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Manuel utilisateur de la base des candidatures Campagne de recrutement 2008
Banques IDF
Sommaire
1. Les grands principes1.1. Principes de mise à disposition des candidatures
1.2. Principes des statuts de candidatures
1.3. Principes de traitement par la banque partenaire
1.4. Principes de traitement par le CFA Banques et l’administrateur de la base
1.5. Principes d’alertes
2. Premiers pas dans la base des candidatures2.1. Se connecter à la base
2.2. Comprendre l’interface de la base
3. Gestion des candidatures dans l’outil3.1. Changer son mot de passe
3.2. Sélectionner des candidats
3.3. Faire une proposition d’embauche
3.4. Indiquer l’embauche d’un candidat
3.5. Suivre vos candidatures spontanées
3.6. Lancer une requête sauvegardée suite à un e-mail d’alerte
3.7. Gérer les dossiers favoris
3.8. Retirer une candidature
3.9. Utiliser le moteur de recherche
3.10. Sauvegarder une requête et programmer une alerte
3.11. Envoyer un e-mail depuis la base
Sommaire
1. Les grands principes1.1. Principes de mise à disposition des candidatures
1.2. Principes des statuts de candidatures
1.3. Principes de traitement par la banque partenaire
1.4. Principes de traitement par le CFA Banques et l’administrateur de la base
1.5. Principes d’alertes
2. Premiers pas dans la base des candidatures
3. Gestion des candidatures dans la base
1.1. Principes de mise à disposition des candidatures
• Cas particuliers :
Les candidats à un master qui ne sont pas encore admis à l’université ne sont pas accessibles aux banques
Chaque candidature déposée dans la base est pré-qualifiée par notre cabinet de recrutement.Les candidats retenus sont enregistrés avec un statut « Nouveau »
L’administrateur de la base attribuera un quota de candidats préquelifiés aux banques
en fonction des informations que vous nous avez fournies
(nombre d’embauche prévues, dates de démarrage des recrutements, dates des sessions collectives…)
Le CFA attribue les candidatures validées aux banques en
cours de recrutement
Le CFA participe aux entretiens collectifs ou contacte l’université pour connaître les candidats validés
1.2. Principes des statuts de candidatures
En fonction du niveau du processus de recrutement, plusieurs statuts peuvent être attribués à une candidature :
• CS-Nouveau Vous avez envoyé une candidature spontanée au CFA qui l’a enregistrée dans la base et vous l’a
attribuée en priorité. L’abréviation « CS » (« Candidature Spontanée ») vous permet de l’identifier facilement. Pour mémoire, les candidatures spontanées ne sont pas pré-qualifiées par notre cabinet de recrutement.
• Invité aux tests Vous avez contacté le candidat pour l’inviter aux tests de présélection
• Invité en entretien Vous avez contacté le candidat pour l’inviter à passer un entretien d’embauche
• Candidature validée Le candidat a réussi le(s) test(s) et/ou l’(es) entretien(s), mais vous ne lui avez pas encore adressé de
proposition d’embauche• Proposition d’embauche adressée
Vous avez fait une proposition d’embauche au candidat• Embauché
Le candidat a répondu favorablement à votre proposition et vous vous êtes engagé à signer ensemble un contrat d’alternance (apprentissage ou professionnalisation) (la signature effective ayant généralement lieu au mois de juillet)
• Embauché sur une autre candidature Le candidat s’est engagé à signer un contrat d’alternance avec une banque pour un autre niveau de
formation ou dans une autre région. Vous ne pouvez pas l’embaucher• Candidature retirée
Le candidat a souhaité retirer sa candidature
1.3. Principes de traitement par la banque partenaire
La banque étudie les candidatures avec un statut - « Nouveau » pour les candidatures standards
- « CS-Nouveau » pour les candidatures spontanées que vous avez adressées au CFA
La banque veut indiquer
qu’un candidat est en
cours de recrutement
Modifier le statut
de la
candidature :
« Nouveau » ou
« CS-Nouveau »
« Invité aux
tests » - ou
« Invité en
entretien » - ou
« Candidature
validée »
E-mail de confirmation envoyé au
Candidat
Le candidat informe la
banque qu’il souhaite
