Upload
others
View
5
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Sistem Pengurusan Mesyuarat Pejabat Bendahari SPMPB
Manual Pengguna ‘ketua admin’
1. Masuk ke laman utama SPMPB di ‘http://pb.uthm.edu.my/meeting_manager’. Paparan berikut akan
di paparkan.
Skrin 1
2. Masukkan id pengguna, katalaluan dan tekan button ’Log Masuk’.
3. Sekiranya anda adalah pengguna ’ketua admin’ yang sah, senarai jenis mesyuarat akan dipaparkan.
4. Klik ruangan pilihan di sebelah kiri mesyuarat yang anda ingin lihat.
26
Sistem Pengurusan Mesyuarat Pejabat Bendahari SPMPB
5. Skrin di bawah akan di paparkan.
6. Skrin ini terbahagi kepada 3 iaitu Menu Utama (A), Menu Sub Folder (B) dan Tajuk
Mesyuarat(C).
6.1. Klik ’icon’ ini untuk menambah Folder Tahun(yang belum ada dalam senarai yang di
paparkan).
6.2. Klik ’icon’ ini untuk membuang Folder Tahun yang telah dipilih dari senarai yang dipaparkan.
6.3. Klik ’icon’ ini untuk membuat kemaskini ke atas Folder Tahun yang dipilih dari senarai yang
dipaparkan.
26
Sistem Pengurusan Mesyuarat Pejabat Bendahari SPMPB
6.4. Klik ’icon’ ini untuk menambah pengguna bagi mesyuarat yang anda uruskan.
6.5. Klik ’icon’ ini untuk menggugurkan pengguna bagi mesyuarat yang anda uruskan.
6.6. Klik ’icon’ ini untuk membuat kemaskini kepada maklumat seseorang pengguna mesyuarat
yang anda uruskan.
6.7. Klik ’button’ ini untuk ke skrin carian.
6.8. Klik ’button’ ini untuk ke skrin arkib.
6.9. Klik ’button’ ini untuk keluar dari sistem.
6.10. Klik ’button’ ini untuk mencipta sub folder/bilangan mesyuarat baru.
6.11. Klik ’button’ ini untuk menamakan sub folder/bilangan
mesyuarat yang telah dipilih.
6.12. Klik ’button’ ini untuk memaparkan maklumat sub
folder/bilangan mesyuarat yang telah dipilih.
6.13. klik ’button’ ini untuk memasukkan maklumat yang berkaitan
dengan mesyuarat.
6.14. Klik ’button’ ini untuk menghapuskan sub folder/bilangan mesyuarat yang
telah dipilih.
6.15. Klik ’button’ ini untuk memberikan status kelulusan kepada
agenda/kertaskerja bagi sub folder/bilangan mesyuarat yang telah dipilih.
26
Sistem Pengurusan Mesyuarat Pejabat Bendahari SPMPB
Proses-proses berkaitan ’ketua admin’ ( urusetia )
1. Mewujudkan Folder utama Mesyuarat( Berikan nama folder ’Tahun_xxxx’ ) yang belum ada
dalam sistem SPMPB.
2. Menggugurkan Folder utama Mesyuarat sedia ada dari senarai sistem SPMPB.
3. Menamakan semula nama Folder utama mesyuarat yang tersenarai dalam sistem SPMPB.
4. Mewujudkan pengguna untuk mesyuarat yang diuruskan.
5. Menggugurkan pengguna untuk mesyuarat yang diuruskan.
6. Mengemaskini pengguna untuk mesyuarat yang diuruskan.
7. Membuat carian untuk mesyuarat yang diuruskan.
8. Membuat pengarkiban untuk mesyuarat yang diuruskan.
9. Mewujudkan sub folder/bilangan mesyuarat bagi mesyuarat yang diuruskan.
10. Menamakan semula sub folder/bilangan mesyuarat bagi mesyuarat yang diuruskan.
11. Menggugurkan sub folder/bilangan mesyuarat bagi mesyuarat yang diuruskan.
12. Memasukkan maklumat mesyuarat (pengesahan minit, perkara berbangkit,
agenda/kertaskerja, lampiran dan hal-hal lain).
