Manuale posta elettronica Ecube - ecubecenter.it · Sommario 1.0 Introduzione ... elettronica Ecube e nello specifico della nuova Web Mail Ecube a partire dalle consuete operazioni

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2011

Revisione 1.2

Manuale posta elettronica Ecube

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Corso Vittorio Emanuele II, 225/C 10139 Torino Tel. 011 3999301 – Fax 011 3999309

www.ecubecenter.it [email protected]

Sommario

1.0 Introduzione ................................................................................................................................ 3

2.0 Web Mail Ecube ........................................................................................................................... 4

2.1 Accesso ................................................................................................................................... 4

2.2 Posta in arrivo .......................................................................................................................... 5

2.3 Calendario ............................................................................................................................... 6

2.4 Contatti ................................................................................................................................... 8

2.5 Note ........................................................................................................................................ 8

2.6 Attività ..................................................................................................................................... 8

3.0 Impostazioni .............................................................................................................................. 10

4.0 SPAM ........................................................................................................................................ 15

4.1 Cos’è lo spam ......................................................................................................................... 15

4.2 Tecniche di protezione ............................................................................................................ 16

4.3 Cartella posta indesiderata ...................................................................................................... 17

4.4 Opzioni antispam .................................................................................................................... 18

5.0 Groupware................................................................................................................................. 19

6.0 Sicurezza della Web Mail Ecube ................................................................................................... 20

6.1 Procedura di cambio password ................................................................................................ 20

7.0 Quote e limiti di utilizzo .............................................................................................................. 21

8.0 Client di posta elettronica ........................................................................................................... 22

9.0 Smartphone ............................................................................................................................... 23

9.1 Apple iOS 5.0 (iPhone e iPad) .................................................................................................. 23

10.0 SMTP ........................................................................................................................................ 29

11.0 FAQ ........................................................................................................................................... 30

11.1 Perché la data dei messaggi viene visualizzata in modo non corretto? ........................................ 30

11.2 Come posso recuperare la mia password di accesso alla Web Mail? ........................................... 30

11.3 Perché non posso inviare posta dal server Ecube? .................................................................... 30

11.4 Ho sbagliato molte volte la password di accesso e non riesco più ad accedere alla mia casella .... 30

11.5 Quali client di posta elettronica sono supportati dal nuovo sistema di posta elettronica Ecube? ... 30

11.6 Quali browser posso utilizzare per accedere alla Web Mail Ecube? ............................................. 31

11.7 Il nostro provider di connessione internet non offre il servizio SMTP. Cosa possiamo fare? .......... 31

11.8 E’ possibile ampliare lo spazio a disposizione della casella di posta? ........................................... 31

11.9 Come posso selezionare più di un messaggio alla volta? ........................................................... 31

11.10 Come posso accedere alla mia casella di posta elettronica? ................................................... 31

11.11 Dove posso impostare il numero di messaggi visualizzabile su una singola pagina? ................. 32

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11.12 E’ possibile aggiungere dizionari oltre a quelli già configurati? ................................................ 32

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1.0 Introduzione

Il presente documento intende illustrare nel dettaglio le principali funzionalità del nuovo sistema di posta

elettronica Ecube e nello specifico della nuova Web Mail Ecube a partire dalle consuete operazioni di invio e

ricezione della posta elettronica, di organizzazione dei contatti, del calendario e delle attività per giungere

alla gestione delle procedure antispam e alla personalizzazione della visualizzazione dell’interfaccia.

La nuova Web Mail Ecube è raggiungibile all’indirizzo https://webmail01.ecubecenter.it ed è totalmente

compatibile con le più recenti versioni dei browser più comuni (Internet Explorer 8.0 e 9.0, Firefox 4.0, 5.0,

6.0, 7.0 e 8.0, Chrome 13.0, 14.0 e 15.0 e Safari 5.0 e 5.1). L’utilizzo della tecnologia Ajax e di un motore

web 2.0 rende l’esperienza di utilizzo decisamente più efficace e accattivante rispetto alla vecchia Web Mail.

L’evoluzione tecnologica ha consentito inoltre l’adozione di un sistema antispam più integrato ed efficace che

consente all’utente il pieno controllo della propria posta elettronica.

La disponibilità di uno spazio predefinito (2 Gbytes) senza limiti temporali può consentire la predisposizione e

l’organizzazione delle cartelle e delle regole con una maggior facilità di utilizzo.

Infine, grazie al supporto della tecnologia Microsoft ActiveSync, sarà possibile sincronizzare la propria casella

di posta elettronica con i principali sistemi operativi per smartphone (iOS di Apple, Android di Google,

Windows Phone di Microsoft, Symbian di Nokia e PalmOS di Palm).

https://webmail01.ecubecenter.it/

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2.0 Web Mail Ecube

In questa sezione verranno illustrate le principali funzionalità della nuova Web Mail Ecube a partire

dall’utilizzo della cartella POSTA IN ARRIVO e alle normali operazioni di invio e ricezione della posta

elettronica, del CALENDARIO e dei CONTATTI fino ad arrivare ai settaggi della Web Mail al fine di

ottimizzarne la visualizzazione e le funzionalità in base alle necessità del singolo utente.

