VERSION 1 - 2011

MANUAL DEL USUARIO

BACK- SAP CAPACITACION USUARIO FINAL

MANUAL DE INVENTARIOS FISICOS

ICONOS

Por cada actividad si hay recomendaciones realizarlas con un icono de alerta, para que el lector o

usuario conozca algunas recomendaciones. Adjunto el modelo o ejemplo.

Icono Significado

Precaucin

Ejemplo

Nota

Recomendacin

Sintaxis

A

1. OBJETIVO DEL PROCESO

El proceso de realizar inventario fsico se aplica para dar cumplimiento a los procedimientos

establecidos.

2. DIAGRAMA DE FLUJO

Si

Realizar ajustesRealizar ajustes

Facturar ajustesFacturar ajustes

Cuentas por cobrar

Cuentas por cobrar

Cerrar proceso y Notificar

resultados

Recibir resultados del

proceso

Recibir resultados del

proceso

No

FinFin

Recibir resultados del proceso, si

aplica

Recibir resultados del proceso, si

aplica

Recibir resultados del proceso, si

aplica

Recibir resultados del proceso, si

aplica

13

15

16

Administracin de inventarios Realizar inventario fsico

Revisor FiscalAuditorAprobadorContador FsicoAdministrador de

inventariosSolicitante

Solicitar realizacin de Inventario fsico

Solicitar realizacin de Inventario fsico

SelectivoSelectivo

Definir e informar items a inventariar

Hacer corte de documentos

Realizar conteo fsico

Realizar conteo fsico

Generar documentos requeridos

Si

Definir cronograma y enviar notificacin

Definir cronograma y enviar notificacin

No

Recibir notificacin y cronograma

Recibir notificacin y cronograma

Recibir notificacin y cronograma

Recibir notificacin y cronogramaAA

AA

01

02

03

04 05

06

07

08

InicioInicio

Comparar inventario en libros

Vs. conteo fsico

Hay diferencias?Hay diferencias?

Requiere nuevo conteo?

Requiere nuevo conteo?

Realizar recuento fsico

Si

Si

Analizar resultados

Inventario selectivo?

Inventario selectivo?

No

Requiere ajustes?

Requiere ajustes?

Si

Recibir Informe de inventario a ajustar

Recibir Informe de inventario a ajustar

No

Aprueba ajustes?

Aprueba ajustes?

Notificar Rechazo de ajustes y justificacin

Notificar Rechazo de ajustes y justificacin

No

Si

No

Si

09

10

11

12

14

No

No

3. RESULTADO ESPERADO

Generar informe de los documentos de inventario aplicados, que puedan mostrar las diferencias

valorizadas de las existencias inventariadas y el registro estadstico del origen de dichas

diferencias, lo cual incluye las causaciones contables de las mismas.

4. Resumen y Descripcin de la Transaccin

Las transacciones principales que nos permiten realizar el inventario fsico se relacionan en el

siguiente resumen:

MI01 Crear documento de inventario

MI02 Modificar documento de inventario

MI05 Modificar recuento de inventario

MI06 Visualizar recuento de inventario

MI21 Imprimir documento inventario

MI22 Visualizar documento de inventario

MI23 Visualizar datos inventario de material

MI24 Lista inventario

ADMINISTRACION

DE INVENTARIOS

En la pantalla de SAP presentamos la gua para llegar a estas transacciones

Descripcin Proceso: Realizar el inventario general o por muestreo, de los bienes en stock dentro de los centros de distribucin o los almacenes

Modulo: MM

Nombre Transaccin ppales:

.MI01 MI02-MI11 MI21 MI04-MI09-MI05-MI07-MI08 / MI 52 de inventario por muestreo

Ruta: Logstica Inventarios Documentos para inventarios / Recuentos inventarios / Diferencia / Inventario por muestreo

Resumen del modelo de proceso empresarial

En este Manual se explica cmo se crea el documento de inventario de libre utilizacin mediante la transaccin MI01.

RECOMENDACIONES

PASOS A SEGUIR

1.1. Acceda a la transaccin:

Acceso mediante mens Logstica >> Gestin de Materiales >> Inventario >> Crear >>

Acceso va cdigo de transaccin

MI01

1.2.1 En la imagen "Crear documento de Inventario: Acceso", complete los campos con la informacin que se especifica en la tabla siguiente:

Bloqueo de contabilizacin por inventario

Indicador que especifica que durante el recuento de inventario no se podrn contabilizar

movimientos de mercancas para los stocks de un material contenidos en el documento

para inventario.

Utilizacin

El indicador se fija en todos los stocks afectados (stock de almacn, stock de lote o stock

especial) para todas las clases de stock y se anula una vez contabilizado el recuento de

inventario. Existen dos posibilidades para fijar el indicador de bloqueo:

justo al registrar el documento para inventario, si el recuento debe tener lugar de forma

inmediata;

poco antes del recuento, en el caso de que ste deba efectuarse ms tarde. Puede fijar el

indicador mediante Documento para inventario -> Modificar en los datos de cabecera del

documento para inventario, o bien fijarlo mediante batch input

Fijar stock terico

Indica que se han fijado los stocks tericos de las posiciones de un documento para

inventario que an no se han pagado.

