Upload
vanngoc
View
221
Download
2
Embed Size (px)
Citation preview
BAB 1
Masalah Perubahan
Sumber: Manajemen Perubahan (Management of Change)
Prof. Dr. J. Winardi, SE
Materi kuliah Pengembangan Organisasi
Dr. Ali Rokhman, M.Si
Jurusan Ilmu Administrasi Negara
FISIP – UNSOED Purwokerto
Pendahuluan• Panta Rei (everything changes)
• Perubahan mengandung makna : Beralihnya keadaan sebelumnya (the before condition) menjadi keadaan setelahnya (the after condition)
• Transisi dari kondisi awal hingga kondisi kemudian memerlukan transformasi
• Salah satu sasaran dari manajemen perubahan ialah “mengupayakan agar proses transformasi tersebut berlangsung dalam waktu yang relatif cepat dengan kesulitan-kesulitan seminimal mungkin”
Aneka macam kekuatan yang membantu dan menghalangi perubahan keorganisasian (George/Jones, 2002: 645-646)
Kekuatan yang Membantu Kekuatan yang Menghalangi
Kekuatan-kekuatan yang kompetitif Kendala-kendala keorganisasian kekuasaandan konflik
Kekuatan ekonomi dan politik Perbedaan-perbedaan dalam orientasi fungsionalStruktur mekanistik
Kekuatan-kekuatan global Kultur keorganisasian
Kekuatan-kekuatan demografik dan kekuatan-kekuatan sosial
Kendala-kendala kelompokNorma-norma kelompokKohesivitas kelompok
Kekuatan-kekuatan etikal Pemikiran kelompok dan eskalasi komitmenKendala-kendala individualKetidakpastian dan Perasaan tidak amanPersepsi selektif dan retensi kebiasaan
Sifat dari Perubahan Keorganisasian (Schermerhorn, Hunt, Osborn, 1991: 494-495)
• Dalam proses perubahan ada yang disebut agen perubahan (a change agent).yaitu seorang atau kelompok yang bertanggung jawab untuk mengubah pola perilaku yang ada pada orang tertentu atau sistem sosial tertentu.
• Ada dua konsep perubahan
1. Perubahan yang direncanakan (Planned Change)
2. Perubahan yang tidak direncanakan (Unplanned Change)
Target-target Keorganisasian yang dapat diubah, dan metode-metode untuk Menghadapinya
Target Metode-metode perubahan yang dapat di terapkan
Tujuan-tujuan dan sasaran-sasaran
Jelaskan misi secara keseluruhan; laksanakan modifikasi sasaran-sasaran yang ada; terapkan asas manajemen berdasarkan sasaran-sasaran
Kultur Laksanakan klarifikasi, modifikasi, dan atau ciptakan keyakinan-keyakinaninti dan nilai-nilai guna membantu membentuk perilaku individu-individu dan kelompok-kelompok
Strategi Modifikasi rencana-rencana strategik; modifikasi rencana-rencana operasional, modifikasi kebijakan-kebijakan serta prosedur-prosedur
Tugas-tugas Modifikasi desain pekerjaan; terapkan perkayaan pekerjaan (job enrichment) dan kelompok-kelompok kerja otonomi
Teknologi Perbaiki peralatan serta fasilitas-fasilitas; perbaiki metode-metode dan arus pekerjaan
Orang-orang Modifikasi kriteria seleksi, modifikasi praktek-praktek rekruiting, terapkan program-program pelatihan dan pengembangan; klarifikasi peranan dan ekspektasi-ekspektasi
Struktur Modifikasi uraian pekerjaan, modifikasi desain keorganisasian, sesuaikan mekanisme-mekanisme koordinasi; modifikasi penyebaran otoritas
Fase Proses Perubahan (Kurt Lewin)
Fase I Pencairan :
Menciptakan Kebutuhan akan perubahan. Meminimasi tantangan terhadap perubahan
Fase II Mengubah :
Mengubah orang-orang (individu dan kelompok). tugas-tugas struktur. teknologi