retirer sa candidature
Modifier le statut
de la candidature :
« Nouveau » ou
« CS-Nouveau »
« Candidature
retirée »
E-mail de confirmation
envoyé au Candidat
La banque veut envoyer une proposition
d’embauche au candidat
Le candidat accepte la proposition
d’embauche
Modifier le statut de la candidature :
« Nouveau » ou « CS-Nouveau »
« Proposition d’embauche
adressée »
Email envoyé au Candidat
Modifier le statut de la candidature :
« Proposition d’embauche
adressée » « Embauché »
La banque n’est pas
intéressée par un
candidat
Modifier le statut
de la
candidature :
« Nouveau » ou
« CS-Nouveau »
« Refusé »
Cette action nous
permet de rechercher
les candidats refusés
afin de les attribuer à
une autre banque
Il est important de traiter chaque candidature pour :- ne pas laisser un candidat trop longtemps dans la base sans que sa candidature ne soit traitée
- nous permettre d’attribuer un candidat à une autre banque en cas de refus
1.4. Principes de traitement par le CFA Banques et l’administrateur de la base
Le CFA est alerté par e-mail pour chaque candidat qui passe au
statut « Embauché »
La candidature est
« Annulée »
Le CFA détermine si le candidat
« refuse » une banque pour des
raisons recevablesLe candidat est
attribué à une
autre banque
par
l’administrateu
r
E-mail envoyé au
candidat
Une formation a été fermée
Le candidat ou la banque informe le
CFA du retrait d’une candidature.
Raisons non recevables
La
candidature
du candidat
est retirée
Le CFA indique sur les autres
candidatures du candidat
qu’il est embauché pour ne
plus le rendre disponible aux
autres banques Raisons recevables
La banque refuse un candidat
1.5. Principes d’alertes
Pour un meilleur suivi des candidatures et pour s’assurer qu’un candidat ne reste pas dans la base sans que sa candidature ne soit traitée :
des alertes sont programmées pour vous prévenir du nombre de candidats qui vous ont été attribués dont le statut de leur candidature n’a pas été modifié depuis plus de 20 jours
Candidatures avec un statut «Nouveau» non modifiées dans un délai de 20 jours
Alerte hebdomadaire à la banque
La banque ne modifie pas le statut dans un délai de 10 jours
Alerte à l’administrateur
qui attribue la candidature à une autre banque
Candidatures avec un statut « Invité aux tests »;
« Invité en entretien »; « Candidature validée »;
« Proposition d’embauche adressée » non modifiées dans un délai de 20 jours
Alerte hebdomadaire à la banque
La banque ne modifie pas le statut dans un délai de 10 jours
Alerte au CFA
qui contacte la banque pour connaître sa décision
Sommaire
1. Les grands principes
2. Premiers pas dans la base des candidatures2.1. Se connecter à la base
2.2. Comprendre l’interface de la base
3. Gestion des candidatures dans la base
2.1. Se connecter à la base
Se connecter sur le site www.banque-apprentissage.com
Cliquer sur "Votre espace recruteur"
2.1. Se connecter à la base
Saisir l’identifiant qui vous a été attribué
Saisir votre mot de passe :«123456 »
Cliquer sur « Login »
« Nom de la banque »
« Nom de la banque »
« Nom de la banque »
Vous accédez alors à votre page d’accueil qui est définie par défaut sur le périmètre de vos formations.
2.2. Comprendre l’interface de la base
Fenêtre d’informations affichée en fonction des rubriques sélectionnées
Menus
Titre de la page = titre des rubriques
Rubriques
Indique le nombre de candidats que vous avez prévus d’embaucher et le nombre de candidats embauchés. Ces données seront mises à jour en fonction des informations que vous nous communiquerez
« Nom de la banque »
« Nom de la banque »
« Nom de la banque »
2.2. Comprendre l’interface de la base
Accès à la liste des candidats qui vous ont été attribués.L’icône est rouge si de nouveaux candidats ont déposé un dossier depuis votre dernière connexion
Indique les formations de votre périmètreLa référence est composée de la manière suivante:« Nom de la formation – département + lettre correspondant à votre banque »
Liste des candidats d’une formation :
Cette page vous permet en un clic d’accéder aux dossiers de candidature et d’effectuer des actions sur un ou plusieurs candidats à la fois.
