,i.::' ia:1

IMANAJEMEN PERKANTORAN

(OFFICE MANAGEMENT)I l. Pengertian.dan Lingkupan Office ManagementlDalam sumber-sumber bacaan berbahasa inggris yang terbit diArnerika serikar maupun Inggris Raya istilah oi-n.. ia*?"iiiruio"(administrasi perkantoran) dan office management (manajemen

,perkantoran) dipakaisilih ganti dengan arri ying sam;: p;;kataan' adm i n ist rasi dan manajemen umumriya aianggii iuieai 6ia-katasepadan. Hal itu misalnya diregasrian otJn" silarr -r-J" -iiiuitriPerserikatanBangsa-bangsasebigaiberikut:t

"The terms Administration and Management are more bernguseci synonymously. while the term Alministration t m u..napplied more to the conduct of public air"iii"na ,r,. t..i, r.a":nagement'rnore to that of business enterprise, there has beena tendency in recent time for Management io be used to ag.rearer degree in pubric affairs. This-is prouuirv-uJdir. o]the increasing_ apg{igation of business d;a;;ni-p?acticesin the field of puUtic administration." e-------! E'r(lstilah-istilah Administrasi dan Manajernen.-makin lamamakin b1ny4 dipakai secara searti. witaupln-i"ilin'ea:ministrasi tetah diterapkan tebih banyak uiiiiini"r,"ia"h*urusan-urusan negara dan istilah uanilemen tebih banyak bagiurLsan-urusan perusahaan, pada *"[t, it -t i.-ir.rrir'ini ,.r,{ "p1, k ecenderu ngn. u nt u( t"ri nij.*.n di p.;;r;;i; e;d;derajat yang telah. luas bagi ui,rsan_urur"il

"ii*u. Hrtini terjadi mungkin karena peierapan pra*iil-piitiei *rn"-lj3,.I_ryt!""T yang simakin me'ninjk;; ii-6i;ine "a_mlnlstrasr negara.)

Dengan. mengikuti keraliman itu, daram uraian seraniurnya tidakakan diperbed_akan istilah office adminisi.iiion' Jele#-officemanagement.'Yang kini perlu diterangkan sejelas' mun?[in' iararrpengertiannv_a iru sendiri. Dalam keplstakaa; r;Hi;;F;;;f;;berbagai definisi.office management ot tr pu* 'urrii,-r.1.0".sehagai conroh saja dapat dikuiipkan di bawih ini: ' --'

b!

ik*;.

::l*3_.r:1 : s?:;#,.!:.'I United Narions, The Administration of arganizat.ion and Metho

a) Perumusan W. H. Evans.2"For our purposes, we may define Office Administration asthe function which involves the management and direction ofall phases of the busines-s operation whictr impinge upon dataprocessing, communications; and organization memory."(Bagi.maksud-maksud kita, kita dapat mendefinisikan Ad-lninistrasi Perkantoran sebagai fungsi yang menyangkutmanajemen dan pengarahal semua tahap operasi perusahaanyang rnesgenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, daningatan organisasi.)Perumusan Arthur Grager.3"Office man'agement is the function of administering thecomurunication and record services of an organizaiion."(Man4iemen perkantoran adalah fungsi tata-penyelenggaraanterhaiiap komunikasi dan pelayanan warkat dari suatuorganisasi.)

c) Perumusan William Leffingwell & Edwin Robinson.a"Office management as a function, is that branch of the artand science of management which is cgncerned *'ith theefficient-performance of office work, whenever and whereverthat work is to.be done."(Manajemen perkantoran sebagai suatu funssi adalah cabangdari seni dan ilmu manajemen yang berkenaan dgng2n pelak-saraar pekerjaan perkantoran sechia efisien, bilamana dan dimanapun pekerjaan itu harus dilakukan.)

d) Perumusan Littlefield & Peterson.s."The term office management will be used in such a broad sensein this book; it will bi considered to encompass the mana-gement of office work wherever and by whomever performgd."Irrru*.*u*iemen perkantoran atan aipatai aaiam arti luasdemikian.itu di dalam bukd ini; ini akan dianggap meliputimarajemen mengenai pekerjaan perkantoran di manapun danoleh siapapun dilakulan.)

2 \il- H. Evans, "Office Administrati-op",.dalarn.Carl'Heyel, eds-, TheEncydopedia of, Managanat, ,963, p. 586- i

-

,-

3 Arthur H. Crager, Naiiona! .Affice Management Associatioo Report,dikutip dalam Harry L- Illylie, ed-, Office Management.Handbook, l'18,Secrion I, p- L

4 rililliam H. I-cfFugrelf & Edwin M. Robinson, Textbook of Office Mana-gctnent, 1950, p. l.

5 GL. Littlelleld & R-L- Pcterson, Mdcm Offre hlaaagement, 1956, p- 7,

b)

jr; .,

.,i, i,*"

3e) Perumusan John Neuner & Benjamin Haynes.6'"For this reason office management covers a n:urower field thanthe term 'mana-g-ement' genJrdly implies, office managementconcerning itself to a large extent with office supervision."(Berdasarkan alasan ini manajemen perkantoran mencakupbid.alg y-ang Ielih se;rpit ,lari pada yang urfiumnya dikandunggieh istilah "mana_ieme.r", manajemen perkantoran untu[ie b agi an'besar beri..enaan,i* g;tir;ngawisan pertint oran

-;f; Ferumusan Ha! Nourse.?

"It seems to me that office managemeni in the broader sensemight embrace, not only the generally accepted office servicefunctions, but also the areas of functional control andadrninistrative direction of most clerical and paperwork."(Tampaknya bagi kami manajemeh-perkantoran dalam artiyang lebih luas dapat mencakrlq tidak hanya fungsi-fungsipelayanan perkantoran yang telah diterima fiada umumnya,melainkan juga bidang-bidang mengenai kontrol fungsionaldan pengarahan administratif terhadap kebanyakan pe[erjaankertas dan tulis.)

g) Perumusan Edwin Robinson.s"Office management is concerned rvith the direction andsupervision of office \ryork."(Manajemen perkantoran ber*enaan?engan pengarahan danpengawasan terhadap pekerjaan perkantoran.)

h) Perumusan William Spriegel & ErnestDavies.e"Office management is the over-all direction of clericalactivities as distinguished from such activities as transportation,manufacturing, warehousing, and sales.l'(Manajemen perkantorhn adalah pengarahan menyeluruhterhadap aktivitas-aktivitas tulis sebagaimana dibedakan dariaktivitas-aktivitas seperti pengangkutan, kepabrikan, per-gudangan, dan penjualan.)