Fase III Pembekuan Kembali
Memperkuat hasil-hasil. Mengevaluasi hasil-hasil. Membuat modifikasi-modifikasi konstruktif
Pandangan Stephen P Robbins Tentang Perubahan (Robbins, 1991: 632-644)
Ada enam macam kekuatan yang bekerja sebagai stimulan bagi perubahan yakni:
1. Sifat angkatan kerja yang berubah
2. Teknologi
3. Kejutan-kejutan ekonomi
4. Tren sosial yang berubah
5. Politik dunia baru
6. Sifat persaingan yang berubah
Tentangan atau Penolakan Individu terhadap Perubahan
Penolakan IndividualPerasaan takut
terhadap hal-hal yang tidak
diketahui
Pemrosesan informasi
secara selektif
Faktor-faktor ekonomi
Kebiasaan
Kepastian
Tentangan Keorganisasian (organizational Resistance)
Tentangan Keorganisasian
Ancaman bagi ekspertis
Ancaman terhadap hubungan-hubungan
kekuasaan yang sudah mapan
Ancaman terhadap alokasi sumber-
sumber daya yang berlaku
Inertia Struktural
Fokus perubahan yang terbatas
Inertia kelompok
Sejumlah Target Perubahan (Jones, 1998; 512-513)
Perubahan keorganisasian yang terencana ditujukan kearah upaya perbaikan kinerja pada salah satu diantara tingkatan berikut:
• Tingkat Sumber daya manusia
• Tingkat sumber-sumber daya fungsional
• Tingkat kemampuan teknologi
• Tingkat kemampuan keorganisasian
Sejumlah cara untuk mengatasi tentangan terhadap perubahan (Robbins, 1991: 643-644)
Ada enam macam taktik yang dapat diterapkan oleh agen perubahan yaitu
1. Pendidikan dan komunikasi
2. Partisipasi
3. Fasilitas dan bantuan
4. Negosiasi
5. Manipulasi dan kooptasi (kooptasi merupakan sebuah bentuk manipulasi dan partisipasi)
6. Paksaan (Coercion)
Aneka macam tipe Perubahan (Jones 1998; 513-515)
• ada dua macam kategori perubahan
1. Perubahan yang bersifat gradual, inkremental dan yang terfokuskan secara khusus
2. Perubahan yang bersifat revolusioner, yang bersifat mendadak, drastis dan mencakup seluruh organisasi.
Perubahan revolusioner mencakup upaya untuk meningkatkan efektivitas bekerjanya suatu organisasi sedangkan Perubahan evolusioner berupaya mencari cara-cara baru untuk menjadi efektif
Lanjutan...
Ada beberapa cara yang dapat diterapkan organisasi untuk menimbulkan hasil-hasil secara cepat
1. Re-engineering
2. Restrukturisasi
3. Inovasi
Konsep Gemba Kaizen (Imai, 1997)
• Tahun 1986 terbit sebuah buku yang berjudul: Kaizen; the key to Japan’s competitive succes.
• Kini istilah Kaizen menjadi istilah kunci dalam manajemen.
• Kaizen berarti “perbaikan secara berkesinambungan”
• Kaizen merupakan konsep pokok yang memayungi istilah dalam lingkungan industri jepang seperti Total Quality Control (TQC), Quality Circle, (Gugus kendali mutu), Zero Defect, Just in Time (JIT) Management, Sugestion System.
Lanjutan...
Siklus Perubahan yang Saling Memperkuat
Komitmen (Motivasi)
Efektivitas
Kompetensi (keterampilan)
Kooridnasi (perilaku)
Organisasi Pembelajaran (The Learning Organization)
• Menurut Ikujiro Nonaka, Keberhasilan perusahaan-perusahaan jepang bukanlah karena keahlian mereka dalam bidang produksi, atau karena mereka dapat mencapai modal murah, memiliki hubungan dekat dengan pelanggan, rekanan ataupun pemerintah tetapi karena keterampilan mereka dalam hal “ menciptakan Pengetahuan Keorganisasian”.
