Manuale Operativo Rilevazione Presenze ed Assenze da ... · indirizzi personali (residenza, recapito, domicilio), alla possibilità di visualizzare dati giuridici, di trattamento

RILEVAZIONE

PRESENZE

GESTIONE RILEVAZIONE PRESENZE – PORTALE DIPENDENTE

EMESSO: LUGLIO 2011

VALIDITÀ:

REVISIONE:

Rif. Interno: DED.MKT803TGGD002A Redazione: Luglio 2011 Edizione: Gabriele Gardini

Emesso: Luglio 2011

RILEVAZIONE PRESENZE - PORTALE DEL DIPENDENTE

Indice

Presentazione 3

Utilizzo 4

Referente 4

Responsabile 7

Inserimento timbrature 10

Cancellazione / modifica timbrature 11

Annullamento richieste timbrature 12

Inserimento assenze 13

Cancellazione/modifica assenze 15

Validazione/Rifiuto Richieste 16

Altre funzioni del Cartellino 19

[Per l’aggiornamento del sommario è sufficiente premere F9.]

Codice documento DED.MKT803TGGD002A mese anno 07 2011 2/17


Le tradizionali applicazioni di gestione dellerisorse umane sono da sempre destinate alla ristretta comunità di utenti: glioperatori dell’ufficio del personale. Le funzioni di gestione del Portale delDipendente consentono un coinvolgimento in prima persona dei dipendentinei processi che li vedono coinvolti, in un’ottica di decentramentoproduttivo.

Le nuove funzionalità si possono inserire in un progetto più ampio didefinizione complessiva del Portale Aziendale, che fornisca, allo stessotempo, servizi rivolti tanto al personale dipendente quanto agli assistiti. Lacomponente del personale, per sua stessa natura, produce contenuti chepossono essere messi a disposizione dei dipendenti.

Le funzioni informative e di servizio realizzate si fondano su di una strutturadi base alla quale sono affidate due ruoli fondamentali:

� Il controllo degli accessi alle informazioni� L’interfacciamento tecnologico ed applicativo con il database di

gestione delle risorse umane.

La struttura regola quindi la funzione del portale, rendendo possibile:

� La definizione dei livelli autorizzativi per l’accesso dei dipendentiverso i servizi informativi messi a disposizione da parte dell’Azienda;

� Il controllo degli accessi sulla base dei livelli autorizzativi;� L’attivazione delle transazioni di comunicazione ed il controllo sugli

archivi con le tradizionali applicazioni di Gestione delle RisorseUmane.

La struttura garantisce il rispetto delle condizioni di sicurezza e riservatezza,indispensabili per una realizzazione di questo tipo. Su questo livello diinnestano i diversi servizi applicativi previsti per i dipendenti e per altrecategorie di personale.

Il portale si presenta con le sembianze tipiche di un prodotto che si deverivolgere ad un pubblico senza competenze né “manualità” specifiche, il cherichiede un approccio intuitivo e semplificato verso le funzioni proposte.Esso affianca funzioni ad uso generico a quelle più specifiche derivate dalleattività applicative: dalla possibilità di scambiare facilmente mail con l’ufficiopersonale con eventuali allegati, alla possibilità di richiedere la modifica degliindirizzi personali (residenza, recapito, domicilio), alla possibilità divisualizzare dati giuridici, di trattamento economico e di presenza/assenza.

A proposito dello scambio di e-mail menzionato è disponibile allo scopo lafunzione “contattaci”, di fatto uno standard dei siti che propongono alcliente l’area di assistenza, questa funzione consente all’utente un faciledialogo con l’ufficio personale.

Nel contesto informativo della rilevazione presenze/assenze è previsto unservizio informativo che consente al dipendente di:

� Visualizzare le timbrature effettuate


Presentazione


� Visualizzare il proprio cartellino mensile consolidato, contimbrature, assenze e totali giornalieri

� Visualizzare la situazione mensile del monte ore, delle variabilistipendiali rilevate e delle ferie disponibili.

