MANUEL DES PROCEDURES II - izf.net | Actualité … · Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 4 IV.PROCEDURES DE GESTION BUDGETAIRE

Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 3

SOMMAIRE TABLE DES REVISIONS -------------------------------------------------------------------------------------------- 13

GLOSSAIRE DES ABREVIATIONS ------------------------------------------------------------------------------ 14

I.INTRODUCTION ET PRESENTATION DU MANUEL ---------------------------------------------------- 17

1.1. INTRODUCTION -------------------------------------------------------------------------------------------------- 18

1.1.1. Contexte du manuel de procédures simplifiées ----------------------------------------------------------- 18

1.1.2. Sources de financement des projets suivis par la CAA -------------------------------------------------- 19

1.2. OBJECTIF DU MANUEL ------------------------------------------------------------------------------------------ 20

1.3. ORGANISATION DU MANUEL ----------------------------------------------------------------------------------- 20

1.4. CONDITIONS D’UTILISATION EFFICACE DU MANUEL ----------------------------------------------------- 20

II.PRINCIPALES PHASES D’UN PROJET ET DOCUMENTS UTILES -------------------------------- 21

2.1. PRESENTATION SCHEMATIQUE DES PHASES D’UN PROJET ---------------------------------------------- 22

III.PRESENTATION ET ORGANISATION INSTITUTIONNELLE DU PROJET -------------------- 23

3.1. CONTEXTE ET JUSTIFICATION DU PROJET ------------------------------------------------------------------ 24

3.2. OBJET GLOBAL DU PROJET ------------------------------------------------------------------------------------ 24

3.3. BENEFICIAIRES DU PROJET ------------------------------------------------------------------------------------ 24

3.4. COMPOSANTES --------------------------------------------------------------------------------------------------- 24

3.5. INDICATEURS ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 24

3.6. COUT DU PROJET ------------------------------------------------------------------------------------------------ 24

3.7. DISPOSITIONS INSTITUTIONNELLES DE MISE EN ŒUVRE ------------------------------------------------- 24

3.8. ORGANIGRAMME ------------------------------------------------------------------------------------------------ 25

3.8.1. Organigramme type d’un Projet --------------------------------------------------------------------------- 25

3.8.1.1. Projet non décentralisé ------------------------------------------------------------------------------- 25

3.8.1.2. Projet décentralisé ------------------------------------------------------------------------------------ 25

3.9. SYSTEME D’INFORMATION ------------------------------------------------------------------------------------ 27

SOMMAIRE


IV.PROCEDURES DE GESTION BUDGETAIRE ------------------------------------------------------------- 28

4.1. INTERET DE LA GESTION BUDGETAIRE ---------------------------------------------------------------------- 29

4.1.1. Prévision à moyen terme ------------------------------------------------------------------------------------ 29

4.1.2. Le budget : prévision à court terme ------------------------------------------------------------------------ 29

4.2. PROGRAMMATION DES ACTIVITES ET ELABORATION DU PROGRAMME DE TRAVAIL ANNUEL --- 30

4.2.1. Généralités sur l'élaboration du PTBA -------------------------------------------------------------------- 30

4.2.2. Processus d’élaboration du PTBA ------------------------------------------------------------------------- 32

4.2.2.1. Aspect Généraux -------------------------------------------------------------------------------------- 32

4.2.2.2. Déroulement du processus --------------------------------------------------------------------------- 33

4.2.3. Exécution du budget annuel --------------------------------------------------------------------------------- 42

4.2.3.1. Mécanisme d’exécution du budget ----------------------------------------------------------------- 42

4.2.3.2. Processus d’ordonnancement des dépenses ------------------------------------------------------- 44

4.2.4. Révision du budget ------------------------------------------------------------------------------------------- 46

4.2.4.1. Objet de la procédure --------------------------------------------------------------------------------- 46

4.2.4.2. Principe d'application -------------------------------------------------------------------------------- 46

4.2.4.3. Documents supports ---------------------------------------------------------------------------------- 46

4.2.5. Contrôle budgétaire ------------------------------------------------------------------------------------------ 46

4.2.5.1. Suivi quotidien --------------------------------------------------------------------------------------- 46

4.2.5.2. Suivi mensuel ----------------------------------------------------------------------------------------- 47

4.2.5.3. Suivi trimestriel -------------------------------------------------------------------------------------- 47

V.PROCEDURES ADMINISTRATIVES ------------------------------------------------------------------------- 50

5.1. GESTION DU COURRIER ---------------------------------------------------------------------------------------- 51

5.1.1. Présentation de la fonction ---------------------------------------------------------------------------------- 51

5.1.2. Traitement du courrier au départ -------------------------------------------------------------------------- 51




5.1.2.4. Description de la procédure ------------------------------------------------------------------------- 52

5.1.3. Traitement du courrier à l’arrivée ------------------------------------------------------------------------- 57



5.1.3.3. Document support ------------------------------------------------------------------------------------ 57


5.1.4. Traitement du courrier confidentiel ------------------------------------------------------------------------ 60

SOMMAIRE






5.1.5. Traitement du courrier électronique ----------------------------------------------------------------------- 63





5.1.5.5. Traitement du courrier électronique au départ ---------------------------------------------------- 64

5.1.5.6. Traitement du courrier électronique à l’arrivée --------------------------------------------------- 66

5.1.6. Gestion de la télécopie et du téléphone -------------------------------------------------------------------- 68





5.2. GESTION DES DOCUMENTS ------------------------------------------------------------------------------------ 71

5.2.1. Classement des documents ---------------------------------------------------------------------------------- 71

5.2.2. Plan de classement ------------------------------------------------------------------------------------------- 72

5.2.3. Accès aux documents ----------------------------------------------------------------------------------------- 74

5.2.4. Destruction des documents périmés ----------------------------------------------------------------------- 74

5.3. PROCEDURES DE SECURITE ------------------------------------------------------------------------------------ 74

5.3.1. Sécurité du bureau ------------------------------------------------------------------------------------------- 75

5.3.1.1. Tenue du registre des visites ------------------------------------------------------------------------ 75

5.3.1.2. Annonce de visites ------------------------------------------------------------------------------------ 76

5.3.2. Entrées et sorties du matériel ------------------------------------------------------------------------------- 76

5.3.2.1. Sortie temporaire du matériel ----------------------------------------------------------------------- 76

5.3.2.2. Sortie définitive du matériel ------------------------------------------------------------------------- 77

5.3.3. Sécurité incendie --------------------------------------------------------------------------------------------- 77

5.3.4. Hygiène et santé ---------------------------------------------------------------------------------------------- 77

5.4. GESTION DU PERSONNEL ET DES REMUNERATIONS ------------------------------------------------------- 77

5.4.1. Généralités ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 77

5.4.2. Recrutement --------------------------------------------------------------------------------------------------- 78

5.4.2.1. Recrutement du personnel d’encadrement -------------------------------------------------------- 78

a) Objet de la procédure -------------------------------------------------------------------------------------- 78

b) Processus de recrutement effectif du personnel d’encadrement -------------------------------------- 79

c) Cas des fonctionnaires ------------------------------------------------------------------------------------- 80

SOMMAIRE


5.4.2.2. Le recrutement du personnel d’appui -------------------------------------------------------------- 80

a) Procédures de recrutement effectif du personnel d’appui --------------------------------------------- 81

5.4.3. Composition et tenue du dossier du consultant recruté et du personnel détaché -------------------- 82

5.4.4. Modèle des Termes de référence de personnel clé ------------------------------------------------------- 82

5.4.4.1. Auditeur interne --------------------------------------------------------------------------------------- 82

5.4.4.2. Responsable administratif et financier ------------------------------------------------------------- 84

5.4.4.3. spécialiste en passation des marches --------------------------------------------------------------- 86

5.4.4.4. Comptable --------------------------------------------------------------------------------------------- 89

5.4.5. Discipline ------------------------------------------------------------------------------------------------------ 90

5.4.6. Congés, absences, maladies --------------------------------------------------------------------------------- 90

5.4.6.1. Congés -------------------------------------------------------------------------------------------------- 90

5.4.6.2. Absences ----------------------------------------------------------------------------------------------- 91

5.4.6.3. Maladies ------------------------------------------------------------------------------------------------ 93

5.4.7. Intérims -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 93

5.4.8. Formation ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 94

5.4.9. Rupture de contrat de consultation ------------------------------------------------------------------------ 94

5.4.10.Le décès d’une personne en fonction ---------------------------------------------------------------------- 94

5.4.11.La démission -------------------------------------------------------------------------------------------------- 94

5.4.12.La rupture unilatérale du contrat -------------------------------------------------------------------------- 95

5.4.13.La retraite ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 95

5.4.14.L’arrivée à terme du contrat ------------------------------------------------------------------------------- 95

5.5. GESTION DES REUNIONS ET DES MISSIONS ------------------------------------------------------------------ 95

5.5.1. Généralités ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 95

5.5.2. Réunions ------------------------------------------------------------------------------------------------------- 95

5.5.3. Missions -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 96

5.5.3.1. Missions au Cameroun ------------------------------------------------------------------------------- 96

5.5.3.2. Missions à l’étranger --------------------------------------------------------------------------------- 98

5.5.3.3. Processus de départ en mission -------------------------------------------------------------------- 99

5.5.3.4. Processus de retour de mission -------------------------------------------------------------------- 100

5.5.4. Barème indicatif des frais de mission -------------------------------------------------------------------- 102

5.6. GESTION DE LA REMUNERATION --------------------------------------------------------------------------- 104

5.6.1. Généralités -------------------------------------------------------------------------------------------------- 104

5.6.2. Préparation de la rémunération -------------------------------------------------------------------------- 104

5.6.3. Calcul et édition des états d’honoraires ----------------------------------------------------------------- 105

5.6.4. Contrôle des états d’honoraires -------------------------------------------------------------------------- 105

5.6.5. Signature des états d’honoraires ------------------------------------------------------------------------- 105

5.6.6. Règlement des honoraires --------------------------------------------------------------------------------- 105

SOMMAIRE


5.6.7. Règlement du consultant ----------------------------------------------------------------------------------- 105

5.6.8. Règlement des autres créances --------------------------------------------------------------------------- 106

5.6.9. Les sommes dues par le consultant au projet ----------------------------------------------------------- 106

5.6.10.Processus de paiement des honoraires au personnel ------------------------------------------------- 106

5.7. SANCTIONS ET EVALUATION -------------------------------------------------------------------------------- 107

5.7.1. Sanctions ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 107

5.7.2. Evaluation du personnel ----------------------------------------------------------------------------------- 109

5.8. GESTION DU PATRIMOINE ------------------------------------------------------------------------------------ 114

5.8.1. Immobilisations --------------------------------------------------------------------------------------------- 114

5.8.1.1. Présentation de la fonction ------------------------------------------------------------------------ 114

5.8.1.2. Entrée des immobilisations dans le patrimoine ------------------------------------------------- 115

5.8.1.3. Destruction des immobilisations ------------------------------------------------------------------ 117

5.8.1.4. Vol de l’immobilisation ---------------------------------------------------------------------------- 120

5.8.1.5. Mise au rebut ---------------------------------------------------------------------------------------- 123

5.8.2. Stocks --------------------------------------------------------------------------------------------------------- 126

5.8.2.1. Entrée en magasin ---------------------------------------------------------------------------------- 127

5.8.2.2. Consommation des stocks ------------------------------------------------------------------------- 129

5.8.2.3. Inventaire des stocks et immobilisations -------------------------------------------------------- 134

5.8.2.4. Préparation de l’inventaire des immobilisations ------------------------------------------------ 135

5.8.2.5. Réalisation de l’inventaire ------------------------------------------------------------------------- 136

5.8.2.6. Réception des biens pendant l’inventaire -------------------------------------------------------- 137

5.8.2.7. Valorisation des stocks ----------------------------------------------------------------------------- 139

5.8.3. Gestion des véhicules -------------------------------------------------------------------------------------- 141

5.8.3.1. Utilisation des véhicules --------------------------------------------------------------------------- 142

5.8.3.2. Processus de mise du véhicule du projet à la disposition de l'administration -------------- 143

5.8.3.3. Contrôle de l’utilisation des véhicules ----------------------------------------------------------- 144

5.8.3.4. Distribution des bons de carburant aux usagers ------------------------------------------------ 145

5.8.3.5. Contrôle de la gestion des bons de carburant --------------------------------------------------- 146

5.8.4. Entretien et réparation ------------------------------------------------------------------------------------- 149

5.8.4.1. Responsabilité et périodicité des entretiens ----------------------------------------------------- 149

5.8.4.2. Exécution de l'entretien ---------------------------------------------------------------------------- 149

5.8.4.3. Réparation des immobilisations ------------------------------------------------------------------- 149

SOMMAIRE


VI.PROCEDURES DE PASSATION DE MARCHES ------------------------------------------------------- 150

6.1. RAPPELS DES DISPOSITIONS ADMINISTRATIVES ET REGLEMENTAIRES ET DES PRINCIPAUX

ACTEURS -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 151

6.1.1. Cadre réglementaire de référence de la passation des marchés ------------------------------------- 151

6.1.1.1. Les textes du bailleur de fonds -------------------------------------------------------------------- 151

6.1.1.2. Les documents régissant les dispositions institutionnelles ------------------------------------ 151

6.1.2. Principaux intervenants du système de passation des marchés de Projet et publicité ----------- 152

6.1.2.1. Intervenants ------------------------------------------------------------------------------------------ 152

6.1.2.2. Annonce et publicité des marchés ---------------------------------------------------------------- 153

6.2. PLAN DE PASSATION DES MARCHES ------------------------------------------------------------------------ 153

6.2.1. Exigences conventionnelles ------------------------------------------------------------------------------- 153

6.2.2. Suivi du plan de Passation des Marchés ---------------------------------------------------------------- 153

6.3. CONFLITS D’INTERETS, FRAUDE ET CORRUPTION ------------------------------------------------------ 154

6.3.1. Conflits d’Intérêts ------------------------------------------------------------------------------------------ 154

6.3.2. Fraude et Corruption -------------------------------------------------------------------------------------- 154

6.3.2.1. Définitions ------------------------------------------------------------------------------------------- 154

6.3.2.2. Mesures à prendre ---------------------------------------------------------------------------------- 155

6.3.2.3. Commissions et rétributions ----------------------------------------------------------------------- 155

6.4. TYPES DE MARCHES ET PROCEDURES DE PASSATION -------------------------------------------------- 155

6.4.1. Types de Marchés ------------------------------------------------------------------------------------------ 155

6.4.1.1. Services de Consultants ---------------------------------------------------------------------------- 156

a) Sélection fondée sur les Qualifications des Consultants (QC) ------------------------------------- 156

b) Sélection Fondée sur la Qualité (SFQ) ---------------------------------------------------------------- 156

c) Sélection au Moindre Coût (SMC) --------------------------------------------------------------------- 156

d) Sélection dans le cadre d’un budget déterminé (SCBD) -------------------------------------------- 157

e) Sélection par Entente Directe (SED) ------------------------------------------------------------------- 157

f) Sélection de Consultants Individuels ------------------------------------------------------------------ 157

g) Sélection Fondée sur la Qualité et le Coût (SFQC) -------------------------------------------------- 158

6.4.1.2. Marchés de Fournitures, de travaux et services (autres que les services de consultants) - 158

a) Appel d’Offres National (AON) ------------------------------------------------------------------------ 159

b) Appel d’Offres International Restreint (AOIR) ------------------------------------------------------ 160

c) Consultation de fournisseurs ---------------------------------------------------------------------------- 160

d) Sélection par Entente Directe --------------------------------------------------------------------------- 161

e) Marchés passés auprès d’institutions de l’Organisation des Nations Unies ---------------------- 161

f) Accords-Cadres ------------------------------------------------------------------------------------------- 162

SOMMAIRE


g) La Régie --------------------------------------------------------------------------------------------------- 162

h) Participation communautaire à la passation des marchés ------------------------------------------- 163

6.5. DISPOSITIONS COMMUNES A TOUS LES MARCHES ------------------------------------------------------- 163

6.5.1. Publicité ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 163

6.5.2. Cas spécifiques des marchés inférieurs à 5 000 000 FCFA ------------------------------------------ 164

6.5.3. Passation de Marchés de Services non conforme aux Directives du bailleur de fonds ----------- 166

6.5.4. Seuils de passation de marchés et de revue préalable------------------------------------------------- 166

6.5.4.1. Sélection et d’Emploi des Consultants ----------------------------------------------------------- 167

6.5.4.2. Passation des marchés des fournitures, travaux et services (autres que prestations

intellectuelles) --------------------------------------------------------------------------------------------------- 167

6.5.5. Intervention du MINMAP dans le processus de passation de marchés ----------------------------- 168

6.5.6. Examen à posteriori par le bailleur ---------------------------------------------------------------------- 168

6.6. CYCLE DE PASSATION DE MARCHE ET RESPONSABILITES DES DIFFERENTS ACTEURS ----------- 169

6.6.1. La préparation du marché -------------------------------------------------------------------------------- 169

6.6.2. La planification des activités de passation de marchés ----------------------------------------------- 169

6.6.3. La préparation des dossiers d’appel d’offres ----------------------------------------------------------- 169

6.6.4. La passation du marché ----------------------------------------------------------------------------------- 170

6.6.5. Formalités d’exécution des marchés --------------------------------------------------------------------- 172

6.6.5.1. Les formalités de démarrage pour les marchés de travaux ------------------------------------ 172

6.6.5.2. Le versement de l’avance de démarrage et la fourniture de la garantie d’avance ---------- 172

6.6.5.3. L’exécution des prestations suivant le calendrier contractuel -------------------------------- 172

6.6.5.4. Les paiements pour les différentes phases ou décomptes périodiques pour les marchés de

travaux ------------------------------------------------------------------------------------------------------- 173

6.6.5.5. La clôture du marché ------------------------------------------------------------------------------- 173

6.6.5.6. L’évaluation des performances des titulaires des marchés ------------------------------------ 173

6.6.6. Exécution des marchés ------------------------------------------------------------------------------------- 174

6.6.7. Réception des biens et services --------------------------------------------------------------------------- 174

6.6.8. Composition des Commissions de Réception ----------------------------------------------------------- 174

6.6.9. Réceptions proprement dites ------------------------------------------------------------------------------ 175

6.6.10.Suivi de la facturation des prestations ------------------------------------------------------------------ 175

6.6.11.Classement et archivage des documents de passation de marchés --------------------------------- 176

6.6.11.1. Principe et système de Codification -------------------------------------------------------------- 176

6.6.11.2. Système de classement ----------------------------------------------------------------------------- 177

6.6.11.3. Principes du Système de Classement. ------------------------------------------------------------ 177

SOMMAIRE


VII.PROCEDURES DE GESTION FINANCIERE ----------------------------------------------------------- 181

7.1. ORGANISATION DE LA GESTION FINANCIERE ------------------------------------------------------------ 182

7.1.1. Généralités -------------------------------------------------------------------------------------------------- 182

7.1.2. Organisation des comptes bancaires -------------------------------------------------------------------- 182

7.1.3. Mobilisation des ressources ------------------------------------------------------------------------------- 182

7.1.4. Mobilisation des Fonds de crédit ou de don accordés par le bailleur ------------------------------ 182

7.1.4.1. Paiement direct -------------------------------------------------------------------------------------- 183

7.1.4.2. Le remboursement des dépenses ------------------------------------------------------------------ 183

7.1.4.3. Engagement spécial -------------------------------------------------------------------------------- 183

7.1.5. Mobilisation des fonds de contrepartie ------------------------------------------------------------------ 184

7.1.6. Décaissements et justifications de l’utilisation des fonds --------------------------------------------- 184

7.1.7. Décaissements ---------------------------------------------------------------------------------------------- 184

7.1.8. Justification de l’utilisation des fonds ------------------------------------------------------------------- 185

7.1.8.1. Mise à disposition pour une avance de fond ---------------------------------------------------- 185

7.1.9. Gestion de la trésorerie ------------------------------------------------------------------------------------ 186

7.1.10.Contrôle des dépenses du projet ------------------------------------------------------------------------- 186

7.1.11.Suivi et contrôle des comptes ----------------------------------------------------------------------------- 186

7.1.12.Rapprochement des comptes de trésorerie ------------------------------------------------------------- 187

7.2. GESTION DES RELATIONS AVEC LA CAA ----------------------------------------------------------------- 187

7.2.1. Rôle de la CAA dans la conduite des opérations du projet ------------------------------------------- 187

7.2.2. Identification du projet par la CAA ---------------------------------------------------------------------- 187

7.2.3. Ouverture et gestion des comptes dans des banques locales ----------------------------------------- 189

7.2.3.1. Ouverture et approvisionnement des comptes bancaires -------------------------------------- 189

7.2.3.2. Les paiements sur comptes bancaires ------------------------------------------------------------ 189

a) Demande de Paiement des salaires --------------------------------------------------------------------- 189

b) Demandes de paiement dans le cadre d’un marché de prestation de services -------------------- 190

c) Demande de paiement des factures de livraison des fournitures ou matériels acquis ----------- 191

d) Demande de paiement des travaux --------------------------------------------------------------------- 191

e) Demande de paiement des frais de mission ----------------------------------------------------------- 193

f) Demande de paiement des frais d'atelier -------------------------------------------------------------- 193

7.2.4. Contrôle des dépenses par la CAA ----------------------------------------------------------------------- 193

7.2.5. Suivi des comptes bancaires ------------------------------------------------------------------------------ 193

7.2.5.1. Processus d’établissement d’une demande de paiement --------------------------------------- 194

7.2.6. Principaux documents échangés entre le projet, la CAA et le bailleur de fonds ------------------ 195

7.2.6.1. UGP adresse à la CAA les principaux éléments suivants ------------------------------------- 195

SOMMAIRE


7.2.6.2. CAA adresse au bailleur les principaux documents suivants concernant le projet -------- 195

7.2.6.3. Le bailleur envoie à la CAA les principaux documents suivants ----------------------------- 195

VIII.PROCEDURES COMPTABLES --------------------------------------------------------------------------- 202

8.1. ORGANISATION COMPTABLE -------------------------------------------------------------------------------- 203

8.1.1. Configuration comptable ---------------------------------------------------------------------------------- 203

8.1.2. Système comptable ----------------------------------------------------------------------------------------- 203

8.2. REGLES COMPTABLES ---------------------------------------------------------------------------------------- 203

8.2.1. Concept d’image fidèle ------------------------------------------------------------------------------------ 203

8.2.1.1. Sincérité ---------------------------------------------------------------------------------------------- 204

8.2.1.2. Régularité -------------------------------------------------------------------------------------------- 204

8.2.2. Principes comptables -------------------------------------------------------------------------------------- 204

8.2.2.1. Continuité du projet -------------------------------------------------------------------------------- 204

8.2.2.2. Permanence des méthodes comptables ---------------------------------------------------------- 204

8.2.2.3. Principe du coût historique ------------------------------------------------------------------------ 204

8.2.2.4. Principe de prudence ------------------------------------------------------------------------------- 204

8.2.2.5. Principe d’importance relative -------------------------------------------------------------------- 205

8.2.2.6. Principe de non compensation -------------------------------------------------------------------- 205

8.2.2.7. Principe de bonne information -------------------------------------------------------------------- 205

8.3. PIECES ET DOCUMENTS COMPTABLES --------------------------------------------------------------------- 205

8.3.1. Pièces comptables ------------------------------------------------------------------------------------------ 205

8.3.2. Journaux comptables -------------------------------------------------------------------------------------- 206

8.3.2.1. Journal des achats ----------------------------------------------------------------------------------- 206

8.3.2.2. Journal des opérations diverses ------------------------------------------------------------------- 207

8.3.2.3. Journal de banque ----------------------------------------------------------------------------------- 207

8.3.2.4. Journal de demandes de paiement ---------------------------------------------------------------- 207

8.3.3. Les livres comptables -------------------------------------------------------------------------------------- 207

8.4. PLANNING DES TRAVAUX COMPTABLES ------------------------------------------------------------------- 208

8.4.1. Travaux quotidiens ----------------------------------------------------------------------------------------- 208

8.4.2. Production des éléments du tableau de bord mensuel ------------------------------------------------- 208

8.4.2.1. Trésorerie : Suivi du Compte désigné et des fonds de contrepartie ------------------------ 209

8.4.2.2. Ces travaux donnent lieu à la production des documents suivants : ------------------------- 209

8.4.2.3. Achats ------------------------------------------------------------------------------------------------ 210

8.4.2.4. Stocks ------------------------------------------------------------------------------------------------- 210

8.4.2.5. Financement Bailleur de fonds -------------------------------------------------------------------- 210

8.4.2.6. Paiement des honoraires de consultants --------------------------------------------------------- 211

SOMMAIRE


8.4.2.7. Immobilisations ------------------------------------------------------------------------------------- 211

8.4.2.8. Travaux de synthèse -------------------------------------------------------------------------------- 212

8.4.3. Planning d’arrête des comptes annuels ----------------------------------------------------------------- 212

8.4.3.1. Travaux d’inventaires ------------------------------------------------------------------------------ 213

8.4.3.2. Etat de suivi des paiements d’honoraires de consultants ------------------------------------- 214

8.4.3.3. Travaux de suivi des immobilisations ------------------------------------------------------------ 214

8.4.3.4. Etablissement des états comptables et financiers ----------------------------------------------- 214

8.5. METHODES DE COMPTABILISATION ----------------------------------------------------------------------- 215

8.6. MODELE DE CADRE COMPTABLE --------------------------------------------------------------------------- 215

8.7. MODELE DE SCHEMAS COMPTABLES ---------------------------------------------------------------------- 216

8.7.1. Mobilisation de l’avance initiale ------------------------------------------------------------------------- 217

8.7.2. Mobilisation des fonds de contrepartie en numéraire ------------------------------------------------- 217

8.7.3. Les réapprovisionnements --------------------------------------------------------------------------------- 218

8.7.4. Les paiements directs -------------------------------------------------------------------------------------- 219

8.7.5. Comptabilisation des dépenses de fonctionnement ---------------------------------------------------- 220

8.7.6. Comptabilisation des charges du personnel ------------------------------------------------------------ 221

8.7.7. Comptabilisation des avances sur mission et atelier -------------------------------------------------- 222

8.8. MODELE DE PLAN ANALYTIQUE ET DE PLAN BUDGETAIRE ------------------------------------------- 223

8.8.1. Classement des dépenses par catégorie d’après l’accord de prêt ----------------------------------- 223

8.8.2. Plan budgétaire par catégorie de dépenses ------------------------------------------------------------- 223

8.8.3. Plan analytique par composante ------------------------------------------------------------------------- 224

8.9. MODELE DE RAPPORT DE SUIVI FINANCIER OU RAPPORT FINANCIER INTERMEDIAIRE ---------- 227

8.9.1. Modèle de rapports financiers trimestriels ------------------------------------------------------------- 227

IX.AUDIT ET REVISION DES COMPTES -------------------------------------------------------------------- 229

9.1. PLANIFICATION ET COORDINATION DES MISSIONS DE CONTROLE, D'AUDIT ET DE SUPERVISION

230

9.2. LA VERIFICATION DU CONTROLE SUPERIEUR DE L’ETAT --------------------------------------------- 231

9.3. EXECUTION DES MISSIONS D'AUDIT ET DE SUPERVISION ---------------------------------------------- 232

9.4. AUDIT INTERNE ------------------------------------------------------------------------------------------------ 232

9.5. SUIVI DES RECOMMANDATIONS DES CONTROLES ------------------------------------------------------- 234

9.6. OPERATIONS DE CLOTURE DU PROJET -------------------------------------------------------------------- 236

SOMMAIRE


TABLE DES REVISIONS

INDICE REVISION DATE OBJET DE LA MISE A JOUR

00 11/10/2014 Création du manuel des procédures.

TABLE DES REVISIONS


GLOSSAIRE DES ABREVIATIONS

AC : Accords-Cadres

AFD : Agence Française de Développement

AOI : Appel d’Offre International

AON : Appel d’Offre National

AOIR : Appel d’Offre International Restreint

ARMP : Agence de Régulation des Marchés Publics

BAD : Banque Africaine de développement

BADEA : Banque Arabe pour le Développement Economique en Afrique

BDEAC : Banque de Développement des Etats de l’Afrique Centrale

BDC : Banque de Développement de Chine

BEAC : Banque des Etats de l’Afrique Centrale

BEI : Banque Européenne d’Investissement

BID : Banque Interaméricaine de Développement

BID : Banque Islamique de Développement

BIRD : Banque Internationale pour la Reconstruction et le Développement

BM : Banque Mondiale

BS : Bordereau de Sortie

CAA : Caisse Autonome d’Amortissement

CAS : Stratégie d’Assistance Pays

CMUP : Coût Moyen Unitaire Pondéré

COPIL : Comité de Pilotage

DAO : Dossier d’Appel d’Offre

DED : Demande d’Engagement de Dépenses

DP : Demande de Paiement

DPD : Demande de Paiement Direct

DRF : Demande de Remboursement de Fonds

DSCE : Document de Stratégie pour la Croissance et l’Emploi

FAD : Fonds Africain de Développement

FED : Fonds Européen de Développement Agricole

FIDA : Fonds International de Développement Agricole



FMI : Fonds Monétaire International

FSD : Fonds Saoudien de Développement

FSN : Fonds Spécial du Nigéria

HT : Hors Taxe

IDA : International Development Association (Association Internationale de

Développement)

IR : Impôt sur le Revenu

ITFC : International Islamic Trade Finance Corporation

ISD : Integrated Safeguard Datasheet

JICA : Agence Japonaise de Coopération Internationale

KBC : Coopéraion Financière Allemande

KOICA : Agence Coréenne de Cooperation Internationale

MAD : Mise A Disposition

MEP : Manuel d’Exécution du Projet

MINMAP : Ministère des Marchés Publics

MPACF : Manuel de Procédures Administratives Comptables et Financières

MS&E : Manuel de Suivie et Evaluation

OFID : Fonds de l’OPEP pour le développement International

OHADA : Organisation pour l’Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires

OM : Ordre de Mission

OPEC : Organization of the Petroleum Exporting Countries

PAD : Project Appraisal Document (Document d’Evaluation du Projet)

PID : Project Information Document (Document d’Information sur le Projet)

PIDMA : Projet d’Investissement et de Développement des Marchés Agricoles

PTBA : Programme de Travail et Budget Annuel

PV : Procès-verbal

RAF : Responsable Administratif et Financier

RS&E : Responsable Suivi et Evaluation

RSF : Rapport de Suivi Financier

SCBD : Sélection dans le Cadre d’un Budget Déterminé

SFQ : Sélection Fondée sur la Qualité

SMC : Sélection à Moindre Coût

TDRs : Termes de Référence

TTC : Toute Taxe Comprise



TVA : Taxe sur la Valeur Ajoutée

UCP : Unité de Coordination du Projet

UE : Union Européenne

UGP : Unité de Gestion du Projet

USA : United States of America



I. INTRODUCTION ET PRESENTATION DU MANUEL

CHAPITRE I


1.1.Introduction

1.1.1. Contexte du manuel de procédures simplifiées La capacité de gestion des fonds alloués dans le cadre de l’aide extérieure est très limitée. Cette limite se manifeste notamment au travers des retards dans le démarrage effectif, et le faible taux de décaissement, dans l’exécution des activités de mise en œuvre des projets. Face à ce constat, une étude menée par la CAA en vue d’identifier les différents obstacles majeurs à la capacité de gestion de l’aide extérieure et la réalisation physique des projets de développement a suscité un intérêt particulier de la Banque Mondiale qui a entrepris d’appuyer la Caisse Autonome d’Amortissement dans son ambition d’être un pôle d’excellence en matière de gestion de l’aide extérieure. La performance dans la gestion de l’aide extérieure suppose des procédures de gestion acceptables, harmonisées et immédiatement disponibles pour l’ensemble des projets et des bailleurs. Le présent manuel vise à répondre à ce besoin et son utilisation par tous projets au Cameroun constituera un début d’harmonisation. Le manuel est développé en complémentarité avec le logiciel de gestion qui est mis à disposition des projets et qui fonctionne en synergie avec le logiciel ad hoc mis en place à la CAA.

Chapitre I Introduction et Présentation


1.1.2. Sources de financement des projets suivis par la CAA Les principaux pourvoyeurs de fonds qui sont gérés par la CAA sont résumés dans le tableau suivant :

TYPE DE BAILLEUR SOUS TYPE BAILLEURS

MULTILATERAUX

INTERNATIONAUX

BIRD BEI FMI FED FIDA IDA UE

REGIONAUX

BAD BADEA BDEAC BID FAD FSN ITFC OFID OPEC

BILATERAUX

BILATERAUX CLUB DE PARIS

ALLEMAGNE BELGIQUE ESPAGNE FRANCE PAYS BAS SUISSE JAPON ITALIE

BILATERAUX NON CLUB DE PARIS

AFD BDC CHINE DEXIA INDE EXIM CHINE EXIM COREE DU SUD EXIM INDE FKDEA FSD JICA KFW KOICA DEUTSCHE BANK SOCIETE GENERALE INTER ISLAMIC T.C

SPECIFIQUE

ETAT DU CAMEROUN

Chapitre IIntroduction et Présentation


1.2.Objectif du manuel

Le manuel a pour objectifs principaux de :

- Fournir aux unités de gestion des projets (UGP) un cadre général des procédures contenant les éléments caractéristiques et généraux de conduite des opérations. Ce cadre général pourra être adapté aux spécificités propres à chaque projet pour obtenir un manuel de procédures complet ;

- Présenter aux UGP, les exigences en matière de décaissement de fonds destinés au financement de projet et dont la gestion est assurée par la CAA ;

- Faciliter la gestion des relations entre les UGP et la CAA à travers la description précise des procédures et documents nécessaires par type d’opérations ;

1.3.Organisation du manuel

Ce manuel simplifié qui pourra être complété par chaque projet suivant ses propres spécificités, résume les aspects généraux et communs des procédures de gestion. Ces procédures peuvent varier d’un bailleur à l’autre, c’est pour cette raison que chaque projet devra tenir des directives en la matière du bailleur de fonds concerné. Le manuel est articulé en huit chapitres :

- Principales phases du projet ; - Présentation et organisation d’un projet ; - Procédures budgétaires ; - Procédures administratives ; - Procédures de passation de marchés ; - Procédures de gestion financière ; - Procédures comptables ; - Procédures d’audit et supervision.

1.4.Conditions d’utilisation efficace du manuel

Ce manuel est particulièrement adapté aux projets du Cameroun domiciliés à la CAA. Pour besoin d’efficacité, chaque projet doit l’associer avec un système informatisé de gestion financière, comptable et budgétaire axé sur la comptabilité d'engagements.

Le logiciel de type projet doit comporter les différentes fonctionnalités capables de faire le reporting aux bailleurs et en même temps inter changé les informations avec le système de la CAA tel qu’indiqué au point 3.9.

Chapitre I Introduction et Présentation


II. PRINCIPALES PHASES D’UN PROJET ET DOCUMENTS UTILES

INTRODUCTION ET PRESENTATION DU MANUEL INTRODUCTION ET PRESENTATION DU MANUEL

CHAPITRE II


2.1.Présentation schématique des phases d’un projet

PHASES DOCUMENTS CLES

Niveau stratégique de programmation

DSCE, CAS

Phase d’identification de projet Integrated Safeguards Datasheet (ISDS)

Phase de préparation de projet

Aide-mémoire de préparation, Rapport d’évaluation environnementale Etude d’impact Project information document (PID) Integrated Safeguards Datasheet (ISD)

Phase d’évaluation et approbation de projet

Document d’Evaluation de Projet ou Project Appraisal Document (PAD) Mémo au Président de l’Institution Financière Documents juridiques

Phase de négociation, approbation et signature accord

Accord de financement (crédit,ou Don) liste de conditionnalités

Phase de préparation de la mise en œuvre du projet

Manuel d’exécution du projet (MEP), Manuel de suivi et évaluation (M S&E) Manuel des procédures administratives, comptables et financières (MPACF),

Phase de la mise en œuvre

PTBA, PPM, Rapports d’activités, aides mémoires de supervision, rapports de gestion Rapports sur la passation des marchés, rapports financiers, rapports d’audits, états financiers, etc.

Phase d’évaluation ex post

Rapport d’évaluation des résultats, rapport d’achèvement, rapport d’évaluation d’impact, rapport du panel d’inspection, etc.

DSCE, CAS

Aides mémoires d’identification

Rapports de préparation de projet

Project Appraisal Document (PAD)

Approbation du projet

Négociation et Signature Accord de crédit

Préparation de la mise en œuvre

Mise en œuvre

Evaluation finale

Chapitre II Principales Phase d’un Projet et Documents Utiles


III. PRESENTATION ET ORGANISATION

INSTITUTIONNELLE DU PROJET

CHAPITRE III


Cette partie du manuel à compléter suivant le projet considéré comprend les sous chapitres suivants :

3.1.Contexte et justification du projet

3.2.Objet global du projet

3.3.Bénéficiaires du projet

3.4.Composantes

3.5.Indicateurs

3.6.Coût du projet

3.7.Dispositions institutionnelles de mise en œuvre

Chapitre III Présentation et Organisation Institutionnelle du Projet


3.8.Organigramme

Le manuel présent un modèle d’organigramme type d’un projet décentralisé ou non.

3.8.1. Organigramme type d’un Projet

3.8.1.1.Projet non décentralisé

3.8.1.2.Projet décentralisé

Coordonnteur

Suivi Evaluation

RAF

Comptable

SPM

Assistant

Assistant en passation des

marchés

Chapitre IIIPrésentation et Organisation Institutionnelle du Projet


Coordonnateur National du Projet Secrétaire Planton

Responsable Administratif et Financier

Spécialiste Spécialiste Spécialiste Spécialiste de suivi Évaluation

Spécialiste en passation Des marchés

Comptable

Assistant Adminstratif et

Comptable

Coordonnateur Régional 1






Spécialiste

Comptable

Secrétaire

Chauffeurs -Planton -Gardien

Spécialiste

Comptable

Secrétaire

Chauffeurs - Planton -Gardien

Spécialiste

Comptable

Secrétaire


Spécialiste

Comptable

Secrétaire


Spécialiste

Comptable

Secrétaire


Spécialiste

Comptable

Secrétaire


UNITE DE GESTION PROJET

UNITE DE COORDINATION

REGIONALE (UCR)

Assistant Passation des

Marchés

Chauffeurs

Gardiens



3.9. Système d’information

Afin d’assurer une gestion financière performante, en plus du présent manuel, un système

automatisé d’Information de gestion est mis en place au niveau de chaque projet. Ce système

d’Information de gestion assure notamment la gestion budgétaire, comptable et financière.

Chaque nouveau Projet devra faire une requête à la CAA pour la mise à disposition dudit

Système d’Information à travers son Ministère de Tutelle.

Afin de consolider les informations relatives aux Projets, les UGP transmettent à la CAA en

plus des documents physiques traditionnels des données numériques sous les formes et formats

appropriées et selon la périodicité requise par la CAA.

La CAA à la réception desdites informations les consolides dans son système d’information

dédiée afin d’avoir des informations fiables sur les flux financiers et budgétaires relatifs à l’aide

extérieure.



IV. PROCEDURES DE GESTION BUDGETAIRE

CHAPITRE IV


4.1.Intérêt de la gestion budgétaire

4.1.1. Prévision à moyen terme Sur le plan de la gestion prévisionnelle, le projet est une prévision à moyen terme des actions à mener pour atteindre des objectifs de développement définis dans le DSCE (gouvernement-emprunteur) et le CAS (bailleur). Ainsi, la préparation du projet permet entre autres :

- d’estimer ce que pourrait être les résultats des actions de développement à entreprendre ; - d’évaluer leurs conséquences sur l’environnement et de définir les objectifs à atteindre ; - de préparer les bénéficiaires à tirer le maximum d’avantages et à subir le minimum les

impacts négatifs des résultats attendus ; - d’affecter les ressources nécessaires à la réalisation des seuls objectifs poursuivis ; - de contrôler la marche du projet vers les objectifs fixés.

Le projet implique à la fois :

- une meilleure connaissance des faits présents (diagnostic) et futurs (prévision) ; - une volonté de déterminer et de définir la situation future (stratégie) ; - une programmation et une coordination des actions à mener pour les atteindre (plans

opérationnels à moyen et court terme).

4.1.2. Le budget : prévision à court terme De manière générale, la méthode budgétaire dans le cadre du projet, consiste à établir sur la base d’un programme d’activité, des prévisions chiffrées qui serviront ultérieurement d’éléments de référence pour apprécier les réalisations. Ainsi, sur le court terme, généralement un an, le budget est : un outil de planification et de décision ; un outil de décentralisation et de communication ; un outil de coordination et de cohérence ; un outil de contrôle et d’action.