2.1 Accesso

L’accesso alla nuova Web Mail (https://webmail01.ecubecenter.it) avviene inserendo il proprio indirizzo mail

completo ([email protected]) e la relativa password assegnata dal personale tecnico Ecube.

Una volta superata la procedura di login sarà disponibile la seguente schermata:

Lo schermo è suddiviso in quattro parti: la zona superiore dello schermo è occupata dal logo di Ecube e dai

vari menù (Impostazioni, Nuovo messaggio, Rispondi, Inoltra, Spam, ecc..). La zona inferiore dello schermo

contiene sulla sinistra l’elenco delle cartelle, sulla destra l’elenco delle mail contenute nella cartella

selezionata (di default Posta in arrivo) e nella parte sottostante l’anteprima del messaggio.

La disposizione degli elementi ricorda molto da vicino quella delle versioni più recenti di Microsoft Outlook:

POSTA IN ARRIVO

CALENDARIO

CONTATTI

ATTIVITÀ

BOZZE

NOTE

POSTA INVIATA

POSTA ELIMINATA

POSTA INDESIDERATA

“E’ importante ricordare che nella nuova Web Mail Ecube il nome utente è

l’indirizzo completo di posta elettronica (nel formato [email protected]) e non,

come nella precedente versione, solo il testo davanti al carattere “@””.

https://webmail01.ecubecenter.it/

mailto:[email protected]

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2.2 Posta in arrivo

La cartella POSTA IN ARRIVO contiene tutti i messaggi di posta elettronica ricevuti (se sono presenti nuovi

messaggi POSTA IN ARRIVO sarà visualizzata in grassetto e tra parentesi verrà indicato il numero delle mail

ancora da leggere).

La ricezione di nuove mail è automatica e avviene, per impostazioni di default, ogni 5 minuti: è altresì

possibile forzare manualmente questo settaggio agendo sul pulsante presente in alto a

sinistra (e riportato nell’immagine a fianco) oppure andando nel menù Impostazioni sul tab

Generale e settare l’impostazione “Aggiorna ogni” sul valore desiderato (i campi ammessi

vanno da 1 minuto a 1 ora con la possibilità di disattivare questa funzionalità). E’ importante sottolineare

come da questa funzione dipenda direttamente la visualizzazione dei promemoria di CALENDARIO e

ATTIVITÀ (come sottolineato nei paragrafi Calendario e Attività).

E’ possibile creare delle cartelle sia sotto POSTA IN ARRIVO sia direttamente al medesimo livello delle

cartelle di sistema (Ecube consiglia di creare cartelle di posta elettronica sotto la cartella principale POSTA IN

ARRIVO, in modo da rendere più leggibile il layout della Web Mail ma non è stato implementato nessun

blocco nella creazione di cartelle di posta elettronica direttamente nella root).

E’ sufficiente selezionare la cartella in cui si desidera inserirla e con il tasto destro scegliere la voce “Nuova

sottocartella”.

Per aprire un messaggio di posta elettronica è sufficiente effettuare un doppio click sulla mail e si aprirà una

schermata simile alla seguente:

Nella parte superiore sono presenti i pulsanti per le normali attività:

rispondere alla mail (“Rispondi” e “Rispondi a tutti”)

per inoltrare (“Inoltra”)

per stampare la mail

per eliminare la mail

per spostare il focus alla mail successiva o a quella precedente.

La creazione di una nuova mail è possibile tramite il pulsante “Nuovo messaggio”,

presente nella barra degli strumenti.

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Nella schermata che apparirà sono presenti i seguenti comandi:

Invia: serve per inviare il messaggio dopo aver inserito almeno un destinatario, un oggetto e un

testo nel corpo della mail

Salvataggio: la mail verrà salvata nella cartella Bozze

Allega file: permette di inserire un file in allegato. La grandezza massima degli allegati è di 30

Mbytes

Controllo ortografico: controllerà la correttezza ortografica del testo inserito nel corpo della mail

Controllo dei destinatari: controllerà se il nome inserito è presente nei Contatti e completerà, una

volta trovata una corrispondenza, l’indirizzo mail completo

Priorità: imposta la priorità del messaggio

Opzioni: consente di impostare alcune funzionalità avanzate relative esclusivamente al singolo

messaggio.

La schermata precedente permette di impostare il “Formato della mail” (formattazione Testo normale oppure

HTML con formattazione avanzata), la “Priorità” con le opzioni normale, alta o bassa. Inoltre consente di

richiedere la conferma di lettura (“Richiedi conferma di lettura”) che richiederà al destinatario di inviare una

conferma una volta aperto il messaggio e la conferma di recapito (“Richiedi conferma di recapito”) che

chiederà al server che riceve il messaggio di inviare una conferma alla consegna del messaggio di posta

elettronica nella posta elettronica del destinatario.

