BAB II

PEMBAHASAN

2.1 DEFINISI DIAGNOSIS ORGANISASI

Diagnosis organisasi adalah suatu proses menumbuhkan bagaimana seharusnya suatu

organisasi menjalankan fungsi-fungsinya. Proses diagnosis organisasi,meliputi pencarian

informasi yang relevan, penganalisisan, pengambilan keputusan, dan rekomendasi untuk

pengembangan organisasi. Diagnosis organisasi yang sukses akan memberikan petunjuk yang

baik tentang kesehatan organisasi dan cara pengembangannya. Diagnosis organisasi mempunyai

dua orientasi,pertama,orientasi masalah yang menitikberatkan untuk mencari dan menemukan

pokok permasalahan yang dihadapi organisasi. Dengan ditemukannya pokok permasalahan yang

sebenarnya maka dapat merancang pola untuk mengantisipasinya, kedua, orientasi pada

kemajuan yang memfokuskan pada upaya pengembangan atau pembinaan organisasi.

Kemungkinan organisasi tersebut cukup baik,tetapi pelaku organisasi menggunakan diagnosis

untuk mencari tahu bagaimana untuk lebih menyempurnakan fungsi organisasi. Proses diagnostik

adalah salah satu kegiatan yang paling penting dalam pengembangan organisasi. Ini termasuk

memilih model yang tepat untuk memahami organisasi dan mengumpulkan, menganalisis, dan

memberikan umpan balik informasi kepada manajer dan anggota organisasi tentang masalah atau

kesempatan yang ada

2.1 PROSES DIAGNOSIS ORGANISASI

Adapun proses dari diagnosa organisasi sebagai berikut :

A. Identifikasi Wilayah Tentatif

Yang dimaksud dengan tentatif disini yaitu sementara atau belum pasti atau dapat berubah, 

identifikasi wilayah ini dilakukan dengan tujuan agar kita dapat mengetahui suatu masalah

yang terjadi dalam sebuah organisasi. Salah satu permasalahan yang dapat dilihat yaitu

rendahnya rasa kerja sama yang terjadi  antara bawahan dengan pimpinan dalam sebuah

organisasi.

1 | B u d a y a d a n P e g e m b a n g a n O r g a n i s a s i

B. Pengumpulan Data

Langkah kedua yang dapat dilakukan dalam proses diagnosis yaitu pengumpulan data

berdasarkan identifikasi wilayah permasalahan yang telah dilakukan sebelumnya meskipun

sifatnya hanya sementara. Untuk mengumpulkan data dari permasalahan tersebut dapat

dilakukan dengan cara wawancara beberapa karyawan.

Data tersebut berupa kebenaran dari masalah yang ada serta penyebab adanya masalah

tersebut, yaitu :

1. Kurang memperhatikan kinerja hingga memprioritaskan hal-hal yang menjadi titik

fokus perhatiannya.

2. Jarang sekali melakukan tindakan "corrective action" yang didapat dari hasil

monitoring/ enforcement yang dilakukan.

3. Tidak berusaha untuk menciptakan lingkungan yang kondusif bagi karyawan serta

mengupayakan perbaikan-perbaikan yang bermuara pada peningkatan kinerja dalam

organisasi sehingga kerja sama dalam organisasi menjadi rendah.

4. Sulitnya merubah persepsi bawahan.

5. Kurang ditaatinya aturan main/kebijakan di dalam organisasi.

C. Analisis Data

Langkah ketiga yang dilakukan dalam proses diagnosis ini yaitu menganalisis data

menjadi sedemikian rupa sehingga berubah bentuknya menjadi informasi yang mutakhir,

relevan, akurat dan lengkap. Dengan adanya analisis data ini diharapkan dapat menjadi

sebuah informasi yang bisa digunakan dalam mengidentifikasi hakikat permasalahan yang

dihadapi.

Berdasarkan masalah yang terjadi diatas, maka dapat dilakukan analisis data sebagai berikut:

1. Memperhatikan hingga memprioritaskan hal-hal yang menjadi titik fokus

perhatiannya.

2. Melakukan tindakan "corrective action" yang didapat dari hasil monitoring/

enforcement yang dilakukan.

3. Menciptakan lingkungan yang kondusif bagi karyawan serta mengupayakan

perbaikan-perbaikan yang bermuara pada peningkatan kinerja perusahaan. Dalam hal

ini, Pimpinan tidak hanya sangat profesional dan berorietasi pada hasil serta

2 | B u d a y a d a n P e g e m b a n g a n O r g a n i s a s i

perbaikan proses saja namun juga harus mampu untuk menjalankan dan

menyeimbangkan ketiga aspek tersebut.

