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Manual para Fondo Rotatorio
Nombre del Documento:
Manual para Fondo Rotatorio
Código: MP-03/CGAF/DPP
Fecha de vigencia: 05/12/2012
No. de revisión: 00
Página: 2 de 23
ÍNDICE
Pág.
1. Objetivo........................................................................................................................ 3
2. Marco Normativo.......................................................................................................... 3
3. Ámbito de Aplicación................................................................................................... 3
4. Definiciones………………………..…….…………………………………….……………. 3
5. Disposiciones Generales............................................................................................. 4
6. Proceso…………......................................................................................................... 6
6.1 Fondo Rotatorio.................................................................................................... 6
6.2 Diagrama de Flujo.............................................................................................. 12
6.3 Anexos…….......................................................................................................... 19
7. Transitorios.................................................................................................................. 22
8 Emisores...................................................................................................................... 23
Nombre del Documento:
Manual para Fondo Rotatorio
Código: MP-03/CGAF/DPP
Fecha de vigencia: 05/12/2012
No. de revisión: 00
Página: 3 de 23
1. Objetivo Definir como dotar de recursos económicos a las Unidades Administrativas de la Comisión Nacional para el
Desarrollo de los Pueblos Indígenas, para cubrir gastos de operación de los capítulos de gasto 2000 y 3000.
2. Marco Normativo • Código Fiscal de la Federación.
• Ley de la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas.
• Ley Federal de las Entidades Paraestatales.
• Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.
• Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.
• Decreto de Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal correspondiente.
• Estatuto Orgánico de la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas.
• Clasificador por Objeto del Gasto para la Administración Pública Federal.
3. Ámbito de Aplicación Aplica a las Unidades Administrativas de la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas.
4. Definiciones
CDI Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas.
CLC Cuenta por Liquidar Certificada.
Fondo Rotatorio Mecanismo presupuestario que la SHCP autoriza para cubrir pagos derivados
del ejercicio de sus funciones, programas y presupuestos autorizados, con
cargo a las partidas de los capítulos de gasto 2000 y 3000.
Layout En el ámbito de la Informática se utiliza para referirse al orden consecutivo de
datos organizados.
Recurso Asignación consignada en presupuesto destinada al cumplimiento de
objetivos, metas o programas.
Reintegro Documento mediante el cual se regulariza el adeudo contraído con la
Secretaría de Hacienda y Crédito Público.
Resguardatario Servidor Público encargado de la administración de los recursos del Fondo
Rotatorio, asignado al área responsable correspondiente.
SARG Sistema de Administración de Recursos Gubernamentales.
SHCP Secretaría de Hacienda y Crédito Público.
SIAFF Sistema Integral de Administración Financiera Federal.
SICOP Sistema de Contabilidad y Presupuesto.
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Código: MP-03/CGAF/DPP
Fecha de vigencia: 05/12/2012
No. de revisión: 00
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TESOFE Tesorería de la Federación.
Unidad Administrativa Conforme al Estatuto Orgánico es cada uno de los órganos de la estructura
organizacional al que se le confieren atribuciones específicas que lo distinguen
de los demás en la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos
Indígenas.
5. Disposiciones Generales
5.1 La Dirección de Programación y Presupuesto al inicio de cada ejercicio efectuará la asignación del Fondo
Rotatorio a cada Delegación Estatal o Unidad Administrativa Central que lo solicite, y serán los titulares de
las mismas quienes determinen al responsable del resguardo y administración del Fondo.
5.2 Todo resguardatario deberá contar con el formato denominado “Resguardo de Fondo Rotario”, incluyendo
los datos de importe asignado, área de adscripción, ejercicio, nombre del servidor público, firma, puesto y
fecha de asignación del fondo.
5.3 Los montos serán de acuerdo a la solicitud que hayan presentado para la apertura del Fondo y autorizados
por la Dirección de Programación y Presupuesto, con base en el monto total de Fondo Rotatorio aprobado
por la SHCP.
5.4 Las Unidades Administrativas Centrales y Delegaciones Estatales deberán aperturar una cuenta bancaria
productiva, para el manejo y control de los recursos asignados.
5.5 Será responsabilidad de la Subdirección de Tesorería, a través del Departamento de Revisión y Control de
Pagos, revisar que las órdenes de pago que se elaboren por apertura y/o reembolsos de Fondo Rotatorio a
favor de las Unidades Administrativas, estén debidamente autorizadas por los Directores o Titulares de las
áreas responsables solicitantes, revisada y validada la suficiencia presupuestal.
5.6 Será responsabilidad de los resguardatarios de los Fondos Rotatorios, la custodia de los recursos
económicos y de los comprobantes de gasto que se obtengan hasta en tanto no se realice el reembolso ante
la Subdirección de Tesorería; así como prever que las partidas de gastos cuenten con disponibilidad
presupuestal, para su recuperación.
5.7 A fin de contar con recursos financieros, el administrador del Fondo Rotatorio deberá solicitar la revolvencia
elaborando la solicitud de pago en el SARG y solicitando la CLC correspondiente, por el importe y
descripción de los gastos realizados mediante la relación de los comprobantes en el formato “Recuperación
de Fondo Rotatorio”, antecediendo las claves programáticas presupuestales cuando haya ejercido un
mínimo de 20% del monto autorizado, firmado por el enlace administrativo y el Titular del Área (Coordinador,
Director o Delegado Estatal).
5.8 Departamento Administrativo de las Delegaciones Estatales, deberán vigilar que las partidas presupuestales
afectadas para cubrir los gastos, correspondan según el tipo de gasto y descripción a lo establecido en el
clasificador por objeto del gasto vigente.
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Fecha de vigencia: 05/12/2012
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5.9 El Fondo Rotatorio será utilizado exclusivamente para realizar pagos de gastos de operación para la
adquisición de bienes o prestación de servicios de poca cuantía, que sean para consumo o utilización
inmediata y dichos gastos afecten conceptos y partidas de los capítulos 2000 y 3000, siempre que tengan
suficiencia presupuestal y se ajusten al calendario autorizado.