!) Perurnusan George Terry.to, "Office management can be defined hs thc planning, con-

6 John W. Neuner & Benjamin R. Haynes, Offiie Management: principles endPractices, 1953, p. 135.

7 Hal E. Nourse, 'iThe Companl, Be Sirved.- A Challenge to rhe Office",.dalam buku The Officc: Its Canging Function and Structure, 1955, p. la.

8 Edwin M. Robinson, Busrness Organization and practice,:1953, p.'I3I.9 William R. Spriegel'& Ernest Coulter Davies, principles of Busin*s

Organization and Operation, 1960, p. 3:ll.l0 Ceorge R. Terry, Oftice Managcment and Control, 1966, p- 31.

4trolling, and organizing of of'fice work, and actuating thoseperforming it so as to aihieve the predetermined'objectives. Itdeals withthe life cycle of business information and data fromtheir creation through their maintenance,' distribution, andretention, if of permanent value, or destruction if obsolete."

: (Manajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai peren-canaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan per-kantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya

:- zlzr mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih,

, dahulu. Ini bersangkut paut dengan peredaran hidup data danketerangan perusahaan dari sejak penciptaannya melaluipemeliharaan, penyebaran,- dan penyimpanannya kalau me-mititi nitai tetap atau pemtisnaannya kalau usang.)

Dari definisi-definisi yang dikutip di mu-ka kini dapat dijelaskanbahwa manajemen perkantoran adalali suatu fungsi tertentu-Fungsi adalah sekelompok tugas pekerjaan meliputi sejumlahaktivitas yang tergolong pada jenis yang sama berdasarkan sifat-nya, pelaksanaannya atau karena merupakan suatu urutan atau-pun secara praktis ialing tergantung satu sama lain. Fungsi dalamsesuatu \rrganisasi dibebankan kepada seseorang petugas atausatuan tertentu sebagai tugas yang hart,s ditunaikan.Fungsi yang disebut manajemen perkar,'oran menurut para ahli iturneliputi rangkaian aktivitas yang beri..ut:-

manajemen dan pengarahan (Evans)-

tata-penyelenggaraan (Grager)-

pelaksanaan secara efisien (Leffingwell & Robinson)-

manajemen (Littlefield & Peterson)-

pengawasan (Neuner & Haynes).- pengendalian dan pengarahan (Nourse)-

pengarahan dan pengawasan (Robinson)-

pengarahan (Spriegel & Davies)-

perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasi serta peng-gerakan (Terry).

Dengan demikian, pada pokoknya manajemen perkantorah me-rupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi(mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah danpeiuirjut

5tice,. 1953) menyebutkan bahwa selain pekerjaan perkantoran,masih ada 4 faktor lainnya yang tersangkut oleh manajemenperkantoran, yaitu pegawai perkantoran, material-perlengkapan,p-ersyaratan, {an melode dari.office work, sedang:menunit'iohnH. MacDonald (Office Manageinent,lg4T), fungsi office mana-gement bertalian dengan 6 hal yang berikut:1) Keoegawaian perkantoran (office personnel)2) Metode perkanicran (office methods)3) Perlengkap4n perkantoran (office methods)4) Faktor-faktor fisis, daiam kantor (physical factois)5) Biaya perkantcran (office costs)6) Haluan perkantoran (office policies)Perincian selengkapnya mengenai lingkupan bidang kerja officemanagement telah disusun oleh Charles O. Libbey yang mem-baginya dalam 9 bidang dengan lebih daripada 100 hal sebagaiberikut:

l. Office SpaceSpace .forecastingSpace allotmentOffice layoutsHeating and ventilating

Air CdnditioningAcousticsPaintingService facilitiesAssembly roomsSafety factorsMoving.officesAlterationsMaintenance.

lI. Communications i (Komunikasi)

Bulletin boardsReception service

(Ruang Perkantoran)(Perkiraan kebutuhan ruang)(Penjatahan ruang)(Tataruang perkantoran)(Pemanasan dan pergdaranudara)(Pendinginan udara)(Pantulan suara)(Lukisan)(Fasilitas kebersihan)(Ruang pertemuan)(Faktor keselamatan)(Memindahkan kantor)(Perubahan-perubahan)(Pemeliharaan)

Mailing (Pengiriman surat)Messenger service (Pelayanan pesuruh)Pneumatic tules (Pipa hantaran)Telephones (Telepon)Wiring layouts (Susunan kabel)Teleph-one dictation (Pendiktean telepon)Interoffice telephone (Sistem, telepon antar\an1or)

,

systemTelegraph and cable (Telegraf dan pelayanan kawat)service

(Papan pengumumar)(Pelayanan terima tamu)

6llt- Offire Persan$elSelection'0rientationTrainingTestingPromotionTurnoverSuggestion systemPooling emPloYeesTardinessAbsenteeismDeparture interviewsLunchroom-facilities' MoraleDisciplineRetirementRating

'Grievance!

(Kepegawaian Perkantoran)

(Perkenalan)(Latihan)(Pengujian)(Kenaikan Pangkat)(Pergantian)(System saran)(Plngerahan peg-awai)Keterlambatan)(Persoalan mangkir)iwa*ancara Pemberhentian)iFasilitas ruang makan siang)isemangat kerja sama)(Disiplin)(Pensiun)(Penilaian)(Penga.duan)

IV. Furrirure and Equipment (Perabotan dan Perlengkapan)DesksChairsTablesFiling equipmentVaults and safesFunctional furnitureWarehousing furnitureMahtenance and rePairReference equiPmentSupply

7lanitoriat.equipment perlengkapan kebersihan)Rep-roduction eqgpmer-rt (Perlengkapan penggandain)Maintenance and repair fcmeliharaan han'ferbaika;)Evaluation of new (Penilaian peralatan dan meiinappliances and machines baru)

VI" Suppl;e -t asd Stationery

Stationery itemsLetterheadsFormsJanitorial suppliesReproduction suppliesEvaluating of newsupplies

Yll. MethodsData processingOffice surveysMeasurement of clericaloutputScheduling of routines

. Charting procedunes .Use of filmsStatistical analysis

VIII. Recordstsorms coordlnatronForms designCorrespondence servicesForm lettersLetterwriting reviewsTyping poolsnli,oriiig rnethods tSurveysDisposal of recordsMicrofilmingRetention schedulesArchival practices andstorage

lX. Executive ContrclsOrganization' planningCentralization or decen-tralization of servicesBudgetary planning