2.3 Calendario

La nuova Web Mail Ecube dispone anche di un CALENDARIO completamente integrato con le funzionalità di

posta elettronica (come per Microsoft Outlook). Selezionando il CALENDARIO si otterrà l’elenco degli

appuntamenti inseriti: aprendo con un doppio click l’appuntamento si potrà modificare l’oggetto

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dell’appuntamento, il luogo,

evidenziarne la durata con un colore

diverso nonché l’ora di inizio e di fine

oltre alla priorità. L’utilizzo di alcune

funzionalità legate al CALENDARIO

sono proprie del servizio di Groupware

venduto separatamente (per maggiori

dettagli fare riferimento al capitolo

Groupware).

Cliccando sotto l’elenco degli

appuntamenti con il tasto destro si

potrà inserire un nuovo appuntamento

in CALENDARIO (“Nuovo evento”); è possibile effettuare la medesima operazione tramite il pulsante in alto

“Nuovo evento”.

I campi da compilare sono simili a quelli di Microsoft Outlook: è infatti possibile gestire i luoghi, anche

suddividendoli in stanze, assegnare una tipologia all’evento (Importante, Lavoro, Personale, ecc..),

impostare un promemoria e una priorità nonché una categoria.

Inoltre sempre tra i pulsanti presenti in alto nella barra degli strumenti vi sono quelli utili alla visualizzazione

degli appuntamenti inseriti: visualizzazione per giorno, per settimana, per mese e per elenco.

E’ importante sottolineare come la

visualizzazione dei promemoria dipenda

dall’impostazione degli aggiornamenti, come

illustrato nel capitolo Impostazioni: se il valore

dell’aggiornamento è superiore alla differenza

tra promemoria e inizio dell’appuntamento il

promemoria ovviamente non verrà visualizzato.

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2.4 Contatti

Nella cartella CONTATTI è presente l’elenco degli indirizzi mail inseriti e si può aggiungerne uno nuovo,

agendo sul pulsante in alto “Nuovo contatto”. I dati associabili al singolo contatto sono numerosi è

corrispondono a quelli presenti in Microsoft Outlook.

2.5 Note

Nella cartella NOTE è possibile inserire qualsiasi tipologia di annotazione testuale (non sono previsti allegati

di alcun tipo). L’inserimento avviene agendo sempre sul pulsante in alto “Nuova nota”. Una volta inserita la

nota verrà visualizzata in un elenco dove è possibile ordinarle per data di inserimento e il cui Oggetto viene

estrapolato dal contenuto delle prime righe della nota stessa.

2.6 Attività

Nella cartella ATTIVITÀ è possibile inserire le attività così come avviene in Microsoft Outlook: la logica ricalca

in toto quanto visto sinora per gli altri elementi.

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Come per il CALENDARIO anche per le ATTIVITA’ è possibile impostare un promemoria che sottostà alle

medesime limitazioni legate alla frequenza di aggiornamento della Web Mail (vedere capitolo Impostazioni).

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3.0 Impostazioni

E’ possibile configurare tutti i settaggi della nuova Web Mail Ecube dal menù impostazioni presente in alto a

sinistra.

Il menù contiene le seguenti voci:

Impostazioni

Filtri posta

Fuori sede

Sottoscrivi cartelle condivise

Cambio password

La voce “Impostazioni” contiene tutte le voci personalizzabili della Web Mail Ecube suddivise per tab

(Generale, Posta, Composizione mail, Spam, Varie e Informazioni su).

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Nel tab Generale è possibile modificare la lingua della Web Mail (o lasciare il detect automatico),

l’aggiornamento della visualizzazione (come spiegato nel paragrafo Posta in arrivo), cambiare l’interfaccia

(personalizzare l’aspetto grafico della Web

Mail) utilizzando uno dei template precaricati

da Ecube, il numero dei messaggi che

vengono visualizzati nel riquadro di

visualizzazione, il formato della data e dell’ora

(cioè visualizzare la data in formato italiano o

inglese oltre che l’orario nelle 12 o 24 ore)

oltre al fuso orario.

Nel tab Posta è possibile inserire l’indirizzo per le risposte, utile per ricevere le risposte ad un account

prestabilito, l’organizzazione, creare la Firma predefinita da allegare a qualsiasi mail in uscita. Ci sono anche

numerose opzioni che caratterizzano la visualizzazione delle mail e il comportamento della Web Mail (come la

conferma per la designazione delle mail di spam, di cui si parla approfonditamente nel capitolo SPAM e il

download automatico delle immagini da altri siti).

Nel tab Composizione mail vi sono alcune impostazioni viste precedentemente (vedi paragrafo Posta in

arrivo), ma se qui modificate verranno rese attive su tutte le mail in uscita e non solo sulla singola.

“L’impostazione di aggiornamento

influenza direttamente la visualizzazione

dei promemoria per CALENDARIO e

ATTIVITA come sottolineato nei rispettivi

paragrafi.”

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Inoltre è possibile scegliere come e se inviare la conferma di lettura oppure impostare il Dizionario

ortografico da utilizzare durante la verifica ortografica delle mail in uscita (sono disponibili i dizionari in

Italiano e Inglese).

Per tutte le impostazioni relative allo Spam fare riferimento al capitolo SPAM.