En conclusion, la gestion budgétaire du projet consiste, sur une base annuelle et à partir des prévisions déterminées au cours de sa préparation, à :

- programmer les activités de l’année et les chiffrer ; - planifier leur réalisation ; - distribuer les responsabilités ; - coordonner les actions à entreprendre ; - contrôler et orienter les actions.

Chapitre IV Procédures de Gestion Budgétaire


Le programme des activités et le budget sont résumés dans un tableau appelé «programme de travail et budget annuels (PTBA) ». C’est un outil de gestion qui permet de s’assurer que les ressources utilisées sont destinées aux activités du projet. Dans le portefeuille de projets gérés par la CAA, on distingue :

- les projets conjointement financés par l’Etat camerounais et un ou plusieurs bailleurs de fonds ;

- les projets financés uniquement par les bailleurs de fonds sous forme de dons, crédits ou prêts ;

- les projets financés uniquement par l’Etat camerounais. Ainsi, afin de faciliter les opérations d’analyse de la CAA, tout projet dont les ressources sont soumises à sa gestion, est tenu dans le cadre des présentes procédures, à transmettre à la CAA au début de chaque exercice, son PTBA résumant les plans d’utilisation de l’ensemble de ses ressources de l’exercice, toute origine confondue.

4.2.Programmation des activités et élaboration du programme de travail annuel

4.2.1. Généralités sur l'élaboration du PTBA Le budget constitue la traduction chiffrée du programme d'activités du Projet. La responsabilité de l’élaboration du budget incombe à l’Unité de Gestion du Projet (UGP). Les responsables des unités d’exécution participent aussi à l’élaboration du budget du projet. Ces responsables ou structures collaborent toutes à la préparation des prévisions budgétaires du Projet. Le budget est établi sur la base des opérations programmées pour l’année à venir, conformément aux accords de financement des bailleurs de fonds et aux activités du Projet décrit dans le document de projet. Une phase de planification technique précède l’élaboration du budget. Elle se base sur les opérations décrites pour chaque composante dans le manuel d’exécution du Projet. A long terme, la planification est générale et les prévisions sont mises à jour périodiquement sur la durée du projet (cinq ans) par les différents intervenants en collaboration avec l’UGP. La planification est glissante. Les phases d’actualisation sont annuelles. Les organes de pilotage et d’orientation avec le soutien de l’unité de gestion sont impliqués à ce niveau. Le Budget annuel est élaboré en tenant compte de cette planification.

Chapitre IVProcédures de Gestion Budgétaire


Les projets de budget sont centralisés et consolidés par l’UGP pour donner lieu à un projet de budget global annuel, qui devra être discuté et approuvé par les différentes instances, suivant le tableau suivant. Planning d’élaboration du PTBA

Période Activités Responsables

1er -5 août

Rédaction et diffusion des instructions du Coordonnateur pour la préparation des programmes de travail et budgets

- Coordonnateur

6-15 août

Réunion préparatoire à l’élaboration des programmes d’activité et budgets, et plan de décaissement annuel

- Coordonnateur - Responsable de la passation de

marchés - Responsable administratif et

financier - Responsable du suivi-évaluation - Responsables d’activités et

d’exécution

16 août - 15 septembre

Collecte et traitement des informations et données au niveau de chaque responsable d’exécution

- Unité de coordination du Projet

16 -30 septembre

Consolidation des programmes d'activités et des budgets



financier - Responsable du suivi-évaluation

01 – 14 octobre

Débats budgétaires et amendement des budgets



financier - Responsable du suivi-évaluation - Experts techniques du projet - Toute autre personne utile

15 – 31 octobre Avis du bailleur de fonds sur le budget du Projet

- Bailleur de fonds

01 – 15 novembre Correction et Adoption PTBA - Unité de Gestion du Projet

Avant le 30 novembre

Approbation du programme d’activités et du budget

- Comité de Pilotage du Projet

01 - 10 décembre

Notification du budget et transmission du PTBA au Bailleur de fonds

- Coordonnateur National

11 – 20 décembre Saisie du budget dans le logiciel de gestion du projet

- Responsable administratif et financier

- Responsable du suivi-évaluation

1 janvier Mise en exécution du budget - Responsables d’activités et d’exécution des composantes



4.2.2. Processus d’élaboration du PTBA

4.2.2.1.Aspect Généraux

a) Objet de la procédure

La procédure budgétaire est primordiale pour l’exécution objective et efficace du projet. Elle doit être participative et débuter suffisamment tôt pour permettre l’élaboration du budget consolidé avant le début de l’exercice. Le budget consolidé du projet est obtenu à partir des budgets des différentes parties prenantes à la réalisation du projet. La procédure décrite ci-après est élaborée pour atteindre ces objectifs.

b) Principe d'application Les responsables ou unités impliquées dans la mise en œuvre des opérations du projet devront élaborer un programme d’activités annuel qui sera soumis au Coordonnateur du projet. Les budgets sont soumis à l’examen par une commission mise en place à cet effet par le Coordonnateur. Un canevas d’élaboration du programme de travail et du budget annuel (PTBA) est présenté dans les sections suivantes.

c) Documents supports Le programme d’activités prévoit les activités, les tâches et les opérations à exécuter avec une description des coûts et des financements pour un exercice donné.

d) Présentation du processus Le processus comprend :

- instructions du Coordonnateur ; - tenue de la réunion préparatoire ; - préparation du budget au niveau des experts ; - consolidation des budgets ; - débats et amendements du budget par la Coordination ; - Revue et adoption du budget par le Comité de Pilotage ; - Revue et avis de non objection par le bailleur de fonds.



4.2.2.2.Déroulement du processus

a) Instructions du coordonnateur

Références Opérations

1

2 3 4

Au début du quatrième trimestre de l’année N Le Coordonnateur :

- rédige et diffuse une note aux responsables d’activités et d’exécution pour avis sur l'élaboration du budget de l’année N+1. Ladite note devrait contenir :

les objectifs généraux de l’année N+1 ; Présentation sommaire du budget de l’année précédente ; l’état de réalisation du budget de l’année précédente ; les recommandations du bailleur, de la tutelle et du COPIL ainsi que des

principes qui doivent gouverner l’élaboration du budget au vu des réalisations des années précédentes ;

la date et l’agenda de la réunion préparatoire du budget. Chaque responsable d’activités et d’exécution:

- lit la note ; - prépare une note spécifique à l’unité qu’il joint à la note du Coordonnateur;- transmet un exemplaire de la note spécifique de l’unité au Coordonnateur.



b) Tenue de la réunion préparatoire


01

02 03 04 05

Le Coordonnateur :

- Préside la réunion avec pour ordre du jour entre autres :

fixer les objectifs spécifiques à atteindre pour l’année à venir ; fixer les actions prioritaires de l’exercice à venir ; faire le point des réalisations du budget en cours pour décider des

mesures correctives à prendre pour l’exercice à venir ; examiner les notes spécifiques aux unités d’exécution du projet ; fixer et arrêter le calendrier détaillé de la préparation du budget.

A la fin de la réunion

Le secrétaire de Séance :

- Dresse le procès-verbal de la réunion ; - Le fait approuvé par l’assistance ; - Remet une copie à chaque responsable et participant ; - Classe une copie dans les archives de la coordination.

Après la réunion, chaque responsable d’exécution organise la planification de ses activités en fonction des objectifs et actions prioritaires fixés lors de la réunion



c) L'élaboration Du PTBA au niveau des responsables d’activités et d’exécution


01 02 03 04 05

06

07

08

09 10 11

12

13 14 15

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17

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19

20

Chaque responsable d’activités et d’exécution :

- passe en revue toutes les opérations en cours ; - détermine leur niveau d’exécution ; - planifie si nécessaire la poursuite de leur exécution sur l’exercice suivant ; - détermine les nouvelles activités à programmer ; - décline chacune de ces activités en opérations et chacune des opérations en

tâches ; - évalue la faisabilité des activités programmées et leur adéquation avec les

objectifs du projet; - inscrit les opérations retenues dans le programme d’activités pour l’année à

venir ; - estime le temps et les moyens nécessaires pour chacune des activités (anciennes

ou nouvelles) retenues pour l’année à venir ; - planifie dans le temps ces activités et dresse un chronogramme de leur exécution- détermine les indicateurs de performance des activités à mener ; - Evalue le coût des opérations et activités en tenant compte de leur niveau de

réalisation ; - évalue le coût des nouvelles activités : par tâche, par opération et par activité dans

le respect de l’enveloppe disponible par composante, sous-composante et catégorie;

- détermine les coûts agrégés des activités anciennes et nouvelles ; - arrête le projet de budget de l’unité ou entité ; - envoie une copie du programme d’activités, du chronogramme et du projet de

budget correspondant au coordonnateur. Le Coordonnateur

- passe en revue chaque projet de programme d’activités, le chronogramme et le budget en fonction des instructions et données caractéristiques ;

- en cas de nécessité, formule des observations et commentaires et retourne ces projets à l’unité concernée pour correction ;

- transmet les projets de programme, de chronogramme et de budget au RAF pour consolidation s’ils sont jugés conformes aux prescriptions ;

- remet un exemplaire de chacun de ces documents au responsable chargé du suivi - évaluation pour préparation des plans de suivi de l’exécution

- remet un exemplaire au responsable de la passation de marchés pour vérification de la conformité au plan de passation de marchés



d) Consolidation Des Budgets


01 02 03 04

05 06

07

08

Le Responsable Administratif et Financier :

- reçoit et compile les programmes de travail et les budgets des unités d’exécution; - Confectionne le budget consolidé du projet pour l’exercice ; - transmet une copie au coordonnateur ; - transfère une copie à chaque unité d’exécution et au responsable du suivi-

évaluation. Le responsable du suivi-évaluation

- consolide les chronogrammes des activités ; - fait ressortir une prévision mois par mois et trimestre par trimestre des

réalisations du projet au cours de l’année à venir ; - en fonction de l’objectif global, met en évidence l’indicateur de performance

pour chaque objectif à atteindre au cours de l’année à venir. Le responsable de la passation des marchés

- finalise le plan de passation des marchés en ajustant les actions à mener en fonction des exigences du PTBA. Le PTBA est accompagné d’un plan de décaissement annuel réaliste basé sur le PTBA et le PPM



e) Validation Du Projet De Budget Par L’UGP


01

02

03 04

05

Le Coordonnateur

- Fixe la date de l'examen du budget par l'UGP et invite à cet effet l'ensemble des personnes concernées tant en interne qu'à l'externe.

Lors des débats budgétaires, Chaque responsable d’activités et d’exécution :

- présente son budget en termes : d’objectifs ; d’activités ; des résultats attendus ; des Indicateurs de performance ; des Moyens disponibles (financiers, matériels et humains) en début

d’exercice ; des Moyens complémentaires à acquérir au cours de l’exercice à venir

Suite à la présentation, le coordonnateur assisté éventuellement du RAF et de toute autre personne dont il jugera la présence nécessaire :

- effectue les analyses appropriées ; - valide le projet de budget ainsi présenté ou fait des remarques et ajustements

Après validation du projet de budget par l’UGP et les responsables d’exécution, Le coordonnateur

- transmet le projet arrêté au bailleur de fonds concerné pour avis de non objection.



f) Avis de non objection de la Banque Mondiale


01 02 03

03 bis

04

05 06

07

Le bailleur de fonds

- reçoit le projet de programme d’activités et du budget annuels du Projet ; - effectue les analyses nécessaires ; - donne son avis de non objection si le programme et le budget sont conformes

aux objectifs et l'évolution normale du projet Ou

- apporte ses observations et commentaires pour éventuelles corrections avant avis de non objection

- transmet le programme et le budget ainsi que son avis de non objection au Coordonnateur.

Le Coordonnateur

- reçoit l’avis de non objection sur le budget général ; - informe les responsables d’exécution des dispositions budgétaires définitives

pour l’année N+1 ; - transmet le programme d'activités, le budget ainsi que l’avis de non objection du

bailleur de fonds au Comité de Pilotage du Projet pour adoption.



g) Adoption par le Comité de Pilotage du Projet


01

02 03 04

05

06

07

08 09

Le Coordonnateur

- présente de manière détaillée au comité de pilotage, le programme d’activités et le budget annuels du projet

Le COPIL

- examine et adopte le programme d’activités et le budget annuel ; - formule ses instructions pour l’exécution ; - transmet le programme et le budget adoptés au Coordonnateur pour exécution.

Le Coordonnateur

- convoque une réunion d’information sur l’exécution du programme d’activités et du budget annuel ;

- présente à tout le personnel les instructions de réalisation des travaux et d’exécution du budget ;

- remet un exemplaire du programme et du budget adoptés aux unités d’exécution ainsi qu’un exemplaire des instructions, le RAF saisit le Budget approuvé dans le logiciel de gestion ;

- transmet le PTBA approuvé au bailleur de fonds concerné - transmets une copie du PTBA à la CAA.



h) Programme d’activité

Année : __________________________________________ Responsable d’exécution : ___________________________ Date de rédaction : __________________________________

Dates Activités

Date Engagement

Codification Activités

Responsable d’exécution

ComposanteSous -

ComposanteOpération 1 2 N


i) Budget responsable d’exécution Année : ____________________________________________ Responsable d’exécution : ______________________________ Date de rédaction : ____________________________________

Dates Activi

tés

Date Engage

ment

Codification Coût

Financement (Activités/Sous-activités)

Responsable

d’exécution

Composante

Sous – Composante

Opération

A1 A2 AN

A12

A1n

A21

A2n

AN1

ANn

B : Bailleur de fonds Responsable d’exécution



j) Programme d’activité consolide

Année : _______________________________________ Cellule de Gestion du Projet : _____________________ Date de rédaction : _______________________________

Codification Opérations


Composante Sous -

Composante Catégorie de

dépenses Activités

Le Coordonnateur

k) Budget consolide du programme Année : ________________________________________ Date de rédaction : _______________________________

Codification Coût Financement

Composante

Sous -Composa

Activité

catégorie de

dépenses

Responsable d’exécution 1

Responsable d’exécution 2

Responsable d’exécution n

B : Bailleur de fonds Le Coordonnateur

l) Plan de décaissement Année :__________________________________________

JANVIER FEVRIER MARS AVRIL MAI JUIN JUILLET AOUT SEPT OCT NOV DEC



4.2.3. Exécution du budget annuel

4.2.3.1.Mécanisme d’exécution du budget

Le RAF, secondé par le Comptable, sont chargés d’assurer la gestion et le suivi du budget. Ils assurent notamment :

- la tenue quotidienne des états d’exécution du budget et la consolidation mensuelle des budgets ;

- le suivi des engagements à priori par nature, activité, catégorie de dépenses et source de financement.

Dès adoption du budget, le coordonnateur notifie aux responsables d’exécution et à tous les membres de la coordination, l’enveloppe budgétaire affectée par nature, activité et catégorie de dépenses. De même, il convient de noter que l’engagement et la liquidation des dépenses obéissent aux principes ci-après :

i. la dépense n’est autorisée que si elle est inscrite au PTBA ou en cas des circonstances exceptionnelles ou imprévues sur avis de non objection du bailleur de fonds et révision du plan de passation des marchés si cela s’avère nécessaire.

ii. pour tout engagement des dépenses, l’acte juridique notamment le contrat est requis. La

facture (ou tout autre document en tenant lieu) devra être accompagné des documents suivants :

- d’un bon de réception partielle ou définitive des travaux ou bon de livraison de fournitures régulièrement approuvé par les responsables habilités ;

- la facture relative à la prestation effectuée par le fournisseur ; - d’une copie du contrat liant le fournisseur au projet ; - d'une copie du procès-verbal de sélection du fournisseur avec avis de non

objection du bailleur.

iii. l’avis du Responsable Administratif et Financier est requis pour confirmer l’existence du budget et la trésorerie nécessaire : son visa sera apposé (le RAF devra veiller au respect des procédures).

iv. la dépense n’est effectivement engagée qu’après accord du coordonnateur : sa signature

y sera opposée.

v. la dépense ne sera effective et décaissée qu’après réception des biens ou services, la facturation et le virement des fonds dans le compte du bénéficiaire.



Il est important de signaler que la régularité d’un paiement peut être remise en cause lors des missions de contrôle, de supervision ou d’audit.

Le suivi de l’exécution du budget est primordial pour le Projet. Sur le plan comptable et financier il permet de situer les affectations de crédits et l’exécution des activités. Toute dépense consentie est imputée selon un plan budgétaire. Cette imputation permet de suivre régulièrement l’exécution du budget par activité, nature et par financement. La procédure explique comment s’effectue le suivi du budget. A chaque niveau d’exécution, le RAF a la responsabilité du suivi budgétaire. Il fournit régulièrement au Coordonnateur l’état d’exécution du budget. Ce dernier peut également lui demander de fournir l’état d’exécution du budget sur la base de critères variés suivant la nature des décisions à prendre.

Chapitre IV Procédures de gestion budgétaire


4.2.3.2.Processus d’ordonnancement des dépenses


01 02

03

04 05

06

07

08

09 10 11

12

13 14 15

Réception des travaux ou des livraisons Le Comité de réception comprenant suivant le cas un représentant du MINMAP

- réceptionne les travaux ou les livraisons de matières et fournitures ; - délivre un bon de réception conjointement signé par les deux parties ou,

après vérification d’usage, signe le bordereau de livraison et conserve un exemplaire ;

- classe un exemplaire du bon de réception ou du bordereau de livraison.

Ordonnancement de la dépense Le RAF

- à la réception de la facture, renseigne en original et copie selon le cas ; - transmet l’original au service technique pour vérification de sa conformité

aux travaux ou à la livraison ; - transmet un exemplaire à la comptabilité pour prise en compte

Le service technique - vérifie la conformité de la facture, y appose son visa, y joint l’original du

bon de réception ou du bordereau de livraison ; - transmet la liasse facture, bon de réception ou bordereau de livraison et

copie du marché correspondant au RAF. Le RAF

- vérifie la conformité et la cohérence de ces documents ; - approuve la dépense en apposant son visa sur l’ensemble des documents; - établit la demande de paiement ainsi qu’une fiche d’engagement de la

dépense et joint l’ensemble à la liasse ; - transmet la liasse (facture, bon de réception ou bordereau de livraison,

copie du marché et demande de paiement) au coordonnateur. Le Coordonnateur

- examine la conformité des données de la liasse ; - signe la demande de paiement et appose son visa sur les autres documents;- transmet la liasse au RAF pour acheminement à la CAA.



a) Fiche d’engagement des dépenses par catégorie

Catégorie de dépenses : _______________________________________ Financement_______________________ alloué : ______________________

DATE NATURE DE LA

DEPENSE MONTANT DE LA DEPENSE

DEPENSES CUMULEES

CREDIT DISPONIBLE

Signature du RAF Visa du Coordonnateur



4.2.4. Révision du budget

4.2.4.1.Objet de la procédure

Au cours de l'année, lorsque les conditions l’exigent, les entités d’exécution ou l’UGP peuvent être amenées à modifier leur budget. C'est l'objet de la présente procédure.

4.2.4.2.Principe d'application

La révision du budget est possible au cours de l'année. Elle ne devrait toutefois intervenir que dans des cas particuliers. Les entités d’exécution et l’UGP doivent faire en sorte que les prévisions budgétaires soient les plus fiables possibles. Toute révision budgétaire doit être validée par le bailleur de fonds. La procédure de révision suit la même logique que la procédure d’élaboration du budget décrite ci-dessus.

4.2.4.3.Documents supports

- Budget approuvé ; - Etat d’exécution du budget ; - Propositions de révision.

4.2.5. Contrôle budgétaire

Le contrôle budgétaire recherche les écarts entre les prévisions et les réalisations effectives. Les qualités d’un bon contrôle budgétaire sont :

- Efficacité : la recherche des exceptions doit permettre de détecter systématiquement toute erreur de prévision ou toute anomalie d’exécution ;

- Rapidité : en cas d’irrégularité les mesures correctives doivent être prises immédiatement. Dans le cas contraire il y a risque d’aggravation ;

- Fréquence : les vérifications opérées lors du contrôle budgétaire sont nombreuses et plus rapprochées que celles émanant de la comptabilité.

4.2.5.1. Suivi quotidien

Dans la phase d’exécution du budget, le RAF effectue un contrôle du budget disponible avant tout engagement de dépenses. A cet effet, il établit une fiche d’engagement pour chaque ligne budgétaire.



4.2.5.2.Suivi mensuel

Le Responsable Administratif et Financier produit un tableau de bord budgétaire mensuel permettant de suivre de façon fiable l’exécution du budget par ligne budgétaire. Au plus tard, dans les 05 jours suivants la clôture du mois, le RAF fournit au Coordonnateur, l’état d’exécution du budget pour le mois écoulé, ainsi que les dépenses cumulées depuis le début de l’année. Tout écart fait l’objet d’une analyse en vue d’actions correctrices sous le management de la Coordination de Projet.

4.2.5.3.Suivi trimestriel

La comptabilité édite les balances trimestrielles pour faire ressortir l’état récapitulatif des engagements réalisés, par ligne budgétaire et par centre de responsabilité.

En fin de trimestre, le RAF reprend le tableau de prévisions de la période, le compare aux états comptables (réalisations), les écarts éventuels sont analysés et expliqués. Cette analyse suppose que la comptabilité est tenue en temps réel.

Sur la base des tableaux de bord édités, le RAF rédige un rapport comprenant : - une description succincte des objectifs visés au cours du trimestre écoulé ; - une analyse globale de la situation financière par rapport aux objectifs du budget ; - une analyse détaillée du niveau d’exécution du budget par ligne budgétaire et par centre

de responsabilité ; - une analyse et une explication de tout écart observé, en collaboration avec le responsable

du suivi-évaluation et le responsable d'exécution concerné ; - une analyse de la situation de trésorerie.

Le Coordonnateur convoque une réunion trimestrielle réunissant les responsables d’exécution et les responsables de l’unité de gestion du projet, pour analyser le niveau d’exécution du budget et recommander les actions correctives si nécessaires.



a) état d’exécution mensuelle des budgets

Financement : _________________________________ Mois de : _________________________ 20__________

Catégorie Budget annuel

Réalisation à M-1

Réalisation mois M

Cumul à fin M

% réalisé

Solde disponible

01.

02.

03.

04.

05.

06.

TOTAUX

Le Raf Le Coordonnateur



b) tableau de suivi trimestriel

Catégorie

Financement Bailleur de fonds Financement Etat Financement Global

Budget annuel

Réalisé % Budget annuel

Réalisé % Budget annuel

Réalisé %

01.

02.

03.

04.

05.

06.

TOTAUX

Le Raf Le Coordonnateur



V. PROCEDURES ADMINISTRATIVES

CHAPITRE V


5.1.Gestion du courrier

5.1.1. Présentation de la fonction Le courrier, par son archivage adéquat permet, à une structure de se constituer une base de données indispensable à sa gestion. La gestion optimale du courrier est celle qui assure au responsable l’identification du destinataire et de la provenance de tout courrier envoyé ou reçu. De même, elle doit assurer un bon système de classement et d’archivage.

Les procédures qui suivent assurent ces différentes attributions tout en permettant de rationaliser le coût de gestion du courrier. Elles comprennent :

- le traitement du courrier au départ ; - le traitement du courrier à l’arrivée ; - le traitement du courrier confidentiel ; - le traitement du courrier électronique ; - la gestion du téléphone et de la télécopie.

5.1.2. Traitement du courrier au départ


La procédure de traitement du courrier au départ permet de codifier les expéditions de courrier du Projet. Elle assure la formalisation de l’ensemble des tâches afférentes à cette opération. Les différents documents supports permettent l’archivage adéquat du courrier envoyé.


Aucun courrier ne doit être envoyé sans l’accord du Coordonnateur du Projet. Celui-ci mentionne son accord par la signature de tous les courriers à envoyer. En son absence, il désigne par note de service le responsable qui aura la délégation de pouvoir. Le champ de cette délégation est précisé par note de service.


- registre de courrier au départ : il porte les renseignements suivants : date d’expédition,

numéro d’ordre, destinataire, objet. Il se présente sous la forme d’un cahier pré imprimé scindé en colonnes. Il permet d’annoter les différents courriers envoyés par le Projet avec une indication de leurs destinataires ;

- cahier de transmission : registre à colonnes contenant les indications sur la nature du courrier envoyé, le destinataire, la date d’envoi et le réceptionnaire. Une colonne émargement y est prévue. Elle reçoit la signature du destinataire.

Les spécimens de ces documents sont joints en annexe aux procédures.

Chapitre VProcédures Administratives


Les différents types de registres à tenir au titre des « courriers départs » sont :

- Courrier ordinaire ; - Notes de service adressées aux responsables, décisions de la coordination etc ; - Correspondance adressée à l’administration ; - Demandes de paiement ou de remboursement adressées au bailleur de fonds ; - Correspondance adressée aux responsables d’exécution.

5.1.2.4.Description de la procédure

La procédure comprend trois tâches :

- Préparation ; - Archivage ; - Envoie.

Chapitre V Procédures Administratives


a) Préparation du courrier départ


01 02

03 04

05 06

07

08 09

10 11

12 13

L’initiateur du courrier :

- saisit le courrier, - le transmet au secrétariat de son service pour mise en forme.

L’assistant(e) du Projet :

- effectue la mise en forme du courrier, - transmet au chef du service initiateur pour visa

Le chef du service :

- après éventuellement quelques observations sur le courrier, - transmet le courrier auprès du secrétariat du Coordonnateur.


- transmet le courrier au Coordonnateur pour observations. Le Coordonnateur :

- après éventuellement quelques observations, - transmet le courrier à l'assistance pour la mise sur papier entête.


- imprime le courrier sur papier entête, - transmet au Coordonnateur pour signature.

Le Coordonnateur :

- signe le courrier, - le transmet à l'assistante de direction.



b) Archivage du courrier départ


01 02 03

04 05 06


- fait deux copies du courrier ; - classe une copie dans le chrono des départs ; - envoie une copie à l’initiateur pour son classement.

L’initiateur :

- reçoit sa copie du courrier ; - signe pour décharge sur la copie de l'assistante ; - classe sa copie.

c) Expédition du courrier


01 02 03 04

05

06 07

08 09

10 11 12


- prend l’original du courrier signé ; - l’enregistre dans le registre des courriers au départ ; - l’enregistre dans le cahier de transmission ; - prépare l’envoi par l’utilisation d’enveloppe, plis ou colis appropriés; - le donne au coursier pour acheminement.

Le coursier :

- achemine le courrier au lieu indiqué ; - fait signer par le correspondant une décharge (sur la page de garde du

cahier de transmission ou une copie de la lettre) ; - ou joint le PV de transmission au courrier s'il s'agit d'un fax ; - retourne la décharge à l’assistante.


- reçoit le cahier ; - s’assure de la décharge ; - classe dans le cahier de transmission.



d) Modèle de registre « courrier départ »

Date Expédition

N° d’ordre

Nombre de pièces

Destinataire Objet N°

Archives Observations



e) Modèle de cahier de transmission « courrier départ »

N° d’ordre Objet Destinataire Date de

transmission Réceptionné

par



5.1.3. Traitement du courrier à l’arrivée


La réception du courrier en provenance de l’extérieur se fait selon une procédure qui simplifie les tâches exécutées tout en maintenant les contrôles indispensables permettant de sécuriser cette opération. La procédure formalise les tâches, précise le rôle de chaque acteur et codifie les étapes de manière à permettre le suivi de l’opération.


Le courrier reçu est d’abord soumis à la lecture du Coordonnateur du Projet qui décide ensuite de la transmission aux membres du personnel pour information ou traitement. En cas d’absence, il délègue les pouvoirs à un autre agent habilité par note de service. La durée de cette délégation est également précisée dans la note. Tout courrier reçu est archivé au secrétariat en plus du second archivage par la personne traitant le dossier.

5.1.3.3.Document support

Registre de courrier «arrivé» : cahier scindé en colonnes permettant de suivre de manière chronologique l’ensemble des correspondances reçues au Projet ainsi que leur provenance. Le spécimen de ce document est fourni en annexe.

Les différents types de registres à tenir au titre du courrier arrivé sont :

- courrier ordinaire ; - courrier à caractère urgent ; - les correspondances sous sceau officiel ; - factures fournisseurs ; - courrier des soumissionnaires aux appels d’offres ; - documents de banque (avis d’opérations) ; - demandes d’emploi ; - courrier reçu des unités d’exécution ; - courrier en provenance du bailleur de fonds

Dans chaque registre, le mode de réception du courrier est à préciser (le fax, le courrier électronique, la poste, le pli recommandé sur décharge, le pli déposé par un tiers).




La procédure comporte deux principales tâches : - la réception, - l'imputation.

a) Réception du courrier arrivé


01 02 03

04

05 06 07

01 02 03 04

05 06 07

08 09

Réception courrier arrivé L’assistant(e) du Projet :

- reçoit le courrier ; - mentionne la date de réception au moyen d’un cachet dateur ; - classe le courrier dans le trieur du Coordonnateur du Projet ou de toute

autre personne indiquée ; - dépose le trieur sur le bureau du responsable.

Le Coordonnateur du Projet ou la personne habilitée

- reçoit le courrier ; - traite ; - impute le courrier au destinataire.

Imputation du courrier arrivé L’Assistante du Projet :

- reçoit le courrier avec les consignes d’imputation ; - fait une copie du courrier ; - classe l’original dans le registre « arrivée » ; - transmet la copie du courrier au secrétariat du destinataire.

L’assistant(e) du service :

- reçoit le courrier ; - mentionne dans son cahier ou registre d’entrée des correspondances ; - transmet au chef de service, qui à son tour l’imputera à la personne

chargée du dossier. Le destinataire :

- reçoit la copie du courrier ; - diligente le traitement approprié.



b) Modèle de registre « courrier arrivée »

Date Arrivée

N° D’ordre Expéditeur Date et No de

correspondanceObjet

Date de la

Réponse



5.1.4. Traitement du courrier confidentiel


Le courrier confidentiel eu égard à sa particularité, doit subir un traitement spécifique. La présente procédure permet de codifier les principales tâches exécutées en la matière.


- le Coordonnateur du Projet est seul habilité à ouvrir le courrier confidentiel ou, - à défaut, il désignera par note de service l’agent chargé de le suppléer, - il décide de la suite à donner au traitement du courrier, - il assure personnellement le classement du courrier confidentiel reçu, - il a la faculté de confier à son Assistante de direction la préparation du courrier

confidentiel à expédier.


Les mêmes documents utilisés dans la gestion du courrier classique seront utilisés pour le traitement du courrier confidentiel.


La procédure comporte deux tâches :

- le traitement au départ ; - le traitement à l’arrivée.



a) Courrier confidentiel départ


01 02 03 04 05 06 07 08

06bis

09 10 11

06ter 06quater

7bis 10bis 11bis

Le Coordonnateur :

- définit le caractère confidentiel du courrier ; - enregistre le courrier sur son registre courrier confidentiel au départ ; - fait deux copies du courrier ; - classe une copie dans son classeur de courrier confidentiel au départ ; - dépose auprès de l’initiateur une copie pour ses archives ; - prépare l’expédition de l’original au moyen d’enveloppe, plis ou colis

adéquats; - appose la mention « confidentiel» sur le courrier apprêté ; - donne à l’Assistante de direction pour expédition ;

ou - transmet le courrier à l’Assistante du projet pour la préparation

de l’expédition. L’assistant(e) du Projet:

- reçoit le courrier ; - l’enregistre dans son registre en indiquant la mention « confidentiel» ; - diligente l’expédition selon la procédure au départ,

Ou L’assistant(e) du service :

- reçoit le courrier ; - prépare l’expédition au moyen de l’enveloppe, de plis ou de colis

adéquats ; - y appose la mention « confidentiel » ; - l’enregistre dans son registre en indiquant la mention, « confidentiel» ; - fait expédier conformément à la procédure de courrier au départ le

courrier préparé expédie le courrier.



b) Courrier confidentiel arrivé


01 02 03

04 05 06 07 08 09 10 11

12 13 14


- reçoit le courrier confidentiel ; - l’enregistre comme confidentiel dans son registre ; - le transmet fermé au Coordonnateur ou à son remplaçant désigné.

Le Coordonnateur ou son remplaçant désigné :

- reçoit le courrier ; - procède à son ouverture ; - l’enregistre dans son registre de courrier confidentiel reçu ; - le traite ; - décide de son imputation ; - effectue une copie ; - classe l’original - impute la copie au destinataire pour le traitement.

Le destinataire :

- reçoit le courrier ; - traite selon la procédure de l’information requise ; - transmet le résultat du traitement au coordonnateur.



5.1.5. Traitement du courrier électronique


Le traitement du courrier électronique, tant à la réception qu’à l’envoi se fait selon les procédures adéquates permettant un niveau de contrôle indispensable et fiable assurant la sécurité des opérations. La procédure formalise les tâches, précise le rôle de chaque acteur et codifie les étapes de manière à permettre le suivi de l’opération.


Le traitement du courrier électronique se fait suivant les mêmes procédures décrites ci-dessus, à l'exception des courriers reçus ou envoyés directement par les chefs de service à partir de leur adresse électronique professionnelle.


- Registre de courrier arrivé ; - Registre courrier départ ; - Cahier de transmission.


La procédure concerne principalement le traitement du :

- Courrier au départ ; - Courrier à l’arrivée.



5.1.5.5.Traitement du courrier électronique au départ


Le courrier électronique est un des moyens les plus utilisés pour les échanges d'information ou de correspondance. Les procédures qui suivent visent à formaliser les différentes étapes dans le traitement de ce type de courrier.

b) Principe d'application Chaque chef de service ou de département a une adresse électronique pour les échanges de correspondances professionnelles. Chaque agent est responsable des courriers qui viennent directement à partir de son adresse. Il est tenu de procéder à un classement à son niveau. Au cas où la correspondance concerne un autre collaborateur, une copie lui est transmise avec une décharge. Le courrier électronique envoyé pour solliciter un avis de non objection du bailleur est obligatoirement envoyé par le Coordonnateur ou doit obtenir son accord pour être envoyé.

c) Documents supports - Néant.

d) Description de la procédure

La procédure comprend des tâches groupées :

- Préparation, envoi et archivage.



e) Préparation, envoi et copie du courrier électronique au départ


01

01 bis 02 03 04

L’initiateur du courrier :

- saisit le courrier ; - obtient éventuellement l’accord du Coordonnateur ; - l'expédie au correspondant ; - tire une copie du courrier ; - le classe dans son chrono ‘courrier départ’.



5.1.5.6.Traitement du courrier électronique à l’arrivée


La réception des courriers électroniques en provenance de l’extérieur se fait selon une procédure qui simplifie les tâches exécutées tout en maintenant les contrôles indispensables permettant de sécuriser cette opération. La procédure formalise les tâches, précise le rôle de chaque acteur et codifie les étapes de manière à permettre le suivi de l’opération.

b) Principe d'application L’Assistante consulte dès son arrivée, chaque matin, la boîte de réception des messages et transmet la copie au Coordonnateur du Projet. Le courrier reçu est d’abord examiné par le Coordonnateur qui en assure ensuite l’imputation aux membres du personnel. En cas d’absence, le Coordonnateur délègue par note de service, les pouvoirs à un agent habilité. La durée de cette délégation est également précisée dans la note. Tout courrier reçu est archivé au secrétariat de la coordination en plus du second archivage par la personne traitant le dossier. Toutefois, les courriers reçus par les chefs de service à partir de leur adresse professionnelle sont traités directement par eux. Au cas où la correspondance concerne un autre collaborateur, une copie lui est remise avec décharge. Pour les courriers engageant le projet, l’avis du coordonnateur est requis avant toute action de traitement.

c) Document support - Néant.

d) Description de la procédure

La procédure comporte deux principales tâches :

- la réception ; - l'imputation.




01 02 03 04

05

06 07

01 02 03 04

05 06 07

08 09 10

Réception L’Assistante du projet :

- consulte la boite de réception des messages ; - édite tous les messages à caractère professionnel reçus ; - mentionne la date de réception au moyen d’un cachet dateur ; - classe le courrier dans le trieur du Coordonnateur ou de la personne

habilitée pour le remplacer ; - dépose le trieur sur le bureau du Coordonnateur.

Le Coordonnateur ou le remplaçant désigné:

- reçoit le courrier; - l'impute au destinataire.

Imputation L’assistant(e) du Projet :

- reçoit le courrier avec les consignes d’imputation ; - fait une copie du courrier ; - classe dans le chrono arrivé l’original ; - transmet la copie du courrier au destinataire contre décharge.

L’assistant(e) :

- reçoit le courrier ; - l’enregistre dans son cahier ; - l’envoie chez le responsable de service, qui l’imputera à la personne

chargée du dossier. Le chargé du dossier :

- reçoit la copie du courrier ; - diligente le traitement approprié ; - - transmet ses conclusions à son supérieur hiérarchique qui l’examine,

l’approuve par son visa et le transmet au coordonnateur.



5.1.6. Gestion de la télécopie et du téléphone


La télécopie et le téléphone sont plus fréquemment utilisés dans les relations avec l’extérieur. Leur gestion doit être codifiée afin de permettre leur rationalisation.


Les communications avec l’extérieur par voie de télécopie doivent être gérées avec efficacité. Les originaux des messages expédiés doivent être classés par ordre chronologique dans un dossier spécifique « Fax envoyés » et doivent être traités conformément aux procédures des courriers « départs ». Les messages reçus par télécopie doivent être classés dans un dossier spécifique « Fax Reçus» et doivent être traités conformément aux procédures des courriers à l’arrivée. Le Coordonnateur établit une règle d’accès aux communications téléphoniques. Cette règle permet d’établir les conditions d’appel urbain, interurbain et international. La mise en place de ces règles est essentielle en vue de limiter au minimum le coût des communications téléphoniques. La personne chargée de gérer les communications téléphoniques utilise un registre des appels. Le modèle de ce registre est joint en annexe.


- Fiche de réception des communications ; - Cahier de communications téléphoniques.


La procédure comprend deux tâches :

- la gestion des communications téléphoniques entrantes ; - la gestion des communications téléphonique sortantes.




01 02

03

04

01

02 03 04

Communication téléphonique entrante L’Assistant(e) du Projet :

- reçoit l’appel ; - le transfère directement au destinataire final;

ou en cas d’absence,

- prend le message sur la fiche des réceptions des communications téléphoniques ;

- remet la fiche à l’intéressé dès son retour. Communication téléphonique sortante L’Agent intéressé :

- demande au standard un numéro d’appel, L’Assistant(e) du Projet

- compose le numéro ; - passe la communication à l’intéressé ; - renseigne le registre des communications sortantes (heure d’appel,

numéro d’appel, destinataire, le nom de l’intéressé ayant demandé l’appel).



FICHE DE RECEPTION DES COMMUNICATIONS

Le ____________________________ à_________ H___________mn Message reçu de___________________________________________ Destiné à _________________________________________________ Objet_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Disposition à prendre ________________________________________________________ A téléphoné Est venu Va rappeler Urgent



CAHIER DE COMMUNICATION TELEPHONIQUE

Date Nom appelant Numéros appelés Destination (services)

Heures d’appel

5.2. Gestion des Documents

5.2.1. Classement des documents Après traitement, les documents et dossiers doivent être archivés de manière sécurisante et de façon à faciliter l’accès en cas de besoin. La procédure de classement recouvre :

- Le plan de classement ; - L’accès aux documents classés ; - La destruction des documents périmés.



5.2.2. Plan de classement Les documents de l'UGP sont regroupés en grandes classes identifiées par 1 (un) caractère alphabétique : de A à Z. Chaque classe est à son tour subdivisée en plusieurs sous-classes identifiées par 2 (deux) caractères numériques : de 00 à 99. Les documents sont classés par ordre chronologique dans des pochettes archives ou des chronos sur lesquels sont inscrits :

- L’année ou la période concernée ; - Le code : classe et sous/classe ; - La série séquentielle le cas échéant

Le responsable des activités relevant de chaque classe ou sous-classe est également responsable de l’archivage de ses documents. S’agissant des activités dont le suivi est réparti entre plusieurs responsables, chacun d’eux est responsable de la tenue des dossiers de ses activités. Le modèle du plan de classement ci-dessous sera complété par le Comptable et sera mis à jour chaque fois qu’une nouvelle classe ou sous-classe aura été créée.