• Yaitu kemampuan sebuah perusahaan secara keseluruhan untuk menciptakan pengetahuan baru, kemudian meyebarkannya melalui seluruh organisasi tersebut dan memasukannya ke dalam produk-produk-servis-servis-serta sistem-sistem.
Tahapan-tahapan perkembangan• Menurut Nonaka, satu-satunya sumber yang
dapat diandalkan bagi tercapainya keunggulan kompetitif yaitu pengetahuan.
Penciptaan Pengetahuan
Inovasi Berkelanjutan
Keunggulan Kompetitif
Kongruensi Lingkungan-Nilai-nilai-Sumber-sumber Data (Thompson,1993)
Makin besar kongruensi yang terjadi, makin besar kemungkinan organisasi yang bersangkutan memanaje sumber-sumber dayanya secara efektif, guna menyesuaikan diri dengan faktor-faktor keberhasilan utama, yang ditetapkan oleh lingkungan.
Model Pendekatan Sistem 3 Lingkaran dalam konteks manajemen Perubahan (Winardi, 2002)
• Setiap proses perubahan senantiasa diawali dengan kondisi yang berlaku (das sein) yang syarat dengan aneka macam problem.
• Maka pihak manajemen perlu mencari penyebab masalah dengan analisis medan kekuatan (Force Fields Analysis) atau analisis SWOT.
• Kemudian tahapan berikutnya dinamakan fase die ubergang. Diterapkan aneka macam tindakan korektif untuk mengatasi masalah-masalah yang muncul pada fase awal (das sein).
• Fase ketiga disebut fase kondisi yang dicita-citakan (Das Sollen)
Perubahan dan Pendekatan Kontingensi dalam Manajemen (Contingency Approach in Management)
• Sejumlah pendekatan manajemen (Koontz, Weihrich, 1988: 38-39)
Pendekatan Empirikal atau Pendekatan Kasus
Karakteristik/ Kontribusi Keterbatasan-keterbatasan
Dipelajarinya pengalaman
melalui kasus-kasus,
diidentifikasinya keberhasilan-
keberhasilan serta kegagalan-
kegagalan.
Semua situasi berbeda, tidak
adanya upaya untuk
mengidentifikasi prinsip-prinsip.
Hampir tiada manfaatnya untuk
mengembangkan teori
manajemen
Pendekatan Perilaku Antar Perorangan
Karakteristik/ Kontribusi Keterbatasan-keterbatasan
Pusat perhatian adalah pada
perilaku antar perorangan,
kepemimpinan dan motivasi. Ia
berlandaskan psikologi individual
Diabaikannya perencanaan-
pengorganisasian-dan
pengawasan. Pelatihan
psikologikal tidak cukup untuk
menjadi seorang manajer efektif
Pendekatan Perilaku Kelompok
Karakteristik/ Kontribusi Keterbatasan-keterbatasan
Dititikberatkannya perilaku orang-
orang di dalam kelompok-
kelompo. Ia berlandaskan
sosiologi dan psikologi sosial. Ia
terutama mempelajari pola-pola
perilaku kelompok. Studi tentang
kelompok-kelompok besar sering
kali dinamakan “perilaku
organisasi”.
Ia seringkali tidak terintegrasi
dengan konsep-konsep atau
prinsip-prinsip- teori-teori dan
teknik-teknik manajemen.
Diperlukan adanya integrasi lebih
dekat dengan desain struktur
organisasi-staffing-perencanaan
dan pengawasan.
Pendekatan-pendekatan sistem-sistem sosial kooperatif
Karakteristik/ Kontribusi Keterbatasan-keterbatasan
Diperhatikannya aspek-aspek
antar perorangan dan perilaku
kelompok yang menyebabkan
timbulnya sebuah sistem
kerjasama (kooperasi). Konsep
yang diperluas, mencakup setiap
kelompok kooperatif dengan
tujuan jelas
Bidang yang terlampau luas untuk
studi tentang manajeme. Ia
mengabaikan banyak konsep-
konsep- prinsip-prinsip-teknik-
teknik manajemen.