2.2. Comprendre l’interface de la base
Accès aux informations saisies dans le formulaire
Accès au CV et à la lettre de motivation
Accès aux conditions d’accès validées par le candidat
Accès aux autres candidatures du candidat (hormis les attributions aux banques en IDF)
Accès au dossier complet du candidat
Accès à la liste des actions pour modifier le statut de candidature d’un candidat
Liste des actions pour modifier un ou plusieurs statuts de candidatures en fonction des cases cochées
En fonction des cases cochées, Impression des informations saisies dans le formulaire d’un ou plusieurs candidats
Sommaire
1. Principes de traitement des candidatures
2. Premiers pas dans la base des candidatures
3. Gestion des candidatures dans la base3.1. Changer son mot de passe
3.2. Sélectionner des candidats
3.3. Faire une proposition d’embauche
3.4. Indiquer l’embauche d’un candidat
3.5. Suivre vos candidatures spontanées
3.6. Lancer une requête sauvegardée suite à un e-mail d’alerte
3.7. Gérer les dossiers favoris
3.8. Retirer une candidature
3.9. Utiliser le moteur de recherche
3.10. Sauvegarder une requête et programmer une alerte
3.11. Envoyer un e-mail depuis i-GRasp
« Nom de la banque »
« Nom de la banque »
« Nom de la banque »
3.1 Changer son mot de passe
1. Dans le menu « Mon Espace » cliquer sur la rubrique « Mon Profil »
2. Cliquer sur la sous rubrique « Mot de passe »
3. Entrer le mot de passe de votre choix et confirmer le (le mot de passe doit comprendre six caractères)
4. Cliquer sur « Sauvegarder »
5. Vérifier que la sauvegarde a bien été effectuée
Le mot de passe initial étant très peu sécurisé,
il est important de le modifier dés votre première connexion
« Nom de la banque »
« Nom de la banque »
« Nom de la banque »
« Nom de la banque »
3.2 Sélectionner des candidats
1. Dans le menu « Mon espace », cliquer sur « Mes formations »
Vous accédez alors à la liste des formations de votre périmètre
2. Pour accéder à la liste des candidats d’un BTS, cliquer sur l’icône « Nouvelles candidatures »
Démo : Etudier des dossiers de candidatures
3. Vérifier que vous vous positionnez bien sur la formation souhaitée
4. Cliquer sur cette icône pour consulter les informations saisies par le candidat dans le formulaire de dépôt de dossier
5. Cliquer sur l’icône « Pièces Jointes » pour consulter le CV et la lettre de Motivation du candidat
Indique l’ancienneté du statut de la candidature
3.2 Sélectionner des candidats
Résultat de l’accès au sommaireRésultat de l’accès aux pièces jointes
Cliquer sur le nom du fichier pour le télécharger
Informations saisies par le candidat dans le formulaire de dépôt de dossier
« Nom de la banque »
3.2 Sélectionner des candidats Pour un meilleur suivi, vous indiquez à quel stade du processus de recrutement le candidat se situe
Démo : Indiquer le stade du processus de recrutement
(cas 1 : modifier le statut d’une candidature )
1. Chercher le candidat sélectionné
2. Cliquer sur le statut pour le modifier
3. Sélectionner le statut de votre choix dans le menu déroulant et cliquez sur « Ok »
4. Vérifier que le statut a bien été mis à jour et qu’il apparaît bien dans la colonne « Statut de la candidature »
3.2 Sélectionner des candidats
Démo : Indiquer le stade du processus de recrutement
(cas 2 : modifier le statut de plusieurs candidatures)1. Cocher la ou les cases devant les candidats souhaités
2. Cliquer sur le statut de votre choix dans le menu déroulant
3. Vérifier que les statuts ont bien été modifiés
3.3 Faire une proposition d’embauche
La banque a reçu le candidat en entretien et lui a fait une proposition d’embauche
Démo : Indiquer qu’une proposition d’embauche a été adressée
1. Chercher le candidat sélectionné
2. Cliquer sur le statut pour le modifier
3. Sélectionner le statut « Proposition d’embauche adressée » dans le menu déroulant et cliquez sur « Ok »
4. Vérifier que le statut a bien été mis à jour et qu’il apparaît bien dans la colonne « Statut »
3.4 Indiquer l’embauche d’un candidat
De nombreux candidats postulent auprès de plusieurs banques en même temps. Lorsque vous avez pris la décision d'embaucher un candidat, il est important de modifier le statut de sa candidature à "Embauché" dans l'outil.
