Mapa de Riesgos de Corrupción? - CIAC · Para el último cuatrimestre evaluado no hubo renovación de la póliza todo riesgo, porque aún está vigente la póliza 1003064 cuya fecha

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Como evidencia del control se observa en el computador del Coordinador Administrativo carpeta

virtual con los formatos diligenciados de cada Área para consolidar el formato final del plan de

compras. El consolidado es el formato F-5-01-010 version 1, el cual está completamente

diligenciado. Se evidencia correo enviado a la Oficina de Planeación, Innovación y Desarrollo de

fecha 22 de septiembre del 2019 con la consolidación para el anteproyecto de compras 2020.

Se evidencia que el Profesional de Planeación y Presupuestación conserva los correos

electronicos de las comunicaciones efectuadas con las areas que intervienen para la consolidación

de la información que se ingresa en el annteproyecto 2020. Se observa correo de fecha 19 de

septiembre del envio del Plan Anual de Adquisiones por parte del Coordinador Administrativo y se

observa que el mismo día se verifica y se solicita revision de rubro de comunicaciones y transporte.

Se evidencia correo de fecha 23 de septiembre del 2019 de solicitud de diligenciamiento del

formato del Ministerio de Hacienda al Grupo de Talento Humano.

Traslados, adiciones y/o modificaciones al

presupuesto incumpliendo los requisitos

legales (autorizaciones, procedimiento,

soportes)

Para el último cuatrimestre no hubo que realizar traslados presupuestales dentro de los rubros

mayores

Se evidencia:

Formato f-8-04-002 version 4, consecutivo número 195 de fecha de diligenciamiento 18-12-2019,

con vale de entrada 4900053642 y con vale de salida en SAP 4900053019 fimado.

Formato diligenciado de fecha 07 de noviembre del 2019 firmado, consecutivo 172, vale de

entrada 53588 y vale de salida de SAP 4900050885 del 07 de noviembre.

Formato diligenciado con fecha 17/10/2019 firmado, número de concecutivo 158, con documento

soporte de solicitud del cliente, vale de entrada 52427 del 7 de diciembre con transacción MIGO,

MB90 y vale de SAP salida 4900049873.

El responsable de la ejecución del control está en proceso de cambio, porque son los líderes de

cada módulo de SAP los encargados de realizar o dar autorizaciones para que quién solicita roles

y perfiles, pueda tener el acceso.

Para el último cuatrimestre el Coordinador del Grupo Presupuesto no tuvo necesidad de solicitar

perfiles para el acceso al aplicativo.

Se evidencia formato de ajustes F-5-03-001 del 17 de diciembre del 2019 diligenciado y firmado

por quien elabora, autoriza y da visto bueno de presupuesto. El número de ajuste en SAP es

110000539. Se deja anexo el documento contable del cruce de las cuentas contables utilizadas,

N° 110000539 de fecha de contabilizacion 17/12/2019 firmado por quien elaboré.

Se observa como evidencia:

* Formato de ajustes versión 2, firmado por propuesto, autoriza, visto bueno de presupuesto,

número de ajuste SAP 110000528, con los soportes documentales para realizar la causación y

documento contable número 110000528 de revisión de provisión.

Generación de informes y/o reportes

alterados o tergiversados

Para el control C5,20 en la frase "Plan General de Contabilidad Pública" se debe cambiar su

redacción ya que desde que la Corporación entró en marco normativo cesó la obligatoridad de

justificar en el "Plan General de Contabilidad Pública".

Para validar el control, se deja balance general de octubre comparativo de 2019 y 2018. Se

oberva acta N°20192220004728 de fecha 29 de octubre del 2019 donde se relacionan el cruce

entre vacaciones y liquidaciones definitivas, nómina, conciliación de nómina generada por el

software AURORA y el módulo Contabilidad de ERP-SAP. Se validan aportes, planilla de

seguridad social y archivo de revisión mensual para la Revisoría Fiscal firmada por las partes

Asistente Contable y Grupo de Talento Humano.

Se evidencia:

Acta N° 20192220030631 de Reunión de Control Facturación vs Libro Fiscal mes del octubre de

2019 revisado el 07 de nov-2019 con las respectivas firmas.

Acta N° 20192220004338 de fecha 04 de octubre de 2019 firmada por el Técnico de Apoyo y

Se evidencia AZ de actas de activos fijos entregadas y formato F-5-01-003 version fecha 19-09-

2019 de herramientas ubicadas. Se observan fotos impresas con el acta de activos fijos de la

compra 4500005082, vale de entrada 5000015674 con las respectivas firmas de quienes verifican

el activo fijo, fotocopias de factura del proveedor, formato de pre-inspeccion de mercancias con las

firmas de quienes verifican el activo fijo.

Se revisa Acta de activos fijos de fecha 09-10-2019 activo fijo para el centro de entrenamiento

formato F-5-01-003 version 3, en donde se relaciona el numero 424 con la respectiva firma de

quienes reciben el activo fijo, vale de entrada 5000015946 firmada por quienes validan la

informacion del activo fijo, factura de venta N°424 del proveedor, con orden de compra N°

4500005919, con fotografia impresa.

Acta de responsable activos fijos F-5-01-003 version 3 firmada de fecha 29 de nov del 2019, con

soportes de vale de entrada 5000017027 firmado, factura de proveedor Numero C148B, formato

de pre.inspeccion de mercancias firmado por quienes verifican que el activo fijo cumpla con las

Inadecuada custodia de los activos de la

Entidad

Se evidencia carpeta donde se conservan las selectivas de inventarios de activos fijos realizadas a

las Áreas. Se toma como muestra acta 20192200004328 de fecha 24 de septiembre del 2019,

firmada por Zona Franca y la Coordinación de Activos Fijos. Se valida en Orfeo el cual se cumple

con dejar docuentado la trazabilidad. Se deja anexa a los soportes acta de responsables emitida

por el ERP-SAP version 3 F-5-01-003 firmada. Se evidencia acta 20192200004808 de fecha 31

de cotubre del 2019 firmada. Dejan adjunto el soporte de activos fijos del SAP firmado por el

responsable. Se observa papel de trabajo de la verificación del activo fijo.

Dentro de la redacción del control C5.3, se dice que "... En caso de identificar faltantes elabora

informe detallando el caso y se remite al Coordinador Administrativo quien notifica a la Oficina de

Control Interno y al Grupo Asesor Jurídico para que se adelante el proceso correspondiente"; "... el

proceso correspondiente", de que trata la redacción de este control es inciar la investigación

disicplinaria, asunto que de darse, debe efectuarlo quien ejerce las funciones de Control Interno

Disciplinario. En ese orden de ideas, debe cambiarse o completarse la redacción del control, para

que no se confunda con la Oficina de Control Interno de Gestión.

Suscripción de pólizas que no contengan la

totalidad de los amparos requeridos por la

Entidad

Para el último cuatrimestre evaluado no hubo renovación de la póliza todo riesgo, porque aún está

vigente la póliza 1003064 cuya fecha de vencimiento es 3 de junio del 2020.

Inoportunidad en el mantenimiento de los

activos e instalaciones de la Entidad

En ISOLUCION está publicado el Programa de Mantenimiento de Equipos, cod. PRG-5-08-002,

version 8 del 25 de junio del 2019. Para el último cuatrimestre se tenia programó y efectúo el

mantenimiento del aire a condicionado, formato F-5-08-012 version 6 diligenciado en diciembre del

2019. Todo està correctamente diligenciado.

En ISOLUCION está publicado el Programa de Mantenimiento Instalaciones, código PRG-5-08-06-

01, version 3 de fecha del 13 de junio del 2019, Se observa formato diligenciado de fecha

diciembre del 2019 F-5-08-011 version 4 con listado de instrucciones de diligenciamiento. Asi

mismo formato diligenciado del mes de noviembre 2019, con visto bueno de la Coordinadora

Administrativa quien firma. La inspección es del Asesor de Infraestructura.

Desde el mes de octubre se conservan Excel, los indicadores de cumplimiento al programa, el

cual se está llevando por placa de vehículo. Se lleva control en cuadro Excel de la fecha de

realización del mantemiento, del kilometraje y del estado mensual de los vehiculos. Con base en

esa informacion se arma el indicador. Se evidiencia en ISOLUCION Programa de Mantenimiento

Deficiencias en la identificación de los

Activos Fijos de la Entidad

Salida no autorizada de equipos y

herramientas

Si la respuesta en alguna de las preguntas de control es NO. Informe si propuso algúna acción

¿Se enunciaron acciones de mejora?

¿Mejoraron los controles?

Malversación, pérdida,

hurto o deterioro de los

Activos de la Entidad

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R5.9

Recibir dádivas o

beneficios a nombre

propio o de terceros

por realizar una

ejecución presupuestal

en detrimento de la

CIAC.

R5.6

Recibir dádivas o

beneficios a nombre


por la manipulación de

la información

financiera y contable

de la Corporación

Realizar registros fraudulentos de hechos

económicos

Incluir partidas presupuestales no alineadas

con los objetivos de la Corporación

direccionando recursos para beneficio

particular o de terceros

R5.1

Riesgos de Corrupción


Proceso

Causa (Situación principal que origina el posible riesgo de corrupción)

¿Se analizaron los controles?

Efectividad de los controles: ¿Previenen o detectan las

causas, son confiables para la mitigación del

riesgo?

MATRIZ SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN

TERCER SEGUIMIENTO -CORPORACION DE LA INDUSTRIA AERONAUTICA

¿Se adelantó seguimiento

al Mapa de Riesgos de

Corrupción?

MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN

¿Se activaron alertas tempranas para evitar la materialización de un riesgo de corrupción?

¿Se implementaron correctivos por la materialización de un riesgo de corrupción?

¿Cuántas alertas se convirtieron en denuncias por casos de corrupción?

Observaciones Seguimiento OCI

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Responsable de los controles: ¿Cuentan con responsables para ejercer la actividad?

Periodicidad de los controles: ¿Son oportunos para la mitigación del riesgo?

Evidencias de los controles: ¿Se cuenta con pruebas del control?

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Se evidencia que el Coordinador de Presupuesto lleva como control de manera virtual carpetas

digitales con los soportes de los CDP entregados a las Áreas. Se realiza selectiva de los CDP

emitidos. Se revisa el CDOP número 2019402101 de fecha de 18 de noviembre del 2019, emitido

para contratación de servicios de asesoria con cargo al programa de Financiacion

PC000042400000, solicitado mediante reserva 2019302265 del proceso de Gestión Logística,

firmado. Así mismo CDP N°2019401627 de fecha del 18 de septiembre del 2019, solicitud de

reserva 2019301706 para servicios de corrección estilo revista, solicitado por Gestor Logístico,

cargo fondo 2029, firmado.

Se evidencia que el Coordinador de Presupuesto lleva como control de manera virtual las carpetas

digitales con los soportes de los RPC entregados a las Áreas. Se realiza selectiva 4500006294

del 15 de noviembre del 2019, expedido para Gestión Documental, organizacion del cuarto de

datos, cargado al CDP 2019402091 y con cargo a un rubro de inversión y proyecto

GO100019001000000.

Modificación de información relacionada

con montos y/o beneficiarios de pago

Se evidencia libro de minuta en donde se lleva control de los documentos soportes que pasan para

pagos con la respectiva Fecha, Proveedor, Número de documento, valor, firma de quienes

recibieron los documentos y de quien recibe cuando se devuelve alguno que no cumpla con la

circular de pagos. Se cumple con el control establecido.

Se evidencia ZP 200004867 de fecha 04 de diciembre del 2019 del proveedor Supliaereos. Se

deja anexo el memorando de pagos firmado, orden de compra 4500006037, factura física original

número 61325, certificación de pago de parafiscales y documento contable número 510002518 de

fecha 25 de octubre del 2019.



Se evidencia que se lleva un control diario de verificación de los bancos sobre las novedades que

arrojan, es decir, sobre rechazos de transacciones realizadas. Esta información es remitida por

Se debe revisar la redacción del control ya que durante el seguimiento no se pudo obtener la

evidencia referenciada en el mismo (actas), toda vez que la actividad de compra de divisas se

ejeuta de manera diferente. Adicionalmente, se debe modificar en la matriz de riesgos, en el

campo donde se relacionan los procedimientos que aplican, porque se evidenció que el instructivo

de compra de divisas es un documento que está obsoleto y no ésta alieando con el control

establecido

Para validar el control se revisa el pago de viáticos al exterior KZ150000718 del 26 de noviembre

del 2019 gurado a Giraldo Martínez 718, generado desde el Grupo Tesoreria. Se valida el

comprobante de pago KZ150000614 del 21 de octubre del 2019 de Soler Vargas Rodrigo

contabilizado con el número 190001019; formato de solicitud de pago del SP 591, de fecha 16 de

octubre del 2019, firmado; comunicado interno 20192340033733 de fecha 15/10/2019 firmado, con

el respectiv visto bueno de costos RPC 2019501011 firmado, kZ150000615 pagado a Pachón

Villalobos Wilson, causacion 190001028 firmado, solicitud de pago firmado SP592 del 16 de

octubre, CDP 2019501012.