Pendekatan-pendekatan sistem-sistem sosioteknial
Karakteristik/ Kontribusi Keterbatasan-keterbatasan
Sistem teknikal menimbulkan
dampak besar atas sistem sosial
(sikap-sikap pribadi-perilaku
kelompok). Fokus perhatian
ditujukan pada produksi-operasi-
operasi perkantoran dan bidang-
bidang lain yang memiliki
keeratan kuat antara sistem yang
ada dengan orang-orang.
Titik berat hanya diletakan pada
para karyawan teknikal (blue
collar)dan karyawan perkantoran
tingkat bawah. Diabaikannya
sebagian besar dari pengetahuan
manajerial.
Pendekatan teori keputusan
Karakteristik/ Kontribusi Keterbatasan-keterbatasan
Fokus perhatian diletakan pada
pengambilan keputusan, orang-
orang atau kelompok-kelompok
yang mengambil keputusan dan
proses pengambilan keputusan.
Ada ahli-ahli teori tertentu yang
menggunakanpengambilan
keputusan sebagai batu loncatan
untuk mempelajari segala
kegiatan perusahaan. Batas-
batas studi tidak lagi terumuskan
dengan jelas.
Kegiatan managing lebih dari
sekedar mengambil keputusan-
keputusan. Fokus pada waktu
bersamaan terlampau sempit dan
terlampau luas.
Pendekatan sistem (atau sistematik)
Karakteristik/ Kontribusi Keterbatasan-keterbatasan
Konsep-konsep sistem memiliki
bidang penerapan luas. Sistem-
sistem memiliki batas-batas-
tetapi mereka juga berinteraksi
dengan lingkungan eksternal:
maksudnya organisasi-organisasi
merupakan sistem-sistem
terbuka. Sangat menekankan
pentingnya upaya mempelajari
keterkaitan antara perencanaan-
pengorganisasian-dan
pengawasan di dalam sebuah
organisasi, maupun pada
berbagai subsistem yang ada.
Analisis tentang keterkaitan
sistem-sistem dan subsistem-
subsistem, maupun interaksi
organisasi-organisasi dengan
lingkungan eksternal mereka. Hal
tersebut tidak dapat dianggap
sebagai sebuah pendekatan baru
dalam bidang manajemen.
Pendekatan matematikal atau pendekatan management
science
Karakteristik/ Kontribusi Keterbatasan-keterbatasan
Kegiatan manajemen dianggap
sebagai proses-proses, konsep-
konsep, simbol-simbol, serta
model-model matematikal
menganggap manajemen
sebagai sebuah proses yang
logikal murni, yang dinyatakan
dalam simbol-simbol dan
hubungan-hubungan matematikal
Sangat mementingkan model-
model matematikal. Banyak aspek
dalam kegiatan manajemen tidak
dapatdi modelkan. Matematika
merupakan sebuah alat yang
berguna, tetapi tidak dapat
dianggap sebagai sebuah mazhab
atau pendekatan terhadap
manajemen.
Pendekatan kontingensi atau pendekatan situasional
Karakteristik/ Kontribusi Keterbatasan-keterbatasan
Praktek manajerial tergantung
dari situasi dan kondisi yang
berlaku (yakni sebuah
kontingensi atau situasi tertentu).
Teori kontingensi memahami
pengaruh dari solusi-solusi
tertentu atas pola-pola perilaku
keorganisasian.
Para manajer sejak lama
mengetahui bahwa tiada cara
tunggal terbaik untuk
melaksanakan pekerjaan. Timbul
kesulitan dalam hal
mendeterminasi semua faktor
kontingensi dan untuk menunjukan
hubungan-hubungan mereka.
Tugas dapat menjadi teramat
kompleks.