MODELE DU PLAN DE CLASSEMENT : (A faire par prêt)

FAMILLE CLASSE SOUS CLASSE

Comptabilité

Marché XX

Pièces comptables

…

…

Marché YY

Pièces comptables

…

…

Bilan Par année

Etats financiers Par trimestre

Etats d’Inventaires Par trimestre

Banque /Trésorerie

Banque 1

Relevés de compte

Etats de rapprochement

Agios /Avis de débit

Avis de crédit

Correspondances

…

Banque 2

Relevés de compte

Etats de rapprochement

…

Activités

Activité XX

Accord de Prêt

DAO

PV d’Attribution

…

Activité YY

Accord de Prêt

DAO

…

Contrôle /Visites

Rapports de Missions / Aides mémoires

Aide-mémoire Visi te du. .….

Rapports d’Audit

Projet Rapport d’audit N°…… du…

Rapport f inal Audit N°…… du…

…

Dossier du personnel

Unité XX

Contrat d’embauche

Nomination

Congés / Absence

Discipline

Divers

Unité YY



5.2.3. Accès aux documents Chaque responsable assure le classement et la sécurité de ses documents. Il est seul habilité à autoriser l'accès à toute personne désirant les consulter.

Le retrait des documents se fait sur autorisation écrite.

5.2.4. Destruction des documents périmés En règle générale les documents comptables doivent être conservés pendant 10 (dix) ans. Dans le cas de l’unité de gestion du projet, ces dix années courent à compter de la date de fin de projet.

Tous les autres documents dont l’inutilité n’est pas prouvée doivent être conservés pendant la même durée. 5.3.Procédures de sécurité

La sécurité est l’un des facteurs clés de la réussite des missions assignées à la coordination du projet. De ce fait, il importe de s’assurer que les conditions et l’environnement de travail ne présentent pas un danger pour les ressources humaines qui y sont affectées d’une part et que d’autre part, le matériel alloué n’est pas exposé à des risques et des dommages évitables de quelque nature que ce soit.

Cette sécurité doit être garantie dans les bureaux.

Le Coordonnateur est le responsable de la sécurité et à ce titre il doit s’assurer que les consignes et mesures de sécurité sont efficaces et qu’elles sont respectées par l’ensemble du personnel. En cas de besoin il initie les améliorations nécessaires.



5.3.1. Sécurité du bureau

5.3.1.1.Tenue du registre des visites

Un registre des visites doit être tenu par l’Agent de Sécurité installé à l’entrée de l'UGP. Dans ce registre, l’agent de sécurité portera chaque jour et pour chaque visite :

- la date ; - le nom du visiteur ; - la personne demandée ; - le motif de la visite ; - l’heure d’arrivée ; - l’heure de départ ; - des observations (par exemple : Reçu, Non Reçu, Message, colis, courrier, etc.…

selon que le visiteur a été reçu par la personne demandée ou non, s’il a laissé un message, colis, etc.).

REGISTRE DES VISITES

Date------------------------------------

Nom et Prénom Personne

Demandée Motifs de la visite

Heures Observations

Arrivée Départ



5.3.1.2.Annonce de visites

Tout visiteur extérieur au Projet doit se présenter au Secrétariat. L’assistante de Direction ou le vigile annoncera la présence du visiteur à la personne demandée pour avis, si cette dernière est présente. C’est en cas d’avis favorable et dans ce cas seulement que le visiteur est invité à se rendre au bureau du visité. En cas d’avis défavorable ou lorsque le visité est absent, la secrétaire ou le vigile informe le visiteur afin qu’il reparte sans attendre inutilement. Dans tous les cas les visiteurs ne doivent pas séjourner au secrétariat pendant plus de 10 minutes.

5.3.2. Entrées et sorties du matériel

L’entrée des biens pour la première fois à l’UGP est soumise à la simple présentation à l’agent de sécurité des documents y afférents.

Par contre toute sortie de biens appartenant à la coordination doit se faire à l’aide d’un Bordereau de Sortie (BS).

Le Bordereau de Sortie est établi en 3 exemplaires et doit être signé soit par le coordonnateur, soit par le RAF.

Après signature, l’original et une copie sont remis à la personne sortant le bien en même temps que celui-ci. A la sortie l’intéressé remet l’original du Bordereau de Sortie à l’Agent de Sécurité et conserve la copie pour formalités de police.

Le troisième exemplaire est classé comme souche dans le chrono des « Souches des Bordereaux de Sortie » ouvert à cet effet.

Pour la suite deux cas peuvent se présenter selon que la sortie du matériel est définitive ou temporaire :

5.3.2.1.Sortie temporaire du matériel

Au retour du matériel, l’intéressé le présente à l’Agent de Sécurité et récupère l’original du BS qui lui avait été délivré à la sortie du matériel. Il remet le matériel à son emplacement habituel et, détruit sous sa seule responsabilité l’original du BS ainsi que la copie de formalités de police qui aura accompagné le matériel pendant tout son séjour hors de la Cellule.



5.3.2.2.Sortie définitive du matériel

Si la sortie du matériel est définitive, l’original du BS reste définitivement dans le classement de l’Agent de Sécurité.

Le registre de l’Agent de Sécurité pourra ainsi servir de repère lors des inventaires. En effet, toute sortie du matériel du Projet sera matérialisée par un BS dont les références sont portées dans ce registre.

5.3.3. Sécurité incendie Dans le cadre de la sécurité incendie, le Projet doit acquérir des extincteurs à accrocher de manière visible et facilement accessible à divers endroits du bâtiment abritant l'UGP. Une formation à l’utilisation des extincteurs doit être organisée pour l’ensemble du personnel de l'UGP et sous la responsabilité du coordonnateur dans les 3 (trois) mois suivant leur acquisition.

5.3.4. Hygiène et santé

La consommation des boissons contenant de l’alcool est interdite à l’enceinte du bâtiment abritant la coordination du projet. Il en est de même en dehors pour le personnel pendant les heures de travail. De même, il est interdit de fumer dans les lieux communs et en particulier dans les bureaux. 5.4.Gestion du personnel et des rémunérations

5.4.1. Généralités

Le personnel qui émarge sur le budget du Projet est composé essentiellement de consultants individuels recrutés après « appel à candidatures » fait par voie de presse. Les dossiers de candidatures du personnel sont évalués par un consultant recruté lui-même par appel à la concurrence par le Ministère de Tutelle du Projet ou par une Commission d’évaluation ad hoc comprenant au moins un expert du domaine.

Les recrutements du personnel de l’UGP sont faits suivant les procédures respectant les directives du bailleur de fonds en la matière.

Il est important de relever que l’Etat peut soit détacher soit recruter un fonctionnaire dans le cadre d’un projet. Dans ce cas, les conditions d’emploi et de rémunération du personnel fonctionnaire sont soit précisées dans les directives du bailleur de fonds concerné soit définies dans les accords de financement du projet. Mais en règle générale, le personnel ayant le statut de fonctionnaire ne peut percevoir de rémunération en contrepartie du travail fourni sur le financement, autre que son salaire.



5.4.2. Recrutement

De manière générale, les recrutements du personnel émargeant sur le budget du projet sont faits par appel à la concurrence suite à un avis d’ouverture de poste publié par le projet par voie de presse.

5.4.2.1.Recrutement du personnel d’encadrement

Le personnel d’encadrement du Projet est essentiellement composé de : le Coordonnateur, le Responsable Administratif et Financier, le Responsable en Passation des Marchés, l’Expert environnemental et social, Le Responsable en suivi-évaluation et le Comptable. Ce personnel est recruté généralement par appel à la concurrence et selon les dispositions de l’accord de financement.

Les représentants du gouvernement et les fonctionnaires peuvent être engagés pour des marchés portant sur des services de conseil, à titre individuel ou en tant que membres de l’équipe d’experts proposée par un bureau de consultants, sous réserve que cela ne soit pas incompatible avec le droit de la fonction publique ou d’autres lois et règlements ou politiques et (i) s’ils sont en congé sans solde, retraités ou ont démissionné ; (ii) s’ils ne sont pas engagés par l’organisme pour lequel ils travaillaient avant leur départ en congé sans solde, en retraite ou leur démission ; et (iii) si leur engagement ne donne pas lieu à un conflit d’intérêts.


Elle a pour principal objectif, la mise à la disposition du projet d’une équipe compétente afin de faciliter la mise en œuvre de ses activités et l’atteinte de ses objectifs de développement.

Le processus de sélection consiste à la mise en concurrence de consultants afin d’effectuer des choix fondés sur les performances et expériences techniques du domaine concerné. Toutefois, les directives du bailleur peuvent autoriser d’autres modes de sélection mais dans des conditions particulières selon les cas.



b) Processus de recrutement effectif du personnel d’encadrement


01

02

03 04 05 06 07 08 09

10 11

12

13

14 15

16

17 18

Le Ministre de tutelle ou son représentant - après constitution du comité de recrutement du personnel d’encadrement, remet aux membres de ce comité un exemplaire des TDR de chacun des postes à pourvoir ainsi que les TDR pour le recrutement d'un consultant chargé de conduire le processus. Ce comité en outre comprend au moins un spécialiste du métier faisant l’objet du recrutement et le spécialiste en passation des marchés. Les TDR sont envoyés à l’avis de non objection du bailleur Le comité de recrutement - sur la base des termes de référence (TDR), publie un avis d'appel à manifestation d'intérêt pour le recrutement du consultant devant réaliser l'opération ; - reçoit les dossiers de candidature ; - évalue les candidatures reçues et arrête une liste de candidats ; - sollicite l'avis de non objection du bailleur de fonds ; - reçoit, évalue les offres et sélectionne un consultant ; - sollicite l'avis de non objection du bailleur sur le choix du candidat retenu ; - prépare le projet de contrat et le soumet à la non objection du MINMAP et du bailleur ;- sur la base de la non objection, procède avec l'appui du MINMAP aux négociations avec le consultant ; - sollicite l'avis de non objection du bailleur et procède à la signature du contrat ; - transmet au consultant retenu les TDR de chacun des postes à pourvoir pour procéder au recrutement. Le Consultant - procède au recrutement sur une base compétitive suivant le processus utilisé pour son propre recrutement ; - établit son rapport de recrutement comprenant la liste des personnes retenues et le transmet au Comité de Recrutement ; Le Comité - prépare les projets de contrats et négocie avec chacun des candidats retenus ; - joint au rapport de recrutement les projets de contrats ainsi que les procès-verbaux de négociations et les soumet à la non objection du bailleur de fonds ; - sur la base de la non objection, transmet les projets de contrats dûment signés par les personnes retenues à la signature du Ministre ; Le Ministre ou son représentant - apprécie le rapport de recrutement et signe les contrats ; - présente la liste des personnes retenues, le PV et le rapport du comité de recrutement ainsi que l’avis de non objection au bailleur et au COPIL ;



c) Cas des fonctionnaires

Les fonctionnaires peuvent être amenés à travailler dans des projets. Mais ces derniers ne perçoivent pas d’honoraires ou de rémunération sur les fonds du Projet. Leur rémunération étant assurée par la fonction publique.

5.4.2.2.Le recrutement du personnel d’appui

Le recrutement du personnel d’appui est beaucoup plus souple. Après publication du poste, il est fait par le Coordonnateur entouré de ses principaux collaborateurs sur la base de l’étude des dossiers de candidature et interview des postulants. Le RAF et le SPM doivent nécessairement faire partie de l’équipe de recrutement. Ce personnel d’appui est essentiellement constitué d’un(e) assistant(e), de chauffeurs pour les véhicules du projet, d’un agent d’entretien. Le gardiennage sera confié à une société de gardiennage recruté sur appel d’offres.

Il aboutit à un contrat individuel passé entre chaque personne recrutée et le projet.



a) Procédures de recrutement effectif du personnel d’appui


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Le Coordonnateur - après constitution du comité de recrutement de personnel d’appui, remet aux membres de ce comité un exemplaire des TDR de chacun des postes à pourvoir. Le RAF et le SPM doivent nécessairement faire partie de ce comité. Le comité de recrutement - sur la base des termes de référence (TDR), publie les avis de recrutement - reçoit les dossiers de candidature - évalue les candidatures reçues et retient par poste à pourvoir les trois premiers candidats - dresse un rapport de recrutement et transmet au Coordonnateur accompagné des dossiers des meilleurs candidats retenus Le Coordonnateur - apprécie le rapport de recrutement, les critères d’évaluation et convoque les candidats pour un dernier entretien avec ses principaux collaborateurs. - à l’issue de l’entretien, confirme les candidatures jugées satisfaisantes par rapport aux objectifs à atteindre - dresse un procès-verbal des entretiens en justifiant les choix de l’équipe - transmet la liste des personnes retenues, le PV et le rapport du comité de recrutement au COPIL pour avis. Le COPIL - apprécie la régularité et la conformité du recrutement et transmet son avis au Coordonnateur. Le Coordonnateur - reçoit l’avis du COPIL - sous la collaboration du RAF et du SPM, convoque les personnes retenues pour négociations et signature des contrats à durée déterminée Les personnes retenues - négocient et cosignent les contrats avec le Coordonnateur - et entrent en fonction.



5.4.3. Composition et tenue du dossier du consultant recruté et du personnel détaché

Le personnel du Projet est constitué des consultants recrutés suivant la procédure décrite ci-dessus. Un dossier est ouvert pour chacun de ces consultants.

Ces dossiers sont tenus confidentiellement par le Coordonnateur et le RAF. Ils sont conservés dans une armoire qui se ferme à clé. En dehors du Coordonnateur et du RAF, personne d’autre n’a accès aux dossiers des personnes travaillant pour le projet. Chaque personne ne peut consulter que son propre dossier ou ceux des agents placés sous son autorité, sur autorisation écrite du Coordonnateur.

Ces dossiers sont de deux ordres : - les dossiers des personnes en service ; - les dossiers des personnes parties du projet.

Ils comprennent par personne une chemise cartonnée dans laquelle sont classées des sous - chemises comportant les pièces et documents relatifs :

- au contrat, liant la personne au projet ; - à la nomination : Copies décisions d’affectation, ordre de prise de service, etc. ; - les congés / absences : demandes de congés, décisions de départ en congés, certificat

de reprise de service, demandes d’absence ; - au dossier disciplinaire : copies de toutes correspondances relatives à la discipline

individuelle ; - aux divers.

Quand un agent a quitté le Projet son dossier est transféré du fichier « Dossiers des personnes en service » au fichier « Dossiers des personnes parties du projet».

5.4.4. Modèle des Termes de référence de personnel clé

5.4.4.1.Auditeur interne

Responsabilités : Placé sous l’autorité directe du Coordonnateur, il est chargé de :

- Faire appliquer le suivi des procédures de gestion en vigueur du projet, - Conseiller la coordination dans la maîtrise des risques, - Favoriser l’amélioration de la qualité de l’information et faire toute suggestion relative

au respect des manuels de procédures et d’exécution du projet ; - Assurer la mise en place des outils et du cadre de l’audit interne ; - Veiller à la bonne application des procédures de gestion des projets et de passation des

marchés ; - Veiller à l’utilisation efficiente des ressources du projet - Veiller à la fiabilisation des données comptables et financières ; - Sécuriser le patrimoine du projet ; - Apporter un appui à la coordination du projet.



Responsabilités : - Exécuter les missions d’Audit Interne en conformité avec les normes internationales

(normes IFACI et IIA) régissant la pratique professionnelle de l’audit interne et les procédures admises ;

- Veiller à ce que toutes les entités qui sont impliquées dans la gestion du projet, soient conformes aux directives de la Banque mondiale, ainsi qu’aux principes de transparence et de saine gestion. Il prêtera une attention au respect des pratiques saines en matière de gestion financière et de passation des marchés ;

- Evaluer la qualité du système de contrôle interne et jauger l’efficience des opérations par approche opérationnelle (audit opérationnel) ;

- Identifier les dysfonctionnements opérationnels, en évaluer les conséquences et proposer des moyens appropriés pour y remédier ;

- Contrôler périodiquement les transactions financières liées, en s’assurant de leur opportunité, leur régularité, ainsi que des niveaux de risques, fraudes et corruptions éventuelles ;

- Réaliser des inspections physiques des biens et services acquis et des travaux réalisés ; - Examiner les dossiers de passation des marchés pour s’assurer du respect des termes

des accords de financement ; - Vérifier la sincérité et la fiabilité des informations financières et comptables, ainsi que

la sécurité des enregistrements comptables :

Eligibilité des dépenses, respect des allocations budgétaires et catégorielles, Justification des dépenses : contrôle de la force probante et de l’authenticité des

pièces justificatives (absence de rature, d’indices de falsification, etc.), Qualité et efficacité du classement et de l’archivage des pièces comptables. Examiner l’efficacité de la protection des acquis : Codification des immobilisations,

Système et outils de gestion de la comptabilité matière (inventaire des immobilisations, livres et divers documents d’enregistrement de la comptabilité matière, fiches de stock, etc.) ;

Examiner la pertinence et le fonctionnement effectif des procédures mises en place pour lutter contre la corruption, notamment la constitution de commissions d’évaluation des propositions, les mécanismes mis en place pour recevoir et traiter les plaintes des soumissionnaires, les publications des marchés, … ;

Mener des missions spéciales d’investigation et des contrôles au sein de toutes les entités intervenant dans les activités du projet au niveau des différents échelons de la mise en œuvre. Ces investigations et contrôles porteront sur les services administratifs, y compris la passation des marchés, les services comptables et financiers des différents acteurs impliqués à quelque niveau que ce soit dans l’exécution des activités du projet ;

S’assurer que les recommandations des auditeurs externes, de l’audit interne et des bailleurs de fonds sont prises en compte et dûment exécutées par les différentes structures ayant la charge de leur exécution dans la mise en œuvre des projets ;

Assurer la formation continue des acteurs impliqués dans la mise en œuvre des projets;

Recommander, le cas échéant, des mesures d’amélioration de la gestion des projets ;



Exécuter tous autres travaux et tâches qui rentrent dans le cadre de la fonction d’Audit Interne telle que définie par les organisations professionnelles internationales d’Audit Interne, notamment l’IFACI et l’IIA.

Identifier les risques de faible décaissement, proposer les mesures d’atténuation et suivre leur mise en œuvre

Profil requis

- Etre titulaire au moins d’un diplôme supérieur en comptabilité et gestion (BAC + 4) ou équivalent ;

- Avoir au moins cinq (05) années d’expérience à un poste analogue dans le secteur public ou privé (cabinet d’audit, projet de développement etc.);

- Avoir une très bonne connaissance et expérience pratique (i)des mécanismes de financement des projets de développement en général et des procédures de la Banque mondiale en particulier , et (ii) des normes internationales d’audit interne ;

- Avoir l’expérience de l’utilisation de l’outil informatique et d’un ou plusieurs logiciels de gestion comptable et financière ;

- Avoir l’aptitude de travailler en équipe et sous pression et sens élevé de persuasion et de diplomatie.

5.4.4.2. Responsable administratif et financier

Responsabilités : Placé sous l’autorité du Coordonnateur, il est chargé de :

- Gérer le personnel, le matériel et le patrimoine du projet sous la responsabilité du coordonnateur national ;

- Veiller au respect des procédures de gestion financière (éligibilité, efficacité des dépenses dans toutes les composantes du projet et conseiller le Coordonnateur à cet égard;

- Assurer la gestion et la consolidation des sous-traitances et partenariats en collaboration avec le Responsable des passations des marchés conformément aux termes des contrats ;

- Gérer les comptes spéciaux du projet sur autorisation du Coordonnateur ; - Assurer le suivi de la mobilisation des fonds de contrepartie et l’approvisionnement des

comptes du projet ; - Assurer en liaison avec les responsables techniques la préparation du programme de

travail et du budget annuel ; - Assurer le suivi de l’exécution du budget annuel et proposer des actions pour

l’amélioration de son exécution ; - Préparer les TDR des audits externes et arrêter les comptes du projet ; - Faire le suivi de la mise en œuvre des recommandations de l’auditeur externe ; - Superviser la tenue de la comptabilité et la production des états financiers du projet dans

le respect des normes et délais prescrits par les directives de la Banque mondiale et plan comptable en vigueur;

- Assurer la consolidation des rapports financiers des Unités décentralisées ; - Assurer un bon niveau de décaissement ; - Veiller au respect des dispositions du manuel de procédures aux niveaux régional et

national.



Description des tâches

- Ouvrir et mettre à jour les dossiers du personnel ; - Ouvrir et mettre à jour le fichier patrimoine ; - Mettre en place et assurer le bon fonctionnement du système de suivi financier et

comptable informatisé du projet avec la production des informations nécessaires ; - Superviser la tenue de la comptabilité générale, analytique et budgétaire du projet ; - Elaborer et actualiser les plans comptables, budgétaires, tiers, financiers, journaux ; - Coordonner la préparation du budget annuel en rapport étroit avec les comptables ; - Assurer le suivi et l’exécution du budget ; - Suivre les opérations financières des comptes désignés (engagements, retraits,

règlement, états de rapprochement bancaire) du projet et des paiements directs; - Suivre les engagements administratifs et financiers pris dans le cadre du projet ; - Etablir les états financiers consolidés du projet ; - Produire les rapports de suivi financier et rapports d’activités du projet de la partie

financière du projet (rapport intérimaire des suivis financiers) ; - Faire la revue qualité des demandes de paiement et/ou de remboursement des fonds; - Assurer les relations financières avec la CAA, les banques et les bailleurs de fonds ; - Assister le Coordonnateur National dans le suivi financier et la mise en œuvre effective

des activités du projet ; - Superviser la programmation des acquisitions et l’utilisation des biens et services ; - Développer les actions pour le respect des clauses de l’Accord de crédit par les différents

acteurs du projet et en assurer le suivi ; - Contribuer à la préparation de toute la documentation nécessaire pour l’examen

trimestriel, semestriel ou annuel des plans d’exécution du projet ; - Préparer et assister les missions d’audit financier et mettre en œuvre les

recommandations pour améliorer la gestion ; - Veiller à l’équilibre financier du projet ; - Veiller au fonctionnement du contrôle interne dans le projet ; - Veiller au respect du calendrier des activités et au maintien permanent du niveau de

liquidité ; - Assurer la gestion administrative des ressources humaines sous l’autorité du

Coordonnateur National ; - Organiser et mettre en œuvre un contrôle de gestion ; - Veiller à ce que les documents financiers pertinents soient soumis promptement aux

dates prévues ; - Organiser et assurer la formation des comptables ; - Participer à l’élaboration de la programmation budgétaire et financière des activités du

projet ; - Garantir la conservation du patrimoine (biens durables et fournitures) ; - Veiller à la préparation, à l’actualisation et à l’exécution du plan de passation des

marchés (PPM) en collaboration avec le Responsable de la passation des marchés ;



- Contribuer à la rédaction de la partie administrative et financière des DAO, des TDR et contrats des marchés ;

- Préparer les TDR des audits financiers ; - Suivre l’exécution des contrats en liaison avec le Responsable de passation des

marchés ; - Assurer l’archivage des documents administratifs et financiers ; - Organiser la revue des comptes délégués tenus par les gestionnaires comptables et

financiers régionaux et le contrôle de l’exécution des conventions et contrats ; - Prendre les mesures nécessaires afin que les biens et services livrés soient stockés en

lieux sûrs prévus à cet effet ; - Procéder à l’évaluation du personnel comptable et financier.

Profil requis - Etre de nationalité camerounaise ; - Etre titulaire au moins d’un diplôme supérieur en comptabilité et gestion (BAC + 4) ou

équivalent ; - Avoir au moins cinq (05) années d’expérience réussie à un poste analogue dans le

secteur public ou privé (cabinet d’audit, projet de développement etc) ; - Avoir des connaissances dans la rédaction administrative et la gestion du personnel ; - Avoir une très bonne expérience des mécanismes de financement des projets de

développement en général et des procédures de la Banque mondiale en particulier ; - Avoir l’expérience de l’utilisation de l’outil informatique et d’un ou plusieurs logiciels

de gestion comptable et financière, et en particulier une très bonne expérience pratique de logiciel de gestion de projet;

- Avoir l’aptitude de travailler en équipe et sous pression.

5.4.4.3.spécialiste en passation des marches

Responsabilités Placé sous l’autorité directe du Coordonnateur du projet à qui il rend compte de toutes les activités, le Spécialiste en Passation des Marchés est chargé de la passation des marchés, y compris la planification des activités et le suivi du processus. Il travaille en étroite collaboration avec toutes les structures impliquées dans l’exécution du Projet. A ce titre, il assiste et conseille les responsables de la mise en œuvre des activités du projet sur les domaines concernant la passation, l’exécution des marchés et la gestion des contrats. Sur la base de l’accord de financement (crédit, prêt et dons), du manuel de procédures et du plan de passation des marchés approuvé, il participe à l’exécution des tâches détaillées suivantes par catégories : Planification de la passation des marchés et suivi du processus : dans ce cadre, le Spécialiste en Passation des Marchés devra :

- Préparer et coordonner la planification pour la passation des marchés de fournitures, de services non intellectuels, de travaux, et de sélection des consultants ;



- Mettre à jour le plan de passation de marchés au moins une fois l’an et chaque fois que de besoin ;

- Procéder au classement et à l’archivage de tous les documents et dossiers de marchés ; - Développer un mécanisme de suivi de passation des marchés, y compris des délais, afin

de pouvoir identifier rapidement les sources potentielles de retard, d’en informer le Coordonnateur et de proposer des solutions pour les résoudre.

Sélection et emploi des consultants : dans ce cadre, le Spécialiste en Passation des Marchés devra :

- Rédiger les Demandes de manifestation d’intérêt pour les services de consultants et en assurer la publication dans la presse nationale et/ou internationale et dans DgMarket/UNDB si cela s’avère nécessaire selon le montant estimé et la complexité du marché ;

- Elaborer les dossiers de Demande de propositions ; - Assurer la notification des lettres d’invitation aux consultants figurant sur les listes

restreintes après avis de non objection de l’IDA (si requise) ; - Participer aux ouvertures des plis, aux évaluations des propositions techniques et

financières, aux attributions de marchés, afin de pouvoir conseiller les membres de la Commission Spéciale de Passation des Marchés du Projet, en qualité de personnes ressource ; ainsi que ceux des sous–commissions d’analyse et des comités ad hoc chargées principalement de procéder aux évaluations ;

- Assurer la supervision du secrétariat des sous commissions d’analyse ; - Assurer l’établissement des contrats entre le Projet et les consultants choisis après avis

de non objection de l’IDA (si requise) - Assurer le suivi des Avis de non objection sollicités au niveau de la Banque Mondiale.

Choix des fournisseurs de biens et équipements et d'entrepreneurs pour les marchés des travaux : dans ce cadre, le Spécialiste en Passation des Marchés devra :

- Préparer les Dossiers d'appel d'offres et les Demandes de cotation sur la base des spécifications techniques validées par l'UEP ;

- S'assurer de la publication des avis d'appel d'offres dans les supports appropriés ; - Participer aux ouverture des plis, aux évaluations des offres, aux attributions de marchés

afin de pouvoir conseiller [ selon les cas les membres de la Commission Spéciale de Passation des Marchés du Projet], en qualité de personnes ressource ; ainsi que ceux des sous-commissions d’analyse et des comités ad hoc chargées principalement de procéder aux évaluations ;

- Assurer la supervision du secrétariat des sous-commissions d’analyse et des comités ad hoc ;

- Etablir les marchés entre le Projet et les fournisseurs ou entrepreneurs adjudicataires sélectionnés après appel d'offres ou consultation des fournisseurs et avis de non objection de l’IDA (si requise)

- Assurer le suivi des avis de non objection sollicités au niveau de la Banque Mondiale.



Conseil au Coordonnateur du Projet ainsi qu’à tout responsable de l'exécution du projet dans les actes liés à la planification, à la passation et à l'exécution des marchés. Le Spécialiste en Passation des Marchés devra :

- S'assurer que toutes les décisions liées à la passation et à l'exécution des marchés ont respecté les règles et procédures de passation des marchés aussi bien nationales que celles du bailleur ;

- Appuyer le Coordonnateur du Projet dans la compréhension et la rédaction de tout courrier entrant ou sortant ayant des aspects liés à la passation des marchés ;

- Apporter les conseils appropriés dans l'exécution des marchés et surtout dans la prévention et la résolution des différends qui pourraient subvenir ;

- Exécuter toute tâche ou mission liée à la passation des marchés assignée par le Coordonnateur de projet ;

- Produire trimestriellement une situation des marchés et contribuer à la rédaction des aspects relatifs à passation des marchés dans le Rapport du suivi financier ;

- Veiller à ce que les engagements sur les marchés soient systématiquement reflétés dans le système d'information du Projet et communiqués au Responsable Administratif et Financier et au Comptable.

- S'assurer que les dossiers d'appel d'offres, les Demandes de proposition et les rapports d'évaluation des offres reçoivent les approbations nécessaires des membres compétents de l'administration avant de requérir l'avis de non objection de la Banque (si requis).

- S’assurer que les résultats des appels d'offres sont publiés dans les délais prescrits après les attributions des marchés, et que les soumissionnaires non retenus reçoivent les informations nécessaires.

Responsabilité dans le transfert de compétence et le renforcement des capacités : dans ce cadre, le Spécialiste en Passation des Marchés définira et mettra en application sous la supervision du Coordonnateur du Projet, un programme de renforcement de capacités comprenant la formation des principaux acteurs publics et privés impliqués dans l’exécution des activités du Projet dans le secteur concerné par sa mission.

Tâches incompatibles et actions non permises : en raison de son rôle de conseiller dans les décisions de passation des marchés et de sa forte implication dans l’élaboration des dossiers de marchés :

- Le SPM ne doit pas être membre des commissions de réception des fournitures, travaux ou services, sauf dans les cas de petits marchés autorisés par le manuel de procédures ;

- Le SPM ne doit pas percevoir de jetons de présence aux différentes commissions ou sous-commissions auxquelles il/elle sera appelé à participer ;

- Toute prestation externe du SPM devra recevoir une autorisation préalable et sera sans rémunération additionnelle pour autant qu’il dispose d’un contrat à plein temps (100%) avec le Projet ;

- En outre, le SPM veillera à ce qu’aucun membre de la commission d’évaluation des offres ne soit membre de la commission des marchés et vice-versa.



Profil requis :

- Avoir au moins une maîtrise ou un diplôme universitaire (BAC + 4), avec comme matière principale une discipline pertinente (par exemple : ingénierie, passation des marchés, droit, administration, commerce, finance, gestion, architecture, économie, ou domaine connexe) ;

- Avoir cinq (05) ans d’expérience professionnelle et exercé au moins pendant trois (3) ans à un poste de passation des marchés similaire dans le secteur public ou privé ou avoir assumé des responsabilités similaires dans ce domaine ; l’expérience dans un projet sur financement Banque Mondiale ou une institution similaire est un atout majeur.

- Avoir une parfaite connaissance des procédures de passation des marchés des Bailleurs Multilatéraux (par exemple la Banque mondiale ou la Banque Africaine de développement etc.) ou Bilatéraux ;

- Avoir une bonne expérience générale des contrats ; - Maîtriser des applications logicielles couramment utilisées (Word, Excel, PowerPoint)

ainsi que les outils de communications tels que les courriels ; - Etre apte à travailler en équipe ; - Etre apte à travailler efficacement sous pression ; - Avoir d’importantes capacités d’analyse et de résolution des problèmes ; - Avoir une excellente capacité de communication écrite et orale en français ; la

connaissance de l’anglais est un atout.

5.4.4.4.Comptable

Dans le cadre du démarrage du projet, il est procédé au recrutement d’un comptable pour le projet. Placé sous l’autorité du Coordinateur du Projet et sous la supervision directe du Responsable Administratif et Financier, le Comptable est chargé des tâches suivantes :

- Tenir au jour le jour la comptabilité du Projet, - Préparer et produire des états financiers mensuels, en particulier les rapports trimestriels

de suivi financiers et les états financiers annuels du projet; - Assurer, de façon générale, la mise en œuvre adéquate du système de suivi financier, de

la comptabilité dans le respect du Manuel des procédures administratives, financières et comptables ;

- Proposer, autant que de besoin, les améliorations du manuel ci-dessus, au cours de l’exécution du projet ;

- Assurer la planification financière pour approbation ; - Faire fonctionner et tenir à jour les comptes de trésorerie du projet : et les états de

rapprochement bancaires ; - Organiser un système d’archivage et de classement des pièces comptables et documents

financiers du projet; - Suivre les dispositions du Manuel des Procédures Administratives, Financières et

Comptables du Projet ;



- Collecter les informations financières relatives au Compte Spécial, et compte de projet pour l’information de la Coordination du projet et des partenaires financiers y compris la Banque Mondiale ;

- Faire assurer l’audit de tous les comptes du projet; - Collaborer avec l’unité chargée du Suivi-Evaluation en vue de l’alimentation de la Base

de données pour les aspects financiers du projet ; - Apporter un appui financier dans d’autres tâches qui pourraient lui être demandées par

le Coordinateur du projet. Le titulaire du poste devra manier parfaitement le Français. La connaissance de l’Anglais est également souhaitée. Qualifications requises:

- Etre titulaire d’un BTS/DUT en comptabilité ou équivalent; - Avoir au moins 3 trois ans d’expérience professionnelle dans un cabinet d’audit et

d’expertise comptable, - L’expérience de comptable dans un projet finance par l’IDA serait un atout - Avoir la connaissance et la maîtrise des logiciels comptables de gestion des projets de

la Banque mondiale) ; - Avoir une bonne capacité en analyse financière, en communication et en rédaction des

rapports financiers ;

5.4.5. Discipline

Le personnel du Projet reste soumis aux mesures disciplinaires régissant l’application du contrat passé entre les parties pour tous les aspects non prévus par le présent Manuel de Procédures.

5.4.6. Congés, absences, maladies

5.4.6.1.Congés

Conformément au contrat, un droit aux congés est acquis après une durée effective de travail d’un (1) an. Le congé annuel est obligatoire. Un planning des congés est établi en début de chaque année par le Coordonnateur tenant compte des impératifs de service et des desiderata de chacun. Au vu du planning, chaque agent formulera une demande de congés pour la période indiquée, qu’il soumettra au visa de son supérieur hiérarchique. L’acte de notification de mise en congé ou le certificat de reprise de service sont signés par le Coordonnateur. Leurs originaux sont remis à l’intéressé et les copies classées dans son dossier. A titre transitoire un planning spécial peut être établi pour résorber les arriérés de congés cumulés par le personnel.



5.4.6.2.Absences

Toute absence doit être justifiée et autorisée d’avance par le Coordonnateur ou son représentant. A cet effet une autorisation d’absence motivée doit être remplie par le demandeur. Aucune absence de plus de trois heures sans autorisation préalable n’est admise, sous peine de sanction conformément aux mesures disciplinaires du contrat de travail. Toute absence non justifiée de plus de dix (10) jours ouvrables est assimilée à un abandon de poste. Le Coordonnateur met en œuvre les mesures pour pourvoir au remplacement de l'agent concerné.

FICHE DE SUIVI DES CONGES - ANNEE : N

Nom de l’agent : ____________________________________________________________ Fonction : __________________________________________________________________

Nombre de jours

Reliquat congés annuels - Année N-1

Droit à congés payés annuels – Année N

Total Capital congés à pouvoir

Prise de congés annuels au cours de l’année N

Date début des congés Date fin des congés

Reliquat congés annuels – En fin d’année N

Signature de l’agent Visa du RAF. Visa du Coordonnateur



FICHE DE PERMISSION

Date : ______________________________________________________________________ Mr, Mlle, Mme : ____________________________________________________________ Fonction : __________________________________________________________________ Motif de la permission : _______________________________________________________ Durée demandée : ___________________________________________________________ Durée accordée : _____________________________________________________________ Signature de l’agent Visa du RAF. Visa du Coordonnateur

Observations du Coordinateur

(Préciser le traitement à faire par le Comptable de l’absence)

- déduction des congés

- déduction des Notes d’honoraires

- pas de déduction

- etc…



5.4.6.3.Maladies

Les cas de maladie sont constatés par un médecin agréé qui établit un certificat médical devant être déposé à l'UGP dans les 48 heures suivant la déclaration de la maladie. Pour la protection de son personnel, le projet après accord des bailleurs de fonds, peut souscrire une police d’assurance maladie du personnel dans le respect du processus de passation de marchés.

5.4.7. Intérims L’intérim du personnel du projet est défini au moment de la vacance du poste, ou en cas de départ en congé. Le canevas général suivant étant à titre indicatif.

No Fonction Intérimaires

01 Coordonnateur Le Coordonnateur signe une décision permanente désignant les personnes devant assurer son intérim.

02

Responsable Administratif et Financier

-Comptable sur le plan technique -Spécialiste en passation de marché sur le plan administratif

03 Spécialiste en passation de marchés - RAF

04 Expert Environnemental et social Responsable technique ou Chercher un remplaçant

05 Responsable suivi-évaluation RAF Responsable technique

06 Spécialiste Agro-business Personne désignée par la Coordination

07 Spécialiste Organisation des Producteurs

Personne désignée par la Coordination

08 Ingénieur spécialiste en Infrastructure et Génie Industriel


09 spécialiste en Technologie Alimentaire et Qualité


10 Coordonnateur Régional Personne désignée par la Coordination

11 Comptable R.A.F.

12 Secrétaire Secrétaire ou personne désignée



5.4.8. Formation La formation du personnel en service vise deux objectifs :

- développer les compétences et les connaissances des employés ; - postuler à de nouveaux postes ou de responsabilités - accélérer le processus d’apprentissage.

Le Coordonnateur est responsable de l’élaboration du plan de formation et de l’administration des programmes et des budgets de formation en liaison avec le RAF et les employés.

Compte tenu du niveau de technicité de certains points traités par le projet et la nécessité de mise à niveau au vu des évolutions techniques, une formation technique, un recyclage ou une remise à niveau du personnel engagé dans le projet en fonction des besoins du projet. Ledit plan est soumis à l’avis de non objection du bailleur.

5.4.9. Rupture de contrat de consultation

La cessation d’activités au Projet entraîne la perte des privilèges du personnel du projet. Elle résulte :

- du décès ; - de la démission ; - du licenciement ; - de l’admission à la retraite ; - d’une promotion amenant l’intéressé à exercer hors du PROJET ; - de l’arrivée à terme du contrat et son non renouvellement ; - de la remise à son administration d’origine (en cas de mauvais résultat ou d’achèvement

de sa mission).

5.4.10. Le décès d’une personne en fonction

Le décès d’un membre du personnel du projet entraîne la rupture du contrat. Dans ce cas, le détachement, la mise à la disposition ou le reversement, prend immédiatement fin.

La rémunération et les droits acquis par le défunt à la date du décès reviennent à ses ayants droit.

5.4.11. La démission

La démission est un acte par lequel tout consultant de l’Unité de Gestion ou de tout autre entité du projet marque sa volonté de quitter celle-ci.

Toute personne qui abandonne son poste de travail pendant une période donnée et ceci en suivant les procédures de sanctions motivées par ses chefs hiérarchiques peut être considéré comme démissionnaire de fait.

Dans les deux cas, les dispositions du contrat liant le consultant au projet sont respectées.



5.4.12. La rupture unilatérale du contrat

La rupture du contrat est une mesure d’exclusion définitive de la personne concernée du projet.

5.4.13. La retraite Le personnel recruté exclusivement pour le projet quant à lui est tenu de respecter les termes du contrat le liant au projet.

5.4.14. L’arrivée à terme du contrat

Le personnel du projet est recruté pour une durée déterminée. Le contrat s’arrête automatiquement à son échéance, à moins que les parties n’en décident autrement.

5.5.Gestion des réunions et des missions


Dans le cadre du suivi et de l’exécution des activités, le personnel du projet peut être appelé à exercer en dehors de son cadre ou lieu de travail habituel, pour des missions ou pour des réunions.

5.5.2. Réunions Avant de se rendre à une réunion où l’avis de la coordination est requis, l’agent désigné doit :

- Soumettre à l’appréciation du coordonnateur ou de son supérieur hiérarchique un bref exposé sur l’objet de la réunion ainsi que la contribution ou de l’avis qu’il envisage d’y apporter au nom du projet ;

- Recevoir d’éventuelles instructions.

Au cours des réunions, les représentants du Projet doivent observer une conduite propre à préserver la bonne image du bailleur de fonds et de l’Administration.

Après les réunions, le représentant du Projet doit :

- Dans les 6 heures ouvrables qui suivent la réunion faire un compte rendu verbal à son supérieur hiérarchique et requérir d’éventuelles instructions.

