Manuale di sistema amfori BSCI Sezione II · • Informazioni su attività di monitoraggio legate ai produttori in questione • Attività di miglioramento ... questionario di autovalutazione

2018

Manuale di sistema amfori BSCI Sezione II

amfori BSCI – Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione II - 1


Contenuti CAPITOLO 1: RESPONSABILITÀ NELLE ATTIVITÀ AZIENDALI ................................ 5

CREAZIONE DI SINERGIE TRAMITE LA PIATTAFORMA AMFORI BSCI ....................................... 5

GOVERNANCE INTERNA DELLA PIATTAFORMA AMFORI BSCI ............................................... 5

INFORMAZIONI SULLO STATUS DI DETENTORE DELLA RSP .................................................. 6

INFORMAZIONI SULLO STATUS DI ADERENTE COLLEGATO .................................................... 6

CAPITOLO 2: SCELTA DELLA TIPOLOGIA DI MONITORAGGIO ................................. 8

STRUMENTI PREPARATORI VOLONTARI ............................................................................ 8

TRE TIPI DI AUDIT AMFORI BSCI 2.0 ............................................................................... 9

COME SCEGLIERE IL TIPO DI AUDIT È IL PIÙ ADATTO ......................................................... 10

FATTORI CHE INCIDONO SULLA DURATA DI UN AUDIT ....................................................... 10

CAPITOLO 3: SEI PECULIARITÀ DEL SISTEMA DI AUDITING AMFORI BSCI .......... 12

CAPITOLO 4: AREE SOGGETTE A VALUTAZIONE DURANTE L’AUDIT AMFORI BSCI ................................................................................................................................. 14

CAPITOLO 5: SISTEMA DI VALUTAZIONE DEGLI AUDIT AMFORI BSCI ................. 16

CAPITOLO 6: IL CICLO DI AUDIT AMFORI BSCI ...................................................... 18

PER QUANTO TEMPO È VALIDO UN AUDIT? ...................................................................... 18

ULTERIORI TEMPISTICHE DA CONSIDERARE .................................................................... 18

CAPITOLO 7: ESTENSIONE DEGLI AUDIT AMFORI BSCI ........................................ 20

CAPITOLO 8: SELEZIONE DI UNA SOCIETÀ DI AUDITING ...................................... 22

CAPITOLO 9: PROGRAMMAZIONE DEGLI AUDIT AMFORI BSCI ............................. 23

CAPITOLO 10: DURATA DELL’AUDIT AMFORI BSCI................................................ 25

CAPITOLO 11: MODALITÀ DI PREPARAZIONE A UN AUDIT AMFORI BSCI DEGLI ADERENTI AMFORI BSCI ......................................................................................... 28

CAPITOLO 12: MODALITÀ DI PREPARAZIONE A UN AUDIT AMFORI BSCI DEI GESTORI DEL PROGRAMMA DELLE SOCIETÀ DI AUDITING .................................. 29

CAPITOLO 13: MODALITÀ DI PREPARAZIONE A UN AUDIT AMFORI BSCI DEI SINGOLI AUDITOR ................................................................................................... 31

CAPITOLO 14: SVOLGIMENTO DELL’AUDIT AMFORI BSCI ..................................... 33

LE SEI FASI PRINCIPALI DELL’AUDIT AMFORI BSCI .......................................................... 33

MODALITÀ CHE POSSONO DETERMINARE LA COMPROMISSIONE DI UN AUDIT AMFORI BSCI ..... 36

CAPITOLO 15: IL PIANO DI MIGLIORAMENTO ........................................................ 37

LE SETTE FASI DI CREAZIONE DI UN PIANO DI MIGLIORAMENTO .......................................... 37

CAPITOLO 16: FOLLOW-UP E MIGLIORAMENTO CONTINUO .................................. 39



L’approccio di monitoraggio amfori BSCI

La presente sezione del Manuale di sistema amfori BSCI è dedicata agli aderenti, ai produttori e agli aditor amfori BSCI. Fornisce una panoramica dell’approccio di monitoraggio olistico di amfori BSCI e illustra l’intero processo di audit amfori BSCI 2.0, dal momento della richiesta e della programmazione di un audit fino al suo svolgimento e ai relativi follow-up.

La presente sezione permetterà di comprendere meglio:

• A cosa è dovuta l’unicità dell’approccio di monitoraggio amfori BSCI • Quali sono i diversi tipi di monitoraggio • In che modo preparare, svolgere ed effettuare follow-up per un audit

amfori BSCI 2.0

http://www.amfori.org/content/amfori-bsci-system-manual-parts


CAPITOLO 1: RESPONSABILITÀ NELLE ATTIVITÀ AZIENDALI Il monitoraggio nell’ambito di amfori BSCI va inteso come un approccio sistematico che permette alle aziende commerciali di misurare e analizzare la performance sociale all’interno della propria catena di fornitura. Contribuisce all’identificazione proattiva di problemi gravi da parte delle aziende, permettendo di prendere decisioni volte a migliorare la qualità e l’efficacia del proprio impegno in materia di responsabilità sociale d’impresa.

I Principi guida delle Nazioni Unite su imprese e diritti umani (UNGP) sanciscono che tutte le aziende commerciali hanno la responsabilità di prevenire e di mitigare gli impatti negativi in materia di diritti umani:

• Causati dalle proprie attività • Legati alle operazioni delle proprie collaborazioni commerciali

Le aziende commerciali sono esortate a mettere in pratica il proprio impegno in ambito di responsabilità sociale d’impresa attraverso:

• Monitoraggi della performance dei propri partner commerciali di rilievo nella catena di fornitura

• Follow-up relativi ai progressi dei propri partner commerciali di rilievo • Collaborazioni con altri partner commerciali presenti nel sistema amfori BSCI (aderenti

amfori BSCI) per conseguire miglioramenti in modo efficace a seguito dei problemi identificati.

Creazione di sinergie tramite la piattaforma amfori BSCI

Il sistema amfori BSCI mira a evitare affaticamenti legati all’audit (“audit fatigue”) e creare sinergie tra le varie aziende commerciali. Tale obiettivo viene perseguito attraverso molti elementi del sistema amfori BSCI, come ad esempio la piattaforma collaborativa amfori BSCI (si rimanda in merito all’Allegato 1: Come iniziare a usare la piattaforma amfori BSCI) che permette agli aderenti di condividere:

• Produttori (es. fabbriche o aziende agricole) delle loro catene di fornitura • Informazioni su attività di monitoraggio legate ai produttori in questione • Attività di miglioramento

Governance interna della piattaforma amfori BSCI

All’interno della piattaforma amfori BSCI sono definiti due tipi di status per gli aderenti amfori BSCI, ai quali sono associati compiti, diritti e doveri differenti. Tale suddivisione regola le interazioni tra gli aderenti. Tali stati migliorano la programmazione ed evitano la duplicazione degli sforzi. Essi sono:

• Detentore della responsabilità (RSP): Il presente status viene assunto in maniera attiva e volontaria da un aderente amfori BSCI che desidera guidare il processo di applicazione della strategia di monitoraggio per un dato produttore

• Aderente collegato: Il presente status viene assunto in maniera attiva da un aderente amfori BSCI che effettua un follow-up sui progressi del produttore senza guidare in maniera attiva la strategia di monitoraggio.

La collaborazione inter pares resta centrale per la governance interna di amfori BSCI. Allo stesso tempo, gli stati presenti sono dinamici e possono variare a seguito di un cambiamento della relazione con il produttore. Ad esempio, sia il detentore della RSP che gli aderenti collegati possono cambiare

http://www.ohchr.org/Documents/Publications/GuidingPrinciplesBusinessHR_EN.pdf

http://www.bsciplatform.org/home

http://www.amfori.org/content/amfori-bsci-system-manual-annexes



status o rinunciare al proprio in modo unilaterale nel caso interrompano le relazioni commerciali con i produttori in questione.

Informazioni sullo status di detentore della RSP

In considerazione delle sinergie presenti sulla piattaforma amfori BSCI, è improbabile che un aderente amfori BSCI assuma lo stato di detentore della RSP per tutti i propri produttori. È più probabile che gli aderenti amfori BSCI assumano lo status di detentori della responsabilità qualora intendano stabilire una precisa strategia di due diligence con un produttore specifico. L’assunzione dello status di detentore della RSP ha particolarmente senso nel caso in cui l’aderente amfori desideri:

• Coinvolgere un produttore in diversi corsi di formazione prima dell’audit amfori BSCI • Sviluppare un piano d’azione per passare di livello e superare il livello 1 in un dato periodo di

tempo • Riconoscere gli sforzi in cui si è profuso un produttore nell’ambito di un diverso sistema di

monitoraggio prima del passaggio al sistema amfori BSCI

L’assunzione dello status di detentore della RSP richiede lo stanziamento di risorse (es. tempo e capacità), deve inoltre essere evitata la creazione di ostacoli per altri aderenti amfori BSCI collegati.

Per evitare la creazione di ostacoli indesiderati e una mancanza di leadership lo status di detentore della RSP può essere:

• Soggetto a rinuncia su richiesta di un altro aderente amfori BSCI: La presente situazione si verifica nel caso in cui il detentore della RSP rinunci volontariamente al proprio status su richiesta di un altro aderente amfori BSCI, il quale aveva precedentemente contattato il detentore della RSP attraverso la piattaforma amfori BSCI presentando la richiesta di scarico della RSP. Qualora il detentore della RSP volesse mantenere il proprio status, deve rispondere alla richiesta illustrando le proprie motivazioni.

• Rimosso in seguito a inattività o mancato esercizio di diritti e doveri minimi: La presente situazione si verifica nel caso in cui il detentore della RSP non riesca a programmare un audit amfori BSCI (sia essa completo o di follow-up) nel proprio ciclo.

• Contestato da un altro aderente amfori BSCI: La presente situazione si verifica nel caso in cui un altro aderente collegato disponga di ragioni per mettere in dubbio la metodologia applicata durante l’audit, l’ambiente di audit, l’annuncio dell’audit o il riconoscimento di altri certificati sociali. L’onere della prova incombe sull’aderente collegato e non sul detentore della RSP. Preoccupazioni di tale natura possono essere presentate attraverso il meccanismo di lamentela amfori.