Pendekatan peranan manajerial
Karakteristik/ Kontribusi Keterbatasan-keterbatasan
Studi orisinil terdiri dari studi
tentang lima orang eksekutif
puncak. Berdasarkan studi
tersebut diidentifikasi sepuluh
macam peranan manajerial dan
mereka dikelompokan dalam
peranan:
1. Antar perorangan
2. Informasional
3. keputusan
Sampel orisinil sedikit sekali,
kegiatan tertentu tidak bersifat
manajerial. Kegiatan-kegiatan
merupakan bukti tentang
perencanaan- pengorganisasian-
staffing- memimpin dan
pengawasan. Tetapi beberapa
kegiatan diabaikan.
Pendekatan operasional
Karakteristik/ Kontribusi Keterbatasan-keterbatasan
Pendekatan ini menyatakan
konsep-konsep, prinsip-prinsip-
teknik-teknik, dan pengetahuan
dari bidang-bidang lain, dan
pendekatan-pendekatan
manajerial. Disini upaya
dilakukan untuk
mengembangkan ilmu (science)
dan teori dengan penerapan
praktikal. Ia membedakan
pengetahuan manajerial dan
pengetahuan nonmanajerial.
Dikembangkannya sistem
klasifikasi yang dibentuk sekitar
fungsi fungsi manajerial tentang
perencanaan-pengorganisasian-
staffing-memimpin dan
mengawasi.
Pendekatan ini tidak seperti halnya
penulis tertentu, mengidentifikasi
koordinasi sebagai fungsi terpisah.
Koordinasi misalnya adalah esensi
dari managership dan tujuan dari
managing.
Teori Kontingensi•...contingency theory, The idea that managers choice of organizational strucutres and control systems depends on-is contingent on-characteristics of the external environment in which the organizational operates. (Jones, George,
Hill, 2000:62)
• Setiap organisasi yang beroperasi di dalam lingkungan tertentu, perlu menyesuaikan diri dengan (tuntutan-tuntutan) lingkungan eksternal dimana ia berada.
Teori Kontingensi Desain Keorganisasian
Karakterisitik Lingkungan
Tetapkan desain struktur suatu organisasi dan sistem-sistem kontrol Organisasi-organisasi pada
lingkungan yang berubah memilih struktur organik ( otoritas yang didesentralisasi-arus komunikasi horisontal-kerja sama silang antar departemen)
Organisasi-organisasi dalam lingkungan struktu mekanistik (otoritas yang desentralisasi-arus komunikasi vertikal kontrol melalui peraturan-peraturan serta prosedur-prosedur ketat)
Teori Kontingensi (lanjutan) (Putti, Koontz, Weihrich, 1998: 60-61)
• Menurut teori kontingensi, strategi yang dipilih guna menghadapi situasi tertentu, tergantung pada tipe situasi yang dihadapi, atau ia bersifat kontingen pada situasi yang ada.
• Menurut teori kontingensi tugas seorang manajer ialah mengidentifikasi metode mana, dalam situasi tertentu, dan pada waktu tertentu, dapat memberikan kontribusi terbaik bagi pencapaian tujuan-tujuan keorganisasian.
• Menurut pendekatan kontingensi “situasi-situasi yang berbeda memerlukan reaksi-reaksi manajerial yang berbeda”.
Karakteristik-karakteristik Kontingensi (Kreitner 1992: 58-59)
1. Sebuah Perspektif Sistem Terbuka: untuk memahami bagaimana subsistem-subsistem keorganisasian terkombinasi untuk berinteraksi dengan sistem-sistem sosial-politikal- dan ekonomi.
2. Sebuah Orientasi Riset Praktikal: para periset kontingensi berupaya untuk menerjemahkan hasil penemuan mereka menjadi peralatan dan penghalusan-penghalusan situasional guna membantu manajemen menjadi lebih efektif.
3. Pendekatan Multivariat: merupakan sebuah teknik riset yang dimanfaatkan guna mengetahui, bagaimana suatu kombinasi variabel-variabel berinteraksi, guna menimbulkan hasil khusus tertentu.