- Dans les deux (02) jours ouvrables qui suivent la réunion dressé un rapport ou compte rendu écrit à l’attention du Coordonnateur et de son supérieur hiérarchique, où il sera indiqué :

Les objectifs et les conclusions de la réunion ; Les actions attendues du Projet ; Les suggestions et propositions.




5.5.3. Missions

En plus des indications prescrites pour les réunions, la préparation d’une mission doit porter sur les TDR, l’équipe, les moyens de transport, la durée, etc., étant entendu que les délais prescrits pour les comptes rendus verbaux et écrits (rapports) sont respectivement fixés à 24 heures et trois (03) jours décomptés du premier jour ouvrable qui suit le retour de la mission. Toute mission au Cameroun ou à l’étranger est soumise à la non objection du bailleur de fonds.

5.5.3.1.Missions au Cameroun

a) Départ en mission Les missions sont initiées suivant les besoins par le Responsable concerné ou par le Coordonnateur. L’accord de départ en mission est matérialisé par un Ordre de Mission (OM).

L’Ordre de Mission est établi par l'assistante en un (01) exemplaire et le fait viser par le chef hiérarchique du proposé à la mission et au Coordonnateur.

Après visa, l’Ordre de Mission est transmis au RAF pour contrôle budgétaire. En cas de disponibilité budgétaire le RAF porte les imputations sur la partie réservée à cet effet et il soumet le document à l’accord du coordonnateur.

L’avis de non objection du bailleur est obligatoirement requis pour les TDR et le budget des missions à l’étranger. Toutefois, l’avis de non objection peut être requis pour des missions de nature spécifique à l’intérieur du pays.

Après les différentes signatures, on procède à la formalisation (mise des cachets) et l’enregistrement dans le registre des Ordres de Mission ;

Les frais de mission

Les frais de mission comprennent :

- Les perdiems ; - Le péage ; - Le carburant pour les déplacements en voiture pour le personnel du Projet ; - Le transport en commun ; - Frais de visa etc…



Les Perdiems.

Les perdiems couvrent en cas de non utilisation du véhicule du projet, les frais suivants liés au déplacement du personnel : le transport, l’hébergement et la restauration. Les frais de transport à verser au départ en mission à chaque participant sont déterminés sur une base de …………….. Francs CFA par kilomètre à parcourir sur le trajet aller et retour en mission. Une avance est versée au départ pouvant aller jusqu’à 90% et le complément au retour sur présentation des justificatifs. Une proposition de barème des frais de fonctionnement comprenant les montants maxima de ces rubriques est jointe en annexe. Le Carburant de mission.

En cas de déplacement du personnel par véhicule du projet, les frais de transport ne sont pas inclus dans les perdiems. Dans ce cas, avant le départ, le chef de mission évalue la quantité de carburant requise pour le déplacement, en tenant compte de la distance à parcourir, des caractéristiques du véhicule, puis il fait établir une fiche de sortie de carburant comme indiquée ci-dessous.

L’ordre de mission (OM) est constitué de deux parties :

Une partie à remplir au départ de la mission et comprenant : - le nom de l’agent ; - la fonction ; - le service ; - les destinations principale et secondaire ; - l’objet de la mission ; - la date et l’heure prévues pour le départ ; - la date du retour ; - le moyen de transport ; - la durée de la mission ; - l’avance des frais accordée ; - la date d’établissement de l’OM ; - la signature du coordonnateur.

Une autre partie à remplir au retour de la mission et comportant le décompte des frais engagés lors de la mission.

A la date prévue, l’agent doit retourner à son lieu habituel de travail, sauf autorisation de la hiérarchie pour la prolongation de la mission. L’autorisation doit être matérialisée par un document écrit.



b) Retour de mission

- Au retour de mission, l’agent remet son rapport et les autres pièces justificatives (ticket d’embarquement, etc.) en même temps que son ordre de mission au RAF pour le décompte des jours de mission dans un délai de trois (03) jours après la fin de la mission ;

- Le décompte des jours de mission par le RAF est effectué à l’aide de l’original de l’OM remis par l’agent. Une copie de l’OM ne peut être utilisée pour le décompte.

5.5.3.2.Missions à l’étranger

Les missions à l’extérieur du Cameroun comprennent les étapes suivantes:

- établissement de l’ordre de mission, du budget et des TDR de la mission par le coordonnateur.

- transmission du budget et des TDR de la mission au bailleur de fonds pour l’obtention de l’avis de non objection.

En cas d’objection :

- l’intéressé est informé ; - le dossier est classé.

L’avis de non objection est transmis par le Coordonnateur au RAF qui y joint tous les documents relatifs et les remet au Coordonnateur pour signature. Il s’agit des documents suivants :

- l’ordre de mission signé par l’intéressé et visé par la hiérarchie ; - la demande d’avance pour mission ; - l’imputation budgétaire ; - le budget. Les perdiems pour les missions à l’étranger sont déterminés sur la base des

taux appliqués dans le système des Nations Unies. La demande de paiement et les pièces justificatives (Avis de non objection, ordre de mission, TDR, demande d’avance, imputation budgétaire…) sont transmises à la CAA pour paiement.

Les avances sur frais de mission sont payées avant le départ en mission. La Caisse Autonome d’Amortissement établit un chèque ou fait une mise à disposition des fonds au nom de l’intéressé, au vu de la demande de paiement signée par le Coordonnateur. Le retour de mission et la comptabilisation de son coût sont traités comme ci-dessus.



5.5.3.3.Processus de départ en mission


01 02 03

04

04

05

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08 09

10 11

12

13 14

Le Coordonnateur - en cas de besoin décide de mettre un collaborateur en mission - notifie au collaborateur concerné avec qui il élabore les TDR de la mission- sollicite l'avis de non objection du bailleur de fonds en cas de mission à

l'étranger - demande au RAF de préparer un ordre de mission (OM)

Le RAF - selon les instructions du Coordonnateur prépare l’OM et l’ordre de

paiement pour l'avance sur frais de mission ; - soumet l’ensemble à la signature du Coordonnateur ;

Le Coordonnateur - après vérification de la conformité de l’ensemble des documents - transmet la liasse approuvée au RAF pour suite de la procédure

Le RAF - remet l'original de l'OM au collaborateur - transmet l'ordre de paiement avec un exemplaire de l'OM à la CAA pour

déblocage des fonds La CAA - débloque les fonds nécessaires qui sont remis au collaborateur concerné - transmet une copie des documents supports au RAF

Le RAF - A la réception des documents de la CAA, transmet au comptable pour

enregistrement des écritures appropriées Le Comptable

- passe les écritures appropriées - - Classe les documents supports



5.5.3.4.Processus de retour de mission


01

02 03

04

05

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09

10

11

12 13

L’intéressé - De retour de mission, élabore et transmet au Coordonnateur un rapport de

mission et l’état détaillé des frais réels engagés avec une copie de chacun de ces documents au RAF. Le ticket d’embarquement doit être inclus aux justificatifs.

Le Coordonnateur - apprécie l’effectivité de la mission et approuve le rapport - vise et transmet l'état des frais ainsi que les justificatifs au RAF pour

établissement si nécessaire de l’ordre de paiement du reliquat des frais de mission, en cas de reliquat à reverser au projet, il est déduit du salaire suivant

Le RAF - si nécessaire, établit un ordre de paiement du reliquat dû et le joint au reste

des documents ou au contraire transmet l'état des frais et les justificatifs au comptable pour écritures appropriées

- si établi, soumet l'ordre de paiement à la signature du Coordonnateur Le Coordonnateur - vérifie et signe l’Ordre de Paiement ; - transmet la liasse au RAF pour finalisation du processus.

Le RAF - transmet la liasse approuvée à la CAA pour exécution du paiement

La CAA - après vérification d’usage, débloque les fonds nécessaires au profit de

l'intéressé - transmet une copie de chacun des documents au RAF

Le RAF - A la réception des documents, les transmet au comptable pour comptabilisation Le Comptable - passe les écritures appropriées - Classe les documents supports

Absence de justification des avances pour mission dans les délais Consultant : En cas d’absence de justification des avances dans les délais, écrire une lettre de relance dans les 10 jours. A défaut, prélever sur les honoraires du mois. Fonctionnaire : En cas d’absence de justification des avances dans les délais, écrire une lettre de relance dans les 10 jours. A défaut, écrire au Ministère de tutelle. A défaut, la dépense devient inéligible



ORDRE DE MISSION REPUBLIC OF CAMEROON

Peace-Work-Fatherland REPUBLIQUE DU CAMEROUN

Paix-Travail-Patrie

NOM DU PROJET

Unité de Gestion du projet IMPUTATION BUDGETAIRE Budgetary charge

NOM- NAME

Situation des crédits ……………. Dotation …………………………….Dépenses engagées ……………… Engagement proposé …………….. Reliquat disponible …………..

Chap………..Art……....Paragr……….Exercice 20……/20……

Prénoms –First Name

Motif :…………………………………………………………………………………………

Grade :……………………………………….. Affectation……………………………………

Rank Unit

Matricule :……………………... Situation de famille………………………. Indice…………..

Service number Family situation Index

Se rendre à :…………………………………………………………………………………….. Will visit

Motif et références :…………………………………………………………………………… Purpose and references

Moyens de Transport :………………………………………………………………………… Means of Transport Accompagné de (nom & prénom) :…………………………………………………………… Accompanied by (names & first names)

Date de départ :……………………………..…Date de retour…………………………..….. Date of departure Date of return date – heure -hour

L’intéressé : Visa Hiérarchie Coordonnateur

Nom:

Visa :

DECOMPTE DES AVANCES – DETAILS OF ADVANCES

Page 2 : Sans changement (sans changement)



5.5.4. Barème indicatif des frais de mission

RUBRIQUES UNITES TAUX (FCFA)

Missions et Déplacements a/

1. Personnel de L'UCP

Déplacements à l'intérieur du Cameroun (ville à pouvoir d'achats élévé: DLA, Limbé, Kribi)

CN homme jour 110 000RAF-AB-SE-COM-SPM-Soc Env-Tech Al et Qual-Infrast et Génie Indust-CPTN - ASS/PROJETN°1

homme jour 100 000

Autres Resp. de L'UCP/AP-ARSE-ASCOM- Assist SPM homme jour 80 000

Assist comptables, SAD, Autres Assistants homme jour 60 000Autres Agents d'appui de l’UCP (Chauffeurs, Agents d'entretiens et autres) homme jour 45 000

Déplacements à l'intérieur du Cameroun (Autres villes)

CN homme jour 80 000RAF-AB-SE-COM-SPM-Soc Env-Tech Al et Qual-Infrast et Génie Indust-CPTN - ASS/PROJETN°1

homme jour 60 000

Autres Resp. de L'UCP/AP-ARSE-ASCOM- Assist SPM homme jour 45 000

Assist comptables, SAD, Autres Assistants homme jour 45 000Autres Agents d'appui de l’UCP (Chauffeurs, Agents d'entretiens et autres) homme jour 35 000

Déplacements hors du Cameroun

Les normes applicables sont celles des Nations Unies (v. UN ICSC)

2. Personnel des URPs

Déplacements à l'intérieur de sa Région

CR homme jour 60 000

Cadres URP homme jour 50 000

Assist comptables, SAD, Autres Assistants homme jour 30 000

Autres agents d'appui de l'URP (Chauffeurs, Agents d'entretiens) homme jour 20 000

Déplacements à l'intérieur du Cameroun mais hors de sa province

CR homme jour 100 000

Cadres URP homme jour 70 000

Assist comptable, SAD, Autres Assstants homme jour 45 000

Autres agents d'appui de l'URP (Chauffeurs, Agents d'entretiens) homme jour 40 000

Déplacements à l'étranger


3. Dotation carburant

Dotation au 100 Km de Mission

20L au 100 km et 600F/L 12 000



4. Déplacements à l'étranger


Fonctionnement UCP et URP

Dotation carburant

CN/CNA mois 200 000Expert Senior (RAF-AB-SE-COM-SPM-Soc Env-Tech Al et Qual-Infrast et Génie Indust-CPTN, ASS/PROJET N°1, Auditeur Interne) mois 150 000Experts Junior (Autres Resp. de L'UCP/AP-ARSE-ASCOM- Comptable) mois 100 000

Assist comptables, Assist SPM, SAD, Autres Assistants mois 70 000Autres Agents d'appui de l’UCP (Chauffeurs, Agents d'entretiens et autres) mois 30 000

CR mois 150 000

Resp. de cellule à l'URP/RPSE-RPFC-CTCtés-Comptable mois 100 000

Sécrétaire URP/Assistants mois 60 000

Autres agents d'appui de l'URP (Chauffeurs, Agents d'entretiens) mois 30 000

Forfait téléphone

CN/CNA mois 200 000Expert Senior (Resp. de l'UCP/RAF-AB-SE-COM-SPM-Soc Env-Tech Al et Qual-Infrast et Génie Indust-CPTN, ASS/PROJET N°1, Auditeur interne) mois 100 000Expert Junior (Autres Resp. de L'UCP/AP-ARSE-ASCOM- Comptable) mois 70 000

Assist comptables, SAD, Autres Assistants, Assist SPM mois 40 000Autres Agents d'appui de l’UCP (Chauffeurs, Agents d'entretiens et autres) mois 40 000

CR mois 100 000

Resp. de cellule à l'URP/RPSE-RPFC-CTCtés-Comptable mois 70 000

Secrétaire URP et Assistants mois 50 000

Autres agents d'appui de l'URP (Chauffeurs, Agents d'entretiens) mois 40 000

N.B : Les normes constituent un plafond indicatif



5.6.Gestion de la rémunération


L’essentiel de la paie effectuée au niveau du Projet concerne les honoraires de consultants. Ils sont fixés et perçus selon les conditions définies dans le contrat liant chaque personne employée au projet.

5.6.2. Préparation de la rémunération

A la fin du mois, chaque membre du personnel du projet établit et transmet à la coordination, une note d’honoraires ou une facture intitulée salaire du mois dont le montant dépend des dispositions de son contrat. Cette facture indique le brut des honoraires, les impôts et autres retenus à opérer. A la suite de ces notes ou factures, le RAF établit un état des honoraires du mois, en notant les déductions éventuelles à opérer (Impôts, taxes, CNPS et autres) si le consultant le souhaite, et les avances ou acomptes sur honoraires effectués.

L’état mensuel des honoraires (accompagné des demandes de paiement) est soumis à la signature du coordonnateur au plus tard le 20 du mois courant. Pour ce faire, le délai de recevabilité des notes d’honoraires ou factures est fixé au 15 du mois courant:

- les 15 envois des notes d’honoraires établies par le personnel au RAF :

- le 16, Vérification de leur conformité avec les contrats signés et préparation des soldes à verser (effectué par le RAF assisté du comptable) et des demandes de paiement à soumettre à la CAA ;

- le 18, transmission des notes d’honoraires, de l’état récapitulatif et des demandes de paiement au Coordonnateur ;

- les 19-20, vérification de l’état des honoraires par le coordonnateur National, signature pour approbation des demandes de paiement et transmission à la CAA pour paiement.

- Le présent manuel propose ci-dessous un barème indicatif des honoraires pour les Consultants Senior, Junior et les assistants pour les projets de plus de US 10, 000,000.

Barème d’honoraires de Consultant indicatif pour projet de plus d’US 10, 000,000

FCFA Débutant 5-10 ans 10 ans + EXPERT SENIOR 1, 000,000 1, 500,000 1, 800,000EXPERT JUNIOR 700,000 1, 000,000 1, 400,000PERSONNEL D’APPUI 300,000 400,000 500,000



5.6.3. Calcul et édition des états d’honoraires

La paie est traitée par le RAF assisté du Comptable. Dès l’obtention des notes d’honoraires du personnel, il établit les états d’honoraires à l’aide d’un logiciel approprié.

5.6.4. Contrôle des états d’honoraires

Une fois les états d’honoraires établis par le RAF, ils sont transmis au coordonnateur pour contrôle avant le tirage définitif.

5.6.5. Signature des états d’honoraires

Les états d’honoraires sont visés par le RAF et signés par le Coordonnateur. - visa technique : RAF - visa administratif : Coordonnateur

En cas d’absence de l’un ou l’autre, se référer au tableau des intérims présenté plus haut.

Les honoraires sont versés par virement bancaire par la CAA. Chaque membre du personnel, dès son recrutement doit fournir ses coordonnées bancaires à la coordination du Projet.

Toute modification des coordonnées bancaires doit être signifiée au coordonnateur et au RAF dans les plus brefs délais. Le coordonnateur la notifie à la CAA.

A la réception des ordres de virement des honoraires de la CAA, un état de virement est établi. Il doit comporter :

- le matricule de l’agent ; - les noms et prénoms ; - le numéro de compte, le code et éventuellement la clé ; - le montant net du salaire versé.

5.6.6. Règlement des honoraires

Le calcul des honoraires, pour ceux des membres du personnel qui le souhaitent débouche sur le règlement des parties concernées :

- le consultant ; - les retenus des sommes dues au projet ; - les créanciers divers du consultant dont notamment ses impôts et cotisations sociales ; - autres

5.6.7. Règlement du consultant

- la périodicité du paiement des honoraires, sauf spécification est le mois ; - les honoraires doivent être payés au plus tard 8 jours après la fin du mois ; - en plus du calcul et paiement au consultant des honoraires nets dus, la remise d’un état

justifiant les éléments qui ont conduit au net à payer est une obligation.

Le consultant qui n’a pas réclamé son paiement durant 3 ans se trouve frappé par la prescription et perd tout droit de recours.



5.6.8. Règlement des autres créances

Le RAF doit effectuer un état des retenus sur honoraires, ainsi que l’état des oppositions et le transmettre à la CAA suivant la procédure normale.

5.6.9. Les sommes dues par le consultant au projet

Il s’agit de toutes sommes dues par le consultant au projet telles : les reliquats sur avance sur frais de mission non justifiés, les avances exceptionnelles accordées au consultant, etc.

5.6.10. Processus de paiement des honoraires au personnel


01 02 03

04 05

06

07

08

09 10

Le RAF

- collecte les factures des collaborateurs; - établit l’état mensuel des honoraires et les ordres de paiement (OP) ; - transmet l’ensemble au Coordonnateur pour vérification et visa ;

Le Coordonnateur

- vérifie et vise l’état mensuel des honoraires en cas de conformité ; - transmet la liasse de documents au RAF pour acheminement à la CAA ;

La CAA

- vérifie la conformité, vise les documents et procède au paiement des honoraires et retient les impôts qui sont reversés par la suite au Trésor ;

- transmet les preuves de paiement au RAF; Le RAF

- transmet dès réception, les documents au comptable pour passation des écritures appropriées ;

Le Comptable

- passe les écritures comptables appropriées ; - classe les documents.



5.7.Sanctions et évaluation

La sanction et l’évaluation sont des critères d’une bonne politique de gestion des ressources humaines. Cependant elles sont délicates et des contestations risquent d’apparaître en raison souvent de son caractère qui peut parfois paraître subjectif. Par conséquent il est important de préciser les conditions dans lesquelles peuvent intervenir la sanction et l’évaluation pour les membres du personnel.

La procédure suivante décrit les étapes du processus en codifiant les rôles de chaque acteur et en précisant les règles significatives.

5.7.1. Sanctions

Les dispositions juridiques en matière de contrat s’appliquent au Projet, tout le personnel étant lié au projet par un contrat. Le dossier des consultants est régulièrement mis à jour en fonction des événements postérieurs. Un règlement intérieur précisera les conditions générales de travail (les horaires de service, les heures supplémentaires…) En cas de doute, il est recommandé de recourir aux services d’un conseil extérieur qualifié. Les documents utilisés sont :

- Constat de faute : document manuscrit utilisé par le RAF décrivant la faute commise et ses circonstances.

- Fiche d’évaluation

La procédure comprend deux tâches principales: appréciation de la faute, administration de la sanction




01 02 03 04

05 06 07

08 09 10 11

01 02 03 04 05 06

07 08 09

Appréciation de la faute Le responsable d’un service : - constate une faute de la part d’un membre de son personnel, - juge de l’importance de la faute, - décide de lui donner un caractère formel, - contacte le Coordonnateur dans les vingt-quatre heures. Le Coordonnateur: - prend connaissance, - apprécie la gravité, - demande au RAF d’effectuer le constat. Le RAF : - reçoit la consigne du Coordonnateur, - se rend sur place, - s’entretient avec l’employé fautif, - remplit la fiche de constat.

Sanction de la faute

Le Coordonnateur : - reçoit une copie de la fiche de constat, - apprécie le caractère de la faute, - adresse une demande d’explication à l’acteur concerné, - détermine la sanction appropriée, - fixe la sanction par une note de service et une lettre adressée à l’intéressé, - adresse une copie de la lettre au RAF pour traitement. Le RAF : - reçoit la lettre, - la classe dans le dossier de l’employé concerné, - prends les dispositions nécessaires pour la gestion financière de la sanction (suspension, licenciement…).



5.7.2. Evaluation du personnel

Le personnel du projet sera évalué sur la base du critère d’assiduité, de performance (atteinte des objectifs) et de discipline par la hiérarchie.

L’évaluation sera faite chaque fin d’année. Il y aura deux systèmes de notation et d’évaluation, le système de l’Administration pour les fonctionnaires et le système propre au Projet pour les consultants.

L’évaluation tiendra compte des éléments suivants : - la ponctualité ; - l’assiduité au travail ; - le comportement vis-à-vis des supérieurs hiérarchiques ; - la qualité du travail ; analysé ç travers des indicateurs objectifs de performance - le rendement fourni mesuré par le degré d’accomplissement du programme de travail

annuel de référence ; - le respect des textes.

La fiche d’évaluation et de notation, soumise à la revue et non objection du bailleur de fonds sera classée dans le dossier de chaque employé. La bonne ou mauvaise notation conditionnera le renouvellement du contrat de chaque personne contractuelle. L’évaluation suit le cheminement suivant :


01 02 03 04

05

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07

08

Le Coordonnateur : - constitue une équipe restreinte - fixe les dates et les heures de rencontre, - reçoit les collaborateurs individuellement, - échange avec eux sur leurs attentes, leurs performances par rapport aux TDR de leurs postes respectifs et aux réalisations de l’année en fonction du PTBA initial, - à la fin de l’entretien, un bilan est dressé et un contrat de performance signé avec le collaborateur pour l’année prochaine, - transmet le rapport et les fiches d’évaluation au bailleur de fonds pour revue et non objection - le renouvellement du contrat est conditionné par une bonne notation. Evaluation des agents de soutien (vigiles, agents d’entretien) - les agents de soutien sont évalués en présence de leurs supérieurs hiérarchiques.



FICHE D’EVALUATION

RAPPEL DES OBJECTIFS DE L’ANNEE ECOULEE

Rappel des objectifs (se limiter à 4 ou 5 objectifs essentiels,

factuels et mesurables) Résultats et interprétation des écarts

Objectifs collectifs Objectifs individuels

Nom de l’employé: Emploi occupé :

Date de prise de fonction :



B2 FICHE D’EVALUATION NOM

CRITERES (Liste non exhaustive)

A B C

1- Connaissance du métier et savoir faire . Maîtrise des travaux liés au poste de travail comportant : la connaissance technique, la méthodologie, rendement la capacité à rédiger les rapports

2-Capacité relationnelle . Travail en équipe / coopération avec ses collègues Capacité d’écoute Capacité de mise en œuvre des

recommandations de la direction

3- Activité efficacité et dynamisme . Rythme de travail Livrables fournis dans les délais et en qualité. Taux d’erreur .Capacité d’auto formation

4- Autonomie . Prise d’initiative / de risque . Capacité d’analyse et de proposition

5- Engagement personnel . Implication . Disponibilité

6- Autres

Supplément Maîtrise et Encadrement

7- Capacité de management .Capacité à transmettre l’information ascendante et descendante .Capacité d’écoute .Capacité de rendre compte .Capacité de transmission du savoir .Capacité de planification et d’organisation .Capacité à faire adhérer l’équipe aux objectifs .Force de persuasion et capacité de Négociation

A : Excellent B : Bon C : Passable



SYNTHESE DE LA TENUE DU POSTE

Poste très bien tenu Poste bien tenu Poste partiellement tenu Poste non tenu La durée d’occupation du poste est insuffisante pour porter une appréciation Signature de l’évaluateur Signature de l’agent

Conclusion générale de l’évaluateur

Point de vue de l’agent sur les conclusions de l’évaluateur



CONSTAT DE FAUTE

Structure responsable Employé concerné Date de la faute

Description précise des conditions de la faute

Date Signature de l’employé Signature du responsable Signature du Coordonnateur



5.8.Gestion du patrimoine

Le patrimoine du Projet, est constitué des biens corporels durables et par des stocks de consommables détenus pour réaliser les activités du projet.

5.8.1. Immobilisations

5.8.1.1.Présentation de la fonction

Les immobilisations constituent un élément substantiel du patrimoine d’une structure. Une immobilisation est un bien durable non destiné à passer en consommation de l’exercice, mais à être utilisé durant plusieurs années, comme moyen permanent d’exploitation. Dans le cas du Projet, les immobilisations comprennent essentiellement :

- le matériel et mobilier de bureau, - le matériel roulant, - les équipements informatiques, - les aménagements et installations réalisés dans les bureaux, - etc.

La fonction décrite dans les lignes qui suivent vise à mettre en œuvre les modes opératoires de la gestion de ces biens. Les procédures décrites sont les suivantes :

- l’entrée dans le patrimoine, - la destruction, - le vol, - la mise au rébus, - l’inventaire.



5.8.1.2.Entrée des immobilisations dans le patrimoine

L’acquisition des immobilisations s’effectue selon la procédure des approvisionnements. Les procédures qui suivent visent à préciser par des tâches simples les dispositions utiles à mettre en œuvre pour sécuriser le patrimoine du Projet. Les immobilisations représentent les biens destinés à rester durablement dans le projet. Pour les biens de très faible valeur, le fichier extra comptable de suivi est tenu par le comptable sous la supervision du RAF. A leur entrée dans le patrimoine, les immobilisations sont codifiées pour faciliter leur suivi. Ce code tient compte de :

- leur nature définie par le plan comptable OHADA ; - leur affectation (exemple : 01 pour la Coordination, etc.….) ; - leur date d’acquisition (12 pour l’année 2012, 13 pour l’année 2013, etc.….) ; - leur source de financement (01 pour l’Etat, 02 pour l’IDA, etc.…) ; - le numéro d’ordre.

D’autres caractéristiques seront retenues à l’initiative du Projet. Comme documents supports pour le contrôle des entrées d’immobilisations dans le patrimoine du Projet, nous avons :

1. registre des immobilisations : document qui récapitule pour chaque catégorie d’immobilisations, les informations nécessaires à leur traitement administratif. Il peut être tenu à partir d'un tableur

2. bon de réception.

A la réception des immobilisations, le spécialiste en passation de marchés ou le responsable de l’immobilisation, l’utilisateur et le RAF ou son représentant :

- vérifie que la livraison correspond aux caractéristiques définies dans le bon de commande ;

- constate la réception en délivrant le bon de réception des immobilisations reçues au fournisseur ou en visant le bon de livraison ;

- Définit le code de l’immobilisation ; procède à l’étiquetage ou marquage - remplit et met à jour le registre des immobilisations.



REGISTRE DES IMMOBILISATIONS

Date Code Nature Localisation Désignation Financement Valeurs Fournisseur



5.8.1.3.Destruction des immobilisations

L’utilisation des immobilisations les expose à un risque important de destruction. La présente procédure a pour objet la spécification des tâches exécutées pour le traitement de la destruction des immobilisations et pour permettre leur prise en charge comptable. La procédure recommande ce qui suit :

- les immobilisations doivent être toutes couvertes par des polices d’assurance efficaces contre les destructions accidentelles ;

- toute immobilisation détruite doit être identifiée et la destruction constatée par un procès-verbal dûment établi. Le responsable de l’immobilisation doit le signaler immédiatement au Coordonnateur ;

- le procès-verbal de destruction est signé par le RAF, ou par le Coordonnateur ainsi que le responsable de l’immobilisation ;

- après constat, le Coordonnateur est seul habilité à donner une suite à la destruction de l’immobilisation.

Le principal document de constat de destruction d’immobilisation est le procès-verbal de destruction qui est un document permettant d’identifier les immobilisations détruites. Description de la procédure La procédure comprend deux tâches :

- le constat ; - le traitement.




01 02 03

04 05 06

01 02 03 04 05 06

06bis 07 08

09 10 11 12

Constat de la destruction des immobilisations Le responsable d’une immobilisation :

- constate sa destruction ; - s’enquiert des conditions de cette destruction ; - prévient le Coordonnateur.

Le Coordonnateur :

- reçoit l’information ; - l’impute au RAF pour traitement ; - contacte la compagnie d’assurance pour dédommagement si nécessaire.

Traitement de la destruction des immobilisations Le RAF :

- reçoit les instructions du Coordonnateur ; - constate la destruction sur place ; - émet le procès-verbal ; - fait signer le procès-verbal par le responsable ; - fait signer le procès-verbal par le Coordonnateur ; - donne copie du procès-verbal à son agent pour la mise à jour des

documents, ou

- met à jour lui-même les documents ; - reçoit le procès-verbal ; - transmet le PV à l’agent administratif pour la clôture de la fiche - d’immobilisation et la mise à jour du registre des immobilisations.

ou

- clôture la fiche d’immobilisation ; - met à jour le registre des immobilisations; - reçoit le procès-verbal et une copie de la fiche individuelle soldée ; - - constate la sortie de l’immobilisation.



PROCES-VERBAL DE DESTRUCTION

Structure responsable : Immobilisation concernée : Date de la destruction :

Description précise des conditions de la destruction

Date Signature du responsable Signature du RAF Signature du Coordonnateur



5.8.1.4.Vol de l’immobilisation

Le risque de vol des immobilisations ne peut être écarté. En cas de vol, il est indispensable que des garanties minimales soient prises pour permettre au Projet d’obtenir réparation du préjudice subi. La procédure recommande ce qui suit :

- les immobilisations doivent être toutes couvertes par des polices d’assurance efficaces contre les cas de vol.

- toute immobilisation dérobée frauduleusement doit être identifiée et le vol constaté par un procès-verbal dûment établi par une autorité compétente. Le responsable de l’immobilisation doit le signaler immédiatement au Coordonnateur.

Le procès-verbal de vol, est signé par le Coordonnateur. Après constat, les autorités de police ou judiciaires doivent être contactées afin de diligenter une enquête appropriée. Le principal document de constat de vol est le Procès-verbal de vol qui constate la disparition d’un élément immobilisé du patrimoine. La fiche doit être tenue manuellement et mise à la disposition du Comptable et du RAF. La procédure de gestion de vol des immobilisations comprend deux tâches :

- le constat, - le traitement.




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Constat de vol d’immobilisation Le responsable d’une immobilisation :

- constate le vol ; - s’enquiert des conditions de ce vol ; - fait constaté sur PV le vol par une autorité compétente ; - prévient le Coordonnateur par courrier dans les quarante-huit heures en y

joignant le PV de constat. Le Coordonnateur :

- reçoit le courrier ; - l’impute au RAF pour traitement ; - contacte les autorités policières ou judiciaires pour diligenter une enquête ; - contacte la compagnie d’assurance pour dédommagement si nécessaire.

Traitement du Vol des immobilisations Le RAF: - reçoit les instructions du Coordonnateur ; - procède aux imputations comptables nécessaires ; - transmet une copie des éléments au Comptable pour la mise à jour des documents. Le comptable : - met à jour le registre des immobilisations ; - passe les écritures comptables ; - classe les documents.



PROCES VERBAL DE VOL

Structure responsable : Immobilisation concernée : Date du Vol :

Description précise des conditions du Vol

Date : Signature du responsable Signature du RAF Signature du Coordonnateur



5.8.1.5.Mise au rebut

Du fait de l’utilisation, certaines immobilisations peuvent se révéler hors d’usage. Elles doivent être mises au rebut. Cette opération doit être formalisée. Les étapes de traitement de la mise au rebut sont décrites ci-dessous :

- toute immobilisation hors d’usage doit être identifiée et constatée par un procès-verbal dûment établi. Le responsable de l’immobilisation doit le signaler immédiatement au Coordonnateur ;

- après constat le Coordonnateur jugera de la reforme éventuelle de l’immobilisation ; - en cas de mise au rebut, le procès-verbal est établi par une autorité compétente.

Les principaux documents utilisés lors de la mise au rebut d’une immobilisation sont : le procès-verbal de mise au rebut. la fiche individuelle et registre des immobilisations.

La procédure de mise au rebut d’immobilisations comprend essentiellement deux tâches :

- le constat - le traitement.




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Constat de la mise au rebut des immobilisations Le responsable d’une immobilisation : - constate la non fonctionnalité ; - s’enquiert des raisons de cette situation ; - prévient le Coordonnateur par courrier de la mise hors d’état de marche de l’immobilisation. Le Coordonnateur : - reçoit le courrier ; - l’impute au RAF pour traitement ; - demande la réforme de l’immobilisation ; ou - requiert les services de l’autorité compétente pour procès-verbal de mise au rebut Traitement de la mise au rebut des immobilisations Le RAF : - reçoit les instructions du Coordonnateur ; - reçoit le procès-verbal de l’autorité compétente ; - procède aux imputations comptables nécessaires ; - donne copie des éléments au Comptable pour la mise à jour des documents. Le comptable : - met à jour le registre des immobilisations ; - procède aux enregistrements comptables ; - classe les documents



PROCES-VERBAL DE MISE AU REBUT

Structure responsable : _______________________________________________________ Immobilisation concernée : ____________________________________________________ Date de la mise au rebut : ____________________________________________________

Description précise des raisons de mise au rebut

Date Signature du responsable Signature du RAF Signature du Coordonnateur



5.8.2. Stocks Les stocks constituent la seconde catégorie des éléments corporels du patrimoine du Projet. Ils doivent bénéficier de la même attention que les immobilisations. Par stock, il faut entendre :

- les petits matériels ; - les tickets de carburant ; - les fournitures de bureau.

Leur niveau doit faire l’objet de suivi. Pour ceux qui ne sont pas directement consommés leur gestion est effectuée par le Comptable ou un des agents chargés des stocks. Il constate les entrées et sorties et met à jour les fiches de stock. Les réceptions et les autorisations de sorties sont de la responsabilité du RAF. La fonction de gestion des stocks est constituée des procédures suivantes :

- le traitement des entrées ; - le traitement des consommations ; - l’inventaire ; - la valorisation ; - le renouvellement.



5.8.2.1.Entrée en magasin

Le Projet doit s’employer à mettre en œuvre les diligences minimales permettant de sécuriser ses stocks dès leur réception. Les tâches utiles pour atteindre cet objectif sont précisées dans la procédure décrite ci-dessous.

- les acquisitions s’effectuent conformément aux procédures d’achat ; - toute réception de stock doit transiter par le RAF assisté du spécialiste de la passation

de marchés ; - les consommations directes doivent être limitées.

Comme documents supports d’entrée en stock, nous avons :

1. fiche de stock : document recensant par type tous les stocks du Projet ;

2. bon de réception ou bon de livraison (provisoire ou définitif). La procédure comprend deux tâches essentielles :

- la réception, - la réception de biens non conformes.




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Réception des biens Le RAF et l’utilisateur du bien :

- reçoivent le bien ; - vérifient la conformité de la livraison au bon de commande ou au cahier de

charges ; - signent le bon de livraison conformément à la procédure des

approvisionnements; - rangent le bien ; - informent le Coordonnateur de la réception ; - transmettent les documents au comptable pour mise à jour de la fiche de stock

Le comptable :

- reçoit les documents ; - actualise la fiche de stock.

Réception des biens non conformes Le RAF assisté du SPM et de l’utilisateur :

- constate la livraison non conforme sur le plan quantitatif ; - délivre un bon de réception provisoire pour les quantités reçues ; - invite le fournisseur à livrer les quantités manquantes ; - s’abstient de signer le bon de livraison définitif du fournisseur.

Le fournisseur :

- procède aux livraisons supplémentaires. Le RAF et l’utilisateur :

- reçoivent les quantités manquantes ; - lancent la procédure de réception énoncée plus haut.



FICHE DE STOCK

Désignation : Stock de commande ______________ Stock de sécurité ____________

Date Document

de référence

Libellé Mouvement

Entrées sorties Stock

5.8.2.2.Consommation des stocks

La consommation de stocks respecte la procédure suivante :

- Les différents services du Projet adressent à la coordination du projet leurs besoins en fourniture de biens préalablement stockés ;

- Les sorties de stock sont considérées comme des consommations. Il ne doit pas y avoir de stockage intermédiaire au niveau des services du Projet.

Certaines sorties peuvent être constatées pour cause d'avarie. Mais l'avarie devrait être constatée par un procès-verbal établi par une autorité compétente.

Les principaux documents utilisés lors de la sortie de stocks sont :

le bon de consommation : une fiche est mise à la disposition des services pour matérialiser les demandes de biens stockés ;

la fiche de stock.

La procédure comprend trois tâches :

- la demande de biens; - la sortie des stocks; - la demande insatisfaite.




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Demande de biens Le responsable d’un service du Projet :

- constate un besoin ; - adresse un bon de consommation au RAF ou à toute autre personne

désignée à l’effet de suivre les mouvements de sortie du stock. Sortie des stocks Le RAF ou son agent administratif :

- reçoit le bon de consommation ; - prépare la livraison ; - signe le bon de consommation ; - prévient le service bénéficiaire de la disponibilité du bien.

Le bénéficiaire :

- prend livraison de l’article souhaité ; - récupère une copie du bon de consommation signé par le RAF ou l’agent

administratif. Le RAF ou son agent administratif :

- classe sa copie du bon de consommation ; - - met à jour la fiche de stock.



Sortie des stocks : cas d’indisponibilité du bien commandé


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Le RAF :

- reçoit le bon de consommation ; - constate l’indisponibilité de l’article en quantité ou en qualité ; - prévient le demandeur de l’indisponibilité totale ou partielle du bien

demandé ; - prévient le SPM pour qu’il programme l’achat.

Le SPM :

- prépare l’achat conformément à la procédure des approvisionnements. Le bénéficiaire, s’il le souhaite :

- prépare un bon de consommation pour la quantité disponible ; - le transmet au RAF.

Le RAF :

- reçoit le nouveau bon ; - lance la procédure de sortie décrite plus haut



BON DE CONSOMMATION

Service bénéficiaire : Responsable : Date :

Désignation Spécificité technique Quantité Observation

Le Responsable Le RAF



BORDEREAU DE SORTIE DU MATERIEL

N°…………………. PROJET

Date de sortie: ………………………

N° d’ordre

Désignation N°

d’identification Interne

Références Qté Date prévisionnelle

de retour

Le Demandeur Le RAF Le Coordonnateur



5.8.2.3.Inventaire des stocks et immobilisations

La meilleure technique de validation de la réalité des éléments du patrimoine est de confirmer leur existence physique. Cette confirmation est faite à l’occasion de la prise d’inventaire périodique. La procédure permettra une correcte exécution des travaux d’inventaire depuis la phase de préparation jusqu’à l’exploitation des résultats. Le RAF est responsable de la planification des travaux d’inventaire qui sont effectués au 31 décembre de chaque année. Documents supports de l’inventaire :

1. la fiche d’inventaire est un document retraçant les résultats de l’inventaire tout en permettant de donner une appréciation sur l’état physique de chaque élément inventorié ;

2. la fiche des écarts d’inventaire précise les écarts entre les existants physiques et les soldes théoriques tels que relevés sur les fiches d’immobilisation ;

3. le bon de réception provisoire constate la réception des biens pendant les travaux d’inventaire.

La procédure d’inventaire comprend trois tâches essentielles :

- la préparation de la prise d’inventaire ; - la réalisation de la prise d’inventaire ; - la réception des biens pendant l’inventaire.



5.8.2.4.Préparation de l’inventaire des immobilisations


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Le Coordonnateur :

- prévoit la date des travaux d’inventaire en fonction des différents lieux par note de service au mois de Novembre ;

- constitue également à travers cette note un comité d’inventaire composé du RAF, du Comptable, du SPM et toute autre personne ;

- ordonne au RAF de prendre les dispositions utiles. Avant le début de tous travaux d’inventaire Le RAF, assisté des autres membres du comité d’inventaire

- procède à l’aménagement de l’espace d’inventaire ; - liste (par numéro d’ordre, désignation et localisation) tous les biens à la

date déterminée ; - s’assure que les aires de stockage sont bien délimitées ; - détermine un endroit où seront entreposés les biens reçus pendant

l’inventaire ; - prévient tous les acteurs (mi-décembre).