Pour toutes candidatures qui passent à un statut "Embauché" :• le CFA IDF est alerté
• et indique que le candidat n’est plus disponible sur ses autres candidatures
1. Chercher le candidat sélectionné
2. Cliquer sur le statut de sa candidature
3. Sélectionner le statut « Confirmer l’embauche au candidat » dans le menu déroulant et cliquez sur « Ok »
4. Vérifier que le statut a bien été mis à jour et qu’il apparaît bien dans la colonne « Statut de la candidature »
Un e-mail de confirmation est envoyé automatiquement au candidat. Le statut passe à « Embauché » une fois l’e-mail envoyé (30 minutes maximum)
3.5 Suivre vos candidatures spontanées
Si vous souhaitez suivre vos candidatures spontanées depuis l’outil, vous avez la possibilité de les envoyer sous format électronique au CFA IDF qui se chargera de les enregistrer
La candidature ne sera pas pré-qualifiée par notre cabinet de recrutement
La candidature vous sera attribuée en priorité avec un statut : « CS-Nouveau »
Si vous la refusez, la candidature sera attribuée à nos autres banques partenaires
3.6 Lancer une requête sauvegardée suite à un e-mail d’alerte
Vous avez reçu un e-mail d’alerte reprenant le nombre de candidats qui vous ont été attribués dont le statut de leur candidature n’a pas été modifié depuis plus de 20 jours
Lancer la requête sauvegardée dans la base (le nom de la requête est indiqué dans l-email)
« Nom de la banque »
« Nom de la banque »
« Nom de la banque »
1. Dans le menu « Candidats », cliquer sur « Rechercher »
2. Cliquer sur la sous-rubrique « Alertes et requêtes sauvegardées »
3. Lancer la recherche correspondant au nom de la requête indiquée dans l-e-mail
3.7 Gérer les dossiers favoris
Démo : Créer un dossier favoris
1. Cliquer sur « Mes favoris »
2. Cliquer sur « Ajouter »
3. Donner un nom à votre dossier (ex: Candidats à contacter)
4. Sauvegarder
5. Vérifier que votre dossier est sauvegardé et qu’il apparaît bien dans le tableau
3.7 Gérer les dossiers favoris
Démo : Ajouter un candidat dans un dossier favoris
1. Après avoir étudié le dossier d’un candidat, cliquer sur son nom
2. Cliquer sur « Ajouter aux favoris »
3. Cliquer sur « Ajouter »
4. Cliquer sur le nom du dossier souhaité
5. Vérifier que votre action a bien été sauvegardée
3.8 Retirer une candidature Un candidat signale à la banque qu’il souhaite retirer sa candidature
Démo : Retirer une candidature
2. Sélectionner le statut :« Confirmer retrait au candidat » et cliquez sur « Ok »
3. Indiquer ensuite à quelle étape le candidat a retiré sa candidature et préciser le motif du retrait, puis cliquer sur « Ok »
1. Après avoir recherché le candidat dans la liste, cliquer sur le statut de sa candidature pour le modifier
Un e-mail de confirmation est envoyé au candidat
3.8 Retirer une candidature
4. Vérifier :- que le statut a bien été mis à jour- qu’il apparaît bien dans la colonne « Statut de la candidature » *
* Les statuts qui génèrent un e-mail automatique sont affichés jusqu’à ce que l’e-mail soit envoyé (30 minutes maximum) puis remplacés par un statut d’état. Dans cet exemple, le statut deviendra « Candidature retirée ».