13. Mencatatkan status keputusan bagi agenda/kertaskerja yang terlibat dengan sub
folder/bilangan mesyuarat yang diuruskan.
26
Sistem Pengurusan Mesyuarat Pejabat Bendahari SPMPB
Proses-proses berkaitan ’ketua admin’ ( urusetia )
1. Mewujudkan Folder utama Mesyuarat( Berikan nama folder ’Tahun_xxxx’ ) yang belum
ada dalam sistem SPMPB.
1.1 Klik ’icon’ ini untuk menambah Folder Tahun(yang belum ada dalam senarai yang di
paparkan).
1.2 Masukkan nama folder utama (Tahun_xxxx) yang akan menyimpan sub folder/bilangan
mesyuarat dalam popup di atas.
1.3 Folder baru tadi akan dipaparkan dalam senarai di menu utama(A).
26
Sistem Pengurusan Mesyuarat Pejabat Bendahari SPMPB
2. Menggugurkan Folder utama Mesyuarat sedia ada dari senarai sistem SPMPB.
2.1 Pilih folder yang ingin dibuang dengan memilih ruang pilihan yang selari dengan folder
tersebut seperti contoh dalam gambarajah di atas.
2.2 Klik ’icon’ ini untuk membuang Folder yang telah dipilih tadi.
26
Sistem Pengurusan Mesyuarat Pejabat Bendahari SPMPB
3. Menamakan semula nama Folder utama mesyuarat yang tersenarai dalam sistem SPMPB.
3.1 Pilih folder yang ingin dinamakan semula dengan memilih bulatan yang selari dengan folder
tersebut seperti contoh dalam gambarajah di atas.
3.2 Klik ’icon’ ini untuk membuat kemaskini ke atas Folder Tahun yang dipilih dari senarai
yang dipaparkan.
3.3 Taipkan nama baru dalam popup window seperti di atas.
3.4 Nama baru folder akan menggantikan nama lama folder dalam senarai di ruangan menu
utama(A) seperti gambarajah di atas.
26
Sistem Pengurusan Mesyuarat Pejabat Bendahari SPMPB
4. Mewujudkan pengguna untuk mesyuarat yang diuruskan.
4.1 Klik ’icon’ ini untuk menambah pengguna bagi mesyuarat yang anda uruskan.
4.2 Bahagian B akan bertukar kepada skrin ’pendaftaran pengguna’ seperti gambarajah di atas.
4.3 Masukkan maklumat dan klik ‘Daftar’. Mesej akan dipaparkan untuk mengetahui samada
pengguna berjaya atau gagal diwujudkan.
26
Sistem Pengurusan Mesyuarat Pejabat Bendahari SPMPB
5. Menggugurkan pengguna untuk mesyuarat yang diuruskan.
5.1 Klik ’icon’ ini untuk menggugurkan pengguna bagi mesyuarat yang anda uruskan.
5.2 Bahagian B akan bertukar kepada skrin untuk menggugurkan pengguna seperti gambarajah di
atas.
5.3 Buat pilihan di ruangan pilihan yang selari dengan pengguna yang ingin digugurkan seperti
gambarajah di atas.
5.4 Klik button ’Gugur’.
5.5 Pengguna yang digugurkan akan hilang dari senarai di bahagian B sekiranya proses
pengguguran berjaya.
26
Sistem Pengurusan Mesyuarat Pejabat Bendahari SPMPB
6. Mengemaskini pengguna untuk mesyuarat yang diuruskan.
6.1 Klik ’icon’ ini untuk membuat kemaskini kepada maklumat seseorang pengguna mesyuarat
yang anda uruskan.
