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Manual para la Gestión de Solicitudes de
Pago
Nombre del Documento: Manual para la Gestión de
Solicitudes de Pago
Código: MP-09/CGAF/DPP
Fecha de vigencia: 05/12/2012
No. de revisión: 00
Página: 2 de 15
ÍNDICE
Pág.
1. Objetivo........................................................................................................................ 3
2. Marco Normativo.......................................................................................................... 3
3. Ámbito de Aplicación................................................................................................... 3
4. Definiciones…………………………..…….…………………………………….…………. 3
5. Disposiciones Generales............................................................................................ 4
6. Proceso…………......................................................................................................... 6
6.1 Gestión de Solicitudes de Pago......................................................................... 6
6.2 Diagrama de Flujo.............................................................................................. 10
6.3 Anexos…….......................................................................................................... 14
7. Transitorios.................................................................................................................. 14
8 Emisores...................................................................................................................... 15
Nombre del Documento: Manual para la Gestión de
Solicitudes de Pago
Código: MP-09/CGAF/DPP
Fecha de vigencia: 05/12/2012
No. de revisión: 00
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1. Objetivo Definir como gestionar las solicitudes de pago de las Unidades Administrativas de la Comisión Nacional para el
Desarrollo de los Pueblos Indígenas por la adquisición de bienes o la contratación de servicios relativos al Ejercicio
y Pago a Través del Sistema de Compensación de Adeudos; Gasto de Inversión; y Subsidios.
2. Marco Normativo
Código Fiscal de la Federación.
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.
Ley de la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas.
Ley del Servicio de Tesorería de la Federación.
Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.
Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público
Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.
Clasificador por Objeto del Gasto para la Administración Pública Federal.
3. Ámbito de Aplicación Este procedimiento es de observancia obligatoria para las Unidades Administrativas de la CDI.
4. Definiciones CDI Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas.
CLC Cuenta por Liquidar Certificada.
Gasto de inversión Erogaciones destinadas a la adquisición de bienes muebles, inmuebles e
intangibles y a la construcción de la obra pública.
Layout En el ámbito de la Informática se utiliza para referirse al orden consecutivo de datos
organizados.
SARG Sistema de Administración de Recursos Gubernamentales.
SHCP Secretaría de Hacienda y Crédito Público.
SIAFF Sistema Integral de Administración Financiera Federal.
SICOP Sistema de Contabilidad y Presupuesto.
TESOFE Tesorería de la Federación.
Unidades
Administrativas
Conforme al Estatuto Orgánico es cada uno de los órganos de la estructura
organizacional al que se le confieren atribuciones específicas que lo distinguen de
los demás en la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas.
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5. Disposiciones Generales
5.1 Sistema de Compensación de Adeudos
5.1.1
La Dirección de Servicios Generales y Bienes Muebles e Inmuebles es la responsable de
verificar que la recepción, captura, registro y validación de los documentos que tramitan las
dependencias, entidades y empresas se realice de acuerdo a los tiempos establecidos en el
calendario.
5.1.2 La gestión de cobro deberá realizarse a través de la Dirección de Servicios Generales y Bienes
Muebles e Inmuebles.
5.1.3 Al aviso de adeudo se deberá anexar la factura original y los reportes de transacciones que
ampare la factura, junto con la Solicitud de Pago capturada en SARG, para su trámite de pago
a través de la Subdirección de Tesorería para la elaboración de la Cuenta por Liquidar
Certificada correspondiente.
5.1.4 La Dirección de Servicios Generales y Bienes Muebles e Inmuebles, será la responsable de
notificar el pago y atender las consultas y aclaraciones que realicen los usuarios con relación a
la operación del sistema de compensación.
5.1.5
La Dirección de Servicios Generales y Bienes Muebles e Inmuebles será la responsable de
revisar y dar seguimiento a los pagos que se realizan a las Dependencias, Entidades y
Empresas Usuarias, para que se apliquen conforme a las fechas establecidas en el calendario
de pagos.
5.1.6 Supervisar que los saldos a favor que resultan del proceso compensatorio se acrediten en las
fechas previstas para cada ciclo compensatorio.