5.10 Los cheques expedidos con cargo al fondo rotatorio, en todos los casos deberán ser nominativos a favor de
los proveedores o prestadores de servicios, sin perjuicio de lo anterior se podrán elaborar cheques a nombre
del servidor público comisionado por el concepto de gastos a comprobar por viáticos y pasajes para el
desempeño de comisiones oficiales.
5.11 Será responsabilidad de los Enlaces Administrativos y de los Jefes de Departamento Administrativo de las
Delegaciones Estatales que realicen esta función, verificar que los comprobantes de los reembolsos de
Fondos Rotatorios, cumplan con los requisitos fiscales que señalan los artículos 29 y 29-A del Código Fiscal
de la Federación, además de los requisitos administrativos propios de la CDI como son, ticket anexo a la
factura, descripción del gasto, marca del vehículo, placas, kilometraje, destino, motivo del traslado; cuando
se trate de combustibles, las notas de consumo deberán contener la fecha y lugar del destino, así como
breve referencia del motivo del traslado y autorizaciones del Director de Área, por lo que hace a
Subdirectores o subalternos en caso de comisiones oficiales.
5.12 Será responsabilidad de los resguardatarios de las Unidades Administrativas Centrales y Delegaciones
Estatales, elaborar las conciliaciones bancarias mensuales de la Cuenta bancaria del Fondo Rotatorio y su
entrega a la Subdirección de Contabilidad y Finanzas.
5.13 El Director de Programación y Presupuesto, mediante circular establecerá la fecha para la regularización del
Fondo Rotatorio asignado y, aquellos recursos que no sean comprobados, serán reintegrados mediante
ficha de depósito bancario a la cuenta de Fondo Rotatorio de la CGAF a fin de proceder a la cancelación
total de sus Fondos Rotatorios, antes de la fecha límite establecida por la SHCP. Si poseen un remanente
en efectivo, deberán reintegrarlo mediante la ficha de depósito bancario, enviando el original al
Departamento de Ingresos y Pagos para su abono así como la “comprobación de gastos” respectiva.
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6. Proceso
6.1 Fondo Rotatorio
Objetivo: Definir como dotar de recursos económicos a las Unidades Administrativas de la Comisión
Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas, para cubrir gastos de operación de los
capítulos de gasto 2000 y 3000.
No. Descripción de la Actividad Responsable
Apertura de Fondo Rotatorio
1. Una vez que cuenten con suficiencia presupuestaria en la partida de gasto 39910
“Apertura de Fondo Rotatorio”, elaborará los documentos denominados “Apertura
de Fondo Rotatorio” Anexo 6.3.1, “Resguardo de Fondo Rotatorio” Anexo
6.3.2 y Solicitud de Pago a través del SARG.
Unidad Administrativa
2. Envía “Oficio de Solicitud de Pago”, adjuntando los documentos de “Apertura de
Fondo Rotatorio” Anexo 6.3.1, “Resguardo de Fondo Rotatorio” Anexo 6.3.2
y Solicitud de Pago del SARG al Departamento de Revisión y Control de Pagos.
Unidad Administrativa
3. Recibe, el “Oficio de Solicitud de Pago”, “Apertura de Fondo Rotatorio” Anexo
6.3.1, “Resguardo de Fondo Rotatorio” Anexo 6.3.2 y Solicitud de Pago de
SARG, y la entrega al Personal Operativo del Departamento de Revisión y Control
de Pagos.
Departamento de Revisión y Control
de Pagos
4. Recibe y revisa “Oficio de Solicitud de apertura de Fondo Rotatorio” y Solicitud de
captura en SARG, genera solicitud de pago en SICOP y entrega al Departamento
de Revisión y Control de Pagos.
Personal Operativo del Departamento de
Revisión y Control de Pagos
5. Revisa que la documentación adjunta esté debidamente requisitada, que cumpla
con las políticas establecidas y normatividad vigente y, mediante clave
personalizada otorgada por la SHCP, envía para su autorización a la Subdirección
de Tesorería.
Departamento de Revisión y Control
de Pagos
6. Recibe la solicitud de pago de SARG-SICOP, para la apertura del Fondo Rotatorio
y mediante clave personalizada autoriza y genera la CLC respectiva anotando el
folio, número de CLC y turna al personal operativo del Departamento de Revisión y
Control de Pagos.
Subdirección de Tesorería
7. Genera interface a SIAFF, anotando el número de proceso y turna al Personal
Operativo del Departamento de Revisión y Control de Pagos para la impresión de
la CLC.
Subdirección de Tesorería
8. Accede al SICOP para identificar el folio de la CLC, imprime y relaciona en original
y copia para su entrega al Departamento de Ingresos y Pagos.
Personal Operativo del Departamento de
Revisión y Control de Pagos
9. Entrega al Departamento de Ingresos y Pagos la relación de las solicitudes de
pago, generadas en SARG y las CLC´s de apertura de Fondos Rotatorios
generadas en SICOP, recaba acuse y archiva.
Personal Operativo del Departamento de
Revisión y Control de Pagos
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No. Descripción de la Actividad Responsable
10. Recaba acuse de recibido del Departamento de Ingresos y Pagos de las CLC´s, y
archiva en expediente de Relación de CLC entregadas al Departamento de
Ingresos y Pagos.
Personal Operativo
del Departamento de
Revisión y Control
de Pagos
11. Recibe del Departamento de Revisión y Control de Pagos el “Oficio de apertura del
Fondo Rotatorio” junto con la “Solicitud de Pago” generada en SARG, el “Informe
de la Captura de Solicitud de Pago y la CLC emitida por el SICOP, así como la
“Relación de Documentos Turnados al Departamento de Ingresos y Pagos.
Departamento de
Ingresos y Pagos
12. Verifica en SIAFF la captura correcta del importe y nombre del beneficiario, firma
con clave electrónica que asigna TESOFE, y entrega a la Dirección de
Programación y Presupuesto para que autorice el pago de la CLC de apertura del
Fondo Rotatorio correspondiente.