R5.11

Cobro o solicitud de

beneficios a terceros

por parte de los

funcionarios de la

CIAC, para el pago de

cuentas de cobro o

facturas de contratistas

y proveedores

afectando la liquidez

de la Corporación

Demoras en los procesos de pago, alto

volumen de trámites

Se debe corregir la Matriz de Riesgo de la Dirección Administrativa y Financiera quien es el

responsable de ejecutar el control, ya que esta a cargo del Director Adminsitrativo y Financiero y

realmente lo ejerce el Coordinador del Grupo Presupuesto.

Falta de Liquidéz

Se evidencia por parte del Director Administrativo y Financiero que lleva un control en Excel del

movimiento de los bancos, según extracto. Del análisis que realiza el director en este Excel, se

puede determinar en los aldos delas cuentas si hubiese problmas de liquidez. Así mismo se

puede validar los egresos que se estan registrando en el ERP SAP. Se evidencia informe de flujo

de caja de todos los ingresos y egresos, el saldo de cada cuenta. Con base en esos análisis se

revisa si se mueven saldos entre cuentas. Se revisan la reciprocidad de los valores registrados en

cada cuenta. Se evidencia que se lleva un flujocrama de las cuentas activas de la CIAC S.A.

Se puede evidenciar Excel de relación de flujo de caja de diciembre, en donde se observa las

facturas pendientes por pagar con la respectiva fecha de vencimiento.

Se evidencia en el Grupo Tesoreria los estados de flujo debidamente firmados sobre el informe de

saldos bancarios con corte a noviembre del 2019.

Como evidencia del control se observa en el computador del Coordinador Administrativo carpeta

virtual con los formatos diligenciados de cada Área para consolidar el formato final del plan de

compras. El consolidado es el formato F-5-01-010 version 1, el cual está completamente

diligenciado. Se evidencia correo enviado a la Oficina de Planeación, Innovación y Desarrollo de

fecha 22 de septiembre del 2019 con la consolidación para el anteproyecto de compras 2020.

Se evidencia que el Profesional de Planeación y Presupuestación conserva los correos

electronicos de las comunicaciones efectuadas con las areas que intervienen para la consolidación

de la información que se ingresa en el annteproyecto 2020. Se observa correo de fecha 19 de

septiembre del envio del Plan Anual de Adquisiones por parte del Coordinador Administrativo y se

observa que el mismo día se verifica y se solicita revision de rubro de comunicaciones y transporte.

Se evidencia correo de fecha 23 de septiembre del 2019 de solicitud de diligenciamiento del

formato del Ministerio de Hacienda al Grupo de Talento Humano.

R5.10

Recibir dádivas o

beneficios a nombre


por invertir en

operaciones de

Tesorería, compra de

divisas o adquisición

de créditos que vayan

en detrimento de los

intereses de la CIAC

Invertir en entidades de dudosa solidez

financiera

Frente a actas del Comité de Inversion no hay actas, debido a que no se agendaron reuniones en

el último cuatrimestre.



Solicitar créditos innecesarios

Frente a este control no hubo necesidad de ejecutarlo, pues no se necesitó de requirir créditos de

Tesorería.

Invertir en condiciones de mercado

desfavorables

Frente a actas del Comité de Inversion no hay actas, debido a que no se agendaron reuniones en

el último cuatrimestre.

Compra de divisas o transferencias en

dólares en condiciones de mercado

desfavorables

Ejecutar gastos no autorizados en el

presupuesto













GO100019001000000.

Afectar rubros que no corresponden con el

objeto del gasto













GO100019001000000.

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R5.9

Recibir dádivas o

beneficios a nombre


por realizar una

ejecución presupuestal

en detrimento de la

CIAC.

R5.12

Recibir dádivas o

beneficios a nombre


por realizar pagos o

traslados (dobles, por

montos superiores,

injustificados o sin

soporte, cuentas

ficticias) incumpliendo

los requisitos

establecidos por la

normatividad vigente

en materia de

prevención del lavado

de activos y

financiación del

terrorismo

Incluir varias veces el mismo gasto bajo

figuras diferentes

Trámite de cuentas por pagar no

autorizadas

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tégi

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Inoportunidad u omisión en el reporte de

PQRD recibidas a Subgerencia

Se evidencia en Excel archivo de seguimiento de PQRS del control de las peticiones realizadas

por los peticionarios, por los diferentes medios de recepción. Se evidencia en el mes de

septiembre del 2019 solicitud para el Grupo de Talento Humano, solicitud remitdia por pagina WEB

de la CIAC. Se evidencia mediante oficio del 17 de octubre 20191400028061, prórroga del Grupo

Jurídico. Se dió respuesta definitiva el 7 de noviembre con el oficio 20191400030641 de GRAJU.

Se valida el control en la página web de enviar respuesta al peticionario de acuerdo con el ticket

92.

Del oficio 20191400030641 de GRAJU, se realiza verificación en ORFEO de la trazabilidad del

histórico del documento y no se observa cargue del ODT del documento final firmado por

generadores de la información. Puesto que el Sistema ORFEO es el software de la Corporación

Ausencia o dificultad para generar la

información requerida para dar trámite a la

PQRs

Se verifican:

* Para verificar el cumplimiento de respuesta de solicitudes a peticionarios, se revisa el

comunicado externo oficio de salida Numero 20191400025451, con firma del Representante Legal,

Jefe Oficina de Planeación, Innovación y Desarrollo, Grupo Asesor Jurídico y Subgerente.

* Se observa oficio de salida Numero 20191400022911 de respuesta a una PQRS de fecha 02 de

septiembre de 2019.

* Se evidencia solicitud documental del radicado 20191020019532 del 29 de octubre del 2019 de

solicitud aclaración y desarrollo de Alianza Estratégica, copia de contratos de la contadora y revisor

fiscal. El responsable de la respuesta es la Dirección Administrativa y Financiera, Blindajes y

Demoras en la preparación y aprobación

de las respuestas de PQRs

Se evidencia en Excel archivo de seguimiento de PQRS del control de las peticiones realizadas

por los peticionarios, por los diferentes medios de recepción. Se evidencia en el mes de

septiembre del 2019 solicitud para el Grupo de Talento Humano, solicitud remitdia por pagina WEB

de la CIAC. Se evidencia mediante oficio del 17 de octubre 20191400028061, prórroga del Grupo

Jurídico. Se dió respuesta definitiva el 7 de noviembre con el oficio 20191400030641 de GRAJU.

Se valida el control en la página web de enviar respuesta al peticionario de acuerdo con el ticket

92.

Del oficio 20191400030641 de GRAJU, se realiza verificación en ORFEO de la trazabilidad del

histórico del documento y no se observa cargue del ODT del documento final firmado por

generadores de la información. Puesto que el Sistema ORFEO es el software de la Corporación

R1.16

Recibir dádivas o

beneficios a nombre


por realizar actos

jurídicos en

condiciones

desfavorables para la

Entidad (deficiencias

en el sustento jurídico,

permitir el vencimiento

de términos)

R1.7

Manipulación,

inoportunidad

voluntaria o

inadecuado

tratamiento a las

peticiones, quejas y

reclamos recibidas en

la Entidad según los

términos establecidos

Deficiencias en los procesos de selección y

vinculación de personal

Direccionamiento Estratégico

En el último cuatrimestre se tiene Resolución 130 del 09 de diciembre del 2019 de la CIAC de

encargo del nuevo Subgerente y Decreto 2188 del 29 de noviembre de comisión de la Función

Pública CIAC S.A para desempeñarse como Subgerente. Así mismo ingresó el señor Jesús

Salgado en el mes de noviembre del 2019 a la Oficina de Planeación, Innovación y Desarrollo. El

Grupo de Gestión Jurídica no registra nuevos ingresos en el período evaluado

Gestión Comercial

En el último cuatrimestre no hubo ingreso de personal. Se registra salida de la pasante Alexandra

Blanco. Se validó en el Grupo de Talento Humano la carpeta física que cumple con el control de

tener informe final de actividades.

Gestión Humana

Se revisaron las carpetas de los siguientes contratistas:

• SALGADO CARDOSO JESUS DANIEL contrato CIAC-TH-1.018.476.880-2019 del 13 de Elaboración de documentos legales que

favorezcan a terceros por encima de las

conveniencias y necesidades de la CIAC

Se evidencia comunicación 20191400041823 GRAJU del 18 de diciembre del 2019, en lacual se

valida el cumplimiento del control

Adelantar defensas judiciales deficientes

para favorecer a terceros (términos y

actuaciones)

Se evidencia comunicación 20191400041823 GRAJU del 18 de diciembre del 2019, en lacual se

valida el cumplimiento del control

R1.12

Recibir dadivas o

beneficios por la

entrega a terceros de

información

confidencial

relacionada con

nuevos proyectos de la

CIAC

Vinculación de personal no idóneo







Gestión Comercial




Gestión Humana


• SALGADO CARDOSO JESUS DANIEL contrato CIAC-TH-1.018.476.880-2019 del 13 de

Manejo inadecuado de la información

confidencial de proyectos desarrollos de la

CIAC

El Grupo Gestión TIC´s tiene una mesa de ayuda (Helpdesk) donde se recepcionan, ente otros

temas, las solicitudes de los usuarios relacionadas con los activos de informacion de

computadores. Durante el último cuatrimestre se evidencian 1025 tickets, cuya gestión puede

observarse al consultar el correo electrónico. Se obsrva que el aplicativo Helpdesk muestra

informacion de reportes sobre usuario de red para la configuración del control establecido.


* Se verifica que la Oficina de Planeación, Innovación y Desarrollo tiene asignados 8 computadores

de mesa y portátil. Se revisan activos fijos 28715, 27928, 28385, 29492 y 167002020035.

* En Innovación y Proyectos se revisan los Activos fijos:

831520003893,831520004213,831520003929.

* En Suberencia se verifica el activo fijo asignado al Asistente de Subgerencia número

831520004521.

Gestión Comercial

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R9.5

Establecer vínculos y

/o mantener relaciones

comerciales con

Clientes relacionados

con actividades ilícitas

(Lavado de Activos,

Financiación del

Terrorismo,

Contrabando)

Vinculación de clientes basados en la

información plasmada en documentación

falsa







Gestión Comercial




Gestión Humana

En las siguientes carpetas revisadas se observa evidencia de la aplicación de visita domiciliaria.


Demoras, errores u omisión en la

verificación de antecedentes de los clientes

en las listas de verificación establecidas por

la CIAC

Se evidencia formatos número 20191300005288 de inscripción clientes. La actualización se viene

ejecutando de acuerdo con el procedimiento de inscripción de clientes. El formato está firmado por

el Representante Legal y ha sido diligenciado por el Director Promoción y Venta. También tiene el

nombre de quien realiza el procedimiento y cita a la Dirección Administrativa y Financiera.

Ver matriz de criticidad clientes en ISOLUCION, MTZ-9-002 MATRIZ DE CRITICIDAD

CLIENTES. Documentos Especiales version 3 de fecha 17/oct./2019, actualizada.

Suscripción de operaciones comerciales

sin el respaldo de la documentación

requerida para el conocimiento del cliente.





Desactualización de la información de

clientes





Se evidencia AZ con relación de las garantías. Para el cuatrimestre se revisa la garantía número

051 de fecha 19 de diciembre del 2019, de un proceso simplificado de MRO Bogotá -Taller de

Ruedas, la cual es aceptada. Se observa concepto tecnico firmado por el especialista TESH. Se

evidencia informe de Ingeniería y Gestión Comercial lo envio enviado al cliente con oficio externo

20192300036171 de fecha 24-12-2019 el cual esta firmado por la Gerencia y los Directorres de

Promoción y Ventas y Prestación de Servicios. Así mismo se observa aviso en SAP número

10009507 y correo electrónico del cliente donde solicita la garantía.

Se verifica garantía número 13-09-2019, solicitud 041 contrato Policia Nacional, aceptada por el

gestor contractual. Se evidencia adjunto, el oficio de solicitud del cliente y firma del concepto

técnico del gestor contractual y aviso 1009439 en SAP.

Ges

tión

Com

erci

al

Subestimación de costos y gastos

asociados al producto o servicio ofrecido

Incumplimiento por parte de los

funcionarios de la CIAC de los lineamientos

para el manejo de los activos de

información de acuerdo con su clasificación

Se evidencia correo electrónico del 30 de diciembre con solicitud de disponibilidad presupuestal

contrato 373 solicitado al Grupo Contabilidad. Cadena presupuestal elemento PEP 40000248.