Informazioni sullo status di aderente collegato

Gli aderenti amfori BSCI possono collegarsi a produttori preesistenti sulla piattaforma amfori BSCI. Gli aderenti amfori BSCI vengono collegati automaticamente a tutti i produttori per cui creano un profilo sulla piattaforma amfori BSCI (si rimanda in merito all’Allegato 1: Come iniziare a usare la piattaforma amfori BSCI)

Attraverso il collegamento con i produttori sulla piattaforma amfori BSCI gli aderenti amfori BSCI restano aggiornati sui progressi dei produttori e vengono avvisati in merito a questioni importanti legate ad essi (es. emergenze o casi Tolleranza Zero). Gli aderenti collegati hanno i medesimi diritti e doveri del detentore della RSP, fatta eccezione per coloro che sono legati alla strategia di monitoraggio.


http://www.amfori.org/content/amfori-external-grievance-mechanism






Si rimanda alla tabella 1 per maggior dettagli sui diritti e doveri dei detentori della RSP e degli aderenti collegati.

Tabella 1: Diritti e doveri dei detentori della RSP e degli aderenti connessi

DIRITTI E DOVERI Detentore della RSP

Aderente collegato

1 Fornire ai partner commerciali il Codice di condotta amfori BSCI e le relative condizioni di attuazione

2 Invitare i partner commerciali a intraprendere attività di capacity building

3 Interagire con altri aderenti legati al medesimo partner commerciale

4 Reagire alle allerte Tolleranza Zero

5 Sostenere i partner commerciali nel processo di miglioramento

6 Coinvolgere gli stakeholder di competenza affinché sostengano i propri partner commerciali

7 Autorizzare le tempistiche di audit amfori BSCI x

8 Autorizzare la società di auditing x

9 Autorizzare gli audit amfori BSCI (sia completi che di follow-up) x

10 Approvare un sistema di auditing equivalente x

11 Rinunciare allo status di detentore della RSP cedendolo a un altro aderente collegato x

12 Essere il primo punto di contatto per casi Tolleranza Zero e accertamenti x

Volete saperne di più? Di seguito potete trovare ulteriori risorse di approfondimento:

• Meccanismo esterno di lamentela amfori • Allegato 1: Come iniziare a usare la piattaforma amfori BSCI • Allegato 5: Come seguire il Protocollo Tolleranza Zero • Allegato 11: Come interpretare la formula di impegno






CAPITOLO 2: SCELTA DELLA TIPOLOGIA DI MONITORAGGIO La scelta del tipo di valutazione da condurre è di fondamentale importanza. Tale decisione permette agli aderenti amfori BSCI di:

• Gestire in modo efficiente le proprie risorse • Definire varie strategie per la gestione dei rischi sociali nella catena di fornitura • Ridurre affaticamenti legati all’audit (“audit fatigue”)

Gli aderenti amfori BSCI possono utilizzare sia gli strumenti preparatori volontari sia gli audit amfori BSCI 2.0, a seconda della strategia di monitoraggio scelta. In ogni caso gli audit amfori BSCI 2.0 sono l’unica metodologia di monitoraggio operata da terzi la cui qualità è sottoposta a controlli tramite il programma per l’integrità degli audit amfori BSCI e sostenuta dalla formula di impegno amfori BSCI (si rimanda all’Allegato 11).

Strumenti preparatori volontari

Gli strumenti preparatori possono essere impiegati da qualsiasi aderente amfori BSCI in qualsiasi momento. Il loro utilizzo non comporta una valutazione e non ha ripercussioni sul ciclo di audit amfori BSCI. Tra gli strumenti volontari sono compresi:

• Questionario di autovalutazione • Questionario di valutazione per la qualifica preliminare (pre-qualification assessment, PQA) • Checklist per buyer

Questionario di autovalutazione (si rimanda in merito al Modello 11: Autovalutazione del produttore): gli aderenti amfori BSCI possono chiedere ai propri partner commerciali di compilare il questionario di autovalutazione amfori BSCI per sensibilizzarli in merito a questioni di responsabilità sociale e prepararli al completamento di un audit amfori BSCI 2.0. Non è disponibile alcuna autovalutazione specifica per i piccoli proprietari e le aziende agricole a conduzione famigliare (si rimanda in merito al Modello 3: Valutazione dei piccoli proprietari e delle aziende agricole a conduzione famigliare).

• Vantaggi: L’autovalutazione amfori BSCI rispecchia il questionario di audit amfori BSCI. Qualora utilizzata congiuntamente con la Sezione IV del Manuale di sistema amfori BSCI o con formazioni specifiche, permette all’azienda soggetta all’audit di comprendere appieno i valori e i principi del Codice di condotta amfori BSCI e le loro modalità di integrazione nelle proprie pratiche aziendali ordinarie

• Svantaggi: Le autovalutazioni sono, per definizione, delle autodichiarazioni la cui imparzialità può essere compromessa.

Valutazione per la qualifica preliminare (PQA) (si rimanda in merito al Modello 10: Questionario di valutazione per la qualifica preliminare): qualora gli aderenti amfori BSCI vogliano acquisire una comprensione di base dei potenziali rischi legati a nuovi partner commerciali, possono svolgere una PQA prima di un audit amfori BSCI 2.0 qualora il proprio potenziale partner commerciale non abbia controlli recenti riportati sulla piattaforma amfori BSCI.

• Vantaggi: Gli aderenti amfori BSCI possono identificare i rischi imminenti legati ai nuovi partner commerciali prima di stringere rapporti commerciali. I risultati di una PQA possono essere condivisi con altri aderenti collegati al produttore sulla piattaforma amfori BSCI.

http://www.amfori.org/content/audit-integrity-programme-1



http://www.amfori.org/content/amfori-bsci-system-manual-templates





http://www.amfori.org/content/amfori-bsci-code-conduct




• Svantaggi: Una PQA può fornire una panoramica incompleta in merito alla performance delproduttore a causa della sua struttura basata su liste da spuntare e della sua mancanza direquisiti minimi di competenza per gli auditor interni e/o esterni.

Checklist dei buyer (si rimanda in merito all’Allegato 7: Come usare la checklist per buyer amfori BSCI): gli aderenti amfori BSCI possono utilizzare questo strumento dalla lunghezza di una pagina per rilevare carenze palesi in ambito di performance sociale durante le proprie visite a partner commerciali potenziali o effettivi.

• Vantaggi: La checklist può essere utilizzata ovunque e da chiunque, inclusi coloro che nonhanno alcuna esperienza in materia di audit sociale.

• Svantaggi: Qualora utilizzata in modo isolato (es. senza alcun follow-up professionale), lachecklist può fornire informazioni non accurate e dare un’immagine incompleta dei rischisociali all’interno della catena di produzione.

Tre tipi di audit amfori BSCI 2.0

Gli audit amfori BSCI 2.0 sono uno strumento di monitoraggio progettato per contribuire alla valutazione della performance sociale nelle catene di fornitura e per stimolare i miglioramenti continui da parte delle aziende commerciali.

Si fondano su un approccio olistico che contribuisce al rilevamento precoce e al miglioramento di qualsiasi violazione del Codice di condotta amfori BSCI nell’ambito della catena di fornitura, in grado di avere ripercussioni dirette o indirette sugli aderenti amfori BSCI. Un audit amfori BSCI 2.0 può essere richiesto esclusivamente da un detentore della RSP (si veda in merito il Capitolo 1: Responsibilità nelle attività aziendali).

A seconda della dimensione del produttore e del numero delle sue sedi, possono essere svolti tre tipi di audit amfori BSCI 2.0:

• Audit in loco• Audit a più livelli• Valutazione per piccoli produttori (small producer assessment, SPA)

Immagine 1: Tre tipi di audit amfori BSCI

Audit in loco: Gli audit in loco sono adatti per produttori di grandi dimensioni con più di 35 lavoratori, possono essere svolti in aziende trasformatrici del settore alimentare e non alimentare, cooperative alimentari incluse.

• Vantaggi: Contribuiscono a comprendere la performance sociale di un produttore• Svantaggi: Non includono verifiche della performance sociale relative ai produttori del livello

successivo, come ad esempio i subappaltatori, i fornitori o le aziende agricole

Audit a più livelli (Azienda principale sottoposta

all’audit + aziende agricole,legato all’alimentare)

Valutazione del piccolo produttore (una sede,

alimentare o non alimentare)

In loco (una sede, alimentare o non

alimentare)





Audit a più livelli: Gli audit a più livelli sono adatti per produttori alimentari che hanno solo diverse aziende agricole. Valutano la performance sociale di un partner commerciale di rilievo e un campione di suoi partner commerciali del livello successivo (es. subappaltatori, fornitori o aziende agricole).

• Vantaggi: Creano economie di scala includendo aziende agricole e/o altri produttori di altri livelli nell’estensione dell’audit.

• Svantaggi: Possono risultare complessi nel caso siano presenti intermediari tra l’azienda principale soggetta all’audit e i produttori del livello successivo. amfori BSCI consiglia un periodo di preparazione di sei mesi sia per l’azienda principale soggetta all’audit che per i produttori del livello successivo. In questo modo, il tempo concesso permette lo sviluppo di procedure e processi interni di monitoraggio, necessari per favorire la comunicazione tra tutte le parti coinvolte.

Valutazione per piccoli produttori (SPA) (si rimanda in merito all’Allegato 12: Come valutare i piccoli produttori): gli aderenti amfori BSCI possono richiedere una valutazione per piccoli produttori per valutare la performance sociale di piccoli produttori qualificati secondo amfori BSCI.

• Vantaggi: In una SPA la prospettiva dell’auditor si adatta alla realtà di una piccola impresa. • Svantaggi: Sussiste un rischio di false dichiarazioni e un potenziale aumento del grado di

irregolarità dei rapporti di lavoro al fine di rientrare nella classificazione come piccoli produttori.

