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MEJORA DEL CONTROL INTERNO PARA LA ADQUISICION Y
DESINCORPORACION DE LOS ACTIVOS FIJOS DE LA INSTITU CIÓN
INCES LUIS BELTRAN PIETRO FIGUEROA (LOS COLORADOS) ESTADO
CARABOBO
ii
República Bolivariana de Venezuela.
Universidad José Antonio Páez.
Facultad de Ciencias Sociales.
Escuela de Contaduría Pública.
MEJORA DEL CONTROL INTERNO PARA LA ADQUISICION Y
DESINCORPORACION DE LOS ACTIVOS FIJOS DE LA INSTITU CIÓN
INCES LUIS BELTRAN PIETRO FIGUEROA (LOS COLORADOS) ESTADO
CARABOBO.
Empresa: INCES LUIS BELTRAN PIETRO FIGUEROA (LOS COLORADOS)
Autor: Lamuño Jolneidry.
Valencia, Octubre 2014
iii
República Bolivariana de Venezuela
Universidad José Antonio Páez
Facultad de Ciencias Sociales
Escuela de Contaduría Pública
MEJORA DEL CONTROL INTERNO PARA LA ADQUISICIÓN Y
DESINCORPORACIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS DE LA INSTITU CIÓN
INCES LUIS BELTRAN PIETRO FIGUEROA (LOS COLORADOS) ESTADO
CARABOBO.
CONSTANCIA DE ACEPTACIÓN
Nombre, firma y cedula de identidad del tutor académico
Nombre, firma y cedula de identidad del tutor empresarial
Autor: Lamuño Jolneidry
CI: 21.426.115
San Diego, Octubre 2014
4
Dedicatoria
Quiero dedicar y agradecer este logro a Dios padre todopoderoso toda la
gloria y honor por ser mi guía, por darme la sabiduría e inteligencia que solo
proviene de él. A él sea toda la gloria.
Gracias a mi padre Joel Atanahan Lamuño Rojas, por guiarme en cada
paso que doy en mi vida y por estar cuidándome e iluminándome cada día desde
el cielo, además por permitirme lograr el éxito de llegar hasta el final de mi
carrera por como fue tan incondicional y siempre me apoyaba en todas mis
decisiones.
Se lo dedico a mi mamá Nelvey Maria Rodirguez Lisboa por enseñarme,
guiarme y ayudarme en todas las cosas, también por su apoyo incondicional.
Gracias a mi bella y hermosa hermana Kamila Lamuño
5
Agradecimientos
Gracias a mi tia Darline Rodriguez que es como mi segunda madre y me
ha apoyado en todo este recorrido. Gracias a mis abuelas, Juana María Rojas y
Josefa Lisboa
Gracias a mis tíos, principalmente, Ysabel Yavinape, Nairobi Rodriguez,
Rolando Lamuño, Walter Villamediana, Raul Rodriguez, Enio Rodriguez, Elena
Mendoza, Alvaro Lamuño, Lisneida Carrillo, Ana M Lamuño ,entre otros que no
son menos importantes pero igual especiales, igualmente a mi madrina Nohemi
Carvajal porque cada uno de ellos oporto su granito de arena en pro de mi carrera
universitaria.
Gracias a mis primos, Luis F Rondon, Jose C. Villamediana,Enio
Rodirguez, Jenireth Flores, Walter Villamediana, Felix Rondon, Milagros
Rondon, Yoni Rodriguez,Ruth Silva, Kelwing Rodriguez, por sus animos en todo
momento.
Gracias al departamento de Servicios Compartidos y Control de procesos
de la entidad Alimentos Polar Comercial CA Salsas y Untables en el que
actualmente estoy realizando labores, gracias por su apoyo y comprensión para
llegar a la meta.
A la Institucion INCES Luis Beltran Pietro Figueroa que me dio la dicha
de realizar mis primeras pasantías, mi tutor empresarial Licdo. Harold Torres; a
mi tutora metodológica Licda. Noraima Sanchez, por su apoyo y compresión en
todo momento; A todas las personas que de una u otra forma han estado presentes
en este encantador recorrido, lleno de obstáculos, alegrías y logros.
Doy gracias a la Universidad José Antonio Páez, Facultad de Ciencias
Sociales por brindarme la oportunidad de egresar como Contador Público, y así
cumplir con una parte de mi meta.
Jolneidry Lamuño
6
INDICE GENERAL
DEDICATORIA
AGRADECIMIETOS
INTRODUCCION 1
CAPITULO I
LA EMPRESA
1.1. Descripción de la empresa 4
1.2. Reseña Histórica 4
1.3. Misión 5
1.4. Visión 5
1.5. Estructura Organizacional de la Empresa 6
1.6. Estructura Organizacional del Departamento 7
1.7. Actividades Desarrolladas Durante el Periodo de Pasantías 7
CAPITULO II
EL PROBLEMA
2.1. Identificación del Problema 8
2.2. Planteamiento del Problema 8
2.3. Formulación del Problema 12
2.4. Objetivo
2.4.1. Objetivo General 12
2.4.2. Objetivos Específicos 12
2.5. Justificación y Alcance 13
CAPITULO III
MARCO REFERENCIAL CONCEPTUAL
3.1. Antecedentes 14
3.2. Bases Teóricas 19
3.3. Bases Legales 31
3.3. Definición de Términos Básicos 33
7
CAPITULO IV
FASES METODOLOGICAS
4.1. Fase I 35
4.2. Fase II 36
4.3. Fase III 37
CAPITULO V
RESULTADOS
5.1. Presentación de los Resultados 38
5.2. FASE I 38
5.3. FASE II 50
5.4. FASE III
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
52
60
Recomendaciones 61
REFERENCIAS
Bibliográficas 62
Electronicas 63
8
INTRODUCCION
La eficiencia de las actividades empresariales tanto operativas, contables y
administrativas requieren de la planificación y ejecución de estrategias que guíen
los procedimientos a llevar a cabo en función de evitar descontrol, dificultades y
retrasos. Un funcionamiento eficaz de las actividades desempañadas en cualquier
organización depende básicamente de que los procedimientos efectivos que se
realicen en cada departamento y de los conocimientos de los empleados de cada
área determinada. Una de estas gestiones de gran importancia para el proceso
productivo y económico de las organizaciones es el manejo de los activos fijos,
especialmente los movimientos de adquisición y desincorporación de los mismos
para la institución, cuya eficiencia requiere de la mejor aplicación de control si se
quiere mantener el normal funcionamiento de sus objetivos de rentabilidad.
Tomando en consideración la importancia del manejo de los activos fijos
para el desarrollo económico organizacional, es que en el presente informe se
dictaran mejoras de control como solución al problema que presenta actualmente
la Institución INCES Luis Beltrán Pietro Figueroa (Los Colorados), en el manejo
de adquisición y desincorporación de los activos fijos.
El informe de pasantías está estructurado de la siguiente manera:
Capítulo I: La Institución, en este capítulo se da a conocer todos los detalles de la
entidad, tales como su ubicación geográfica, una breve reseña histórica, además la
misión y visión, así como también la estructura organizacional tanto de la empresa
en general como del departamento específico a trabajar.
Capítulo II: El Problema: está comprendido por el planteamiento del problema y
formulación, además de los objetivos del informe, tanto general como específico
la justificación y el alcance de la indagación.
Capítulo III: Marco Referencial Conceptual: en este capítulo se plasman los
antecedentes que dan fundamento al presente documento, además se desarrollan
9
las bases teóricas que sustentan este informe, así como también se da una
definición de los términos básicos de la misma.
Capítulo IV: Fases Metodológicas: en este capítulo se estructuran las fases a
desarrollar.
Capítulo V: En este capítulo, se da a conocer los resultados y se explica todos los
procedimientos aplicados para el desarrollo de los objetivos planteados para este
informe de pasantías.
Conclusiones y recomendaciones: en esta parte del informe se plantea desde mi
perspectiva las dediciones y secuelas del informe
CAPITULO I
10
LA INSTITUCIÓN
1.1 Descripción de la Institución
Instituto Nacional de Capacitación y Educación Socialista INCES Luis
Beltrán Pietro Figueroa (Los Colorados) RIF. J- 201000113, NIT. 0070954494
Ubicación: Gerencia Regional Carabobo, Edif. INCES, Sector los
Colorados, Calle Carabobo entre Flores y Navas Espínola. Parroquia San José,
Municipio Valencia, Edo Carabobo
El INCES, es un organismo autónomo con personalidad jurídica y
patrimonio propio, dedicada a satisfacer las necesidades educativas de la
población venezolana, articulando las oportunidades que ofrecen la educación
formal y la formación profesional.
1.2 Reseña Histórica
El 29 de agosto de 1959 Luis Beltrán Prieto Figueroa crea el Instituto
Nacional De Cooperación Educativa, mejor conocido como INCE, partiendo de la
idea de Simón Rodríguez; se pone en funcionamiento esta institución que con el
paso de los años iría evolucionando.
Actualmente el INCE es conocido como INCES agregándole el último
carácter para darle un nuevo nombre (Instituto Nacional de Capacitación y
Educación Socialista); el cual fue establecido en año 2008 bajo la presidencia de
Hugo Rafael Chávez Frías.
Resulta oportuno mencionar que es una institución destacada por la calidad de sus
servicios educativos, los cuales son proporcionados a través del sistema de
formación profesional caracterizados por las diversas oportunidades y
participaciones ofrecidas por los mismos; Es un organismo actualizado
tecnológicamente, lo que le permite otorgarle a la población las herramientas
necesarias para el crecimiento sostenido del país.
En el marco de la diversidad de servicios educativos que ofrece el INCES,
se inscriben Programas para abordar procesos estratégicos de la Misión
Institucional tales programas Alfabetización, Educación Básica I y II Etapa,
Educación Media, Diversificada y Profesional, Títulos que se obtiene, Además de
11
ofrecer una gran gama de curso en diversas áreas tales como: Agropecuario,
Turismo, Textil, Comercio y servicio, Industria, Construcción, promoción social y
servicios de la salud. Entre otros.
El INCES, en correspondencia con los Planes de Desarrollo Nacional,
desarrolla acciones dirigidas a la formación y capacitación de jóvenes y adultos
para el ejercicio de una ocupación mediante el empleo o por cuenta propia.
El INCES se organiza en dos niveles de formación:
Formación Básica: Proceso de formación que permite a jóvenes y adultos
adquirir los conocimientos teóricos prácticos y desarrollar actitudes, con el fin de
calificarlos para el desempeño de la vida profesional o laboral y para etapas
posteriores de formación.
Perfeccionamiento: Proceso de formación dirigido a trabajadores que
quieran mejorar, perfeccionar o desarrollar niveles de desempeño exigidos en una
ocupación para su carrera profesional.
El INCES apoya las diversas misiones del Gobierno, Nacional, tales
como Misión Robinsón I y II, Sucre, Ribas, Guaicaipuro, piar, Vuelvan Caras, a
las escuelas del poder popular actualmente, entre otras; mediante el cual se
capacita a la población para incorporarlo al nuevo sistema económico socio
productivo del país.
1.3 Misión
Desarrollar programas de formación política, técnica y productiva, dirigidos al
pueblo, valorando el dialogo de saberes en las diferentes áreas de conocimiento,
contribuyendo al desarrollo socioeconómico del país, en el marco de la
construcción del modelo socialistas.
1.4 Visión
Ser una institución con talento humano calificado para garantizar la
formación técnica de la fuerza de trabajo, con la conciencia ideológicay
revolucionaria que requiere el país, concibiendo el trabajo como herramienta
liberadora, que conduzca a la apropiación de los medios de producción por parte
del Poder Popular, coadyuvando a la transformación del modelo productivo hacia
la construcción de un sistema económico Socialista.
1.5 Estructura Organizacional de la Institución
La Institución se encuentra estructurada por un Gerente Regional, quien
encargado de definir estrategias de la entidad y hacer cumplir su
debajo se encuentran los jefes de división se encargan de cumplir y velar por el
cumplimiento de los
conducir los planes y programas; para una buena marcha de la organización.
En el departamento Recursos Humanos, se encarga del reclutamiento,
selección y contratación del personal requerido por la empresa, coordinar la
elaboración y pago de nóminas y demás benefici
conformidad con la ley.
El departamento de
funcionamiento de los equipos electrónicos al igual que el sistema que ahí se
emplea.
En el departamento de administración,
de los datos contenidos en los registros de las operaciones contables, los manejos
contables, controlar los gastos y egresos.
El departamento de Formación Profesional
a los educadores el cual es apoyo
a los aprendices INCES, al igual que en esta área
cursos que en la organización ofrece.
En el departamento de infra
buen acondicionamiento de l
Institución
A continuación se muestra el organigrama de la
12
Estructura Organizacional de la Institución
a Institución se encuentra estructurada por un Gerente Regional, quien
encargado de definir estrategias de la entidad y hacer cumplir su
debajo se encuentran los jefes de división se encargan de cumplir y velar por el
cumplimiento de los objetivos: dictar y hacer cumplir los reglamentos, aprobar y
os planes y programas; para una buena marcha de la organización.
En el departamento Recursos Humanos, se encarga del reclutamiento,
selección y contratación del personal requerido por la empresa, coordinar la
elaboración y pago de nóminas y demás beneficios de los trabajadores en
conformidad con la ley.
El departamento de Informática, es el encargado de
funcionamiento de los equipos electrónicos al igual que el sistema que ahí se
En el departamento de administración, se controla con exactitud y seguridad
de los datos contenidos en los registros de las operaciones contables, los manejos
contables, controlar los gastos y egresos.
El departamento de Formación Profesional, aquí se encargan de velar y regir
a los educadores el cual es apoyo primordial para la institución por el gran aporte
a los aprendices INCES, al igual que en esta área se ocupan de
en la organización ofrece.