6.2 Bahagian B akan bertukar kepada skrin senarai pengguna seperti gambarajah di atas.
6.3 Buat pilihan di ruangan pilihan yang selari dengan pengguna yang ingin dikemaskini seperti
gambarajah di atas.
6.4 Klik button ’Kemaskini’.
26
Sistem Pengurusan Mesyuarat Pejabat Bendahari SPMPB
6.5 Bahagian B akan bertukar kepada skrin ’kemaskini pengguna’ dan maklumat pengguna yang
telah dipilih tadi akan dipaparkan dalam setiap ruangan yang ada seperti gambarajah di atas.
6.6 Buat kemaskini pada maklumat yang berkaitan dan tekan button ’Kemaskini’.
26
Sistem Pengurusan Mesyuarat Pejabat Bendahari SPMPB
7. Membuat carian untuk mesyuarat yang diuruskan.
7.1 Klik ’button’ ini untuk ke skrin carian.
7.2 Bahagian B akan bertukar kepada skrin ’Carian Agenda/Kertaskerja’ seperti gambarajah di
atas.
7.3 Lakukan carian dengan mengisi salah satu cara carian iaitu samada melalui tajuk atau melalui
perkataan secara rawak.
7.4 Klik button ’Laksana Carian’.
7.5 Bahagian B akan bertukar kepada skrin ’hasil carian’ seperti gambarajah di atas.
26
Sistem Pengurusan Mesyuarat Pejabat Bendahari SPMPB
8. Membuat pengarkiban untuk mesyuarat yang diuruskan.
8.1 Klik ’button’ ini untuk ke skrin arkib.
8.2 Bahagian B akan bertukar kepada skrin arkib seperti gambarajah di atas.
8.3 Klik ruangan ’status arkib’ yang selari dengan folder utama(Tahun_xxxx) dan klik button
’Arkibkan’ untuk diarkibkan. Anda boleh membuat pilihan berganda(lebih dari satu pilihan).
26
Sistem Pengurusan Mesyuarat Pejabat Bendahari SPMPB
8.4 Folder yang berjaya diarkibkan akan masuk ke bahagian ’Senarai Nama Folder Mesyuarat
Yang Diarkibkan’ dan hilang dari bahagian ’Senarai Nama Folder Mesyuarat’ seperti
gambarajah di atas.
8.5 Anda boleh mengaktifkan semula folder yang telah diarkibkan dengan memilih folder dari
’Senarai Nama Folder Mesyuarat Yang Diarkibkan’ dan klik button ’restore’. Folder yang dipih
akan masuk semula ke bahagian ’Senarai Nama Folder Mesyuarat’.
26
Sistem Pengurusan Mesyuarat Pejabat Bendahari SPMPB
9. Mewujudkan sub folder/bilangan mesyuarat bagi mesyuarat yang diuruskan.
9.1 Klik Folder Utama yang anda ingini di menu ’Folder utama’ sebelah kiri seperti skrin di atas.
9.2 Klik ’button’ [ Baru + ] di sebelah kanan skrin untuk mewujudkan satu sub folder/bilangan
mesyuarat bagi folder utama yang telah dipilih di sebelah kiri.
9.3 Satu skrin popup akan dipaparkan seperti di atas untuk kemasukan nama sub folder/bilangan
mesyuarat tersebut. Masukkan nama yang anda kehendaki.
26
Sistem Pengurusan Mesyuarat Pejabat Bendahari SPMPB
9.4 Nama sub folder/bilangan mesyuarat yang baru diwujudkan akan dipaparkan di dalam senarai
sub folder/bilangan mesyuarat di sebelah kanan skrin seperti gambarajah di atas sekiranya
berjaya.
26
Sistem Pengurusan Mesyuarat Pejabat Bendahari SPMPB
10. Menamakan semula sub folder/bilangan mesyuarat bagi mesyuarat yang diuruskan.
10.1 Pilih mana-mana sub folder/bilangan mesyuarat di sebelah kanan skrin seperti gambarajah di
atas yang ingin dinamakan semula.