Come scegliere il tipo di audit è il più adatto

Il detentore della RSP deve comprendere la catena di fornitura e la struttura di produzione per effettuare la scelta dell’approccio più adeguato in base a cui svolgere l’audit. Una comprensione incompleta della catena di fornitura può determinare una valutazione incompleta e portare a trascurare eventuali rischi o impatti negativi. Vi sono diverse risorse esterne a cui i detentori della RSP possono ricorrere per avere informazioni più complete:

• I venditori o gli importatori che sono attivi come intermediari (es. modello di approvvigionamento indiretto)

• Le società di auditing che possono essere utilizzate come supporto nella raccolta di informazioni preliminari prima della programmazione di un audit amfori BSCI 2.0

• I buyer interni all’azienda

Fattori che incidono sulla durata di un audit

Gli audit amfori BSCI 2.0 sono incentrati sull’intera forza lavoro, reclutata e gestita in modo diretto e indiretto. Pertanto la durata e il grado di complessità dell’audit amfori BSCI, così come gli strumenti preparatori volontari, dipendono dal numero dei lavori, siano essi permanenti o stagionali, nonché dai diversi tipi di modelli di reclutamento adottati. Ad esempio:

• Reclutamento diretto: Il produttore assume e gestisce tutta la propria forza lavoro • Reclutamento indiretto: Il produttore non assume né gestisce la propria forza lavoro, bensì

fa completo affidamento su fornitori di servizi quali agenzie di reclutamento o agenti che si occupano delle assunzioni

• Reclutamento ibrido (una via di mezzo tra i due modelli): Il produttore assume e gestisce parte della sua forza lavoro (es. i lavoratori permanenti) ma fa affidamento a fornitori di servizi per il reclutamento di servizi specifici (es. in materia di sicurezza, pulizia e catering) o per la gestione di evenienze specifiche (es. lavoratori stagionali).

Per quanto riguarda gli audit a più livelli saranno il numero delle aziende agricole da includere nel campione dell’audit e il numero di lavoratori per azienda agricola a incidere sulla durata dell’audit.





L’auditor sceglierà un campione di aziende agricole da un elenco di aziende agricole già selezionate e identificate come partner commerciali di rilievo da parte dell’azienda principale soggetta all’audit (es. le aziende agricole selezionate costituiscono buona parte della sua produzione).

Il numero delle aziende agricole rappresentate nel campione dovrà essere concordato dal detentore della RSP e dall’azienda principale soggetta all’audit in quanto comporta profonde implicazioni sui costi dell’audit a più livelli amfori BSCI. In ogni caso il numero delle aziende agricole non deve essere inferiore a due (a meno che l’azienda non si approvvigioni da solo un’azienda agricola) né superiore a dieci (a meno che la varietà delle circostanze giustifichi un’eccezione).

Note:


• Sezione II, Capitolo 7: Estensione degli audit amfori BSCI • Sezione II, Capitolo 10: Durata dell’audit amfori BSCI • Allegato 7: Come usare la checklist per buyer amfori BSCI • Allegato 12: Come valutare i piccoli produttori • Allegato 15: Come effettuare una valutazione preliminare dei potenziali

partner commerciali






CAPITOLO 3: SEI PECULIARITÀ DEL SISTEMA DI AUDITING AMFORI BSCI Di seguito sono riportate le sei peculiarità che rendono unico il sistema di auditing amfori BSCI:

1. Piattaforma informatica online: Tutti gli aderenti amfori BSCI collegati a un medesimo produttore hanno accesso ai dati relativi all’audit per quel produttore, al giudizio professionale dell’auditor e ai relativi piani di miglioramento, il che evita una duplicazione degli audit e rafforza le sinergie nel processo di miglioramento. Tutti ricevono inoltre allerte tempestive da parte degli auditor in caso di violazioni flagranti dei diritti umani. (Si rimanda all’Allegato 5: Come seguire il protocollo Tolleranza Zero)

2. Metodologia di auditing olistica: Tutti i principi del Codice di condotta amfori BSCI sono interconnessi e incorporati nell’approccio di monitoraggio amfori BSCI 2.0. Durante un audit amfori BSCI l’auditor formula un proprio giudizio personale per completare una valutazione onnicomprensiva del produttore relativa alle modalità di attuazione di 13 aree di performance (performance areas, PA) e ai valori del Codice di condotta amfori BSCI. L’approccio olistico adottato durante l’audit comprende:

• Controlli di efficacia e di coerenza: Gli auditor non valutano esclusivamente

l’attuazione di procedure e la presenza di infrastrutture, bensì anche che queste siano pertinenti e adeguate alla tutela dei diritti dei lavoratori in conformità con i valori del Codice di condotta amfori BSCI.

• Triangolazione: Gli auditor devono effettuare controlli incrociati ricorrendo a fonti diverse (es. interviste con i lavoratori, documenti e accertamenti sul campo) nell’ambito del loro impegno volto all’identificazione di prove soddisfacenti e alla formulazione di un giudizio professionale.

3. Metodologia specifica per trasformatori alimentari e aziende agricole: Tutti i principi del Codice di condotta amfori BSCI sono pertinenti alle condizioni di lavoro nella catena di fornitura alimentare, inclusi i settori dell’agricoltura e dell’acquacoltura. Gli audit amfori BSCI possono tuttavia adattarsi al contesto di produzione alimentare includendo nell a propria estensione il comparto agricolo (es. aziende agricole di proprietà o in appalto). amfori fornisce inoltre agli auditor delle linee guida specifiche che li incentivano a formulare il proprio giudizio personale prendendo in considerazione le peculiarità della catena di fornitura alimentare. Ad esempio, gli auditor ricevono delle linee guida in merito alle modalità di gestione delle cooperative quando esse costituiscono l’ente principale soggetto all’audit e alle modalità di svolgimento di un audit in aziende agricole di piccole dimensioni o a conduzione famigliare.

4. Approccio collaborativo volto a un miglioramento: Gli aderenti amfori BSCI legati a un medesimo produttore possono sostenere insieme i miglioramenti continui di questo tramite attività di capacity building. Hanno inoltre diritto ad agire, in particolare qualora vengano identificati episodi gravi di violazioni all’interno della catena di fornitura. Tali eventi gravi costituiscono casi Tolleranza Zero ed episodi di emergenza in cui è necessario un miglioramento immediato e tempestivo, all’insegna della collaborazione.

5. Collaborazioni strategiche: Gli aderenti amfori BSCI possono incontrare una mancanza sistematica di tutele dei lavoratori legata a un’applicazione delle leggi insufficiente o inefficace. In tali situazioni gli aderenti amfori BSCI possono avviare collaborazioni strategiche con i governi locali e con organizzazioni dalle vedute analoghe per esaminare gli impatti positivi a lungo termine relativi a un comparto, una regione o un paese.




http://www.amfori.org/sites/default/files/amfori%20BSCI%20COC%20UK.pdf


6. Integrità dell’audit: Il programma per l’integrità dell’audit amfori BSCI consiste in una serie di policy e procedure per tutelare e mantenere la credibilità del processo di audit amfori BSCI tramite verifiche regolari della:

• Adozione e applicazione dei valori e dei principi amfori BSCI negli audit • Indipendenza e legittimità delle società di auditing • Integrità del processo di auditing e delle attività legate ad esso • Coerenza nell’applicazione del processo di auditing • Performance in corso e competenze dei singoli auditor

Note:


• Sezione II, Capitolo 2: Contenuto dei risultati dell’audit amfori BSCI • Sezione III, Capitolo 3: Linee guida per l’interpretazione di audit amfori

BSCI • Allegato 5: Come seguire il Protocollo Tolleranza Zero






CAPITOLO 4: AREE SOGGETTE A VALUTAZIONE DURANTE L’AUDIT AMFORI BSCI Gli audit amfori BSCI sono progettati per valutare un produttore in base ai valori e ai principi del Codice di condotta amfori BSCI, i quali vengono tradotti in tredici aree di performance (AP) interconnesse tra loro:

• Sistema di gestione sociale ed effetto cascata • Partecipazione e protezione dei lavoratori • Diritto alla libertà sindacale e diritto alla contrattazione collettiva • Divieto di discriminazione • Equa remunerazione • Orari di lavoro dignitosi • Salute e sicurezza sul lavoro • Divieto di lavoro infantile • Protezione particolare dei giovani lavoratori • Divieto di occupazione precaria • Divieto di lavoro coatto • Tutela ambientale • Commercio etico

Gli audit completi amfori BSCI valutano tutte le tredici aree interconnesse. Vengono svolti con una frequenza di due anni che determina il ciclo di audit amfori BSCI.

Gli audit di follow-up amfori BSCI vengono svolti tra i cicli completi e sono incentrati esclusivamente sulle PA che richiedono prove dei progressi da parte del produttore. Gli audit di follow-up amfori BSCI devono avere luogo entro dodici mesi dall’audit precedente e devono mantenerne la stessa estensione e metodologia. L’aderente amfori (detentore della RSP) può tuttavia dovere fare delle eccezioni, ad esempio in caso di:

• Follow-up urgente: Il detentore della RSP può fare richiesta di un audit di follow-up urgente, incentrato solo su un risultato specifico o su una PA legata a una necessità urgente, come ad esempio:

o Un auditor che ha destato sospetti nei commenti riservati riportati nei risultati dell’audit.

o La presenza di gravi rischi da verificare o La necessità di miglioramenti immediati in seguito a un’allerta Tolleranza Zero

• Nuovo campione di aziende agricole: Il detentore della RSP può richiedere di aggiungere nuovi modelli di aziende agricole qualora l’azienda principale soggetta all’audit abbia sospeso i rapporti commerciali con tutte le aziende agricole presenti nel campione dell’audit completo. L’audit di follow-up valuterà le PA a cui appartengono i risultati rilevati per l’azienda principale soggetta all’audit. Tuttavia valuterà anche, come nel caso di un audit completo, tutte le PA delle aziende agricole recentemente aggiunte al campione. L’aggiunta delle nuove aziende agricole al campione e i relativi costi di tale operazione vengono approvati dal detentore della RSP e accettati dall’azienda principale soggetta all’audit.


Note:


• Sezione III: Linee guida per l’interpretazione di audit amfori BSCI



CAPITOLO 5: SISTEMA DI VALUTAZIONE DEGLI AUDIT AMFORI BSCI La valutazione complessiva di un audit amfori BSCI rispecchia il grado di integrazione del Codice di condotta amfori BSCI nella cultura aziendale e nelle operazioni quotidiane dell’azienda soggetta all’audit. Il calcolo non è effettuato dall’auditor bensì viene generato automaticamente dal sistema informatico amfori BSCI insieme alle valutazioni relative alle 13 aree di performance (PA).

Gli auditor non sono pertanto a conoscenza del risultato dell’audit fino al caricamento dell’audit sulla piattaforma amfori BSCI. Di conseguenza, durante la riunione conclusiva dell’audit, l’auditor si concentrerà sulle buone prassi e sui risultati, senza presentare alcuna valutazione.