En el departamento de infraestructura, es el responsable de custodiar
ionamiento de laestructura física tanto interna como externa de la
A continuación se muestra el organigrama de la Institución. (Ver figura N°1):
a Institución se encuentra estructurada por un Gerente Regional, quien está
encargado de definir estrategias de la entidad y hacer cumplir su realización, por
debajo se encuentran los jefes de división se encargan de cumplir y velar por el
objetivos: dictar y hacer cumplir los reglamentos, aprobar y
os planes y programas; para una buena marcha de la organización.
En el departamento Recursos Humanos, se encarga del reclutamiento,
selección y contratación del personal requerido por la empresa, coordinar la
os de los trabajadores en
nformática, es el encargado de velar por el
funcionamiento de los equipos electrónicos al igual que el sistema que ahí se
actitud y seguridad
de los datos contenidos en los registros de las operaciones contables, los manejos
, aquí se encargan de velar y regir
primordial para la institución por el gran aporte
se ocupan de los diferentes
de custodiar por el
aestructura física tanto interna como externa de la
. (Ver figura N°1):
13
Figura N°1: Organigrama General de la empresa INCES(Los Colorados)
Fuente: INCES Luis Beltrán Pietro Figueroa (Los Colorados).
14
Gerente Regional
Jefe División de
administración
Finanzas
Contablidad
Analista
Pasante
1.6 Estructura organizacional del Departamento Administrativo.
La estructura organizativa del departamento Administrativo de la Institución
Luis Beltrán Pietro Figueroa está conformada por los siguientes puestos:
1. Gerente regional: es el encargado de la tomas de decisiones el cual son
planteadas por el departamento administrativo
2. Jefe de División de Administración: es el responsable de planificar y
coordinar todas las actividades de administración de la empresa.
3. Finanzas: se encarga de analizar todos los movimientos del departamento
4. Contabilidad: se encarga de revisar todas las transacciones y registros
contables, imprimir los balances y hacer buen uso de ellos
5. Analista y Pasante: realiza actividades diarias, tales como registro, manejo
y actualización de las operaciones normales de la organización, registras
los cheques emitidos, archivo de documentos, entre otros.
Figura N°2: Organigrama del departamento Administrativo del INCES Luis
Beltrán Pietro Figueroa (Los Colorados).
Fuente: Departamento Administrativo
15
1.7 Actividades desarrolladas.
• Presentación del departamento
• Archivar Documentos
• Redacción de documentos
• Sacar copia a los documentos como respaldo.
• Llevar y traer documentos a las diferentes divisiones
• Ayudar a calcular Viáticos.
• Proceso perceptivo y control previo en facturas y requerimientos en Orden de
Compra
• Ayudar en caja, para el despacho de cesta tickets y cheques
• Procesar Orden de Compra y Servicios
• Apoyo en cada proceso del departamento.
• Calculo de Horas Extras
16
CAPITULO II
EL PROBLEMA
2.1. Identificación del Problema.
En el Departamento Administrativo, se evidencia que la adquisición y
desincorporación de los activos fijos no manejan un buen control interno y/o
movimientos oportunos para tener la información al día y el estatus de los activos
registrados.
2.2. Planteamiento del Problema.
En el mundo empresarial, la unión Europea se convierte en el principal
motor para la expansión de unas normas de alta calidad, redundando en beneficio
de una información financiera transparente y comparable más allá de sus
fronteras.
Un sistema administrativo contable, son todas aquellas actividades que
proporcionan a la administración la información considerable que se requiere para
controlar, planear y dar a conocer la situación o las operaciones financieras de la
empresa. Si el sistema administrativo contable existente es eficiente los
administradores e inversionista de la empresa pueden obtener información como
la estructura de capital, ventas, inventarios, entre otros; para proceder a realizar
los análisis financieros esenciales para la toma de decisiones. Es por ello, que la
importancia que ofrecen los sistemas administrativos para la entidad es simplificar
todos los procesos administrativos, la definición del flujo de información y la
descripción de las asignaciones administrativas en cada área de manera de
procedimientos, permitiendo así, tener un manejo exitoso en el negocio, además
17
de proporcionar información confiable y veraz facilitando el resultado de la toma
de decisiones.
Uno de los rubros más importantes de toda organización o entidad, dentro
del estado financiero conocido como balance general, lo conforman el activo fijo
conocido actualmente como propiedades, plantas y equipos. Estos destacan
puestos que ellos comprenden el conjunto de las cuentas que registran los bienes
de cualquier naturaleza que posean el ente económico, con la intención de
emplearlos en forma permanente para el desarrollo del giro normal de sus
negocios o que se poseen por el apoyo que prestan en la producción de bienes y
servicios, por definición no destinados para le venta en el curso normal de los
negocios y cuya vida útil exceda de un año.
Para ello se debe contar además con un buen Sistema de Control Interno
que contribuya a la seguridad del sistema administrativo y contable que se utiliza
en la empresa, tal como se define en la Norma Internacional de Auditoria (NIA)
N° 400:
El término "Sistema de control interno" significa todas las
políticas y procedimientos (controles internos) adoptados por la
administración de una entidad para ayudar a lograr el objetivo de la
administración de asegurar, tanto como sea factible, la conducción
ordenada y eficiente de su negocio, incluyendo adhesión a las políticas de
administración, la salvaguarda de activos, la prevención y detección de
fraude y error, la precisión e integralidad de los registros contables, y la
oportuna preparación de información financiera confiable. (p.2)
Según lo indicado en la NIA 400 el sistema de control interno está
conformado por todas aquellas normas y procedimientos que facilitan el resguardo
de los recursos financieros, la confiabilidad de la información financiera y le
permitirá a la empresa el logro de sus objetivos a través de la conducción
ordenada del negocio.
El autor Mantilla (2010), define los componentes del control interno de la
siguiente manera:
18
“El control interno está conformado por
cinco componentes interrelacionados, lo cual
se derivan de la manera como la
administración dirige un negocio y están
integrados en el proceso de administración”
(p.18).
Cabe destacar que el control interno está formado por cinco componentes
que son los pilares importantes para su correcto funcionamiento; el primer
componente es el ambiente de control, este es la base fundamental para que los
demás componentes funcionen; debido que este consiste en el establecimiento de
un entorno que estimule y tenga influencia con las actividades del personal con
respecto al control de sus actividades. El segundo componente es la evaluación de
riesgo la cual consiste en la identificación, análisis y tratamiento de los riesgos
internos y externos que puedan impedir la consecución de los objetivos de la
organización. El tercer componente son las actividades de control, se destaca por
seguir las políticas y procedimientos de control que buscan direccionar e instruir a
la entidad para que se tomen las medidas necesarias para controlar los riesgos. El
cuarto lugar de los componentes es la información y comunicación; es necesario
identificar y comunicar la información pertinente y en tiempo oportuno sobre el
funcionamiento que debe cumplir cada empleado según las responsabilidades
asignadas para el funcionamiento de cada norma y procedimiento. El ultimo y
quinto componente es la supervisión y monitoreo; es de relevancia que cada
sistema de control interno tiene que ser supervisado y evaluado; de esta forma
podemos medir el funcionamiento y la efectividad del mismo a lo largo del
tiempo. Esto es mediante evaluaciones periódicas, y continuo monitoreo. El grado
de evaluación y su frecuencia va a depender de la confianza que inspira el sistema
de control.
Los componentes del control interno (Ambiente de Control, Evaluación de
Riesgos, Actividades de Control, Información y Comunicación, Supervisión y
Monitoreo), representan lo que se necesita para garantizar el éxito del sistema de
control, su interrelación y equilibrio contribuyen a la efectividad y eficiencia de
19
las operaciones, la confiabilidad de la información financiera, el cumplimiento de
las normas que sean aplicables y la salvaguarda de los recursos de la entidad.
Cada componente de control aporta los elementos necesarios para el
adecuado funcionamiento de un Sistema de control interno, el cual debe ser
establecido en cada departamento, área o sub sistema administrativo-contable de
la entidad y estar en consonancia con los objetivos planteados en la organización,
el crecimiento organizacional y la generación de un rendimiento razonable a los
propietarios o inversionistas.
A propósito la propiedad, planta y equipo se denominan como los bienes
que una entidad utiliza de manera continua en el curso normal de sus operaciones,
ya que generalmente son estos lo que dan base a la capacidad de la entidad para
generar beneficios. Sin propiedad, planta y equipos la empresa no podría realizar
su tarea diaria, ni prestar los servicios que le produce la renta.
Por consiguiente, los activos fijos son aquellos que no varían durante el
año fiscal, la contabilidad obliga a depreciar los bienes a medida que transcurre su
vida normal, debido a lo que estos hacen de forma natural por el paso del tiempo,
por su uso, por el desgaste propio del tiempo que se use ese activo y por
obsolescencia, de forma que se refleje su valor más ajustado posible, o amortizar
los gastos a largo plazo (activo diferido). Para ello existen tablas y métodos de
depreciación y de amortización.
Mencionado lo anterior, en la institución no suelen hacer inventarios
físicos de los activos fijos departamentales o globales que garantice la existencia
de los mismos en los lugares asignados.
Viendo la importancia que tiene un buen registro y control de los activos
fijos de una organización se puede constar que hay un sinnúmero de activos fijos
no contabilizados, la cual no están siendo depreciados para la organización son
reflejados como sobrantes en el caso contrario existen una cantidad de faltantes,
que en una oportunidad no fueron desincorporados, abundando la información
financiera real existente.
Cabe señalar que la entidad no trabaja con ningún programa contable para
el registro y seguimiento de los activos fijos que esta posee, por lo que se realizan
20
las anotaciones de manera manual. Esta situación genera, que se presenten
diferencia y disparidad a la hora de conciliar a nivel contable el movimiento de los
activos fijos durante un periodo determinado, pues existen errores que por lo
general están asociados al desconocimiento y a la carencia de un procedimiento en
el control y registro de los mismo, lo que origina una duplicidad de información
contable y administrativa.
Esto debido a que no se lleva un control optimo de los activos fijos con
respecto a la incorporación, traslado y desincorporación de los mismos, trayendo
como consecuencia la posibilidad de caer en el error de seguir depreciando activos
fijos totalmente depreciados, disiparse del tiempo a la hora de definir la utilidad o
pérdida neta en venta de activos fijos, confusión a la hora de distinguir la
identificación y ubicación de los activos.
2.3 Formulación del Problema.
¿Cómo mejorar el control interno para la adquisición y desincorporación de
los activos fijos de la Institución INCES Luis Beltrán Pietro Figueroa?
2.4. Objetivos
2.4.1. Objetivo General
Proponer la mejora del control interno en la adquisición y
desincorporación de los Activos Fijos de la Institución INCES Luis Beltrán Pietro
Figueroa (los colorados).
2.4.2. Objetivos Específicos.
• Diagnosticar la situación actual del proceso de adquisición y
desincorporación de los Activos Fijos de la Institución INCES Luis Beltrán
Pietro Figueroa (los colorados).
• Determinar las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas (DOFA)
del proceso de adquisición y desincorporación de los Activos fijos de la
Institución INCES Luis Beltrán Pietro Figueroa (los colorados.
21
• Presentar acciones concretas para mejorar el control interno de los Activos
fijo de la Institución INCES Luis Beltrán Pietro Figueroa (los colorados).
2.5. Justificación y Alcance.
Es de suma relevancia elaborar mejoras o lineamientos de control interno en
el departamento administrativo en el área de activo fijo, debido a que se generan
inquietudes de la forma que se ve afectada la institución INCES “Luis Beltrán
Pietro Figueroa” (Los Colorados); por los procedimientos que se aplican al
momento de verificar o explorar los activos fijos.
Con la elaboración de las mejoras o lineamientos de control interno se busca
el cumplimiento de los objetivos deseados, así como detectar posibles problemas
en la actividad de los activos y de su información, por lo tanto, esto permitirá que
se tomen medidas para fomentar directamente con el registro y dirección de la
propiedad, planta y equipo en conjunto con el área contable, y de esta forma se
podrá precisar la solvencia de los activos o contribuir con la agilidad y el control
de las actividades administrativas y contables.
En ese sentido, el presente informe de pasantías está basado en la línea de
indagación de adquisición y desincorporación de los bienes, debido a que se
procederá a realizar mejoras y/o lineamientos que ayuden a la institución a tener
un adecuado control de los activos fijos, para así mejorar el área respectiva
(activos fijos).
Por otra parte, el impulso de realizar esta exploración no solo contribuye con
el enriquecimiento intelectual del buscador para desarrollarse como profesional de
Contaduría Pública, sino también quedará como aporte para los investigadores de
la Universidad José Antonio Páez que vendrán en periodos posteriores a este y
que deseen indagar en esta área de trabajo. Por otra parte, este informe es de
relevancia para la Universidad porque les ayudara a tener base de las dificultades
que se presentan en las diferentes empresas que los investigadores de la misma
someten a estudio para plantearles alternativas o propuestas para el mejoramiento
de esa problemática que se presenta en alguna área en específica
22
CAPITULO III
MARCO REFERENCIAL CONCEPTUAL.
En este capítulo se desarrollara el marco referencial, el cual se puede
definir como soporte principal del estudio ya que permite integrar la teoría con el
problema planteado.
Para Balestrini, M. (2006), el marco referencial conceptual
“Es el resultado de la selección de aquellos aspectos más
relacionados del cuerpo teórico epistemológico que se
asume, referidos al tema específico elegido para su
estudio”. (p.85).
En este sentido, la información recogida para el marco referencial
conceptual proporcionará un conocimiento profundo de la teoría que le da
significado al relato. Es a partir de las teorías existentes sobre el objeto de
estudio, como pueden generarse nuevos conocimientos.