10.2 Klik ’button’ [ Namakan semula ].
10.3 Satu skrin popup akan dipaparkan seperti di atas untuk menamakan semula sub
folder/bilangan mesyuarat tersebut. Masukkan nama yang anda kehendaki.
26
Sistem Pengurusan Mesyuarat Pejabat Bendahari SPMPB
10.4 Nama sub folder/bilangan mesyuarat yang baru akan dipaparkan di dalam senarai sub
folder/bilangan mesyuarat di sebelah kanan skrin seperti gambarajah di atas sekiranya
berjaya.
26
Sistem Pengurusan Mesyuarat Pejabat Bendahari SPMPB
11. Menggugurkan sub folder/bilangan mesyuarat bagi mesyuarat yang diuruskan.
11.1 Pilih nama sub folder/bilangan mesyuarat yang anda ingin gugurkan di sebelah kanan skrin
seperti contoh di atas.
11.2 Klik ’button’ [ Buang - ].
11.3 Satu skrin pengesahan akan dipaparkan seperti di atas. Klik ’OK’ untuk teruskan
pengguguran dan ’Cancel’ jika ingin membatalkan.
26
Sistem Pengurusan Mesyuarat Pejabat Bendahari SPMPB
11.4 Nama sub folder/bilangan mesyuarat yang telah digugurkan akan hilang dari senarai sub
folder/bilangan mesyuarat di sebelah kanan skrin sekiranya berjaya seperti dalam gambarajah
di atas.
26
Sistem Pengurusan Mesyuarat Pejabat Bendahari SPMPB
12. Memasukkan maklumat mesyuarat (pengesahan minit, perkara berbangkit,
agenda/kertaskerja, lampiran dan hal-hal lain).
12.1 Pilih senarai sub folder/bilangan mesyuarat yang anda ingini seperti contoh di atas.
12.2 Klik ’button’ [ Kemaskini ].
Bahagian di sebelah kanan skrin akan bertukar seperti gambarajah di atas. Skrin di atas
terbahagi kepada 4 bahagian iaitu:-
i. Maklumat mesyuarat diadakan dan pengesahan minit mesyuarat.
- Masukkan setiap maklumat di ruangan ini. Klik ’button’ [ Browse ] untuk
memasukkan ’softcopy’ minit mesyuarat yang ingin disahkan.
- Klik ’button’ [ Simpan ] untuk menyimpan maklumat anda di bahagian i.
ii. Perkara berbangkit.
- Klik ’button’ [ Kemaskini ].
26
Sistem Pengurusan Mesyuarat Pejabat Bendahari SPMPB
- Skrin di sebelah kanan akan bertukar kepada seperti contoh di atas. Klik ’button’
[ Browse ] untuk memasukkan ’softcopy’ perkara berbangkit dan klik ’button’
[ Simpan ] untuk menyimpannya.
- Skrin akan berubah kepada skrin di atas semula.
iii. Kertaskerja dan kelulusan.
- Klik ’button’ [ Kemaskini ].
26
Sistem Pengurusan Mesyuarat Pejabat Bendahari SPMPB
- Skrin di sebelah kanan akan bertukar kepada seperti contoh di atas. Skrin ini akan
menyenaraikan semua agenda/kertaskerja yang telah dimasukkan ke dalam
sistem. Klik ’button’ [ Tambah + ] untuk memasukkan agenda/kertaskerja.
- Skrin di sebelah kanan akan bertukar kepada seperti contoh di atas. Masukkan
maklumat agenda/kertaskerja. Di ruangan kertaskerja, sekiranya ada softcopy
yang dimasukkan (menggunakan button [ Browse ] ), sila klik di ruangan ’Ada
Softcopy’. Sekiranya tiada softcopy yang dimasukkan anda perlu klik di ruangan
’Tiada Softcopy’.