4. Sulitnya merubah persepsi bawahan, Seorang pimpinan berhasil mencapai target

organisasi dimana pimpinan dengan sangat baik berhasil menetapkan prioritas dan

fokus pada penyelesaian masalah. Namun setelah diselidiki lebih lanjut, ternyata

pencapaian tersebut tidaklah diimbangi oleh perbaikan lingkungan kerja, proses,

bahkan perilaku karyawan. Artinya, meskipun di permukaan organisasi memperoleh

keberhasilan, namun di kedalaman ternyata bawahan tidak merasa lebih baik.

5. Kurang ditaatinya aturan main/ kebijakan dan bahkan prinsip GCG di dalam

organisasi. Dalam hal ini anggota organisasi bersatu padu menolak adanya

perubahan, mempertahankan status quo, dan bahkan mengabaikan aturan-aturan main

yang berlaku.

D. Umpan Balik Data

Pada tahap ini pimpinan menjelaskan analisis data kepada bawahan untuk meminta

kesepakatan dan kesatuan bahasa tentang masalah yang sedang dihadapi oleh organisasi klien

(karyawan). Dengan adanya umpan balik ini maka diperlukan juga informasi tambahan yang

merupakan tugas pimpinan untuk kemudian dipresentasikan kepada bawahannya.

E. Identifikasi Wilayah Permasalahan

Setelah mendapat kesepakatan dari klien maka langkah selanjutnya mengidentifikasi

wilayah permasalahan yang sebenarnya dan tidak sementara lagi. Permasalahan yang

dihadapi oleh klien adalah rendahnya kerja sama yang terjadi antara atasan dengan

bawahanya dalam bekerja sehingga memiliki pengaruh yang sangat  besar terhadap

keberhasilan suatu organisasi. Maksud disini berpengaruh besar adalah jika karyawan dalam

sebuah organisasi sudah tidak memiliki kerja sama yang kuat dalam melakukan 

pekerjaannya, maka secara otomatis organisasi tersebut akan menjadi entropi yaitu

organisasi yang mati.

3 | B u d a y a d a n P e g e m b a n g a n O r g a n i s a s i

F. Motivasi Klien Menyelesaikan Masalah

Pada tahap ini, klien atau karyawanlah yang akan berperan karena disini karyawan

dituntut untuk melakukan perubahan pada masa sekarang. Kalau sudah sanggup untuk

melakukan perubahan, karyawan harus siap untuk melakukan langkah-langkah intervensi

yang diberikan oleh konsultan. Kegiatan perubahan yang dilakukan oleh karyawan harus

dipantau oleh konsultan untuk memastikan sejauh mana perubahan yang telah dilakukan

karyawan dan apakah sudah sesuai dengan sasaran atau tujuan yang ingin dicapai oleh

organisasi dalam melakukan perubahan.

G. Diagnosis (Mencari Penyebab dari Masalah dan Tentukan Perubahan)

Pada tahap terakhir yaitu diagnosis. Pada tahap inilah ditentukannya keberhasilan suatu

organisasi melakukan suatu perubahan. Penyebab masalah tersebut adalah karena Kurang

memperhatikan kinerja hingga memprioritaskan hal-hal yang menjadi titik fokus

perhatiannya, Jarang sekali melakukan tindakan "corrective action" yang didapat dari hasil

monitoring/ enforcement yang dilakukan, Tidak berusaha untuk perbaikan-perbaikan yang

bermuara pada peningkatan kinerja dalam organisasi sehingga kerja sama dalam organisasi

menjadi rendah, Sulitnya merubah persepsi bawahan, serta Kurang ditaatinya aturan

main/kebijakan dan bahkan prinsip GCG di dalam organisasi.

Perubahan yang dapat dilakukan untuk menyelesaikan masalah organisasi tersebut adalah

tergantung kepada pimpinannya yang harus mampu memberikan motivasi dan bersikap adil

terhadap para karyawan/bawahannya. Dengan memberikan perubahan kepada karyawan,

maka organisasi tersebut akan berjalan lancar dan akan bangkit dari kekurangan-kekurangan

serta tidak akan menjadi entropi.

Mendiagnosis organisasi dengan memandang organisasi sebagai suatu sistem terbuka dapat

dipandang melalui 3 tingkatan, yaitu:

1. Organisasi secara keseluruhan adalah cara memandang organisasi secara keseluruhan,

termasuk bentuk perusahaan, struktur, mekanisme, sumber-sumber yang digunakan

organisasi.