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Nel tab Varie è possibile personalizzare la prima schermata visualizzata dalla Web Mail Ecube

successivamente al logon. La visualizzazione “Oggi” elenca tutte le attività e gli appuntamenti caricati nelle

rispettive cartelle oltre che un numero personalizzabile di elementi di posa elettronica e le quote (per le

quote vedi capitolo Quote e limiti di utilizzo).

E’ possibile impostare un messaggio “Fuori sede” cliccando sul pulsante Impostazioni in alto e poi “Fuori

sede” all’interno del quale è possibile inserire un messaggio che verrà recapitato a tutti coloro che inviano un

messaggio di posta elettronica nel periodo indicato.

Un’altra opzione presente nelle Impostazioni è la creazione di semplici regole, denominate “Filtri posta” che

permettono di effettuare operazioni automatiche sulle mail (spostamenti, cancellazioni e inoltro) in base ad

alcuni parametri inseriti dall’utente.

L’applicazione delle regole è molto simile a Microsoft Outlook: è quindi possibile scegliere le condizioni della

regola (es: campi A o CC che contengono una determinata stringa) e l’azione da applicare nel caso un

messaggio di posta elettronica corrisponda alla regola precedentemente selezionata.

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4.0 SPAM

In questo capitolo si intendono illustrare nel dettaglio tutte le tecnologie implementate nel nuovo sistema di

posta elettronica Ecube al fine di garantire una migliore gestione dello spam.

4.1 Cos’è lo spam

Il termine “spam”, contrazione dei termini inglesi “Spiced” ed “Ham”, identificava inizialmente soltanto un

tipo di carne in scatola molto famosa tra le famiglie americane, ben lontano quindi dal significato attuale.

Successivamente è stato introdotto anche in ambito informatico per descrivere tutte quelle pratiche che

ostacolano, in svariati modi, le proprie possibilità di comunicazione mediante l’utilizzo della posta elettronica.

Ma cosa c’entra la carne in scatola? L’utilizzo del termine spam per riferirsi alla posta elettronica indesiderata

viene fatto derivare da uno sketch del programma “Monty Python’s Flying Circus” (trasmesso dal 1969 al

1974) ambientato in una taverna: la cameriera propone allo sfortunato avventore solo ed esclusivamente cibi

a base di spam; il cliente, che non gradisce la carne in scatola, viene però a trovarsi schiacciato

dall’insistenza della cameriera e dai cori innalzati da un gruppo di vichinghi seduti al tavolo accanto. Questi

ultimi intonano cacofonici motivetti all’interno dei quali ricorre la parola “spam”. Come nell’episodio dei

Monty Python, anche in informatica lo spam infastidisce e disturba: i messaggi di posta elettronica

indesiderati sono gli esempi più comuni di spam.

Le probabilità di ricevere posta indesiderata

aumentano in modo esponenziale se il proprio

indirizzo email viene pubblicato sui newsgroup,

sul web o in altre aree pubbliche della rete. Gli

spammer (coloro che inviano spam), infatti,

utilizzano degli strumenti (crawler simili a

quelli dei più conosciuti motori di ricerca) che

effettuano una scansione delle risorse disponibili in rete estraendo quanti più indirizzi email possibile. Una

volta acquisiti, gli indirizzi email vengono bersagliati con messaggi di ogni genere.

Gli spammer, inoltre, sono collegati tra loro: può capitare quindi, che il vostro indirizzo di posta elettronica,

sia trasmesso a decine di altri personaggi senza scrupoli. E’ palese come questo tipo di attività siano

assolutamente illegali in Italia così come in molti altri Paesi: il nostro Garante, ad esempio, ha sancito come

lo spam sia da considerarsi un illecito penale.

Gli spammer, tuttavia, proseguono imperterriti i loro invii di posta indesiderata: la spedizione di milioni di

email ad account di tutto il mondo è un’attività che ha costi assai limitati e che può portare facili profitti

considerando che, purtroppo, sono molti a cadere nelle truffe spesso pubblicizzate nei messaggi di spam

(presentazione di improbabili metodologie per far soldi facilmente basati su schemi multilivello, truffe legate

all’ambito della salute o delle diete, offerte di strumentazioni illegali, false proposte di lavoro retribuito,

ecc..). Di contro, è invece molto alto il prezzo che gli spammer fanno scontare alla collettività: i provider

Internet sono costretti ad aumentare la banda disponibile e implementare i sistemi di posta, le aziende e gli

utenti devono adottare tecniche e metodologie per fronteggiare il fenomeno dello spam con inevitabili

perdite di tempo e denaro.

“Nel 2010 sono state inviate 107 trilioni di

mail, l’89% delle quali è stato catalogato

come spam”.

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4.2 Tecniche di protezione

Durante la fase di progettazione del nuovo sistema di posta elettronica, di cui la Web Mail è parte

preponderante, Ecube ha investito notevoli risorse nel definire una strategia che possa arginare il fenomeno

dello spam senza incidere pesantemente sull’utilizzo dello strumento di posta elettronica da parte dell’utente.

L’approccio utilizzato viene definito multi-tier poiché si propone di combattere e arginare il fenomeno dello

spam su differenti livelli fisici e logici.