Valutazione complessiva Descrizione Livello di maturità

A Ottimo

Almeno sette PA hanno ricevuto come valutazione A Nessuna PA ha ricevuto come valutazione C, D o E

Ottimo livello di maturità che permette all’azienda soggetta all’audit di mantenere il proprio processo di miglioramento continuo senza un audit di follow-up professionale.

B Buono

Al massimo tre PA hanno ricevuto come valutazione C Nessuna PA ha ricevuto come valutazione D o E

Buon livello di maturità che permette all’azienda soggetta all’audit di mantenere il proprio processo di miglioramento continuo senza un audit di follow-up professionale.

C Accettabile

Al massimo due PA hanno ricevuto come valutazione D Nessuna PA ha ricevuto come valutazione E

Livello di maturità accettabile che richiede all’azienda soggetta all’audit di sviluppare un piano di miglioramento entro 60 giorni dalla data dell’audit. È previsto un audit di follow-up professionale per la valutazione dei miglioramenti continui.

D Insufficiente

Al massimo sei PA hanno ricevuto come valutazione E

Livello di maturità non sufficiente che richiede all’azienda soggetta all’audit di sviluppare un piano di miglioramento entro 60 giorni dalla data dell’audit. È previsto un audit di follow-up professionale per la valutazione dei miglioramenti continui.

E Non accettabile

Almeno sette PA hanno ricevuto come valutazione E

Livello di maturità non accettabile che richiede all’azienda soggetta all’audit di sviluppare un piano di miglioramento entro 60 giorni dalla data dell’audit. È previsto un audit di follow-up professionale per la valutazione dei miglioramenti continui.

Tabella 2: Valutazione complessiva degli audit amfori BSCI

Valutazione per area di performance (PA): Ogni PA riceve una valutazione a sé stante, compresa tra “A” ed “E”, determinata dal grado di adempimento di ogni domanda della PA. Alcune domande della PA possono essere classificate come “domande fondamentali” in quanto il loro contenuto deve avere la massima priorità per il produttore in ambito di protezione dei lavoratori.


Nel corso dell’audit, l’auditor risponde alle domande in base al proprio giudizio professionale, scegliendo una delle seguenti opzioni:

• SÌ: Nel caso in cui l’auditor ritenga che la quantità delle prove sia soddisfacente; • NO: Nel caso in cui l’auditor ritenga che la quantità delle prove non sia soddisfacente; oppure • IN PARTE: Nel caso in cui l’auditor trovi alcune prove soddisfacenti, tuttavia non in quantità

sufficiente per rispondere in modo definitivo con “SÌ”.

La seguente tabella illustra il modo in cui le domande dell’audit hanno ripercussioni sulla valutazione complessiva della PA a seconda delle risposte date e dell’importanza di ogni elemento.

Le domande fondamentali relative alle aree di performance del lavoro infantile, del lavoro coatto e della salute e sicurezza sul lavoro hanno maggiore peso sui risultati. Le domande fondamentali con risposta “O” o “IN PARTE” hanno inoltre un impatto superiore sul calcolo della valutazione della PA rispetto alle domande non fondamentali.

Immagine 2: Impatto delle domande dell’audit per la valutazione delle PA


• Allegato 16: Come redigere e leggere la relazione dei risultati • Modello 9: Piano di miglioramento • Sezione III: Linee guida per l’interpretazione di audit amfori BSCI





CAPITOLO 6: IL CICLO DI AUDIT AMFORI BSCI Il ciclo di audit amfori BSCI è costituito dal biennio che intercorre tra due audit completi. In altre parole, per i produttori che ricevono le valutazioni migliori durante un audit amfori BSCI (es. una valutazione complessiva pari ad “A” o “B”) tutte le PA devono essere sottoposte a valutazione ogni due anni.

Per i produttori che ottengono valutazioni complessive pari a “C”, “D” o “E” è necessario un audit di follow-up nel periodo compreso tra i 2 e i 12 mesi dall’audit precedente. L’audit di follow-up non riguarda tutte le PA bensì solo quelle aventi i risultati da verificare.

Per quanto tempo è valido un audit?

La durata della validità dei risultati di un audit varia a seconda delle valutazioni del produttore a seguito dell’audit completo e di quello di follow-up.

• 2 anni di validità: Gli audit completi amfori BSCI con una valutazione complessiva parti ad “A” o “B” (“ottimo” o “buono”) sono validi per due anni. Il detentore della RSP può mettere in dubbio la validità esprimendo preoccupazioni specifiche al Segretariato amfori. Qualora i risultati di un audit di follow-up mostrino un risultato complessivo pari ad “A” o “B”, l’audit resta valido fino allo svolgimento dell’audit successivo, alla fine del ciclo biennale.

• 12 mesi di validità: Gli audit completi e di follow-up amfori BSCI con una valutazione complessiva pari a “C”, “D” o “E” sono validi per un massimo di 12 mesi a condizione che il periodo che intercorre tra i due audit non superi mai i due anni. Tale arco di tempo fornisce sufficiente flessibilità sia al detentore della RSP che al produttore, di modo che possano essere definite le tempistiche migliori per un audit di follow-up, il quale normalmente viene svolto nel periodo compreso tra i 2 e i 12 mesi dal primo audit. Raramente vengono svolti due audit di follow-up durante lo stesso ciclo biennale. Qualora non venga rispettata una scadenza relativa a un audit di follow-up, viene richiesto un audit completo.

Ulteriori tempistiche da considerare

• Almeno tre mesi di attività da parte dei produttori: I produttori devono avere un periodo di esistenza minimo in modo tale da disporre di registri aziendali (es. licenza commerciale, libro paga e sicurezza sociale) per fare in modo che un audit amfori BSCI possa emettere un giudizio affidabile. Un audit amfori BSCI non deve pertanto essere svolto presso i produttori che hanno iniziato la propria attività da meno di tre mesi.

• Sei mesi di preparazione per audit a più livelli: Si consiglia di concedere agli aderenti amfori BSCI un periodo di preparazione di sei mesi per gli audit a più livelli che riguardano un produttore con diversi produttori di altri livelli (es. aziende agricole). Tali tempistiche superiori per la preparazione permettono al produttore che costituisce l’azienda principale soggetta all’audit di sviluppare le procedure interne necessarie e svolgere un monitoraggio interno dei propri produttori di altri livelli prima dell’audit amfori BSCI.

• Almeno due mesi prima di un audit di follow-up: Qualora l’audit di un produttore risulti

avere una valutazione complessiva pari a “C”, “D” o “E” l’audit fornisce al produttore le informazioni necessarie in merito a come deve migliorare per essere conforme al Codice di condotta amfori BSCI. In tali situazioni non deve essere svolto alcun audit di follow-up prima di un periodo ragionevole che possa permettere al produttore di sviluppare nuove prove dei progressi effettuati. Ciò risulta particolarmente importante per i risultati inerenti la remunerazione e gli orari di lavoro, per cui sono necessari almeno due mesi per creare nuova


documentazione per dimostrare la messa in atto di nuove pratiche. Il mancato rispetto della presente linea guida può portare a un audit dai medesimi risultati dell’audit precedente.

Immagine 3: Ciclo di audit

Note:


• Sezione II, Capitolo 2: Scelta della tipologia di monitoraggio • Sezione II, Capitolo 5: Sistema di valutazione degli audit

amfori BSCI


CAPITOLO 7: ESTENSIONE DEGLI AUDIT AMFORI BSCI L’estensione di un audit amfori BSCI è definita al momento della richiesta di un audit e deve essere approvata prima della data di programmazione dell’audit.

Tale processo si svolge sulla piattaforma amfori BSCI ed è avviato dal detentore della RSP, il quale seleziona una delle seguenti opzioni:

• Azienda principale soggetta all’audit: Nel caso di audit in loco l’estensione dell’audit solitamente corrisponde a un soggetto giuridico in un solo luogo

• Azienda principale soggetta all’audit con aziende agricole: Nel caso di audit a più livelli l’estensione dell’audit comprende l’azienda principale soggetta all’audit e il suo campione di aziende agricole che possono appartenere o meno al medesimo soggetto giuridico.

Un unità di produzione che appartiene a un soggetto giuridico con diverse unità di produzione: Il detentore della RSP può richiedere di identificare solo un’azienda come oggetto principale dell’audit in caso di soggetti giuridici che con diversi siti. Tale eccezione può essere fatta da parte della società di auditing a condizione che sussistano i due criteri riportati di seguito:

• Separazione fisica dimostrata: L’unità di produzione da sottoporre all’audit (in loco) è evidentemente separata fisicamente da altre unità di produzione del produttore.

• Separazione della forza lavoro dimostrata: Non sono presenti spostamenti o scambi della forza lavoro tra l’unità di produzione da sottoporre all’audit (in loco) e altre unità di produzione del produttore.

La società di auditing può accettare la presente richiesta di audit da parte del detentore della RSP senza richiedere l’approvazione amfori. Tuttavia, prima di accettare richieste, le società di auditing sono tenute a:

• Svolgere le specifiche operazioni di due diligence per verificare che le condizioni sopracitate sussistano

• Conservare la documentazione relativa alla due diligence in questione.

Le società di auditing dovranno inoltre assicurarsi che:

• La durata dell’audit venga calcolata in base al numero dei lavoratori attivi nell’unità di produzione da sottoporre all’audit (in loco) e non in base al numero totale dei lavoratori attivi nel soggetto giuridico.

• Sulla piattaforma amfori BSCI: o La denominazione dell’azienda soggetta all’audit indicherà chiaramente che

l’estensione dell’audit non corrisponde all’intero soggetto giuridico bensì solo a una sua unità di produzione (es. Nome del produttore [unità di produzione 1])

o L’auditor riporta l’estensione limitata alla voce “Estensione dell’audit”, situata nella sezione “Informazioni generali” dei risultati dell’audit.

Ulteriori eccezioni in merito all’estensione dell’audit amfori BSCI possono essere concesse esclusivamente da amfori previa richiesta da parte del detentore della responsabilità in questione. Sull’azienda commerciale incomberà l’onere della prova, volto a dimostrare che la propria richiesta è senz’altro debitamente giustificata da una più efficace applicazione del Codice di condotta amfori BSCI (es. migliore protezione dei lavoratori) e non da considerazioni meramente legate ai costi.