2. Kelompok kerja (unit, bagian) adalah kelompok-kelompok kerja yang ada pada

organisasi, berikut struktur interaksi yang terjadi antaranggota kelompok.

4 | B u d a y a d a n P e g e m b a n g a n O r g a n i s a s i

3. Individu adalah pribadipribadi dalam organisasi, termasuk di sini adalah kewajiban

individu dalam organisasi.

Pada  proses diagnosis organisasi yang perlu dilakukan adalah memperhatikan hal-hal

yang terjadi pada tiap tingkat, Diagnosa merupakan suatu proses menemukan penyebab pokok

dari masalah-masalah organisasi. Proses ini meliputi mengumpulkan informasi yang bertalian

dengan masalah misalnya bagaimana seharusnya organisasi atau bagian dalam organisasi

tersebut berfungsi, menganalisa informasi atau data tersebut, dan membuat kesimpulan untuk

melakukan perubahan dan penyempurnaan (Thoha, 2002:93-94).

Diagnosa organisasi bertujuan untuk mencari permasalahan inti yang menjadi

penghambat tercapainya efektivitas dan efisiensi organisasi. Selain itu diagnosa juga

bertujuan untuk mencari jalan keluar dan merancang usaha-usaha perbaikan yang lebih maju

daripada sebelumnya. Untuk meningkatkan efektivitas organisasi maka harus meningkatkan

kesesuaian hubungan di antara orang-orang, teknologi, dan struktur dalam organisasi.

2.2.1 Diagnosis Organisasi Internal Dan Eksternal

Dua cara yang dapat digunakan untuk membantu menentukan perubahan yang akan

meningkatkan kesesuaian dari hubungan dalam organisasi adalah dengan mengadakan diagnosis

organisasi internal dan diagnosis organisasi eksternal :

A. Diagnosis Organisasi Internal

Diagnosis organisasi internal adalah suatu pemeriksaan semua factor-faktor dalam

organisasi yang berhubungan dengan aktifitas organisasi. Orang-orang,teknologi dan

struktur adalah focus utama dari pemeriksaan ini. Hubungan diantara ketiga variabel tersebut

dipelajari dalam usaha untuk menunjukkan dan mengimplementasikan  perubahan yang akan

membuat hubungan yang lebih sesuai bagi organisasi. Pengumpulan informasi pada

kesesuaian dari hubungan orang-orang,teknologi,struktur adalah kunci untuk mengadakan

diagnosis internal.

B. Diagnosis Organisasi Eksternal

Diagnosis organisasi eksternal adalah poses penelitian semua factor dari luar yang

berhubungan dengan efektifitas organisasi. Diagnosis eksternal pada dasarnya adalah analisa

lingkungan dimana organisasi berfungsi.Tujuan dari diagnosis eksternal adalah untuk

menilai dampak potensial dari lingkungan organisasi pada efektifitas organisasi.

5 | B u d a y a d a n P e g e m b a n g a n O r g a n i s a s i

Untuk diagnosis eksternal, lingkungan biasanya dibagi ke dalam dan dianalisa pada dua

tingkatan yang berbeda:

1. Lingkungan operasional

2. Lingkungan umum

Lingkungan operasional biasanya merupakan masalah yang lebih mendesak dan

mengandung factor-faktor seperti pesaing dan peranan modal dalam organisasi.Organisasi

mempunyai interaksi langsung dan secara langsung dipengaruhi oleh factor-faktor di dalam

lingkungan operasional. Lingkungan umum adalah lingkungan organisasi sekunder dan

berisi variabel-variabel seperti norma sosial,kondisi ekonomi dan peraturan-peraturan

pemerintah. Factor-faktor pada lingkungan umum secara langsung mempengaruhi organisasi

dan  juga merupakan factor yang mempengaruhi lingkungan operasional.

Tahap diagnosis dalam organisasi merupakan tahap analisis dan evaluative yang dilakukan

untuk mengetahui masalah dalam suatu organisasi. Ada beberapa kriteria yang umun

digunakan dalam mengevaluasi kualitas masalah-masalah tersebut, diantaranya:

1. Kemampuan beradaptasi: kemampuan mengarahkan kegiatan dan tenaga dalam

memecahkan masalah yang dihadapi.