Il primo blocco è costituito da una soluzione in cluster dedicata all’analisi delle email in ingresso e che, grazie

al potente sistema SpamBlocker, sviluppato da Commtouch società israeliana specializzata nella sicurezza dei

contenuti, è in grado di identificare ed eliminare un’altissima percentuale di spam. La tecnologia alla base di

SpamBlocker è la RDP (Recurrent Pattern Detection) che analizza in tempo reale il traffico mail e riesce a

classificare, con una precisione molto alta, il messaggio di posta elettronica in ingresso come spam, phising o

pulito.

Il secondo livello, posizionato direttamente sul mail server, è composto da un insieme di 10 filtri antispam

combinati insieme che si basano principalmente su 3 differenti tecnologie:

Blacklist online (DNSBL)

Filtri bayesiani

Filtri basati sulle parole contenute nei messaggi di posta ricevuti

Le “liste nere” DNSBL si basano sull’analisi del mittente dell’email: l’intestazione del messaggio viene

confrontata con le informazioni raccolte dalle varie liste online. Se l’email appare come proveniente da

indirizzi IP che hanno inviato o spediscono spesso spam, da “open proxy” od “open-relay mail server”, il

messaggio viene classificato come indesiderato.

I filtri bayesiani, invece, consistono in un complesso ed efficace sistema di classificazione dei messaggi in

base al loro contenuto: alle varie parole che compongono ogni e-mail viene assegnato un punteggio

specifico; quando il punteggio supera un certo valore di soglia, il messaggio viene immediatamente

classificato come “spam”.

Un’altra fondamentale tecnologia implementata da Ecube all’interno del nuovo sistema di posta elettronica è

SpamAssassin: si tratta di un’efficace soluzione antispam basata sull’analisi del contenuto dei messaggi d i

posta elettronica ma che supporta anche l’utilizzo di DNS blacklist ed il filtraggio effettuato su basi

statistiche.

I vantaggi dell’implementazione di SpamAssassin consistono nel rapido “apprendimento” dello stesso infatti,

sin dalla prima installazione, il filtro riesce a riconoscere correttamente un gran numero di email

indesiderate. Il funzionamento è decisamente semplice: se il testo di un’e-mail riflette una o più delle

espressioni presenti nel suo database, al messaggio viene assegnato un punteggio specifico e

nell’intestazione possono essere inseriti degli elementi aggiuntivi liberamente personalizzabili (Ecube ha

optato per anteporre a qualsiasi oggetto il testo [SPAM]). Quando il punteggio supera un certo valore limite,

l’email viene trattata come spam.

I filtri che Ecube ha aggiunto all’implementazione di SpamAssassin supportano anche altre tecniche di

filtraggio: l’uso del DHA (Directory Harvest Attack protection), filtri basati su checksum come DCC e anti-

phishing / anti-spoofing.

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L’insieme di queste tecnologie implementate da Ecube ha come scopo ultimo la riduzione drastica del

quantitativo di spam ricevuto dai Clienti e l’integrazione della gestione dello spam stesso all’interno della

Web Mail.

4.3 Cartella posta indesiderata

All’interno della cartella POSTA INDESIDERATA vengono posizionati automaticamente, dal nuovo sistema di

posta elettronica Ecube, tutti i messaggi ritenuti spam. E’ possibile visualizzarli, eliminarli o eventualmente

segnalarli come falso positivo, cioè come messaggio di posta elettronica ritenuto erroneamente come spam.

Il pulsante Non Spam è fondamentale per “istruire” il sistema antispam su quali mail devono essere

considerate spam e quali no. E’ possibile selezionare una qualsiasi mail dalla cartella POSTA INDESIDERATA

e decidere che non venga più catalogata come spam: successivamente potrà essere spostata in qualsiasi

altra cartella.

Così come avviene per la POSTA INDESIDERATA con i falsi positivi possono essere gestiti i falsi negativi

all’interno della cartella POSTA IN ARRIVO. Il falsi negativi sono quelle mail di spam che i vari filtri non

riescono a identificare e vengono quindi consegnate direttamente all’interno della cartella principale (o in

altre cartelle qualora siano presenti regole personalizzate specifiche).

E’ possibile segnare come spam email presenti nella cartella POSTA IN ARRIVO semplicemente premendo il

pulsante Spam nella barra del menù.

“Il sistema antispam deve essere considerato come un “essere in fase di

apprendimento”: più messaggi riuscirà ad analizzare e maggiore sarà la sua

precisione anche in funzione del ruolo fondamentale che l’utente ricoprirà nel

segnalare al sistema i falsi positivi e i falsi negativi”.

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4.4 Opzioni antispam

E’ possibile personalizzare alcune impostazioni del sistema antispam nel menù “Impostazioni” sul tab Spam.

Innanzitutto la prima opzione, “Sposta spam nella cartella posta indesiderata”, muove automaticamente tutti

i messaggi identificati come spam nella cartella POSTA INDESIDERATA.

Molto importante ai fini del corretto funzionamento del sistema antispam è l’elenco dei mittenti attendibili.

Tale elenco è gestibile manualmente tramite l’inserimento dei singoli indirizzi di posta elettronica da

considerare attendibili.