Se dará una descripción detallada de los diferentes antecedentes históricos
relacionados a la documentación, de las bases teóricas que la sustentan, así como
también, una definición de términos que consolidan el lenguaje técnico utilizando
para el mismo.
3.1. Antecedentes
Díaz, M y León, G. (2012), realizaron un trabajo titulado: “Estrategias de
Control Interno que Optimicen el Registro Contable de Propiedad, Planta y
Equipo de la empresa Metalúrgica Ekco, S.A.”, presentado en el Universidad
José Antonio Páez (UJAP), para optar por el titulo de Licenciadas en
Contaduría Pública. Se planteo como objetivo general proponer mejoras de
control interno que optimicen
23
el registro contable de propiedades, plantas y equipos La empresa metalúrgica
Ekco S.A., prestando deficiencia en el manejo de los activos fijos, tales como
inexistencia de controles internos adecuados para la identificación y control de los
24
mismos,. La metodología empleada fue de tipo descriptiva, bajo modalidad de
proyecto factible.
Como técnica de recolección de información se utilizó la encuesta, en
modalidad de cuestionarios restringidos o cerrados, el cual consto de 11 ítems, la
cual permitió obtener información relevante para determinar los problemas en el
proceso administrativo. Como población y muestra para esta reseña se tomó a los
trabajadores del departamento administrativo, los cuales son 7 empleados.
Una vez analizado los resultados se concluye que los registros que la
propiedad, planta y equipo no se lleva acabo de manera adecuada esto se debe al
manejo de control de los activos fijos empleados no permite verificar su
identificación y registro, ya que se carece de lineamientos y monitoreo de control
interno para el manejo de los mismos. En tal sentido, se realiza una mejora en
normas, políticas y procedimientos para el control y manejo de activo fijo.
La comparación de este trabajo de grado con el informe en curso da como
aporte que se permita evaluar otros aspectos dentro de estétestimonio tales como
el riesgo de uso de todas las actividades que refieran a los activos entre otras
debilidades que pueden ser tomadas en cuenta en el presente informe
Arias, I., Pérez J., (2012) en su Investigación titulado “Estrategias para la
aplicación de la NIC# 16: Propiedad, Planta y Equipo en el Manejo y Control
de los activos fijos en la empresa TEMI CA, ubicada en Valencia”, Trabajo de
Grado, egresados de la Universidad José Antonio Páez, Comenta que las normas
internacionales surgen para expresar la información financiera de la manera más
objetiva y transparente agrupadas en un cuerpo de normas o leyes de contabilidad
que señalan que información debe aparecer en los estados financieros y como
debe presentarse. Específicamente la NIC#16 establece todo lo referido a
propiedad, planta y equipo. En este contexto, se presenta la investigación en la
empresa TEMI CA, ubicada en valencia Estado Carabobo, la cual presenta
deficiencias en el manejo y control de los activos fijos. Es por ello, que el objetivo
general del estudio es proponer estrategias para la aplicación de la NIC#16
propiedad, planta y equipo en el manejo y control de los activos fijo. Este trabajo
25
se ubica bajo la modalidad de proyecto fiable, con un diseño de campo de tipo
descriptivo con apoyo documental y se desarrolla en tres fases.
La primera consistió en diagnosticar la situación que presenta la empresa,
en cuanto al manejo y control de los activos fijos, para lo cual se empleó la
observación directa como técnica de recolección de datos y como instrumento la
lista de cotejo. En la segunda fase, se establecieron los procedimientos que a ser
utilizados en la aplicación de la NIC#16 Propiedad Planta y equipos. Para el
cumplimiento de la misma, se empleó la técnica de la encuesta y como
instrumento el cuestionario, el mismo se aplicó a la población objeto de estudio,
la cual está conformada por 15 trabajadores que laboran en la División de
Administración, tomando como muestra todos los elementos de la población. En
la tercera fase se presento la propuesta, a través del diseño de estrategias para la
aplicación de la NIC#16 Propiedad Planta y equipos en el manejo y control de los
activos fijos en la empresa TEMI CA
Se puede decir que esta investigación se relaciona con el informe en
cuestión porque este aporta un incremento de las probabilidades de éxito del
objeto en análisis. Lo cual, permite fomentar las fortalezas de la entidad, así como
también disminuir las debilidades y poder utilizar esta información como
estrategia para el buen desarrollo del área evaluada
Terán, M.(2011) titulado: “Propuesta de Estrategias para la Valoración
y Reconocimiento de la Propiedad, Planta y Equipo en los estados financieros
del Centro Social Madeirense, Municipio San Diego, Estado Carabobo.”
Trabajo de Grado presentado para optar al título de Licenciados de Contaduría
Pública en la Universidad de Carabobo (UC). El Centro Social Madeirense posee
una inversión significativa de Propiedad Planta y Equipo, el mismo, representa el
rubro de mayor importancia relativa en su estado financiero. Es por ello, que se
debe presentar y valorar de forma correcta de acuerdo a los principios de
contabilidad generalmente aceptado en Venezuela VEN-NIF, a través de la
sección 17 “Propiedad, Planta y Equipo” de la NIIF para las PYMES.
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Considerando lo anteriormente expuesto, la investigación obtuvo como
objetivo general proponer estrategias para la valoración y reconocimiento del
rubro de Propiedad, Planta y Equipo. La metodología empleada fue tipo
documental y de campo, en cuanto a la recolección a la información se realizó a
través de un cuestionario, que permitió obtener un diagnostico de identidad
estudiada y así poder analizar el reconocimiento, la valoración y el control interno
del rubro antes mencionado.
Con los resultados obtenidos se concluyó que es necesario que la entidad
adopte las nuevas normas contables vigentes en Venezuela para así poder aplicar
los nuevos criterios establecidos y presentar una información financiera de manera
actualizada, comparable y razonable específicamente en el rubro de propiedad
plata y equipo.
El presente antecedente aporta información relevante al asesoramiento en
cuanto valor razonable en la presentación de los activos de propiedad planta y
equipo en los estados financieros, como el método más óptimo para la valoración
de los activos. En este sentido, sirve de referencia para proponer los
procedimientos adecuados que se deben aplicar en las PYMES a cargo del
Instituto INCES Luis Beltrán Pietro Figueroa (Los Colorados)
Sandoval, A. y Barreto, S. (2010), titulado: “Propuesta de Estrategias
para la aplicación de la Norma Internacional de Contabilidad Nº 16
“Propiedad, Planta y Equipo” (Nic-16) de la Coordinación de Activos Fijos
de la empresa Alimentos Polar Comercial CA Caso de Estudio: Planta
Cereales”. Trabajo Especial de Grado presentado como requisito parcial para
optar al título de Licenciado en Contaduría Pública en la UC. La empresa no está
aplicando una norma tan importante como lo es la Norma Internacional de
Contabilidad Nº 16 “Propiedad, Planta y Equipo” (NIC-16); esto dificulta tan
importante organización mostrar información financiera de rubro Propiedad,
Planta y Equipos de manera armonizable, siendo esta una de las partidas más
importantes en la Información Financiera. En este sentido, la investigación tiene
27
como objetivo principal proponer estrategias que permita la adopción de dicha
norma en la empresa Alimentos Polar Comercial CA.
El estudio se enmarco en una investigación descriptiva, bajo la modalidad
de proyectos factibles, con un diseño de investigación mixta, es decir, de campo y
documental, debido a que los datos fueron recabados de fuentes vivas, pero a su
vez fue necesaria la búsqueda de información en fuentes no vivas o bibliográficas
basadas en NIC-16.
Para obtener la información requerida las técnicas usadas fueron la
encuesta y la técnica sociometría; y los instrumentos fueron el cuestionario, que
permitió cotejar la situación actual que presenta la organización referente a la
contabilidad en el mencionado rubro; el Test, permitió valorar el Control Interno
que la enmienda posee de dicha partida; y la matriz de análisis, que permitió
analizar la NIC-16.
Una vez analizados los resultados obtenidos, se concluyo que la adopción
de esta norma sería un paso beneficioso para la organización ya que se estaría
presentando de manera actualizada, los cambios contables de una partida es tan
importante y relevante dentro de los Estados Financieros como es la Propiedad,
Planta y Equipo.
El Aporte de este antecedente brinda al presente estudio, viene dado por la
importancia que tiene las capacidades humanas y herramientas que se requieren
para una correcta aplicación de la NIC Nº16 “Propiedades, Plantas y Equipos” lo
cual sirve de marco de referencia para elaborar los instrumentos y formularios
adecuados para el manejo de los activos fijos en las empresas a cargo del INCES
Luis Beltrán Pietro Figueroa (Los Colorados)., permitiendo identificar así los
puntos clave que se necesitan en las pequeñas y medianas entidades para tomar las
medidas preventivas y correctivas y a su vez permite tomar decisiones más
objetivas.
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García M y Olivero, (2009) Titulad: “Propuesta de un Manual de
Políticas y Procedimientos para Optimizar el Registro, Valuación y
Presentación de la Propiedad, Planta y Equipo de la empresa Material
Carabobo C.A.”, Trabajo de Grado presentado para optar al título de Licenciado
en Contaduría Pública en la UC. La empresa en estudio no ha desarrollado ni
implementado controles efectivos gracias a estos activos, traduciéndose en
debilidades en cuanto a registro, evaluaciones, existencias, entre otros.
Considerando esta necesidad, la investigación tiene como objetivo elaborar
un manual de políticas y procedimientos para optimizar el registro, valuación y
presentación Propiedad, Planta y Equipo de la empresa.
La investigación se desarrolló bajo una metodología de proyecto factible,
con un tipo de investigación de campo, utilizando como técnica de recolección de
información, la observación directa y la encuesta. Los resultados la existencia de
debilidades de control interno, en cuanto a diferencia de criterio para contabilizar
la compra como gasto o activo, la ausencia de toma física de inventarios, entre
otros, y como fortaleza, una adecuada segregación de funciones para esta área de
activos.
De acuerdo a lo planteado, se llego a la conclusión de que es necesario que
la empresa implemente normas y políticas a seguir en el área de estudio, que sean
de carácter formal y uniforme, así como de obligatorio cumplimiento por parte de
sus empleados. Es por ello, que los autores proponen un manual de políticas y
procedimientos que gestione la Propiedad, Planta y Equipo.
Estos antecedentes se relacionan directamente con el informe planteado, ya
que aporta los lineamientos necesarios para el manejo y control de rubros de
Propiedad, Planta y Equipo, a través de manuales de procedimientos. En este
sentido, aporta información relevante acerca de los procesos que deben aplicarse
en las pequeños y medianas empresas para contabilizar los activos fijos, los cual
es de vital importancia en el Instituto INCES Luis Beltrán Pietro Figueroa (Los
Colorados)
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3.2. Bases Teóricas
Estas constituyen las bases solidas de una documentación, ya que sobre
ellas se construye toda la indagación. Las bases teóricas representan una
estructura donde se diseña el estudio, con ella se sabe cuáles son los elementos
que se deben tomar en cuenta, es decir, las variables que surgen en las temáticas
del informe para luego ser analizadas.
3.2.1. Sistema Administrativo
O. Stratton (2006), define al sistema administrativo de la siguiente manera:
“Son los métodos y procedimientos que facilitan la
planeación de la administración y el control de las
operaciones, así como también coordina el proceso de la
toma de decisiones y motiva a los individuos de toda la
organización para que actúen de manera concreta (p.
382)"
Todo sistema administrativo ayuda a los procesos operacionales y
estratégicos de la organización, debido que aplicándolos facilitará a mejorar los
manuales, procedimientos y normas que existan, siempre y cuando se tome en
cuenta los objetivos, las funciones, tareas y los datos que deben ser ingresados y
procesados en el sistema para el registro de las operaciones realizadas y así ser
más factible el proceso de la toma de decisiones de la entidad. Es por ello que
todo sistema debe ser oportuno y eficaz para ser aplicado a todos los niveles de
los diferentes departamentos de la entidad. Además nos permite tomar decisiones
correctas para la implantación de nuevos procedimientos que ayuden a solucionar
las debilidades existentes en el sistema, y establecer controles que brinden
seguridad de las actividades ejecutadas
3.2.2 CONTROL INTERNO.
Según Walter B. Meigs (1983 pág., 163), el propósito básico del control
interno es el de promover la operación eficiente de la organización. El sistema del
control interno consta de todas las medidas empleadas por una organización para:
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1) Proteger los activos fijos contra el desperdicio, el fraude, y el uso
ineficiente.
2) Promover la exactitud y la confiabilidad en los registros contables
3) Alentar y medir el cumplimiento de las políticas de la compañía
4) Evaluar la eficiencia de las operaciones.
En pocas palabras, el control interno está formado por todas las medidas
que se toman para suministrar a la administración la seguridad de que todo esté
funcionando como debe.
Para Romero (1997), el control interno puede verse como un plan de
organización y un conjunto de métodos y procedimientos que se adaptan en una
empresa para salvaguardar sus activos, obtener información financiera útil,
promover la eficiencia operacional y el apego y la ejecución de las operaciones
en congruencia con las políticas establecidas por la administración. Hay algunos
elementos del control que es preciso ponderar para su impacto y relación con la
contabilidad, si bien es cierto, según Gómez Morfin “el control interno como tal
es una creación de los contadores, pues el control es una función administrativa
claramente determinada”. Esos elementos son los sistemas de información y
comunicación que deben existir en la empresa para establecer un adecuado
control. Recordamos que la contabilidad es un sistema de comunicación de
información financiera. El control es un elemento de retroalimentación, dentro de
un modelo que concibe a la empresa como un sistema.
