la parte superior derecha de la ventana, apareciendo la ventana de mantenimiento vacía.

Podremos incluir un nombre nuevo en el caso de una alta de Horario o modificar el nombre que existe. Incluir una hora de entrada, hora de salida y días de la semana en que se aplica el horario. Pulsando el

icono se puede borrar toda la línea de datos. También podemos incluir otros periodos de trabajo con otras horas de entrada, salida y días de la semana en que se cumple el horario. Pulsando sobre el botón “Agregar Rango” aparecerá otra línea para cumplimentar otro periodo.


Alertas

Pulsando la opción Alertas accedemos al listado de Alertas que han sido creadas por el cliente en el caso que no se halla creado ninguno estaría en blanco la lista. Presenta las siguientes columnas: Nombre del empleado (podemos acceder a los datos del empleado solo pulsando sobre el nombre con el ratón), Medio (e-mail o SMS), Destino (dirección de correo o dirección SMS), Tipo, Activo (si esta activo en la actualidad), Ultima

modificación, el icono lápiz permite acceder al mantenimiento y el icono borraría el horario aunque el sistema siempre pide confirmación.

Si pulsamos sobre el icono lápiz accedemos a la pantalla de mantenimiento de alertas. Para agregar una nueva alerta solo pulsaremos el botón “Agregar Alerta” en la parte superior izquierda de la ventana, apareciendo la ventana de mantenimiento vacía.

Podemos seleccionar un empleado por su nombre, asignar el medio ya sea correo electrónico o SMS, cuenta de correo donde se recibirán las alertas, si queremos el primer fichaje. La hora desde la que se empieza a enviar las alertas y la hora final. Los días de la semana que nos interesa controlar las alertas. Para guardar los datos solo necesitamos pulsar el botón “Guardar”.

Horarios avanzados En el caso de que los empleados necesiten horarios específicos o especiales (Ej: horarios cíclicos) utilizaremos esta opción. La primera acción es crear horarios convencionales marcando la casilla de especiales en el mantenimiento de horarios, en este caso no es necesario incluir los días de la semana solo necesitamos incluir el periodo horario (hora entrada y hora de salida).

Una vez incluidos los horarios convencionales, pasaremos a la opción de mantenimiento “Horarios avanzados” el sistema presenta la ventana de horarios avanzados. A la derecha en la parte superior aparece la zona de horarios, con un campo nombre del empleado y otro que es la fecha en que recitamos ver el horario avanzado del empleado seleccionado, pulsando el


botón “Ver horario” no es necesario incluir la fecha cuando vamos a crear una nueva plantilla de horario avanzado. El siguiente paso es crear una plantilla de secuencia de horarios y darle un nombre para asignar a cada empleado. Para realizar esto es necesario pulsar el botón “Agregar plantilla”.

Nos pide el nombre de la plantilla, a continuación crearemos la secuencia de horarios por día que se pretende asignar al empleado antes seleccionado y en la secuencia adecuada.

En este caso podemos ver que los nombres corresponden a horarios previamente creados como especiales y en la secuencia de días necesaria. Cuando tenemos la secuencia definitiva, pulsamos el botón “Guardar Plantilla” y esta quedará guardada, dispuesta para asignarla a un empleado. Para asignar una plantilla a un empleado, seleccionamos su nombre en el campo Empleado a la izquierda de la ventana y pulsamos el botón “Asignar horario”, nos presenta la ventana de asignación de horarios avanzados.

En la cual aparece el nombre del empleado en la cabecera. Podemos seleccionar una plantilla creada previamente y asignar una fecha desde / fecha hasta periodo en que es efectivo el horario. En este momento podemos pulsar el botón “Previsualizar” para ver gráficamente por meses como se distribuye la plantilla o guardar y de esta forma asignar la plantilla al empleado. Resumen:

1) Creación desde mantenimiento de horarios de los horarios diarios marcando la casilla de especiales

2) Crear las plantillas que incluyen estos horarios y la secuencia de estos en el tiempo.

3) Asignar la plantillas a los empleados. A partir de este momento los horarios aparecerán en los informes de los empleados.