Ma ancor più importanti sono le due opzioni seguenti:

Aggiungi indirizzo email del mittente originale durante la risposta

Considera attendibili gli indirizzi della cartella Contatti

Queste due opzioni consentono rispettivamente di aggiungere automaticamente l’indirizzo di posta

elettronica dei mittenti ai quali rispondiamo tramite la Web Mail all’elenco dei mittenti attendibili e di

considerare tali tutti gli indirizzi presenti nei contatti.

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5.0 Groupware

Il nuovo sistema di posta elettronica Ecube è stato progettato per rendere disponibili ai Clienti un completo

sistema di groupware con le medesime funzionalità di Microsoft Exchange. Il groupware consente di

condividere informazioni essenziali quali contatti, calendari, elementi di posta elettronica e attività. Tramite

queste funzionalità è possibile integrare ogni elemento in Microsoft Outlook (versioni 2007 e 2010) e

organizzare i propri elementi in funzione delle autorizzazioni fornite in fase di implementazione del servizio.

E’ anche possibile agganciare al sistema di groupware un progetto di archiviazione delle mail su dispositivi in

sola lettura oppure in aree geograficamente distinte dalla Server Farm Ecube in modo da ottenere un

archivio non modificabile della propria posta elettronica.

Le suddette tipologie di servizio esulano dall’offerta standard di posta elettronica Ecube e possono essere

sottoscritte separatamente in aggiunta ai contratti standard.

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6.0 Sicurezza della Web Mail Ecube

La sicurezza della Web Mail Ecube è garantita da un cluster di firewall perimetrali che controlla e verifica

ogni singola comunicazione da e verso l’esterno per bloccare i tentativi di intrusione. La tecnologia alla base

della Web Mail inoltre è stata progettata per contrastare i tentativi di intrusione mediante “brute force”

bloccando l’IP di origine per 30 minuti e più in generale impedire l’accesso non autorizzato ai propri dati

mediante le più conosciute tecniche di hacking.

E’ stato inoltre implementato un meccanismo di protezione che forza il log off al cambio dell’indirizzo IP (per

chi ha un provider che non fornisce indirizzi IP statici).

6.1 Procedura di cambio password

E’ possibile effettuare il cambio password in autonomia tramite il menù Impostazioni, come illustrato nella

seguente immagine:

Per cambiare la password è necessario conoscere la vecchia password e inserirla nel campo “Vecchia

password” e procedere con l’inserimento della nuova password nei due campi rimanenti.

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7.0 Quote e limiti di utilizzo

Lo spazio predefinito per l’utilizzo della Web Mail è di 2 Gbytes per singola casella di posta elettronica. La

quota attualmente utilizzata può essere consultata nella pagina “Oggi” cliccando direttamente sull’indirizzo di

posta elettronica nel riquadro di lettura a sinistra. Tutti gli elementi concorrono al raggiungimento del limite

di spazio anche se, ovviamente, sono gli allegati dei messaggi di posta i file più pesanti. Non esistono invece

limiti per il numero di elementi (posta, contatti, calendari, attività e note).

E’ possibile ampliare il proprio spazio dedicato alla posta elettronica richiedendo a Ecube un preventivo per

tagli da 1Gb, 2 Gb, 5 Gb e 10 Gb.

Il limite di invio per un messaggio di posta elettronica dalla Web Mail è invece di 30 Mbytes. Il limite di

utilizzo massimo della sessione web è di 24 ore mentre il time out è di 12 ore: questo significa che anche

continuando a lavorare senza far intervenire il time out dopo 24 ore è necessario effettuare nuovamente il

log on. Il time out invece è relativo a una sessione web senza attività. Il limite massimo di destinatari di un

messaggio è pari a 100.

Non è possibile effettuare alcuna campagna di mass-mailing o emarketing tramite il servizio di posta

elettronica Ecube. Nel caso fosse necessario effettuare un’attività di questo tipo sarà indispensabile

contattare Ecube al fine di verificarne costi e modalità. Allo stesso modo non sarà possibile utilizzare

newsletter o mailing list in uscita.

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8.0 Client di posta elettronica

Il nuovo sistema di posta elettronica Ecube utilizza i più diffusi protocolli standard per garantire l’accesso ai

messaggi di posta elettronica:

POP3: pop01.ecubecenter.it

IMAP: imap01.ecubecenter.it

HTTPS: webmail01.ecubecenter.it

ActiveSync: webmail01.ecubecenter.it

Tramite l’inserimento dei dati sopra indicati negli appositi campi di un qualsiasi client di posta elettronica,

palmare o browser in aggiunta alla corretta associazione nome utente e password (è importante ricordare

che il nome utente è rappresentato dall’intero indirizzo mail nel formato [email protected]) è possibile

effettuare l’accesso alla propria casella di posta elettronica.

Il personale tecnico Ecube garantisce il supporto ai seguenti client di posta elettronica:

Microsoft Outlook 2007

Microsoft Outlook 2010

Microsoft Windows Mail

Microsoft Windows Live Mail 2011

Il supporto fornito consiste nel guidare l’utente nella configurazione dell’account di posta elettronica e nel

garantire il funzionamento del nuovo sistema di posta elettronica con i client sopra indicati. Qualsiasi altro

client, benché completamente funzionante, dovrà intendersi non direttamente supportato dal personale

tecnico Ecube.