Las decisiones que toma la administración se convierten en políticas de la
empresa. Para ser efectivas estas políticas deben ser trasmitidas a toda la
organización y ser respaldadas en forma consistente. Los controles internos
ayudan a salvaguardar el cumplimiento de las políticas de la entidad.
El diseño e implantación de un sistema de control interno en la
organización debe hacerse integralmente, es decir, concatenar los aspectos
administrativos, contables y de comprobación interna. En este proceso debe
tenerse presente la relación costo/beneficio de las medidas de control interno.
Los directivos y supervisores pueden instrumentar controles de tres tipos
básicos (Rodríguez, 1995):
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a) Precontrol: También llamado a prior, este se realiza antes de que el
trabajo sea ejecutado. El Precontrol elimina desviaciones significativas
antes de que estas ocurran, se inicia en el momento de la planificación o
programación.
b) Control Concurrente: Llamado también concomitante, de ejecución o
control permanente, se ejerce en forma continua mientras dura el proceso.
El control concurrente se relaciona con el desempeño humano y con áreas
tales como el rendimiento del equipo de trabajo o de un departamento;
para que la ejecución discurra conforme a lo programado.
c) Poscontrol: Consuntivo, o retroalimentario; este se centra en el
desempeño organizacional pasado con el objeto de comparar el realizado
con los objetivos previstos. El mayor defecto de este tipo de control es que
el daño ya está hecho cuando el administrador ya tiene la información, o si
es un problema grave.
3.2.2.1. CARACTERÍSTICAS DE UN BUEN CONTROL INTERNO.
El control interno es un factor extremadamente crítico en el logro de los
objetivos generales, y su efectividad depende de la formación recibida. Para lograr
resultados óptimos de los sistemas de control, los mismos deben poseer ciertas
características que según Rodríguez (1995), son los siguientes:
1) Deben ser oportunos: un control es oportuno cuando se dispone de él
en el momento apropiado.
2) Seguir una estructura orgánica: la función del control no puede
sustituir una estructura organizacional. No se puede cambiar o rotar los
niveles jerárquicos de información.
3) Ubicación estratégica: No es posible fijar controles para cada aspecto
de un organismo, aún cuando este sea de pequeña o de medianas
magnitudes; por lo que es necesario establecer controles en ciertas
actividades siguiendo un criterio estratégico.
32
4) Un control debe ser económico: Este punto se refiere al aspecto de que
cuando hay un control excesivo, este punto puede ser gravoso y ocasionar
un efecto sofocante en el personal.
5) Revelar tendencias y situaciones. Los controles que exponen la
situación actual de una fase específica de una actividad son relativamente
fáciles de preparar, dice que sólo son necesarios los controles que
muestren periódicamente la actividad por controlar.
6) Hacer resaltar la excepción: Existen dos razones de por qué un sistema
de control efectivo acentúa la excepción a las normas del proceso. La
primera es la cantidad de información producida, que aún en pequeñas
empresas es tan extensa que hace difícil, si no imposible, determinar la
importancia de toda la información. La segunda, cuando se resalta la
excepción a los procesos de control de la información presentada al
administrador, su atención se enfoca hacia aquellos aspectos que requieren
una acción correctiva y no así a las verdaderas causas que conllevan a esta
excepción.
3.2.2.2. EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO.
Según Astorga (1995), el estudio y evaluación que realiza el auditor
tiene por objeto establecer las bases, sobre las cuales debe confiar, a los efectos de
determinar la naturaleza, extensión y oportunidad de las pruebas de auditoría, que
debe aplicar en su examen de los estados financieros.
De estos estudios y evaluaciones realizadas al control interno, el auditor
obtiene información que le permite dar recomendaciones a la gerencia, acerca de
las mejoras que pueden hacerse en el control interno.
3.2.2.3. MÉTODOS DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO.
Para evaluar el sistema de control interno, y así poder determinar la
cantidad de pruebas de auditoría a realizar, se utilizan diversos métodos:
• Método de investigación a través de gráficas de la organización y de
flujo.
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El uso de los diagramas ofrece la forma más idónea y concreta para
registrar la revisión del control interno. El diagrama reduce el volumen de
explicaciones narrativas, proporciona algo así como una fotografía del
sistema. Este método constituye una de las mejores herramientas de
evaluación, ya que los esquemas muestran, claramente, el proceso
existente, proveen una forma fácil de localización de zonas débiles o
deficientes, o pasos en los cuales pueden introducirse mejor.
• Método de evaluación por medio de cuestionarios.
Los cuestionarios de control interno son probablemente, los instrumentos
más utilizados por los auditores, debido a la facilidad y rapidez con que se
describe el sistema. El uso del cuestionario permite descubrir graves
deficiencias que, cuando es necesario, son objeto de investigación
especial.
• Método descriptivo.
Consiste en una descripción escrita de cada área de actividades de la
empresa, el equipo de personal, los registros contables, los sistemas y
procedimientos utilizados.
3.2.3. CONTROL INTERNO DE ACTIVOS FIJOS
Las cantidades invertidas en los activos fijos representan una parte grande
de los activos totales en muchas empresas industriales, en virtud de su valor
monetario y su naturaleza a largo plazo, es importante establecer y aplicar
controles internos eficaces sobre los activos fijos. Dichos controles deben
incluirse con procedimientos de autorización y aprobación para su compra, así
como la obtención de un menor costo, lográndose a través de cotizaciones
competitiva de proveedores aprobados con antelación.
Tan pronto se recibe un activo fijo, se debe inspeccionar para fines de
control, y registrarse en un libro mayor auxiliar, los datos de operación que
pueden registrarse en el libro mayor auxiliar, como numero de descompostura,
tiempo que están fuera de servicio y costo de las reparaciones, resultan útiles para
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decidir si se reemplaza o no el activo. Todo activo fijo debe asegurarse contra
robo, incendio, inundación u otros siniestros, así como también protegerse del uso
indebido y otros daños.
El mantenimiento, las reparaciones y las depreciaciones, de los activos
fijos son gastos importantes en el Estado de Resultado. Los gastos totales para los
activos y los gastos relacionados hacen que un control interno sólido sea esencial
para la preparación de estados financieros confiables.
3.2.3.1. CONTROLES CONTABLES DE LOS ACTIVOS FIJOS.
Cepeda, Gustavo (Auditoría y Control Interno 1997), los controles
contables comprenden el plan de organización y todos los métodos y
procedimientos cuya misión es salvaguardar los activos y fiabilidad de los
registros financieros; y deben diseñarse de tal manera que brinden la seguridad
razonable de que:
1) Las operaciones se realizan de acuerdo con la autorización anticipada de
la administración para la adquisición (compra, arriendo o construcción) de
Activos Fijos.
2) Un sistema de identificación numerada para el registro de las
autorizaciones.
3) Todas las compras de Activos Fijos deberán ser manejadas por el
departamento de compra.
4) Las operaciones se registran debidamente para:
a) Facilitar la preparación de estados financieros de acuerdo con
los principios de contabilidad generalmente aceptados.
b) Lograr salvaguardar los activos.
c) Poner a disposición información suficiente y oportuna para la
toma de decisiones.
5) El acceso a los activos solo se permite de acuerdo con autorización de la
administración.
6) Un mayor auxiliar que consiste en un registro separado para cada unidad
de propiedad.
35
7) La existencia contable de los bienes se debe realizar a través de
inventarios físicos, para verificar la existencia física y se tomen medidas
oportunas en caso de presentar diferencias.
3.2.3.2. IMPORTANCIA DE LA INFORMACIÓN .
Suárez (1991), en su obra resalta la relación de la actividad empresarial y
la información. Dice que “Toda actividad empresarial se traduce en una actividad
planificada”, y de ahí que la definición de empresa como un sistema de
coordinación central, una unidad de dirección o planificación, toda actividad
administrativa consiste en adoptar decisiones en el presente (Gerencia), en base a
la experiencia que viene del pasado (contabilidad), y la visión del futuro
(planificación). Estos tres elementos de todo proceso administrativo se hallan
unidos o conectados entre sí por medio de la información.
La mayoría de los acontecimientos que tienen relevancia para una
organización productiva pueden ser medidos y registrados, en otras palabras,
contabilizados. Estos sucesos o eventos que son registrados constituyen lo que se
denomina datos. Los datos preparados en forma que resulten útiles para la toma de
decisiones constituyen lo que se denomina información. (pág., 92-93), y es está
información actualizada y oportuna es la que va a permitir a la empresa mantener
su competitividad en las actividades industriales y a lograr el éxito de los
objetivos empresariales.
3.2.4 ACTIVOS FIJOS
Se compone de bienes tangibles que se emplean en las operaciones de la
empresa. Estos bienes tienen una vida útil o de servicio de más de un año, sin
embargo no es necesario que un activo se utilice de manera continua o siquiera
frecuente; se emplean directa o indirectamente para producir ingresos y no están
destinados a la venta en el curso normal del periodo. Otros títulos descriptivos
para estos activos son activos de planta o propiedades, planta y equipos.
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Clasificación de los Activos Fijos:
Figura Nº 3
No sujetos a depreciación Terrenos
Edificaciones
Activos Instalaciones
Fijos Sujetos a depreciación Vehículos
Tangibles Maquinarias
Mobiliarios
Equipos
Sujetos a agotamiento Bosques madereros
Pozos
Minas
Fuente:Catacora, F (1997)
3.2.5 APLICACIÓN DEL NUEVO ENFOQUE DE CONTROL INTERNO
(COSO) SOBRE LOS ACTIVOS FIJOS.
El autor Estupiñan, R., (Control Interno y Fraudes), define una de las
clasificaciones de control es:
“El Presupuesto: son los que ayudan a determinar cuáles
son las áreas fuertes y débiles de la compañía el control
presupuestal genera coordinación interna de esfuerzos,
planear y controlar las operaciones que constituyen la
esencia de la planeación de las utilidades y el sistema
presupuestal provee un cuadro integral de las
operaciones como un todo” (p.356).
Los gastos totales para los activos y los gastos relacionados hacen que un
control interno sólido sea esencial para la preparación de estados financieros
confiables. Los errores en la medición del ingreso pueden ser materiales si los
activos son desechados sin que su costo sea retirado de las cuentas, o si la
distinción entre gastos de capital o de ingresos no es manejada consistentemente.
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Las pérdidas que surgen inevitablemente de métodos no controlados de adquirir,
mantener y retirar, con frecuencia son más grandes que las pérdidas de fraudes en
el manejo del efectivo.
Una utilización exitosa de presupuesto de una organización presupone la
existencia de registro contables confiables y detallados para la entidad y equipo.
Un conocimiento detallado de las clases, cantidades y condición del equipo
existente es una base esencial para el pronóstico inteligente de las necesidades de
reposición y de adiciones a la institución.
Otros controladores importantes aplicables son los siguientes:
• Un mayor auxiliar, que consiste en un registro separado por cada unidad de
propiedad que facilite el trabajo de los auditores al analizar las adiciones bien sea
mediante compras, arriendo o construcciones, número de ingreso.
• Un medio conveniente de registrar las autorizaciones.
• Una declaración escrita y autorizada de los peritos de la organización, en la que
se hace distinción entre los gastos de capital cargados a una cuenta de activos y
cargado a una cuenta de gastos.
• Una política, que exige que todas las compras de propiedad y equipos sean
manejada a través del departamento de compra y sujetas a rutinas estándar de
recibo, inspección y pago.
• Inventario físicos periódicos, diseñados para verificar la existencia, ubicación y
condición de toda la propiedad relacionada en las cuentas y; para revelar la
existencia de cualquier unidad no registrada.
• Un sistema de procedimiento para retiros, incluida una orden de trabajo de
retiro, estableciendo las razones para el retiro y llevando las aprobaciones
apropiada.
3.2.6 LOS FORMULARIOS, LOS REGISTROS, LOS INFORMES Y LOS
ARCHIVOS
Según Meigs, Robert F (1998 pág., 9), el propósito de los Reportes e
Informes, es un documento el cual se pueden elaborar de una forma periódica lo
38
cual le sirve a los inversionistas y a otras personas para la toma de decisiones
financieras donde se pueden efectuar comparativos con meses o anteriores.
Los formularios o formas para este proceso se pueden adquirir impreso de
antemano, pero es preferible diseñarlo de acuerdo a las necesidades o
características peculiares de cada entidad.
Un archivo de tarjeta podría ser adecuado para organizaciones pequeñas o
medianas, mientras que los grupos grandes podrían requerir discos o cintas
magnéticas de computador.
Tanto en sistemas pequeños como grandes, la simplicidad debe ser la
norma básica. Solamente debe recogerse la información esencial; cuanto más
complicados son los procesos, más fácilmente se rompe el control. Debe usarse un
formulario preparado para cada activo, individual o grupalmente considerado, y
sacarse todo los duplicados que sean necesarios. El original se guarda
numéricamente en la unidad de control, mientras que los duplicados se pueden
utilizar en las unidades donde se encuentran los activos.
Los formularios que se pueden considerar como básicos en este proceso
son:
a) La solicitud de Aprobación para Adquisición.
Después de un estudio tanto de ingeniería como de economía, se vacía la
información correspondiente en este formulario y se somete a la aprobación del
comité de activos fijos.
b) La orden de trabajo.
En el caso de que los activos sean construidos por la empresa, se emplea este
formulario; una copia del mismo puede servir como cuenta de los costos.
c) La factura del proveedor(o las órdenes de trabajo).
Sirven como base para la contabilización del costo de adquisición de los activos.
d) El mayor de Activos Fijos (Hoja o Tarjetas).
Suele ser el Mayor Auxiliar, al cual se hizo referencia anteriormente. Muestra la
descripción de los activos, sus partes, sus datos financieros, etc.
e) La Marca de identificación.