Calendario de festivos Permite asignar días festivos al calendario para que el sistema tenga en cuenta estos días que no son de trabajo.


Exportar datos Permite la exportación de los datos de fichajes, por meses.

Empleados Se pueden seleccionar los empleados por nombre, código ID o si tiene UID.

Pulsando la opción Empleados accedemos al listado de Empleados que han sido dados de alta por el cliente en el caso que no se halla creado ninguno estaría en blanco la lista. Esta lista puede ser incluida a través de un fichero en formato Excel (con un formato estructurado) suministrado por el cliente, evitando tener que incluir manualmente los datos. Presenta las siguientes columnas: Id del empleado que coincide con el id incluido en el dispositivo, Foto, Nombre del empleado, Departamento (pulsando sobre el nombre se accede al mantenimiento del departamento), Categoría (pulsando sobre el nombre se accede al mantenimiento de la categoría) En la parte superior derecha pulsando las pestañas “importar” o “exportar” podemos importar o exportar respectivamente datos en formato csv.


Si pulsamos sobre el icono lápiz accedemos a la pantalla de mantenimiento de empleados. Los campos nombre, código de empleado (ID) y NIF son obligatorios. El campo UID se refiere al código del dispositivo móvil cuando se ficha a través de estos. Este código es el que refiere el sistema cuando se da de alta el dispositivo en el sistema. En la parte inferior tenemos los campos de Categoría, Departamento y Horario, donde pulsando la fecha accedemos a los nombres de estos previamente creados. Para guardar los datos del empleado pulsaremos el botón “Guardar cambios” en la zona inferior. Para agregar un nuevo empleado solo pulsaremos el botón “Agregar Empleado” en la parte superior derecha de la ventana, apareciendo la ventana de mantenimiento vacía.

El incono cuadro permite acceder al listado de excepciones, pulsando el botón “Añadir Excepción” a la derecha, podremos crear una nueva excepción, mediante la ventana “Nueva Excepción”.

En esta ventana aparece el tipo de excepción, Fecha de inicio y Fecha fin, así como la posibilidad de escribir un comentario descriptivo de la misma. Pulsando el botón “Añadir” grabaríamos la nueva excepción. Esta aparecerá en alguno de los tipos de informe.

El icono bola del mundo permite crear un usuario ,una clave y un tipo de empleado para que pueda acceder según su perfil a sus capacidades. El icono borraría el empleado aunque siempre pide confirmación.


Registros

En esta ventana aparecen los registros todos realizados en los dispositivos, se pueden filtrar introduciendo Fecha inicio, Fecha fin y el empleado, según nuestra condición de selección obtendremos los resultados buscados. El orden es descendente desde la última fecha de registro. Se puede buscar por un periodo entre fechas, empleado y dispositivo en el que se realizan los fichajes. Presenta las siguientes columnas: Nombre de Empleado (pulsando sobre el nombre con el ratón podemos acceder a los datos del empleado), Teléfono, Dispositivo donde se ha registrado el fichaje, Fecha y hora. Pulsando el icono lápiz situado a la derecha accedemos a la ventana de detalle del registro, nos indica el dispositivo donde se ha fichado, así como la fecha y hora. También podemos ver el código de trabajo (workcode) con el que se ha fichado en el dispositivo. Los datos se pueden modificar con el fin de reparar un fichaje defectuoso en el dispositivo, pulsando las flechas de cada campo y modificando el campo del código de trabajo (workcode), solo tendríamos que pulsar el botón “Guardar” y dicho registro quedaría modificado en la base de datos.

También es posible añadir un registro manualmente sin utilizar el dispositivo para registrar un fichaje mediante el botón “Añadir registro” situado en la parte superior derecha de la ventana. Presentaría una ventana idéntica a la del detalle de registro donde podríamos incluir los datos del fichaje


manualmente y mediante el botón “Guardar” incluirlos en la base de datos como un fichaje más.

El icono borrar eliminaría el registro de la base de datos. Este proceso no es accesible por el cliente. Es necesario enviar una orden a través de un e-mail a nuestro administrador. Por tanto esta es la herramienta más útil del sistema para mantener la coherencia de los registros en el sistema y evitar errores a la hora de presentar informes posteriores.