Il portale dispone poi di un servizio dispositivo che dà la possibilità aldipendente di inserire le richieste di omissione timbratura e legiustificazioni di assenza abilitate (es. ferie, timbrature, permessi, missioni ecosì via).

Il sistema prevede un percorso specifico dell’iter autorizzativo: immesse daidipendenti o dai referenti, le richieste vengono valutate dal responsabile perl’autorizzazione od il rifiuto; esse vengono poi accettate dall’ufficiopresenze/assenze. Il responsabile ha modo di inserire a sua volta richieste,accelerando di fatto il percorso autorizzativo.

Tramite le funzioni applicative disponibili e configurabili l’azienda puòdefinire

� I responsabili di settore o di reparto, per organizzare il percorsoautorizzativo,

� I referenti che, al pari dei dipendenti, hanno la possibilità di inserirerichieste per se stessi e per altri, dando modo all’azienda di copriredal punto di vista organizzativo l’intera struttura sanitaria,

� Le tipologie di giustificazioni che possono essere utilizzate daldipendente e dal responsabile,

� I modi ed i tempi con i quali i dipendenti ed i responsabili possonoaccedere al portale, sia per la visualizzazione che per la fasedispositiva

Nell’esporre le modalità di utilizzo del portale, si considereranno le 3tipologie di operatori a cui il portale è rivolto: dipendenti, responsabili ereferenti. Per tutte le 3 tipologie, le modalità di ingresso al portale sarannole medesime: differenti sono invece le maschere e le modalità di gestionedelle presenze/assenze.

La figura del referente è quella di un dipendente “allargato”: è un operatoredi portale che può inserire richieste per timbrature/assenze per un gruppodi persone, senza potere validare/rifiutare tali richieste.

Appena entrato nel portale, il Referente riceve un messaggio di benvenuto,vede alcuni dati personali e l’indicazione dell’ultima volta che si è collegato.


Utilizzo Referente


A seconda della configurazione dell’utente all’interno di WHR, in alto asinistra compaiono delle voci di menù: quella di specifico interesse per ilReferente è Gestione del referente. Cliccando su questa funzione,comparirà la seguente maschera:

In questa maschera il Referente visualizza l’elenco dei propri afferenti conl’indicazione di:

� “Cognome/Nome/Matricola”, indicano il nominativo e il numero dimatricola dei propri collaboratori per cui è abilitato all’inserimentodelle richieste.

� “Mese in evidenza”, indica il numero di richieste non ancora validate nelmese corrente.

� “Richieste da validare (mesi aperti)”, indica il numero di richieste nonvalidate o non rifiutate (dal Responsabile) per tutti i mesi ancora ingestione e quindi ancora validabili (o rifiutabili).



� “Richieste da validare (mesi chiusi)”, indica il numero di richieste nonvalidate o non rifiutate per i mesi chiusi ovvero non più gestibili dalResponsabile (che potrà quindi solo visualizzarli).

In alto a destra, se l’operatore è Referente di più gruppi di dipendenti,esiste un menù a tendina che gli permette di selezionare il gruppo su cuiintende operare.

Per visualizzare i mesi pubblicati del dipendente, basta cliccare alla destra,sulla lente corrispondente al nominativo interessato. A quel puntocomparirà la seguente schermata:

In questa maschera abbiamo due pulsanti in alto a destra:

� Ricarica: rivisualizza la maschera nel caso la stessa sia stata caricata maledurante la sua apertura. Nel caso in cui la maschera nel frattempo siacambiata, la aggiorna.

� Indietro: pulsante di “ritorno”. Chiude la maschera dell’elenco.

Le colonne della videata hanno il seguente significato:

Anno/Mese: indicano l’Anno ed il Mese di riferimento.

Stato: in questa colonna, la scritta “Visualizzazione” indica la possibilità dipoter solamente visualizzare il mese di riferimento; la scritta “Gestione”indica che è anche possibile inserire richieste di presenza (timbrature) o diassenza (giustificativi).