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Es la anotación que señala el nombre del propietario y el número del equipo, o
sobre una placa pegada al mismo.
f) La solicitud de transferencia o retiro.
Ninguna pieza del activo fijo puede salir de una unidad orgánica sin este
formulario debidamente aprobado por el gerente de la institución y mantenimiento
y el jefe de administración de activos fijos.
En cuanto a los intereses, un determinado número de ellos son importantes para
ayudar a la gerencia en ejercer el control, sobre los activos fijos. Los desembolsos
reales son activos fijos deben ser comparados con las autorizaciones
presupuestarias. Los gastos de mantenimiento y reparación deben ser reportados
sobre una base de responsabilidad como una indicación del cuidado que cada
centro ha dado a los activos bajo su custodia y uso. Las ganancias o pérdidas
habidas en el retiro de los activos, así como de la adecuidad del cálculo de la
depreciación y del valor de salvamento.
3.2.7 APLICACIÓN DE LA NIC 16
La adopción de las Normas Internacionales de Contabilidad contribuirá a
mejorar la percepción internacional de Venezuela y las empresas venezolanas
como receptoras de inversiones, al hacer mucho más sencilla para la revisión de
inversionistas extranjeros la presentación de los estados financieros de nuestras
empresas. Con todo ello, se espera que el cambio se constituya en una ventaja
comparativa que mejore la posición de las empresas venezolanas en el complejo
mundo de la globalización económica actual.
En fin, la adopción de estas normas permitirá a las empresas venezolanas
crear las condiciones para un mercado de capitales integrado y eficaz aumentando
la comparabilidad de las cuentas en el mercado para la competencia y la
circulación de capitales y evitar así la costosa tarea de tener que traducir las
mismas cuentas a diferentes normas internacionales. Estas normas entraron en
vigencia en Venezuela para el 2008 como BANVENNIF.
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Varios de los puntos a tomar en cuenta para la presentación de los
Estados Financieros por parte de las empresas venezolanas sobre las NIC’S 16 son
los siguientes:
• La NIC 16 reconoce como método el más conveniente para el patrón o el
principal que esté a cargo de la organización.
• La NIC 16 requiere gastos subsiguientes en los bienes de uso a ser capitalizados
cuando es probable que la entidad reciba futuros beneficios económicos por
encima del estándar de desempeño estimado originalmente.
• Según la NIC 16, los incrementos o disminuciones de reevaluación solo pueden
realizarse a cada ítem en forma individual.
• Según la Nic16, un activo disponible para la venta u ocioso deja de continuar
depreciándose cuando la organización lo des-reconoce, aunque este en ocioso.
3.2.8 Manual de Normas y Procedimientos
Según Chiavenato (2000); expresa que:
“Son los usados por la empresa y se han ido evolucionando
en forma creciente permitiendo realizar las actividades con
mejor progreso de los procesos administrativos; eficiencia y
eficacia, logrando así mayor cumplimento de sus objetivos
y ser competitivo en el mercado (pág. 12)”
Describe las tareas rutinarias de trabajo, a través de la descripción de los
procedimientos que se utilizan dentro de la organización y la secuencia lógica de
cada una de sus actividades, para unificar y controlar las rutinas de trabajo y evitar
su alteración arbitraria. Ayudan a facilitar la supervisión del trabajo mediante la
normalización de las actividades, evitando la duplicidad de funciones y los pasos
innecesarios dentro de los procesos, facilitan la labor de la auditoria
administrativa, la evasión del control interno y su vigilancia.
Contiene un texto que señala las normas que se deben cumplir para la
ejecución de las actividades que integran los procesos, se complementa con
diagramas de flujo, así como las formas y formulas que se emplean en cada uno
de los procedimientos que describen. El manual de normas y procedimientos
41
organizacional de la entidad, ya que elaborar uno solo en forma general
representaría ser un documento muy complejo, por pequeña que sea la
organización.
3.2.9 Matriz FODA o DOFA
La sigla FODA, es un acróstico de fortalezas (factores críticos positivos
con los que se cuenta), Oportunidades (aspectos positivos que se puede
aprovechar utilizando las fortalezas), Debilidades (factores críticos negativos que
se deben eliminar o reducir) y Amenazas (aspectos negativos externos que
podrían obstaculizar el logro de nuestros objetivos); es una herramienta de análisis
que puede ser aplicada a cualquier situación, individuo, producto, empresa, entre
otros; que esté actuando como objeto de estudio en un momento determinado del
tiempo.
3.3. Bases Legales
Son los documentos de naturaleza legal que fundamentan la referencia y el
soporte de la investigación que se realiza, estos documentos pueden ser normas,
leyes, reglamentos, decretos o resoluciones.
Para tales fines son los siguientes: La Constitución de la República
Bolivariana de Venezuela de 1999 explica lo siguiente:
Título III de los Derechos Humanos y Garantías de los Deberes.
Capítulo VII de los Derechos Económicos
Artículo 117.
Todas las personas tendrán derecho a disponer de bienes y servicios de
calidad así como una información adecuada y no engañosa sobre el contenido y
características de los productos y servicios que consumen; a la libertad de elección
y un trato equitativo y digno. La ley establece los mecanismos para garantizar
esos derechos, las normas de control de calidad y cantidad de bienes y servicios,
los procedimientos de defensa del público consumidor y las sanciones
correspondientes de defensa del público consumidor y las sanciones
42
correspondientes de los daños ocasionados y las sanciones correspondientes por la
violencia de estos derechos.(Pág. 105).
Este Artículo se refiere que todas las personas tienen derecho a tener
bienes y servicios de buena calidad, así como una información clara o hacerla a
los bienes y servicios que consume sin ser engañados con información falsa.
Normas Internacionales de Auditoria
“NIA-400 El término "Sistema de control interno" significa todas las
políticas y procedimientos (controles internos) adoptados por la administración de
una entidad para ayudar a lograr el objetivo de la administración de asegurar,
tanto como sea factible, la conducción ordenada y eficiente de su negocio,
incluyendo adhesión a las políticas de administración, la salvaguarda de activos,
la prevención y detección de fraude y error, la precisión e integralidad de los
registros contables, y la oportuna preparación de información financiera confiable.
(p.2)”
Se evalúan los riesgos del control interno con una clara compresión de
todo el sistema de contabilidad para lograr realizar una planeación y desarrollar el
enfoque de una auditoria efectiva. En el caso del auditor deberá diseñar
procedimientos que aseguren y disminuyan el nivel de riesgo que mejore el
funcionamiento de la entidad.
Declaración Contadores Públicos de Venezuela sobre Normas y
Procedimientos de Auditoria emitida por la Federación de Colegios de
Contadores.
DNA-4 Este pronunciamiento versa sobre el contenido y presentación del
informe, por medio del cual el Contador Público comunica a la Gerencia de la
entidad cuyos estados financieros examina, las debilidades importantes que hayan
llamado su atención durante el estudio y evaluación del Control Interno, realizado
sobre bases selectivas, con la finalidad de determinar el alcance de las pruebas de
auditoría, y no para expresar una opinión sobre el mismo.
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Cabe destacar que en este texto se explica cómo se debe elaborar el informe de
auditoría sobre el control interno y/o la carta que se debe emitir a la gerencia y
todo su contenido para su presentación.
Reglamento sobre la Desincorporación para la posterior enajenación o
desecho de bienes muebles e inmuebles propiedad del Estado Carabobo o de
sus Entes Descentralizados, Decreto 508 de fecha 20 de abril de 2014
publicado en Gaceta Oficial Extraordinaria N° 3226 del Estado Carabobo, de
la misma fecha.
Tiene por objeto todos los aspectos inherentes a la desincorporación de
bienes propiedad del Estado Carabobo o de cualquiera de sus entes
descentralizados, para su posterior enajenación o desecho.
3.4. Definición de Términos Básicos
Activo: Son todas aquellas propiedades que posee la empresa y que se les puede
asignar algún valor monetario. Tales propiedades pueden estar representadas en
bienes materiales o no, derechos de usufructo, de goce o de participación.
Contabilización de los activos fijos: la contabilización se efectuara cuando los
activos fijos se adquieran, construyan, fabriquen, se reciban o se reconozca al
derecho al uso.
Control: Es un proceso administrativo de evaluación y corrección de
desviaciones, este proceso permite que las actividades de una organización queden
ajustadas a un plan preconcebido de acción y el plan de ajuste a las actividades de
la organización.
Control Contable: Son los procedimientos y registros relativos a la seguridad de
los activos y la confiabilidad de los registros financieros.
Depreciación: es la distribución sistemática del importe depreciable de un activo
a lo largo de su vida útil.
Desincorporación de Activo Fijo: es el egreso de un bien mueble que se
traduzca en un descargo o enajenación de dicho bien y conlleve a la disminución
del patrimonio público en lo referente a sus bienes muebles.
44
Información: Conjunto de datos organizados, que trasmiten un mensaje a
receptores finales.
Manual: es un instrumento donde se plasma de forma organizada los procesos a
seguir de acuerdo a normas ya establecidas para el logro de un determinado
objetivo.
Norma: ordenamiento interactivo de acción que persigue un fin determinado con
la característica de ser rígido en su aplicación. Regla, disposición y criterio que
establece una autoridad para regular las acciones de los distintos agentes
económicos.
Objetivos: Son un conjunto re manifestaciones que persiguen un fin o finalidades
en común.
Optimizar: Lograrel mejor resultado posible de una actividad o proceso mediante
el aprovechamiento al máximo de sus potencialidades.
Políticas: Es la forma por medio de la cual las normas fijadas van a lograrse o las
pautas establecidas para respaldar esfuerzos con el objeto de lograr las metas
establecidas.
Procedimientos: descripción de las operaciones realizadas en un área
determinada. Presentación por escrito, en forma secuencial de las acciones a
ejecutar para lograr una función.
Propiedad, Planta y Equipo: son los activos fijos tangibles que posee una
entidad para su uso en la producción o suministro de bienes y servicios, para
arrendarlos a terceros o para propósitos administrativos y se esperan usar durante
más de un periodo económico.
Registro: Libro o documento que contiene o comprueba algunas o todas las
actividades de una empresa, o que contiene y justifica una transacción.
Riesgo: Esta asociado al grado de variabilidad de la utilidad o efectivo y la
posibilidad de perdida.
Valor en libro: es el importe por el que tal elemento aparece en el balance de la
situación general, una vez deducidas la depreciación acumulada y las pérdidas de
valor pro deterioro que eventualmente le corresponde.
45
Valor razonable: es la cantidad por el cual puede ser intercambiado un activo
entre un comprador y un vendedor debidamente informados a una transacción
libre
Valor residual: es la cantidad neta que la entidad espera obtener de un activo al
final de su vida útil, después de haber deducido los eventuales costos derivados de
la desapropiación.
Traspaso interno de activos fijos: es el traslado de los bienes, de una a otra
unidad administrativa; esta situación no afecta al patrimonio de la entidad por
construir un movimiento interno. Este proceso se lo efectuara utilizando el
formulario “traspaso interno de activos fijos” tal como se indica en el
procedimiento de traspaso.
CAPITULO IV
FASES METODOLÓGICAS
46
A continuación se presentan las fases metodológicas desarrolladas en este
capítulo cuyo objetivo general es la mejora del control interno en la adquisición y
desincorporación de los Activos Fijos de la Institución INCES Luis Beltrán Pietro
Figueroa (Los Colorados); el cual permita el control de los mismos tanto en la
adquisición, desincorporación y resguardo de los bienes, con el fin de obtener
información útil y oportuna para la toma de decisiones a nivel gerencial.
4.1 Fase I: Diagnosticar la situación actual del proceso de adquisición y
desincorporación de los Activos Fijos de la Institución INCES Luis Beltrán
Pietro Figueroa (los colorados).
En la presente fase se empleó el instrumento de recolección de datos para
recaudar la información fue la técnica del Cuestionario, Lourdes Munch (pág. 56)
lo define como: “Es un formato redactado en forma de interrogatorio para obtener
información acerca de las variables que se investigan, puede y debe reflejar y estar
relacionado con las variables y sus indicadores”. De manera de captar todo lo
relacionado en el departamento referente al manejo de los Activos Fijos, el
cuestionario como elemento de orden y formulación de pregunta, el cual
constituyo un recurso importante para la evaluación y análisis de la información
recopilada, y la elaboración de las conclusiones de este informe. Además que la
utilización de dicho instrumento permite contar con un material ordenado para
que los datos o la información sean analizados correctamente; el mismo está
constituido por once (11) preguntas con dos opciones de respuestas (SI ó NO),
para facilitar el manejo estadísticos de los datos, con el propósito de obtener
información general de lasfunciones y el proceso de control interno del
Departamento Administrativo; esto para dar cumplimiento e identificar las
necesidades y requerimientos a través del instrumento seleccionado.
Al respecto según Fidas A., (2010) define como población o
universo como: “la población, conjunto finito o infinito de elementos
con características comunes para los cuales serán extensivas las
conclusiones de la investigación. Está delimitada por el problema y
por los objetivos del estudio (p 81)”. Así mismo Arias, (2006) señala
47
que la muestra “es un subconjunto representativo y finito que se extrae
de la población (p83)”.
La población estuvo constituida por doce (12) trabajadores que laboran
directamente con la organización.
El tipo de muestreo utilizado es el muestreo intencionado o sesgado,
puesto que fueron seleccionados los trabajadores considerados más
representativos, debido al conocimiento y de sus funciones en la institución, la
muestra la conformaron siete (7) personas que trabajan de manera directa con el
proceso que involucra los Activos Fijos de la Instituciones Luis Beltrán Pietro
Figueroa.
