Manual de Sap

Capacitacin usuarios de ventas manejo del sistema SAP

MANAGER JJMR

INCIAR SAP

Para iniciar SAP Business One, haga doble clic en el icono

INICIAR SAP BUSINESS ONE, CONECTARSE

La primera pantalla que aparece es la de acceso, donde se introduce el nombre de usuario y la contrasea.

Id usuario: ventast1

Id usuario: ventast2

Clave de acceso: ventas o la que en ese momento se tenga asignada.

PANTALLA PRINCIPAL

Si en algn momento no apareciera el men principal se puede activar o desactivar usando los siguientes

procedimientos.

1. Clic en la pestaa ventana y seguido clic en men principal

2. Presionando las teclas ctrl + 0 (control + cero), el cero es del teclado alfanumrico.


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OPCIONES DE LA PANTALLA INICIAL DE SAP

Barra de mens.

Opciones de la barra de men:

Archivo:

Editar:

VISUALIZAR (mantener siempre activada la opcin capos definidos ya que esta opcin es necesario para los

procesos de oferta y orden de venta que posteriormente se trataran.)

DATOS (nos permite ir a las opciones que despliega el men en un determinado documento de marketing,

posteriormente se indicara todos estos procesos con mtodo abreviado o combinacin de teclas para su

fcil acceso)


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MODULOS (son las mismas opciones del men principal)

BARRA DE HERRAMIENTAS

Presentacin preliminar de una oferta u orden de venta.

Este nos permite realizar una bsqueda dentro de los distintos documentos en SAP

Nos permite entrar al modo crear en cualquier documento de marketing de SAP

Nos permite navegar en los documento de SAP ir al primer registro, ir al anterior, ir al

siguiente e ir al ltimo registro.

LA BARRA DE ESTADO

La barra de estado se extiende por todo el borde inferior de la ventana principal de SAP y contiene varios

campos. Y muestra lo siguientes mensajes

Un mensaje de error aparece sobre un fondo rojo e informa de que el procedimiento no puede continuar

hasta que se lleve a cabo una accin correctiva. En el mismo mensaje da la solucin a realizar para que puede

proceder a crear la accin deseada.

Un mensaje de informacin aparece sobre un fondo azul e informa de un problema que no impide que

contine el procedimiento.

Un mensaje de confirmacin aparece sobre un fondo verde e informa de la ejecucin correcta de un

procedimiento.

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PUNTOS IMPORTANTES DE OPERATORIA Y FUNCIONES EN EL SISTEMA COMO USUARIO DE VENTAS.

1. Crear socios de negocios (clientes.

2. Ofertas de ventas.

3. rdenes de venta.

CREAR SOCIO DE NEGOCIOS:

Antes de crear un socio de negocios se tiene que verificar si existe en el sistema caso contrario se procede a

crearlo.

Para ello buscamos la opcin socio de negocios, datos maestros socio de negocios

Al iniciar la opcin datos maestros socio de negocios aparece en color amarillo todos los campos en los

cuales se puede realizar una bsqueda. Las opciones ms usadas son bsqueda por cdigo de cliente

(CLIE00452) o bien por nombre (razn social (EORM AGUACATAN)). Luego de escribir el texto en el campo

a realizar la bsqueda se procede a dar clic en buscar o bien dar ENTER.

Si no se sabe con exactitud el nombre del cliente se coloca * AGUACATAN y ENTER con esta opcin

desplegara todos los socios que contengan la palabra AGUACATAN, si en el listado que aparece despus de

realizar la bsqueda est el cliente que deseamos solo copiamos el cdigo y lo pegamos en la oferta u

orden de venta caso contrario sino esta entonces damos clic en el botn nuevo (CTRL+A) para crear

un nuevo socio de negocios. Para lo cual la ventana tendr que aparecer as.

Socio de negocios Datos maestros

Opcin campos

definidos por el

usuario

habilitada

Ctrl+shift+u

Opcin

visualizar


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Comparando con la opcin bsqueda esta venta ahora aparece en blanco todos los campos que deben ser

llenos por el usuario entre los cuales son obligatorios los siguientes campos.

1. Nombre (razn social). Luis Campos

2. Nombre comercial, puede ser el mismo nombre o en su defecto heladera 3 sabores ej.

3. Grupo, en este campo hay un listado en el cual se designa el tipo de cliente

Pestaa general: campos obligatorios

Telfono

NIT

Territorio (depende de la ruta)

Ruta

Sucursal

Clientes que compran con regularidad Este cliente no lo pueden asignar Clientes asignados con autorizacin previa. (Gerencia General. Solo manager los puede asignar.


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Pestaa persona de contacto: campos

obligatorios

Nombre

Apellido

Telefono1

Pestaa direcciones: campos obligatorios

Destinatario de factura (id direccin, calle,

municipio, departamento

Destinatario (id direccin, calle, municipio,

departamento

Despus de haber llenado todos los datos obligatorios se procede a dar clic en crear, si en el sistema en la

parte inferior aparece un mensaje de operacin exitosa el socio de negocios esta creado, caso contrario si

hace falta ingresar algn dato aparecer un mensaje en color rojo indicando cual es el error con la solucin

u operacin a realizar. .