Departamento de
Ingresos y Pagos
13. Recibe y autoriza las CLC´s de apertura de Fondo Rotario y turna al Departamento
de Ingresos y Pagos.
Dirección de
Programación y
Presupuesto
14. Recibe las CLC’s autorizadas y turna al personal operativo a su cargo, para
elaboración de relación de las CLC’s y su registro en control de Excel, para la
dispersión de los recursos a las diferentes cuentas bancarias de las Unidades
Administrativas.
Departamento de
Ingresos y Pagos
15. Recibe del Departamento de Ingresos y Pagos las CLC´s, registra en controles
internos y realiza los movimientos en bancos, turna al Departamento de Ingresos y
Pagos para su autorización de transferencias bancarias en las cuentas respectivas.
Personal Operativo
del Departamento de
Ingresos y Pagos
16. Revisa que la información capturada sea correcta y autoriza el pago en el sistema
bancario correspondiente, e instruye al Personal Operativo de Departamento de
Ingresos y Pagos para continuar la operación.
Departamento de
Ingresos y Pagos
17. Entrega documentación al Personal Operativo a su cargo para la impresión de los
movimientos bancarios, y elaboración de la relación de CLC’s (número, beneficiario
y monto) para entregar a la Subdirección de Contabilidad y Finanzas para registro
contable y resguardo correspondiente.
Departamento de
Ingresos y Pagos
18. Recaba acuse de recibo en la copia del “Oficio de Entrega de Documentos a la
Subdirección de Contabilidad y Finanzas” y archiva documentación.
Personal Operativo
de Departamento de
Ingresos y Pagos
19. Recibe las CLC´s de apertura de Fondo Rotatorio de las Unidades Administrativas
que lo solicitaron y turna al personal Operativo para su registro contable en SARG. Subdirección de
Contabilidad y
Finanzas
20. Genera e imprime las pólizas del Deudor por resguardo del Fondo Rotatorio e
integra la documentación recibida por el Departamento de Ingresos y Pagos.
Personal Operativo
de la Subdirección
de Contabilidad y
Finanzas
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No. Descripción de la Actividad Responsable
21. Folia y archiva las pólizas generadas en SARG, las CLC´s y los documentos de
Resguardo del Fondo Rotario.
Personal Operativo de la Subdirección de Contabilidad y
Finanzas
Rembolso de Fondo Rotatorio
22. Elabora el documento denominado “Regularización del Fondo Rotatorio” Anexo
6.3.3 anexando comprobantes de pago y recaba firma de autorización.
Unidad
Administrativa
23. Envía para su trámite al Departamento de Revisión y Control de Pagos. Unidad
Administrativa
24. Recibe “Regularización del Fondo Rotatorio” Anexo 6.3.3 y solicitud de pago
registrada en SARG para rembolso de fondo rotatorio, turna al personal operativo a
su cargo para la verificación del cumplimiento de las políticas y la normatividad
vigente, así como que cuente con la disponibilidad presupuestal para iniciar el
trámite de pago.
Departamento de
Revisión y Control
de Pagos
25. Recibe “Oficio de Solicitud de Pago” y solicitud de pago generada en SARG, junto
con la documentación justificativa y comprobatoria de los mismos.
Personal Operativo
del Departamento de
Revisión y Control
de Pagos
26. Revisa que la documentación adjunta esté debidamente requisitada, cumpla con
las políticas establecidas y normatividad vigente, así como que cuente con
suficiencia presupuestal, para iniciar el trámite de pago.
¿Cumple con normatividad y cuenta con presupuesto?
No: Ir al paso 27.
Sí: Ir al paso 29.
Personal Operativo
del Departamento de
Revisión y Control
de Pagos
27. Elabora “Volante de Rechazo de Documentación de Trámite por Pagos” en
original y copia, suscrito por el fiscalizador respectivo, con firma del Departamento
de Revisión y Control de Pagos.
Personal Operativo
del Departamento de
Revisión y Control
de Pagos
28. Entrega a la Unidad Administrativa, mediante el “Volante de Rechazo de
Documentación de Trámite por Pagos”, el “Oficio de Solicitud de Pago” junto con la
documentación justificativa y comprobatoria recibida, recaba acuse de recibo en la
copia del “Volante de Rechazo de Documentación de Trámite por Pagos” y archiva.
Rechaza electrónicamente la Solicitud de Pago en SARG.
Personal Operativo
del Departamento de
Revisión y Control
de Pagos
29. Accede al SARG para identificar el folio de la solicitud de pago y generar el
“Layout”.
Personal Operativo
del Departamento de
Revisión y Control
de Pagos
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No. Descripción de la Actividad Responsable
30. Accede al SICOP, genera e imprime la “Solicitud de Pago”, la cual deberá coincidir
con la solicitud generada en el SARG, y turna al Departamento de Revisión y
Control de Pagos para su revisión.
Personal Operativo
del Departamento de
Revisión y Control
de Pagos
31. Revisa la “Solicitud de Pago” en el SICOP, mediante una clave personalizada de
autorización y turna al Subdirector de Tesorería para su autorización y generación
de la CLC de rembolso de Fondo Rotatorio.
Departamento de
Revisión y Control
de Pagos
32. Recibe y autoriza la Solicitud de Pago generada en SICOP, y turna al
Departamento de Revisión y Control de Pagos para la generación de la Interface al
SIAFF.
Subdirección de
Tesorería
33. Genera interface y turna al personal operativo a su cargo para la impresión de la
CLC directamente del SICOP.
Departamento de
Revisión y Control
de Pagos
34. Recibe documentación imprime la CLC y elabora la “Relación de Documentos
Turnados al Departamento de Ingresos y Pagos” en original y copia. Turna
documentación al Departamento de Revisión y Control de Pagos.