Para la aplicación del cuestionario fue importante considerar el grupo al
cual se le aplico el instrumento, de acuerdo a diversos factores y con relación al
presente informe, se formuló dicho cuestionario con preguntas de tipo cerradas, lo
que permitió al entrevistado responder a criterio y juicio propio.
4.2. Fase II: Determinar las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas
(DOFA) del proceso de adquisición y desincorporación de los Activos fijos de
la institución INCES(los colorados).
Para el diagnóstico de esta fase se procedió a la identificación de las
debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas, que se concentraron en el
diseño de una matriz DOFA.
Rodríguez (2002), señala al análisis DOFA como:
“es una herramienta analítica que le permita trabajar con toda la
información que posea sobre su negocio, útil para examinar sus
Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas” (p. 42).
En la identificación de las debilidades y fortalezas actuales del
departamento Administrativo en cuanto al proceso de control y registro de los
Activos Fijos de la Institución Luis Beltrán Pietro Figueroa, se estructuro una
Matriz DOFA, un estudio de la situación de la organización, analizando sus
características internas Debilidades,Fortalezas, Amenazas y Oportunidades en una
matriz DOFA
48
4.3. Fase III: Presentar acciones concretas para mejorar el control interno de
los Activos fijo de la Institución INCES Luis Beltrán Pietro Figueroa (los
colorados).
En esta fase se procede a presentar acciones concretas que debe poseer
todos los atributos necesarios para que su uso pueda mejorar el desarrollo de las
actividades administrativas y contables en el departamento; De manera global, el
principal objetivo de este estudio es para Presentar acciones concretas,determinar
qué mejoras se debe implantar en la institución que ayude alcanzar el máximo
beneficio y analizando en detalles a los activos fijos para extraer las principales
ventajas de la entidad Es algo imprescindible para el presente y el futuro de la
organización, para su supervivencia y desarrollo esta mejora, y con la ayuda de los
resultados obtenidos de las fases anteriores e comenzará a estructurar de la mejor
manera lo establecido.
Para lo cual se tomaran en cuenta los resultados que arrojen el instrumento
de recolección de datos, de manera que se logre optimizar el control interno y a su
vez cubrir las expectativas de la institución.
CAPITULO V
RESULTADOS
5.1. Presentación y análisis de los resultados.
49
El objetivo principal de este capítulo es el proporcionar conocimientos a
los lectores acerca de los resultados que se obtuvieron con la aplicación del
instrumento mencionado.
Con el fin de analizar la información recopilada a través del cuestionario
realizada al jefe de división administrativa, finanzas, contabilidad e igualmente al
analista; de la Institución INCES Luis Beltrán Pietro Figueroa (los colorados), se
utilizarán como apoyo gráficos circulares, acompañados cada uno por un análisis,
con el fin de brindar una mejor presentación y comprensión de los resultados
obtenidos en el presente informe.
5.2 Fase I: Diagnosticar la situación actual del proceso de adquisición y
desincorporación de los Activos Fijos de la Institución INCES Luis Beltrán
Pietro Figueroa (los colorados).
En esta técnica utilizada para la obtención de información sobre el control
interno de los Activos Fijos, el cuestionario se estructuro con 11 preguntas
cerradas y dirigidas a las personas relacionadas directamente con el departamento.
Esta técnica consistió en la elaboración de preguntas asociadas con lo que son las
normas de control interno, de manera que una respuesta negativa indique la
ausencia o incumplimiento de las mismas; adicional a esto los procedimientos son
útiles para cualquier actividad que realice la entidad y disminuyen las
probabilidades de error en las operaciones.
Ítem N° 1. ¿Considera usted que existe una estructura organizada en el
departamento de administración en cuanto al activo fijo?
Cuadro N° 1. Estructura.
Alternativa Frecuencia Porcentaje (%)
SI 0 0
NO
Total
Fuente: Dpto. Administrativo
(2014)
Grafica Nº 1. Estructura
Fuente: Lamuño Jolneidry
Análisis:
Como se puede visualizar, el cien por ciento (100%) de los encuestados
considera que no existe una estructura organizada en el departamento, lo
permite detectar la primera debilidad en el área, ya que la estructuración de un
departamento mejora significativamente el curso de sus operaciones además de
generar orden y disminuir las probabilidades de error de cualquier actividad.
Ítem N° 2. ¿Existen políticas de control interno en el departamento en cuanto
a los activos fijos?
Cuadro N° 2. Políticas.
Alternativa
50
7 100
7 100
Administrativo INCES Luis Beltrán Pietro Figueroa (los colorados)
Grafica Nº 1. Estructura
Lamuño Jolneidry
Como se puede visualizar, el cien por ciento (100%) de los encuestados
considera que no existe una estructura organizada en el departamento, lo
permite detectar la primera debilidad en el área, ya que la estructuración de un
departamento mejora significativamente el curso de sus operaciones además de
generar orden y disminuir las probabilidades de error de cualquier actividad.
Ítem N° 2. ¿Existen políticas de control interno en el departamento en cuanto
Cuadro N° 2. Políticas.
Frecuencia Porcentaje (%)
SI0%
NO100%
Pietro Figueroa (los colorados)
Como se puede visualizar, el cien por ciento (100%) de los encuestados
considera que no existe una estructura organizada en el departamento, lo que
permite detectar la primera debilidad en el área, ya que la estructuración de un
departamento mejora significativamente el curso de sus operaciones además de
generar orden y disminuir las probabilidades de error de cualquier actividad.
Ítem N° 2. ¿Existen políticas de control interno en el departamento en cuanto
Porcentaje (%)
SI0%
SI
NO
SI
NO
Total
Fuente: Dpto. Administrativo
(2014)
Grafica Nº 2 Políticas
Fuente: Lamuño Jolneidry
Análisis:
En respuesta a esta pregunta el cincuenta y siete por ciento (57%) de los
encuestados, más de la mitad indicaron que no existen o desconocen políticas de
control interno en el departamento, lo que denota una falla que puede generar
mala organización y el d
es indispensable ya que a través de ellas la entidad puede fijar límites que afecten
satisfactoriamente la toma de decisiones así como la realización de otros actos
administrativos.
Ítem N°3. ¿Existen procedimientos de control interno establecidos en el
departamento en cuanto a los activos fijos?
Cuadro N°3. Procedimientos.
SI43%
51
3 43
4 57
7 100
Administrativo INCES Luis Beltrán Pietro Figueroa (los colorados)
Grafica Nº 2 Políticas
Lamuño Jolneidry
En respuesta a esta pregunta el cincuenta y siete por ciento (57%) de los
encuestados, más de la mitad indicaron que no existen o desconocen políticas de
control interno en el departamento, lo que denota una falla que puede generar
mala organización y el difícil logro los objetivos. La importancia de las políticas
es indispensable ya que a través de ellas la entidad puede fijar límites que afecten
satisfactoriamente la toma de decisiones así como la realización de otros actos
sten procedimientos de control interno establecidos en el
departamento en cuanto a los activos fijos?
Cuadro N°3. Procedimientos.
Pietro Figueroa (los colorados)
En respuesta a esta pregunta el cincuenta y siete por ciento (57%) de los
encuestados, más de la mitad indicaron que no existen o desconocen políticas de
control interno en el departamento, lo que denota una falla que puede generar
importancia de las políticas
es indispensable ya que a través de ellas la entidad puede fijar límites que afecten
satisfactoriamente la toma de decisiones así como la realización de otros actos
sten procedimientos de control interno establecidos en el
NO57%
SI
NO
Alternativa
SI
NO
Total
Fuente: Dpto. Administrativo
(2014)
Grafica Nº 3 Procedimientos
Fuente: Lamuño Jolneidry
Análisis:
Como frente a esta pregunta, el cincuenta y siete por ciento (57%) de las
personas consultas negó la existencia de procedimientos de control interno
departamento; estas mismas personas son las que respondieron la pregunta
anterior el cual desconocían las políticas del control interno. Esta falta de
procedimientos impide el adecuado funcionamiento de las diferentes tareas.
Ítem N°4. ¿Existe un
cuanto a los activos fijos?
Cuadro N°4. Manuales
SI43%
52
Frecuencia Porcentaje (%)
3 43
4 57
7 100
Administrativo INCES Luis Beltrán Pietro Figueroa (los colorados)
Grafica Nº 3 Procedimientos
Lamuño Jolneidry
Como frente a esta pregunta, el cincuenta y siete por ciento (57%) de las
personas consultas negó la existencia de procedimientos de control interno
departamento; estas mismas personas son las que respondieron la pregunta
anterior el cual desconocían las políticas del control interno. Esta falta de
procedimientos impide el adecuado funcionamiento de las diferentes tareas.
Ítem N°4. ¿Existe un manual de control interno en el departamento en
cuanto a los activos fijos?
Cuadro N°4. Manuales
Porcentaje (%)
Pietro Figueroa (los colorados)
Como frente a esta pregunta, el cincuenta y siete por ciento (57%) de las
personas consultas negó la existencia de procedimientos de control interno en el
departamento; estas mismas personas son las que respondieron la pregunta
anterior el cual desconocían las políticas del control interno. Esta falta de
procedimientos impide el adecuado funcionamiento de las diferentes tareas.
manual de control interno en el departamento en
NO57%
SINO
Alternativa
SI
NO
Total
Fuente: Dpto. Administrativo
(2014)
Grafica Nº 4 Manuales
Fuente: Lamuño Jolneidry
Análisis:
Ante esta pregunta, se sigue repitiendo los resultados de las preguntas
anteriores con el cincuenta y siete por ciento (57%) de los trabajadores señalo que
no existe o desconocían de un ma
departamento, lo cual pudiera estar influyendo en el
operaciones.
Ítem N°5. ¿Existe una persona autorizada que supervise los procedimientos
de control interno dentro del departamento
SI43%
53
Frecuencia Porcentaje (%)
3 43
4 57
7 100
Administrativo INCES Luis Beltrán Pietro Figueroa (los colorados)
Grafica Nº 4 Manuales
Lamuño Jolneidry
Ante esta pregunta, se sigue repitiendo los resultados de las preguntas
anteriores con el cincuenta y siete por ciento (57%) de los trabajadores señalo que
no existe o desconocían de un manual de control interno establecido en el
departamento, lo cual pudiera estar influyendo en el mal desenvolvimiento de las
Ítem N°5. ¿Existe una persona autorizada que supervise los procedimientos
de control interno dentro del departamento en cuanto a los activos fijos?
Porcentaje (%)
Pietro Figueroa (los colorados)
Ante esta pregunta, se sigue repitiendo los resultados de las preguntas
anteriores con el cincuenta y siete por ciento (57%) de los trabajadores señalo que
nual de control interno establecido en el
desenvolvimiento de las
Ítem N°5. ¿Existe una persona autorizada que supervise los procedimientos
en cuanto a los activos fijos?
NO57%
SINO
Cuadro N°5. Persona Autorizada.
Alternativa
SI
NO
Total
Fuente: Dpto. Administrativo
(2014)
Grafica Nº 5.Persona Autorizada
Fuente: Lamuño Jolneidry
Análisis:
En este caso el cien por ciento (100%) de las personas consultadas
la existencia de una persona debidamente autorizada que supervise los
procedimientos de control interno en el departamento. Esta fortaleza se p
debido a que esta delegado las funciones en cuanto a los procedimientos de
control y por ende hay una figura que monitoree las funciones;disminuir las
probabilidades de error de cualquier actividad.
Ítem N° 6. ¿Se promueve en la institución periódi
inventario físico de los activos?
54
Cuadro N°5. Persona Autorizada.
Frecuencia Porcentaje (%)
7 100
0 0
7 100
Administrativo INCES Luis Beltrán Pietro Figueroa (los colorados)
Grafica Nº 5.Persona Autorizada
Lamuño Jolneidry
En este caso el cien por ciento (100%) de las personas consultadas
la existencia de una persona debidamente autorizada que supervise los
procedimientos de control interno en el departamento. Esta fortaleza se p
debido a que esta delegado las funciones en cuanto a los procedimientos de
control y por ende hay una figura que monitoree las funciones;disminuir las
probabilidades de error de cualquier actividad.
Ítem N° 6. ¿Se promueve en la institución periódicamente, la toma de
inventario físico de los activos?
NO0%
SI100%
Porcentaje (%)
Pietro Figueroa (los colorados)
En este caso el cien por ciento (100%) de las personas consultadas afirma
la existencia de una persona debidamente autorizada que supervise los
procedimientos de control interno en el departamento. Esta fortaleza se presenta
debido a que esta delegado las funciones en cuanto a los procedimientos de
control y por ende hay una figura que monitoree las funciones;disminuir las
camente, la toma de
SI
NO
Cuadro N°6. Inventario
Alternativa
SI
NO
Total
Fuente: Dpto. Administrativo
(2014)
Grafica Nº 6 Inventario
Fuente: Lamuño Jolneidry
Análisis:
En respuesta a esta pregunta el cien por ciento (100%) señala que en la
Institución no se realizan o promueven recuentos físicos del activo fijo
conclusión a esta interrogante
periódicamente no se
fue removido del área
Ítem N°7. ¿Se encuentran debidamente resguardados los títulos de
propiedad?
55
Cuadro N°6. Inventario Físico.
Frecuencia Porcentaje (%)
0 0
7 100
7 100
Administrativo INCES Luis Beltrán Pietro Figueroa (los colorados)
Grafica Nº 6 Inventario Físico
Lamuño Jolneidry
En respuesta a esta pregunta el cien por ciento (100%) señala que en la
no se realizan o promueven recuentos físicos del activo fijo
conclusión a esta interrogante es que si no se realiza un inventario físico
periódicamente no se sabrá donde estáubicado, si esta defectuoso o deteriorado, o
área donde estaba disponible, entre otras.
