MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS Prosedur... · ICU Unit Penyelarasan Pelaksanaan, JPM 4. SINGKATAN MPK IGFMAS ... Prosedur ini bertujuan memberi panduan kepada: 1. 1 Pejabat Perakaunan

MANUAL PROSEDUR KERJA

1GFMAS

JABATAN AKAUNTAN NEGARA

MALAYSIA

MODUL

LMS –External Loan

(LMS EL)

KEMASKINI PADA SEPTEMBER 2017

KERAJAAN MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS

MODUL INTER ENTITY (IE)

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA


MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS

MODUL INTER ENTITY (IE)

SENARAI ISI KANDUNGAN

BIL. NO. RUJUKAN

DOKUMEN TAJUK DOKUMEN MUKA SURAT

1.

SINGKATAN

SINGKATAN MPK iGFMAS

3 - 7

2

MPK IE-0008

PEMANTAUAN PROSES BERJADUAL PROGRAM

PENGKELASAN ANTARA ENTITI

8 - 13

2

SINGKATAN MPK IGFMAS

ABT Akaun Belum Terima

ABC Activity-Based Costing

ADP / AUC Aset Dalam Pembinaan (Asset Under Construction)

ANM Akauntan Negara Malaysia

AO Pejabat Perakaunan (Bahagian Akaun Kementerian / JANM Negeri / Cawangan)

AP Arahan Pembayaran / Authorised Personnel / Arahan Perbendaharaan (redundant)

APG Arahan Potongan Gaji

APK / SI Arahan Pengurangan Kuantiti Bekalan dan Perkhidmatan (Stop Instruction)

APP Pengguna Aplikasi

AR Account Receivable

BA Bahagian Akaun Kementerian

BB Baucar Bayaran

BKP Bahagian Khidmat Perunding, Jabatan Akauntan Negara Malaysia

BNM Bank Negara Malaysia

BP Business Partner

BPAD Bahagian Pengurusan Audit Dalam, Jabatan Akauntan Negara Malaysia

BPOPA Bahagian Perkhidmatan Operasi Pusat dan Agensi, Jabatan Akauntan Negara Malaysia

BPOPP Bahagian Pengurusan Operasi Pejabat Perakaunan, Jabatan Akauntan Negara Malaysia

BPPP Bahagian Pembangunan Perakaunan dan Pengurusan, Jabatan Akauntan Negara Malaysia

BPTM Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat, Jabatan Akauntan Negara Malaysia

BPD Borang Pergerakan Dokumen

BW / BI Business Warehouse / Business Intelligence

BWTD Bahagian Pengurusan Wang Tak Dituntut, Jabatan Akauntan Negara Malaysia

3


CA Certified Authority

CAA Carta Akaun Akruan

CM Cash Management

COGSTR Certified under the Goods and Service Tax (Relief) Order 2014 – Sijil Pelepasan GST

CPC Certificate of Practical Completion

CTL Cek Tak Laku

DO Nota Pesanan Penghantaran (Delivery Order)

DTB Desktop Banking

EC Laporan Penyata Pendapatan

ECC Enterprise Central Component

Ee Kumpulan Pekerja (Employee Group)

EeSubgroup Sub Kumpulan Pekerja (Employee Subgroup)

EFT Electronic Fund Transfer

EG Electronic Government

eP ePerolehan

GPKI Government Public Key Infrastructure

GTS Government Travel System

HCM Human Capital Management

HO Ibu Pejabat

HR Human Resource

HRMIS Human Resource Management Information System

iA Innovation Associates Consulting Sdn Bhd. Juga dikenali sebagai System Integrator (SI)

ICU Unit Penyelarasan Pelaksanaan, JPM

4


IPN Institut Perakaunan Negara, Jabatan Akauntan Negara Malaysia

Jab Jabatan

JANM Neg Jabatan Akauntan Negara Malaysia Negeri

JANM Neg / Caw Jabatan Akauntan Negara Malaysia Negeri / Cawangan

JKKPP Jawatankuasa Kerja Perakaunan Pengurusan

JKP Jawatankuasa Pemandu Akruan

JKPPA Jawatankuasa Pelaksanaan Perakaunan Akruan Kementerian

JSM Job Schedule Management

KA Desktop Banking

Kem Kementerian

KEW.8 Borang Penyata Perubahan Gaji

KEW. 320 / SG20 Borang Perubahan Gaji

KEW310E Borang Wujud / Batal / Kemas kini Akaun Pukal

KEW310 Borang Wujud Akaun Pukal

KEW311 Borang Kemas Kini Akaun Pukal

KGT Kenaikan Gaji Tahunan

KnowA Knowledge Article

KP Kad Pengenalan

KWSP Kumpulan Wang Simpanan Pekerja

LA AO Local Admin - Pejabat Perakaunan

LHDN Lembaga Hasil Dalam Negeri

LoA Limit of Amount

LPC Sijil Gaji Akhir

5


LTH Laporan Terimaan Harian / Lembaga Tabung Haji (redundant)