Personal Operativo
del Departamento de
Revisión y Control
de Pagos
35. Entrega al Departamento de Ingresos y Pagos la “Relación de Documentos
Turnados al Departamento de Ingresos y Pagos” junto con “Solicitud de Pago
del SARG”, “Solicitud de Pago del SICOP”, “Oficio de Solicitud de Pago” y el
“Informe de la Captura de Solicitud de Pago”, la CLC y documentación justificativa
y comprobatoria de los mismos, recaba acuse de recibo en la copia.
Personal Operativo
del Departamento de
Revisión y Control
de Pagos
36. Archiva copia de la “Relación de Documentos Turnados al Departamento de
Ingresos y Pagos” en el expediente “Departamento de Ingresos y Pagos”.
Personal Operativo
del Departamento de
Revisión y Control
de Pagos
37. Recibe del Departamento de Revisión y Control de Pagos la “Relación de
Documentos Turnados al Departamento de Ingresos y Pagos”, el “Oficio de
Solicitud de Pago” junto con la documentación justificativa y comprobatoria de los
mismos, la “Solicitud de Pago”, el “Informe de la Captura de Solicitud de Pago” y la
CLC generada en SICOP.
Departamento de
Ingresos y Pagos
38. Revisa en el SIAFF la captura correcta del importe, nombre beneficiario, RFC y
cuenta bancaria.
¿Es correcta?
No: Ir al paso número 39.
Si: Ir al paso número 40.
Departamento de
Ingresos y Pagos
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Código: MP-03/CGAF/DPP
Fecha de vigencia: 05/12/2012
No. de revisión: 00
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No. Descripción de la Actividad Responsable
39. Suspende en SIAFF e informa al Departamento de Revisión y Control de Pagos,
para su cancelación en SICOP e inicio de proceso o rechazo a la Unidad
Administrativa correspondiente.
Departamento de
Ingresos y Pagos
40. Firma en el SIAFF, con clave electrónica que asigna la TESOFE, y entrega las
CLC´s a la Dirección de Programación y Presupuesto para la autorización del pago
correspondiente.
Departamento de
Ingresos y Pagos
41. Recibe y autoriza las CLC´s de Rembolsos de Fondo Rotatorio en el SIAFF, con
clave electrónica que asigna la TESOFE, y devuelve al Departamento de Ingresos
y Pagos.
Dirección de
Programación y
Presupuesto
42. Recibe y entrega documentación al Personal Operativo del Departamento de
Ingresos y Pagos para la impresión del reporte de las CLC y elaboración de
relación de CLC (número, beneficiario y monto), para entregar a la Subdirección de
Contabilidad y Finanzas para el registro contable correspondiente y resguardo.
Departamento de
Ingresos y Pagos
43. Verifica en el SIAFF que estén pagadas por TESOFE y procede a registrar en el
SARG fecha y número de las CLC y en la base de datos en Excel, los datos de:
beneficiario, importe y concepto, e informa al Departamento de Ingresos y Pagos.
Personal Operativo
del Departamento de
Ingresos y Pagos
44. Captura los datos del beneficiario en la cuenta de banco correspondiente para la
transferencia electrónica.
Personal Operativo
del Departamento de
Ingresos y Pagos
45. Revisa que la información capturada sea la correcta y autoriza el pago en el
sistema bancario correspondiente, e instruye al Personal Operativo del
Departamento de Ingresos y Pagos para continuar la operación.
Departamento de
Ingresos y Pagos
46. Imprime movimientos y registra información de bancos en controles internos. Personal Operativo
de Departamento de
Ingresos y Pagos
47. Recaba documentación (impresiones de las transferencias) y elabora en original y
copia “Oficio de Entrega de Documentos a la Subdirección de Contabilidad y
Finanzas” en el que se detalla la entrega de documentos, suscrito por el
Departamento de Ingresos y Pagos.
Personal Operativo
de Departamento de
Ingresos y Pagos
48. Recibe el “Oficio de Entrega de Documentos a la Subdirección de Contabilidad y
Finanzas”, recaba firma de la Subdirección de Tesorería y entrega a la
Subdirección de Contabilidad y Finanzas para su registro.
Recaba acuse de recibo en la copia del “Oficio de Entrega de Documentos a la
Subdirección de Contabilidad y Finanzas” y archiva documentación.
Departamento de
Ingresos y Pagos
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Fecha de vigencia: 05/12/2012
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No. Descripción de la Actividad Responsable
49. Recibe del Departamento de Ingresos y Pagos la relación de las CLC y
documentación soporte de rembolsos de Fondo Rotario, y turna a personal
operativo de la Subdirección para su registro y resguardo.
Subdirección de
Contabilidad y
Finanzas
Cancelación de Fondo Rotatorio
50. Para el cierre de ejercicio (Política 5.12) elabora el documento denominado
“Regularización del Fondo Rotatorio” Anexo 6.3.3, anexando todos los
comprobantes bajo su resguardo. En su caso, también anexa “Ficha de Depósito
Bancario” por el remanente de efectivo en su poder, recaba firma de autorización y
envía para su trámite al Departamento de Revisión y Control de Pagos.
Resguardatario
51. Recibe del Resguardatario formato de “Regularización del Fondo Rotatorio”
Anexo 6.3.3 y, en su caso “Ficha de Depósito Bancario”. Verifica que estén
debidamente requisitados y que los comprobantes cumplan con la política 5.11.
¿Cumplen?
No: Devuelve mediante “Volante de Rechazo de documentación de trámite por
pagos”, reinicia en el paso núm. 50.
Sí: Ir al paso núm. 52.
Departamento de
Revisión y Control
de Pagos
52. Turna al personal operativo a su cargo para la elaboración de la CLC para la
regularización del Fondo Rotatorio asignado y turna al Departamento de Ingresos y
Pagos para su autorización en SIAFF.
Departamento de
Revisión y Control
de Pagos
53. Recibe y autoriza la CLC de regularización en SIAFF, y procede a la cancelación
del documento de Resguardo del Fondo Rotatorio Anexo 6.3.2, previamente
requisitado en la apertura por el Resguardatario.