Se revisó acta de Comité de Gerencia donde sepresentan estados financieros. Frente a la

facturación de los proyectos, se valida acta de Comité de Octubre. Se evidencia relación sobre el

estado financiero de la facturación del proyecto número 20191300004668 de fecha 21 de octubre

del 2019, Se verifica acta número numero 20191300005288 del Comité de Gerencia número 45

de fecha 9 y 11 de diciembre donde se hace presentación de los estados financieros. Las actas se

encuentran firmadas. Se cumple con el control establecido.

Gestión Comercial

En este proceso no pudo validarse el control, porque en el último cuatrimestre no se presentaron

situaciones en que pudieran aplicarlo,

Gestión Logística

Vinculación de personal no idoneo a la

Corporación










831520003893,831520004213,831520003929.


831520004521.

Gestión Comercial

R9.3

Recibir dádivas o

beneficios a nombre


por la venta de

productos o servicios

de la CIAC en

condiciones

comerciales


Entidad (precio,

especificaciones del

producto o servicio,

servicio postventa,

garantía)

R9.4

Recibir dadivas o

beneficios por la

entrega de información

comercial confidencial

relacionada con los

precios y estructura de

costos a ser incluidas

en las cotizaciones de

la CIAC

* Se evidencia cotización 20003453 del 25 de octubre del 2019 con las firmas de elaboró, verificó y

aprobó, con formato de análisis de riesgo de la oferta con sus respectivas firmas y hoja de costos

3011. Se valida en el ERP SAP la hoja de costos encontrando conformidad entre los valores

efectuados y los porcentajes que están ejecutando.

* Se observa cotización 20003401 firmada, con fecha 27 de noviembre del 2019

* Se verifica cotización 20003613 firmada con fecha 05 de diciembre del 2019 y oficio

20192300041293 de fecha 12-12-2019 con firma del Director de Promoción y Venta y Profesional

Mercadeo, solicitud del cliente de proceso simplificado, formato análisis riesgo de la oferta firmado

por el Área Misional y Dirección de Promoción y Venta.

Se evidencia en AZ listas de asistencia de fechas: septiembre 10/2019, 27 de octubre-2019, 11 de

diciembre del 2019, 6 de diciembre del 2019, 29 de diciembre 2019, 13 de noviembre del 2019,

22 de nov.2019, 02 de cotubre del 2019. Se cumple con el control de las reuniones con el General

y Subgerente.

Inclusión de cláusulas comerciales

desfavorables para la CIAC o que obligan

a servicios postventa no rentables

Se revisa:

* carpeta compartida de contratos clientes vigencia 2019;

* concepto de contrato 373- cenac-2019 de fecha 27 de diciembre con firmas

* formato diligenciado version 5 de fecha 26 de agosto del 2019

* formato diligenciado del 15 de octubre

* formato de conceptos version 5

* contrato 176-00-a-cofac-diloa-2019, firmada y diligenciada,

* secop II visto bueno de la gerencia.

* contrato 150-00-a-cofac-diloa-2019 del 20 de septiembre 2019 version 5 con las firmas de todos

los que dan conceptos y con visto bueno de la Gerencia.

Prestación de servicios amparados en

garantías no vigentes o que no cubren la

reparación o servicio solicitado

Se evidencia AZ con relación de las garantías. Para el cuatrimestre se revisa la garantía número

051 de fecha 19 de diciembre del 2019, de un proceso simplificado de MRO Bogotá -Taller de

Ruedas, la cual es aceptada. Se observa concepto tecnico firmado por el especialista TESH. Se

evidencia informe de Ingeniería y Gestión Comercial lo envio enviado al cliente con oficio externo

20192300036171 de fecha 24-12-2019 el cual esta firmado por la Gerencia y los Directorres de

Promoción y Ventas y Prestación de Servicios. Así mismo se observa aviso en SAP número

10009507 y correo electrónico del cliente donde solicita la garantía.

Se verifica garantía número 13-09-2019, solicitud 041 contrato Policia Nacional, aceptada por el

gestor contractual. Se evidencia adjunto, el oficio de solicitud del cliente y firma del concepto

técnico del gestor contractual y aviso 1009439 en SAP.

Entrega de productos, fabricación o

prestación de servicios adicionales a los

pactados contractualmente

SI NO SI NO

X X

Con

trat

ació

n

Tal

ento

hum

ano

Fin

anci

ero

Arc

hivo

Jurí

dico

Otr

o (C

uál)

No

tiene

cont

role

s

SI NO

No

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cont

role

s
























Ges

tión

Adm

inis

trat

iva

y F

inan

cier

a

R5.1



Proceso





riesgo?





Apoyo

Mis

iona

l

Est

raté

gico

De

Eva

luac

ión ninguna




X X X X X

X X X X X

X X X X X

X X X X X

X X X X X X

X X X X X X

X X X X X

X X X X X X

X X X X X X

X X X X X X

X X X X X

Para validar el control se revisa :

* Pago generado desde el Grupo Tesorería de pagos de viaticos al exterior No. KZ150000718 del

26 de noviembre del 2019 que corresponde a viaje efectuado por Giraldo Martínez 718.

* Se valida el comprobante de pago KZ150000614 del 21 de octubre del 2019 de Soler Vargas

Rodrigo contabilizado con el numero 190001019, formato de solicitud de pago del SP 591, de

fecha 16 de octubre del 2019, firmado, comunicado interno 20192340033733 de fecha 15/10/2019

firmado, con el respectivo visto bueno de costos RPC 2019501011 firmado.

* Pago kZ150000615 efectuado a Pachón Villalobos Wilson, causacion 190001028 firmado,

solicitud de pago firmado sp592 del 16 de octubre, CDP 2019501012.

La Oficina de Control Interno revisa las liquidaciones de la nómina posterior al pago efectuado. En

el último cuatrimestre se evidiencian los siguientes oficios internos sobre la verificación de la

nómina y en ellos se observa si hubo lugar a oportunidades de mejora. Como evidencia se

revisan las comunicaciones 20191200033913/120/OCINT/CIAC Bogotá D. C del 16-10-2019 con

la validación de la nómina de septiembre del 2019. Así mismo se revisa comunicación interna

Desvío de pagos de nómina a cuentas

diferentes a las de los empleados o de los

terceros a los que debe realizarse el pago

(según aplique p ej. Fondos voluntarios o

de crédito)

Para validar el control se revisa :

* Pago generado desde el Grupo Tesorería de pagos de viaticos al exterior No. KZ150000718 del

26 de noviembre del 2019 que corresponde a viaje efectuado por Giraldo Martínez 718.

* Se valida el comprobante de pago KZ150000614 del 21 de octubre del 2019 de Soler Vargas

Rodrigo contabilizado con el numero 190001019, formato de solicitud de pago del SP 591, de

fecha 16 de octubre del 2019, firmado, comunicado interno 20192340033733 de fecha 15/10/2019

firmado, con el respectivo visto bueno de costos RPC 2019501011 firmado.

* Pago kZ150000615 efectuado a Pachón Villalobos Wilson, causacion 190001028 firmado,

solicitud de pago firmado sp592 del 16 de octubre, CDP 2019501012.

Promoción de personal que no posea las

competencias y requisitos para el nuevo

cargo

Se revisan carpetas fisicas de:

* Castillo Ortiz Norma: Se observa informe de antecedentes disciplinarios firmado, oficio

20191200031483 de solicitud de Promoción de Personal aprobada por el Gerente General y el

Jefe o Coordinador de Talento Humano, formato de aprobación plan de vacantes II semestre

firmado por el General, entrevistas técnicas y psicológicas formato version 6, entrevísta alta

dirección, pruebas 180 y PTC, evaluación de conocimientos diligenciada, hoja de vida DAFP

diligenciada y firmada, certificados de estudios, tarjeta profesional, certificados laborales,

modificatorio aprobado el Gerente General, acta de mutuo acuerdo. Pasó de Técnico de Apoyo

grado 31 a Profesional Universitario grado 10.

* Plaza Aracelly: Se evidencia proceso de Informe de antecedentes disciplinarios, solicitud

aprobada por el Gerente General y el Jefe o Coordinador de Talento Humano y modificatorio

aprobado por el Gerente General. Acta mutuo acuerdo firmada. Pasa de Técnico de Apoyo grado

31 a Profesional grado 14.

Inclusión de empleados de planta o

contratistas ficticios que no presten servicios

reales a la Entidad o diferentes a los

servicios con los que figuran en nómina o

como contratistas






20191200041213/120/OCINT/CIAC Bogotá D. C de 12-12-2019 con la verificación de la nómina

de noviembre de 2019.

Inclusión de empleados de planta o

contratistas ficticios que no presten servicios

reales a la Entidad o diferentes a los

servicios con los que figuran en nómina o

como contratistas

El control de novedades se lleva en carpeta fisica de liquidación de nómina de planta. Se revisan

las novedades efectuadas en octubre de 2019. Comunicación interna con radicado

20192210034573. Se explica al auditado la necesidad de dejar la trazabilidad en el histórico de

ORFEO.

Dentro del Control C6.31 se habla de "... De lo contrario las registra en archivo de control de

novedades del mes". Al verificar el archivo de control de novedades del mes, el auditado informó

que no se lleva de forma independiente, toda vez que como se explicó en el párrafo anterior, las

novedades forman parte de la carpeta de la nómina, por lo que se debe modificar el control en su

redacción para que evidencie la situación real y no exija un archivo que en la práctica no se lleva.

Se observa escaneo del informe de actividades autorizado por Supervisor. Se valida el informe de

actividades del contrato prestacion de servicios y cobro F-6-00-025 version 3 encontrándolo

diligenciado, con las firmas de los supervisores del contratos.

Reembolso de gastos o pago de viáticos

no autorizados, por encima de los topes

establecidos y/o ficticios

Solicitud de gastos de viaje o viáticos aprobada, soportes contables de pagos: se evidencia F-6-00-

020 soliciyud de pago firmada, SP 479 oficio de solicitud, CDP 2019400260 firmado, RPC

N°2019500853 firmada, SP 481 Firmada, SP 501 oficio diligenciada y firmado 20191600028483,

SP 505 firmado oficio 20192600028753 firmado todas las evidencias de septiembre. SP 558 de

fecha 03 de octubre del 2019 firmado, comunicado interno 20191600027963 firmada, CDP

2019401732, RPC 2019500953 firmado, SP 590 firmado comunicado interno 20192400033873 de

fecha 16/10/2019 firmado, CDP 2019401866 firmado, RPC 2019501010 firmada, SP 624 solicitud

de pago firmado, oficio 20192400034613 oficio firmado,CDP 2019401940 firmado, RPC

R6.11

Recibir dádivas o

beneficios a nombre


por la liquidación y

pagos de nómina

injustificados

R6.10

Recibir dádivas o

beneficios a nombre


por la vinculación y/o

promoción de personal

en la entidad sin

cumplir con los

perfiles y requisitos

establecidos para el

cargo (competencia,

experiencia, nivel

educativo)- Tráfico de

Influencias

Ges

tión

Hum

ana

Manipulación del sistema de nómina

HEINSOHN para incluir novedades o

modificar la nómina

Se evidencia correo electrónico donde se pudo validar que los usuarios que están creados, tienen

diferentes perfiles y roles dentro del sistema.

Vincular personal para cargos no

necesarios, no establecidos y/o no

autorizados en la planta de personal







Gestión Comercial




Gestión Humana



Vincular personal sin cumplir con las

competencias y requisitos establecidos

para el cargo (no idoneas) con

remuneración superior al del perfil del

candidato







Gestión Comercial




Gestión Humana



Vincular personal adjuntando

documentación falsa y/o adulterada







Gestión Comercial




Gestión Humana



Mantener en la nómina empleados

retirados de la Entidad






20191200041213/120/OCINT/CIAC Bogotá D. C de 12-12-2019 con la verificación de la nómina

de noviembre de 2019.

El control de novedades se lleva en carpeta fisica de liquidación de nómina de planta. Se revisan

las novedades efectuadas en octubre de 2019. Comunicación interna con radicado

20192210034573. Se explica al auditado la necesidad de dejar la trazabilidad en el histórico de

ORFEO.

Dentro del Control C6.31 se habla de "... De lo contrario las registra en archivo de control de

Giros de nómina adicionales a los

establecidos dentro del acuerdo de salarios

(valores adicionales)

SI NO SI NO

X X

Con

trat

ació

n

Tal

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hum

ano

Fin

anci

ero

Arc

hivo

Jurí

dico

Otr

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Ges

tión

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y F

inan

cier

a

R5.1



Proceso





riesgo?