Ítem N°7. ¿Se encuentran debidamente resguardados los títulos de
NO100%
SI0%
Porcentaje (%)
Pietro Figueroa (los colorados)
En respuesta a esta pregunta el cien por ciento (100%) señala que en la
no se realizan o promueven recuentos físicos del activo fijo, como
se realiza un inventario físico
esta defectuoso o deteriorado, o
Ítem N°7. ¿Se encuentran debidamente resguardados los títulos de
SI
NO
Cuadro N°7. Títulos
Alternativa
SI
NO
Total
Fuente: Dpto. Administrativo
(2014)
Grafica Nº 7 Títulos
Fuente: Lamuño Jolneidry
Análisis:
Para efectos de la salvaguarda de documentos inherente a los Activos
Fijos; el 100 por ciento
encuentran debidamente resguardados y no se llevan un control sobre las facturas
que soportan las adquisiciones y los títulos de propiedad. Todo Activo Fijo
depreciable debe poseer un expediente, el cual contenga los datos y
requerimientos necesarios para su adquisición, aunado a esto, es necesario anexar
una copia que sirva de soporte
Ítem N°8. ¿Cuenta la
registro, y salvaguarda de los Activos Fijos?
56
de Propiedad
Frecuencia Porcentaje (%)
0 0
7 100
7 100
Administrativo INCES Luis Beltrán Pietro Figueroa (los colorados)
Títulos de Propiedad
Lamuño Jolneidry
Para efectos de la salvaguarda de documentos inherente a los Activos
por ciento de los encuestados consideran que los mismos no se
encuentran debidamente resguardados y no se llevan un control sobre las facturas
ue soportan las adquisiciones y los títulos de propiedad. Todo Activo Fijo
depreciable debe poseer un expediente, el cual contenga los datos y
requerimientos necesarios para su adquisición, aunado a esto, es necesario anexar
una copia que sirva de soporte en el registro del mismo.
Ítem N°8. ¿Cuenta la organización con una base de datos acorde para el
registro, y salvaguarda de los Activos Fijos?
NO100%
Porcentaje (%)
Pietro Figueroa (los colorados)
Para efectos de la salvaguarda de documentos inherente a los Activos
de los encuestados consideran que los mismos no se
encuentran debidamente resguardados y no se llevan un control sobre las facturas
ue soportan las adquisiciones y los títulos de propiedad. Todo Activo Fijo
depreciable debe poseer un expediente, el cual contenga los datos y
requerimientos necesarios para su adquisición, aunado a esto, es necesario anexar
con una base de datos acorde para el
SI0%
SI
NO
Cuadro N°8 Base de Datos
Alternativa
SI
NO
Total
Fuente: Dpto. Administrativo
(2014)
Grafica Nº 8 Base de Datos
Fuente: Lamuño Jolneidry
Análisis:
El 100 por ciento
de un sistema que no sumini
no permite codificar los activos de acuerdo a su clasificación, ubicación, así como
el mantener un record por mejoras y mantenimiento aplicados a dichos activos.
N°9. ¿Usted considera que los Activos
identificados?
57
Cuadro N°8 Base de Datos
Frecuencia Porcentaje (%)
0 0
7 100
7 100
Administrativo INCES Luis Beltrán Pietro Figueroa (los colorados)
Grafica Nº 8 Base de Datos
Lamuño Jolneidry
por ciento de los encuestados consideran que no, ya que disponen
de un sistema que no suministra una base de dato eficiente debido a que el mismo
no permite codificar los activos de acuerdo a su clasificación, ubicación, así como
el mantener un record por mejoras y mantenimiento aplicados a dichos activos.
N°9. ¿Usted considera que los Activos Fijos depreciables están debidamente
SI0%NO
100%
Porcentaje (%)
Pietro Figueroa (los colorados)
de los encuestados consideran que no, ya que disponen
stra una base de dato eficiente debido a que el mismo
no permite codificar los activos de acuerdo a su clasificación, ubicación, así como
el mantener un record por mejoras y mantenimiento aplicados a dichos activos.
Fijos depreciables están debidamente
SI0%
SI
NO
Cuadro N°9.Activos depreciables
Alternativa
SI
NO
Total
Fuente: Dpto. Administrativo
(2014)
Grafica Nº 9 Activos Depreciables
Fuente: Lamuño Jolneidry
Análisis:
El 29 por ciento
debilidad ya que los activos fijos depreciables no poseen una debida
(contrario a lo que
ciertos problemas al momento de ubicarlos.
Ítem N°10. ¿Existe un control físico sobre los Activos Fijos menores
(Herramientas de manos y Otros artículos)?
58
Cuadro N°9.Activos depreciables
Frecuencia Porcentaje (%)
2 29
5 71
7 100
Administrativo INCES Luis Beltrán Pietro Figueroa (los colorados)
9 Activos Depreciables
Lamuño Jolneidry
por ciento de los encuestados considera que existe una gran
debilidad ya que los activos fijos depreciables no poseen una debida
(contrario a lo que está registrado en libros correspondiente a ellos), creando
ciertos problemas al momento de ubicarlos.
Ítem N°10. ¿Existe un control físico sobre los Activos Fijos menores
(Herramientas de manos y Otros artículos)?
SI29%
NO71%
Porcentaje (%)
Pietro Figueroa (los colorados)
de los encuestados considera que existe una gran
debilidad ya que los activos fijos depreciables no poseen una debida identificación
correspondiente a ellos), creando
Ítem N°10. ¿Existe un control físico sobre los Activos Fijos menores
SI
NO
Cuadro N°10 Activos Fijos Menores
Alternativa
SI
NO
Total
Fuente: Dpto. Administrativo
(2014)
Grafica Nº 10 Activos Fijos menores
Fuente: Lamuño Jolneidry
Análisis:
El 71 por ciento
físico sobre los Activos Fijos menores, a pesar que la persona encargada de velar
por el uso del mismo, muchas veces a la hora de ubicarlos físicamente se observa
que los mismos no están dispuestos
daño o transferencias realizadas a las diferentes áreas dentro de la organización o
SEDES
59
Cuadro N°10 Activos Fijos Menores
Frecuencia Porcentaje (%)
2 29
5 71
7 100
Administrativo INCES Luis Beltrán Pietro Figueroa (los colorados)
Grafica Nº 10 Activos Fijos menores
Lamuño Jolneidry
por ciento de los entrevistados consideran que no existe un control
físico sobre los Activos Fijos menores, a pesar que la persona encargada de velar
por el uso del mismo, muchas veces a la hora de ubicarlos físicamente se observa
que los mismos no están dispuestos en la ubicación señalada bien sea por causa de
daño o transferencias realizadas a las diferentes áreas dentro de la organización o
SI29%
NO71%
Porcentaje (%)
Pietro Figueroa (los colorados)
de los entrevistados consideran que no existe un control
físico sobre los Activos Fijos menores, a pesar que la persona encargada de velar
por el uso del mismo, muchas veces a la hora de ubicarlos físicamente se observa
en la ubicación señalada bien sea por causa de
daño o transferencias realizadas a las diferentes áreas dentro de la organización o
SI
NO
Ítem N°11. ¿Existen tarjetas de control individual para los activos fijos
Depreciables, en donde se especifique: Costos
incorporación, método de depreciación, vida útil, valor de salvamento,
localización y número de identificación
Cuadro N° 11. Especificaciones
Alternativa
SI
NO
Total
Fuente: Dpto. Administrativo INCES Luis
(2014)
Grafica Nº 11
Fuente: Lamuño Jolneidry
Análisis:
El 57 por ciento
control individual para los Activos Fi
Costos, fecha de adquisición, fecha de incorporación, método de depreciación,
vida útil, valor de salvamento, local
del resto la misma es suministrada por la
60
Existen tarjetas de control individual para los activos fijos
Depreciables, en donde se especifique: Costos, fecha de adquisición, fecha de
incorporación, método de depreciación, vida útil, valor de salvamento,
localización y número de identificación?
Cuadro N° 11. Especificaciones
Frecuencia Porcentaje (%)
4 57
3 43
7 100
Fuente: Dpto. Administrativo INCES Luis Beltrán Pietro Figueroa (los colorados)
Lamuño Jolneidry
por ciento de los entrevistados consideran que si existen tarjetas de
control individual para los Activos Fijos Depreciables, en donde se especifique:
Costos, fecha de adquisición, fecha de incorporación, método de depreciación,
vida útil, valor de salvamento, localización excepto el número de identificación,
misma es suministrada por la Institución.
NO43%
SI57%
Existen tarjetas de control individual para los activos fijos
, fecha de adquisición, fecha de
incorporación, método de depreciación, vida útil, valor de salvamento,
Porcentaje (%)
Pietro Figueroa (los colorados)
de los entrevistados consideran que si existen tarjetas de
jos Depreciables, en donde se especifique:
Costos, fecha de adquisición, fecha de incorporación, método de depreciación,
ización excepto el número de identificación,
43%
SI
NO
61
Análisis del cuestionario aplicado:
Partiendo de los resultados que arrojó la realización del cuestionario al
personal del departamento administrativo de la Institución Luis Beltrán Pietro
Figueroa(los Colorados), se pudo identificar de manera más palpable las
inconsistencias que existen en este departamento en el área de activo fijo. Se pudo
determinar que el personal integrante de este departamento, no tiene en su
mayoría conocimientos o faltas de trabajo en conjunto, es decir, no manejan la
misma información acerca de como es el registro, control y desincorporación de
los activos fijos, es por ello que se puede decir que no se está realizando un
monitoreo de las actividades y a los procedimientos en cuanto a adquisición,
control y desincorporación de los activos que se están realizando de forma
razonable, sin embargo la poca cantidad de personal a cargo de este departamento
hace que los registros en la mayoría de los casos sean tardíos, así mismo algunos
pueden ser erróneos, ya que la institución no se encarga de mantenerse al día en
cuanto a la actualización de los activos fijos y su ubicación.
Adicional la entidad debe considerar la implementación de un sistema de
que le sea más factible como etiquetado a través de código de barra, ya que, esto
permitiría agilizar el manejo de información correspondiente a los activos fijos
por concepto de traslados de ubicación en la misma institución, retiros y el uso de
estos por personal en trabajos para la entidad en un momento dado
5.3. Fase II: Determinar las debilidades, oportunidades, fortalezas y
amenazas (DOFA) del proceso de adquisición y desincorporación de los
Activos fijos de la institución INCES(los colorados).
Para el diagnóstico de esta fase se procedió a la identificación de las
debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas, que se concentraron en el
diseño de una matriz DOFA.
Con la siguiente matriz se pudo destacar que el presente estudio la
detección de las deficiencias y carencias a través de una recolección de datos
aportados por los empleados o llamado también trabajadores de la Institución
INCES Luis Beltrán Pietro Figueroa, de la misma pudiendo así desarrollar en la
siguiente etapa una mejora de
mejor seguimiento de los activos
Fuente: Lamuño Jolneidry
DEBILIDADES
OPORTUNIDADES
FORTALEZAS
AMENAZAS
62
siguiente etapa una mejora del control interno que ayude a la entidad a tener un
mejor seguimiento de los activos
Lamuño Jolneidry
• El Personal no maneja la misma informacion
• Ausencia de manual a todo el personal• Falta de monitoreo• Un programa establecido para el manejo
de los Activos fijos
DEBILIDADES
• Utilizar los recursos informáticos a su máximo rendimiento
• Aprovechar el talento humano del personal para crear estrategias de mejora para el departamento.
OPORTUNIDADES
• Existencia de equipos computarizados • Cuentan con recursos para la obtencion
de acitvos • Recurso humano, responsable y
comprometido FORTALEZAS
• Retraso en el proceso realizado por los analistas al momento de solicitar el estatus del activo fijo, bien sea para un evaluo,ubicacion,entre otrros
AMENAZAS
l control interno que ayude a la entidad a tener un
Ausencia de manual a todo el personal
Un programa establecido para el manejo
Utilizar los recursos informáticos a su
Aprovechar el talento humano del personal para crear estrategias de mejora
Existencia de equipos computarizados Cuentan con recursos para la obtencion
Retraso en el proceso realizado por los analistas al momento de solicitar el estatus
63
5.4. Fase III: Presentar acciones concretas para mejorar el control interno
de los Activos fijo de la Institución INCES Luis Beltrán Pietro Figueroa (los
colorados).
5.4.1. Justificación
Con esta mejora se procura optimizar las actividades del departamento
administrativo, con la finalidad de anular cualquier margen de riesgo y así lograr
los objetivos establecidos para la entidad, mediante la aplicación de lineamientos
para mejoras del control interno adecuados al departamento involucrado en el
proceso de incorporación y desincorporación de los activos fijos de la entidad
INCES Luis Beltrán Pietro Figueroa (Los Colorados).
Tomando en consideración que existen procesos que ellos realizan para
obtener los datos financieros se aprecia que no son de manera oportuna ni eficaz
de un activo en un momento determinado
El buen uso del control interno y eficiente hace que se permita proteger los
Activos de la Organización, y se debe empezar por aclarar y expresar que las
políticas aprobadas por los niveles de dirección y administración del INCES Luis
Beltrán Pietro Figueroa (Los Colorados)., mediante la elaboración y aplicación de
técnicas de dirección, verificación y evaluación, de regulaciones administrativas
de manuales de funciones y procedimientos, de sistemas de información y de
programas de solución, inducción y capacitación de personal, son positivas pero
pueden ser mejor.
