Meetingvedenie porady, schôdze

Účel porady – schôdze - meetingu

Riešenie problémov, rozhodovanie.Výmena informácií, skúseností a vzdelávanie

skupiny.Rozvoj vedenia.Stanovenie cieľov, zostavenie plánov.Zlepšenie komunikácie.Odhalenie problémov, riešenie konfliktov.Zvýšenie pocitu spoluzodpovednosti za prijaté

rozhodnutia.Zvýšenie produktivity a efektívnosti skupiny.Získavanie spätnej väzby, hodnotenie.Rozvoj tímovej spolupráce, atmosféry.Zameranie úsilia, motivácia ľudí.

Príprava schôdze 1Dôkladne schôdzu naplánujte, pričom si

zodpovedajte nasledujúce otázky:

PREČO? ČO? KTO? KEDY? KDE? AKO?

Príprava schôdze 2PREČO bude porada? Aký účel splní?

ČO bude predmetom a obsahom porady?

KTO by mal byť prítomný?

KEDY sa títo ľudia môžu stretnúť?

KDE by sa porada mala konať?

AKO je budem viesť?

Príprava schôdze 3

Taktika pre prípravu programu:

- logické poradie bodov - prvý bod je ľahší, dá sa ľahko vyriešiť - nasleduje náročnejší bod, ktorý

vyžaduje viac sústredenia, kreativity - najrozsiahlejší bod, pri kt. budú mnohí

hovoriť, dať ku koncu

Príprava schôdze 4

Pripravte a rozošlite vopred program schôdze.

Príďte včas a pripravte miestnosť.

Na začiatku schôdze

Začnite načas.Zreteľne definujte účel a ciele schôdze.(Môžete vyzvať účastníkov, aby sa

predstavili a vyjadrili svoje očakávania.)Zrevidujte a zoraďte program schôdze.Kto schôdzu povedie?Kto bude písať zápisnicu?Jasne určite dĺžku trvania schôdze.(Podľa situácie - skontrolujte splnenie úloh

z predchádzajúcej schôdze.)

Vedenie schôdze 1

Držte sa programu.

Sústreďte skupinu na ten istý problém naraz. (Nedovoľte preskakovanie z problému na problém, alebo znovuotvorenie otázok, ktoré už boli uzavreté.)

Sústreďujte pozornosť účastníkov.

Vedenie schôdze 2

Moderujte diskusiu, zhrňujte a zaznamenávajte.

Prijímajte rozhodnutia.Zvládajte agresivitu a konflikty.Vtiahnite do aktívnej účasti všetkých.

„Nezvládnutá“ schôdza

Na konci schôdze

Končíte včas, celkovým zhrnutím a v pozitívnom duchu.

Stanovte uznesenia a rozdeľte úlohy s konkrétnou zodpovednosťou a termínmi plnenia.

Vyhodnoťte schôdzu.Skontrolujte zápisnicu zo schôdze.Podľa potreby dohodnite čas a miesto

nasledujúceho stretnutia.

Po schôdzi

Pripravte zápisnicu a rozpošlite ju.Sústreďte sa na plnenie uznesení a začnite

plánovať ďalšiu schôdzu.

Odporúčania pre vedúceho

Ak je v niektorom bode manažér osobne zainteresovaný, môže svoju úlohu delegovať druhému.

Pozorne načúvať všetkým účastníkom porady.Ochraňovať a povzbudzovať „slabých“,

kontrolovať „silných“.Venovať pozornosť nielen rečníkovi ale aj

reakciám ostatných.Byť flexibilný a vedieť improvizovať.Prejavovať sa ľudsky a ovládať sa, jednať čestne,

otvorene.Manažér môže pôsobiť aj neformálne ale schôdzu

musí riadiť dôsledne.

Časté problémy 1

nerozlišovanie medzi postupom a obsahomschôdze sú príliš často alebo zriedkavobyrokratické poradyprílišná formálnosťneprimeraný počet prítomnýchdeštruktívne pôsobenie zúčastnenýchnejasné role a zodpovednostimanipulácianedostatok disciplíny (odbiehanie,

telefonáty...)

Časté problémy 2

skryté body programunedostatok alebo nadbytok údajovopakovaniezmätok a nedorozumeniaprístupy „výhra – prehra“nesmerovanie k rozhodnutiam, záveromnevhodné usporiadanie v miestnosti – stoly,

sedadlápríliš teplo alebo zima, hluk, vyrušovania

Rešpektovanie pravidiel

všetci sme kolegovia a preto sa navzájom rešpektujeme

je v poriadku aj keď niekto nesúhlasípočúvame ako spojencikaždý sa účastní, nikto nedominujerešpektujeme časové limity

Moderačná rola vedúceho

získava súhlas o želaných výsledkoch a bodoch programu

navrhuje cesty, ako postupovať a overuje, či sa dosiahol o nich súhlas

zabezpečuje, aby každý mal možnosť aktívne sa zúčastniť

drží poriadok v diskusii a dbá, aby sa držala témy

zabezpečuje, aby sa strážil čas a zaznamenávali informácie

Funkčná rola vedúceho

identifikuje účel schôdze a jej želané výsledky

identifikuje zdroje a obmedzeniaprispieva nápadmipočúva idey a príspevky inýchv diskusii nedominuje

Facilitátor (nemusí byť vedúci)

je vodičom schôdzeobhajuje postup, dáva návrhy ako

postupovaťzískava súhlas o postupeneprispieva nápadmi a nehodnotí nápady

členov skupinypomáha prítomným koncentrovať sa na

úlohu a držať sa témyzabezpečuje, aby každý mal možnosť

zúčastniť sa na diskusiichráni druhých pred osobnými útokmi

Rola zapisovateľa

robí viditeľný záznam zo schôdzezapisuje myšlienky členov skupiny ich

vlastnými slovamiostáva neutrálny a nezúčastňuje sa diskusienesnaží sa parafrázovať alebo interpretovaťpoužíva kľúčové slová a obratyak je to potrebné, požiada skupinu aby

spomalila

Koniec

Veľa zdaru pri vedení porady!