Le richieste di eccezioni devono essere effettuate tramite l’indirizzo [email protected].

mailto:[email protected]


Note:


• Sezione II, Capitolo 2: Scelta della tipologia di monitoraggio • Sezione II, Capitolo 10: Durata dell’audit amfori BSCI


CAPITOLO 8: SELEZIONE DI UNA SOCIETÀ DI AUDITING Solo le società di auditing che hanno firmato il contratto quadro amfori sono qualificate per coordinare ed effettuare audit amfori BSCI.

Oltre a tutto ciò, solo auditor che hanno completato un processo di qualificazione possono svolgere audit amfori BSCI. Sia le società di auditing che i loro auditor qualificati sono soggetti a un rigoroso programma di integrità da parte di terzi.

amfori non stabilisce:

• Chi paga l’audit amfori BSCI (completa o di follow-up) né • A quanto ammontano i costi dell’audit amfori BSCI.

Gli aderenti amfori BSCI ingaggiano le società di auditing in tre modi principali:

• Ingaggio ad hoc: Il detentore della RSP ingaggia una diversa società di auditing per ogni audit che richiede

• Ingaggio a lungo termine: Il detentore della RSP può ingaggiare la medesima società di auditing (o le medesime società) per tutti gli audit che richiede

• Ingaggio misto: Il detentore della RSP può ingaggiare la stessa società di auditing per tutti gli audit in una regione o in un settore e ingaggiare società di auditing diverse per casi ad hoc.

amfori non definisce una modalità di ingaggio considerata migliore. Gli aderenti amfori BSCI devono tuttavia considerare tre criteri durante la selezione di una società di auditing:

• Capacità: Le società di auditing devono essere contattate con un anticipo sufficiente per programmare l’audit amfori BSCI e assegnare un auditor che abbia esperienze adatte a tale compito. Una buona prassi è richiedere audit con tre o quattro mesi di anticipo.

• Prezzo: amfori BSCI determina la lunghezza minima di un audit amfori BSCI, tuttavia ogni società di auditing stabilisce i propri tariffari. Un audit completo richiede una buona preparazione, competenza e professionalità (sia prima che durante e dopo l’audit). Gli audit a prezzi economici possono risultare costosi sul lungo termine qualora non forniscano le informazioni necessarie.

• Potenziale conflitto di interessi: Le società di auditing hanno in atto meccanismi per evitare conflitti di interessi. Il detentore della RSP dovrebbe comunque considerare tale questione al momento della selezione della società di auditing. Di seguito sono riportati alcuni esempi di potenziali conflitti di interessi:

o L’auditor ha precedentemente svolto corsi di formazione e/o fornito consulenze tecniche all’azienda soggetta all’audit

o L’audit non è pagata in anticipo bensì il suo prezzo varia a seconda dei risultati o La stessa società di auditing e il medesimo auditor vengono ingaggiati ripetutamente

(relazioni durature tra auditor e azienda soggetta all’audit possono compromettere l’obiettività dell’auditor e la qualità del processo di monitoraggio).

Gli aderenti amfori BSCI possono ricorrere al meccanismo esterno di lamentela amfori per sporgere accuse relative a comportamenti scorretti o false dichiarazioni da parte di società di auditing.



CAPITOLO 9: PROGRAMMAZIONE DEGLI AUDIT AMFORI BSCI Gli audit amfori BSCI 2.0 possono essere programmati esclusivamente attraverso la piattaforma amfori BSCI.

La amfori Academy mette a disposizione tutorial specifici che fungono da supporto per le aziende commerciali intente nella programmazione di un audit. Di seguito sono riportate le cinque fasi principali da considerare:

• FASE 1: Verificare che la potenziale azienda da sottoporre all’audit sia presente nella lista dei produttori dell’aderente amfori BSCI sulla piattaforma amfori BSCI.

• FASE 2: Assumersi la responsabilità (RSP) per l’azienda da sottoporre all’audit. Solo i detentori della RSP possono richiedere e programmare audit amfori BSCI, pertanto l’aderente amfori BSCI che vuole richiedere un audit deve assumersi lo status di detentore della RSP nei confronti dell’azienda da sottoporre all’audit.

• FASE 3: Cliccare su “Richiedere un audit” per programmare un audit, poi selezionare dalla finestra pop-up:

o Periodo o Tipo di audit (completo o di follow-up) o Azienda di auditing e filiale (se applicabile) o Tipo di annuncio: semi-annunciato, pienamente annunciato o non annunciato. (Gli

audit sono semi-annunciati per default, il che implica che il produttore è consapevole che l’audit si svolgerà ma non è a conoscenza della data).

o Ambiente dell’audit o Estensione dell’audit

• FASE 4: Aggiungere dettagli nella casella di testo vuota. L’aderente amfori BSCI può utilizzare la casella di testo vuota per fornire ulteriori informazioni e presentare commenti alla società di auditing. (Es. “Desidererei che il team di auditor fosse composto da uomini e donne”).

• FASE 5: La società di auditing riceve la richiesta tramite la piattaforma amfori BSCI e la conferma. Di conseguenza la piattaforma amfori BSCI:

ο Assegna una data per l’audit ο Nomina un auditor ο Richiede delle date di disponibilità all’interno di un periodo predefinito dall’azienda

principale sottoposta all’audit (in caso di audit semi-annunciato) o comunica all’azienda principale la data dell’audit (in caso di audit annunciato).

Prima della programmazione il detentore della RSP deve sapere: Il detentore della RSP deve sapere almeno:

• Sede dell’azienda principale sottoposta all’audit. • Numero di lavoratori (il numero di lavoratori determina la durata degli audit, siano essi

completi o di follow-up). • Attività agricole esistenti che potrebbero essere aggiunte all’estensione dell’audit. (Es.

l’azienda principale soggetta all’audit possiede o appalta aziende agricole il cui prodotto viene trasformato dall’azienda principale soggetta all’audit).



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• Sezione II, Capitolo 1: Responsibilità nelle attività aziendali • Sezione II, Capitolo 2: Scelta della tipologia di monitoraggio • Allegato 1: Come iniziare a usare la piattaforma amfori BSCI. • Allegato 14: Come integrare l’uguaglianza di genere nella strategia

di due diligence Note:





CAPITOLO 10: DURATA DELL’AUDIT AMFORI BSCI La tabella riportata di seguito funge da riferimento per tutti gli audit amfori BSCI.

Durata di un audit completo

La tabella illustra la durata minima di un audit completo e il numero minimo di interviste con i lavoratori da svolgere. Nella durata complessiva dell’audit è inclusa mezza giornata per la stesura dei risultati.

Dimensioni del produttore

(Numero dei lavoratori)

Durata di un audit completo

(giorno/uomo)

Minimo di interviste con i lavoratori

(Numero dei lavoratori)

1-35 (metodologia SPA) 1 1-5

1-50 1,5 5-10

51-100 2 10-15

101-250 3 15-20

251-550 3,5 20-25

551-800 4 25-30

801-1.200 4,5 30-35

1.201 e oltre 5 > 35

Tabella 3: Durata minima di un audit completo amfori BSCI 2.0

In caso di audit a più livelli (es. un’azienda di confezionamento e varie aziende agricole) amfori BSCI consiglia di calcolare separatamente i giorni/uomo per ogni azienda agricola.

Si consideri una situazione ipotetica in cui l’azienda principale sottoposta all’audit ha 120 lavoratori e ogni azienda agricola ha tra i 5 e i 500 lavoratori. Viene selezionato un campione di tre aziende agricole su dieci, composto da aziende agricole raggiungibili a piedi l’una dall’altra e non distanti dall’azienda principale soggetta all’audit.

La tabella riportata di seguito funge da esempio in merito a come calcolare la durata di un audit


ESEMPIO:

Dimensioni del

produttore (Numero dei lavoratori)

Durata di un audit

completo (Giorni/uomo)

Interviste con i lavoratori (numero di lavoratori)

Tempo di stesura della

relazione (Giorni/uomo)

Durata dei

trasferimenti

Azienda principale soggetta all’audit 120 2,5 18 0,5 -

Campione delle aziende agricole:

Azienda agricola A

Azienda agricola B

Azienda agricola C

5

200

37

0,5

2,5

1

5

15

8

0,5

0,5

0,5

-

Subtotale aziende agricole 242 4 28 1,5 -

TOTALE 362 6,5 46 2 -

L’utilizzo del numero complessivo dei lavoratori come riferimento per un calcolo della durata giorno/uomo (es. in questo caso il numero totale dei lavoratori è pari a 362, pertanto avremmo 3,5 giorni/uomo e 25 interviste con i lavoratori) potrebbe compromettere i risultati dell’audit in quanto così facendo non si considererebbe che ogni campione di aziende agricole ha una serie di documenti, una gestione e dei lavoratori a sé stanti che devono essere considerati.

Pertanto, prendendo come riferimento la tabella sopra riportata, le società di auditing dovranno fare una proposta da negoziare tra l’azienda principale da sottoporre all’audit, il detentore della RSP e le società di auditing stesse.

Il presente calcolo preliminare viene presentato sia al detentore della RSP che all’azienda principale soggetta all’audit per valutare se possono essere identificate economie di scala.

amfori BSCI non interferisce in tali trattative. Tuttavia si aspetta che portino a soluzioni realistiche e responsabili che non compromettano la qualità dell’audit.

Durata dell’audit di follow-up

La tabella riportata di seguito illustra la durata minima di un audit di follow-up. In questo caso la durata dipende dal numero dei lavoratori e dal numero delle PA per cui sono stati riscontrati risultati nell’audit precedente. Nella durata dell’audit è inclusa mezza giornata per la stesura dei risultati.

Il numero di interviste non viene ridotto nell’audit di follow-up. Un audit SPA di follow-up condotta per esami documentali ha una durata di mezza giornata (si veda in merito l’Allegato 12: Come valutare i piccoli produttori).