Departamento de
Ingresos y Pagos
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Fecha de vigencia: 05/12/2012
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6.2 Diagrama de Flujo
Procedimiento para Fondo RotatorioProcedimiento para Fondo Rotatorio
Unidad AdministrativaDepartamento de Revisión y Control
de Pagos Resguardatario
Personal Operativo del
Departamento de Ingresos y
PagosDepartamento de Ingresos y Pagos
Personal Operativo del
Departamento de Revisión y Control
de Pagos
Subdirección de TesoreríaDirección de Programación y
Presupuesto
Subdirección de Contabilidad y
FinanzasUnidad AdministrativaDepartamento de Revisión y Control
de Pagos Resguardatario
Personal Operativo del
Departamento de Ingresos y
PagosDepartamento de Ingresos y Pagos
Personal Operativo del
Departamento de Revisión y Control
de Pagos
Subdirección de TesoreríaDirección de Programación y
Presupuesto
Subdirección de Contabilidad y
Finanzas/Personal Operativo
Solicitud de Pago
del SARG
“Resguardo de
Fondo Rotatorio”
“Apertura de
Fondo Rotatorio”
Inicio
1
Una vez que cuenten con
suficiencia presupuestaria
en la partida de gasto
39910, elaborará los
documentos denominados
"Apertura de Fondo
Rotatorio", "Resguardo de
Fondo Rotatorio" y
Solicitud de Pago a través
del SARG.
2
Envía "Oficio de Solicitud
de Pago", adjuntando los
documentos de "Apertura
de Fondo Rotatorio",
"Resguardo de Fondo
Rotatorio" y Solicitud de
Pago del SARG al
Departamento de Revisión
y Control de Pagos.
3
Recibe, el "Oficio de
Solicitud de Pago",
"Apertura de Fondo
Rotatorio", "Resguardo de
Fondo Rotatorio" y
Solicitud de Pago de
SARG, y la entrega al
Personal Operativo del
Departamento de Revisión
y Control de Pagos.
4
Recibe y revisa "Oficio de
Solicitud de apertura de
Fondo Rotatorio" y
Solicitud de captura en
SARG, genera solicitud de
pago en SICOP y entrega
al Departamento de
Revisión y Control de
Pagos.
5
Revisa que la
documentación adjunta
esté debidamente
requisitada, que cumpla
con las políticas
establecidas y
normatividad vigente y,
mediante clave
personalizada otorgada
por la SHCP, envía para
su autorización a la
Subdirección de
Tesorería.
7
Genera interfase a SIAFF,
anotando el número de
proceso y turna al
Personal Operativo del
Departamento de Revisión
y Control de Pagos para la
impresión de la CLC.
6
Elabora “Volante de
Rechazo de
documentación de trámite
por pagos” en original y
copia suscrito por el
fiscalizador respectivo,
con firma del
Departamento de Revisión
y Control de Pagos
8
Accede al SICOP para
identificar el folio de la
CLC, imprime y relaciona
en original y copia para su
entrega al Departamento
de Ingresos y Pagos.
9
Apertura de Fondo Rotatorio
Solicitud de Pago
del SARG
“Resguardo de
Fondo Rotatorio”
“Apertura de
Fondo Rotatorio”
Inicio
1
Una vez que cuenten con
suficiencia presupuestaria
en la partida de gasto
39910, elaborará los
documentos denominados
"Apertura de Fondo
Rotatorio", "Resguardo de
Fondo Rotatorio" y
Solicitud de Pago a través
del SARG.
2
Envía "Oficio de Solicitud
de Pago", adjuntando los
documentos de "Apertura
de Fondo Rotatorio",
"Resguardo de Fondo
Rotatorio" y Solicitud de
Pago del SARG al
Departamento de Revisión
y Control de Pagos.
3
Recibe, el "Oficio de
Solicitud de Pago",
"Apertura de Fondo
Rotatorio", "Resguardo de
Fondo Rotatorio" y
Solicitud de Pago de
SARG, y la entrega al
Personal Operativo del
Departamento de Revisión
y Control de Pagos.
4
Recibe y revisa "Oficio de
Solicitud de apertura de
Fondo Rotatorio" y
Solicitud de captura en
SARG, genera solicitud de
pago en SICOP y entrega
al Departamento de
Revisión y Control de
Pagos.
5
Revisa que la
documentación adjunta
esté debidamente
requisitada, que cumpla
con las políticas
establecidas y
normatividad vigente y,
mediante clave
personalizada otorgada
por la SHCP, envía para
su autorización a la
Subdirección de
Tesorería.
7
Genera interfase a SIAFF,
anotando el número de
proceso y turna al
Personal Operativo del
Departamento de Revisión
y Control de Pagos para la
impresión de la CLC.
6
Elabora “Volante de
Rechazo de
documentación de trámite
por pagos” en original y
copia suscrito por el
fiscalizador respectivo,
con firma del
Departamento de Revisión
y Control de Pagos
8
Accede al SICOP para
identificar el folio de la
CLC, imprime y relaciona
en original y copia para su
entrega al Departamento
de Ingresos y Pagos.
9
Apertura de Fondo Rotatorio
Nombre del Documento:
Manual para Fondo Rotatorio
Código: MP-03/CGAF/DPP
Fecha de vigencia: 05/12/2012
No. de revisión: 00
Página: 13 de 23
Procedimiento para Fondo Rotatorio
Unidad AdministrativaDepartamento de Revisión y Control
de Pagos Resguardatario
Personal Operativo del
Departamento de Ingresos y
PagosDepartamento de Ingresos y Pagos
Personal Operativo del
Departamento de Revisión y Control
de Pagos
Subdirección de TesoreríaDirección de Programación y
Presupuesto
Subdirección de Contabilidad y
Finanzas/Personal Operativo
CLC´s
de apertura de
Fondos Rotatorios
“Solicitud de
Pago” del SARG
10
Recaba acuse de recibido
del Departamento de
Ingresos y Pagos de las
CLC´s, y archiva en
expediente de Relación de
CLC entregadas al
Departamento de Ingresos
y Pagos.