Da Validare: il valore indicato in questa colonna, segnala il numero dirichieste (inserimenti) non ancora validate dal Responsabile.

A questo punto, per visualizzare il cartellino del mese di interesse ilDipendente dovrà cliccare sul nome del mese sottolineato e scritto in blu.



Per la gestione della mensilità del dipendente, il Referente potrà utilizzare lemedesime modalità e funzioni già evidenziate per il Dipendente, per cui sirimanda al relativo paragrafo per i dettagli.

La figura del Responsabile è quella di colui che è autorizzato a validare oannullare le richieste fatte da un determinato gruppo di dipendenti, cosìcome ad inserire – validandole automaticamente – le richieste di eventualitimbrature/assenze che il dipendente non potesse inserire.

Appena entrato nel portale, il Responsabile riceve un messaggio dibenvenuto, vede alcuni dati personali e l’indicazione dell’ultima volta che si ècollegato.

A seconda della configurazione dell’utente all’interno di WHR, in alto asinistra compaiono delle voci di menù: quella di specifico interesse per ilResponsabile è Gestione del responsabile. Cliccando su questa funzione,comparirà la seguente maschera:


Responsabile


In questa maschera il Responsabile visualizza l’elenco dei propri afferenticon l’indicazione di:

� “Cognome/Nome/Matricola”, indicano il nominativo e il numero dimatricola dei propri collaboratori per cui è abilitato alla validazionedelle richieste.

� “Mese in evidenza”, indica il numero di richieste non ancora validate nelmese corrente.

� “Richieste da validare (mesi aperti)”, indica il numero di richieste nonvalidate o non rifiutate (dal Responsabile) per tutti i mesi ancora ingestione e quindi ancora validabili (o rifiutabili).

� “Richieste da validare (mesi chiusi)”, indica il numero di richieste nonvalidate o non rifiutate per i mesi chiusi ovvero non più gestibili dalResponsabile (che potrà quindi solo visualizzarli).

In alto a destra, se l’operatore è Responsabile di più gruppi di dipendenti,esiste un menù a tendina che gli permette di selezionare il gruppo su cuiintende operare.

Per visualizzare i mesi pubblicati del dipendente, basta cliccare alla destra,sulla lente corrispondente al nominativo interessato. A quel puntocomparirà la seguente schermata:

In questa maschera abbiamo due pulsanti in alto a destra:

� Ricarica: rivisualizza la maschera nel caso la stessa sia stata caricata maledurante la sua apertura. Nel caso in cui la maschera nel frattempo siacambiata, la aggiorna.

� Indietro: pulsante di “ritorno”. Chiude la maschera dell’elenco.



Le colonne della videata hanno il seguente significato:

Anno/Mese: indicano l’Anno ed il Mese di riferimento.

Stato: in questa colonna, la scritta “Visualizzazione” indica la possibilità dipoter solamente visualizzare il mese di riferimento; la scritta “Gestione”indica che è anche possibile inserire richieste di presenza (timbrature) o diassenza (giustificativi).

Da Validare: il valore indicato in questa colonna, segnala il numero dirichieste (inserimenti) non ancora validate dal Responsabile.

A questo punto, per visualizzare e gestire il cartellino del mese di interesseil Responsabile dovrà cliccare sul nome del mese sottolineato e scritto inblu.

Il Responsabile può inserire personalmente delle richieste di mancatetimbrature nel cartellino del proprio afferente, le quali richieste risulterannoautomaticamente validate.

Per effettuare una richiesta di inserimento di una timbratura (ad es.per dimenticanza o per il malfunzionamento del badge) si clicca sul

alla destra della data interessata.

Sul cartellino comparirà la seguente maschera

sulla quale il Responsabile potrà inserire Ora, Verso, eventuale Causale (lecausali abilitate sono visualizzabili tramite il relativo menù a tendina) e Notedel Responsabile relative alla timbratura inserita.