Utilizacin

Este indicador origina que el stock terico actual se conserve en el documento para

inventario. El sistema compara el stock contado con el stock terico fijado para

comprobar si existen diferencias de inventario.

Procedimiento

Si el registro de los resultados del inventariado no se efecta inmediatamente despus

del inventariado fsico, resultar oportuno fijar este indicador para que un eventual

movimiento de mercancas ya no modifique el stock terico relevante para el inventario .

Incluir lotes con peticin de borrado

Indica que en la seleccin tambin se pueden incluir lotes que estn marcados para

borrado.

Utilizacin

Marque este campo, en caso de que quiera incluir los lotes marcados para borrado de un

material en el documento para inventario

En resumen se recomienda marcar para el inventario cada uno de los flags establecidos en otras especificaciones para un proceso de inventario. Estas transacciones le permitirn escoger los bienes a inventariar no obstante en el presente manual se explicara en paginas siguientes como se realiza un inventario a un centro, un almacn y/o un grupo de materiales sin tener que escoger uno a uno cada uno de ellos.

1.2.2 Presione ENTER una vez haya introducido los datos necesarios, luego aparecer la siguiente pantalla, para designar los datos del cdigo de material a solicitar en inventario de la ventana de escogencia presentada por el sistema, paso a paso escogiendo el texto breve del material para cada uno.

Los cdigos de los materiales pueden escogerse o registrarse manualmente e incluso ser pegados desde una lista hasta la capacidad de posiciones que registra la ventana.

1.2.3 Fijada la lista de cdigos de materiales de Enter y le aparecer en la parte inferior de la pantalla el siguiente registro de documento para inventario:

Nota: En la siguiente tabla, en la columna "R/O/C": "R" = Obligatorio, "O" = Opcional, "C" = Condicional

(Nombre campo)

Descripcin R/O/C Accin de usuario y valores Comentarios

Fecha documento

Fecha de solicitud de creacin del documento

R Da, mes y aos en que se crea el documento de inventario.

Fecha planif. recuento

Fecha en que se planea ejecutar el documento

R Da, mes y ao en que se planea la ejecucin del inventario

Centro Un centro es una unidad de organizacin que sirve para subdividir una empresa en funcin de aspectos de: Almacenamiento, Produccin, aprovisionamiento, ventas, mantenimiento y planificacin de necesidades

R Nmero del centro al que pertenece el almacn al que se le realizara el inventario. Este campo es obligatorio si quiere hacer el inventario por centro.

Djelo as.

Almacn Nmero de almacn al que se le crea documento para inventario.

R Digite l nmero del almacn al que le creara el documento de inventario. Este campo es obligatorio si quiere hacer el inventario por almacn.

Djelo as.

Otras especificaciones

Fijar bloqueo de contabilidad

Indicador que especifica que durante los conteos del inventario no se podrn contabilizar movimientos de mercancas

R Fije el bloqueo de contabilidad si el inventario es el realizado una vez al ao. Para el caso de entrega de almacenista a almacenista no lo fije para no bloquear los movimientos de los materiales.

El indicador se fija en todos los Stock afectados. (Stock de almacn, Stock de lote.)

Fijar Stock terico

Este indicador origina que el Stock terico actual se conserve en el documento para inventario.

O Fije el indicador Es importante fijar este indicador para que un movimiento eventual de mercancas no modifique el Stock terico relevante para el inventario.

Referencia de Inventario

Indica el nmero o nombre de un documento externo para identificar el inventario.

O Digite un nmero o nombre que le describa el documento que est creando.

Tipos de Stock

Indica que el Stock para cada uno de los tipos se ve afectado por la operacin movimiento de mercancas Inventario.

R Fije los tipos de Stock:

Libre utilizacin

En control de calidad

Bloqueado

Incluye materiales inventariados

Selecciona para el inventario materiales ya inventariados

O Si est fijado este indicador, tambin se incluirn de nuevo en la seleccin para el

inventario los materiales ya inventariados.

Si no est fijado este indicador, se seleccionarn solamente los materiales y lotes no inventariados

Clasificacin Opciones de la informacin que se despliega en el documento de inventario.

R Escoja la opcin que quiera ver en el documento de inventario.

2.1 VERIFICAR N DE DOCUMENTO DE INVENTARIO:

Acceso mediante mens Logstica >> Gestin de Materiales >> Inventario >> Documento para inventario >> Visualizar

Acceso va cdigo de transaccin

MI03

Como observamos esta transaccin nos permite evaluar por cada posicin las diferentes ventanas de SAP,

el estatus de cada material en el inventario como por ejemplo: Al consultar el historial del inventario en una

posicin observamos que a la fecha de consulta no tiene registro de conteo y la misma ventana en la parte

superior nos permite ir pasando por cada uno de los materiales que conforman el inventario. El siguiente

ejemplo se presenta cuando conocemos el nmero del documento de inventario.