17
8
9
Entrega al Departamento
de Ingresos y Pagos la
relación de las solicitudes
de pago generadas en
SARG y las CLC´s de
apertura de Fondos
Rotatorios generadas en
SICOP, recaba acuse y
archiva.
11
Recibe el "Oficio de
apertura del Fondo
Rotatorio" junto con la
"Solicitud de Pago"
generada en SARG, el
"Informe de la Captura de
Solicitud de Pago y la CLC
emitida por el SICOP, así
como la "Relación de
Documentos Turnados al
Departamento de Ingresos
y Pagos.
12
Verifica en SIAFF la
captura correcta del
importe y nombre del
beneficiario, firma con
clave electrónica que
asigna TESOFE, y
entrega a la Dirección de
Programación y
Presupuesto para que
autorice el pago de la CLC
de apertura del Fondo
Rotatorio correspondiente.
13
Recibe y autoriza las
CLC´s de apertura de
Fondo Rotario y turna al
Departamento de Ingresos
y Pagos.
14
Recibe las CLC's
autorizadas y turna al
personal operativo a su
cargo, para elaboración de
relación de las CLC's y su
registro en control de
Excel, para la dispersión
de los recursos a las
diferentes cuentas
bancarias de las Unidades
Administrativas.
15
Recibe del Departamento
de Ingresos y Pagos las
CLC´s, registra en
controles internos y realiza
los movimientos en
bancos, turna al
Departamento de Ingresos
y Pagos para su
autorización de
transferencias bancarias
en las cuentas
respectivas.
16
Revisa que la información
capturada sea correcta y
autoriza el pago en el
sistema bancario
correspondiente, e
instruye al Personal
Operativo de
Departamento de Ingresos
y Pagos para continuar la
operación.
Nombre del Documento:
Manual para Fondo Rotatorio
Código: MP-03/CGAF/DPP
Fecha de vigencia: 05/12/2012
No. de revisión: 00
Página: 14 de 23
Procedimiento para Fondo Rotatorio
Unidad AdministrativaDepartamento de Revisión y Control
de Pagos ResguardatarioPersonal Operativo del
Departamento de Ingresos y PagosDepartamento de Ingresos y Pagos
Personal Operativo del
Departamento de Revisión y Control
de Pagos
Subdirección de TesoreríaDirección de Programación y
Presupuesto
Subdirección de Contabilidad y
Finanzas/Personal Operativo
17
Entrega documentación al
Personal Operativo a su
cargo para la impresión de
los movimientos
bancarios, y elaboración
de la relación de CLC's
(número, beneficiario y
monto) para entregar a la
Subdirección de
Contabilidad y Finanzas
para registro contable y
resguardo
correspondiente.
“Oficio de
Entrega
de Documentos a
la Subdirección de
Contabilidad y
Finanzas”
16
18
Recaba acuse de recibo
en la copia del "Oficio de
Entrega de Documentos a
la Subdirección de
Contabilidad y Finanzas" y
archiva documentación.
19
Recibe las CLC´s de
apertura de Fondo
Rotatorio de las Unidades
Administrativas que lo
solicitaron y turna al
personal Operativo para
su registro contable en
SARG.
20
Genera e imprime las
pólizas del Deudor por
resguardo del Fondo
Rotatorio e integra la
documentación recibida
por el Departamento de
Ingresos y Pagos.
21
Folia y archiva las pólizas
generadas en SARG, las
CLC´s y los documentos
de Resguardo del Fondo
Rotario.
22
"Regularización
del Fondo
Rotatorio"
Elabora el documento
denominado
"Regularización del Fondo
Rotatorio" anexando
comprobantes de pago y
recaba firma de
autorización.
23
Envía para su trámite al
Departamento de Revisión
y Control de Pagos.
25
Recibe “Oficio de Solicitud
de Pago” y solicitud de
pago generada en SARG,
junto con la
documentación
justificativa y
comprobatoria
24
Recibe "Regularización
del Fondo Rotatorio" y
solicitud de pago
registrada en SARG para
reembolso de fondo
rotatorio, turna al personal
operativo a su cargo para
la verificación del
cumplimiento de las
políticas y la normatividad
vigente, así como que
cuente con la
disponibilidad
presupuestal para iniciar
el trámite de pago.
Fin
Subdirección
Personal
Operativo
Personal
Operativo
Reembolso de Fondo Rotatorio
26
Inicio
Nombre del Documento:
Manual para Fondo Rotatorio
Código: MP-03/CGAF/DPP
Fecha de vigencia: 05/12/2012
No. de revisión: 00
Página: 15 de 23
Procedimiento para Fondo Rotatorio
Unidad AdministrativaDepartamento de Revisión y Control
de Pagos ResguardatarioPersonal Operativo del
Departamento de Ingresos y PagosDepartamento de Ingresos y Pagos
Personal Operativo del
Departamento de Revisión y Control
de Pagos
Subdirección de TesoreríaDirección de Programación y
Presupuesto
Subdirección de Contabilidad y
Finanzas/Personal Operativo
¿Cumple?
Si
No
"Volante de
Rechazo de
Documentación de
Trámite por Pagos"
26
Revisa que la
documentación adjunta
esté debidamente
requisitada, cumpla con
las políticas establecidas y
normatividad vigente, así
como que cuente con
suficiencia presupuestal,
para iniciar el trámite de
pago.
27
Elabora "Volante de
Rechazo de
Documentación de
Trámite por Pagos" en
original y copia, suscrito
por el fiscalizador
respectivo, con firma del
Departamento de Revisión
y Control de Pagos.
28
Rechaza
solicitud en
SARG
Entrega a la Unidad
Administrativa, mediante
el "Volante de Rechazo de
Documentación de
Trámite por Pagos", el
"Oficio de Solicitud de
Pago", recaba acuse de
recibo. Rechaza
electrónicamente la
Solicitud de Pago en
SARG.