Sejumlah Pelajaran yang Dapat Diperoleh dari Pendekatan Kontingensi (Kreitner, 1992: 60)
• Pendekatan kontingensi merupakan sebuah alat yang bermanfaat bagi pemikiran manajemen, karena ditekankannya ketepatan situasional (situational appropriateness)
• Pemikiran kontingensi merupakan perluasan praktikal dari pendekatan sistem
• Pemikiran sistem (sistemik) merupakan sebuah kekuatan sintetik dalam pemikiran manajemen, maka pendekatan kontingensi memberikan arah praktikal.
Determinan-determinan Produktivitas Menurut Sutermeister
Pemikiran Sistem dan Pemikiran Kontingensi
Pemikiran Sistem
Kausa
Masalah yang terdapat dalam kondisi-kondisi environmental
Tindakan
Dampak yang dikehendaki dan
yang tidak dikehendaki
Pemikiran sistem mencakup sejumlah asumsi sebagai berikut
Terdapat adanya sebuah problem atau masalah Problem tersebut berada pada situasi tertentu Problem tersebut memerlukan suatu solusi atau
pemecahan Problem tersebut akan menimbulkan dampak terlepas dari
dampak yang diinginkan atas problem tersebut Perlu diupayakan untuk mengantisipasi dampak demikian Solusi yang disajikan dapat dievaluasi dengan jalan
mengidentifikasi serta menimbang bauran (the Mix) dampak yang diinginkan dan dampak yang tidak diinginkan.
Solusi yang diterapkan tidak akan bersifat “menetap”-mengingat bahwa situasi akan berubah (Hampton, 1977: 23-24
Pemikiran Kontingensi
“...the key contribution of the contingency perspective may best be summed up in the observation that there is no one best way to manage and there are no universally applicable plans, organizational strucutre, leadership styles or controls”.
Tindakan-Tindakan
Manajemen
Karakteristik-karakteristik Situasional
Hasil-hasil keorganisasian
(bersifat
kontingen)untuk
Pendekatan Kontingensi Dalam Bidang Organisasi dan Manajemen (Hicks, Gullet, 1981: 425-426)
• Pendekatan sistem terhadap teori organisasi dibentuk berdasarkan kontribusi-kontribusi para ahli teori klasik, termasuk didalamnya: Scientific Management-bureaucracy-dan administrative management
• Masukan adisional ke dalam konsep sistem, muncul dari para ahli humanistik neoklasik, maupun dari para teoritis kuantitatif dan ekonomi
• Pandangan kontingensi muncul dari konsep-konsep sistem. Pendekatan kontingensi berarti bahwa lingkungan-lingkungan yang berbeda, memerlukan hubungan-hubungan keorganisasian yang berbeda.
Perkembangan teori-teori tentang organisasi dan manajemen
Administrative Theory
Bureaucracy
Scientific Management
Neoclasical Theory
Behavioral and Social Science
Technical and Quantitative
Science
General Systems Theory
Modern System Theory
CONTINGENCYTheory of
Contingency
Pendekatan universal versus Pendekatan Kontingensi (Van Vleet,1988:89)
Pendekatan Universal
• Pada gambar diatas, digunakan premis bahwa sebuah masalah tertentu, atau situasi tertentu dapat dipecahkan, dengan satu-satunya cara terbaik
Masalah atau situasi yang berlaku
Satu-satunya cara terbaikSolusi atau arah
tindakan-tindakan
Pendekatan Kontingensi
• Pendekatan kontingensi menyatakan bahwa hanya sedikit sekali cara terbaik dalam bidang manajemen, mengingat bahwa kompleksitas perilaku manusia dan sistem-sistem sosial seperti misalnya organisasi-organisasi menyebabkan setiap situasi menjadi unik
Masalah atau situasi yang
berlaku
Kontingensi-kontingensi
penting
Solusi atau tindakan A
Solusi atau tindakan C
Solusi atau tindakan B