LUH Laporan Urus niaga Harian

MM Material Management

MP Manual Pengguna iGFMAS

MPKA Mesyuarat Pengarah dan Ketua Akauntan

MyCost Sistem Pengkosan Kerajaan Persekutuan

NPB / GRN Nota Penerimaan Bekalan dan Perkhidmatan (Goods / Services Received Notes)

NPP / FRN Nota Pelaksanaan Perkhidmatan (Fulfillment Receipt Notes)

OTC One Time Customer

PAT Penutupan Akhir Tahun

PBH Kementerian

PC Borang Penyata Perubahan Gaji

PCB Borang Perubahan Gaji

Penyedia Pegawai diberi kuasa sebagai Penyedia

Peraku I Pegawai diberi kuasa sebagai Peraku I

Peraku II Pegawai diberi kuasa sebagai Peraku II

PERKESO Pertubuhan Keselamatan Sosial

PK / PO Pesanan Kerajaan Bekalan dan Perkhidmatan (Purchase Order)

PP Pejabat Pemungut

PPPA Pasukan Pelaksanaan Perakaunan Akruan, Jabatan Akauntan Negara Malaysia

Pre DME Pre Data Medium Exchange

PTJ Pusat Tanggungjawab

RA Registration Authority

6


SA Sub Admin

SAP System Application and Product

SAPGUI SAP Graphical User Interface

SBP Sistem Bayaran Pukal

SFTP Secured File Transfer Protocol

SOLMAN Solution Manager

SPA Sistem Pengurusan Aset

SST Surat Setuju Terima

TK / CO Tanggungan Kontrak Kerajaan Bekalan dan Perkhidmatan (Contract Order)

TJ (K) / CW Tanggungan Kontrak Kerajaan Kerja (Contract Work Order)

TP1 Personal Tax Waive Able Claims

TT Telegraphic Transfer

USB Universal Serial Bus

VO Perubahan Tanggungan Kontrak

WebI Web Intelligence

WO Inden Kerja / Pesanan Kerja (Work Order)

WJP Wang Jaminan Pelaksanaan

WPUA Waran Perjalanan Udara Awam

iGFMAS Integrated Government Financial Management and Accounting System

iSPLN Integrated Sistem Perakaunan Luar Negeri

7


MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL INTER ENTITI (IE)

TAJUK : PEMANTAUAN PROSES BERJADUAL PROGRAM PENGKELASAN ANTARA ENTITI

RUJUKAN DOKUMEN : MPK IE-08 MUKA SURAT : 1/6

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan memberi panduan kepada:

1. 1 Pejabat Perakaunan untuk memantau Program Pengkelasan Antara Entiti (ZUGL202) yang

dijana secara berjadual oleh Team Job Scheduling Management (JSM) secara harian bagi

memastikan semua dokumen telah berjaya diproses.

1.2 Bahagian Akaun Kementerian dan Pejabat Perakaunan untuk memantau dan memastikan

baki akaun Terhutang Kepada / Daripada (Kod GL A9911101), Pindahan Masuk (Kod GL

H9911101) dan Pindahan Keluar (Kod GL B9911101) dinyatakan dengan tepat dalam

pelaporan Penyata Kewangan.

2.0 SKOP

Prosedur ini diguna pakai oleh Pejabat Perakaunan untuk memantau, menyemak dan mengambil

tindakan segera sekiranya terdapat ralat ke atas transaksi antara entiti (Inter Entity - IE) yang

diproses oleh program pengkelasan antara entiti. Program ini dijadualkan secara background job

(dijana oleh Job Schedule Management (JSM)) pada setiap hari mengikut kekerapan dan masa

seperti di bawah. Sehubungan itu, Pejabat Perakaunan perlu memastikan Job di bawah berjaya

dijana tanpa ralat.

Job Name Kekerapan

Janaan Masa Job

dijana Kekerapan semakan

ZIE_<KodAO>_ZUGL202_NORM_D_001 Harian 2.00 pagi Harian

ZIE_<KodAO>_ZUGL202_NORM_Z_001 Setiap 1hb 2.00 pagi Sekali sebulan

ZIE_<KodAO>_ZUGL202_NORM_M_001 Pada hari ke 2

bekerja bulan baru 2.30 pagi Sekali sebulan

Dokumen antara entiti yang berjaya diproses akan di tagging dengan lengkap manakala dokumen

yang gagal diproses akan dipaparkan dalam Laporan Pengkelasan Antara Entiti.

Semakan baki kod GL yang melibatkan transaksi antara entiti perlu dilakukan secara harian

dan bulanan.