5.1.7 La Subdirección de Tesorería entregará copia de las CLC a la Dirección de Servicios Generales
y Bienes Muebles e Inmuebles para que genere, informe y elabore los estados de cuenta que
muestren los resultados de la compensación de adeudos.
5.1.8 La Dirección de Servicios Generales y Bienes Muebles e Inmuebles, actualizará y dará
mantenimiento al catálogo de usuarios del Sistema de Compensación de Adeudos, así como al
registro de funcionarios autorizados para realizar trámites en dicho Sistema.
5.1.9 La Subdirección de Contabilidad y Finanzas integrará, registrará y contabilizará la información
de las operaciones por ciclo compensatorio, en pólizas de diario, para la formulación de estados
financieros.
5.2 Subsidios
5.2.1
Las Unidades Administrativas elaborarán sus solicitudes de pago en el SARG, para gestionar
mediante CLC los recursos del Capítulo 4000 “Transferencias, asignaciones, subsidios y otras
ayudas”.
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5.2.2 Las Unidades Administrativas que ejecuten el gasto serán las responsables de integrar y
conservar los expedientes técnicos de la comprobación de los recursos.
5.3 Gastos de Inversión
5.3.1
Las Unidades Administrativas no deberán iniciar los trámites de solicitudes de pago, si no se
cuenta con el Oficio de Liberación de Inversión correspondiente.
5.3.2 Las solicitudes de pago que envíen las Unidades Administrativas a la Subdirección de
Tesorería para trámite de CLC, deberán acompañarse de los Oficios de Liberación de Inversión
y, en el caso del Capítulo 6000, de los anexos técnicos de ejecución y calendarios en donde se
consignen los montos totales de la obra que corresponda.
5.3.3 Será responsabilidad de las Unidades Administrativas solicitantes del pago, integrar y
conservar el expediente técnico de las obras ejecutadas.
5.3.4 Para el trámite de solicitud de pago para anticipos de obras o proyectos que se realicen por
contrato en las Unidades Administrativas, la Subdirección de Adquisiciones y Obra Pública
debe entregar anticipadamente a la Subdirección de Tesorería las Fianzas de anticipo y de
cumplimiento, para proceder al pago de factura correspondiente.
5.3.5
Las Delegaciones Estatales enviarán su solicitud de pago, adjuntando copia de las fianzas de
anticipo y cumplimiento de la factura que ampare dicho anticipo, y de los Oficios de Liberación
de Inversión, cuando esta sea para el pago directo al contratista o proveedor, así mismo serán
responsables de integrar toda la documentación comprobatoria y justificativa la solicitud de
pago tramitada.
5.3.6 Los pagos subsecuentes de los contratos de adquisiciones de los Capítulos 5000 y 6000, se
liberarán conforme a los avances físicos y la documentación comprobatoria de la erogación.
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6. Proceso
6.1 Gestión de Solicitudes de Pago
Objetivo: Definir como gestionar las solicitudes de pago de las Unidades Administrativas de la Comisión
Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas por la adquisición de bienes o la
contratación de servicios relativos al Ejercicio y Pago a Través del Sistema de Compensación
de Adeudos; Gasto de Inversión; y Subsidios.
No. Descripción de la Actividad Responsable
Solicitud y Pago
1. Recibe de las Unidades Administrativas el “Oficio de Solicitud de Pago” por
concepto de:
Pago a proveedores de bienes o servicios;
Ministraciones de subsidios; y
Por obligaciones de pago por Adeudos de Ejercicios Fiscales Anteriores.
Así mismo, recibe la documentación del desglose de las partidas presupuestales y
proyectos a afectar y la documentación específica relacionada con el bien o
servicio contratado.
Subdirección de
Tesorería
2. Entrega el “Oficio de Solicitud de Pago” y la documentación justificativa y
comprobatoria de los mismos, al personal operativo del Departamento de Revisión
y Control de Pagos.