(Perbekalan dau KeperluanTulis)(larang-barang keperluan tulis)(Kertas surati(Formulir)(Pubekalan kebersihan)(Perbekalan penggandaan)(Penilaian perbekalan baru)

(Metode)(Pengolahan bahan keterangan)(Penyelidikan perkantoran)(Pengukuran hasil kerja tulis)@enjadwalan prosedur rutin)(Prosedur pembaganan)(Pemakain film)(Analisis srarisrik)(Warkat)@engoordinasian formulir)-(Perancangan formu lir)@elayanan surat-menyurat)@ola surat)(Peninjauan surat-menyurat)

- (Ruang terpusarkan kerja tik)(Metode pelaporan)(Penyelidikan)(Penyingkiran warkat)(Pembuatan film kecil)(Jadwal penyimpanan)(Praktek kearsipan dan penyim-paEan)(Kcntrol Pejabat Pimpinan)(Perencanaan organisasi)(Pemusatan atau pemencaranpelayanan)(Perencanaan anggaran)

Forecasting (Penak-siran) an petunjuk kerja)ili*At; nanuals p;rkl rconference'

*"* (KonPerensi)I;* -.nt rraining i+A,lijpiigjlii'i#;;Y*i' (Anarrs:

Salary.standardization' ifepuatuan saii)lka teroyata betap4 luas ruang ryg'kY!-!id""s

?#.T*Hffif"HIiffi-ffi F-.Jffi rilfi"ilorihsisdorangffi Gffiff i"t"i"- "iianisasinYa'

.

^ f-:-:a+rolif

$ 2: Tagas dsn Perslsratel Manaier Adninistmtif

BerhubunsdeneanHsj;Tf.I?H$\:'#,:-#:,fiJiif!li;

Iffi_#iuffiH#ffi#f *xu**,ir*s

eg4g=;ry-fffh#g#$+mms*m*m:*ffi.,rtuu o.**vt *;1ffIG Institute of fffit;t'rl":u*nruH#'it ilffi 1e63-lembaga ,1, *:*iehin gga 6"'6 *vi"Jtl?siii itikut t' I

"The objectives of the lnstitute'arc to stu'dy and' promote'that

branch ot managemenj w{! it ""t-*"h witbthe services

;.6;i#"i*nt#tiqi.#i$**i$-""ti!:"1 jiimanagement of a busine*s-safegt;ifiiE;;;a- J"-m"'o its oblectives"'(Iuiuan Lembagaini ialah-menelaah dan rnemajukan cabang

'

$nflr#j#ftm,"tg:PPa5ryg;untr* merencanakan' dan untuk

.

Idengro upllE in f*npimn srtl pemsahran nrelindungihTta benda, rcm$rkan nrusn-urcsan, dan mencapiitujuan-tujuan pemshaan. )

Bglan akhir kalimat yaog ditegaskan iru merupakan definisi ad-mirristrative maaagment. Jadi, manajemen adnninistratif adatahcabang manajemen

.yang menyangkut fungsi.fungsi pelayanan:-

memperoleh keterangan-

mencatat keterangan-

meng,rn4isis keterangan-

menyusun rencana-

melakukan komunikasibagi keperluan pimpinan perusahaan (atau sesuatu organisasi padaumurnnya) dalam menjaga kekayaaa, melancarkan urusan, danmencapai tujuan perusahaan itu.'Pergantian istilah office management menjadi admini51yz1ill.rnanagement itu bukanlah sekedar perubahan nama saja, melain-t"q jrrga mengandung pengertiatr berubahnya peranan, ke-6udukan, datr lingkupan bidang kerja ftrngsi teriebtit- Sepe*i ter-nlatq dari definisi di aras, raanajemen perkantoran tini tiAat Uglsekedar mencatat keterengat melainkan memikul rugas-tugBsantErra lain melakul4l6aalisis dan merrbuat rencana- Tugas-tugasini dilakukan oleh pejabat pimpinan

-vang disebut administrativcmanager (manajer adrninistratif).Menurut Georgj_Terry (Office- Managmat and Coatral,Ift;6),sejak sekitar 1960 se-butan a'dministrative r.nanager memperotehpenerimaanluas u-ntuk menggantikan office manigen kareia lebihtepat melukiskan tugas pengeloiaan informasi.Kini umumnya diakui bahwa seor:Lng manajer administratifbukan lagi sekedar pimpinan dari para juru tulis datam kantor, me-Iainkan-seorytrg pejabat yang berkedudukan sebagai anggotaqenuh dari pippilan organisasi. Peranannya adatah sama pen-tingnya seperti pejabat-pejlbat pimpinan dalam berbagai bidanglerja lainnya seperti misalnya manajer produksi atau maaajeikeuangan. Seperti halnya manajer-manajer bidang kerja lainnya,manajer adqinistratif juga harus rnenunaikan tugasnya denganmencapai efisiensi. Biaya perkantoran tampaknya senanti:rsa me-ningkat dari waktu ke waktu, misalnya saja untuk pembelian per-lengkapa* teknologi informasi yang makintrumit dan malCn majf*-Oieh lcarena itu, efisiensi perkantoran perlu senantiasa ditingkat-nel 4ry fungsi pllarysO perkantoran harus menyumb4r-rg pAOfefektivitas menyeluruh dari sesuaturorganisasi dalam mencapar -_

The Institute of Administrative Management yang telah disebutmuka juga mencantumkan efisiensi sebagai suatu tujuan )ratrg pdiusahakan oleh setiap anggotanya (yakni 'para manaje.ministratif) dengam jalan:

(a)'Proviriding the self.Lcir lply[icL.h9 is responsiblei.ffii"e ittf,t reafiie-d-tffi-etaEle. . -

(.U) iiovidng his services according to any control' securityt t ot other policy laid down by top managernent'(c) Providing his service-s-with technical efficiency and due'r' i"ot on y] ."iistiirg

"rL.tive help fiom subordjnates ar\d

colleagues and making effective use of the meansavailable to him.

