MANUAL PARA ADMINISTRADOR

MANUALPARAADMINISTRADORPLATAFORMA DE DATOS ABIERTOS

ALTA CONSEJERÍA DISTRITAL DE TIC SECRETARÍA GENERAL

ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ

Manual para administrador – Plataforma de Datos Abiertos de Bogotá

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Tabla de contenido

¿Que es CKAN? ........................................................................................................................... 2

Conjuntos de datos (datasets) y recursos ................................................................................. 2

Usuarios, organizaciones y el proceso de autorización ............................................................ 2

Funcionalidades para publicadores .............................................................................................. 4

Agregar un nuevo conjunto de datos ...................................................................................... 4

Editar un conjunto de datos ..................................................................................................... 8

Borrar un conjunto de datos ................................................................................................... 10

Borrar un recurso de un conjunto de datos ............................................................................ 10

Agregar recurso a DataStore .................................................................................................. 11

Administrar una organización ..................................................................................................... 13

Administración del perfil de usuario ........................................................................................... 14

Búsqueda de datos .................................................................................................................... 15

Búsqueda dentro de una entidad .......................................................................................... 15

Exploración de Conjunto de datos ......................................................................................... 17


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¿Que es CKAN?

CKAN es una herramienta para publicar portales de datos abiertos. Se puede comparar con sistemas de gestión de contenido (CMS, del inglés Content management system) como WordPress, pero con el enfoque en datos, en lugar de páginas y publicaciones de blog. En pocas palabras, permite administrar y publicar colecciones de datos. CKAN es usado por gobiernos locales y nacionales, institutos de investigación, y otras organizaciones que recopilan datos.

Una vez que los datos son publicados, los usuarios pueden explorar y encontrar los datos que necesitan, e inclusive pre-visualizarlos en mapas, gráficas y tablas, independientemente de si sean desarrolladores, periodistas, investigadores, organizaciones de la sociedad civil, ciudadanos, o tu propio equipo.

Conjuntos de datos (datasets) y recursos

En CKAN los datos son publicados en unidades llamadas “datasets” o conjuntos de datos, p. ej. las estadísticas de crimen en una región, los montos de gasto de un departamento o agencia de gobierno, o lecturas de temperatura de diferentes estaciones meteorológicas. Cuando los usuarios busquen datos los resultados serán estos datasets.

Un dataset contiene principalmente dos elementos:

● Metadatos o información acerca de los datos, p. ej. el título, el publicador, la fecha, los formatos disponibles, licencia de uso, etc.

● Recursos que contienen los datos. Un recurso puede ser un archivo de cualquier formato, como CSV, hojas de cálculo de Excel, XML, PDF, imágenes, datos enlazados (Linked Data en inglés) en formato RDF, etc. CKAN puede almacenar el recurso internamente o simplemente como un enlace a otra parte. Un dataset puede contener cualquier número de recursos, p. ej. diversos recursos pueden contener datos para diferentes años, o contener los mismos pero en diferentes formatos.

Usuarios, organizaciones y el proceso de autorización

Los usuarios de CKAN pueden registrar cuentas y entrar al sistema. Comúnmente (dependiendo de la configuración del sitio), el registro no es necesario para buscar y descargar datos, pero sí es requisito para las tareas de publicación, es decir, con los permisos apropiados un usuario puede crear y administrar datasets.


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Generalmente, cada dataset es publicado por una Organización, y una instancia de CKAN puede tener cualquier número de organizaciones registradas. Por ejemplo, si CKAN es utilizado como portal de datos de un gobierno nacional, las organizaciones podrían ser las diferentes dependencias, departamentos o agencias de dicho gobierno. Estas organizaciones pueden definir su flujo y mecanismos de autorización para administrar su propio proceso de publicación.


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Funcionalidades para publicadores

Agregar un nuevo conjunto de datos

Paso 1. Puede ingresar a la vista de "Crear Conjunto de datos" de dos maneras.

1. Seleccione la opción "Conjuntos de datos" en la parte superior de cualquier página. Luego seleccione la opción "Agrega conjunto de datos" que se encuentra al inicio del listado de conjuntos de datos.

2. Alternativamente, ingrese a la “pizarra” o panel de control haciendo clic en el botón ubicado en la parte superior de una página. Seleccione la organización por la cual se publicará el conjunto de datos y en la pestaña de “Mis conjuntos de datos” encontrará el botón "Agrega conjunto de datos".

Paso 2. La plataforma pedirá la siguiente información sobre los datos.