Subdirección de
Tesorería
3. Recibe de la Subdirección de Tesorería el “Oficio de Solicitud del Pago” de bienes
y/o servicios con folio consecutivo y fecha de recepción, para inicio de tramitación
de pagos, junto con la documentación justificativa y comprobatoria ya revisada por
la Unidad Administrativa.
Personal Operativo
del Departamento de
Revisión y Control
de Pagos
4. Revisa que la documentación cumpla con la normatividad vigente, así como que
cuente con suficiencia presupuestal para iniciar el trámite de pago.
¿Cumple con normatividad y cuenta con presupuesto?
No: Ir al paso 5.
Sí: Ir al paso 7.
Personal Operativo
del Departamento de
Revisión y Control
de Pagos
5. Elabora “Volante de Rechazo” en original y copia suscrito por el fiscalizador
respectivo, con el visto bueno del Departamento de Revisión y Control de Pagos y
la rúbrica de la Subdirección de Tesorería, indicando los motivos del rechazo.
Personal Operativo
del Departamento de
Revisión y Control
de Pagos
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No. Descripción de la Actividad Responsable
6. Devuelve a la Unidad Administrativa, mediante el “Volante de Rechazo”, el “Oficio
de Solicitud de Pago” de bienes o servicios, junto con la documentación justificativa
y comprobatoria recibida, recaba acuse de recibo en la copia del “Volante de
Rechazo” y lo archiva. Reinicia en el paso 1.
Personal Operativo
del Departamento de
Revisión y Control
de Pagos
7. Genera Layout, para su registro en el SICOP e imprime la solicitud de pago que
emite el mismo sistema, y entrega al Jefe del Departamento de Revisión y Control
de Pagos, para su revisión.
Personal Operativo
del Departamento de
Revisión y Control
de Pagos
8. Accede al SICOP y genera la “Solicitud de Pago” que deberá coincidir con la
solicitud generada en el SARG, y que será verificada y autorizada por el
Departamento de Revisión y Control de Pagos.
Personal Operativo
del Departamento de
Revisión y Control
de Pagos
9. Imprime el formato “Informe de la Captura de Solicitud de Pago”. Personal Operativo
del Departamento de
Revisión y Control
de Pagos
10. Entrega al Departamento de Revisión y Control de Pagos el “Oficio de Solicitud de
Pago” junto con la documentación justificativa y comprobatoria de los mismos, la
“Solicitud de Pago” y el “Informe de la Captura de Solicitud de Pago”.
Personal Operativo
del Departamento de
Revisión y Control
de Pagos
11. Recibe el “Oficio de Solicitud de Pago” de bienes o servicios junto con la
documentación justificativa y comprobatoria de los mismos, la “Solicitud de Pago” y
el “Informe de la Captura de Solicitud de Pago”.
Departamento de
Revisión y Control
de Pagos
12. Revisa y valida las solicitudes de pago de bienes y servicios en el SICOP mediante
una clave personalizada de validación, sujetándose, en su caso, a lo dispuesto en
las disposiciones del Programa de Cadenas Productivas de Nacional Financiera,
S.N.C., e informa a la Subdirección de Tesorería, de las CLC pendientes de
autorizar por parte de la TESOFE.
Departamento de
Revisión y Control
de Pagos
13. Recibe y autoriza las solicitudes de pago de SARG-SICOP, mediante clave
personalizada autoriza y genera la CLC respectiva anotando el folio, número de
CLC y turna al personal operativo del Departamento de Revisión y Control de
Pagos para la impresión de la CLC.
Subdirección de
Tesorería
14. Elabora la “Relación de Documentos Turnados al Departamento de Ingresos y
Pagos” en original y copia.
Departamento de
Revisión y Control
de Pagos
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No. Descripción de la Actividad Responsable
15. Entrega al Departamento de Ingresos y Pagos el “Oficio de Solicitud de Pago” junto
con la documentación justificativa y comprobatoria de los mismos, la “Solicitud de
Pago”, el “Informe de la Captura de Solicitud de Pago”, la CLC y la “Relación de
Documentos Turnados al Departamento de Ingresos y Pagos”, y recaba acuse de
recibo en la copia.