5.8.2.5.Réalisation de l’inventaire


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Le RAF assisté des autres membres du comité d’inventaire :

- procède au comptage des biens sur leurs lieux de localisation en spécifiant leur état ; - remplit la fiche d’inventaire ; - effectue la collecte des fiches et transcrit le résultat de l’inventaire sur une fiche

récapitulative ; - détermine les écarts entre les stocks théoriques et les comptages physiques à partir de

la fiche des écarts ; - dresse un procès-verbal des biens inventoriés signé conjointement par l’équipe de

comptage et les responsables des immobilisations recensées et le gestionnaire des stocks ;

- valorise le stock inventorié ainsi que les écarts constatés ; - recense les fiches d’inventaires, les fiches d’écarts et les procès-verbaux ; - transmet une copie des différents documents recensés au coordonnateur pour prise de

décision en cas d’irrégularité constatée ; - transmet une autre copie des documents au comptable pour le traitement comptable des

inventaires. Le comptable :

- reçoit les documents ; - confronte les soldes comptables aux résultats valorisés de l’inventaire ; - procède aux régularisations comptables nécessaires. Le coordonnateur :

- reçoit le dossier d’inventaire composé de : procès-verbal d’inventaire ; fiche d’écarts ; fiche de comptabilisation

- procède aux contrôles nécessaires ; - constate les irrégularités éventuelles et définit les responsabilités ; - prend les sanctions à l’encontre des responsables identifiés pour pallier ces

irrégularités



5.8.2.6.Réception des biens pendant l’inventaire


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Le RAF :

- procède à la réception des biens ; - émet un bon de réception provisoire ; - fait stocker les biens dans un espace distinct de l’aire de stockage

distincte des biens inventoriés ;

- à la fin de l’inventaire lance la procédure d’entrée.

VERIFICATION DE LA PRISE D’INVENTAIRE AU 31 DECEMBRE 20xx

Fiche des écarts

Responsable de : ___________________________________________________ RAF : ____________________________________________________________ Date : ________________________________________________________________

No Unique Séquentiel

d’inventaire Code Localisation Désignation Bien physique

Donnée théorique

Différences



MODELE DU BON DE RECEPTION PROVISOIRE

Bon de réception Provisoire N°.......................

DATE DESIGNATION QUANTITE

Signature du livreur



5.8.2.7.Valorisation des stocks

La valorisation permet une bonne exploitation des résultats de l’inventaire. Elle respecte la procédure suivante :

- les éléments inventoriés doivent faire l’objet de valorisation, et prendre en compte les dépréciations éventuelles ;

- le principe de permanence des méthodes oblige la structure à adopter et à mettre en œuvre une méthode de valorisation des stocks ;

- la méthode recommandée par le droit comptable OHADA est celle du Coût Moyen Unitaire Pondéré (CMUP).

Les documents supports de valorisation des immobilisations sont : la fiche d’inventaire est un document retraçant les résultats de l’inventaire tout en

permettant de donner une appréciation sur l’état physique de chaque élément inventorié ;

les factures de la période ; les données récentes sur les prix du marché.

La procédure comprend deux tâches essentielles :

- l'exploitation des résultats de l’inventaire ; - la valorisation.




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Centralisation de l’inventaire Le RAF en collaboration avec le comptable :

- regroupent l’ensemble des fiches d’inventaire ; - effectuent un classement selon la nature des stocks ; - recherchent les prix des biens sur la période concernée à partir des factures.

Valorisation des stocks Le RAF assisté du comptable :

- classe les stocks inventoriés par nature ; - pondère les quantités respectives achetées selon la nature par les prix sur la

période concernée ; - effectue une sommation de ce résultat (1) ; - somme les quantités de la période (2) ; - détermine le prix moyen unitaire par le rapport (1) / (2).

CMUP = Somme (Qn x Pn)/Somme (Qn)

- valorise la quantité de stocks inventoriée par le CMUP calculé ; - effectue les corrections nécessaires des états financiers ; - met à jour les fiches de stocks.



5.8.3. Gestion des véhicules La gestion du parc automobile du Projet est de la responsabilité du RAF sous la supervision du Coordonnateur. Le RAF affecte les véhicules disponibles en fonction des besoins de déplacement professionnels exigés par les activités du projet. Le RAF ouvre une fiche pour chaque véhicule. Il comptabilise les acquisitions et met à jour le registre des immobilisations. Il s’assure de la disponibilité des pièces administratives requises par véhicule et contrôle leur mise à jour périodique. Il conserve la photocopie de chacun de ces documents administratifs (assurance, carte grise, vignette, etc.) dans un classement ouvert par véhicule. Tous les mois il vérifie la bonne tenue des carnets de bord par les chauffeurs et émet éventuellement un rapport sur l’utilisation des véhicules, leur entretien et l’indice de consommation au vu des dotations faites en bons de carburant. A la fin de l’exercice le RAF calcule et enregistre les amortissements pour l’évaluation du bien. La tenue d’un carnet de bord renseignant sur les mouvements, la consommation et l’entretien est obligatoire pour tous les véhicules de la coordination. Il est tenu par le chauffeur ou le conducteur qui le met à jour après chaque déplacement. Les entretiens des véhicules sont effectués :

- dans les stations-services pour les vidanges et graissages ; - chez les concessionnaires pour les réparations et visites générales périodiques. A défaut

des garages agréés peuvent être utilisés dans les conditions requises de passation de marché.

Après chaque intervention sur le véhicule le chauffeur met à jour le carnet de bord. La procédure de gestion des véhicules est décrite comme suit :



5.8.3.1.Utilisation des véhicules


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08 bis

A chaque sortie des locaux du projet, le Chauffeur ou l'utilisateur du véhicule :

- inscrit dans le livret de bord du véhicule : le nom de l’utilisateur et /ou le nom du chauffeur ; la date et l’heure de prise du véhicule ; destination ; l’objet du déplacement ; le montant en bon de carburant pris à la coordination et la quantité

correspondante ; le kilométrage au départ ; les observations à la prise du véhicule ; la signature du chauffeur.

Au retour du déplacement Le chauffeur ou l’utilisateur du véhicule

- inscrit dans le livret de bord du véhicule l’heure de retour et le kilométrage à l’arrivée;

- les pannes et réparations éventuelles qui ont été faites ; - fait les observations éventuelles à la remise du véhicule ; - remet les clés à l’assistante du coordonnateur.

Le RAF :

- procède à des vérifications inopinées ; - porte les mentions "vu et approuvé " après le contrôle ;

ou - en cas de non-conformité demande des explications écrites au chauffeur - dans les quarante-huit (48) heures.



5.8.3.2.Processus de mise du véhicule du projet à la disposition de l'administration


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Demande écrite du véhicule Ministère de tutelle ou toute autre administration

- la tutelle et ses démembrements adressent à l'UCP deux semaines à l'avance, une demande écrite de mise à disposition de véhicule du projet en indiquant la période sollicitée et le parcours à effectuer ;

- les administrations publiques dans les mêmes délais, adressent leur demande de mise à disposition du véhicule du projet au Ministre de tutelle qui y porte son avis avant transmission au Coordonnateur.

L'assistante

- reçoit le courrier lui affecte un numéro d’ordre ; - l'inscrit dans le registre courrier arrivé ; - le transmet immédiatement au Coordonnateur.

Le Coordonnateur

- apprécie la demande ; - donne un avis dans les 48 heures en fonction de la disponibilité des véhicules et

surtout de l'urgence des activités du projet ; - en cas d'avis favorable, précise dans son avis que le carburant, les frais de mission

éventuelle du chauffeur et les autres charges connexes sont à la charge du Ministère ou de l'administration concernée ;

- annote l'avis sur la demande et la transmet à l'assistante pour mise en forme du courrier réponse.

L'assistante

- prépare le courrier réponse qui suit le processus de traitement du courrier départ décrit ci-dessus ;

- joint un double de la réponse à l'original de la demande annoté et classe dans le chrono de suivi des mouvements de véhicule.

NB : Toute demande émise au niveau régional doit être soumise à l'avis du Coordonnateur National Le chauffeur ou l’utilisateur du véhicule

- en cas de mise à disposition, gère le véhicule sur cette période suivant les procédures ci-dessus décrite

- dresse à son retour et à l'attention du Coordonnateur, un rapport de mission dans lequel il indique le nombre de kilomètres parcourus et décrit les conditions d'utilisation du véhicule



5.8.3.3.Contrôle de l’utilisation des véhicules


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Chaque mois le Comptable :

- recense les différents cahiers de bord de véhicules ; - prépare un relevé par véhicule indiquant : le kilométrage parcouru la consommation de carburant du mois les différentes pannes enregistrées le montant des frais d’entretien et de réparation du véhicule ;

- transmet le relevé des véhicules à la coordination du projet.

Le coordonnateur

- reçoit les relevés par véhicule ; - effectue les analyses y afférentes ; - signale les consommations excessives aux différents utilisateurs de véhicules

Au besoin

- prend des mesures correctives et les sanctions.



5.8.3.4.Distribution des bons de carburant aux usagers


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En début de chaque mois, après achat des bons ou carte de recharge de carburant. Le RAF sous la supervision du Coordonnateur

- appelle tout le personnel possédant un contrat de travail avec usager de bons de carburant ou carte de recharge ou à défaut sur non objection du bailleur de fonds ;

- remet à chacun un carnet de bons ou carte de recharge de carburant correspondant aux dispositions du contrat ;

- remet un stock de bons ou carte de recharge à l’assistante (secrétaire) pour le véhicule du projet.

Les personnes concernées

- se présentent au RAF ; - émargent, chacun à son tour dans le registre de prise de bon ou carte de recharge

de carburant. Chaque matin L’utilisateur de véhicule du projet

- se présente à l’assistante du Coordonnateur ; - remplit le cahier de bord du véhicule comme présenté plus haut ; - retire un bon ou carte de recharge de carburant en fonction des tâches à

accomplir dans la journée ; - vise le registre de prise de bon ou carte de recharge de carburant en indiquant

le véhicule pour lequel le bon de carburant est utilisé.



5.8.3.5.Contrôle de la gestion des bons de carburant


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A la fin de chaque mois. Le RAF

- fait un inventaire des bons ou carte de recharge de carburants ; - compare le résultat avec les états du « registre des prises de bon ou carte de

recharge de carburant » ; - ressort les écarts éventuels ; - recherche et explique les écarts constatés, et proposition d’actions correctrices;- prépare l’état mensuel de la gestion des bons ou carte de recharge de carburant;- transmet le rapport au Coordonnateur national pour information et prise de

décision correctrices en cas d’écarts constatés dans l’utilisation. Le Coordonnateur

- reçoit le rapport ; - prend une décision sur la distribution et l’utilisation des bons de carburant.



FICHE D’UTILISATION DE VEHICULE Bureau comptable responsable : ________________ Marque/Type du véhicule : ________________ Numéro d’immatriculation : ________________ Mois : ________________ Année : _______________

Date Chauffeur Bénéficiai

re (service)

Entretien

Itinéraires

Heures Kilométrage

Nombre Kms

Parcourus

Combustibles

CONSOMMATION PAR

VEHICULE AU 100KM

Signature

Dép Arr Dép Arr Essence

(1) Gasoil

2)

Comptable

Bénéficiaire



Préparé par le Comptable Validé par le RAF

F I C H E D E S U I V I D ' U T I L I S A T I O N D U C A R B U R A N T

I - A U T O R I S A T I O N H I É R A R C H I Q U E

01

MOTIF

02

VÉHICULE

3 État (actuel de remplissage) du réservoir

03 Nom de la personne responsable de l 'utilisation

04 Date(s) d'utilisation envisagée(s)

05 Noms et signature du demandeur

Date

06 Avis du Coordonnateur Date

II - S U I V I - V É R I F I C A T I O N S E T A NA L Y S E S C O M P T A B L E S

01 Date de livraison Heure

02 Fournisseur Adresse /Lieu de livraison

03 Quantité servie

04 Véhicule

Indication compteur kilométrique

05

État actuel de remplissage du réservoir

Avant service

Après service

06 Nom du réceptionnaire

07 Suivi et analyses comptables Normal Anormal



5.8.4. Entretien et réparation

5.8.4.1.Responsabilité et périodicité des entretiens

Chaque utilisateur est le premier responsable de l'entretien des immobilisations mises à sa disposition. Le Coordonnateur veille à ce que tous les équipements du Projet soient maintenus dans de bonnes conditions d'entretien et de maintenance. Chaque matériel doit subir un entretien périodique suivant un intervalle d'utilisation consigné dans le cahier historique par matériel.

5.8.4.2.Exécution de l'entretien

L'entretien des matériels est effectué suivant une des modalités ci-après : contrat de maintenance auprès du fournisseur ou d'un spécialiste reconnu pour les

matériels acquis sous garantis; consultation d’au moins trois spécialistes reconnus pour des entretiens ponctuels non

contractualisés. Chaque opération d'entretien doit être inscrite dans le cahier de maintenance du matériel. Le RAF sous la supervision du Coordonnateur doit : vérifier en permanence la bonne tenue des cahiers de maintenance du matériel ; vérifier la bonne exécution des exigences d'entretien ; prendre les mesures nécessaires pour faire exécuter convenablement les opérations

d'entretien.

5.8.4.3.Réparation des immobilisations

Chaque utilisateur qui constate une panne ou une défaillance d'un matériel doit la signaler à la coordination du projet.

Tout accident survenu à la suite de l'utilisation d'un matériel doit être signalé par écrit au Coordonnateur national. Chaque panne ou accident signalé est enregistré dans le cahier de maintenance du matériel.



VI. PROCEDURES DE PASSATION DE MARCHES

CHAPITRE VI


6.1.Rappels des dispositions administratives et réglementaires et des principaux acteurs

6.1.1. Cadre réglementaire de référence de la passation des marchés

Deux types de documents règlementent la passation de marchés dans les projets.

6.1.1.1.Les textes du bailleur de fonds

- l’Accord de financement ; - Les Directives de la passation des marchés de fournitures, de travaux et services (autres

que les services de consultants) par les Emprunteurs de la Banque mondiale dans le cadre des Prêts de la BIRD et des crédits et Don de l’AID ;

- Les Directives : Sélection et Emploi de Consultants par les Emprunteurs de la Banque mondiale dans le cadre des Prêts de la BIRD et des crédits et Don de l’AID ;

- Les Directives de passation de marchés et de décaissement simplifiées applicables aux investissements à base communautaire de février 1998 ;

- les Directives sur la prévention et la Lutte contre la fraude et la corruption dans les projets financés par les prêts de la BIRD, les crédits de l’AID et les Dons etc.

- le Document d’Evaluation de Projet.

6.1.1.2.Les documents régissant les dispositions institutionnelles

Les lois et textes régissant les passations des marchés au Cameroun sont :

- la constitution ; - la loi n°99/016 du 22 décembre 1999 portant statut général des établissements publics des

entreprises du secteur public et parapublic ; - le décret n°2004/275 du 24 septembre 2004 portant code des marchés publics ; - le décret n°2011/408 du 09 décembre 2011 portant organisation du gouvernement ; - le décret n° 2011/410 du 09 décembre 2011 portant formation du gouvernement ; - le décret n° 2011/412 du 09 décembre 2011 portant réorganisation de la présidence de la

République ; - le décret n° 2012/074 du 08 mars 2012 portant création, organisation et fonctionnement des

commissions de passation des marchés publics ; - le décret n° 2012/075 du 08 mars 2012 portant organisation du Ministère des marchés

publics ; - le décret n° 2012/076 du 08 mars 2012 modifiant et complétant certaines dispositions du

décret N° 2001/048 du 23 février 2001 portant création, organisation et fonctionnement de l’ARMP ;

- la circulaire n° 001/CAB/PR du 19 juin 2012 relative à la passation et au contrôle de l’exécution des marchés publics ;

- l’arrêté n°006/A/MINMAP du 08 mai 2013 portant création des commissions Spéciales de passation des marchés auprès de certains Projets.

- l'arrêté No ….. du ……. Portant création d'une Commission Spéciale de Passation des Marchés auprès du Projet.

Chapitre VIProcédures de Passation de Marches


Au Cameroun, le code de marchés est le document qui fixe les règles applicables à la passation, à l’exécution et au contrôle des marchés Publics. Le code de marchés décompose le processus de passation de marchés comme suit :

- Publication d’un avis général de passation des marchés (appel public à concurrence ou Manifestation d’intérêt) dans le journal des Marchés Publics ou dans toute publication habilitée ;

- Elaboration des documents (Dossier d’Appel d’Offres (DAO), Avis d’Appel d’Offres, Règlement Particulier d’Appel d’Offres …) ;

- Examen et la validation de ceux-ci se font avec l’appui technique de toutes les commissions et des organes compétents ;

- Publication d’un avis d’appel d’offres dans le journal des Marchés publics ; - Ouverture des plis par la CPMC; - Evaluation des offres par une sous-commission d’analyse ; - Attribution du marché ; - Signature du contrat.

Les dispositions de l’accord de crédit en ce qui concerne la passation de marchés priment sur celles des textes nationaux notamment le Code des Marchés Publics et ses textes subséquents.

Les marchés seront passés au niveau de la coordination nationale.

6.1.2. Principaux intervenants du système de passation des marchés de Projet et publicité

6.1.2.1. Intervenants

Les principaux acteurs intervenant dans le système de passation des marchés du Projet sont les suivants :

- Commission de Passation des Marchés : s’assure du respect de la procédure ; - Comité d’Achat : gère le processus des achats de moins de 5 millions de FCFA ; - Maître d’Ouvrage ou Maître d’Ouvrage Délégué ; - Spécialiste en Passation des Marchés : technicien d’appui à la passation de marchés ;

- Assistant au Spécialiste en passation des marchés (ASPM) pour les projets décentralisés ; - Services de contrôle des marchés du bailleur de fonds : s’assurent du respect des directives; - Organes de contrôle et de régulation des marchés publics de l’Etat :

Ministère des Marchés Publics : autorité contractante du Gouvernement ; Observateur indépendant : s’assure du bon déroulement du processus de passation de marchés ; Auditeurs Indépendants des Marchés publics : vérifient et contrôle à posteriori la passation des

marchés de l’Etat ; Agence de Régulation des Marchés publics (ARMP) : s’occupe des aspects règlementation et

formation dans le domaine des marchés publics.

Chapitre VI Procédures de Passation de Marches


Les fonctions et attributions de chaque acteur ci-dessus sont largement détaillées dans d’autres documents du projet tel que le manuel d’exécution.

6.1.2.2.Annonce et publicité des marchés

Les directives du bailleur de fonds donnent les orientations en matière d’annonce et publicité des marchés à passer dans le cadre du projet.

6.2.Plan de passation des marchés

6.2.1. Exigences conventionnelles

L’accord de financement règlemente généralement la passation de marchés dans le cadre du projet. Toutefois, chaque projet est tenu d’élaborer un plan de passation de marchés en conformité avec le PTBA de l’exercice. Ce plan de passation de marchés est communiqué au bailleur de fonds pour approbation. Ce Plan de Passation des Marchés énoncera :

les marchés de fournitures, de biens et travaux sur la période du PTBA ainsi que les méthodes de passation ;

les marchés particuliers de services de consultants requis pour réaliser le projet pendant la période du PTBA ;

les méthodes proposées pour la sélection des services de consultants ; les procédures d’examen du bailleur de fonds y afférentes.

Le Plan de passation des marchés sera mis en œuvre tel qu’il aura été approuvé par le bailleur de fonds.

6.2.2. Suivi du plan de Passation des Marchés Le plan de passation de marchés approuvé sera mis en œuvre tout au long de sa période de validité sur la supervision quotidienne du responsable de la passation des marchés. Le suivi par type de marché est réalisé à partir des tableaux ci-dessous. Tableau de suivi du plan de passation des marchés de fournitures, travaux et prestations non intellectuelles

No. Ref.

Description Coût estimé (million US$)

Méthode de passation de

marché

Préférence locale

(Oui/non)

Revue par le bailleur de fonds

(A Priori/A Posteriori)

Commentaires/ Date

01.

02.



Tableau de suivi du plan de passation des marchés de consultants

No. Ref.

Description de la mission

Coût estimé (million US$)

Méthode de Sélection

Revue par le bailleur de fonds

(A Priori / A Posteriori)

Commentaires/ Date

01.

02.

6.3.Conflits d’intérêts, Fraude et corruption

6.3.1. Conflits d’Intérêts

Le Personnel ou Consultant du Projet défendra avant tous les intérêts du Projet sans prendre en compte l'éventualité d'une Mission future et évitera strictement tout conflit d'intérêts avec d'autres Missions ou avec ses propres intérêts.

6.3.2. Fraude et Corruption

6.3.2.1.Définitions

Sont définies, aux fins de cette Clause les expressions ci-dessous:

- est coupable de « corruption » quiconque offre, donne, sollicite ou accepte, directement ou indirectement, un quelconque avantage en vue d’influer indûment sur l’action d’une autre personne ou entité;

- se livre à des «manœuvres frauduleuses» quiconque agit, ou dénature des faits, délibérément ou par imprudence intentionnelle, ou tente d’induire en erreur une personne ou une entité afin d’en retirer un avantage financier ou de toute autre nature, ou se dérober à une obligation;

- se livre à des «manœuvres collusoires» les personnes ou entités qui s’entendent afin d’atteindre un objectif illicite, notamment en influant indûment sur l’action d’autres personnes ou entités;

- se livre à des «manœuvres coercitives» quiconque nuit ou porte préjudice, ou menace de nuire ou de porter préjudice, directement ou indirectement, à une personne ou à ses biens en vue d’en influer indûment les actions.

- se livre à des « manœuvres obstructives »

quiconque détruit, falsifie, altère ou dissimule délibérément les preuves sur lesquelles se fonde une enquête du bailleur en matière de corruption ou de manœuvres frauduleuses, coercitives ou collusives, ou fait de fausses déclarations à ses enquêteurs destinées à entraver son enquête; ou bien menace, harcèle ou intimide quelqu’un aux fins de l’empêcher de faire part d’informations relatives à cette enquête, ou bien de poursuivre l’enquête; ou

celui qui entrave délibérément l’exercice par le bailleur de son droit d’examen tel que stipulé au paragraphe ci-dessous.



6.3.2.2.Mesures à prendre

Les mesures suivantes sont prescrites en cas de fraude ou de corruption :

- rejeter la proposition d’attribution du marché s’il est établi que le soumissionnaire auquel il est recommandé d’attribuer le marché est coupable, directement ou par l’intermédiaire d’un agent, de corruption ou s’est livré à des manœuvres frauduleuses, collusoires, coercitives ou obstructives en vue de l’obtention de ce marché;

- annuler la fraction du prêt allouée à un marché s’il est déterminé, à un moment quelconque, que les représentants de l’Emprunteur ou d’un bénéficiaire du prêt s’est livré à la corruption ou à des manœuvres frauduleuses, collusoires ou coercitives pendant la procédure de passation du marché ou l’exécution du marché sans que l’Emprunteur ait pris, en temps voulu et à la satisfaction du bailleur, les mesures nécessaires pour remédier à cette situation;

- sanctionner un Consultant soit en l’excluant indéfiniment ou pour une période déterminée de toute attribution des marchés financés par le bailleur, soit en imposant une sanction, si le bailleur établit, à un moment quelconque, que ce fournisseur s’est livré, directement ou par l’intermédiaire d’un agent, à la corruption ou à des manœuvres frauduleuses, collusoires, coercitives ou obstructives au cours de l’attribution ou de l’exécution d’un marché que le bailleur finance ;

- exiger que le dossier d’appel d’offres et les marchés financés par le bailleur contiennent une disposition requérant des soumissionnaires, fournisseurs, consultants, entrepreneurs et leurs sous-traitants, représentants, personnel, consultants, prestataires de services ou fournisseurs qu’ils autorisent le bailleur à examiner tous les comptes, pièces comptables, relevés et autres documents relatifs à la soumission des offres et à l’exécution du marché et à les soumettre pour vérification à des auditeurs désignés par le bailleur ;

6.3.2.3.Commissions et rétributions

Il sera demandé au Consultant sélectionné d’indiquer toute commission ou rétribution qui aurait pu être payée ou qui le sera à des agents, représentants, ou agents de l’administration impliqués dans le processus de sélection ou l’exécution du Contrat. Les informations données doivent inclure, à tout le moins, le nom et l’adresse de l’agent, du représentant ou de l’agent administratif, le montant de la commission et la devise ainsi que la raison d’être de la commission ou rétribution.

6.4.Types de marchés et procédures de passation

6.4.1. Types de Marchés

Les marchés porteront généralement sur : les services de consultant, les fournitures (l’acquisition et l’installation d’équipements) les travaux.

Avant de soumettre une opération à la procédure de passation de marchés, l’UGP doit préalablement se rassurer :

qu’elle est inscrite au Plan de Passation de Marchés dûment approuvé par les services de le bailleur de fonds ;

que le bien et service, ou les travaux concernés sont éligibles ; que le financement est disponible.



6.4.1.1.Services de Consultants

Dans le cadre du Projet, les méthodes suivantes sont généralement retenues pour la sélection de consultants:

Sélection Fondé sur les Qualification des Consultants (SFQ) ; Sélection Fondée sur la Qualité et le Coût (SFQC) ; Sélection Fondée sur la Qualité (SFQ) ; Sélection au Moindre Coût (SMC) ; Sélection dans le cadre d’un budget déterminé ; Sélection par Entente Directe (SED) ; Sélection de consultants individuels.

Chacune de ces méthodes est présentée de manière détaillée ci-dessous.

a) Sélection fondée sur les Qualifications des Consultants (QC)

Ce mode de sélection des Consultants peut être utilisé pour des marchés de faible montant pour lesquels il n’est pas justifié de faire établir et d’évaluer des propositions concurrentes, le montant est décidé au cas par cas et précisé dans le Plan de Passation des Marchés ou suivant les prescriptions du bailleur.

Dans ce cas, l’UGP : établit les termes de référence, invite les consultants intéressés à se faire connaître et à fournir des informations sur leur expérience et

leurs compétences en rapport avec la nature de la mission, établit une liste restreinte d’au moins trois consultants qualifiés dotés d’une expérience pertinente; choisit le Consultant ayant les qualifications et les références les plus adéquates pour la mission.

Le Consultant retenu doit être invité à remettre une proposition technique et financière, puis à négocier le marché.

b) Sélection Fondée sur la Qualité (SFQ)

Cette méthode de sélection s’applique particulièrement aux missions : complexes ou très spécialisées pour lesquelles il est difficile de définir de manière précise les termes

de référence des consultants ;

dont l’impact pour la suite est très importante et qui requièrent par conséquent de mobiliser les meilleurs experts du domaine ;

dont les réalisations pourraient être presque équivalentes, ce qui rend difficile l’évaluation objective de propositions techniques comparables.

Pour cette méthode SFQ, il peut être demandé aux consultants de présenter une proposition technique et /ou une proposition financière ; l’évaluation des offres se fera suivant l’approche du SFQC. Il reste entendu que le Maître d’Ouvrage et le consultant retenu négocient et finalisent les propositions techniques et financières de ce marché préalablement inscrit dans le Plan de Passation des Marchés validés par le bailleur.

c) Sélection au Moindre Coût (SMC)

Cette approche de sélection des consultants s’applique couramment pour des missions standards (audits, élaboration des DAO, etc.) pour lesquelles il existe des pratiques et normes bien établies.



La démarche consiste à fixer une note de qualification technique minimum et à inviter les consultants figurant sur une liste restreinte à remettre des propositions sous deux enveloppes séparées. Les propositions techniques sont ouvertes en premier lieu et sont évaluées. Celles qui n’atteignent pas le score de qualification technique minimum sont éliminées et les propositions financières des consultants restants sont alors ouvertes en séance publique, et la proposition dont le prix est le plus bas est retenue et la publication de l’attribution du marché suivra.

Pour une application pertinente de cette méthode, il est important de bien déterminer la note de qualification technique minimum en gardant à l’esprit que les propositions obtenant une note technique supérieure à ce minimum concourent selon le seul critère « coût ».

La note de qualification technique minimum doit être spécifiée dans la Demande de propositions.

d) Sélection dans le cadre d’un budget déterminé (SCBD)

Cette méthode est appropriée dans les cas d’un projet simple pouvant être défini de manière précise et avec un budget fixe au-delà duquel aucun financement n’est disponible. La Demande de propositions doit indiquer le budget disponible, en invitant les consultants à soumettre, sous plis séparés, leurs meilleures propositions technique et financière dans les limites de ce budget. Il faut établir les Termes de référence avec un soin particulier, pour s’assurer que le budget est suffisant pour permettre aux consultants d’exécuter les prestations.

Les propositions techniques sont évaluées d’abord, comme dans le cas de la méthode SFQC, puis les propositions de prix sont ouvertes en séance publique et les prix sont lus à voix haute. Les propositions financières d’un montant supérieur au budget indiqué sont rejetées, celle correspondant à la proposition technique la mieux classée est retenue, et le Consultant qui l’a soumise est invité à négocier un marché.

e) Sélection par Entente Directe (SED)

Les Consultants (Firmes ou Individuels) peuvent être sélectionnés par Entente Directe dans des cas exceptionnels, tels que :

pour des missions qui constituent une continuation des activités antérieures du consultant pour lesquelles le consultant était choisi après appel à la concurrence ;

pour des missions dont la durée ne devrait pas dépasser six mois ; en cas d’une situation d’urgence suite à une catastrophe naturelle ; le consultant en question est le seul à posséder les qualifications voulues.

f) Sélection de Consultants Individuels

Le recours aux Consultants Individuels peut se justifier pour les missions ci-après : l’ampleur des prestations ne nécessite pas un travail en équipe ; aucun appui technique n’est requis de l’extérieur (siège) ; l’expérience et les qualifications de l’expert constituent un critère de choix majeur.

Les consultants individuels sont choisis en fonction de leurs qualifications et eu égard à la nature de la mission. La publicité n’est pas obligatoire ; l’UGP appréciera de son opportunité. Les consultants n’ont pas à soumettre de propositions techniques.

Les consultants individuels dont les qualifications feront l’objet d’une comparaison doivent posséder toutes les qualifications minima pertinentes requises.



Les consultants sélectionnés pour le recrutement par l’UGP doivent être les mieux qualifiés et être pleinement capables de mener à bien la mission. L’évaluation de leurs capacités se fait sur la base de leurs diplômes, de leur expérience antérieure et, s’il y a lieu, de leur connaissance du contexte local (langue, culture, organisation administrative et politique).

g) Sélection Fondée sur la Qualité et le Coût (SFQC)

La méthode SFQC consiste à mettre en concurrence les consultants figurant sur une liste restreinte, en prenant en compte la qualité de la proposition et le coût des services pour choisir le consultant à retenir. Le critère coût est un facteur de sélection à utiliser judicieusement. La pondération relative des critères de qualité et de coût est fixée au cas par cas, selon la nature de la mission. La procédure de sélection comprend les étapes suivantes :

- rédaction des termes de référence ; - estimation des coûts, établissement du budget et des critères de sélection sur la liste restreinte

; - publicité ; - établissement de la liste restreinte de consultants ; - préparation et émission de la Demande de Proposition (DP) qui doit inclure : la Lettre

d’invitation, les Instructions aux Consultants (IC), les Termes de référence et le projet de marché proposé ;

- réception des propositions ; - évaluation des propositions techniques : prise en compte de la qualité ; - ouverture publique des propositions financières - évaluation des propositions financières ; - évaluation finale consolidée de la qualité et du coût; et Négociations et attribution du marché

au consultant retenu.

6.4.1.2.Marchés de Fournitures, de travaux et services (autres que les services de consultants)

L’examen des Plans de Passation des Marchés permet de noter que l’UGP a exprimé des besoins en fournitures. Dans le cadre du Projet, l’accord de crédit prescrit les méthodes de sélection. Toutefois, on distingue généralement cinq méthodes de sélection des prestataires pour l’acquisition des biens et la réalisation des travaux ne relevant pas des prestations intellectuelles à savoir :

Appel d’Offres National (AON) ; appel d’offres ouvert International (AOI) Appel d’Offres International Restreint (AOIR); Consultation de Fournisseurs ; Sélection par Entente Directe ; Achats auprès des Agences des Nations Unies ; les accords-cadres ; la régie ; la participation communautaire a la passation des marchés.

Les procédures de passation des marchés de fournitures s’appliquent également à l’acquisition des prestations de services non intellectuelles.



a) Appel d’Offres National (AON)

Présentation générale de la méthode

L’appel d’offres national (AON) est la procédure de passation des marchés publics dans le pays de l’Emprunteur et peut être le moyen le plus adéquat pour passer des marchés de fournitures qui, en raison de leur nature ou de leur ampleur, ont peu de chances d’intéresser des candidats étrangers. Dans certains cas et suivant le bailleur de fonds, cette procédure doit être examinée et modifiée dans la mesure du nécessaire pour garantir que la passation des marchés se fera dans de bonnes conditions d’économie, d’efficacité et de transparence. Cette méthode peut être mieux adaptée lorsque la participation de candidats étrangers est peu probables du fait que les montants en jeu sont peu élevés et les prestations sont dispersées ou étalées dans le temps. Les procédures doivent permettre une concurrence suffisante pour que le Projet puisse obtenir des prix raisonnables, et les méthodes utilisées pour l’évaluation des offres et l’attribution des marchés doivent être objectives et communiquées à tous les candidats dans le dossier d’appel d’offres et ne pas être appliquées de façon arbitraire.

Dispositions spécifiques au Projet

En plus des dispositions générales ci-dessus, certaines dispositions spécifiques sont prévues dans le cadre des marchés à passer localement par le Projet :

- Tout dossier d’appel d’offres ou contrat devra spécifier que les soumissionnaires, fournisseurs, contractants et leurs sous-contractants, agents, personnel, consultants, prestataires de service, ou fournisseurs devront permettre au bailleur dès sa demande, d’inspecter tous comptes, livres, et tout document relatif à la soumission des offres et à sa performance et de pouvoir les faire auditer par un auditeur de son choix. Toute violation volontaire et matérielle de cette disposition sera considérée comme une obstruction en matière de passation de marchés ;

- - Les avis des marchés en question devront être publiés dans des journaux de large diffusion sur le

plan national ; - Les critères d’évaluation, de sélection des offres et d’attribution du contrat doivent être clairement

indiqués dans le dossier d’appel d’offres ; - Les soumissionnaires devront avoir suffisamment du temps (au moins quatre semaines à compter

de la date d’invitation à soumissionner ou de la date de disponibilité du dossier d’appel d’offres) pour préparer et soumettre leurs offres ;

- Les contrats doivent être attribués aux soumissionnaires les mieux disant suivant les critères retenus ;

- Les soumissionnaires étrangers ne devront pas être exclus du processus ; - Aucune préférence ne sera accordée aux fournisseurs locaux ou aux biens produits localement.



b) Appel d’Offres International Restreint (AOIR)

L’appel d’offres international restreint (AOIR) correspond pour l’essentiel à un AOI, mais les candidats sont directement invités à présenter une offre sans qu’il y ait publication d’avis d’appel d’offres. Cette méthode peut être retenue :

s’il n’existe qu’un petit nombre de fournisseurs ; si d’autres motifs exceptionnels justifient de ne pas appliquer toutes les procédures de l’appel

d’offres ouvert international. L’UGP doit alors s’adresser à un nombre de fournisseurs suffisant pour obtenir des prix compétitifs ; tous les fournisseurs doivent être contactés lorsqu’il n’en existe qu’un petit nombre. Dans le cas d’AOIR, il n’est pas accordé de marge de préférence aux entreprises locales lors de l’évaluation des offres. Sauf en ce qui concerne la publicité et l’application de la préférence nationale, y compris la publication de l’attribution du marché. Les procédures à suivre sont identiques à celles qui régissent les appels d’offres ouverts internationaux.

c) Consultation de fournisseurs Le maître d’ouvrage ou le maître d’ouvrage délégué élabore un fichier des fournisseurs qualifiés qui sera mis à jour au moins une fois par an. La consultation de fournisseurs consiste à comparer au moins trois (03) cotations obtenues de fournisseurs différents, pour garantir l’obtention de prix compétitifs. Cette méthode est recommandée pour des fournitures généralement disponibles dans le commerce, des produits standards de faible valeur. Les demandes de cotations doivent décrire les fournitures recherchées, en indiquant la quantité requise ainsi que la date et le lieu de livraison. Ces fournisseurs /Entrepreneurs qualifiés, de bonne réputation et régulièrement installés, proviendront du fichier fournisseurs / Entrepreneurs mis à jour au moins une fois l’an. Les cotations seront envoyées sous plis fermés et l’acheteur devra les évaluer conformément aux mêmes principes que ceux de l’appel d’offres ouvert. Les conditions de l’offre retenue sont indiquées dans le bon de commande.

Le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué peut recourir à l’utilisation d’une autre méthode de passation des marchés équivalente au niveau des procédures nationales, pour autant que le bailleur de fonds la juge satisfaisante ; il peut s’agir de la Demande de Cotation Ouverte.



d) Sélection par Entente Directe

La procédure dite « Entente Directe » peut être entreprise pour conclure des marchés sans appel à la concurrence (fournisseur unique) justifiée par les conditions suivantes : Un marché de fournitures attribué conformément à des procédures jugées acceptables par le

bailleur de fonds peut être reconduit pour l’acquisition de fournitures supplémentaires de nature analogue. En pareil cas, il doit être établi à la satisfaction du bailleur qu’un nouvel appel à la concurrence n’apporterait aucun avantage et que les prix obtenus lors de la reconduction du marché sont raisonnables. Si la reconduction est prévisible dès le départ, le marché initial doit contenir des dispositions à cet effet ;

II peut être justifié de s’adresser au fournisseur initial lorsque les achats supplémentaires ont trait à du matériel normalisé ou à des pièces détachées devant être compatibles avec le matériel déjà en service.

Pour que cette procédure soit valide, il faut que le matériel initial donne satisfaction, que d’une manière générale la quantité des nouvelles fournitures soit inférieure à celle des fournitures déjà achetées, et que le prix offert soit raisonnable. Il faut en outre avoir étudié les avantages que présenterait le choix d’une autre marque ou d’une autre source d’approvisionnement et avoir rejeté cette solution pour des raisons jugées acceptables par le bailleur : Le matériel demandé fait l’objet de droits exclusifs et ne peut être fourni que par un seul

fournisseur ; L’entreprise responsable de la conception du procédé exige d’acquérir des composants essentiels

provenant d’un fournisseur particulier pour pouvoir garantir le bon fonctionnement de l’installation ;

Dans des circonstances exceptionnelles, par exemple, en réponse à des catastrophes naturelles.

e) Marchés passés auprès d’institutions de l’Organisation des Nations Unies Il peut y avoir des cas où l’acquisition directement auprès des institutions de l’ONU, appliquant leurs propres procédures de passation des marchés, est la méthode la plus adéquate de passation des marchés: - de petites quantités de fournitures disponibles dans le commerce, principalement pour les secteurs

de l’éducation et de la santé ; - de fournitures à but médical pour le traitement d’hommes ou d'animaux, y compris vaccins,

médicaments et produits pharmaceutiques, de traitement préventif et de contraception, et équipements biomédicaux ;

- des marchés de faible valeur portant sur des travaux simples lorsque l'institution de l'ONU agit en tant que contractant, ou engage directement des petites entreprises, et du personnel qualifié et non qualifié;

- dans ces cas exceptionnels, tels qu'en réponse à des catastrophes naturelles ou à des situations d'urgence reconnues par le bailleur.



f) Accords-Cadres

Certains marchés du PROJET pourront être passés par Accords-Cadres (AC), notamment les marchés avec les instituts de recherche. Un accord-cadre (AC) est un accord de longue durée conclu avec des fournisseurs de biens, de travaux et de services (autres que les services de consultants). L'AC fixe les termes et conditions de la passation de marchés individuels subséquents qui peuvent être attribués pendant la durée de l'accord. Les accords-cadres sont, en règle générale, basés sur des prix qui ont été préalablement fixés, ou qui sont déterminés lors de la remise en concurrence ou par une procédure permettant leur modification sans remise en concurrence. Les ACs peuvent être autorisés comme alternative aux méthodes de consultation des fournisseurs et d'AON pour :

- les fournitures disponibles dans le commerce ou pour les produits communs d'usage courant avec des spécifications standards;

- les services (autres que les services de consultants) simples et non-complexes qui peuvent être demandés périodiquement par l'organisme (ou les différents organismes) de l'Emprunteur ;

- ou les travaux de faible valeur dans le cadre d'opérations d'urgence. g) La Régie

Il s’agit de l’exécution de travaux tels que la construction et l'installation d'équipements et la fourniture de services (autres que les services de consultants) par une Administration Publique à l’aide de son propre personnel et matériel qui peut être la seule méthode possible de réalisation de travaux ou de prestations dans des circonstances particulières. L'utilisation de la régie requiert :

- que le montant total maximum alloué à la régie soit fixé d’avance et que la Banque y émette un avis de non-objection ;

- que la même rigueur de contrôle de qualité et d’inspection que pour les marchés attribués à des tiers soit appliquée.