Apoyo

Mis

iona

l

Est

raté

gico

De

Eva

luac

ión ninguna




X X X X X

X X X X X

X X X X X

X X X X X

X X X X X

X X X X X

X X X X X

X X X X X

X X X X X

Desconocimiento de la normatividad

vigente aplicable

Para el úlltimo cuatrimestre se evidencia correo electrónico del 19 de noviembre del 2019 sobre

capacitación del requisito 6.1 de la DIAN, en su visita de operador económico autorizado numero

46. Esta información se envió a AVIANCA y Roldan Logística, al Director de DILOA, Control

calidad de DILOA, Coordinadora del SIGCA, Jefe de Almacén principal y todo el Grupo de

Comercio Exterior.

Se evidencia presentación realizada el 28 de octubre del 2019 en Comité Directivo sobre la

aplicación de la resolución 059 de 2019 que reglamenta el decreto 1370 de 01 de agosto del 2019.

Operacion Tributaria.

se evidencia correo electrónico de participación en reunión de Gerentes sobre temas actualidad del

comercio exterior y perpectivas económicas del 2020, prórrogas de Zona Franca, actulización

normativa marco normativo DEI (declaraciones especiales de importación consolidada).

Se evidencia cronograma de capacitaciones internas y externas año 2019 de fecha 02 de octubre

Realizar los trámites de zona franca sin la

totalidad de la documentación requerida

según el tipo de operación

El número de documento de transporte que puede ser marítimo o aéreo. Se verifica la guía de

corte HAX3035 de nov 14 del 2019 que llega a CIAC en noviembre 15 del 2019 y orden de trabajo

4500005428 de junio 12 del 2019. Se evidencia planilla de envío en calidad de recibo, emitida por

la DIAN relacionando el vehículo. El número de la guia de corte es 3045. Se observa formulario

de moviento de mercancías de ingreso a la CIAC número 9193331807 de noviembre 18 del

2019. Se puede ver en aplicativo PICIZ Programa de control inventario de la Zona Franca Bogotá.

Para el último cuatrimestre no hubo ingreso de aeronaves procedentes del exterior.

Se evidencia documento de transporte número MIA2151407 de US.Express de fecha 20 de

diciembre del 2019, formulario movimiento de mercancía numero 9193362697 de diciembre 29

del 2019. No presenta acta de inconsistencias. Se observa incoming, vale de entrada

5000017596 y facturas comerciales números 29808 , 28805, 29800 y 29798. Se evidiencia

soporte de declaraciones de importación números 92031919927405 y 92031919927397 de

diciembre 29 del 2019 emitidas en el aplicativo de la DIAN.

Errores en el diligenciamiento de la

documentación requerida para adelantar

los trámites de las operaciones de Zona

Franca

No se dejan marcas en el documento de declaraciones de importación. Se hace revisión y se

verifica dejando registro en cuadro de excel de las operaciones de la Zona Franca CIAC. En este

se deja descrita la informacion conserniente. Se evidencia cuadro control en excel consolidado

"IMPO 2019" del mes de octubre. Hubo 87 expediciones de declaraciones de importación, de las

cuales 34 son de septiembre.

Se debe revisar y ajustat el control C8.33 toda vez que en la práctica, no se cumple con la

evidencia de "... dejar marcas.."

Salida de elementos del Almacén sin la

aprobación del Grupo de Comercio

Exterior

Se valida carpeta digital del vale de salida 8001905 para la factura 29808 con sus respectivas

firmas, Formulario de movimiento de mercancias PICIZ 9193362887 y declaración de importación

formulario de la DIAN 032019002090764-6 firmado.


firmas, Formulario de movimiento de mercancias PICIZ 9193362887 y declaración de importación

formulario de la DIAN 032019002090764-6 firmado.

Se evidencia que en el Almacén Principal conservan carpeta digital de los respectivos vales de

entrada. Se verifica el 5000017556 de fecha 19-12-2019, donde se observa que el inspector

realiza verificación, dejando en el Incoming Inspetion la verificación con sello y firma de aval de

que el elemento está cumpliendo.

Para los casos que hay cuarentenas se evidencia la orden 4500006476 que en el incoming el

inspector en el campo observaciones cuando el elemento no cumple, deja la respectiva

observación.

Se evidencia Recibo 690 y formulario 032020030000408-5 de fecha de diciembre del 2019. Se

evidencia carpeta digital de todos los meses del año con la respectiva declaración.

Para el último cuatrimestre no se ejecutó el control, porque no se presentó la situación que lo

activa.

Traslado de mercancias diferentes al objeto

social de la CIAC y a las autorizadas por la

legislación aduanera Colombiana

No se evidencia cesión de derechos para el cuatrimestre en evaluación.

Declaración incorrecta de los materiales,

componentes, partes e insumos que se

están traslandando (canidad, valores,

referencias, descripciones)

No se dejan marcas en el documento de declaraciones de importación. Se hace revisión y se

verifica dejando registro en cuadro de excel de las operaciones de la Zona Franca CIAC. En este

se deja descrita la informacion conserniente. Se evidencia cuadro control en excel consolidado

"IMPO 2019" del mes de octubre. Hubo 87 expediciones de declaraciones de importación, de las

cuales 34 son de septiembre.

Se debe revisar y ajustat el control C8.33 toda vez que en la práctica, no se cumple con la

Transacciones por fuera de los tiempos

establecidos por la norma aduanera

El sistema de PICIZ avisa cuando se está terminando o se va avencer un procesamiento parcial.

Se evidencia un oficio 20192310036611 de fecha 27 de diciembre del 2019 radicado ante la DIAC

y Zona Franca Bogota con firmas de Gerencia, Subgerencia, Grupo Asesor Jurídicó, Directora

Logística y Coordinador Grupo Zona Franca.

Se evidiencia en carpeta digital archivo en excel de operaciones zona franca CIAC 2019. Se

realiza seguimiento para aquellos que presentan demoras y se actualiza el archivo según el

estatus. El control se cumple para lo evidenciado. Frente a algunas demoras se solicitó a la

Gerencia otro cargo para poder agilizar la gestión aduanera.

Errores en los procedimientos aduaneros o

en la identificación de bienes y servicios

Deconocimiento o incumplimiento de los

requisitos para la manipulación y embalaje

de carga

Se evidencia cronograma de capacitaciones internas y externas año 2019 de fecha 02 de octubre

del 2019, sobre Maquilas y cambios normativos frente a la elaboración de productos en Régimen

Franco, el cual no expide certificado. Realizado en octubre del 2019 para personal del Grupo de

Comercio Exterior.

Se evidencia vale de salida de material 80001885 de fecha 20-12-2019 con sus respectivas firmas.

Se revisan también los vales de salida de material 80001919, 80001926, 80001895, 80001886 y

80001904 de fecha 26-12-2019.;

Se verifica vale de salida de material:

* 4900049523 de fecha 10-10-2019 firmado,

* 4900049504, 4900049486 de fecha 09-10-2019,

* 49000533395 de fecha 26 de diciembre del 2019 con descripcion de sello de seguridad

000000000104 y 000000000105 con frima de zona franca, Almacen, con visto bueno del jefe de

seguridad y firma del transportador que recibe la carga de la carpeta 216 de la orden de servicio

R8.5

Incumplimiento de los

requisitos de la

normatividad

aduanera, tributaria y

cambiaria vigente y de

Regimen Franco en

las operaciones de

Zona Franca que

realiza la CIAC que

puedan conllevar a

lavado de activos,

narcotráfico,

contrabando en

beneficio propio o de

terceros

Ges

tión

Logí

stic

a

SI NO SI NO

X X

Con

trat

ació

n

Tal

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hum

ano

Fin

anci

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Arc

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Otr

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cont

role

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Ges

tión

Adm

inis

trat

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y F

inan

cier

a

R5.1



Proceso





riesgo?





Apoyo

Mis

iona

l

Est

raté

gico

De

Eva

luac

ión ninguna




X X X X X

R8.7

Establecer relaciones

comerciales con

Provedores

relacionados con

actividades ilícitas

(financiación del

terrorismo / Lavado de

Activos, contrabando,

narcotráfico)

X X X X X

X X X X X

X X X X X

X X X X X

X X X X X

Adulteración o modificación de la

documentación soporte (cotizaciones,

ofertas)

Se verifica en SAP por la transaccion me2n la información contenida en las carpetas:

* 4500006282 donde se encontró cotizaciones 191678 y 20256 publicadas en la web, cuadro

comparativo de las mismas solicitudes firmadas, Formato de necesidades y de mercadeo para

adquisiciones y/o servicios planeadas y/o de funcionamiento de 12 de noviembre de 2019 firmada

y con visto bueno del Subgerente y la Coordinadora Administrativa, CDP 2019402059 firmado por

presupuesto, registro presupuestal del compromiso firmado, orden de compra 4500006282 del 14

de noviembre de 2019 firmada, publicación en SECOP I ID19410087649, cotizaciones de

proveedor, comuniado interno 20192240039473 del 28 de novembre de 2019 para la adquisición

de un guacal de madera firmado, vale de entrada 5000017389 diligenciado y firmado, certificación

de pago de parafiscales del proveedor y formato memorando de pago diligenciado, firmado y con

la factura del proveedor.

* 4500006226 donde se encontró cotizaciones 20120 y 20116 publicadas en la web, cuadro

comparativo de las mismas solcitudes firmadas, CDP 2019401972 firmado por presupuesto,

certificaciones de experiencia del proveeedor, Formato de necesidades y de mercadeo para

adquisiciones y/o servicios planeadas y/o de funcionamiento de 31 e octubre de 2019 firmada y

Error u omisión en la verificación de

información de proveedores (Fallas en la

revisión de la documentación o error en la

realización del estudio de seguridad:

verificación de antecedentes disciplinarios,

fiscales, penales, lista Clinton, falsedad de

documentación, relacionados con

actividades ilícitas (financiación del

terrorismo/Lavado de Activos).

Se evidencia registro de proveedores en el último cuatrimestre de 2019. Se verifica en Matriz de

Criticidad de Proveedores versión 27 del 10 de diciembre del 2019 publicada en ISOLUCION. Se

regista criticidad alta en tres proveedores :

* 18/09/2019 , NO AERONÁUTICO , 901235691 DATA FACTUM COLOMBIA Número en SAP

200001370

* 27/09/2019 , AERONÁUTICO, 444444991 AIRCRAFT PROFESSIONAL MAINTENANCE,

LLC EE.UU. Número en SAP 300000286, es un comercializador. No aplica por auditoria por

Grupo Aseguramiento de la Calidad

* 10/12/2019 , AERONÁUTICO , 444445003 AIR ONE INTERNATIONAL USA INC EE.UU.

Número en SAP 300000298 es un comercializador. No aplica por auditoria por Grupo

Aseguramiento de la Calidad. Tiene plan de contigencias

Se valida que se conserva en la carpeta de proveedores la documentación soporte del análisis

realizado, la lista de chequeo de proveedores diligenciada con la documentación que contiene la

carpeta en medio digital que contiente verificación de antecedentes, fotos de visita, formato único

R8.8

Recibir dádivas o

beneficios a nombre


por la compra o

contratación de bienes

y/o servicios en

condiciones


CIAC (precio,

cantidad, calidad,

garantía) y/o actos

ilícitos que puedan

comprometer la

imagen de la entidad,

o incumplimiento a la

regulacion

aeroanautica y/o

disposiciones legales.

Solicitud de cotizaciones o estudios de

mercado diseñados a la medida de una

firma o incluyendo restricciones y/o

condiciones innecesarias que favorecen

una firma o empresa particular





200001370










Uso del mecanismo de compra urgente

para compras no planeadas (que no

implican urgencia)

Se evidencia correo del excel con los indicadores generados para noviembre de 2019 y hoja de

vida de los mismos. Efectividad de entregas, con el 70,6%.

Adjudicación a compañías de papel,

creadas específicamente para la

adjudicación de un contrato específico, que

no cuentan con la experiencia o trayectoria

necesaria





200001370










Contaminación de la carga (narcóticos/

armas / contrabando)

Para el último cuatrimestre no hubo ingreso de aeronaves procedentes del exterior.

Se verifica carpeta 6042 del 2019 de la Aeronave HK-5000 S/N1142 que contiene Formato

solicitud de ingreso y/O salida Aeronaves y/o equipo ETAA de fecha 11 de diciembre del 2019,

declaracion de importación número 032014000467065-4. Se evidencia oficio dirigido al

Aeropuerto el Dorado con firma del Coordinador del Grupo de Comercio Exterior, número

20192310041263 de fecha diciembre 12, él autoriza desde la Gerencia para expedir el

comunicado externo 20192310034381 de fecha 11 de diciembre 2019. se evidencia acta de

diligencia firmada por la DIAN para el ingreso de la aeronave, formato de inspección preliminar de

fecha 12.12.2019, de la Oficina de Control Calidad firmado, formato de solicitud de ingreso y salida

aeronaves de fecha 11 del 2014 diligenciada y firmada, control de recibo y entrega aeronaves,

componentes, motores para operaciones en zona franca diligenciado y firmado, acta de inspección

de mercancías, diligenciada y firmada, con fotos digitalizadas de la salida de la aeronave.