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9.0 Smartphone

In questo capitolo viene illustrata la procedura passo-passo per la configurazione dell’account di posta

elettronica sui principali sistemi operativi per smartphone.

9.1 Apple iOS 5.0 (iPhone e iPad)

La procedura di configurazione di un account Ecube sul sistema operativo iOS 5 è molto semplice e non

comporta particolari difficoltà.

Una volta acceso il dispositivo è sufficiente andare nel menù Impostazioni:

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Selezionare la voce “Posta, contatti e calendari” e cliccare su “Aggiungi account…”:

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Si aprirà una schermata con l’elenco degli account configurabili di default. A questo punto selezionare

Microsoft Exchange:

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Si aprirà una schermata all’interno della quale dovranno essere compilati dei campi:

Le informazioni da inserire sono le seguenti:

E-mail: indirizzo email completo nel formato ([email protected])

Domino: non deve essere inserito

Nome utente: indirizzo email completo nel formato ([email protected])

Password: la password della casella di posta elettronica

Descrizione: una descrizione dell’account di posta (es: Ecube, …)

A questo punto, premendo il tasto Successivo, comparirà una schermata molto simile alla precedente con

tutti i campi già compilati tranne il server. Il tempo di elaborazione di questo passaggio può dipendere da

molteplici fattori quali connettività (WiFi o 3G), qualità del segnale, saturazione della rete o controlli che il

dispositivo effettua. In ogni caso non cambiare schermata o annullare la procedura in corso prima di aver

terminato la configurazione dell’account.

Il campo aggiuntivo da compilare è quello relativo al server che ospita l’account di posta elettronica; poiché

Ecube ha attivato un certificato SSL per l’indirizzo webmail01.ecubecenter.it è opportuno fornire questo

FQDN come server per il collegamento.



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Nel campo Server inserire webmail01.ecubecenter.it e premere Successivo:

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L’ultima schermata consente di selezionare gli elementi che dovranno essere sincronizzati con il vostro

dispositivo (Posta, Contatti, Calendari e Promemoria):

Una volta terminata la scelta delle impostazioni di sincronizzazione sarà sufficiente premere il tasto Salva e il

dispositivo Apple inizierà la sincronizzazione di tutti gli elementi selezionati con il server Ecube tramite

protocollo SSL.

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10.0 SMTP

Il Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) è il protocollo che permette di scambiare messaggi tra server mail e

si occupa di gestire quasi tutto il traffico email su Internet. L'SMTP è un protocollo testuale, nel quale

vengono specificati uno o più destinatari di un messaggio, verificata la loro esistenza, e infine il messaggio

viene trasferito.

Ai tempi in cui fu scritta la RFC 821 (1982), dove l' SMTP fu formalizzato definitivamente, erano stati esposti

i migliori presupposti sul funzionamento del protocollo SMTP: doveva essere veloce, efficiente e soprattutto

un protocollo indipendente anche dal tipo di rete sottostante, indipendente anche da Internet. Attualmente,

però, si è assistito a una corsa ai ripari per evitare il collasso di un server SMTP a causa dei problemi di

spam.

Recentemente si sta assistendo a una modifica graduale delle impostazioni dei provider di connettività che

sempre più impongono l’utilizzo del proprio server SMTP come unica alternativa all’invio di posta elettronica.

Questa scelta è stata dettata dalla facilità che i provider hanno nel controllare, ed eventualmente arginare,

possibili spammers all’interno della propria rete, mentre diventa esponenzialmente difficile effettuare lo

stesso tipo di verifiche e di blocchi su server SMTP esterni.

Il nuovo sistema di posta elettronica Ecube è stato implementato seguendo le più stringenti norme di

sicurezza e indirizzando i propri utenti all’utilizzo dei server SMTP dei propri provider: questa scelta riduce

drasticamente i problemi legati allo spam e annulla totalmente la possibilità che un singolo account utente

possa danneggiare o compromettere irrimediabilmente la “reputazione” di un singolo server.

E’ opportuno che ogni utente si rivolga al proprio provider di accesso a internet al fine di acquisire i dati del

server SMTP da utilizzare per l’invio della posta elettronica.

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11.0 FAQ

In questa sezione sono stati raccolti i principali quesiti posti al personale tecnico Ecube durante i mesi di test

del nuovo sistema di posta elettronica Ecube.

11.1 Perché la data dei messaggi viene visualizzata in modo non corretto?

La Web Mail di default è impostata per supportare l’orario in formato inglese e questo settaggio si riflette

anche nel fuso orario. E’ sufficiente consultare il paragrafo Impostazioni per settare le impostazioni regionali

come desiderato.

11.2 Come posso recuperare la mia password di accesso alla Web Mail?

Il meccanismo di recupero password non viene reso pubblico per motivi di sicurezza. E’ possibile cambiare in

autonomia la password (vedere paragrafo Procedura di cambio password) ma è indispensabile contattare

direttamente Ecube tramite mail ([email protected]) oppure telefonicamente (0113999301) per un

reset completo della password.