La régie doit être justifiée et ne peut être utilisée qu'après un avis de non-objection de la Banque et dans les circonstances suivantes :

- Les quantités des travaux de construction et d’installation à exécuter ne peuvent pas être définies à l’avance ;

- Les travaux de construction et d’installation sont peu importants et dispersés ou localisés dans des zones d’accès difficile, de sorte qu’il y a peu de chances que des entreprises qualifiées présentent des offres assorties de prix raisonnables ;

- Les travaux de construction et d’installation doivent être réalisés sans perturber les opérations en cours ;



- L’Administration est mieux en mesure que l’entrepreneur de supporter les risques d’une interruption inévitable des travaux ;

- Des services spécialisés (autres que les services de consultants), tels que la cartographie et les relevés aériens, ne peuvent être réalisés que par un service spécialisé de l'Etat, pour des considérations, telle que la sécurité nationale, imposées par la loi ou la réglementation ;

- Des réparations urgentes nécessitant une prise en charge rapide afin d'éviter la survenance de dommages supplémentaires, ou des travaux à réaliser dans des régions en conflit pour lesquels les entreprises privées ne seraient pas intéressées.

h) Participation communautaire à la passation des marchés

Dans le cadre de la mise en œuvre du projet, l’Administration peut faire appel à la participation de communautés locales et/ou d’organisations non gouvernementales (ONG) pour des travaux de génie civil et la fourniture de services (autres que les services de consultants) pour :

- accroître les chances de succès durable du projet ou atteindre certains de ses objectifs sociaux ; - stimuler l’utilisation du savoir-faire, des fournitures et des matériaux locaux ; - employer des méthodes à forte intensité de main-d’œuvre et d’autres technologies

appropriées, ces considérations sont prises en compte dans le choix des procédures de passation des marchés, la définition des spécifications et la détermination du contenu des marchés, pour autant que ces méthodes sont acceptables par la Banque.

Les procédures proposées et les activités du projet à réaliser avec la participation de la communauté seront indiquées dans l’Accord de financement et détaillées dans le Plan de passation des marchés ou le Document d’information sur le projet (PID ou Manuel) approuvé par la Banque et mis à la disposition du public. En raison de la nature participative de ces projets, il n'est pas toujours possible de préparer, au moment des négociations, des plans de passation des marchés détaillés tels que requis, pour la composante du projet réalisée avec la participation de la communauté, en particulier lorsque les procédures de passation ou les activités elles-mêmes sont mises en œuvre directement par la communauté. Lorsque cela est possible, des plans simplifiés de passation des marchés peuvent être préparés à partir d’une liste indicative d'activités pouvant être mises en œuvre. 6.5.Dispositions communes à tous les marchés

6.5.1. Publicité

Pour tout appel à la concurrence, il est essentiel de diffuser le plus largement possible l’avis de pré-qualification ou d’appel d’offres spécifique afin de susciter la participation d’un nombre conséquent de soumissionnaires. Les dispositions spécifiques sont présentées dans les directives de chacun des bailleurs de fonds en matière de passation de marchés.



Chaque marché doit donner lieu à la publication d’un avis particulier de pré-qualification ou d’appel d’offres, selon le cas, qui sera inséré au moins dans un journal de diffusion nationale.

Les avis seront publiés suffisamment en avance pour que les entreprises intéressées aient le temps de se procurer le dossier de pré-qualification ou d’appel d’offres, et de préparer leur demande de pré-qualification ou leurs offres.

6.5.2. Cas spécifiques des marchés inférieurs à 5 000 000 FCFA

Cas des marchés des travaux et de fournitures de biens et services

Ces engagements ne sont pas régis par les textes du Code des Marchés du Cameroun. Les dispositions présentées ci-après concourent à la bonne gouvernance des ressources du Projet. Les principales étapes de la procédure de passation de la commande dans le cas de l’achat de biens et services d’une valeur inférieure à 5 000 000 F CFA sont : - Expression des besoins ; - Examen de la demande ; - Approbation de la demande ; - Consultation des fournisseurs ; - Etablissement du bon de commande ; - Réception des travaux, biens et services commandés.

(i)Expression des besoins

Les services utilisateurs expriment leurs besoins sur une Demande d’Engagement de Dépenses en 2 exemplaires : - le premier exemplaire est adressé au Responsable Administratif et Financier ; - le deuxième exemplaire est conservé à la souche.

La Demande d’Engagement de Dépenses comprend : - la désignation du service utilisateur ; - le numéro de la demande d’engagement de Dépenses ; - la date ; - la désignation des articles ; - les quantités ; - la signature du responsable du service utilisateur. (ii)Examen de la Demande d’Engagement de Dépense (DED) Le Responsable Administratif et Financier : - contrôle la DED, et s’assure au préalable de la régularité de la demande ; - consulte le budget y afférent, afin de s’assurer que le budget est disponible ; - transmet la DED au Coordonnateur pour approbation.



(iii). Approbation de la Demande d’Engagement de Dépense Le Coordonnateur examine la demande et s’assure de sa régularité et de son opportunité. En cas d’accord, il vise la demande et l’adresse au Spécialiste en Passation des Marchés pour lancement de la procédure de consultation des fournisseurs. (iv) Consultation des fournisseurs Le processus de consultation comprend deux phases principales :

- la demande de cotation ou l’invitation à soumissionner - le dépouillement et l’analyse des offres

a. Invitation à soumissionner Pour tout achat d’un montant inférieur à 5 000 000 FCFA, le Comité d’Achat procède à la consultation des fournisseurs ou entrepreneurs suivant les procédures décrites au 5.2.3.4. ou au 5.2.4.5 b. Dépouillement et l’analyse des offres Les offres reçues en plis fermé sont ouvertes et analysées par le Comité d’Achat qui établit un tableau comparatif des propositions comprenant la désignation des articles proposés, les prix, les délais de livraison établit un tableau comparatif des propositions comprenant la désignation des articles proposés, les prix, les délais de livraison et propose l’attribution.

(v) Etablissement et signature du bon de commande (B/C)

Le Coordonnateur ordonne l’établissement d’un bon de commande au Spécialiste en passation des marchés en trois (03) exemplaires. Le bon de commande est signé par le Coordonnateur, et visé par le Responsable Administratif et Financier après vérification à priori de la disponibilité du budget. Le Bon de commande indique :

- la date ; - le nom du fournisseur ; - la désignation et le prix unitaire des articles commandés ; - le montant total de la commande ; - le lieu et le délai de livraison.

Deux (02) exemplaires sont remis au fournisseur dont l’un à joindre à la facture après enregistrement, le 3ème exemplaire est conservé à la souche et permet au Spécialiste en Passation des Marchés de suivre les engagements en cours.



(vi) Enregistrement et classement du bon de commande

Spécialiste en Passation de Marchés : - enregistre l’engagement dans le système informatique ; - classe une copie en attente de la livraison.

(vii) Réception des biens et services commandés

Les biens et services commandés sont réceptionnés par le Coordonnateur, le Responsable Administratif et Financier et toute autre personne désignée par le Coordonnateur. Le service utilisateur est également associé dans le cas des livraisons de biens et services nécessitant une appréciation de la conformité technique des biens et services livrés. A la réception des fournitures, le Coordonnateur signe le bon de livraison. Un Procès-Verbal de réception est établi et signé conjointement par toutes les personnes ayant été impliquées dans le processus. Après la livraison, la liasse des documents comprenant l’original du bon de commande enregistré, le bon de livraison signé par le Coordonnateur et la facture envoyée par le fournisseur est reçue au secrétariat du Coordonnateur qui la transmet au Responsable Administratif et Financier pour paiement.

6.5.3. Passation de Marchés de Services non conforme aux Directives du bailleur de fonds

Le bailleur de fonds ne finance pas les dépenses effectuées au titre de marchés de fournitures, de travaux ou des services de consultants qui n’ont pas été passés conformément aux dispositions de l’Accord de prêt et détaillées dans le Plan de passation des marchés dûment approuvé. En pareils cas, le bailleur déclare la passation du marché non conforme. Il peut annuler la fraction du prêt affectée aux services qui ont été obtenus en contravention aux procédures convenues. Le bailleur peut en outre exercer d’autres recours en vertu de l’Accord de prêt. Même si le marché a été attribué après émission d’un « avis de non-objection » de sa part, le bailleur peut encore déclarer que la passation n’a pas été conforme aux procédures si elle conclut que l’« avis de non-objection » a été émis sur la base de renseignements incomplets, inexacts ou trompeurs fournis par le Projet ou que les termes et conditions du marché ont été modifiés sans son approbation.

6.5.4. Seuils de passation de marchés et de revue préalable Ces seuils sont définis par bailleur de fonds et généralement indiqués dans ses directives. Nous retenons comme bases indicatives les seuils suivants.



6.5.4.1.Sélection et d’Emploi des Consultants

Méthode compétitive / Consultations (Cabinet

de consultants)

Seuils pour la revue préalable

(USD $ équivalent

Observations

1

Méthode compétitive / Consultations (Cabinet consultants)

≥ 200 000 soit un équivalent de 100 000 000 F CFA

Tous les contrats d’une valeur équivalente ou supérieure à $200,000, les premiers contrats à exécuter pour chaque méthode de sélection indépendamment du montant, les contrats d’audit, ainsi que tout contrat identifié dans le PPM

2

Méthode compétitive / Consultations (Cabinet individuel)

≥ 100 000 soit un équivalent de 50 000 000 F CFA

Tous les contrats d’une valeur équivalente ou supérieure à $100,000 le premier contrat, les contrats d’audit, et tout autre contrat identifié dans le PPM

3 Entente directe Tous Tous les contrats

6.5.4.2.Passation des marchés des fournitures, travaux et services (autres que prestations intellectuelles)

Méthodes de passation des Marchés

Seuils pour la revue préalable (USD $

équivalent)Observations

1

Appel d’offres international (Fournitures et Services non intellectuels)

≥ 500,000 Soit un équivalent de 250 000 000 F CFA

Tous les contrats d’une valeur équivalente ou supérieure à US$ 500,000

2

Appel d’offres national (Fournitures et Services non intellectuels)

≥ 50,000 et < 500,000 Soit un équivalent ≥ 25 000 000 et < 250 000 00 F CFA

Le premier contrat, et tout autre contrat identifié dans le PPM

3 Consultation de fournisseurs (Fournitures et Services non intellectuels)

< 50,000 Soit un équivalent 25 000 000 F CFA

Revue à posteriori

4 Entente directe Tous Tous les contrats



6.5.5. Intervention du MINMAP dans le processus de passation de marchés Suivant le décret n° 2013/271 du 05 août 2013, le MINMAP interviendra dans le processus de passation de marchés dans les conditions suivantes :

Type marché

Seuil

Organe de passation

Visa préalable MINMAP Oui/Non

Routes

≥ 5 000 000 et < 5 000 000 000 FCFA

PROJET Oui

≥ 5 000 000 000 FCFA MINMAP Autres infrastructures

≥ 5 000 000 et < 1 000 000 000 FCFA

PROJET Oui

≥ 1 000 000 000 FCFA MINMAP Bâtiments et équipements collectifs

≥ 5 000 000 et < 500 000 000 FCFA

PROJET Oui

≥ 500 000 000 FCFA MINMAP Approvisionnements généraux

≥ 5 000 000 et < 250 000 000 FCFA

PROJET Oui

≥ 250 000 000 FCFA MINMAP Services et prestations intellectuelles

≥ 5 000 000 et < 100 000 000 FCFA

PROJET Oui

≥ 100 000 000 FCFA MINMAP

6.5.6. Examen à posteriori par le bailleur

Elle porte sur les marchés non soumis à la revue à priori.

L’UGP conservera tous les documents relatifs aux marchés pendant l’exécution du Projet et jusqu’à dix ans après la date de clôture de l’Accord de Crédit.

Ces documents devront inclure, sans pour autant y être limités :

l’original du marché signé, l’analyse des diverses propositions et recommandations d’attribution de marché.

Ils pourront être examinés par le bailleur ou par ses consultants.

Pour les marchés passés par entente directe, la documentation doit inclure le rapport justifiant le recours à la méthode d’entente directe, les qualifications et l’expérience des consultants et l’original du marché signé.



6.6.Cycle de passation de marché et responsabilités des différents acteurs

6.6.1. La préparation du marché

La préparation du marché se résume à deux opérations essentielles devant caractériser la réussite de l’opération d’acquisition : l’identification et la définition du besoin.

L’identification : elle commence pendant la phase de l’évaluation du projet. En effet, le rapport d’évaluation du

projet donne déjà les types de biens et services nécessaires pour la mise en œuvre du projet et dont il faudra acquérir dans le respect de la règlementation applicable en matière de passation de marché. Cette présentation est faite de manière globale sans spécificité technique.

La définition des besoins : elle consiste à décrire de manière précise les besoins à satisfaire. Pour les fournitures, l’ont décrit les caractéristiques et fonctionnalités des biens à acquérir. Pour les travaux l’on définit les quantitatifs et les descriptifs par étape successives et pour les services autres que travaux, l’on élabore les termes de références. La définition des besoins est conclue par l’estimation du coût financier de l’opération et les périodes de disponibilité des biens ou services en fonction du planning de réalisation des activités.

La préparation du marché relève de la responsabilité de l’équipe technique de l’Unité de Gestion du Projet.

6.6.2. La planification des activités de passation de marchés

Suite à définition précise des biens et services à acquérir, le spécialiste en passation de marché établit le planning du déroulement des opérations d’acquisition. Ce planning, communément appelé plan de passation des marchés est élaboré en même temps que l’élaboration du budget annuel pour besoin de cohérence. Pour à disposition du bien ou du service au moment opportun, la date de démarrage de chacun des processus de passation de passation de marché de ce plan doit tenir compte des délais prescrits ainsi que des aléas récurrents du système mis en place. Le plan de passation de marché est publié pour besoin de transparence.

6.6.3. La préparation des dossiers d’appel d’offres

Pour chaque marché à passer, le spécialiste en passation des marchés prépare le dossier d’appel d’offres en fonction du type de marché. Le contenu de ce dossier est présenté de manière détaillée dans les directives en la matière. Les dossiers d’appel d’offres doivent être rédigés de façon à permettre et à susciter la concurrence internationale. Ils doivent décrire clairement et précisément les travaux à réaliser et leur emplacement, les biens à fournir et leur lieu de livraison ou d’installation, les délais d’exécution ou de livraison, les



normes minimales de performance, les conditions d’entretien et de garantie technique, ainsi que toutes autres conditions et modalités nécessaires. Les dossiers d’appel d’offres préciseront si nécessaire, les essais, les normes et les méthodes qui serviront à déterminer si le matériel livré ou les travaux exécutés sont conformes aux spécifications. Les plans doivent être compatibles avec le texte des spécifications, et les dossiers préciseront l’ordre de priorité entre plans et spécifications en cas de conflit. Le dossier d’appel d’offres doit indiquer tous les facteurs qui, outre le prix, seront considérés lors de l’évaluation des offres et préciser comment ces facteurs seront quantifiés ou évalués. Si les candidats sont autorisés à présenter des variantes pour les plans, les matériaux, les délais d’achèvement, les conditions de paiement, etc. Le dossier doit indiquer expressément les conditions auxquelles ces variantes seront recevables et leur méthode d’évaluation.

6.6.4. La passation du marché

La passation de marché elle-même se fait par étapes successives présentées de manière détaillée ci-dessous. L’UGP assure la responsabilité de la passation des marchés en couvrant chacune de ces étapes. La publication de l’appel d’offres : tous les marchés sont passés par appel à la concurrence, il est essentiel d’annoncer en temps opportun la possibilité de soumissionner. Le projet fait publier dans Development Business online (UNDB online) et sur le site internet public de la Banque, un Avis Général de Passation de Marchés. Cet Avis Général de Passation doit donner des informations sur l’Emprunteur (ou l’Emprunteur éventuel) et indiquer le montant et l’objet du prêt, l’objet des marchés correspondant au Plan de Passation des marchés, ainsi que le nom, le numéro de téléphone ou de télécopie et les adresse(s) des organisme(s) de l’Emprunteur responsable(s) de la passation des marchés, de même que l’adresse du portail électronique ou du site internet d’usage courant et d'accès national et international libre et gratuit où seront affichés les avis particuliers de passation des marchés en question. L’avis doit aussi mentionner, si elle est connue, la date à laquelle les dossiers de pré-qualification ou d’appel d’offres seront disponibles. Les dossiers de pré-qualification ou d’appel d’offres, selon le cas, ne doivent pas être mis à la disposition du public avant la date de la publication de l’Avis. Chaque marché doit donner lieu à la publication d’un avis particulier de pré-qualification ou d’appel d’offres, selon le cas, qui sera inséré au moins dans un journal de diffusion nationale du pays de l’Emprunteur ou dans le Journal Officiel, ou sur un portail électronique ou un site internet d’usage courant et d’accès national et international libre et gratuit, en langue anglaise, française ou espagnole, ou au choix de l'Emprunteur dans une langue nationale telle que définie dans le paragraphe les directives. Ces avis doivent en outre être publiés dans UNDB online. Les avis seront publiés suffisamment en avance pour que les entreprises intéressées aient le temps de se procurer le dossier de pré-qualification ou d’appel d’offres, et de préparer leur demande de pré-qualification ou leur offre. La Banque se chargera de la publication simultanée sur son site internet public de tous les Avis particuliers de passation des marchés préparés et transmis par les Emprunteurs.



La mise à disposition ou vente des documents d’appel d’offres : la mise à disposition des documents d’appel d’offres consiste à transmettre ou à remettre ou soumissionnaires, les documents devant leur permettre de préparer leurs offres. Cette transmission est faite soit par courrier avec accusé de réception ou décharge soit par voie électronique avec accusé de réception. Ces documents d’appel d’offres peuvent être également vendus aux soumissionnaires, le prix de vente dans ce cas doit couvrir les frais engagés pour leur élaboration sans recherche de profit. La demande d’éclaircissements et réponses : suite à la mise à disposition ou vente des documents d’appel d’offres, les soumissionnaires peuvent avoir besoin des éclaircissements sur certains aspects de ces documents afin de mieux préparer leurs offres. Il est conseillé que ces demandes soient faites par écrit et dans un délai précis avant la date de dépôt des offres. Pour besoin de transparence et de respect de l’égalité entre les soumissionnaires, la réponse fournie à chacune des demande reçue doit être transmise à tous les autres soumissionnaires. L’ouverture des plis en séance publique : les offres sont reçues sous plis fermés au jour, à l’heure et lieu indiqués dans les documents d’appel d’offres. Les plis sont ouverts au jour, à l’heure et au lieu indiqués dans les documents d’appel d’offres en séance publique en présence des soumissionnaires ou de leurs représentants. Toutes les communications au cours de la séance d’ouverture des plis est faite à haute voix. Une feuille de présence signée par toutes les personnes présentes est établie. Un procès-verbal d’ouverture est dressé à l’issue de la séance signé par les membres du bureau constitué à cet effet dont notamment le Président, le rapporteur et les autres membres. L’évaluation des offres et attribution provisoire de marchés ou proposition d’attribution des marchés : une commission d’évaluation des offres est constituée à l’issue de la séance publique d’ouverture des plis. Cette commission dispose d’un délai pour analyser et évaluer les offres suivant les critères définis dans les documents d’appel d’offres. Suite à son travail, cette commission classe les offres par ordre de mérite suivant les notes attribuées à chacune des offres. Elle fait une proposition d’attribution du marché à l’UGP. C’est sur la base de cette proposition que l’UGP attribue provisoirement le marché au candidat jugé meilleur en l’invitant à la négociation du marché. La publication de l’attribution des marchés y compris le délai d’attente : le marché est définitivement attribué à l’issue des négociations. Il est important de souligner qu’en cas d’échec des négociations avec le premier attributaire potentiel, le projet engage les négociations avec second. En cas d’échec total des négociations, le marché est annulé et le processus devra redémarrer. Les négociations satisfaisantes, la signature du contrat et les formalités administratives en découlant marquent l’attribution définitive du marché qui est suivie de la publication. Le marché doit être attribué sur la période de validité des offres.



6.6.5. Formalités d’exécution des marchés

La notification du marché (pour les marchés de fournitures et services courants) : après attribution du marché, l’attributaire est officiellement notifié. Il s’agit d’une correspondance par laquelle l’UGP informe de manière officielle, l’attributaire du marché et l’invite à réaliser son contrat. Cette notification comporte l’objet du marché, les références du contrat, la durée et la période des travaux, le lieu d’exécution des travaux, les facilités administratives accordées dans le cadre du contrat, etc.

6.6.5.1.Les formalités de démarrage pour les marchés de travaux

L’attributaire du marché doit accomplir les formalités de démarrage, notamment les formalités d’enregistrement du contrat, la production des garanties, etc. Pour les marchés de travaux et les marchés à responsabilité unique, le marché doit demander la constitution d’une garantie d’un montant suffisant pour protéger le projet au cas où l’entrepreneur manquerait à ses obligations contractuelles. Les modalités et le montant de la garantie d’exécution doivent être adéquats, tels que spécifiés dans le dossier d’appel d’offres. Le montant de la garantie peut varier et est déterminé en fonction de la nature de la garantie fournie et de la nature et de l’importance des travaux ou des ouvrages. Une fraction de cette garantie de bonne exécution (dite garantie de bonne fin) restera valable durant la période de garantie technique ou d’entretien jusqu’à la réception définitive. À la place de cette garantie de bonne fin, le marché de travaux peut prévoir une retenue de garantie, c’est-à-dire une retenue effectuée sur chaque acompte périodique et conservée jusqu’à la réception définitive. Les entrepreneurs peuvent être autorisés à remplacer cette retenue par une garantie bancaire équivalente après la réception provisoire.

6.6.5.2.Le versement de l’avance de démarrage et la fourniture de la garantie d’avance

Selon les marchés, le versement de l’avance de démarrage est automatique après signature du contrat, mais très souvent, il est soumis à la production d’une caution de garantie à produire par l’attributaire. Chacune des parties est tenue de remplir ses obligations en matière de l’avance de démarrage. Après accomplissement des formalités requises par l’attributaire du marché, l’UGP débloque et met à sa disposition le montant de l’avance de démarrage tel que prévu dans le contrat.

6.6.5.3.L’exécution des prestations suivant le calendrier contractuel

Sous la supervision de l’UGP ou du Maître d’Ouvrage délégué, le marché est réalisé par l’attributaire dans le respect des clauses du contrat et des délais impartis. L’UGP doit suivre le respect du calendrier arrêté avec l’attributaire du marché tout de long de l’exécution.



6.6.5.4.Les paiements pour les différentes phases ou décomptes périodiques pour les marchés de travaux

Suivant les modalités arrêtées dans le contrat, l’attributaire du marché soumettra ses décomptes au paiement. Après vérification et approbation par l’UGP, ces décomptes sont transmis à la CAA pour paiement. Les réceptions partielles ou définitives : pour chaque marché, l’UGP constitue une commission pour la réception partielle ou définitive des travaux, fournitures ou services. Cette commission apprécie la qualité des livraisons ou des réalisations, signe les procès-verbaux de réception et donne le quitus pour le paiement des factures et des décomptes. Aucun paiement ne doit être effectué sans existence de ce procès-verbal.

6.6.5.5.La clôture du marché La réception des travaux, des fournitures ou des services ne signifie pas la clôture du marché. Cette clôture n’intervient qu’après que toutes les obligations contractuelles aient été remplies par les parties contractantes qui doivent s’assurer que :

- les qualités techniques des livraisons prévues dans les documents contractuels sont respectées - un décompte définitif a été établi ; - tous les paiements ont été effectués ; - les cautions ont été libérées.

Ce n’est qu’après ces vérifications que le marché peut être clos.

6.6.5.6.L’évaluation des performances des titulaires des marchés

l’UGP, à l’issue de chaque marché devra évaluer les performances de chacun des attributaires afin de constituer par secteur d’activité, une liste des fournisseurs offrant des sécurités en matière d’exécution des contrats qui leurs sont attribués. Cette liste pourra être utile en situation d’attribution de marché par entente directe.



6.6.6. Exécution des marchés Une fois le contrat signé par les parties, l’UGP et le Spécialiste de Passation des Marchés sont chargés particulièrement de l’exécution des tâches suivantes :

- la notification de l’ordre de service de démarrage des prestations au Client dès que ce dernier a remis à l’UGP les exemplaires originaux des contrats dûment enregistrés conformément aux dispositions fiscales en vigueur ;

- la vérification de la validité du cautionnement de bonne exécution fourni par le Client ; - la mise à disposition du Client, s’agissant notamment des marchés des travaux, du site et des

documents techniques de travail ; - l’analyse en vue de leur validation des programmes et calendrier d’exécution des tâches ; - l’appréciation des contraintes ayant des incidents sur la qualité et la quantité des prestations

ainsi que l’ajustement des délais d’exécution ; - l’organisation et la participation aux réunions de suivi de l’exécution du marché ; - l’appréciation de la qualité des sous-traitants, le cas échéant ; - l’évaluation des pénalités de retard ou des intérêts moratoires ; - l’émission des ordres de service nécessaires à la bonne exécution du marché ; - l’examen des incidences pouvant justifier une suspension des prestations ou une résiliation du

marché, - le suivi des essais en usine notamment dans le cadre de la fabrication des biens, objets de

marché de fournitures ; - le décompte des délais d’exécution, en vue de leur approchement, le montant venu avec les

montants facturés ; - l’appréciation des clauses d’éventuels avenants aux contrats.

6.6.7. Réception des biens et services Chaque marché doit faire l’objet d’un contrôle de réalisation physique et de la conformité avec la facturation induite. Il est généralement recommandé de constituer une commission chargée de l’évaluation et de la réception des prestations.

6.6.8. Composition des Commissions de Réception A l’instar des sous-commissions d’analyse des offres, les commissions de réception seront constituées des responsables de l’UGP. Il s’agit notamment de :

- Le représentant du Ministère de Tutelle ; - Le représentant du Ministère des Marchés Publics ; - Le responsable du service technique bénéficiaire des prestations.

Au cas où le suivi et / ou le contrôle de certaines prestations sont confiés à un organe tiers, il revient à cette structure, avec laquelle l’agence d’exécution a conclu un contrat de services, à organiser les différentes réceptions conformément aux clauses du marché.



Elle informe les membres de la commission de réception ci-dessus cités qui sont invités à y prendre part. Il revient également à l’UGP de moduler la composition des Commissions de Réception en fonction des types et de la complexité des marchés :

- Services de consultants ; - Fournitures ; - Travaux.

6.6.9. Réceptions proprement dites

Pour les réceptions de type « physique », la Commission de Réception peut prononcer une réception partielle ou totale, soit provisoire ou définitive.

- Pour les marchés de fournitures, notamment d’équipements sous garantie, il est recommandé d’appliquer le principe de la réception provisoire à la livraison, et d’une réception définitive après le délai de garantie.

- Pour les marchés de travaux, il est recommandé d’appliquer le principe de la réception provisoire à la fin du chantier, et d’une réception définitive après un délai d’un an.

Il est important de retenir que le principe des réceptions provisoires et définitives implique de retenir, lors de la réception provisoire, une part des sommes dues (généralement 10%), qui ne sera libérée qu’après la réception définitive. Un marché peut également faire l’objet de plusieurs réceptions partielles (cas des marchés de fournitures ou de travaux). Dans ces cas une réception totale est prononcée à la fin des livraisons (cas des fournitures) ou à la fin de chantier (cas des travaux) ; cette réception totale peut être provisoire, et il sera également organisé une réception totale définitive comme indiquée ci-dessus. La Commission de Réception doit produire un procès-verbal de réception (partielle, provisoire, totale, définitive, etc.) signée par tous les participants et auquel seront joints tous les documents permettant d’apprécier l’effectivité qualitative et quantitative des prestations, objet du marché concerné.

6.6.10. Suivi de la facturation des prestations

Au regard des éléments contenus dans les procès-verbaux de réceptions dûment signés par les membres de la Commission de Réception, le prestataire de services, fournisseur ou entrepreneur établit son mémoire de paiement.



A cette facture, doivent être joints tous les documents justificatifs des montants facturés. Le Spécialiste de Passation des Marchés et le Responsable Administratif et Financier apprécient les éléments contenus dans le mémoire de paiement, et le cas échéant, établissent le dossier de paiement à soumettre à la signature du Coordinateur.

(i) Frais de fonctionnement Divers rubriques de dépenses et d’autres coûts additionnels récurrents seront pris en charge par l’UGP sur la base du manuel de procédures administratives qui aura été revu et jugé acceptable par le bailleur de fonds. Pour des raisons d’efficacité, les fournitures de bureau seront acquises sur la base six à 12 mois de besoins selon un processus concurrentiel. En ce qui concerne les services d’entretien/réparation (véhicules, ordinateurs etc.…) l’UGP signera des contrats pour une durée définie. (ii) Frais Formations/Ateliers/Séminaires/Conférences.

Les ateliers, les formations, les participations aux séminaires et aux conférences, les voyages d’études seront menés sur la base des plannings annuels approuvés et identifiant le cadre général des formations et des activités similaires pour l’année en précisant la nature de la formation, du voyage d’étude, de l’atelier, le nombre de participants et le coût estimatif. (iii) Planification et suivi des marchés

Le plan de passation des marchés est dressé par le spécialiste en passation des marchés du projet et présenté au bailleur de fonds pour Avis en début de chaque exercice, annexé au budget. Ce plan est renouvelé chaque trimestre et envoyé au bailleur. Dans le cadre du suivi du Plan, le spécialiste en passation des marchés dresse la situation des marchés chaque mois assorti d’un plan d’action qui dégage les responsabilités de toutes les parties prenantes ainsi que les délais d’exécution. Le spécialiste en passation des marchés fait une large diffusion dudit plan d’action.

6.6.11. Classement et archivage des documents de passation de marchés

6.6.11.1. Principe et système de Codification

Tout marché passé au Projet doit comporter un numéro d’identification dont la structure se présente comme suit:

Type marché Numéro séquentiel Année de décision

MC = Consultants 1 à n

13 = exercice 2013 14 = exercice 2014 15 = exercice 2015

MF = Fournitures

MT = Travaux

A titre d’exemple, un premier marché de Fourniture décidé au courant de l’exercice 2014 sera identifié par le code suivant : MF/1/14. Tous les documents émis ultérieurement et se rapportant audit marché devront avoir le même système de numérotation.



6.6.11.2. Système de classement

Le classement et archivage des documents de passation de marchés au Projet est celui préconisé par le bailleur de fonds.

6.6.11.3. Principes du Système de Classement.

Le classement des documents de passation des marchés a des caractéristiques spécifiques.

- Le classement est basé sur les deux types de marchés qui existent au niveau du Projet (marchés des biens et services de consultants).

- Pour plus d’efficacité, diviser chaque type de marchés en deux sous-sections :

- Biens passés par Appel d’offres. - Biens passés par cotations. - Services de firmes de consultants. - Services de consultants individuels.

- Chaque marché doit être classé par lot ou activité séparément. - Tous les documents relatifs à chaque marché, lot ou activité depuis le lancement du processus

de sélection jusqu’à la gestion des marchés/contrats. - Chaque section, dossier, chemise, document doit être identifiable (étiquettes imprimées sur les

meubles, étiquettes apposées sur chemises cartonnées, boîtes et documents). - Une fiche de retrait doit être rempli chaque fois qu’on sort un document du système et mise à

la place de ce dernier jusqu’à la remise du document dans le classement.



N° de série Référence du

Contrat Source de

Financement

Réf. de la Demande de Retrait des

Fonds

Catégories de dépenses

Description du contrat

Montant du Contrat Références des Contrats et Renseignements sur la Procédure

de Passation des Marchés et la Gestion des Contrats

Prévisionnel Actuel Méthode de

passation/sélection

Type de revue (priori/à

posteriori) Attributaire

Nationalité de l'Attributaire

A SERVICE DE CONSULTANTS

1

2

3

4

5

B FOURNITURES

C TRAVAUX

Tableau de suivi des marchés passés - Détails des contrats



N° de série

Références des Contrats et Renseignements sur la Procédure de Passation des Marchés et la Gestion des contrats

Observations Date

d'invitation Date de signature

du contrat

Date de début

contractuel

Date de fin contractuel

Date de livraison

Date de réception

Date réception facture

Date transmission Demande de Paiement à la

C.A.A.

Date paiement

par la C.A.A

Montant payé par

l'IDA

Montant restant à payer par

l'IDA

Prestations terminées (Oui/non)

A

1

2

3

B

C

Tableau de suivi des marchés passés - Détails des contrats



Date ______

BON DE COMMANDE N° …………………….

Fournisseur :_________________________________

Demande d’achat n°_________________ du ___________________________

Date de Livraison: _____________________________ Délai de livraison__________

Références Désignations Quantité Prix Unitaire TOTAL

Important Le double de ce bon de Commande doit être retourné avec votre facture sous peine de rejet

Montant du Bon de commande

Le RAF Le Coordonnateur



VII. PROCEDURES DE GESTION FINANCIERE

CHAPITRE VII


7.1.Organisation de la gestion financière Il s’agit de décrire le cadre de réalisation des opérations financières du projet à travers de :

- Les fonds de crédit ou de don gérés par le bailleur ; - Les paiements à travers les comptes bancaires ; - l'organisation des caisses.

7.1.1. Généralités Les activités et le fonctionnement d’un projet sont financés par les principaux types de ressources suivants : fonds du bailleur (prêt ou don), fonds de contrepartie (Etat) et la contribution des bénéficiaires dans certains cas spécifiques. Les mécanismes liés à chacune de ces sources de financement sont propres à chaque projet. La ligne de crédit ou de don mise en place par le bailleur ou l’Etat est consommée sur présentation des besoins exprimés par le projet à travers la CAA qui sert d’interface entre les deux parties. L’accord de crédit indique de manière précise, la source de financement de chacune des activités du projet (Etat ou bailleur). Certains paiements du projet à ses fournisseurs sont faits directement par le bailleur et d’autres par le projet par prélèvement sur un compte ouvert localement et approvisionné par le bailleur par prélèvement sur la ligne de crédit. Les conditions de fonctionnement de ce compte sont précisées dans l’accord de financement. De même, la contribution de l’Etat est mobilisée dans un compte de contrepartie également géré par la CAA. Tous les paiements quels qu’ils soient, se font à travers la CAA qui doit, à la demande du projet, ouvrir des comptes appropriés pour domicilier les fonds par source de financement.

7.1.2. Organisation des comptes bancaires Il s’agit notamment des comptes bancaires :

- des fonds de contrepartie de l’Etat ; - des fonds du bailleur déposé dans une banque commerciale locale ;

Deux comptes de projet sont ouverts dans une banque commerciale par la CAA. L’un reçoit les fonds de contrepartie et l’autre les fonds du bailleur.

7.1.3. Mobilisation des ressources

7.1.4. Mobilisation des Fonds de crédit ou de don accordés par le bailleur Il s’agit ici de décrire les méthodes d’utilisation de la ligne de crédit mise en place par le bailleur de fonds pour le financement des activités du projet. Le fonds de crédit ou de don mis à la disposition du projet est mouvementé par le paiement direct, le remboursement des dépenses ou par engagement spécial.

Chapitre VII Procédures de Gestion Financière


7.1.4.1.Paiement direct

Il y a paiement direct lorsque le projet transmet au bailleur de fonds à travers la CAA, un ordre de paiement au profit de l’un de ses fournisseurs ou prestataires de service dans les conditions définies dans l’accord de financement. Dans ce cas, le projet constitue un dossier qu’il transmet à la CAA composé des éléments essentiels suivants :

- une demande de paiement direct ; - la non objection du bailleur de fonds pour l’engagement de la dépense ; - Deux exemplaires du contrat, de la Lettre commande ou du Bon de Commande dont un

original dûment enregistrés. Un exemplaire est transmis au bailleur de fonds et l’autre est conservé par la CAA pour exploitation et archivage;

- Trois exemplaires de la facture ou du décompte dont un original timbré; - L’ordre de service et/ou la notification du contrat ; - Le RIB du bénéficiaire ; - Les annexes prévues ou les garanties diverses.

Sur la base de ces éléments, la CAA finalise le dossier et le transmet au bailleur pour exécution.

7.1.4.2.Le remboursement des dépenses

Les dépenses supportées localement par prélèvement sur le compte local recevant les fonds du bailleur, font l’objet de demande de remboursement (reconstitution du compte) dans les conditions définies dans l’accord de financement. A cet effet, le projet transmet au bailleur à travers la CAA, une demande de remboursement constituée des éléments suivants :

- Une demande de remboursement ; - le relevé du compte pour les avances en sous-compte ou compte auxiliaire ; - Etat certifié des dépenses par catégorie, chaque dépense devant être répertoriée sur le

relevé bancaire; - Tableau récapitulatif des dépenses par catégorie accompagné des pièces comptables

originales (bons de commande, factures timbrées et liquidées…); - un état de rapprochement du compte bancaire.

7.1.4.3.Engagement spécial

Ce procédé permet de faire payer les fournisseurs pour les biens et services importés au moyen d’une "lettre de crédit" exigeant des garanties de retrait de fonds. Cette méthode est généralement utilisée pour l’importation des biens à l’étranger. Dans ce cas, le Projet fait recours à une banque commerciale aux fins d’émettre une lettre de crédit pour couvrir les acquisitions. Cette banque commerciale n’acceptera pas de régler le fournisseur étranger si elle n’est pas elle-même couverte, d’où la garantie du bailleur de fonds de couvrir l’opération après dénouement. A cet effet, le bailleur de fonds prendra l’engagement de rembourser la banque commerciale directement lors du dénouement de l’opération.

Chapitre VIIProcédures de Gestion Financière


7.1.5. Mobilisation des fonds de contrepartie

Le Gouvernement inscrira chaque année dans son budget durant toute la période d’exécution du Projet, le montant de sa contribution nécessaire pour la réalisation des activités du projet relevant de sa contribution. A cet effet, sur la base du PTBA, l’UGP soumettra au MINEPAT ou au Ministère de tutelle au début de chaque exercice, une demande de fonds de contrepartie pour la partie de ses activités de la période concernée relevant de la contribution de l’Etat. Le MINEPAT ou le Ministère de tutelle à son tour émet et transmet au MINFI pour exécution, un ordre de paiement du montant correspondant auquel il joint la demande du projet. Ladite demande de fonds comprend entre autres :

- un extrait de l’accord de financement indiquant la contribution de l’Etat ; - le PTBA de l’exercice concerné ; - l’état d’utilisation des fonds initialement reçus ; - le relevé d’identité bancaire du projet.

Ce compte est par la suite réapprovisionné en cas de besoin à la demande du MINEPAT ou du Ministère de tutelle.

7.1.6. Décaissements et justifications de l’utilisation des fonds

7.1.7. Décaissements Toutes les dépenses du Projet seront réglées à partir des comptes bancaires et accessoirement en espèces. L’UGP devra s’assurer que tous les décaissements sont exécutés conformément aux procédures prescrites dans le manuel de procédures du projet. Elle aura l’entière responsabilité de la présentation des états financiers annuels. Les pièces justificatives, concernant les marchés passés dans le cadre du Projet, doivent être regroupées et classées de manière appropriée par l’UGP. Les pièces seront classées par types de marché (véhicules, matériel et mobilier, fournitures, travaux et consultants) et par méthodes de sélection (AOI, AON, CF) et incluront toutes les pièces nécessaires à la justification des choix effectués. Les pièces justificatives devront être accessibles pour toute la durée du Projet aux missions périodiques de supervision des bailleurs, aux auditeurs externes et à l'audit interne des comptes pour révision.

D’une manière générale les décaissements effectués par le projet respectent le cadre des dépenses autorisées telles que décrites dans le document d’évaluation du projet et les accords de financement.

Pour besoin de traçabilité, tous les paiements sont faits soit par chèque soit par virement. L’utilisation des espèces étant l’exception dûment approuvée dans l’accord de financement.