, h. Memberikan pelayanan-pelayanan yang ia bertanggung\-- jawab sesuai dengan jadwal yang diharuskan'b. Memberikan pelayanan-p6layanannya

-sesuai dengan-t ;.*;;ltiinuri-tortrol, kiaminan atau lainnva yang di-

tetaPkan oleh Pucuk PimPinan'c. Memberikan pelayanan;pelayanannya dengan efisiensi

tehnis aan penghematan-yang seharusnya,- memperolehbantuan vuigii.ftif dari iegiwai-pegawai b^awahan danrekan_relan ierta mempergunakan secara elelcll 'seranayaig tersedia baginYa-)

Ruang Iingkqp tugas setiap manajer administratif tidak hanya;";E E;t=""tffi; i aftivitas' lnemperoleh, Pt':1!1':. 4ul*""i#fiii. irrio".**l t r

"j e ; r"A3i gan I u ga m enj aq gk au

-aktivi -

tas rienwsun rnqlna- Aktivitas ini merupakan peren-canaan per-i|3}i16-1.2i1, y.il ;;tip;iar;genap sistgm perkantoran (of fice sy stem)e;;;#bdfi ;dr;a".iyq.'sirtemperkantoranituharusdiren-;,[k.*'"".iu ti,fiii""iutr tircapainya efisiensi tehnis dq pgng-ffit"";lay" art-"* *\:r:o;. Untut mencapai efisiensi itusistem perkantoran perlu dirincang sesederhana mungkin' yakniil;-ihfi; ;fii -!fi engerti dan sederhana untuk. dilaksa nakan.Tugas setiap manaj er perkantoran-atau mandj er admini strati f b er-irli?;Fitd;"s"nititi"it"t-aktivitasparapegaw"i:b,1*.?1""e"rekan iekantorlang pirtu diaturdari hisusun sebaik-baiknya. Ini*ir*prti"-".gr"iirii per\antoran (office orgdnization) yangtirutima *."i..tgt.ri f,enggolongan pekerjaan dan pembagiantugas...Berbagai pekerjaan yang perlu diatur da'{ disusun meliputik;;ffiik.fi. p.i"potuj", -Eui-t"".tipan, untuk menyebu! yune;;ilidffiiiifi Ujt-S.g.tup ge\gijaan itu perlu dikendalikan;;i;ff ito.,trit i"ini"iotuo iofficL 'control) vang dikaitkanffig; pii.io.arr.i" ;i;t"* periantoran. Bilamana hasil kontrolitiitiiauf sesuai aenean ukuran yang telah direncanakan atau di'rasa kurang or"*.r?ikan, perlilah ailatut

11

Selanjutnya r ugT- :*,:p_Ip1i:r- administratif bertatian putrden_gan kantor sebagai tempat p.i"t r"

#$e*-;ler-#tak terpisahkan da'manajemen perkantoran dewasa ini.Akhirnla setiap manajer. administratif perlu pula *.**rUrritunperkembangan' manaj.*.n p.rt*;;;; ^;i; fi;?'ffi#;r.9tlSr"ne,reruramaiegi-segir*dl;;i"iiffnL"ii_1i""'ffi ll,ruiiry;,-xriilel*x#qi,ff;iffii#tr(office studies).Demikianlah, dalam garis besarnvari:*ffi*ffi "m:-r,F#"*m-*1,,#,trbffirfi Ii !,:I=aan perkantpran padi umumnyaz. Jlstem perkantoran3. Organisasi perkantoran4. Komunikasi perkantoran5. Pelaporan' manajerial!. \ anajemen kearsipan7. Kontrol perkantoran8. Penyederhanaan pekerjaan.perkantoran

.9. Tataruang perkantoran19. f.ri-qrgkapan perkantoranI1. Studi perkantoran.

Mengingat dernikian luasny,a lingkups-varatan pokok U"E r"Jr"';Jj:tjf:,-llg"t rtu, maka per-

ml'm*t;'sfi**H*$s*uhH**ffi,d,.tt',f f i*11"q{i:{iit6.h*#Xrti:rff.iii*(kecakapan dasar) bagi seora'ng-"rHil"anager seperti di bawahl Executive abilitvl. $_ fr".tical baclgroundl. Yql.ue.riat iraini-n! "+. Ability ro express Sneself5. An open attitude6. Curiositv7. Creativeness

8.'#fl ill}:i3,?,?HBIHJ#,',(rairnan manajerial)(I(_emampuan mengungkapkanorn)(suatu.sikap terbuka)(keingintahuan)(kreativitas)

FI1,!i

I

II.rlsl'i,

72

8. Soutid judgment9. Sales abilitY

10. Patience11. Emotional control12. Co-operativeness

(pertimbangan sehat). _-\

iicemampuan menjual gagasan;&esabaran)ipengendalian-emosi)(i..ttiarnpuan kerja sama)

Seorang ahli dari Inggris J. C. De.{r.Yer menvatakan bahwa seorangil;;F J"it""t"o?"irurus memiliki pendidikan dan latihan vangtepat maupun crn-ciri perwatakan yang coc.ok dengan tugi:ll:s"i.":"trv? harus meniititi kemampuan melimoahklq pekerlaanL-u"p", i..aLapao-aat.m organisisi' Seorang manajer perkan-6;;; harus mampu melihat semua urusan dalam keseluruhannya;;il; ;;"eh*iiii;iT:i.si-i'dis administrasi vang terperinci'il;G;;i fu--aitti - r

il)

BAB IIPFKE IUAAI{ PERXANTORAN

@FruCE WORK)

$ 1. Pengertian dan Unghupan Office WorkDalam Bab I di muka telah dinyatakan bahwa manajemen perkan-toran adalah rangkaian aktivitas inerencanakaa, mengorganisasi,mengarahkan, men$wasi, dan mengendalikan pekerjaan perkan-toran. Kini perlulah dipaparkan libih lanjut apa yang dimaksuddengag pekerjaan perkartoran itu:Setiap tugas pekbrjaan pokok untuk mencapai tujuan tertentu padesesuatu instAnsi pemerintah (misalnya .tug:ts peningkatan ke-sehatan rakyat), pada sesuatu perusahaan s*asta {misalnya tugaspemasarnn hasil produksi), dan pada ses:aru badan sosial (misalnyatugas pemeliharaan ahak yatim piatu) harus didukung oleh pe.Iayanan perf;antoran (office service)- Pelayanan perkantoran ter-diri dari segenap pekerjaan perkantoran yang dilaksanakan untukmindukung tercapainya sesuatu tujuan pokok apa ilun.. Pekerjaanperkantoran atau office work dalam bahasa tnggris disebut jugaclerical work (pekerjaan tulis) dan paper work (pikerjaan kertai).Seorang sarjana dalqm bidang tersebut beorg" Terry merumuskanpengertian pekerjaan perkantoran itu sebagai berikut:ll

"Office work includes verbal transmission oi informationand the producing of written records and report providing themeans by which mant'items may be summarized.quickly tosupply a factual basis for managerial control."(Pekerjaan perkantoran meliputi. penyampaian keterangansecara -lisan dan pembuatan -warkat-warkat tertulis danlaporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskaa banyak haldengan cepat guna menyediakan suatu landasah fakta bagitindakan kontroi dari pimpinan.)