- Klik button [ Simpan ] sekiranya ingin menyimpan maklumat yang telah anda
isikan atau klik [ Senarai Kertaskerja ] untuk kembali ke skrin senarai
agenda/kertaskerja.
26
Sistem Pengurusan Mesyuarat Pejabat Bendahari SPMPB
- Skrin di sebelah kanan akan bertukar kepada skrin senarai agenda/kertaskerja
semula seperti contoh di atas.
- Klik ’button’ [ Buang - ] untuk membuang agenda/kertaskerja yang diingini
(anda perlu memilih agenda/kertaskerja yang berkaitan terlebih dahulu dengan
meng ’klik’ ruangan bulat di sebelah kanan yang selari dengan
agenda/kertaskerja tersebut).
- Klik ’button’ [ Lampiran ] untuk memasukkan lampiran kepada
agenda/kertaskerja yang mempunyai lampiran (anda perlu memilih
agenda/kertaskerja yang berkaitan terlebih dahulu dengan meng ’klik’ ruangan
bulat di sebelah kanan yang selari dengan agenda/kertaskerja tersebut).
Masukkan maklumat lampiran dengan proses dan fungsi skrin serta ’button’ yang
hampir sama semasa kemasukan agenda/kertaskerja.
- Klik ’button’ [ Kemaskini Maklumat ] sekiranya anda ingin membetulkan atau
mengemaskini maklumat agenda/kertaskerja yang telah anda masukkan (anda
perlu memilih agenda/kertaskerja yang berkaitan terlebih dahulu dengan meng
’klik’ ruangan bulat di sebelah kanan yang selari dengan agenda/kertaskerja
tersebut). Anda akan di bawa ke skrin kemaskini maklumat agenda/kertaskerja
dengan paparan yang sama seperti dalam proses kemasukan agenda/kertaskerja.
- Klik ’button’ [ Senarai Mesyuarat ] untuk kembali ke senarai mesyuarat.
- Klik ’button’ [ Kelulusan ] untuk memberikan status agenda/kertaskerja yang
telah dimesyuaratkan.
iv. Hal-hal lain.
- Klik ’button’ [ Kemaskini ].
26
Sistem Pengurusan Mesyuarat Pejabat Bendahari SPMPB
- Skrin di sebelah kanan akan bertukar kepada seperti contoh di atas. Skrin ini akan
menyenaraikan semua hal-hal lain yang telah dimasukkan ke dalam sistem. Klik
’button’ [ Tambah + ] untuk memasukkan hal-hal lain.
- Ikuti langkah-langkah yang sama seperti di ’iii. Kertaskerja dan kelulusan’.
*Perbezaan hanya berlaku di skrin dan jenis maklumat yang dimasukkan.
- Klik ’button’ [ Senarai Mesyuarat ] untuk kembali ke senarai mesyuarat.
- Klik ’button’ [ Senarai Kertaskerja ] untuk kembali ke skrin agenda/kertaskerja.
12.3 Setiap bahagian maklumat di gambarajah di 12.2 boleh diisi berasingan dan tidak perlu diisi
secara serentak.
26
Sistem Pengurusan Mesyuarat Pejabat Bendahari SPMPB
13. Mencatatkan status keputusan bagi agenda/kertaskerja yang terlibat dengan sub
folder/bilangan mesyuarat yang diuruskan.
13.1 Klik pada sub folder/bilangan mesyuarat yang anda ingin lakukan proses kelulusan seperti
contoh di atas.
13.2 Klik ’button’ [ Kelulusan ].
13.3 Skrin di sebelah kanan akan menyenaraikan semua agenda/kertaskerja yang ada untuk
diluluskan.
13.4 Berikan status kelulusan untuk setiap agenda/kertaskerja pada ruangan ’Keputusan’ iaitu
samada lulus ( ), tidak lulus ( ), ’KIV’ atau ’Bersyarat’. Untuk tidak memberi apa-apa
status kelulusan sila pilih ruangan ’clear’.
26