29
Accede al SARG para
identificar el folio de la
solicitud de pago y
generar el "Layout".
30
Accede al SICOP, genera
e imprime la "Solicitud de
Pago" y turna al
Departamento de Revisión
y Control de Pagos para
su revisión.
31
Revisa la "Solicitud de
Pago" en el SICOP,
mediante una clave
personalizada de
autorización y turna al
Subdirector de Tesorería
para su autorización y
generación de la CLC de
reembolso de Fondo
Rotatorio.
32
Recibe y autoriza la
Solicitud de Pago
generada en SICOP, y
turna al Departamento de
Revisión y Control de
Pagos para la generación
de la Interfase al SIAFF.
33
25
Fin
Nombre del Documento:
Manual para Fondo Rotatorio
Código: MP-03/CGAF/DPP
Fecha de vigencia: 05/12/2012
No. de revisión: 00
Página: 16 de 23
CLC
"Informe de la
Captura de
Solicitud de Pago"
Procedimiento para Fondo Rotatorio
“Oficio de
Solicitud de Pago”
Unidad AdministrativaDepartamento de Revisión y Control
de Pagos ResguardatarioPersonal Operativo del
Departamento de Ingresos y PagosDepartamento de Ingresos y Pagos
Personal Operativo del
Departamento de Revisión y Control
de Pagos
“Solicitud de
Pago” del SICOP”
Subdirección de TesoreríaDirección de Programación y
Presupuesto
Subdirección de Contabilidad y
Finanzas/Personal Operativo
“Solicitud de
Pago” del SARG”
"Relación de
Documentos
Turnados al
Departamento de
Ingresos y Pagos"
"Relación de
Documentos
Turnados al
Departamento de
Ingresos y Pagos"
32
33
CLC
Genera interfase y turna al
personal operativo a su
cargo para la impresión de
la CLC directamente del
SICOP.
35
Entrega la "Relación de
Documentos Turnados al
Departamento de Ingresos
y Pagos", “Solicitud de
Pago del SARG",
"Solicitud de Pago del
SICOP", "Oficio de
Solicitu”d y el "Informe de
la Captura de Solicitud de
Pago", la CLC y
documentación
justificativa y
comprobatoria, recaba
acuse de recibo en la
copia.
34
Recibe documentación
imprime la CLC y elabora
la "Relación de
Documentos Turnados al
Departamento de Ingresos
y Pagos" en original y
copia. Turna
documentación al
Departamento de Revisión
y Control de Pagos.
36
Archiva copia de la
"Relación de Documentos
Turnados al Departamento
de Ingresos y Pagos" en
el expediente
correspondiente
37
Recibe "Relación de
Documentos Turnados al
Departamento de Ingresos
y Pagos", "Oficio de
Solicitud de Pago" y
documentación
justificativa y
comprobatoria, "Solicitud
de Pago", "Informe de la
Captura de Solicitud de
Pago" y la CLC generada
en SICOP.
38
Revisa en el SIAFF la
captura correcta del
importe, nombre
beneficiario, RFC y cuenta
bancaria.
39
Suspende en SIAFF e
informa al Departamento
de Revisión y Control de
Pagos, para su
cancelación en SICOP e
inicio de proceso o
rechazo a la Unidad
Administrativa
correspondiente.
40
Firma en el SIAFF, con
clave electrónica que
asigna la TESOFE, y
entrega las CLC´s a la
Dirección de
Programación y
Presupuesto para la
autorización del pago
correspondiente.
41
¿Es correcta?
Si
No
Nombre del Documento:
Manual para Fondo Rotatorio
Código: MP-03/CGAF/DPP
Fecha de vigencia: 05/12/2012
No. de revisión: 00
Página: 17 de 23
Procedimiento para Fondo Rotatorio
Unidad AdministrativaDepartamento de Revisión y Control
de Pagos ResguardatarioPersonal Operativo del
Departamento de Ingresos y PagosDepartamento de Ingresos y Pagos
Personal Operativo del
Departamento de Revisión y Control
de Pagos
Subdirección de TesoreríaDirección de Programación y
Presupuesto
Subdirección de Contabilidad y
Finanzas/Personal Operativo
"Oficio de Entrega de
Documentos a la
Subdirección de
Contabilidad y Finanzas"
SARG
41
40
45
Revisa que la información
capturada sea la correcta
y autoriza el pago en el
sistema bancario
correspondiente, e
instruye al Personal
Operativo del
Departamento para
continuar la operación.
46
Imprime movimientos y
registra información de
bancos en controles
internos.
47
Recaba documentación
(impresiones de las
transferencias) y elabora
en original y copia "Oficio
de Entrega de
Documentos a la
Subdirección de
Contabilidad y Finanzas"
en el que se detalla la
entrega de documentos,
suscrito por el
Departamento de Ingresos
y Pagos.
48
Recibe el "Oficio de
Entrega de Documentos a
la Subdirección de
Contabilidad y Finanzas",
recaba firma de la
Subdirección de Tesorería
y entrega a la
Subdirección de
Contabilidad y Finanzas
para su registro.
Recaba acuse de recibo
en la copia del "Oficio de
Entrega de Documentos a
la Subdirección de
Contabilidad y Finanzas" y
archiva documentación.
42
Recibe y entrega
documentación al
Personal Operativo del
Departamento para la
impresión del reporte de
las CLC y elaboración de
relación de CLC (número,
beneficiario y monto), para
entregar a la Subdirección
de Contabilidad y
Finanzas para el registro
contable correspondiente
y resguardo. 43
Verifica en el SIAFF que
estén pagadas por
TESOFE y procede a
registrar en el SARG
fecha y número de las
CLC y en la base de datos
en Excel, los datos de:
beneficiario, importe y
concepto, e informa al
Departamento de Ingresos
y Pagos.
44
Captura los datos del
beneficiario en la cuenta
de banco correspondiente
para la transferencia
electrónica.
Recibe y autoriza las
CLC´s de Reembolsos de
Fondo Rotatorio en el
SIAFF, con clave
electrónica que asigna la
TESOFE, y devuelve al
Departamento de Ingresos
y Pagos.