Ainsi, le projet établit et transmet à la CAA pour exécution une demande de paiement à laquelle sont joints les éléments suivants :

- la non objection (si existante) du bailleur de fonds pour l’engagement de la dépense ; - deux exemplaires du contrat, de la Lettre commande ou du Bon de Commande dont un

original dûment enregistrés ; - trois exemplaires de la facture ou du décompte dont un original timbré; - l’ordre de service et/ou la notification du contrat ; - le RIB du bénéficiaire ; - les annexes prévues ou les garanties diverses.

7.1.8. Justification de l’utilisation des fonds Les ressources du projet quelle que soit leur nature, doivent être utilisées uniquement pour le financement des activités du projet. Chaque utilisation de fonds doit être supportée par des pièces justificatives dont les principales sont :

- la facture du fournisseur ou du prestataire de service ; - le contrat, la lettre commande ou le bon de commande dûment enregistré ; - le bon de livraison ou de réception approuvé par les représentants du projet et le

fournisseur ou le prestataire de service Tout décaissement effectué à l’absence de l’un de ces trois documents est nul et de nul effet. La justification de l’utilisation des ressources du projet doit respecter cette règle fondamentale.

7.1.8.1.Mise à disposition pour une avance de fond

Il y a mise à disposition lorsque pour une activité spécifique (organisation d’un atelier par exemple), le projet décaisse de manière prévisionnelle des fonds au profit d’un organisme ou d’un responsable clairement identifié sous réserve de production des pièces justificatives des dépenses à l’issue de l’activité. Dans ce cas, les conditions de déblocage de fonds sont les suivantes :

- activité planifiée et inscrite dans le PTBA ; - budget de l’activité clairement établi et approuvé par le bailleur de fonds ; - contrat passé avec l’organisme si tel est le cas dûment enregistré ; - gestionnaire des fonds clairement identifié.

Dans les trois jours suivants la réalisation de l’activité, le gestionnaire des fonds doit produire un état récapitulatif des utilisations de fonds auquel sont jointes toutes les pièces justificatives des dépenses. Toute dépense non justifiée ou inéligible est imputable au gestionnaire de fonds. Au cas où le gestionnaire est fonctionnaire, le ministère de tutelle sera saisi et en cas de non réaction positive, la dépense sera considérée par le bailleur comme non éligible avec toutes les conséquences qui pourront s’en suivre.



7.1.9. Gestion de la trésorerie

La gestion de la trésorerie du projet concerne le suivi et le contrôle des ressources du projet dont notamment la ligne de crédit ou le don et les comptes bancaires.

7.1.10. Contrôle des dépenses du projet

Ces contrôles consistent à s’assurer avant la mise en paiement des dépenses et avant la demande de réapprovisionnement du compte bancaire local que :

- les dépenses en causes sont effectivement éligibles au projet ; - chacune d’elle est affectée dans la composante et la catégorie appropriée ; - elles se rapportent aux marchés passés conformément aux règles et procédures en

vigueur ; - elles correspondent aux travaux, biens et services effectivement réalisés ou fournis ; - les quantités et prix unitaires sont conformes et les calculs sont corrects ; - les pièces justificatives sont complètes, conformes et à jour ; - elles sont revêtues des signatures autorisées.

7.1.11. Suivi et contrôle des comptes

Le suivi et le contrôle de ces comptes doivent permettre d’obtenir des informations financières et comptables fiables, complètes et à temps. Ces informations sont destinées à informer les tiers sur la situation comptable et financière.

A cet effet, l’UGP doit s’assurer mensuellement que : - Tous les prélèvements (décaissements) de la ligne de crédit ou du don sont enregistrés

au débit du compte couvert à cet effet ; - Son solde (en devises) correspond au solde du compte tenu dans ses livres ; - Aucune dépense n’a été émise au titre d’une catégorie épuisée et/ou s’il n’y a pas la

nécessité de demander une révision des catégories par rapport à l’affectation initiale ; - Aucun décaissement n’a été demandé au titre d’un contrat entièrement payé et/ou s’il

n’y a pas nécessité de demander la révision de la valeur d’un contrat ; - Tous les éléments de l’actif et du passif du projet ont été enregistrés dans les comptes

appropriés et pour les montants exacts.

Le projet a par ailleurs la responsabilité de contrôler l’exactitude et la conformité des opérations passées dans les comptes bancaires quelle que soit l’origine des fonds. A cette fin, il doit :

- conserver un double de toutes les pièces comptables dont les originaux ont été transmis à la CAA pour paiement ;

- recevoir sinon réclamer mensuellement à la CAA les relevés du compte de crédit ou du don et de tous les comptes bancaires ainsi que l’ensemble des pièces justificatives des écritures initiées dans les comptes par la banque (tickets d’agios, avis de débit, avis de crédit, etc.) ;

- procéder au rapprochement de soldes



7.1.12. Rapprochement des comptes de trésorerie

Afin de s’assurer de la cohérence et de la conformité des opérations du projet avec le bailleur de fonds et les banques commerciales, un rapprochement des comptes de trésorerie est nécessaire à la fin de chaque mois dès réception des extraits d’opérations des différents partenaires.

Ainsi, le solde du compte de crédit ou de don tenu par le bailleur sera rapproché à celui tenu par le projet. De même, le solde de chacun des comptes bancaires recevant localement les fonds, sera rapproché à celui indiqué sur l’extrait du compte concerné.

7.2.Gestion des relations avec la CAA

7.2.1. Rôle de la CAA dans la conduite des opérations du projet Créée en 1985 par décret du Président de la République du Cameroun, la CAA, établissement public dont les activités ont un caractère essentiellement financier et statistique, a pour principales missions statutaires, la gestion de la dette et le financement des projets sur fonds d’emprunts. Elle joue l’interface entre les projets initiés par le gouvernement avec l’appui des bailleurs. C’est dont elle qui gère les fonds d’emprunt du gouvernement en général et en particulier ceux destinés au financement des projets de développement. De manière plus précise, elle doit dans le cadre du projet et à la demande de l’UGP :

- Ouvrir les comptes bancaires devant recevoir les fonds du projet (fonds du bailleur et fonds de contrepartie)

- Gérer ces comptes bancaires tout au long de la vie du projet par l’émission des ordres de reconstitution de fonds adressés aux bailleurs et des ordres de paiement en faveur des fournisseurs et prestataires du projet ;

- Ordonner à travers les demandes de paiement, les prélèvements sur le compte bancaire ouvert pour le financement des activités du projet (Compté désigné ou Compte Spécial etc..).

De par ses attributions, la CAA est l’un des maillons essentiels dans la chaîne de mise en œuvre du projet.

7.2.2. Identification du projet par la CAA Dès la signature de l’accord de financement d’un projet dont les fonds doivent être gérés par la CAA, celle-ci doit recevoir en même temps que la demande d’ouverture des comptes bancaires, un exemplaire de l’accord de financement. Elle doit :

Chapitre VIIProcédures De Gestion Financière



- Attribuer un numéro identifiant unique au projet en question ; - Informer le projet afin qu’il puisse porter ce numéro identifiant unique sur tous les

documents qui lui sont destinés ; - Définir avec l’UGP le cadre de numérotation par type de documents à lui transmettre en

associant au numéro identifiant unique, d’autres éléments d’identification précise du document ;

- Introduire dans le système de traitement, le nouveau projet caractérisé par son identifiant unique.

Autres documents à fournir par le projet à la CAA :

- La décision de création de l’UGP ; - La décision de nomination ou de recrutement du personnel clé de l’UGP ; - La description du projet en spécifiant (Localisation, Objet du Projet, Secteur

économique, date de début, date de fin, bailleur, etc.) ; - Toutes les conventions liées au financement du projet ; - Une demande d'ouverture d’un Compte bancaire pour chacune des conventions ; - Les Personnes habilitées à engager le projet ainsi que les spécimens de signature et les

fonctions des personnes concernées dans le projet ; - Les personnes mandatées et habilitées pour récupérer les chèques à la CAA lorsqu'ils

sont certifiés ainsi que celles qui devront retirer les relevés bancaires pour le compte du Projet

En retour, la CAA devra remettre au projet :

- Un numéro d'identifiant unique du projet ; - un numéro d'identifiant de chacune des conventions, ce numéro devra intégrer le

numéro d’identifiant unique du projet ; - un relevé d’identité bancaire par convention codifiée ; - une procuration pour le personnel mandaté par le projet.

Toute demande de demande paiement du projet adressée à la CAA doit préciser :

- Son Numéro d'identifiant unique; - Le numéro de la Convention concernée ; - La catégorie de dépense ; - Le compte bancaire à débiter ; - le mode de paiement (Virement, transfert, MAD, Cheque) ; - le montant de l'opération ; - le relevé d’identité bancaire du Bénéficiaire ; - Un bordereau récapitulatif des pièces justificatives en annexe de la demande pour

besoin de vérification (Facture, PV, attestions du compte etc...)

Le projet est responsable en cas de transmission de documents faux ou non conformes à la CAA.



En cas de conformité de la demande, la CAA l’honore et informe le projet par une lettre d'information. De même, en cas de non-conformité de la demande de paiement le projet est tenu informé par une lettre d'information de la CAA.

7.2.3. Ouverture et gestion des comptes dans des banques locales

7.2.3.1.Ouverture et approvisionnement des comptes bancaires

L’UGP adresse à la CAA, une demande d’ouverture des comptes dans les banques locales dont le nombre varie en fonction du nombre de bailleur et des exigences spécifiques liées à la mise en œuvre du projet. En général, un ou plusieurs comptes bancaires doivent être ouverts : l’un pour recevoir les fonds du bailleur et l’autre pour recevoir les fonds de contrepartie. Ces comptes sont approvisionnés suivant les méthodes de mobilisation des ressources décrites ci-dessus.

7.2.3.2.Les paiements sur comptes bancaires

Les paiements sont faits sur ordre de la CAA sur la base des demandes émises par le projet. Les principales demandes traitées par la CAA sont présentées ci-dessous.

a) Demande de Paiement des salaires

La demande de paiement du premier salaire est constituée des éléments suivants : - la lettre de demande sur papier à entête du projet comportant : le bailleur de fonds

concerné, le no, du projet et l'adresse du projet, la date, le numéro de référence de la demande, l'objet de la demande, le code budgétaire, le numéro et l'intitulé du compte à débiter , le nom et prénoms du bénéficiaire, sa fonction, le numéro de la facture et le détail du paiement (montant TTC, montant à régler sur fonds du bailleur, la TVA, l'IR et le montant net à payer au bénéficiaire), le RIB (relevé d'identité bancaire) du bénéficiaire, la signature du coordonnateur et le cachet du projet ;

- la facture timbrée du personnel concerné comportant : le nom, prénoms et fonction, le numéro de la carte de contribuable, le lieu et la date d'établissement de la facture, le numéro de la facture, le nom et l'adresse du débiteur (le projet), la période de facturation concernée, les références du contrat de travail, les conditions de paiement, le mode de paiement et le RIB, le détail du paiement (Montant HT, l'IR, la TVA, le net à payer, le montant TTC) et la signature ;

- l'attestation de présence effective établie sur papier à entête du projet et signée par le Coordonnateur. L'attestation de présence effective du Coordonnateur est signée par le Ministre de tutelle ou son représentant ;

- la non objection du bailleur de fonds ; - un exemplaire du contrat liant le salarié au projet signé par les parties et dûment

enregistré.



La demande de paiement des salaires suivants comporte tous les documents ci-dessus à l'exception de l'exemplaire du contrat dont les éléments caractéristiques sont introduits dans le système dès le premier salaire.

b) Demandes de paiement dans le cadre d’un marché de prestation de services

Le paiement intégral relatif à un marché comporte les étapes suivantes : paiement de l’avance de démarrage, paiement partiel ou final.

La demande de paiement de la facture d'avance de démarrage d'une prestation de services est constituée des éléments suivants :

- la lettre de demande sur papier à entête du projet comportant : le bailleur de fonds concerné, le nom du et l'adresse du projet, la date, le numéro de référence de la demande, l'objet de la dépense, le code budgétaire, la catégorie de la dépense, le numéro et l'intitulé du compte à débiter , le nom et prénoms ou raison sociale du bénéficiaire, le numéro de la facture et le détail du paiement (montant TTC, montant à régler sur fonds du bailleur, la TVA, l'IR et le montant net à payer au bénéficiaire), le RIB (relevé d'identité bancaire) du bénéficiaire, la signature du coordonnateur et le cachet du projet;

- la facture timbrée du prestataire de services comportant : le nom, prénoms ou raison sociale du prestataire, le numéro de la carte de contribuable, le lieu et la date d'établissement de la facture, le numéro de la facture, le nom et l'adresse du débiteur (le projet), la tranche de facturation concernée, les références du contrat de service, les conditions de paiement, le mode de paiement et le RIB, le détail du paiement (Montant HT, l'IR, la TVA, le net à payer, le montant TTC) et la signature ;

- la caution de garantie suivant les termes du contrat de services ; - le dossier administratif comportant : la copie de la patente, la copie du registre de

commerce, la copie de la carte de contribuable ; - la non objection du bailleur ; - un exemplaire du contrat de services liant le prestataire au projet visé selon le cas par le

Ministère des Marchés Publics, signé par les deux parties et dûment enregistré.

Les éléments caractéristiques du contrat et du dossier administratif sont introduits dans le système dès le premier traitement par la CAA.

La demande de paiement d'une facture partielle ou finale d'une prestation de services est constituée des éléments suivants :





- la facture timbrée et liquidée du prestataire de services comportant : le nom, prénoms

ou raison sociale du prestataire, le numéro de la carte de contribuable, le lieu et la date d'établissement de la facture, le numéro de la facture, le nom et l'adresse du débiteur (le projet), la tranche de facturation concernée, les références du contrat de service, les conditions de paiement, le mode de paiement et le RIB, le détail du paiement (Montant HT, l'IR, la TVA, le net à payer, le montant TTC) et la signature ;

- le procès-verbal de réception des services réalisés ou tout autre document en tenant lieu.

c) Demande de paiement des factures de livraison des fournitures ou matériels acquis

La demande de paiement de la facture de livraison des fournitures ou matériels est constituée des éléments suivants :


- la facture timbrée du fournisseur comportant : le nom, prénoms ou raison sociale du fournisseur, le numéro de la carte de contribuable, le lieu et la date d'établissement de la facture, le numéro de la facture, le nom et l'adresse du débiteur (le projet), les références (du marché, du bon de commande ou de la lettre commande), les conditions de paiement, le mode de paiement et le RIB, le détail du paiement (le montant HT, l'IR, la TVA, le net à payer, le montant TTC) et la signature ;

- la caution de garantie suivant les termes du contrat ; - le dossier administratif comportant : la copie de la patente, la copie du registre de

commerce, la copie de la carte de contribuable ; - la non objection du bailleur de fonds ; - un exemplaire du marché/bon de commande/lettre commande liant le fournisseur au

projet visé selon le cas par le Ministère des Marchés Publics, signé par les deux parties et dûment enregistré

- le procès-verbal/bon de réception de réception ou tout autre document en tenant lieu.

d) Demande de paiement des travaux

Dans le cadre des travaux, on distingue : le paiement de l’avance de démarrage et le paiement des décomptes.



La demande de paiement de la facture d'avance de démarrage des travaux est constituée des éléments suivants :

- la lettre de demande sur papier à entête du projet comportant : le bailleur de fonds concerné, le nom du et l'adresse du projet, la date, le numéro de référence de la demande, l'objet de la dépense, le code budgétaire, la catégorie de la dépense, le numéro et l'intitulé du compte à débiter , le nom et prénoms ou raison sociale du bénéficiaire, le numéro de la facture et le détail du paiement (montant TTC, montant à régler sur fonds du bailleur, la TVA, l'IR et le montant net à payer au bénéficiaire), le RIB (relevé d'identité bancaire) du bénéficiaire, la signature du coordonnateur et le cachet du projet ;

- la facture timbrée du prestataire de services comportant : le nom, prénoms ou raison sociale du prestataire, le numéro de la carte de contribuable, le lieu et la date d'établissement de la facture, le numéro de la facture, le nom et l'adresse du débiteur (le projet), la tranche de facturation concernée, les références du contrat de service, les conditions de paiement, le mode de paiement et le RIB, le détail du paiement (Montant HT, l'IR, la TVA, le net à payer, le montant TTC) et la signature ;

- la caution de garantie suivant les termes du contrat de travaux ; - le dossier administratif comportant : la copie de la patente, la copie du registre de

commerce, la copie de la carte de contribuable ; - la non objection du bailleur de fonds ; - un exemplaire du contrat de services liant le prestataire au projet visé par le Ministère

des Marchés Publics, signé par les deux parties et dûment enregistré.

Les éléments caractéristiques du contrat et du dossier administratif sont introduits dans le système dès le premier traitement par la CAA.

La demande de paiement d'un décompte de travaux est constituée des éléments suivants : - la lettre de demande sur papier à entête du projet comportant : le bailleur de fonds

concerné, le nom du et l'adresse du projet, la date, le numéro de référence de la demande, l'objet de la dépense, le code budgétaire, la catégorie de la dépense, le numéro et l'intitulé du compte à débiter , le nom et prénoms ou raison sociale du bénéficiaire, le numéro de la facture et le détail du paiement (montant TTC, montant à régler sur fonds du bailleur, la TVA, l'IR et le montant net à payer au bénéficiaire), le RIB (relevé d'identité bancaire) du bénéficiaire, la signature du coordonnateur et le cachet du projet;

- le décompte timbré et liquidé du prestataire de travaux comportant : le nom, prénoms ou raison sociale du prestataire, le numéro de la carte de contribuable, le lieu et la date d'établissement de la facture, le numéro de la facture, le nom et l'adresse du débiteur (le projet), la tranche de facturation concernée, les références du contrat de service, les conditions de paiement, le mode de paiement et le RIB, le détail du paiement (Montant HT, l'IR, la TVA, le net à payer, le montant TTC) et la signature ;

- le procès-verbal de réception des travaux réalisés ou tout autre document en tenant lieu.



e) Demande de paiement des frais de mission

La demande de paiement des frais de mission doit comprendre les éléments suivants : - la lettre de demande sur papier à entête du projet comportant : le bailleur de fonds

concerné, le nom du et l'adresse du projet, la date, le numéro de référence de la demande, l'objet de la dépense, le code budgétaire, la catégorie de la dépense, le numéro et l'intitulé du compte à débiter , le nom et prénoms du bénéficiaire, le montant à payer et son décompte (intitulé de chaque dépense à engager, l'unité, la quantité, le taux unitaire, le montant), le RIB (relevé d'identité bancaire) du bénéficiaire, la signature du coordonnateur et le cachet du projet ;

- l'ordre de mission dûment signé et approuvé par l'autorité compétente si nécessaire ; - la non objection du bailleur de fonds si nécessaire.

f) Demande de paiement des frais d'atelier

La demande de paiement des frais d'atelier doit comprendre les éléments suivants : - la lettre de demande sur papier à entête du projet comportant : le bailleur de fonds

concerné, le nom du et l'adresse du projet, la date, le numéro de référence de la demande, l'objet de la dépense, le code budgétaire, la catégorie de la dépense, le numéro et l'intitulé du compte à débiter , le nom et prénoms du bénéficiaire, le montant à payer et le budget de l'atelier, le RIB (relevé d'identité bancaire) du bénéficiaire si paiement par virement, la signature du coordonnateur et le cachet du projet ;

- l'approbation de l'atelier par l'autorité compétente si nécessaire ; - la non objection du bailleur de fonds si nécessaire.

7.2.4. Contrôle des dépenses par la CAA

Avant émission de l’ordre de paiement, la CAA s’assure que : - la dépense est éligible et figure sur la PTBA de la période considérée ; - la demande comporte toutes les pièces justificatives ainsi que les autres documents et

informations utiles ; - la régularité et la conformité du dossier soumis.

Toute dépense inéligible est rejetée.

7.2.5. Suivi des comptes bancaires

Les mouvements sur les comptes bancaires sont initiés par la CAA à la demande de l’UGP. Les comptes étant ouverts au nom du projet, c’est l’UGP qui assure le suivi en procédant au rapprochement bancaire en fin de mois. A cet effet, la CAA donne procuration à l’UGP pour le retrait des extraits de compte à la banque en fin de mois.

Les anomalies et erreurs de la banque décelées lors du rapprochement de soldes sont transmises à la CAA pour réclamation.



7.2.5.1.Processus d’établissement d’une demande de paiement


01 02

03 04

05 06 0 7 08

09 10

11

12

13

14

15

16

17

A l’échéance de paiement d’une facture Le comptable - déclasse ladite facture et s’assure qu’elle est effectivement échue ; - rassemble tous les documents relatifs à cette facture tels que indiqués dans la check-list ci-dessus ; - renseigne le formulaire de demande de paiement en double exemplaire ; - y joint les pièces justificatives (Cf. check-list) et transmet la liasse au RAF Le RAF - reçoit la demande de paiement ainsi que les pièces justificatives ; - vérifie la conformité et la régularité des documents ; - s’assure que le montant à payer est correct et y appose son visa; - transmet la liasse immédiatement au Coordonnateur National. Le Coordonnateur National - apprécie la demande en fonction des documents justificatifs ; - signe la demande et vise les pièces justificatives ou en cas de nécessité, obtient du RAF des compléments de justificatifs avant signature; - retourne la liasse de document après signature au RAF pour transmission à la CAA. Le RAF - apprécie la demande signée et transmet la liasse à l’assistante pour préparation du bordereau de transmission L'assistante - renseigne le registre de transmission et remet l’ensemble au chauffeur pour dépôt à la CAA ; Le Chauffeur - dépose la demande à la CAA et fait visé le second exemplaire ainsi que le registre de transmission pour décharge ; - au retour à l’UGP, remet le registre et l’exemplaire de la demande avec décharge à l’assistante. L’assistante - prend une copie de la demande déchargée par la CAA et classe dans son registre courrier sorti - transmet l’original au comptable pour comptabilisation et classement.

NB : Le processus est identique pour une DRF et une demande de paiement direct, les pièces justificatives diffèrent selon les types de demande.



La CAA dispose d’un délai de cinq (05) jours pour traiter toute demande de paiement reçue du projet. Dans ce délai, elle doit soit honorer la demande, soit la retourner pour complément d’information.

La CAA produira des chiffres Trimestriels sur le niveau de décaissement de chaque projet. En conséquence, chaque projet devra se doter du TOM²PRO et s’appuyer sur ce manuel comme cadre Général.

7.2.6. Principaux documents échangés entre le projet, la CAA et le bailleur de fonds

7.2.6.1.UGP adresse à la CAA les principaux éléments suivants

- Accord de financement ; - demande d’ouverture de projet ; - demande d’ouverture de compte ; - demande de paiement (DP, DRF, DPD) ; - demande d’extrait de compte.

7.2.6.2.CAA adresse au bailleur les principaux documents suivants concernant le projet

- demande de paiement (DRF, DPD) ; - demande d’extrait d’opérations.

7.2.6.3.Le bailleur envoie à la CAA les principaux documents suivants

- les extraits des opérations du projet ; - toute correspondance relative à la situation des fonds du projet.

Les formulaires de liaison du projet avec la CAA sont présentés ci-dessous. Ceux liant la CAA aux bailleurs sont fournis par chaque bailleur à la CAA.



FORMULAIRE DE DEMANDE D’OUVERTURE DE PROJET ET DE COMPTE A LA CAA

[INFORMATIONS GENERALES]

MINISTERE DE TUTELLE: I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__ I__I__I__I__I__I__I__ I__I

SECTEURD’ACTIVITE: ……………………………………………………………………………….

OBJECTIF DU PROJET: …………………………………………………………………………………..

DENOMINATION DU PROJET: I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I

DATE: I__I__I__I__I__I__I__I__I

ABREVIATION: I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I

[PERSONNES HABILETES]

N° Nom & Prénom Fonction Spécimen de signature

Contact

1

2

[INFORMATIONS FINANCIERES] (A remplir pour ouverture de compte)

Origine des fonds :

Compte désigné pour le bailleur

Compte pour les fonds de contrepartie

Opérations :

Monnaie locale

Devises

Signataire

P.J.

Copie de la convention d’accord de fonds (bailleur) ; Aide-mémoire de dépense (Fonds de contrepartie) ; Tout autre document indiqué dans le manuel de procédures.

NB. Personnes habilitées (1) A signer les DP à envoyer à la CAA (2) A prendre le relevé de compte



DEMANDE DE PAIEMENT [Facture & Autres]


Code projet: I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I

Nom du projet: ……………………………………………………………………………………………

N° Demande: I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I Date: I__I__I__I__I__I__I__I__I

Objet: I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I

[INFORMATIONS FINANCIERES]

N° Convention: I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I

Nom du bailleur: …………………………………………………………………………………………

Catégorie: I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I

N° du compte du projet domicilié à la CAA à débiter:

I__I__I__I__I__I I__I__I__I__I__I I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I I__I__I Code banque Code agence Numéro de compte Clé RIB

Mode de paiement :

MAD Virement Transfert Chèque

[INFORMATIONS SUR LE BENEFICIAIRE SI PAIEMENT UNIQUE]

Type : Personne physique Personne morale

Nom complet : …………………………………………………………………………………………….

N° Compte: I__I__I__I__I__I I__I__I__I__I__I I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I I__I__I Code banque Code agence Numéro de compte Clé RIB

Pièce d’identité : CNI/Passeport: I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I Date.: I__I__I__I__I__I__I__I__I__I

RCCM: I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I



[INFORMATIONS BENEFICIAIRES SI PAIEMENT MULTIPLE]

BENEFICIARE Pièce d’identité Banque N° Compte Montant

[PERSONNE N’A CONTACTÉ DANS LE PROJET]

Nom & Prénom : ………………………………………………………………………………………….

Fonction : …………………………………………………………………………………………………..

Contact : Tél :…………………………………Mail………………………………………………………...

Signataire

Attachement (CHEKLIST)

N° Désignation du document Observations

1 Lettre de commande

2 Factures

3 Caution de garantie

4 Registre de commerce (RCCM)

5 Carte de contribuable

6 Carte d’identité nationale

7 Non objection

8 PV de réception

9 Bon de commande

10 Ordre de service

11 Relevé d’identité bancaire (RIB)

12 Etat des salaires



13 Etat certifié des dépenses

14 Tableau récapitulatif des dépenses

15 Ordre de mission

16 Approbation atelier

17 Contrat

18 Etc….



DEMANDE DE PAIEMENT [Salaries& Perdiems]


Code projet: I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I

Nom du projet: ……………………………………………………………………………………………

N° Demande: I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I Date: I__I__I__I__I__I__I__I__I

Objet: I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I

[INFORMATIONS FINANCIERES]

N° Convention: I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I

Nom du bailleur: …………………………………………………………………………………………

Catégorie: I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I

N° de compte du projet domicilié à la CAA à débiter:

I__I__I__I__I__I I__I__I__I__I__I I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I I__I__I Code banque Code agence Numéro de compte Clé RIB

Mode de paiement :

MAD Virement Transfert Chèque

[INFORMATIONS BENEFICIAIRES]

Nom et Prénom Pièce d’identité Banque N° Compte Montant

[PERSONNES A CONTACTER DANS LE PROJET]

Nom & Prénom : ………………………………………………………………………………………….

Fonction : …………………………………………………………………………………………………..

Contact : Tél :…………………………………Mail………………………………………………………...

Signataire



FORMULAIRE DE PROCURATION A AGIR AU NOM DU PROJET A LA CAA


MINISTERE DE TUTELLE: I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__ I__I__I__I__I__I__I__ I__I

SECTEURD’ACTIVITE: ……………………………………………………………………………….

OBJECTIF DU PROJET: …………………………………………………………………………………..

DENOMINATION DU PROJET: I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I

DATE: I__I__I__I__I__I__I__I__I

ABREVIATION: I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I

PROCURATION DONNEE A :

N° Nom & Prénom Fonction Spécimen de signature Contact

1

2

POUR Retrait des extraits bancaires :

Compte désigné pour le bailleur

Compte pour les fonds de contrepartie

Autres opérations :

Signataire

P.J.

Copie de la convention d’accord de fonds (bailleur) ; Copie désignation personne responsable à engager le projet ; Tout autre document indiqué dans le manuel de procédures.



VIII. PROCEDURES COMPTABLES

CHAPITRE VIII


8.1.Organisation comptable

8.1.1. Configuration comptable

La comptabilité du Projet est tenue par l’UGP sous la responsabilité du RAF. Le Service Comptable de l’UGP est responsable de la tenue des comptes relatifs aux opérations du projet

Cette responsabilité implique : - l’imputation des pièces comptables ; - L’enregistrement des pièces comptables après imputation ; - la tenue des livres comptables ; - la production et la diffusion des états financiers ; - l’exécution des contrôles comptables ; - le classement des documents et pièces comptables.

La comptabilité du Projet sera tenue dans un système de gestion intégrée. Pour ce faire, un logiciel de gestion intégrée de la comptabilité des projets en License multi-sites avec la version consolidation est conseillé.

8.1.2. Système comptable

Le système retenu est celui d’une comptabilité d’engagements permettant de constater les créances et les dettes dès leur naissance. Le système comptable du Projet devrait être basé sur l’utilisation d’un programme informatique doté de modules intégrés et comprenant :

- la comptabilité générale ; - La comptabilité analytique et budgétaire ; - La gestion des immobilisations ; - La gestion des marchés ; - La gestion du personnel ; - La comptabilité financière.

L’organisation comptable est centralisée au niveau du site de l’UCP (siège). Les unités et entités d’exécution ne tiendront pas de comptabilité.

La comptabilité du projet sera tenue selon le système comptable OHADA auquel des adaptations ont été apportées pour le rendre conforme à la comptabilité de projet non générateur de revenus. 8.2.Règles comptables

8.2.1. Concept d’image fidèle

Les comptes annuels doivent être sincères et réguliers afin de donner une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et des activités du projet.

Chapitre VIIIProcédures Comptables


8.2.1.1. Sincérité

Les comptes doivent refléter la réalité du fonctionnement du Projet. Par conséquent, ils seront établis de bonne foi, sans intention, de tromper le lecteur des états financiers.

8.2.1.2.Régularité

La comptabilité du Projet sera tenue en conformité avec les dispositions réglementaires et en particulier :

- L’accord de crédit ; - Les normes Comptables.

8.2.2. Principes comptables

Les principes comptables retenus sont les suivants :

8.2.2.1.Continuité du projet

Les états financiers du Projet sont établis en supposant que les activités se poursuivront normalement sans intention de les stopper ou de les réduire de manière significative sur la durée contractuelle.

Le Projet qui est en fait un programme a une durée de cinq (5) ans éventuellement renouvelable.

8.2.2.2.Permanence des méthodes comptables

Les états financiers seront établis d'un exercice à l'autre sans changement ni dans l’application des principes comptables initialement adoptés, ni dans les modes d'évaluation retenues.

8.2.2.3.Principe du coût historique

Les biens acquis à titre onéreux sont comptabilisés à leur coût d'acquisition à leur date d’entrée dans le patrimoine du projet.

8.2.2.4.Principe de prudence

Les comptes seront tenus dans le respect des règles suivantes : - Réalité et sincérité des pièces comptables ; - Soutien de chaque inscription comptable par une documentation acceptable ; - Correcte évaluation des différentes rubriques des états financiers.

Chapitre VIII Procédures Comptables


8.2.2.5.Principe d’importance relative

D’après ce principe, les états financiers doivent révéler toutes les opérations dont l’importance peut affecter les évaluations et les décisions. L’état annexé doit comporter toutes les informations d’importance significative.

8.2.2.6.Principe de non compensation

Aucune compensation ne peut être opérée entre les postes d’actif et du passif du bilan ou entre les postes de charges et de produits.

8.2.2.7.Principe de bonne information

Ce principe correspond à l’idée de ‘sincérité objective’ proche des notions anglo-saxonnes de ‘fairness’, de ‘relevant’ et de ‘reliability’. Il souligne l’importance des informations qui doivent figurer dans l’état annexé dont, en particulier, la description des méthodes utilisées qui dérogeraient au droit commun. 8.3.Pièces et documents comptables

8.3.1. Pièces comptables

Les pièces comptables sont les supports de base destinés à soutenir juridiquement les transactions effectuées par le Projet. Elles sont constituées : les contrats signés avec d'autres partenaires ; les bordereaux de versement à la banque ; les extraits de compte bancaire ; les justificatifs de dépenses en numéraires ; les justificatifs des paiements des honoraires ; les factures d’honoraires ; les factures fournisseurs ; les doubles de DRF ou de DPD ; les états d’inventaire.

Pour besoin de traçabilité, les imputations sont faites directement sur les pièces comptables avant saisie et classement. Ainsi, la pièce comptable qui est le soutient juridique portera toutes les indications nécessaires au suivi du traitement conforme de l’information.

Le classement, se fait selon le mode chronologique inversé, la pièce la plus ancienne au fonds du classeur, et la plus récente en surface. Les documents sont séparés par des intercalaires permettant le regroupement mensuel des pièces.



Toute pièce justificative de dépense doit faire l’objet de contrôle de réalité, de sincérité, et de conformité avant comptabilisation puis paiement. Sans être exhaustif, ces contrôles porteront sur :

- l’existence d’un contrat ou d’une commande ; - la conformité de la pièce au contrat ou au bon de commande ; - la vérification que la livraison est faite ou que le service est rendu ; - le contrôle arithmétique de la pièce ; - la vérification de la prévision budgétaire ; - le contrôle de l’éligibilité de la dépense.

Le RAF doit s’assurer que les contrôles ci-dessus ont été exercés par le comptable, faute de quoi il prend l’initiative de lui faire retourner les documents. Les factures reçues des fournisseurs font l’objet d’une numérotation interne en continue. Les originaux sont classés dans le dossier individuel du fournisseur. Une copie est classée comme pièce justificative dans le classeur des pièces comptables d’achat, la deuxième copie sert de support à la justification de la DRF émise.

Après imputation par le comptable (qui marque son visa), le RAF se charge de vérifier que l’imputation respecte les règles de l’art et appose son visa, pour approuver l’imputation faite par le comptable.

Lors du contrôle de l’imputation, le RAF devra veiller à ce que les points suivants ont été remplis : (N° auxiliaire, Code activité, Poste budgétaire, Code financier et catégorie, Débit, Crédit).

8.3.2. Journaux comptables

Les journaux comptables retracent les écritures enregistrées. Chacune de celles-ci doit comporter :

- la date de l'opération ; - les numéros des comptes utilisés ; - le numéro de pièce comptable ; - un libellé explicatif ; - les imputations budgétaire, analytique, financière et géographique (unité ou

entité d’exécution) ; - le montant inscrit au débit ou au crédit.

8.3.2.1.Journal des achats

Il reçoit les opérations relatives à la constatation des dépenses de fonctionnement ou d’investissement.

Les principales factures remises par les fournisseurs portent sur les acquisitions suivantes : Achats de fournitures, de tickets de carburant ; Achats d'immobilisations ;



Dépenses de fonctionnement telles que loyers, téléphone, électricité, assurance, entretien, fournitures diverses.

8.3.2.2.Journal des opérations diverses

Il enregistre les écritures correctives ainsi que les opérations spécifiques.

8.3.2.3.Journal de banque

Il répertorie par compte bancaire, toutes les opérations financières passées par la banque pour le compte du projet.

Il distingue d’une part, les décaissements tels que les paiements faits par l’UGP en règlement des factures fournisseurs, les frais de mission, les frais financiers ou les frais de gestion prélevés par la banque. Il enregistre également les encaissements tels que ceux en provenance des bailleurs, les produits financiers etc.

Il est ouvert un journal de banque par compte bancaire

8.3.2.4.Journal de demandes de paiement

Il est chargé de répertorier toutes les demandes de paiement établies par la coordination et transmise à la CAA dans le cadre du projet.

Il permettra de détecter les demandes de paiement déjà approuvées par la CAA et les demandes de paiement en attente d’approbation.

8.3.3. Les livres comptables Les livres comptables à tenir par la coordination du Projet sont essentiellement les livres comptables obligatoires. La tenue de livres particuliers peut être demandée par le bailleur de fonds.

Les livres dont la tenue est rendue obligatoire par le droit comptable sont :

- le livre - journal, dans lequel sont inscrits chronologiquement les mouvements enregistrés en comptabilité ;

- le grand - livre, constitué par l’ensemble des comptes ouverts, où sont reportés simultanément au journal, compte par compte les différents mouvements de la période ;

- le livre d’inventaire, sur lequel sont transcrits le Bilan et les opérations d’inventaire ;

- la balance générale des comptes, état récapitulatif faisant apparaître, à la clôture d’une période, pour chaque compte, le solde d’ouverture (débiteur ou créditeur), le cumul des mouvements débit et des mouvements crédit de la période et le solde de clôture (débiteur ou créditeur) à la datte considérée.



8.4.Planning des travaux comptables

La comptabilité du Projet est tenue en temps réel, de manière à disposer instantanément des informations nécessaires à la prise de décision.

8.4.1. Travaux quotidiens

Ils consisteront pour l’essentiel à la gestion et au suivi de la trésorerie du projet, le suivi du compte désigné, du suivi des achats et des prestations de services.

Ces travaux sont pour l’essentiel effectués par le comptable, sous la supervision du RAF et consistent :

- à l’Imputation des transactions bancaires (chèques, ordres de virement, bordereaux de versements, avis de débit et crédit, remises des chèques) ;

- au Contrôle des imputations ; - à la Saisie des transactions bancaires.

Ces travaux donnent lieu à la production des documents suivant :

- Position journalière de trésorerie bancaire ; - Etat journalier de chèques reçus.

Au niveau des achats - Imputation des factures ; - Contrôle des imputations ; - Saisie des factures.

Ces travaux donnent lieu à la mise à jour de la situation des engagements liquidés.

8.4.2. Production des éléments du tableau de bord mensuel

Les éléments du tableau de bord en relation avec la comptabilité dont la production mensuelle est obligatoire sont les suivants :

Grand livre, balances générale et auxiliaire ; Situation de trésorerie (banques et caisse) ; Etat mensuel des DRF et DPD ; Etat mensuel de l’exécution budgétaire ; Etat des engagements de dépenses.



Soit M la fin d’un mois d’activité. Le planning d’exécution des travaux à conduire est le suivant :

TRAVAUX MENSUELS PAR DELAI (J)

- Edition des grands livres, journaux balances - Etats de rapprochement des banques - Ecritures d’ajustement - Edition des documents mensuels (Demande de Retrait des

Fonds) et présentation au Coordonnateur du projet - Elaboration des documents de synthèse des DRF, DPD…. - Examen par le Coordonnateur du projet et transmission aux

partenaires.

Raf & Compta Raf & Compta Raf & Compta Raf & Compta Raf & Compta UCP

M+3 M+5 M+7 M+8 M+10 M+11

Le RAF est tenu au respect du planning ci-dessus afin de satisfaire les exigences du bailleur de fonds.

Le Coordonnateur du projet est informé de toute difficulté d’exécution. En cas de nécessité, celui-ci prendra des décisions appropriées pour que ce calendrier soit respecté.

Les principaux travaux mensuels sont résumés ci-dessous.

8.4.2.1.Trésorerie : Suivi du Compte désigné et des fonds de contrepartie

Ces tâches seront effectuées par le comptable et supervisées par le RAF.

- Collecte des relevés et avis d’opérations bancaires ; - Comptabilisation des frais bancaires ; - Edition des journaux de banques et rapprochement avec la comptabilité générale - Contrôle des saisies du mois ; - Etablissement des états de rapprochement bancaire et analyse ; - Vérification de la cohérence du solde du compte de crédit, rapprochement avec le solde

annoncé par la Banque Mondiale ; - Comptabilisation des éventuelles écritures de régularisation ; - Edition des journaux de banque définitifs et contrôle de la cohérence avec la

comptabilité générale ; - Vérification du classement des pièces et documents de banque (relevés de banque, avis

de crédit et de débit, ordres de virement) ; - Suivi des opérations de trésorerie non dénouées (opérations de virement en attente,

chèques ou documents réceptionnés mais non transmis).

8.4.2.2.Ces travaux donnent lieu à la production des documents suivants :

- Position de trésorerie bancaire ; - Situation des flux de trésorerie de la période ; - Encaissements ; - Décaissements ;



- Flux nets ; - Suivi des réalisations de la trésorerie ; - Actualisation du budget de trésorerie ; - Etat de suivi des chèques reçus.

8.4.2.3.Achats

Effectué par le comptable et supervisé par le RAF :

- Edition du journal d’achats ; - Contrôle de la saisie ; - Rapprochement des documents informatiques pour cohérence ; - Justification des soldes fournisseurs et analyse ; - Classement des pièces justificatives ; - Vérification du correct classement des pièces justificatives.