R8.5

Incumplimiento de los

requisitos de la

normatividad

aduanera, tributaria y

cambiaria vigente y de

Regimen Franco en

las operaciones de

Zona Franca que

realiza la CIAC que

puedan conllevar a

lavado de activos,

narcotráfico,

contrabando en

beneficio propio o de

terceros

Ges

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ión ninguna




X X X X X

X X X X X

X X X X X

X X X X X

X X X X X

X X X X X

Se evidencia vale de entrada 5000017674 de fecha 27-12-2019 con sus respectivas firmas, factura

del proveedor, pre-inspección de mercancías versión diligenciada y firmada.

Dueños de proceso, interventores,

supervisores o gestores de contratos laxos

y que no verifican el cumplimiento a

cabalidad del objeto de la compra o

contratación.

Para la verificación del control, se revisan los siguientes documentos, los cuales se encuentran

diligenciados y firmados: orden de servicio 4500005807 de fecha 06/09/2019, CTO-02-5-16043-

19 servicio de reparación por COP 1$63.129.214, contratista Aerotécnica SAS cliente Policia

Nacional. Se observa que se lleva en control documental de los contratos, requerimiento del

cliente aprobado, cotización de oficio externo numero 20192300020181, cuadros comparativos

191294 y número 191299 con visto bueno del Gerente, CDP 2019401472, orden de trabajo

emitida por SAP, RPC, Formato de solicitud adición,reducción,modificación,anulación de contratos

y ordenes, CDP modificado, orden modificada y RPC modificado, póliza de seguros con Liberty

Seguros, formato de pólizas de seguros, aprobacion de pólizas por el Grupo Asesor Jurídico,

memorando interno 2316 de fecha 18 de septiembre, publicación en SECOP I número

1949917481, cotización de Dirección de Promicón y Venta número 20003329, Oficio de

autorizacion del cliente mantenimiento numero 53, modificación de póliza de seguros de fecha 7 de

octubre, factura proveedor AT 1636, aportes de pago parafiscales del proveedor, vale de entrada

4900049309, incoming con firma del inspector, acta de recibo a memorando de pago, modificacion

de póliza 738674 en formato diligenciado por el Grupo Asesor Jurídico, informe de supervisiónn del

Realizar Compras ficticias (sin recibir el

bien o servicio)

Gestión Comercial

En este proceso no pudo validarse el control, porque en el último cuatrimestre no se presentaron

situaciones en que pudieran aplicarlo,

Gestión Logística

Para la verificación del control, se revisan los siguientes documentos, los cuales se encuentran

diligenciados y firmados: orden de eervicio 4500005807 de fecha 06/09/2019, CTO-02-5-16043-

19 servicio de reparación por COP 1$63.129.214, contratista Aerotécnica SAS cliente Policia

Nacional. Se observa que se lleva en control documental de los contratos, requerimiento del

cliente aprobado, cotización de oficio externo numero 20192300020181, cuadros comparativos

191294 y número 191299 con visto bueno del Gerente, CDP 2019401472, orden de trabajo

emitida por SAP, RPC, Formato de solicitud adición,reducción,modificación,anulación de contratos

y ordenes, CDP modificado, orden modificada y RPC modificado, póliza de seguros con Liberty

Seguros, formato de pólizas de seguros, aprobacion de pólizas por el Grupo Asesor Jurídico,

memorando interno 2316 de fecha 18 de septiembre, publicación en SECOP I número

Salida del almacén de los materiales,

componentes, herramientas y/o equipos

aeronáuticos sin el debido registro o no

autorizados

Se verifica vale de salida de material:

* 4900049523 de fecha 10-10-2019 firmado,

* 4900049504, 4900049486 de fecha 09-10-2019,

* 49000533395 de fecha 26 de diciembre del 2019 con descripcion de sello de seguridad

000000000104 y 000000000105 con frima de zona franca, Almacen, con visto bueno del jefe de

seguridad y firma del transportador que recibe la carga de la carpeta 216 de la orden de servicio

4500005942.

La acción "Puerto del equipo bloqueado", no es una acción que apunte al control del riesgo, por lo

tanto se debe reemplazar por otra que sí aplique o retirar, si es el caso. En ambas situaciones de

debe modificar el Mapa de Riesgos.

R8.8

Recibir dádivas o

beneficios a nombre


por la compra o

contratación de bienes

y/o servicios en

condiciones


CIAC (precio,

cantidad, calidad,

garantía) y/o actos

ilícitos que puedan

comprometer la

imagen de la entidad,

o incumplimiento a la

regulacion

aeroanautica y/o

disposiciones legales.

Vinculación de personal no idoneo al área

de contratación







Gestión Comercial




Gestión Humana



Entrega de información confidencial a

proveedores (para favorecerlos en el

proceso de contratación










831520003893,831520004213,831520003929.


831520004521.

Gestión ComercialRecepción de materiales, componentes,

herramientas y/o equipos aeronáuticos

que no cumplan con los estándares y

normatividad aplicable

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X X X X X

X X X X X

X X X X X

X X X X X X

R4.4

Recibir dadivas o

beneficios a nombre


por la entrega de

información

confidencial asociada a

la Prestación del

Servicio y servicios de

entrenamiento,

materiales, repuestos,

herramientas

suministros, de

propiedad de la CIAC

o del cliente.










831520003893,831520004213,831520003929.


831520004521.

Gestión Comercial

Pre

stac

ión

del S

ervi

cio

Vinculación de personal no idóneo a la

Corporación







Gestión Comercial




Gestión Humana




herramientas, robo o hurto de los mismos.

Se evidencia:








Desconocimiento de las normas y

controles establecidas frente a la

confidencialidad de la información de

aeronaves

Para el último cuatrimestre no hubo ingreso de personal nuevo en el Simulador de Vuelo.

En el último cuatrimestre se evidenció la respectiva capacitación realizada al personal que trabaja

con el simulador de vuelo.

Se observaron las listas de control de asistencia del 11 de septiembre del 2019 donde se dictó

charla de ciberseguridad al personal nuevo que ingresó a la entidad el 2 de septiembre de 2019.

Dentro de la información presentada en la auditoria se evidenció el envío permanente de correos

electrónicos con instrucciones e información de Ciberseguridad. Como evidencia para la auditoría,

se observa uno enviado el 30 de octubre de 2019, acerca de "alerta correo malicioso", el cual es

enviado a todos los funcionarios. El Coordinador de TIC´s informa aunque estos correos son

frecuentes, no se consolidan como evidencia concreta de capacitación formal y charlas de

Incumplimiento de los procedimientos

establecidos para salvaguardar la

confidencialidad de la información

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Corporación







Gestión Comercial

















831520003893,831520004213,831520003929.


831520004521.

Gestión Comercial


Corporación







Gestión Comercial




Contaminación de aeronaves con

elementos ilicitos

Gestión Logística























831520003893,831520004213,831520003929.


831520004521.

Gestión Comercial

R3.7

Recibir dadivas o

beneficios a nombre


por la entrega o

divulgación de

información

confidencial o inclusión

de artefactos ilícitos (

contrabando,

estupefacientes,

narcóticos) en las

Aeronaves y partes

Aeronáuticas

fabricadas por la CIAC

Pro

ducc

ión

R3.3

Recibir

dadivas,beneficios a

nombre propio o de

terceros por la entrega,

extorsion o secuestro

por divulgación y/o

entrega de información

confidencial de los

Diseños y Desarrollos

elaborados por la

CIAC

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X X X X X

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X X X X X

X X X X X

X X X X X

X X X X X

X X X X X

X X X X X

X X X X X

Señale con un X en la columna 2 si el riesgo es claro y preciso y cumple con los

parámetros para determinar que es de corrupciónSeñale con una X, en las columnas 3 a 11 el proceso que contiene el riesgo de corrupción (R1, R2, R3…)

Señale con una X si la causa principal del

riesgo de corrupción se encuentra

claramanete identificada.

Hace referencia a: efectividad

de los controles, responsables,

periodicidad y evidencias de los

controles

Señale con una X si se enuencieron acciones de

mejoraSeñale con una X si mejoraron los controles










831520003893,831520004213,831520003929.


831520004521.

Gestión Comercial

R2.8

Recibir dadivas o

beneficio en nombre

propio por permitir la

presencia de

narcóticos o elementos

prohibidos o ilícitos en

las aeronaves y/o

vehículos que

ingresan o salen de la

CIAC

Contaminación de aeronaves o vehículos

con elementos ilícitos

Gestión Logística










componentes, motores para operaciones en zona franca diligenciado y firmado, acta de inspección

de mercaníias, diligenciada y firmada, con fotos digitalizadas de la salida de la aeronave.

Producción

Para el último cuatrimestre del 2019 no hubo ingreso de aeronaves a la CIAC por parte de la

Ausencia en el control de acceso y

verificación de paquetes y correspondencia

que ingresan a la Corporación

Se realiza seguimiento de la ejecución del control con el analista de seguridad. Se valida control

en porteria y frente a registro de ingreso de visitantes, el cual es un ainformacion que se envia por

correo al responsable de la seguridad de la ciac con el fin de que ellos validen el personal que

ingresa y sale de la entidad se valida el control mediante correo electronico se observa excel de la

relacion de los siguientes conceptos NoCEDULA, 1erAPELLIDO, 2doAPELLIDO, 1erNOMBRE,

2doNOMBRE, SEXO, FECHAEXP ,RH, FECHA AREA,VISITADA, HORADEINGRESO, FICHA

FUNCIONARIO,RESPONSABLE, Obervaciones, Fechasis, HORADESALIDA.

Daño de los equipos de CCTV de la CIAC

Se evidencia AZ con los formatos. Se conserva el seguimiento mensual de la inspección de

instalacción perimetral, formato F-2-04-032, version 5, de fecha 30-12-2019. Se evidencia

registros del 29 de nov, 30 de oct, 30 de septiembre cumplido al 100% y sin novedades. Formato

de inspeccion perimetral N° F-2-04-066 version1, fechas de diligenciamiento 27 de dic, 29 de nov,

30 de octu, 30 de sept, los formatos estan al 100%, se da cumplimiento al control.

Para el último cuatrimestre se realizó cambio total de todo el Sistema de Sguridad, por lo tanto se

Se realiza seguimiento de la ejecución del control con el Analista de Seguridad. Se valida en

portería control de registro de ingreso de visitantes, el cual es un informacion que se envía por

correo electrónio al responsable de la Seguridad de la CIAC, con el fin de que los guardías validen

al personal que ingresa y sale de la entidad. Se valida la información de NoCEDULA,

1erAPELLIDO, 2doAPELLIDO, 1erNOMBRE, 2doNOMBRE, SEXO, FECHAEXP ,RH, FECHA

AREA VISITADA, HORA DE INGRESO, FICHA FUNCIONARIO RESPONSABLE,

Obervaciones, Fecha sistema y HORA DE SALIDA.

Se evidencia AZ con los formatos. Se conserva el seguimiento mensual de la inspección de

instalacción perimetral, formato F-2-04-032, version 5, de fecha 30-12-2019. Se evidencia

registros del 29 de nov, 30 de oct, 30 de septiembre cumplido al 100% y sin novedades. Formato

de inspeccion perimetral N° F-2-04-066 version1, fechas de diligenciamiento 27 de dic, 29 de nov,

30 de octu, 30 de sept, los formatos estan al 100%, se da cumplimiento al control.

Falta de acompañamiento al personal

visitante durante su estadía en las

instalaciones de la CIAC

Se realiza seguimiento de la ejecución del control con el Analista de Seguridad. Se valida en

portería control de registro de ingreso de visitantes, el cual es un informacion que se envía por

correo electrónio al responsable de la Seguridad de la CIAC, con el fin de que los guardías validen

al personal que ingresa y sale de la entidad. Se valida la información de NoCEDULA,

1erAPELLIDO, 2doAPELLIDO, 1erNOMBRE, 2doNOMBRE, SEXO, FECHAEXP ,RH, FECHA

AREA VISITADA, HORA DE INGRESO, FICHA FUNCIONARIO RESPONSABLE,

Obervaciones, Fecha sistema y HORA DE SALIDA.

El C2.17 establece que en el caso de que el vistante traiga consigo equipo de cómputo se solicita el

diligenciamiento del formato de compromiso de uso de equipos informáticos, lo cual no se está

efectuando en la Entidad. Lo anterior obedece a cambios en el control C2.17 de la Matriz de

Seguimiento y Control MTRSYC-001 versión 10, que no han sido llevados a la matriz de riesgos

de corrupción publicada en las web.


herramientas

Se evidencia:








Se valida AZ de los formatos de inspección vehicular, los cuales sons diligenciados por el guardia

de seguridad, quien lo controla y lo firma despúes de realizar la respectiva inspección.