Departamento de
Revisión y Control
de Pagos
16. Archiva la copia de la “Relación de Documentos Turnados al Departamento de
Ingresos y Pagos” en el expediente “Departamento de Ingresos y Pagos”.
Departamento de
Revisión y Control
de Pagos
17. Recibe del Departamento de Revisión y Control de Pagos el “Oficio de Solicitud de
Pago” junto con la documentación justificativa y comprobatoria de los mismos, la
“Solicitud de Pago”, el “Informe de la Captura de Solicitud de Pago”, la CLC y la
“Relación de Documentos Turnados al Departamento de Ingresos y Pagos”.
Departamento de
Ingresos y Pagos
18. Revisa en el SIAFF la captura correcta de: importe, nombre del beneficiario, RFC y
número de cuenta de los datos de las CLC recibidas.
¿Es correcta?
No: Ir al paso número 19.
Sí: Ir al paso número 20.
Departamento de
Ingresos y Pagos
19. Informa al Departamento de Revisión y Control de Pagos y éste informa al
Departamento de Ingresos y Pagos si corrige o se suspende el proceso.
Departamento de
Ingresos y Pagos
20. Firma en el SIAFF, con clave electrónica que asigna la TESOFE y las entrega a la
Dirección de Programación y Presupuesto para que autorice el pago
correspondiente.
Departamento de
Ingresos y Pagos
21. Entrega al Personal Operativo del Departamento de Ingresos y Pagos para la
impresión del reporte de las CLC y elabora relación de CLC (número, beneficiario y
monto) para entregar a la Subdirección de Contabilidad y Finanzas para el registro
contable correspondiente.
Departamento de
Ingresos y Pagos
22. Verifica en el SIAFF que las CLC estén pagadas por la TESOFE y procede a
registrar en el SARG fecha y número de las CLC y en la base de datos en Excel los
datos del beneficiario, importe y concepto, e informa al Departamento de Ingresos y
Pagos.
Personal Operativo
del Departamento de
Ingresos y Pagos
23. Recibe información del Personal Operativo de Departamento de Ingresos y Pagos
y, en su caso, le indica proceda a registrar la información para efectuar la
transferencia de recursos al banco correspondiente.
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No. Descripción de la Actividad Responsable
24. Captura los datos del banco correspondiente para la transferencia electrónica. Personal Operativo
del Departamento de
Ingresos y Pagos
25. Revisa que la información capturada sea la correcta y autoriza el pago en el
sistema bancario correspondiente e instruye al Personal Operativo del
Departamento de Ingresos y Pagos para continuar la operación.
Departamento de
Ingresos y Pagos
26. Imprime movimientos y registra información de bancos en controles internos. Personal Operativo
del Departamento de
Ingresos y Pagos
27. Recaba documentación (impresiones de las transferencias) y elabora “Oficio de
Entrega de Documentos a la Subdirección de Contabilidad y Finanzas” en el que se
detalla la entrega de documentos, suscrito por el Departamento de Ingresos y
Pagos para registro y resguardo de dicha Subdirección.
Personal Operativo
de Departamento de
Ingresos y Pagos
28. Recibe el “Oficio de Entrega de Documentos a la Subdirección de Contabilidad y
Finanzas”, lo firma y entrega a la Subdirección de Contabilidad y Finanzas para su
registro.
Recaba acuse de recibo en la copia del “Oficio” y lo archiva.
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6.2 Diagrama de Flujo
Procedimiento para la Gestión de Solicitudes de Pago
Subdirección de TesoreríaPersonal Operativo del Departamento de
Ingresos y PagosDepartamento de Ingresos y Pagos
Personal Operativo del Departamento de
Revisión y Control de Pagos
Departamento de Revisión y Control de
Pagos
“Volante
de Rechazo”
Inicio
1
Recibe de las Unidades
Administrativas el “Oficio
de Solicitud de Pago”
2
Entrega el "Oficio de
Solicitud de Pago" y la
documentación
justificativa y
comprobatoria de los
mismos, al personal
operativo del
Departamento de Revisión
y Control de Pagos.