Numero di PA per cui sono emersi risultati nell’audit precedente

Dimensioni del

produttore (numero di lavoratori)

Interviste (numero

di lavoratori)

Da 1 a 4 5 6 7 8 9 10 11

12 e oltre = durata di un

audit completo

1-35 1-5 1* 1 1 1 1 1 1 1 1

36-50 5-10 1 1,5 1,5 1,5 1,5 1,5 1,5 1,5 1,5

51-100 10-15 1,5 1,5 1,5 1,5 1,5 1,5 2 2 2

101-250 15-20 1,5 1,5 1,5 2 2 2,5 2,5 2,5 3

251-550 20-25 1,5 1,5 2 2 2,5 2,5 3 3 3,5

551-800 25-30 1,5 1,5 2 2,5 2,5 3 3,5 3,5 4

801-1.200 30-35 1,5 2 2,5 2,5 3 3,5 3,5 4 4,5

1.201 e oltre > 35 1,5 2 2,5 3 3,5 3,5 4 4,5 5

Tabella 4: Durata minima di un audit di follow-up amfori BSCI 2.0

Note:


• Sezione III, Capitolo 2: Contenuto dei risultati dell’audit amfori BSCI



CAPITOLO 11: MODALITÀ DI PREPARAZIONE A UN AUDIT AMFORI BSCI DEGLI ADERENTI AMFORI BSCI Prima di un audit gli aderenti amfori BSCI devono:

• Raccogliere le informazioni necessarie per definire il tipo di approccio di monitoraggio • Richiedere al produttore di firmare il Codice di condotta amfori BSCI e le relative condizioni

di attuazione • Concordare chi si assumerà i costi dell’audit amfori BSCI • Stanziare fondi per attività specifiche di capacity building sia per la propria azienda che per i

propri partner commerciali • Stanziare fondi e assegnare le responsabilità per fornire una risposta immediata in caso di

allerte Tolleranza Zero

Accesso a informazioni aggiornate: Gli aderenti amfori BSCI devono garantire che i propri partner commerciali, in particolare coloro che saranno soggetti al monitoraggio (es. produttori), abbiano regolarmente accesso a informazioni aggiornate sul processo di audit.

Vi sono diversi modi per riuscire in tale attività:

• Individuare, tramite valutazioni, l’intermediario corretto e fornirgli regolarmente informazioni pertinenti. Gli aderenti amfori BSCI dovranno creare dei volantini o degli altri strumenti semplificati per i responsabili dell’approvvigionamento, di modo che possano avere un rapido accesso ai messaggi fondamentali da trasmettere ai produttori (nuovi e non) della catena di fornitura.

• Fornire accesso ai produttori ai diversi strumenti amfori BSCI a loro disposizione, tra cui: ο Piattaforma amfori BSCI: Fornisce accesso ai risultati degli audit e ai piani di

miglioramento. ο amfori Academy: Fornisce accesso a corsi gratuiti pertinenti alle attività dei

produttori

Valutare l’effetto leva: gli aderenti amfori BSCI possono anticipare l’effetto leva che eserciteranno sui propri produttori grazie alle informazioni a disposizione sulla piattaforma amfori BSCI relative agli altri aderenti amfori BSCI collegati al medesimo produttore.

Divulgazione volontaria delle informazioni: gli aderenti amfori BSCI possono selezionare l’opzione per la divulgazione volontaria sulla piattaforma amfori BSCI, permettendo così a tutti gli aderenti amfori BSCI collegati con il medesimo produttore di vedere i propri nomi. Questa funzione accresce la fiducia e stimola il dialogo tra pari all’insegna della trasparenza.


• Sezione II, Capitolo 2: Scelta della tipologia di monitoraggio • Allegato 14: Come integrare l’uguaglianza di genere nella strategia di

due diligence


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CAPITOLO 12: MODALITÀ DI PREPARAZIONE A UN AUDIT AMFORI BSCI DEI GESTORI DEL PROGRAMMA DELLE SOCIETÀ DI AUDITING Nella maggior parte dei casi, un gestore del programma di una società di auditing approvata è responsabile della gestione delle richieste di audit amfori BSCI e della programmazione degli audit tramite la piattaforma amfori BSCI.

Prima di programmare un audit il gestore del programma deve verificare che la richiesta di audit sia conforme alle linee guida del Manuale di sistema amfori BSCI e accurata in termini di:

• Ambiente: Qualora l’ambiente selezionato non sia corretto, i gestori del programma sono tenuti a informare in merito il detentore della RSP (es. è stata fatta richiesta di una SPA per un produttore senza autodichiarazione come piccolo produttore);

• Validità dell’audit: Qualora la richiesta di audit non sia conforme al ciclo di audit amfori BSCI per l’azienda interessata, i gestori del programma sono tenuti a informare in merito il detentore della RSP (es. il detentore della RSP ha richiesto un audit di follow-up presso un produttore che ha concluso un ciclo di audit e pertanto necessita di un audit completo)

Il gestore del programma può inoltre essere responsabile della selezione di auditor adeguati (siano essi singoli auditor o un team). A seconda del settore e della regione il gestore del programma selezionerà i migliori auditor che:

• Padroneggiano almeno una lingua locale e le lingue che la maggior parte dei lavoratori migranti sono in grado di parlare (se applicabile)

• Comprendono il settore, la normativa applicabile e gli specifici rischi sociali • Sono consapevoli dei potenziali gruppi vulnerabili (es. minoranze non tutelate) e sanno come

gestirli.

Durante la creazione di team efficaci per l’audit, il gestore del programma sarà attento all’equilibrio di genere all’interno in essi, di modo che siano adatti alla struttura dell’azienda soggetta all’audit.

Implicazioni economiche: I gestori del programma considereranno che il tempo e la forza lavoro impiegati per l’audit incideranno sui costi del servizio per coloro che se li assumeranno. I gestori del programma comunicheranno al detentore della RSP qualsiasi motivazione che potrebbe giustificare un aumento del numero degli auditor, della durata del trasferimenti o di ulteriori interviste al di fuori del luogo di lavoro.

Utilizzo della piattaforma amfori BSCI: I gestori del programma sono spesso responsabili del caricamento delle informazioni sulla piattaforma amfori. Le modalità secondo cui le società di auditing gestiscono le informazioni sono definite dal contratto quadro in materia di auditing amfori BSCI e dalle condizioni di utilizzo della piattaforma informatica. Le società di auditing:

• Utilizzano esclusivamente la piattaforma amfori BSCI per la comunicazione dei risultati dei propri audit

• Garantiscono che i dati caricati sulla piattaforma amfori BSCI sono accurati e attuali in data di presentazione a quanto loro consta

• Utilizzano le informazioni a cui hanno accesso sulla piattaforma amfori BSCI solamente per effettuare audit presso fabbriche o aziende agricole appartenenti alla catena di fornitura di aderenti amfori BSCI

• Trattano tutte le informazioni presenti sulla piattaforma amfori BSCI come informazioni commerciali riservate e non le divulgano al di fuori di essa


Note:


• Sezione II, Capitolo 2: Scelta della tipologia di monitoraggio • Sezione II, Capitolo 6: Il ciclo di audit amfori BSCI • Allegato 14: Come integrare l’uguaglianza di genere nella strategia di

due diligence




CAPITOLO 13: MODALITÀ DI PREPARAZIONE A UN AUDIT AMFORI BSCI DEI SINGOLI AUDITOR Gli auditor amfori BSCI devono intraprendere qualsiasi azione necessaria per comprendere la situazione dell’azienda soggetta all’audit. Un auditor deve comprendere almeno i seguenti aspetti:

• Geografia: Un auditor deve prendere in considerazione la posizione geografica della zona del produttore. Essa è infatti legata alle modalità di organizzazione della logistica e alla comprensione della realtà dei lavoratori. Ad esempio, l’auditor deve verificare in che modo i lavoratori si recano al lavoro nonché la distanza del luogo di lavoro dalle scuole, dagli ospedali e/o da altri uffici amministrativi (es. banche).

• Peculiarità: Un auditor deve comprendere eventuali questioni di genere, gerarchie sociali, questioni migratorie, ricorso a personale che svolge telelavoro o a giovani. Egli deve inoltre conoscere le autorità locali di competenza. L’auditor deve avere sempre una buona conoscenza di tali peculiarità.

• Normativa: L’auditor deve rivedere la normativa specifica pertinente all’azienda. In certi casi, leggi e regolamenti locali possono includere peculiarità che incidono sulle modalità a cui un auditor farà ricorso per formulare il proprio giudizio professionale.

• Remunerazione: Un auditor deve effettuare anticipatamente i calcoli relativi a un’equa remunerazione. Essi devono essere più accurati possibili e fondati sul settore e la regione in questione.

• Settore: Un auditor deve avere una buona comprensione del settore a cui appartiene l’azienda soggetta all’audit e avere chiare le sue peculiarità. In tutto ciò sono incluse:

o Comprensione della struttura di produzione o Verifica dell’esistenza di sindacati specifici o Verifica dell’esistenza di contratti collettivi specifici o Conoscenza di eventuali differenze nel modo in cui vengono elargite le remunerazioni o Verifica dell’esistenza di una normativa specifica applicabile (es. relativa al comparto

agricolo o per le cooperative)

Disporre anticipatamente di tutta la documentazione pertinente all’azienda: L’auditor deve applicare le misure necessarie per raccogliere tutta la documentazione pertinente all’azienda prima dell’audit amfori BSCI 2.0. Ciò comprende anche:

• Risultati dell’audit amfori BSCI accessibili attraverso la piattaforma amfori BSCI oppure offline • Una copia della versione firmata del Codice di condotta amfori BSCI con le relative condizioni

di attuazione per verificare il coinvolgimento dell’azienda soggetta all’audit nel processo di monitoraggio amfori BSCI

• Una copia del modello relativo ai piani di miglioramento (in alternativa può essere condiviso il link con l’azienda soggetta all’audit, qualora questo sia necessario)

• Se pertinente: o Una copia dell’autodichiarazione come piccolo produttore (si rimanda in merito

all’Allegato 12: Come valutare i piccoli produttori) o Una copia del piano di miglioramento dell’azienda soggetta all’audit, messa a

disposizione sulla piattaforma amfori BSCI (si rimanda in merito al Modello 9: Piano di miglioramento).






Note:


• Sezione III, Capitolo 2: Contenuto dei risultati dell’audit amfori BSCI • Allegato 9: Come promuovere un’equa remunerazione • Allegato 14: Come integrare l’uguaglianza di genere nella strategia di

due diligence






CAPITOLO 14: SVOLGIMENTO DELL’AUDIT AMFORI BSCI Tutti gli audit amfori BSCI devono essere svolti in base a standard di qualità, due diligence ed esperienza pratica.

Esperienza pratica e giudizio professionale: In tutti gli audit gli auditor amfori BSCI sono tenuti a fare riferimento a due concetti fondamentali: l’esperienza pratica e il giudizio professionale.