● Título: este título será único a lo largo del sitio, sugerimos ser breve pero específico. P. ej. "Densidad poblacional de Bogotá por localidad" es preferible que "Datos de población".

● Descripción: en este espacio se puede agregar una explicación más completa sobre el conjunto de datos, incluyendo información que el usuario necesite al usar los datos, como el origen de éstos y el tipo de información (Direcciones, nombres, fechas, etc) que encontrará en los documentos.

● Etiquetas: aquí se definen etiquetas que ayudarán a los usuarios a encontrar los datos y enlazarlos con otros relacionados. Ejemplos podrían ser "tiendas", "desastres naturales", "Engativa". Presiona la tecla de retorno entre etiquetas.


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Si ingresas una etiqueta incorrecta, puedes presionar la tecla de retroceso para eliminarla antes de guardar el conjunto de datos.

● Licencia: es muy importante incluir información acerca de la licencia para que los usuarios puedan entender cómo utilizar los datos. Si requieres utilizar una licencia diferente a las mostradas, contacta al administrador del sitio.

● Organización (Entidad): si eres miembro de una organización, este menú permite seleccionar bajo qué organización catalogar el conjunto de datos.

De manera predeterminada el único campo requerido en esta página es el título. Sin embargo, es una buena práctica incluir, al menos, una descripción y una licencia. Es importante asegurarse de que se seleccionó correctamente la organización ya que no se podrá modificar posteriormente. En cualquier otro momento se pueden agregar campos o editarlos.

Paso 3. Al finalizar el llenado de los campos, presiona el botón "Siguiente: Agregar Datos".

Paso 4. La plataforma mostrará la vista de "Agregar datos".


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Éste es el espacio donde se agregan uno o más "recursos" que contienen los datos de este conjunto de datos. Seleccione un archivo o link a los datos escogiendo la opción correcta en la parte superior de esta vista: ● Si va a compartir un enlace a los datos, como http://ejemplo.com/los-datos.csv,

seleccione entonces "Enlaza a un archivo" o "Enlace a una API". Si no está familiarizado con el término API seleccione simplemente "Enlaza a un archivo".

● Si los datos que se subirán a la plataforma están en archivos de su computadora, seleccione "Subir un archivo". La plataforma mostrará el navegador de archivos para seleccionar alguno.

Paso 5. Llene la otra información de esta página. Estos campos no son obligatorios pero es buena práctica llenarlos:

● Nombre: un nombre específico para este recurso, p. ej. "Atención a emergencias del año 2013 en Chapinero". Otros recursos en este mismo conjunto de datos pueden tener diferentes nombres.

● Descripción: Ingrese una descripción detallada sobre este recurso, en especial detalles técnicos que considere útiles para los usuarios.

● Formato: el formato de archivo de este recurso debe ser CSV (del inglés comma-separated value), XLS o JSON.


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Paso 6. Si desea agregar una imagen destacada para su conjunto de datos, haga clic en el botón “Guardar y Agregar otro”

● Dato: Seleccione una imagen relacionada con el contenido del conjunto de datos, este debe ser formato JPG o PNG, y debe conservar las medidas 900 px * 440 px.

● Nombre: Escriba en este campo “Imagen destacada” para que la plataforma identifique este archivo como la imagen relacionada en su conjunto de datos.

● Descripción: Esta información no será visible para los usuario, por lo tanto no es obligatoria.

● Formato: La plataforma identifica el formato de la imagen, por lo cual no es obligatorio llenar este campo.

Paso 7. Si desea agregar al conjunto de datos más recursos (archivos o links), seleccione "Guardar y Agregar otro". Al finalizar seleccione el botón "Terminar". La plataforma crea el conjunto de datos y muestra el resultado.

En estos momentos debe poder encontrar su conjunto de datos escribiendo el título o algún término relevante de la descripción en el campo de búsqueda de cualquier página de la plataforma.


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Editar un conjunto de datos

Puede editar el conjunto de datos que creó.

Paso 1. Diríjase a la página del conjunto de datos. Puede encontrarlo escribiendo el título en la caja de búsqueda de cualquier página.

Paso 2. Presiona el botón “Administrar” que encontrará arriba del título del conjunto de datos.

Paso 3. La plataforma muestra la vista “Editar”.

Puede editar cualquiera de los campos (título, descripción, etc.), cambiar la visibilidad (Privado/Público), y agregar o eliminar etiquetas o campos personalizados. Para mayor detalle de estos campos, ver “Agregar un nuevo conjunto de datos”.


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Paso 4. Al finalizar presione el botón “Actualizar Conjunto de datos” para guardar los cambios.