Informes El aplicativo dispone de diversos tipos de informes con el fin de mantener en todo momento el control de los fichajes, con una presentación sencilla y eficaz. Estos informes se pueden adaptar al cliente de forma que pueda tener un informe especifico para su trabajo habitual además de los informes estándar del sistema. En todos los informes siempre se consideran fichajes pares, si no existen para el sistema es una incoherencia en los datos. Se accede a esta sección pulsando sobre el menú principal la opción de “Informes”, accediendo al listado especifico de informes del cliente.

Esta lista puede variar según el cliente, ya que algunos tienen informes específicos. Para ejecutar un informe basta con pulsar con el ratón sobre la opción “Ejecutar” a la derecha de la ventana en el informe que nos interese, el sistema despliega un cuestionario para seleccionar los datos, así como el formato de presentación.

En el caso del informe de Dispositivos. En la cabecera aparece el nombre del informe e


inmediatamente a continuación la descripción de dicho informe. A la derecha en la parte superior aparece la opción que permite cambiar de informe sin necesidad de regresar al listado de informes, pudiendo seleccionar otro tipo de informe de una manera rápida. En la zona gris de la ventana, a la derecha, están las condiciones de selección del informe, en este caso la Fecha desde y la Fecha hasta. A la derecha en la parte superior están los formatos que podemos seleccionar para imprimir o displayar el informe. Estos son siempre de tres tipos: Por pantalla, en formato Excel y en formato Adobe o .pdf. En la parte inferior derecha aparece el botón “Ejecutar”, cuando pulsamos

este, se genera el informe. El resultado del informe en formato pantalla a parece a continuación de la cabecera, en este caso con dos columnas: identificador del dispositivo y número de fichajes.

Informes de empleados Con este informe se obtiene una lista de todos los empleados del cliente. Si se elige la opción de formato pantalla, obtenemos la siguiente estructura en columnas:

Código o ID del empleado, Nombre del empleado, Horario, Departamento y Categoría profesional.

Fichajes y excepciones Con este informe se obtiene una lista de todos los fichajes incluida las excepciones y presenta también los códigos de trabajo (workcode). Si se elige la opción de formato pantalla, obtenemos la siguiente estructura en columnas:


Código de empleado ID, DNI, Nombre del empleado, Departamento, Horario, Día, Referencia, Categoría laboral, F1 = Fichaje 1, W1= Workcode 1, ….., F8=Fichaje 8, W8= Workcode 8, Tipo de excepción, Comentario de la excepción. Si ser repite el workcode en el fichaje aparece como una nueva columna. Podemos seleccionar un criterio de búsqueda por fecha desde, fecha hasta, categoría laboral y departamento, hora de entrada y hora de salida. Empleados que no fichan

Con este informe se obtiene una lista de todos los empleados que no fichan en una fecha determinada, obtenemos la siguiente estructura en columnas: Código ID, Nombre, DNI, Departamento, Categoría Laboral. Se puede seleccionar por Categoría y/o Departamento. Entradas y Salidas Con este informe se obtiene una lista de todos los fichajes

con entradas iníciales y salidas finales y/o por código de trabajo. También podemos ver los totales de tiempo entre los fichajes ya sea absolutos o por código de trabajo. Solo admite hasta 8 códigos de trabajo distintos y estos no pueden repetirse en el tiempo. Los resultados serán coherente siempre que los fichajes sean pares. Si se elige la opción de formato pantalla, obtenemos la siguiente estructura en columnas: Nombre del empleado, día, hora de entrada y hora de salida.Los criterios de selección son: Fecha desde, Fecha hasta, Categoría y Departamento.


Fichajes sin resolver Con este informe se obtiene una lista de todos los fichajes que no son completos es decir que no son pares, les falta una salida o una entrada. Se puede seleccionar desde un rango de fechas desde y hasta. Si se elige la opción de formato pantalla, obtenemos la siguiente estructura: Nombre del empleado, Código ID, Día, Código de trabajo (Workcode), número de fichajes de este tipo en el período de fechas seleccionado.