8






Berikut merupakan medan yang akan dikemas kini di dalam dokumen antara entiti dan dokumen

pengkelasan antara entiti :

Medan Dokumen Antara Entiti Dokumen Pengkelasan Antara Entiti

Nombor Dokumen 3200053257 7603034311

Jenis Dokumen C3 IE

Tarikh Post 23.05.2019 23.05.2019

Bilangan Nombor Dokumen IE 1 -

Proses ID ID00217 ID00217

Tarikh Proses ID 27.05.2019 27.05.2019

Status/Indikator P P

3.0 JENIS PENGKELASAN ANTARA ENTITI

Proses Pengkelasan Antara Entiti akan mengkelaskan transaksi Terhutang Kepada / Daripada (Kod

GL A9911101) kepada akaun Pindahan Masuk (Kod GL H9911101) dan Pindahan Keluar (Kod GL

B9911101) mengikut Pegawai Pengawal dan Vot / Dana di bawah. Transaksi Antara Entiti selain Vot

/ Dana di bawah dilaporkan di Penyata Kewangan Pegawai Pengawal sebagai Terhutang Kepada /

Daripada.

BIL. PEGAWAI PENGAWAL Vot / Dana (Fund)

1. Semua Pegawai Pengawal Vot B kecuali Vot B99

2. Semua Pegawai Pengawal Vot T

3. Semua Pegawai Pengawal Vot P98

4. Semua Pegawai Pengawal kecuali B7 G000

5. Semua Pegawai Pengawal Vot P

6. Semua Pegawai Pengawal Vot S

7. Semua Pegawai Pengawal kecuali B7 P00

8. Semua Pegawai Pengawal kecuali B7 S00

9






4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB

a) Pemantauan Proses Berjadual Harian dan Langkau Bulan

Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

1.

2.

3.

4.

Semak status di SM37 samada

status;

a) Finished

b) Active

c) Cancelled

Sekiranya status ‘Finished’, pastikan

kewujudan Output Spool List untuk

tindakan selanjutnya. Lakukan

semakan Job Log bagi prosess

berjadual yang tidak mempunyai

Output Spool List. (Rujuk MP IE-001

Tatacara Pemantauan JSM Proses

Pengkelasan Antara Entiti - Para

3.0)

Semak Laporan Output Spool List

yang dijana. Kenalpasti ralat dan

dokumen yang gagal diproses.

(Rujuk MP IE-001 Tatacara

Pemantauan JSM Proses

Pengkelasan Antara Entiti – Para

3.3)

Sekiranya memerlukan janaan

semula program pengkelasan.

[Rujuk MP IE-002 Tatacara Proses

Pengkelasan Antara Entiti (Proses

Ad Hoc)]

AO

AO

AO

AO

10







5.

6.

7.

Bagi dokumen antara entiti yang

berjaya diproses, semak tagging

dokumen di Display Document, kod

transaksi FB03 adalah lengkap.




3.4)

Perlu pastikan kod GL Amaun

Terhutang Daripada / (Kepada) (Kod

A9911101) berbaki kosong di

peringkat Pejabat Perakaunan bagi

tempoh tahun semasa secara harian /

mingguan / bulanan. Contoh: berbaki

kosong bagi tahun 2019 (tanpa

mengambil kira baki awal).

(Rujuk Lampiran A – Tata Cara

Semakan Baki Antara Entiti

Peringkat Pejabat Perakaunan)

Perlu pastikan kod GL Amaun

Terhutang Daripada / (Kepada) (Kod

A9911101) berbaki kosong di

peringkat Pegawai Pengawal

Kementerian bagi Dana Am,

Kumpulan Wang Pembangunan dan

PFI.

(Rujuk Lampiran B - Semakan Baki-

baki GL Antara Entiti)

AO

AO

AO / BA

Kementerian

11







8.

9.

Perlu pastikan jumlah Pindahan

Masuk (kod GL H9911101) dan

Pindahan Keluar (kod GL B9911101)

berbaki kosong di peringkat Pejabat

Perakaunan. (Rujuk Lampiran A -

Tatacara Semakan Baki Antara

Entiti Peringkat Pejabat

Perakaunan)

Sekiranya status ‘Active’, perlu ambil

tindakan selanjutnya.




3.1)

Sekiranya status ‘Cancelled’, perlu

log incident di 1GFMAS Service

Helpdesk.

AO

AO

12






5.0 LAMPIRAN

5.1 Lampiran A - Tatacara Semakan Baki Antara Entiti Peringkat Pejabat Perakaunan.

5.2 Lampiran B - Semakan Baki-baki GL Antara Entiti.

6.0 RUJUKAN / PEKELILING

6.1 Manual Pengguna (MP) iGFMAS Modul Antara Entiti

6.1.1 MP IE-001 Tatacara Pemantauan JSM Proses Pengkelasan Antara Entiti

6.1.2 MP IE-002 Tatacara Proses Pengkelasan Antara Entiti

13

Documents

MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS Prosedur... · ICU Unit Penyelarasan Pelaksanaan, JPM 4. SINGKATAN MPK IGFMAS ... Prosedur ini bertujuan memberi panduan kepada: 1. 1 Pejabat Perakaunan