2.1.1 Cuando no conocemos el documento de inventario, entramos a la misma transaccin MI03

Visualizar Documento de Inventario: Acceso:

Si no conoce el No. de Documento de inventario debe dar click sobre el match code y se le

despliega el siguiente cuadro:

2.1.2 En esta pantalla se ingresa el Centro y el Almacn, a los cuales se les est haciendo el

inventario, y de un click en el icono de Ejecutar desplegando la pantalla Visualizar

Documentos de Inventario Para Material:

Como se puede observar en la columna Status del Documento, todos los materiales del

inventario estn con Status Documento Activo, lo que quiere decir que se estn inventariando

pero no se han contabilizado, tambin nos damos cuenta de cul es el No. de Inventario del

conteo que se est realizando, como se resalta en la imagen anterior

3.1 MODIFICAR DOCUMENTO DE INVENTARIO.

Para modificar un documento de inventario

3.1 IMPRIMIR DOCUMENTO DE INVENTARIO

Acceso mediante mens Logstica >> Gestin de Materiales >> Inventario >> Documento para inventario >> Imprimir

Acceso va cdigo de transaccin

MI21

3.1.1 En la imagen Entrar Recuento Inventario:Acceso

De un click en el icono ejecutar y aparece la siguiente pantalla:

Digite aqu l nmero del

documento de inventario a

imprimir.

Lo normal es que el sistema

ya trae el nmero

automticamente o si no

bsquelo.

Luego de click sobre el icono Visualizacin de impresin si necesita visualizar primero las

planillas y luego en el icono imprimir para listar las planillas para conteo.

La presentacin de las planillas ser la siguiente:

Luego de haber realizado el conteo respectivo a cada material que aparece en la lista, se pasa a

registrar en el sistema R/3.

4.1 REGISTRAR CONTEOS DE INVENTARIO

Acceso mediante mens Logstica >> Gestin de Materiales >> Inventario >>

Recuento de Inventario >> Registrar

Acceso va cdigo de transaccin MI04

Aqu se coloca la fecha y

la firma de la persona

que realiz el conteo.

4.1.1 En la imagen Entrar Recuento Inventario: Acceso:

Aqu debe escribir

la cantidad

contada.

Definido el documento de inventario a registrar se muestra en la pantalla la ventana para los

registros de las cantidades fsicas contadas en el ejercicio.

Diligencie los siguientes campos:

(Nombre campo)

Descripcin R/O/C Accin de usuario y valores Comentarios

Recuento cero

Indica que la cantidad contada es igual a cero.

R Fije este indicador en el caso de que la cantidad contada sea igual a cero.

En el caso de no fijar este indicador con un Stock cero, la posicin se considerara como no contada.

Cantidad Indica la cantidad a mover en unidad de medida de entrada. La cantidad se convierte de forma automtica en unidades de medida de almacn. (unidad de medida base)

R Introduzca aqu la cantidad que trae registrada en la planilla de conteo.

Si la cantidad es cero solo debe fijar el flag del cuadro de la derecha.

Para bajar de pgina y continuar digitando el conteo respectivo de click sobre el icono Pgina

siguiente o para devolverse o subir de pgina de click sobre el icono Pagina Anterior:

Digite aqu la

cantidad contada

Una vez haya registrado en el sistema R/3 las cantidades contadas y plasmadas en la planilla,

oprima el icono disquete para grabar.

Aparece un aviso en la parte inferior de la pantalla indicando que el recuento para el documento

100000087 ya quedo registrado.

Para Analizar las diferencias de inventario se realiza la transaccin MI20 en la cual se registra el

documento de inventario a tratar.

Ejecutada la transaccin se genera el listado de diferencias de inventario.

Para tratar el listado de diferencias inventario existen varios pasos o actividades que se ejecutan

segn corresponda, como observamos en el ejemplo tenemos marcados los tem que presentan

diferencias vs entre la cantidad terica y la cantidad contada, en la misma ventana se muestra

que se puede modificar el recuento o realizar un registro del recuento, para el caso en cuestin

se decide modificar el recuento lo cual nos lleva nuevamente a la ventana de recuento se

registra el verdadero valor de recuento y se guarda.

a) Modificar Recuento: Con el cual se revisa y registran los datos reales del conteo en caso

de que al volver a realizar el conteo fsico se deba realizar dichas modificaciones.

b) Aplicado y guardado el recuento se puede proceder a realizar la contabilizacin de las

diferencias siempre que estas existan como el ejemplo resaltado.

c) Ejecutada la contabilizacin el sistema nos lleva a la transaccin MI07- Eliminar

diferencias, en esta primero nos muestra un encabezado y posteriormente lista los bienes

a tratar en dichas diferencias.

Se definen los motivos por los cuales se aplica dicha diferencia y el sistema realiza la

aplicacin contable para que se genere el documento financiero correspondiente.

Posteriormente podemos observar la aplicacin de las diferencias del inventario con el

documento generado contablemente a travs de la MIGO, como se muestra en el ejemplo

adjunto.