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Borrar un conjunto de datos

Paso 1. Diríjase al conjunto de datos que desea editar.

Paso 2. Haga clic en el botón “Administrar”, asegúrese de estar en la pestaña “Editar metadatos”.

Paso 3. Presione el botón “Borrar”, esto borrará el conjunto de datos con todos los recursos que contiene.

Paso 4. La plataforma mostrará una caja de diálogo de confirmación. Para completar el borrado del conjunto de datos seleccione “Confirmar”.

Borrar un recurso de un conjunto de datos

Paso 1. Diríjase al conjunto de datos que contiene los recursos que desea borrar.

Paso 2. Haga clic en el botón “Previsualizar” correspondiente al recurso que desea borrar.

Paso 3. Haga clic en el botón “Administrar”.

Paso 4. Presione el botón “Borrar” y esto borrará el recurso seleccionado.


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Paso 5. La plataforma mostrará un mensaje de confirmación. Para completar el borrado del recurso seleccione “Confirmar”.

Agregar recurso a DataStore

Paso 1. Diríjase al conjunto de datos que contiene el recurso que desea agregar al DataStore.

Paso 2. Haga clic en el botón “Previsualizar” correspondiente al recurso que desea agregar al DataStore.

Paso 3. Haga clic en el botón “Administrar”.

Paso 4. Ingrese a la pestaña “DataStore” y presione el botón “Subir a DataStore”.


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Al hacer clic sobre el botón “Subir a DataStore” el estado del recurso cambiará, indicando que se ha subido; la información aparecerá de la siguiente manera:


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Administrar una organización

Al crear una organización, automáticamente la plataforma te convierte en administrador de la organización. Desde la página de la organización deberás ver el botón “Administración del sitio” en la parte superior de la pantalla. Cuando seleccionas dicho botón, la plataforma muestra la página administrativa de la organización. Esta página tiene las siguientes pestañas:

● Configuración: aquí puedes actualizar la información de la organización (título, imagen, etc.).


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Administración del perfi l de usuario

Con la sesión de administrador iniciada. En cualquier momento puede cambiar la información que la plataforma tiene registrado de usted, incluyendo lo que los otros usuarios pueden ver de su información. Para realizar modificaciones a esta configuración, seleccione el símbolo de “configuración” en la parte superior de la página.

La plataforma muestra la página de configuración de usuario, donde puede actualizar:

● Nombre de usuario ● Nombre completo ● Dirección de correo electrónico ● Acerca de, que básicamente es un párrafo corto que describe la entidad ● Contraseña

Realice los cambios necesarios y presione el botón “Actualizar Perfil”.

Si realiza cambios a su nombre de usuario, la plataforma le sacará de tu cuenta y necesitará entrar al sistema otra vez con su nuevo nombre de usuario.


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Búsqueda de datos

Para encontrar un Conjuntos de datos (Data Set) en la Plataforma de Datos Abiertos de Bogotá teclea en la caja de búsqueda cualquier combinación de términos clave (p. ej. “ambiente”, “licitaciones”) y se mostrarán los resultados. Las búsquedas se pueden filtrar por relevancia, Nombre ascendente o descendente , última Modificación y Popular.

Los filtros pueden ser de gran ayuda cuando la búsqueda arroja un gran número de resultados, ya que se pueden agregar, remover, y combinar para hacer más efectiva la búsqueda.

Búsqueda dentro de una entidad

Si deseas buscar datos publicados bajo alguna entidad, puedes realizar la búsqueda desde la página principal de ésta.

Paso 1. Selecciona “Entidades” de la parte superior de la pantalla.

Paso 2. Selecciona la entidad de interés.

Paso 3. Dentro de la página de la entidad veras resultados de búsqueda limitados a los conjunto de datos publicados por dicha organización.


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Exploración de Conjunto de datos

Cuando encuentras y seleccionas un conjunto de datos de interés, la plataforma lo muestra en una página que incluye: ● El nombre, descripción, y otra información sobre el conjunto de datos. ● Enlaces a cada uno de los recursos con una breve descripción

Las descripciones de los recursos apuntan a páginas dedicadas a cada uno de los recursos. Esta página del recurso incluye información y permite la descarga. Una buena variedad de recursos pueden ser previsualizados en esta página. Archivos en formato .CSV y hojas de cálculo .XLS pueden ser visualizados en tabla, gráfica y mapa (si se tienen campos geográficos). De igual manera, si los recursos son formatos comunes como PDF o HTML, podrán ser cargados en una vista previa.

Documents

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