3
Recibe "Oficio de Solicitud
del Pago" de bienes y/o
servicios con folio
consecutivo y fecha de
recepción, para inicio de
tramitación de pagos,
junto con la
documentación
justificativa y
comprobatoria ya revisada
por la Unidad
Administrativa.
4
Revisa que la
documentación cumpla
con la normatividad
vigente y cuente con
suficiencia presupuestal
¿Cumple con
normatividad y
presupuesto?
5
Elabora "Volante de
Rechazo" en original y
copia suscrito por el
fiscalizador respectivo,
con el visto bueno del
Departamento de Revisión
y Control de Pagos y la
rúbrica de la Subdirección
de Tesorería, indicando
los motivos del rechazo
6
Devuelve a la Unidad
Administrativa, mediante
el "Volante de Rechazo",
el "Oficio de Solicitud de
Pago" de bienes o
servicios, junto con la
documentación
justificativa y
comprobatoria recibida,
recaba acuse de recibo en
la copia del "Volante de
Rechazo" y lo archiva
Si
No
7
Solicitud y Pago
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Solicitudes de Pago
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Fecha de vigencia: 05/12/2012
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Procedimiento para la Gestión de Solicitudes de Pago
Subdirección de TesoreríaPersonal Operativo del Departamento de
Ingresos y PagosDepartamento de Ingresos y Pagos
Personal Operativo del Departamento de
Revisión y Control de Pagos
Departamento de Revisión y Control de
Pagos
“Solicitud
de Pago”
“Relación de
Documentos
Turnados al
Departamento de
Ingresos y Pagos”
7
Genera Layout, para su
registro en el SICOP e
imprime la solicitud de
pago que emite el mismo
sistema, y entrega al
Departamento de Revisión
y Control de Pagos, para
su revisión.
4
CLC
“Informe
de la Captura
de Solicitud
de Pago”
8
Accede al SICOP y
genera la “Solicitud de
Pago” que deberá
coincidir con la solicitud
generada en el SARG
9
Imprime el formato
“Informe de la Captura de
Solicitud de Pago”
10
Entrega al Departamento
de Revisión y Control de
Pagos el "Oficio de
Solicitud de Pago" junto
con la documentación
justificativa y
comprobatoria de los
mismos, la "Solicitud de
Pago" y el "Informe de la
Captura de Solicitud de
Pago"
11
Recibe el "Oficio de
Solicitud de Pago", la
documentación
justificativa y
comprobatoria, la
"Solicitud de Pago" y el
"Informe de la Captura de
Solicitud de Pago"
12
Revisa y valida las
solicitudes de pago en el
SICOP, sujetándose, en
su caso, a lo dispuesto en
las disposiciones del
Programa de Cadenas
Productivas de Nacional
Financiera, S.N.C., e
informa a la Subdirección
de Tesorería, de las CLC
pendientes de autorizar
por parte de la TESOFE
13
Recibe y autoriza las
solicitudes de pago de
SARG-SICOP, autoriza y
genera la CLC respectiva
anotando el folio, número
de CLC y turna al personal
operativo del
Departamento de Revisión
y Control de Pagos para la
impresión de la CLC.