Ces travaux donnent lieu à la production des documents suivants : - Balance fournisseurs ; - Etat des engagements liquidés.

8.4.2.4.Stocks

Il consiste à :

- Inventaire des stocks ; - Saisie de Bon d’entrée et Bon de sortie ; - Mise à jour des fiches de stocks ;

Ces travaux donnent lieu à la production des documents suivants :

- Etat des entrées en stocks ; - Etat des sorties de stock ; - Etat de rapprochement comptabilité / gestion des stocks.

8.4.2.5.Financement Bailleur de fonds

Il est effectué par le RAF et comprend :

- Etablissement de l’état de reconstitution du compte désigné du projet ; - Collecte des relevés mensuels des décaissements du bailleur de fonds ; - Edition du journal des demandes de retrait de fonds et rapprochement avec la

comptabilité générale ; - Edition du journal des demandes de paiement direct et rapprochement avec la

comptabilité générale ; - Justification du solde des comptes du suivi des demandes de retrait de fonds et de

paiement direct (compte d’actif et de passif) et rapprochement avec le registre de suivi des demandes de retrait des fonds ;

- Justification du solde des comptes du crédit et contrôle de la cohérence du solde avec les informations figurant sur les relevés mensuels des décaissements du bailleur de fonds ;

- Comptabilisation des éventuelles écritures de régularisation.

Chapitre VIIIProcédures De Gestion Financière



Ces travaux donnent lieu à la production de documents suivants :

- Etat de reconstitution de compte désigné ; - Synthèse mensuelle des décaissements ; - Synthèse mensuelle des demandes de paiement direct et de leur suivi ; - Synthèse mensuelle des demandes de retrait de fonds et de leur suivi.

8.4.2.6.Paiement des honoraires de consultants

Cette tâche est effectuée par le RAF, assisté du comptable. Elle consiste en :

- Préparation des éléments de paie des consultants ; - Saisie de ces éléments ; - Préparation des demandes de paiement à envoyer à la CAA ; - Préparation de la fiche récapitulative mensuelle ; - Centralisation ; - Saisie des écritures comptables ; - Classement des doubles des justificatifs de paiement ; - Saisie des écritures comptables de centralisation ; - Edition du journal de paiement des honoraires ; - Rapprochement entre ce journal et la comptabilité générale.


- Etat des honoraires ; - Justificatif de paie des honoraires ; - Etat des retenues sur honoraires ; - Etat des avances et des acomptes sur honoraires.

8.4.2.7. Immobilisations

Les activités relatives au suivi des immobilisations incombent au RAF et consiste entre autres en :

- Mise à jour des états d’immobilisations après nouvelles acquisitions - Etablissement ou édition des fiches d’immobilisations relatives aux acquisitions du

mois et rapprochement avec les pièces justificatives.


Etat détaillé des immobilisations après rapprochement entre Grand Livre /Fiches/Listing.



8.4.2.8.Travaux de synthèse

Ces tâches sont du ressort du RAF et consistent-en : - Edition de la balance générale ; - Edition du Grand Livre général (à titre exceptionnel) ; - Edition des documents de synthèse (bilan, grand livre, compte de résultat, tableau

emplois-ressources, état récapitulatif, rapprochement bancaire, annexes) ; - Edition des états de reporting ; - Edition des états de suivi analytique ; - Edition des états de trésorerie ; - Edition des états de suivi budgétaire ; - Comparaison des réalisations de la période avec le budget et explication des écarts ; - Les rapports de suivi financier (RSF).

Les principes qui gouvernent les rapports de suivi financier (RSF) sont les suivants :

Ces rapports doivent contenir des informations utiles pour l’Etat tout en fournissant bailleur de fonds ou à tout autre bailleur de fonds des indications suffisantes pour déterminer :

- Si les fonds décaissés servent aux fins pour lesquelles, ils ont été fournis ; - Si l’exécution du projet est en bonne voie, et ; - Si les coûts budgétaires ne seront pas dépassés.

Les données financières doivent être liées aux renseignements concernant l’avancement physique des activités et la passation des marchés pour permettre de vérifier la cohérence entre l’évolution de la situation financière et les progrès au plan physique. Le suivi des dépenses par rapport au déroulement des opérations est un élément clé pour s’assurer de la maîtrise financière de projet. Le RSF comprend :

Un rapport financier ; Un rapport sur l’avancement physique des activités ; Un rapport sur la passation des marchés.

La périodicité de présentation des rapports de suivi financier au bailleur de fonds est de trois (03) mois. Par ailleurs, les RSF doivent être soumis au bailleur dans un délai de quarante-cinq (45) jours suivant la fin du trimestre.

8.4.3. Planning d’arrête des comptes annuels

Soit N la date de clôture des comptes annuels, celle-ci correspondant au 31 Décembre,

Le planning d’arrêter des comptes de fin d’exercice du Projet est le suivant :





Travaux mensuels par DELAI (J)

- Inventaire de caisse, des immobilisations, et des stocks

- Rapprochements entre inventaires et inscriptions

Comptables

- Etats de rapprochement bancaire, situation des DRF &

DPD

- Edition du récapitulatif annuel des honoraires de

consultants

- Edition et analyse des grand-livre, balances

- Ecritures d’inventaires et de régularisation. Production des

grand- livres et balances analysés

- Examen des documents par le Coordonnateur du projet et

la préparation des éléments de son rapport

- Production des états de synthèse et éléments définitifs du

tableau de bord.

- Transmission des états de synthèse au Coordonnateur du

Projet

- Transmission des documents à l’auditeur. Rapport

financier et rapport de synthèse

- Rapport des auditeurs

Raf & Compta

Raf & Compta

Raf & Compta

Raf & Compta

Raf & Compta

Raf & Compta

UGP

Raf & Compta

Raf & Compta

UGP

Auditeur

N

N+5

N+20

N+25

N+35

N+40

N+45

N+60

N+65

N+80

N+150

Les travaux annuels consistent pour l’essentiel aux travaux de fin d’exercice et consistent-en :

8.4.3.1.Travaux d’inventaires

Ces travaux sont de la responsabilité du RAF et il peut être assisté de toute personne utile. Ils concernent entre autres :

- Inventaires physiques (Bons de carburant, Fournitures, Immobilisations et autres biens du projet) en présence de l’auditeur externe ;

- Inventaires des engagements non liquidés auprès de fournisseurs. Ces travaux donnent lieu à la production des documents suivants :

- Situation de trésorerie ; - Etat d’inventaire des bons de carburant ; - Etat d’inventaire des immobilisations ; - Etat d’inventaires des fournitures ; - Etat des engagements non liquidés.



8.4.3.2.Etat de suivi des paiements d’honoraires de consultants

Ces travaux sont effectués par le RAF, et ils donnent lieu à la production des documents suivants :

- Edition de l’état récapitulatif annuel des honoraires par consultant ; - Edition de l’état récapitulatif annuel des retenues d’impôts et des charges sociales sur

honoraires.

8.4.3.3.Travaux de suivi des immobilisations

Ces travaux sont de la responsabilité du RAF, et ils donnent lieu à :

- Inventaire physique des immobilisations du projet ; - Edition des tableaux des immobilisations et rapprochement avec les pièces justificatives

et la comptabilité générale ; - Edition du tableau de la balance de contrôle Comptabilité Générale / Etat des

immobilisations (Module de gestion comptable des immobilisations) / Fichier des immobilisations (Gestion physique des immobilisations) ;

- Présenter les plans comptables analytique et budgétaire spécifiques envisagés dans le cadre du projet.

8.4.3.4.Etablissement des états comptables et financiers

Les états comptables et financiers suivants doivent être produits par la Cellule de coordination du projet :

- Etat des DRFs ; - Rapport de suivi financier annuel avec un délai de quarante-cinq (45) jours à compter

de la fin de l’exercice ; - Etats financiers : Chaque fin d’année ; - Rapport d’audits : Chaque année avec un délai de six (06) mois suivant la clôture de

l’exercice.

Contenu du rapport de suivi financier (RSF)

Le rapport de suivi financier doit contenir les informations suivantes :

L’introduction ; L’examen de l’état d’avancement du projet ; Le tableau des recettes et des paiements par source de financement en distinguant la

partie concernant la période du rapport et la partie cumulée ; Le tableau des emplois des fonds du projet par activités avec un comparatif entre le

prévisionnel et le réalisé, le tableau des recettes et des paiements pourra servir en appui ; Le rapport sur l’avancement des activités en comparant l’avancement physique au taux

d’utilisation des fonds budgétaires ; Le rapport sur la passation des marchés en ressortant les points significatifs.



8.5.Méthodes de comptabilisation

Les opérations sont enregistrées chronologiquement et sans retard de manière à disposer de données comptables actualisées en temps réel.

La performance de l’organisation comptable est mesurée à partir des critères suivants : - Exhaustivité : toutes les opérations font l’objet d’un enregistrement comptable ; - Réalité : tout enregistrement est justifié par une opération ; - Exactitude : il n’y a pas d’erreur dans la comptabilisation des montants ; - Bonne période : chaque opération est enregistrée dans la période à laquelle elle

se rattache.

8.6.Modèle de cadre comptable Le cadre comptable ci-après est conforme au plan SYSCOHADA: - Les deux premiers chiffres permettent une subdivision plus fine par nature selon le plan comptable

OHADA. - Du troisième au sixième chiffre permet une subdivision plus fine par nature selon le plan comptable

OHADA. Comptes de bilan

Classe 1 Classe 2 Classe 3 Classe 4 Classe 5 COMPTES DE RESSOURCES DURABLES

COMPTES D’ACTIF IMMOBILISE

COMPTES DES STOCKS COMPTES DES TIERS COMPTES DE TRESORERIE

10 Capital 20 charges Immobilisées 40 Fournisseurs et comptes rattachés

50 Titres de Placement

11 Réserves 21 Immobilisations incorporelles

31 Marchandises 41 Clients et comptes rattachés

51 Valeurs à Encaisser

12 Report à nouveau 22 Terrains 32 Matières Premières et Fournitures Liées

42 Personnels 52 Banques

13 Résultat de l’exercice 23 Bâtiments, installations techniques et agencements

33 Autres approvisionnements

43 Organismes sociaux 53 Établissements financiers et assimilés

14 Subvention d’investissement

24 Matériel 34 Produits en cours 44 État et Collectivités Publiques

54 Instruments de trésorerie

15 Provisions réglementées et Fonds assimilés

25 Avances acomptes versés sur immobilisations

35 Services en cours 45 Organismes internationaux

16 Emprunts et Dettes assimilées

26 Titres de participation 36 Produits finis 46 Associés et Groupes 56 Banques Crédits de trésorerie et d’escompte

17 Dettes de crédit-bail et Contrats assimilés

27 Autres immobilisations financières

37 Produits intermédiaires résiduels

47 Débiteurs et Créditeurs divers

57 Caisse

18 Dettes liées à des participations et Comptes de liaison des établissements et sociétés en participation

28 Amortissements 38 Stocks en cours de route, en consignation ou en dépôt

48 Créances et dettes hors activités ordinaires

58 Régies d’avance, Accréditifs et Virements internes

19 Provisions financières pour risques et charges

29 Provisions pour dépréciation des immobilisations

39 Provisions pour dépréciation des stocks

49 Provisions pour dépréciation et risques provisionnées vis-à-vis des tiers

59 Provisions pour dépréciation et risques provisionnées vis-à-vis de la trésorerie



Comptes de gestion Comptes

Des engagements hors bilan Comptes de la comptabilité

analytique de gestion Classe 6 Classe 7 Classe 8 Classe 8 Classe 9 Classe 9 COMPTES DE CHARGES DES ACTIVITES ORDINAIRES

COMPTES DE PRODUITS DES ACTIVITES ORDINAIRES

COMPTES DE CHARGES HORS ACTIVITES ORDINAIRES

COMPTES DE PRODUITS HORS ACTIVITES ORDINAIRES

COMPTES DES ENGAGEMENTS HORS BILAN

COMPTES DELA COMPTA. ANALYTIQUE DE GESTION

60 Achats et variation de stock

70 Ventes

90 Engagements obtenus et Engagements accordés

61 Transports 71 Subventions

d’exploitation

81 Valeurs comptables des cessions d’immo-bilisations

91 Contreparties des

Engagements

62 Services extérieurs A

72 Production immobilisée

82 Produits des cessions d’immobilisation

92 comptes réfléchis

63 Services extérieurs B

73 Variations de stocks de biens et services produits

83 Charges hors activités ordinaires

93 Comptes de

reclassements

64 Impôts et Taxes 84 Produits hors

activités ordinaires

94 Comptes de coûts

65 Autres Charges 75 Autres produits 85 Dotations hors


95 Comptes de stock

66 Charges de personnel

86 Reprises hors


96 Comptes d’écarts

sur coûts préétablis

67 Frais financiers et charges assimilées

77 Revenus financiers et assimilés

87 Participations des travailleurs

97 Comptes de différences de traitement comptable

68 Dotations aux Amortissements

78 Transferts de charges

88 Subventions

d’équilibre

98 Comptes de résultats

69 Dotations aux Provisions

79 Reprises de Provisions

89 Impôts sur le résultat

99 Comptes de

liaison internes

8.7.Modèle de schémas comptables

Les écritures types relatifs :

- A la mobilisation de l’avance initiale ;

- A la mobilisation de la contribution des bénéficiaires ;

- A la mobilisation des ressources des DRFs ;

- A la gestion comptable des paiements directs ;

- A la gestion comptable des impôts (TVA +IR) financés par les fonds de contrepartie par compensation ;

- A la comptabilisation des dépenses de fonctionnement ;

- A la comptabilisation des salaires ;

- A la comptabilisation des missions et ateliers.



8.7.1. Mobilisation de l’avance initiale Dans chaque UEP, la mobilisation de l’avance initiale est constatée par les écritures suivantes :

A l’émission de la DRF d’avance initiale :

Compte Libellé Débit Crédit

458100XX IDA - DRF avance initiale XXXXXXX

471000XX CAA- avance initiale à encaisser XXXXXXX

Suivant envoie DRF avance initiale

A la réception des fonds sur le compte désigné


521000XX IDA - Compte désigné XXXXXXX

102800xx IDA- avance initiale XXXXXXX

Suivant réception de crédit


471000XX CAA- avance initiale à encaisser XXXXXXX

458100XX IDA - DRF avance initiale XXXXXXX


8.7.2. Mobilisation des fonds de contrepartie en numéraire Les fonds de contrepartie sont soit numéraire, soit prise en compte par le biais des impôts, TVA et droits de douane.

Fonds de contrepartie en numéraire


521000XX État - Fonds de contrepartie reçus XXXXXXX

102800xx Contribution État - Fonds de contrepartie XXXXXXX




Fonds de contrepartie apurement TVA et droits de douane


444XXX Etat - TVA due XXXXXXX

102804XX Contribution état du Cameroun, TVA et droit de douane XXXXXXX

suivant réception de la compensation du MINFI

8.7.3. Les réapprovisionnements A l’émission de la DRF:


458101XX IDA - DRF avance à encaisser XXXXXXX

471001XX DRF à encaisser XXXXXXX

Suivant envoie DRF N°…………….

A la réception des fonds sur le compte désigné


521000XX IDA - Compte désigné XXXXXXX

102820xx IDA- réapprovisionnement XXXXXXX



471000XX IDA - DRF avance à encaisser XXXXXXX

458100XX DRF à encaisser XXXXXXX




8.7.4. Les paiements directs

A l’émission de la DPD:


2XXXXX Immobilisations XXXXXXX

6xxxxx Charges XXXXXXX

40XXXX Fournisseurs d'exploitation XXXXXXX

48XXXX Fournisseurs d'immobilisation XXXXXXX

Enregistrement de l'engagement


458102XX IDA - DPD à honorer XXXXXXX

471002XX DPD à honorer XXXXXXX

Suivant envoie DPD N°…………….

A la réception de la notification de paiement


40XXXX Fournisseurs d'exploitation XXXXXXX

48XXXX Fournisseurs d'immobilisation XXXXXXX

102801xx IDA- paiement direct XXXXXXX

Suivant réception avis de paiement du bailleur de fonds


471002XX DPD à honorer

XXXXXXX

458102XX IDA - DPD à honorer XXXXXXX

Suivant réception avis de paiement du bailleur de fonds



8.7.5. Comptabilisation des dépenses de fonctionnement

A l’enregistrement de l’engagement


2XXXXX Immobilisations XXXXXXX

6XXXXX Charges XXXXXXX

4XXXXXX Tiers XXXXXXX

Constatation de l'engagement

Constatation de l’imputation de l’impôt



44XXXXX Etat-TVA due XXXXXXX

44XXXXXX Etat - IR XXXXXXX

Suivant dossier du fournisseur ………….

Règlement du fournisseur



521XXXX Banque XXXXXXX

XXXXXXX

Paiement facture fournisseur ………….



8.7.6. Comptabilisation des charges du personnel

A la constations du salaire après traitement de la paie


661100XXX Salaire personnel du projet XX

661100XXX Complément salaire personnel détaché au projet XX

6413XXXXX Cotisation part patronale XXXX

644100XXX Cotisation Sociale part salariale XXXX

42xxxxxxx Rémunération du personnel XX

4472XXX Contribution Credit foncier du Cameroun XXX

4472XXX Contribution fonds national de l’emploi XXX

431100XX CNPS-Allocations familiales XXX

431100XX CNPS-Pension vieilesse XXX

431100XX CNPS-Accident de travail XXX

4472XXX Impot sur le revenu des personnes physique (IRRP) XXXX

4472XXX Centimes additionnels communaux XXXX

4472XXX Redevance audio visuelle XXXX

Constatation des salaires suivant etat de paie du mois de …………………….

Au moment du paiement des salaires


42XXXXXX personnel XXXXXXX

52XXXX Banque XXXXXXX

suivant OP émis-le …………………..



Liquidation des impôts et taxes sur salaires


4472XXX Contribution Crédit foncier du Cameroun XXX

4472XXX Contribution fonds national de l’emploi XXX

431100XX CNPS-Allocations familiales XXX

431100XX CNPS-Pension vieillesse XXX

431100XX CNPS-Accident de travail XXX

4472XXX Impôt sur le revenu des personnes physique (IRRP) XXX

4472XXX Centimes additionnels communaux XXX

4472XXX Redevance audio visuelle XXX

52XXXXXX Banque XXX

Suivant déclaration des impôts et taxes sur salaire du mois de …………….

8.7.7. Comptabilisation des avances sur mission et atelier Chaque avance faite au personnel est inscrite dans son compte et apurée au fur et à mesure de leur justification. Octroi de l’avance


42XXXXXX Personnel-avance pour ateliers ou mission XXXXXXX

52XXX/57XXX Banque ou caisse XXXXXXX

suivant OP émis-le …………………..

Apurement des avances suivant production des pièces justificatives


2XXXX/6XXX Missions / Atelier ………………. XXXXXXX

42XXXXXX Personnel-avance pour ateliers ou mission XXXXXXX

suivant vérification des pièces justificatives………..



8.8.Modèle de Plan analytique et de plan budgétaire

Le manuel propose un modèle de plan analytique et budgétaire adaptable selon les spécificités de chaque projet. Il faut signaler que les logiciels de gestion effectuent une ventilation automatique des données générales et analytiques dans les différents postes budgétaires. Les états de suivi peuvent être obtenus selon les clés suivantes :

- catégorie de dépenses ; - composante ; - sous-composante ; - activités et sous activités.

8.8.1. Classement des dépenses par catégorie d’après l’accord de prêt

CATEGORIE INTITULE

1 Biens, travaux, services autres que les services de consultation, consultants, formation, ateliers et coût opérationnels

2 Fonds de préparation du projet

8.8.2. Plan budgétaire par catégorie de dépenses

CODE / CATEGORIE ELEMENT

1 Mise en vigueur

1.1 Travaux

1.2 Biens et Equipements

1.3 Fournitures des services non consultants

1.4 Services de Consultants

1.5 Formation

1.6 Ateliers / Séminaires

1.7 Frais de fonctionnement

2 Fonds de Préparation du Projet (PPF)



8.8.3. Plan analytique par composante exemple type

CODE INTITULE

A Composante A : Accès aux ressources minérales et gouvernance des opérations minières

A.1 Sous-composante A.1 : Programme relatif à l’acquisition des données géologiques, au stockage et à la promotion

A.1.1 Activités 1: Étude de géophysique aérienne

A.1.2 Activités 2: Acquisition des données supplémentaires

A.1.3 Activités 3 : Interprétation des données

A.1.4 Activités 4 : Système de gestion des données géologiques

A.1.5 Activités 5 : Equipements

A.1.6 Activités 6 : Formation

A.1.7 Activités 7 : Promotion

A.2 Sous-composante A.2 : Gestion des droits miniers et des opérations minières

A.2.1 Activités 1: Cadre juridique et réglementaire de l'exploitation minière

A2.1.1 Tâches 1 : Recrutement d’experts en droit et règlements miniers

A2.1.2 Tâches 2 : Ateliers de consultation

A2.1.3 Tâches 3 : Assistance à la diffusion de l’information, des rapports et projets de texte juridique

A2.1.4 Tâches 4 : Formation

A.2.2 Activités 2: Cadastre minier

A2.2.1 Tâches 1 : Développement d’un système informatisé

A2.2.2 Tâches 2 : Equipements nécessaires et la formation

A2.2.3 Tâches 3 : Inventaire et la régularisation des permis et autorisations de l’activité minière artisanale et à petite échelle, ainsi que la sensibilisation et autres activités possibles

A.2.3 Activités 3: Renforcement des capacités de négociation

A2.3.1 Tâches 1 : Mise en place et/ou la consolidation d’une cellule permanente

A2.3.2 Tâches 2 : Formation

A.2.4 Activités 4: Suivi des opérations minières

A2.4.1 Tâches 1 : Création d’un Système informatisé de gestion de l’inspection des mines

A2.4.2 Tâches 2 : Programme de formation



CODE INTITULE

A2.4.3 Tâches 3 : Etudes de cadrage

A2.4.4 Tâches 4 : Fourniture d’équipements et la rénovation de bureaux inclut également la mise en place d’un système intranet

A.2.5 Activités 5: Gestion de l’exploitation minière sur le plan social et environnemental

A2.5.1 Tâches 1 : Réalisation d’une évaluation stratégique environnementale et sociale (ESES)

A2.5.2 Tâches 2 : Renforcement des capacités du MINEP et du MINIMIDT

A2.5.3 Tâches 3 : Formation et la dotation en matériel

A.3 Sous-composante A.3 : Transparence et redevabilité dans le secteur minier

A.3.1 Activités 1: Mécanismes de transparence et de certification pour le secteur minier

A3.1.1 Tâches 1 : Actions de sensibilisation

A3.1.2 Tâches 2 : Appui à la mise en œuvre de la feuille de route pour l’adhésion au processus de Kimberley

A.3.2 Activités 2: Plateforme de reddition des comptes

A3.2.1 Tâches 1 : Ateliers réguliers à Yaoundé et dans les structures minières déconcentrées

A3.2.2 Tâches 2 : Renforcement des capacités des communautés locales

A3.2.3 Tâches 3 : Information, la divulgation et la diffusion de documents sur le secteur minier et ses impacts dans les langues appropriées

B Composante B : Intégration de l’exploitation minière dans le développement local et régional

B.1 Sous-composante B.1 : Système de gestion dynamique des ressources minérales

B.1.1 Activités 1: Formation

B.1.2 Activités 2: Renforcement des capacités

B.1.3 Activités 3: Consultation

B.1.4 Activités 4: Possibles lignes directrices sur les meilleures pratiques nécessaires

B.2 Sous-composante B.2 : Coordination des intervenants

B.2.1 Activités 1: Activités de coordination entre les intervenants, y compris le Comité technique de suivi des recommandations du Forum sur la gestion intégrée des ressources forestières et minières (CTSF)

B.2.2 Activités 2: Etablissement d’un mécanisme de résolution des conflits entre les utilisations de terres concurrentes

B.3 Sous-composante B.3 : Liens locaux et régionaux

B.3.1 Activités 1: Formation, Sensibilisation et Renforcement des capacités des communautés riveraines des zones d’exploitation minière



CODE INTITULE

B.3.2 Activités 2: Appui aux autorités municipales dans la gestion des impacts liés à l’exploitation minière

B.3.3 Activités 3: Développement de plans novateurs pour mieux canaliser les retombées de l’exploitation minière vers les communautés (comme la création d’un fonds d’affectation spécial au niveau local et/ou régional)

B.3.4 Activités 4: Promotion des contenus locaux et des actions à caractère commercial par la formation et la publication des lignes directrices et autres documents pour les PME

B.4 Sous-composante B.4 : Cadre de développement des infrastructures minières

B.4.1 Activités 1: Analyse technique

B.4.2 Activités 2: Examen de la législation

B.4.3 Activités 3: Ateliers

B.4.4 Activités 4: Outils promotionnels

C Composante C : Gestion et suivi évaluation du projet

C.1 Sous-composante C.1: La coordination du Projet

C.1.1 Activités 1: Rémunérations Personnel UCP

C.1.2 Activités 2: Ateliers/Séminaires/Formation

C.1.3 Activités 3: Réunions

C.1.4 Activités 4: Acquisitions des biens et services de fonctionnement

C.2 Sous-composante C.2: le suivi et évaluation de l’exécution du projet

C.2.1 Activités 1: Audits (technique et financier)

C.2.2 Activités 2: Evaluations (mi-parcours et finale)



8.9.Modèle de rapport de suivi financier ou rapport financier intermédiaire

8.9.1. Modèle de rapports financiers trimestriels

Sources et utilisation des fonds

RESSOURCES TRIMESTRE MONTANT CUMULE

PREVISIONS : LES 6

PROCHAINS MOIS

Fonds publics

Fonds de l’IDA

Financement total

Total des Ressources

Dépenses par Composantes

Component 1

Component 2

Total Dépenses

Ressources moins Dépenses (A)

(Variation nette de la trésorerie)

Soldes de trésorerie d’ouverture (B)

Compte Désigné IDA

Total trésorerie d’ouverture

Total Solde de trésorerie de clôture (C= B+A)

Compte Désigné IDA



Utilisations des fonds par activité du projet

Component 1 Trimestre Montant cumulé PAD :

Durée de vie du projet

PAD révisé /iv

Prévision Réalisation Écart Prévision Réalisation Écart

Component 2

Total Dépenses du projet



IX. AUDIT ET REVISION DES COMPTES

CHAPITRE IX


9.1.et coordination des missions de contrôle, d'audit et de supervision

Le Projet est soumis aux contrôles externes ainsi qu’à la supervision du bailleur et du Ministère de tutelle. L’Unité de Gestion du Projet est chargée de la préparation, de la planification et de la coordination des différentes missions de supervision, d'évaluation et d'audit.

L’UGP se chargera de la rédaction des TDR, et en concertation avec la commission de passation des marchés, procédera au recrutement d’une firme comptable indépendante, avec l’accord du bailleur de fonds et du Gouvernement afin de procéder à l’audit des états financiers du Projet. Le coordonnateur aura la responsabilité de produire une lettre d’affirmation au cabinet d’audit retenu.

La vérification portera sur les états financiers (état des dépenses et ressources, bilan), les états de justification des comptes bancaires et des comptes d’avances, les relevés de dépenses et tous autres rapports requis. Cette vérification devra être menée conformément aux normes internationales d’audit. Le cabinet comptable en charge de cet audit sera sélectionné et recruté selon les procédures acceptables par le bailleur de fonds. La sélection se fera sur la base des principaux critères suivants :

- Le cabinet d’audit doit être impartial et indépendant de toute relation avec l'entité à auditer, et de la personne (ou des personnes) qui l’aura (ont) nommé ;

- il doit être bien établi et avoir une réputation solide et utiliser des procédures et méthodes, conformes aux pratiques d'audit généralement admises dans le pays, et utiliser un personnel adéquat, ayant des qualifications et expérience professionnelles appropriées ;

- il doit également avoir une expérience dans l'audit des comptes de projets ou entités de mêmes envergure et nature et de même complexité que le travail à entreprendre.

Un rapport d’audit sur les états financiers et un rapport sur le contrôle interne sont transmis au bailleur de fonds dans un délai maximum de 6 mois après la clôture de l’exercice auquel il se rapporte. L’UGP veillera également à archiver, au moins pour trois (03) ans, à compter de la date de remise du rapport d’audit au bailleur de fonds, pour l’année fiscale au cours de laquelle le dernier décaissement du Compte du Crédit ou du règlement du compte bancaire été fait, tous les documents (contrats, commandes, factures, reçus et autres documents) pouvant servir de preuves à ces dépenses afin de permettre aux représentants du bailleur d'examiner ces documents ; et s'assurer que ces documents et comptes sont inclus dans l'audit annuel et que le rapport d'un tel audit contient :

- l’opinion unique et professionnelle des auditeurs sur: les états financiers du projet ;

Chapitre IX Audit et Révision des Comptes


les états certifiés de dépenses relatives à l’exactitude et l’éligibilité des dépenses

ayant donné lieu à des retraits au vu des relevés de dépenses, ainsi que sur le degré de fiabilité des relevés de dépenses comme base de décaissement des ressources du crédit ;

le compte désigné relatif à l’utilisation rationnelle des fonds qui y sont déposés ;

- la Lettre à la Direction (ou Management Letter) rendant compte de toutes les faiblesses du système, évaluant les risques liés à ces défaillances et proposant des recommandations pertinentes et pratiques avec un chronogramme de mise en application.

9.2.La vérification du Contrôle Supérieur de l’Etat

Conformément au décret 287 du 04 septembre 2013, le contrôle Supérieur de l’Etat qui joue le rôle d’auditeur externe de l’Etat peut à tout moment initier un contrôle des opérations et des activités du projet. A ce titre, il a notamment pour missions : a) La vérification, au niveau le plus élevé, des services publics, des établissements publics, des collectivités territoriales décentralisées et leurs établissements, des entreprises publiques et parapubliques, des liquidations administratives et judiciaires, ainsi que des organismes, établissements et associations confessionnels ou laïcs bénéficiant des concours financiers, avals ou garanties de l’Etat ou des autres personnes morales publiques, sur les plans administratif, financier et stratégique ; b) Le contrôle de l’exécution du budget de l’Etat ; c) Le contrôle de l’exécution des projets à financements extérieurs ; d) Le contrôle, en cas de nécessité, de la qualité des rapports d’audits effectués pour le compte de l’Etat ou de ses démembrements par les cabinets privés ; e) L’évaluation des programmes et projets ; f) L’appui au renforcement des capacités des ordonnateurs et des gestionnaires de crédits publics ; g) L’appui technique, méthodologique et pédagogique en matière de contrôle et de vérification de la gestion de la fortune publique, aux structures de contrôle administratif et d’audit interne d’autres départements ministériels et d’organismes publics et parapublics ; h) La diffusion des normes de vérification et d’audit dans le secteur public et parapublic ; i) L’assistance du gouvernement dans la conception, la mise en œuvre et l’évaluation des programmes de modernisation de l’Etat. L’UGP devra lui accorder l’assistance nécessaire au cours de ses missions de contrôle.

Chapitre IXAudit et Révision des Comptes


9.3.Exécution des missions d'audit et de supervision

Les comptes et les états financiers du Projet tenus et préparés par l’UGP, sont examinés une fois par an par un auditeur externe indépendant acceptable par le bailleur de fonds, conformément aux principes d'audit généralement admis sur le plan international et aux Directives pour l'établissement des rapports financiers et la révision des comptes des Projets financés par le bailleur de fonds.

L'auditeur externe doit exprimer clairement son opinion sur le contrôle interne et sur l'information financière et comptable dans son rapport d'audit. Le rapport d’audit comprend également son opinion sur les opérations effectuées avec les banques commerciales.

L'auditeur externe accorde une attention particulière à la vérification de l'existence, de la régularité et du classement approprié des pièces justificatives des dépenses figurant sur les états certifiés des dépenses fournis à l'appui des Demandes de Retrait de Fonds.

Le Responsable Administratif et Financier et l’Auditeur Interne sont les principaux interlocuteurs de l'auditeur externe et doit veillé à ce que ce dernier dispose de tous les documents et informations nécessaires à l'exécution de sa mission.

Cet audit a pour but de vérifier que les états financiers sont sincères, exacts et présentés conformément aux normes comptables requises pour les projets financés par le bailleur de fonds et aux principes généralement admis. L'auditeur doit également vérifier que les toutes ressources ont été utilisées exclusivement pour la réalisation des objectifs du Projet et dans le respect des règles et procédures en vigueur au sein du Projet et des Directives du bailleur de fonds.

Le rapport d’audit est transmis au bailleur de fonds par le Projet dans un délai maximum de six mois après la clôture de l’exercice financier auquel il se rapporte.

Les Termes de Références de l’audit sont rédigés par l’unité de coordination du projet et approuvés par le bailleur de fonds et le mode de recrutement de l'auditeur conforme aux directives de ce bailleur de fonds en matière d'emploi de consultants.

9.4.Audit interne

L’existence ou non de l’audit interne dépend des spécificités de chaque projet. Au cas où il existe, son organisation, les principes et méthodes seront définis dans une charte d’audit à élaborer par le projet. L’auditeur interne assure la mise en place et le fonctionnement du dispositif de contrôle interne. A ce titre, il s’assure que :

- les différents manuels de procédures en vigueur au sein du Projet sont respectés y compris les procédures de passation des marchés ;la structure du système de contrôle interne est efficace, c’est-à-dire que l’ensemble des dispositifs de contrôle et de



sauvegarde est capable de prévenir, au besoin de corriger à temps tout risque de dérapage dans la gestion des ressources et l’atteinte des objectifs de développement du projet ;

- la gestion des contrats conclus entre le Projet et les différents consultants est efficiente; - l’exécution du Projet est conforme aux termes de l’Accord de Crédit ou du financement.

Au cas où le dispositif de mise en œuvre du projet prévoit l’audit interne, une Charte de l’Audit interne doit être définie en précisant clairement :

Sa mission, sa structuration et son positionnement au sein du projet

Les principes de son fonctionnement : Indépendance ; Responsabilité ; Pouvoirs.

Les modalités d’intervention de l’audit interne Principe; Objectifs des missions ; Travaux à effectuer lors des missions ; Programmation des missions; Méthodologie de conduite des missions d’audit interne ; Rapports de mission ; Suivi des plans d’action.

Les principes régissant les relations entre les auditeurs et les audités Responsabilité des audités; Principe de collaboration; Accès aux locaux, aux biens et à l’information ; Diligences particulières.

Les qualités morales et professionnelles requises pour les auditeurs Règles applicables ; Professionnalisme ; Compétence professionnelle ; Confidentialité; Objectivité ; Intégrité.

Le projet mettra en place un dispositif de sauvegarde permettant de s’assurer que les décisions prises à quelque niveau que ce soit sont conformes à l’atteinte des objectifs du projet. Ce dispositif comprend :

- la mise en pratique effective du présent manuel de procédures et des manuels au niveau régional ;

- les diverses notes de service émises par la coordination ; - les lois et règlements du Cameroun ; - la séparation des tâches au sein du projet ; - la bonne circulation de l’information du bas vers le haut ; - le contrôle financier à priori du contrôleur financier du Ministère ; - l’audit interne.



L’auditeur interne est chargé de s’assurer que le dispositif de contrôle interne fonctionne efficacement et est mis à jour périodiquement.

Avant chaque début de l’exercice, l’Auditeur interne élaborera et soumettra à la validation du Coordonnateur, un plan d’audit annuel assorti d’un budget y afférant et assurera sa mise en œuvre.

A la fin de chaque trimestre, l’Auditeur interne devra produire et soumettre à l’approbation de l’UGP, un rapport sur l’état du projet.

Un rapport annuel d’audit interne sera également produit suivant le même format et transmis au Comité de pilotage.

L’audit interne sera réalisé conformément aux normes internationales d’audit interne de l’Institute of Internal Auditors (IIA) et donnera lieu à toutes les vérifications et contrôles que l’auditeur jugera nécessaire.

9.5.Suivi des recommandations des contrôles

La diffusion des rapports des audits et contrôles est de la responsabilité du coordonnateur qui devra veiller à la bonne transmission à tous les responsables et services intéressés notamment au Ministère de tutelle, au Comité de Pilotage du Projet et au bailleur de fonds.

Pour chaque rapport, le coordonnateur remet aux responsables d’actions un tableau de suivi dont le modèle est présenté ci-dessous. Ce tableau comporte les informations suivantes :

le N° des recommandations : Figurant dans le rapport ou affecté par l’audité

le libellé des recommandations : Tel que formulé dans le rapport

le(s) responsable(s) d’action : Désigné par le coordonnateur ou indiqué dans le rapport

la date limite de prise d’action : Définie par l’audité ou indiquée dans le rapport

les observations : Commentaires du responsable d’action en cas de nécessité.

En fonction du timing des actions, le coordonnateur organise les séances de travail avec les responsables d’action. En particulier il inscrit le point « Suivi des recommandations en instance » à l’ordre du jour des réunions périodiques de coordination.

Au cours de ces séances de travail chaque responsable d’action indique :

- le niveau d’avancement de ses actions par rapport au planning ; - les difficultés rencontrées ; - les besoins ou moyens nécessaires ; - les nouveaux engagements (nouveaux délais, nouvelles dispositions etc.)



Modèle du tableau de suivi des recommandations ; FOLLOW-UP DES RECOMMADATIONS. Titre du Contrôle : _____________________________________________________ Référence du Rapport : ____________________________Date : _________________

RECOMMANDATIONS ACTIONS OBSERVATIONS

N° LIBELLE RESPONSABLE DELAI



9.6.Opérations de clôture du projet

La date de clôture du projet est indiquée de manière précise dans l’accord de financement. La clôture du projet doit donc se préparer et l’UGP ne devrait pas être surprise. La clôture suppose l’arrêt des activités notamment celles réalisées sur financement du bailleur de fonds. A cet effet, les activités sur financement du bailleur de fonds à retenir dans le PTBA ne seront que celles pouvant être entièrement réalisées et réceptionnées avant la date de clôture du projet.

La date de clôture du projet ne coïncide généralement pas avec celle du dernier décaissement. Cette dernière intervient généralement dans les six mois suivant celle de clôture. A l’occasion de la clôture du projet, les opérations suivantes sont menées :

N° OPERATIONS DELAI RESPONSABLE

1

Etablissement du dernier PTBA ne retenant pour le bailleur que les activités pouvant être entièrement réalisées et réceptionnées

Début exercice

UGP

2 Inventaire général du patrimoine du projet et établissement de la liste des biens à transférer à l’Etat

Fin période de clôture

UGP

3 Elaboration des états financiers de clôture du projet

Fin période de clôture

UGP/RAF

4 Préparation du rapport de clôture du projet Fin période de

clôture UGP

5 Réalisation de la dernière mission d’audit et présentation du rapport

Dans les deux mois suivant la date de clôture

Auditeur externe

6 Justification des soldes des comptes bancaires et transfert au bailleur de fonds des reliquats non utilisés localement

A l’issue de la mission d’audit

UGP

7 Evaluation des acquis et émission du rapport final de réalisation du projet

Après réception du dernier rapport d’audit

Bailleur de fonds/Gouvernement

7 8

Transmission des biens et des archives du projet au Gouvernement

Après évaluation des acquis du projet

UGP

9 Suivi des retenues de garantie jusqu’à leur échéance

Après émission du rapport de clôture du projet

Gouvernement

10 Evaluation des impacts du projet A tout moment

après la clôture Gouvernement ou bailleur avec l’accord du gouvernement



Les états financiers de clôture du projet doivent intégrer comme charges à payer :

- l’ensemble des livraisons intervenues avant la clôture mais non encore payées ; - les honoraires de l’auditeur externe dont le rapport est attendu dans les deux mois

suivant la clôture du projet. Le bailleur doit être informé de l’existence de ces charges à payer afin de doter des provisions de trésorerie avant la clôture des décaissements. Toute livraison de biens ou services intervenue après la date de clôture n’est éligible sur financement du bailleur. Il est important de relever que la clôture du projet ou d’une convention ne signifie pas la fin de l’action de développement entreprise. S’agissant d’un programme du gouvernement, il devrait normalement capitaliser les acquis du projet en continuant sur ses fonds propres, les actions entreprises dans le cadre du projet.



B.P.7167 Yaoundé – Tél. : (+237)222 22 22 26 / 222 22 01 87 – Fax. : (+237)222 22 01 29 – Email. : [email protected] – Site Web : www.caa.cm