2. Tanggungjawab: kesesuaian antara tujuan individu dan tujuan organisasi.

3. Identitas: kejelasan misi dan peran masing-masing unit.

4. Komunikasi: kelancaran arus data dan informasi antar unit dalam organisasi.

5. Intergrasi: hubungan baik dan efektifitas antar pribadi dan antar kelompok, terutama

dalam mengatasi konflik dan krisis.

6. Pertumbuhan: iklim yang sehat dan positif yang mengutamakan eksperimen dan

pembaharuan, serta yang selalu menganggap pengembangan sebagai sasaran utama.

2.2.2 Pentingnya Diagnosis Dalam Pengembangan Organisasi

Diagnose akan menjadi sangat bermanfaat ketika :

1. Seorang konsultan tidak mempunyai banyak waktu sebagaimana yang seharusnya

digunakan dalam diagnosa.

6 | B u d a y a d a n P e g e m b a n g a n O r g a n i s a s i

2. Peta organisasi tidak begitu rumit dan kompleks, sehingga tidak memerlukan

pelayanan perbaikan secara cepat.

3. Klien tidak terbiasa bepikir dalam sistem

Karena pada dasarnya diagnose dapat membantu klien memvisualisasikan

organisasinya sebagai suatu sistem secara keseluruhan dengan tanpa mempergunakan

terminologi istilah yang sama sekali asing, sangat membantu bagi pemula atau

mahasiswa yang memulai kariernya sebagai konsultan Pengembangan Organisasi.

Aspek penting dalam setiap diagnosaadalah menemukan kesenjangan antara dimensi

formal dari suatu organisasi dengan propertis informalnya.

2.3 Teori dan Model Diagnosis dalam Organisasi

A. Model Analitikal

Model analitikal, yang dikenal pula dengan istilah model differensiasi-integrasi yang

dikembangkan oleh Paul Lawrance dan Jay Lorsch menekankan pentingnya diagnosis

analitikal yang tepat sebagai dasar untuk mewujudkan perubahan dalam organisasi. Tugas-

tugas yang harus menjadi tanggung jawab masing-masing satuan kerja dapat dikaitkan

dengan empat karakteristik dari lingkungan organisasi yaitu:

1. Struktur satuan-satuan kerja yang ada

2. Orientasi waktu para anggota setiap satuan kerja

3. Orientasi para anggota satu satuan kerja dengan para anggota satuan kerja lain

4. Orientasi para anggota organisasi mengenai tujuan yang hendak dicapai.

B. Model Kecenderungan Perilaku Kelompok

Model ini menyoroti kecenderungan para anggota organisasi menampilkan perilaku

tertentu.Model ini didasarkan pada hasil pemikiran George Homans yang perhatiannya

ditujukan pada interdependensasi antar kelompok.Model ini meletakkan dasar konseptual

untuk menganalisis perilaku dalam kelompok.Menurut model ini pola perilaku kompleks

yang terdiri dari aktivitas, interaksi, perasaan dan norma-normaberkembang dari serangkaian

perilaku dan hubungan yang diperlukan demi berfungsinya kelompok yang bersangkutan.

7 | B u d a y a d a n P e g e m b a n g a n O r g a n i s a s i

C. Model Konsultasi Manajemen

Terry Amstrong dan Walter Wheatley dalam Siagian (2002) sebagai kesulitan telah

mengembangkan suatu model diagnosis yang menganalisis enam faktor utama dalam suatu

organisasi, yaitu:

a. Perencanaan dasar dalam arti apakah organisasi meliki misi, visi, dan sasaran yang

ingin dicapai ?

b. Praktek- praktek bisnis pada umumnya, dalam arti apakah organisasi memiliki

system manajemen yang benar ?

c. Keuangan, dalam arti apakah organisasi beroperasi brdasarkan rencana dan data

financial yang tepat waktu dan akurat ?

d. Iklan dan promosi dalam arti apakah anggota organisasi sadar tentang kaitan antara

iklan dan penjualan ?

D. Model Sosioteknikal

Model ini temuan dari Eric Trist pada Lembaga Tavistok yang digunakan untuk

menganalisis suatu organisasi sebagai system sosiotehnikal yang berintraksi dengan

lingkungannya. Trist dan kawan-kawan berpendapat bahwa dalam setiap organisasi terdapat

suatu system social yang terdiri dari jaringan hubungan yang sifatnya interpersonal sekaligus

adanya suatu system teknologikal yang terdiri dari tugas, kegiatan dan sarana prasarana yang

digunakan untuk mencapai tujuan organisasi yang bersangkutan. Kedua system ini, yaitu

system social dan system teknologikal berkaitan dengan dan saling bergantung satu sama

lain. Karenanya, diagnosis yang dilakukan harus mampu menentukan bagaimana kedua

system tersebut saling berkaitan terutama pada umpan balik.