3.9 Utiliser le moteur de recherche
Le moteur de recherche vous permet de filtrer des candidats selon vos critères de recherches
Démo : Effectuer une recherche
2. Cliquer sur la ou les sous-rubriques de votre choix pour sélectionner des critères (Attention, ils sont conservés en mémoire tant qu’ils n’ont pas été réinitialisés)
Vous pouvez à tout moment consulter le récapitulatif de vos critères de recherche
1. Dans le menu « Candidats », cliquer sur « Rechercher »
3. Cliquer sur « Rechercher »
Pensez à effacer vos critères entre chaque
recherche !
« Nom de la banque »
« Nom de la banque »
« Nom de la banque »
3.10 Sauvegarder une requête et programmer une alerte
Le système permet de :• sauvegarder des critères de recherches
• programmer une alerte vous informant du nombre de candidat répondant à ces critères (l’alerte sera envoyé à l’adresse e-mail renseignée dans votre profil)
Démo : Sauvegarder une requête et programmer une alerte
1. Dans le menu « Candidats », cliquer sur « Rechercher »
2. Cliquer sur la sous-rubrique « Alertes et requêtes sauvegardées »
3.10 Sauvegarder une requête et programmer une alerte
3. Cliquer sur « commencer une nouvelle requête »
4. Cliquer sur la ou les sous-rubriques de votre choix pour sélectionner des critères
Vous pouvez à tout moment consulter le récapitulatif de vos critères de recherche
5. Cliquer sur « Rechercher »
3.10 Sauvegarder une requête et programmer une alerte6. Cliquer sur « Sauvegarder la recherche »
7. Donner un nom à votre requête (ex: « Candidats avec une expériences professionnelle dans le secteur bancaire »)
8. Sélectionner la fréquence de la requête automatique si vous souhaitez être alerté
9. Cocher cette case pour ne pas recevoir d’alerte si aucun candidat ne correspond à cette requête
10. Cliquer sur sauvegarder
11. Vérifier que votre requête à bien été sauvegardée et qu’elle apparaît bien dans le tableau
« Nom de la banque »
« Nom de la banque »
« Nom de la banque »
3.10 Sauvegarder une requête et programmer une alerte
Démo : Renseigner votre adresse mail pour recevoir des alertes
1. Cliquer sur « Mon profil »
2. Renseigner votre adresse mail
3. Cliquer sur « Sauvegarder »
4. Vérifier que la sauvegarde a bien été effectuée
3.11 Envoyer un e-mail depuis la base
Démo : Envoyer un e-mail au candidat1. Cliquer sur le nom du candidat pour entrer dans son dossier
2. Dans le bas de la page de la sous rubrique « Informations perso », cliquer sur l’icône « Envoyer un mail »
5. Renseigner l’objet du mail
6. Renseigner le texte que vous voulez envoyer au candidat
7. Cliquer sur « ENVOI » pour envoyer l’email
L’adresse mail du candidat est automatiquement intégrée
3. Renseigner l’adresse e-mail à afficher au candidat. Attention, si ce champ est vide, l’adresse sera celle des CFA.
4. Indiquer le nom d’expéditeur que vous souhaitez afficher au candidat
3.11 Envoyer un e-mail depuis la base
7. Vérifier que le message a bien été envoyé
Vos contacts en fonction de vos besoins :
Vos contacts en fonction de vos besoins :
Procédure générale / mise à jour des
informations sur le recrutement :
CFPB : M. Praud
Tél : 01 41 02 56 09
Traitement d’une candidature / cas particuliers :
CFA IDF : A. Claquin et B. Comby
Tél : 01 53 42 63 67