• Ricorso all’esperienza pratica: Nell’ambito della metodologia amfori BSCI 2.0 gli auditor devono ricorrere alla propria esperienza pratica, formulando giudizi informati e razionali. L’approccio adottato si contrappone a procedure decisionali fondate su valutazioni della realtà in bianco o nero. I questionari per gli audit amfori BSCI fungono da guida per gli auditor durante la valutazione. I risultati devono essere formulati in considerazione delle prove raccolte durante l’audit relativi alle PA. Per questo gli auditor amfori BSCI devono considerare sia le regole e i principi che i segnali impliciti e informali alla luce delle specificità dell’azienda soggetta all’audit. L’esperienza pratica permette agli auditor di:

o Contestualizzare: Gli auditor devono essere in grado di inserire la realtà che stanno valutando nel proprio contesto di appartenenza. Es. quali regole sociali o culturali influiscono sulla comunicazione tra i lavoratori e i dirigenti? Come vengono applicate le regole in materia di salute e sicurezza sul lavoro durante le operazioni agricole?

o Essere empatici: Gli auditor devono essere in grado di mettersi nei panni degli altri e comprendere la situazione dal loro punto di vista (es. perché le lavoratrici potrebbero voler parlare più volentieri con auditor del loro stesso sesso?)

o Considerare gli interessi contrastanti: Gli auditor devono essere in grado di

comprendere gli interessi contrastanti senza compromettere la propria neutralità (es. i lavoratori potrebbero preferire un salario lordo senza trattenute dei contributi previdenziali?)

• Ricorso al giudizio professionale: Gli auditor sono tenuti a fare ricorso al proprio giudizio professionale per instaurare collegamenti tra dati e informazioni da un lato e diversi valori e principi del Codice di condotta amfori BSCI dall’altro. L’auditor analizzerà i legami tra determinate pratiche aziendali e le PA (es. una pratica lavorativa quale la limitazione dell’accesso al meccanismo di lamentela ha probabilmente delle ripercussioni negative sulle PA relative alla protezione particolare dei giovani lavoratori, alla salute e sicurezza sul lavoro, al divieto di discriminazione, al divieto di occupazione precaria e al commercio etico). amfori si aspetta che gli auditor facciano ricorso al proprio giudizio professionale per stabilire tali collegamenti. Il giudizio professionale può inoltre essere di supporto per gli auditor nel momento in cui essi devono decidere se le informazioni raccolte possono essere considerate prove soddisfacenti o meno.

Le sei fasi principali dell’audit amfori BSCI

FASE 1: Arrivo e presentazione del team. L’auditor (o il gruppo di auditor) si presenta (eventualmente il responsabile dell’audit presenta il proprio team), mostra le proprie credenziali e illustra brevemente le ragioni della propria visita. Se pertinente, egli informerà l’azienda soggetta all’audit in merito alle conseguenze nel caso di un negato accesso all’auditor.


FASE 2: Riunione di apertura. La riunione di apertura viene svolta in un luogo definito dall’azienda soggetta all’audit. Può avvenire in una sala riunioni o all’aperto, in caso di audit presso aziende agricole. Tale riunione fornisce il contesto di svolgimento e permette di iniziare a instaurare un rapporto collaborativo e fondato sul dialogo aperto. L’auditor coglierà tale occasione per:

• Illustrare le fasi e lo scopo dell’audit amfori BSCI • Presentarsi (e presentare il team di auditor, se applicabile) facendo riferimento alle proprie

competenze più significative e al proprio accreditamento • Illustrare la politica anticorruzione della società di auditing e le sue implicazioni (è necessaria

una firma dell’azienda soggetta all’audit sul documento in merito) • Raccogliere informazioni sui presenti alla riunione di apertura (es. membri del direttivo e

rispettive funzioni, rappresentanti del lavoratori e consulente legale) • Illustrare e adattare, qualora necessario, il programma dell’audit (es. definizione del campione

di aziende agricole da sottoporre all’audit, qualora esso rientri nell’estensione dell’audit) • Richiedere una serie di documenti da sottoporre a verifica preliminare (es. contratti, libro paga

ecc.)

FASE 3: Raccolta delle prove. L’auditor raccoglie prove sulla performance sociale dell’azienda sottoposta all’audit tramite verifiche della documentazione, osservazione del luogo e interviste. Tali tipi di prove saranno presentate separatamente nei risultati dell’audit e contrassegnate con i seguenti acronimi:

• DO: per “DO” si intende la verifica dei documenti (Document Observation); • SO: per “SO” si intende l’osservazione del sito (Site Observation), in essa sono incluse la

visita e l’analisi degli stabilimenti di produzione, delle unità e delle aziende agricole (se applicabile);

• MI: per “MI” si intende l’intervista con il direttivo (Management interview), comprende le informazioni raccolte tramite le interviste con tutti i membri del direttivo di pertinenza;

• WI: per “WI” si intende l’intervista con i lavoratori (Workers ’Interview), comprende le informazioni raccolte da tutti i lavoratori intervistati (stagionali o permanenti);

• WRI: per “WRI” si intende l’intervista con i rappresentanti dei lavoratori (Workers ’Representative Interview), comprende le informazioni raccolte tramite le interviste con i rappresentanti dei lavoratori.

FASE 4: Completamento del questionario di performance sociale pertinente all’azienda soggetta all’audit. In base al proprio giudizio professionale, l’auditor compilerà il questionario di performance sociale relativo all’azienda principale sottoposta all’audit e, se applicabile, i questionari relativi a ogni azienda agricola del campione. Le domande fungono da supporto per l’auditor nello svolgimento di un controllo incrociato e nella verifica del raggiungimento di un numero soddisfacente di prove relative alla performance sociale dell’azienda soggetta all’audit. Di seguito sono riportate le espressioni fondamentali da comprendere:

• Prove soddisfacenti: Tale espressione si riferisce a un livello adeguato di dati e/o informazioni che permette all’auditor di giungere a una conclusione

• Prove sufficienti: Tale espressione indica la quantità minima di prove necessarie per comprovare un fatto (es. certificato di potabilità dell’acqua).

Il questionario di audit amfori BSCI include domande per cui vengono richieste all’auditor prove soddisfacenti. Ciò è dovuto al fatto che si desidera incoraggiare gli auditor ad avere una buona quantità di prove (e non solo una quantità a malapena sufficiente) relative a determinare pratiche commerciali aventi un impatto sulla tutela dei diritti dei lavoratori.


Ad esempio, anziché limitarsi a prove sufficienti (es. il produttore ha mostrato un certificato di potabilità dell’acqua valido), gli auditor amfori cercano prove soddisfacenti (il produttore dispone di un certificato o di altre prove che testimonino che l’acqua è adatta al consumo umano, che l’acqua potabile è sempre a disposizione dei lavoratori e che sono disponibili dei recipienti puliti e senza vettori di contaminazione per berla).

Tale quantità adeguata di prove non può ovviamente essere raggiunta se gli auditor rispondono alle domande senza effettuare alcuna analisi. Al contrario, il questionario per audit amfori BSCI richiede loro di effettuare un’analisi rigorosa della situazione prima di rispondere alle domande.

FASE 5: Stesura della relazione dei risultati: La relazione dei risultati illustra le buone prassi e le aree di miglioramento dell’azienda sottoposta all’audit, in modo da incentivare l’applicazione del Codice di condotta amfori BSCI.

A seguito dell’inclusione del campione di aziende agricole nell’estensione dell’audit, la relazione dei risultati comprova i risultati e le buone pratiche dell’azienda principale sottoposta all’audit e delle aziende agricole.

Nel momento della stesura dei risultati, gli auditor devono adottare il seguente approccio e illustrare:

• Il ragionamento che li ha portati a formulare il proprio giudizio: Descrizione del ragionamento seguito e di come è stata considerata la protezione dei lavoratori nel processo

• Le prove soddisfacenti e i loro relativi risultati: Descrizione dei dati, delle informazioni e dei risultati collegati

• Considerazioni e osservazioni: Descrizione delle osservazioni che non possono costituire

risultati ma che tenute in considerazione per la loro pertinenza.

FASE 6: Riunione di chiusura. La riunione di chiusura si svolge alla fine dell’audit in un luogo deciso e predisposto per tale scopo dall’azienda sottoposta all’audit. Può essere condotta in una sala riunioni o all’aperto. Tale riunione è fondamentale per mantenere l’atmosfera di collaborazione dell’audit e ottenere eventuali chiarimenti necessari. L’auditor coglierà tale occasione per:

• Presentare un commento sugli episodi identificati nel corso dell’audit amfori BSCI. Verrà ringraziato il produttore della propria collaborazione, dell’accesso ai documenti e del permesso di scattare fotografie. L’auditor potrà inoltre cogliere tale occasione per informare l’azienda soggetta all’audit in merito ad alcune questioni rilevate.

• Informare l’azienda soggetta all’audit del fatto che il giudizio professionale sia basato su una

combinazione di dati e di informazioni. L’auditor deve spiegare che le interviste con i lavori sono solo una delle molte fonti di informazioni che confluiscono nel proprio giudizio di modo da evitare che venga fatta pressione su di essi.

• Informare l’azienda soggetta all’audit in merito alle modalità di calcolo della valutazione

amfori BSCI, la quale è il risultato di calcoli automatici effettuati da parte di un sistema informatico online. Gli auditor non sono pertanto in grado di controllare tale valutazione.

• Illustrare le buone prassi identificate nel corso dell’audit.

• Illustrare i risultati e le osservazioni, includendo brevi spiegazioni sul motivo per cui quanto

riportato nelle osservazioni costituisce un potenziale rischio per l’azienda soggetta all’audit e i suoi clienti. L’auditor deve presentare una panoramica e non fare solo riferimento a quanto contenuto nel Codice di condotta amfori BSCI.


• Ricordare all’azienda soggetta all’audit che ha a disposizione 60 giorni lavorativi per

presentare il proprio piano di miglioramento sulla piattaforma amfori BSCI.

• Fornire una copia del modello per i piani di miglioramento.

• Dare un feedback sulle azioni da intraprendere considerando il piano di miglioramento, la presentazione dei risultati dell’audit sulla piattaforma amfori, ecc.

• Chiedere che il direttivo e i rappresentanti dei lavoratori firmino la relazione dei risultati e

informare l’azienda sottoposta all’audit che tale firma non implica l’accettazione dei contenuti bensì riconosce semplicemente che è stato svolto un audit privo di irregolarità.

• Mostrarsi disponibile a rispondere a domande e dare chiarimenti.