5.4.2. Acciones de mejora del Control Interno
Debido a las fallas observadas, propongo a la entidad mejora de
procedimientos de seguimiento de los activos fijos donde de tome en cuenta los
siguientes pasos para la mejora e implementación del mismo:
1. Realizar un inventario físico de los activos fijos (4 meses)
Lo primero que se debe realizar para optimizar la mejora es ejecutar la toma
físico de inventario de los activos para tener conocimiento de lo que la
organización posee al momento actual.
64
2. Validar los activos fijos:
Una vez que se haya tomado el inventario físico se procederá a validar los
títulos de propiedad y/o factura delos activos que está registrado en los
libros contables.
3. Inventario y Codificación de los activos fijos:
Realizar un inventario físico y codificado de la totalidad de los activos fijos
en INCES Luis Beltrán Pietro Figueroa., tomando en cuenta lo siguiente:
• Lectura de los nuevos códigos y etiquetado inmediato.
• La homogenización y etiquetado de nuevas incorporaciones.
• Levantamiento de la información de campo, visitando cada uno de los
centros de trabajo.
4. Conciliación y registro de los activos fijos:
Luego de realizado el levantamiento de información de campo y respaldar
dicha información con lo que se tiene archivado, es necesaria la conciliación
de aquellos elementos que no se encuentren físicamente, y extraer los que
ya han sido desincorporado y aun permanecen en los auxiliares contables,
por lo que es preciso un nuevo seguimiento, es importante destacar, que
solo se debe conciliar y registrolos auxiliares que sean debidamente
conciliadas con los activos físicos correspondientes.
Y por último, la valoración de los activos del INCES Luis Beltrán
Pietro Figueroa., incluyendo la elaboración de fichas, informes preliminares
y de los auxiliares correspondientes tomando en cuenta los siguientes
puntos:
• Usando metodología de valoración generalmente aceptada.
• Determinación de las vidas remanentes de cada uno de los activos fijos
considerados.
• Determinación de la obsolescencia funcional correspondiente.
• Determinación de las vidas útiles, en función de grupos homogéneos y
utilizados en otras entidades adjuntas del sector nacional.
65
5. Requerimientos para implementar el acciones y formato el trabajo
de identificación, seguimiento y desincorporación de los activos fijos:
Cada organización puede controlar y registrar sus activos fijos de manera
independiente y con aplicaciones adquiridas o desarrolladas para el control,
registro y seguimiento; el INCES Luis Beltrán Pietro Figueroa no cuenta
con sistema avanzado, pero puede tener control mediante una base de datos
en formato Excel o archivo plano de la información del auxiliar de activos
fijos, con todos los campos necesarios de información, con la fecha a la cual
se realizara la adquisición.
Propósito:
Definir, Canalizar y controlar los movimientos de Activos Fijos,
proporcionando información integrada entre el área Solicitante, con los
departamento administrativo, infraestructura y gerencia,
Alcance y Áreas involucradas:
Las disposiciones establecidas aplicaran a todos los bienes de activos fijos
de sedes que conforman INCES.
Políticas:
I - ADQUISICIONES DE ACTIVOS FIJOS:
1. Los departamentos organizativos tramitarán las adquisiciones de activo
fijo previstas en el Plan Operacional vigente, mediante el formulario
"Solicitud de Activo Fijo" previamente autorizado
2. Toda adquisición de activo fijo (dentro de los límites de costos) “NO”
presupuestada y menor o igual a dos mil quinientas UT, deberá contar con
las siguientes aprobaciones:
INCES:
Gerente de la entidad territorial.
Gerente Territorial de infraestructura.
Gerente Territorial de administrativo.
3. Toda adquisición de activo fijo “NO” presupuestada cuyo costo es mayor
a dos mil quinientas UT,debe contar con el nivel de las aprobaciones
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indicadas en el punto anterior y de la aprobación del ente rector(INCES
principal Caracas) a la cual corresponde dicha Solicitud de Activo Fijo.
4. La unidad responsable del control de los activos fijos, debe velar por el
cumplimiento de los procedimientos y de mantener los parámetros
establecidos (tablas, clases, subclasificación, clases de actividad, criterios de
clasificación, etc.) y el vínculo con el área de Mantenimiento (activos fijos).
TABLA DE VIDA ÚTIL POR TIPO DE ACTIVO FIJO
Tipo 1. Edificios: 20años/ 240 meses
Tipo 2. Maquinarias y equiposagrícolas: 10años/120 meses
Tipo 3. Mobiliario y equipos de oficina: 4 años / 48 meses
Tipo 4. Vehículos:
-Ejecutivos:
-Sede cuya actividad sea servicio
de transporte:
4 años/ 48 meses
4años / 48 meses
Tipo 5. Equipos de procesamiento de
datos:
3 años / 36 meses
Tipo 6. Otros activos fijos: 5 años / 60 meses
Tipo 7. Terrenos: N/A
II - MOVIMIENTOS DE ACTIVOS FIJOS (TRANSFERENCIAS Y
DESINCORPORACIONES):
1. Las transferencias o desincorporaciones que se requieran ejecutar, deben
ser notificadas a la unidad responsable de los activos fijos, a través del
formulario "Formato de Activo".
2. El control de Vehículos es responsabilidad del departamento
administrativo y de la unidad Transporte.
3. El control de los Equipos de Procesamiento de Datos son responsabilidad
del departamento de Informática, al igual que su entrega para su proceso de
donación (Política de Donación).
4. Las autorizaciones de las desincorporaciones de activos fijos: bienes
inmuebles (edificaciones, terrenos) y maquinarias y equipos, deben seguir
67
los lineamientos que a tal fin establezca la Gerencia y el departamento de
Administración
5. Cada usuario es responsable de los activos fijos que le prestan servicio y
en caso de solicitar la adquisición, transferencia o desincorporación de
activo(s) fijo(s) está en la obligación de preparar y entregar al responsable
del mismo de la entidad, y/o demás SEDES los formularios
correspondientes de acuerdo al movimiento a realizar.
7. El proceso de ofrecimiento de un activo fijo por parte de las unidades
responsables no debe ser superior a un período de tiempo de tres (3) meses.
III - DESINCORPORACION DE ACTIVOS FIJOS EN DESUSO:
1. Es responsabilidad de cada Centro de Formación (unidad responsable del
activo fijo) llevar a cabo los procesos de desincorporación que se originen
por el cese de la prestación de servicios del bien de propiedad ya sea por un
lapso definido o indefinido),debe preparar dicho Formulario y entregárselo
respectivamente al Responsable de Activos Fijos (así como determinar el
destino del bien desincorporado
2. Desincorporación por tiempo indefinido:
Toda transferencia de activo fijo previa gestión por parte de Infraestructura,
Gerencia de la región, Mantenimiento (maquinarias/equipos), División de
administración (mobiliario/equipos de Oficina), Transporte
(Vehículos),Informática (equipos de procesamiento de datos), de no ser
necesitado dentro de los misma División, debe ser aprobada de la siguiente
manera:
En la Región: Por el Gerente Regional.
En Oficina Principal: Por la Dirección correspondiente.
Nota: Estos activosno se siguen depreciando una vez realizada dicha
transferencia.
El responsable de activos fijos debe transferirlo a la clase de activos fijos
disponibles para la venta y se oferta por la Gerencia – División de
Infraestructura – División administrativa de Activos Fijos en la siguiente
secuencia:
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Donde quedan accesibles en el Auxiliar de Activos Fijos y pueden ser
visualizados para su posible destino (por transferencia) en la siguiente
secuencia:
1.2.1 Pasan a ser activos a transferir dentro de la misma División.
1.2.2 Dependiendo el tipo de unidad de propiedad estará disponible para el
resto de los Centros de Formación.
1.2.4 A un tercero.
3. Son responsables, para efectos de aprobación de la planificación,
sustitución, desincorporación por obsolescencia o por daños irreparables, y
para avalúos de Activos Fijos:
DivisiónInformática: Para activos fijos tipo equipos de procesamiento de
datos.
Departamento de Transporte: Para activos fijos tipo vehículos.
4. Es responsabilidad de la desincorporación y ventas del tipo de activo fijo
mobiliario y equipos de oficina, las siguientes unidades organizativas:
División: Gerencia División.
Centros de Formación: Gerencia Regional.
5. Es responsabilidad de cada División y Centro de Formación:
Identificar y resguardar los activos en desuso y disponibles para la
transferencia.
Enviar los listados de estos activos fijos a la Gerencia Nacional
(Maquinarias/Equipos y Similares), Gerencia Nacional de Sistemas
(Equipos de Procesamiento de Datos) Gerencia Nacional de Transporte
(Vehículos), responsable de la desincorporación del Activo, según el tipo de
activo fijo.
Actualizar mensualmente los archivos que contienen los listados de activos
fijos en desuso y es responsabilidad de la Gerencia tomar acciones que
eviten por tiempo indefinido la permanencia de estos activos en los
instalaciones.
6. La Dirección Técnica a través de sus Gerencias, es responsable de
determinar qué activos fijos del tipo Maquinarias y Equipos tienen
69
características de valor estratégico para la organización y decidirá si
mantenerlas, destruirlas o venderlas como chatarra.
En caso de definirse como chatarra debe anexarse al Formato de
desincorporación del Activo Fijo un informe técnico concreto y resumido
del porque de tal definición.
7. Para la transferencia de activos fijos, registrados en su oportunidad como
menores al límite de dos mil quinientas UT se debe considerar el valor de
adquisición, la vida operativa y remanente.
8. Activos Fijos (usados) no Operativos:
Estos activos fijos no son desincorporados, mantienen toda su data
9. Activos Fijos Disponibles para la transferencia:
Se trata de un proceso de transferencia el cual debe ser soportado por dicho
formulario, los activos fijos transferidos, no son desincorporados, mantienen
toda su data y permanencia en el maestro de activos fijos, permitiendo
detener la depreciación y son desincorporados en el momento en que se
realice dicha transferencias
IV - DEPRECIACIÓN:
1. El método utilizado es el de Línea Recta y se realiza de manera manual
por cada sede.
2. Toda adición a un activo fijo existente debe depreciarse en el resto de la
vida útil del activo fijo principal (origen) y en su defecto de su última
adición. Si la vida útil del activo y de la ultima adición está expirada, o es
esta muy reducida, es responsabilidad en Valencia de la Gerencia Regional
Administrativo
3. Toda adquisición y/o capitalización de activo fijo se deprecia al mes
siguiente de su incorporación.
4. Todo activo fijo desincorporado se deprecia hasta el mes de su
desincorporación.
5. Seguido del proceso de depreciación se debe actualizar el de planificación
costes primarios, con la finalidad de garantizar la ejecución de la
planificación real mensual de la depreciación, base para el cálculo de tarifas.
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CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
En la mayoría de las organizaciones el control interno es considerado de
suma importancia, es por ello que se hace necesaria su existencia para evitar algún
tipo de riesgo dentro de la organización, Por ello dada la importancia que posee
un buen proceso de control interno aplicado a los activos fijos.
A través de este proceso se logro verificar las operaciones que afectan a
los activos fijos depreciables, comprobar si el control interno es efectivo en su
totalidad, y si funciona de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos por
la empresa; al realizar el informe se observo un control interno con fallas, de ello
se desglosan las situaciones siguientes:
• La Institucióna pesar de contar con un manual de normas y procedimientos
existe la carencia por parte del personal en el cumplimiento y buen manejo
de estos, lo que trae como consecuencia que las operaciones
correspondientes a los Activos Fijos presenten fallas (corregibles) que de
alguna manera pueden afectar la planificación establecida por esta, ya sea
por el empleo de tiempo y costos adicionales en las reparaciones o
correcciones a dichas fallas.
• La ausencia de un comité debilita el carácter formal que debe poseer la
organización en el seguimiento de aquellos desembolsos que las partidas
de activos fijos así lo requirieren, por lo que se corre el riesgo de que se
haga uso de los ingresos destinados para otras necesidades que puedan
incidir de manera negativa en el presupuesto establecido por la empresa.
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• Igualmente se evidencio que la falta de una identificación adecuada,
confiable e innovadora como lo es la identificación a través de
codificación, dificulta la agilización en el manejo de información
correspondiente a los activos fijos por concepto de incorporación,
traslados de ubicación en la misma Institución y los retiros de activos fijos.
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Recomendaciones
Se le recomienda al INCES Luis Beltrán Pietro Figueroa(los colorados); la
implementación de un entrenamiento en donde el personal pueda quedar
capacitado para realizar las actividades sin ningún tipo de problemas y además
que puedan cumplir con los requisitos de eficiencia, calidad y productividad, así
como el cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos en sus
manuales.
La adición de un formato para las adquisiciones reparación y mejora de
Activos Fijos; ya que otorga la información adecuada del activo, y por otra parte
ayuda que la información pueda ser analizada con propiedad.
La planificación para las adiciones, reparación y mejora de Activos Fijos
debe ser realizada de manera efectiva y de manera conjunta con las personas que
la elaboran el presupuesto así como el personal contratado para llevar a cabo la
actividad concerniente con los Activos Fijos, para que estos aporten sus
sugerencias ya que ellos son los que conocen a profundidad los distintos
obstáculos que puede contraer su elaboración.
Se deben establecer procesos que garanticen la exactitud de la
información, se recomienda realizar inventarios físicos periódicos, que sirvan para
comparar los registros contables de los activos fijos en existencia y atacar la causa
de cualquier discrepancia y descubrir la ineficiencia en los procedimientos para
salvaguardar los Activos o en el mantenimiento de los registros contables
relacionados.
Implementar un proceso a través de un código, ya que, esto permite
agilizar el manejo de información correspondiente a los activos fijos y establecer
un manual de procedimientos referente al sistema que se está implementando lo
cual permita conocer el uso y bondades del sistema.
Realizar un respaldo de los registros por medio de una copia del formato
que se utilizan para la entrada y salida de los activos fijos y así evitar
discrepancia.
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