Sebuah perumusan lain dari 2 ahli bernama Williani teffugrueUdan Edwin Robinson menerangkan bahwa:la

t3 GeorgiR; Terry, dffrcefiianagenCni iad Controt,3rd'ed.' t958, p- 10.14 WiUiam H. Leffingwell and Edwin M. Robinson, Textbook'-of Oftici

Managemept,3rd ed., 1950, P. l.

'{t,

r],c

.;i:t

a

1{

"Office work is concerned primarily with the record of theenterprise.making records, using records, and pr-eserving themfor future reference. These records may be the history oftransactions of the enterprise, represented by the accounts, bycorrespondence, by contracts, by orders, by inventories, byptans ind schedulis, by reports, and by written and printedmemorandums of all kinds."(Pekerjaan perkantoran berkenrum pertama-tama denganwarkai-warkat dari badan usaha-pembuatan warkat-warkat;pemakaian warkit-warkat, dan pemeliharaailnyq S3-n1- di-pakai untuk mencari keterangan dikemudian hari. Warkat-warkat ini mungkin merupakan sejarah dari pelaksanaan urusa:1'urusan badan usaha itu sebagaimana digambarkan oleh daftar-

, daftar perhitungan, surat-menyurat, surat-surat perjanjian, surat-suxat pgsanaq, Iaporan-laporan, dan oleh segala macam nota yangterhrlis dan tercetak).

Menurut Leffingwell dan Robinson, pekerjaan pqrkantoran dapatdiperinci dalam kegiatan-kegiatan yang berikut:l. Receiving, dispatching, and shipping orders.2. Billing.5: cor#p"ndence, dictation, typing.4. Filing.5. Passing credit and cslleciing outstanding accounts.6. Handling;: distributing, and' dispatching mail.7. Duplicailng and addrEssing woik.8. MiicellanJous'; such as telephone, receiving visitors,

.:: .

messenger servrce.9. Special-tasks. Objectives: Simplication of system; elimination

of unnecessary-work.l0- Making recori3 (noting down desired data).

Menerima pesairan-pesanan, mengantarkan,dan mengirimkan-nya dengan kapal. .,

il**:*11J:,i:il1i.n u, *,., men geti kMenyimpan warkal.Menyampaikan hutang-'dan mengumpulkan perhitungan-perhitungan yang belurn diselesaikanMengurul, membagi-bagi,dan mengirimkan surat-sura! Pos.PekJrjaan rnemperbanyak *arkat dan mernbubuhkan alamat.Macam-nqacam pekerjaan seperti menelepon, menerima tamu'pekerjaan pesuruh.Trg"i-tueui khusus dengan maksud untuk menyederhanakansistim, menghapuskan pekerjaan yang tidak perlg-Membuat wirkit-warkat

- mencatat data yang diinginkan.)

(1.

Oleh George Terry telah pula dilakukan penyelidikan pqdqperusahaan:perusahaan di Amerika Serikat untuk mengetahui

..:. '. lt' '"'*.r: :':::. - -:*

.-. .: . 1;(l'. :' .l*

$'t

i15a:

. :i

banyaknya waktu bekgrjq di kantor yang dipakai untuk Delak_ilffi TH**"ffii?i,Ifg,TTii,l,*1,,r:#ffi ,I*:::n-kqgiatan yang pokok dengai p.ru*Eire"; il;ril';i;;;r.r_tasr sebagai berikut:ll ,vpirg . (mengetik)z, mlcuiatrns (menghitung)3) checking - (..uirrilui'4) Illtng (menyimpan warkat)5) tetephoning (*.n6ripi"io, oup.-llcatlng (menggandakan)/, matlng (mengirim surati8) other (lain_iain)- --'-''

?A,6tlolg,5go12,3Va

, l0,2vog,gc/o

5,SVa: l2,7Va

lO0 9oDari perincian di atas ternyata bahwa 1trryd r.nrur*ru p.t ..j"unperkantoran banvak *.a.nrvi. f"t"pr,-r macam kegiatan pokokboteh dikatakan-il";ilh;;ir J.f;irrn wakru kerja d kantor_kanror di Amerika 1.*:l *;ir.i'ni."!oir surat, menghitung danmemeriksa angka,.menyimpan Aan -rf;emperbanyak iarkat, me_nelepon dan mengrnn surat.P::_lh]ilnggris pSoffrev-Mi,s dan Oliver Standingford tidak ber_D^rcara. rentang offic_e work,'meiainka n rha d;;;-io;;f ;il office(fungsi. kantor). Menurut' *...i,i -iu;_iii'iJrlip" t"*i"i i"rur,penyediaan suatu perayanan meng."ui t-"o*"ril.i'.i ;;;#;:Fungsi itu dapat aipe.inci *d;j;;;;.si;;;-;;E ilIir.Lt,,,l. Menerima keterdngan @eceiving iiformation)2. Mencatat keterangan i+r;"*fr;?^i"?f#?tionl3. Mengotah keteransan (+IT"rt-"E iniir_Itio"l4- Memberikan keteiangan ici"i"l'iliofi;;,5. Metindungi harta ke[ayaan (ili;ffilii"s"i'riiltMe.nurut Mills dan standingford, setiap krn*, -*.*iurr r..-viaj i ban untu k men gamati r."#i".i-ui urusan_urusan perusdhaans eb agaim ana t erl ihit p;; ilkrr ;;;kfi *";ffitilat k anpejabat pimpinan a12n 5egala ..ruut"^tuL meng-untungkan yaagd apat t erj adi. Mi sarnva dar-am *.* iti[u* t unu]firtu E iroir"r,barang, setiap kekuiarigan

-*"iit] -adporkan. D;*iii";' pula,fak t u r-faktur tasihan yang terrar;u.t r,-"-.i, ai"por[""' ilplou pi*_pinan agar. dirakukan tindakan t..ti"ir-r.r,rdfi il;rli?ll,iaur.mengatami kerugiari._Tugas

.merindun;{.{;i? [."iJ#ilir*imerupakan kewajiban seluatu t untoi-ai-.i";i.-;T" ";::.i.'&rffi; y;;e iii?,ii*ekut inrormuri af,,i i,H#lr'ra kegiatan-15 Geoffrev Mills & oli*o srandingford, office organization and Method:A Maaual of Adniaistntive Management, 197g,;L --"