E. Model Analisis Bidang Kekuatan

Model ini dikembangkan oleh Kurt Lewin, yaitu suatu tehnik yang dapat digunakan untuk

beraneka ragam kepentingan analisis.Pendapat Lewin didasarkan pada pandangan bahwa

pada suatu yang statik, melainkan merupakan suatu keseimbangan yang dinamis antara

berbagai kekuatan yang bergerak pada arah yang berlawanan. Teori ini didasarkan pada

pendapat bahwa dalam setiap organisasi selalu ada kekuatan mendorong terjadinya

perubahan, akan tetapi terdapat pula kekuatan yang menghalangi terjadinya perubahan.

8 | B u d a y a d a n P e g e m b a n g a n O r g a n i s a s i

Berbagai kekuatan dalam organisasi yang pada terjaminnya pemeliharaan stabilitas

organisasi kekuatan yang mendorong terjadinya perubahan dikenal dengan kekuatan

pendorong.Jika kekuatan penghalang. Sebaliknya kekuatan yang mendorong terjadinya

perubahan dikenal dengan kekuatan pendorong sama ampuhnya, dapat dikatakan bahwa

organisasi berada pada kondisi keseimbangan dan organisasi berada pada kondisi stabil.

2.4 UMPAN BALIK INFORMASI DIAGNOSIS

Konsultan pengembangan organisasi hendaknya mengerti akan arti pentingnya umpan

balik, karena dengan umpan balik yang faktual, objektif dan tepat waktu pengembangan

organisasi dapat mengetahui secara pasti hasil dan dampak keterlibatan pengembangan organisasi

di sebuah perusahaan, dan dengan umpan balik maka pengembangan organisasi dapat mengambil

keputusan tentang tindakan apa yang dilakukannya, apakah melanjutkan keterlibatan dengan pola

yang sudah ada, atau melanjutkan dengna pola baru atau malahan menghentikan keterlibatan

pengembangan organisasi di sebuah perusahaan. Dengan umpan balik, konsultan pengembangan

organisasi dapat menghasilkan identifikasi berbagai implikasi dari temuan-temuan kuisioner.

Cara dalam melakukan perolehan umpan balik adalah dengan melakukan survei, survei di

dalam umpan balik digunakan untuk mengkaji hal-hal yang berkaitan dengan sikap para anggota

organisasi, termasuk upaya menemukan kesenjangan atau perbedaan persepsi para anggota dan

menyelesaikan permasalahan

Langkah-langkah Pelaksanaan Survei dalam perolehan umpan balik :

Keterlibatan Manajemen puncak dalam perencanaan dari kuisioner yang akan digunakan

dalam survei dimana setiap orang dalam organisasi dapat berperan serta dalam survei yang

diselenggarakan atau dapat pula terbatas hanya pada partisipasi para anggota suatu kelompok

kerja tertentu yang terdiri dari seorang manajer dan para karyawan yang menjadi bawahan

langsung, biasanya dalam bentuk Kuisioner, dimana langkah-langkah kuisioner tersebut

sebagai berikut :

1. Menggali pendapat dan memberikan pertanyaan-pertanyaan yang relevan mengenai

perusahaan

2. Mengisi kuisioner, menanyakan persepsi dan sikap karyawan

9 | B u d a y a d a n P e g e m b a n g a n O r g a n i s a s i

3. Kuisioner sebagai instrumen survei disebarluaskan oleh konsultan PO kepada semua

anggota organisasi, atau dengan kata lain konsultan pengembangan organisasi dapat

mengumpulkan data dari kuisioner yang ditabulasikan bersama data sejenis dalam

bentuk unit tertentu, kemudian dengan data yang diperoleh dari semua responden

dalam seluruh organisasi.

4. Pengolahan data dari hasil kuisioner, dan hasilnya diumpan balikkan kepada tim atau

satuan-satuan kerja dalam seluruh jajaran organisasi. Biasanya penyebarluasan hasil

olahan tersebut dimulai kepada manajemen puncak dan berlanjut sampai semua

dalam organisasi menerimanya. Setelah menerima umpan balik dalam bentuk data

tersebut, kemudian setiap manajer mengadakan pertemuan dengan para bawahan

langsungnya, untuk mendiskusikan substansi umpan balik tersebut.

10 | B u d a y a d a n P e g e m b a n g a n O r g a n i s a s i