11.3 Perché non posso inviare posta dal server Ecube?

Il nuovo sistema di posta elettronica Ecube non consente l’invio della posta elettronica tramite il protocollo

SMTP (vedere capitolo SMTP): per poter inviare posta elettronica all’esterno è sufficiente inserire il server

SMTP del provider di connettività internet.

11.4 Ho sbagliato molte volte la password di accesso e non riesco più ad accedere alla mia casella

Il nuovo sistema di posta elettronica Ecube dispone di un meccanismo automatico di sicurezza che blocca

per 15 minuti l’indirizzo IP remoto che ha inserito erroneamente la password più di 5 volte. E’ sufficiente

attendere il tempo indicato in precedenza per poter accedere nuovamente alla propria casella di posta

elettronica con la password corretta. Nel caso in cui non si fosse in possesso delle credenziali per l’accesso

sarà sufficiente contattare il personale tecnico Ecube che, successivamente all’identificazione della persona

chiamante, effettuerà un reset della password.

11.5 Quali client di posta elettronica sono supportati dal nuovo sistema di posta elettronica Ecube?

Il nuovo sistema di posta elettronica Ecube eroga il servizio mediante i più comuni protocolli di accesso alla

posta elettronica: POP3 o IMAP per scaricare messaggi o per collegarsi alla casella di posta elettronica,

HTTPS per accedere via browser e Microsoft ActiveSync per sincronizzare i messaggi con i dispositivi mobili.

Qualsiasi client di posta elettronica che supporti questi standard può funzionare con la posta elettronica

Ecube. Tuttavia è doveroso sottolineare come sistemi datati non vengano più supportati benché risultino

funzionanti. Il supporto diretto viene fornito dal personale tecnico Ecube sui seguenti client di posta

elettronica:


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Microsoft Outlook 2007 o 2010

Microsoft Windows Mail

Microsoft Windows Live Mail 2011

Tutti i client non espressamente indicati nel precedente elenco devono essere ritenuti non direttamente

supportati.

11.6 Quali browser posso utilizzare per accedere alla Web Mail Ecube?

La nuova Web Mail Ecube è compatibile con i più recenti browser disponibili:

Internet Explorer 8.0 e 9.0

Mozilla Firefox 4.0, 5.0, 6.0, 7.0 e 8.0

Google Chrome 13, 14 e 15

Apple Safari 5.0 e 5.1

Le versioni di qualsiasi browser non espressamente indicate in precedenza si devono ritenere non

supportate.

11.7 Il nostro provider di connessione internet non offre il servizio SMTP. Cosa possiamo fare?

E’ praticamente nulla la possibilità che un provider di connettività internet non fornisca un servizio come

quello indicato. In caso contrario potete contattare Ecube per un’offerta economica relativa a un servizio

SMTP per la vostra posta in uscita.

11.8 E’ possibile ampliare lo spazio a disposizione della casella di posta?

Certo, è possibile sottoscrivere un ampliamento a pagamento per tagli da 1 Gbyte, 2 Gbytes, 5 Gbytes e 10

Gbytes. Sarà sufficiente contattare Ecube telefonicamente al numero 0113999301 o via mail all’indirizzo

[email protected] per ricevere l’offerta economica per il taglio richiesto.

11.9 Come posso selezionare più di un messaggio alla volta?

E’ possibile selezionare più di un messaggio alla volta semplicemente utilizzando il tasto SHIFT: è sufficiente

selezionare con il tasto sinistro del mouse il primo messaggio e prima di cliccare sull’ultimo premere il tasto

SHIFT. Nel caso i messaggi non siano consecutivi basterà utilizzare il tasto CTRL a ogni selezione.

11.10 Come posso accedere alla mia casella di posta elettronica?

Il nuovo sistema di posta elettronica Ecube consente l’accesso alla propria casella di posta elettronica tramite

protocolli POP3, IMAP4, HTTPS e ActiveSync secondo i seguenti server:

POP3: pop01.ecubecenter.it

IMAP: imap01.ecubecenter.it

HTTPS: webmail01.ecubecenter.it

ActiveSync: webmail01.ecubecenter.it


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E’ possibile richiedere l’abilitazione dell’accesso protetto tramite POP3S e SMTPS all’indirizzo

[email protected].

11.11 Dove posso impostare il numero di messaggi visualizzabile su una singola pagina?

Nel menù Impostazioni è possibile impostare il numero di messaggi da un minimo di 10 a un massimo di

200.

11.12 E’ possibile aggiungere dizionari oltre a quelli già configurati?

Certo, è possibile: sarà sufficiente contattare il personale tecnico Ecube all’indirizzo [email protected]

per richiedere l’installazione di un nuovo dizionario. Il personale Ecube verificherà l’esistenza e la disponibilità

del dizionario nella lingua indicata e in caso di esito positivo provvederà all’installazione nel più breve tempo

possibile.



Documents

Manuale posta elettronica Ecube - ecubecenter.it · Sommario 1.0 Introduzione ... elettronica Ecube e nello specifico della nuova Web Mail Ecube a partire dalle consuete operazioni