15

$ 2- Konsepsi Tatausaha Sebagai Fekriaen Perkantoran

Baik pengertian office work maupun fungsi kan_tor nrcnurut pen-d;;i[;fii cui upratr dinyatakan quB* b ahas a I ndonesia. densani.iii"t t"iauiatl';. O.n ootut Indonesia dapatlah kini secaraiiiiiiiip Ail;h; dir-umuskan sebagai sesenap rlngkaian akti-nitit t*.nghimpun,.. mencatat,

-

mengolah' mengganda' -mengt-;ffi;1n*gfi;;Ipa; k;tr*s""-keterdirgan.vane dlperlukan dalam

setlap orgamsasl. Jadi, tatausah-a menurut intinya adalah tugas;;-I.,;iun-uft i i. f.it ui .f.ierangan-keter an gan yan g berwu j u d 6 pol aperbuatan:l) Menghimpun :

2) Mencatat

3) Mengolah

4) Mengganda

5) Mengirim

6) Menyimpan

vaitu kegiatan-kegiatan mencari dan meng-irsahakan tersedian-v-a segala keteran gan yangtadinva belum ada atau berserakan di mana-maniset ingga siap untuk dipergunakan bila'mana diperlukan.yaitu kegiatan membubuhkan dengan pel-6aeai nJahtan tulis keterangan-keteranganv.f,g ,iip.tlukan sehingga berwujud tulisanvnnE *ipat dibaca, dikirim, dan .disimPan'biii- perkembangan tehnologi modernsekarans ini termasuk pula memateri ke-iira"g.il-keterangan itu dengan

-alat-alatperek-am' suara iehingga

-dap3t didengar'inisalnya'"pencatatan" padq pita rekaman'vditu bermacam-macam kegiatan menger-i"kan keieranga:r-keterangan ii-engan maksud"menvajikanny? dahm bentuk yang lebihberguna.vaitu kesiatan ilremperbanyak dengan pel-6agai caia dan alat -sebanyak jumlah yangdiperlukanvaitu kesiatan menyampaikan dengan pel-6;g"i caia dan alat-dari satu pihak kepadapihak lain.yaitu kegiatan menaruh dengan pelbagai caradan alai di tempat te;tentu yang arnan'

Hal atau sasran yang terkena oleh ! prla perbuatar menghim-Dun. mencatat, meng;fit, *i"gga. ita, nengirim, dan menyim-pan'itu ialah'keteratg-. {::fo-nnar Jn)' Y?-lg dtmai'isuo clengan[.i.*"g*-itu" info-ffisiiatat pengtauuan tentang sesuatr.r hal;1a, ;;;isti*u, y.ng d.1petolet-r terutama melalui pembacaan atau;;Efiti.n. plngltauiran adalah apa yang dapat diketahui olehsetiap orang.Dalam perkembaugan yag terakhir dewasa ini, keterangan, dapat

.: L7

b.ercorak visual (penglihatan) dan b-erg-o-,1ak audial (pendengaran).Keterangan uisuit- a?paiEi#ffi:'rr,r."n atau gambaran danwujudnva adarah warkit trecoray. warkat adaraiir.fit".llran ter_tulis atau catatan bergambar*6ogliu, sesuatu. hal atau peristiwayang dibuat orang untuk kepertuii m,[,ff;;liirli,"r*a,p"i',,ii";#*,9fi:$i:-?:ffi 1"."#l*iemember" va,. -;ai.:-iya i.la"h Uitr*a orang_orangmudah lupa,sedangkan warkat puri, ii.,!oi.Keterangan au,lial bcrbcntuk rekaman dan wujud.fisiknya adarahpita (tape). pita adarah

*!i;r;;^t;;; bersuara mengenai sesuaruiial arau peristiwa -v'ang dibulioir"s ;"tuk kepertuan pengawerankereiangan vang aipeirukan.- Fliii!*urn-san rerakhir' iltlr, prtasampai taraf penggabungan keterinean ,iIr* a.ri* k.?rurgu,audiai dalam neilujudin pit" ,io.i*;#;;ff;;ffi'*H dibacatulisannya (atau d

,nar"upunpi;i*,Jii##l,,Jx,,tJ,1il$*ff}}1j.ii,1b:*;:,umurn dalam setiap kantor.

Pada dewasa ini y,._L"t yalig. mem_uat keterangan tertulis tentudipertukan pada setiap oiediiasi -iirirtrrrri t;;;*"h ir.rpr,badan swasta) daiam pros.es op.ratifrya untuk *;;#'tujganyang tetah ditentukan. .Ig.bqsui .ont#;;;dr"iTffiffi Depar_temen Luar Negeri Republik r Iaoniriu *."girirn iirli[friau

.,r"ruperwakilan negara asi1q, di sini aiiir

l.2.3.

4.5.5.7.8.

Menulis (membikin warkat asli)MembacaMenyalin (terrnasuk menempel, memperbanyak, dan nrelubangikartu)Menghitung (menambah, mengurangi, mengalikan, membagi)Membandingkan {mencek)Memilahkan (menggolongkan dan menyatukan)Menyimpan dan menyusun indeksMelakukan komunikasi (menyampaikan keterangan lisan dantertulis).

Tatausaha tentu terdapat dalarn setiap organisasi pada tingkat pim-pinan yang tertinggi sampai lapisan yang terbawah. Selanjutnyadi antara satuan-satuan organisasi setiap badan usaha, baik dariatas ke bawah dan sebaliknya maupun dari samping ke sisi lainnyaserta silang-menyilang dari dan ke mana pun, tentu terjadihubungan kerja yang dapat disebut hubungan tatausaha. Yang di-maksud dengan hubungan tatausaha ialah kontak di antarasegenap satuan organisasi satu sanna lain yang tidak menyangkutperintah dan tanggungjarrab,'inelainkan penyampaian keterangan-keterangan dalam rangka memberikan pelayanan kepada pelak-sanaan pekerjaan-pekerjaan operatif . Hubungan-hubungan tata-usaha itu umumnya terwujud dalam bentuk surat, .'formulir,salinan, kutipan, tembusan, atau sesEatu macam warkat lainnya.Hubungan tatausaha berlangsung pula antara sesuatu organi5a5ibaik instansi pernerintah maupun.perusahaan sw:rsta denganbadan dan perseorangatr-perseora*ngan dalam masyarakat.Di Indonesia beberapa dari kegiatan tatausaha yarrg pokok itu mem-punyai sebutan-sebutan tersendiri yang sudah umum. Rangkaianperbuatan mengetik su{at, termasuk dari menyiapkan konsepnyasampai selesai ditandangani; umumnya terkenal sebagai pekerjaankorespondensi. Pekerjaan menyimpan warkat-warkat pada tem-pat yang aman dikenal sebagai kearsipan. Perbuatan rnengganda-'kan:warkat karena umumnya mernakai lemliaran sheet dan-mr*instensil disebut penyetensilan, Dan terakhir perbuatan urengirimsurat-surat' Ia:im disebut juga pekerjaan ekspedisi. Pekerjaan-pekerja4n .inilab yang -Irnitama dianggap sebagai isi daa ling-kupan tatausaha.