14
Elabora la "Relación de
Documentos Turnados al
Departamento de Ingresos
y Pagos" en original y
copia
15
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Procedimiento para la Gestión de Solicitudes de Pago
Subdirección de TesoreríaPersonal Operativo del Departamento de
Ingresos y PagosDepartamento de Ingresos y Pagos
Personal Operativo del Departamento de
Revisión y Control de Pagos
Departamento de Revisión y Control de
Pagos
Excel
SARG
14
16
Archiva la copia de la
"Relación de Documentos
Turnados al Departamento
de Ingresos y Pagos" en
el expediente
"Departamento de
Ingresos y Pagos"
17
Recibe "Oficio de Solicitud
de Pago" junto con la
documentación
justificativa y
comprobatoria de los
mismos, la "Solicitud de
Pago", el "Informe de la
Captura de Solicitud de
Pago", la CLC y la
"Relación de Documentos
Turnados al Departamento
de Ingresos y Pagos"
18
Revisa en el SIAFF la
captura correcta del
importe, nombre del
beneficiario, RFC y
número de cuenta de los
datos de las CLC
recibidas
¿Es correcta?Si
No
19
Informa al Departamento
de Revisión y Control de
Pagos y éste informa al
Departamento de Ingresos
y Pagos si corrige o se
suspende el proceso
20
Firma en el SIAFF, con
clave electrónica que
asigna la TESOFE y las
entrega a la Dirección de
Programación y
Presupuesto para que
autorice el pago
correspondiente
21
Entrega al Personal
Operativo del
Departamento de Ingresos
y Pagos para la impresión
del reporte de las CLC y
elabora relación de CLC
(número, beneficiario y
monto) para entregar a la
Subdirección de
Contabilidad y Finanzas
para el registro contable
22
Verifica en el SIAFF que
las CLC estén pagadas
por la TESOFE y procede
a registrar en el SARG
fecha y número de las
CLC y en la base de datos
en Excel los datos del
beneficiario, importe y
concepto, e informa al
Departamento de Ingresos
y Pagos
23
15
Entrega al Departamento
de Ingresos y Pagos el
"Oficio de Solicitud de
Pago", documentación
justificativa y
comprobatoria, "Solicitud
de Pago", "Informe de la
Captura de Solicitud de
Pago", la CLC y la
"Relación de Documentos
Turnados al Departamento
de Ingresos y Pagos", y
recaba acuse de recibo en
la copia
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Procedimiento para la Gestión de Solicitudes de Pago
Subdirección de TesoreríaPersonal Operativo del Departamento de
Ingresos y PagosDepartamento de Ingresos y Pagos
Personal Operativo del Departamento de
Revisión y Control de Pagos
Departamento de Revisión y Control de
Pagos
“Oficio
de Entrega de
Documentos a la
Subdirección de
Contabilidad y
Finanzas”
Movimientos
23
Recibe información del
Personal Operativo de
Departamento de Ingresos
y Pagos y, en su caso, le
indica proceda a registrar
la información para
efectuar la transferencia
de recursos al banco
correspondiente
22
24
Captura los datos del
banco correspondiente
para la transferencia
electrónica
25
Revisa que la información
capturada sea la correcta
y autoriza el pago en el
sistema bancario
correspondiente e instruye
al Personal Operativo del
Departamento de Ingresos
y Pagos para continuar la
operación
26
Imprime movimientos y
registra información de
bancos en controles
internos
27
Recaba documentación
(impresiones de las
transferencias) y elabora
"Oficio de Entrega de
Documentos a la
Subdirección de
Contabilidad y Finanzas"
en el que se detalla la
entrega de documentos,
suscrito por el
Departamento de Ingresos
y Pagos para registro y
resguardo de dicha
Subdirección
28
Recibe el "Oficio de
Entrega de Documentos a
la Subdirección de
Contabilidad y Finanzas",
lo firma y entrega a la
Subdirección de
Contabilidad y Finanzas
para su registro. Recaba
acuse de recibo en la
copia del "Oficio" y lo
archiva.
Fin
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6.3 Anexos
No Aplica 7. Transitorios
Primero.- El presente Manual entrará en vigor al día siguiente de su publicación en la Normateca Interna. Segundo.- La interpretación de este Manual, será competencia de la Coordinación General de Administración y Finanzas y de la Dirección de Programación y Presupuesto, en el ámbito de sus respectivas competencias.
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8. Emisores
Autorizó:
Visto Bueno:
Xavier Abreu Sierra Director General
Esteban Fernández Valadez Coordinador General de Administración
y Finanzas
Elaboró: Supervisó:
_____________________________ Gabriel Martínez Hernández Director de Programación y
Presupuesto
_____________________________ José Antonio Melgoza Camarena
Director General Adjunto de Innovación y Mejora
R e g i s t r o Oficio Número:
CGAF/ /2012
Sello:
Fecha de dictaminación por el COMERI:
30 de noviembre de 2012