Inserimento timbrature


evidenziata come segue:

Il verso delle timbrature sarà visualizzato con un ulteriore sfondo Verde perindicare che la timbratura inserita è già validata.

Per effettuare la richiesta di cancellazione di una timbratura, basta cliccaresulla timbratura interessata. Comparirà la medesima maschera

Al momento della cancellazione, comparirà il seguente messaggio diconferma

La richiesta di cancellazione viene evidenziata dal colore blu dellatimbratura. Il verso delle timbrature sarà visualizzato con un ulterioresfondo Verde per indicare che la richiesta di cancellazione della timbraturaè già validata.

Le richieste di nuove timbrature o di cancellazione di timbrature da

richieste di nuove timbrature o di cancellazione di timbrature effettuate daun dipendente, possono essere solo validate o rifiutate, ma non annullate omodificate dal Responsabile.

Per la richiesta di modifica di una timbratura nel Verso o nella Causale, la

timbratura. Il verso della timbratura sarà visualizzato con un ulterioresfondo Verde per indicare che la richiesta di modifica della timbratura è giàvalidata.


Cancellazione / modifica

timbrature


Per annullare una richiesta di inserimento, di cancellazione o di modifica di

solita maschera di Modifica Dati Timbratura.

Al momento dell’annullamento, comparirà il seguente messaggio diconferma

Si noti bene che il Responsabile non può mai cancellare o modificare unarichiesta dei propri afferenti, Dipendente o Referente che siano: può soloaccettarla (validandola) o rifiutarla.

Il Responsabile per effettuare una richiesta di inserimento di una assenza alla destra della data interessata.

Nella maschera che si apre

è possibile inserire:

� Giustificativo: è possibile inserire direttamente il codice (se lo si conosce)oppure cercare il giustificativo di assenza scegliendolo dal menù a tendinaa fianco.

� Dal/Al: è possibile inserire uno o più giorni mettendo la data di inizio(“Dal”) e quella di Fine (“Al”). La data proposta in entrambi i campi saràquella del giorno selezionato.

� Copertura: la copertura possibile varia a seconda del Giustificativostesso. Dopo aver scelto il giustificativo, potranno utilizzarsi tretipologie di Copertura:

� Giorno Intero: il giustificativo copre l’intera giornata lavorativa� Valore Orario: consente di specificare un quantitativo orario a partire

da un orario specificato


Annullamento richieste

timbrature

Inserimento assenze


In questocaso, nel campo “Per” si indicherà il quantitativo orario dainserire e nel campo “Dalle” l’orario di partenza del giustificativo

� Segmento Orario: consente di specificare un periodo di coperturaoraria per un singolo specifico giorno

In questo caso, nel campo “Dalle” si indicherà l’orario di partenzadel giustificativo e nel campo “Alle” l’orario di fine. A differenza delcaricamento per Valore Orario, non è possibile caricare ilgiustificativo su più giorni.

� Note responsabile: il Responsabile può caricare una nota da comunicareal Dipendente relativa alla richiesta di assenza caricata.

viene evidenziata in rosso con un ulteriore sfondo Verde sulla sinistra perindicare che la richiesta è già validata.

E’ possibile per il Responsabile effettuare la cancellazione di una richiesta diassenza inserita precedentemente dal Responsabile stesso. Per far ciò, sipuò cliccare direttamente sull’assenza che si intende cancellare incorrispondenza della data interessata.

Si aprirà la seguente maschera:

e rispondere OK alla seguente videata


Cancellazione/modifica

assenze


Per effettuare una richiesta di modifica dell’ assenza, le modalità sono lestesse della cancellazione: si clicca sull’assenza interessata, si effettuano le

Si noti bene che il Responsabile non può cancellare né modificare larichiesta di una assenza inserita da un proprio afferente, Dipendente oReferente che sia: può solamente validarla o rifiutarla.

Nel cartellino, in alto a destra, sono presenti alcuni tasti funzionali chepossono essere utilizzati dal Responsabile.