Modalità che possono determinare la compromissione di un audit amfori BSCI

Di seguito vengono riportate le modalità in grado di compromettere lo svolgimento di un audit amfori BSCI:

• Annullamento: L’audit viene organizzato e programmato sulla piattaforma amfori BSCI, tuttavia non viene svolto. In tal caso, i risultati dell’audit contengono solo informazioni generali, senza alcuna valutazione delle PA. L’auditor presenta i risultati dell’audit, indica che è stato annullato (Aborted) in corrispondenza della sezione “Interferenze audit” (Audit Interferences) e fornisce informazioni per giustificate la propria decisione. L’audit non riceverà una valutazione e risulterà annullato sulla piattaforma amfori BSCI.

• Accesso negato: L’azienda soggetta all’audit non permette all’auditor di accedere ad essa.

In tal caso l’auditor seleziona l’opzione “accesso negato” (Access Denied) nella sezione “Interferenze audit” e fornisce informazioni sulla scelta di tale opzione. In tal caso la piattaforma amfori BSCI assegna automaticamente un punteggio pari a “E”.

• Svolgimento parziale: L’audit viene svolto e poi interrotto, in modo da non consentire

all’auditor di concludere la propria valutazione. In tal caso l’auditor seleziona l’opzione “svolto parzialmente” (Partially Conducted) nella sezione “Interferenze audit” e fornisce informazioni sulla scelta di tale opzione. L’auditor contrassegna con “NO” tutte le PA che non sono state valutate e la piattaforma amfori BSCI calcola automaticamente la valutazione complessiva dell’audit.


• Sezione III, Capitolo 2: Come redigere e leggere la relazione dei risultati




CAPITOLO 15: IL PIANO DI MIGLIORAMENTO In seguito all’identificazione di problemi relativi a una valutazione, un audit, un workshop o un progetto pilota, i produttori possono sviluppare un piano di miglioramento che proponga soluzioni realizzabili e azioni per correggere le problematiche identificate.

Un produttore può creare in qualsiasi momento un piano di miglioramento sulla piattaforma amfori BSCI, non appena si rende conto di avere bisogno di effettuare miglioramenti all’interno della propria azienda.

Oltre a un audit, le necessità di miglioramento possono essere segnalate a un produttore tramite:

• Una valutazione: Non deve essere necessariamente un audit formale amfori BSCI bensì può essere effettuata attraverso un diverso sistema

• Un workshop a cui ha partecipato uno dei propri dipendenti: Non deve essere necessariamente sulla piattaforma amfori BSCI bensì può essere stato messo a disposizione da un’altra realtà di competenza.

• Un progetto pilota a cui partecipa il produttore: Non deve necessariamente svolgersi nell’ambito di amfori BSCI bensì può essere organizzato da un ente diverso.

Per la redazione di un piano di miglioramento un produttore può utilizzare:

• Il piano di miglioramento disponibile nel profilo produttori sulla piattaforma amfori BSCI • Il modello per i piani di miglioramento fornito nel Manuale di sistema amfori BSCI • Qualsiasi altro modello adeguato a discrezione del produttore

Le sette fasi di creazione di un piano di miglioramento

La redazione di un piano di miglioramento è suddivisa in sette fasi per il produttore:

• FASE 1 – Analisi: Riesame dei risultati dell’audit o dei risultati della valutazione che hanno messo in evidenza la necessità di apportare miglioramenti

• FASE 2 – Causa di fondo: Identificazione della causa della condotta (o delle condotte) che hanno portato a un’inadempienza

• FASE 3 – Soluzioni: Identificazione delle soluzioni realizzabili (da suddividere in soluzioni a breve termine e a lungo termine)

• FASE 4 – Responsabilità: Identificazione di uno o più responsabili per il processo di attuazione del piano di miglioramento

• FASE 5 – Budget: Stanziamento di un budget realistico

• FASE 6 – Strategia: Definizione e rispetto delle fasi di attuazione

• FASE 7 – Monitoraggio: Definizione di una strategia per il monitoraggio e l’eventuale adattamento dell’approccio


Reazione alla relazione dei risultati: In seguito a un audit amfori BSCI i produttori devono sviluppare un piano di miglioramento in risposta alla relazione dei risultati pubblicata dall’auditor e condividere tale piano con gli aderenti collegati sulla piattaforma amfori BSCI.

• Tempistiche: All’azienda soggetta all’audit sono concessi 60 giorni lavorativi per la redazione e la presentazione sulla piattaforma amfori BSCI di un piano di miglioramento definitivo. Qualora l’azienda soggetta all’audit abbia affrontato problemi durante la presentazione del documento sulla piattaforma amfori BSCI, essa è tenuta a condividere tale piano di miglioramento tramite altri mezzi, facendolo pervenire al detentore della RSP e almeno all’auditor che effettuerà l’audit di follow-up nell’ambito del processo di preparazione che ha luogo prima dell’audit stesso.

• Mancato rispetto delle tempistiche: La mancata presentazione del piano di miglioramento non impedisce né ritarda il follow-up amfori BSCI che verifica il grado dei miglioramenti conseguiti. In caso di mancata pubblicazione di un piano di miglioramento da parte del produttore, l’audit di follow-up amfori BSCI sarà programmato secondo le tempistiche definite dalla relazione dei risultati, la quale fungerà da standard di riferimento per l’auditor.

Note:


• Modello 9: Piano di miglioramento • Modello 14: Piano di capacity building nella amfori Academy • Allegato 13: Come promuovere il capacity building





CAPITOLO 16: FOLLOW-UP E MIGLIORAMENTO CONTINUO Il miglioramento continuo costituisce un valore centrale del sistema amfori BSCI. Gli aderenti amfori BSCI si aspettano che i propri produttori conseguano miglioramenti continui nel rispetto dei diritti umani e dei lavoratori nelle proprie sedi e in tutta le proprie catene di fornitura.

Gli aderenti amfori BSCI sono esortati a sostenere i loro produttori a:

• Migliorare i propri risultati nel breve e lungo termine • Apportare i cambiamenti a lungo termine necessari • Integrare il Codice di condotta amfori BSCI nella propria cultura aziendale

In equilibrio tra autonomia e responsabilità: amfori BSCI si fonda su un connubio dato da autonomia e responsabilità. L’equilibrio tra tali elementi guida i rapporti tra gli aderenti amfori BSCI e i loro produttori. L’obiettivo degli aderenti è di fungere da supporto per i progressi e il miglioramento continuo dei produttori, permettendo loro al contempo di assumersi le proprie responsabilità aziendali.

I due concetti fondamentali in tale contesto sono:

• Autonomia: Si riferisce all’attitudine di un produttore in seguito a una valutazione e la sua capacità di prendere decisioni per gestire il proprio processo di miglioramento. Ai produttori vengono offerte formazioni specifiche e sostegno per il superamento di eventuali mancanze identificate (questioni Tolleranza Zero incluse). I produttori vengono inoltre incoraggiati a utilizzare in modo proattivo qualsiasi altra risorsa disponibile per l’apprendimento autonomo. Si ritiene che i produttori con una valutazione complessiva pari ad “A” (ottimo) o “B” (buono) abbiano raggiunto un livello di maturità che permette loro di progettare autonomamente e mantenere attivo il proprio processo di miglioramento continuo senza il bisogno di un audit di follow-up amfori BSCI.

• Responsabilità: I produttori che hanno ottenuto valutazioni audit pari o inferiori a “C” (accettabile) saranno soggetti a un audit di follow-up entro 12 mesi dalla data dell’audit amfori BSCI precedente. Qualora non dovesse essere rispettata una scadenza sarà necessario richiedere un audit completo amfori BSCI affinché il produttore possa continuare ad avere un ciclo di audit valido.

Circostanze per cui il processo di verifica (audit completo amfori BSCI incluso) può venire anticipato:

L’audit di follow-up amfori BSCI solitamente avviene entro 12 mesi dall’audit amfori BSCI precedente. Tuttavia possono sussistere circostanze per cui gli aderenti amfori BSCI possono avere bisogno di programmare un audit di follow-up prima del tempo. In tal caso può essere organizzato un audit di follow-up amfori BSCI o un altro tipo di verifica concordata. Di seguito sono riportati alcuni esempi:

• L’azienda soggetta all’audit agisce in modo proattivo per ottenere un follow-up: L’azienda soggetta all’audit può avere trovato il modo per attuare i miglioramenti necessari nel breve termine e desidera che questi siano sottoposti a verifica da parte di terzi in modo da migliorare la propria valutazione.

• Un aderente amfori BSCI (detentore della RSP) è proattivo: L’esperienza dimostra che può essere necessario un follow-up proattivo al fine di promuovere i cambiamenti che sono necessari nel breve, medio e lungo termine per integrare il Codice di condotta amfori BSCI all’interno di un’azienda. In base a tale esperienza gli aderenti amfori BSCI possono richiedere un follow-up anticipato, fra l’altro, nei seguenti casi:


ο Produttore contrassegnato come Tolleranza Zero: Il gruppo di miglioramento ad

hoc può concordare sulla necessità di svolgere un audit amfori BSCI poco dopo l’inizio dei miglioramenti per comprovare i progressi fatti e incentivare i miglioramenti a lungo e medio termine.

o Mancata presentazione di un piano di miglioramento: La mancata presentazione di un piano di miglioramento sulla piattaforma amfori BSCI da parte di un produttore potrebbe essere dettata da motivazioni di natura tecnica. Il rispetto delle tempistiche costituisce ad ogni modo un indicatore della volontà e dell’interesse al miglioramento dell’azienda soggetta all’audit. Il mancato rispetto delle tempistiche di 60 giorni per la presentazione di un piano di miglioramento può indicare l’indifferenza o il mancato di interesse nei confronti dei miglioramenti da conseguire. In base a tale esperienza gli aderenti amfori BSCI possono programmare un follow-up amfori BSCI per riaccendere l’interesse dei produttori.

• Casi di peggioramento, emergenza o lamentele: In tutti i casi riportati gli aderenti amfori BSCI, in collaborazione e con il sostegno del Segretariato amfori, possono decidere di svolgere una valutazione urgente da parte di terzi (es. accertamento speciale), indipendentemente dal processo standard di audit amfori BSCI.

Note:


• Allegato 5: Come seguire il Protocollo Tolleranza Zero • Modello 9: Piano di miglioramento • Sezione II, Capitolo 6: Il ciclo di audit amfori BSCI