En Grupo Comercio Exterior se evidencia:

Carpeta 231-23-2-4-184-19 de orden 4500006585, formato de inspección de mercancías de fecha

19/12/2019 firmado por usuario operador y usuario de Zona Franca, carpeta 088-19, orden

R2.7

Recibir dadivas o

beneficios a nombre

propios o de terceros

por la divulgación de

información

confidencial obtenida

durante las auditorías o

por reportar resultados

favorables para los

auditados

Uso indebido de la información recibida en

el desarrollo de la Auditoria

Prestación del seervicio

El Aliado para prevenir el riesgo de extracción de información, en los computadores del personal

contratado cumple con las políticas del TICs, es decir, no tienen acceso a correos electrónicos, ni a

lugares web que permitan enviar información institucional a correos particulares o guardar

información virulenta de sitios sospechosos, entre otras restricciones. De igual forma los

computadores tienen instalados programas de vigilancia y no permiten el uso de los puertos USB.

Seguimiento y Control

* La Oficina de Control Interno tiene asignados 4 computadores de mesa y portátil, de los cuales se

verifica el activo fijo número 831520004222 . Se valida que cumple con el control de mantener

bloqueado los puertos USB.

* El Grupo Aseguramiento de la Calidad tiene asignados tres computadores de mesa y un ipad.

Este último es controlado por la Coordinadora del Grupo. Se valida, el activo fijo 831520004224,

encontrando cumplimiento del control

* Se valida en el Grupo de Seguridad física el activo fijo 831520004218. Está cumpliendo con el

Falta de objetividad e independencia en la

realización de la auditoria y comunicación

de los resultados.

Seg

uim

ient

o y

Con

trol

Acceso no autorizado de personal y/o

vehículos a las instalaciones de la CIAC y/o

áreas restringidas

R2.4

Pérdida o hurto de

equipos, elementos,

materiales e

información de la

CIAC

Dentro de las reuniones administrativas efectuadas por la Oficina de Oficina de Control Interno, los

auditores líderes realizan seguimientos mensuales, y se solicita por correo electronico los

respectivos planes de acción para realizar verificación a la redacción de los planes de mejora. Se

evidencian correos electrónicos de las comunicaciones entre el auditor y el auditado. Como

evidencia se validan los seguimientos realizados en la Subgerencia y los Comités de Cooridnación

de Control Interno en donde también se llevan los seguimientos y el estado de cierre de hallazgos,

no conformidades y oportunidades de mejora.

Se verifica auditoría interna efectuada por un integrante del Grupo Aseguramiento de la Calidad

registrada en ISOLUCION. Se observa Auditoría 338 de SMS documentada el 4 de diciembre del

2019. Resultados, una sola no conformidad menor a temas de entrenamiento. La comunicación

hacia el auditado se envío por ISOLUCION, por donde se notifica. Actualmente la plataforma

permite que se envíe automáticamente un correo de que deben establecer plan de acción. Se

evidencia análisis de causa. Se verifica metodología de espina de pescado. Se evidencia que está

abierta con un nivel de avance del 50%. Se verifica que se cargan evidencias. También se

Fallas en los controles asociados a la

protección de la información

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COMPONENTE SUBCOMPONENTE ACTIVIDADES META O PRODUCTO DEPENDENCIA FECHA INICIO FECHA FINAL % avance Ponderación ESTADO Observaciones a diciembre 2019.

GESTIÓN DEL RIESGO DE

CORRUPCIÓN

1. Política de Administración del

Riesgo

1.1 Revisar y actualizar, cuando aplique, el Manual del Sistema de Gestión Integral de Riesgos de

la Corporación

Manual del Sistema de Gestión Integral de

Riesgos actualizado

Oficina de Planeación, Innovación y

Desarrollo - Coordinación SIGCA2/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplida El MANUAL DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN DE RIESGOS M-1-03-003 Manual de Gestión del Riesgo está actualizadoa su versión 10 con fecha 31 de octubre de 2019.


CORRUPCIÓN

2. Construcción del Mapa de


2.2 Liderar la actualización del Mapa de Riesgos de Corrupción de acuerdo a lo establecido en el

Manual del Sistema de Gestión Integral de Riesgos de la CorporaciónMapa de Riesgos actualizado


Desarrollo2/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplida

Los mapas de riesgo de la Corporación se actualizaron durante 2019. Al finalizar la vigencia se econtraban publicados en ISOLUCION los siguientes:

MTR-SYC-001 MATRIZ GESTIÓN DE RIESGOS SEGUIMIENTO Y CONTROL Versión 10

MTR-DE-001 MATRIZ GESTIÓN DE RIESGOS DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Versión 5

MTR-GAF-001 MATRIZ GESTIÓN DE RIESGOS GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Versión 3

MTR-GC-001 MATRIZ GESTIÓN DE RIESGOS GESTIÓN COMERCIAL Versión 3

MTR-GH-001 MATRIZ GESTIÓN DE RIESGOS GESTIÓN HUMANA Versión 8

MTR-GL-001 MATRIZ GESTIÓN DE RIESGOS GESTIÓN LOGÍSTICA Versión 7

MTR-GTICS-001 MATRIZ GESTIÓN DE RIESGOS GESTIÓN TICS Versión 5

MTR-MTTO-001 MATRIZ GESTIÓN DE RIESGOS PRESTACIÓN DEL SERVICIO Versión 5

MTR-DD-001 MATRIZ GESTIÓN DE RIESGOS PRODUCCIÓN Versión 2

Los riesgos de corrupción están contempaldos dentros del mapa de riesgos mencionado.


CORRUPCIÓN3. Consulta y Divulgación 3.1 Publicar el Mapa de Riesgos de Corrupción Mapa de Riesgos publicado



En el link https://www.ciac.gov.co/transparencia/atencion-al-ciudadano/plan-anticorrupcion-y-atencion-al-ciudadano/, está publicado un libro excel que entre otros,

contiene el mapa de riesgos de corrupción 2019.











CORRUPCIÓN3. Consulta y Divulgación 3.2 Publicar las actualizaciones al Mapa de Riesgos de Corrupción Mapa de Riesgos actualizado publicado



En el link https://www.ciac.gov.co/transparencia/atencion-al-ciudadano/plan-anticorrupcion-y-atencion-al-ciudadano/, está publicado un libro excel que entre otros,

contiene el mapa de riesgos de corrupción 2019. Se da el 100% por haber sido colgada en la página web, dentro del plazo establecido por la ley y estar disponible para

consulta y divulgación, pero falta actualizar los responsables, según recomendaciones de la Oficina de Control Interno.











CORRUPCIÓN4.1 Administrar los Riesgos a cargo del Proceso Riesgos Monitoreados Dueños de Procesos 2/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplida











Las modificaciones efectuadas, obedecen entros, al monitoreo de los mismos por parte de los integrantes de los diferentes procesos



CORRUPCIÓN4.2 Actualizar el Mapa de Riesgos del Proceso cuando haya lugar Mapa de Riesgos Actualizado Dueños de Procesos 2/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplida













CORRUPCIÓN5. Seguimiento

5.1 Realizar seguimiento cuatrimestral al Mapa de Riesgos de Corrupción y a las acciones

implementadas

Seguimiento cuatrimestral al Mapa de

Riesgos de CorrupciónOficina de Control Interno 2/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplida

En enero, mayo y septiembre de 2019 se aplicaron seguimiento y evaluación cuatrimestral por parte de la Oficina de Control Interno. Se efectúo el informe respectivo, se

presentó a Gerencia y se publicó en la página WEB de la Corporación.


CORRUPCIÓN5. Seguimiento 5.2 Publicar el seguimiento al Mapa de Riesgos de Corrupción

Documento de seguimiento cuatrimestral

al Mapa de Riesgos de CorrupciónOficina de Control Interno 2/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplida



RENDICIÓN DE CUENTAS Y

PARTICIPACIÓN CIUDADANA

1. Información de calidad y en

lenguaje comprensible

1.1 Publicación información en la página Web según los lineamientos de la Estrategia de

Gobierno Digital

Información publicada en la página WEB

según los lineamientos de la Estrategia de

Gobierno Digital


Desarrollo -Coordinación de

Comunicaciones

1/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplidaEl 3 de septiembre se emitió reporte ITA donde se verificó la información que se debe publiar en la web, obteniendo una valoración de 70%. Quedó como compromiso

que las áreas involucradas envien y/o publiquen la información faltante de modo que al 4 de octubre se tenga la totalidad. Lo anetrior se cumplió dentro del plazo

acordado y su resulado es informado a la Gerencia CIAC, mediante comunicación 20191300037663/130/OPLI/CIAC de la Oficina de Planeación.




lenguaje comprensible

1.2 Publicación permanente de información en redes sociales (Facebook, Twitter, YouTube,

Instagram y LinkedIn)

Información permanente en las redes

sociales institucionales



Comunicaciones

1/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplidaEn Comité de Gestión del Desempeño efectuada mensualmente, se informa acerca del comportamiento de la difusión de la información presentada por la CIAC en redes

sociales




lenguaje comprensible1.3 Publicación de la Revista CIAC S.A. Revista CIAC S.A.



Comunicaciones

1/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplida El 29 de noviembre de 2019 se publicó la Revista CIAC de esta vigencia, la cual puede consultarse en link https://abcaeronautico.com/publicaciones/revistas/




lenguaje comprensible1.4 Publicación en Medios Especializados Publicaciones en Medios Especializados



Comunicaciones

1/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplida

Se realizó nota en el medio Aviator Dialy con respecto al nuevo Gerente de la Corporación.

En julio se hizo publicación en Aviator Daily, infodefensa.com, noticiero económico antioqueño y tecnología militar

Para el mes de agosto no aplica entregable toda vez que está programado avance trimestral.

En septiembre se hizo publicación en infodensa.com sobre mantenimiento mayor en aeronave 737.

El 29 de noviembre de 2019 se publicó la Revista CIAC de esta vigencia, la cual puede consultarse en link https://abcaeronautico.com/publicaciones/revistas/



2. Diálogo de doble vía con la

ciudadanía y sus organizaciones2.1 Realización Audiencia Pública de Rendición de Cuentas Audiencia Pública de Rendición de Cuentas


Desarrollo28/01/2019 27/03/2019 100,00 1,85 cumplida El 27 de marzo de 2019 se efectúo la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas




ciudadanía y sus organizaciones2.2 Gestión de las Redes Sociales Redes Sociales actualizadas



Comunicaciones


sociales. Como soporte se tienen las actas del Comité de Gestión de Desempeño que se efectúa los terceros lunes de cada mes.

4. Monitoreo y Revisión





ciudadanía y sus organizaciones2.3 Generación de espacios de diálogo y responsabilidad con los grupos de valor

Espacios de diálogo y responsabilidad con

los grupos de valor

Dirección de Promoción y Ventas, Dirección

de Prestación del Servicio, Dirección de

Producción, Dirección Logística Aeronáutica

1/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplida

¬ Se presentó al Comité Directivo los lineamientos estatales en materia de participación ciudadana y se estableció el Equipo que en esta materia estará pendiente de

asegurar espacios de diálogo y responsabiliad con los grupos de valor.

¬ Para el analisis, identificación y respectivo control de riesgos con las partes interesadas; se evaluan mediante el formato de estudios y documentos previos bienes y

servicios y obra pública socializado en la concertación de contratos con los clientes. (Anexo 2- Formato de FAC).

¬ Se evalúan y socializan los riesgos implícitos en el Plan Anticorrupción a nuestros grupos de valor, al momento de la adjudicación de un nuevo contrato y en las

reuniones pre servicio.

¬ La Dirección Logísitca Aeronática , efectuó en febrero la reunión de proveedores. En la carpeta compartidas /publica/DILOA se encuentran los soportes de la reunión

de proveedores.

¬ En el mes de abril se participó en el Encuentro de la Industria de Defensa y Seguridad y en la semana del saber científico

¬ Durante la vigencia 2019, la CIAC partició en Ferias así:

* En abril en MRO Américas y en FAMEX.

* En julio en la Feria de Rionegro de la Fuerza Aérea.

* En agosto se efectúo: 1. Participación en el tercer comité comercial y de servicio al cliente y escuela comercial y de experiencia con el cliente GSED el día 9 de agosto

en las instalaciones de INDUMIL; 2. Participación en la MESA DE TRABAJO - PRESENTACION CAPACIDADES ENTIDADES DEL GSED a los Segundos Comandantes de las

Fuerzas el día 14 de agosto en las instalaciones del Hotel Tequendama; 3. Participación como ponentes y patrocinadores del IV Congreso Internacional de Logística

Aeronáutica “la gestión del riesgo y la gerencia de la cadena de abastecimiento” los días 28 y 29 de agosto en la Universidad Militar Nueva Granada, que contó con

muestra comercial.