Informe de empleados (barras) Con este informe se obtiene una representación gráfica de todos los fichajes, comparando con el horario de cada empleado (color gris). Si se elige la opción de formato pantalla, obtenemos la siguiente estructura: Nombre del empleado, categoría, departamento, día, barra de horario 24 horas, barras de fichaje en verde y barras de horario en gris. Los criterios de búsqueda son: Fecha desde, Fecha hasta, Categoría, Departamento, Empleado. En el caso de existir algún error o incongruencia en los fichajes estos aparecerán marcados en el informe. Puede seleccionarse aquellos empleados que cumplen su jornada o aquellos que no cumplen.


El color verde indica la jornada completa es decir el workcode 0.

Cada código de trabajo aparece con un color indicando en la parte inferior los rangos de de los fichajes con los mismos colores. En la parte inferior aparece el total de horas del rango seleccionado por empleado. Este informe solo se puede obtener cuando todos los fichajes están cerrados, es decir cuando los fichajes son pares incluido el código 0 de inicio y final de la jornada. Informe de horarios (barras) Idéntico al anterior solo que selecciona por departamento en lugar de por empleado.


Informe de incoherencias Solo para los administradores de Futura. Criterios Fecha desde y Fecha hasta.

Informe de excepciones Con este informe se obtiene una lista de excepciones previamente introducidas en la sección de empleados. Si se elige la opción de formato pantalla, obtenemos la siguiente estructura:

Código de empleado, Nombre del empleado, Referencia, Fecha de la excepción, Comentario de la excepción y tipo de excepción. Los criterios de búsqueda son: Fecha desde, Fecha hasta y tipo de excepción.

Informe de todos los fichajes Con este informe se obtiene una lista de todos los fichajes, ordenado en orden descendente empezando por el último registro.

Si se elige la opción de formato pantalla, obtenemos la siguiente estructura: Nombre del empleado, fecha y hora del fichaje, código del trabajo (workcode) Nº de fichaje, Id del dispositivo, horario, categoría, departamento. Los criterios de búsqueda son: Fecha desde, Fecha


hasta, Categoría, Departamento, Empleado. Informe Total de horas y empleados x días Este informe permite obtener el total de horas trabajadas por empleado y día. Con la estructura siguiente: Id o código de empleado, nombre, categoría, departamento, horario y el total de horas trabajadas por día hasta un total de 31 días. El criterio de selección incluye un período con fecha desde y hasta, categoría, departamento. Si existe algún fichaje incompleto o incoherencia el sumatorio de las horas no será correcto.

Informe Turnos Este informe permite ver los fichajes de turnos de trabajo de los empleados que tienen la entrada un día y la salida al día siguiente. Para ello tendremos que crear previamente un tipo de horario especial desde el mantenimiento de horarios, marcando la opción de nocturno en la pantalla de creación de horarios.

Posteriormente asignaremos este horario al empleado que corresponda y tenga un horario a caballo entre dos días. Para obtener este listado será necesario esperar siempre al día siguiente en que la persona ha fichado la salida ya, que el sistema ejecuta un proceso automático todas las noches para verificar estos casos. Si se produce una incoherencia, falta del cierre del fichaje y/o no existen pares de fichajes, se producirá un error en los datos del informe.


La estructura del informe es: Empleado, Fecha desde y hasta del turno, horario asignado al empleado, Entrada día anterior, salida día siguiente, Total de horas. Se considera Entrada la primera hora después de las 12:00 y salida el último fichajes antes de las 12:00 del día siguiente. Los criterios de selección son: Rango de fechas desde y hasta, categoría, departamento, empleado.

Informe Domingo y Festivos Imprime los empleados que fichan en domingo y días festivos. Informe Workode´s agrupados

Imprime el detalle de los fichajes con workcode´s asignados previamente. Calcula el total de cada workcode.


Informe Totales de tiempos Imprime el resumen de totales de los fichajes con workode´s.

Informe de Absentismo Compara los tiempos trabajados y los tiempos que según el horario tendría que cumplir el empleado.


Boletín registro diario Control de horas extraordinarias, según formato de la Audiencia Nacional.

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