49
Recibe la relación de las
CLC y documentación
soporte de reembolsos de
Fondo Rotario, y turna a
personal operativo de la
Subdirección para su
registro y resguardo.
Subdirección
Fin
Nombre del Documento:
Manual para Fondo Rotatorio
Código: MP-03/CGAF/DPP
Fecha de vigencia: 05/12/2012
No. de revisión: 00
Página: 18 de 23
Procedimiento para Fondo RotatorioProcedimiento para Fondo Rotatorio
Unidad AdministrativaDepartamento de Revisión y Control
de Pagos Resguardatario
Personal Operativo del
Departamento de Ingresos y
PagosDepartamento de Ingresos y Pagos
Personal Operativo del
Departamento de Revisión y Control
de Pagos
Subdirección de TesoreríaDirección de Programación y
Presupuesto
Subdirección de Contabilidad y
FinanzasUnidad AdministrativaDepartamento de Revisión y Control
de Pagos Resguardatario
Personal Operativo del
Departamento de Ingresos y
PagosDepartamento de Ingresos y Pagos
Personal Operativo del
Departamento de Revisión y Control
de Pagos
Subdirección de TesoreríaDirección de Programación y
Presupuesto
Subdirección de Contabilidad y
Finanzas/Personal Operativo
50
Para el cierre de ejercicio
elabora "Regularización
del Fondo Rotatorio",
anexando todos los
comprobantes bajo su
resguardo. En su caso,
anexa "Ficha de Depósito
Bancario" por el
remanente de efectivo en
su poder, recaba firma de
autorización y envía para
su trámite al
Departamento de Revisión
y Control de Pagos.
52
Turna al personal
operativo para la
elaboración de la CLC
para la regularización del
Fondo Rotatorio asignado
y turna al Departamento
de Ingresos y Pagos para
su autorización en SIAFF.
51
Recibe del Resguardatario
formato de
"Regularización del Fondo
Rotatorio" y, en su caso
"Ficha de Depósito
Bancario". Verifica que
estén debidamente
requisitados y que
cumplan con requisitos
Fin
Inicio
53
Recibe y autoriza la CLC
de regularización en
SIAFF, y procede a la
cancelación del
documento de Resguardo
del Fondo Rotatorio,
previamente requisitado
en la apertura por el
Resguardatario.
Devuelve mediante
"Volante de Rechazo
de documentación de
trámite por pagos"
¿Cumple?
Si
No
Nombre del Documento:
Manual para Fondo Rotatorio
Código: MP-03/CGAF/DPP
Fecha de vigencia: 05/12/2012
No. de revisión: 00
Página: 19 de 23
6.3. Anexos Anexo 6.3.1 “Apertura de Fondo Fijo”
Nombre del servidor público Área
Solicita: Autoriza:
Total 0.00
Monto
APERTURA DE FONDO ROTATORIO
Ejercicio:
Area solicitante:
Fecha:
Nombre del Documento:
Manual para Fondo Rotatorio
Código: MP-03/CGAF/DPP
Fecha de vigencia: 05/12/2012
No. de revisión: 00
Página: 20 de 23
Anexo 6.3.2 “Resguardo de Fondo Rotatorio”
( por concepto de Fondo
comprometiendome a hacer un buen uso de los recursos y apegarme
a las normas, políticas y lineamientos que al efecto existan, así como a reintegrar en efectivo y/o comprobantes en el
momento que se me requiera.
NOMBRE:
FIRMA:
PUESTO:
FECHA:
RECIBÍ
RESGUARDO DE FONDO ROTATORIO
Recibí de la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indigenas, la cantidad de:$
durante el ejercicio presupuestal
00/100 M.N.)
Rotatorio para cubrir los gastos de poca cuantía que se generen en el área de :
Nombre del Documento:
Manual para Fondo Rotatorio
Código: MP-03/CGAF/DPP
Fecha de vigencia: 05/12/2012
No. de revisión: 00
Página: 21 de 23
Anexo 6.3.3 “Rembolso del Fondo Rotatorio”
No.
CONSEC.
ENLACE ADMINISTRATIVO TITULAR DE LA UNIDAD
TOTAL
ELABORO Y REVISO Vo.Bo.
FOLIO:
RELACION DE COMPROBANTES
FACTURA
No. Y/O
OFICIO DE
CLAVE Y PARTIDA
PRESUPUESTALCONCEPTO IMPORTE
UNIDAD ADMINISTRATIVA
COORDINACION GENERAL DE ADMINISTRACION Y FINANZAS
DIRECCIÓN DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO
REGULARIZACIÓN DEL FONDO ROTATORIO
SUBDIRECCION DE TESORERIA
Nombre del Documento:
Manual para Fondo Rotatorio
Código: MP-03/CGAF/DPP
Fecha de vigencia: 05/12/2012
No. de revisión: 00
Página: 22 de 23
7. Transitorios
Primero.- El presente Manual entrará en vigor al día siguiente de su publicación en la Normateca Interna. Segundo.- La interpretación de este Manual, será competencia de la Coordinación General de Administración y Finanzas y de la Dirección de Programación y Presupuesto, en el ámbito de sus respectivas competencias.
Nombre del Documento:
Manual para Fondo Rotatorio
Código: MP-03/CGAF/DPP
Fecha de vigencia: 05/12/2012
No. de revisión: 00
Página: 23 de 23
8. Emisores
Autorizó:
Visto Bueno:
Xavier Abreu Sierra Director General
Esteban Fernández Valadez Coordinador General de Administración
y Finanzas
Elaboró: Supervisó:
_____________________________ Gabriel Martínez Hernández Director de Programación y
Presupuesto
_____________________________ José Antonio Melgoza Camarena
Director General Adjunto de Innovación y Mejora
R e g i s t r o Oficio Número:
CGAF/ /2012
Sello:
Fecha de dictaminación por el COMERI:
30 de noviembre de 2012