$ 3. Peraner den Pencirian Tetar-srheSetiap pekgrjaan operatif untuk mencapai tujuan tertentu dalamsuatu organisasi tentu mempunyai segi ketatausalnan. Hd initelah ditegaskan oleh Littlefield dan Peterson sebagai berikut:16

15 C-L. Litttefield dan R.L. Pctrrson;Modern Office Managemcnt, 1936,p.7-

19

"Ev.ery job in,organization today hap some office or paperrvork aspects. In most jobs, thesi rlpil;;;;"oniy"i,i.iqr-nrarto the activity of chief .or..rn,-*nl-il;il t *i#b1l",rr,illx],?tfr H:+iTH$?r,"?t;l,?.J,,:,fl[::Ils.;.f ff .::nevertheless.,,(Seriap !-eke,-jaan

.lalarn suetu or_qanisasi dewasa ini mem_p, -rr i ai segi-segi pei, erj a ..n perka nt dian ;;;; ;i;;.Jr"n'k.r,ur.Dalam. kebany,akar

.p.xei.laan_peLe.jaan segi ini hanyalahsebagai dkibat.sajc diri aitivitJs-p.ri;k y;;E a"puit.rupuproiu k si. oei i ui i an, i eqa.ngin, e;;b;i#,"r r,*#i"iu"i u r,reknik, aiau saiah ,ri, J;-b;;i;k pekerjaan lainnya. Watau_pun demik ian, segi_segi p-ekerjaa n f...trr'it u' f,il;?r;;;:)"Selanjutnya kantor di manararausaha diraksanakan tini ,*ulL,IlBldiourdang seb.agai t.*piili*:i ,i*uui,"n saja dalam sesuarubaclan usaha. metainkan teiah inerupriii, -Uagiili iii* ; ,*_pisahkan dalam ,111n-

".s-ljr;;iy;"s rngrn mencapai sesuarutujuan' Tokoh neropor 6frce *unu"g.*.rrt Amerika serikatf.".i?T,:T,

l{ aze j u ga -*;r.;;'k ;, ^ ii "i' i i i d ;;";-k;; -[,iJ vu,e

,Jlf:l*1yf.o_n.: considered is norhing more rhan rhel:f ,:F,:1:l::*::",^.tr-;;;;r".,ii,i,i,"i#,i;;,:,.H"1,i:::ll"_qlii:til:!i,s" a few t-.ft.;; -;;;;-r?;;? !x"j"i;preparing records oi no p.u"ti.ut-v"tu'".rendering unit. It is accepted-; ;-fru ffiffi'ffinl,"#ilductiveeffortsofmorleinh,,.i-.""--ilri+L^.'.r.r-rnodern business. r*ittroui irr.'irfii,I,3:r::f::eels do not tu.n r,o trr;;;i.;;;;;,T.'rJJ.iiTI;is not possible.,:(Kanror tatausaha duru diangga.p tidak lebih daripada ritiktemudari tatahubungan ke dalafr-dl, t.rrri v"rg fii'n'iu il"*p,kadang kata ;.rgiiim'uiil;;; surat dan menyiapkanwark ar -warkat yang ti oak mempGy"i-*irii.utiiil:,r,.Untungt ah kecendeiu ng"n a.*"Ia ;;airi;f ;-;;iane k an_tor iru sebagai jasad hidup Vu"e ,;reur penring. Kantor ini!i9u.q se.bagai r-1r_uqn t..purir v?nt memberikan petayanan.Ini diterima sebagai suatu sekutu frenuh daram usaha-usahaprod ukti f dari perusahaan mod ei"I r"np" 6i"i"t?ti*ut u,rod a -roda Rabri k. t,4 a k b e rp u tai d ;; ; ;;jft;;;;#;:#.u,satau jasa-jasa tidaklah mringkin.)'-

Jadi, pada pelaksanaan setiap p"L"r;aa, operatif apa pun dan dalamsesuatu organisasi rnana ^pun tentu oitat*"ii"1il'tlilorur,r.

17 co-lemah L. Maze, (ed) oftice Management: g Handtiwk, rg47, p.7-

?n.

Dalam garis besarnya tatausaha ini mempunyai 3 peranan pokokyang berikut:l) Ivlelayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk'

menclpai tujuan dari sesuatu orgAnisasi.2) Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk

.

pimpinan-'

orgiirisasi,itu untuk mlmbuat keputusan atau melakukan tin-dakan yang tepat.

3) Membantu kelancafarl perkenlbangan organisasi sebagai suatu.keseluruhan..

Tatausaha nielayani pelakranaan' sesuatu pekerjaan operatifdengan menyediakan - berbagai keterangan yang diperlukarr'Keterangan-klterangan it u memudahkan tercapainya t uj uan ya n-g-Aii"ginfin atau meirungkinkan penyelesaian -pekerjaan operatifyan[ bersangkutan secara lebih baik. lvlisalnya saja.'tatausaha me-iav-a-ni pekerj aan-pekerjaan dokter yang mengobat i pasie n -pasienyang dira*rit dalam -sebuah rumahsakit dengan menyiapkani

2t

tqrat - Peranan tatau-saha untuk

ryenyediakan keterangan-keteranganbagi dndakan-rindakan kontrol oiri piinpin"" irl?iii-.i,"t orehT...1'. dalam.- perum*sannya meagenai per