* En septiembre se participó en la Realización workshop para promover la industria nacional – DAVAA 9 de septiembre y la 2° FERIA ANDI y 1° GRAN RUEDA DE

NEGOCIOS “Generando Cadenas de Valor” Medellín (11 al 12 de septiembre).

* En octubre se participó en: LA MESA DE TRABAJO DEL GSED EL 3 DE OCTUBRE CON LA DIRECCION DE CONTRATACION DEL MDN EN EL HOTEL TEQUENDAMA, EN EL

SEMINARIO LOGÍSTICO DE LA DIVISIÓN DE AVIACIÓN DEL EJÉRCITO EL 16 DE OCTUBRE EN EL CLUB MILITAR y EN EL TALLER DE MARKETING SAAB-GSED EL 17 DE OCTUBRE

EN EL HOTEL MOVICH BURO 26.

* En noviembre hizo presentación y proyección de las capacidades de la CIAC a los oficiales en curso de ascenso a General, evento que se llevó a cabo el 05 de noviembre

en la Agencia Logística y se realizó la misma presentación en la Escuela Superior de Guerra el 6 de noviembre a los Agregados Militares.

* En diciembre de 2 al 4 en CORFERIAS se participó como expositor en la Feria EXPODEFENSA.




ciudadanía y sus organizaciones2.4 Participación en ferias del sector nacionales e internacionales

Participación en ferias del sector

nacionales e internacionalesDirección de Promoción y Ventas 1/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplida

Durante la vigencia 2019, la CIAC partició en:



* En agosto se efectúo:

1. Participación en el tercer comité comercial y de servicio al cliente y escuela comercial y de experiencia con el cliente GSED el día 9 de agosto en las instalaciones de

INDUMIL

2. Participación en la MESA DE TRABAJO - PRESENTACION CAPACIDADES ENTIDADES DEL GSED a los Segundos Comandantes de las Fuerzas el día 14 de agosto en las

instalaciones del Hotel Tequendama

3. Participación como ponentes y patrocinadores del IV Congreso Internacional de Logística Aeronáutica “la gestión del riesgo y la gerencia de la cadena de

abastecimiento” los días 28 y 29 de agosto en la Universidad Militar Nueva Granada, que contó con una muestra comercial.

* En septiembre se participó en la Realización workshop para promover la industria nacional – DAVAA 9 de septiembre y la 2° FERIA ANDI y 1° GRAN RUEDA DE NEGOCIOS

“Generando Cadenas de Valor” Medellín (11 al 12 de septiembre).










ciudadanía y sus organizaciones2.5 Participación en eventos del sector Participación en eventos del sector Dirección de Promoción y Ventas 1/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplida

Durante la vigencia 2019, la CIAC partició en:



* En agosto se efectúo:

1. Participación en el tercer comité comercial y de servicio al cliente y escuela comercial y de experiencia con el cliente GSED el día 9 de agosto en las instalaciones de

INDUMIL

2. Participación en la MESA DE TRABAJO - PRESENTACION CAPACIDADES ENTIDADES DEL GSED a los Segundos Comandantes de las Fuerzas el día 14 de agosto en las

instalaciones del Hotel Tequendama

3. Participación como ponentes y patrocinadores del IV Congreso Internacional de Logística Aeronáutica “la gestión del riesgo y la gerencia de la cadena de

abastecimiento” los días 28 y 29 de agosto en la Universidad Militar Nueva Granada, que contó con una muestra comercial.

* En septiembre se participó en la Realización workshop para promover la industria nacional – DAVAA 9 de septiembre y la 2° FERIA ANDI y 1° GRAN RUEDA DE NEGOCIOS

“Generando Cadenas de Valor” Medellín (11 al 12 de septiembre).









3. Responsabilidad para motivar

la cultura de la rendición y

petición de cuentas

3.1 Convocatoria participación y envío sugerencias para la Audiencia Pública de Rendición de

Cuentas

Convocatoria participación y envío

sugerencias para la Audiencia Pública de

Rendición de Cuentas



Se envío correo por parte de la Oficina de Planeación a los responsables de documentar información para la rendición de cuentas.

El 27 de marzo se efectúo la audiencia pública de rendición de cuentas






3.2 Aplicación, tabulación y realización informe de Encuesta de Resultados de la Audiencia

Pública de Rendición de Cuentas

Informe de la Encuesta de Resultados de la

Audiencia Pública de Rendición de CuentasOficina de Control Interno 27/03/2019 26/04/2019 100,00 1,85 cumplida

Se generó y presentó el Informe de la Encuesta de Resultados de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas.







3.3 Retroalimentación a los asistentes a la Audiencia Pública sobre los resultados e incidencia de

la participación de los grupos de valor en la gestión de la entidad.

Retroalimentación a los asistentes a la

Audiencia Pública sobre los resultados e

incidencia de la participación de los

grupos de valor en la gestión de la entidad.



La Oficina de Planeación efectúo la retroalimentación a los asistentes a la Audiencia Pública sobre los resultados e incidencia de la participación de los grupos de valor en la

gestión de la entidad y su evidencia quedó en video.




4. Evaluación y

retroalimentación a la gestión

institucional

4.1 Elaboración de Informe con las conclusiones de la Audiencia Pública de Rendición de CuentasInforme de la Audiencia Pública de

Rendición de Cuentas



La Oficina de Planeación efectúo la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas.




4. Evaluación y


institucional

4.2 Realización seguimiento y control de ejecución del Plan Anticorrupción y de Atención y

Participación Ciudadana

Seguimiento y control del Plan

Anticorrupción y de Atención y

Participación Ciudadana

Oficina de Control Interno 1/02/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplida

En el link https://www.ciac.gov.co/transparencia/atencion-al-ciudadano/plan-anticorrupcion-y-atencion-al-ciudadano/ está publicado el Plan Anicuorrupción y de

Atencióna l Ciudadano y sus seguimientos.





4. Evaluación y


institucional

4.3 Coordinar la aplicación de la Encuesta de Satisfacción del ClienteAplicación de la Encuesta de Satisfacción

del ClienteDirección de Promoción y Venta 1/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplida

En Comité Directivo mensualmente y en RAE trimestralmente, se informa acerca de los resultados de encuestas de satisfacción al cliente.

De enero a mayo de 2019, serealizaron 58 encuestas a los diferentes clientes

A julio se ha recibieron 96 encuentas con promedio de calificación 4,97 sobre 5.

Durante el mes de agosto se realizaron 14 encuestas de satisfacción a los clientes, teniendo como resultado una calificación de 4,94.

En Septiembre se aplicaron 23 encuestas de satisfacción (1 Sarpa, 1 Sicher, 2 Helicol, 5 Central y 14 FAC). La calificación promedio fue de 4,97 y se obtuvo un 99,3% de

satisfacción.

Durante el mes de octubre se realizaron 24 encuestas con promedio de calificación de 4,99

Durante el mes de noviembre se realizaron 14 encuestas con promedio de calificación de 4,88


ATENCIÓN AL CIUDADANO1. Estructura administrativa y


1.1 Inclusión seguimiento del Modelo Integrado de Planeación y Gestión en el Plan Estratégico

Institucional

Seguimiento del Modelo Integrado de

Planeación y Gestión en el Plan Estratégico

Institucional



Mensualmente se efectúa con los directivos de la Corporación el Comité de Gestión del Desempeño, donde se hace seguimiento al Modelo Integrado de Planeación y

Gestión. Adicionalmente dentro de la Directiva Anual de actividades se programaron estos Comités.

Ver enlace: https://www.ciac.gov.co/admin/modules/reports/uploads/1547225308_PlanEstratgicoCuatrienal2019-2022VersinWeb.pdf

(Dentro del Objetivo Estratégico 6. Ver imagen)


Direccionamiento Estratégico1.2 Radicar y distribuir oportunamente la correspondencia recibida en la Corporación

Correspondencia radicada y distribuida

oportunamenteGerencia General - Recepción 2/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplida

La correspondencia radicada en la Gerencia de la Corporación es controlada y distribuida a través del Sistema Orfeo y entregada virtualmente por el mismo sistema y

físicamente a través de la firma de un libro de control.

Al mes de febrero se habían gestionado 940 documentos, de los cuales 448 son radicaciones de correspondencia externa y 492 es correspondencia interna.

Al cierre del primer cuatrimestre, se han gestionado 854 documentos internos y 795 documentos externos.

Al mes de mayo el comportaiento es: documentos internos 81, documentos externos 185

Al mes de julio se tienen Documentos internos 99 y Documentos externos 162

En agosto se tienen Documentos internos 142 y Documentos Externos 161

En septiembre se tienen Documentos internos 176 y Documentos Externos 205

A 31 de octubre se tienen 217 Documentos internos y Documentos Externos 201

En noviembre se tienen Documentos internos 233 y Documentos Externos 213

A diciembre se tienen Documentos internos 263 y Documentos Externos 190



1.3 Remitir oportunamente las comunicaciones originadas en la Corporación y efectuar

seguimientoComunicaciones remitidas oportunamente Gerencia General – Mensajería y Recepción 2/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplida

Se hace entrega oportuna de la correspondencia externa.

Al mes de febrero se habían entregado 332 documentos.

Al cierre del primer cuatrimestre de 2019 se han entregado en correspondencia 677 radicados.

Al mes de mayo el comportamieto es: 286 documentos radicados y enviados (Incluye entrega de tarjetas por Aniversario 63º CIAC)

Al mes de julio se tienen Documentos enviados y radicados 126

Al mes de agosto se tienen 155 Documentos radicados y enviados

Al mes de septiembre se tienen 158 Documentos radicados y enviados.

Al mes de noviembre se tienen 132 Documentos radicados y entregados a sus dependencias

Al mes de diciembre se tienen 144 Documentos radicados y entregados a sus dependencias


ATENCIÓN AL CIUDADANO2. Fortalecimiento de los canales

de atención2.1 Atención de los diferentes canales de comunicación

Atención de los diferentes canales de

comunicación

Oficina de Atención al ciudadano –

Subgerencia y Oficina de Planeación,

Innovación y Desarrollo–Coordinación de

Comunicaciones

2/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplida

Las diferentes solicitudes, consultas, quejas, reclamos y sugerencias recibidas a lo largo del año han sido gestionadas en los términos de ley.

Se realiza atención y respuesta a las preguntas y solicitudes que ingresan por medio de las redes sociales a través de la Oficina de Atención al Ciudadano y se les da el

trámite de PQRSD.

La Gerencia que ejerece la funciones de Atención al Ciudadano, realiza seguimiento permanente a la pagina web y buzón de correo electronico, con el fin de dar el

tramite respectivo y dar cumplimiento en terminos de ley al ciudadano.


de atención2.2 Seguimiento de los indicadores de gestión de PQRDS

Indicadores de gestión de PQRDS y

seguimiento


Subgerencia2/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplida

La Subgerencia quien es la encargada del Sistema de PQRS, mantiene los indicadores solicitados por la Coordinadora de Atención y Orientación Ciudadana del Ministerio

de Defensa y trimestralmente los reporta a esa Entidad

Respuesta de la subgerencia: Actualización de Estadísticas del primer, segundo, tercer trimestre y cuarto trimestre, de acuerdo a las solicitudes registradas, para remisión

informe trimestral .


de atención2.3 Impulso al uso de las redes sociales y monitoreo de indicadores asociados

Información y atención permanente en las

redes sociales y monitoreo de indicadores


Desarrollo–Coordinación de

Comunicaciones


sociales. Se realiza monitoreo de indicadores mensuales y se presentan en el Comité Institucional de Gestión y Desempeño en la Dimensión 5 Información y

Comunicación. Ver Actas de Comité de Gerencia del tercer lunes de cada mes.


de atención2.4 Realización de un evento Facebook Live en forma Trimestral Evento Facebook Live en forma Trimestral


Desarrollo – Coordinación de

Comunicaciones

2/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplida

Se efectuaron videos de balance de la gestión 2018 y se publicaron facebook.

Se realizó un Facebook Live en el mes de marzo:

https://www.facebook.com/CIACcolombia/videos/392683468181221/


Se efectuaron videos de balance de la gestión 2018 y se publicaron facebook.