Al crear el socio de negocios tenemos varias opciones para buscarlo rpidamente siendo estas. Bsqueda

por nombre o por cdigo de cliente.

MDULO DE VENTAS: (Estn varias opciones pero nos centraremos en las dos reas en las cuales se

desarrollaran. Oferta (cotizacin), Orden (pedido)

La vista de la ventana tanto para la oferta como para la orden de venta es exactamente igual.


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Campos obligatorios:

Cdigo del cliente

Vendedor

Etapa

Haber ingresado caractersticas del articulo

En la oferta de ventas las fechas no se modifican

En la orden de venta ingresar la fecha de entrega del pedido (para fechas consultar a gerencia de

operaciones (produccin)).

Para buscar un artculo se ubica ya sea en nmero de articulo (gru025456) o bien en descripcin del

articulo

Donde aparecer una ventana en la cual podemos buscar el artculo que deseamos ingresar en la oferta

u orden de venta. , luego de encontrarlo seleccionarlo

Dar clic en el circulo


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Despus de haber seleccionado el articulo verificar si tiene caractersticas. Ya que existen varios Artculos

que tienen ciertas caractersticas que son necesarias tenerlas para su produccin, para ello al ingresar un

artculo se le da clic derecho y luego en ingresar caractersticas aparece un icono de una camisa roja.

Seguido aparece esta ventana donde solo debemos dar ok

Y luego aparecer la ventana donde se ingresara las caractersticas correspondientes al artculo los

campos con asterisco color rojo (*) son obligatorios.


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Al ingresar los campos solo se dar clic en actualizar y listo.

Luego de ingresar todos los artculos y sus caractersticas correspondientes debe indicar en qu etapa

se encuentra la oferta de ventas, para ello nos ubicamos en campos definidos por el usuario opcin

etapa.

Al tener todos los datos ingresados, y llenar los campos obligatorios se procede a crear la oferta de

ventas. Tener en cuenta el nmero de oferta

Ya que con este se podr buscar cuando se requiera para pasar la oferta a orden de venta.

El paso de pasar una oferta a una orden de venta en simple, solo debe estar ubicado en la oferta

previamente creada y posicionarnos en la opcin crear.

Y se le da clic en pedido de cliente, al hacerlo aparecer una ventana con la misma informacin de la

oferta, en este paso los campos obligatorios son fecha de entrega y el monto de anticipo por poltica

siempre tiene que ser el 50% o ms, en otros casos cuando el cliente cancela la totalidad del pedido se

debe colocar el monto de anticipo con un centavo menos ejemplo total de pedido 1000,00 monto de

anticipo seria de 999,99.


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Y al ingresar estos dos datos solo se da clic en crear. Y listo orden de venta creada.

Otras opciones:

Por ejemplo hacer un pedido de Camisa tipo polo estndar Blanca de la talla 6, 8, 10, 12, 14, 16, s, m , l,

en las cuales necesitan 15 para hombre y 15 para mujer todas llevan las mismas caractersticas, en total

hubieran sido 18 veces las que se deben ingresar las caractersticas. Para no hacer este proceso existe

la opcin duplicar lnea.

Ya se ingres el articulo con sus caractersticas, pero queremos el mismo solo que con corte de mujer

con esto procedemos a duplicar lnea y al hacerlo nos permitir copiar las caractersticas ya ingresadas

y solo modificar el corte y listo no ingresamos las dems. .

Para ello damos clic sobre el indicador de lnea.


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Luego de este proceso damos clic derecho en la lnea del artculo, luego ingreso de caractersticas y

modificar la caracterstica deseada, y actualizar.

Si se desea cambiar de talla del artculo, primero se duplica lnea, segundo se selecciona el articulo a

cambiar, al realizar esto aparecer un mensaje y le damos clic en SI si se desea almacenar los datos

caso contrario no.

De igual forma se puede eliminar una lnea, dando clic derecho en el nmero de lnea y borrar lnea

MTODOS ABREVIADOS O ACCESOS RAPIDOS PARA EL MANEJO DE SAP.

Para no usar el teclado y el men principal de las opciones de SAP solo se presionan las teclas de funcin

para poder acceder a las opciones descritas.


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Ventas

F2. Oferta de venta

F3.orden de venta

F4. Socio de negocios

CTRL+F: nos sirve para entrar al modo bsqueda

CTRL+A: nos sirve para entrar al modo crear

CTRL+R: nos permite ubicarnos en el campo comentarios

CTRL+U: nos permite ubicarnos en el campo cliente

CTRL+D: nos permite duplicar una oferta, orden de venta. Socio de negocios.

CTRL+: nos permite desplazarnos un documento a la derecha

CTRL+: nos permite desplazarnos un documento a la izquierda.

CTRL+Q: nos permite salir de SAP

CTRL+Z: nos permite deshacer una accin.

CTRL+SHIF+U: habilitar ventana campos definidos

CTRL+0(cero del teclado alfanumrico): para habilitar o deshabilitar el men principal

Tecla tabular: nos permite movilizarnos de un campo a otro.

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