?2

wujudkan banyak dan bermacarn-macam pengerjaan dalam kan-tor, tetapi ada kesafran dan kesamaan pada semua kegiatan tersebut,yaitu sifat pelayanannya sebagai salah satu cirinya yang utama.Ciri merembes kesegenap bagian rlalam organisasi berarti bahwatatausaha diperlukan di mana-mana dan dilaksanakan dalamseluruh organisasi. Tatausaha terdapat dalarn kantor pucuk pim-pinan yang tertinggi sampai ruang kerja satuan organisasi yangterbawah, dalam pabrik maupun bengkel, dan pada instansi pusatataupun cabang-cabangnya di daerah. Lebih dariitu pelaksanaantatausaha juga dapat mencapai segala tempat dan tidak hanya ter-batasr dalam lingkungan bangunan, gedung atau kantor daribadan usaha yang bersangkutan. Misalnya tatausaha dapat Ci-lakukan oleh petugas sensus yang mendatangi rumah-rumah pen-duduk untuk menghirnpun berbagai keterangan, oleh salesman suatuperusahaan yaag berkeiiling ke taf

23

"SometimesJhe:term ,clental, is used synonymously with theterm 'offtce'io indicate tn. ii"rtu.t *i'workis crericar work,whether it is done bya cle,rk in ; e-ia;;[A ,th;-;ffi;JiT,the f,oreman in .a factoV q, bVi-url;;* on rhe road, Theessential fearure is the w'ort iti*r, ""i *r,o o;;;li "i *rrer*it is done . If it is office or crericaiG"ri. i" one prace it is officeor clericai wcrk er.er'rychere, regardiai,

"f *i,!r" *;;;;ii;,(Kadang-kadang istilah,'keratausahaan,, dipakai seanideirgaa isfliah "kaiitorl,,rntut menunjukkfi--kJn;;liiF**::+ pekerjaan itu edalah p.t .ij"a." t#;ffi;;#,^'apatanini dilakukan oreh jurutuiii dii; suaru rempar yang di-namakan,,kanror rita.rr"trr, i;t.i, ;;;;.;;,fiij.,i i.uuui,pabrik atau oteh^seo_Iang agen. p;il4E-j;IJ". ilil*v" vu"epenting. iatah peker_iaannfia iiu ienoiri,Til;;"riu y""emengerjakannya arau di mana d;kerja'tan.'-["r",i"i* *._rupalcan pelerjaSn

-perk::ntoran -atau Btausaha di. suaruterr-pat,-.maka rni adalah Ogkerjaan. purLr"tori" .o,, ;;:usaha di semua rernp?r t*tepa, &.fi*?-pJxil.iriiru ai_Iakuksn arau siapa saja yang*.ru*,i[i"ir'"1y"'roo" '

Dari pendapat di atas ternliata bahwa siapa pun yang nnengerjakantatausaha tidak akan mengurangi pengernan pekerSaan ters;bu;.Dengan ini samnaitah tariusah; p;A;.i,i;;;;l;;a'ig r.._:.Tat ausa h a ditak i an aka n "r.h ;;;,ir;;* g claFm s et i ap ofg ani-s as irerlepas daripada *ll!*.,reup b,of""t mas-rng_masing anggotauganisasi itu- walaupun tahfiaha'd;pai ,oenJadr tugas pokok dari

ff$tr1."#,%e1.. r.**x;lr#*r:l#*iij*Irmpman,yang tertinggi. degg-ari -ti{+k mengubah- i.aiArt""g:t*"Tir^"-.::!:q"l,T1l1i",f.*ist"gxddtdi;;;;iuo*H,"**._rakkankarya*'an-karyawan-a.n-*.-"e*i#i;';;s;;;i'fffti::.Misalnya s_?qeolans direktur-.peruiJE* dd.i ffr;n-I"uar,ns_eseorang drrel(tur-.perqsahaan dapat kadans_kadans

n interlokat ke-kotalain rintuk *."tf;i,"p;;. il;iH;;;:I ].nmnq barang.baiang yang *;rk ;;i;'b;ffih'ff;;1,?-eII:T b*gan har.ga _h arga bahan- d engan ti da k u sahbah ked u d u kann yim enj aol p eg.3{ai ;;a;;A;:6ffi iiJ,, ;if, ,:*:- l:ITgEl g*i *"11.u' wllayah n"in"u"rir- iiip"i Ii:;rmpan sendiii daa memelihara initrutriiinrtrutii;il;; Hr;nnya dengan iidak pertu disebur sebagai iuru i.iip.-i;r;;;

5,.T?.1::p:!,i:Igerjakan krausaha dengan *.r,."tui-buruh yang - metemuir ianf-i ;;;;;; ;;?t ;ffiffiT;mengawasi

_jalannya mesin-mesiri prUrit

z4

langsung dalam scsr.ratu kantor dire, - -.ikan oleh pekerjaan-pekerj aanoperatif dari masing-masing badan usaha yang bersangkutan.Hanya saja ciri-ciri lainnya yang juga menonjol dan umumnya me-nunjukkan persamaan pada semua kantor ialah pemakaian kertasdan alat tulis yang sangat banyak serta pelaksanaan kegiatanpikiran dan mata yang lpas. OIeh kareira itu dapat dimengerti bahwadalam bahasa Inggrid tatausala kadang-kadang disebut jugapaper -"*-ork (pekerjaan kertas)-Dalam hubungan ini Littlefield dan Rachel menarirbahkan ciri-cirikhusus dari +atausaha yang berikut:le-

More mental work usually required-more "hard-to-measure"tasks

- Greater variabiiity of work from case to case

- Numerour small, low volume tasks not thought to justify stan-dardsIrregularity of work flow of much office work

( -

Biasanya diperlukan lebih banyak pekerjaan mental-iebihbanyak tugas yang sukar diukur.

- Corak berubatr-ubah yang lebih besar dalam pekerjaan darisuatu peristiwa ke peristiwa lain.

- Banyak sekali tugas-tugas kecil lang vstumenya seOititsehingga tidak membenarkan adanira ukuran-ukuran baku.

- Ketidakteraturan mengenai arus kerja dari banyak pekerjaanperkantoran.)

Namua, apapuir ciri-ciri yan*e dapat diberikan pada.tatausahasuatu sifat yang sudah pasti ialah bahwa tatausaha tiddk dapat ber-jalan sendiri atau terlaksana dpngar: sendirinya. Semua pekerjaanperkantoran harus direncanakan, diatur, disusun, diarahkan,dikendalikan, dan disempurnakan oleh seseorang pejabat pim-pinan yang memikul tugas manajemen

19 C.L.'Littlefield and Frank Rachel ,Office aad Administrative Management:Systems Analysis, Daa Processing, ina Ofne *rvice,2nd. ed., 1964,p. 412 @uku ini merupakbn terhadap buku Littlefield andPetcrson, Modern O ffi ce Managenwtt).