Se realizó un Facebook Live en el mes de marzo:



En el segundo trimestre se hizo por facebook live la despedida del General(RA) Flavio Enrique Ulloa Echeverry como Gerente de la CIAC

En el tercer trimeste se hizo: (2 en el marco de Fair 10 y 11 de julio)




En el cuarto trimestres se efectúo en Diciembre (3 de diciembre en el marco de expodefensa)



de atención2.5 Mantenimiento infraestructura de acceso a personal discapacitado

Infraestructura de acceso a personal

discapacitado en óptimas condiciones

Dirección Administrativa y Financiera –

Grupo Gestión Administrativa2/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplida

Se envió comunicado interno N° 220192240012383 a Subgerencia con las cotizaciones realizadas de las adecuaciones requeridas en infraestructura para acceso personal

discapacitado. En Mayo fueron autorizadas por Subgerencia las adecuaciones necesarias para la infraestructura en relación con el acceso de personal discapacitado. Lo

autorizado por Subgerencia fue la señalización con pictogramas y texto. Adicionalmente, la adecuación en los parqueaderos y rampas. La señalización alto relieve, braille,

lengua de señas, otras lenguas no fue autorizada teniendo en cuenta que la corporación se encuentra en un mercado aeronáutico donde la atención al personal

discapacitado es mínima. (Rspta correo del 29 de julio de 2018, enviado por Julieth Cárdenas, Coordinadora Administrativa)

ATENCIÓN AL CIUDADANO 3. Talento Humano3.1 Mantenimiento de la competencia de los servidores públicos encargados de la atención a los

ciudadanos

Servidores públicos encargados de la

atención a los ciudadanos competentesGrupo Gestión del Talento Humano 2/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplida

El día 28 de mayo de 2019, se llevó a cabo capacitación en la Función Pública sobre atención al ciudadano, donde se contó con la participación de los grupos de valor de la

CIAC S.A.

En el mes de agosto no se desarrollaron actividades enfocadas a Servicio al ciudadano

En el mes de septiembre 3 servidoras de la CIAC asistieron a dos de 3 sesiones de capacitación organizadas por el INCI para adquirir conocimientos en la manera de atender

a una persona con discapacidad visual.

La oficina de Control Interno en el mes de Octubre participó en capacitacion dada por la Funcion Publica sobre 7a dimension de control interno de MIPG y se sparticipó

en ley de transparencia y petición de cuentas en el marco normativo de la ley de transparencia 1712.

ATENCIÓN AL CIUDADANO 3. Talento Humano 3.2 Promoción de espacios de sensibilización para fortalecer la cultura de servicioEspacios de sensibilización para fortalecer

la cultura de servicioGrupo Gestión del Talento Humano 2/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplida

El día 28 de mayo de 2019, se llevó a cabo capacitación en la Función Pública sobre atención al ciudadano, donde se contó con la participación de los grupos de valor de la

CIAC S.A.

En el mes de agosto no se desarrollaron actividades enfocadas a Servicio al ciudadano

En el mes de septiembre 3 servidoras de la CIAC asistieron a dos de 3 sesiones de capacitación organizadas por el INCI para adquirir conocimientos en la manera de atender

a una persona con discapacidad visual.

La oficina de Control Interno en el mes de Octubre participó en capacitacion dada por la Funcion Publica sobre 7a dimension de control interno de MIPG y se sparticipó

en ley de transparencia y petición de cuentas en el marco normativo de la ley de transparencia 1712.

ATENCIÓN AL CIUDADANO 4. Normativo y procedimental 4.1 Elaboración periódica de informes de PQRSD Informes de PQRSDOficina de Atención al ciudadano –

Subgerencia2/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplida La Subgerencia trimestralmente elabora informes sobre el comportamiento y estadísiticas de PQRS y los remite por oficio al Ministerio de Defensa

ATENCIÓN AL CIUDADANO 4. Normativo y procedimental 4.2 Actualización del Procedimiento de atención a PQRS cuando haya lugarProcedimiento de atención a PQRS

actualizado cuando aplique


Subgerencia2/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplida Procedimiento PQRS, Código P-1-02-1, Versión 14, fue atualizado el 10 de octubre 2019

ATENCIÓN AL CIUDADANO 4. Normativo y procedimental4.3 Verificación de la publicación de la Política de Privacidad y la Carta de Trato Digno a la

ciudadanía

Publicación de la Política de privacidad y

de la Carta de Trato Digno a la ciudadanía


Desarrollo2/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplida En el linnk https://www.ciac.gov.co/transparencia/atencion-al-ciudadano/carta-trato-digno/ está publicada la carta de trato digno

ATENCIÓN AL CIUDADANO 4. Normativo y procedimental 4.4 Actualización de la política de tratamiento de datos personales cuando apliquePolítica de tratamiento de datos

personales actualizada cuando apliqueGestión TICS 2/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplida En el link https://www.ciac.gov.co/site/docs/habeas-data/politica-habeas-data.pdf, está publicada la Resolución 168 de 2016 sobre tratamiento de datos

ATENCIÓN AL CIUDADANO5. Relacionamiento con el

ciudadano5.1 Revisión de la caracterización de grupos de valor y su actualización cuando así se requiera Caracterización de usuarios



El 26/Sep/2019, pasó a versión 5 la MATRIZ DE PARTES INTERESADAS EXTERNAS, Código: MTZ-1-03-001. Los cambios que generaron esta nueva versión fueron la

definición específica para cada una de las necesidades de las partes interesadas, organización de la información y clasificación por grupos y procesos.


ciudadano

5.2 Medición periódica de percepción respecto a la calidad y accesibilidad de la oferta

institucional y el servicio recibido, e informe de resultados al nivel directivo con el fin de

identificar oportunidades y acciones de mejora

Encuestas de satisfacción del cliente e

informe al nivel directivoDirección de Promoción y Ventas 2/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplida

En Comité Directivo mensualmente y en RAE trimestralmente, se informa acerca de los resultados de encuestas de satisfacción al cliente.

De enero a mayo de 2019, serealizaron 58 encuestas a los diferentes clientes

A julio se ha recibieron 96 encuentas con promedio de calificación 4,97 sobre 5.

Durante el mes de agosto se realizaron 14 encuestas de satisfacción a los clientes, teniendo como resultado una calificación de 4,94.

En Septiembre se aplicaron 23 encuestas de satisfacción (1 Sarpa, 1 Sicher, 2 Helicol, 5 Central y 14 FAC). La calificación promedio fue de 4,97 y se obtuvo un 99,3% de

satisfacción.


Durante el mes de noviembre se realizaron 14 encuestas con promedio de calificación de 4,88



ciudadano5.3 Dar respuesta en forma oportuna a las PQRS presentadas PQRS atendidas en forma oportuna Grupo Asesor Jurídico 2/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplida

La Subgerencia quien es la encargada del Sistema de PQRS, mantiene los indicadores solicitados por la Coordinadora de Atención y Orientación Ciudadana del Ministerio

de Defensa y trimestralmente los reporta a esa Entidad

Respuesta de la subgerencia: Actualización de Estadísticas del primer, segundo, tercer trimestre y cuarto trimestre, de acuerdo a las solicitudes registradas, para remisión

informe trimestral .

TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA

INFORMACIÓN

1. Lineamientos de

Transparencia Activa

1.1 Publicación de la información de acuerdo con los parámetros de la Estrategia de Gobierno

Digital en el enlace "Transparencia "

Información publicada de acuerdo con los

parámetros de la Estrategia de Gobierno

Digital en el enlace "Transparencia "

Según Plan Estratégico de Comunicaciones 2/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplidaEl 3 de septiembre se emitió reporte ITA donde se verificó la información que se debe publiar en la web, obteniendo una valoración de 70%. Quedó como compromiso




INFORMACIÓN

2. Lineamientos de

Transparencia Pasiva2.1 Atención de los diferentes canales de comunicación

Atención de los diferentes canales de

comunicación

Subgerencia y Oficina de Planeación,

Innovación y Desarrollo – Coordinación de

Comunicaciones

2/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplida



trámite de PQRSD.




INFORMACIÓN

3. Elaboración de los

instrumentos de Gestión de la

Información

3.1 Revisión del Registro e inventario de activos de información y su actualización cuando sea

necesario

Registro o inventario de activos de

información actualizado cuando aplique



Comunicaciones

2/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplidaEn la página web en el enlace https://www.ciac.gov.co/# activos de información se encuentra la versión 2 del ÍNDICE DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN, código MTZ-7-00-001

de 10 de diciembre de 2019


INFORMACIÓN



Información

3.2 Revisión del Esquema de publicación de información en la página Web y su actualización

cuando sea necesarioEsquema de publicación de información



Comunicaciones

2/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplidaEl 3 de septiembre se emitió reporte ITA donde se verificó la información que se debe publiar en la web, obteniendo una valoración de 70%. Quedó como compromiso




INFORMACIÓN



Información

3.3 Revisión del Índice de Información Clasificada y Reservada y su actualización cuando sea

necesario

Índice de Información Clasificada y

Reservada



Comunicaciones

2/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplida

En el enlace https://www.ciac.gov.co/admin/modules/uploads/uploads/1576857298.9998_INDICEINFORMACIONCLASIFICADAYRESERVADA.xlsx, se encuentra publicado el

Índice de Información Clasificada y Reservada.

El 3 de septiembre se emitió reporte ITA donde se verificó la información que se debe publiar en la web, obteniendo una valoración de 70%. Quedó como compromiso




INFORMACIÓN



Información

3.4 Actualización, cuando aplique, de las Tablas de Retención Documental Tablas de Retención DocumentalDirección Administrativa y Financiera -


En reunión de Comité de Gerencia No.46 del 17 y 18 de diciembre de 2019, se aprobaron 30 tablas de retención documental. La evidencia se observa en el acta nùmero

201991300005458 que soporta lo sucedido en la reunión.


INFORMACIÓN



Información

3.5 Actualizar, cuando aplique, y publicar el Plan Institucional de Archivo Plan Institucional de Archivo publicadoDirección Administrativa y Financiera -


En el link https://www.ciac.gov.co/admin/modules/uploads/uploads/1548183280.2386_PINARPLANINSTITUCIONALDEARCHIVO.pdf, se encuentra publicado el PLAN

INSTITUCIONAL DE ARCHIVO, Código: PLN-11-03-003, Versión: 3 del 16 de Enero 2019

Se contrató a la empresa TISAI, contrato N° 4500005285, actualmente el proveedor se encuentra realizando el borrador de los instrumentos archivísticos para aprobación.


INFORMACIÓN

4. Criterio Diferencial de

Accesibilidad

4.1 Publicación de información en la página Web en español e inglés y su actualización cuando

sea necesarioPágina Web en español e inglés



Comunicaciones

2/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplida La página Web cuenta con traducción automática



INFORMACIÓN

4. Criterio Diferencial de

Accesibilidad4.2 Aseguramiento de que la página Web permita diferentes opciones de accesibilidad

Página Web que permita diferentes

opciones de accesibilidad



Comunicaciones

2/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplidaLa página WEB de la CIAC hace contraste en el fondo de pantalla de la página y permite cambios de letra de agrandar y disminuir, según el tipo de usuario


INFORMACIÓN

5. Monitoreo del Acceso a la

Información Pública5.1 Gestión del registro de PQRSD Registro de PQRSD Subgerencia General 2/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplida



trámite de PQRSD.




INFORMACIÓN

5. Monitoreo del Acceso a la

Información Pública5.2 Realizar seguimiento a la publicación de información en la página Web

Seguimiento a la información publicada en

la página WebOficina de Control Interno 2/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplida

El 3 de septiembre se emitió reporte ITA donde se verificó la información que se debe publiar en la web, obteniendo una valoración de 70%. Quedó como compromiso



INICIATIVAS ADICIONALES Iniciativas Adcionales 1.1 Actualización del Código de Integridad del Servidor Público, cuando aplique Código de Integridad actualizado Grupo Gestión del Talento Humano 2/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplidaEn el enlace https://www.ciac.gov.co/documentos/?archivo=https://www.ciac.gov.co/site/docs/codigo-de-etica/codigoetica.pdf, se encuentra publicado como Código de

Ética e Integridad

INICIATIVAS ADICIONALES Iniciativas Adcionales 1.2 Actualización del Código de Buen Gobierno, cuando aplique Código de Buen Gobierno actualizado Grupo Gestión Jurídica 2/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplidaEn el enlace https://www.ciac.gov.co/documentos/?archivo=https://www.ciac.gov.co/admin/modules/uploads/uploads/1546959040.7712_Codigo-de-Buen-

Gobiernonuevo2019.pdf, se encuentra publicado como Código de Ética e Integridad

INICIATIVAS ADICIONALES Iniciativas Adcionales 1.3 Actualización del Código de Ética, cuando aplique Código de Ética actualizado Grupo Gestión del Talento Humano 2/01/2019 31/12/2019 100,00 1,85 cumplidaEn el enlace https://www.ciac.gov.co/documentos/?archivo=https://www.ciac.gov.co/site/docs/codigo-de-etica/codigoetica.pdf, se encuentra publicado como Código de

Ética e Integridad100,00

Documents

Mapa de Riesgos de Corrupción? - CIAC · Para el último cuatrimestre evaluado no hubo renovación de la póliza todo riesgo, porque aún está vigente la póliza 1003064 cuya fecha