Il pulsante dà la possibilità al Responsabile di entrare nella mascheradelle assenze del dipendente afferito

nella quale, oltre a potere inserire le assenze nella medesima modalitàprecedentemente indicata, potrà visualizzare, se abilitato, tramite gliopportuni tasti funzionali, la situazione di Massimale, Goduto e Residuodelle categorie di assenze indicate (ferie, etc.), le eventuali abilitazioni alDiritto studio, le schede di Maternità. Per un vademecum relativo a talifunzionalità, si rimanda al manuale della Gestione Assenze.

Per validare/rifiutare le richieste del Dipendente, il Responsabile haessenzialmente 2 modi:

� Validazione/Rifiuto della singola richiesta� Validazione/Rifiuto cumulativa delle richieste

Il Responsabile clicca sulla timbratura o sull’assenza che vuolevalidare/rifiutare e si aprirà una delle due seguenti finestre


Validazione/Rifiuto

Richieste

1. Validazione/Rifiuto

della singola richiesta


nel caso delle timbrature

nel caso delle assenze.

I pulsanti utili sono i seguenti:

per validare la timbratura/assenza

per rifiutare la timbratura/assenza

Le richieste validate sono rappresentate sul cartellino con il riempimento(sulla parte sinistra del dato) di colore Verde, mentre quelle rifiutate con ilcolore Rosso.

Per aprire la maschera di Validazione/Rifuto Cumulativa, cliccare sulsecondo pulsante situato in alto a destra del cartellino

In questa maschera, vengono visualizzate tutte le richieste effettuate nelmese, sia di timbrature che di assenze (identificate dalla colonna Tipo), iltipo di richiesta effettuata (identificata dalla colonna TiOper) e se su di essesono già state effettuate delle Validazioni o dei Rifiuti (colonna Stato).

Per Validare/Rifiutare le richieste (sia Timbrature che Assenze), selezionaregli elementi desiderati spuntandone la casella a fianco

Oppure, per selezionare/deselezionare tutte le richieste, spuntare la casellain alto a sinistra

Quindi cliccare su:

per validare tutti gli elementi selezionati

per rifiutare tutti gli elementi selezionati.

Nel cartellino, in alto a destra, sono presenti alcuni tasti funzionali chepossono essere utilizzati dal Responsabile.

dà la possibilità al Responsabile di stampare il cartellino inPDF dei dipendenti afferiti. Tale pulsante è visibile se nelle Configurazioni diQB è contemplata la stampa del cartellino da portale per il Responsabile.


2. Validazione/Rifiuto

cumulativa delle

richieste

Altre funzioni del

Cartellino

3. Stampa Cartellino


dà la possibilità al Responsabile di visualizzare le richiestecaricate dai dipendenti afferiti ed il relativo dettaglio

Per il dettaglio ancora più specifico delle richieste qui visualizzate, èpossibile cliccare ulteriormente sulla lente di ingrandimento sulla sinistradella richiesta stessa

Se la richiesta è relativa alle timbrature, si aprirà la seguente nuovamaschera:

Se la richiesta è relativa alle assenze, verranno visualizzati i seguenti dettagli:

dà la possibilità al Responsabile di visualizzare i dati delriepilogo mensile del dipendente afferito

I dati visualizzati sono gli stessi del riepilogo del cartellino in stampaconfigurato nelle Configurazioni di QB

Il pulsante dà la possibilità al Responsabile di entrare nella mascheradelle assenze del dipendente afferito

nella quale, oltre a potere inserire le assenze nella medesima modalitàprecedentemente indicata, potrà visualizzare, se abilitato, tramite gliopportuni tasti funzionali, la situazione di Massimale, Goduto e Residuodelle categorie di assenze indicate (ferie, etc.), le eventuali abilitazioni al


4. Visualizzazione

Richieste

5. Riepilogo Mensile 6. Assenze


Diritto studio, le schede di Maternità. Per un vademecum relativo a talifunzionalità, si rimanda al manuale della Gestione Assenze.

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